hållbar utveckling
Miljöledningssystem i myndigheter 2007
Miljöledningssystem i myndigheter 2007
Beställningar
Ordertel: 08-505 933 40 Orderfax: 08-505 933 99 E-post: natur@cm.se
Postadress: CM Gruppen AB, Box 110 93, 161 11 Bromma Internet: www.naturvardsverket.se/bokhandeln
Naturvårdsverket
Tel 08-698 10 00, fax 08-20 29 25 E-post: registrator@naturvardsverket.se Postadress: Naturvårdsverket, SE-106 48 Stockholm
Internet: www.naturvardsverket.se ISBN 978-91-620-5837-1.pdf ISSN 0282-7298 Elektronisk publikation © Naturvårdsverket 2008 Tryck: CM Gruppen AB Omslagsfoto: Digital Vision
Förord
Miljöledningssystem är ett verktyg för att få till stånd ett systematiskt miljöarbete i en organisation. Regeringen har därför beslutat att statliga myndigheter ska införa miljöledningssystem. Miljöarbetet i myndigheterna ska bidra till att uppnå de na-tionella miljökvalitetsmålen och framhålla staten som ett föredöme.
Naturvårdsverket har regeringens uppdrag att ge myndigheterna stöd i deras miljöledningsarbete. I uppdraget ingår även att årligen redovisa en sammanfattning av myndigheternas miljöledningsarbete. Denna rapport är Naturvårdsverkets redo-visning av uppdraget år 2007. Förhoppningen är även att rapporten ska ge stöd till de deltagande myndigheterna och bidra till en ökad kunskap om miljöledningssy-stem i myndigheter.
Rapporten är författad av Jenny Oltner och Lena Söderlundh på Naturvårdsverket. Stockholm i april 2008
Innehåll
FÖRORD 3 SAMMANFATTNING 7 SUMMARY 10 1 INLEDNING 13 1.1 Bakgrund 131.2 Myndigheternas årliga redovisning 13
1.3 Myndigheter som omfattas 14
1.4 Svarsfrekvens 14
1.5 Rapporten 14
2 GRUNDLÄGGANDE ELEMENT I MILJÖLEDNINGSSYSTEMET 16
2.1 Miljöcertifiering 16
2.2 Systematisk ständig förbättring 16
2.3 Miljöutredning 18 2.4 Miljöpolicy 18 2.5 Övergripande miljömål 19 2.6 Detaljerade mål 20 2.7 Användning av nyckeltal/uppföljningsmått 21 2.8 Uppföljning av detaljmål 24
2.9 Integrering av miljömål i verksamheten 26
2.10Åtgärder som gett positiva miljöeffekter 27
2.11Miljöutbildning 28
2.12Revision av miljöledningssystemet 30
2.13Nedlagd arbetstid 31
2.14Återkoppling från departementen 32
2.15En jämförelse med tidigare år 33
3 MER AVANCERADE DELAR I MILJÖLEDNINGSSYSTEMET 35
3.1 Senaste revisionen av miljöledningssystemet 35
3.2 Indirekt miljöpåverkan 37
3.3 Övriga miljörapporteringar 39
3.4 Miljökrav vid upphandling 40
3.5 Ledningens genomgång 41 3.6 Bieffekter av miljöledningssystemet 42 4 MILJÖPRESTANDA 44 4.1 Miljöeffekter av miljöledningsarbetet 44 4.2 Verifiering av miljöeffekter 45 4.3 Metoder för verifiering 45
5 RANKINGRESULTAT 46
5.1 Kriterier för rankinglistan 46
5.2 Rankinglistan 47
5.3 Analys av resultatet 54
6 SAMMANFATTANDE DISKUSSION 57
6.1 Återkoppling från departementen fortsatt sällsynt 57
6.2 Många myndigheter har klättrat i rankinglistan 57
6.3 Allt fler följer upp och sätter mål för att minska sin miljöpåverkan 58
6.4 Fler genomförda revisioner under året 59
6.5 Både positiv och negativ utveckling för miljökrav vid upphandling 59
6.6 Förväntningar inför nästa års redovisning 60
7 REFERENSER 61
8 BILAGOR 62
8.1 Bilaga 1: Modell för redovisning av miljöledningsarbetet 2007 62 8.2 Bilaga 2: Myndigheter med uppdrag att redovisa sitt miljö-
ledningsarbete 2007 67
Sammanfattning
För att stimulera miljöarbetet i staten har regeringen beslutat att statliga myndighe-ter ska införa miljöledningssystem. Naturvårdsverket har regeringens uppdrag att stödja myndigheterna i detta arbete. I uppdraget ingår att årligen redovisa en sam-manställning av miljöledningsarbetet baserad på myndigheternas rapporteringar. Överlag positivt resultat jämfört med föregående år
Miljöledningsarbetet för de statliga myndigheterna 2007 har gått framåt jämfört med tidigare år. De grundläggande elementen i miljöledningssystemen som miljö-utredning, miljöpolicy och övergripande miljömål finns nu hos de allra flesta myn-digheterna.
Brist på återkoppling från departementen
Många myndigheter anser att det är viktigt att få återkoppling på sitt miljölednings-arbete från departementet. Tyvärr är det fortfarande få myndigheter, endast 20 procent, som får det. Andelen myndigheter som fått återkoppling under året har visserligen ökat med 4 procentenheter, men återkopplingen från departementen är fortfarande alldeles för svag. Naturvårdsverkets rankinglista betraktas av många som ett slags respons på eller incitament för miljöarbetet, men den kan endast vara ett komplement till departementets återkoppling.
Många myndigheter har klättrat i rankinglistan
Naturvårdsverket har även i år rankat myndigheterna efter hur långt de kommit med miljöledningsarbetet. För att komma med på rankinglistan i år måste myndig-heten ha rapporterat enligt miljödepartementets riktlinjer (M2007/5070/H). Nytt för i år är att listan tydligare ska visa resultatet för de olika grupperna av miljöled-ningsmyndigheter1 och hur myndigheterna har förbättrat respektive försämrat sina poäng sedan föregående år. Resultatet av rankingen visar att det skett en förbättring med i snitt 2 poäng för en stor del, 41 procent, av myndigheterna sedan föregående år. En mindre andel, 14 procent, av myndigheterna har tilldelats en lägre poäng än föregående år.
Nedan redovisas de myndigheter som fått maximal poäng i rankingen och de myndigheter som förbättrat sin poäng med fyra eller fler poäng sedan föregående år. Myndigheter som markerats i kursiv stil svarade inte på flera frågor i föregåen-de års redovisning och för föregåen-dessa myndigheter kan förbättringen inte bekräftas med samma säkerhet som för dem som svarat även tidigare år.
1
Se avsnittet om Myndigheternas årliga redovisning för beskrivning av vilka myndigheter som ingår i de tre grupperna.
Ranking av myndigheters miljöledningssystem 2007.
Myndigheter med högst ranking-poäng Banverket Göteborgs universitet Högskolan i Gävle Lantmäteriverket Luftfartsverket Naturvårdsverket Räddningsverket SMHI Statens fastighetsverk Statens strålskyddsinstitut Sveriges geologiska undersökning Vägverket
Kommentar: Rankingen är baserad på Naturvårdsverkets kriterier (se avsnitt ”Kriterier för ranking-listan”).
Det bör påpekas att rankinglistan endast ger en schematisk bild av hur långt myn-digheterna har kommit med sitt miljöledningsarbete. Rankingen visar exempelvis inte hur en myndighet följer upp sin miljöpåverkan eller om den har minskat sin negativa miljöpåverkan. Förhoppningsvis kan detta bli tydligare framöver om rikt-linjerna för redovisningen inkluderar Naturvårdsverkets förslag till uppföljning av de statliga miljöledningssystemens effekter2.
Allt fler mäter och sätter mål för sin miljöpåverkan
Viktiga framsteg har gjorts när det gäller andelen myndigheter som använder nyck-eltal/uppföljningsmått och detaljerade miljömål. Hela 69 procent använder sig av nyckeltal och 75 procent av detaljerade miljömål. För dessa områden utgör ökning-en 13 respektive 12 procökning-entökning-enheter sedan föregåökning-ende år. Det är vanligast att man följer upp pappersförbrukning, tjänsteresor och energiförbrukning.
Fler revisioner och allt vanligare med utbildning
Andelen myndigheter som har genomfört revisioner under året har ökat med 11 procentenheter sedan föregående år och ligger nu på 42 procent totalt. Dessutom uppger en större andel myndigheter att de anordnar regelbundna miljöutbildningar. Ökningen ligger på 10 procentenheter sedan föregående år och är nu uppe i 40 procent totalt.
2
Naturvårdsverket, Förslag till metod för uppföljning av de statliga miljöledningssystemens effekter, Rapport 5816
Myndigheter som förbättrats med 4 p eller mer sedan föregående år
Arkitekturmuseet (+5) Formas (+5)
Försvarets radioanstalt (+6)
Handisam (+6)
Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (+4)
Järnvägsstyrelsen (+5)
Ombudsmannen mot etnisk diskriminering (+6)
Patent- och registreringsverket (+4)
Förväntningar inför nästa års redovisning
Det är förvånande att myndigheter med redovisningsansvar uteblir med sina redo-visningar eller inkommer för sent. Dessutom finns det myndigheter som lämnat bristfälliga svar eller inte svarat på alla obligatoriska frågor. Exempelvis har hela 40 myndigheter inte svarat på frågan om vilka åtgärder de vidtagit som beräknas ha positiva miljöeffekter. En förhoppning till nästa års redovisning är att dessa brister ska förekomma i mindre utsträckning.
Summary
In 1996 the Swedish government decided that agencies should implement envi-ronmental management systems and submit annual progress reports. The environ-mental performance of these agencies is intended to contribute to the achievement of the national environmental quality objectives. The Swedish Environmental Pro-tection Agency (EPA) has been commissioned by the government to support agen-cies in these efforts. The commission includes making an annual compilation of environmental management efforts based on the agencies’ progress reports. Such a compilation follows in this report.
Generally positive results compared with the previous year
Environmental management in government agencies has progressed during 2007, in comparison with previous years. The basic elements of the environmental man-agement systems, including environmental reviews, environmental policies and overall environmental objectives, are now in place at most agencies.
Lack of feedback from ministries
Many agencies underline the importance of feedback about their environmental management efforts from their respective ministries. Unfortunately, only a small number of agencies, 20 per cent, currently receive such feedback. Although the share of agencies receiving feedback has increased by four percentage points com-pared to the previous year, ministry feedback remains far too low. Many regard the Swedish EPA’s ranking as a kind of response to, or incitement for, environmental efforts, but it can only serve as a complement to ministry feedback.
Many agencies have improved their ranking
As in the previous year, the Swedish EPA has ranked agencies based on how their environmental management efforts have progressed during the year. In order to be included in this year’s ranking, the agency must have reported in accordance with the Ministry of Environment’s guidelines (M2007/5070/H). A new feature of this year’s ranking is that results for the three different groups of environmental man-agement agencies3 are shown more clearly, as is the change in points compared to the previous year. The ranking shows that a large proportion of agencies – 41 per cent – have improved by an average of two points compared to the previous year. A smaller share, 14 per cent, of agencies have received a lower points score than for the previous year.
The charts below show those agencies that have achieved the maximum score in the ranking, and those that have improved their ranking by four or more points compared to the previous year. Agencies with names in italics did not answer sev-eral questions in the previous year’s report, which means that their results cannot
3 See the section on agencies’ annual reporting for a description of which agencies are included in the
be confirmed to the same degree as the results for agencies that responded to all the questions in previous years.
Ranking of agencies’ environmental management systems 2007.
Agencies with the highest ranking The Swedish Rail Administration The University of Gothenburg The University of Gävle The National Land Survey LFV Group
The Environmental Protection Agency The Swedish Rescue Services Agency The Swedish Meteorological and Hydrological Institute
The National Property Board
Swedish Radiation Protection Authority Geological Survey of Sweden The Swedish Road Administration
Note: The ranking is based on the Swedish EPA’s criteria.
It should be pointed out that the ranking only gives a rough picture of how far agencies have come in their environmental management efforts. For example, the ranking does not show how an agency monitors its environmental impact, or if an agency has reduced its negative environmental impact. Hopefully, these things will become clearer in the future, if the Swedish EPA’s proposed monitoring of the effects of government environmental management systems4 is adopted and in-cluded in the guidelines for reporting.
More agencies are measuring and setting targets for their environ-mental impact
Significant progress has been made in the number of agencies that employ key indicators/monitoring measurements and detailed environmental objectives. As many as 69 per cent of agencies use key indicators, and 75 per cent use detailed environmental objectives. For these areas, the increase is 13 percent and 12 per-cent, respectively, on the previous year. The most common evaluations are of paper consumption, business travel and energy use.
4 The Swedish Environmental Protection Agency: Proposed method for evaluating effects of
govern-ment environgovern-mental managegovern-ment systems, Report 5816.
Agencies with a ranking improvement of 4 or more points on the previous year
Arkitekturmuseet (+5)
The Swedish Research Council Formas (+5)
The National Defence Radio Establishment (+6)
Handisam, the Swedish Agency for Disability Policy Coordination (+6)
HSAN, the national authority for assessing medical negligence (+4)
The Swedish Rail Agency (+5)
The Ombudsman against ethnic discrimination (+6)
The Patent and Registration Office (+4)
The National Board of Psychological Defence (+4)
More audits and training programmes
The share of agencies that held audits during the year increased by 11 percentage points on the previous year, and is now at 42 per cent. Additionally, an increasing number of agencies are reporting that they arrange regular environmental training programmes. The increase here is of 10 percentage points compared to the previous year, with the total number at 40 per cent.
Expectations for next year’s report
It is surprising that agencies with a reporting obligation fail to file their reports, or file them too late. There are also agencies that have provided insufficient responses or have not answered all the obligatory questions. One expectation for next year’s report is that such deficiencies will have been reduced.
1 Inledning
1.1 Bakgrund
Alla verksamheter påverkar miljön på något sätt och det är därför nödvändigt att säkerställa ett aktivt miljöarbete. De statliga myndigheterna har ett stort miljöan-svar, dels genom upphandling, regler och andra beslut, dels genom att vara en före-gångare inom miljöarbetet.
Miljöledningssystem är ett verktyg som på ett systematiskt sätt bidrar till att säkerställa att miljöarbetet inom statsförvaltningen genomförs effektivt. Miljöled-ningssystemets grundläggande syfte är att uppnå ständiga förbättringar. En imple-mentering ska på så sätt leda till att en organisations totala miljöbelastning fortlö-pande minskar.
Regeringen beslutade 1996 att statliga myndigheter ska införa miljöledningssy-stem och årligen rapportera till regeringen om hur arbetet fortskrider. Miljöled-ningsarbetet i myndigheterna ska medverka till att uppnå de nationella miljökvali-tetsmålen, som utgör konkreta mål för Sveriges miljöpolitik.
Naturvårdsverket har sedan 2000 regeringens uppdrag att ge statliga myndighe-ter stöd i deras miljöledningsarbete. I uppdraget ingår även att årligen redovisa en sammanfattning av myndigheternas miljöledningsarbete. Sammanfattningen byg-ger på de redovisningar som myndigheterna skickar in till sitt departement och med kopia till Naturvårdsverket.
1.2 Myndigheternas årliga redovisning
De myndigheter som har i uppdrag att införa miljöledningssystem ska årligen re-dovisa till regeringen hur arbetet fortskrider. Redovisningen ska göras enligt fast-lagda riktlinjer beslutade av Miljödepartementet (se bilaga 1). Redovisningen ska skickas både till myndighetens respektive departement och till Naturvårdsverket senast den 1 mars varje år.
Myndigheterna är indelade i tre grupper beroende på hur stor deras miljöpåver-kan bedöms vara. I grupp 1 finns myndigheter med centrala miljörelaterade uppgif-ter. Grupp 2 innehåller övriga myndigheter med stor betydelse för miljöfrågor och grupp 3 är myndigheter med i huvudsak direkt miljöpåverkan. Omfattningen av den årliga redovisningen varierar beroende på vilken grupp myndigheten tillhör.
Riktlinjerna för myndigheternas redovisning av miljöledningsarbetet är indelad i tre delar. Den första delen innehåller frågor om miljöledningssystemets grund-element och ska besvaras av alla grupper. Den andra delen innehåller frågor om mer avancerade delar i miljöledningssystemet och ska besvaras av grupperna 1 och 2. Den tredje delen innehåller frågor om miljöprestanda och ska besvaras av grupp 1 obligatoriskt vart tredje år. I år var denna del frivillig för grupp 1 att besvara.
1.3 Myndigheter som omfattas
Totalt omfattas 177 myndigheter av uppdraget att redovisa sitt miljöledningsarbete. Av myndigheterna finns 43 i grupp 1, 51 i grupp 2 och 83 i grupp 3. Myndigheter-na med redovisningsansvar är listade i bilaga 2.
1.4 Svarsfrekvens
Av de 177 myndigheterna med redovisningsansvar har 169 skickat in sina redovis-ningar till Naturvårdsverket. Det motsvarar en svarsfrekvens på 95 procent, vilket är något sämre än förra året (97 procent). Andelen svarande har minskat i grupp 3 samtidigt som den har ökat i grupp 1. För respektive grupp är svarsfrekvensen 100 procent för grupp 1, 96 procent för grupp 2 och 93 procent för grupp 3. Tre myn-digheter5 har även rapporterat in frivilligt. Det innebär att det totala underlaget för årets rapport består av 172 myndigheter.
Sju myndigheter har helt uteblivit med sin redovisning. Dessa myndigheter är Folke Bernadotteakademin, Institutet för rymdfysik, Kungliga biblioteket, Myn-digheten för nätverk och samarbete inom högre utbildning, Riksgäldskontoret, Statens maritima museer och Ungdomsstyrelsen. De är markerade i fet stil i bilaga 2. En av dem har uteblivit med sin redovisning två år i rad och är understruken samt markerad i fet stil i bilaga 2.
Av myndigheterna har 23 stycken lämnat i sina redovisningar mer eller mindre sent. En av dem, Statens folkhälsoinstitut, inkom så sent att den inte kunde inklude-ras i årets sammanställning. De myndigheter som inkommit sent med redovisningar är markerade i kursiv stil i bilaga 2.
Tre av myndigheterna har inte svarat enligt givna riktlinjer6. Det är en positiv utveckling från föregående då motsvarande antal var betydligt högre (24 myndig-heter). De myndigheter som inte har svarat enligt riktlinjerna har, till skillnad från föregående år, inte tagits med i årets rankinglista.
1.5 Rapporten
Rapporten är disponerad så att den följer riktlinjerna för myndigheternas redovis-ning. I kapitel 2 redovisas svaren på frågorna i del 1, vilka besvarats av samtliga myndigheter. Här finns den mesta statistiken. Därefter, i kapitel 3, presenteras svaren på frågorna i del 2, vilka har besvarats av myndigheter i grupperna 1 och 2. I kapitel 4 finns sammanställningen av frågorna för del 3. I år det frivilligt för grupp 1 att besvara frågorna i denna del. Delarna 2 och 3 innehåller mest öppna frågor och resultatet kommer därför att presenteras i diskuterande form. I kapitel 5 presenteras rankinglistan och dess resultat. Slutligen finns en sammanfattande dis-kussion i kapitel 6, där de viktigaste iakttagelserna i årets redovisning diskuteras. Där så är möjligt och relevant jämförs resultatet med tidigare år. På grund av att riktlinjerna för redovisningen har ändrats är det inte möjligt att jämföra med
5 Dessa myndigheter är Göteborgs universitet, Högskolan i Gävle och Kronofogdemyndigheten.
Krono-gdemyndigheten kommer från och med nästa år att tillhöra grupp 2. fo
6 Dessa myndigheter är Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap, Sametinget och Statens
re år än 2005. Om det finns några betydande skillnader mellan grupperna redovisas även dessa.
2 Grundläggande element i
miljö-ledningssystemet
Den första delen i redovisningen som myndigheterna besvarar berör de grund-läggande komponenterna i ett miljöledningssystem. Frågorna ska besvaras av samt-liga myndigheter. Underlaget för denna del är alltså 172 myndigheter.
2.1 Miljöcertifiering
Standarderna ISO och EMAS är verktyg för att utveckla ett miljöledningssystem. De innehåller en rad objektivt reviderbara krav som ska uppfyllas för en certifie-ring.
Sjutton myndigheter (se bilaga 3) har redovisat att de är miljöcertifierade. Ma-joriteten finns i grupp 1. Fjorton myndigheter är certifierade enligt ISO 14001. Dessutom är två av dem även certifierade enligt EMAS. Två myndigheter är certi-fierade enligt ISO 90017 och en myndighet är certifierad enligt EMAS. Dessutom uppger två myndigheter, som har redovisat frivilligt till Naturvårdsverket, att de är miljöcertifierade. Jämfört med förra årets redovisning har fyra nya myndigheter blivit miljöcertifierade. Samtidigt uppger en ISO-certifierad myndighet att den inte längre är certifierad. Ett antal myndigheter som ännu inte är certifierade säger att de ämnar bli certifierade under 2008.
2.2 Systematisk ständig förbättring
Ett primärt syfte med miljöledningssystem är att få ett systematiskt miljöarbete som ständigt förbättras. Det innebär att miljöledningssystemet ska leda till förbätt-rad miljöprestanda snarare än till förbättringar av själva ledningssystemet, till ex-empel förbättrade rutiner8. Ansvaret för ständig förbättring ligger på samtliga che-fer, liksom det är medarbetarnas ansvar att efterleva de rutiner som krävs för miljö-arbetet9.
Av myndigheterna uppger 85 procent att de arbetar systematiskt med att för-bättra miljöarbetet, vilket innebär en ökning med 4 procentenheter från förra året.
7 ISO 9001 är en kvalitetssäkring som visar hur myndigheten/företaget kan säkerställa att kundernas
krav på företaget och dess produkter uppfylls. I likhet med ISO 14001 har även denna standard ett systematiskt synsätt men är samtidigt inriktad på att tillmötesgå kundkrav och innehåller inga ovillkorliga
rav på förbättringar. k
8 Sis MiljöForum, Miljöledningsguiden, sid. 129. 9 Sis MiljöForum, Miljöledningsguiden, sid. 85.
Ej systematisk förbättring 13% Systematisk förbättring 85% Ej svarat 2%
Figur 1. Andel myndigheter som arbetar med systematisk förbättring av miljöledningssystemet 2007. Totala underlaget är 172 myndigheter.
Myndigheterna arbetar främst med systematisk förbättring genom en kontinuerlig uppföljning, utvärdering och översyn av rutiner, miljömål och handlingsprogram. För att upptäcka brister eller avvikelser, och därmed kunna vidta åtgärder för att förbättra systemet, är det vanligt att man regelbundet genomför interna eller exter-na revisioner. En del myndigheter anger även att de använder nyckeltal i uppfölj-ningen. Framtagande eller revidering av miljöutredning och miljöpolicy nämns i vissa fall också som en del av förbättringsarbetet. Några myndigheter uppger att miljöarbetet är integrerat med och följs upp som en del av den ordinarie verksam-hetsplaneringen. En del av myndigheterna har en miljögrupp/miljöansvarig som arbetar med att upptäcka avvikelser och föreslå förbättringar. I andra fall finns möjligheter att lämna avvikelserapportering och förbättringsförslag genom exem-pelvis intranätet. Vissa myndigheter uppger även att deltagande, information, ut-bildning och ökad medvetenhet bland medarbetarna är en viktig del i arbetet med systematiska förbättringar. Diskussioner, seminarier, forskning och utvecklingspro-jekt och samarbete med olika parter är andra medel som några myndigheter anger kan leda till en förbättring av miljöledningssystemet.
Gott exempel från Polarforskningssekretariatet
Polarforskningssekretariatet använder ”Demings cykel” (Plan-Do-Check-Act) som mo-dell för att uppnå förbättringar av verksamhetens miljöprestanda. Då myndighetens största miljöpåverkan sker i samband med expeditioner till Antarktis och Arktis arbetar man kontinuerligt med till exempel teknikutveckling för att hitta lösningar som minimerar utsläpp och miljöpåverkan i denna känsliga omgivning. Varje expedition föregås av en miljökonsekvensbeskrivning för att minimera miljöpåverkan och för varje enskild expe-dition upprättas ett miljöprogram med miljöpolicy och miljömål.
Den vanligaste orsaken till varför myndigheter inte arbetar med systematiska för-bättringar är att de anser att verksamheten inte ger upphov till någon betydande miljöpåverkan. Omorganisation, små resurser och en begränsad potential till för-bättring utpekas även som skäl. Några myndigheter uppger också att miljöled-ningssystemet fortfarande är under implementering, eller att det gått för kort tid
sedan det infördes. Vissa myndigheter anger att det finns en ambition att införa ett mer systematiskt miljöledningsarbete i framtiden.
2.3 Miljöutredning
Miljöutredningen är en kartläggning och utvärdering av sambandet mellan myn-dighetens verksamhet och miljöpåverkan. Den är ett beslutsunderlag för myndighe-tens fortsatta miljöarbete och lägger även grunden för miljöpolicy, miljömål och handlingsplan10.
Av myndigheterna uppger 97 procent att de har en miljöutredning, vilket är en ökning med 1 procentenhet sedan föregående år. Majoriteten av miljöutredningarna (54 procent) är gjorda 2003 eller senare varav nästan en tredjedel av dem har en miljöutredning från 2007. En aktuell utredning är ett viktigt element i arbetet med ständiga förbättringar. Därför är det positivt att andelen myndigheter som har en miljöutredning från 2002 eller tidigare har sjunkit något sedan förra året, samtidigt som andelen uppdaterade utredningar har ökat.
Har miljöutredning från 2002 eller tidigare 45% Har miljöutredning från 2003 eller senare 52% Ej svarat 2% Har ej miljöutredning 1%
Figur 2. Andel myndigheter som har en miljöutredning 2007. Totala underlaget är 172 myndighe-ter.
2.4 Miljöpolicy
Miljöpolicyn är ett centralt dokument i miljöledningssystemet och är grunden för att formulera övergripande och detaljerade miljömål samt inriktningen för hela miljöarbetet. Miljöpolicyn bör vara aktuell och välkänd av alla medarbetare11.
Av myndigheterna redovisar 98 procent att de har en miljöpolicy, vilket är en mindre ökning med 2 procentenheter sedan förra året. De myndigheter som inte har någon miljöpolicy har miljöutredning, samtidigt som det omvända också förekom-mer. Av de myndigheter som har miljöpolicy är knappt en tredjedel av dem från 2002 eller tidigare. Policies från 2003 eller senare utgör två tredjedelar varav en fjärdedel av dessa är från 2007.
10 Miljödepartementet, Lathund för miljöledning i staten, sid. 7. 11 Miljödepartementet, Lathund för miljöledning i staten, sid. 12.
Ej svarat 1% Har ej policy 1% Har miljöpolicy från 2003 eller senare 66% Har miljöpolicy från 2002 eller tidigare 31%
Figur 3. Andel myndigheter som har en miljöpolicy 2007. Totala underlaget är 172 myndigheter.
2.5 Övergripande miljömål
Genom att formulera övergripande mål fastläggs inriktningen och vad miljöled-ningssystemet ska uppnå. Målen är oftast långsiktiga och utformas så att de uppfyl-ler åtagandena i miljöpolicyn. De övergripande miljömålen bör vara begripliga, realistiska, tidsbegränsade och, så långt som möjligt, mätbara12. Miljömålen ska i första hand vara baserade på de betydande miljöaspekterna, både på dem som har en direkt och på dem som har en indirekt påverkan på miljön13.
Av myndigheterna uppger 96 procent att de har övergripande miljömål, vilket utgör en liten ökning med 2 procentenheter från förra årets redovisning.
Ej svarat 1% Har övergripande mål 96 % Har ej övergripande mål 3 %
Figur 4. Andel myndigheter med övergripande miljömål 2007. Totala underlaget är 172 myndighe-ter.
Alla utom en av de myndigheter som har övergripande miljömål uppger vilket år de beslutades. De allra flesta, 85 procent, uppger att de övergripande målen beslu-tades 2003 eller senare, varav en tredjedel anger att målen är från 2007. En
12 Miljödepartementet, Lathund för miljöledning i staten, sid. 13. 13 Sis MiljöForum, Miljöledningsguiden, sid. 75.
tet, 63 procent, av myndigheterna uppger även att de övergripande målen är tidsbe-stämda, medan 27 procent anger att de gäller tills vidare (se figur nedan).
1% 2% 6% 27% 63% 3% 56% 24% 14% 4% 0% 20% 40% 60% 80% Har tidsbestämda mål Har mål som gäller tills vidare Har mål utan tidsangivelse Har ej mål Ej svarat 2007 2006 Andel, %
Figur 5. Andel myndigheter som har tidsbestämda övergripande miljömål 2007 jämfört med 2006. Totala underlaget för 2007 är 172 myndigheter.
Andelen myndigheter som har tidsbestämda mål har ökat med sju procentenheter från föregående år, vilket är positivt. Samtidigt har även andelen myndigheter som uppgett att de har mål som gäller tills vidare ökat. Det kan delvis förklaras av att andelen myndigheter med ”mål utan tidsangivelse” har minskat sedan förra året. Denna kategori har inte besvarat frågan hur länge målen gäller eller om de gäller tills vidare. Rimligtvis borde de flesta i gruppen tillhöra kategorin ”mål som gäller tills vidare” men det är även möjligt att vissa kan tillhöra kategorin ”tidsbestämda mål”.
2.6 Detaljerade mål
De detaljerade målen är delmål på vägen mot de övergripande målen. De ska stödja ett eller flera av de övergripande målen, vara realistiska, ha en klar tidsgräns och de ska helst gå att mäta och kontrollera14.
Av myndigheterna uppger 73 procent att de har detaljerade mål. Av dem rap-porterar 79 procent – motsvarande siffra föregående år var 80 procent – att målen har uppfyllts helt eller mer än till hälften. Däremot redovisar 20 procent att de inte har satt upp några detaljerade mål, vilket är 5 procentenheter högre än förra året.
7% 20% 73% 0% 63% 15% 17% 5% 0% 20% 40% 60% 80%
Har detaljmål Har inte detaljmål Ej svarat Vet ej
2007 2006
Andel, %
Figur 6. Andel myndigheter med detaljerade mål 2007 jämfört med 2006. Totala underlaget för 2007 är 172 myndigheter.
Det kan tyckas positivt att andelen myndigheter med detaljmål har ökat med 10 procentenheter från förra året men det är svårt att göra en korrekt jämförelse på grund av att en stor andel av myndigheterna, främst föregående år, inte uppger om de har några detaljmål eller inte. Av de 169 myndigheter som rapporterat in både i år och föregående år uppger 59 procent att de har detaljmål båda åren, medan mot-svarande andel för dem som uppger att de inte har detaljmål är 9 procent. Det går bara att se att 8 nya myndigheter med detaljmål tillkommit. Samtidigt har 5 myn-digheter med detaljmål försvunnit sedan förra året. Det är alltså svårt att avgöra om den faktiska användningen av detaljmål ökat under året, eller om ökningen beror på en kraftig förhöjd svarsfrekvens på frågan jämfört med förra året. Den bättre svars-frekvensen kan även förklara den ökade andelen myndigheter som i år uppger att de inte har detaljmål.
2.7 Användning av nyckeltal/uppföljningsmått
15 Det finns klara fördelar om miljöarbetet kan göras mätbart genom att använda nyckeltal/uppföljningsmått16. Övervakning och mätning möjliggör kontroll av att verksamheten till exempel inte överskrider lagfästa utsläppsgränser. Mätning kan även användas för att kontrollera att miljöarbetet utvecklas i enlighet med de över-gripande och detaljerade målen17. Genom att nyckeltal hjälper till att mäta miljö-ledningssystemets effekter och konsekvenser och gör dem synliga, kan arbetet inriktas på att ständigt förbättra miljöprestanda, snarare än på att införa systemet.
15 I Naturvårdsverkets rapport 5816 ”Metod för uppföljning av de statliga miljöledningssystemens
ekter” har begreppet uppföljningsmått använts. Betydelsen är densamma som nyckeltal och indikator. eff
16 Miljödepartementet, Lathund för miljöledning i staten, sid. 14. 17 Sis MiljöForum, Miljöledningsguiden, sid. 113.
Miljöarbetet blir även tydligare och det finns större potential att väcka intresse för arbetet bland personal och till ledningen18.
Av myndigheterna rapporterar 69 procent att de använder nyckeltal. Det inne-bär en fortsatt positiv trend eftersom användningen av nyckeltal har ökat med 13 procentenheter från föregående år. Det är emellertid svårt att avgöra om detta utgör den faktiska ökningen, eftersom en förbättrad svarsfrekvens för frågan, jämfört med föregående år, kan ha påverkat resultatet.
3% 69% 43% 56% 35% 27% 41% 16% 9% 0% 20% 40% 60% 80% 2007 2006 2005
Använder nyckeltal Använder inte nyckeltal Ej svarat Andel, %
Figur 7. Andel myndigheter som använder/inte använder nyckeltal, jämförelse mellan åren 2005– 2007. Totala underlaget för 2007 är 172 myndigheter.
Användningen av nyckeltal skiljer sig åt vid en jämförelse mellan de tre grupperna. Mest frekvent är användningen i grupp 1. Användningen av nyckeltal har ökat i alla grupper jämfört med förra året. I grupperna 2 och 3 är ökningen störst - 13 respektive 17 procentenheter.
18 Naturvårdsverket, Förslag till uppföljning av de statliga miljöledningssystemens effekter, sid. 6,
61% 70% 86% 69% 56% 78% 57% 44% 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Totalt Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3
2007 2006
Andel, %, med nyckeltal
Figur 8. Myndigheters användning av nyckeltal för de tre grupperna 2007 jämfört med 2006. Totala underlaget för 2007 är 118 myndigheter. För beskrivning av grupperna, se avsnitt ”Myndig-heternas årliga redovisning”.
Nyckeltal används, liksom förra året, allra mest för att följa upp pappersförbruk-ning (85 myndigheter), resor/tjänsteresor (84 myndigheter) och energiförbrukpappersförbruk-ning (73 myndigheter). För dessa tre områden har uppföljningen med hjälp av nyckeltal ökat markant. Även uppföljning inom områdena ”avfall” och ”annat” har ökat påtagligt sedan förra året. Inom området ”annat” är uppföljning av vattenförbruk-ning och antal video-/telefonkonferenser vanliga exempel.
6 8 11 11 11 14 23 26 27 38 45 73 84 85 27 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Forskning Utveckling av ledningssystemet Information Myndighetens beslut/tillstånd/tillsyn Uppföljning och utvärdering Leverantörer Nationella miljökvalitetsmål Utbildning Upphandling Utsläpp Annat Avfall Energiförbrukning Resor/tjänsteresor Pappersförbrukning 2007 2006 Antal myndigheter Figur 9. Antal myndigheter som använder nyckeltal inom olika områden 2007 jämfört med 2006 (för att jämföra med exakta uppgifter från 2006 hänvisas till föregående års sammanställning).
2.8 Uppföljning av detaljmål
Så långt som möjligt ska myndigheterna kunna fastställa om de detaljerade målen har uppnåtts. Nyckeltal är ett konkret verktyg för detta och därför bör myndighe-terna utveckla och formulera nyckeltal och använda dem när de formulerar miljö-målen19.
Av myndigheterna uppger 60 procent att de har både detaljmål och nyckeltal. Femton respektive 7 procent av myndigheterna har antingen detaljmål eller nyckel-tal, medan 12 procent av dem varken har detaljmål eller nyckeltal.
Har enbart detaljmål 15% Har både detaljmål och nyckeltal 60% Har enbart nyckeltal 7% Har varken detaljmål eller nyckeltal 12% Har lämnat oklart svar 6%
Figur 10. Andel myndigheter med nyckeltal och detaljmål 2007. Totala underlaget är 172 myndig-heter.
I föregående års redovisning uppgav en mindre andel myndigheter (45 procent) att de hade både nyckeltal och detaljmål. Samtidigt var andelen (19 procent) som upp-gav att de enbart hade detaljmål något högre. Andelen som svarade att de enbart hade nyckeltal var 4 procentenheter lägre i föregående års redovisning. Men en jämförelse är osäker eftersom andelen (22 procent) oklara svar föregående år var mycket stor.
Av de myndigheter som i år har både detaljmål och nyckeltal svarar 83 procent att de i någon utsträckning följer upp detaljmålen med nyckeltal. Sedan uppger 58 procent att minst hälften av detaljmålen har följts upp med hjälp av nyckeltal. Av dem anger mer än hälften att samtliga detaljmål följs upp med nyckeltal. Resteran-de har en genomsnittlig måluppfyllelse på drygt 64 procent. Några procent av Resteran-de myndigheter som har både detaljmål och nyckeltal anger att inget av målen följs upp med nyckeltal. Det finns således myndigheter som följer upp verksamheten med hjälp av nyckeltal, men som inte använder dem till att mäta uppfyllelsen av detaljmålen. Ej svarat 13% Har ingen uppföljning 4% Hälften eller fler av målen har följts upp med nyckeltal 58% Mindre än hälften av målen har följts upp med nyckeltal 25%
Figur 11. Andel av myndigheter (som har både detaljmål och nyckeltal) som följer upp detaljmålen med nyckeltal 2007. Totala underlaget är 103 myndigheter.
2.9 Integrering av miljömål i verksamheten
Ett fungerande miljöarbete är nästan alltid integrerat i verksamheten. Det innebär bland annat att miljömål och handlingsplaner är inordnade i myndighetens ordina-rie verksamhetsplan och handlingsplaner/projekt20.
Av myndigheterna uppger 66 procent att de har integrerat miljömålen i verk-samhetsplanen. Det är en mindre ökning med 2 procentenheter samtidigt som ande-len myndigheter som uppger att de inte har integrerat miljömåande-len har minskat med lika mycket sedan förra året.
55% 66% 81% 69% 39% 24% 19% 29% 6% 6% 5% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Totalt Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3 Har integrerat målen Har ej integrerat målen Ej svarat Andel, %
Figur 12. Andel myndigheter, för varje grupp, som integrerat miljömålen i verksamheten 2007. Totala underlaget är 172 myndigheter. För beskrivning av grupperna, se avsnitt ”Myndigheternas årliga redovisning”.
Vid en jämförelse mellan grupperna kan noteras att den största integreringen, 81 procent, förekommer i grupp 1. Däremot har det i denna grupp skett en mindre nedgång, 4 procentenheter, sedan föregående år. I grupp 2 är andelen som uppger att den integrerar miljömålen lika stor som förra året. I grupp 3 har andelen som integrerat miljömålen ökat med 5 procentenheter.
Många myndigheter i grupp 1 uppger att några eller alla av de övergripan-de/detaljerade målen/handlingsplanerna eller motsvarande är en del av verkhetsplanen/aktivitetsplaner. Vissa myndigheter anger att de även följs upp på sam-ma sätt som de övriga verksamhetsmålen. Både mål för de direkta eller indirekta miljöaspekterna, eller båda delarna, uppges vara integrerade i verksamhetsplane-ringen. Vissa anger även att målen har koppling till de nationella och regionala miljömålen. Många myndigheter i grupperna 2 och 3 uppger att de övergripande och/eller de detaljerade miljömålen, liksom andra verksamhetsmål, integreras i verksamhetsplanen, eller som en bilaga till denna. En del myndigheter anger att målen även följs upp i samband med årsredovisningen eller regelbundet under året. En del uppger att miljömålen också beaktas när verksamhetsplanen upprättas och vid annan planering.
Gott exempel från Länsstyrelsen i Dalarna
I Länsstyrelsen Dalarna täcker ungefär hälften av de utpekade miljöinriktade insatserna i verksamhetsplanen in åtgärder i länets miljöhandlingsplan som Länsstyrelsen ansva-rar för och som även kommer att ingå i den interna handlingsplanen för miljöledning och miljömål. I verksamhetsplanen ingår både insatser för Länsstyrelsens direkta och indirekta miljöpåverkan. I princip täcks samtliga miljömålsåtgärder in i verksamhetspla-nen. Styrning och uppföljning av det samlade miljömåls- och miljöledningsarbetet ingår i Länsstyrelsens ordinarie verksamhetsplanering och redovisning. I samband med framtagande av enheternas arbetsplaner används verksamhetsplanen som underlag för prioriteringar. Dessutom ingår som en uppgift att identifiera vad som ska utföras un-der året inom ramen för tilldelade miljömålsåtgärun-der i den interna handlingsplanen för miljöledning och miljömål.
Som orsak till utebliven integrering i grupp 1 anges till exempel att verksamhets-planen endast är översiktlig eller att en integrering planeras inför nästa verksam-hetsår (2008). En myndighet har valt att ta fram en separat plan i arbetet med miljö-ledning. Den bedömer att arbetet därmed blir tydligare, bättre förankrat och effek-tivare att följa upp. I övriga grupper redovisas att det inte gjorts någon integrering på grund av brist på verksamhetsplan, omfattande omorganisationer eller begränsad verksamhet. Några anger att miljöarbetet redan är en del av den praktiska verksam-heten eller att det i stället följs upp separat. En del planerar integrering till nästa år.
2.10 Åtgärder som gett positiva miljöeffekter
Ett grundläggande syfte i miljöledningssystemet är ständiga förbättringar av miljö-prestanda21. Det är därför viktigt att myndigheterna kan påvisa att de i miljöled-ningssystemet vidtagit åtgärder som har gett upphov till positiva miljöeffekter.
Av myndigheterna har 63 procent redovisat vilka åtgärder i miljöledningssy-stemet som har gett upphov till positiva effekter på miljön. Det är oklart om de som inte besvarat frågan har vidtagit några åtgärder, som har gett positiva miljöeffekter. Endast 7 myndigheter har nämligen angett just detta som orsak till uteblivet svar. Ett tiotal myndigheter har inte besvarat frågan eftersom de använt riktlinjerna för 2006 (där frågan inte fanns med). Slutligen verkar det som åtminstone närmare 40 av de resterande myndigheterna helt enkelt avstått från att svara på frågan. Varför man har valt att inte svara är oklart.
De tre områden inom vilka en majoritet av åtgärderna vidtagits kan delas in i minskat utsläpp från resande, minskat utsläpp från energiförbrukning och minskad pappersförbrukning. De är även proportionerligt lika stora inom de olika grupper-na.
• För att begränsa utsläpp från resande och transporter och på så sätt skapa positiva miljöeffekter, anger många myndigheter att de använder video- och telefonkonferenser, att de använder miljövänligare alternativ som tåg eller miljöbil, att de använder sig av cykelbud framför budbil. De utbildar
21 Sis MiljöForum, Miljöledningsguiden, sid. 129.
också personalen i ”EcoDriving22”, de rekommenderar samåkning och anlitar lokala leverantörer för att minska transporter med mera. • För att minska utsläppen från energiförbrukningen och på så sätt skapa
positiva miljöeffekter, anger många myndigheter bland annat att de över-gått till miljömärkt el eller använder miljövänliga uppvärmningsalterna-tiv. De har också bytt till till energisnålare teknik och lampor, de använ-der kontorsutrustning med energisparfunktioner och de har infört rörelse-styrd belysning.
• För att begränsa pappersförbrukningen och effekterna av denna, och på så sätt skapa positiva miljöeffekter, anger många myndigheter åtgärder som dubbelsidig utskrifts- och kopieringsstandard, e-post i stället för brev och användning av FSC-certifierat papper. De anlitar också miljö-certifierade tryckerier.
Andra områden, där åtgärder gett positiva miljöeffekter, är en förbättrad avfalls-hantering för att öka återvinningen och miljökrav vid upphandling. Dessutom har man med utbildnings-/informationsinsatser till personalen stärkt medvetenheten och beteendet när det gäller olika miljöfrågor och insatser kopplade till dessa. Någ-ra myndigheter uppger även att de visat Al Gores film ”En obekväm sanning” för att öka miljöengagemanget. En del myndigheter uppger även att de delvis har övergått till att använda ekologiska och/eller rättvisemärkta livsmedel.
Gott exempel från Statens beredning för medicinsk utvärdering
Statens beredning för medicinsk utvärdering följer årligen utvecklingen av förbrukning av el, papper och antalet personkilometer med flyg. För att begränsa energiförbruk-ningen stängs alla datorer och faxar av och kopiatorer går ner på sparfunktionsläge ef-ter dagens slut. Vid inköp av ny utrustning tas även hänsyn till elförbrukningen och låg-energilampor ersätter vanliga glödlampor. För att begränsa utsläppen från transporter utnyttjas cykelbudsalternativ då det är praktiskt möjligt. Myndigheten försöker även att påverka resande inom Sverige genom att välja tåg framför flyg. Vid inköp av livsmedel väljs ekologiska alternativ där så är möjligt. Det finns källsortering av köksavfall och kontorsmaterial och pappersförbrukningen hålls nere genom dubbelsidiga utskrifter. Under året har myndigheten även visat Al Gores film "En obekväm sanning" för att öka miljöengagemanget bland de anställda.
2.11 Miljöutbildning
För att lyckas med ett miljöledningssystem krävs engagemang och intresse för miljöarbetet. Därför bör all personal, inklusive ledningen, genomgå grundläggande miljöutbildning23.
22 EcoDriving, eller sparsam körning, är en körteknik som ger lägre bränsleförbrukning än det
konven-tionella sättet att köra och som därmed kan skona miljön. Enligt Sveriges Trafikskolors Riksförbund är nomsnittsbesparingen cirka 13 procent jämfört med normal körning.
ge
Av myndigheterna svarar 34 procent att någon andel av personalen har genomgått miljöutbildning under året, vilket innebär en ökning med 5 procentenheter från förra året. Störst andel med miljöutbildning rapporteras från grupp 2, följt av grup-perna 1 och 3. Som orsak till utebliven utbildning anges bland annat omfattande utbildningsinsatser tidigare år, att miljöutbildning i stället ges vid behov eller att de anställda redan är mycket kunniga i miljöfrågor.
En betydligt större andel myndigheter, 40 procent i år jämfört med 30 procent föregående år, rapporterar dessutom att de regelbundet anordnar miljöutbildning för exempelvis nyanställda. I grupp 1 är den andelen 56 procent, medan den är 45 procent i grupp 2 och 26 procent i grupp 3.
Ej svarat 2% Har regelbunden miljöutbildning 40% Har ej regelbunden miljöutbildning 58%
Figur 13. Andel myndigheter som anordnar regelbunden miljöutbildning 2007. Totala underlaget är 172 myndigheter.
Många av de myndigheter som genomför en regelbunden miljöutbildning integre-rar den i den allmänna introduktionsutbildningen för nyanställda. Ett flertal anger att miljöutbildning ges genom ”miljökörkort” eller någon annan form av interaktiv miljöutbildning. Många myndigheter uppger att de endast har en grundläggande information om miljöledningsarbete och hur det påverkar de anställda. Den kan ges i samband med introduktionen. Till alla anställda kan kortare information ges re-gelbundet vid exempelvis enhetsmöten. En del myndigheter uppger att informatio-nen även kan bestå av en uppdatering till de anställda om hur miljöledningsarbetet framskrider under året. Några anger även att information om miljöledningsarbetet är tillgängligt för alla anställda på intranätet. Annan utbildning, som ett flertal av myndigheterna bedriver, är att personalen erbjuds att delta på miljödagar, miljöfö-reläsningar, filmvisningar eller till exempel utbildning i ”EcoDriving”.
Gott exempel från Svenska Kraftnät
Samtliga anställda på Svenska Kraftnät har genomgått en webbaserad miljöutbildning, som omfattar allmänna miljöfrågor, miljöaspekter i verksamheten samt ett test. Dessut-om har femtio personer genDessut-omgått en halvdags lärarledd utbildning sDessut-om sker regel-bundet varje eller vartannat år för nyanställda. Utöver detta ingår femton minuter miljö-information i introduktionsutbildningen för nyanställda. Under 2008 planerar Svenska Kraftnät att nyanställda ska genomgå den webbaserade utbildningen under de första anställningsveckorna för att få "körkort" för arbete på Svenska Kraftnät.
Av de myndigheter som rapporterar att de inte har någon regelbunden miljöning finns det många som uppger att de i stället haft punktvisa insatser, att utbild-ningsinsatser riktas till särskilda målgrupper eller att de planerar en grundläggande utbildning inför nästa år. I grupp 3 svarar ett flertal myndigheter att det inte finns behov av någon grundläggande miljöutbildning, att det är för dyrt eller att det inte funnits möjlighet på grund av omorganisation eller liknande.
2.12 Revision av miljöledningssystemet
Miljörevision är ett verktyg som hjälper myndigheter att kontrollera utfallet av miljöarbetet och att få ett underlag för att redovisa arbetet24 (för mer utförlig be-skrivning, se avsnitt ”Senaste revisionen av miljöledningssystemet”).
Av myndigheterna svarar 42 procent att de genomfört revision under året me-dan 56 procent uppger att de inte gjort det.
Ej svarat 2% Har ej genomfört revision 56% Har genomfört revision 42%
Figur 14. Andel myndigheter som genomfört revision av miljöledningssystemet under året. Totala underlaget är 172 myndigheter.
Vid jämförelse med föregående år har andelen som genomfört revision under året ökat med 11 procentenheter. Ökningen är störst i grupp 1, som ökat med 18 pro-centenheter. Där uppger 58 procent av myndigheterna att de genomfört en revision under året. Det är även positivt att andelen som genomfört revision i grupp 3 har ökat markant, från 23 till 35 procent (se figur nedan). I grupp 2 är andelen oföränd-rad.
24 Sis MiljöForum, Miljöledningsguiden, sid. 123.
37% 58% 42% 35% 31% 40% 37% 23% 0% 20% 40% 60% 80%
Totalt Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3
2007 2006
Andel, %
Figur 15. Andel myndigheter, inom respektive grupp, som har genomfört revision under 2007 jämfört med 2006. Totala underlaget för 2007 är 73 myndigheter. För beskrivning av grupperna, avsnitt ”Myndigheternas årliga redovisning”.
Som vanliga orsaker till utebliven revision uppger många myndigheter att det inte har varit relevant eller funnits något behov då man har liten miljöpåverkan, eller att miljöarbetet är överskådligt och följs upp kontinuerligt. Några myndigheter uppger att miljöarbetet inte bedrivs systematiskt. Därför har det heller inte har varit aktu-ellt med en revision. Ungefär lika många som inte ansett en revision relevant upp-ger att de beslutat om revision eller det kommer att diskuteras framöver. Andra orsaker till utebliven revision är att arbetet med miljöledningssystemet är under uppbyggnad eller precis har påbörjats. Därför är det inte aktuellt med en revision i dagsläget. Andra skäl är brist på kompetens, resurser och tid. Det finns även en hel del myndigheter som har genomgått en omfattande omorganisation eller liknande och därför inte haft möjlighet att prioritera en revision. Andra anledningar är att en revision genomfördes föregående år, att det inte har tagits beslut om revision eller att man inte är i rätt fas för en revision.
2.13 Nedlagd arbetstid
Miljöarbetet i en organisation bör ingå i den ordinarie verksamheten. Miljösamord-narens arbetsuppgifter består där i att utveckla och upprätthålla miljöledningssy-stemet genom till exempel regelbundna revisioner. Dessutom kan miljösamordna-ren vara en resurs som kan ge råd och anvisningar om miljöfrågor för befattnings-havare inom myndigheten25.
Frågan om nedlagd arbetstid för miljösamordnaren eller motsvarande var en-dast riktad till myndigheter i grupp 3. Trots det svarade mer än tre fjärdedelar av hela underlaget, 130 myndigheter, på frågan. I grupp 3 svarade 66 myndigheter på frågan vilket innebär att 14 procent från den gruppen inte svarat på frågan. Sedan
föregående år har 4 myndigheter försvunnit från gruppen, medan en tillkommit, vilket försvårar en jämförelse med föregående år.
Av alla myndigheter som svarat på frågan uppskattar majoriteten att de lägger ner 1 till 5 personveckor på miljöledningsarbetet. Så mycket som 15 procent anger att de lägger ner mer än 16 veckor. I denna kategori har den angivna arbetsinsatsen en stor spridning, från 21 personveckor till flera årsarbetskrafter. Den omfattar myndigheter i både grupp 1 och grupp 2 samt två av myndigheterna som rapporte-rat in frivilligt. Dessa myndigheter är inte enbart större myndigheter utan antalet anställda på dem varierar mellan ett hundratal och flera tusen.
För grupp 3, för vilka frågan var obligatorisk, uppskattar en tredjedel av de sva-rande att de lägger ner 1 veckas arbetstid per år. Vid jämförelse med föregående år har kategorin som lägger ner mellan 1 och 5 veckor ökat med 5 procentenheter. Andelen i grupp 3 som uppger att de inte lägger ner någon tid alls har samtidigt minskat med 6 procentenheter sedan förra året. Ingen myndighet i grupp 3, varken i år eller föregående år, uppger att de lägger ner mer än 16 veckor.
8% 26% 62% 54% 15% 5% 12% 15% 0% 5% 23% 14% 58% 4% 0% 0% 20% 40% 60% 80%
Ingen tid Mindre än 1 vecka
1-5 veckor 6-16* veckor Mer än 16 veckor Totalt (2007) grupp 3 (2007) grupp 3, 2006 Andel, %
Figur 16. Andel myndigheter, totalt och för grupp 3, som har uppgett nedlagd arbetstid på miljö-ledningssystemet 2007. Jämförelse med grupp 3 för 2006. För beskrivning av grupperna, se avsnitt ”Myndigheternas årliga redovisning”.
*) Totala underlaget för 2007 är 130 myndigheter. Årets kategori skiljer sig från föregående år där indelningen var 8–16 veckor.
2.14 Återkoppling från departementen
Det är ledningens uppgift att följa upp miljöarbetet och åstadkomma förutsättningar för ett lyckat miljöarbete26. En återkoppling mellan departementet och myndighe-ten kan på samma sätt vara en viktig faktor för att motivera och stödja en kontinu-erlig förbättring av myndighetens miljöarbete.
Endast 20 procent (35 myndigheter) anger att de har fått återkoppling från sitt departement, samtidigt som 75 procent uppger att de inte fått någon återkoppling. Fem procent av myndigheterna har inte svarat på frågan. Andelen myndigheter som
fått respons är således låg men utgör en liten ökning från förra året, då endast 16 procent svarade att de fått återkoppling från departementet. Ett flertal av de myn-digheter som inte fått återkoppling uppger att de önskat en sådan och att de anser det är ett viktigt element i den ständiga förbättringen. Den sämsta responsen var från Kulturdepartementet. Där uppger ingen av myndigheterna, som svarat på frå-gan, att de har fått någon återkoppling. Andelen återkoppling är störst för myndig-heter som tillhör Näringsdepartementet och Miljödepartementet.
2 6 7 9 13 22 4 1 1 1 0 8 8 2 3 1 3 3 14 4 4 9 9 31 0 5 10 15 20 25 30 35 Arbetsmarknad Integration Jordbruk Försvar Miljö Justitie Social Utrikes Utbildning Näring Kultur Finans Ej återkoppling Återkoppling Antal svarande Figur 17. Antal myndigheter som har fått återkoppling från respektive departement 2007.
Myndigheterna som fått återkoppling uppger att departementet gett denna skriftligt eller muntligt till en eller flera kontaktpersoner/ledningen på myndigheten, alterna-tivt i samband med resultat/myndighetsdialogen med departementet.
2.15 En jämförelse med tidigare år
En jämförelse med redovisningen för 2005 och 2006 visar att miljöledningsarbetet är likvärdigt eller har gått framåt på alla områden de senaste två åren. Andelen myndigheter med miljöutredning, miljöpolicy och övergripande miljömål har ökat med någon procentenhet sedan förra året. På övriga områden, med undantag för en minskad andel myndigheter som fått återkoppling från departementet 2006 jämfört med 2005, har trenden varit positiv sedan 2005. Den största procentuella förbätt-ringen återfinns för områdena ”användning av nyckeltal” och ”genomförd revi-sion”. De har ökat med 13 respektive 11 procentenheter jämfört med 2006 och 26 respektive 23 procentenheter jämfört med 2005.
20% 42% 63% 69% 85% 98% 96% 98% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Återkoppling Revision Tidsbestämda mål Nyckeltal Ständiga förbättringar Övergripande miljömål Miljöutredning Miljöpolicy 2007 2006 2005 Andel, %
Figur 18. Jämförelse av vissa områden i miljöledningsarbetet mellan 2005 och 2007 (där data för 2007 uppges i procent). För att få data för 2005 och 2006 hänvisas till föregående års samman-ställningar. Totala underlaget för 2007 är 172 myndigheter.
3 Mer avancerade delar i
miljöled-ningssystemet
Den andra delen i redovisningen ska besvaras av myndigheterna i grupperna 1 och 2. Det är positivt att en del myndigheter från grupp 3 och myndigheter som rappor-terat in frivilligt även har besvarat denna del. De har dock inte inkluderats i sam-manställningen. Det innebär att underlaget här är 92 myndigheter, varav 43 tillhör grupp 1 och 49 grupp 2. De sista tre frågorna i denna del var i år frivilliga, vilket gör att i de fall jämförelser görs med föregående år är de mer försiktiga.
3.1 Senaste revisionen av
miljöledningssy-stemet
Miljörevision är en systematisk och dokumenterad process för en objektiv uppfölj-ning huruvida myndighetens miljöarbete överensstämmer med de kriterier som fastställts för revisionen och en redovisning av resultatet av revisionen till ledning-en. Uppföljning är viktig för att miljöarbetet ska kunna förbättras, för att hålla liv i arbetet och för att ledningen ska visa ett långsiktigt åtagande. För en del av myn-digheterna kan det vara lämpligare att följa upp miljöarbetet genom enkla rutiner. Däremot är miljörevision lämpligare i större organisationer27.
Denna fråga skiljer sig från den tidigare frågan (se avsnitt ”Revision av miljö-ledningssystemet”) som gällde huruvida myndigheten har genomfört revision under året som gått. I denna fråga ska myndigheter ange datum och typ (intern/extern) för senaste revision, om sådan har genomförts. Det kan alltså innebära att revisionen utförts under året eller tidigare.
Av 92 myndigheter har 86 besvarat frågan om senaste revisionen. Av det totala antalet uppgav 62 procent att de hade gjort en intern och/eller extern revision. Jämfört med föregående års redovisning har andelen som genomfört revision ökat med 8 procentenheter.
62% 32% 7% 7% 39% 54% 0% 20% 40% 60% 80%
Har genomfört revision Aldrig genomfört revision
Ej svar
2007 2006
Andel, %
Figur 19. Andel myndigheter som har genomfört revision 2007 jämfört med 2006. Totala underla-get för 2007 är 92 myndigheter.
Vid jämförelse med föregående år är andelen interna revisioner 1 procentenhet större i år. Samtidigt är andelen som genomfört externa revisioner något lägre i år, även om det faktiska antalet är detsamma. Majoriteten av dem som uppger att de har genomfört revision anger att de genomför en revision årligen. Flera myndighe-ter uppger att de genomfört både inmyndighe-terna och exmyndighe-terna revisioner under året, ibland fler än två. Två av dem uppger inte vilken typ av revision som utfördes senast (ka-tegorin ”Antingen intern eller extern revision” i stapeldiagrammet nedan). Det genomfördes lika många (8 stycken) externa revisioner på myndigheter som är certifierade enligt ISO eller EMAS som på myndigheter som inte är miljöcertifie-rade. 4% 25% 72% 29% 71% 0% 0% 20% 40% 60% 80%
Intern revision Extern revision Antingen intern eller extern revision
2007 2006
Andel, %
Figur 20. Andelen myndigheter som genomfört antingen interna respektive externa revisioner vid senaste revision 2007 jämfört med 2006. Totala underlaget för 2007 är 57 myndigheter.
Många av myndigheterna har använt den egna personalen, som interna reviso-rer/granskare och miljösamordnare. De arbetar antingen ensamma eller tillsam-mans i grupp för att utföra revisionen. Två myndigheter uppger dessutom att de använt sig av både externa och interna revisorer som arbetat tillsammans.
Liksom föregående år har några revisioner endast genomförts på utvalda delar av verksamheten och inte i hela organisationen. Många myndigheter uppger att revisionen genomförs enligt fastställda revisionsprogram/rutiner eller mot krav-elementen i ISO-/EMAS-standarderna. Syftet med revisionen är många gånger att gå igenom handlingsplaner/miljömål/utredning för att undersöka hur aktuella de är eller hur väl integrerade de är i verksamheten. Många myndigheter uppger att revi-sionen har lett till reviderade planer, policies, mål eller utredningar. Andra uppger att syftet är att utvärdera själva miljöledningssystemets funktion, för att hitta avvi-kelser eller sätta in förbättringsåtgärder. Vanliga former för faktainsamling är stu-dier av dokument och intervjuer. Andra former som nämns är granskning av aktivi-teter, utskick av enkäter och diskussioner. Många myndigheter uppger att resultatet av revisionen redovisas i en slutrapport och att uppföljningen görs exempelvis vid ledningens genomgång.
Gott exempel från Banverket
Banverket har under året tagit fram en ny rutin för interna revisioner som innehåller kompetenskrav på revisorer och att dessa regelbundet ska utbildas. Därtill finns mallar och checklistor. Revisionerna genomförs enligt fastställda revisionsprogram. Rutiner för avvikelserapportering och korrigerande åtgärder finns. Tidigare avvikelser följs upp och en slutrapport lämnas till generaldirektören och ledningsgrupp. Rapporten utgör sedan underlag till ledningens genomgång.
3.2 Indirekt miljöpåverkan
Den indirekta miljöpåverkan består av de aktiviteter hos myndigheten som påver-kar andra aktörer/verksamheter så att miljöbelastningen från deras aktiviteter, pro-dukter och tjänster förändras. De aktiviteter som kan ha en indirekt miljöpåverkan kan exempelvis bestå av bidrag, remissbehandlingar, tillsyn, utbildning, forskning och utredningar28.
Liksom föregående år uppger 75 myndigheter (82 procent) att de hade metoder för att säkerställa indirekt miljöpåverkan. Samtidigt uppgav 11 myndigheter (12 procent) att de inte använder sådana metoder.
Säkerställer ej indirekt miljöpåverkan 12% Säkerställer indirekt miljöpåverkan 82 % Ej svarat 5% Vet ej 1%
Figur 21. Andel myndigheter som säkerställer indirekt miljöpåverkan. Totala underlaget är 92 myndigheter.
Några myndigheter uppger att det är svårt att påvisa indirekt miljöpåverkan i verk-samheten. Det vanligaste sättet är, liksom föregående år, att i beredningen ta in personer med sakkunskap. Andelen myndigheter som använder sakkunskap och andra metoder är lika stor som föregående år. Endast en liten ökning av använd-ningen av skriftliga rutiner/checklistor kan noteras. Om det är en faktisk ökning eller skillnad i svarsunderlaget är svårt att säga.
76% 65% 43% 43% 63% 76% 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Personer med särskild sakkunskap deltar i beredningen Med hjälp av skriftliga rutiner/checklistor Annat sätt används 2007 2006 Andel, %
Figur 22. Andel myndigheter som på olika sätt säkerställer indirekt miljöpåverkan 2007 jämfört med 2006. Totala underlaget för 2007 är 92 myndigheter.
Av de som säkerställer indirekt miljöpåverkan, uppger 47 myndigheter, eller 63 procent, att de använder flera metoder. Skriftliga rutiner/checklistor och sakkun-skap är den vanligaste kombinationen. De som uppgett att de beaktar indirekt mil-jöpåverkan på annat sätt anger att de till exempel använder sig av de nationella miljökvalitetsmålen vid beslut och verksamhetsplanering, kunskapsspridning,
tvär-sektoriellt samarbete eller årlig uppföljning av verksamheten genom revision eller nyckeltal.
Exempel på hur indirekt miljöpåverkan beaktas lämnades av 80 myndigheter. Det är 5 myndigheter fler än de som svarade på hur indirekt miljöpåverkan säker-ställdes. Det finns således några myndigheter som anser att de inte säkerställer, men ändå till viss del beaktar, indirekt miljöpåverkan. Indirekt miljöpåverkan beak-tas bland annat genom att man integrerar miljöhänsyn eller kopplar de nationella och regionala miljömålen till myndighetens beslut, tillstånds- och tillsynsärenden, remissyttranden och ansökningar om bidrag/stöd. Andra exempel är kunskaps-spridning om miljöfrågor och framtagande av underlagsmaterial till andra aktörer samt genom miljörelaterade forskningsprojekt eller samarbete mellan olika aktörer och spridning av resultaten. Det är även vanligt att myndigheterna försöker påverka andra genom att ställa miljökrav vid upphandlingar eller genom att föregå med gott exempel inom miljöområdet. Några myndigheter uppger även att de försöker på-verka beteendet av anställda och andra genom att ordna miljöutbildning för att bidra till att miljöhänsyn integreras i övriga samhället.
Gott exempel från Länsstyrelsen i Jämtland
I Länsstyrelsens upphandlingsgrupp ingår numera en miljömålshandläggare som sak-kunnig vilket har bidragit till att skärpta miljökrav ställts vid flera av de upphandlingar som genomförts under 2007. Bland annat har det inneburit att personalluncherna nu-mera levereras i komposterbara matlådor istället för i plasttråg. Under året har även en webbaserad företagarguide för miljökvalitetsmålen lanserats på Länsstyrelsens hemsi-da. Guiden syftar till att underlätta för företagare att använda regionala och nationella miljömål som vägledande för det egna miljöarbetet. Företagaren kan välja sin bransch i ett menysystem, och får då upp en kort text som beskriver den vanligast betydande mil-jöaspekterna för den branschen. Genom att klicka vidare på de aspekter som är aktuel-la kommer förtagaren vidare till nästa nivå, där konkreta försaktuel-lag på åtgärder att lägga in i ett miljöledningssystem lämnas. Guiden kan också användas som en checklista av handläggare för företagsstöd för att få en överblick av vanliga miljöaspekter inom skilda branscher.
3.3 Övriga miljörapporteringar
Av de myndigheter som svarat uppger 53 stycken, eller 58 procent, att de lämnat övriga miljörapporter till Naturvårdsverket, Miljömålsrådet och Regeringskansliet medan 37 av myndigheterna uppger att de inte gjort det. I grupp 1 har 93 procent (40 av 43) lämnat miljörapporter medan motsvarande andel i grupp 2 endast är en fjärdedel (13 av 51). Med ett undantag har alla myndigheter som antingen har ett särskilt sektorsansvar för miljömålsarbetet eller är miljömålsansvariga (eller både och) uppgett att de lämnat ytterligare miljörapporter.
Myndigheter med sektorsansvar har ofta lämnat sektorsrapporter, underlag för den fördjupade utvärderingen av miljömålsarbetet, årsredovisning och/eller sakrap-porter. Miljömålsansvariga myndigheter har också lämnat underlag till den fördju-pade utvärderingen av miljömålsarbetet och underlagsmaterial till de Facto. Övriga myndigheter uppger att de lämnat årsredovisning, redovisning av miljömålsarbetet, underlag till klimat- och sårbarhetsutredningen med mera
3.4 Miljökrav vid upphandling
Genom miljöanpassad offentlig upphandling29 ställer myndigheter miljökrav i upphandlingen och kan på så sätt påverka både sin direkta och sin indirekta miljö-påverkan. Utöver upphandlingens direkt positiva effekter på miljön, kan den även få positiva indirekta återverkningar på övriga samhället genom att stimulera produ-center och industri att miljöanpassa sina produkter och sin produktion. En miljöan-passad upphandling ingår i ett integrerat miljöarbete, där myndigheten måste ta hänsyn till sin antagna miljöpolicy. Det finns även en rad konkreta verktyg som kan användas, till exempel Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier30 för upp-handling av en rad varor och tjänster samlade i ett internetbaserat verktyg.
Frågan angående säkerställandet av miljöhänsyn vid upphandling var i år frivil-lig för myndigheter i grupperna 1 och 2. Trots det var svarsfrekvensen 70 procent (64 myndigheter). Av dem uppgav 60 myndigheter att de säkerställde att syn tas vid upphandling samtidigt som 4 uppgav att de inte säkerställde miljöhän-syn.
Det vanligaste sättet, som 67 procent anger, för att säkerställa miljöhänsyn vid upphandling är att använda olika praktiska verktyg för att ställa miljökrav. Sådana verktyg kan vara krav på redovisning av leverantörens miljöarbete och miljöpolicy, checklistor, handböcker, processer eller rutiner. Utöver dessa verktyg använder 18 procent även Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier. Av myndigheterna upp-ger 40 procent att de har policy/miljömål eller riktlinjer för att ställa miljökrav vid upphandling. En tredjedel av myndigheterna anger att de använder de centrala statliga ramavtalen, där miljökrav förutsätts ingå. Dessutom anger 15 procent att personal som ansvarar för upphandling har fått utbildning, exempelvis i miljöan-passad upphandling, utbildning om användning av Miljöstyrningsrådets upphand-lingskriterier eller genom att delta regelbundet på seminarier i ämnet. Ytterligare 12 procent av myndigheterna angav att de på olika sätt integrerar miljökompetens vid upphandlingsarbetet, till exempel genom samarbete mellan upphandlare och miljösamordnare.
29 Upphandling innebär att köpa, leasa, hyra eller hyrköpa varor, tjänster eller byggentreprenader. 30 Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier hette fram till november 2007 EKU-verktyget.
