Získávání zaměstnanců je proces, jehož cílem je efektivně prezentovat volné pracovní příležitosti na trhu práce, upoutat zájem a přilákat vhodné uchazeče o zaměstnání do organizace, a to v odpovídajícím čase a s adekvátními náklady. (Šikýř, 2016)
Autor Koubek (2015) proces získávání zaměstnanců rozděluje do následujících fází:
• identifikace potřeby získávání pracovníků – na identifikaci potřeby získávání zaměstnanců se podílejí personalisté spolu s liniovými manažery, kteří vycházejí z předem stanovených plánů organizace, musí být také připraveni na náhlý odchod zaměstnance a umět včas reagovat.
• Charakteristika a konkretizace nabízeného pracovního místa – úkolem personalisty je podrobně popsat specifika nabízené pracovní pozice například
24
informace o práci a pracovních podmínkách. Popřípadě popis upravit, pokud není aktuální.
• Zvážení možných variant – volná pracovní pozice nebude obsazena, ale organizace využije alternativu pokrytí pozice například formou přesčasů, v podobě částečného úvazku nebo úplné zrušení pracovního místa.
• Výběr charakteristik popisu a specifikace pracovního místa, na kterém je založeno získávání a pozdější výběr pracovníků – soubor požadavků sestavený přehledně a výstižně pro volnou pracovní pozici tak, aby měl uchazeč zřetelnou představu o vykonávání budoucí práce a úkonech s ní spojených. Požadavky na pracovníka z pohledu specifikace obsahují shrnutí dosaženého vzdělání a kvalifikace, získané dovednosti a schopnosti, pracovní zkušenosti a charakteristiky osobnosti. Důležité body, které zmiňuje autor Koubek (2015), v sestavení smysluplného popisu pracovního místa, jsou následující:
- název pracovního místa, pracovní funkce, zaměstnání, - úkoly, za které je pracovník odpovědný,
- místo výkonu práce,
- možnosti školení či vzdělávání v práci,
- pracovní a platové podmínky, pracovní prostředí.
• Identifikace zdrojů pracovních sil – v této fázi se organizace rozhoduje, zda bude využívat vnitřních nebo vnějších zdrojů pracovních sil, eventuelně zvolí kombinaci obou zdrojů.
• Výběr metod získávání pracovníků – organizace musí zvážit, prostřednictvím kterých metod rozhodne o získávání zaměstnanců, opět se zde komponují vnitřní nebo vnější zdroje.
• Volba dokumentů a informací, které bude organizace vyžadovat od uchazečů – na základě vybraných dokumentů a shromážděných informací má organizace
- lékařský posudek o zdravotním stavu,
- průkazy spojené s profesí, například potravinářský průkaz.
25
• Vytvoření nabídky zaměstnání – vychází z popisu a specifikace pracovního místa, organizace při vytvoření nabídky práce musí také brát ohled, zda bude vybírat z vnitřních nebo vnějších zdrojů, ovlivněna je i zvolenou metodou získávání zaměstnanců nebo volbou dokumentů a požadovaných informací po uchazeči.
• Zveřejnění nabídky volné pracovní příležitosti – období, během něhož mají lidé možnost ucházet se o volnou pracovní pozici prostřednictvím metod získávání zaměstnanců vybraných organizací. Dané metody jsou rozebrány v kapitole 4.3.1.
Samotné období by nemělo být příliš dlouhé ani příliš krátké, rozhoduje i požadovaná kvalifikace na pracovní pozici, za ideální období procesu se považuje doba tří týdnů.
• Shromažďování dokumentů a informací od uchazečů – personální útvar má za úkol kontrolovat úplnost předložených dokumentů, jestliže chybí určitá informace o uchazeči, měl by si je vyžádat a doplnit.
• Předběžný výběr (předvýběr) ze skupiny uchazečů o zaměstnání na základě prezentovaných informací a dokumentů – na základě obdržených informací a dokumentů organizace zkoumá kvalitu uchazeče v poměru s požadavky na volnou pracovní pozici. Následně rozhodne, zda daný kandidát spadá do skupiny velmi vhodných, vhodných nebo nevhodných uchazečů a podle rozřazení uchazečů do skupin, se odvíjí další kroky organizace. Velmi vhodní uchazeči musejí být přizváni k výběrovým postupům, vhodní jsou zařazeni do výběrových fází pouze tehdy, pokud počet velmi vhodných uchazečů je nedostačující. Nevhodní uchazeči by měli být zdvořile informováni povětšinou skrz telefonní hovor nebo email, že do výběrových procesů nepostupují. Informování skrz telefonní hovor je zdvořilejší a ukazuje kvalitu dané organizace. (Is.muni.cz, 2020)
• Kompletace seznamu uchazečů, kteří by měli být přizváni do výběrového procesu – při odpovídajícímu počtu uchazečů, autor Koubek (2016) uvádí až deset uchazečů na jedno pracovní místo, je kompletace seznamu uchazečů závěrečný krok v procesu získávání zaměstnanců. Ovšem, znovu záleží, jaká pracovní pozice je obsazována, při vyšších pozicích, například manažerská pozice, se uvádí vyšší počet velmi vhodných kandidátů. V praxi jsou tato čísla daleko nižší, pro manažerské pozice organizace vybírá zhruba ze tří až pěti velmi vhodných uchazečů.
26
Na průběh procesu získávání zaměstnanců v oblasti analýzy pracovního místa a plánování zaměstnanců působí vnější faktory, které samotné organizace často nejsou schopné ovlivnit.
Příkladem jsou sociální, ekonomické, demografické, sídelní, politicko-legislativní či technologické faktory. Vnitřní faktory souvisí s konkrétním popisem pracovního místa (popis práce, požadavky práce na zaměstnance, rozsah povinností a zodpovědnosti, pracovní podmínky) a s charakterem organizace (pověst organizace, její image a hospodaření, vize a cíle, možnost kariérního růstu, péče o zaměstnance, úroveň mezilidských vztahů, poloha organizace a životní prostředí kolem ní). (Šikýř, 2016)
4.1.1 Metody získávání zaměstnanců
Při vyhledávání budoucích zaměstnanců můžeme využít vnitřní nebo vnější pracovní zdroje z pracovního trhu. Vnitřními neboli interními zdroji při získávání zaměstnanců se rozumí především zaměstnanci, kteří v organizaci pracují nebo s organizací spolupracují. Do těchto segmentů se řadí i zaměstnanci po rodičovské dovolené nebo studenti, kteří v organizaci po nějakou dobu pracovali v rámci plnění praxí. Je očividné, že obsazení pracovních pozic z vnitřních zdrojů organizace vede často k vyšší motivaci zaměstnanců a v důsledku toho i adaptační proces je podstatně kratší. (Žufan, 2012)
Vnější, často uváděné jako externí pracovní segment, jsou zdroje získávané ze skupin uchazečů mimo organizaci, tím se rozumí, že nejsou součástí organizace. Autor Žufan (2012) tyto uchazeče rozděluje na:
• uchazeče, kteří nemají zaměstnání a aktivně si ho hledají,
• uchazeče, kteří práci mají, ale hledají změnu,
• uchazeče, kteří jsou zaměstnáni, nehledají si novou práci, ale organizace o ně má zájem.
Dále má organizace možnost využít doplňkových zdrojů, které spadají do vnějších zdrojů pracovníků. Zpravidla jsou do této kategorie řazeny ženy v domácnosti, důchodci, studenti (pokrytí víkendů, sezónnost) a pracovní zdroje v zahraničí. (Koubek, 2015)
Tabulka 1 zobrazuje přehled vnitřních a vnějších zdrojů získávání zaměstnanců.
27
Tabulka 1: Přehled výhod a nevýhod získávání zaměstnanců z vnitřních a vnějších zdrojů
Výhody Nevýhody
Vnitřní zdroje
- organizace zná všechny stránky výkonu zaměstnance
- uchazeč zná lépe firemní kulturu - zvyšuje motivaci pracovníků
(naděje na lepší místo)
- nižší náklady na získání a orientaci zaměstnanců
- lepší návratnost investic a využití zkušeností pracovníka, které získal - přeřazením zaměstnance na nové
místo se uvolní místo, které doposud zastával
Vnější zdroje
- uchazeči z okolních organizací mohou vnést nové a kreativní myšlení
- často snadnější a rychlejší získat kvalifikovaného odborníka z okolí než vyhledávat v organizaci - nalezení většího rozsahu talentů
mimo organizaci než vně
- vysoké náklady
- adaptace a orientace nových zaměstnanců trvá delší dobu - mohou vzniknout konflikty mezi
dlouhodobými zaměstnanci z důvodu neocenění jejich kvalit v porovnání s novým nastupujícím pracovníkem
Zdroj: vlastní zpracování dle Koubek, 2012
Obvykle organizace ve vyspělých zemích využívají vnitřních zdrojů pro obsazení volných pracovních míst, protože získání přehledu informací o vnitřních zdrojích je daleko jednodušší a snadnější (k dispozici jsou informace o pracovnících, pracovních místech, předběžné informace, kdy a kde nastane uvolnění pracovníků/pracovních pozic, nebo který pracovník je schopen nahradit předchozího). Tudíž organizace není zatížena zdlouhavými a nákladnými procesy získávání nového zaměstnance. Odpadají také poměrně vysoké náklady na inzerci a adaptaci, protože nový pracovník musí být po nějakou dobu zaškolován jiným pracovníkem, než je schopný vykonávat danou práci samostatně. Zmenšuje se výběr a organizace zná kvality stávajících zaměstnanců. Jestliže se neuskuteční pokrytí volné pracovní pozice z vnitřních zdrojů, je organizace nucena vybírat uchazeče z vnějších zdrojů.
(Koubek, 2015)
Metody získávání zaměstnanců z vnějších zdrojů dle autorky Dvořákové (2012).
• Osobní doporučení – doporučení bývá od osob (kamarádi, známí, rodina), na které se personální útvar může spolehnout a věřit jim, protože může získat více informací o kandidátovi. Často se tato metoda používá především ve státní a veřejné správě, při zaměstnání známých nebo rodinných příslušníků. Kandidáti přes osobní
28
doporučení mívají zpravidla větší šance uspět ve výběrovém procesu na pracovní pozici.
• Získávání nových zaměstnanců na školách – například ve spolupráci se středními odbornými školami nebo univerzitami.
• Úřady práce
• Agentury zprostředkovávající práci – řadí se do moderní formy využívání pružné pracovní síly a mnohdy se z těchto externích pracovníků stávají interní zaměstnanci podniku.
• Personální agentury – personální agentury vyhledávají spíše organizace, které potřebují levnou pracovní sílu do výrobních řad, ovšem jsou zde rizika spojená s nesplněním očekáváných požadavků ze strany podniku. Častou výhodou je rychlý proces získání pracovníků a také rychlé a snadné nahrazení takzvaně „kus za kus“.
• Inzeráty v médiích – vhodné pro obsazování robotických profesí, ale rozhodně ne pro vyšší manažerské pozice. Inzeráty oslovují velmi široký okruh kandidátů, proto je důležité, aby inzerce byla graficky i textově zajímavá.
• E-recruiment – v současné době nejpreferovanější způsob hledání kandidátů.
Existuje více webových portálů, které se zaobírají poskytováním této služby, přičemž prvotní komunikace s kandidátem probíhá elektronicky. Na pohovor jsou přizvání jen ti, kteří projdou přes první „síto“. Tento způsob komunikace značně urychluje proces výběru.