BIM som ett verktyg för planering och uppföljning av underhåll

1

BIM-modell av interiören på ett sjukhus (Healthcare Design Magazine , u.å.)

BIM som ett verktyg för planering och

uppföljning av underhåll

Using BIM for planning and monitoring of maintenance

Examensarbete 15 hp

Patrik Petersson 850425

Fastighetsteknik

Handledare MAH: Mats Persson Utskriftsdatum: 2015-10-07

2

Sammanfattning

Ett effektivt underhållsarbete kräver en effektiv informationshantering, något som BIM i flertalet studier och i förekommande litteratur påpekats vara ett utmärkt verktyg för. Det stora problemet vid ett nyttjande av BIM i underhållsarbetet är att det, för det första, finns väldigt få studier i området, och för det andra, det finns ett stort antal frågetecken som behöver redas ut.

Denna studie, som genomförts under VT2015, syftar till att undersöka vilka möjligheter det finns att nyttja BIM för planering och uppföljning av underhåll genom att se vilka mervärden som BIM kan skapa i underhållsarbetet samt hur den så viktiga informationen hanteras.

Rapporten bygger på litteraturstudier om underhåll, BIM samt tidigare studier där BIM nyttjats i förvaltningen och en kortare beskrivning av ett urval tangerande teknologier och hjälpmedel. Dessutom har intervjuer med fyra företag utförts i syfte att se hur deras

underhållsarbete utförs idag, vilka eventuella förbättringar som skulle vara önskvärda och hur detta kan kopplas till BIM. Samt för att kunna reda ut vad företagen vill få ut av

BIM-användningen i underhållsarbetet, hur olika typer av information värderas i de olika företagen och hur informationen skall kunna hållas uppdaterad.

Intervjuerna visade på ett underutnyttjande av underhållshistoriken för erfarenhetsåterföring till framtida planering av underhållsarbetet. Dessutom upplevde ett par av företagen att hanteringen av instruktioner var undermålig och att dokumenthanteringen skedde i pappersform, ett av företagen kunde till och med ge exempel på inaktuell och felaktig

information. Här kan BIM nyttjas för att bättre koppla informationen till förvaltningsobjekten, framför allt om handhållna enheter nyttjas och enkel navigering underlättas med hjälp av till exempel QR-koder.

Den stora nyttan som företagen förväntade sig från BIM var informationsmängden från modellen de ville åt. I övrigt är företagen skeptiska mot användandet och verkar inte benägna att ge sig in på att använda BIM i underhållsarbetet innan nytta har påvisats av någon annan. Det företagen däremot är överens om är behovet av att hålla informationen och modellerna uppdaterade. Hur detta skall göras och av vem är oklart, men stor oro finns att större projekt inom ramen för underhåll gör modellen inaktuell på kort tid.

3

Abstract

Efficient maintenance requires effective information management, a task that several studies have shown that BIM can facilitate and promote. The main obstacle for the usage of BIM in maintenance work is, first of all, that there are few studies in this area of studies, and secondly, there are a few chinks that need to be sorted out before the technology is ready.

This study took place during the spring of 2015 and is based on a literature study and interviews. The aim was to examine the possibilities of using BIM in the planning and monitoring of maintenance.

The interviews shown that little of the information gathered through monitoring and experience was used for further use in planning of the maintenance work. Furthermore the handling of maintenance instructions was subject to concern with most of the work being conducted on paper and one of the interviews showed that the information could be obsolete due to previous maintenance. The handling of information could be improved by the use of BIM in conjunction to the use of navigational aids for the model, e.g. QR-codes, and handheld devices.

The companies interviewed agreed on that the amount of information gathered in a BIM-model would be of good use in the maintenance work, but they were also careful to approach the use of BIM before its use has been made clear through studies. The interviews also identified the need to keep the information and the model up to date. By whom and how often is still questionable, but the amount of projects undertaken in the maintenance work could obsolete the model in a short time span.

4

Förord

Jag villa passa på att tacka för alla som hjälpt mig med mitt examensarbete och stöttat mig över tidens gång. Jag vill särskilt tacka:

Jonny för idéer och input

Bob på PQR för kommentarer och feedback Alden på PQR för korrekturläsning

Mats Persson på Malmö Högskola för en genomläsning av examensarbetet och insiktsfulla kommentarer

5

Innehållsförteckning

Ordlista och definitioner ... 7

1 Inledning ... 9 1.1 Bakgrund... 9 1.2 Problemformulering ... 10 1.3 Syfte ... 11 1.4 Avgränsningar... 11 1.5 Metodbeskrivning ... 11 2 Underhåll ... 13 2.1 Allmänt om underhåll ... 13

2.2 Olika underhållsstrategier som kan tillämpas ... 15

2.3 Att planera underhållsarbetet ... 16

2.4 Krav på informationshanteringen ... 19

3 BIM ... 22

3.1 Vad är BIM? ... 22

3.2 Varför BIM? ... 23

3.3 Vilka problem finns med införande av BIM? ... 25

4 BIM i förvaltningen ... 27

4.1 Tidigare studier ... 27

4.1.1 Sydney Opera House ... 27

4.1.2 Taiwan, Lin & Su, 2013 ... 27

4.1.3 Taiwan, Lin et al, 2014 ... 27

4.2 Programvara som hanterar BIM i förvaltningen ... 28

4.2.1 Landlord III ... 28

6 4.3 Ny teknologi ... 29 4.3.1 Tekniska hjälpmedel ... 29 4.3.2 QR ... 30 4.3.3 RFID ... 30 4.3.4 AR/VR ... 30 5 Intervjuresultat ... 32 5.1 Företag A ... 32 5.2 Företag B ... 35 5.3 Företag C ... 37 5.4 Företag D ... 39 5.5 Sammanställning av enkätsvar ... 41

6 Analys och diskussion ... 43

6.1 Företagens underhållsarbete ... 43

6.2 Företagens BIM-användning ... 44

6.3 Företagens förväntningar och krav på BIM som ett verktyg i underhållsarbetet .. 45

6.4 Tekniska hinder och möjligheter med BIM i förvaltningen ... 46

6.5 Resultatens betydelse för branschen och samhället ... 47

6.6 Metoddiskussion ... 47

7 Slutsatser ... 48

8 Referenser ... 50

9 Bildreferenser ... 54

Bilaga I – Frågeformulär ... 55

7

Ordlista och definitioner

Definierade uttryck enligt Aff-definitioner 04 (2003) som används i detta arbete: Akut underhåll

Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast Fastighet

Självständig rättslig enhet som är upptagen i eller kan föras in i fastighetsregister

Fastighetsförvaltning

Process där arbete, kapital och kunnande omvandlas till fungerande utrymmen för verksamheten

Drift

Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt

Felavhjälpande underhåll (reparation/utbyte)

Underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel funktion

Funktion

Användbarhet eller sådan för användbarhet nödvändig egenskap som normalt konstateras genom mätning, provning eller nyttjande

Förvaltningsobjekt

Fysiskt objekt på vilket förvaltningsarbete utövas Kontroll

Undersökning för att fastställa om ett objekt eller en tjänst i ett eller flera avseenden uppfyller ställda krav

Planerat underhåll

Underhåll som är planerat i tid, art och omfattning Tillsyn

Driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser

8 Underhåll

Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning

Övrigt felavhjälpande underhåll

Felavhjälpande underhåll som inte är akut underhåll

I detta arbete görs även vissa avsteg från Aff-definitioner 04: Fel

Funktionen för ett förvaltningsobjekt håller inte längre godtagbar standard

AR – Augmented reality, information från fysiska omgivningen blandas med information ur en applikation i realtid, till exempel genom att nyttja kameran från en smartphone och lägga till information i bilden.

BIM – Byggnadsinformationsmodellering

BIMFM – Användande av BIM i facility management.

Brukare – Person som nyttjar ett förvaltningsobjekt (byggnad) Fi2xml – Svensk standard för fastighetsinformation

FM – Facility management, tjänster som krävs för att en verksamhet skall kunna verka i en byggnad/fastighet. Kan vara verksamhetsanknuten, exempelvis reception, men i detta arbete likställs FM med fastighetsanknuten service.

HMS – Hälsa, miljö och säkerhet.

IFC - Industry Foundation Classes, ett öppet filformat för interoperabilitet mellan CAD-program och annan mjukvara.

Interoperabilitet – Flertalet olika program kan kommunicera med varandra, till exempel via gemensamma filformat som IFC

Kompatibilitet – Att ett program kan nyttja ett specifikt filformat, till exempel IFC Respondent – Den som intervjuas och svarar på frågorna under en intervju

RFID – Radio Frequency Identification, teknik för att avläsa information från transpondrar och minnen, taggar för inpassering är ett bra exempel.

QR – Quick Response-kod, en 2-Dimensionell streckkod, ex: VR – Virtual reality, datorgenererad verklighet

Exempel på QR-kod (QRStuff.com, u.å)

9

1 Inledning

1.1 Bakgrund

Kostnaderna för underhåll av en byggnad uppgår till någonstans mellan 1,5-5 % av verksamhetens totalkostnader, beroende på vilken standard som skall upprätthållas och byggnadens nuvarande status (Bejrum, 1999). I takt med kraven på ökad kostnadseffektivitet i verksamheten så pressar samma krav även underhållsorganisationen till att bli mer slimmad och effektiv, det vill säga oftast tilldelas mindre resurser (Lee & Scott, 2009), något som rimmar illa med Shohets (2006 (citerad i Lavy & Shohet, 2009)) forskningsresultat att en anläggnings underhåll har en märkbar inverkan på dess verksamhets produktivitet. Att låta bli att underhålla och låta förvaltningsobjekt fallera kostar även på av andra anledningar, kostnaden för felavhjälpande underhåll är cirka 3 gånger högre än kostnaden för förebyggande underhåll, givetvis under förutsättning att möjligheten finns att utföra förebyggande åtgärder och inom rimlig omfattning (KcKew, 2001 (citerat av Chandrashekaran & Gopalakrishnan, 2008)). Istället för att minimera kostnaderna så bör fokus ligga på att maximera nyttan och framför allt hitta effektivare sätt att arbeta på och att utföra planerat underhåll i större utsträckning är en förutsättning för en effektiv förvaltning.

Även om förebyggande underhåll är att föredra blir det ofta så att planerade reparationer och underhåll behöver omprioriteras till förmån för oplanerade åtgärder. I mångt och mycket beror detta på en informationsbrist beträffande de olika delarnas status och brist på uppföljning (Chandrashekaran & Gopalakrishnan, 2008). Detta stöds av Lin & Su (2013) som påpekar att effektiv informationshantering är en förutsättning för en effektiv förvaltning. Bland annat såg de att den manuella pappershanteringen av dokument skapade ineffektiv, och i vissa fall, bristfällig förvaltning.

I rapporten Informationshantering i förvaltning (2014) där bland andra Akademiska Hus medverkade lyftes värdet av byggnadsinformationsmodellering (BIM) i förvaltningsskedet fram som en möjlighet att effektivisera förvaltningen. Bland annat förväntas BIM ge ett bättre underlag för budget, upphandlingar och allmänt bättre kostnadsuppfattning vid förvaltningen av ett objekt. BIM lyftes fram som ett verktyg för planering och uppföljning av underhåll som skapar ökad kvalité och precision i levererad service.

10

1.2 Problemformulering

Även om Hjelseth (2010) är av samma åsikt som Akademiska hus påpekar han att kontroll av vilken typ av information som finns tillgänglig i en BIM-modell är väldigt viktigt för att det ska kunna ske någon förbättring av informationsflödet. Information skall inte läggas till i modellen ”bara därför att”. Det kan verka lockande att föra in all data från ett redan färdigt BIM-underlag som använts i projekteringen, men endast en liten mängd av informationen i modellen har användbarhet för underhållsverksamheten, vilket gör det svårt att hitta rätt i informationen (Lin et al, 2014). Behovet av att hitta rätt information på rätt plats blir väldigt påtaglig i ett större komplex, till exempel ett sjukhus eller en kontorsbyggnad, där det kan finnas hundratals olika komponenter spridda över en stor yta. Särskilt om det gäller en samhällsviktig funktion som kan få drastiska konsekvenser vid ett längre avbrott (Legner & Thiesse, 2006).

Dessutom kan modellen behöva integreras med övriga delar av förvaltningen, till exempel ekonomihantering, hyreskontrakt, städ och nycklar, vilket gör att informationsmängden växer ytterligare, vilket Hjelseth (2010) varnat för urholkar själva meningen med att nyttja BIM. Därför är det mycket viktigt att hålla informationen i en BIM-modell relevant, tillgänglig och uppdaterad för att kunna skapa någon nytta och mervärde av arbetssättet.

Som Chandrashekaran & Gopalakrishnan (2008) påpekat så är planerat och förebyggande underhåll av stor vikt för att kunna hushålla med underhållsresurserna. Den viktigaste förutsättningen för att detta skall fungera är att korrekt och aktuell information för det underhållsarbete som skall utföras finns tillgänglig samt att dokumenterad uppföljning av det utförda arbetet utförs i syfte att skapa en kunskapsbank för liknande arbete. Detta är något som BIM bör vara ett bra verktyg för, precis som Akademiska Hus har identifierat, men i de studier som är tongivande (Olbrich et al (2013), Lin & Su (2013), Kivits & Furneaux (2013)) så har ”hemmasnickrade” alternativ till förvaltningssystem använts som koncept och varit avsedda för ändamålet att hantera förvaltningen i BIM-miljö.

11

1.3 Syfte

Studien syftar till att undersöka möjligheterna att nyttja BIM för planering och uppföljning av underhåll, samt vilka hinder som finns för ett införande av detta idag.

Detta görs genom att besvara ett antal frågeställningar:

- På vilket sätt kan BIM skapa ett mervärde i underhållsarbetet?

- Vilken information i en BIM-modell är viktig och relevant som ett stöd för planering av underhållsarbete?

- Hur säkerställs att informationen finns tillgänglig när underhållsarbete skall utföras? - Hur säkerställs att informationen i BIM-modellen är uppdaterad och aktuell?

1.4 Avgränsningar

Studien genomförs under vårterminen 2015 och behandlar några företag i offentlig förvaltning och hur de nyttjar eller kan tänka sig nyttja BIM i underhållsarbetet.

1.5 Metodbeskrivning

Studien bygger framför allt på en kvalitativ studie i form ett antal semistrukturerade intervjuer med personer på olika nivåer av respektive företags underhållsorganisationer, från planerande till utförande. Intervjuerna innehåller såväl öppna frågor om BIM-använding som mer för syftet specifika frågor. Vidare görs en litteraturstudie över förvaltning med inriktning mot underhåll, vilken arbetsmetodik som finns och vad det finns för områden som behöver förbättras. BIM-användningen främst inom byggbranschen analyseras, vilka framgångsfaktorer som finns och vilka problem som kan uppstå. Slutligen görs en sammanfattning av de studier som finns angående användning av BIM i förvaltningen med deras viktigaste slutsatser, samt även en liten introduktion av kommande teknologier för att underlätta förvaltningsarbetet.

Den semistrukturerade formen av intervju har valts för att den genom sin blandning av öppna och slutna frågor ger såväl kvalitativa som kvantitativa data (Lantz, 2013). Detta anser Holme & Solvang (1997) stärka tilliten till analysresultatet. Syftet med den mer kvalitativa delen med öppna frågor där respondenten uppmanas att beskriva sitt arbete, utan några avgränsningar från intervjuaren, är att få en insikt i hur underhållsarbetet utförs, eller som Dalen (2015) uttrycker det: ”Skapa förståelse för personens verklighet”.

12 Den andra mer kvantitativa delen av intervjun innefattar mer specifika frågor som inriktar sig på vilken informations som krävs för att utföra arbetet, samt gradera vilken vikt som respektive post har. Detta görs för att finna en trend bland förutsättningarna och möjliggöra en prioriteringsordning (Holme & Solvang, 1997).

På insamlad kvalitativ data utför en delanalys där respondenternas utsagor reduceras till påståenden som kategoriseras i tabellform för att finna mönster att sammankoppla med den värderingstabell som den kvantitativa delen av intervjun innehåller samt sammanknyta till studerad litteratur.

Ett vanligt argument mot den kvalitativa metoden är att den alltid kommer ge subjektiva svar utifrån respondentens egna åsikter och upplevelser (Lantz, 2013). Därför anser Dalen (2015) det viktigt att påpeka vikten av god struktur i intervjufrågorna, där ledande frågor eller frågor utanför respondentens kompetens undviks. Dessutom skall respondenten ges tid för eftertanke vid svaren och inte stressas. Både Dalen (2015) och Lantz (2013) föreslår provintervjuer för att verifiera intervjufrågorna, öva på intervjumetodik samt ge ett övningsunderlag för den kommande analysen.

Ett alternativ till den semistrukturerade intervjun hade varit en strikt kvantitativ analys i form av en enkät där fackkunniga ur underhållsverksamheten graderar vikten av olika delar som ingår i ett BIM-underlag med avseende på deras användbarhet i förvaltningsskedets underhåll. En fördel med en sådan undersökning skulle vara enkelheten i att finna trender i svaren (Eliasson, 2013. Trost, 2012).

En undersökning av detta slag hade varit en god komplettering och verifiering av utfallet från den tilltänka intervjun, men hade förtagit möjligheten att finna svar som inte sökts i inledningen av intervjuerna.

13

2 Underhåll

Detta kapitel behandlar arbetet med underhåll. Vad underhåll är, hur arbetet planeras övergripande och hur arbetet påverkar brukarnas verksamhet. De olika underhållsstrategierna som kan tillämpas presenteras och deras för- respektive nackdelar och användningsområden diskuteras. Dessutom avhandlas vikten av informationshantering i underhållsarbetet. Kapitlet syftar till att presentera en bild av komplexiteten i underhållsarbetet och behovet av bra beslutsstöd och informationshantering.

2.1 Allmänt om underhåll

Underhåll är det arbete som utförs på förvaltningsobjekt över tiden med syfte att återställa och upprätthålla dess funktion. Till att börja med behöver byggnadens fortsatta värde säkerställas genom underhåll av byggnadens stomsystem, väderskydd och annat som gör att själva byggnaden fungerar som en byggnad. Dessutom behöver brukarspecifika installationer och inventarier tas om hand för att skapa ett mervärde till den verksamhet som pågår i byggnaden (Nordstrand, 2008).

Son & Yuen (1993) (citerad i Pitt et al (2006)) identifierade fyra kategorier av underhållsarbete: 1. Dagligt arbete, till exempel städning, kontroll och service

2. Felavhjälpande underhåll av redan kända och förväntade fel 3. Omfattande ekonomiska insatser som byte av utrustning 4. Modernisering eller förändringar av omfattande art

Målet med åtgärderna är att hålla minst en för organisationen godtagbar standard för förvaltningsobjektet. Denna kan vara högre eller lägre än ursprunglig standard från ny-, om- eller tillbyggnad.

Vad som anses som godtagbar standard bestäms av tre olika faktorer:

- Byggregler, regler som styr hälsa, miljö och säkerhet (HMS) samt den verksamhet som pågår i byggnaden

- Tilldelningen av resurser till underhållsarbetet

- Återkopplingen från underhållspolicy och vald underhållsstrategi

Generellt kan sägas att för de organisationer som spenderar väldigt lite pengar på underhåll är en godtagbar standard i princip detsamma som lagkrav och i de flesta fall en längre standard än

14 den ursprungliga, emedan organisationer med stort fokus på och med mycket resurser för underhåll tenderar att höja sin standard över tiden (Lee & Scott, 2009).

För att upprätthålla godtagbar standard har förvaltningen två huvudsakliga strategiska val beträffande ett förvaltningsobjekts underhåll: Ska delen lagas alternativt bytas när den går sönder? Utförs preventivt underhåll i syfte att undvika att fel uppkommer? (Pitt et al, 2006). Den strategiska grunden för allt underhåll av alla förvaltningsobjekt är en underhållspolicy. Underhållspolicyn ger styrningen över hur mycket resurser som tilldelas, vilken standard och vilken underhållsstrategi som skall användas för respektive förvaltningsobjekt.

Policyn är uppbyggd av fem frågeställningar: 1) Vilken standard skall upprätthållas?

2) Vad är godtagbar tid från upptäckt fel till åtgärdat fel? 3) Vilka eventuella lagkrav måste tas i beaktning?

4) Hur länge skall byggnaden förvaltas för sin nuvarande verksamhet?

5) Vilken livslängd och vilka insatser förväntas för byggnadens ingående delar? (Lee & Scott, 2009)

Dessa frågeställningar leder till en process, se Figur 2.1.1, som kan nyttjas som beslutsstöd för val av underhållspolicy för olika förvaltningsobjekt.

Figur 2.1.1 - Process för val av underhållspolicy och underhållsstrategi (Lee & Scott, 2009)

Förutom att se till att själva förvaltningsobjektet fungerar som det ska och inga onödiga kostnader uppstår så fyller underhåll en annan funktion, nämligen att stödja och säkerställa brukarnas verksamhet och dess produktivitet.

Narayan (2012) identifierar fyra parametrar som är av vikt för att en verksamhet, en brukare, ska nå sina verksamhetsmål:

1) Få avbrott i verksamheten

2) Hög kvalitet på levererad service 3) Låga kostnader för drift och underhåll

4) Backupsystem och redundans för produktionen fungerar, men endast när verkligt behov finns

Tidsrymd för förvaltning av objektet i sin nuvarande

använding

• Beakta om förvaltnings-objektets användning ändras innan underhållsåtgärder krävs

Livscykelanalys över objektets material och utrustning

• Hur bedöms kostnaderna fördela sig över tiden? • Kostar det extra eller lönar det

sig att göra proaktiva insatser?

Godtagbar standard, tid från upptäckt till åtgärdat fel ,

lagkrav samt regelverk

• Vilka krav finns från brukarna eller verksamheten samt från myndigheter?

Beslut om val av underhållspolicy och

underhållsstrategi

• Utifrån processen tilldela ekonomiskt utrymme samt välj vilken underhållsstrategi som skall tillämpas

15 Som framgår av ovan så är (1) och (3) faktorer som direkt kan påverkas av underhållsorganisationen som stödjer verksamheten.

En väl vald underhållsstrategi minskar alltså inte bara risken för och konsekvenserna av ett fel, och därmed även de underhållskostnaderna som hör därtill, utan bidrar även till att öka verksamhetens produktivitet och servicenivå (Pitt et al, 2006).

2.2 Olika underhållsstrategier som kan tillämpas

En underhållsstrategi är det angreppssätt som nyttas för att hantera fel på förvaltningsobjekt. Flertalet olika möjligheter och val finns för hur valet sker och underhållsstrategierna har alla sina för- och nackdelar. Till att börja med finns det enligt Horner et al (1997) och Pitt et al (2006) två huvudsakliga kategorier av underhåll som används för att bibehålla ett förvaltningsobjekts funktion:

 Felavhjälpande underhåll – Åtgärd sker när förvaltningsobjektet går sönder, genom reparation eller byte, dessa åtgärder benämns som reaktiva.

 Förebyggande underhåll – I stället för att åtgärda fel som uppstår med förvaltnings-objektet planeras åtgärder för att tillse att funktionen bibehålls, benämns som

proaktiva.

Lind & Muyingo (2012) har sammanställt de underhållsstrategier som kan tillämpas på ett förvaltningsobjekt, se Figur 2.2.1, som vart och ett ger olika sätt att lösa förändringar i ett förvaltningsobjekts status:

Figur 2.2.1 - Olika underhållsstrategier, markerade i orange, efter Lind & Muyingo (2012)

Underhåll

16

 Felavhjälpande underhåll syftar till att lösa problem med ett förvaltningsobjekt när ett fel uppträder och kan i sin tur uppdelas i två undertyper beroende på vilken prioritet åtgärden ges:

o Akut underhåll – Underhåll på förvaltningsobjektet bedöms kräva omedelbar åtgärd och resurser allokeras från annat håll för att lösa problemet.

o Övrigt felavhjälpande underhåll – Felet på förvaltningsobjektet anses vara av sådan art att åtgärden kan utföras inom en sådan tidsrymd att planering av åtgärd medges och eventuellt samordnas med annat arbete.

 Opportunistiskt underhåll är sådant underhåll som utförs i samband med redan bestämda åtgärder i syfte att kostnadseffektivisera. Till exempel genom att utföra åtgärder på ett liknande förvaltningsobjekt som ett felavhjälpande underhåll utförs på.

 Intervallbaserat underhåll innebär att underhållsåtgärder utförs på ett förvaltningsobjekt efter ett förutbestämt tidsschema.

 Tillståndsbaserat underhåll bygger på att följa förändringar i förvaltningsobjektets funktion, antingen genom sensorer eller tillsyn, för att kunna göra underhållsinsatser innan ett fel uppstår.

 Förutseende underhåll bygger på dataanalys av tidigare utförda åtgärder och annan relevant data för att kunna bedöma ifall det börjar vara dags för underhållsåtgärder för förvaltningsobjektet. Om mönster uppträder i att ett stort antal åtgärder av samma typ på liknande förvaltningsobjekt utförs eller att dessa uppvisar höga kostnader kan det antas att fler åtgärder kommer att krävas till dess att de flesta objekten har åtgärdats (Hegazy et al, 2010).

 Planerat opportunistiskt underhåll är sådana åtgärder som planeras in i samband med andra underhållsåtgärder i syfte att skapa bättre kostnadseffektivitet och nyttja redan inplanerat driftstopp.

2.3 Att planera underhållsarbetet

Särskilt inom förvaltningen av offentlig sektor är det viktigt med väl valda underhållstrategier och en god underhållspolicy. Ett politiskt beslut från ett år till ett annat kan påverka verksamheten på ett sådant sätt att all planering för 30 år framåt blir överflödig eller inaktuell (Bejrum, 1999). Horner et al (1997) gör ett träffsäkert uttalande genom att påpeka att ”Det enklaste och snabbaste sättet att minska sina underhållskostnader är att inte utföra något underhåll alls”. Vilket givetvis inte stämmer under en längre tidsrymd då underhållsbehovet till

17 slut kommer att kräva omfattande åtgärder, och då oftast dyrare sådana än att utföra underhåll på vanligt vis. Vad Horner et al (1997) istället föreslår är att utföra underhåll på förvaltningsobjekt så sällan som tillåts utan inverkan på byggnadens funktion eller brukarnas verksamhet i stort, något som Bejrum (1999) utvecklar detta till att underhåll skall utföras så länge och så ofta som är kostnadseffektivt med avseende på nuvarande användningsområde för förvaltningsobjektet och fastigheten. Generellt kan sägas att proaktivt underhållsarbete är av stor vikt för att effektivt kunna hushålla med underhållsresurserna (Chandrashekaran & Gopalakrishnan, 2008). Dessutom kan god planering av underhållsarbetet medföra att fel i vissa fall kan avvärjas och undvikas innan de inträffar, vilket innebär att behovet av tidskrävande insatser minskar. Detta i sin tur frigör resurser från reaktivt arbete till proaktivt arbete, vilket skapar bättre möjligheter för att planera underhåll, se Figur 2.3.1. I slutändan innebär detta en ökning av produktiviteten för underhållsorganisationen och samtidigt säkerställer brukarnas driftsäkerhet. (Narayan, 2012).

Figur 2.3.1 – Sammanfattning av iterativ gynnsamhet av planerat underhåll, fritt efter Narayan (2012)

Lee & Scott (2009) sammanfattar dock ett par av svagheterna med förebyggande underhåll, vilka är: Förebyggande underhåll kan medföra för tidiga och onödiga insatser, för få jämförelser och studier finns för att verifiera dess effektivitet samt att förebyggande underhåll inte alltid är kopplat till verksamhetens behov och mål. Lind & Muyingo (2012) påpekar å andra sidan att felavhjälpande underhåll kräver en underhållsorganisation som klarar av att vara på plats inom rimlig tid vid ett inträffat fel. Dessutom finns alltid risken för att verksamheten råkar ut för ett driftsstopp till följd av ett haveri, med minskade intäkter till följd.

Kontentan av vad Lee & Scott (2009) samt Lind & Muyingo (2012) menar är att det inte går att förlita sig på en enda underhållsstrategi. För att tillförlitligt kunna välja vilken

Planering av underhåll Avvärjer fel Hög pålitlighetsgrad Färre haverier Mindre reaktivt arbete Mer proaktivt arbete

18 underhållsstrategi som skall tillämpas på ett specifikt förvaltningsobjekt krävs kunskap om alla ingående delar av byggnaden samt dess inverkan på verksamhet och byggnad ifall de skulle fallera. Med andra ord kunskap om helheten. Dessutom bör typen och sannolikheten av fel på de ingående delarna på förhand undersökas, mer objektsspecifik information (Horner et al, 1997). Detta för att behovet och omfattningen av underhållsåtgärder kan minskas genom att studera ett fels konsekvenser på verksamheten och vilka bakomliggande orsaker som finns (Pitt et al, 2006). En sammanfattning av underhållsstrategierna samt deras olika för- och nackdelar och föreslagna användningsområden kan ses i Tabell 2.3.1.

Riskerna med fel på ett förvaltningsobjekt kan enligt Horner et al (1997) indelas i tre olika kategorier utefter hur ett fel påverkar verksamheten och byggnaden:

 Allvarliga fel, som i sin tur kan indelas i två undergrupper:

1. Fel som påverkar hälsa, miljö eller säkerhet (HMS) – Eller för att uttrycka det rakare: Om objektet går i sönder så föreligger risk för skada på person eller

miljö.

2. Fel som påverkar byggnad eller verksamhet ur ett ekonomiskt perspektiv – Alternativt: Objektets underhållskostnad är lägre än kostnaderna för

konsekvenserna av ett fel.  Icke allvarliga fel:

3. Fel som skapar mycket få olägenheter för varken HMS eller byggnad och

verksamhet.

Utifrån denna indelning finns ett antal generella förhållningssätt till vilken underhållsstrategi som bör väljas per förvaltningsobjekt:

Felavhjälpande underhåll – Tillämpas på icke allvarliga fel samt fel som påverkar byggnad och

verksamhet men vars underhållskostnader för förebyggande eller tillståndsbaserat underhåll överstiger kostnaden för ett fel.

Intervallbaserat underhåll – Tillämpas på objekt vars status inte kan övervakas,

HMS-objekt vars status kan övervakas, men informationen blir svårtillgänglig, till exempel att system inte kan kopplas och avläsas på distans, eller att övervakning blir för kostsamt. Dessutom bör förebyggande tidsbaserat underhåll tillämpas på fel som påverkar byggnad och verksamhet där kostnaden för tidsbaserat underhåll är lägre än felahjälpande underhåll och tillståndsbaserat underhåll är för kostsamt eller inte går att tekniskt tillämpa.

Tillståndsbaserat underhåll – Tillämpas på alla allvarliga fel där tillsyn är möjlig och

19

Tabell 2.3.1 – Sammanställning underhållsstrategiernas för- och nackdelar samt rekommenderade användningsområden för olika förvaltningsobjekt

Underhållsstrategi Fördelar Nackdelar Användningsområde

Felavhjälpande Kräver ingen planering eller schemaläggning av åtgärder

Kräver folk på plats som kan åtgärda problemet när det uppstår

Förvaltningsobjekt som inte kan övervakas och där ett fel blir av ej allvarlig art. Kostnad för underhåll > Kostnad för fel

Opportunistiskt Personalekonomiskt sunt, finns redan folk på plats

Förvaltningsobjektet har sällan uppnått maximal livslängd

Alla förvaltningsobjekt, under förutsättning att ekonomiskt utrymme finns och fel har en märkbar inverkan på verksamheten Intervallbaserat Enkelt att planera

åtgärder då de återkommer vid bestämda tidsintervall

Planerade åtgärder kan i vissa fall vara onödiga för förvalt-ningsobjektets status

Förvaltningsobjekt som inte kan övervakas för en rimlig kostnad och där ett fel blir av allvarlig art. Kostnad för underhåll < Kostnad för fel Tillståndsbaserat Åtgärder sker med

största möjliga intervall till minsta möjliga kostnad

Kräver övervakning med sensorer eller genom tillsyn, oftast kostsamt och kräver programvara

Förvaltningsobjekt där tillsyn eller övervakning kan utföras på ett kostnadseffektivt sätt och där fel har en stor inverkan på verksamheten Förutseende Kan förebygga fel

innan de uppkommer

Kräver beslutsstöd i form av insamlad data och analys-verktyg

Förvaltningsobjekt som i vanliga fall utförs

felavhjälpande underhåll på

Planerat opportunistiskt Personalekonomiskt sunt, finns redan folk på plats, kan samordna material

Förvaltningsobjektet har sällan uppnått maximal livslängd

Alla förvaltningsobjekt, under förutsättning att ekonomiskt utrymme finns och fel har en märkbar inverkan på verksamheten

2.4 Krav på informationshanteringen

Som kan ses i Tabell 2.3.1 så är inga av de olika underhållsstrategierna allmängiltiga eller flexibla nog att kunna ensamt användas för samtliga förvaltningsobjekt. Olika objekt kommer att kräva olika mängder och typer av insatser, få olika konsekvenser vid fel och vara

20 förknippade med olika kostnader. För att kunna hantera dessa på ett korrekt och konsekvent sätt så ställts stora krav på hanteringen av information i underhållsarbetet.

Behovet av att hitta rätt information på rätt plats blir väldigt påtagligt i ett större komplex, till exempel ett sjukhus eller en kontorsbyggnad, där det kan finnas hundratals olika komponenter spridda över en stor yta. Särskilt om det gäller en samhällsviktig funktion som kan få drastiska konsekvenser vid ett längre avbrott (Legner & Thiesse, 2006).

Lin (2011) (citerat av Lin et al (2014)) gjorde en undersökning av en kommersiell byggnad i Taiwan och fann att servicepersonalen upplevde ett antal brister i informationshanteringen för sitt arbete, nämligen att:

 Dokumentbaserad data är ineffektivt och av bristande kvalitet

 Hitta relevant information för en specifik del av en byggnad är svårt

 Inmatning av data från papper har en bakomliggande risk för felinmatning eller annan kommunikationsmiss

I dagsläget finns få bra verktyg att tillgå i förvaltningsskedet, där arbetet i många fall fortfarande sker på manuellt vis med hjälp av papper och listor (Olbrich et al, 2013). Ett problem som hänger samman med detta är att inspektioner och rapporteringar som genomförs och sedan överförs manuellt via pappersform ger sällan en helt korrekt bild av verkligheten, detta på grund av rena transkriptionsfel (felavskrivningar), bristande detaljminne eller felaktiga kopplingar i systemet (Hegazy et al, 2010). Något som bekräftas av så väl Lin & Su (2013) samt Lin et al (2014) som sett att manuellt pappersarbete är en bidragande faktor till ineffektivitet och kunskapsluckor i underhålls- och förvaltningsarbetet. Checklistor, rapporter och protokoll riskerar att hamna efter i införandet till ett traditionellt fastighetssystem på grund av den omständliga pappershanteringen; Fastighetsförvaltaren skickar ut en arbetsorder, denna mottas av den som ska utföra arbetet, utfört arbete nedtecknas, papperskopian skickas tillbaka till förvaltaren som sedan för in den i systemet (Lin & Su, 2013, Lin et al, 2014).

För att kunna bedriva effektiv förvaltning krävs alltså en effektiv informationshantering (Lin & Su, 2013). Extra viktigt är uppföljningen av utfört underhållsarbete. Att samla och sammanställa data under en längre period bygger upp ett ”minne” för underhållsorganisationen.

21 Detta minne kan i sin tur nyttjas som stöd i beslut om underhåll samt även ge förslag till lösningar på likartade problem som uppkommer för organisationen (Chandrashekaran & Gopalakrishnan, 2008). All övervakning och uppföljning av underhåll skapar en kunskapsbank för att enklare kunna förutse och förebygga fel i framtiden. Detta i sin tur kan leda till ökad produktivitet och kvalitet för verksamheten och minskade underhållskostnader (Hegazy et al, 2010. Wood, 2005), se Figur 2.4.1. För att åstadkomma denna grad av detaljering och informationshantering har BIM lyfts fram som ett verktyg av bland andra Lin & Su (2013), Lin et al (2014) och Kivits & Furneaux (2013), vilket tas upp i nästa kapitel.

Figur 2.4.1 - Översikt av underhållsarbetet, informations-, resurs- och arbetsflöde

Förvaltningstid Livscykelhänsyn Tillåten tid till åtgärd Regelverk Ekonomi Brukarkrav

Underhållspolicy Godtagbar standard

Förvaltningsobjekt Kontroll Tillsyn Status Uppkommet fel Reaktivt underhåll Proaktivt underhåll

Fler oförutsedda avbrott

(-) Effektivitet (-) Produktivitet (+) Produktivitet (+) Effektivitet

Färre oförutsedda avbrott Frigörande av underhållsresurser Kostnadsförhållande 1:3 Uppbindande av underhållsresurser Avvikelse Försämring Minskning av underhållsplanering Kunskapsbank Underhållsplanering Jämförelse Om lägre än godtagbar standard Rapportering Uppföljning

22

3 BIM

I detta kapitel behandlas betydelsen av begreppet byggnadsinformationsmodellering (BIM), nyttan av BIM som en hantering av informationsflöde beskrivs samt en genomgång av de olika hinder som finns i användandet och även införandet av BIM.

3.1 Vad är BIM?

BIM är inte detsamma som vanlig 3D-CAD. BIM är en integrerad och interaktiv modell över hela projektet där all information som hör till projektet finns tillgänglig (Sebastian, 2011). En mer exakt och entydig beskrivning kan vara svår att finna. Till exempel påstår Björk & Penttilä (1989) (refererad i Amor & Faraj (2001)) följande om BIM: ”Projektmodeller är koncept av strukturer som beskriver vilken typ av information som används för att beskriva byggnader och hur denna information är uppbyggd”. Gann et al (1993) (refererad i Amor & Faraj (2001)) beskriver BIM som ”En enskild projektdatabas som är en elektronisk modell till vilken samtliga inblandade i projektet refererar till under design-, bygg- samt drift- & underhållsfasen”. Fisher et al (1997) (refererad i Amor & Faraj (2001) har följande definition ”Projekt-modellering är objektsmodellering av ett projekt och som inkluderar mer information än bara geometrin”. Ku & Taiebat (2011) går så långt som att påstå att: ”BIM kan ses som två olika saker, dels som ett antal processer för att kommunicera, producera och analysera byggnadsmodeller och dels som en teknik för att modellera byggnader och byggdelar”. En sammanfattning och av branschen någorlunda antagen sanning är att förkortningen BIM har tre olika innebörder:

1. Building Information Model (produkt) – En strukturerad samling av data som beskriver en byggnad.

2. Building Information Modeling (process) – Framtagandet och användandet av BIM-modellen.

3. Building Information Management (system) – Ett företags arbets- och

informationsstruktur som syftar till effektivisering och kvalitetsförbättring (Wong & Fan, 2013).

I detta arbete används definition 2, byggnadsinformationsmodellering, som BIM och den resulterande produkten benämns BIM-modell.

23 Vad BIM gör som process är att det integrerar information om projektet och tillhörande objekt med en grafisk modell av objektet. Den minsta enheten i en BIM-modell är ett objekt, till exempel ett fönster eller en dörr (Hjelseth, 2010). Dessa objekt kan delas in i tre olika komponenttyper:

 Primärkomponenter – Rumsavdelande eller åtkomstrelaterade objekt, till exempel en dörröppning

 Sekundärkomponenter – Detaljer som inte är av vikt för funktionen förrän senare i projekteringsskedet, till exempel fast inredning

 Tertiärkomponenter – Detaljer utan någon större vikt, som utesluts att modelleras och istället tilldelas plats i modellen som enkel grafik, till exempel möblemang (Weygant, 2011).

3.2 Varför BIM?

I dagsläget så hanterar de flesta byggprojekt olika typer av information separat: Ritningar, rums-beskrivningar, teknisk dokumentation och så vidare innehåller var för sig delar av projektets information, men inga direkta kopplingar annat än via nedskrivna referenser. Detta ställer stora krav på informationsflödet inom projektet, vad avser information som typ, tid och antal (Hjelseth, 2010).

Det centrala i BIM är just informationen och framför allt informationshanteringen. Från att en byggnad skisseras läggs komponenter till, primärkomponenter som väggar och fönster. Komponenterna kompletteras med information såsom U-värde och pris under tidens gång, fler komponenter läggs till, även sekundär- och tertiärkomponenter, och projektets detaljrikedom ökar (Weygant, 2011). Den ökande komplexiteten och det växande antal yrkesgrupper inblandande i ett bygge ökar behovet av ett effektivt och relevant informationsflöde i modellen. Informationsflödet regleras i en BIM-manual som styr allt från vad som skall ingå till hur olika delar namnges (Hjelseth, 2010).

BIM väntas öka i användning och skapa bättre förutsättningar för hållbart byggande. I huvudsak kommer BIM att nyttjas för att planera och kontrollera projekterings-, produktions- och förvaltningsarbetet (Wong & Fan, 2013).

Syftet med BIM i projektering är att samla och arkivera all data med relevans för projektet. I förlängningen bör även hela byggnadens livscykel ingå i BIM, där allt från ändringar under tidens gång till avveckling. Denna datasamling hade kunnat minska att problem och fel

24 upprepas i kommande liknande projekt (Olbrich et al, 2013). Med tillgång till relevant information kan bättre och mer korrekta beslut tas i ett tidigare skede i projektet och på så sätt kan problem och därmed kostnader förekommas snarare än lösas när de uppstår genom att ha ett bra informationsflöde i projektet (Hjelseth, 2010).

All information i modellen är kopplad på så sätt att en ändring på ett objekt påverkar samtlig information kopplad till objektet. Om till exempel ett fönster läggs till i en vägg så kommer antalet fönster totalt att öka, fönsterarean kommer att öka, väggens väggarea minskar, Um kommer förändras, kostnaderna i projektet ändras och så vidare. Detta kan jämföras med traditionell projektering där eventuella dokument kan ligga kvar även om objektet de krävs för har tagits bort. Därmed kan olika projektdeltagare granska och uppdatera separata delar av projektet för feedback under projektets gång (Wong & Fan, 2013).

BIM uppfattas förbättra ekonomin och kvalitén i byggprojekt, då främst genom att spara in tid vid förändringsarbeten och ren effektivisering i byggandet i form av producerade enheter per mantimmar (Ku & Taiebat, 2011).

Aranda-Mena et al (2009) fann att de undersökta företagen tyckte att BIM ökar effektiviteten och minskar behovet av omarbetning. Dessutom rådde samstämmighet kring vinster i designhänseende, såväl förbättringar som verifiering av designen. Företagen ansåg dessutom att informationsflödet och samarbetet mellan discipliner förbättras med BIM.

Wong & Fan (2013) fann att BIM upplevdes som ett bra verktyg för att koordinera och kommunicera mellan olika discipliner inom bygget. Detta i sin tur förväntades leda till ökad effektivitet, minskat spill och kortare projekttid.

BIM väntas minska energianvändningen, minska miljöpåverkan och förbättra kvalitén för byggbranschen (Wong & Fan, 2013).

BIM medger att effektivt samarbete kring modellens utformning kan utföras oavsett tid och plats. Detta är en förutsättning för dynamisk livscykelkostnad, som ställer krav på input och ändringar i modellen under hela livscykeln och inte bara under projekteringen, för att möta ändrade krav och förutsättningar (Sebastian, 2011).

Samarbete mellan samtliga discipliner krävs för att skapa ett livscykeltänk redan från designskedet. Dessutom bör brukare, servicepersonal och tekniker involveras redan i projekteringen för att säkerställa hållbarhet även under förvaltningsskedet (Sebastian, 2011).

25 BIM marknadsförs ibland som lösningen för informationsflödet inom ett projekt, men det råder delade meningar om BIM ensamt kan ses som en universallösning för all informationskommunikation (Hjelseth, 2010).

Wong & Fan (2013) konstaterar att BIM som verktyg är väl lämpat för att förbättra informationsflödet och förenkla kommunikationen i ett projekt och därmed effektivisera processen i sin helhet, under förutsättning att interoperabilitet och kompitabilitet mellan de olika ingående mjukvarorna förbättras

3.3 Vilka problem finns med införande av BIM?

Ett flertal orosmoment finns angående införandet och användandet av BIM i byggbranschen:

Resursrelaterade: Till att börja med så anses brist av personal med kunskap inom BIM som ett

stort hinder mot användningen och införandet av BIM i byggbranschen (Ku & Taiebat, 2011). En studie av Aranda-Mena et al (2009) visade på oro från byggbranschen att införandet av BIM skulle kräva såväl omorganisation som utbildning för att kunna klara av att leverera BIM. Dessutom anses den programvara som måste införskaffas vara kostsam (Hjelseth, 2010 & Wong & Fan, 2013)

Informationsrelaterade: Hjelseth (2010) anmärker att informationen i ett BIM-underlag i

allmänhet innehåller en ganska liten mängd för projektet relevant information, så noggranna avvägningar bör göras avseende vilken information som är relevant för projektet. Särskild försiktighet bör iakttagas när mer information tillförs ett projekt under deviserna ”mer information är bättre” alternativt ”hellre för mycket än för litet”: En växande informationsmängd kan bidra till svårigheter att särskilja de olika typerna av information. Hjelseth (2010) uttrycket att: ”Information är kopplingen mellan definierad data och ett definierat syfte”. En vidare tolkning av detta ger att om syfte saknas så saknas information. För att skilja på olika typer av information kan denna delas upp i ett par underkategorier efter deras syfte:

 New – Nya krav kan skapa ett behov av ny information, till exempel när Lagen (2006:985) om energideklaration trädde i kraft så fanns behovet av ny information i form av energideklarationer

 Need – Definierad information som används med känd metod eller standardlösning, kan även betecknas som relevant information (för projektet relevant)

26

 Nice – Information som kan komma användas i projektet, antingen med kända eller nya metoder. Devisen ”Vi tar med detta för säkerhets skull” är vanligt förekommande sätt att införa information som är ”Nice”

 Noise – Inget urval av informationen har skett, ”All information är bra information”

 Nonsense – För projektet helt irrelevant information samt kopior på redan existerande information (Hjelseth, 2010).

För ett effektivt arbete krävs dessutom en s.k. ”model manager” som inte själv deltar i designprocessen, utan istället arbetar med själva strukturen och arbetet med BIM-modellen, till exempel ser till att rätt verktyg finns, gör kollisionskontroll och så vidare, vilket i sig kan ses som en ökad kostnad för arbete med BIM (Sebastian, 2011).

En annan aspekt som ofta lyfts fram att äganderätten för informationen i BIM-modellen inte alltid är klart definierad (Aranda-Mena et al, 2009). Sebastian (2011) menar dock att BIM inte skiljer sig nämnvärt vad gäller äganderätten till det intellektuella kapitalet jämfört med traditionella samarbetsprojekt; Arkitekten äger fortfarande A-handlingar som utformning och gestaltning, konstruktören K och så vidare. I mångt och mycket kan BIM hjälpa till att hålla koll på äganderätterna och inte skapa förvirring.

Mjukvarubaserade: Vidare så ställs krav på interoperabilitet mellan programvara och de

exporterade modellerna (Hjelseth, 2010 & Wong & Fan, 2013). Vad som förväntas är att IFC skall lösa denna problematik (Hjelseth, 2010). Men även om IFC i sig skall utgöra en garant för interoperabilitet så är det inte nödvändigt att samtliga objekt kan exporteras i ett IFC-format, någon som grundar sig i förvirring i samarbetet kring införandet av IFC som standard (Jensen & Jóhannesson, 2013). IFC i sig är en gångbar standard som stöds och används av flertalet mjukvarutillverkare, men tyvärr är certifieringen för lättvindig och riskerar urholka själva syftet med IFC. En certifiering är inte en automatisk garanti för interoperabilitet, vilket kan vara en bidragande orsak till det låga användandet av IFC-kompatibel BIM i projektering (Sebastian, 2011).

27

4 BIM i förvaltningen

I detta kapitel behandlas implementeringen av BIM i förvaltning och underhåll. De viktigaste resultaten från tidigare studier tas upp, tillgänglig programvara presenteras samt ny teknik som kan tänkas implementeras i användandet av BIM presenteras.

4.1 Tidigare studier

4.1.1 Sydney Opera House

Kivits & Furneaux (2013) fann att integreringen av BIM i Sydney Opera Houses FM-organisation förbättrade deras kontroll över livscykelkostnader, gav en snabbare och effektivare beslutsprocess samt gav upphov till mer integration mellan olika aktörer, till exempel entreprenörer, främst tack vare att alla jobbade mot samma underlag även om det var flertalet projekt igång samtidigt. Integrationen av BIM med FM-funktionen kan även säkerställa att kunskapen om drift & underhåll av byggnaden bibehålls även vid byte av serviceorganisation, med kortare inkörningsperiod för den nya organisationen. Dessutom upplevdes att historiken som samlas i BIMFM även kunde ha andra användningsområden än som stöd vid underhållsplanering. Ett tänkbart scenario är att nyttja den insamlade historiken för att kunna utvärdera enskilda komponenter, särskilt när samma typ av komponent förekommer i ett större bestånd med flertalet fastigheter, något som möjliggörs med en effektiv och konsekvent informationshantering med god uppföljning.

4.1.2 Taiwan, Lin & Su, 2013

I en studie av Lin & Su (2013) undersöktes möjligheten att använda en mobil applikation för användande av BIM-modeller i underhållsarbetet i en kommersiell byggnad i Taiwan. Resultaten visade att servicepersonalen upplevde ett bättre informationsflöde och att deras arbete överlag underlättades med hjälp av deras applikation. Framför allt såg deras applikation till att informationen för förvaltningen var korrekt och uppdaterad. Dock så uttrycktes problem för personal som saknade tidigare erfarenhet med BIM när det gällde att hantera all data och dessutom uttrycktes behovet av att ha en BIM-manager även under förvaltningstiden.

4.1.3 Taiwan, Lin et al, 2014

En utökad studie gjordes av Lin et al (2014) där en del av problematiken med att finna rätt i systemet avhjälptes med användande av QR-koder för att navigera i BIM-modellen. Även om förvaltningen var nöjda med systemet i överlag så fanns att det krävdes långt ifrån all

28 information som är tillgänglig i BIM-modellen till förvaltningen och oftast endast en specifik del av denna mängd. Det ansågs därför nödvändigt att banta ner underlaget innan det skall användas i BIMFM. En annan lärdom var att uppdela användarna av systemet i grupper som administratör, användare och visning, där administratör har rättigheter att ändra i BIM-modellen, användare kan kommentera och visning är ett skrivskyddat läge (Lin et al, 2014).

4.2 Programvara som hanterar BIM i förvaltningen

Det finns programvara tillgänglig för förvaltningen även i Sverige som inte är skräddarsydda för ändamålet såsom de presenterade i föregående kapitel. Framför allt finns det två tillverkare som sticker ut och påstår sig kunna integrera BIM med förvaltningen: 5D Systemkonsult AB samt L.E.B. System AB.

4.2.1 Landlord III

Landlord III är ett förvaltningssystem utvecklat av 5D Systemkonsult AB. Det är uppbyggt av ett flertal moduler för olika behovsändamål, allt från hyres- och kontraktshantering till arbetsorder och städtjänst. Mjukvaran är utvecklad för att användas i antingen Windowsmiljö, det vill säga fast enhet (PC), på mobila enheter samt via ett webbgränssnitt, allt mot en gemensam databas för att säkerställa samma informationsåtkomst i alla gränssnitt (5D Systemkonsult AB, 2015a).

Det finns även möjlighet att via moduler hantera informationen från förvaltningssystemet tillsammans med ritningssystem för att på så sätt skapa en fysisk överblick över till exempel installationers placering i byggnaden innan det ska borras i en vägg eller motsvarande. All koppling av dokument sker med Fi2XML-standarden (5D Systemkonsult AB, 2015b).

4.2.2 L.E.B System

L.E.B System är ett förvaltningssystem liknande Landlord III och är utvecklat av L.E.B System AB. I likhet med Landlord III så kan information kopplas mot såväl ritningar som modeller för att skapa en översikt över beståndet via Fi2XML-format. Systemet finns i tre olika gränssnitt: Windows, mobilt samt webbaserat (L.E.B System, 2015).

29

4.3 Ny teknologi

4.3.1 Tekniska hjälpmedel

Lin & Su (2013) fann att servicepersonal mycket sällan kan nyttja datorer i sitt arbete, därför föreslogs användandet av handhållna enheter som smartphones och läsplattor som ett verktyg för att minska den manuella pappershanteringen och minska antalet steg från påbörjat till avslutat och rapporterat arbete. Tanken är att servicepersonalen kan se statusen för olika objekt i realtid. Olika status representeras av olika färger, till exempel grönt – OK, rött – åtgärd krävs, gult – planerat underhållsbehov inom snart, blått – påbörjat arbete, se Figur 4.3.1.1.

Figur 4.3.1.1 - Status för brandsläckare i en BIM-vy (Lin & Su, 2013)

Detta är dock ett ganska tungt system, i dagsläget kan det ta mellan 2-5 minuter att ladda ner en BIM-modell för användningen. Möjligheten finns dock att låta den tunga delen (renderingen) av BIM-modellen skötas av en server och låta de handhållna enheterna komma åt en del av informationen via ett webbgränssnitt för att minska påfrestningen och åtkomsttiden.

30

4.3.2 QR

Lin et al (2014) föreslår att servicepersonalen ges möjligheten att direkt navigera i systemet via streckkoder för att hitta fysiskt rätt i systemet och få fram aktuell data, se Figur 4.3.2.1.

Figur 4.3.2.1 - Servicepersonalen scannar en QR-kod och kommer åt BIM-modellen (Lin et al, 2014)

Framför allt förordas användandet av QR-koder, då dessa kan innehålla mycket data och flertalet datatyper. Dessutom kan de enkelt skapas med hjälp av mjukvara och skrivas ut direkt, utan någon dyr tillverkningsmetod. Vidare används redan QR-systemet för smartphones och surfplattor, så det föreligger inget behov av att skaffa specialiserad utrustning (Lin et al, 2014).

4.3.3 RFID

Legner & Thiesse (2006) följer ett annat spår än QR-koder i deras studie av hantering av underhållsinstruktioner och underhållshistorik vid Frankfurts flygplats. De föreslår nyttjande av RFID-teknik, framför allt för fast utrustning som aggregat och liknande, där underhållshistoriken och information om objektet finns tillgängligt via avläsning av dess RFID-tag. Nackdelen är att specifika läsare krävs för att kunna avläsa informationen, på gott och på ont. Det föreligger liten risk att någon obehörig kommer åt informationen.

4.3.4 AR/VR

Olbrich et al (2013) har i sin rapport Augmented reality supporting user-centric building

information management presenterat ett AR-verktyg som baseras på befintlig teknik,

smartphones och läsplattor med kamera, som sammankopplas med BIM-modeller. Tanken var att det dagliga arbetet med kontroller och uppföljning skulle kunna skötas av servicepersonalen själva med hjälp av handhållna enheter. Studien fann att underhållspersonalen uppskattade att

31 kunna hitta relevant information för sitt arbete utan att behöva söka eller bära med sig manualer och instruktioner i pappersform. Att sammanföra BIM med AR gav även personalen i fält möjligheten att till exempel ”titta” på installationer som är dolda i väggar innan ett arbete i sagda vägg påbörjas, se Figur 4.3.4.1.

Figur 4.3.4.1 - Visning av BIM-information i ett konferensrum med hjälp av AR (Olbrich et al, 2013)

Det finns även förväntningar att sammankopplingen med BIM och AR ska kunna ge även brukarna möjlighet att nyttja och anmäla fel direkt i ett BIMFM-system via till exempel en smartphone alternativt själva se om deras önskade ingrepp skulle innebära risk för skada på byggnaden.

32

5 Intervjuresultat

I detta kapitel har intervjuer och enkäter sammanfattats. Totalt har sex intervjuer utförts med personer från totalt fyra företag inom offentlig förvaltning. Personerna som har intervjuats har antingen varit insatta i förvaltningen eller i BIM, där vissa har insyn i bägge delar. Målsättningen har varit att kunna ge en bred bild av vad företagens underhållsarbete och BIM-användning samt vad de tror och förväntar sig att BIM skall kunna tillföra i underhållsarbetet. Efter respektive intervjusammanfattning finns en tolkning av intervjusvaren samt en sammanställning av enkätfrågorna. Då minst en av respondenterna avböjde att gå ut med namn har samtliga intervjuer och företag anonymiserats.

5.1 Företag A

Företaget är en stor aktör i den statliga sektorn med fastigheter i större delen av landet. Det totala fastighetsvärdet uppgår till drygt 60 miljarder kronor. Inom företaget intervjuades en teknisk informationssamordnare och en fastighetsförvaltare.

Företagets underhållsarbete bygger till ganska stor del på att brukare själva ringer in och felanmäler brister på fastigheten. Detta förs in via ett system och anmälan skickas till tekniker som undersöker problemet och därefter åtgärdar, antingen själva eller via entreprenör. Återrapportering och uppföljning av utfört arbete sker direkt mot brukare via systemet för felanmälan.

Återkommande fel kan identifieras via systemet och större åtgärder kan planeras för att avhjälpa eller bygga bort felet.

Mer tekniskt underhåll, till exempel fläktar, sköts antingen per automatik, via rondering eller per intervaller ur en 5-årig underhållsplan. Vid inventeringar tas hjälp av tekniska konsulter externt.

De drift- och underhållsinstruktioner som företaget nyttjar och hanterar skiljer i format, hantering och uppdatering.

Företaget har ingen direkt uppfattning om omfattningen av planerat kontra felavhjäpande underhåll.

33 Företagets BIM-användning sker huvudsakligen i projektering av byggprojekt. Tanken är att kunna nyttja detta i och med införande av ett nytt fastighetssystem med bättre ritnings- och informationshantering. I dagsläget så kommer dock ingen BIM-relaterad information från projektering in till förvaltningen. Den främsta anledningen till att de började nyttja BIM var att de hade tryck på sig som statligt företag att ligga i framkant på utvecklingen. Dessutom fanns intresse av att försöka se vilka fördelar som finns i informationshanteringen och hur man kan nyttja informationen som finns. I dagsläget saknas erfarenhetsåterföring från projektering med BIM till övriga delar av organisationen, men två projekt genomförs i dagsläget med BIM som verktyg i projektering. Förvaltningen såg dock fördelar med att projekteringen gick ner på detaljnivå, vilket ansågs kunna nyttjas i förvaltningen senare.

Ett problem som lyftes fram var att det, trots IFC-standard, inte var givet att modellerna kunde tas emot automatiskt i aktuell programvara och uppdateringar måste därför ske manuellt. Företaget tror att BIM hade varit ett bra verktyg i underhållsarbetet under förutsättningen att överföringen från projekt till förvaltning gick på ett smidigt sätt. Bland annat så lyftes detaljeringen men även helhetsgreppet fram som önskvärda och viktiga egenskaper som skulle komma underhållsorganisationen och förvaltningen till gagn. Hellre att all information kom med från projektet än för lite. Även om ett BIM-baserat system är önskvärt så är det långt borta i tiden för företaget, dessutom står vissa ekonomiska och andra resurshinder som tidsåtgång i vägen för ett införande. Ett mått på tiden att implementera ett nytt system var att det tar cirka 5 år att komma igång och ha full funktionalitet. Tron var framför allt att nybyggnationer kommer ha nytta av ett sådant system, då där redan kommer en färdig BIM-modell. För existerande byggnader ansågs tidsåtgången vara för stor.

Ett av hindren i själva nyttjandet och i kommande skeden var att kunna hitta vem som är ansvarig för att hålla modellerna uppdaterade och relevanta efter projekt. En tanke var att låta en extern part hantera införandet av projektets resultat i byggnadens ”relations-BIM” efter avslut. Med hänvisning att använda denna i kommande projekt så att alla projekt arbetar mot ett definierat och aktuellt gemensamt underlag.

34

Tabell 5.1.1 – Tolkning av intervjusvar från Företag A

Underhållsarbete BIM i stort BIM i underhåll Företaget har flertal olika kanaler

att upptäcka fel, där flertalet hanteras i ett felanmälanssystem

BIM berör mestadels projektering Positiva till BIM för underhållsarbetet

Felanmälan från brukare återkopplas alltid

Information fastnar efter

projektering, kommer inte vidare

Krav på standarder och interoperabilitet vid överföring från projekt

Tekniskt komplicerade

förvaltningsobjekt statusövervakas

Ser BIM som en samhällsnytta som de har ansvar att undersöka

Informationsmängd inget större problem

Större förvaltningsobjekt (mängdmässigt) hanteras i underhållsplaner

Informationsmängden i BIM intressant, framför allt detaljeringen

Farhåga att ett system kommer kräva mycket resurser, nytt system tar cirka 5 år att implementera Erfarenhetsåterföring förekommer Erfarenhetsåterföring har inte skett Lämpar sig bäst för nybyggnation Dokumenthantering är inte helt

oproblematisk

Interoperabilitetsproblem trots standarder

Uppdateringar kommer kräva mycket tid

Allmän kunskap om

underhållskostnadernas fördelning saknas

Uppdaterade handlingar en förutsättning för effektivt arbeta

Tabell 5.1.2 - Sammanställning av muntlig enkät Företag A

* F – Fastighetsförvaltare, TI – Teknisk informationssamordnare

Hur viktigt skulle det vara för ett system att:

Ej viktigt Mkt viktigt

0 1 2 3 4 5 Vet ej

Fungera med övriga delar av förvaltningssystemet

F* TI*

Underhållshistorik för förvaltnings-objekt F/TI Hitta ett objekts fysiska placering med hjälp

av en virtuell miljö, till exempel med en läsplatta

F/TI

Hitta drift- och underhållsmanualer för förvaltningsobjekt

F TI

Se jobbstatus, varningar och felanmälningar i en virtuell miljö

F TI

Påståenden om vilka ingående komponenter och egenskaper som krävs:

Ytor, storheter, plac. (fysisk repr.) F TI

Komponenters egenskaper exvis Um F TI

Ytskikt, färg F TI

Dolda installationer F TI

Servicekontrakt/garantier F TI

Bärighet, hållfasthet, brand F TI

Inredning/inventarier TI F

35

5.2 Företag B

Företaget förvaltar cirka 3000 byggnader i Sverige, ofta med kulturminneshistoriskt värde. Inom företaget intervjuades en projektledare och en fastighetsförvaltare.

I likhet med Företag A så jobbar Företag B mycket med att hantera felanmälningar från hyresgäster genom ett felanmälningssystem. Vid en felanmälan kommer ett larm ut automatiskt till drifttekniker som löser problemet direkt eller planerar. Återrapportering till kund sker med vilka åtgärder som utförts. Utöver felavhjälpande åtgärder via felanmälningssystem så sker ronderingar efter intervall där tillsyn och kontroll utförs samt även övervakning via styr- och regler. Fläktar och liknande har ett fast skötselschema för smörjning och liknande insatser. Förvaltaren uppskattade att cirka 70-75% av underhållskostnaderna var planerade kostnader. I och med införande av ett nytt system har erfarenhetsåterföringen fallerat från det gamla systemet. Tanken är att bygga upp en databas under årens gång i samband med kommande statusbesiktningar. Möjligheten finns att komma åt historiken från det gamla systemet vid behov. Hanteringen av drift- och underhållsmanualer togs upp som ett problem, då ändringar och uppdateringar av anläggningar inte alltid avspeglas i dokumentationen.

I dagsläget nyttjas BIM för ett större projekt i projekteringen och produktionen. Anledningen till att detta projekt valdes var att det skulle ske en större ombyggnad som i princip innebar rivning av befintlig byggnad och nybyggnation. Företaget tror att BIM medför högre kvalitet i produktionen, samtidigt anger de att var efter förslag från konsulter som ansåg att det underlättade samarbete såsom kollisionskontroller. Dessutom såg de att BIM lämpade sig väl för att presentera till hyresgästerna, men ingen officiell eller klar erfarenhetsåterföring har skett. Det stora problemet ansågs vara att precisera vad för information som skulle vidare till förvaltning senare från projekteringen.

Gällande nyttan av BIM för underhållsarbete så fanns frågor om nytta verkligen fanns, det saknades framför allt belägg för nyttan. I så fall skulle detta vara just vid nybyggnationer, inte för det befintliga beståndet. En fördel som kunde tänkas kommer förvaltningen till gagn var att enkelt kunna lyfta ut mängder och annan information. För att kunna dra nytta av BIM i underhållsarbetet skulle nyinvesteringar i hårdvara krävas till förvaltare och tekniker. Dessutom krävdes att system hölls uppdaterat av någon för att informationen skulle hållas relevant och uppdaterad. Oklart vem som sköter detta, företaget inväntade policy från företag som låg längre fram i utvecklingen.