• No results found

Myndigheter för hållbar utveckling [2005]

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Myndigheter för hållbar utveckling [2005]"

Copied!
76
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

hållbar utveckling

Miljöledningssystem i myndigheter 2005

(2)

Miljöledningssystem i myndigheter 2005

(3)

Beställningar Ordertel: 08-505 933 40 Orderfax: 08-505 933 99 E-post: natur@cm.se

Postadress: CM-Gruppen, Box 110 93, 161 11 Bromma Internet: www.naturvardsverket.se/bokhandeln

Naturvårdsverket Tel 08-698 10 00, fax 08-20 29 25 E-post: natur@naturvardsverket.se

Postadress: Naturvårdsverket, SE-106 48 Stockholm Internet: www.naturvardsverket.se

ISBN 91-620- 5579-8.pdf ISSN 0282-7298 © Naturvårdsverket 2006

(4)

Förord

Idag har 178 statliga myndigheter regeringens uppdrag att årligen redovisa sitt miljöledningsarbete. Naturvårdsverket har i uppdrag att bl.a. sammanställa samt-liga myndigheters redovisningar.

Årets sammanställning är den första som baseras på de nya riktlinjerna för redovis-ning som regeringen beslutat om år 2005. Utifrån dessa riktlinjer har vi i år särskilt velat lyfta fram gruppindelningen av myndigheter efter miljöpåverkan och de ob-servationer som kan göras utifrån dessa. Uppgifter av statistisk karaktär för hela populationen presenteras därmed i ett separat kapitel.Vi diskuterar även hur de nya riktlinjerna fungerat.

Naturvårdsverket har även i uppdrag att vid behov lämna förslag till regeringen om nödvändiga åtgärder för utveckling av myndigheternas miljöledningsarbete. Upp-draget ska redovisas senast den 1 oktober, 2006. I de fall årets sammanställning har visat på sådana behov kommer eventuella förslag att presenteras i det senare upp-draget.

En skillnad från tidigare redovisningar är att det i år har varit en del öppna och frivilliga frågor. Många har svarat utförligt och tydligt på frågorna. Det har varit givande att med öppna frågor skapa en bild av hur långt miljöledningsarbetet har kommit. Vi illustrerar detta genom utvalda goda exempel. Många myndigheter har i år bifogat deras första miljöpolicy, miljöutredning, miljömål, interna och externa miljöredovisningar, handlingsplaner, revisioner, mätningsrapporter, måluppfyllel-sedokument samt verksamhetsplaner vilka Naturvårdsverket har tagit del av. Det är Naturvårdsverkets förhoppning att rapporten skall verka som stöd för de deltagande myndigheterna. Vidare bidrar rapporten till ökad kunskap om miljöled-ningssystem i myndigheter.

Sammanställningen av 2005 års redovisningar har gjorts av Anneli Alersjö och Isa-Maria Bergman. Den finns även tillgänglig som pdf på

www.naturvardsverket.se/bokhandeln/ Stockholm i maj 2006

(5)
(6)

Innehåll

FÖRORD 3

INNEHÅLL 5

SAMMANFATTNING 7

SUMMARY 9

MILJÖLEDNING I STATLIGA MYNDIGHETER SEDAN 1996 11

Målet är hållbar utveckling 11

Årlig miljöredovisning 11

MILJÖREDOVISNINGAR FÖR 2005 13

Svarsfrekvens 13

Redovisningen per departement 13

MILJÖREDOVISNINGEN 15

Miljöutredning, miljöpolicy och miljömål 15

Integration av miljömål i affärsplan och budgetprocess 17

- en framgångsfaktor 17

Återkoppling från regeringen 19

Svårt hitta indirekt miljöpåverkan 20

Miljöhänsyn vid upphandling 21

Ledningens genomgång 22

Effekter 23

Certifiering 24

MILJÖPÅVERKAN OCH ARBETET MED MILJÖLEDNING 26

Svårt att uppfylla detaljerade mål 26

Systematiken central 26

Nyckeltal viktiga för uppföljningen 29

Miljöutbildningen ökar 30

Miljörevision – regelbunden utvärdering och rapportering 33

Miljösamordnare har ofta ont om tid 34

SLUTSATSER 37

Stora kvalitetsskillnader på årets redovisningar 37

Dagens nivå på miljöledningssystemen 38

(7)

Ständig förbättring eller kontinuerligt arbete? 39

Revision 39

Årsarbetskraft miljösamordnare 40

(Brist på) återkoppling från departement 40

Nätverkens roll i framtiden 41

Miljöledningsuppdragets genomslagskraft 42

Hållbar utveckling och ledningens roll 42

REFERENSER 43

BILAGA 1 44

Miljöpiloter och miljöledare med miljöledningsuppdrag 44

BILAGA 2 52

Riktlinjer för myndigheternas redovisning av miljöledningsarbete 52

BILAGA 3 61 Goda exempel 61 BILAGA 4 64 Indirekt miljöpåverkan 64 BILAGA 5 66 Effekter 66 BILAGA 6 70 Certifierade myndigheter 70 BILAGA 7 71 Systematisk förbättring 71 BILAGA 8 72 Nyckeltal 72

(8)

Sammanfattning

Årets rapport innefattar 178 myndigheter varav 54 stycken har förenklat miljöled-ningsuppdrag. Svarsfrekvensen har även i år varit hög, 172 myndigheter med mil-jöledningsuppdrag har redovisat. Regeringen beslutade år 2005 om nya riktlinjer för myndigheters redovisning av miljöledningsarbete. De nya riktlinjerna har inne-burit att myndigheterna har delats in i tre grupper beroende på hur stor miljöpåver-kan myndigheten har. I årets redovisning har fokus varit på den nya gruppindel-ningen. Slutsatsen av de nya riktlinjerna för redovisning och gruppindelningen är att det lättare och tydligare går att utvärdera hur långt respektive grupp kommit i sitt miljöledningsarbete. Riktlinjerna för redovisning har i år också inneburit en del öppna frågor där myndigheten själv har möjlighet att efter behov skriva motiveran-de svar. De öppna frågorna har varit av värmotiveran-de eftersom motiveran-de har skapat en djupare bild av miljöledningsarbetet i myndigheterna.

Andelen myndigheter som genomgått miljöutredning, har en beslutad miljöpolicy och har uppsatta övergripande miljömål är 84 – 90 %, vilket är en fortsatt god trend från tidigare år. En observation har varit att många myndigheter inte reviderat deras miljöutredning, miljöpolicy och miljömål. Det är viktigt att myndigheterna upprät-tar rutiner för att detta görs regelbundet, exempelvis årligen. Även miljöutbildning fortsätter att vara ett arbetsmoment där myndigheterna är framgångsrika. En annan positiv trend är återkoppling från departement. Antalet återkopplingar har nästan fördubblats i jämförelse med år 2004. Men fortfarande är siffran på antalet åter-kopplingar lågt i förhållande till antalet myndigheter med miljöledningsuppdrag. Tidigare rapporter har visat en oro att myndigheter med förenklat miljölednings-uppdrag inte bedriver någon ständig förbättring. Årets rapport visar ett positivt resultat då systematisk förbättring sker hos 76 % av myndigheterna oavsett miljö-påverkan. Det kan vara svårt att mäta måluppfyllelse och nyckeltal är ett verktyg för att göra detta på ett strukturerat sätt. Rapporten visar att inte ens hälften av myndigheterna använder nyckeltal som ett verktyg för att mäta måluppfyllelse. I den nya gruppindelningen omfattar grupp 1 myndigheter med centrala uppgifter på miljöområdet, dvs. myndigheter med särskilt sektorsansvar för miljömålsarbetet. I grupp 2 ingår de myndigheter som har stor miljöpåverkan, och grupp 3 omfattar myndigheter som har fått ett förenklat miljöledningsuppdrag, bl.a. myndigheter med liten miljöpåverkan. I grupp 1 finns 43 myndigheter, i grupp 2 50 och i grupp 3 85 myndigheter. Alla de 54 myndigheter som har förenklat uppdrag ingår i grupp 3. I vår genomgång gör vi en del jämförelser mellan de olika grupperna.

Generellt har grupp 1 och 2 planerat, infört och genomfört miljöledningssystem. Nästa steg för dessa två grupper är att genomgå revision och ta sig an ledningens genomgång. I grupp 3 befinner sig de flesta myndigheter i planerings- och införan-destadiet, medan en del har kommit lika långt som de övriga grupperna. Det är

(9)

viktigt att myndigheterna avsätter tillräckligt med resurser för arbetet med miljö-ledning. Detta är särskilt viktigt för grupp 3 där den uppskattade årsarbetskraften är mycket låg.

Årets rapport visar att alla myndigheter, oavsett miljöpåverkan, kan genomgå revi-sion. Nätverket för internrevisioner ger råd och stöd till myndigheter och har en viktig funktion för kommande år då många myndigheter står inför detta steg.

Naturvårdsverket har även i uppdrag att vid behov lämna förslag till regeringen om nödvändiga åtgärder för utveckling av myndigheternas miljöledningsarbete. Upp-draget ska redovisas senast den 1 oktober, 2006. I de fall årets sammanställning har visat på sådana behov kommer eventuella förslag att presenteras i det senare upp-draget.

(10)

Summary

This year’s report includes 178 authorities, 54 of which have simplified environ-mental management assignments. The level of response has been high again this year, with reports by 172 authorities with environmental management assignments. In 2005, the Government decided on new guidelines for authority reporting on environmental management work. The new guidelines have meant that the authori-ties have been divided into three groups determined by their environmental impact. This year’s report focuses on the new grouping. The new reporting guidelines and grouping make it easier to evaluate and clarify each group’s progress on environ-mental management work. This year, the reporting guidelines have also included some open questions, giving the authorities a chance to motivate their answers, as required. The open questions have been valuable as they have led to a more de-tailed picture of the authorities’ environmental management work.

Some 84-90% of the authorities have completed an environment impact assess-ment, agreed on an environmental policy and set out general environmental objec-tives. This continues the favourable trend of previous years. One observation was that many authorities have not audited their environment impact assessments, pol-icy and objectives. It is important that the authorities draw up routines for this to be carried out regularly, e.g., annually. Environmental training also continues to form a successful part of the authorities’ work. Another positive trend is feedback from departments. The amount of feedback has almost doubled compared with 2004, though it is still low in relation to the number of authorities with environmental management assignments.

Earlier reports have highlighted a concern that authorities with simplified environ-mental management assignments do not carry out continuous improvements. This year’s report shows a positive result with systematic improvements by 76% of the authorities, regardless of environmental impact. Fulfilment of objectives can be difficult to measure, and key figures provide a tool to do this in a structured way. The report shows that less than half of the authorities use key figures as a tool to measure fulfilment of objectives.

In the new grouping, Group 1 comprises authorities with central assignments in the environmental field, i.e., authorities with special sector responsibility for the work on environmental objectives. Group 2 includes authorities with great environmental impact, and Group 3 authorities with simplified environmental assignments, in-cluding authorities with little environmental impact. Group 1 contains 43 authori-ties, Group 2 contains 50 and Group 3 contains 85. The 54 authorities with simpli-fied assignments are all in Group 3. Our review makes some comparisons between the different groups.

(11)

In general, Groups 1 and 2 have planned, introduced and implemented environ-mental management systems. The next step for these two groups is to undergo an audit and take up the management review. In Group 3, most of the authorities are at the planning and introduction stage, with some having come as far as the other groups. It is important for the authorities to set aside sufficient resources for the environmental management work. This is particularly important for Group 3, for which the estimated annual labour is very low.

This year’s report shows that all the authorities, regardless of their environmental impact, can undergo an audit. The network for internal audits offers advice and support to authorities and has an important role for future years as many authorities face this step.

The Swedish Environmental Protection Agency has also been instructed to submit proposals to the Government on necessary measures to further the authorities’ environmental management work. A report on the assignment is due no later than 1 October 2006. Any proposals resulting from such requirements and pointed to in this year’s report will be presented in the later assignment.

(12)

Miljöledning i statliga myndigheter

sedan 1996

Målet är hållbar utveckling

År 1996 beslutade regeringen att de statliga myndigheterna successivt skulle införa miljöledningssystem. Det sågs som ett viktigt verktyg i arbetet för att utveckla statsförvaltningens miljöarbete till ett föredöme när det gäller att uppnå en miljö-mässigt hållbar utveckling. Miljöledningssystem i statsförvaltningen ska också bidra till att de nationella miljökvalitetsmålen uppnås.

Miljöledningssystemen bygger på principerna i det internationella systemet ISO 14001 och EG:s miljölednings- och miljörevisionsförordning EMAS. Avsikten med systemen är att underlätta för såväl företag som myndigheter och andra orga-nisationer att bedriva ett rationellt och systematiskt miljöarbete. Ett miljölednings-system ska ha tydliga riktlinjer och mål, klara ansvarsförhållanden, rutiner för upp-följning och redovisning av resultat och en ständigt höjd ambitionsnivå i miljöarbe-tet. Miljöarbetet ska integreras i den ordinarie verksamheten.

De myndigheter som efter hand har fått regeringens uppdrag att införa miljöled-ningssystem utgör en heterogen grupp med mycket skiftande kärnverksamheter. Det rör sig om allt från små myndigheter med få anställda och huvudsakligen kontorsverksamhet med begränsad miljöpåverkan, till myndigheter med många anställda, många verksamhetsställen och stor miljöpåverkan. Vi redovisar ingen statistik för de öppna frågor som i år var frivilliga att svara på. I stället lyfter vi fram goda exempel som kan utgöra en vägledning inför nästa års redovisning. Årlig miljöredovisning

Myndigheterna med miljöledningsuppdrag ska varje år redovisa sitt miljöarbete till regeringen. Miljöredovisningarna ska innehålla de moment som anges i Miljö- och samhällsbyggnadsdepartementets årliga riktlinjer. Riktlinjerna tänks också fungera som stöd och drivkraft i myndigheternas arbete med miljöledningssystemen. Miljö-redovisningarna sänds till respektive departement med kopia till Naturvårdsverket. För redovisningarna för 2005 års miljöarbete gäller nya riktlinjer. De knyter redo-visningskraven till omfattningen av myndighetens miljöpåverkan, och innebär bl.a. att myndigheterna delas in i tre grupper. Riktlinjerna gäller för samtliga myndighe-ter, oavsett om deras uppdrag avser ett fullständigt eller ett förenklat system. Tidi-gare års genomgångar av myndigheternas miljöredovisningar har visat på en hel del brister. De har speglat de svårigheter som arbetet med miljöledning möter i myndigheternas verksamheter.

Redovisningarna för år 2005 är alltså de första med den nya gruppindelningen för myndigheterna. Riktlinjerna har också ändrats så att de syftar till att utveckla

(13)

redo-visningarna för myndigheter som har indirekt miljöpåverkan och de som har stor miljöpåverkan i övrigt. För myndigheter med mindre miljöpåverkan har kraven förenklats.

(14)

Miljöredovisningar för 2005

Svarsfrekvens

För år 2005 har 178 myndigheter uppdrag att redovisa sitt miljöledningsarbete1.

Svarsfrekvensen har varit hög. 172 myndigheter med miljöledningsuppdrag har redovisat2. Utöver myndigheter med rapporteringsuppdrag har ytterligare 11

myn-digheter redovisat3. De ingår också i vår rapport. Totalt bygger rapporten alltså på

183 redovisningar. Följande myndigheter har denna gång inte redovisat sitt miljö-ledningsarbete till Naturvårdsverket: Arkitekturmuseet (andra året i rad som redo-visning uteblir), Kungliga biblioteket (också andra året i rad som redoredo-visning ute-blir), Statens maritima museer, Handikappombudsmannen (tredje året i rad med utebliven redovisning), Polarforskningssekretariatet och Rikstrafiken.

Redovisningen per departement

Det nybildade Miljö- och samhällsbyggnadsdepartementet har redovisat sitt eget miljöarbete för första gången. I övrigt har inga förändringar skett mellan departe-menten utom att vissa myndigheter slagits ihop eller bytt namn. Antalet myndighe-ter som har redovisat har minskat. Det beror på att de nya riktlinjerna för redovis-ning inte längre avser myndigheten Försvarsmakten och universitet och högskolor.

Figur 1. Antal myndigheter (per departement) med miljöledningsuppdrag som redovisat/inte redovisat år 20054.

1

Riktlinjer för myndigheters redovisning av miljöledningsarbete, Regeringsbeslut 17, Miljö- och sam-hällsbyggnadsdepartementet 2005-11-10.

2

Många myndigheter har i år redovisat för sent. I många fall har en kopia skickats till departementet men inte till Naturvårdsverket. Efter en påminnelse inkom de flesta även till Naturvårdsverket. Trots förseningarna har Naturvårdsverket valt att ta med dessa i rapporten.

3

Dessa myndigheter är högskolor och universitet samt Linköpings Tingsrätt som tidigare haft miljöled-ningsuppdrag. Högskolorna och universiteten har redovisats i grupp 2 och Linköpings Tingsrätt i grupp 3. Se bilaga 1 för samtliga myndigheter som redovisat.

4

Myndigheter utan rapporteringsuppdrag som har redovisat ingår inte i denna graf.

Redovisning 0 10 20 30 40 50 A n ta l m yndi ghe te r Redovisat 40 39 14 27 13 12 11 8 8 Ej redovisat 4 0 1 1 0 0 0 0 0 Utb/ kultur Fin-ans Soci-al När-ing Justi-tie Miljö/ sam För-svar Jord-bruk Utrik-es

(15)

Från och med år 2005 redovisar de sitt miljöledningsarbete i annan ordning5.

Detta redovisningsår kan sex departement visa upp miljöredovisningar från samtli-ga "sina" myndigheter. Utbildnings- och kulturdepartementet har flest myndigheter som inte har redovisat. Diagrammet i figur 2 visar statistik över inkomna miljöre-dovisningar för åren 1999, 2002 och 2005. Av den kan man bl.a. utläsa en hög och ökande svarsfrekvens. Sedan år 1999 har samtliga myndigheter under Jordbruksde-partementet lämnat miljöredovisningar.

Figur 2. Andel myndigheter (% per departement) med miljöledningsuppdrag som redovisat sitt miljöledningsarbete år 1999-20056.

5

Riktlinjer för myndigheters redovisning av miljöledningsarbete, Regeringsbeslut 17, Miljö- och sam-hällsbyggnadsdepartementet 2005-11-10.

6

Myndigheter utan miljöledningsuppdrag som har redovisat ingår inte i denna graf.

Redovisning 1999-2002-2005

0 20 40 60 80 100 A nde l m yn di ghe te r ( % ) 1999 55 73 67 75 83 45 89 86 50 100 0 0 2002 86 97 92 81 85 100 100 80 75 100 0 0 2005 0 100 93 0 96 100 0 100 100 100 91 100 Utb

Fin-ans Social Kultur Näring Justi-tie Miljö För-svar Utrik-es Jord-bruk Utb/ kultur Miljö/ samh

(16)

Miljöredovisningen

Här ger vi en översikt av 2005 års miljöredovisning. Goda exempel7

framgångs-rika miljöledningssystem lyfts fram. De bör kunna tjäna som vägledning för andra myndigheter.

Miljöutredning, miljöpolicy och miljömål

MILJÖUTREDNING

En miljöutredning med en nulägesbeskrivning är det första steget i införandet av ett miljöledningssystem. Miljöutredningen ligger till grund för formulering av visio-ner, miljöpolicy, miljömål och handlingsplan8.

En miljöutredning ska identifiera de miljöfrågor som är viktigast för en organisa-tion. Andra benämningar på miljöutredning är nulägesorientering, miljöinventer-ing, miljögenomgång och granskning. Oavsett benämning handlar det om en bild av vilken miljöpåverkan myndigheten har9. En heltäckande analys ska göras av

verksamhetens miljöförhållanden, miljöpåverkan och miljöarbete.

Andelen myndigheter som har gjort en miljöutredning under år 2005 är 88 %. Det är en liten minskning jämfört under år 2003 och 2004. Andelen myndigheter som har redovisat att de har en miljöpolicy är 90 %. Skillnaden mellan de två senaste redovisningarna är marginell.

7

Syftet med att lyfta fram goda exempel är att föra ut projektresultat, visa upp föregångarnas miljöarbe-te, inspirera och vägleda till ett ökat miljöengagemang och att visa var fronten i en bransch ligger. Enligt Naturvårdsverket (Naturvårdsverket 2002, Exemplets makt - Utvärdering av hur arbetet med goda

exempel fungerar i miljöarbetet. Rapport 5259) är ett gott exempel positivt utvalda fallstudier av någon

verksamhet som ger en större miljönytta än genomsnittslösningen eller den normala praktiken inom området. De är exempel på en tillämpning som finns i verkligheten, och som är möjlig för andra att helt eller delvis kopiera. Se bilaga 3 för goda exempel från årets redovisningar.

8

Jakobsson och Jakobsson 1998.

9

Jakobsson och Jakobsson 1998.

Statens Strålskyddsinstitut

…fick sitt miljöledningsuppdrag redan år 1997. En miljöutredning genomfördes år 1997 och en ny år 2004. Den behövdes bland annat eftersom verksamheten bytt lo-kaler. SSI bygger sitt miljöledningsarbete på den nya miljöutredningen. Ett strukture-rat arbete har genomförts enligt en arbetsgång i fyra delar:

Val av aktiviteter; T.ex. resor i tjänsten. Där finns t.ex. aktiviteten ”flygresor inrikes”. Analys av miljöaspekterna; t.ex. utsläpp av koldioxid p.g.a. tjänsteresor med

inrikes-flyg.

Analys av miljöpåverkan; Miljöaspekterna i relation till något eller några av de

natio-nella miljömålen.

Bedömning av vilka av dessa aktiviteter som har en betydande miljöpåverkan. D.v.s.

identifiering av de betydande miljöaspekterna med hjälp av utvärderingskriterier i miljöaspektsregister.

(17)

Språk- och Folkminnesinstitutet

… har förenklat miljöledningsuppdrag sedan år 2001. De övergripande målen är beslutade i februari år 2005 och gäller i två år. Detta kan ses som ett gott exempel på hur mål kan tidsbestämmas.

MILJÖPOLICY

Miljöpolicyn är myndighetsledningens redskap för att visa vad som är viktigt och i vilken riktning organisationen ska sträva. Därför är det angeläget att policyn regel-bundet revideras i takt med miljöledningsprocessen för att säkerställa att miljöhän-syn tas och att miljöledningsarbetet ständigt förbättras. En observation från redo-visningarna är att vissa myndigheter regelbundet reviderar sin miljöpolicy medan andra inte har reviderat sina sedan de införde miljöledningssystemet, och det kan vara flera år sedan. Detta kan ha ett samband med att majoriteten av myndigheterna inte nått fram till ledningens genomgång eller till revision ännu. Ledningens genomgång är ett viktigt led i processen. Där finns det bl. a. möjligheter att skärpa policyn i takt med att organisationen kan leva upp till nya åtaganden.10

MILJÖMÅL

Enligt 2005 års miljöredovisning har 84 % av myndigheterna övergripande miljö-mål. Inte heller miljömålen verkar revideras regelbundet. Att inte sätta upp nya mål strider mot en av hörnstenarna i miljöledningsarbetet, nämligen ständig förbättring. 54 myndigheter har angett att tidsbestämda mål inte finns. Istället gäller målen ”tills vidare”. En risk med att inte ha tidsatta mål är att prioriteten att utvärdera målen och sätta upp nya mål kan rinna ut i sanden. Miljömålen kan då bli in-aktuella.

10

Piper et al, 2004.

FAKTA: MILJÖPOLICY

Tecken på att miljöledningssystemet inte fungerar och att det är tid att revidera miljöpolicy:

Policyn är gammal och ej uppdaterad,

Ledningen visar inte i praktisk handling att man följer sin egen policy, Anställda förstår inte vad som menas med formuleringarna,

Policyn är inte specifik och relevant för den egna verksamheten, Policyn kritiseras av externa intressenter,

Anställda har inte fått en kopia av policyn, Anställda bryr sig inte om policyn,

Ledningen kan inte huvuddragen i den policy som man själv signerat. (Källa: Piper et al 2004: 111)

(18)

För den långsiktiga utvecklingen av organisationens miljöarbete kan det vara bättre med väl definierade mål som kanske inte är så ambitiösa, men som ska uppnås inom ett eller ett par år. Risken med diffusa mål utan tidsgräns eller med en gräns på fem eller 10 år är att ingen känner sig ansvarig för dem. Detta gäller särskilt de mer så kallade detaljerade målen men även de övergripande, trots att de tillåts vara mer långsiktiga och diffusa11.

Integration av miljömål i affärsplan och budgetprocess - en framgångsfaktor

Redovisningen av de detaljerade målen visar att de integreras i myndigheternas verksamhetsplan genom:

• att miljö beskrivs i verksamhetsplanen,

• integration sker på avdelnings-/enhetsnivå där exempelvis respektive av-delning sätter upp egna detaljerade miljömål,

• regelbunden uppföljning och utveckling av exempelvis miljömål och handlingsplan, och

• miljömålen ingår i budgetprocessen.

11

Piper et al, 2004.

FAKTA: MILJÖMÅL

Tecken på att miljöledningssystemet inte fungerar och att myndigheten bör se över och revidera miljömålen, både de övergripande och detaljerade:

Den högsta ledningen känner inte till miljömålen,

Organisationen följer inte upp om målen genomförs enligt plan,

Organisationen har inte miljömål som är kopplade till de betydande miljöaspekter-na,

Det är uppenbart att miljömålen med avsikt har givits lång tid för genomförande för att ingenting ska behöva göras omedelbart,

Förslag till nya miljömål beaktas inte. (Källa: Piper et al 2004: 148)

(19)

Konjunkturinstitutet och Länsstyrelsen i Skåne län

Miljöledningsarbetet integreras i Konjunkturinstitutets verksamhet främst i samband med det årliga budgetarbetet men också genom hyresförhandlingar.

Uppbyggnaden av ett miljöledningssystem i Länsstyrelsen i Skåne län blev år 2005 ett prioriterat projekt. Arbetet tilldelades en budget på 284 000 kronor. I beloppet ingick en tjänst motsvarande miljösamordnare på 0,4 årsarbetskrafter. Det aktiva ställningstagandet hos ledningen i dessa myndigheter är ett bra exempel på hur miljöledningssystemet kan och ska integreras i verksamheten.

Figur 3. Antal myndigheter (per svarskategori) som integrerar detaljerade miljömål i verksamhets-planen.

Resultatet visar att miljömålen integreras på flera olika sätt. I figur 3 redovisas i vilka fyra sammanhang som myndigheterna vanligen arbetar med sina detaljerade miljömål. Sorteringen gjordes när miljöredovisningarna sammanställdes. Enligt vår bedömning är alla fyra sammanhang viktiga. Särskilt intressanta är de fyra myn-digheter, Arbetsgivarverket, Konjunkturinstitutet, Länsstyrelsen i Skåne län och Luftfartsverket, som angett att miljömålen inkluderas i affärsplanen och budgetpro-cessen. Luftfartsverket skriver:

”Miljömålen ska tas upp i affärsplanen och inkluderas i budgetprocessen för att

säkerställa att nödvändiga resurser tilldelas arbetet för att uppnå miljömålen.”

Miljöledningssystemet har i dessa myndigheter fått genomslagskraft genom att tas in i budgeten och därmed bli erkända. Teoretiskt har miljöledningssystemen där lika hög prioritet som andra frågor. Naturvårdsverket har tidigare framhållit att myndigheterna ofta saknar budgetmedel för miljöledningssystemen, och det utgör ett hinder i miljöledningsarbetet.12 Utan medel är risken stor att

miljölednings-Integration av mål i verksamhetsplanen 24 66 45 32 4 0 10 20 30 40 50 60 70 Ingen i nt egr at ion M iljö b es kr iv s o ch pl aner as i my ndi g-heter nas V P A vdel ni ngs / -enhet sni vå U ppföl jni ng oc h ut ve ckl in g M iljö m åle n i ngår i budget pr oc es sen A nt al m yndi ghe te r Myndigheter

(20)

Jordbruksdepartementet

… är det enda departement som år 2005 har lämnat återkoppling till samtliga myndigheter.

systemet prioriteras lågt. Bristen på pengar är dock fortfarande ett problem. En myndighet har i årets redovisning till exempel beskrivit att besparingar i myndighe-ten ledde till att en planerad miljöutbildning inte genomfördes på grund av detta.

Återkoppling från regeringen

Frågan om återkoppling från regeringen via respektive departement har uppmärk-sammats i tidigare rapporter. Jämfört med antal myndigheter som har fått återkopp-ling år 2004 och år 2005 har antalet nästan fördubblats. År 2004 fick 18 myndighe-ter åmyndighe-terkoppling från sitt departement. I år ökade antalet till 34. Det innebär dock också att 121 myndigheter inte fick någon återkoppling under år 2005. Eftersom färre myndigheter berörs av rapporteringskravet för år 2005 är det svårt att jämföra resultatet.

Figur 4. Antal myndigheter som har fått återkoppling på sin miljöredovisning år 2004 och 2005.

Frågan om återkoppling från departement väckte en del reaktioner i redovisningen för år 2005 och flera har spontant kommenterat att de gärna skulle vilja ha sådan återkoppling. En länsstyrelse uttryckte detta som ”återkoppling på utfört arbete är

en viktig del i att genomföra och förankra miljöledningsarbetet". Stöd och

åter-koppling är en viktig del i miljöledningsarbetet och i arbetet med ständig förbätt-ring. Många myndigheter påpekade också att det var första gången de redovisade och att det har därför inte funnits något att återkoppla till.

12

Naturvårdsverket, Miljöledningssystem i myndigheter – 2001. Rapport 5211

Återkoppling från departement 18 128 69 34 121 28 0 20 40 60 80 100 120 140

Fått återkoppling Ej fått återkoppling Uppgift saknas

A n ta l m y nd ig he te r 2004 2005

(21)

Figur 5. Antal myndigheter per departement som har fått återkoppling på sin miljöredovisning under år 2005.

Svårt hitta indirekt miljöpåverkan

Att säkerställa den indirekta miljöpåverkan betyder att myndigheten identifierar, upptäcker, beaktar, noterar och agerar på ett strukturerat sätt.

Myndigheterna i grupp 1 och 2 har denna gång svarat på frågan om indirekt miljö-påverkan. Deras rapporter bekräftar intrycken från tidigare rapporter, nämligen att många myndigheter har svårt att identifiera de indirekta miljöeffekterna av sin verk-samhet. Det gäller speciellt myndigheter med få anställda och myndigheter som har fått sina miljöledningsuppdrag under senare år. Svårigheterna kan bl.a. bero på att de indirekta effekterna till skillnad från de direkta är svåra att ha full kontroll över. 44 myndigheter har uppgett att de använder skriftliga rutiner eller checklistor för att försäkra sig om att indirekta effekter beaktas. I 40 myndigheter deltar personer med särskild sakkunskap i beredningen. I bilaga 4 ges exempel på redovisade me-toder för att säkerställa att indirekta miljöeffekter uppmärksammas.

Exempel på vägar för indirekta miljöeffekter, såväl positiva som negativa, är in-formation och utbildning. Myndigheterna har bl.a. tagit upp:

• Miljöutbildning till personal, exempelvis i EcoDriving, • Medel för forskningsprojekt inom miljö13,

13

”Medel för forskningsprojekt inom miljö” avses myndigheter som söker medel till forskningsprojekt och att myndigheten påverkar när de beviljar forskningsmedel.

Återkoppling från departement 0 2 4 6 8 10 Antal myndighet er Departement 4 2 5 5 4 1 3 9 1 Utb/ kultur Fin-ans Soci-al När-ing Justi-tie Miljö/ samh För-svar Jord-bruk Utri-kes

(22)

• Opinionsbildning genom information och kunskap, • Medarbetares miljökompetens, och

• Arbetsgrupp för indirekt miljöarbete inom myndigheten.

Ett par myndigheter har också redovisat hur de genom sitt miljöledningsarbete påverkat andra verksamheter, exempelvis hyrbilsfirmor, att ta in miljöaspekter i verksamheten. Bra exempel på strukturerat arbete är de sex myndigheter som redo-visat att hållbar utveckling integreras i miljöledningssystemet och i verksamheten. Att den indirekta miljöpåverkan i verksamheten är för liten för att beakta, svår att påvisa eller att inga rutiner finns för att uppmärksamma den har fem myndigheter uppgett.

En utredning av den indirekta miljöpåverkan görs för att kartlägga exempelvis hur myndigheternas regler, bidrag, rådgivning och information i förlängningen påver-kar miljön. Syftet är inte att komma fram till att verksamheter med indirekta miljö-effekter inte finns, något som många myndigheter, i synnerhet myndigheter med ett fåtal anställda, har gjort. Kommentarer som ”vi har ingen indirekt miljöpåverkan” och ”indirekt miljöpåverkan är svår att påvisa i verksamheten” har varit vanliga i redovisningarna. Att utreda den direkta miljöpåverkan kan vara enklare och görs därmed först. Det får dock inte leda till att de indirekta miljöaspekterna helt förbi-ses. De är viktiga och bör beaktas av alla myndigheter. ”Lathund för miljöledning i staten” kan vara till hjälp för de myndigheter som frångått detta.

Miljöhänsyn vid upphandling

Säkerställande av miljöhänsyn vid upphandling är en ny fråga i redovisningsriktlin-jerna. Den berörde endast grupp 1 och 2 och var frivillig att besvara detta första år. De svar som inkommit visar att många myndigheter har gjort större eller mindre satsningar kring inköp och upphandling. Positivt är att många planerar att stärka rutinerna ytterligare runt upphandling det kommande året. Följande var de vanli-gaste svaren:

• Upphandlingsverksamhet regleras i policy, • Miljöutbildning/aspekter krävs vid upphandling, • Statliga ramavtal används vid inköp och upphandling,

• Miljöpolicy och handlinsprogram bifogas vid anbudsförfrågan, • Rutiner regleras i miljömål och säkerställer miljöhänsyn, • Använder www.avropa.nu,

• Ingår i upphandlarnätverket/den statliga inköpssamordningen,

• Använder europeiska säkerhets- och miljönormer vid viss egen upphand-ling.

(23)

FAKTA: LEDNINGENS GENOMGÅNG

Här följer en checklista för ledningens genomgång enligt kraven i ISO 14001. För de myndigheter som planerar att genomföra ledningens genomgång kan den verka som vägledning:

Finns det en klar förståelse av den betydelse som ledningens genomgång har för funk-tionen av hela miljöledningssystemet?

Finns det tillräckligt med information för att ledningen ska kunna bedöma hur effektivt miljöledningssystemet är?

Har ledningens representant förberett förslag till förbättringsprojekt inför varje ledning-ens genomgång?

Visar protokollen från ledningens genomgång att man fokuserar på de viktiga dragen i stället för detaljer? (Relevant för de myndigheter som genomfört ledningens genom-gång minst en genom-gång)

Finns det en klar koppling mellan deltagarna vid ledningens genomgång och de delar av organisationen som ger upphov till de betydande miljöaspekterna?

Kallar man vid behov in andra deltagare än de ordinarie ledamöterna till ledningens genomgång?

(Källa: Piper et al 2004: 228)

Ledningens genomgång

Syftet med ledningens genomgång enligt ISO 14001 är att utvärdera hur effektivt miljöledningssystemet är. Det är här som ledningen förväntas besluta om projekt som leder till ständig förbättring14. Med ledningen menas den högsta ledningen i

verksamheten, exempelvis generaldirektör eller landshövding.

I årets redovisning fanns en fråga om hur ledningens genomgång går till. Frågan var frivillig att svara på, men blir obligatorisk för grupp 1 och 2 nästa år. Resultatet har visat att det kan vara svårt för myndigheterna att ge ett beskrivande och struktu-rerat svar på en sådan öppen fråga. En hjälp inför nästa års redovisning kan vara att följa ISO 14001:s krav med avseende på ledningens genomgång.

För de myndigheter som ännu inte tillämpat ledningens genomgång är det viktigt att förstå betydelsen av detta steg i arbetsprocessen för miljöledningssystem. Miljö-ledningsarbetet stärks genom att ledningen får ta del av arbetet. I och med detta kan ledningen ta ställning till miljöledningssystemet.

Rutin är viktigt i alla moment i miljöledningssystemet. Exempelvis är det en god idé att ha ständigt återkommande fasta mötespunkter. Det är också viktigt att möte-na dokumenteras.

14

(24)

Länsstyrelsen Skåne län och Luftfartsverket

Länsstyrelsen i Skåne län uppger att ”behovet av mätning och beräkning av nyckeltal

för att följa upp åtgärder inom MLS har tillfört bättre struktur och uppföljning för hela myndigheten, t ex avseende tjänsteresor, upphandling och pappersförbrukning.”

Det-ta goda exempel visar att nyckelDet-tal är ett viktigt hjälpmedel för att uppnå ständig för-bättring.

Luftfartsverket menar att arbetet med att definiera organisation, ansvar och befogen-heter har resulterat i att miljöfrågor prioriteras och inte hamnar mellan stolarna. Luft-fartsverket är ett gott exempel på att organisation och ansvar är viktigt. Speciellt vik-tigt är detta i tider då exempelvis besparingar kan påverka miljöledningssystemets prioritet i verksamheten.

Effekter

Frågorna i riktlinjerna om bieffekter på verksamheten berörde grupp 1 och 2 och var i år frivilliga att svara på. Redovisningsmodellen i del tre om miljöeffekter berörde endast grupp 1 och var även den frivillig att svara på.

BÄTTRE STRUKTUR PÅ VERKSAMHETEN

Redovisningarna gav många intressanta svar på vilka bieffekter på verksamheten som miljöledningssystem ger upphov till. Några av dem var:

• Rutiner har upprättats vilket har skapat bättre struktur,

• Ansvar och roller har tydliggjorts vilket resulterar i att miljöledningssy-stemet inte hamnar mellan stolarna,

• Verksamheten blir mer effektiv och rutiner skapar ordning och reda. Det leder till minskade kostnader.

• Personalen blir mer alert och kvalitetsmedveten även i andra avseenden. Myndigheternas engagemang i svaren tyder på att ambitionen om ständig förbätt-ring hålls levande.

MILJÖEFFEKTER SOM RINGAR PÅ VATTNET

Såväl korta och koncisa som utförliga och tydliga svar fick frågan om vilka miljö-effekter åtgärderna i miljöledningssystemet bedöms ha gett upphov till. De vanli-gaste svaren var:

• Energibesparing,

• Minskade koldioxidutsläpp, • Minskad bränsleförbrukning, • Mindre mängd farligt avfall, • Ökad källsortering, och • Bättre resurshushållning.

(25)

Länsstyrelsen Västerbottens län

… har påvisat lägre utsläpp av CO² i och med lägre förbrukning av bensin. Denna mil-jöeffekt är ett resultat av att 25 förare blivit utbildade i EcoDriving.

Moderna museet och Länsstyrelsen i Uppsala län

Moderna museet menar att miljöutbildning till personalen har gett positiva miljöef-fekter. Ökad kunskap, ökad medvetenhet och miljömässigt positivt handlande är exempel på det.

Länsstyrelsen i Uppsala län bedömer att ”beteendeförändringar hos personalen

gällande att släcka lampor, kopiera dubbelsidigt, köra bil miljövänligare etc. har ge-nomslagskraft även i det privata livet, vilket kan ge en ”ringar-på-vattnet-effekt”. Den viktigaste effekten från miljömålsarbetet och de indirekta miljöeffekterna är att länsstyrelsen i allt högre utsträckning arbetar i enlighet med de nationella miljökva-litetsmålen, vilket bör avspeglas i beslut, yttranden etc.”

Båda myndigheterna visar resultat och arbete med organisatoriska miljöeffekter såsom exempelvis miljöutbildning. Detta betyder att de indirekta miljöeffekterna beaktas.

NÅGRA VERIFIERADE MILJÖEFFEKTER EFTER TIO ÅRS MILJÖARBETE

Idag, nästan ett decennium sedan de första så kallade pilotmyndigheterna införde ett miljöledningssystem, har goda resultat konstaterats. Goda miljöeffekter har uppnåtts, till exempel15:

• Minskad bensinförbrukning, • Minskade utsläpp av växthusgaser, • Minskad elförbrukning,

• Minskad pappersförbrukning, • Minskad bränsleförbrukning, samt • Ökad källsortering.

Certifiering

I 2005 års redovisning har 11 myndigheter med miljöledningsuppdrag uppgett att de är certifierade enligt ISO 14001 eller registrerade enligt EMAS. Flera myndig-heter har angett att de arbetar för en certifiering och att de hoppas kunna certifiera sig under året eller inom ett par år. Sveriges Geologiska Institut har under år 2005 blivit certifierade enligt ISO 14001. Se bilaga 6 för samtliga certifierade och regi-strerade myndigheter.

Det förtjänar att påpekas att flera av de certifierade och registrerade myndigheterna inte har certifierat hela sin verksamhet. Beroende på hur organisation och het ser ut kan det vara en god idé att börja med att certifiera en del av

15

(26)

heten, till exempel en avdelning, enhet eller institution. Det kan vara ett tips för de myndigheter som står inför en certifiering/registrering eller planerar att genomföra en sådan.

(27)

Miljöpåverkan och arbetet med

miljöledning

Under varje rubrik redovisar vi först det samlade resultatet av samtliga myndighe-ter för att sedan gå in på likhemyndighe-ter och olikhemyndighe-ter mellan de tre grupperna.

Svårt att uppfylla detaljerade mål

Myndigheterna har fortfarande svårt att uppfylla sina detaljerade miljömål. Årets redovisning visar en liten minskning från föregående år. Andelen uppfyllda mål är i genomsnitt för samtliga 57 %.

Antalet uppsatta mål varierar stort mellan myndigheterna. Det är vanligt att myn-digheterna i grupp 1 har fler detaljerade mål, liksom många i grupp 2, medan man i allmänhet har färre i grupp 3.

Antalet mål säger dock inte mycket om måluppfyllelsen, men siffrorna ger ett visst stöd åt uppfattningen att det är bättre att sätta upp färre och hanterbara mål än för många och kanske mer diffusa.

Måluppfyllelse i grupperna

Grupp/Måluppfyllelse Antal mål i genomsnitt Uppfyllda mål i genom-snitt (%)

Antal myndigheter som har uppfyllt samtliga uppsatta mål

1 18 57 % 6 (14 %)

2 9 52 % 8 (16 %)

3 4 61 % 19 (22 %)

Myndigheterna i grupp 3 har lägst antal mål i genomsnitt, men har uppfyllt störst andel. I grupp 2 och 3 har man fler detaljerade mål, men har inte uppfyllt lika stor andel. I grupp tre finns också flest myndigheter som har uppfyllt alla sina mål. Det ser alltså ut att finnas ett negativt samband mellan antalet mål och möjligheterna att uppfylla dem alla.

Systematiken central

I redovisningsmodellen finns en fråga om hur myndigheterna arbetar med att stän-digt förbättra miljöledningssystemet. Ordet systematiskt är centralt eftersom ett systematiskt arbete för ständig förbättring av miljöhänsynen är grundbulten i miljö-ledningsarbetet.

Frågan hur myndigheten driver sitt miljöledningsarbete mot ständig förbättring hade hög svarsfrekvens, med endast 7 % bortfall. I 2002 års redovisning fanns en motsvarande fråga men med något annorlunda formulering. Därför är det svårt att dra några slutsatser om utvecklingen mellan de båda tillfällena.

(28)

Länsstyrelsen i Västerbottens län

… har en miljöledningsgrupp med representanter för varje avdelning som träffas ca en gång i månaden och arbetar med frågor kring det interna miljöarbetet. Detta arbetssätt är ett exempel på en bra arbetsmetod med hänsyn till de regelbundna mötena och den breda representationen. Regelbundenhet och fasta rutiner är en förutsättning för ett framgångsrikt miljöledningssystem.

I årets redovisning angav hela 76 % (140 myndigheter) att de i någon form arbetar för ständiga förbättringar medan 9 % (17 myndigheter) angav att ingen systematisk förbättring av sitt miljöarbete sker. År 2002 svarade en tredjedel av myndigheterna att de arbetade för ständig förbättring. Den största andelen, 48 %, svarade att de inte arbetade med systematisk förbättring. Ständig förbättring ser alltså ut att ha fått en positiv utveckling.

Myndigheternas redovisningar innehöll många goda exempel på systematisk för-bättring. En bedömning och tolkning gjordes av svaren. Genom sortering delas de in i följande svarskategorier16:

• Aktivt målstyrt arbete, det vill säga hur myndigheten arbetar för att tyd-liggöra och förenkla mål och måluppfyllelse,

• Inköp/konsumtion och

• Strukturerat arbete, det vill säga de åtgärder myndigheten antagit för att genomtänkt och strategiskt arbeta mot visionen och målet ständig för-bättring.

MILJÖPÅVERKAN OCH SYSTEMATISK FÖRBÄTTRING

Diagrammet i figur 6 visar hur många myndigheter i de olika grupperna som arbe-tar med systematisk förbättring enligt någon eller några av de tre metodkategorier-na:

16

(29)

Djurskyddsmyndigheten

… är en myndighet med förenklat miljöledningssystem. Myndigheten arbetar med systematisk förbättring av miljöledningssystemet genom en årlig uppföljning av sy-stemet, miljömålen och handlingsprogrammet. En miljögrupp är tillsatt för att hantera samordningen av miljöfrågorna på myndigheten. Det goda exemplet består dels i att det finns en regelbunden årlig uppföljning och att representant för ledningen finns i miljögruppen. Att ha en representant från ledningen säkerställer att miljöledningsfrå-gorna når högsta ledningen och inte glöms bort.

Figur 6. Antal myndigheter per grupp som systematiskt arbetar för ständig förbättring.

13 myndigheter i grupp 3 har redovisat att de arbetar för ständig förbättring med hjälp av rutiner inom inköp och konsumtion. Ofta använder man sig i den här gruppen av rutiner som kräver att miljöaspekter tas med i planering av inköp och upphandling. Att myndigheten följer statliga ramavtal vid upphandling och inköp var ett annat vanligt förekommande svar. Det visar på vikten av att de samordnade statliga ramavtalen faktiskt innehåller krav som kan få positiva effekter för miljön. Naturvårdsverket har tidigare konstaterat att ramavtalen brister på denna punkt.17 Naturvårdsverket har gett förslag till regeringen om hur de statliga myndigheternas upphandling kunde styras för att bättre integrera miljöhänsyn18. Regeringen har för

avsikt att under året föreslå en handlingsplan för den offentliga sektorns konsum-tion.

I grupp 1 uppger en myndighet att ingen systematisk förbättring genomförs. I grupp 2 är det tio myndigheter som inte bedriver någon systematisk förbättring,

och i grupp 3 sex myndigheter. I 2004 års redovisning visade oroande många

17

Naturvårdsverket 2004, Miljöhänsyn i statliga ramavtal, Rapport 5400.

18

Naturvårdsverket 2005, En mer miljöanpassad upphandling, Rapport 5520.

Systematisk förbättring 0 20 40 60 80 100 120 A nt al m yndi ghe te r Grupp 3 44 13 26 6 Grupp 2 33 2 26 10 Grupp 1 29 2 21 1 Aktivt målstyrt

arbete Inköp/konsumtion Strukturerat arbete

Ingen systematisk förbättring

(30)

digheter med förenklat uppdrag låg aktivitet när det gällde att genomföra miljöled-ningssystem och att vidta ständiga förbättringar 19. Årets resultat visar dock att

många i grupp 3 arbetar med ständiga förbättringar.

I myndigheternas redovisningar kommenterades ibland varför ingen systematisk förbättring ägt rum. Vissa har uppgett att myndigheten inte ansett sig behöva be-driva något miljöledningsarbete på grund av att de har få anställda. Endast en myn-dighet i grupp 1 sade sig inte ha bedrivit någon systematisk förbättring. I detta fall berodde det på flytt och omorganisation. Det har också flera myndigheter i grupp 2 och 3 uppgett som anledning till att ingen systematisk förbättring ägt rum. Flera myndigheter har angett att de ser positivt på verksamhetsåret då nya tag med miljö-ledningsarbetet väntas år 2006. Att myndigheterna också varit mitt uppe i införan-det av miljöledningssystem och att nyckelpersoner har slutat är andra förklaringar till varför inget arbete med ständig förbättring har ägt rum.

Nyckeltal viktiga för uppföljningen

Att följa upp och dokumentera hur miljöledningssystemet fungerar är ett grund-element i arbetscykeln för miljöledningssystem. Här skapas rutiner för att följa upp, utvärdera och säkerställa att miljöprestandan ständigt förbättras. Syftet med mätning i form av nyckeltal är att organisationen ska identifiera indikatorer som är lämpliga för att kontinuerligt mäta sådant i verksamheten som kan ha en betydande miljöpåverkan. Nyckeltal är ett kvantitativt mått med syfte att visa måluppfyllelse och trender. Nyckeltalen hjälper till att ge en bild av miljötillståndet och organisa-tionens miljöpåverkan, resursanvändning och miljöarbete20.

Årets redovisning visade att 43 % av myndigheterna använder nyckeltal eller lik-nande mätmetod för att följa upp de detaljerade miljömålen. Nästan lika många, 41 %, angav att nyckeltal inte används. Många myndigheter har inte mätbara mål eller mäter måluppfyllelse genom att använda nyckeltal. Ett fåtal myndigheter ansåg att frågan inte var relevant. En myndighet svarade att frågan inte var relevant på grund av att den inte gick att svara på eftersom flera av målen sträcker sig över flera år. Exemplet visar vikten av att sätta hanterbara och kortsiktiga mål som är möjliga att nå och mäta.

En skara myndigheter som kommit längre i arbetsprocessen har i redovisningen bifogat dokument på handlingsplaner och nyckeltal för uppföljning. Ett urval av dessa och andra exempel från redovisningarna finns i bilaga 8 och kan fungera som stöd för de myndigheter som inte använder nyckeltal, arbetar med att utveckla nyckeltal eller har planer på att göra det.

19

Naturvårdsverket 2005, Miljöledning i statlig förvaltning – 2004. Rapport 5485.

20

(31)

Länsstyrelsen i Stockholms län och Livsmedelsverket

Länsstyrelsen i Stockholms län har statistik på elförbrukning, vattenförbrukning, avfall, pappersförbrukning, inköp och bilresor för år 1997 - 2005. Statistiken har gjorts över-skådlig genom tydliga diagram där man enkelt kan se utvecklingen från år till år. En tydlig och enkel redovisning där illustrationer hjälper till att visa utvecklingen är bra exempel på hur nyckeltal kan mätas och presenteras.

Även Livsmedelsverket har sedan år 1997 arbetat med nyckeltal. De är tydligt struktu-rerade år för år i tabellform. Nyckeltalen är indelade i kategorier. Eftersom statistiken går att följa bakåt i tiden är de här två myndigheternas redovisning av nyckeltal värde-full.

MILJÖPÅVERKAN SPELAR INGEN ROLL I ANVÄNDNING AV NYCKELTAL

Användningen av nyckeltal är relativt jämnt fördelad mellan de tre grupperna. Det hade inte varit orimligt att vänta att grupp 1 och 2 med sina mer omfattande miljö-ledningsuppdrag skulle ligga före i utvecklingen av nyckeltal, men så är inte fallet. Grupp 3 ser ut att ha kommit lika långt och prioriterat måluppfyllelse med nyckel-tal lika mycket som grupp 1 och 2. Arbetet med nyckelnyckel-tal är alltså inte beroende av hur stor eller liten miljöpåverkan verksamheten har.

Vi har sammanfattat exempel på nyckeltal i svarskategorier för att få en bättre blick över vilken typ av nyckeltal som används. Nyckeltal för inköp/konsumtion och tjänsteresor/resor visade sig vara de mest framträdande svaren:

Figur 7. Antal myndigheter som använder nyckeltal inom olika områden.

Miljöutbildningen ökar

En glädjande utveckling av miljöledningsarbetet i myndigheterna är miljöutbild-ningen av personal. År 2004 genomförde 39 % av myndigheterna miljöutbildning. För år 2005 har 64 % (116 myndigheter) uppgett att de har genomfört

miljöutbild-Nyckeltal 71 18 7 42 3 0 20 40 60 80 Ink öp/ kons um tion D el tagande/ak tiv itet U tv ec kl ing av le dn in gssyst em et Tj än st ere so r/ re so r Övr ig t A n ta l m yndi ghe te r Myndigheter

(32)

ning. Hos 23 % (43 myndigheter) har ingen miljöutbildning ännu genomförts. De jämförande siffrorna är dock inte helt rättvisande eftersom frågan om miljöutbild-ning inte varit densamma för respektive år. Tidigare år har det frågats om miljöut-bildning genomförts under året som gått. I år var frågan om miljöutmiljöut-bildning ge-nomförts. Det kan ha uppfattats både gällande år 2005 eller över huvudtaget.

Figur 8. Andel myndigheter som genomfört grundläggande miljöutbildning (%).

En följdfråga i 2005 års redovisning var om myndigheten ansåg att miljöutbild-ningsinsatserna var tillräckliga. Svaren visade att 34 % (63 myndigheter) ansåg att deras insatser var tillräckliga medan en större andel, 46 % (84 myndigheter), ansåg att utbildningsinsatserna inte var tillräckliga.

Av de 64 % som genomfört grundläggande miljöutbildning är andelen anställa som deltagit i utbildningen i genomsnitt 47 %. Över hälften, 53 % av de anställda har alltså inte tagit del av miljöutbildningen, i varje fall inte under år 2005. Natur-vårdsverket bedömer att en grundläggande faktor för myndigheter med miljöled-ningsuppdrag är att samtliga anställda har grundläggande miljöutbildning. Att de anställda är medvetna om miljöledningssystemet och dess innebörd är viktigt för att det ska få genomslagskraft.

STOR MILJÖPÅVERKAN, STOR SATSNING PÅ MILJÖUTBILDNING

Satsningarna i miljöutbildning har varit många och det är positivt för miljöled-ningsarbetet. Utbildningarnas omfattning har varierat. Andelen myndigheter som genomfört miljöutbildning är störst i grupp 1 och 2, det vill säga myndigheter med

Statens beredning för medicinsk utvärdering

… visar att miljöutbildning inte behöver vara krävande varken ekonomiskt eller tids-mässigt. Myndigheten genomförde en miljöutbildning på ett personalmöte. På så sätt fick alla närvarande i personalen information och utbildning om miljöledningssystemet.

Miljöutbildning 64% 23% 13% Ja Nej Uppgift saknas

(33)

stor eller betydande miljöpåverkan. I grupp 1 har 25 myndigheter och i grupp 2 har 42 stycken anordnat miljöutbildning.Andelen personal som genomgått miljöut-bildning i dessa myndigheter var ungefär lika stor i grupp 1 som i grupp 2:

41 myndigheter har uppgett att de inte har bedrivit någon miljöutbildning. Av dem uppgav 10 myndigheter att de ändå bedömde utbildningen som tillräcklig. Myn-digheter med liten miljöpåverkan var dominerande i denna fråga, åtta av de tio befann sig i denna grupp. Bland grupp 3 kommenterade flera att myndigheten är så liten att utbildning inte behövs, att personalen i grunden är medveten och utbildad inom miljöfrågor eller att det helt enkelt räcker med att en person genomgått miljö-utbildning, nämligen miljösamordnaren.

Redovisningarna innehåller ett par goda exempel på att miljöutbildning inte behö-ver vara krångligt eller tidskrävande. Ofta kan det räcka med att miljö och miljö-ledningsarbetet är en ständig punkt på enhets-, avdelnings- eller personalmöten. I vissa fall är det tillräckligt att informera om hur arbetet går och vad som är aktuellt. Andra myndigheter har genomfört mer traditionell miljöutbildning om miljöled-ningssystemet. Denna typ av utbildning har omfattat allt från en timme till en tre-dagars kurs. Många har också angett att miljöutbildning numera finns eller är under uppbyggnad på intranätet så att det ska vara enkelt och lättillgängligt. Det viktigas-te med miljöutbildning är att:

• samtliga i organisationen får ta del av miljöledningsarbetet, • utbildningen anpassas till just den enskilda, unika myndigheten, • utbildningsform väljs efter vad som behövs för ökad miljöhänsyn, samt • miljöutbildning genomförs regelbundet.

Det är viktigt att den goda utvecklingen håller i sig och att miljöutbildning fortsät-ter vara en naturlig del av verksamheten. I vissa fall har utbildningen hunnit bli inaktuell och behöver genomföras igen. Miljöutbildning är ett steg i arbetscykeln för miljöledningssystem och måste beaktas och uppdateras. Även om myndigheter-na anser sig för små med ingen eller liten miljöpåverkan kan utbildning anpassas till just deras verksamhet.

Grupp Andel av personal som genomgått miljöutbildning

1 51 %

2 49 %

3 31 %

Djurskyddsmyndigheten

… har förenklat uppdrag sedan år 2004. Myndigheten har kompletterat en grund-läggande miljöutbildning med löpande information under året. Detta är ett bra exem-pel på hur information om något särskilt på miljöområdet regelbundet kan ges till per-sonal som komplement till grundläggande miljöutbildning.

(34)

Stiftelsen Skansen

… nämner i sin redovisning den viktiga kommunikation mellan ledning och miljösam-ordnare som krävs för ständiga förbättringar. Myndigheten berättar att ”vid det årliga

revisionsarbetet förs en dialog mellan miljösamordnaren, chefer och övriga verksam-hetsansvariga om hur föresatserna när det gäller miljöarbetet kan stärkas och utveck-las. Det som förekommer i samtalen, som förs i samband med revisionsarbetet, ligger till grund för det nya miljöpolicy- och handlingsprogrammet.” Skansen genomför alltså

regelbundna, årliga revisioner för att systematiskt och ständigt förbättra miljölednings-systemet och därmed öka miljöhänsynen.

Miljörevision – regelbunden utvärdering och rapportering

Syftet med miljörevision är att organisationen regelbundet ska utvärdera och rap-portera till ledningen hur systemet har införts och tillämpats. Det är viktigt att mil-jörevisionen genomförs på ett riktigt sätt. Ofta tar ledningen nämligen beslut som är baserade på rapporter från de interna revisionerna21.

Sammanställningen av myndigheternas miljöredovisningar har visat att de flesta myndigheter inte har kommit till detta steg i arbetscykeln ännu. Andelen myndig-heter som har genomfört revision under år 2005 är 19 % (35 myndigmyndig-heter). 59 % (109) har uppgett att de inte gjort någon revision. Om bortfallet på denna fråga tolkas som att de myndigheterna inte gjort någon miljörevision blir siffran högre, 81 %.

För en stor del av myndigheterna med miljöledningsuppdrag är steget till miljöre-vision inte långt. Om steget tas kommer det att öka miljöledningssystemets kvalitet

Figur 9. Antal myndigheter som har genomgått revision år 2004 respektive 2005.

21 Piper et al 2004. Miljörevision 21 75 35 109 0 20 40 60 80 100 120

Har haft revision Har inte haft revision

A nt al m yndi ghe te r 2004 2005

(35)

och relevans. Till exempel kommer det att hjälpa många myndigheter att revidera sin miljöutredning, sin miljöpolicy och sina mål.

En mer djupgående redovisning av arbetet med miljörevision gällde grupp 1 och 2. Intern revision är den typ av revision som flest myndigheter genomfört senast. Det redovisades av 40 myndigheter. Nio myndigheter angav att den senaste revisionen var extern. Främst var det de certifierade myndigheterna som haft extern revision. Revisionsaktiviteten har varit av blandad karaktär. Vissa myndigheter har fått hela miljöledningssystemet reviderat medan andra endast reviderat vissa delar. Exempel på delar som reviderats är:

• uppföljning av policy, mål och handlingsplaner, • införandet av miljöledningssystemet,

• utveckling och revidering av nyckeltal, • bedömning och riskvärdering,

• kontroll och uppdatering av miljöutredningen, • ansvarsfördelning,

• utbildning,

• förnyelse av miljöcertifikat.

En revision behöver alltså inte omfatta hela miljöledningssystemet. Revisionen kan begränsas till vissa delar. Viktigast är att organisationen upprättar, inför och under-håller en rutin för revision som anger hur revisionerna ska genomföras, och att revisionskriterier, omfattning, frekvens och metoder anges.

BETYDELSEN AV MILJÖPÅVERKANS OMFATTNING

Av de 35 myndigheter som angivit att de genomfört revision är grupp 2 den som har genomfört flest revisioner, närmare bestämt 16 stycken. I grupp 1 har 10 myn-digheter gjort en revision, och i grupp 3 är det nio mynmyn-digheter.

Lägst antal myndigheter som har genomgått en miljörevision finns i grupp 3. Orsa-kerna är troligen att det här handlar om myndigheter med liten miljöpåverkan som därför inte prioriterat revision lika högt som myndigheter i grupp 1 och 2. Det kan också bero på att grupp 3 har flest myndigheter med få anställda. Många har fått sitt uppdrag de senaste åren och därmed inte hunnit genomgå revision. Men att merparten i grupp 3 har ett förenklat miljöledningsuppdrag innebär inte att man kan bortse från revision.

Miljösamordnare har ofta ont om tid

Myndigheterna i grupp 3 skulle i år uppskatta nedlagd arbetstid under året för mil-jösamordnare eller liknande befattningshavare. Enligt riktlinjerna för redovisning var frågan frivillig för grupp 1 och 2.

(36)

Göteborgs universitet

… har med ett organisationsschema förklarat hur organisationen ser ut, liksom miljö-ledningens struktur och fördelning. Myndigheten har satt organisationen på miljöom-rådet i relation till hela universitetets organisation. En beskrivning av ansvarsområde-na har fungerat som komplement. En tydlig organisation och tydligt formulerade an-svarsområden är till stor hjälp för ett lyckat miljöledningsarbete.

Ett framgångsrikt miljöledningssystem kräver en tydlig organisation och ansvars-fördelning. Sju myndigheter har redovisat att årsarbetstiden för miljösamordnaren är noll. Sex av dessa tillhör grupp 3. Vissa myndigheter kommenterade att frågan inte var relevant, drog ett streck över frågan eller hoppade helt enkelt över den. För de resterade 93 myndigheter som har uppgett ett tal för miljösamordnarens arbets-tid är den i genomsnitt 0,46 årsarbetskrafter. Ett oväntat stort antal myndigheter uppgav att miljösamordnarens arbetstid var mellan en timme och två arbetsveckor per år.

Det räcker inte att ha en miljösamordnare på papperet. En miljösamordnare måste få tid, resurser och befogenheter för att arbeta med uppgifter som ingår i uppdraget som miljösamordnare. Redovisningarna har tydligt visat brister på organisation och ansvar. Utan en aktiv miljösamordnare är risken stor att miljöledningssystemet faller, speciellt som många myndigheter befinner sig i införandestadiet och därmed är i ett kritiskt skede.

STORA SKILLNADER MELLAN MYNDIGHETER MED STOR OCH LITEN MILJÖPÅVERKAN

Skillnaden i satsad årsarbetstid för miljösamordnare eller motsvarande är stor mel-lan de tre grupperna:

Grupp Årsarbetskraft i genomsnitt22 1 0,56

2 0,9723

3 0,17

Genomsnittet för grupp 2 är 0,97 årsarbetskraft. Grupp 1 har också en relativt god insats med ett genomsnitt på 0,56 årsarbetskrafter. Genomsnittet för grupp 3 är 0,17 årsarbetskrafter. 43 myndigheter har uppgett en årsarbetskraft på 0,002-0,09. Således tillhör 32 av dem grupp 3. 29 myndigheter har uppgett en årsarbetskraft på 0,1-0,4, de flesta tillhör grupp 3. Sju myndigheter har redovisat att årsarbetskraften är mellan 0,5-0,9. Resterande 20 myndigheter har en årsarbetskraft på 1 eller mer.

22

Eftersom frågan inte var obligatorisk att svara på för grupp 1 och 2 bygger resultatet på de myndighe-ter som frivilligt redovisat denna fråga. I grupp 1 redovisade 18 myndighemyndighe-ter och i grupp 2 redovisade 23 myndigheter.

23

(37)

Den omfattningen på miljösamordnarens arbetsinsats fördelar sig relativt jämnt mellan grupperna. Grupp 1 har sex myndigheter, grupp 2 nio och grupp 3 fem myndigheter som uppgett minst en årsarbetskraft för miljösamordnaren. En majori-tet av myndigheterna har således ingen eller endast en marginell arbetstid för sina miljösamordnare.

(38)

Slutsatser

Stora kvalitetsskillnader på årets redovisningar

Det var stor skillnad på kvaliteten mellan 2005 års miljöredovisningar. Bra miljö-redovisningar gjorde exempelvis länsstyrelserna, myndigheterna inom försvaret, SWEDAC och Naturhistoriska Riksmuseet. Framförallt var de tydliga, trovärdiga och hade fokus på miljöledningssystemet och inte miljöarbetet i stort. Resultaten var tydliga i form av kvantifieringar och illustrationer som underlättar och förtydli-gar redovisningen.

De nya riktlinjerna för miljöredovisning har inneburit vissa förändringar för myn-digheterna. Dels har de blivit indelade i tre grupper efter miljöpåverkan, dels har riktlinjerna för redovisning tagit upp frågor där myndigheten själv formulerar svar, så kallade öppna frågor. De öppna frågorna har inte varit obligatoriska att svara på i år. Trots detta har vissa av dem, speciellt gällande miljöeffekter, engagerat myn-digheterna som svarat mer eller mindre utförligt på dem. Följande observationer har gjorts av årets redovisning:

Det har i årets redovisning visat sig att det är svårare att svara på de öppna frågorna än de korta, kvantifierade frågorna. Otydliga svar har i vissa fall gjort det svårt att tolka myndigheternas synpunkter. En bra miljöredovisning är tydlig och kopplar samman mål och måluppfyllelse, sådana kopplingar har saknats i många av årets redovisningar. I vissa fall har vi av svaren bedömt att myndigheterna inte förstått frågan. Det finns därför anledning att formulera om vissa frågor till nästa års redo-visning så att de är mindre tvetydiga. Däremot är en viktig slutsats att de öppna frågorna gör det lättare att förstå de problem och svårigheter som myndigheterna har i sitt miljöledningsarbete.

Öppenhet är viktigt för att skapa en bra miljöredovisning. Många myndigheter har presenterat hur det verkligen gått, de konflikter och de svårigheter som finns. Andra har föredragit att visa upp goda exempel som illustrerar hur miljölednings-arbetet går framåt. Miljöredovisningarna är ett verktyg för uppföljning och utvärde-ring. För redovisningens kvalitet är det därför viktigt för myndigheterna att visa på både framgångar och svårigheter.

Svarsfrekvensen har varit relativt hög för de frivilliga frågorna men inte tillräcklig för att dra statistiska slutsatser. De öppna frågorna har visat sig vara bra då myn-digheterna själva får formulera svar och anpassa svaret efter sin egen verksamhet. Mer utrymme för svar finns i dessa frågor och det gör dem intressanta att analys-era. Det ger även en möjlighet att lättare hitta och kunna lyfta fram goda exempel i miljöarbetet.

(39)

Dagens nivå på miljöledningssystemen

Årets redovisning har med gruppindelningen skapat en tydligare bild av hur långt myndigheterna kommit i sitt miljöledningsarbete. Den nya gruppindelningen har hjälpt till att skapa en tydligare nulägesrapport än tidigare. Slutsatsen är att grupp-indelningen bekräftar att skillnaden i ambitionen för miljöledning korrelerar med typen av verksamhet som myndigheterna bedriver.

Före gruppindelningen var det svårt att jämföra myndigheter med ett fåtal anställda och myndigheter med upp till flera hundra eller tusen anställda. Många myndighe-ter har också varit besvikna över att inte få det stöd de behövt i form av åmyndighe-terkopp- återkopp-ling eller feedback. Det har varit svårt att ge alla myndigheter, oberoende miljöpå-verkan, lika mycket återkoppling. Gruppindelningen har därför hjälp till att fokuse-ra mer på olika verksamheter som arbetar med miljöledningssystem.

I grupp 1, med centrala uppgifter på miljöområdet, har alla myndigheter planerat och infört miljöledningssystem. Revision är nästa steg för dem som fortfarande inte genomgått en sådan. För att myndigheter i grupp 1 ska ha ett levande miljöled-ningssystem och arbeta för ständiga förbättringar krävs det att det finns rutiner för detta. Ett miljöledningssystem är en cyklisk process och inför nästa år behöver gruppen bevisa att arbetet går framåt speciellt gällande revision och användandet av nyckeltal. De som redovisat hur ledningens genomgång går till visar att det finns rutiner för detta och att det sker regelbundet.

Myndigheterna i gruppen har också visat på många goda exempel på miljöeffekter. För det fortsatta arbetet behövs rutiner för metoder att verifiera miljöeffekter. En annan utmaning för grupp 1 är att införa rutiner för regelbunden revidering av mil-jöpolicy, miljömål och handlingsplaner, eftersom många i grupp 1 fick sitt miljö-ledningssystem så tidigt som år 1997.

Grupp 2, myndigheter med stor miljöpåverkan, har kommit lika långt som grupp 1 i fråga om revision och användning av nyckeltal. Skillnaderna mellan myndighe-terna inom grupp 2 har däremot visat sig större än grupp 1. Myndighemyndighe-terna inom grupp 2 bedriver varierande verksamhet och det påverkar hur myndigheterna arbe-tar med miljöledningssystemet. De flesta myndigheter i grupp 2 har planerat och infört miljöledningssystem. Många står inför att ta nästa steg i arbetscykeln. Lik-som för grupp 1 är det viktigt för grupp 2 att införa rutiner för alla nya moment, till exempel strukturerad mätning med nyckeltal, revision och ledningens genomgång. Det är även viktigt att all personal får genomgå utbildning i ämnet.

Myndigheter i grupp 3 med direkt miljöpåverkan omfattar många myndigheter med olika verksamheter. Gemensamt för dem är dock att många har få anställda och bedriver kontorsverksamhet. De tycker i allmänhet att det är svårt att påvisa indi-rekt miljöpåverkan. För grupp 3 är det viktigt att fokusera på de element som myn-digheten kan genomföra, istället för att fastna på att det är svårt att bevisa indirekt miljöpåverkan. Många i gruppen har också fått sitt miljöledningssystem på senare

Figure

Figur 1. Antal myndigheter (per departement) med miljöledningsuppdrag som redovisat/inte   redovisat år 2005 4
Figur 2. Andel myndigheter (% per departement) med miljöledningsuppdrag som redovisat sitt  miljöledningsarbete år 1999-2005 6
Figur 3. Antal myndigheter (per svarskategori) som integrerar detaljerade miljömål i verksamhets- verksamhets-planen
Figur 4. Antal myndigheter som har fått återkoppling på sin miljöredovisning år 2004 och 2005
+6

References

Related documents

De flesta företag arbetar med miljön av en anledning, att tjäna pengar, sen hur de klär detta med olika uttryck som samhällsperspektiv eller att vara en god förebild är

Om undervisningen brister i att belysa samtliga dimensioner kan det leda till att eleverna får svårt till att förstå hur de olika dimensionerna påverkar varandra och

ämnesövergripande arbete. Denna svårighet kan sägas vara sammankopplad med att eleverna upplever undervisningen om hållbar utveckling som en punktinsats istället för en röd

Inom ramen för min undersökning är det tydligt att man pratar mycket om olika aspekter om hållbar utveckling, såsom kompostering och skräphantering, men för att inlärningen

De öppna frågorna genomgår en kvalitativ text- och innehållsanalys, där svaren grupperas utifrån vilken dimension svaret huvudsakligen anses tillhöra (Ejlertsson, 2014,

Kunskaper om kopplingen mellan vad hållbar utveckling innebär för företagen och för samhället ökar förståelsen för de övergripande frågorna. När eleven vet hur

Ekologisk hållbarhet handlar om allt inom eko- system och miljö till exempel att bevara biolo- gisk mångfald, att klimatet inte förändras för mycket, minska

Ta kontakt med hembygdsföreningar och närliggande länsmuseum eller kom- munalt museum för tavlor och fotografier..