WSP:s nya verksamhetssystem 4.2.2

I dokument Strategi för kunskapsöverföring (sidor 33-37)

Verksamhetssystemet är det verktyg som strukturerar upp vad WSP som helhet kan, en ”strukturell kunskapsöverföring”, enligt AOC. ”[Verksamhets-]systemet blir ett system som samlar WSP kun-nande inom att driva projekt.”9 Från och med januari 2012 skulle alla kontor i WSP Sverige använda systemet.”[Det] är ett bra system för våra yngre medarbetare för att få en klarhet i vad det är som in-ryms i ett projekt och en roll.”10 och kan anpassa funktioner efter uppdrag och användare.

Dess främsta syfte är att få alla medarbetare att ha ett gemensamt arbetssätt som kontinuerligt ska ut-vecklas och på så sätt arbeta för att alla medarbetare levererar vad kunden förväntar sig av WSP. Ge-nom att erfarenheter som WSP besitter samlas där och generaliseras så att det kan bli tillämpbart för alla inom organisationen. Hur väl det fungerar för kunskapsöverföring, menar avdelningscheferna, är svårt att avgöra i ett sådant här tidigt skede, men de upplever att det är en förutsättning för kunskaps-överföring idag.

Båda nyanställda upplevde att det nya verksamhetssystemet är bra och enkelt att arbeta i och att de, redan efter en månad, kan systemet bättre än sina kollegor som har flera projekt kvar i det gamla sy-stemet. De upplever dock att de på avdelningen inte har kommit in i systemet riktigt. En av de nyan-ställda gjorde ett dokument med tips till verksamhetssystemet ”för att fler ska börja använda det”11.

Kommentarer från enkätresultaten

I enkäten ställdes ingen fråga direkt om det nya verksamhetssystemet, men det dök ändå upp några kommentarer i kommentarfälten som är värda att belysa:

-”det nya verksamhetssystemet är en bra grej att få alla att jobba likvärdigt, tänka lika, hjälpas åt, mm”

9

Kristian Westlund, avdelningschef WSP Management Göteborg, den 3 april 2012.

10

Kristian Westlund, avdelningschef WSP Management Göteborg, den 3 april 2012. 11

32

-”Det nya verksamhetssystemet konkurrerar ut det gamla "Projekt" (men det kommer att ta ett tag innan alla kan hitta och använda det fullt ut)”

-”det är verksamhetssystemet som gäller” 12

-”problemställningar i VS som aldrig blir lösta eller åtgärdade” 13

4.3 Verktyg för kunskapsöverföring och användandet av dem

Åtta verktyg/aktiviteter för kunskapsöverföring som framkom ur intervjuerna med AC på WSP Mana-gement, vilka presenteras nedan i samma ordning som de behandlades i enkäten till medarbetarna. Medarbetarna fick i enkäten svara på hur ofta de använder verktyget/aktiviteten. Resultaten till det visas för respektive verktyg/aktivitet under beskrivningen av det, se cirkeldiagrammen Figur 8-14.

Att arbeta i teamorganisation/ parhästlösning

Inom hela WSP Management eftersträvas att organisera alla projektledare som en del i en mindre teamorganisation där alla är från WSP. Dessa teamorganisationer kan bestå av två, internt mer känt som ”parhästlösning”, eller fler medarbetare. Genom att arbeta i projekt ihop med andra medarbetare sker kunskapsöverföring naturligt och man lär sig i arbetande stund. I största möjliga mån ordnas tea-men så att medarbetare med olika lång erfarenhet arbetar ihop, där den ena biträder den andra.

Figur 8. Hur ofta arbetar medarbetarna i parhästlösning?

Mentorskap

Som ny medarbetare har man inledningsvis en fadder, vilken också kan kallas mentor, men mentor-skap här syftar främst till då en medarbetare, t.ex. får chans till ett uppdrag som är mer avancerat än tidigare, eller inom ett nytt område. Mentorn arbetar då inte operativt, men finns till hands för

12

Kommentarer till Fråga 4 om hur ofta WSP Projekt används.

13

33 av ett projekt eller under hela projektets gång.

Figur 9. Hur ofta har/är medarbetarna mentor?

WSP Projekt

WSP Projekt är ett system som är uppbyggt enligt PMBok och PMI. Innehållet i systemet är som en bok, ett vägledningssystem, som alla kan använda och bidra med förbättringar till. Systemet är nu inbyggt i verksamhetssystemet, vilket gör att det inte används på samma sätt som tidigare. Det valdes ändå att räknas med som verktyg då det är ett väletablerat verktyg bland medarbetarna. I WSP Projekt finns mallar, checklistor, anvisningar och exempel som hjälpmedel för medarbetaren under hela pro-jektets gång.

Figur 10. Hur ofta arbetar medarbetarna i WSP Projekt?

Nätverk

Interna nätverk, eller communities, kan skapas av alla som har tillgång till WSP:s intranät. De är av-sedda för professionell kunskapsdelning och kan skapas som öppna eller stängda för personer som inte är inbjudna. WSP rekommenderar generellt att ha öppna nätverk. Stängda nätverk är främst till för då det behövs forum för diskussioner och information som är konfidentiell. Det finns också communities som är avsedda för sociala kontakter. Dessa kallas klubbar, men avses alltså inte i enkäten.

34

Referensdatabasen

I referensdatabasen finns referensobjekt av uppdrag som WSP har gjort. Den är gemensam för hela WSP Sverige och syftet är att medarbetarna ska kunna söka efter en viss typ av projekt och hitta en kontaktperson till det, som man kan kontakta för mer information. I referensdatabasen går det att söka på projektnamn, tidsperiod, entreprenadform, affärsområde m.m.

Figur 12. Hur ofta använder medarbetarna referensdatabasen?

Avdelnings- och gruppmöten

Avdelningsmöten hålls två ggr/år. De brukar innehålla information om ekonomi, nyheter affärsområ-det, kund/marknad m.m. men också en del som är utbildning i någon form. T.ex. har ett av kontoren avsatt en del av mötet till ”Joakims hörna”, döpt efter en senior projektledare. Där tar någon av med-arbetarna upp ämnen som de kan, exempel är stålkompetens, nya lagar och regler. Gruppmöten har de var sjätte vecka, där de tar upp mer specifika ämnen angående de projekt som pågår i gruppen. Alla berättar också vad de arbetar med just då och läget, vilket gynnar nätverkande inom gruppen.6 av 100 respondenter uppger i enkäten att de inte går/har avdelnings- eller gruppmöten.

Interna kurser/lärare

Något liknande den utbildande delen av avdelningsmötena har de även interna kurser, seminarier eller workshops där en medarbetare håller i kursen. Ibland tar de också in en extern lärare eller f.d. medar-betare, men grundtanken är att det ska vara en intern lärare som har god verksamhetsförankring. Kur-serna ska vara uppbyggda så de präglas av dynamik genom att alla får vara aktiva, t.ex. presentera, och inte bara stillasittande ta in information.

35

Särskilt på en avdelning har de arbetat medvetet med att skapa en kultur där det är tillåtet att fråga om hjälp och råd samtidigt som det också är självklart att svara om man kan. För att skapa kulturen lyfter de frågan på lednings-, avdelnings- och gruppmöten. Det här tas upp redan vid anställningsintervjun, enligt en av AC. Ett uttryck som de arbetar med för att förmedla detta är ”Våga fråga- Vi hjälper till”.

Figur 14. Hur ofta frågar medarbetarna en kollega eller chef?

4.4 Kunskapsöverföringen med avseende på lärprocesser

Kapitlet presenterar vilka av företagets verktyg/aktiviteter för kunskapsöverföring som ger utrymme för respek-tive lärprocess, främst baserat på resultaten från enkätundersökningen.

Fördelning respondentkategorier

I dokument Strategi för kunskapsöverföring (sidor 33-37)