MALMÖ HÖGSKOLA Miljövetenskap 61-90p vt 2008 Teknik och samhälle Examensarbete på C-nivå 15 hp Miljövetarprogrammet - Människa, Miljö, Samhälle 180 p
Videokonferensen
Bra för miljön – men vad tycker användaren?
Virtual meetings
Good for the environment – but what does the user think?
Författare: Jonas Wehlin Rydquist
Examinator: Ebba Lisberg Jensen
2
Förord
Denna uppsats är tänkt som en fördjupning av en uppsats som jag skrev 2007 vid namn ”Videokonferensen – En ersättare till fysiska möten”. Denna uppsats inriktade sig huvudsakligen på hur användarna av videokonferensen uppfattar tekniken och vad de trodde om dess framtid. Uppsatsen blev en språngbräda in i hur pass stort ämnet videokonferensen var samt vilka olika sätt jag kunde se på tekniken. Något som jag blev allt mer nyfiken att undersöka var att jämföra videokonferensen och ett fysiskt möte för att få en bild av dess fördelar respektive nackdelar. Från min föregående uppsats framkom även att miljöfördelarna som videokonferensen har var svåra för användarna att se. Detta var klart en intressant upptäckt som jag i denna uppsats även ska försöka få ett bättre svar på.
3
Sammanfattning
Målet med mitt arbeta är att belysa vilken syn användare av videokonferensen har till tekniken. Med utgångspunkt från detta har jag undersökt vilka skillnader användarna ser på videokonferensen och det fysiska mötet. Vidare har jag undersökt vilken syn användarna har på det virtuella mötet och dess miljöfördelar. Slutligen har jag undersökt vad arbetsgivarna gör för att uppmuntra till användandet av videokonferensen. För att uppnå bästa möjliga resultat har jag genomfört tre stycken kvalitativa intervjuer med personer med nära koppling till videkonferensen. Av resultatet framkom att användarna av videokonferensen ser stora skillnader i hur mötesdeltagarna upplevs med videokonferensen i kontrast till det fysiska mötet. Användarna såg även miljöfördelar med videokonferensen, dock var det svårt för användarna att uppleva den miljöbesparing som videokonferensen ger. Slutligen gjorde arbetsgivarna inget eller väldigt lite för att uppmuntra till mer användande av videokonferensen.
Abstract
The main purpose with this essay is to highlight the users of virtual meeting and their thoughts about this technical equipment. With this in mind, I began by investigating which differences the users could see between a virtual meeting and a regular physical meeting. Secondly, I investigated the users’ thoughts about virtual meeting and its environmental benefits. Thirdly, I investigated what the employers do to encourage the use of virtual meetings.
I based my essay on three quality interviews. The subjects of these interviews all had strong connection to virtual meetings.
My results show that the users of virtual meetings saw big differences in their meeting experience between a virtual meeting and a physical meeting. The users also saw
environmental benefits with virtual meetings. Furthermore, it was hard for the users to feel or see the results that the environmental benefits created. Finally, the results indicate that
4
Innehåll
1. INLEDNING... 6
1.1INTRODUKTION ... 6
1.2SYFTE OCH PROBLEMSTÄLLNING ... 6
1.3DISPOSITION ... 7
2. UTVECKLING AV PROBLEMSTÄLLNING ... 8
2.1BAKGRUND ... 8
2.2AFFÄRSRESAN ... 9
2.2.1 Syftet med affärsresor ... 10
2.2.2 Affärsresan, individen och status ... 10
2.3VIDEOKONFERENSEN... 11
2.4MILJÖBESPARING ... 11
2.5BEGREPP OCH TEORI ... 14
2.5.2 Ahrnell och Wildhuss om möten mellan människor ... 14
2.5.3 Lennart Lindberg om Aktiva möten ... 14
2.5.4 Anna-Lisa Lindén om Människa och miljö ... 15
2.5.1 Rogers teori om innovationen ... 16
3. METOD, MATERIAL OCH GENOMFÖRANDE ... 18
3.1VAL AV METOD ... 18 3.2INTERVJUER ... 19 3.3URVAL ... 20 3.4FÖRBEREDELSER ... 21 3.5INSPELNING ... 22 3.6ANALYSMETOD ... 23 3.7ETISKA FRÅGOR ... 24
3.8KORT PRESENTATION AV INTERVJUTILLFÄLLENA ... 25
3.8.1 Intervjuperson Peter ... 25
3.8.2 Intervjuperson Sven ... 26
3.8.3 Intervjuperson Johanna ... 26
4. ANALYS ... 27
4.1VILKA SKILLNADER FINNS DET MELLAN FYSISKA MÖTEN OCH VIDEOKONFERENSEN? ... 27
4.2MÖTETS INNEHÅLL ... 28
4.2.1 Bild är silver, ljudet är guld ... 28
5
4.3VAD ANSER ANVÄNDARNA AV VIDEOKONFERENSEN OM DESS MILJÖFÖRDELAR? ... 32
4.3.1 Fördelen för individen ... 33
4.4FÖREBILDER OCH INCITAMENT ... 36
6
1. Inledning
Jag kommer i denna inledande del av undersökningen att presentera en kort introduktion av ämnet videokonferensen. Därefter kommer jag att presentera undersökningens syfte samt dess problemställning. Slutligen redogör jag kortfattat för dispositionen i undersökningen.
Videokonferensen som sådan har funnits i över 30 år. Den tekniska utvecklingen som skett under de senaste 10 åren har medfört att videokonferensen har gått från en utopi till en realitet. Under de senaste åren har miljöfrågan blivit en allt större del av vårt liv vilket videokonferens- och teleleverantörerna inte har varit sena att hoppa på. Dessvärre har videokonferensen inte fått det genomslag som många hoppades på. Hur grön tekniken än är i jämförelse med det fysiska mötet, så är det viktigaste hur videokonferensen används, implementeras och uppfattas av dem som använder det. Är videokonferensen här för att stanna eller är det fysiska mötet fortfarande bäst?
Syftet med denna uppsats är att undersöka vilka skillnader det finns mellan ett fysiskt möte och ett möte som genomförs med videokonferenssystem. Undersökningen vill särskilt problematisera hur användarna ser på videokonferensen som en miljöbesparande åtgärd. Vidare analyserar undersökningen arbetsgivarnas roll kopplad till videokonferensen och dess användare. Undersökningen bygger på kvalitativa intervjuer av personer inom företag och myndigheter med nära anknytning till användandet och implementering av videokonferensen. Undersökningen har genomförts genom att dela in problemområdet i tre problemställningar.
1.1 Introduktion
7
Vilka skillnader finns det mellan fysiska möten och videokonferensen ur användarens ögon?
Vad anser användarna av virtuella möten om dess miljöfördelar?
Vad gör arbetsgivarna för att uppmuntra till användandet av videokonferensen?
Den första problemställningen är vald för att undersöka vilka skillnader det finns mellan ett för oss traditionellt möte och ett virtuellt möte. Därmed kommer min nästa problemställning, vad användarna anser om videokonferensen och dess miljöfördelar. Den sista frågeställningen går ut på att se vad ledningen inom organisationerna i min undersökning gör för att uppmuntra till användning av videokonferensen.
Denna uppsats är indelad i totalt fem kapitel. I det första kapitlet presenterar jag syftet med uppsatsen samt dess problemställning. I det andra kapitlet utvecklar jag min problemställning genom att skriva om affärsresans roll och resans miljöbelastning. För att problematisera problemställningen har jag valt att använda mig av olika teoretiska resonemang om innovationen. Dessa resonemang har jag vidare fördjupat med ytterligare resonemang från andra författare för att ge de teoretiska resonemangen mer djup. I det tredje kapitlet resonerar jag kring mitt val av kvalitativ metod och intervjuer. Här skriver jag vidare om hur jag gick till väga när jag genomförde intervjuerna samt mina tankar kring dessa. Mitt insamlade material och de teoretiska resonemangen kommer samman i min analys som finns i kapitel fyra. Slutligen i kapitel fem sammanfattar och diskuterar jag det resultat som framkom genom analysen.
8
2. Utveckling av problemställning
I denna del av undersökningen kommer jag först att beskriva en bakgrund till de transporter och dess utsläpp av växthusgaser. Därefter kommer jag att utveckla affärsresan och dess olika roller. Videokonferensen och olika transportmedel jämförs därefter med hänvisning till utsläpp av växthusgasen koldioxid. Slutligen introducerar jag de teorier och resonemang jag valt att använda mig av för att tolka mitt material.
Den globala uppvärmningen blir allt mer uppenbar för oss och denna uppvärmning kan härledas till det ökande användandet av fossila bränslen.1 En stor källa till utsläpp av koldioxid är transportsektorn som till största delen drivs av fossila bränslen såsom olika raffinerade varianter av olja. År 1999 stod transporterna i Sverige för cirka 29 % av utsläppen av växthusgaser.2 I EU har utsläpp av koldioxid kopplade till transporter ökat med 40 % sedan 1985. Till år 2010 beräknas utsläppen ha ökat med ytterligare 30 % vilket skulle göra transportsektorn i EU till den största procentuella bidragsfaktorn till växthusgaser. Dessa allt mer ökande utsläpp kan visa sig problematiska när länder ska nå upp till utsläppsmängderna enligt Kyoto-avtalet. 3
Den bidragande orsaken till dessa ökade utsläpp från transportsektorn kan är en ökning av transportvolymen. Den ökade trafikvolymen har visat sig vara kopplad till ett lands ökande BNP. Samtidigt som man vill ha fortsatt ekonomiskt välstånd, har de nackdelar som transporterna för med sig blivit allt mer uppenbara. Något som därmed har blivit uppenbart är att transporterna måste koppla loss från den kedja som driver vår välfärd. För att göra detta
1 Björndahl, Gunnar, Borg, Jan & Thyberg Michel. Miljökunskap. Stockholm, 2003 sid. 55-56 2
Björndahl, Borg & Thyberg, 2003, sid. 108-107
3
Pamlin, Dennis. Sustainability at the speed of light. 2002 sid. 81
9
måste man undersöka vad transporterna innebär för ekonomin samt dela upp dem i olika bitar.4
Skulle en bit i denna kedja kunna vara dagens informationsteknologi som ett alternativ till den fysiska transporten? Inom IT och telecombranchen har detta länge varit ett faktum och allt fler inom de politiska kretsarna har börjat hålla med. Samtidigt finns det från andra håll kritik mot IT som den drivande faktorn till vår ökande BNP och därmed en drivande faktor till ökandet av transporter. IT anses även vara en bidragande orsak till den ökande hastigheten i vårt samhälle, det globala samhällets framväxt och vår mobilitet. Värt att ha i åtanke är att IT som den existerar idag inte kommit till för att bidra till ett hållbart samhälle utan för att öka de ekonomiska vinsterna och ge konkurrensfördelar.5
I takt med att IT har blivit till en allt större del av vår vardag måste man dock börja se på dess potential med andra glasögon. Det synd att inte använda IT och den infrastruktur som den fört med sig, till att minska på de förorenande transporterna. Ett sätt att använda denna infrastruktur är genom så kallade videokonferenssystem.
Affärsresandet har globalt haft en stark tillväxt under många år. I Sverige görs enligt en undersökning gjord av Vägverket närmare 235 miljoner affärsresor varje år. Huvuddelen eller 75 % av affärsresorna sker med bil. Reslängden varierar stort, men cirka 60 % av resorna är 10 kilometer eller kortare.6
Affärsresenärerna är även stor kund hos flygbolagen där 41 % av resenärerna reser med affärsmässiga ändamål.7
4 European Environment Agency. Transport and environment: Facin a dilemma. TERM 2005: indicators
tracking transport and environment in the European Union. Nr 3/06. Köpenhamn, 2006 sid. 9
5 Pamlin, 2002 sid. 81
6 Vägverket. Hållbart resande. Borlänge, 2006 7
Arnfalk, 2002, sid. 86 –”Stockholmsyndromet” är ett lånat begrepp som är mer etablerat som ett syndrom uppkallat efter det så kallade Norrmalmstorgsdramat 1973.
10
2.2.1 Syftet med affärsresor
Anledningen till att affärsresor görs är olika beroende på vilken typ av företag eller organisation som reser. Arnfalk menar att den absolut vanligaste anledningen till affärsresande i Sverige, sker med anledning till närvaro på ett affärsmöte. Den andra vanligaste anledningen till affärsresa var träning så som kurser samt konferenser. En intressant teori som Arnfalk nämner är något han refererar som ”Stockholms-syndromet”. Detta syndrom går ut på att större företag i huvudsak har sina huvudkontor i någon av Sveriges tre största städer. Då mötet ofta var planerat av någon på huvudkontoret blev oftast mötet av på huvudkontoret. Detta innebar för de mindre kontoren som ligger utspridda i Sverige att de anställda i dessa kontor fick resa mer och oftare till huvudkontoret. Arnfalk nämner även att intresset för virtuella möten är betydligt högre för kontoren med långa avstånd till huvudkontoret.8
2.2.2 Affärsresan, individen och status
Arnfalk menar att resan historiskt sätt varit en ekonomisk motor i samhället. Resan har stimulerat utveckling, produktion och konsumtion. I takt med att det blivit enklare och bekvämare att resa har längre och fler resor blivit tillgängliga för ”vanligt folk”. Affärsresan ses ofta som något positivt som kan ge en personlig fördel. Arnfalk menar till och med att vissa företag använder affärsresemöjligheter som ett sätt att rekrytera nya medarbetare. Vidare menar Arnfalk att det finns ett visst skimmer av glamour och status trots att det idag inte är något privilegium för enbart de högsta cheferna. En annan aspekt är att individen kan känna sig uppskattad och känna sig behövd när företaget vill lägga stora belopp på en affärsresa där individen ska medverka. Detta kan enligt Arnfalk stärka ett ego och visa signaler så som professionalism och framgång för utomstående.9
8
Arnfalk, Peter. Virtual Mobility and Pollution Prevention. Lunds Universitet, 2002 sid. 87-88
9
11
Videokonferensen går enkelt förklarat ut på att träffa andra människor via en elektronisk koppling utan att fysiskt träffa dem.
För att en videokonferens skall kunna fungera krävs en kamera, en bildskärm, en mikrofon och ett kodek per deltagare eller grupp. Kodek är en förkortning för kodning och dekodning. Kodningen fungerar förenklat genom att packa ihop bild samt ljud i ett paket så att det tar mindre plats att skicka. När mottagaren tar emot paketet används dekodning för att packa upp paketet. När paketet är uppackat kan bilden och ljudet spelas upp för mottagaren. Dessa paket skickas konstant mellan alla parter i videkonferensen.10
Telekonferensen är mycket lik videokonferensen men saknar möjligheten till rörliga bilder av mötesdeltagarna. Denna teknik är betydligt enklare och kräver som enklast enbart två mötestelefoner för att fungera. Tekniken har därmed väl utbyggd infrastruktur, är billig att komma igång med samt lätt att använda.
Det vanligaste sättet idag är att använda Internet för att distribuera paketen då detta nätverk är lättillgängligt och tillfredställande hög överföringshastighet samt svarstider.
11
Enligt Arnfalk finns det tre olika sätt att se på miljöpåverkan kopplad till videokonferensen. Den första typen är den negativa miljöbelastning som videokonferensen under sin livscykel. I denna räknas även den negativa miljöpåverkan som utvinning av råvaror, tillverkning och deponering eller återvinning som innovationen i slutändan ger. Arnfalk menar att videokonferensen har låg miljöpåverkan under användandet, med undantag från den höga energiförbrukningen vid användandet. Den höga energiförbrukningen kan beroende på hur energin är framställd leda till lägre eller högre mängd utsläpp av växthusgaser. Arnfalk väljer att titta på hela elektronikindustrin, som videokonferensen är en del av. Elektronikindustrin
10
Läärä, Tiina. Teldok 97 – Våga vara visionär. Stockholm, 1995 sid. 6-7
11
Arnfalk, 2002, sid. 34
2.3 Videokonferensen
12
har stor miljöpåverkan med stor materialåtgång samt stort energibehov. Elektronik innehåller även enligt Arnfalk stora mängder ovanliga och giftiga ämnen. För att göra detta ännu sämre är levnadstiden på elektronik kort vilket leder till hög konsumtion. 12
Den sista effekten kallar Arnfalk för systemeffekt. Med denna menar författaren att en innovation kan leda till indirekta förändringar på andra plan. Detta exemplifierar han som att minskat resande leder till mindre trafik, vilket leder till mindre underhåll på vägarna och så vidare.
Värt att notera är dock att levnadstiden inte är kort på grund utav att produkten går sönder, utan för att användaren väljer att kassera den till förmån för nyare utrustning.
Den andra typen av effekt kallar Arnfalk för applikationseffekt. Detta liknas vid de konsekvenser som innovationen för med sig. Detta exemplifieras genom att användande av videokonferensen kan leda till högre energiförbrukning för organisationen. Samtidigt kan denna ökade energiförbrukning vägas mot en minskning av fysiska resor.
13
Enligt Arnfalk har det gjorts studier där videokonferensen jämfördes med resor gjorda med flyg samt tåg. Resorna skedde mellan Göteborg och Stockholm och slutsatsen blev att flyget var sämst ur miljösynpunkt. Resorna med tåg hade en något högre eller liknande miljöpåverkan som videokonferensen. En intressant detalj som Arnfalk nämner är att videokonferensen, om de används i liten utsträckning, blir sämre ur miljöperspektiv än tåget. Anledningen till detta var att videokonferensutrustningen om den inte kopplades ur korrekt utan stod i standby, förbrukade små mängder energi under en lång tid. Dessa små mängder energi blev sett ur ett länge perspektiv ackumulerade till stora mängder energi. Användes inte videokonferensutrustningen i någon högre grad, blev tiden som utrustningen stod i standby längre, vilket medför att den totala energiförbrukningen per använd timme blev högre.14
Då huvuddelen av affärsresorna i Sverige sker med bil är en jämförelse med denna transportform mest intressant. Ett sätt att beskriva hur pass miljövänliga videokonferensen är att titta på koldioxidutsläppen från olika typer av transportsätt.
12 Arnfalk, 2002, sid. 66-68 13 Arnfalk, 2002, sid. 69-70 14 Arnfalk, 2002, sid. 75-76
13
Nyckeltal för resor
Transportmedel Gram koldioxid / personkilometer
Till fots 0 g koldioxid
Cykel 0 g koldioxid Tåg 6,7g koldioxid Buss 56 g koldioxid Samåkning 63 g koldioxid Bil/taxi 190 g koldioxid Tvåtaktsmotor 107 g koldioxid Flygplan 160 g koldioxid 15
Detta kan jämföras med den el som vi får ut i våra svenska eluttag som utan att vara grön el släpper ut cirka 290 gram koldioxid per KWh. 16
15
Västra götalandsregionen.
De videokonferenssystem som jag kommit i kontakt med i denna undersökning förbrukade ungefär 0,5 KW per timme. Då det krävs två stycken system för att videokonferensen skall kunna genomföras resulterar deras totala energiförbrukning i 290 gram koldioxid i timmen. Med andra ord har en timmes videokonfererande mindre koldioxidutsläpp än två kilometers bilresa för en person. Värt att notera är att dessa siffror är mycket ungefärliga men visar ändå på videokonferensens lägre miljöpåverkan.
http://www.vgregion.se (Hämtad 2007-08-04)
16
14
I denna del kommer jag att presentera de begrepp och teorier som jag ska använda mig av i analysen som kommer i ett senare kapitel. Jag kommer först att redogöra för de begrepp jag valt att använda mig av för att tolka mitt material. För att knyta ihop dessa begrepp kommer jag att använda mig av en teori med tre olika teoretiska begrepp.
2.5.1 Ahrnell och Wildhuss om möten mellan människor
Britt-Marie Ahrnell och Rikard Wildhuss skriver i sin bok Möten med mening om vad det fysiska mötet innehåller förutom bara det talade ordet. De presenterar djupgående att vi människor inte enbart lyssnar på en talare utan tar in så många fler intryck. Vi människor använder oss av flera olika intryck såsom ansiktsuttryck, kroppsspråk, rörelser, ögonkast och dofter för att tyda det ordlösa samtalet.17 Författarna kopplar även dessa intryck till innerbörden av kommunikation för att problematisera begreppet kommunikation.18
2.5.2 Lennart Lindberg om Aktiva möten
Boken används för att beskriva de bakomliggande intrycken i ett möte mellan människor. Genom att använda mig av dessa intryck hoppas jag kunna fördjupa Rogers teoretiska begrepp med innovationens kompatibilitet till videokonferensen. Rogers teoretiska begrepp kommer jag att behandla i slutet av kapitlet. Då mötet enligt Ahrnell och Wildhuss innehåller mycket mer än enbart ord blir dessa inressant att se om dessa intryck återfinns hos videokonferensen. Finns dessa intryck även hos videokonferensen eller är detta en avsaknad hos tekniken.
Lennart Lindberg delar i boken Aktiva Möten in fysiska möten i fem olika huvudgrupper. Han liknar dessa som det fysiska mötets störningsfält. Störningsfälten delar Lindberg in i
17 Ahrnell, Britt-Marie & Wildhuss, Rikard. Möten med mening. Det nya sättet att leda, kommunicera och
förändra. Uppsala, 1999 sid. 11-13
18
Ahrnell & Wildhuss, 1997, sid. 22
15
språkliga, psykologiska, fysiologiska, tekniska samt sociala fält. Språkliga störningsfält är exempelvis främmande språk som en talare inte behärskar. Till språkliga störningar räknar även Lindberg in fackspråk, dialekter och slang. Psykologiska störningar ligger i individens inre plan, till detta räknas exempelvis familjeproblem. Detta är problem som vi alla konfronteras med men håller inom oss. Syn och hörselskador räknar Lindberg som fysiologiska störningar. En annan vanlig fysiologisk störning är stamning, som kan bli ett stort obehag för samtliga deltagare om inte miljön är vänskaplig och lugn. Till tekniska störningar räknar Lindberg som buller, krånglande utrustning och så vidare. En vanlig teknisk störning är en krånglande overheadmaskin. Slutligen behandlar Lindberg sociala störningar. Med detta menar författaren roller och relationer mellan deltagare.19
2.5.3 Anna-Lisa Lindén om Människa och miljö
Denna teori är i likhet med föregående teori en fördjupning på Rogers teorier kring innovationen. Genom att undersöka hur mötets störningsfält upplevs samt återfinnes i videokonferensen, vill jag se om kompatibilitetsskillnader uppkommer.
Anna-Lisa Lindén skriver i sin bok Människa och miljö om bland annat hur attityden gentemot en handling är uppbyggd. Attityder består enligt Lindén av tre delar: känsla, kunskap samt handlingsberedskap. Attityden är riktad mot attitydobjektet. Attitydobjektet är i detta fall videokonferensen. Dessa tre komponenter måste vara samstämmiga för att man ska nå konsonans respektive harmoni och därmed vara nöjd med sitt handlande. Är någon av dessa komponenter däremot olik de övriga uppstår en kognitiv dissonans och som regel försöker då individen påverka den komponenten som är olik de övriga, så att det slutligen blir konsonans/harmoni. För individen är kognitiv dissonans något obehagligt som individen försöker att undvika genom att ta bort eller ändra de komponenter som bidrar till dissonansen. Om det hos individen råder konsonans respektive harmoni undviker individen händelser som kan orsaka dissonans.20
19 Lindberg, Lennart. Aktiva möten. Solna 1983 sid. 24-28 20
Lindén, Anna-Lisa. Människa och miljö. Om attityder, värderingar, livsstil och livsform. Stockholm, 1994 sid. 65-67
Med hjälp utav dessa begrepp hoppas jag kunna se ifall det dessa kan kopplas till videokonferensen och ge en djupare bild av varför vissa användare har en viss attityd gentemot en handling. Leder dissonans hos användare av videokonferensen till att de
16
använder tekniken mindre? Vad skulle i sådana fall kunna göras för att få användarna att använda videokonferensen mer?
2.5.4 Rogers teori om innovationen
Everett M Rogers är en amerikansk forskare som bland annat har undersökt hur en innovation påverkar användarna. Varför blev vissa innovationer succé hos användarna medan andra försvann lika snabbt som de kom?
I denna uppsats har jag valt att använda mig av tre av Rogers totalt fem teoretiska begrepp. Dessa fem är innovationens karaktär, innovationens kompatibilitet, innovationens komplexitet, innovationens provbarhet samt innovationens observerbarhet. Jag har valt att rikta in mig på användarna av videokonferensen och har därmed valt att tolka Rogers teori ur ett användarperspektiv.
En karaktär är den relativa fördelen med innovationen. Denna kan visa sig i form av ekonomiska termer eller i form av social status.21
Den andra av Rogers dimensioner är innovationens kompatibilitet. Med kompatibilitet menas innovationens förmåga att möta de existerande värdena, före detta erfarenheter och att fylla användarnas behov. En innovation som är komparbibel passar användaren bättre och är lättare att ta till sig.
Behovet av att använda en innovation har en stark koppling till innovationens fördel, något Rogers utvecklar i sin teori. Ett sätt att förklara en innovations fördel kan liknas vid två olika par skor. Båda fyller samma ursprungliga behov, att ha något på fötterna när man går, dock är löparskorna bättre att springa med. Detta ger löparskorna en fördel gentemot vanliga gångskor vid löpning.
22
Bryter videokonferensen mot de existerande värdena samt fyller den verkligen användarnas krav och behov?
Enligt Rogers är viktigt att videokonferensen är så lik det riktiga mötet som möjligt för att den ska bli kompatibel. I denna undersökning kommer jag att använda detta begrepp för att undersöka vilka skillnader som finns mellan videokonferensen och fysiska möten.
21
Rogers, M, Everett. Diffusion of Innovations. New York. 1995 sid. 212-223
22
17
Den tredje sista dimensionen är innovationens observerbarhet.23 Fördelarna med en hög observerbarhet är att det blir lättare att visa på fördelarna med innovationen. Rogers exemplifierar detta genom att mena på att skydd mot HIV/AIDS har en låg observerbarhet, eftersom de fördelarna som skyddet ger, inte märks för individen. Individen uppmärksammar inte heller att denna är smittad förrän det är för sent och de som är smittade syns inte. Hade HIV/AIDS synts som exempelvis bölder i ansiktet hade observerbarheten hos sjukdomen varit betydligt högre.24
Genom att applicera detta begrepp på videokonferensen vill jag undersöka om det finns något samband mellan låg observerbarhet hos videokonferensen samt dess miljöfördelar. Kan detta vara en anledning till att färre vill använda videokonferensen?
23
Rogers, 1995, sid. 244
24
18
3. Metod, material och genomförande
I denna del kommer jag att redovisa för mitt val av metod, valet av att använda intervjuer, urval, förberedelserna innan intervjuerna, valet att använda inspelning, analysmetod, en diskussion om de etiska aspekterna i undersökningen och slutligen en kort presentation av intervjupersonerna. I denna undersökning har jag valt att använda mig av personliga kvalitativa intervjuer.
Enligt Trost finns det två olika metoder vid datainsamling, dessa är kvantitativa och kvalitativa.25 Den kvantitativa metoden är användbar när man statistiskt skall undersöka något exempelvis undersöka hur många som köper ekologiskt mjölk i en matbutik. Den kvantitativa metoden är användbar när man vill försöka förstå människors på ett djupare plan.26
Något som är viktigt att ha i åtanke när man undersöker något är ifall man vill arbeta induktivt, deduktivt eller abduktivt. När man forskar induktivt studerar man något utan att ha baserat undersökningen på tidigare forskning och teorier. Vid deduktiv forskning använder man sig av allmänna principer och teorier för att dra slutsatser. Slutligen så vid abduktiv forskning används en kombination av de tidigare nämnda sätten.
Då jag var intresserad av hur människor tänker angående videokonferensen valde jag att använda mig av en kvalitativ metod.
27
Därefter kommer valet av frågemetoder. Enligt Ekholm och Fransson finns det tre olika typer av frågemetoder. Dessa är observationer, enkäter samt intervjuer. Observationer har den fördelen att man kan studera någon eller något under en längre tid. Denna typ av metod är
Jag valde att vid min undersökning använda mig av ett abduktivt undersökningssätt där jag utgår ifrån redan kända teorier för att finna samband.
25 Trost, Jan. Kvalitativa intervjuer. Lund, 1997 sid. 7 26
Trost, 1997, sid. 8-15
27
Patel, Runa, Davidson, Bo. Forskningsmetodikens grunder. Lund, 2003 sid 23-25
19
användbar i exempelvis skolan där nya utlärningsmetoder provas. Nackdelen med denna metod är att den tar lång tid samt att observatören måste ha goda kunskaper i vad han eller hon observerar. Enkätmetoden går på korta drag ut på att olika undersökningspersoner fyller i ett frågeformulär med svarsalternativ som i förvägs formulerats. Denna metod kräver liksom observationsmetoden stor kunskap kring det som skall undersökas samt att människorna som deltar kan särskiljas. Är däremot dessa förutsättningar uppfyllda är enkäten en billig och enkel metod där ett stort antal personer kan involveras i en undersökning Slutligen har vi intervjumetoden, där den som intervjuar enbart styrs av vilka frågor han eller hon vill ställa. Intervjumetoden är flexibel, underlättar ”uppgiftslämnaren” att lämna egna svar och värderingar.28Jag valde i min undersökning att använda mig av intervjuer då jag huvudsakligen var ute efter svar, värderingar och tankar från olika undersökningspersoner.
Enligt Trost utmärks kvalitativa intervjuer genom att man bland annat ställer enkla och raka frågor, på vilka man får komplexa och innehållsrika svar. När intervjun är klar är resultatet ett stort material som man kan undersöka ur flera olika perspektiv.29 Trost fortsätter med att kvalitativa intervjuer är att föredra när undersökningen går ut på att se hur människor resonerar eller reagerar samt att urskilja olika typer av handlingsmönster.30
Trost presenterar även Kvales indelning av kvalitativa intervjustudier. Kvale delar in intervjuprocessen i sju steg vilka kan ses som en ordningsföljd man bör följa för att genomföra en kvalitativ intervju. Det första steget är tematisering där man formulerar syftet och problemområdet. Nästa steg är att designa intervjun. Enligt Trost skall man vid kvalitativa intervjuer med fördel välja att göra en intervjuguide. Därefter kommer själva intervjuandet där Dessa aspekter av den kvalitativa intervjun medför att denna metod passar min undersökning väl. Då undersökningen går ut på att undersöka människor och deras tankar kring en innovation är den kvalitativa intervjun att föredra.
28Ekholm, Mats & Fransson, Anders. Praktisk intervjuteknik. Stockholm, 1992 sid. 13 29
Trost, 1997, sid. 7
30
Trost, 1997, sid. 15-16
20
den som intervjuar även ska vara uppmärksam på hur den intervjuade till exempel använder sitt kroppsspråk eller andra detaljer som inte märks när intervjun är inspelad. Nästa steg är därefter att överföra materialet till bearbetningsbar form för att därefter bearbeta och analysera materialet. När man analyserat materialet kommer man fram till ett resultat som därefter kan användas i uppsatsen.31
Jag valde att följa Kvales samt Trosts tankar kring den kvalitativa intervjuns tillvägagångssätt. En intervjuguide upprättades för att stödja samt leda mig genom intervjun. Denna guide följdes inte slaviskt användes mer som en guide genom de olika teman som min undersökning kom att ha.
Enligt Trost vill man vid kvalitativa studier få en så stor variation som möjligt på de intervjuande. Man vill inte intervjua ett flertal som tycker likadant utan urvalet skall med fördel vara heterogent. Med heterogent menar Trost att det skall finnas variation men inga extremister med bland de intervjuade.32
Jag har valt att använda mig av bland andra ett så kallat bekvämlighetsurval och ett strategiskt urval. Med bekvämlighetsurval menar Trost att urvalet uppkommer genom vad som enklast finns tillgängligt. Urvalet kan då bestå av exempelvis bekanta eller personer som råkar passa in i undersökningen. Värt att poängtera är att dessa personer inte är representativa i en statistisk mening vilket medför att antalet personer som uppvisar ett visst mönster ej är värt att presentera. Enligt Trost är det viktigaste att man funnit mönstret och inte hur många personer som uppvisade detta.33Trost menar vidare att det strategiska urvalet gåt ut på att välja ett antal variabler som är av teoretisk betydelse, för att därefter välja ut de variabler som är iakttagbara.34 31 Trost, 1997, sid. 30-31 32 Trost, 1997, sid. 105 33 Trost, 1997, sid. 108-109 34 Trost, 1997, sid. 118
Bekvämlighetsurvalet använde jag mig av för att underlätta finnande av kontaktpersoner. Jag började söka personer jag använt i föregående uppsatser eller tidigare
3.3 Urval
21
arbetsplatser. Dessa har därefter tipsat mig vidare till andra intervjupersoner. Jag har även valt att strategiskt välja ut personer som arbetar inom olika befattningar samt inom olika typer av organisationer, detta för att få en större spridning på undersökningen.
Vid denna undersökning har jag valt att använda mig av en blandning av semistrukturerad samt ostrukturerad intervju. Semistrukturerad intervju går ut på att intervjuaren har en färdig lista med ämnen samt frågor som skall besvaras. Personen som intervjuar är dock flexibel när det gäller ämnena och frågornas ordningsföljd. Den stora fördelen med denna typ av intervju är att intervjupersonen får möjlighet att utveckla sina idéer och tala med utförligt. Semistrukturerade intervjuer är dock nära besläktade med ostrukturerade intervjuer och Denscombe anser att skillnaden mellan dem kan ses på en glidande skala. Vid den ostrukturerade intervjun introduceras enbart ett tema eller ämne, vilket intervjupersonen sedan själv får utveckla. Intervjuarens roll är att ingripa så lite som möjligt och låta intervjupersonen fullfölja sina tankegångar. Fördelen med den ostrukturerade intervjun är att det blir lättare att upptäcka saker i komplexa frågor och metoden inbjuder till mer djupgående undersökningar.35
Vid samtliga intervjuer som jag gjort är personliga intervjuer. En personlig intervju är ett möte mellan den som undersökande personen och en informant. Fördelen med denna typ är att intervjun härstammar från en känd källa samt att den är den enklaste intervjun att genomföra.
Jag valde att börja intervjun semistrukturerad för att få mina teman och frågor besvarade för att senare låta intervjun bli ostrukturerad så att intervjupersonen själv kunde prata mer öppet om exempelvis hela ämnen.
36
Enligt Denscombe är det viktigt att intervjupersonen kontakts i god tid och att man föreslår en överenskommen tidslängd på intervjun. När intervjun väl skall göras är det viktigt att platsen I mitt fall använde jag mig av tre stycken intervjuer som presenteras i denna undersökning. 35 Denscombe, 2000, sid. 135-136 36 Denscombe, 2000, sid. 136
3.4 Förberedelser
22
där intervjun skall ske är ostörd.37 Jag kontaktade samtliga intervjupersoner i god tid men stötte på en del hinder när jag skulle presenterar tidslängden. En av intervjupersonerna ville helst inte att intervjun skulle ta mer än 30 minuter vilket jag gick med på. Jag hoppades sedermera på att intervjupersonen skulle gå med på mer tid när intervjun väl skedde utan att för den delen pressa personen. När intervjuerna skedde var jag noga med att hålla koll på tiden och upplyste när 30 minuter hade gått för att vara korrekt. I samtliga av detta fall hade intervjupersonen inga problem med att fortsätta intervjun efter 30 minuter. Vid val av intervjuplats hade jag inga större problem då intervjupersonerna själva hade tillgång till lugna mötesrum eller egna kontorsrum. Samtliga intervjuer skedde utan några större störelsemoment eller hinder.
Enligt Trost är finns det en rad fördelar med att använda en bandspelare när man genomför intervjun. Han menar på att man vid bandinspelning inte behöver anteckna i samma utsträckning vilket leder till att man kan koncentrera sig på frågorna och svaren. Vidare har själva inspelningen den fördelen att man i efterhand kan lyssna och upptäcka tonfall samt ordval som annars hade förpassats obemärkt under intervjun.38 Dessa fördelar fick mig att föredra bandinspelning framför det traditionella sättet där man antecknar. Jag kom dock att använda mig av en kombination av både anteckningar och bandinspelning då detta kändes bekvämare under intervjun. Trost argumenterar även för vikten av att fråga intervjupersonen innan intervjun om denna accepterar användandet av bandspelare då en del personer exempelvis kan känna obehag vid inspelningar.39
37 Denscombe, 2000, sid. 143 38 Trost, 1997, sid. 50-51 39 Trost, 1997, sid. 51
Med detta på minnet frågade jag alla intervjupersonerna redan vid första kontakten ifall de accepterade användandet av bandspelare under intervjun. Ingen av mina intervjupersoner hade några invändningar mot detta vilket resulterade i att bandspelare användes under samtliga intervjuer. Valet av bandspelare var för mig enkelt då jag hade en såkallad Mp3-spelare/inspelare av äldre modell som används vid intervjuer förr. Trost nämner även att bandspelare inte ska ha blinkande lampor eller andra
3.5 Inspelning
23
visuella ting som påminner intervjupersonen om att denne blir intervjuad vilket min inspelare ej heller hade.40
Efter att intervjuerna var avklarade valde jag att använda mig av Trosts fjärde metod för bearbetning av material. Denna metod går ut på att man skriver ner det som är viktigt i förhållande till studiens syfte och till intervjuguiden. Detta skriver man ner ordagrant samt noterar pauser, skratt eller andra händelser som man minns från intervjun. Det som enligt Trost är av sekundär betydelse kan sammanfattas eller gör hänvisningar till var i intervjumaterialet detta förekommer.41
Mitt val av analysmetod föll på Ad hoc av Kvale. Ad hoc använder sig inte av någon standardmetod för analysen utan växlar mellan olika tekniker för att uppnå ett bra resultat. Genom att använda denna teknik kan man finna förbindelser och strukturer i material som annars inte gett någon samlad innerbörd.
Genom att använda mig av denna metod blev det enkelt för mig att koncentrera mig på det som jag själv anser vara viktigt under intervjun utan att lägga för mycket tid på att skriva ner sådant som ej skulle komma att användas i analysen. Nackdelen med denna metod är att det finns större möjlighet att man missar någonting gentemot om man skrev ner hela intervjuerna ordagrant.
42
Trost anser att det är svårt att uppnå någon reliabilitet vid kvalitativa intervjuer och att idén med att man skall få samma svar på en fråga som ställs vid skilda tillfällen är en felaktig idé. Istället menar Trost att intervjuaren skall vara lyhörd uppfatta mer än det som sägs under intervjun såsom ansiktsuttryck och kroppsrörelser. Jag är beredd att hålla med Trost om att reliabilitet är svårt att uppnå under kvalitativa intervjuer och har istället valt att försöka vara en så bra intervjuare som möjligt för att upptäcka exempelvis ansiktsuttryck. Då inte
Genom att använda Ad hoc kunde jag bearbeta mitt intervjumaterial på ett smidigt sätt men jag valde även denna metod då den enligt mig var den enklaste att använda.
40 Trost, 1997, sid. 51 41
Trost,1997, sid. 114
42
Kvale, Steinar. Den kvalitativa forskningsintervjun. Lund, 1997 sid. 184-185
24
ansiktsuttrycken kom med på inspelningen av tekniska skäl, valde jag att anteckna ansiktsuttrycken med hjälp av olika typer av ”gubbar”.
Trovärdigheten eller validiteten är även den svår att behandla och är enligt Trost ett av de största problemen med kvalitativa intervjuer. Han menar på att det är svårt att visa kollegor eller läsare att intervjudata och analys som används är trovärdiga.43 Jag anser även att detta är starkt kopplat till de etiska frågorna kring den kvalitativa intervjun. Skulle någon person ifrågasätta intervjuerna så skall jag ej ge denna person mitt intervjumaterial på grund av etiska skäl. I gengäld har jag inget bevismaterial för att stärka min trovärdighet, därmed är det enligt mig upp till läsaren att själv värdera uppsatsens validitet.
Trost menar att det första man skall tänka på är att de etiska aspekterna är av högsta signifikans då intervjupersonerna har rätt till sin egen integritet och värdighet. Deras integritet och värdighet skall genomsyra hela uppsatsprocessen, från den första kontakten till var och hur inspelningarna förvaras.44 En tidig tanke som dök upp hos mig var vikten av att intervjupersonerna inte skulle kunna identifieras då deras åsikter exempelvis kunde gå stick i stäv med arbetsgivarens allmänna ställning kring en viss fråga. Då flera av mina frågor till intervjupersonerna var personliga och kom att involvera åsikter beslutade jag tidigt att ha fiktiva namn på intervjupersonerna. Att hitta på uppgifter varnar Trost för och menar på att man enbart skall ha med de uppgifter som är nödvändiga för att kunna genomföra analysen. Han menar att fiktiva uppgifter kan komma att drabba oskyldiga som råkar passa väl in på den fiktiva beskrivningen.45 43 Trost, 1997, sid. 102 44 Trost, 1997, sid. 92 45 Trost, 1997, sid. 96
Med detta i baktanke valde jag att enbart publicera de uppgifter som är av betydelse för uppsatsens förståelse och analys. Intervjupersonernas namn är därmed fiktiva vanliga namn, deras ålder är ungefärlig, deras kön är dock korrekt. Var intervjupersonerna arbetar har jag valt att dela in i statligt respektive privatägt företag. Deras position på arbetsplatsen nämns ej, istället nämns vilken typ av arbete de är anställa för att
3.7 Etiska frågor
25
genomföra. Vidare nämner jag deras tidigare erfarenheter kring mitt problemområde och hur länge de varit i kontakt med det. Ingen av denna information anser jag skall kunna leda till att intervjupersonerna skall kunna spåras upp.
Innan själva intervjuerna har påbörjats har jag berättat vad uppsatsen handlar om och vad syftet med den är. Jag har även informerat intervjupersonerna om att de när som helst kan avbryta intervjun eller välja att inte svara på vissa frågor. Vidare har berättat vilka uppgifter om intervjupersonerna som kommer att publiceras i uppsatsen och att tystnadsplikt råder från min sida. Genom att göra detta vill jag uppfylla de kriterier som Trost ställer upp kring att intervjupersonen skall ge sitt samtycke samt informella samtycke till intervjun.46
De citat som publiceras i uppsatsen är uppsnyggade för att få bort talspråk samt lyfta fram det som intervjupersonerna menar. Trost menar på att denna metod är bra att använda så länge man inte förvränger citaten. Han nämner vidare att det är viktigt att man inte skriver citat som kan avslöja identiteten hos intervjupersonen. Genom att skriva om citaten vill jag få bort utfyllnadsspråk som exempelvis ”typ, man” och andra talspråksord. Jag har även valt att korta ner citaten i vissa fall för att få fram kärnan i buskapet utan att förvränga det ursprungliga buskapet.
De inspelningar jag haft tillgång till under uppsatsarbetet raderas efter att examinerats och godkänts. Detta för att säkerställa att jag inte kommer att behöva inspelningarna vid en eventuell komplettering. Under denna tid är inspelningarna sparade på ett ställe som enbart jag personligen känner till, detta för att säkerställa intervjupersonernas konfidentialitet.
3.8.1 Intervjuperson Peter
Denna intervju med en informationsansvarig på ett privatägt större företag. Intervjun ägde rum den 12 maj år 2008 på intervjupersonens kontor. Kontoret var en relativt lugn plats där intervjupersonen kände sig hemma. Ett ständigt återkommande störelsemoment var telefonen
46
Trost, 1997, sid. 93-94
26
som ringde ett antal gånger under intervjun. Vid dessa tillfällen avbröts intervjun för att därefter fortsätta. Vid dessa tillfällen var jag noga med att skriva upp vad vi diskuterat för att lätt kunna fortsätta. Intervjupersonen är en man i 40-årsåldern som ofta använder videokonferensen i sitt arbete. Han har haft erfarenhet av videokonferensen i cirka 15 år och har varit en av nyckelpersonerna vid införskaffningen av videokonferenssystem på sin avdelning.
3.8.2 Intervjuperson Sven
Sven är en man i 50-årsåldern som arbetar på en statlig arbetsplats. Till vardags arbetar Sven med ekonomi och har kommit att använda videokonferensen under de senaste 5 åren. Intervjun ägde rum den 10 april år 2008. Platsen för intervjun var ett större konferensrum, detta medförde att intervjun kändes mindre personlig. Dock kände sig intervjupersonen hemma då han sade sig haft många mötet i detta rum. I början kändes intervjun något stel, men efter ett tag mjuknade både jag och intervjupersonen upp och intervjun blev allt mer avslappnad.
3.8.3 Intervjuperson Johanna
Johanna arbetar som avdelningschef på ett större privatägt företag. Intervjun kom att äga rum den 18 april år 2008. Intervjuplatsen kom att bli i ett konferensrum som var avsett för videokonferensen. Detta med anledning av att jag tidigare observerat en videokonferens där Johanna var delaktig. Intervjun stundtals något stressad då Johanna enligt henna själv hade många bollar i luften samtidigt. Trots detta genomfördes hela intervjun utan några hinder. Johanna har använt videokonferensen under längre tid och kan enligt hennes kollegor ses som en förebild när det gäller användandet av videokonferensen.
27
4. Analys
I denna del av undersökning kommer jag genom att analysera teori och begrepp som presenterades i föregående kapitel tillsammans med de intervjuer jag genomfört. Först kommer jag att undersöka vilka skillnader som finns mellan ett fysiskt möte och videokonferensen, detta ur användarens ögon. Detta kommer att fördjupas genom att undersöka innehållet i ett möte. Vidare skall jag undersöka vad användarna anser om miljöfördelarna hos videokonferensen. Slutligen ska jag undersöka hur och om företag arbetar för att uppmuntra användandet av videkonferenser.
Enligt Rogers är innovationens kompatibilitet med den innovation den är tänkt att ersätta avgörande för dess genomslagskraft. Rogers fördjupar detta genom att dela in kompatibilitet i tre olika grenar. Den första är innovationens kompatibilitet med användarens värden och värderingar. Den andra typen av kompatibilitet är innovationens likhet med gamla idéer och innovationer. Den tredje och sista grenen av kompatibilitet kan liknas vid behovet av en innovation. 47
47
Rogers, 1995, sid 224-228
För att en innovation ska bli användbar måste den enligt Rogers fylla ett behov. Rogers menar vidare att en innovation i sina svallvågor även kan skapa behov vilket leder till nya innovationer. Ett sätt att problematisera detta är att ställa frågan om virtuella möten kommit att fylla ett behov Vilka behov fyller virtuella möten som det fysiska mötet inte kan ge? När jag frågar Johanna varför hon tror att virtuella möten har blivit allt populärare bland Sveriges företag, tänker hon en lång stund innan hon svarar.
Allting går allt snabbare… något som nog har att göra med det samhälle som vi lever i. (Johanna)
Hon fortsätter med:
28
Jag tror att virtuella möten passar väl in i den tid vi lever i. Den ger möjlighet till snabba kostnadseffektiva möten som samtidigt inte smutsar ner miljön. (Johanna)
Johannas svar är intressant ur flera perspektiv. Hon pekar dels på att tid är en bristvara i dagens samhälle, vilket har resulterat i att mer ska göras snabbare. Samtidigt argumenterar hon för att miljön inte ska ta skada.
Även Sven är inne på ett liknande spår och menar att tid är något som blivit en bristvara i dagens samhälle.
Generationen innan oss hade det betydligt lugnare. Då hade man års eller halvårsrapporter… Nu är det nog inte långt kvar till veckorapporter. (Sven)
Sven är inne på samma spår som Johanna med att tempot i dagens samhälle har blivit högre. Sven drar dock en parallell till att det var betydligt ”lugnare” förr i tiden. Denna tempoökning ser både intervjupersonerna som något som ger virtuella möten en fördel. Ett annat sätt att se på denna tolkning är att jakten på mer tid skapar nya behov, något som virtuella möten kan fylla.
Rogers kopplar kompatibilitet till hur lik en innovation är den innovation den är tänkt att ersätta.48 Då virtuella möten i huvudsakligen riktar in sig på att ersätta eller komplettera
riktiga fysiska möten är det fysiska mötets likhet som virtuella möten ska eftersträva. Lennart Lindberg delar i boken Aktiva Möten in fysiska möten i fem olika huvudgrupper. Han liknar dessa som det fysiska mötets störningsfält. Störningsfälten delar Lindberg in i språkliga, psykologiska, fysiologiska, tekniska samt sociala fält.49
4.2.1 Bild är silver, ljudet är guld
Lindberg menar att språket är ett vanligt störningsfällt. Han exemplifierar detta genom att mena på att det krävs betydligt mer koncentrationsförmåga att lyssna på någon som inte 48 Rogers, 1995, sid 225-228 49 Lindberg, 1983, sid 27
4.2 Mötets innehåll
29
behärskar ett språk eller har en svårförståelig dialekt. Då mycket koncentration går åt till att försöka förstå vad talaren säger blir det svårare att koncentrera sig på budskapet.50
Hon menar även på att ljudet är något som hon själv uttrycker det ”burkigare” men att hon trots detta kan höra vad som sägs lika bra som om det vore på ett fysiskt möte. Peter tycker Ett annat sätt att tolka detta är vikten av god ljudkvalitet, samt hur pass lätt det är att förstå det som sägs i en konferens.
Peter menar att ljudet är det viktigaste i en videokonferens och helt avgörande för att videokonferensen ska vara lyckad.
Det viktigaste är att ljudet är bra… Jag har varit med om ett flertal gånger där ljudet hackat, dessa möten avslutades snabbt. (Peter)
Peter som arbetat med virtuella möten under lång tid fortsätter med att ljudet alltid varit av högsta prioritet vid inköp av videokonferenssystem. Han menar även att ljudet i de första videokonferenssystem som han kom i kontakt med hade ett förhållandevis bra ljud. Bilden var då mycket dålig och Peter liknade bilden mer som ett bildspel.
Även Sven anser att ljudet är viktig komponent i en videokonferens. Sven menar även att ljudet är betydligt viktigare än bilden och att bilden inte påverkar mötet nämnvärt.
Försvinner bilden under en videokonferens fortsätter vi som om ingenting hänt. Försvinner ljudet från videokonferensen måste konferensen avbrytas. (Sven)
Båda dessa svar hänvisar till att ljudet är en viktig del av en videokonferens. Ljudet är i likhet med vad Lindberg menar ett viktigt fält i ett möte. En störning i detta fält resulterar enligt både Sven och Peter i ett avbrutet möte. En fortsättning på detta blir därmed att se hur pass bra ljudet är i videokonferensen. Samtliga intervjupersoner tyckte att ljudet, om tekniken fungerade som den skulle var bra eller tillräckligt bra.
Johanna tycker att det finns ljudmässiga skillnader i ett fysiskt möte och i ett virtuellt, dock menar hon på att detta inte påverkar virtuella möten negativt.
Visst är ljudet något annorlunda, men det påverkar inte själva mötet på något sätt. (Johanna)
50
30
även han att ljudet är tillräckligt bra för att inte påverka mötet. Dock tycker han att ljudet inte bara kan mätas i kvalitet utan även i tid.
Något som var betydligt vanligare förr var fördröjning i ljudet. Ibland tog det lång tid innan det man sa kom fram och ännu längre tid innan svaret kom tillbaka. (Peter)
Peters svar kan tolkas som att ljudet har fler variabler än hur pass tydligt ljudet hörs. Fördröjningar i ljudet medför enligt Peter ett stort irritationsmoment som dels förstör något som Peter liknar vid ”rytm” vid tal. Han argumenterar även för att dessa fördröjningar skapar osäkerhet hos deltagarna genom en undran över om det som sades kom fram eller ej. En koppling till Lindberg kan göras genom hans resonemang om hur människor snabbt märker fysiologiska handikapp så som stamning hos en mötesdeltagare. Lindberg menar på att detta hos vissa deltagare blir ett stort irritationsmoment, framför allt om det är en okamratlig eller stressfull miljö. 51
Fördröjningar eller hack i ljudet kan enligt resonemanget ovan lätt uppfattas av deltagare och ses som regel som ett irritationsmoment. En vidare koppling kan göras till Rogers och hans teori om kompatibilitet med föregående innovation. 52
4.2.2 Den mänskliga delen av mötet
Ett fysiskt möte kan ha språkliga störningar, men dessa är huvudsakligen kopplade till deltagarnas fysiologiska eller språkliga hinder. Med virtuella möten tillkommer det ännu ett lager av störningar som kan uppstå mellan deltagarna. Dessa störningar var exempelvis fördröjningar i tal vilket enligt Rogers teori är en inkompatibilitet med det fysiska mötet.
Enligt Lindberg är de fysiska störningarna i ett möte något som ständigt uppstår. Han menar primärt att dessa fysiologiska störningar är kopplade till de individuella mötesdeltagarna.53
Britt-Marie Ahrnell och Rikard Wildhuss fördjupar dessa fysiologiska störningar i boken Möten med mening. Ahrnell och Wildhuss menar att det finns fler kanaler än det talande ordet, något som vi människor omedvetet uppfattar. Författarna exemplifierar denna typ av kanaler som dofter, rörelser, tisselljud och vibrationer.54
51 Lindberg, 1983, sid 27-28 52 Rogers, 1995, sid 224-242 53 Lindberg, 1983, sid 27-28 54
31
Johanna anser att denna typ av störningar förmodligen är svårare att uppfatta under ett virtuellt möte än ett fysiskt. Samtidigt menar hon dock att detta inte är något hon direkt saknar under mötet.
Visst blir det svårare att läsa av deltagarna, men till den typ av möten som vi har är detta oftast inget problem. (Johanna)
Peter är av en annan åsikt och menar på att mötena kan upplevas som stela. När vi fortsätter att diskutera ämnet närmare och jag för fram de exempel på kanaler som Ahrnell och Wildhuss nämner, säger Peter:
Det är nog inte hela sanningen, men bristen på denna typ av intryck bidrar säkert till att mötet känns stelt. (Peter)
Peter fortsätter senare med att fördjupa denna kommentar med att avsaknaden av dessa intryck gör det svårare att avläsa situationer. Han menar på att den mänskliga känslan av att känna hur någon mår eller vilket humör denne är på, blir svårare att avgöra utan dessa intryck. Avsaknaden av dessa medför att han blir osäkrare på personerna han möter i det virtuella mötet. En annan tolkning av detta blir därmed att virtuella möten saknar vissa störningsfält som finns i ett fysiskt möte. Dessvärre innebär avsaknaden av dessa fält att intervjupersonerna blir osäkrare på sinnestämningen hos mötesdeltagarna. Detta stämmer väl överrens med Ahrnell och Wildhuss som menar på att denna typ av signaler är omöjliga att få via något annat medium än det fysiska mötet. De fördjupar detta resonemang med att människor har ett starkt behov av att mötas och att ”sniffa in varandra”. När denna ”insniffning” inte finns upplevs mötet som overkligt.55
55
Ahrnell & Wildhuss, 1997, sid. 21-23
En utveckling utav detta resonemang blir att avsaknaden av detta mänskliga störningsfält även bidrar till att göra mötet mindre ”verkligt” genom att utelämna information som deltagarna finner naturligt. Avsaknaden leder därmed till att den virtuella upplevelsen känns overklig eller ”stel”.
32
Enligt Rogers är en viktig del av en innovation den såkallade relativa fördelen. Med relativ fördel menar Rogers den grad av fördelaktighet som en innovation har över den innovation den ska överträffa. Rogers fortsätter med exempel på fördelar som ekonomiska eller sociala fördelar.56
56
Rogers, 1995, sid. 212-223
Fördelar som Rogers ej nämner men som ändå kan räknas som relativa fördelar är tidsbesparingar och miljöbesparingar. Vad anser användarna av videokonferensen om dess miljöfördelar?
Peter som arbetar som IT-ansvarig inom ett privat företag och har under närmare 15 år använt sig av videokonferensliknande system. Han anser att fokus på virtuella möten har flyttats från de ekonomiska fördelarna och istället allt mer fokus på miljö.
När vi började med virtuella möten på allvar (1995) var de huvudsakliga fördelarna ekonomiska. Nu är även miljö och bekvämlighet något som vi ser som fördelar. (Peter)
Peter argumenterar för att de ekonomiska fördelarna med virtuella möten fortfarande ofta är huvudskälet till investeringar i denna teknik. Samtidigt menar han att miljöfördelarna blivit en fördel som kan vara en bidragande faktor för att göra en investering. När jag frågor Peter om han tänker på miljö när han ska bestämma mötesform svarar han:
Ärligt talat tänker jag inte på miljön då, istället tänker jag på vilket sätt som är smidigast samt passar det vi ska diskutera bäst. (Peter)
Något senare under intervjun framkommer dock att miljöperspektivet påverkar mötesformen genom ett miljöarbete på företaget.
Vi har miljömål på företaget, där ett mål är att vi ska minska våra resor, något som resulterat i att vi använder virtuella möten flitigare än förr. (Peter)
Ett sätt att tolka detta på, är att Peter genom sina kollegor och ett aktivt miljöarbete på företaget använder videokonferensen istället för fysiska möten med anledning till miljön. Får Peter själv bestämma väljer han det som anses smidigast för situationen.
33
Sven som arbetar inom en kommunal verksamhet har en annan syn på miljö och virtuella möten. Han anser att många, däribland han själv, tycker det känns bra att ha miljövänligare möten.
Vi har många möten som är ganska onödiga… Kan vi då ha dessa möten utan att smutsa ner vår natur så gör jag självklart så. (Sven)
Även Johanna som arbetar inom den privata sektorn är av liknande åsikt och menar att miljön borde stå i centrum när man väljer mötesform. Hon är inne på samma spår som Sven, med att så länge mötet blir av så är mötesformen mindre viktig. Hennes argument är därmed att virtuella möten har fördelar framför fysiska möten, vilket medför att denna mötesform ska föredras.
För mig kvittar det hur mötet sker, så länge mötet blir av så är jag glad… (Johanna)
De olika intervjupersonernas synsätt kan kopplas till Rogers, som menar att en innovations fördelar är olika beroende på användaren. Rogers exemplifierar fördelar så som ökad social status, tidsbesparingar eller ökad bekvämlighet. Sven och Johanna ser virtuella möten jämbördigt med fysiska möten och ser miljöfördelarna med virtuella möten som en fördel för innovationen. Peter å andra sidan ser inte miljöfördelarna som något som får honom att vilja använda videokonferensen mer. Istället menar han att bekvämlighet är den avgörande fördelen för honom.
4.3.1 Fördelen för individen
Enligt Rogers måste det finnas en observerbarhet hos innovationen för att denna ska bli genomslagskraftig. Observerbarheten innebär att fördelarna hos innovationen är synlig inte bara för användaren utan även för utomstående. Fördelarna med en hög observerbarhet är att det blir lättare att visa på fördelarna med innovationen. Rogers exemplifierar detta genom att mena på att skydd mot HIV/AIDS har en låg observerbarhet, eftersom de fördelarna som skyddet ger, inte märks för användaren.57
57
34
När jag frågar Peter om han känner att han själv får ut något av virtuella möten svarar han kort och konsist att han inte tycker sig få ut särskilt mycket av det. Peter anser att virtuella möten huvudsakligen spar tid vid längre resor och att denna fördel inte ger honom personligen särskilt mycket.
Visst spar vi tid och vi hinner med fler möten på en dag… Baksidan av myntet är att det kan bli stressigare än tidigare. (Peter)
Peter menar att vid fysiska möten som krävde resor, bokades ofta en hel eller halv dag till ett möte. Anledningen till denna längre bokningstid var bland annat transporttiden som är svår att påverka. De virtuella mötena medförde att de fysiska transporterna försvann vilket i sin tur kom att leda till tidsbesparingar. Problematiken som Peter framför är att tiden mellan mötena som han tidigare använde till förberedelser blev betydligt kortare med virtuella möten.
Sven är av en annan åsikt än Peter och ser tidsbesparingen som något positivt som ger honom som individ mer tid att förvalta. Sven ser tillsammans med Johanna även miljöfördelarna som något de anser sig må bättre av.
Jag tycker att det känns bra att veta att jag gör något för naturen. Kan man göra något så ska man självklart göra det. (Johanna)
Johanna fortsätter resonemanget med att beskriva hur hon bland annat komposterar hushållsavfallet hemma. Hon beskriver även vad resultatet av komposteringen medför:
Jag blir så glad varje vår när jag kan ta ut ny fin jord ur komposten. (Johanna)
Sven anser sig få ut något av de miljöfördelar som virtuella möten för med sig, samtidigt menar han efter en lång tids diskussion att dessa är svåra att märka för individen.
Ett problem med detta är att miljön är svår att ta på… Sjunkande isbjörnar har jag sett på Aftonbladet men dessa är ju inte här. (Sven)
Enligt Svens resonemang är miljöfördelar något som är svårt att ta på eller gör någon skillnad för användaren. Till skillnad från Johanna som vid sin kompostering får ut ett resultat av sitt arbete i form av jord, är det svårt se resultatet av de miljöbesparingar som virtuella möten ger. Miljöbesparingen blir med Rogers teori kopplad till svårigheterna med att se fördelarna med
35
skydd mot HIV/AIDS, svår för användaren att fysiskt märka eller känna.58 Fördelen blir
därmed i likhet med HIV/AIDS problematiken, att den fördel som virtuella möten ger, är av mer preventiv art. Då den miljöfördel som virtuella möten ger är minskade koldioxidutsläpp, kopplade till växthuseffekten, kan detta ses som ett stort dilemma. En utveckling utav detta skulle kunna vara minskade koldioxidutsläpp är något som inte påverkar användaren direkt, utan istället påverkar användaren först långt senare eller kanske aldrig. Rogers menar på att preventiva fördelarna antingen måste visas för användaren i form av incitament, utbildning eller mänskliga förebilder.59
Anna-Lisa Lindén utvecklar denna problematik i sin bok Människa och miljö och menar på att människor i första hand vill uppleva den så kallade åtgärdseffektiviteten eller skillnaden som insatsen ger, i mätbara mått. Lindén menar vidare att handlingsbenägenheten är hög för miljöåtgärder som ger individen vinst eller ett ekonomiskt resultat som exempelvis pantglas ger i form av pengar. Handlingsbenägenheten är tillsammans med kunskap och känslor de faktorer som enligt Lindén påverkar attityden gentemot en handling. Kunskapen är den faktamässiga information som individen känner till angående ett miljöproblem. Känslan kan liknas vad ett miljöhot innebär för individen och kan uttrycka sig i form av exempelvis oro eller rädsla. Enligt Lindén ska sambanden mellan dessa tre faktorer vara överensstämmande för att individen skall uppnå konsonans.
60
När vi kopplar över samtalsämnet till om han känner att han kan påverka växthuseffekten genom att exempelvis använda virtuella möten mer, anser han att detta är av ytterst liten betydelse. Han menar vidare att han inte tror att det är särskilt lönt att göra något på denna
När jag var barn åkte jag skridskor varje vinter… nu har det inte varit tillräckligt tjock is på flera år. (Peter)
Peter anser sig inte kunna särskilt mycket om miljö, men har ändå åsikter kring miljöproblem som den globala uppvärmningen. Han menar på att han kan grunderna kring hur koldioxidutsläppen är kopplade till en eventuell växthuseffekt. Peter menar att detta enbart är en teori och att denna inte har bevisats. Trots att det inte finns några bevis anser han ändå att klimatar har förändrats, då i huvudsak de allt mildrare vintrarna.
58 Rogers, 1995, sid. 244 59 Rogers, 1995, sid. 217-219 60 Lindén, 1994, sid. 26-57
36
lilla skala utan hänvisar istället till hur exempelvis kineser bygger kolkraftverk på löpande band. Detta kan tolkas genom Lindéns teori om attityden. Peters kunskap kan delvis ses som god, han är dock kritisk inför teorier så som teorin om växthuseffekten. Hans känsla inför en eventuell växthuseffekt finns där dock, kopplad till hans oro om hur isen blivit tunnare om vintrarna. Därmed kan de två komponenterna kunskap samt känsla ses som positiva. Handlingsberedskapen blir dock låg på grund av att Peter inte anser att skillnaden som virtuella möten ger kopplad till miljön är av betydelse. Med Lindéns begrepp i ryggen uppstår det i Peters fall en dissonans mellan de tre komponenterna, vilket leder till att användaren finner ett obehag61
Med Rogers resonemang om incitament, förebilder och utbildning samt dess påverkan på en innovations genomslagskraft, ska jag i detta avsnitt undersöka intervjupersonernas erfarenheter i dessa områden.
Johanna som är avdelningschef och själv delvis kan ses som en förebild för hennes anställda är tveksam till om det behövs några incitament för att främja användandet av videokonferensen. Hon menar dock att de fördelar som är kopplade till det fysiska mötet bör för de anställda bibehållas. Det hon syftar på är i huvudsak betald lunch eller att mötesdeltagarna tillsammans åker till en restaurang efter mötet.
Det är ingen större idé att ha en lunch.. de som vi åker för att träffa kommer ju inte vara med på lunchen. (Johanna)
. Peter uppnår konsonans genom att påstå att växthuseffekten bara är en teori som inte är bevisad, samt genom att peka på att isen har blivit tunnare på grund av andra faktorer än växthuseffekten. Det andra sättet att uppnå konsonans enligt Lindén skulle vara ifall Peter hade kunnat se ett resultat av den besparing som virtuella möten ger i form av koldioxid. Detta resonemang har en stark koppling till Rogers föregående resonemang om en preventiv innovation nackdelar.
61
Lindén, 1994, sid. 65-67
37
Samtidigt menar Johanna på att det vid vissa tillfällen inte är nödvändigt att exempelvis ha en gemensam lunch, eftersom meningen med lunchen är att träffa de fysiskt långväga deltagarna. Därmed försvinner en fördel som fysiska möten för med sig från virtuella möten, något som Rogers menar på inte bidrar till en ökad efterfrågan på att använda innovationen.62
Peter tycker att det är fel av företaget att enbart investera i en teknik och sedan förvänta sig att de anställda ska använda det. Detta i huvudsak om syftet, som Peter ser det, är att spara pengar åt företaget. När jag talar med Peter om hans åsikter om incitament och
Johanna är dock positiv till förebilder som uppmuntrar till användandet av videokonferensen. Hon menar på att hon som chef bör använda virtuella möten i den mån det är möjligt och inte välja bort virtuella möten till fördel för fysiska möten. Detta på grund av hennes ökade valmöjligheter när det gäller möten, med hänvisning till hierarkin inom företaget. Att utnyttja sin ställning som chef är något som Johanna undviker att göra och menar att detta skulle kunna uppfattas negativt av vissa anställda.
Skulle vi vilja öka användandet av virtuella möten, borde vi (chefer) även använda det mer… annars skulle vi sända ut fel signaler. (Johanna)
När vi fortsätter diskussionen om chefen som förebild, menar Johanna på att chefen delvis bör vara en förebild, men att detta beror på personligheten på chefen. Vidare menar hon på att de chefer hon haft under sin karriär, som varit bra, ofta kommit att leda genom exempel.
Även Sven anser att chefen bör vara en förebild för att främja användandet av virtuella möten, men han pekar även på att vissa incitament bör finnas för att få fler att använda tekniken. Idag finns det inga incitament för att använda virtuella möten på Svens arbetsplats, men han tror att antalet användare av virtuella möten skulle öka om det fanns någon sorts fördel. Sven tycker inte att användaren ska få något ekonomisk kompensation utan pekar i likhet med Johanna på exempelvis gratis lunch eller finare fika.
På Peters arbetsplats finns inte heller några direkta incitament som användaren kan ta del av om denna använder videokonferensen.
De förväntar sig att vi ska använda det mer… men jag känner ingen anledning att använda mer än vad jag redan gör. (Peter)
62
38
videokonferensen tänker han till en lång stund innan han svarar att en viss kompensation hade varit bra. Det han syftar på är i huvudsak att de pengar som företaget spar in genom minskat resande, borde till viss del gå tillbaka till de anställda genom exempelvis förmåner. Rogers menar på att incitament är bra för att öka genomslagshastigheten för en innovation, samtidigt ser Rogers nackdelar med incitament. Incitamentet kan, om det tas bort, ge innovationen en negativ stämpel och vända den positiva trenden av att använda en innovation till något negativt. Därmed är incitamentets verkningsgrad i vissa fall bara märkbar så länge incitamentet betalas ut. När incitamentet upphör återvänder användarna i vissa fall till sina gamla vanor, vilket leder till att incitamentet var verkningslöst i slutändan.63
63
Rodgers, 1995, sid. 219-221
