3. Resultat
3.1. Vidtagna åtgärder efter tidigare granskning
Tidigare granskning gällande personal- och kompetensförsörjning konstaterade att analysen av framtida personalbehov var tillräcklig, men att styrelsens uppföljning och interna kontroll av policydokument endast delvis var säkerställd gällande personal och kompetensförsörjning. Inom ramen för granskningen gavs även rekommendationer om att upprätta plan för uppföljning och revidering av personalhandboken, samt tydliggöra vilken metod som ska användas för att uppfylla vald strategi.
Revisorernas skrivelse utifrån granskningsrapporten, ”Uppföljande granskning avseende personalpolitik och kompetensförsörjning” var ställd till
kommunstyrelsen samt för kännedom till kommunfullmäktiges presidium samt partiernas gruppledare. I personalutskottets protokoll 130610 § 21, framkommer att utskottet fattat följande beslut gällande denna granskning;
”Arbetet med revidering av policydokument och personalpolitiska riktlinjer är ett pågående arbete samt att personalhandboken överförs till hemsidan.
I samband med detta arbete kan säkerställas att rätt riktlinjer används.
Uppdatering av personal- och kompetensförsörjningsprogrammet sker kontinuerligt. Revisorernas rapport läggs med beaktande till
handlingarna.”
Enligt uppgift har uppföljande granskning även tagits upp i chefsrapport till kommunstyrelsen.
3.1.1. Intern kontroll av personalpolitiska riktlinjer och policydokument är säkerställd och sker regelbundet
3.1.1.1. Ansvar, styrning och mål– personalpolitik
Iakttagelser: Enligt sitt reglemente har kommunstyrelsen ansvaret för frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare.
Styrelsen har även ett ansvar för att leda och samordna kommunens personal-politik. Kommunstyrelsens styrfunkton innebär enligt 3 § i reglementet bl.a. att leda arbetet och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för hela den kommunala verksamhetens styrning, övervaka att fullmäktiges fastställda mål och planer för verksamheten följs, samt verka för en god personalpolitisk kompetens och personalförsörjning. Utifrån delegation fungerar personalutskottet som kommunens centrala organ för personal-, löne- och pensionsärenden.
Pajala kommun arbetar sen en kortare tid tillbaka utifrån en styrmodell med fem målområden som kommunfullmäktige antagit (bostäder, näringsliv, hållbart samhälle, kommunal service samt kommunal ekonomi). I styrdokumentet Årsbudget 2014 Verksamhetsplan 2015-2016 Investeringsbudget framkommer bl.a. skrivningen; ”ett strategiskt fokus med omvärldsanalyser krävs för att säkerställa servicen i ett långsiktigt perspektiv.” I dokumentet återfinns inga angivna målsättningar för området personal- och kompetensförsörjning med utskrivna målindikatorer.
Vid intervju med kommunchef och administrativ chef redogörs för kommunstyrelsens dokument, ”Måldokument”. Här framkommer hur kommunstyrelsen brutit ner fullmäktiges mål som har koppling till
personalområdet. Ett är att” flerspråkighet bör vara en tillgång vid rekryteringar”
och det andra är; ”en ansvarsfull och modern personalpolitik”. Bägge målen saknar angivet målvärde och angiven beskrivning av utvärdering.
Kommunen har flertalet personalriktlinjer, bl.a. personalpolicy, delegationsordning för personalärenden, rekryteringsriktlinjer och arbetsmiljöpolicy. Samtliga
dokument för personal- och kompetensförsörjningsområdet finns samlat och tillgängliga i kommunens personalhandbok. Denna är tillgänglig via kommunens externa webb4 (vilket inte var möjligt vid föregående granskning). Av protokoll framkommer även att kommunstyrelsen beslutat om riktlinjer för fritidsstudier.
Revidering av riktlinjer bl.a. delegationsordning i personalärenden,
rekryteringsriktlinjer, pensionsriktlinjer har skett sedan föregående granskning. I personal- och löneenhetens verksamhetsplan framkommer att översyn av riktlinjer är en aktivitet för år 2014.
I personalutskottets protokoll (§ 20, september 2014) anges att utskottet antagit förslag till personalpolitiska mål 2014, och föreslås att kommunstyrelsen antar dem.
Ett personalpolitiskt mål är; ”Ansvarsfull och modern personalpolitik – Kvalitetssäkring av samverkansavtalets tillämpning och efterlevnad”.
3.1.1.2. Uppföljning och intern kontroll av mål och riktlinjer
Iakttagelser: Plan för revidering av personalriktlinjer med viss regelbundenhet uppges vid intervju inte finnas, utan revidering sker oftast på förekommen
anledning, d v s utifrån ett identifierat revideringsbehov. En plan för intern kontroll där någon kontroll omfattar personal- och kompetensförsörjningsarbetet uppges inte finnas. Vid förfrågan uppges att någon strukturerad insamling inte sker avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet som bedrivs inom kommunens olika verksamheter, utan att uppföljning sker inom ramen för huvudskyddskommitténs arbete.
Årligen sammanställs uppskattade personalbehov inom kommunernas
verksamheter. Dels i Personalekonomisk redovisning med hälsobokslut (vilken ingår som en bilaga till Årsredovisning 2013), och dels i dokumentet
Personalavgångar och rekryteringar i Pajala kommun – En utmaning för framtiden.
4 http://www.pajala.se/Pajala-kommun/Om-kommunen/Personalsidan/Personalhandboken/
Antalet medarbetare som förväntas gå i pension varje år från 2014-2022 inom kommunstyrelsens, kultur- och utbildningsnämnden samt socialnämndens verksamheter anges. Störst andelen personer finns inom socialnämnden, 105 personer. I det senare nämnda dokumentet framkommer även ”att samarbete med utbildningsanordnare inom vård och omsorg, distansstudier, marknadsföring samt aktivt locka till oss högskolepraktikanter är verktyg för att lyckas rekrytera”.
Som beskrivits tidigare har kommunen en styrmodell som är ett relativt nytt
arbetssätt, och vid intervjutillfället är det oklart för intervjuade hur verksamhetsmål ska utvärderas.
Kommunchef har under den tid som denna granskning avgränsats till informerat kommunstyrelsen i ett antal personalpolitiska ärenden, och förfrågan från
kommunstyrelsen har även kommit gällande lämnande av specifik information i vissa ärenden.
3.1.2. Intern kontroll av strategiskt kompetensförsörjningsarbete är säkerställd
Vid tidigare genomförd granskning av revisorerna noterades att kommunen aktivt arbetade med att öka intresset för Pajala kommun som arbetsgivare. Granskningen kunde dock inte med säkerhet bedöma om aktiviteterna var tillräckliga i förhållande till kommunens kommande behov, inga speciella strategier fanns för att locka till sig viss specifik kompetens och kompetensförsörjningsfrågor behandlades i olika former på förvaltnings- och politisk nivå.
3.1.2.1. Ansvar och styrning – mål för kompetensförsörjning
Iakttagelser: Mål finns formulerat av kommunstyrelsen som tidigare beskrivits, avsnitt 3.1.1.1, om att kommunen ska ha en ”ansvarsfull och modern
personalpolitik” samt att ”flerspråkighet bör vara en tillgång vid rekryteringar”.
Enligt intervju finns i nuläget ingen (vilket även tidigare granskning funnit) utöver
”Måldokument”, personalpolicy och övriga personalriktlinjer, uttalad strategi med utskrivna målvärden för kort- och långsiktig kompetensförsörjning formulerad av kommunstyrelsen.
I den av kommunfullmäktige antagna personalpolicyn, avsnitt Förnyelse och
utveckling återfinns dock följande text: ”I Pajala kommun värnar vi den kompetens som finns i organisationen genom att främja intern rörlighet och synliggöra karriärvägar. Genom olika former av kompetensutveckling blir vi bättre på det vi gör, samtidigt som vi skapar förutsättningar för att utföra våra uppgifter när krav och behov förändras. Kompetens är en kombination av kunskap, förmåga och vilja; tre delar som alla behöver stödjas och underhållas. Kompetenta och engagerade medarbetar skapar professionella och förtroendefulla möten med dem som bor och verkar i Pajala kommun”.
Vidare framkommer följande beskrivning:
”Som medarbetare: -tar du initiativ för att utveckla din kompetens utifrån verksamhetens behov, -medverkar du aktivt till att utveckla den egna
verksamheten, -söker du information och kunskap som du behöver för ditt dagliga arbete och i mötet med medborgarna.
Som chef: -ansvarar du för att hålla medarbetarsamtal med dina anställda minst en gång per år, -skapar du möjligheter och inspirerar till lärande, kreativitet, utveckling och ansvarstagande”.
3.1.2.2. Uppföljning och intern kontroll av mål
Iakttagelser: Som tidigare beskrivits är det vid intervjutillfälle oklart hur
utvärdering av de mål som kommunstyrelsen antagit inom personalområdet ska ske, och dessa mål saknar även utskrivna målvärden. Uppgift ges även om att det inte heller inom ramen för en internkontrollplan finns något som tangerar personal- och kompetensförsörjningsområdet.
Information om medarbetarundesökning som genomförts har enligt protokoll delgivits personalutskottet.
3.1.2.3. Övriga aktiviteter inom området kompetensförsörjning
Iakttagelser: Vid intervju framkommer att en del externa aktiviteter har genomförts inom det långsiktiga kompetensförsörjningsarbetet. Exempelvis beskrivs deltagande vid mässor där möten med ungdomar skett. Deltagare vid mässorna har varit kommunalstyrelsens ordförande, kommunchef samt ibland har även administrativa chefen deltagit.
Vidare har personalutskottet enligt protokoll handlagt frågor som kan ses ur ett kompetensförsörjningsperspektiv. De har handlagt frågan gällande ”projekt heltid/deltid” som påbörjats inom socialnämndens ansvarsområde. Projektet har beslutats att vidare utredas av förvaltningen (personal- och löneenheten). Beslut har även fattats gällande ersättningar till ordinarie personal inom
social-förvaltningen som flyttar semesterveckor under sommarperioden. Det senare mot bakgrund av förväntade svårigheter med vikarierekryteringar.
Revisionell bedömning: Vi konstaterar att revidering av ett antal personal-riktlinjer, i kommunens personalhandbok, varit uppe för beslut i kommunstyrelsen samt att personalhandboken gjorts tillgänglig via webb sedan föregående
granskning, Samtidigt som vi ser att Ks fattat en del beslut inom personalområdet anser vi att Ks bör arbeta för en än tydligare styrning och uppföljning gällande det personalpolitiska området. Ett sätt att uppnå det kan vara att styrelsen fastställer mål med indikatorer som är mer tydliga ur ett uppföljningsperspektiv.
Tydligare styrning och uppföljning menar vi skulle synliggöra hur styrelsen tar sitt ansvar för kommunens personalpolitik. Samtidigt menar vi att styrning och
uppföljning i sig möjliggör en bättre internkontroll av området från styrelsens sida.
Det kan därigenom bidra till en än tydligare personalpolitik. Det tror vi även ur ett långsiktigt perspektiv kan ge positiva effekter i form av ett starkare kommunalt varumärke vad gäller ett ”attraktiv arbetsgivare”- perspektiv.
Vi noterar att en strukturerad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppges ske. Här vill vi uppmärksamma det ansvar arbetsgivare har enligt arbetsmiljöverkets författning5 om att en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske. Denna uppföljning ska även dokumenteras skriftligt om arbetsgivaren har mer än 10 arbetstagare.