Allmänna kommentarer
Word-mallen är ful, försök hitta en bättre www.avropa.se borde alltid vara en hyperlänk Hänvisningar inom det ska vara korsreferenser
Byt ”ert” ”ni” och ”myndighet” mot ”kund”, i nyare Allmänna villkor används bara
”kund” och ”leverantör”
Byt Kammarkollegiet mot Statens inköpscentral Konsekventa förkortningar d.v.s. o.s.v. m.m. t.ex.
Byt skall mot ska
Byt leveransavtal mot kontrakt Gör inte
Inledning
En noggrann behovsanalys ger förutsättningar för ett bra avrop. Denna bilaga ger förslag på hur en mer omfattande behovsanalys kan genomföras. Använd de delar som kan vara relevanta i ert avrop.
Förankra internt att en behovsanalys kommer att utföras och att det kommer att kräva vissa resursinsatser. Olika typer av fakta behöver samlas in, behov identifieras samt strategi och riktlinjer för utskrift beslutas.
Nedan finns exempel på vad en behovsanalys kan omfatta.
Inventering och teknisk granskning av skrivarpark
Hur ser befintlig skrivarpark ut och vilken status har den? Inventera er nuvarande maskinpark; vilka skrivarmodeller som finns och från vilka skrivarleverantörer samt ålder och status på utrustningen. Finns det utrustning som inte är uppkopplad på nätet? Det kan t.ex. gälla kopiatorer och personliga skrivare, vad ska göras med dessa? Finns det dokumenthanteringsprodukter som ska skrotas eller säljas begagnade?
Övrigt som kan ingå i den tekniska granskningen:
- Underlag för hur många skrivarköer som finns och vilka drivrutiner som används samt hur dessa är inställda. Denna information behövs som underlag för att bestämma strategi för avropet samt för att få beräkningsunderlag för de interna supportkostnaderna.
- Finns det funderingar på att börja med Pull Print eller motsvarande så kan det ingå att verifiera vilka skrivare som går att använda fortsättningsvis för ett sådant ändamål.
- Kontrollera även fysiskt utrymme. Se punkt ”Lokalernas förutsättningar”
Kostnader
Identifiera de olika kostnader som ni har idag för utskrift:
1. Vilka anskaffningskostnader som finns och avskrivningar, finns det leasingavtal eller är skrivarna köpta och ägs av myndigheten?
2. Vad kostar service- och underhållsavtalen? Vilka serviceavtal finns för skrivarna?
När löper nuvarande avtal ut? Går det att säga upp avtalen? (Många avtal förlängs automatiskt om dessa inte sägs upp inom viss tid. Här kan det finnas kvarstående kostnader, som löper efter avropet, att ta med i beräkningarna).
3. Vad kostar den interna supporten? I vilken utsträckning är egen personal inblandad i hanteringen av skrivarna? Lokal support, administration av skrivarköer,
beställningar av toner etc.
4. Vad kostar en eventuell flytt av skrivarna? (flyttkostnaden som sådan samt anslutningen till nätet på den nya platsen) Kommer det att bli aktuellt att disponera om befintliga skrivare som ska användas under en kortare period?
5. Vad kostar inköp av toner och förbrukningsmaterial, exkl. papper? Hur stort tonerlager finns det? Inventera tonerlager för respektive skrivartyp. Om det finns toner som skulle räcka under en period är det lämpligt att förbruka den. Avsluta beställningar av toner som inte kommer att efterfrågas.
6. Vem äger den gamla utrustningen? Hur bokförs inventarier och förbrukning?
Vilken instans fastställer centrala riktlinjer för utskrifterna och tillgång till utrustning/funktioner?
De identifierade kostnaderna ger underlag för val av prismodell och krav på
betalningsmodell i avropet. Om ett s.k. klick-pris ska användas måste detta definieras, vad ingår i klicket? se Kravkatalog; Pris.
Klickpris används i avropet för att styra över ansvaret för hanteringen av de olika underliggande kostnaderna till leverantören som kan konsolidera kostnaderna som en klickkostnad gentemot kund. Detta kan underlätta kundens kontroll av
utskriftskostnaderna. Klickpris faktureras som en rörlig kostnad baserad på antal utskrivna sidor. Täckningsgrad kan användas för att undvika felaktigt pris på färgklick. Kunden betalar utifrån användning.
Strategi för avrop och avvecklingsplan för befintlig skrivarpark
Baserat på den tekniska granskningen av skrivarna, tonerlager och avtalen kan beslut tas om omfattning och en strategi för fortsatt arbete med avropet samt en eventuell avvecklingsplan för befintlig skrivarpark.
Vilka skrivare kan det löna sig att behålla under en period och vilka skrivare ska användas utan service tills de går sönder eller tills tonerlagret är förbrukat?
När är det lämpligt att få in nya skrivare? Berörs alla skrivare? Ska alla skrivare ersättas direkt eller ska skrivarparken bytas ut i flera steg under en period?
Typfunktionerna i Ramavtalen har en beräknad livslängd på minst fem år.
Avtalslängden påverkar avskrivningstid och årskostnaden. Kompletteringar av skrivarpark behöver regleras i avtalet.
Korttidshyra kan användas för tillfälliga behov men ett bättre alternativ kan vara att vissa skrivare köps in till en gemensam pool för att kunna placeras ut där behov uppstår. Detta gäller särskilt om verksamheten är sådan att det ofta uppstå tillfälliga behov eller utskriftstoppar för viss verksamhet under vissa perioder under året.
Ta beslut om strategi för hur ska skrivarparken ska skötas framöver. Ska ni sköta skrivarna själva - avropa tjänster för delar – eller att lägga över så mycket som möjligt på leverantör?
Faktainsamling av hur mycket som skrivs ut
Det är viktigt att få en objektiv bild över behoven av utskrifter.
Ta reda på hur mycket och vad som skrivs ut på de olika skrivarna.
Tips på frågeställningar
- Finns det perioder under året med utskrifts-toppar?
- Förekommer det utskrifts-toppar under dagen/veckan?
- Hur många utskrifter tas ut normalt under en vecka/månad?
- Finns det särskilda utskrifter som behöver undersökas närmare? T.ex.
systemutskrifter, automatiska eller manuella utskrifter som skrivs ut på lokala skrivare. Fråga lämpligen systemförvaltningar för både administrativa stödsystem och produktionssystem.
- Hur mycket av utskrifterna är i färg, sv/v respektive A3? Används andra format eller förtryckt papper i skrivarna?
- Skiljer sig utskriftsbehoven för olika användargrupper, t.ex. behov av arkivbeständiga utskrifter.
Om tillgång till skrivarstatistik från något övervakningsverktyg finns;
- Ta ut statistik baserat på frågeställningarna för olika månader samt för ett helt år.
Saknas skrivarstatistik via något övervakningsverktyg kan man oftast ta fram detta manuellt ut skrivaren/na (beroende av typ av skrivare).
- Ta ut status på räkneverk en gång i veckan på given tidpunkt under samma dag.
Gör det under en period på några veckor. Det kan ske genom att dels gå runt och ta ut statusrapport från respektive maskin eller via dator. Via webbläsaren kan man, beroende av hur IT-säkerheten är satt, komma åt räkneverken på de skrivare som är uppkopplade på nätet, genom att skriva in deras IP-adresser. Det kan behövas en tillfällig behörighet från IT-avdelningen för funktionen.
Analysera statistikunderlagen. Det kan finnas olika orsaker att det skrivs ut färg, den vanligaste är att drivrutinen är inställd på färg. Då blir det färgutskrift vare sig man behöver det eller inte. Undersöka hur drivrutinerna för skrivare är inställda.
Vid sammanställning av faktainsamlingen och nuläges-analysen kan man få fram ett antal nyckeltal:
- Antal användare per skrivare i snitt.
- Hur mycket skrivs ut per dag, i snitt, per användare, sv/v, färg, A3? Det går också att räkna ut hur lång tid som skrivarna används per dag i snitt genom att ta med snitthastighet på skrivarna.
Nyckeltalen kan användas som underlag för att ta fram riktlinjer, se nedan.
Det är viktigt att ta med relevant volym-uppgift från faktainsamlingen, och framtida förändringar i volymen, som underlag i avropet för att ge leverantörerna möjlighet att kunna räkna ut en eventuellt kravställd klickkostnad.
Ta om möjligt reda på om/hur utskriftsbehoven kommer att ändras under
avtalsperioden. I avropet är det lämpligt att ha med förändringar av den sammantagna volymen uppåt och nedåt och hur klickpriset då påverkas. I kontraktet behöver
volym-förändringar regleras.
Identifiera behoven
För att identifiera behoven av utskriftsfunktionalitet kan intervjuer med olika handläggarfunktioner per berörd enhet genomföras.
Checklista på frågeställningar som kan belysa verksamhetens behov:
- Vilka olika typer av utskrifter tas ut under en arbetsvecka? T.ex. utskrifter av mailbilagor, utskrifter från webbläsare/intranät.
- Behöver man färgutskrifter och hur ofta i arbetet?
- Hur ofta tar man utskrift under en normaldag? Skiljer det sig över dagen och under veckan?
- Vilken volym skrivs ut? Ungefärligt antal sidor för vanligaste typen av utskrift?
(Underlagen från faktainsamlingen ovan kan ge kompletterande frågor).
- Finns det utskrifter behäftade med särskilda behov, t.ex. rapporter, underlag som kräver många exemplar med behov av efterbehandling?
- Behov av andra format än A4 t.ex. A3, A5 etc.?
- Hur mycket finns som behöver kopieras, eller finns på papper för skanning. Hur mycket och hur ofta?
- Det kan även finnas varianter på att man skriver ut ett exemplar och sedan kopierar. Ställ kontrollfråga om detta eftersom det kan bero på brister i befintlig utrustning eller i tillgänglighet till skrivare.
- Ställ frågor om hur man jobbar med skrivarna, hur ofta man går till skrivaren, behövs utskriften direkt i arbetet eller kan den hämtas efter en stund? Det kan påverka hur lågt avstånd till skrivaren som är acceptabel. Kasseras många utskrifter, skrivs ut på nytt, vem fyller på papper, hur toners hanteras etc.
Dokumentera resultaten från intervjuerna och sammanställ behoven av funktionalitet per enhet.
Lokalernas förutsättningar
Lokalernas förutsättningar kan behöva tas hänsyn till inför avropet, såsom fysiska mått, nät-åtkomst, hur lokaler är utformade, hur personalen är placerad i förhållande till skrivare. Tag fram ritningar över våningsplanen och markera in befintliga
skrivares placeringar.
Riktlinjer
Ta fram riktlinjer och rekommendationer för utplacering av skrivarmodeller baserat på faktainsamling, nyckeltal och sammanställda behov per enhet och lokalernas förutsättningar. Riktlinjerna tjänar både till att styra utskriftsverksamheten internt samt att vara ett underlag till leverantörerna i avropet.
Nedan beskrivs några kostnadsdrivande faktorer som är bra att känna till vid framtagning av riktlinjer:
- En del skrivarmodeller, från olika tillverkare, kräver mycket tid för administration av drivrutiner, service, uppdateringar, tester av interna mallar etc.
- En MFP kan kosta 3-4 gånger mer än en skrivare med motsvarande utskriftskapacitet.
- Färgskrivare kan vara upp till 50 % dyrare i inköp än motsvarande sv/v och upp till 65 % dyrare i löpande årskostnader.
- Finns det på en enhet stort behov av skanning, kan det vara bättre att köpa en dedikerad bordsskanner. De kan ha en kapacitet och funktionalitet som det kan krävas en mycket stor MFP för att möta, t.ex. att den har dubbla läsare (dvs.
skannar samtidigt bägge sidorna utan att vända på pappret), stort fack för inmatning, hög kvalitet på inskanning och de kan hantera papper av sämre kvalitet.
- Önskemål på tillbehör av typen sadelhäftsvikning etc. kan medföra att det endast är större A3 maskiner som klarar kravet och kommer att offereras av
leverantörerna. Begränsa användningen av extra tillbehör till ett fåtal maskiner.
Begränsa tillbehören till bas-tillbehör om möjligt, sortering av utskrift täcker de flestas behov och om de flesta utskrifter avser ett fåtal sidor så räcker det med manuell häftning.
Dimensionera skrivarparken utifrån volymen utskrifter, hur många av respektive maskintyp skulle behövas för att kapacitetsmässigt täcka utskriftsbehovet.
Tänk på att en MFP med efterbehandlare kräver golvyta. Beräkna 1,5 meter bredd och 1 meter djup, både för att ställas på samt plats och för åtkomst in i skrivaren vid papperstrassel, tonerbyte etc. Fokusera på tillgång till funktion på våningsplanet snarare än att alla maskiner ska kunna allt.
Det bör förmodligen finnas en maskin för färgutskrift, inom gångavstånd, på våningsplanet eller angränsande våningsplan om det är lätt att förflytta sig mellan våningsplanen.
Blanda MFP med rena skrivare, det allra vanligaste är att man vill skriva ut en eller flera kopior. Möjliggör dock att, sortering och skanningsbehovet kan täckas in inom rimligt gångavstånd. Stora utskrifter bör styras till någon central utskriftsfunktion för att inte störa de dagliga kontorsutskrifterna.
Finns det undantag, särskilda förutsättningar, som man behöver ta hänsyn till som innebär en förtätning i form av extra skrivare utifrån grunddimensioneringen? Om det går, avvakta med förtätningslösningar en period för att sedan utvärdera och ta
ställning till kvarstående behov.
Det är fullt möjligt att halvera skrivarparken om Pull Print, motsvarande införs. I allmänhet kan ca 20 personer delar på en maskin utifrån kapacitet på 5000 utskrifter, ca 250 sidor i månaden/person. Vid användning av Pull Print, hur många skrivare skulle kunna tas bort utifrån nulägesanalysen och den nya dimensioneringen av skrivarparken?
Om det är många våningsplan, byggnader och orter som berörs är det lämpligt att ta fram en fördelningsmatris utifrån hur många användare som finns på
våningsplanet/orten och vilka olika maskintyper som då bör tillhandahållas för att täcka behoven. Som exempel nedan används typfunktionerna för beräkning.
Fördelningsmatrisen kan då användas som beräkningsmodell för utsedda ansvariga att placera ut skrivare. Se exempel på fördelningsmatris baserat på 15 användare per typfunktion och ett grundbehov av utskrifter.
Fördelningsmatris Typfunktioner
Det totala antalet typfunktioner ökar med en enhet per 15
Figur: Exempel på fördelningsmatris
Nulägesanalys teknisk miljö Hur ser den tekniska miljön ut?
Redovisa den tekniska miljön, programvaror för servrar och klienter samt vilka nätverksprotokoll som berör befintlig skrivarlösning.
Redovisa även eventuella program för övervakning, printserverlösning samt programvaror för skanning, efterbehandling och lagring av skannade dokument.
Se Kravkatalog; Funktionella krav på programvara.
Beskrivningen av den tekniska miljön, till de delar det är relevant, tas med i avropet.
Ställ vid behov krav på att den nya hårdvaran och programvaran ska vara kompatibel med denna och vara möjlig att integrera i den befintliga miljön. Se Kravkatalog;
Integration och kompatibilitet.
Säkerhet
Underskatta inte behovet av en kravställd säkerhetslösning för utskriftsmiljön, se Kravkatalog; Säkerhet.
Skanning
Om det inte redan ingår i en IT-policy vid myndigheten så behövs principer för hur skanning från MFP ska tillåtas och metoder för hur det skannade materialet lagras behöver tas fram (då det har påverkan på och belastar nätverk och mailserver samt påverkar säkerhet).
Granska kraven i FFU, finns det krav utöver dessa som behöver specificeras i avropet för att maskinerna ska kunna fungera i er IT-miljö? Använd kravkatalogen som underlag för ytterligare specificeringar.
Övrigt att tänka på
Vilken service kommer att behövas och vilken tillgänglighet behövs på skrivarna?
Räcker det med A-funktionsgaranti eller kommer det att behöva ställas krav på kortare åtgärdstider? Se vidare under Allmänna villkor punkt 15.10.
Leverantörerna garanterar service och reservdelar under 5 år, se under Allmänna villkor punkt 15.3. Eventuella förlängningar och hur dessa ska regleras behöver anges i avropsförfrågan.
Vid färre skrivare ställs större krav på tillgänglighet på skrivarna, det ställer krav på att leverantören ska tillhandahålla en lösning för att kunna serva maskinerna proaktivt.
Om skrivarna ska skicka statusunderlag till leverantören måste detta ske på ett sätt som inte strider mot myndighetens säkerhetsprinciper. Leverantören ska säkra att det finns en serviceorganisation som kan åtgärda problem med kort varsel, antingen på plats hos kunden eller via fjärr-stöd. Detta kan också ställa krav på att kund
tillhandahåller kontaktpersoner som leverantörens tekniker kan kontakta.
Om leverantören tillhandahåller en printserverlösning är det viktigt att tänka på att ställa krav på leverantörens lösning för och prioritering av printserverproblem. Hur hanteras problem vid störningar? Alla utskrifter påverkas vid printserverproblem så det bör även finnas en effektiv intern rutin för hantering av printserverproblem då dessa bör betraktas som allvarliga, t.ex. att utskrifter försvinner. Krav bör således ställas på robusthet i samband med störning och kontrollerad återstart efter åtgärd, t.ex. att utskrifterna inte kommer ut okontrollerat efter åtgärd.
Vid Pull Print eller motsvarande med kortlösning behöver det utredas vilken identifikationslösning som är bäst lämpad. Det kan innebära att externa läsare behöver monteras på skrivarna vilket medför en merkostnad som bör beaktas i
avropsförfrågan. Ska separata kort hanteras eller finns det befintliga inpasseringskort?
Om befintliga kort ska användas behöver korttypen redovisas i avropsförfrågan.
Samarbeta med befintlig kortadministration om hur kortlösningen sätts upp och styrs så att det inte blir en omfattande kortadministration kring Pull Print lösningen.
Vilka tjänster kommer att behövas i samband med leveranserna och under
avtalstiden? I kravkatalogen finns ett antal tjänster definierade som kan ingå i avropet som del av leverans och livscykelhantering samt tjänster som lämpligen kan ingår i avtalet men som avropas vid behov.