Undvika onödiga kostnader : intern kontroll i små aktiebolag

(1)

(2)

(3)

Förord

Vi vill lyfta fram och tacka några personer som har gjort den här uppsatsen

möjlig. Framförallt vill vi tacka alla bolag som medverkade i vår

enkätunder-sökning, för att Ni tog er tid att delta. Vi vill även tacka revisorn Mattias

Svensson som bidrog med sitt kunnande vilket medförde en djupare

förstå-else för ämnet.

Vi vill även passa på att tacka Jenny Oscarsson på Helgusgruppen i Borås,

för värdefull hjälp vid starten av uppsatsen, men även för tips under arbetets

gång. Slutligen vill vi tillägna vår handledare Bengt Bengtsson ett stort tack

för all värdefull kritik och de råd som gett oss nya infallsvinklar.

(4)

(5)

(6)

1 Inledning ... 1

1.1 Val av ämne ... 1

1.2 Bakgrund ... 1

1.3 Problem ... 2

1.4 Frågeställningar och syfte ... 3

1.5 Avgränsningar ... 3

1.6 Disposition ... 4

2 Metod ... 5

2.1 Induktiv och Deduktiv metod ... 5

2.2 Kvantitativ undersökning ... 5 2.2.1 Enkätundersökning ... 6 2.3 Kvalitativ undersökning ... 7 2.3.1 Intervju ... 8 2.4 Insamlade källor ... 8 2.4.1 Källkritik ... 9

3 Referensram ... 10

3.1 Revision ... 10 3.1.1 Revisorns uppgifter ... 10 3.1.2 Svensk revisionsstandard ... 10

3.1.3 Väsentlighet och risk ... 11

3.1.4 Granskning ... 11

3.1.4.1 Intern kontrollgranskning ... 11

3.1.4.2 Substansgranskning ... 12

3.2 Intern kontroll ... 12

3.2.1 Intern kontroll ur revisorns, organisationens eller ett ekonomiskt perspektiv ... 13

3.3 Rekommendationer och lagar om intern kontroll ... 13

3.3.1 Aktiebolagslagen ... 14

3.3.2 The Sarbanes - Oxley act ... 14

3.3.3 Svensk kod för bolagsstyrning ... 15

3.3.4 Committee of sponsoring organizations of the treadway commission ... 16

3.3.4.1 COSO:s vägledning till Sektion 404 ... 17

3.3.5 1980års utkast till rekommendation för K2 bolag ... 18

3.4 Revisionsuttalande om intern kontroll i små bolag ... 19

3.4.1 Små bolag och dess möjlighet till intern kontroll ... 19

3.4.2 Ägarnas samt bolagsledningens direkta kontroll över bolaget ... 19

3.4.3 Riskbedömning och intern kontroll (RS 400) ... 20

3.4.4 Informationssystem ... 20

4 Tidigare forskning ... 21

5 Empiri ... 22

5.1 Undersökning av 30 Aktiebolag ... 22

5.1.1 Fakturaprocessen sker i två till tre steg ... 22

(7)

5.1.3 Verifikationsnummer mest förekommande ... 23

5.1.4 Det är viktigt med en väl fungerande intern kontroll ... 23

5.1.5 Bolagens definition på intern kontroll ... 24

5.1.6 Det är en självklarhet med intern kontroll ... 24

5.1.7 Revisorns arbete påverkas av den interna kontrollen ... 25

5.1.8 Det finns mer att nämna om intern kontroll ... 25

5.2 Intervju med Mattias Svensson, godkänd revisor på KPMG ... 26

5.2.1 Den interna kontrollen varierar mellan bolagen ... 26

5.2.2 Budget som en kontrollfunktion... 26

5.2.3 Intern kontroll görs främst för ägarna och verksamheten ... 27

5.2.4 Bolagsstrukturen påverkar intern kontrollen ... 27

5.2.5 Informationssystem, kostnader och rekommendationer ... 28

6 Analys ... 29

6.1 Ägarstrukturen påverkar intern kontrollen ... 29

6.2 Olika slags rutiner ... 29

6.3 Förståelse för intern kontroll ... 31

6.4 Revisionen och externa intressenter ... 31

6.5 Revisionen ... 32

6.6 Löpande rutiner underlättar arbetet ... 33

6.7 En anpassad version av COSO och koden? ... 33

7 Slutsats ... 35

8 Diskussion ... 36

8.1 Reflektioner ... 36 8.1.1 Trovärdighetsdiskussion ... 36 8.1.1.1 Enkätundersökningen ... 37 8.1.1.2 Intervjun ... 37

8.2 Förslag till vidare forskning ... 38

Referenslista ... 39

Bilagor

Bilaga 1 ... 42

Bilaga 2 ... 43

(8)

(9)

å ö ö ö å å å ä ä ö Ä ä ö ö ä å

När civilisationen växte fram så var det vanligt

förekom-mande att en person blev betrodd att ansvara för en annan persons egendom, det

här medförde att det blev nödvändigt att ha någon form

av kontroll av den ansvariga personens pålitlighet.

(10)

ö ä

§

(11)

   

(12)

Metod

Referensram

Tidigare

Forskning

Empiri

Analys

Disskussion

Slutsats

(13)

å ä ö å ö å ö ö ä ö å å ö ä å ä ä ä ö ä ä ö ä ö ä ö ö å å ö ä å å å ä å å ö ä ä ä ä ö ö ä ä ö ä ä ä ä å å å å ä å ä ö

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

“Revision innebär att först sätta sig in i och för-stå företaget och dess verksamhet, sedan grans-ka och slutligen rappor-tera om företagets årsre-dovisning, bokföring och förvaltning.”

(19)

 ä ö å ä å å  ä ö ä-ö ä  ä ä

(20)

FAR s definition som länge använts i Sverige är följande;

”Kontrollen över bokföringen, me-delsförvaltning och bolagets ekono-miska förhållanden i övrigt omfattar de delar av bolagets organisation och rutiner som säkerställer;

Att redovisningen blir riktig och full-ständig samt

Att bolagets resurser inom ramen för ABL , bolagsordning och eventuella bolagstämmodirektiv disponeras en-dast i enlighet med styrelsen och VD:s intentioner” (FAR, 2000, sid 7)

(21)

 å ä å ä å å å ö å ä  å å å å å ä ä ö ä ä ä ä  å å ä å ö å ä ä å ä ö ö

(22)

§ ä ö ö ä ä ö ö ö ö ö ö å å ä ö ö-ä å § ö ä ä å å ä ö ä ö ö ö ä ä ö ä ä ä ä ö ö ö å å ä ö å ä ö ä ö ä ä ö ä ö ö

”Syftet med regelverket är att minska risken för både felaktig rapportering och bedrägerier samt att bidra

till en förbättrad transpa-rens av företags finansiella rapportering och ställning”

(23)

(24)

”Styrelsen ska årligen lämna en beskrivning av de viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella

rapporte-ringen”  ö ä ä ä ä ä å ä å  ä ö ö ä å ä ö å å ö

COSO:s definition av intern kontroll används internationellt och överätts som följande; ”Intern kontroll är en process som påverkas av bolagsled-ningen, styrelsen och annan personal, och som utformats för att ge en rimlig försäkran om att bolagets mål uppnås inom följande kategorier:

 Ändamålsenlig och ef-fektiv verksamhet

 Tillförlitlig finansiell rapportering

 Efterlevnad av tillämp-liga lagar och förord-ningar”

(25)

 ä ä ö ö ö å å ä ä ö  ä ä ä ö ä ö ä ä ä ö ö  ä ö ö ä ö ä ö ö ä ä å ä ä ä ö ä ö ä ö ö ö å ä ö ä ö ö ä ö ö ö å ä ö å ä å ö ä ö å ä å ä ö ä ö ä ä ä ä ä ä ö ä ö ä ä ö ö å ö

(26)

ä ä ä ä ä ä å ö ä ä ä ä ö ä ä å ä ö ä ö ö ä ä ä ö ä ö ä å ä ö Å ä ä ö ä ö ä ä ö ö ö å ö ä å ä ä ä ä ö ä ä ö

(27)

ä ö ö å å ä ä ö ä å å ä ä ä å å å ä ä å ä ä å ä ä ö-ä ö ä ö Ä å å ä ö ö ä ä ö ö ä å ä å ä ä ä ä å ä ö ö ö ö å ä ä ö å å ö ä ä ö ä å ö å å å ä å ä ä ä ö å å Ä å ö ä ö ö å ä ä ö ä å ä ä ä å ö ä ä ä ä ö ä ö ä ä ö ä ä ä ä ö ö ö

(28)

ä ö ä ä ä å å ä å ö ä å ö å å ä ö å å ä ö å ö ä ä ä ö ö ö ä ö ö å å å ö å ä ö ä ö ö ö ä ä ö ö ö ä ä ö ö ä ö ä ä ö ö ö ö ä ö ä ä ö

(29)

(30)

0 10 20 30 1-5 6-10 11-15 16-Antal bolag Antal aktieägare

Antal aktieägare per bolag

0 10 20 10-20 21-30 31-40 41-50 Antal bolag Antal anställda

Antal anställda per

bolag

”de finns tre led. de som attesterar, en som lägger in betalningen och en som slutgodkänner.”

(31)

0 5 10 15 1 2 3 4 5 6 Antal bolag

Inte särskilt ofta Ofta

Förekommelser av

rättelser i bokföringen

(32)

”Det ska vara lätt att göra rätt”

”man känner en viss trygghet i bokföringen, där man vet att siffrorna visar en rättvisande bild av företagets ställning”

(33)

”Självklart måste revisorn kontrollera ändå men det ger en bra och positiv syn på företagets goda redovisningssed”

”kör sitt eget race ändå”

(34)

(35)

(36)

(37)

(38)

(39)

(40)

(41)

(42)

(43)

(44)

Pa-tel & Davidsson, 2003)

(45)

(46)

 å å

 å å ö

(47)

(48)

(49)

(50)

Bilaga 1

(51)

Bilaga 2

(52)

(53)

Bilaga 3

Intervjufrågor

- ä ä å