Tabell över framgångsfaktorer från tidigare forskning

Framgångsfaktor Beskrivning Metod Källa

(1) Management approach

Traditionell styrning går dåligt ihop med remote work och styrningen måste istället baseras på ett förtroende mellan chefer och anställda och resultatorienterad mätning av prestationer utifrån bestämda mål. Chefernas jobb blir mer att leda, stimulera, motivera och stärka de anställda till produktivitet snarare än att övervaka.

Litteraturstudie Guimaraes & Dallow (1999)

(2) Planning objectives and performance

measurement

Remote work kräver noggrann planering och förberedelse. Både pilotimplementation och involverandet av anställda är viktiga i planeringsfasen. Prestationsmätning bör bestämmas utifrån mål och önskade effekter av remote work programmet och det bör också finnas medel för chefer att få regelbundna uppdateringar om den anställdes framsteg. Planeringsfasen bör även adressera vilken utrustning som behövs, vem som är ansvarig för underhåll av denna och vem som ska betala den samt säkerhetsåtgärder för både information, elektronik och anställd.

Litteraturstudie Guimaraes & Dallow (1999)

(3) Selecting employees, tasks and supervisors

Det har visat sig viktigt att välja lämpliga personer, uppgifter och chefer för remote work. Anställda bör exempelvis vara självständiga, ansvarstagande och motiverade. Chefer bör ha en stöttande eller

delegerande ledarstil samt vara resultatorienterade och flexibla. Uppgifterna som utförs bör ha ett lågt behov av utrustning, service och material som bara finns på kontoret.

Litteraturstudie Guimaraes & Dallow (1999)

(4) Policy setting

Komplexiteten av omfattande remote work kräver formalisering av regler och procedurer i form av policys. Dessa bör innehålla regler för val av remote workers, kostnader för utrustning och säkerställa den anställdes rättigheter. Varje remote worker eller grupp av remote workers kan också skapa

överenskommelser om till exempel mål och tidsplaner för arbetet. Chefer bör försöka utöva sitt vanliga ledarskap i största mån, jobba med informationssäkerhet på vanligt sätt, sätta upp en plan för regelbundna fysiska möten med remote workern samt uppmuntra till att sätta rutiner och tydliga arbetstider.

Litteraturstudie Guimaraes & Dallow (1999)

42

(5) Establishing the necessary telework

environment

De fördelar som kommer av remote work är direkt kopplade till den arbetsmiljö. Det är därför viktigt att tillhandahålla den infrastruktur som är nödvändig för att remote workern ska kunna utföra ett bra jobb.

Med detta i åtanke bör en lista på nödvändig utrustning och programvara skapas i planeringsfasen. För att

“minska distansen” mellan remote workern och kontoret bör teknologi som är kompatibel med den teknologi som finns på kontoret finnas, samt verktyg för videokonferens. Remote workern måste också motta all information som skickas ut och för att förebygga isolering bör denna också regelbundet vara med på fysiska aktiviteter och möten och emellanåt också jobba från kontoret.

Litteraturstudie Guimaraes & Dallow (1999)

(6) Support

För att remote work ska anses framgångsrikt är det viktigt att support kommer från alla olika nivåer inom organisationen. Särskilt viktigt är att det finns stöttning från ledningen för att arbetssättet ska accepteras och användas. Med support menar man rätt teknik och verktyg för att kunna utföra de vanliga

arbetsuppgifterna, teknisk support för att få hjälp vid eventuella problem med hård- eller mjukvara, träning gällande teknik och sociala förändringar samt stöd från eventuell familj.

Litteraturstudie Kowalski &

Swanson (2005)

(7) Communication

Kommunikation är viktig på fysiska platser och så även på distans. På organisatorisk nivå är det viktigt med formell kommunikation i form av en policy för telecommuting där man klargör förväntningar och arbetsrutiner men även informell kommunikation då det bidrar till känsla av gemenskap. Det bör också finnas fokus på att upprätthålla den sociala delen av verksamheten för att undvika social isolering, genom att hålla veckomöten, använda interna kommunikationskanaler och att ha sociala aktiviteter.

Litteraturstudie Kowalski &

Swanson (2005)

(8) Trust

En kritisk framgångsfaktor är att förtroende finns i alla nivåer inom verksamheten och att det genomsyrar verksamhetskulturen. För att uppnå detta bör man upprätthålla gemensamma syften, mål och värderingar.

Ledningen måste kunna lita på att de anställda sköter sitt jobb på ett bra sätt samtidigt som den anställde ska känna sig rättvist behandlad. En kritisk del av en förtroendebaserad kultur handlar också om att mäta arbetsprestationer utifrån resultat snarare än antal arbetade timmar.

Litteraturstudie Kowalski &

Swanson (2005)

(9) Eligibility

Remote work är inte för alla och man bör därför välja personer som anses ha passande egenskaper och färdigheter så som professionalism, pålitlighet, uppfinningsrik och goda kommunikationsfärdigheter och teknikvana. Arbetsuppgifterna som personen ska utföra ska vara genomförbara på distans och data som används får inte vara allt för känsliga. Om en person jobbar med allt för känsliga data kanske denne inte är lämplig.

(10) Technological infrastructure support

Remote work kräver en stöttande teknisk infrastruktur som förlänger verksamhetens existerande nätverksstruktur till att omfatta remote workers på ett sömlöst sätt, minskar säkerhetsrisker, tillåter påbyggnad av applikationer och använder industristandarder som möjliggör detta. Exempelvis kan man använda VPN, datorer, verktyg för internetanslutning, backup-anslutning, programvara för

konferenssamtal, presentationer och samarbete. Det är också väsentligt att tänka på standarder och välja öppna ramverk för att “framtidssäkra” infrastrukturen till att inkludera applikationer som kan komma att behövas senare.

Mycket av remote work framgång ligger att ha en personal som har utbildats i remote work. De bör vara tränade till att kunna hantera den teknologi som finns samt ha en hög medvetenhet inom IT-säkerhet för att säkerställa verksamhetens säkerhet även på en remote arbetsplats. Träning i teknikanvändning kan också avslöja vilka som behöver ytterligare träning. Det kan också finnas en poäng med att utse ett antal IT-personal till att agera help desk och träna dessa personer i att ge fullgod hjälp på distans.

Litteraturstudie

Management på distans skapar nya utmaningar och en framgångsrik management approach till remote workers bör baseras mer på soft skills, mjukvara för prestationsmätning utifrån resultat och teknologier för remote kommunikation. Managers bör identifiera passande uppgifter, fastställa gemensamma regler och procedurer, hålla regelbundna fysiska möten, bedöma resultat, kommunicera, coacha samt möjliggöra gruppsamarbete.

Policys gällande den anställde, utrustning och säkerhet bör upprättas och kommuniceras till den som ska arbeta remote. Dessa ska behandla exempelvis krav på arbetsutrymmet, nödvändiga verktyg och teknologier som ska kunna tillgås och hur tillgänglighet, konfidentialitet och integritet av all data ska upprätthållas.

agreement & contract Innan man börjar använda remote work är det viktigt att skriva på en överenskommelse som visar att den anställde har läst och förstått policys och regler.

Litteraturstudie över forskning

samt industry best practices

Ye (2012)

44

(15) Recruiting and selection

Organisationer som fått remote work att fungera tenderar att lägga ner mycket tid på att hitta rätt remote workers samt deras tillhörande ledare. Remote work är ett arbetssätt som eventuellt inte passar alla och vissa personliga egenskaper lämpar sig därför bättre för den typen av arbete samt ledarskap.

Intervjuer,

Kommunikationen ser olika ut när det kommer till virtuella ledarskap och MBWA (management by walking around). Det är viktigt att det finns goda kunskaper i en virtuell kommunikation och de aktuella kommunikationsmedium. För att en ledare frekvent ska kunna kommunicera med sina remote workers krävs det också en förmåga att kunna schemalägga dagarna utifrån vad som lämpar sig bäst både tidsmässigt och kommunikationsmässigt.

Då remote work innebär att jobba på distans blir det en utmaning att bibehålla sociala relationer och sammanhållning inom gruppen/teamet. Att kunna bidra med socialt stöd och förespråka

relationsutveckling är därför en viktig faktor för ett effektivt virtuellt ledarskap, samt en vilja och förmåga att skapa sociala band med de personer på remote.

Intervjuer,

Ytterligare ett viktigt förhållningssätt i ett ledarskap på remote, är att vara resultatorienterad snarare än processorienterad. Eftersom att arbetet sker på distans finns inte längre möjligheten att övervaka hur arbetet tas fram. För att remote work ska kunna bli framgångsrikt inom en organisation är det därför viktigt att det inte finns tveksamheter kring hur resultat produceras och att de på remote känner ett aktivt stöd från ledarhåll gällande arbetssituationen och de resultat som skapas.

Intervjuer,

Väl fungerande remote work kräver verktyg, system, policys och procedurer som stöttar remote work i hög utsträckning. Dessa måste också implementeras på ett bra sätt för att möjliggöra denna framgång. Dessa variabler måste dock kombineras med andra faktorer för att möjliggöra remote work.

Litteraturstudie

De sociokulturella värderingar och syften som finns i organisationen bör stämma överens med de värderingar som antas för remote work programmet. I tillägg är det också viktigt att dessa värderingar anammas av hela organisationen för att få effekt. Denna faktor kan ha stor påverkan på spridningen av remote work i organisationen eftersom den skapar en tillåtande miljö för att bedriva den typen av arbete.

Litteraturstudie

& cross- caseanalys

van der Merwe &

Smith (2014)

(21) Management control

Hur ledningen kontrollerar de anställdas prestationer är en kritisk faktor när arbete sker på distans och kommer att ha en påverkan på både känslan av självständighet för den anställde samt kvalitén på feedback gällande arbetet som utförs. Remote work kräver att organisationen baserar prestationsbedömning utifrån mål och resultat snarare än utifrån traditionella observationer.

Litteraturstudie

& cross- caseanalys

van der Merwe &

Smith (2014)

(22) Top management support

En viktig faktor har visat sig vara ledningens stöttande och egna användande av remote work. En ledning som starkt stöttar remote work, både strategiskt och ekonomiskt, kommer också möjliggöra framgång av remote work. Ledningen har mandat att influera hela verksamhetens strategi och inställning vilket också indikerar att deras acceptans krävs för spridning och adoption.

Litteraturstudie

& cross- caseanalys

van der Merwe &

Smith (2014)

(23) Trust

Förtroende mellan ledning och anställda anses vara en viktig faktor för remote work success. De anställda bör kunna känna att chefer litar på dem genom att de exempelvis inte detaljstyr eller kontrollerar arbete på ett misstroende sätt. Förtroende bidrar till framgång av remote work minskad ovisshet, ökad

arbetstillfredsställelse och engagemang. Höga nivåer av förtroende influerar också verksamhetens värderingar och visar koppling till faktorn Value compatibility.

Litteraturstudie

& cross- caseanalys

van der Merwe &

Smith (2014)

(24) Job characteristics

Handlar om att skapa organisatoriska förhållanden som stöttar remote work. Faktorn definierades ur de tre perspektiven autonomi, feedback och stöd för målsättning. Med detta syftar man på remote workerns möjlighet att själv välja tid och plats för att utföra sitt arbete, den feedback som utfodrar utveckling och organisationens stöd för individens mål. Låg grad av autonomi kan leda till uteblivandet av de fördelar som finns med remote work success. Vidare kan bristen på feedback skapa en känsla av isolering hos remote workern och minskat förtroende gentemot managern.

Litteraturstudie

& cross- caseanalys

van der Merwe &

Smith (2014)

46