činnost Obsah
Nábor
zaměstnanců Automatické načítání informací z životopisu kandidáta Evidence
zaměstnanců
Evidence svěřeného majetku zaměstnanci
Zadávání návrhů změn osobních dat přímo zaměstnanci
Možnost distribuce dokumentů zaměstnancům
Evidence dat rodinných příslušníků zaměstnanců Mzdy Propojení na Cafeteria systém
Benefity Cafeteria systém
Školení a lékařské prohlídky
Evidence a plánování zákonných školení (BOZP, PO, školení řidičů referentů)
Hlídání a evidence lékařských prohlídek
Archivace dokumentů
Plánování a evidence školení
Přihlašování se na školení
Evidence nákladů na školení zaměstnanců
Služební cesty
Žádosti o tuzemské a zahraniční služební cesty
Evidence čerpaných záloh a zaznamenání výdajů na služební cestě
Schvalování služebních cest
Možnost evidence a připojení dokumentů
Import kurzů z webových stránek ČNB automaticky
Výpočet náhrad za používání soukromého vozidla
Přenos náhrad do mezd po schválení Hodnocení
zaměstnanců
Evidence hodnocení za libovolné období
Možnost zadání hodnotících kritérií
Možnost propojení na mzdy, krácení/navýšení mzdy Zdroj: vlastní zpracování
Evidence školení a lékařských prohlídek je prováděna pomocí kancelářských programů.
Není zde ucelený systém vzdělávání, v čemž by také personální informační systém mohl pomoci. Bez automatického upozornění na blížící se periodické školení či periodickou lékařskou prohlídku vzniká riziko propadnutí školení či potvrzení o zdravotní způsobilosti k práci a může tak docházet k porušení zákonných povinností.
Hodnocení zaměstnanců není ve společnosti nijak nastaveno a probíhá individuálně dle jednotlivých vedoucích, kteří hodnocení provádějí vlastním způsobem. V případě využití nastavených hodnotících kritérií v rámci systému by mohlo dojít k lepšímu nastavení a sjednocení tohoto procesu.
Zpracování služebních cest je rovněž pro personální oddělení velkou administrativní zátěží.
Nyní ve společnosti vznikla interní aplikace, která má usnadnit žádání a schvalování služebních cest, nicméně aplikace nefunguje dle představ personálního oddělení a vyúčtování cest stále probíhá formou ručních výpočtů a administrativní zátěž tohoto procesu tak zůstává na vysoké úrovni.
Co se týká fungování systému, je navrženo, aby systém nebyl pořizován ve formě cloud aplikace, jelikož bude systém obsahovat velké množství důvěrných a osobních dat a je nežádoucí, aby tyto informace byly na internetovém úložišti. Je tedy vyžadováno, aby byla databáze lokální, jen pro danou organizaci. Zároveň je požadováno, aby byl přístup umožněn všem zaměstnancům, s možností omezení práv dle role uživatele. Bude velkou výhodou, pokud systém bude obsahovat také zaměstnanecký portál včetně samoobsluhy. Portál pro zaměstnance v současnosti ve společnosti XY nějakým způsobem funguje, ale není příliš moderní a jeho údržba není jednoduchá. Samoobsluha zde bohužel není vůbec, veškeré informace si zaměstnanci musí vyžádat od personalistek. Je doporučeno systém pořídit jako Procesní (komplexní) informační systém zaměřený na HR oblast, ne jako podnikový ERP systém.
Společnost XY v současné době zvažuje zavedení systému SAP jako komplexního systému plánování podnikových zdrojů, a to z toho důvodu, že tento systém využívá i mateřská společnost. Jelikož k této skutečnosti zatím nejsou známy bližší informace, nebude na možné zavedení tohoto systému ve zhodnocení ani v kalkulacích brán zřetel.
6 POROVNÁNÍ A VYHODNOCENÍ NABÍDKY DODAVATELŮ PERSONÁLNÍHO
INFORMAČNÍHO SYSTÉMU
Na základě analýzy dodavatelů personálních informačních systémů představené v kapitole 4 je vytvořeno zhodnocení těchto systémů na základě požadavků na systém a návrhu obsahu personálního informačního systému. Hodnocení vhodnosti zavedení jednotlivých systémů je provedeno ve čtyřech oblastech, a to:
splnění základní požadavků,
splnění požadavků, které jsou nad rámec základních,
přívětivost uživatelského prostředí,
cenová kalkulace systémů.
Cílem zhodnocení nabídky dodavatelů je výběr jednoho systému, který nejlépe odpovídá zadaným požadavkům, má příjemné uživatelské prostředí, které odpovídá očekávání a jeho cenová kalkulace není příliš vysoká. V rámci porovnání a vyhodnocení nabídky dodavatelů jsou názvy systému anonymizovány, jelikož jsou cenové kalkulace důvěrnými informacemi poskytnutými pouze pro účely zavedení systému ve společnosti XY a není možné je zveřejňovat.
Hodnocení splnění základních požadavků
V oblasti základních požadavků je v této části hodnoceno, zda jednotlivé personální informační systémy splňují funkce, které jsou od systému nutně vyžadovány. Jak ukazuje Tabulka 10, všechny vybrané personální informační systémy, tedy Systém M, Systém S, Systém W, Systém K i Systém R obsahují všechny potřebné moduly řešící jednotlivé personální činnosti, tedy nábor, evidenci a docházku zaměstnanců, mzdy, benefity, organizační strukturu i reporty.
Tabulka 10: Porovnání obsahu vybraných PIS s požadavky základních personálních činností
Následující tabulky představují splnění konkrétních funkcí všech definovaných oblastí personálních činností v rámci modulů u vybraných informačních systémů. Tabulka 11 tedy ukazuje, že všechny vybrané systémy zvládnou evidenci kandidátů, výběrových řízení, tvorbu seznamu pracovních pozic, evidenci požadavků na pracovní pozice, archivaci dokumentů kandidátů, sdílení informací mezi HR a vlastníky výběrových řízení a evidenci souhlasů se zpracováním osobních údajů a výmazy osobních údajů dle nařízení GDPR.
Největší problém je s funkcí fulltextového vyhledávání v informacích o kandidátech, tuto funkci splňují jen 2 z 5 systémů, a to Systém M a Systém K. Systém K však neumí uchovávat historii komunikací s uchazeči o zaměstnání.
Tabulka 11: Splnění požadavků vybraných PIS v oblasti náboru zaměstnanců Nábor zaměstnanců -