Utmaningar i arbetet med den psykosociala arbetsmiljön

Respondent C beskriver att det under de senaste två åren till följd av Covid-19 pandemin varit en utmaning att arbeta med den psykosociala arbetsmiljön då ett nära ledarskap är viktigt för medarbetarnas välmående. I en av verksamheterna respondenten ansvarar över har ett flertal förändringar skett i form av byte av kollegor samt omplaceringar vilket ur ett grupputvecklingsperspektiv varit slitsamt. Utifrån förutsättningarna har det varit utmanande med ett nära ledarskap och också att arbeta med teambuilding då Covid-19 begränsat möjligheterna att träffas fysiskt på samma sätt som tidigare. Respondent C berättar att medarbetarna uttryckt att de tycker det är viktigt med ett närvarande ledarskap.

Eftersom arbetet oftast sker individuellt menar respondent C att det är viktigt att använda sig och ta hjälp av varandra. Respondenten understryker vikten av att ta hand om varandra på ett sätt som gör att varje medarbetare vid slutet av dagen kan gå hem och uppleva att de gjort sitt bästa. Då många medarbetare känner ett stort ansvar och engagemang för sitt arbete kan det vara en utmaning och flera kan känna en känsla av otillräcklighet. Som chef är det då viktigt att vara tydlig med att förmedla att ingen ska gå hem och känna ett ansvar.

Respondent C beskriver att arbetet kan vara tungt då medarbetarna får ta del av information och utredningar som inte bidrar till rolig läsning. Det är därför viktigt att gemensamt prata om hur arbetet påverkar måendet och reflektera tillsammans för att avlasta varandra. Respondent C anser att handledningen är särskilt betydelsefull här eftersom den ger medarbetarna en möjlighet att prata om varje enskilt ärende och vilken påverkan det har på det egna måendet. Verksamheten

arbetar riskmedvetet med löpande riskbedömningar samt “hälsosamma scheman”

som är en policy utformad av socialförvaltningen. För att må bra på arbetet är regelbundna arbetstider och återhämtning av stor vikt samt rutiner för att som medarbetare vara trygg i de förväntningar som finns.

För att ta reda på eventuella brister i den psykosociala arbetsmiljön svarar medarbetarna en gång varje år på en enkät berättar respondent A. En fråga som är ständigt återkommande i båda enheterna som respondenten ansvarar över är att många medarbetare känner sig otrygga med att framföra kritik och brister. Det som identifierats är att den största rädslan finns inom gruppen och att medarbetarna tycker det är svårt att lyfta saker inom sin egna arbetsgrupp.

Respondenten har arbetat med denna fråga genom att mäta grupputvecklingen inom de båda grupperna för att se vilken fas de befinner sig i utifrån en gruppteori med fyra olika faser. Det framkom att grupperna befann sig i fas två och att vissa åtgärder behövde göras för att utvecklas vidare. För att uppnå detta bestämdes gemensamma spelregler på workshops.

Den största utmaningen som respondent A finner i arbetet med den psykosociala arbetsmiljön är skiftarbetet. Medarbetarna i servicebostaden får hantera många snabba förändringar vilket kan vara frustrerande och stressande. De scheman som planeras utifrån arbetssituationen får ofta ändras på grund av föränderligheten i arbetet vilket kan vara en belastning. I gruppbostaden kan även hot och våld förekomma vilket kan vara belastande för medarbetarna. Det krävs att ett förebyggande arbete bedrivs kontinuerligt för att förebygga ohälsa. Respondent A berättar att om en krävande situation sker kontaktas medarbetaren i fråga genom att hen antingen åker ut till platsen eller ringer för att stämma av hur läget är.

Medarbetarna har även tillgång till psykologsamtal via arbetsmiljöenheten.

En annan utmaning som respondent A nämner är att hen som chef har många medarbetare att ansvara över. Verksamheten innefattar även flera arbetsplatser som chefen måste pendla mellan för att kunna vara närvarande ute bland medarbetarna. Att få ihop gruppen och vara en stöttepelare och förebild är utmanande då det fysiska avståndet kan påverka arbetet med den psykosociala arbetsmiljön. Respondent A berättar vidare att medarbetarna har stor frihet i sitt

uppdrag att bestämma hur de ska arbeta utifrån en genomförandeplan.

Servicebostaden är händelserik verksamhet som erbjuder stimulerande arbetsuppgifter. I gruppbostaden börjar dock många av medarbetarna att bli äldre och eftersom arbetet skiljer sig från hur de sett ut för några år seda ser respondenten en utmaning i att medarbetarna inte känner att de utvecklas.

Svårigheten i arbetet med den psykosociala arbetsmiljön anser respondent A är att verksamheten arbetar utefter behov vilket gör att medarbetarna aldrig vet vad som väntar när de kommer till arbetet. Medarbetarna får även ta del av fall som kan påverka måendet om inte teamet är välfungerande och chefen är duktig på att fånga upp eventuella problem. Respondent A berättar att verksamheten har väl utarbetade rutiner som ger medarbetarna möjlighet att få stöd fort om det behövs.

Arbetsgrupperna arbetar också med “gemensam reflektion” där det skapas yta varje dag för alla att mötas och ge varandra tid att reflektera tillsammans.

Även respondent C anser att det svåraste i arbetet med den psykosociala arbetsmiljön är att arbetsbelastningen inte är jämn och att olika krav ställs från dag till dag. Den emotionella och kognitiva arbetsbelastningen är svårare ur ett ledarperspektiv att styra. För att förebygga att arbetsbelastningen upplevs för hög arbetar respondent C utifrån medarbetarenkäten samt de möten som hålls varje vecka där medarbetarna får uppskatta sin arbetssituation med en siffra som har en särskild betydelse. Utifrån siffran ges en tydligare bild av hur arbetssituation upplevs och på så sätt kan eventuella risker följas upp och förebyggas.

Respondent B ser en utmaning i att vara mellanchef. Hen menar att det inte alltid finns en förståelse uppifrån i styrkedjan att arbetsmiljöarbete kräver tid och är viktigt. Medan sjukfrånvaro är tydligt blir andra faktorer osynliga om de inte följs upp. Det är därför avgörande med uppföljningar och ett nära ledarskap.

Respondent B förklarar att den senaste medarbetarenkäten visade att medarbetarna inte känner att de får vara med och påverka när beslut tas. Det är en fråga som är återkommande år efter år och där tydliga utvecklingsmöjligheter finns. Kommunen i stort kan ibland rusa på och saknar förståelse för det faktiska dagliga arbetet menar respondenten. Svårigheten ligger i att verksamhetschefer kan ha en tidsplan som sträcker sig några år framåt, enhetschefer har en plan för

det aktuella året och medarbetare har en schemaperiod som sträcker sig någon månad och därmed enbart tänker någon månad framåt. Eftersom alla utgår från olika tidsperioder i sin planering kan det därför ofta fallera i hur arbetet uppfattas.

Respondent B uttrycker även svårigheter inom en av hens arbetsgrupper i att våga dela med sig av åsikter med varandra. Det är viktigt att bygga upp tillit inom arbetsgruppen för att våga ge feedback. För respondenten är det viktigt med feedback övningar och att både ge och ta feedback från gruppen.