• No results found

Under Visa tider finns alla personer och alla deras stämplingar tills de tas bort. För att begränsa detta urval finns två olika sökbilder. Den första är till för att begränsa mängden personer jag vill se i min lista. Sökningen kan göras på tre sätt; antingen genom att titta på ett unikt anställningsnr, de personer som jag som är inloggad har rätt att attestera eller all personal.

När man klickat på Sök visas följande lista.

När man markerar en person och klickar på Visa kommer sökbild 2 att visas. Denna är till för att begränsa antalet stämplingar på respektive person. Sökning kan ske på datumintervall (om endast datum fylls i på From så kommer alla poster därefter att visas) och/eller Endast icke attesterade.

Det vanligaste är att endast se på Endast icke attesterade eftersom det är dessa poster man normalt sett vill bearbeta.

Sista valet har inget med lön att göra. Normalt innehåller denna bild endast närvaro/frånvarotider, men kan expanderas till att även innehålla arbetsorder- eller projekttider. Om man vill se båda dessa tider samtidigt måste man byta till Visa arbetsorderstämplingar alternativt Visa projektstämplingari popup-menyn längst ned.

När man klickat OK i bilden ovan kommer man till önskade poster för denna person.

Till vänster visas en lista med en eller flera poster per dag.

Antalet tidsposter per dag har att göra med hur stämplingarna ser ut.

Normalt blir det endast en post per dag.

Om man arbetar full dag och i direkt anslutning till denna arbetar över kommer det att bli endast en post.

Om man som i exemplet ovan kommer sent en dag så får man både en frånvaropost och en närvaropost (4 augusti frånvaro 2:45 timmar och närvaro 5:15 timmar). Dvs frånvaro kommer med automatik alltid på egen rad.

Om man kommer och går flera gånger på en dag kommer det att bli flera poster per dag.

Till höger visas expanderad information om markerad post i listan. Här syns att personen arbetat 7-17 och därmed fått 8 timmar normal närvaro och sedan 1 timma övertid enkel.

I kommentarsrutan visas den kommentar som skrivits in vid övertidsstämpling om valet Fråga efter orsak vid övertid är satt i grundinställningar.

Not visar om det är något som man bör observera vid korrigering/attestering. Det vanligaste är L som står för Tid önskas i ledighet. Normalt är avtalet skrivet så att det gäller för övertidsersättning i pengar. Om en person vid utstämpling kryssar för Ev. övertid önskas i ledighet så kommer det att visas ett L under not.

Övriga tre noter sätts av systemet med automatik om det av någon orsak blir beräkningsfel.

Godkänd visar att posten är attesterad samt av vilket anställningsnr. När attestering sker sätts anställningsnr automatiskt lika med det anställningsnr som är inloggad i systemet.

OBS! Om man tar bort en eller flera poster kommer en fråga om man vill uppdatera flex- och kompsaldot med dessa. Det finns då möjlighet att uppdatera dessa saldon med oattesterade poster och/eller attesterade poster.

Det vill säga om man tar bort en post som har flex + 1 timma på sig och flexsaldot innan borttagning är + 10 timmar så kommer flexsaldot att bli + 9 timmar om man väljer att uppdatera saldot.

12.1 Korrigera

Om en post behöver korrigeras av någon orsak klickar man på knappen Info med önskad post markerad i listan.

All information exklusive person är ändringsbar. From och Tom visar tidsintervallet som gäller för stämplingen.

Innan ändring görs så visas hur denna tid har fördelats enligt de regler som gäller för denna person (kalender och avtal). I ovanstående fall visas att det gäller 8 timmar med löneart 100 = timlön samt 1 timma övertid med löneart 850 = övertid enkel metall som dessutom har en kopplad löneart 100 = timlön. Schema 100 = dagtid utan flex har använts vid beräkningen och det finns ingen kommentar eller not.

I nedre delen av bilden finns fyra val.

Beräknad visar att posten har beräknats av systemet. Attesterad visar att posten är attesterad. Övertid före/efter normal arbetstid har olika betydelse beroende på om valet Kräv särskild knapptryckning för övertid är satt i grundinställningar eller inte.

Om det inte krävs särskild knapptryckning så kommer dessa båda val alltid att vara valda om det blivit övertid någon gång på dagen. I ovanstående fall gäller övertiden 16.00-17.00, dvs efter normal arbetstid.

Om det krävs särskild knapptryckning för övertid så kommer det i exemplet ovan endast vara valt Övertid efter normal arbetstid OM man vid utstämpling tryckt på Övertid ut. Om man varit närvarande 7.00 - 17.00 enligt exemplet ovan och INTE tryckt på Övertid ut så kommer inget val att vara förkryssat och man kommer endast att ha 8 timmars närvaro.

OBS! Om man lägger upp manuella poster som kommer att innehålla övertider är det vid Kräv särskild

knapptryckning för övertid viktigt att komma ihåg att kryssa för dessa val innan Beräkning ska ske. Om så inte sker kommer ingen att övertid att beräknas automatiskt.

12.1.1 Ändra in- eller uttid

Ändringar kan göras på många sätt. Antingen är det in- eller uttid som ska ändras. Isåfall vill man oftast att

omräkning av tiden ska ske automatiskt. Det gör man enkelt genom att man efter att ha ändrat önskad tid klickar på knappen Räkna nu. Nu kommer angivna tider att kontrollera mot schema och avtal samt presentera nya

närvarotider och eventuella övertider med "rätt" löneart enligt schema respektive avtal. Här ser vi en post med 8 timmars närvaro och + 20 minuter flex.

Här ändras uttiden till 16:22 och sedan klickar man på Räkna nu därefter ser det ut så här.

Om flex används så kommer denna också att räknas om automatiskt i samband med Räkna nu.

OBS! För att kunna använda Räkna nu behöver inte Beräknad ställas om till inte vald.

12.1.2 Ändra flex till övertid

Om en person arbetar 7.00 - 18.00 och har flex på morgonen mellan 6.00 och 8.00 samt på eftermiddagen mellan

Om personen nu vill ha ut all tid utöver 8 timmar som övertid måste denna post ändras manuellt. Så här ser den ut innan ändring.

Öka övertidstiden från 1 timma till 2 timmar och radera flextiden. Om övertidslönearten är komp så räknas denna om automatiskt när tiden ändras.

OBS! Nu får inte Räkna nu användas för då kommer posten att återställas enligt det normala regelverket; i detta fall 1 timma flex och 1 timma övertid.

12.1.3 Ändra övertidskod

Om en person exempelvis har talat om att Övertid önskas i ledighet måste man manuellt byta ut lönearten på övertidsraden till en som står för ledighet istället. När detta är gjort ska man INTE klicka på Räkna nu för då kommer normal övertidskod att skrivas dit igen. Så här ser posten ut innan övertidskod 851 byts ut till 860.

När bytet skett så ser den ut så här. Observera att komptiden har räknats ut i samband med att lönearten byts ut.

Om man både ska ändra exempelvis uttid OCH löneart för övertid så rekommenderas att man först ändrar tiden och sedan klickar Räkna nu för att få fram den nya tiden som gäller för övertiden. Därefter byts lönearten ut.

Ett annat skäl till att ändra övertidskod kan vara om övertiden är en så kallad Beordrad övertid som oftast ger högre ersättning än övertid på frivillig basis som avtalet bygger på.

Om lönearten för övertid som är vald har en kompfaktor kopplad mot sig kommer även Komptid att räknas ut när lönearten för övertid ändras.

12.1.4 Ändra tid på en av två poster som tangerar varandra

Om man har en frånvaropost för del av dagen och därefter en närvaropost och vill ändra tiden på dessa så är det lämpligt att göra det i en viss ordning.

En person har angivet Sen ankomst som frånvaroorsak. Personen glömde att stämpla in när han/hon kom.

Stämplingen säger intid = 07.55 men i verkligheten kom personen 07.30. Dock är det fortfarande sen ankomst eftersom normal intid är 07.00. Man vill alltså ändra frånvaroposten att gälla endast 30 min och räkna resten som närvaro.

Börja nu med den post som ligger först i tiden. I detta fall frånvaroposten.

Ändra manuellt uttiden till 07:30 och klicka därefter på Räkna nu.

Öppna sedan tidspost 2; i detta fall närvaroposten.

Ändra manuellt intiden till 7:30 och klicka därefter på Räkna nu.

OBS! Om frånvarotid ändras och frånvarokoden har en kompfaktor kopplad mot sig kommer Komptid att räknas om automatiskt när tiden ändras.

12.1.5 Ändra schema

Om en person temporärt bytt schema; det kan röra sig om att två personer som går tvåskift byter sinsemellan några dagar (uppgjort med förmannen). Nu kommer dessa personer att få mycket fel på sina tider. Den som ska arbeta förmiddag kommer att få frånvaro när han/hon stämplar in samt övertid under eftermiddagen. Vice versa gäller för den andra personen. Om man på dessa poster byter schema och sedan Räkna nu kommer rätt närvaro, frånvaro respektive övertid att erhållas.

Om en person som ska arbeta förmiddag stämplar in på eftermiddagen kommer två saker att hända. Det första är att det kommer att bli en frånvarostämpling (denna ska tas bort).

Tips! Om detta är vanligt förekommande hos er kan följande förslag underlätta. En frånvaro kan läggas upp som kan heta ”Skiftbyte”. Detta gör det lättare för den som ska attestera att förstå varför det kommer en frånvaropost och en övertidspost.

Den andra felaktiga posten innehåller inget schemanr (eftersom personen inte alls skulle arbetat mellan dessa klockslag denna dag) och all tid som övertid.

Ändra schema och klicka Räkna nu. Nu ser det ut så här istället.

Om man ändrar schema så att OB-ersättning ska utgå kommer detta att räknas ut automatiskt om man klickar på Räkna nu efter ändrat schema.

12.1.6 Ändra ”glömd” utstämpling

Om en person glömmer att stämpla ut (eller in) så kommer systemet att varna om detta nästa gång personen försöker stämpla in (systemet känner då av att det blir två stämplingar in efter varandra). Den ”glömda”

utstämplingen sätts då automatiskt till 24.00 eller den tid som angivits i grundinställningar för detta. Denna post måste rättas manuellt.

Som vi ser har denna post fått grundinställningstiden 17.00 som uttid. Den är ej heller beräknad (inget kryss framför Beräknad, ej heller någon närvarotid eller schema). Om man accepterar den föreslagna uttiden är det bara att klicka på Räkna nu. Annars ändras uttiden före man klickar på Räkna nu. Då ser det ut så här:

12.1.7 Räkna om veckostämpling

En av posterna den 14 september har fått tiderna 02:00 - 06:00 och normal projektlöneart. Om man vill att den ska hämta rätt övertidskoder måste man nu klicka på Räkna nu.

Nu ser man att det från avtalet hämtats 2 timmar övertid och normal närvaro har minskats till 2 timmar. Observera att det vid en sådan här omräkning hämtas löneart som finns på schemat och detta kan skilja sig från det schema som finns knutet till respektive person.

12.2 Attestera

När posterna är klara kan de attesteras på ett av två sätt. Antingen genom att de inifrån en post i taget kryssar för valet Attesterad eller genom att man utifrån listan med tidsposter markerar en eller flera rader och därefter klickar på Attestera.

Tips! Om man enkelt vill se vilka poster per person som är oattesterade väljer man Endast icke attesterade när man väljer önskade poster på en person.

12.3 Skriv ut

När uppgifterna är attesterade kan det vara bra att skriva ut vissa listor för avstämning eller liknande (observera att posterna inte behöver vara attesterade för att listorna ska kunna skrivas ut).

Alla rapporter kan skrivas ut för en eller flera anställda åt gången samt för ett visst datumintervall. Om man endast fyller i tidsintervall kommer utskrift att gälla alla personer som är markerade i listan när man klickar på skriv ut. Om man vill begränsa urvalet på annat sätt så klickar man på sök.

OBS! När man klickar på sök måste ALLA sökbegrepp anges i denna sökbild, det vill säga vilka personer som var markerade när jag klickade på sök gäller inte då.

12.3.1 Jämför arbetad-/närvarotid

Denna rapport jämför en persons närvarotid, dennes summerade arbetstid samt differens däremellan.

Rapporten kan skrivas ut även om man tillåts arbeta på flera arbetsorder samtidigt, men det kommer en varning om att rapporten bör användas med försiktighet.

12.3.2 Tidrapport

Rapporten innehåller både summerad normaltid för tidsintervallet samt per post in- och uttid, närvarotid, frånvarotid, övertid, OB-ersättning, flextid samt löneart för närvaro, övertid och frånvaro. Slutligen får man en summa av närvarotid (det vill säga normal närvarotid), frånvaro (oberoende av orsak) och övertid (oberoende av vilken övertidskod som gällt). Summorna presenteras både som timmar och minuter och omräknat till timmar. 51 timmar och 45 minuter skrivs då som 51:45 respektive 51,75 timmar.

12.3.3 Löneunderlag

Löneunderlag innehåller summerad tid per använd löneart under perioden för respektive person. Tiden presenteras både som timmar och minuter samt timmar.

12.3.4 Tidrapport och löneunderlag i ett

Om man kryssar för båda dessa alternativ kommer en fråga om man vill få ut dessa på ett och samma papper. Det gäller då per anställd.

Related documents