Upphandlingen syftar till ramavtal dvs att avtal ingås mellan den upphandlande myndigheten och ett antal leverantörer, max fyra stycken, enligt vilket fastställes samtliga villkor för avrop av juridiska tjänster under fyra år från och med att avtal ingås med leverantör. AP3
förbehåller sig rätten att redan efter tre år genomföra en ny upphandling varpå befintliga avtal upphör att gälla.
1.3.2 Omfattning
Upphandlingen omfattar svensk och utländsk affärsjuridik och offentlig rätt. Upphandlingen syftar till att täcka AP3s behov av juridiskt biträde i samband med AP3s investeringar i alternativa tillgångsslag (inklusive strukturer som fonder) och därtill liknande infrastrukturer.
De områden inom vilka särskild specialistkompetens eftersöks (hädanefter kallat ”Specialistkompetens”) är:
• Finansrätt (exempelvis strukturerade produkter, kapitalförvaltningsavtal, repoavtalet ISMA, derivatavtal som ISDAoch CSA ) inklusive granskning av fonder som UCITS och Hedgefond,
• Bolagsrätt och Aktiemarknadsrätt,
• Granskning och förhandling av vanligt förekommande strukturer för alternativa investeringar som
- Skog, infrastruktur, försäkringsrisk, private equity och fastigheter.
För att undvika missförstånd: Anbudsgivare behöver inte erbjuda specialkompetens inom samtliga av ovan angivna områden, utan AP3 förbehåller sig rätten att anta anbud från anbudsgivare som erbjuder specialistkompetens inom något, några eller samtliga sagda områden.
AP3 förbehåller sig även rätten att anlita icke-kontrakterade jurister för bistånd med utländsk rätt.
Avsikten är att leverantörer av juridiska tjänster skall komplettera AP3s egen juristfunktion.
AP3 garanterar inga volymer av avrop av juridiska tjänster.
AP3 förbehåller sig rätten att använda annan än kontrakterad leverantör inom ramen för samarbete mellan flera olika användare av juridiska tjänster.
1.3.3 Upplysningar
Frågor avseende upphandlingen kan senast ställas senast 10 dagar innan anbudstidens utgång och skall tillställas:
Bolagsjurist Charlotte Jürgenthal (charlotte.jurgenthal@ap3.se; 08-555 171 56).
Samtliga frågor kommer att besvaras i ett sammanhang och gentemot alla anbudsgivare och intressenter senast 12 februari 2009, om inte särskilda skäl föranleder annat (exempelvis frågor och svar av enklare art). Detta kommer att ske genom publikation av frågor och svar på AP3s hemsida (www.ap3.se).
2 Anbudsspecifikation 2.1 Leverantörsuppgifter
2.1.1 Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet
Med anbud skall bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, historik, ägarförhållanden, vinstdelningssystem,
ledningsorganisation, inriktning och samarbete med utländska jurister. AP3 kommer, när ramavtalet är på plats, vilja ha möjlighet att godkänna eventuella underleverantörer (5.1 i ramavtalet).
2.1.2 Konsulter och meritförteckning
För kommande uppdrag skall i anbudet anges en specifik konsult för respektive delområde, se Bilaga B. Med anbud skall bifogas meritförteckning som visar på efterfrågade kunskaper och erfarenheter hos konsulten. Särskilt bör anges huruvida konsulten har erfarenhet av att arbeta med organisationer som liknar AP3 och om konsulten har erfarenhet av den typ av juristuppdrag som omfattas av upphandlingen.
2.1.3 Referenser
Med anbud skall bifogas referensförteckning (två stycken med angivande av tillämpligt rättsområde som ej är äldre än två år) över uppdragsgivare/referenspersoner med angivande av kontaktperson och telefonnummer. AP3 förbehåller sig rätten att själv söka referenser.
2.1.4 Kontaktperson
I anbud skall anges två personer som är tilltänkta att bli AP3s kontaktpersoner.
2.1.5 Varning eller uteslutning från Sveriges advokatsamfund
I anbud skall anges huruvida någon som är eller varit anställd hos anbudsgivaren, enligt lagakraftvunnet beslut, uteslutits ur Sveriges advokatsamfund eller tilldelats varning enligt 8 kap rättegångsbalken under de senaste 3 åren.
2.2 Formella krav 2.2.1 Registreringsbevis
Med anbud skall bifogas aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket. För utländska anbudsgivare bifogas liknande registreringsbevis från motsvarande myndighet i anbudsgivarens hemland.
2.2.2 Skatteregistrering
Anbudsgivaren skall vara registrerad för betalning av mervärdesskatt och inneha F-skattesedel.
2.2.3 Skattekontroll
Anbudsgivaren skall intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkrings-avgifter genom att bifoga skattemyndighetens blankett 4820 ”Begäran om upplysningar offentlig upphandling” ifylld för svenska anbudsgivare. Små och tvistiga skulder kommer inte att beaktas. Blanketten får inte vara äldre än tre månader. Utländsk anbudsgivare skall uppfylla motsvarande villkor i sitt hemland, vilket skall bestyrkas genom intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Intyget får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag.
2.2.4 Företag under bildande
Anbud kan inte inges av företag under bildande.
2.2.5 Kreditupplysning
Med anbud skall bifogas utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från
Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande från annat kreditupplysningsföretag), som visar att anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet minst motsvarar kreditnivå 3 (enligt UCs skala) eller motsvarande.
2.3 Övriga krav
2.3.1 Exempel på granskningspromemoria
Anbudsgivare som avser att erbjuda juridiska tjänster avseende granskning och förhandling av investeringar i private equity fonder bör med anbudet bifoga ett exempel på
granskningspromemoria (avidentifierad). Innehållet i promemorian kommer att utvärderas.
Den anbudsgivare som inte kan leverera en promemoria skall lämna en redogörelse för vad som hindrar anbudsgivaren att uppfylla kravet samt så långt möjligt lämna annan likvärdig information. Utebliven promemoria kan ha inverkan på AP3s bedömning av anbudsgivaren.
2.3.2 Årsredovisning
Med anbud skall bifogas anbudsgivarens undertecknade årsredovisning för de två senaste åren eller de uppgifter som annars finns att tillgå beträffande ekonomisk redovisning för verksamheten till anbudet. Årsredovisning skall innehålla undertecknad revisionsberättelse.
För anbudsgivare som inte har att tillgå årsredovisning för de två senaste åren, skall med anbud bifogas annan dokumentation utvisande anbudsgivarens ekonomiska ställning (pro forma balansräkning och resultaträkning). Att dessa dokument återspeglar företagets ekonomiska ställning skall vidimeras av företagets revisor.
2.3.3 Ansvarsförsäkring
Anbudsgivaren skall inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden.
Med anbudet skall bifogas intyg från anbudsgivarens revisor. Av intyget skall framgå, enligt revisorns bedömning, att anbudsgivaren med beaktande av omfattningen av dess verksamhet samt arten och omfattningen av anbudsgivarens uppdrag har en beloppsmässigt tillräcklig ansvarsförsäkring.
Antagna anbudsgivare skall kunna uppvisa dokumentation som styrker att anbudsgivaren innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer.
Uppgifter av detta slag anses enligt AP3 omfattas av sekretess, 8 kap. 10§ sekretesslagen.
3 Kommersiella villkor 3.1 Pris
3.1.1 Timpriser med mera
I anbud skall pris i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt, anges som pris per timme, halvdag och heldag samt ävenspecificeras för olika kategorier av jurister (se Bilaga B). Priset skall inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader. Anbudsgivare får välja huruvida man vill ange fast pris under avtalsperioden eller om priset skall indexuppräknas (med angivande av tillämpligt index). Utländska anbudsgivare skall även ange om svensk mervärdesskatt är tillämplig, och om så ej är fallet skall tillämplig procentsats för utländsk mervärdesskatt anges.
3.1.2 Pris för rådgivning i samband med alternativa investeringar
Därutöver skall de anbudsgivare som avser att erbjuda juridiska tjänster avseende granskning och förhandling av fonder samt andra strukturer för alternativa investeringar i anbud ange olika fasta priser för granskning enligt den uppdelning som följer av Bilaga B. De fasta priserna skall anges mot bakgrund av att en granskning av en investeringsstruktur för alternativa investeringar vanligtvis omfattar följande:
- Granskning av prospekt (offering memorandum/private placement memorandum), kommanditbolagsavtal/limited partnership agreement samt övrig till hörande dokumentation (subscription form, advisory agreements, co-investment agreements e.d.).
- Granskningen skall göras utifrån ett svenskt och i förekommande fall utländskt legalt perspektiv, speciellt mot bakgrund av AP3s legala status och legala begränsningar.
- Upprättande av en fondgranskningspromemoria som belyser relevanta delar av granskad dokumentation, legala risker, avvikelser från branschmässiga
standardvillkor samt som ger förslag till lösningar.
- I granskningen kommer vanligtvis ingå att förhandla och upprätta sidobrev samt i vissa fall fondavtal.
Vid angivande av fast pris behöver detta ej innefatta arvode till underleverantörer (exempelvis arvode till utländsk juristbyrå). Anbudsgivaren bör ange vilka typer av frågeställningar som inte behandlas internt och därmed kommer inhämtas externt.
3.1.3 Rabatter
I anbudet bör dessutom anges om anbudsgivaren erbjuder eventuella rabatter vid avrop i större omfattning.
3.2 Ramavtal
AP3 avser att ingå bifogat ramavtal med antagna anbudsgivare, för respektive delområde (se Bilaga B), vari framgår övriga kommersiella villkor.
4 Utvärdering
Utvärdering av anbud kommer att ske i två steg. I det första steget ingår en utvärdering huruvida:
a) Anbudsgivaren uppfyller de kvalifikationskrav som uppställs för anbudet vilka framgår av punkt 2.2;
b) Anbudsgivare med anbudet bifogat efterfrågad information;
c) Anbudsgivare innehar ansvarsförsäkring erforderlig för anbudsgivarens verksamhet och de uppdrag som kan komma att omfattas av upphandlingen (prövning kommer att ske mot bakgrund av information enligt punkterna 2.3.2 och 2.3.3 ovan); och d) Anbudsgivaren innehar den ekonomiska stabilitet och den etiska professionalism
som är erforderlig för att kunna erbjuda de i upphandlingen efterfrågade juridiska tjänsterna (prövning kommer att ske mot bakgrund av information enligt punkterna 2.1.5, 2.2.5 och 2.3.2 ovan).
Därefter kommer endast de anbud som uppfyller samtliga kriterier ovan att utvärderas i ett andra steg, där de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden, med hänsyn till nedanstående omständigheter, kommer att antas.
I det andra steget ingår en samlad utvärdering av följande kriterier:
Nummer: Kriterium: Prövning mot
bakgrund av: Vikt vid
sammanräkning:
1. Konsultens kompetens, resurser och erfarenhet i förhållande till AP3s, i detta
För utvärdering i det andra steget gäller följande:
• För varje anbud kommer vart och ett av ovan kriterier att poängsättas mellan 1 till 100, där 1 är den lägsta poängen och 100 är den högsta poängen.
• Vid poängsättning av kriterium 1 ovan, kommer det/de anbud som bäst tillgodoser AP3s behov av kompetens, resurser och erfarenhet att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng.
• Vid poängsättning av kriterium 2 ovan, kommer det/de anbud vars pris är mest fördelaktigt för AP3 att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng.
• Efter poängsättning viktas poängen för varje kriterium enligt ovan angivna procentsatser och sammanräknas till en totalpoäng för varje anbud.
5 Allmänna förutsättningar för anbudet 5.1 Upphandlingsform
Denna upphandling genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet är ”Tjänstekontrakt för B-tjänster, öppet förfarande”.
Deltagande leverantörer skall lämna skriftligt anbud och den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare, dock kan anbud komma att antas utan föregående förhandling.
Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade.
5.2 Tidsfrister (sista anbudsdag och bindande t.o.m. dag)
Skriftligt anbud skall vara AP3 tillhanda senast den 16 februari 2009 och skall vara bindande tre månader därefter.
5.3 Undertecknande, behörig firmatecknare
Anbudet skall vara undertecknat av firmatecknare eller annan dokumenterat behörig person.
För det fall att firmatecknarens/undertecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket skall behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt.
5.4 Inlämnande av anbud
Skriftligt anbud i anonymt slutet kuvert märkt ”Anbud - Upphandling av juridiska tjänster, Diarienr. 2008/0289” insändes till:
Tredje AP-fonden (AP3)
Anbud per e-post eller fax godtages ej, dock kan till anbuden kommande kompletteringar skickas med e-post.
5.5 Meddelande om beslut
Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om AP3s tilldelningsbeslut via ett tilldelningsmeddelande.
5.6 Information i detta förfrågningsunderlag
Faktainformation i detta förfrågningsunderlag är endast information till anbudsgivare.
Anbudsgivare skall själva tillförsäkra sig om att sagda information är korrekt. AP3 har inget ansvar för given information häri.
5.7 Ingen ersättning för anbud
AP3 godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud.
5.8 Antal leverantörer och delat anbud
AP3 avser att teckna ramavtal med flera anbudsgivare, ett avtal för varje delområde.
Anbudsgivarna kommer att rangordnas för respektive delområde. Om det finns skälig grund kommer AP3 att avropa från nästa led i turordningen. Skälig grund skall anses föreligga när en intressekonflikt uppstår, när uppdraget inte kan fullföljas inom rätt tid, när angiven konsult inte är tillgänglig för uppdraget (och ersättare inte uppfyller kraven på kompetens) och när det inte föreligger en sund riskspridning i avropen.
5.9 Antal exemplar och format
Anbud och informationsmaterial skall lämnas i 3 exemplar: ett original och två kopior.
Anbudet skall även lämnas in i elektroniskt format (Word-format/pdf) via e-post. Intygen som skall lämnas enligt punkt 2 behöver enbart bifogas i ett exemplar.
5.10 Språk
Anbud skall avlämnas på svenska.
5.11 Allmänt om anbudet
Anbudet skall uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att AP3 skall ha möjlighet att utvärdera anbudet är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter.
Anbudet skall upprättas i lika ordningsföljd och enligt samma struktur som
förfrågningsunderlaget och ramavtalet, och skall hänvisa till de punkter som anges i detta.
Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas.
5.12 Uteslutningsgrunder
Enligt de grunder som redovisas i LOU 10 kap § 1 och 2 kan anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingen.
5.13 Anmälningsskyldighet
Under lag (2000:192) om allmänna pensionsfonder 7 kap 2 §, finns möjlighet för AP3s styrelse att besluta att uppdragstagare skriftligen skall anmäla sitt innehav och förändringar i innehavet av finansiella instrument som anges i 1 kap 1 § lagen (1991:980) om handel med finansiella instrument.
5.14 Sekretess
Anbud som lämnas in till AP3 omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessför-innan har slutförts, dvs. i normalfallet till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats, i enlighet med 6 kap. 2 § sekretesslagen (1980:100).
Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 8 kap. 10 § samma lag sekretess bl.a. ”hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som […] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs”. Anbudsgivare ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som anses känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning anbudsgivaren kan antas lida skada om dessa röjs. Vänligen notera dock att AP3 inte är bunden av anbudsgivares bedömning utan kommer att företa självständig prövning i varje enskilt fall.
TREDJE AP-FONDEN Enligt uppdrag
Charlotte Jürgenthal Bolagsjurist
Ramavtal för juridiska tjänster
Detta ramavtal, (”Ramavtalet”), har träffats mellan Tredje AP-fonden, (”AP3”) och [firma leverantör] (”Juristbyrån”).
1. Bakgrund
1.1 AP3 har genomfört offentlig upphandling avseende juridiska tjänster för en fyraårsperiod, med möjlighet att efter tre år genomföra en ny upphandling. Sedan anbudstiden gått ut har [X antal] anbud inkommit. AP3 har beslutat att anta anbud från [X] antal anbudsgivare och ingå ramavtal med dessa.
1.2 Parterna är medvetna om att AP3s kommande behov av juridiskt biträde under avtalsperioden inte går att förutsäga vare sig till art eller till omfattning.
2. Avtalet
2.1 Utöver vad som anges i detta dokument finns bestämmelser i följande bilagor som utgör en del av Ramavtalet. För det fall ordalydelsen i detta dokument motsäger dess bilagor gäller detta dokument framför bilagorna. För det fall ordalydelsen i bilagorna motsäger varandra skall bilagorna gälla i nu nämnd ordning:
Bilaga A: Förfrågningsunderlag Bilaga B: Priser
Bilaga C: Konsulter
Bilaga D: Anbud
3. Åtaganden
3.1 AP3 avser att avropa juridiska tjänster när behov av biträde uppkommer. AP3 garanterar dock inte att avrop under avtalsperioden kommer att äga rum.
3.2 Juristbyrån avser att tillhandahålla de juridiska tjänster som avropas av AP3 och som omfattas av Juristbyråns anbud enligt Bilaga D.
3.3 Tjänsterna skall tillhandahållas av de konsulter som angivits i Bilaga C. Juristbyrån svarar för att konsulterna utför uppdragen med omsorg och i enlighet med parternas närmare överenskommelse från fall till fall. Juristbyrån har dock rätt att avböja ett av AP3 erbjudet uppdrag.
3.4 Juristbyrån äger ej rätt att ensidigt ändra Bilaga C, utan detta skall kräva AP3 skriftliga godkännande.
3.5 För det fall AP3 så begär eller om konsults anställning hos Juristbyrån upphör, skall Juristbyrån omgående tillse att en konsult med minst likvärdig erfarenhet och kompetens tillsätts som ersättare. I sådant fall skall även Juristbyrån, om AP3 så
begär, säkerställa att ny konsult blir insatt i pågående uppdrag, utan extra kostnad för AP3. Om detta inte går att säkerställa har AP3 rätt att anlita nästa leverantör i
turodningslistan. AP3 har även rätt att säga upp avtalet och genomföra en ny upphandling, om det finns mindre än två juristbyråer att avropa från.
3.6 Juristbyrån är skyldig att under avtalstiden inneha branschmässig ansvarsförsäkring för sin verksamhet. Juristbyrån är vidare skyldig att meddela AP3 vid materiella förändringar av sin ansvarsförsäkring.
3.7 Juristbyrån skall svara för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och
lagstadgade kostnader för sin personal. Juristbyrån skall vara ensam arbetsgivare för den egna personalen och därigenom bära ensamt arbetsgivaransvar gentemot denna.
3.8 Juristbyrån skall bedriva sin verksamhet i enlighet med vid var tid tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter.
4. Brist eller dröjsmål
För det fall det föreligger brist eller dröjsmål i det uppdrag som utförs av Juristbyrån, eller som utförs av Juristbyrån anlitad underleverantör enligt punkt 5 nedan, skall AP3 äga rätt att säga upp det aktuella uppdraget med omedelbar verkan och anlita annan leverantör för utförande av det uppsagda uppdraget. Vid sådan uppsägning av uppdrag skall Juristbyrån endast äga rätt till ersättning för utfört arbete under
förutsättning att resultatet av arbetet har ett för AP3 motsvarande värde.
5. Underleverantörer
5.1 Juristbyrån får anlita underleverantör för utförande av tjänster inom ramen för ett uppdrag, under förutsättning att sådan underleverantör i förväg skriftligen godkänts av AP3.
5.2 Vid anlitande av underleverantör ansvarar Juristbyrån gentemot AP3 så som för eget arbete.
6. Avrop
6.2 Vid avrop enligt detta Ramavtal skall AP3 ge Juristbyrån erforderliga instruktioner och information om det aktuella ärendet. Parterna skall komma överens om hur uppdraget skall utföras, såsom vilken tidsplan som skall gälla för ärendet m.m.
6.3 AP3 äger även rätt att vid avrop ställa särskilt krav på Juristbyråns inställelsetid för det aktuella uppdraget, förutsatt att inställelsetiden är rimlig med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet. Om Juristbyrån redan vid avropet gör den bedömningen att man inte kan tillgodose AP3s krav avseende inställelsetid, skall Juristbyrån omgående meddela detta till AP3.
6.4 Om inte Juristbyrån svarat inom den av AP3 avkrävda inställelsetiden eller om Juristbyrån meddelat att man ej kan tillgodose AP3s krav avseende inställelsetid, skall AP3 vara fri att använda sig av annan leverantör för det aktuella uppdraget. AP3 har även rätt att vända sig till annan leverentör när det uppstår en intressekonflikt och när det inte föreligger en sund riskspridning i avropen.
7. Priser och fakturering
7.1 Juristbyrån skall tillhandahålla tjänsterna enligt de tim-, halvdags- eller
heldagsarvoden eller fasta pris som specificerats i Bilaga B. Betalning skall ske mot faktura vari specificeras, för varje arbetsmoment; antalet timmar/halvdag/heldag, vilken konsult som arbetat samt en beskrivning av arbetsmomentet, eller annars enligt de faktureringsprinciper som anvisas av AP3.
7.2 Det skall stå AP3 fritt att avropa tjänsten på löpande räkning eller till ett mellan parterna i förväg bestämt pris.
8. Sekretess
8.1 Förutom när laglig skyldighet att lämna upplysning föreligger, skall Juristbyrån iaktta sekretess avseende AP3s angelägenheter och får inte utan samtycke yppa något som Juristbyrån i sin verksamhet erfarit om AP3. Denna sekretesskyldighet skall gälla utan begränsning i tiden och oaktat detta Ramavtals avslutande.
8.2 Juristbyrån är vidare skyldig att ålägga de konsulter inom Juristbyrån som anvisats att utföra uppdrag enligt detta Ramavtal, tystnadsplikt enligt punkt 8.1 ovan.
8.3 För det fall Juristbyrån ges tillgång till sådan information som enligt sekretesslagen (1980:100) är att betrakta som sekretesskyddad, skall Juristbyrån iaktta tillämpliga bestämmelser i nämnda lag. Juristbyrån bekräftar även att denna är medveten om att sekretesslagens regler enligt 1 kap. 6 § sekretesslagen även gäller för personer som enligt uppdrag hos en myndighet, eller på liknande grund för det allmännas räkning deltar i myndighetens verksamhet, erhållit tillgång till sekretessbelagda uppgifter.
8.4 För det fall AP3 så begär, skall Juristbyrån tillse att särskild sekretessförbindelse av
8.4 För det fall AP3 så begär, skall Juristbyrån tillse att särskild sekretessförbindelse av