Utvärdering och anpassningar

7. Detaljmanus e-

learning och

detaljmanus

filminspelningar

8. Produktion och

filminspelning

9. Granskning ochkvalitetssäkring

10. Marknadsföring

och release

11. Utvärdering

behöver en tydlig roll och tydligt mandat gentemot beställaren. Projektle- daren tar fram en detaljerad projektplan samt budget som ska godkännas och får ett tydligt budget- och resultatansvar för att kunna ta snabba be- slut.

Redan här behöver man en klar bild om tillgänglig intern kompetens och digital produktionskapacitet eller behov av externa leverantörer. Finns av- tal på nödvändiga tjänster eller krävs upphandling inom något område? Förståelse för tillgänglighetskrav och Boverkets grafiska profil och andra särskilda krav måste vara kända för alla inblandade i tidigt skede.

2. Forma arbetsgrupp

Bredd av kompetenser

Arbetsgruppen som ska utforma sakinnehållet bör ha en bredd utifrån olika kompetenser och organisationer, exempelvis akademiker, praktiker och experter från Boverket. Det är en fördel om en enskild individ har flera perspektiv, till exempel både jurist och representant för länsstyrel- serna. Arbetsgruppen bör ha kännedom om både målgruppens behov och ämnet. Samtidigt kan gruppen inte vara för stor och kan anpassas till pro- jektet – är utbildningen en precisering av ämne eller avgränsad kan ar- betsgruppen vara mindre. Som exempel bestod arbetsgruppen för den omfattande utbildningen ”Ny på jobbet som detaljplanehandläggare” av en planarkitekt och en lantmätare från Boverket med gedigna erfarenheter av vägledning, en jurist från en länsstyrelse och två planarkitekter från två kommuner, varav en med erfarenhet från länsstyrelse. Arbetsgruppen hade även med konsultstöd från en planarkitekt och en bygglovsarkitekt med stor erfarenhet av PBL-tillämpning och utredningar.

Rekrytering till arbetsgrupp

En framgångsfaktor är att arbetsgruppen förblir intakt, att personalomsätt- ning undviks, och att samtliga i arbetsgruppen har tillräckligt med till- gänglig tid, pedagogisk förmåga och sakkunskap inom det utbildningen avser. För att säkerställa detta bör rekrytering genomföras formellt i dia- log med exempelvis SKR, länsstyrelsernas samverkansgrupper och via deltagarnas chefer. I detta skede bör man även ta beslut om en styrgrupp eller referensgrupp ska tillsättas. Detta kan vara ett bra komplement till en mindre arbetsgrupp som jobbar koncentrerat med utbildningen. Refe- rensgrupper med kommun och länsstyrelse för olika avsnitt bör vara aktiv i (digitala) möten med genomgångar och inte bara utskick av dokument för påseende.

För extern kompetens behöver det finnas en tydlighet i vad de ska bidra med och i vilket skede. Vidare bör arbetsgruppen även ta fram en riskana- lys för att skapa beredskap vid oförutsedda händelser. Tidsplanen måste vara realistisk och vår erfarenhet är att det är bättre att arbeta koncentrerat under en kortare period jämfört med utspritt under en längre period.

3. Lärandemål, kursplan och lektionsplaner

Tidiga skeden kritiska även för dessa projekt

En gedigen uppstart för arbetsgruppen där man kommer överens om tid- plan för olika moment, möten och ansvar. I detta skede tar arbetsgruppen fram lärandemål, kursplan och lektionsplaner för utbildningen och det kan behövas tid och utrymme för alla att förstå sin roll, få en gemensam och realistisk målbild och en samsyn om vad som är viktigast att ha med i kursen. Två dagars workshop med tid att prata om olika erfarenheter, idéer och egna förväntningar kan vara en viktig och lönsam investering för en ”ny” grupp. Kortare tid lämpar sig för vissa – men huvudsaken att mål och planer är kända och accepterade innan man går vidare i arbetet för att alla ska dra åt rätt håll. Gör en riskanalys: vad gör vi om nyckel- person X blir sjuk eller byter jobb?

Bild 12. Illustration från utvärdering av arbete med webbutbildningar år 2016. Il- lustration Karin Grönberg.

Visualisera slutprodukten

En målbild av slutprodukten hjälper att styra upp arbetet och de kreativa idéerna. Till exempel att det ska bli åtta lektioner om 30 minuter med en jämn mix av e-learning, föreläsningar och reportage. Det färdiga resulta- tet kommer förmodligen att se något annorlunda ut men målbilden styr upp vilken spelplan man har, hjälper till att sålla. När man har fysiska pi- lotkurser är det bra om man parallellt skissar på hur den färdiga produk- ten skulle kunna utformas (till exempel om det ska vara en e-learning el- ler ett reportage). Det snabbar upp ”översättningen” till digitalt format

Lärandemål och ansvarsfördelning

Formulera övergripande konkreta lärandemål för utbildningen. De ska se- dan brytas ned lektion för lektion och avsnitt för avsnitt. ”Efter denna lektion sak deltagarna veta/kunna...”. Exempel från kursen Byggnads- nämndens tillsyn enligt PBL:

Lektion 4. Byggsanktionsavgifter. Lärandemål

Efter genomgången lektion ska kursdeltagaren

- Veta vad byggsanktionsavgifter är och varför de ska användas - Förstå systemet med byggsanktionsavgifterna

- Veta varför det är viktigt att kommunicera anspråket på byggsanktionsavgift

Vid utformningen av kurs- och lektionsplaner behöver man en tydlig an- svarsfördelning och en tydlig kommunikation om detta. Fördela ansvar i gruppen så att varje lektion har en huvudansvarig även om flera är inblan- dade, annars riskerar man att något hamnar mellan stolarna.

Ta med producenten

Det är värdefullt att i tidigt skede involvera leverantörer av digital pro- duktion, dels för att få förklarat hur slutprodukterna ser ut och hur de kommer produceras, dels för att leverantörerna ska bidra med pedagogisk kompetens.

4. Pilotkurs

Varför pilotkurs?

Först och främst bör arbetsgruppen komma överens om ämnet och om- fattningen motiverar en pilotkurs. Ju bredare område desto viktigare att testa att innehållet är rätt prioriterat eftersom man inte kan ta med allt. Syftet med en fysisk pilotkurs med representanter från målgruppen är alltså att testköra lektionerna för att dels utvärdera vad deltagarna uppfat- tade som för mycket eller för lite, dels att fånga upp nya frågor som bör tas med i den färdiga utbildningen. För serien av kurser ”Ny på jobbet...” genomfördes minst två piloter med cirka 30 relativt nyanställda handläg- gare från blandade kommuner och länsstyrelser, dvs. från målgruppen.

Kurserna genomfördes under två heldagar. Kort tid för att behandla ett så stort ämne men det tvingar till prioriteringar i kursplanen. Tillräckligt lång tid för att lärprocess inklusive reflektioner och diskussioner ska få utrymme. Deltagarna fick anmäla sig med uppgift om närmaste chef för att vi skulle kunna informera och även be om utvärdering i efterhand.

Utbildningen är en helhet, inte separata boxar

Under pilotkurserna ska alla i arbetsgruppen och som ska delta i slutliga produktionen vara med hela tiden för en gemensam helhetsbild. Även producenterna av den digitala kursen har nytta av att vara med och bra om de kan filma allting som ”anteckningar” från dagarna.

Fokus på deltagarna – och på digitala kursen

Förberedelsen av pilotkurserna blir en tydlig milstolpe och kräver sitt fo- kus. Samtidigt har man en parallell plan för hur den digitala lektionen ska se ut, eller hur man tror den ska se ut. Under själva kursdagarna är det såklart viktigast att ha deltagarna i fokus och det kan hända att man får skippa något tänkt avsnitt på grund av oförutsedda händelser och frågor. Det kan också hända att den ursprungliga planen för digital lektion om- värderas – inget är hugget i sten (ännu). Pilotkursen har därmed dubbelt syfte – både att närvarande deltagare ska få lära sig så mycket som möj- ligt och att arbetsgruppen kan utveckla innehållet inför den digitala pro- duktionen.

Pilotkursen bör involvera mycket tid för frågor och diskussioner. Gärna avstämningar efter varje lektion för att utvärdera vad deltagarna lärt sig och vad man vill ha mer respektive mindre av och vilka kvarstående frå- gor som dyker upp.

5. Utvärdering och anpassningar

Ta vara på erfarenhet även om det gör ont

Kursledarna gör en egen utvärdering efter dagarna, deltagarna har gett feedback under kursens gång (kanske också i slutet av dagarna) och man kan skicka ytterligare enkät till chefer i efterhand. Men hur ta hand om återkopplingen och inte fastna i det man tänkt sig från början? Gott om tid behöver avsättas för detta moment och så snart som möjligt efter pilo- ten eftersom viktiga anpassningar snabbt glöms bort. I utvärderingen bör man fråga sig vad som kan minskas ner på eller tas bort, vad som ska ha mer utrymme och vad som ska läggas till och om ordningen på lektion- erna behöver justeras.

Tidigare projektledare beskriver hur man tog tillvara på synpunkter och förändrade innehållet:

Vi gjorde en Excelfil med de olika lektionerna och deras innehåll i punktform. Vid varje lektion gjorde vi en kolumn med ”Mer av” och en med ”Mindre av” sen gick vi igenom alla enkäter och fyllde i deltagarnas synpunkter. Vi bokade ett möte med hela arbetsgruppen då vi gick igenom dokumentet och tog ställning till de olika syn- punkterna, vad vi skulle förändra och började fundera på hur. Vi gjorde en ny kolumn vid varje lektion där vi skrev upp vad vi behövde förändra, förslag på nya övningar mm. Vi gjorde detta när vi hade utbildningarna ganska färskt i minnet vilket jag tror kan vara bra. Det innebar att vi hade rätt bra koll på deltagarnas synpunkter, vilka frå- gor som kommit under utbildningarna och våra egna upplevelser av vad som behövde stuvas om och om var vi behövde sänka nivån något osv.

Vi har olika ansvarsområden i utbildningen så efter mötet ansvarade vi var och en för att uppdatera våra egna delar utifrån det vi kommit fram till. En stor del för oss hand- lade om att hitta på övningar så vi sågs vid ytterligare något tillfälle och arbetade med vilka övningar vi skulle ha.

Under utvärderingen kan man upptäcka att vissa delar tog för stor plats, andra för liten och att det förekom upprepningar. Typiska frågor och missförstånd under piloterna kan ge uppslag till nya avsnitt eller förtydli- ganden.