Möten och internkommunikation – virtuella möten
Virtuella möten, såsom telekonferenser och webbmöten, ger möjligheter för kommunerna att minska miljöbelastningen från resande och samtidigt öka den effektiva arbetstiden. Trots
• E-fakturor och autogirering har en snabb effekt på kommuners ekonomi. Bara minskning av portokostnaderna är 250 miljoner kronor per år
• För inkommande fakturor finns en årlig besparingspotential på 1 miljard kronor
• Via elektroniska lönebesked kan kommunerna spara 115 miljoner kronor per år
• Anhörigstöd över internet sparar 96 tkr per familj och år
• Telefonmöten och webbmöten spar arbetstid och pengar
Potentialer inom kommunikation - internt och externt
Jämförelse mellan telefonmöte och fysiskt möte exkluderat resekostnader
Miljöeffekten för ett telefonmöte är 20 gram koldioxid (omfattande alla utsläpp från tillverkning, anläggning, drift, underhåll, demontering och återvinning). Detta motsvarar 225 meters bilkörning med miljöbilen Toyota Prius årsmodell 2010.
Traditionellt möte Telemöte
Mötestid (5 pers*2 timmar*150 kr/timme) 1 500 kr 1 500 kr
detta är det bara var fjärde kommun som använder webbmöten. Betydande möjligheter finns för kommuner som har flera olika tätorter, som exempelvis Härjedalen och Storuman, men också i det interna arbetet och i nämndearbetet. Man får inte heller glömma det regionala samarbetet mellan kommunerna som ökar resandet mellan kommuner.
Det är vanligt med resepolicies i kommuner som förespråkar tåg och därefter andra mer miljökonsumerande kommunikationssätt som bilåkning och flyg. För att minska kostnaderna för bilåkning har bilpooler med miljöbilar införts där kommuntjänstemän ska ta kommunens fordon i stället för egna fordon.
I praktiken blir bilen ofta huvudalternativet, eftersom den spar arbetstid. En timmes möte i en grannort med tåg innebär ofta att mer än halva dagen tas i anspråk. Med bil kanske detta kan reduceras till tre timmar. Ett webbmöte kan i de flesta fallen vara lika produktivt och bara ta en timme i anspråk. Trots detta saknas ofta mötespolicies även i de kommuner där man aktivt arbetar för att minska resandet och höja effektiviteten på mötena genom tekniska hjälpmedel.
Även när det gäller att utnyttja IT systematiskt i projektarbeten är användarnivån låg i de svenska kommunerna. Färre än var femte kommun utnyttjar möjligheten till virtuella projektarbeten. Det finns flera exempel där virtuella möten blir en naturlig del i ett projekt.
PRIOS-projektet är ett samverkansprojekt mellan 8 kommuner i Skåne för att utveckla e-tjänster och e-förvaltning. Projektet drivs med ett uttalat delmål att bedrivas på ett klimatsmart sätt. Detta har inneburit att man har ersatt resande med telefon- eller webb-möten. Projektets olika arbetsgrupper, även projektets styrgrupp, har en webbkamera på varje projektdeltagares dator. Med traditionell mötesteknik skulle det ha inneburit cirka 60 mils resande per delprojektmöte och totalt sett 3 000 mil bilresor enbart under projektets första etapp. I projektets nästa etapp startas 10 ytterligare delprojekt, vilket innebär att webbmötena ger betydande besparing i tid och miljö. Uppskattningsvis minskar teknikanvändandet koldioxidutsläppen med över 5 ton.
Anhörigvård
Äldreomsorgen i Sverige kostar idag cirka 80 miljarder kronor per år, trots att endast cirka 15 procent av de äldre får hemtjänst eller bor i särskilt boende. Det finns en strävan att allt fler ska stanna hemma så länge som möjligt, vilket också har inneburit att anhöriga till sjuka har fått ta ett allt större ansvar. Sedan 1 juli 2009 ska socialnämnden erbjuda stöd för att underlätta för anhöriga som vårdar en långvarigt sjuk eller äldre närstående. I och med detta krav har regeringen skjutit till medel som kommunerna kan ta del av. Idag finns det 650 000 personer som vårdar anhöriga i någon mån.
Teknik ger idag möjlighet för anhöriga till personer med svåra sjukdomar, som till exempel demens och Parkinsons och/eller funktionsnedsättning, att komma i kontakt med andra människor i liknande situation. Flera kommuner (Västerås, Borås, Marks, Linköping och Järfälla) har testat detta som en del i hemsjukvården eller äldreboende i ACTION (Assisting Carers using Telematics Interventions to meet Older Persons’ Needs). Detta är ett IT-baserat stöd för vård och omsorg i hemmet, som bland annat stöds av Vinnova, KK-stiftelsen, Telia och Hjälpmedelinstitutet. Under det senaste året har det även lanserats tekniska alternativ i anhörigvården.
37 Det finns flera fördelar som är
ekonomiska, miljömässiga och sociala med att tillämpa stöd och närvaro genom IT. Ser man till de som är äldre eller sjuka så blir de med teknikens hjälp mindre isolerade. För den som bor till-sammans med en sjuk/funktions-nedsatt anhörig kan kommunika-tionen ge ökad möjlighet till social gemenskap och minska risken för isolering. Anhöriga som dessutom sköter en del av vården själva får genom tekniken möjligheter att känna sig säkrare och bli mer kompetenta i sin vårdarroll. Den kommunala omsorgspersonalen upplever att arbetet ger en ökad tillfredställelse. De uppskattar att tjänsten ger goda möjligheter till framtida utveckling.
En viktig utmaning när det gäller anhörigvård och IT är att säkerställa att de anhöriga kan och förstår hur man ska använda tjänsten. Det finns en bristande datorvana och teknik-rädsla hos den äldre generationen och som en följd bristande intresse för information via dator. En del i investeringen kring anhörigvård är de specialanpassade utbildningar som finns för äldre. Tjänsterna kräver i många fall bredbands-lösningar gentemot kommun-invånarna, men ger å andra sidan tydliga miljöfördelar.
Ekonomiskt sett är telematik också positivt. I den slutrapport som överlämnades till Socialstyrelsen efter utvärderingen av ACTION i Borås gjorde erfarna bistånds-bedömare uppskattningen att man hade sparat ca 96 000 kronor per familj och år. Tre år efter denna rapport är man fortsatt mycket positiv till erfarenheterna, även om antalet deltagande vårdnadshavare inte blivit så stort som beräknat. I
Case 7 – Anhörigvård
Kommun
Borås kommun, 101 500 invånare Utmaning/beslut
Stödja personer i behov av vård och omsorg och deras anhörigvårdare att öka sin livskvalitet och underlätta vardagen genom information, utbildning och stöd
Åtgärd
Införande av ACTION, som består av sex olika tjänster som kompletterar varandra:
• Vård- och omsorgsprogram (multimedia) – innehåller information om nyckelområden
• Bildtelefon – för att kunna hålla kontakten med anhöriga och motverka isolering
• Internet – tillgång till tjänster målgruppen tidigare inte använt
• Lokal samtalscentral – med sjuksköterskor och anhörigkonsulent
• Lokala servicecenters för äldre – möjlighet att utnyttja tjänsten i äldreboenden
• Utbildningsprogram för att kunna använda tjänsterna. Utbildning av tjänsterna
baserade på de äldres kunskapsnivå och osäkerhet inför ny teknik
Effekt
Ökad trygghet och livskvalitet för de äldre som vårdas i hemmet och för deras anhörigvårdare Dessutom har det medfört besparingar både för den enskilde och för samhället
Besparing för kommunen på 96 tkr per familj och år
Detta motsvarar totalt frigjorda resurser inom kommunens äldreomsorg på upp till ca 50 miljoner kronor per år
Linköpings kommun kommer man under hösten 2009 att släppa en rapport som visar på betydande sociala vinster från ACTION, men där man inte upplever sig har erhållit några ekonomiska besparingar.
SMS-bemanning
Mobiltelefon och SMS-funktioner används på olika sätt inom olika förvaltningar och innebär ofta enkla sätt att göra avstämningar. I
Östersunds kommun används SMS för att kalla in timvikarier till hemtjänsten. Förr sköttes detta av områdesansvariga, men nu har man centraliserat funktionen till en bemanningsenhet. Om någon blir sjuk eller annan vakans uppstår skickas ett SMS ut till de timvikarier som har rätt kompetens. Den som är snabbast på att svara får fylla tjänsten. Detta har inneburit en markant minskning av
arbets-belastningen för att hitta timvikarier, samtidigt som medborgarnas behov bättre säkras upp.
Inom barnomsorgen används mobiltelefonen bland annat i
Söderhamn för att få kontroll över beläggningsnivåerna på dagis. Detta säkerställer korrekt bemanning och planering. Dessutom ökar det möjligheterna till att föräldrar debiteras rätt (maxtaxa-reformen har dock minskat detta behov). Administrationskostnaderna kan därmed också minskas. Ytterligare en fördel med att digitalisera närvaron på dagis är möjligheten att kunna kontrollera eventuellt fusk avseende föräldrapenning och/eller vård av sjukt barn.
E-post och SMS-påminnelse
Många kommuner, bland annat Karlskrona och Lidingö, har effektiviserat biblioteken och ersatt postala utskick med e-post och SMS-meddelanden för att påminna om böcker som ska lämnas tillbaka eller beställningar som har kommit in. I Tyresö har man avgiftsbelagt SMS-påminnelserna med fem kronor. Önskar man i stället reservationsmeddelande per brev är kostnaden 10 kronor.
Fördelen med digitaliseringen är också att lösningarna är kopplade till
debiterings-möjligheter om böckerna lämnas in för sent. I Tyresö har IT-fieringen bland annat inneburit att utlåningen per invånare och i absoluta tal har ökat mellan 2006 och 2008, men att
bibliotekskostnaden per invånare har minskat (om än marginellt).
Case 8 – Barnomsorg
Kommun
Söderhamn kommun, 26 000 invånare Utmaning/beslut
Att nyttja tidsstatistiken för att bemanna vid rätt tidpunkt och kunna förbättra planeringen
Åtgärd
Föräldrar använder mobilen och alternativt lokal terminal där de kan logga in/ut sina barn
Kort införandetid, enkelt handhavande, låg investering, enkelt administrationsgränssnitt Effekt
Minskad administration
Tidigare fysisk inventering av besöksbloggar ersätts
Bättre informationsgrund i samband med kontroller
39 E-fakturor och autogirering
Elektronisk fakturering har två delar;
dels de fakturor som kommunerna får och dels de fakturor som kommunerna skickar. Idag skickas nästan 16 miljoner fakturor från Sveriges kommuner till kommun-invånarna varje år, vilket motsvarar 450 ton koldioxid.8 Utnyttjandet av elektronisk fakturering är låg, liksom användandet av autogirering. Detta trots att e-fakturor skulle vara införda inom den statliga sektorn 1 juli 2009.
Den elektroniska fakturan startar sin livscykel i den avsändande
kommunens affärssystem. Faktura-informationen skickas till det mottagande företaget eller kommun-invånaren. Företagets affärssystem kommunicerar med banken på samma sätt, oavsett i vilket format fakturan nått företaget.
Den höga andelen posttrafik som bygger på digitaliserade uppgifter medförde att EU prioriterade detta område för att snabbt få en positiv effekt inom offentlig sektor.
Potentialen att minska postutskick är
enorm och kan dessutom andelen autogirering öka, så kan varje enskild kommun spara betydande pengar.
Två tydliga områden som snabbt kan medföra besparingar är elektroniska lönebesked och autogirering av barnomsorg. Ser man till elektroniska lönebesked innebär att inte skicka ut lönebesked till de 720 000 anställda samt de däröver deltidsanställda en besparing på minst 115 miljoner kronor per år.9 Motsvarande summa för autogirering av månatliga fakturor inom bland annat barnomsorg innebär en portobesparing på 250 miljoner kronor.
Ser man till inkommande fakturor är besparingspotentialen stor. Kommuner tar varje år emot 18,5 miljoner fakturor. Av dessa är bara en liten del elektroniska. Ekonomistyrningsverket (ESV) har bedömt att staten på sina 11 miljoner inkommande fakturor kan spara hela 4 miljarder på fem år. Troligen är effekten per faktura lägre i kommuner, eftersom det är fler mindre leverantörer som har längre omställningstid från traditionell faktura till e-faktura.
Trots det finns det en årlig besparingspotential på 1 miljard kronor i kommunerna, samt 500 ton koldioxid.
————————————————————————————————————————
8 Antalet fakturor baseras på intervjuer med kommunala ekonomiavdelningar samt underlag från enkätundersökning.
Åtgången av koldioxid baseras på studie från KTH ”Stora miljöbesparingar med e-faktura” från dec 2008.
9 720 000 anställda inom kommunal verksamhet samt ytterligare 10 procent deltidare = ca 800 000 löntagare. Antagande att 80 procent av kommunanställda har möjlighet att ta emot ett e-lönebesked. Kostnad för att skicka lönebesked per post (porto, kuvert och utskrift) 15 kr, ger 800 000*0,8*15 kr*12 månader = 115 200 000 kr per år i besparing.
Case 9 – Postala utskick
Kommun
Örnsköldsviks kommun, 55 000 invånare Utmaning/beslut
Minska postala utskick till politiker inför fullmäktige- och nämndemöten
Åtgärd
Har strukturerat upp ärendehanteringen inför möten och skickar allt elektroniskt till respektive möte. Kommer troligen att säkerställa att alla ledamöter har bärbara datorer för att minska behovet att skriva ut.
Effekt
De postala utskickskostnaderna har minskat med 300-350 tkr/år. Till detta kommer minskad pappersförbrukning.
Totalt sett innebär detta en potentiell årlig besparing för Sveriges kommuner på 90 miljoner kronor
Digitaliseringen av fakturor minskar också administrationsarbetet,
eftersom fakturorna direkt kan lagras i ett så kallat e-arkiv. Fakturan arkiveras elektroniskt i tio år.
Elektroniska fakturor som skickas till slutkonsument går via mjukvaran för konvertering och därefter också till ett e-arkiv. Mottagaren av den elektroniska fakturan blir informerad via internetbanken och kan ladda ner informationen från e-arkivet och göra sin betalning.
Ärendehantering och eID
Ärendehantering och kommunikation är kärnprocesser för en kommun.
Utveckling och anammandet av e-tjänster har inneburit att effektivi-seringen och medborgarnyttan gått fram fort, men fortfarande finns det enorma potentialer i att minska miljöbelastningen ytterligare. Det kan ske genom att höja och säker-ställa utnyttjandet av tjänsterna, samt att se till att hinder för att digitalisera processer internt i kommuner
undanröjs (exempelvis genom e-id).
Det räcker inte med att kommunen ser till att man kan ta del av
blanketter på nätet, skriva ut dessa och skicka in dem till berörd
förvaltning. Styrkan i e-tjänsterna är att se till att invånarna kan fullgöra sin del av informationsinlämnandet över nätet och att informationen sedan direkt kan användas i de interna processerna och samköras med andra register. Detta kräver väl genomarbetade processer.
En förutsättning för en effektiv och säker e-förvaltning är att alla som behöver använda e-tjänster har tillgång till enkla och säkra metoder för elektronisk legitimering. En kommun som tillhandahåller en e-tjänst som kräver
legitimering eller underskrift måste kunna verifiera att eIDn är giltig. I detta ingår bland annat att kontrollera om e-legitimationen är spärrad, vilket görs av de som tillhandahåller
Case 10 – E-tjänster
Kommun
Hörby kommun, 15 000 invånare Utmaning/beslut
Kommunen upplever att e-tjänsterna idag ofta är alltför komplicerade och inte alltid direkt anpassade utifrån medborgarnas behov och att det finns en brist på en sammanhängande informationsstruktur
Befolkningsdata i flera olika system - ett ärende som spänner över flera funktioner - kräver konvertering mellan system med risk för förlorad kvalitet och spårbarhet
Problem för Hörby att själva hantera kostnader Åtgärd
Hörby har initierat PRIOS, ett samarbetsprojekt mellan åtta kommuner (Hörby, Höör,
Kristianstad, Simrishamn, Sjöbo, Tomelilla, Vellinge och Ystad) för att utveckla
okomplicerade e-tjänster på en gemensam plattform
Skapa struktur för single-sign-on, dvs en identitet/inloggning ska kunna användas genomgående i all kontakt med kommunerna Effekt
Ökad möjlighet för kommunernas invånare att på ett enklare sätt ta del av kommunernas information och tjänster
Besparing av papper, resor etc då fler ärenden kan skötas över internet
Möjlighet till bättre kvalitetssäkring
41 eID-tjänster. 2007 betalade svenska
kommuner 17,5 miljoner kronor för eID-tjänster och intresset för
tjänsterna ökar.
Från användarperspektiv ger eID med enhetlig hantering av identitet, autentisering och inloggning en hög säkerhetsnivå. För användaren är det också viktigt att kunna ha en enda inloggning till sina kommunsidor i stället för att varje tjänst har ett eget lösenord och inloggningsförfarande.
Antalet e-tjänster i kommunerna ökar förutsättningarna för betydande besparingar. Besparingarna finns emellertid främst i kommunens arbetsprocesser, vilket gör det svårt att göra generella besparings-bedömningar. För att skapa så hög medborgarnytta som möjligt så är det viktigt att förstå beteendet hos kommunpersonal och invånare. Det innebär till exempel att kommunika-tionen med kommuninvånare måste ske utifrån mottagarnas perspektiv.
Kommuner förlitar sig ibland på att bara publicera information och uppgifter på hemsidan om till exempel lokalt aktivitetsstöd, med krav på föreningsrepresentanter att själva hålla sig informerade om kommunens krav och önskemål.
Detta är inte ett säkert kommunika-tionsförfarande och det är svårt idag att förutsätta att alla har dator och än mindre att man löpande går in och tar del av information på
kommunens hemsida. För att
kommunikation och relation med kommuninvånarna ska fungera krävs kommunikation som kombinerar hemsida, e-post och traditionella kommunikationsvägar som till exempel post och telefon.