Miljöledningssystem
i myndigheter – 2003
Beställningar Ordertel: 08-505 933 40 Orderfax: 08-505 933 99 E-post: natur@cm.se
Postadress: CM-Gruppen, Box 110 93, 161 11 Bromma Internet: www.naturvardsverket.se/bokhandeln
Naturvårdsverket Tel: 08-698 10 00, fax: 08-20 29 25 E-post: natur@naturvardsverket.se
Postadress: Naturvårdsverket, SE-106 48 Stockholm Internet: www.naturvardsverket.se
ISBN 91-620-5378-7.pdf ISSN 0282-7298 © Naturvårdsverket 2004 Omslag: illustration: Typisk form
Förord
Det är nu sju år sedan de första statliga myndigheterna fick i uppdrag att införa ett miljöledningssystem. I dag har 240 myndigheter detta uppdrag. Miljöledningsys-temet bygger på ISO-standarden 14001 men har anpassats och förenklats för att bättre passa myndigheternas förutsättningar och verksamheter.
Naturvårdsverket sammanställer sedan år 2000 årligen de rapporter som myndighe-terna lämnar i samband med årsredovisningen. Sammanställandet ingår i det upp-drag Naturvårdsverket har att stödja de andra myndigheterna i deras arbete med miljöledningssystemet. Förra året genomförde verket dessutom en utvärdering av hela införandet av miljöledning i myndigheterna. Rapporten, ”Miljöledning i statli-ga myndigheter - En utvärdering” (Rapport 5346) kan beställas från Naturvårds-verkets bokhandel på nätet eller laddas ner som pdf från
www.naturvardsverket.se/miljoledning
Denna sammanställning för år 2003 har gjorts av Karin Palmqvist Larsson och Ulrika Hagbarth och den finns tillgänglig som pdf på ovannämnda hemsida. Den bygger på vad som kommit fram i inlämnade redovisningar samt värdefulla syn-punkter från deltagarna vid ett seminarium den 27 april 2004. Vi har även försökt att väva in de tankar och förslag som lämnades i verkets utvärdering av införandet av miljöledningssystem.
Sammanställningen omfattar merparten av de myndigheter som har fått i uppdrag att arbeta med miljöledningssystem. Undantagna är de myndigheter som fått upp-draget sent år 2003 eller i början av år 2004. De har ännu inte något redovisnings-krav.
Vi anser att alla myndigheter som ingår i rapporten (med uppdrag från 2001 eller tidigare att införa miljöledningssystem) kan redovisas som en grupp. I årets sam-manställning är resultaten därför uppdelade endast i årskullar där det är relevant. Ansvaret för att en myndighet som fått i uppdrag att införa miljöledningssystem verkligen gör det vilar på dess ledning. Naturvårdsverkets uppdrag innebär i kort-het att ge stöd och att sammanställa redovisningarna från myndigkort-heterna. Miljöde-partementet har det övergripande ansvaret för att miljöledningssystem införs både i
Innehållsförteckning
Förord 3 Innehållsförteckning 5 Sammanfattning 6 Summary 7 Inledning 9 Bakgrund 9 Redovisning 9 Sammanställning av års-redovisningarna 11 Svarsfrekvens 11 Införandet av miljöledningssystem 13Den ”röda tråden” 15
Måluppfyllelse & mått för detaljerade miljömål 16
Ständiga förbättringar 18
Integrering av miljöhänsyn i verksamheten 19
Utbildning 20 Upphandling 21 Revision/uppföljning 23 Certifiering 24 Diskussion 25 Allmänt 25 Årsredovisning 27 Slutsatser 30 Allmänt 30
Förslag på förändringar av redovisningen 31
Referenser 32
Bilaga 1 33
Bilaga 2 40
Myndigheter som är certifierade enligt ISO 14001 eller registrerade enligt EMAS: 40 Myndigheter som arbetar mot en certifiering enligt ISO 14001 eller
registrering enligt EMAS: 40
Bilaga 3 41
Det är idag totalt knappt 240 myndigheter som arbetar med miljöledning enligt uppdrag från regeringen. Av dessa ska 228 stycken redovisa sitt arbete med miljö-ledningssystemet under 2003. Övriga har nyligen fått uppdraget.
Svarsfrekvensen är fortsatt hög och för andra året i rad omfattar denna samman-ställning merparten (dvs 228) av de myndigheter som fått i uppdrag att arbeta med miljöledningssystem. Ett mindre antal myndigheter har uteblivit med sin redovis-ning av miljöledredovis-ningsarbete två år i rad. Nivån på miljöarbetet i dessa myndigheter kan ifrågasättas.
Införandet av miljöledningssystem i statliga myndigheter har över lag gått bra. Mellan 80-90 procent av myndigheterna har nu utfört miljöutredning, antagit mil-jöpolicy och satt upp miljömål. Det är en förbättring jämfört med år 2002 och visar att utvecklingen är tydligt positiv. Merparten av myndigheterna har logiskt upp-byggda miljömål som är kopplade till miljöpolicyn. Graden av måluppfyllelse ligger på drygt 80 procent, vilket är en förbättring jämfört med 2002.
De delar av systemet där det fortfarande finns utrymme för förbättringar har stora likheter med förra året. Här vill vi särskilt lyfta fram:
Ökad integrering av miljöledningssystemet i den ordinarie verksamheten Mer fokus på den indirekta miljöpåverkan
Förstärka utbildning och upphandling Vikten av revision och/eller uppföljning Identifiera ständiga förbättringar
Bättre kommunikation mellan departement och myndigheter
I årets sammanställning ingår även förslag till förändringar i rapporteringen. Redo-visningsmallen bör ses över. Det som saknas i mallen riskerar att inte redovisas och vissa punkter bör därför förtydligas och eventuellt utvecklas. Genom att dela in myndigheterna i grupper skulle redovisningarna bättre kunna anpassas till myndig-hetens kärnverksamhet samt till departementens behov av information.
Summary
As part of its endeavour to promote sustainable development, the Swedish Gov-ernment has decided that central govGov-ernment agencies are to introduce environ-mental management systems (EMS). The agencies in question are expected to make responsibility and concern for the environment a natural part of their overall activities. The system envisaged is a simplification of ISO 14001. Today a major-ity, almost 240 central agencies, runs an environmental management system. Some authorities are regarded as having little impact on the environment. Therefore their systems are less comprehensive. Every year the authorities send a report to their ministries on progress made and how the system is operating.
The Swedish EPA is entrusted with the task of supporting other government agen-cies in the introduction process and compiling their annual reports.
This report provides the result from the compilation of reports on work done in 2003.
The introduction process is proceeding well. Almost 90 % of the agencies have made an environmental assessment, and an environmental policy declaration based on this assessment. Furthermore they have objectives that have been reached to about 80%. This years figures demonstrates progress when compared with 2002 figures.
Still parts of the systems could be improved. Here we want to highlight: The need for better integration of the EMS into agencies’ mainstream activities To focus more on indirect environmental aspects of the agencies work
Promote education and procurement activities Recognise the need for audits
Identify “continuous improvements”
The need for a better dialogue with the ministry
In this report we also suggest some changes to the reporting format that has been used. We also examine the possibility to divide the agencies in different groups when reporting, thereby making it easier to focus on certain aspects relevant for
Inledning
Bakgrund
Ett miljöledningssystem är en metod för att systematisera miljöarbetet, att integrera miljöhänsyn i den ordinarie verksamheten och sätta mål för miljöarbetet. Miljöled-ningssystemet ska ses som ett verktyg för att bedriva ett målinriktat miljöarbete. Syftet med systemet är att miljöarbetet ständigt ska bli bättre. Miljöarbetet ska inriktas på de områden som påverkar miljön mest. När ett miljöledningssystem införs ska myndigheten utföra en miljöutredning och upprätta en miljöpolicy. Där-efter sätts mål för miljöarbetet och handlingsplaner upprättas för att nå målen. Handlingsplanen genomförs sedan och arbetet följs upp. Arbetet redovisas årligen enligt riktlinjer från Miljödepartementet (bilaga 4). Därefter utvärderas resultatet av miljöarbetet och nya mål sätts upp, en handlingsplan upprättas osv. enligt ovan beskrivna process varmed en cirkelgång med ständiga förbättringar uppnås (bilaga 3).
Införandet av miljöledningssystem i statliga myndigheter är ett led i regeringens strävan att bygga ett hållbart samhälle. Enligt Naturvårdsverkets utvärdering (2004) är målet med att införa miljöledningssystem att integrera miljöhänsyn och resurs-hushållning i myndigheternas ordinarie verksamheter och därigenom direkt och indirekt minska den negativa påverkan på miljön. Miljödepartementet har det över-gripande ansvaret för införandet av miljöledningssystem inom statsförvaltningen. Regeringsuppdraget till myndigheterna följer i stort sett samma struktur som ISO 14001 men utan krav på certifiering. De första myndigheterna fick sitt uppdrag i december 1996. Numera har ca 240 myndigheter i uppdrag att införa och upprätt-hålla ett miljöledningssystem. Ett 50-tal av dessa myndigheter, där miljöpåverkan har bedömts vara mindre än för andra myndigheter, har fått ett förenklat uppdrag. Det förenklade uppdraget innebär samma moment som det fullständiga systemet men det fokuserar enbart på de direkta miljöaspekterna. Genom att successivt utöka antalet myndigheter med uppdrag har erfarenheter från myndigheterna tagits tillva-ra i processen. Det totala antalet myndigheter med uppdtillva-rag att infötillva-ra miljöled-ningssystem utgör en heterogen grupp med kraftigt skiftande kärnverksamhet. Det är alltifrån myndigheter med ett fåtal anställda och mestadels ”kontorsverksamhet” till myndigheter med tiotusentals anställda och stor miljöpåverkan eller myndighe-ter som når tiotusentals studenmyndighe-ter.
Redovisningens syften:
att kunna redovisa resultat av statsförvaltningens miljöarbete till regering och riksdag
att utgöra ett underlag för resultatdialogen mellan departement och myndig-het
Naturvårdsverket har sedan år 2000 i uppdrag att utifrån de årliga redovisningarna sammanställa resultatet av miljöledningsarbetet i statliga myndigheter.
Sammanställning av
års-redovisningarna
Svarsfrekvens
2003 års arbete med att införa miljöledningssystem i statliga myndigheter har sammanställts. Totalt 228 myndigheter har mellan 1997 och 2001 fått i uppdrag av regeringen att införa ett miljöledningssystem (bilaga 1). Vissa myndigheter har fått i uppdrag att införa ett förenklat miljöledningssystem (51 stycken) som på vissa punkter skiljer sig från det fullständiga uppdraget.
Rapporten bygger på 204 myndigheters redovisningar av miljöledningsarbetet under 2003. Detta motsvarar 89 procent av det totala antalet myndigheter med uppdrag och är en klar ökning jämfört med sammanställningen för år 2002. Fyra myndigheter redovisade för sent för att ingå i sammanställningen och för 20 myn-digheter saknas redovisning (figur 1) trots påminnelse. Åtta mynmyn-digheter har ute-blivit med sin redovisning två år i rad.
Figur 1 Antal myndigheter som redovisat respektive ingår i underlaget till sammanställningen för
177 167 163 51 41 41 0 50 100 150 200 250 Myndigheter med MLS-uppdrag Myndigheter som redovisat 2003 Redovisningar som rapporten bygger på Antal myndigheter Förenklat uppdrag Fullt uppdrag
Figur 2 Antal myndigheter som har redovisat miljöledningsarbetet i tid för att ingå i samman-ställningen, som redovisat för sent för att ingå samt som inte redovisat, fördelat på de ansvariga departementen.
Total har andelen myndigheter som redovisat sitt miljöledningsarbete (även de som inte ingår i sammanställningarna) ökat från 72 procent år 1999 till 91 procent år 2003 (figur 3). Det är stor skillnad mellan antal myndigheter per departement. Exempelvis saknas endast två myndigheters redovisningar för utrikesdepartemen-tet, vilket dock motsvarar hela 25 procent.
Figur 3 Andel myndigheter som redovisat sitt miljöledningsarbete under åren 1999 till 2003, fördelat på de ansvariga departementen och summerat (totalt).
0 10 20 30 40 Antal myndigheter
Redovisat i tid Redovisat för sent Har ej redovisat
Har ej redovisat 6 3 3 3 1 0 0 2 2 0 Redovisat för sent 0 1 1 0 2 0 0 0 0 0 Redovisat i tid 43 34 33 23 23 15 12 8 6 7
Utbildn Finans Social Kultur Näring Justitie Miljö Försvar Utrikes Jordbruk
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Utbildn. Finans Social Kultur Näring Justitie Miljö Försvar Utrikes Jordbruk Totalt
Andel myndigheter (%)
Införandet av miljöledningssystem
I processen att införa ett miljöledningssystem ingår som ett första steg att utföra en miljöutredning av myndighetens interna och externa verksamhet. Vidare ingår att utarbeta en miljöpolicy samt att sätta upp mål för miljöarbetet.
Miljöutredning är i första hand en kartläggning och utvärdering av sambanden mellan myndighetens verksamhet och dess miljöpåverkan samt vilken miljölag-stiftning som berör verksamheten. Resultatet av utredningen blir beslutsunderlag för myndighetens fortsatta miljöarbete och utgör grunden för miljöpolicy och mil-jömål. Att ta fram verksamhetens miljöaspekter (orsakerna till miljöpåverkan) och identifiera de mest betydande miljöaspekterna är det stora arbetet i miljöutredning-en. Myndigheternas miljöaspekter kan delas in i direkta och indirekta vilka båda ska finnas med i utredningen. Direkt miljöpåverkan sker genom de verksamheter som direkt påverkar miljön (exempelvis tjänsteresor, energianvändning och pap-persförbrukning). Indirekt miljöpåverkan sker genom de verksamheter som påver-kar andra aktörer så att miljöpåverkan från deras aktiviteter förändras (exempelvis beslut, föreskrifter och avgifter).
Miljöpolicyn uttrycker myndighetens vilja att förbättra miljösituationen och utgör grunden för att fastställa och följa upp de övergripande och detaljerade miljömålen. Miljömålen beskriver konkret de mål som sätts upp för att uppfylla åtagandena i miljöpolicyn, de ska vara förankrade, realistiska och gärna mätbara.
De myndigheter som har fått i uppdrag att införa ett förenklat miljöledningssystem behöver endast ta hänsyn till de indirekta miljöaspekterna om dessa uppenbart har stor påverkan. I en studie av Naturvårdsverket (2004) framkom att även myndighe-ter med förenklat uppdrag uppger att de faktiskt har indirekta miljöaspekmyndighe-ter. Ge-nom att identifiera myndighetens mest betydande miljöaspekter kan miljöarbetet fokuseras på de miljömässigt mest angelägna områdena (Naturvårdsverket, 2004). 94 procent av myndigheterna har under 2003 genomfört en miljöutredning, 93 procent av myndigheterna har en miljöpolicy och 83 procent av myndigheterna har miljömål. En jämförelse med år 2002 visar att andelen ökat vilket innebär en för-bättring (figur 4). Ökningen kan bero på att de cirka hundra myndigheter som fick uppdraget 2001 nu har kommit längre i processen med att införa ett miljölednings-system.
Figur 4 En jämförelse av andelen myndigheter med utförd miljöutredning, antagen miljöpolicy och uppsatta miljömål för år 2002 och 2003.
En jämförelse mellan myndigheter som har fått uppdraget mellan åren 1997-2000 (årskullarna 1997-2000) och myndigheter som har fått uppdraget år 2001 (årskull 2001) visar att de äldre årskullarna överlag hunnit längre i arbetet med att införa ett miljöledningssystem (figur 5). Detta visar på en mycket bra utveckling och antyder att arbetet med att införa miljöledningssystem i myndigheterna går i rätt riktning.
Figur 5 En jämförelse av andelen myndigheter som har utfört miljöutredning, antagit miljöpolicy och uppsatta miljömål. Jämförelsen visar myndigheter som fått uppdraget mellan 1997-2000 (årskullarna 1997-2000) och myndigheter som fått uppdraget 2001 (årskull 2001).
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Miljöutredning Miljöpolicy Miljömål
Andel myndigheter (% ) 2002 2003 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Miljöutredning Miljöpolicy Miljömål
Andel myndigheter (%)
Den ”röda tråden”
En röd tråd ska löpa genom hela miljöledningsarbetet. Sådant som deklareras i miljöpolicyn ska genomsyra hela miljöledningsarbetet och bygga på de betydande miljöaspekterna som identifierats i miljöutredningen. De övergripande målen ska baseras på de mest betydande miljöaspekterna, där möjligheten till miljövinst är störst, och utformas så att de uppfyller åtagandena i miljöpolicyn. De detaljerade målen ska utgöra steg på vägen att nå de övergripande målen.
För många myndigheter gäller att deras största miljöpåverkan sker indirekt, genom de beslut som myndigheten fattar. Enligt Naturvårdsverkets utvärdering (2004) upplever dessvärre många myndigheter att det är svårt att förstå indirekt miljöpå-verkan samt att se hur miljöhänsyn kan byggas in i myndighetens kärnverksamhet (Naturvårdsverket, 2004). Svårigheterna med de indirekta miljöaspekterna är flera: att identifiera och värdera de indirekta miljöaspekterna, att sätta upp mätbara mål och följa upp dem.
Miljömålen har en tendens att ta upp de direkta miljöaspekterna mer än de indirek-ta. Det är ett problem eftersom de mest betydande miljöaspekterna därmed inte återspeglas korrekt. Enligt Naturvårdsverkets utvärdering (2004) handlar problemet till stor del om att miljöledningssystemet inte anpassats till myndighetens ordinarie verksamhet. Det finns därför effektiviseringsvinster att göra om arbetet med de mest betydande miljöaspekterna skulle prioriteras bättre.
I sammanställningen för 2002 (Naturvårdsverket, 2003) ingår en analys av sam-bandet, dvs. den ”röda tråden”, mellan övergripande miljömål och miljöaspekter samt mellan detaljerade miljömål och övergripande mål för de myndigheter (miljö-ledare) som har fått uppdraget mellan åren 1997 och 2000. En jämförelse mellan samtliga myndigheter år 2003 och tidigare analys av miljöledarna visar att kopp-lingen i medeltal ligger på mellan 80 och 90 procent (figur 6). Många av de detalje-rade målen hänger alltså ihop med de övergripande målen och dessa i sin tur med de betydelsefulla miljöaspekterna. Eftersom de flesta detaljerade målen tar upp de direkta miljöaspekterna kan merparten av myndigheterna därmed sägas ha ett lo-giskt uppbyggt miljöledningssystem, åtminstone för de direkta miljöaspekterna.
Figur 6 Andelen detaljerade mål med koppling till de övergripande målen respektive över-gripande mål med koppling till miljöaspekterna för myndigheter som har fått uppdraget mellan åren 1997 till 2000 (miljöledare) och för samtliga myndigheter som ingår i årets redovisning.
Måluppfyllelse & mått för detaljerade
miljömål
Detta avsnitt handlar enbart om måluppfyllelse av de detaljerade miljömålen. (Måluppfyllelsen för de övergripande målen efterfrågas inte i redovisningen). De detaljerade miljömålen ska helst vara konkreta och mätbara. Det kan dessvärre vara svårt att sätta upp mätbara mål för de indirekta miljöaspekterna. Det finns därför behov av att ta fram metoder för att mäta och följa upp den indirekta miljöpåver-kan, enligt Naturvårdsverkets utvärdering (2004).
Graden av måluppfyllelse av de detaljerade målen anges i en skala från ”helt” upp-nådda till ”inte alls” uppupp-nådda. En jämförelse av måluppfyllelsen år 2002 och 2003 visar på en förbättring. År 2003 är 84 procent av de detaljerade målen i någon grad uppnådda jämfört med 74 procent år 2002. Andelen mål som ”inte alls” är uppnåd-da respektive saknar uppgift är mindre år 2003 (figur 7).
0 20 40 60 80 Miljöledare 1997 Miljöledare 1998 Miljöledare 1999 Miljöledare 2000 Samtliga myndigheter t.o.m. 2003 Andel mål (%)
Övergripande mål kopplade till miljöaspekter Detaljerade mål kopplade till övergripande mål
Figur 7 Grad av måluppfyllelse av de detaljerade målen för år 2002 och 2003.
Graden av måluppfyllelse kan beräknas genom ett antal olika metoder. I riktlinjer-na anges måttet med hjälp av ”nyckeltal”, ”enkät”, ”skattning” eller ”anriktlinjer-nat”. Det är viktigt att poängtera att startläget måste vara dokumenterat för att senare kunna beräkna förändringen samt att man redan i förväg bör bestämma vilken metod som ska användas. Metoden med enkät ger mycket information och en känsla av delak-tighet. Den är dock tidskrävande att sammanställa och kräver dessutom kunskap om tekniken för att ge objektiva och riktiga resultat. Enkät används i mycket be-gränsad omfattning av myndigheterna (figur 8) vilket troligen beror just på behovet av tid och kunskap.
I vilken grad som de detaljerade målen hos myndigheterna har uppfyllts har för en tredjedel av målen tagits fram genom skattning. Skattning innebär att en grov bedömning av storleksordningen på måluppfyllelsen görs. Att många myndigheter använder skattning är inte bra, särskilt inte eftersom merparten av de detaljerade målen berör direkt miljöpåverkan. Rätt formulerade direkta mål är som regel mät-bara. Alltså borde skattning i första hand användas för de indirekta målen. Måluppfyllelsen för 17 procent av de detaljerade målen har tagits fram genom nyckeltal. Nyckeltal innebär användandet av faktiska mätvärden som sätts i rela-tion till annat mått, som till exempel antalet anställda eller storleken på lokalyta. Eftersom de flesta direkta målen borde gå att mäta med hjälp av nyckeltal är
ande-0 5 10 15 20 25 30 35 40 helt mer än hälften hälften eller mindre
inte alls Uppgift saknas
Grad av måluppfyllelse (%)
2002 2003
Figur 8 Andel av metoder, använda som mått på måluppfyllelsen för de detaljerade målen under år 2002 och 2003.
Ständiga förbättringar
Syftet med miljöledningssystemet är att miljöarbetet ska bli ständigt bättre enligt tidsbestämda och mätbara miljömål (Regeringskansliet & Miljödepartementet, 2000). Genom att utvärdera resultatet av miljöarbetet och successivt höja ambi-tionsnivån genom att sätta nya mål uppnås ständiga förbättringar (se skiss över processen i bilaga 3).
I redovisningsmallen för miljöledningsarbetet finns möjlighet att redovisa vilka positiva förändringar i miljöledningsarbetet som gjorts under året. Hälften av myn-digheterna har redovisat någon form av positiv förändring under 2003 (figur 9). En tredjedel har inte redovisat någon positiv förändring och för en femtedel av myn-digheterna saknas uppgift. En jämförelse med år 2002 visar att andelen myndighe-ter som redovisat positiva förändringar tydligt ökat till år 2003 medan andelen myndigheter som inte har lämnat uppgifter ligger kvar på en femtedel. Ökningen kan bero på att fler faktiskt upplever reella förbättringar. En risk är dock att de ”positiva förändringar” som redovisas förväxlas med måluppfyllelse samt att ute-bliven uppgift är ett tecken på att myndigheterna är osäkra på vad som avses. Med positiva förändringar avses de ständiga förbättringar som är målet med miljöled-ningsarbetet. 0 5 10 15 20 25 30
Nyckeltal Enkät Skattning Annat Uppgift saknas
Andel av använda mått (%)
2002 2003
Figur 9 Andel myndigheter som har redovisat positiva förändringar under år 2002 och 2003.
Integrering av miljöhänsyn i verksamheten
Integrering av miljöledningssystemet i den ordinarie verksamheten är viktig för det fortlöpande arbetet och ett villkor för att miljöledningsarbetet ska fortleva. Med integrering menas att miljöfrågorna tas upp i anslutning till myndighetens ordinarie verksamhet. Först när miljöledningssystemet är integrerat i den ordinarie verksam-heten kan miljöledningssystemet fortleva utan att vara beroende av enskilda dri-vande nyckelpersoner.
Enligt myndigheternas uppdrag om införande av fullständigt miljöledningssystem skall miljöhänsyn och miljöledningssystemet integreras i den ordinarie verksamhe-ten. I redovisningsmallen för miljöledningsarbetet (bilaga 4) finns möjlighet att redovisa huruvida de detaljerade miljömålen är integrerade i verksamhetsplanen. Hälften av myndigheterna i årets sammanställning har i någon grad integrerat sina miljömål i verksamhetsplanen, vilket är en stor ökning jämfört med år 2002 (figur 10). En femtedel av myndigheterna har däremot inte integrerat sina miljömål i verksamhetsplanen, vilket är ungefär samma nivå som gällde å 2002.
En stor skillnad mot 2002 är att andelen myndigheterna som helt saknar detaljerade
0 10 20 30 40 50 60 Redovisat positiva förändringar Ej redovisat positiva förändringar Uppgift saknas Andel myndigheter (%) 2002 2003
Figur 10 Andelen myndigheter som har integrerat sina detaljerade mål i verksamhetsplanen 2002 och 2003.
Utbildning
För att förankra och integrera miljöledningsarbetet i den ordinarie verksamheten krävs information och utbildning för chefer och övrig personal. Totala andelen myndigheter som rapporterat att de har genomfört miljöledningsutbildning under 2003 är färre än andelen för 2002 (39 procent jämfört med 47 procent) (figur 11). För 9 procent av myndigheterna saknas uppgifter om huruvida miljöledningsut-bildning bedrivits under 2003. Miljöledningsutmiljöledningsut-bildning bör genomföras regelbun-det för att höja kompetensnivån hos de anställda och för att introducera nyanställ-da.
Figur 11 Andelen myndigheter som har genomfört miljöledningsutbildning under år 2002 respek-tive under år 2003. 0 10 20 30 40 50
Integrerat Ej integrerat Saknar detaljerade mål Saknar uppgift Andel myndigheter (%) 2002 2003 0 10 20 30 40 50 60
Utbildning Ej utbildning Uppgift saknas
Andel myndighet e r ( % ) 2002 2003
Av de myndigheter som fick uppdraget 2001 har däremot en större andel (38 cent) genomfört miljöledningsutbildning under 2003 jämfört med 2002 (23 pro-cent) (figur 12). Detta är naturligt eftersom dessa myndigheter nu har hunnit längre i processen med att införa ett miljöledningssystem och passerat den inledande fasen med att bland annat genomföra miljöutredning. Trots att miljöledare 2001 har ökat sina utbildningsinsatser har totala andelen insatser minskat för hela gruppen av myndigheter. Det pekar på att övriga myndigheter har genomfört miljöledningsut-bildning i liten omfattning.
Figur 12 Andelen myndigheter som genomfört miljöledningsutbildning under 2002 respektive 2003 baserat på de myndigheter som fick uppdraget 2001 (miljöledarna 2001).
Upphandling
Stora summor omsätts varje år i den offentliga upphandlingen som genomförs enligt noggrant utformade regler. För att statliga myndigheter ska kunna köpa varor eller tjänster till fördelaktigare villkor än vad varje myndighet kan göra var för sig finns det idag ett etablerat samarbete. Tolv ramavtalsansvariga myndigheter ingår tillsammans i den samverkan över myndighetsgränserna som kallas den statliga inköpssamordningen. Syftet är att spara pengar med hjälp av kostnadseffektiva ramavtal med leverantörer. Detta gäller speciellt de varor och tjänster som köps ofta inom de statliga myndigheterna och/eller uppgår till stora värden. Om flera myndigheter står bakom och använder sig av ett ramavtal får de givetvis en
starka-0 10 20 30 40 50 60
Utbildning Ej utbildning Uppgift saknas
Ande l my ndighe te r (%) 2002 2003
Enligt det fullständiga miljöledningsuppdraget ska myndigheterna särskilt arbeta för att inom ramen för gällande regelverk miljöanpassa sin upphandling. Myndig-heterna har de senaste åren redovisat uppgifter om sin upphandling. Resultaten har dock varit svåra att bearbeta i redovisningsmallen, dels eftersom frågorna har varit otydligt formulerade, dels för att myndigheterna i många fall själva har haft svårt att ta fram uppgifterna.
Av årets redovisningar framgår att hälften av myndigheterna med fullständigt upp-drag använder sig av ramavtal vid upphandling vilket är klart fler än de med för-enklat uppdrag (figur 13). Endast en mycket liten andel av myndigheterna uppger att de inte använder ramavtal. Andelen myndigheter där uppgift saknas är dock stor. Bland dessa myndigheter kan det finnas flera som faktiskt använder ramavtal trots att detta inte framgår av rapporteringen, men det kan också vara så att ramav-talen faktiskt inte används. Att uppgifter saknas från så många myndigheter kan tyda på att myndigheterna internt har svårt att överblicka sina upphandlingar. Med tanke på att myndigheterna förväntas använda sig av ramavtal är det av stor vikt att miljökrav ställs när ramavtalen tecknas, vilket också flera av myndigheterna förut-sätter. Det är samtidigt viktigt att prioritera höga miljökrav inom de områden där det finns störst miljönytta att vinna.
Figur 13 Andel myndigheter som använder sig av ramavtal vid upphandling.
Av samtliga myndigheter ställer 65 procent miljökrav i sin ”egen” upphandling, som görs utan de statligt samordnade ramavtalen (figur 14).
0 10 20 30 40 50 60
Ramavtal används Ramavtal används ej Uppgift saknas
Andel myndigheter (%)
Figur 14 Andelen myndigheter som ställer miljökrav vid ”egna” upphandlingar (ej ramavtal).
Revision/uppföljning
I myndigheternas uppdrag ingår att revidera och förbättra miljöarbetet. Revi-sion/uppföljning är viktigt av flera olika anledningar. Inom ramen för uppföljning-en av miljöledningsarbetet följs både måluppföljning-en och systemet som sådant upp. Detta är en grundförutsättning för att åstadkomma ständiga förbättringar och fungerar som motor i hela förbättringsarbetet. Genom uppföljning hålls arbetet med miljöled-ningssystemet aktivt och levande. Uppföljning ger även möjlighet att se om fokus ligger på de mest betydande miljöaspekterna och att myndigheten gör ”rätt saker” som ger störst miljönytta. Revision/granskning av miljöledningsarbetet leder till förenkling, förtydligande och effektivisering av det dagliga miljöarbetet. Det ger även uppmärksamhet åt miljöledningssystemet inom myndigheten.
För att miljörevisionen ska få samma status som andra revisioner bör uppdraget om revision i myndigheten komma från GD. Intern revision bidrar till att sprida kun-skap och bra idéer inom myndigheten, ge återkoppling, väcka intresse och öka kompetensen hos personalen. Intern revision bidrar också till att på ett kostnadsef-fektivt sätt se till att miljöledningssystemet upprätthålls även efter att det har in-förts. Intern revision bör göras en till två gånger per år för att kontrollera att
ruti-0 10 20 30 40 50 60 70
Miljökrav ställs Miljökrav ställs ej Uppgift saknas
Figur 15 Andel av myndigheterna som har genomfört revision under 2002 respektive 2003.
Certifiering
Vissa myndigheter har valt att låta certifiera sig enligt ISO 14001 eller registrera sig enligt EMAS. I årets sammanställning har 18 stycken myndigheter (motsvaran-de nio procent) uppgett att (motsvaran-de är certifiera(motsvaran-de alternativt registrera(motsvaran-de (bilaga 2). Detta är en ökning jämfört med sammanställningen 2002 som totalt omfattade tio certifierade/registrerade myndigheter. Fem myndigheter uppger att de arbetar för att bli certifierade/registrerade (bilaga 2).
Exempel på skäl som framförts som anledning till att myndigheter låtit certifiera sig är att den lite enklare variant av miljöledningssystem som miljödepartementet föreslår inte ger tillräcklig ordning och reda. Andra skäl är krav från omgivningen samt en övertygelse om att certifiering med dess krav på extern revision är den bästa garantin för ett uthålligt miljöledningsarbete och en förutsättning för ständiga förbättringar (Naturvårdsverket, 2004). 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 2002 2003 Andel av myndigheterna (% ) Ej revision Uppgift saknas Revision
Diskussion
Allmänt
Svarsfrekvensen ligger i år på 91 procent, vilket är jämförbart med förra året. Av de 20 myndigheter som inte har redovisat i år har hälften förenklat uppdrag och det är åtta stycken som uteblivit med sin redovisning två år i rad. Detta antyder att miljöarbetet i dessa myndigheter är mycket lågt prioriterat och kanske obefintligt. Bilden av hur långt införandet av miljöledningssystem kommit i statliga myndighe-ter är trots allt positiv. Våra sammanställningar visar att utvecklingen går åt rätt håll även om det finns stora variationer bland myndigheterna. Drygt 90 procent av alla myndigheter som ingår i årets sammanställning har genomfört miljöutredning och utarbetat miljöpolicy. Drygt 80 procent har även satt upp miljömål. Detta är en förbättring jämfört med året innan. Ökningen beror troligtvis på att de cirka hundra myndigheter som fick uppdraget 2001 nu har kommit längre i processen med att införa ett miljöledningssystem. Naturvårdsverket har fått signaler från myndigheter om att det kan finnas ett värde i att åter aktualisera hur en miljöutredning genom-förs. Många utredningar ses nu över och ytterligare metodutveckling kan vara vär-defullt. Med de gemensamma kunskaper systemet samlat på sig t ex vad gäller den indirekta miljöpåverkan så borde miljöutredningarna kunna förbättras.
Om man antar att de 20 myndigheter som inte har lämnat in någon redovisning inte heller har genomfört en miljöutredning så utgör dessa myndigheter tillsammans med de myndigheter som redovisat att de inte har genomfört miljöutredning en relativt stor del av alla myndigheter (cirka 30 myndigheter vilket motsvarar cirka 13 procent). Eftersom det nu är tre år sedan den sista stora gruppen myndigheter fick uppdraget och sju år sedan den första gruppen fick uppdraget kan det inte vara tidsbrist som är anledningen. Det kan därför ifrågasättas om dessa myndigheter verkligen infört det miljöledningssystem som de har ålagts.
Ett problem är att de indirekta miljöaspekterna av myndighetens kärnverksamhet inte återspeglas i tillräcklig omfattning i miljöarbetet. Problemet handlar till stor del om att miljöledningssystemet inte anpassats till myndighetens kärnverksamhet. Detta kan t ex uppstå när de indirekta aspekterna inte uppmärksammats i miljöut-redningen. Ett sätt att förbättra anpassningen kan vara att i samband med
uppfölj-sammanställning visar att hälften av myndigheter har integrerat detaljerade miljö-mål i verksamhetsplanen. Detta är en tydlig förbättring mot 2002 men det räcker inte. Integreringen av miljöledningssystemet behöver ytterligare förbättras avsevärt hos de myndigheter som ännu inte har gjort detta.
Andelen myndigheter som har genomfört miljöledningsutbildning under 2003 är färre än andelen för 2002, cirka 40 procent jämfört med 50 procent. Detta får anses som något lågt eftersom miljöledningsutbildning bör genomföras regelbundet för att höja kompetensnivån på de anställda och för att introducera nyanställda. Utbild-ningsinsatserna bör därför ökas under nästa år.
Under 2003 redovisade hälften av myndigheterna någon form av ständig förbätt-ring, vilket kan jämföras med en tredjedel av myndigheterna under 2002. En anled-ning till den stora andelen uteblivna uppgifter samt myndigheter som inte redovisar några förbättringar kan antyda att myndigheterna är osäkra på vad som avses. En risk är även att dessa positiva förändringar förväxlas med måluppfyllelse. Eftersom detta är en central del av miljöledningsarbetet bör redovisningsmallen förtydligas samt myndigheterna uppmärksammas på begreppets innebörd.
Enligt det fullständiga miljöledningsuppdraget ska myndigheterna särskilt arbeta för att inom ramen för gällande regelverk miljöanpassa sin upphandling. Endast hälften av myndigheterna med fullständigt uppdrag uppger att de använder sig av ramavtal vid upphandling. Dock saknas uppgifter gällande upphandling från nästan hälften av myndigheterna. Det är ett alltför stort mörkertal, särskilt med tanke på att alla myndigheter ska använda sig av ramavtal där sådana finns, enligt förord-ningen om statligt inköpsansvar (SFS 1998:796). I redovisningsmallen förekommer många varianter på svar från myndigheterna. Detta är ett område där myndigheter-na behöver satsa extra resurser och där redovisningsmallen bör förtydligas. Det kräver dock viss eftertänksamhet för att fånga in just de aspekter som från miljö-synpunkt är viktiga utan att det går åt alltför mycket resurser för att plocka fram svaren. Vår bedömning är att betydande förbättringar fortfarande kan uppnås vad gäller upphandling inom miljöledningssystemet.
Revision/uppföljning är viktig av flera olika anledningar, bland annat för att åstad-komma ständiga förbättringar och för att se om fokus ligger på de mest betydande miljöaspekterna så att myndigheterna gör ”rätt saker” som ger störst miljönytta. Revisionen bidrar också till att miljöledningssystemet hålls levande i organisatio-nen eftersom revisioorganisatio-nen med nödvändighet uppmärksammas i myndigheten Gläd-jande nog visar en jämförelse med år 2002 att andelen myndigheter som utför revi-sioner har ökat men att den fortfarande ligger på en låg nivå (knappt en femtedel av myndigheterna). Eftersom det ingår i uppdraget att revidera och förbättra
miljöar-miljöledningssystem. Därför bör myndigheterna få tydligare besked från departe-menten om vad som förväntas och vad som ingår i uppdraget avseende omfattning-en på revision/uppföljning.
Årsredovisning
Dagen riktlinjer för redovisning tillkom efter ett behov av att lättare kunna följa upp resultaten. En positiv sida med en enhetlig mall för samtliga myndigheter är att den kan användas för att jämföra resultaten mellan myndigheter och mellan år. Om redovisningsformen skräddarsys efter olika myndigheters behov försvåras möjlig-heten att göra jämförande studier av detta slag. Å andra sidan kan en anpassning till myndigheterna möjliggöra att redovisningen svarar bättre mot departementens behov av uppgifter.
Det är viktigt att redovisningsmallen uppfyller syftet samt överensstämmer med regeringsuppdragen. Det som saknas i redovisningsmallen enligt riktlinjerna riske-rar att inte redovisas. Vid årets sammanställning har Naturvårdsverket uppmärk-sammat vissa brister. För att få en klar bild över hur myndigheterna integrerat mil-jöhänsyn och miljöledningssystemet i den ordinarie verksamheten är redovis-ningsmallen troligtvis otillräckligt. Eftersom integreringen i den ordinarie verk-samheten är särskilt viktig för att få ett fungerande system bör redovisningen av om miljöledningssystemet har integrerats i den ordinarie verksamheten vidareutvecklas och preciseras i riktlinjerna. Likaså om myndigheten har arbetat fram en hand-lingsplan för fortsatt integrering av miljöhänsyn i sin verksamhet.
Den stora andelen myndigheter som redovisar att mått på måluppfyllelse har tagits fram genom ”annan” metod alternativt att uppgift saknas antyder att det saknas någon viktig metod i redovisningsmallen eller att det råder en osäkerhet i kunska-pen om olika metoder för uppföljning av målen. I nästa års redovisning bör myn-digheterna närmare precisera vad som avses med ”annan” metod.
Ett 20-tal myndigheter har verksamhet utspridd i regioner eller lokala enheter. Flera av dessa myndigheter, men inte alla, har i uppdrag att redovisa även de regio-nala/lokala enheterna. Sättet att redovisa dessa enheter varierar och tydliga instruk-tioner om hur detta ska redovisas saknas. Som komplement till den befintliga redo-visningsmallen bör eventuellt en anpassad mall tas fram för de centrala myndighe-terna med uppdrag att införa miljöledningssystem i lokala/regionala myndigheter.
enligt Naturvårdsverkets utvärdering (2004) ses över. Rapporten ska vara relevant för respektive myndighet och fylla departementets behov av underlag för att styra myndighetens verksamhet.
Naturvårdsverket har valt att nedan belysa några möjliga förändringar i redovis-ningen.
Verket har i olika fora diskuterat om rapporteringen kan ske mer sällan. Vi gör dock bedömningen att en årlig redovisning fortfarande bör göras. Ett av huvudmo-tiven till detta är att det endast är ett fåtal myndigheter som är självgående. Regel-bunden rapportering är viktig för att miljöarbetet på så sätt legitimeras. Det kan vara extra betydelsefullt i en myndighet med traditionellt sett endast begränsat miljöarbete.
Utgångspunkten i miljöledningssystemet är att företaget/myndigheten själv identi-fierar och prioriterar vad som är deras betydande miljöpåverkan och sätter upp mål för detta. De betydande aspekter som myndigheten har prioriterat bör sedan stäm-mas av med respektive departement och utgöra en gemensam utgångspunkt för kommande insatser. Som ett alternativ kan man tänka sig att Regeringskansliet väljer ut några områden där insatser i första hand behövs och som då får bli bety-dande miljöaspekter, kanske under kortare tid. Exempelvis kanske man i arbetet med de nationella miljökvalitetsmålen identifierar att insatser behövs för att minska koldioxidutsläppen. Då skulle Regeringskansliet kunna be myndigheterna att rap-portera vilka insatser de har gjort under året för att minska utsläppen. Men då går man ifrån själva grundidén med verktyget och syftet att myndigheten själv ska ”äga” och känna ansvar för att driva systemet. Å andra sidan kan en sådan informa-tion komplettera underlaget till den fördjupade utvärderingen av de nainforma-tionella mil-jökvalitetsmålen som görs vart fjärde år.
Eller så ber Regeringskansliet myndigheterna att redovisa vad de har uppnått för sina (3) högst prioriterade miljöpåverkansområden. Detta kommer då att ge en spridd bild och resultat som inte går att jämföra och än mindre mäta. Men det sva-rar troligen bättre mot de behov som både myndighet och departement har.
Att inrikta återrapporteringen mot miljöfrågor i kärnverksamheten är ett sätt att öka medvetenheten om de indirekta miljöaspekterna. Detta skulle vara möjligt om man delade in myndigheterna i grupper. Då kan redovisningen efterfråga uppgifter som är mer relevanta för just de myndigheterna.
Naturvårdsverket har i sin utvärdering (2004) identifierat följande grupper av myn-digheter utifrån deras förutsättningar att arbeta med miljöfrågor:
Myndigheter med stor indirekt miljöpåverkan Myndigheter med särskilda miljöuppdrag
En annan möjlig indelning är utifrån de grupperingar som redan har vuxit fram inom systemet t ex länsstyrelser, universitet och högskolor (eventuellt även muse-er), försäkringskassor, myndigheter med förenklat uppdrag.
Slutligen kan man även tänka sig att den årliga redovisningen delas upp i två delar. I den ena delen fokuseras på själva processen i likhet med nuvarande redovisning, men något nerkortat och förenklat. Den andra delen innehåller olika rapporteringar beroende på vilken grupp det är som redovisar.
Allmänt
Införandet av miljöledningssystem i statliga myndigheter har över lag gått bra. Mellan 80-90 procent av myndigheterna har nu utfört miljöutredning, antagit mil-jöpolicy och satt upp miljömål. Det är en förbättring jämfört med år 2002 och visar att utvecklingen är tydligt positiv.
Svarsfrekvensen är fortsatt hög och för andra året i rad omfattar denna samman-ställning merparten av de myndigheter som har fått i uppdrag att arbeta med miljö-ledningssystem. Ett mindre antal myndigheter har uteblivit med sin redovisning av miljöledningsarbete två år i rad. Nivån på miljöarbetet i dessa myndigheter kan ifrågasättas.
Merparten av myndigheterna har logiskt uppbyggda miljömål som är kopplade till miljöpolicyn. Graden av måluppfyllelse ligger på drygt 80 procent, vilket är en förbättring jämfört med 2002.
Utbildningsinsatserna kan och bör stärkas på myndigheterna för att upprätthålla ett miljömedvetande hos personal och chefer.
Syftet med miljöledningsarbetet är att det ska leda till ständiga förbättringar. Hälf-ten av myndigheterna har redovisat förbättringar under 2003.
Integrering av miljöledningssystemet i den ordinarie verksamheten är viktig för det fortlöpande arbetet och ett villkor för att miljöledningsarbetet ska fortleva. Hälften av myndigheterna har integrerat detaljerade miljömål i verksamhetsplanen. Detta är ett område som de övriga myndigheterna bör satsa extra resurser på.
Svårigheten att arbeta med de indirekta miljöaspekterna har länge varit uppenbar och utgör en svag länk i kedjan. De indirekta miljöaspekterna bör i högre grad identifieras, värderas och ingå i miljömålen. Med en extern revision ökar möjlighe-terna att uppmärksamma de indirekta miljöaspekmöjlighe-terna i samband med att miljöarbe-tet och miljöledningssystemet utvärderas.
Andelen myndigheter som har genomfört revision 2003 är dock låg. Med tanke på revisionens betydande roll för miljöledningssystemets funktion bör myndigheterna få tydligare besked från Regeringskansliet om vad som förväntas och vad som ingår i uppdraget avseende omfattningen på revision/uppföljning.
För att klargöra ambitionsnivån och avsikterna med miljöledningssystemet bör kommunikationen mellan departementen och myndigheterna utvecklas. Genom att miljöarbetet uppmärksammas av departementen motiveras verksledningen, vilket är den viktigaste faktorn för ett framgångsrikt miljöarbete.
Förslag på förändringar av redovisningen
Redovisningsmallen bör ses över. Det som saknas i mallen riskerar att inte redovi-sas och vissa punkter bör därför förtydligas och eventuellt utvecklas:
Redovisning av integrering av miljöledningssystem och miljöhänsyn bör ut-vecklas och förtydligas.
Redovisning av positiva förändringar/ständiga förbättringar bör förtydligas. Redovisning av hur upphandlingen miljöanpassats bör förtydligas.
Redovisning av vilka mått på måluppfyllelse som använts bör förtydligas. En anpassad redovisningsmall bör eventuellt tas fram för de centrala myndigheter-na att bifoga tillsammans med sin ordimyndigheter-narie redovisning.
För att vidareutveckla och bättre anpassa redovisningarna kan myndigheterna delas in i grupper där olika rapporteringskrav riktas till varje grupp.
Indelning av myndigheterna i grupper innebär:
Möjlighet att anpassa redovisningen till myndighetens verksamhet och de-partementens behov av information.
Möjlighet att fokusera på miljöfrågor i kärnverksamheten och därmed öka medvetenheten om de indirekta miljöaspekterna.
Naturvårdsverket, 2003. Miljöledningssystem i myndigheter – 2002. Rapport 5284. Naturvårdsverket, 2004. Miljöledning i statliga myndigheter. En utvärdering. Rap-port 5346.
Regeringskansliet & miljödepartementet, 2002. Lathund för miljöledning i staten. www.avropa.nu
Bilaga 1
Samtliga myndigheter med uppdrag (228 stycken) redovisas i grupper beroende på när de fick uppdraget. De myndigheter som inte har lämnat in någon redovisning står längst upp i respektive lista med fet stil. De myndigheter som har uteblivit med sin redovisning två år i rad är dessutom markerade med en asterisk. De myndighe-ter som har kommit in för sent med sina redovisningar men som ändå är med i sammanställningen är kursiverade. De myndigheter som har lämnat in sina redo-visningar för sent för att ingå i sammanställningen finns däremot redovisade i figur 2 och 3 i rapporten och är understrukna.
Miljöpiloter 1997, med uppdrag om fullständigt MLS Riksförsäkringsverket Arbetslivsinstitutet Boverket Fastighetsverket Fiskeriverket Folkhälsoinstitutet Försvarets materielverk Kemikalieinspektionen Konsumentverket Lantmäteriverket Lunds universitet Länsstyrelsen i Gävleborgs län Länsstyrelsen i Örebro län Naturvårdsverket NUTEK Riksantikvarieämbetet SIDA Statens räddningsverk Statens strålskyddsinstitut Stockholms universitet
Miljöledare 1998 med uppdrag om fullständigt MLS Skolverket
Statens väg- och trafikforskningsinstitut Arbetsdomstolen Banverket Fortifikationsverket Glesbygdsverket Göteborgs universitet Högskolan i Gävle/Sandviken Högskoleverket Karlstads universitet Konkurrensverket
Kungliga Tekniska Högskolan Kustbevakningen Linköpings universitet Livsmedelsverket Länsstyrelsen i Dalarnas län Länsstyrelsen i Norrbottens län Länsstyrelsen i Stockholms län Länsstyrelsen i Södermanlands län Migrationsverket Mitthögskolan Mälardalens högskola Naturhistoriska riksmuseet Patent- och Registreringsverket Skogsstyrelsen
SMHI
Statens Geotekniska institut Statens kärnkraftsinspektion SWEDAC
Sveriges lantbruksuniversitet Umeå universitet
Miljöledare 1999, med uppdrag om fullständigt MLS Länsstyrelsen i Västmanlands län Arbetsmarknadsstyrelsen Arbetsmiljöverket Exportkreditnämnden Högskolan i Borås Högskolan i Halmstad Högskolan i Kalmar Högskolan i Kristianstad Högskolan i Skövde Kammarkollegiet Karolinska institutet Kommerskollegium Kriminalvårdsstyrelsen Luftfartsverket Länsstyrelsen i Hallands län Länsstyrelsen i Kalmar län Länsstyrelsen i Skåne län Rikspolisstyrelsen Riksskatteverket Riksutställningar Riksåklagaren Sjöfartsverket Socialstyrelsen Statens energimyndighet Statens jordbruksverk
Statens veterinärmedicinska anstalt Statistiska centralbyrån
Uppsala universitet Växjö universitet Örebro universitet
Miljöledare 2000, med uppdrag om fullständigt MLS Rymdstyrelsen *
Styrelsen för psykologiskt försvar * Svenska institutet
Affärsverket svenska kraftnät Arkitekturmuseet Ekobrottsmyndigheten Försvarets radioanstalt Försvarshögskolan Högskolan i Trollhättan/Uddevalla Högskolan på Gotland Institutet för rymdfysik Krisberedskapsmyndigheten Kungliga biblioteket Läkemedelsverket Länsstyrelsen i Blekinge län Länsstyrelsen i Gotlands län Länsstyrelsen i Jämtlands län Länsstyrelsen i Jönköpings län Länsstyrelsen i Kronobergs län Länsstyrelsen i Uppsala län Länsstyrelsen i Värmlands län Länsstyrelsen i Västerbottens län Länsstyrelsen i Västernorrlands län Länsstyrelsen i Västra Götalands län Länsstyrelsen i Östergötlands län Lärarhögskolan i Stockholm Malmö högskola
Radio- och TV-verket Rättsmedicinalverket Statens historiska museer
Statens institut för kommunikationsanalys Statens utsädeskontroll
Statskontoret
Stiftelsen Nordiska museet Stiftelsen Skansen
Stiftelsen Tekniska museet Södertörns högskola
Miljöledare 2001, med uppdrag om fullständigt MLS Kronofogdemyndigheten *
Moderna Museet * Utlänningsnämnden *
Arbetsgivarverket
Blekinge tekniska högskola Centrala studiestödsnämnden Domstolsverket
Ekonomistyrningsverket
Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande Högskolan Dalarna
Inspektionen för strategiska produkter Integrationsverket
Konjunkturinstitutet Konstfack
Kungliga konsthögskolan Lantmäteriverket
Livrustkammaren, Skoklosters slott och Hallwylska Museet Luleå tekniska universitet
Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde Nationellt centrum för flexibelt lärande
Post- och telestyrelsen Riksskatteverket Smittskyddsinstitutet
Specialpedagogiska institutet Specialskolemyndigheten
Statens försvarshistoriska museer Statens institutionsstyrelse Statens museer för världskultur Statens musiksamlingar Statens pensionsverk Statens sjöhistoriska museer
Försäkringskassor
Blekinge läns allmänna försäkringskassa Dalarnas läns allmänna försäkringskassa Gotlands läns allmänna försäkringskassa Gävleborgs läns allmänna försäkringskassa Hallands läns allmänna försäkringskassa Jämtlands läns allmänna försäkringskassa Jönköpings läns allmänna försäkringskassa Kalmar läns allmänna försäkringskassa Kronobergs läns allmänna försäkringskassa Norrbottens läns allmänna försäkringskassa Skåne läns allmänna försäkringskassa Stockholms läns allmänna försäkringskassa Södermanlands läns allmänna försäkringskassa Uppsala läns allmänna försäkringskassa Värmlands läns allmänna försäkringskassa Västerbottens läns allmänna försäkringskassa Västernorrlands läns allmänna försäkringskassa Västmanlands läns allmänna försäkringskassa Västra Götalands läns allmänna försäkringskassa Örebro läns allmänna försäkringskassa
Östergötlands läns allmänna försäkringskassa
Miljöledare 2001, med uppdrag om förenklat MLS Danshögskolan *
Dramatiska institutet Handikappsombudsmannen Konstnärsnämnden
Riksgäldskontoret
Rådet för forsknings- och utvecklingsarbetet inom EU * Verket för högskoleservice Vetenskapsrådet * Överklagandenämnden för studiestöd Överklagandenämnden för totalförsvaret Statens konstråd Statens kulturråd
Brottsförebyggande rådet Brottsoffermyndigheten Datainspektionen
Delegationen för utländska investeringar i Sverige Finansinspektionen
Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap Granskningsnämnden för radio och TV
Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Idrottshögskolan i Stockholm
Institutet för arbetsmarknadspolitisk utvärdering IFAU Institutet för tillväxtpolitiska studier
Justitiekanslern
Jämställdhetsombudsmannen
Kungliga Musikhögskolan i Stockholm Livsmedelsekonomiska institutet Lotteriinspektionen
Nordiska Afrikainstitutet
Nämnden för offentlig upphandling Ombudsmannen mot etnisk diskriminering Operahögskolan i Stockholm Polarforskningssekretariatet Premiepensionsmyndigheten Revisorsnämnden Riksarkivet Sameskolstyrelsen Språk- och folkminnesinstitutet
Statens beredning för medicinsk utvärdering SBU Statens biografbyrå
Statens bostadskreditnämnd
Statens institut för ekologisk hållbarhet Statens institut för psykosocial medicin Statens institut för särskilt utbildningsstöd Statens ljud och bildarkiv
Statens nämnd för internationella adoptionsfrågor Statens va-nämnd
Nedanstående myndigheter har i sina årsredovisningar 2003 uppgett att de är certi-fierade, alternativt arbetar för att bli certifierade enligt ISO 14001 eller registrerade enligt EMAS. Sammanställningen gäller endast de myndigheter som redovisat i tid för att ingå i sammanställningen.
Myndigheter som är certifierade enligt ISO 14001 eller registrerade enligt EMAS: 1) Banverket 2) Fastighetsverket 3) Göteborgs universitet 4) Högskolan i Kristianstad 5) Lantmäteriverket 6) Luftfartsverket 7) Länsstyrelsen i Gävleborgs län 8) Mälardalens högskola 9) Naturvårdsverket 10) Rättsmedicinalverket 11) Skogsstyrelsen 12) SMHI 13) Statens räddningsverk 14) Statens utsädeskontroll
Myndigheter som arbetar mot en certifiering enligt ISO 14001 eller registrering enligt EMAS:
1) NUTEK
2) Statens strålskyddsinstitut 3) Statskontoret
4) Sveriges Geologiska undersökning 5) Sveriges Lantbruksuniversitet 6) Vägverket
Bilaga 3
Miljöledningsarbetet leder till ständiga förbättringar genom att upprepa processen likt en cirkelgång.
Miljömål för
följande tidsperiod
Miljöutredning
Handlingsplaner
Redovisning
Genomförande
Uppföljning
Kontinuerlig
förbättring
Miljöpolicy
Bilaga 4
Riktlinjer inför den årliga redovisningen av miljöledningsarbete inom
de statliga myndigheterna
Regeringen har den 15 november 2001 (M2001/4509/Kn) beslutat om
riktlinjer för myndigheternas årliga redovisning av sitt miljöledningsarbete.
I syfte att förenkla redovisningen för såväl redovisande myndigheter som
Naturvårdsverket, som planeras få fortsatt uppdrag att sammanställa
redovisningarna, och för sakdepartementen, som har uppföljningsansvar, tog
vi förra året fram ett par kompletterande mallar för redovisningen. I
förhållande till förra årets mallar har vi sedan förra året endast gjort några
mindre detaljändringar i mallarna.
De bifogade mallarna bör användas vid redovisningen av 2003 års
miljöledningsarbete som ska lämnas i anslutning till årsredovisningen i
februari 2004 till myndighetens sakdepartement och till Naturvårdsverket.
Det är angeläget att svar lämnas på alla punkter även om svaret är nej.
Kommentarer i tabellerna är värdefulla. Den myndighet som så önskar kan
naturligtvis komplettera tabellerna med löpande text.
För myndigheter med regional organisation bör tydligt framgå om de
regionala myndigheternas redovisningar ingår i den centrala myndighetens
redovisning eller inte.
Dessa riktlinjer kommer också att finnas tillgängliga på Naturvårdsverkets
hemsida Miljöledning för myndigheter,
www.naturvardsverket.se/miljoledning/.
Med vänlig hälsning
Gun Tombrock
Departementsråd
Miljödepartementet
Enheten för hållbar utveckling och miljöintegration
Gun Tombrock
Telefon 08/405 20 77
E-post gun.tombrock@environment.ministry.se
Kopia till
Statsrådsberedningen
Justitiedepartementet
Utrikesdepartementet
Försvarsdepartementet
Socialdepartementet
Finansdepartementet
Utbildningsdepartementet
Jordbruksdepartementet
Kulturdepartementet
Näringsdepartementet
Regeringskansliets förvaltningsavdelning
RIKTLINJER FÖR STATLIGA MYNDIGHETERS
REDOVISNING AV MILJÖLEDNINGSARBETE
För att bidra till en hållbar utveckling och uppfyllelsen av de nationella
miljökvalitets-målen skall verktyget miljöledningssystem användas i statlig förvaltning. Syftet är att
integrera miljöhänsyn i den ordinarie verksamheten samt att systematisera, strukturera
och ständigt förbättra miljöarbetet. Detta skall göras genom att fortlöpande höja
ambitionsnivån, sätta nya mål och vidta ytterligare åtgärder. Miljöledningsarbetet skall
följas upp och redovisas för att till regering och riksdag kunna redovisa resultat av
statsförvaltningens miljöarbete. Redovisningen skall därför fokuseras på mål,
måluppfyllelse och ständiga förbättringar.
Genom dessa riktlinjer ges en handledning i fråga om strukturen och innehållet i statliga
myndigheters redovisning av sitt miljöledningsarbete.
Samtliga myndigheter som fått i uppdrag att införa miljöledningssystem skall redovisa
sina uppdrag enligt dessa riktlinjer oavsett om man skall ha ett fullständigt
miljö-ledningssystem eller ett förenklat. Myndigheterna skall redovisa enligt tillämpliga delar
av riktlinjerna. Redovisningen skall undertecknas av myndighetschefen/styrelsen.
Redovisningen skall ske årligen i en rapport (i en separat rapport eller i annan
miljörapport som myndigheten har uppdrag att lämna) i samband med myndighetens
årsredovisning. Redovisningen skickas både till
1) myndighetens sakdepartement och
2) Naturvårdsverket, 106 48 Stockholm.
Innehåll
Riktlinjerna är uppdelade i tre avsnitt;
1. Redovisning av miljöutredningen/betydande miljöaspekter, miljöpolicy och
övergripande miljömål.
2. Redovisning av detaljerade miljömål och hur målen har uppfyllts både vad avser
indirekt miljöpåverkan och direkt miljöpåverkan.
3. Redovisning av övrigt miljöledningsarbete som t.ex. informations- och
utbildnings-insatser, utvärderingar/miljörevisioner samt eventuella målkonflikter, m.m.
och övergripande miljömål
______________________________________________________________________
Samtliga myndigheter med miljöledningsuppdrag redovisar resultatet från
miljöutredningen, dvs. de betydande miljöaspekterna, miljöpolicyn och de övergripande
miljömålen i bilaga 1. (Bilagan skall bifogas till den övriga redovisningen.)
______________________________________________________________________
2.
Redovisning av detaljerade miljömål och hur målen har
uppfyllts både vad avser indirekt miljöpåverkan och direkt
miljöpåverkan
Myndigheternas miljöpåverkande verksamheter kan delas in i verksamheter som har en
indirekt miljöpåverkan och verksamheter som har en direkt miljöpåverkan. För många
myndigheter är den indirekta miljöpåverkan den viktigaste, för andra den direkta.
Det skall tydligt framgå av miljöutredningen vilken miljöpåverkan som är den
viktigaste. Utifrån de betydande miljöaspekterna skall de övergripande och detaljerade
miljömålen sättas.
I detta avsnitt redovisas miljöarbetet med dels den indirekta, dels den direkta
miljöpåverkande verksamheten för att nå de uppsatta detaljerade miljömålen.
Den indirekt miljöpåverkande verksamheten utgörs av de aktiviteter hos
myndig-heten som påverkar andra aktörer så att miljöbelastningen från deras aktiviteter,
produkter eller tjänster förändras. Den indirekta miljöpåverkan är betydande för många
myndigheter eftersom huvudsyftet med verksamheten ofta är just att påverka andra
aktörer. Nedan ges exempel på sådana verksamheter.
· Föreskrifter
· Allmänna råd
· Beslut om tillstånd
· Beslut om bidrag eller annat ekonomiskt stöd
· Kunskapsspridning (information, rådgivning, utbildning)
· Tillsyn och revision
· Skatter och avgifter
· Forskning och utveckling
· Tjänsteresor
· Uppvärmning av kontorslokaler
· Elanvändning för kontorsverksamhet
· Pappersförbrukning
· Upphandling
Exempel på annan myndighetsspecifik verksamhet
· Byggande av infrastruktur
· Drift och underhåll av infrastruktur
· Laboratorie-, provnings- och testverksamhet
· Transporter till lands, sjöss och i luften i samband med t.ex. forskning eller
övervakning
· Utbildning och övningar för personalen inom den egna myndigheten t.ex. inom
Försvaret och räddningsverksamhet
Redovisa nedanstående punkter i bilaga 2
· Ange myndighetens detaljerade miljömål för de betydande miljöaspekterna
under redovisningsperioden.
· Ange grad av måluppfyllelse. Detta kan bl.a. ske med hjälp av nyckeltal,
enkätresultat m.m.
· Ange kortfattat för varje miljömål vilka åtgärder i enlighet med handlingsplanen
som genomförts.
· Ange om miljömålen (och handlingsplanen) för redovisningsperioden är
integrerade i myndighetens verksamhetsplan för den ordinarie verksamheten.
3.
Övrigt miljöledningsarbete under året
_____________________________________________________________________
Övrigt miljöledningsarbete är bl.a. informations- och utbildningsinsatser, utvärderingar,
miljörevisioner och införande av rutiner och annat stöd, m.m.
Redovisa nedanstående punkter i bilaga 3
· För att förankra och integrera miljöledningsarbetet i den ordinarie verksamheten
krävs information och utbildning för chefer och övrig personal. Ange om ni har
genomfört informations-/utbildningsinsatser under året och beskriv i sådana fall
kortfattat dessa insatser.
· Att följa upp och utvärdera sitt miljöledningsarbete är av stor vikt för att ständigt
kunna förbättra arbetet. Ange om ni har genomfört särskilda revisions-/
upp-följningsinsatser under året och beskriv i sådana fall kortfattat dessa insatser.
· Miljöledningsarbetet kan ibland komma i konflikt med kärnverksamheten,
föreskrifter eller annat. Om det har uppstått målkonflikter eller andra hinder beskriv
i sådana fall kortfattat dessa konflikter/hinder.
A
Miljöutredning är genomförd Ja/Nej (Om ja fyll i nedan tabell)
Om miljöutredningen ej redovisats tidigare bifogas denna som bilaga
Miljöutredningen är daterad den ………….../reviderad den ……….
Myndighetens betydande miljöaspekter (Det kan vara indirekt miljöpåverkan eller
direkt miljöpåverkan eller både och)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
B
Miljöpolicy är formulerad Ja/Nej (Om miljöpolicyn ej redovisats tidigare
bifogas denna som bilaga)
Miljöpolicyn är daterad den ……….………/ reviderad den ……….
C
Övergripande miljömål är formulerade Ja/Nej (Om ja fyll i nedan tabell)
Miljömålen är daterade den ………./ reviderade den ……….
Övergripande mål för miljöarbetet (skall bygga på de betydande miljöaspekterna
enligt ovan)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Bil. 2 D Detaljerade miljömål gällande för år ……….. (Skall bygga på de övergripande målen)
Detaljerade Miljömål Målet är uppnått Grad av måluppfyllelse har tagits fram genom
Aktivitet för att nå målet Integrerat i verksam-hetsplan
Helt Mer än
hälften Till hälften Mindre än till hälften Inte alls
Nyckel
-tal Enkät
Uppskatt-ning Annat Ja/Nej
senaste revisionen genomförd år____________ miljöanpassa sin upphandling Ja / Nej
Utbildning har erbjudits för:
myndighetens ledning ___________ (andel deltagande _________%) All personal ___________ (andel deltagande _________%) Särskilda nyckelgrupper, ange vilka: ____________________________________ ____________________________________ (andel deltagande __________%)
Ange fokus på utbildningen
____________________________________ ____________________________________ ____________________________________
Redovisa vilka positiva förändringar i
miljöledningsarbetet som har gjorts under året.
________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________
Ange ungefärlig andel av antalet upphand-lingar enligt ramavtal från annan myndighet ________ %
Ange ungefärlig andel av antalet ”egna” upphandlingar där miljökrav ställs _________%
För vilka produktgrupper ställs miljökrav? __________________________________ __________________________________ __________________________________ Ge exempel på miljökrav vid upphandling: __________________________________ __________________________________ __________________________________ ISO 14001 ______ datum__________ EMAS__________ datum __________ Har beslutat att arbeta för att myndigheten ska ISO-certifieras /EMAS-registreras Ja, klart år ______ Nej ____________
Kommentarer: t.ex. eventuella målkonflikter/hinder
