Alla tre fallstudieföretag arbetar inom fyra olika områden av bemanning; entrepre- nad, rekrytering, omställning och uthyrning. I entreprenadverksamheten tillhanda- hålls kunden en helhetslösning där bemanningsföretaget har totalt personal- och verksamhetsansvar. Ett vanligt exempel på entreprenadverksamhet är övertagande av reception och växel hos ett företag.
Vid rekrytering vill kunden att bemanningsföretaget söker efter lämpliga kandidater till en tjänst som kunden vill tillsätta. Fallföretagen gör hela urvalsarbetet fram till den sista avgörande intervjun, där kunden själv är med för att besluta vilken kandi- dat som ska anställas. Det är kunden som anställer kandidaten, inte bemannings- företaget. Omställning är en tjänst till kunder som ska göra nedskärningar i verk- samheten. Här går fallstudieobjekten in och stöttar övertalig personal med utbild- ning, karriärplanering etc.
Det största delområdet för samtliga företag är uthyrningsverksamheten, vilken vi också har fokuserat vår undersökning på. Uthyrning innebär att bemanningsföre- taget har personalansvar medan ledningsansvaret ligger hos kunden. Fallföretagen är inte specialiserade på något specifikt tjänsteområde utan tillhandahåller uthyr- ning av personal för tjänster inom allt från vård till industri.
Samtliga fallföretag har ett liknande tillvägagångssätt vid uthyrning. Uthyrningen startar med ett uppdrag, en beställning, från en kund. Beställningen kan jämföras med en kravspecifikation på önskvärda kvalifikationer hos den eftersökta perso- nalen.
Nästa steg i bemanningsförfarandet är annonsering för att hitta lämpliga kandidater till uppdraget. För enkelhetens skull har vi valt att kalla både sökande till tjänster och anställda för kandidater, den benämning som företagen egentligen bara an- vänder för ej ännu anställd personal. Annonseringen görs via arbetsförmedlingen, annonser i dagspress eller på den egna hemsidan på Internet.
Ett antal kandidater kontaktas för personlig intervju. Efter intervjun tas referenser och kreditupplysning på en eller flera av de utvalda kandidaterna. Ett genomgående krav bland fallstudieobjekten är att kandidaterna ska vara intresserade av arbete inom uthyrningsbranschen med de annorlunda arbetsförhållanden en sådan anställ- ning innebär. Den bäst lämpade kandidaten blir anställd av bemanningsföretaget och sedan uthyrd till kund.
4.2 Tjänstetillsättning
Nedan följer en redogörelse över fallstudieobjektens hantering av tjänstetillsättning.
4.2.1 Företag Alfa
Vanligtvis lägger de personer som söker anställning hos företaget Alfa in en an- sökan via företagets hemsida men det kommer också in ansökningar med post. Ansökningen ska innehålla en CV och ett personligt brev. Via hemsidan skriver den sökande sin CV med hjälp av i förväg bestämda alternativ för klassificering av kompetenser, s k ’skills’.
Samtliga fallföretag arbetar uteslutande med begreppet ’skills’, som kan översättas med kompetenser eller färdigheter. Vi har valt att kalla det kompetens eftersom fär- digheter är en vidareutveckling av kompetenser. Några exempel på valbara kompe- tenser på hemsidan och i det interna systemet är ekonom, Hogia-lön (ett datoriserat lönesystem), truckkort och receptionist.
Utifrån kundens beställning, kravspecifikationen, söks kandidater med önskvärda kvalifikationer i första hand via det interna systemet för att se om det finns lämp- liga kandidater som redan är granskade av någon bemanningsansvarig. Nästa steg är att göra en sökning bland de kandidater som har registrerat sig i CV-databasen på företagets hemsida och bland de ansökningar som finns i pappersformat. Finns det inte några lämpliga kandidater som matchar kundens efterfrågan lägger före- taget ut en annons på hemsidan och hos arbetsförmedlingen.
Under den personliga intervjun gör den bemanningsansvarige anteckningar om kandidatens personlighet och andra kvalifikationer som, utöver kompetenserna, kan vara av intresse t ex utåtriktad, självsäker, hobbyer, ledaregenskaper etc. Om kandi- daten blir utvald för anställning efter den personliga intervjun görs en automatisk överföring av uppgifterna från kandidatens ansökan i CV-databasen till det interna systemet, där kandidaten får en egen personbild.
Den bemanningsansvarige har möjlighet att lägga in personliga kommentarer från bl a intervjun i personbilden. Kandidatens referenser och eventuella kommentarer kring dem noteras också. Samtliga kommentarer nås bara från personbilden och de är därmed inte sökbara.
Ibland gör fallföretaget också olika typer av tester. Det kan vara personlighetstest, inte så vanligt och oftast på kundens begäran, eller någon form av färdighetstest som t ex registreringshastighet. Någon registrering av testresultatet görs inte men den bemanningsansvarige anger en kommentar i personbilden om färdighetstestet blev godkänt eller inte och om ett eventuellt personlighetstest har utförts.
Av personbilden framgår det om kandidaten är anställd eller av intresse för en framtida anställning. Det går även att utläsa om kandidaten är uthyrd för tillfället eller inte. Det finns alltså personer i det interna systemet som ännu inte är anställda p g a att företaget alltid försöker att ha ca 5 kandidater tillgängliga för uthyrning för vanligt återkommande tjänster som t ex ekonom och telefonist.
4.2.2 Företag Beta
Företaget Beta har i stort ett liknande tillvägagångssätt vid tjänstetillsättning som Alfa. Företaget har dock valt att använda det interna systemet endast för den an- ställda personalen, som kan vara knuten till ett uppdrag eller ledig för bemanning. All personal har en personlig 'file' i pappersformat som innehåller CV:n, det per- sonliga brevet, betyg, referenser och övriga uppgifter som är av intresse för före- taget.
När företaget har fått ett uppdrag av en kund läggs en annons in på företagets hem- sida. En sökning efter lämpliga kandidater som överensstämmer med kravspecifi- kationen görs automatiskt av systemet i CV-databasen och de utvalda kandidaterna får e-post med information om att en passande tjänst finns tillgänglig att söka. Företaget gör även en sökning bland lediga kandidater i det interna systemet samt bland de skriftliga ansökningshandlingar som har inkommit. Beta väljer att be- manna ett uppdrag i första hand med kandidater som redan är anställda. Finns det inte någon ledig anställd med önskvärd kompetens gör företaget ett urval bland de svar som har erhållits på hemsidans annons eller från de skriftliga ansökningshand- lingarna.
4.2.3 Företag Gamma
Företaget Gamma arbetar på liknande vis med sina tjänstetillsättningar. Gamma har dock valt att datorisera bemanningshanteringen i mindre utsträckning än de två andra fallstudieobjekten med hänvisning till att en stor del av hanteringen handlar om subjektiva bedömningar från de bemanningsansvariga och kunderna samt PUL:s restriktioner för personuppgifter.
De som är intresserade av en anställning hos Gamma har möjlighet att lägga in sin CV på företagets hemsida på samma sätt som hos de andra fallstudieföretagen. Be- rörda kontor får sedan e-post om vilka kandidater som har sökt vilken av de ut- annonserade tjänsterna. Till skillnad från de övriga fallföretagen utför Gamma alltid ett personlighetstest före anställning men testresultatet lagras bara i pappers- format.
4.3 Uppgifter i systemen
Nedan följer en beskrivning av företagens bemanningssystem och de uppgifter som lagras i systemen.
4.3.1 Företag Alfa
Alfa har tre system som är sammanlänkade på olika sätt. Ett system är för de sö- kande som kan registrera sin CV och ett personligt brev via hemsidan på Internet. I CV-formuläret kan den sökande välja bland olika fördefinierade utbildningar och kompetenser. Texten i det personliga brevet är valfri. De valda utbildningarna och kompetenserna är sedan sökbara för företaget när en jämförelse ska göras mot en aktuell beställning från en kund. Om den sökande bedöms vara en lämplig kandidat görs en automatisk överföring av uppgifterna från CV-databasen till det interna systemet.
Det andra systemet, som används internt, innehåller förutom kandidaternas egna angivna kompetenser också bl a uppgifter och kommentarer till givna referenser, kompetenser erhållna efter anställning samt uppgifter om vilka uppdrag den an- ställde har haft. Uppgifter om nyvunna kompetenser registreras på kandidatens eget initiativ. Utöver ovan nämnda uppgifter kan företaget även notera kommentarer som inte är sökbara, t ex kandidatens hobbyer. Kommentaren läggs in i en popup- ruta men är inte sökbar.
Kandidatens betyg, intyg och liknande uppgifter scannas också in i systemet men deär inte heller sökbara. Sökning av lämpliga kandidater kan göras över hela lan- det. Kandidaterna har inte tillgång till det interna systemet utan det är respektive bemanningsansvarig som uppdaterar alla uppgifter om kandidaterna.
Det tredje systemet är till för de kandidater som har erhållit anställning. Där kan de via Internet skriva tidrapporter, läsa aktuell information m m. Kandidaternas sys- tem är kopplat till det interna systemet för att utifrån tidrapporterna möjliggöra fak- turering och löneberäkning.
Det interna systemet innehåller också uppgifter om kunderna och det liknar till stora delar ett normalt kundregister med adress- och telefonuppgifter. Utöver standarduppgifterna finns alla de uppdrag som Alfa har eller har haft hos kunden. Samtliga uppdrag innehåller information om hur personalsammansättningen ser ut på arbetsplatsen, vilka arbetsuppgifter kandidaten ska utföra, pris m m. Uppdragen kan nås både från den kund eller kandidat som är kopplad till det specifika upp- draget.
Vår respondent hos Alfa lämnade inte några synpunkter om saknade uppgifter om de anställda kandidaterna. Den enda nackdel respondenten ansåg att systemet har är svårigheten att lägga ut en ansökan från kund på hemsidan. Respondenten nämnde att hon under sin tid på företaget bara nyttjat kanske 75 % av systemets kapacitet och att förbättringar utförs kontinuerligt av IT-avdelningen. Hon ansåg att systemet är mycket lättarbetat då det är uppbyggt efter kategorier, vilket gör det snabbt och överskådligt.
4.3.2 Företag Beta
Beta har två fristående system för sin bemanningsverksamhet, ett för sökande samt ett för anställda, kunder och uppdrag. På samma sätt som hos Alfa kan Betas sö- kande via Internet själva registrera en CV med kompetenser och utbildningar enligt fördefinierade alternativ. Den sökande kan också lägga in ett personligt brev kopp- lat till CV:n.
Efter anställning registreras kandidaten i en personbild i det interna systemet, som till stor del är ett lönesystem. Det går inte att överföra uppgifter från CV-databasen till det interna systemet. Det interna systemet innehåller förutom personuppgifter även i Betas fall uppgifter om kompetenser och utbildningar. I systemet är kompe- tenserna fördefinierade på samma sätt som i CV-databasen och kompetenserna är de enda uppgifter som är sökbara.
I kandidatens personbild finns det möjlighet för den bemanningsansvarige att göra egna kommentarer. I Betas fall är sådana kommentarer främst avsedda för sam- arbete med kund och inte kandidatens personlighet etc. Kommentarerna i person- bilden är inte sökbara.
Beta registrerar inte CV:n, några tidigare arbetslivserfarenheter eller betyg i det interna systemet. Uppgifterna finns bara sparade i pappersformat i den 'file' som varje anställd har. Hanteringen av uppgifter om kandidaterna är i övrigt mycket lik Alfas, förutom att Beta har personfiler i pappersformat och mindre automatik i systemet.
Beta har på samma sätt som Alfa kunder, uppdrag och kandidater registrerade i samma system. Kunderna och kandidaterna är sammanlänkade via de olika upp- dragen. I systemets uppdragsbild registreras den noggrant utformade kravspecifika- tionen som styr valet av kandidat. Vår respondent hos Beta markerade vikten av en tydlig kravspecifikation.
Respondenten ansåg inte att några uppgifter om de anställda kandidaterna saknas i systemet men tycker att det är en brist att de båda systemen inte kan kommunicera med varandra. De fördelar som respondenten angav för systemet var att det är in- formativt, med bra statistik och prognoser samt att det innehåller en mycket bra säljstödsmodul.
En nackdel som nämndes var att det är ett gammalt system som har modifierats och byggts ut gång på gång och därför orkar systemet inte riktigt med den hantering av uppgifter som är nödvändig för företaget idag. Respondenten påpekade också att alla manuella steg i hanteringen av uppgifter och det stora antal individer inblan- dade i processen gör systemet sårbart p g a risk för hög felfrekvens.
4.3.3 Företag Gamma
Gammas system för ansökningar via Internet har samma upplägg som de andra fall- företagens system. Kandidaterna får själva klassificera sina kompetenser utifrån i förväg definierade kategorier. Sökningar efter lämpliga kandidater görs på samma sätt som hos både Alfa och Beta. Det är inte möjligt att göra en automatisk överfö- ring av de uppgifter som är registrerade i CV-databasen till det interna systemet. Gammas interna system för bemanning har många gemensamma drag med främst Betas system. Systemet har en länk mellan kund, uppdrag och kandidat. Uppdraget kopplas också till löneutbetalning och fakturering. De enda uppgifter som är sök- bara om de anställda i det interna systemet är kompetenserna.
Det som gör att Gamma avviker från de båda övriga fallföretagen är att Gamma har betydligt fler uppgifter i pappersformat. Vår respondent hos Gamma markerade att de har valt att inte registrera så många uppgifter i systemet p g a de subjektiva be- dömningar som görs i samband med individers kompetenser och personlighet. Gamma väljer istället att i systemet hänvisa till aktuell konsultchef vid behov av kompletterande upplysningar om kandidaten.
Respondenten tycker att det är en fördel att inte ha alla uppgifter lagrade i systemet eftersom det ibland är enklare att söka efter och göra en bedömning av kandida- terna genom att bläddra i papper än att leta uppgifter i systemet. Det vanligaste förfaringssättet är dock att göra en bedömning av kandidaten utifrån samtliga upp- gifter från systemet och tillgängliga uppgifter i pappersformat.
5
Analys
Under den här rubriken kommer vi att analysera materialet utifrån den teoretiska referensram som vi har utgått ifrån i vårt arbete kontra den insamlade empirin. Analysen ska svara på frågeställningen och uppfylla syftet, hålla sig inom gjorda avgränsningar samt utnyttja empirin och de teorier som används.
Vår analys börjar med en analys av KM rent generellt för att utröna vilka begrepp fallföretagen använder kontra de begrepp som används inom KM för att därmed försöka avgöra om fallföretagen arbetar med KM i någon form. I den senare delen av analysen ligger fokus på fallföretagens kunskapshantering i jämförelse med kunskapsprofiler.
5.1 Knowledge management
Turban & Aronson (2001) har en relativt generell definition av begreppet KM. De menar att KM-arbetet består av fångst, lagring och underhåll av information för leverans av användbar kunskap i meningsfull form till någon inom organisationen (ibid). De flesta studerade författare har ett liknande synsätt.
Samtliga fallföretag arbetar med datoriserade bemanningssystem i någon form och i varierande grad. Företagen fokuserar på att i första hand lagra vilka olika kompe- tenser kandidaterna har och det är kompetenserna som ligger till grund för sökning och urval av lämpliga kandidater till ett kunduppdrag. Kandidaten väljer själv vilka av de fördefinierade kompetenserna som ska lagras och uppdateringarna i systemet görs på kandidatens eget initiativ.
5.2 Kunskap
Det är svårt att reda ut skillnaderna mellan begreppen information, kompetens och kunskap. Lyons (2000) anser att kunskap är ’value added information’, vilket inne- bär att kunskap är ett vidare begrepp än information. Kunskapen är kontextspecifik, påtaglig samt innehåller mening och syfte (ibid). De flesta forskares åsikter om skillnaderna mellan information och kunskap är ganska snarlika.
Det är betydligt svårare att dra en gräns mellan begreppen kunskap och kompetens. Många forskare anser att det krävs kunskap för att erhålla kompetens. Rolf (1995, refererad i Braf, 2000) menar att kunskap ska användas utifrån det engelska be- greppet ’knowledge’ med innebörden vetande, kunnande och färdigheter.
Kunskap delas vanligen in i explicit och tyst kunskap. Brooking (1999) hävdar att explicit kunskap relativt enkelt kan förmedlas och kodifieras. Tyst kunskap är svå- rare att verbalisera och artikulera enligt Polanyi (1962, refererad i Alarik &
Nonaka & Takeuchi (1995) kategoriserar tyst kunskap som teknisk eller kognitiv. Teknisk tyst kunskap består av konkreta färdigheter, yrkeskunnande och ’know- how’ medan kognitiv tyst kunskap handlar om individens mentala modeller, t ex paradigm, perspektiv, föreställningar och synpunkter. De mentala modellerna speg- lar individens världsbild. (ibid)
Fallföretagen arbetar inte medvetet med KM och använder därför inte de för KM viktiga begreppen information och kunskap. De har istället valt begreppet kom- petens, som ligger till grund för all bemanningshantering och styr urvalet av kandidater.
I samtliga företags bemanningssystem lagras främst personuppgifter och kompe- tenser för de anställda. Företagen kan göra noteringar kopplade till personbilden men sökningar kan inte utföras på något annat än kompetenserna. Företaget Alfa väljer att ibland notera extra kommentarer om kandidaterna. Företaget Gamma väljer att ha så få kommentarer som möjligt i sitt system.
5.3 Omvandling och kodifiering av kunskap
Det är viktigt att göra den individuella tysta kunskapen tillgänglig för hela organi- sationen för att den organisatoriska kunskapen ska utvecklas (Nonaka & Takeuci, 1995). För att kunna tillvarata den tysta kunskapen måste den först omvandlas till explicit kunskap och kodifieras. De flesta forskare är dock överens om att det är svårt eller t o m omöjligt, se bl a Lyons (2000), Brooking (1999) och Davenport & Prusak (1998).
Samtliga fallstudieobjekt kodifierar uppgifter om kandidaternas kompetenser i sina bemanningssystem, men det är kandidaterna som själva gör en bedömning av vilka kompetenser de har utifrån de i förväg fastställda alternativen som finns i CV-data- basen och i det interna systemet. Kompetenserna uppdateras i huvudsak på kandi- daternas eget initiativ.
5.4 Knowledge management-strategier
Hansen et al (1999) har i sin studie identifierat två olika KM-strategier. Kodifie- ringsstrategin är lämplig för företag som säljer standardiserade produkter och tjänster och därför har intresse av att kodifiera och lagra kunskapen. Personi- fieringsstrategin är användbar där kunskapen är knuten till en viss person och därmed svår att kodifiera. Här väljer företagen istället att lagra vem som besitter kunskapen. (ibid)
Fallföretagen har inte någon KM-strategi eftersom de inte har någon uttalad KM-policy men samtliga företag arbetar med kunskapshantering genom att lagra vilka kompetenser kandidaterna innehar.
5.5 Kunskapsprofiler
Syftet med kunskapsprofiler är att fånga och dokumentera vilken kunskap indivi- derna inom organisationen innehar eftersom det inte alltid är görbart att kodifiera och lagra själva kunskapen. Att tillvarata och nyttja individernas expertområden inom organisationen är själva kärnfrågan med dokumenteringen av kunskapspro- filer. (Braf, 2000)
Fallstudieobjekten har valt att lagra vilken kandidat som innehar vilken typ av kompetens. Kompetenserna används sedan för sökning och urval vid tillsättande av tjänster hos kunderna.
Företagen har inte kunskapsprofiler utifrån ett KM-perspektiv men av vår empiri framgår det att företagens interna system innehåller en del uppgifter som kan användas i kunskapsprofiler, om de görs sökbara. Vi har därför valt att göra en analys av Brookings (1999) förslag till kunskapsprofiler gentemot fallstudie- objektens kunskapshantering.
5.5.1 Mission
Mission är vad som motiverar individen att arbeta inom organisationen. Missionen är ofta en hemlighet och oväntad för övriga medarbetare. (Brooking, 1999)
Samtliga företag försöker att göra en egen bedömning av kandidatens personlighet, flexibilitet, lämplighet och vilja att arbeta under de speciella förhållanden som rå- der inom uthyrningsbranschen. Om företaget frågar varför kandidaten har valt att söka sig till bemanningsbranschen i allmänhet och företaget i synnerhet så lagras inte kandidatens svar i sökbar form.
Företagen har inte någon egentlig vetskap om kandidaternas mission men de be- manningsansvariga kan komma ihåg enskilda individers motivering till val av ar- betsgivare, om svaret avviker från mönstret och frågan har ställts.
5.5.2 Utbildning
Kunskapsprofilens delområde utbildning handlar om lagring av betyg, intyg etc från formell och arbetsrelaterad utbildning. Enligt Brooking (1999) bör all utbild- ning efter 18 års ålder kodifieras och lagras.
Kandidaternas formella utbildning finns registrerad i CV-databasen men den inne- håller bara individens egna lämnade uppgifter. När kandidaten anställs överför företaget Alfa all information från CV-databasen till bemanningssystemet. Alla be- tyg, intyg etc scannas också in i systemet. De andra företagen lagrar CV och betyg i pappersformat. Uppgifterna om utbildning är inte sökbara hos det företag som lag- rar uppgifterna i systemet. De kan endast nås via kandidatens personbild.
5.5.3 Arbetsrelaterad kunskap
Brooking (1999) definierar arbetsrelaterad kunskap som informella lärdomar från