I
N T E R N A T I O N E L L AH
A N D E L S H Ö G S K O L A NHÖGSKOLAN I JÖNKÖPING
B u s i n e s s I n t e l l i g e n c e i
p r a k t i k e n
Utvärdering av införandet av analysverktyget QlikView och dess effekter
för första linjens chefer i Jönköpings kommun
Filosofie kandidatuppsats inom Informatik Författare: Nicklas Jonsson
Mágdala Leung Johan Truong Handledare: Jörgen Lindh
J
Ö N K Ö P I N GI
N T E R N A T I O N A LB
U S I N E S SS
C H O O L Jönköping UniversityB u s i n e s s I n t e l l i g e n c e i n
p r a c t i c e
The evaluation of the analysis tool QlikView and its effect on first line
executives at Jönköping municipality
Bachelor’s thesis within Informatics Author: Nicklas Jonsson
Mágdala Leung Johan Truong Tutor: Jörgen Lindh
Förord
V
i vill inledningsvis ta tillfället i akt att tacka alla som har bidragit till denna
uppsats. Till en början vill vi uttrycka vår tacksamhet till vår kontaktperson på
Jönköpings kommun, Jenny Claesson, för ett mycket gott samarbete. Hon har ägnat
sin tid och kraft för att ge oss bästa möjliga värdefulla information och besvara
våra frågor för att lyckas med vår uppsats.
Vi vill även tacka vår handledare, Jörgen Lindh, vid Internationella
Handelshögskolan i Jönköping för alla goda råd och vägledning under vägen, men
också för de snabba svaren som vi har fått .
Dessutom vill vi tacka kontaktpersonen på QlikTech i Lund, Bo Grahn, för all den
information vi har mottagit under tiden och den snabba respons vi har fått när
olika frågeställningar har uppkommit.
Avslutningsvis vill vi tacka alla som har hjälpt oss med vägledning och rådgivning
genom hela uppsatsskrivandet, till dessa hör vår PM-grupp och vänner omkring oss.
Vi önskar Jönköpings kommun en fortsatt framgångsrik utveckling gällande Er
Business Intelligence-investering.
Jönköping, Juni 2009
Kandidatuppsats inom Informatik
Titel: Business Intelligence i praktiken – Utvärdering av införandet av analysverktyget QlikView och dess effekter för första linjens chefer i Jönköpings kommun
Författare: Nicklas Jonsson Mágdala Leung Johan Truong Handledare: Jörgen Lindh Datum: 2009-06-10
Ämnesord Business Intelligence, Beslutsfattare, QlikView, Jönköpings kommun, QlikTech
Sammanfattning
Inledning
Organisationer inom den offentliga- och privata sektorn gör dagligen informationsuttag genom att använda olika datorbaserade verktyg för att kunna fatta bättre beslut genom det beslutsunderlag som tas fram. Dessa system används på olika nivåer i en organisation.
Problemdiskussion
Komplexiteten och intensiteten på marknaden är inga nya fenomen i dagens affärsmiljö då det ställer höga krav på beslutsfattarna. Därav finns det ett behov bland beslutsfattare att använda ett datorbaserat verktyg för att svara upp mot de höga kraven som ställs.
Syfte
Denna studie utvärderar analys- och rapporteringsverktyget QlikView och hur införandet av detta system i Jönköpings kommun påverkar första linjens chefer inom två av kommunens förvaltningar. Olika nyttoeffekter kommer att identifieras och utvärderas för att förstå vilket mervärde QlikView kan ge beslutsfattarna.
Metod
Kvalitativa och kvantitativa metoder har använts för att utvärdera faktorer i samband med införandet av QlikView. Dessa metoder har använts för att få en så rättvisande bild som möjligt av verkligheten. Kvalitativa intervjuer har utförts med olika nyckelpersoner och generaliserbarheten av studien har styrkts genom intervjuer med andra kommuner. Författarna har även utfört en gruppintervju med företaget QlikTech i Lund. Slutligen ingår även en observationsstudie i undersökningen.
Slutsats
Analysverktyget kan medföra olika nyttoeffekter som med stor sannolikhet kommer att realiseras vid användandet. Olika positiva effekter som är identifierade är tidsbesparingar vid informationsuttag, effektiv analys av information och en bättre kontroll av verksamheten. För att dessa nyttoeffekter ska realiseras så måste också användarna aktivt stödja denna förändringsprocess.
Bachelor’s Thesis in Informatics
Title: Business Intelligence in practice - The evaluation of the analy-sis tool QlikView and its effect on first line executives at Jönköping municipality
Author: Nicklas Jonsson Mágdala Leung Johan Truong Tutor: Jörgen Lindh Date: 2009-06-10
Subject terms: Business Intelligence, Decision Making, QlikView, Jönköping kommun, QlikTech
Abstract
Introduction
Organizations from the public sectors make daily extraction of information by using different IT-tools to make better decisions based on the decision basis that is being provided. This system uses in different level in the organization.
Problem discussion
The complexness and intensity of the market is not a new phenomenon in the business' environment that requires lots of demands on decision maker. However, there are demands among decision-makers to use a computer-based tool to fulfill the requirements.
Purpose
This scientific study evaluates the analysis and reporting tool named QlikView and how the new system for Jönköping municipality can affect the first line executives at two of municipality’s public administrations. Different useful effects will be identified and evaluated to understand what added value of QlikView can contri-bute to decision-makers at Jönköping municipality.
Method
Qualitative and quantitative method has applied to evaluate the factors in relation with introduction of QlikView. These methods have used to gain a realistic pic-ture of the reality situation. Qualitative interview has performed with different key persons and the generalizations of study have demonstrated through interview and with other municipalities. The authors have performed a group interview from a company named QlikTech in Lund. In addition, a study of observation also has carried out.
Conclusion
The analysis tool can contribute different useful effects with its highly credibility will be implemented during the usage. Different positive effects that has been identified is time-saving for extraction of information, efficient analysis of information and better control of organization. To ensure that these useful effects will be implemented the user must be active by supporting the change process.
Innehåll
1
Inledning ... 7
1.1 Bakgrund ... 7 1.2 Positionering av studien ... 8 1.3 Problemdiskussion ... 8 1.4 Forskningsfrågor ...10 1.5 Syfte ...10 1.6 Avgränsningar ...10 1.7 Målgrupp ...11 1.8 Perspektivanalys ...11 1.9 Tidslinje ...11 1.10 Definition av begrepp ...12 1.11 Disposition av uppsats ...142
Metod ... 15
2.1 Metodens disposition ...152.2 Varför Jönköpings kommun? ...16
2.3 Datainsamling från Jönköpings kommun ...16
2.3.1 Kvantitativ undersökning ...16
2.3.1.1 Population ...17
2.3.1.2 Utformning av enkätundersökningar ...18
2.3.1.3 Bortfallsanalys ...19
2.3.1.4 Samband mellan forskningsfrågorna och enkätundersökningen ...19
2.3.2 Kvalitativ undersökning ...19
2.3.2.1 Intervjupersoner på Jönköpings kommun ...20
2.3.2.2 Observation ...20
2.3.2.3 Gruppintervju på QlikTech Nordic, Lund ...21
2.4 Införandet av analysverktyget i andra kommuner ...21
2.5 Uppsatsens trovärdighet ...21
2.5.1 Validitet ...22
2.5.1.1 Inre validitet ...22
2.5.1.2 Yttre validitet ...22
2.5.2 Reabilitet ...23
2.5.3 Objektivitet i kommunikationen med kommuner och leverantören av analysverktyget ...23
2.6 Analys av empirisk data ...23
2.7 Litteraturkällor ...23
3
Teoretisk referensram ... 25
3.1 Valda teorimodeller ...25
3.2 SWOT-modellen ...26
3.3 Det balanserade styrkortet ...27
3.3.1 Styrkortets utformning ...27 3.3.2 De fyra perspektiven ...28 3.3.2.1 Finansiella perspektivet ...29 3.3.2.2 Kundperspektivet ...29 3.3.2.3 Processperspektivet ...29 3.3.2.4 Lärandeperspektivet ...30
3.4 Business Intelligence ...30
3.4.1 Beslutsprocesser och beslutsfattande...31
4
Empirisk studie ... 33
4.1 Kvantitativ datainsamling ...33 4.1.1 Första enkätundersökningen ...33 4.1.2 Andra enkätundersökningen ...36 4.2 Kvalitativ datainsamling ...38 4.2.1 Observationsstudie ...38 4.2.2 Intervju 1 ...40 4.2.3 Intervju 2 ...42 4.2.4 Intervju 3 ...44 4.2.5 Intervju 4 ...46 4.3 Kommunobservationer ...47 4.3.1 Kommun 1...47 4.3.2 Kommun 2...485
Analys ... 49
5.1 Blir beslutsfattandet bättre efter införandet?...49
5.2 Reduceras tidsåtgången när informationsuttag utförs i analysverktyget? ...52
5.3 Hur påverkar analysverktyget verksamhetsuppföljningar bland beslutsfattare? ...53
5.4 Effekter på den kommunala verksamheten inom Jönköpings kommun ...56
5.4.1 SWOT-analys med empiri ...56
5.4.2 Det balanserade styrkortet med empiri ...58
6
Slutsatser ... 63
7
Reflektioner ... 65
Figurer
Figur 1-1 Disposition av uppsats ...14
Figur 2-1 Metodens disposition ...15
Figur 3-1 Översiktskarta ...25
Figur 3-2 SWOT-modellen (egen modell) ...26
Figur 3-3 Styrkortets uppbyggnad ...28
Figur 3-4 En modell av det balanserade styrkortet (egen modell) ...28
Figur 4-1 Vilket verktyg använder beslutsfattarna för informationsuttag ...34
Figur 4-2 Verksamhetsuppföljning i Magna Cura ...35
Figur 4-3 Tidbesparing...37
Figur 4-4 Utföra bättre analyser ...38
Figur 5-1 Disposition av analyskapitel ...49
Figur 5-2 Enkelt och analysera den information som presenteras ...50
Figur 5-3 Fatta bättre beslut än tidigare ...51
Figur 5-4 Tidsåtgången eventuellt reducera ...52
Figur 5-5 Jämförelse mellan grundsystemen och analysverktyget ...54
Figur 5-6 SWOT i användningseffekterna och QlikViews ...56
Figur 5-7 Finansiella perspektivet ...59
Figur 5-8 Processperspektivet ...60
Figur 5-9 Lärandeperspektivet ...61
Figur 12-1 Befattningar inom skol- och barnomsorgsförvaltning och socialförvaltning .85 Figur 12-2 Beslufattarnas åldersgrupp ...85
Figur 12-3 Rektorernas/enhetschefernass tidsåtgång för informationsuttag per månad 86 Figur 12-4 Administratören/assistentens tidsåtgång för informationsuttag per månad ..86
Figur 12-5 En jämförelse av tidsåtgång vid informationsuttag ...87
Figur 13-6 Verksamhetsuppföljning i grundsystemen ...88
Figur 13-7 Bedömning av verksamhetsuppföljning i analysverktyget ...88
Tabeller
Tabell 1-1 Tidslinje för projektplan ...11Bilagor
Bilaga 1 – Projektplan för införande av beslutsstöd (QlikView) i Jönköpings kommun .69 Bilaga 2 – Det balanserade styrkortet ...70Bilaga 3 – Intervjufrågor till Bo Fröderberg ...71
Bilaga 4 – Intervjufrågor till Marie Drougge ...72
Bilaga 5 – Intervjufrågor till Per-Eric Alzén ...73
Bilaga 6 – QlikTech ...74
Bilaga 7 – Andra BI-system på marknaden ...75
Bilaga 8 – Offentliga verksamheter – Sveriges kommuner ...76
Bilaga 9 – Jönköpings kommun ...78
Bilaga 10 – Presentationstext till enkätundersökning om analysvertyget ...79
Bilaga 11 – Enkätundersökning av analysverktyget ...80
Bilaga 12 – Första enkätundersökningen ...85
Inledning
1
Inledning
Detta kapitel beskriver det ämne som uppsatsarbetet avser, allt ifrån bakgrund och avgränsning till författarnas syfte med detta vetenskapliga arbete. En problemdiskussion kommer också att föras i detta kapitel. Läsaren kommer att introduceras till den vetenskapliga utvärdering som har bedrivits.
1.1
Bakgrund
IT är en förkortning för informationsteknik som är ett samlingsnamn för kommunikationsteknik och datorer. Den radikala utvecklingen inom IT har skapat lösningar som gör det möjligt att integrera datorer och applikationer med varandra och över olika verksamhetsområden men även också mellan organisationer (Beynon-Davis, 2002).
Organisationer inom såväl den offentliga- och privata sektorn är beroende av att använda IT-system som ett stöd i verksamheten. Många organisationer spenderar mycket pengar i IT-investeringar, men också tid för att kunna använda IT inom en verksamhet (Nordström, 2005).
Datoriserad informationssystem (IS) har sedan länge använts inom förvaltningar i kommuner. Under 1980-talet när persondatorer (PC) började att användas i organisationer så decentraliserades IT-investeringarna över själva organisationen till skillnad mot tidigare då det fanns en ADB-enhet (Lindgren, Lindgren & Lidman, 1996). Under denna tid började PC även att etableras i skolverksamheterna och det skedde en kontinuerlig utveckling inom IT och många fler avancerade datorsystem tillkom, därför krävs det att datorer har en högre prestanda än förr i syftet stödja olika programvaror och miljöer. Från början var syftet med att implementera IT-system i verksamheten att öka produktiviteten, men numera så handlar det om att öka kvaliteten i beslutsunderlagen, men också de administrativa processerna (Nordström, 2005).
Organisationer blir allt mer komplexa och måste svara upp mot det som sker i omgivningen, detta gör att organisationer måste fatta snabba och frekventa beslut – både på strategisk, taktisk och operativ nivå. Utförandet av dessa beslut kan kräva både en viss tidsram och relevant information. Detta måste ske snabbt och ibland i realtid vilket gör att datorbaserade verktyg krävs (Turban, Sharda, Arnsson & King, 2008). Allt fler beslutsfattare har blivit datorkunniga och använder datorbaserade verktyg som ett stöd i beslutsprocesser och detta har medfört förändringar i användandet av datorbaserade verktyg. Detta tillhör ett område som kallas för Business Intelligence (BI). Denna term beskrivs som ett datorbaserat verktyg som stödjer beslutsfattare och som idag används av exempelvis chefer, toppchefer eller analytiker (Turban et al, 2008).
En kommun som har valt att investera i ett IT-verktyg för att stödja beslutsfattare i beslutsprocesser är Jönköpings kommun. Detta av flera skäl. Under många år har olika IS utvecklats inom varje förvaltning, vilket har gjort att det finns många olika IS som anställda använder. Varje förvaltning och nämnd har också använt sina egna system. Jönköpings kommun vill förbättra den interna kommunikationen som detta IT-verktyget delvis ska svara upp mot (Jönköping kommun, 2008a). Beslutsfattare inom Jönköpings kommun är i behov av informationen som finns lagrad i de olika systemen för att kunna fatta effektiva och bra beslut vilket kräver ett tillförlitligt beslutsunderlag. Därför har Jönköpings kommun investerat i ett analysverktyg som hämtar informationen som finns lagrad i de olika databaserna för att presentera relevant information i syfte att stödja beslutsfattare. IT-verktyget kommer först och främst att användas av första linjens chefer. Istället för att
använda olika IT-baserade system vid informationsuttag så kan första linjens chefer använda analysverktyget för att analysera relevant information innan ett beslut tas.
1.2
Positionering av studien
Det finns många vetenskapliga forskningspublikationer och uppsatser inom området BI som författarna har lokaliserat via olika elektroniska databaser och uppslagsverk på Internet. Uppslagsverk och databaser som har använts för detta ändamål är bland annat det digitala vetenskapliga arkivet, Google Schoolar, ScienceDirect och Emerald. Utifrån de sökningarna som har gjorts så visade det sig att BI är ett brett område som omfattar både tekniska och ekonomiska aspekter.
Vidare så har författarna också undersökt om det finns vetenskapliga studier som är publicerade om analysverktyget, men utifrån de sökningarna som gjordes så påträffades endast ett fåtal studentuppsatser. De studentuppsatser som påträffades berörde endast olika tekniska aspekter gällande analysverktyget, således påträffades ingen vetenskaplig studie om hur detta analysverktyg påverkar användare och vilka effekter det ger för offentliga verksamheter eller företag i privat regi.
1.3
Problemdiskussion
Dagens affärsmiljöer blir enligt Turban et al (2008) alltmer komplexa och intensiteten på marknaden, kraven från kunder, teknologi och samhällsattityder ökar över tid vilket leder till ökade påfrestningar på affärsmiljön. Organisationer möter en minskande budget och ett mer utvidgat tryck från ledningen att öka lönsamheten och prestationsförmågan. Beslutsfattare måste då vara reaktiva, ge en snabb respons och vara agila (snabb eller rörlig).
Behovet av att ge beslutsfattare ett datorbaserat verktyg för att analysera information och att göra verksamhetsuppföljningar har länge funnits ute i verksamheterna inom Jönköpings kommun.
Ett projektförslag har utformats inom Jönköpings kommun som avser de olika motiven för att implementera ett ledningssystem för beslutsfattare. Motiven som har beskrivits i projektförslaget (Jönköpings Kommun, 2007a) är följande:
Reducera tidsåtgången för att administrera datauttag i nuvarande verksamhetssystem. Det kommer också att ske en minskning av stöd till olika enhetschefer.
Underlätta tillgången till data som finns lagrade så att arbetsledare får information för att fatta rätt beslut.
Verksamhetsuppföljningen kommer att bli mer enhetlig i ett ledningsinformationssystem då systemet presenterar enhetliga data och nyckeltal avseende ekonomi, personal och verksamhet. Det kommer också finnas en standard för de mått som används vid verksamhetsuppföljningar.
Verksamheten blir mindre känslig när gäller byte av olika system eftersom en dominerande del av användningen av data kommer att ske i ledningsinformationssystemet istället för verksamhetssystemen. Detta medför att mindre resurser behöver användas vid utbildning av chefer i de olika verksamhetssystemen.
Inledning
När en upphandling av ledningssystem ska göras så är det också viktigt att bedöma följande faktorer för att ovanstående mål ska kunna uppfyllas.
Användarnas uppfattning om datakvalitet såsom tillgänglighet och tillförlitlighet har en helt avgörande betydelse varför det är viktigt att fästa stor vikt vid systemets användarvänlighet i en systemupphandling.
Systemleverantören måste ha dokumenterade erfarenheter av att införa och driftsätta ledningsstödssystem till kommuner.
Jönköpings kommun har bevittnat problematiken som har funnits i de nuvarande verksamhetssystemen såsom personalsystemet HR+ eller socialstyrelsens Magna Cura. Användarvänligheten är en av de aspekter som behöver diskuteras eftersom det påverkar hur väl en anställd kan tillgodogöra sig sina arbetsuppgifter men också acceptansen att använda systemet. En IT-produkt som inte har ett användarvänligt gränssnitt kan göra så att nyttoeffekterna som är identifierade inte realiseras, såsom att en slutanvändare finner svårigheter att slutföra sina arbetsuppgifter. Däremot kan ett användarvänligt gränssnitt möjligtvis leda till ökad produktivitet bland anställda.
Det är viktigt att identifiera tänkbara nyttoeffekter i samband med en IS/IT investering, men också undersöka hur väl dessa förväntade nyttoeffekter blir realiserade. En IS/IT investering utgörs till stor del av indirekta kostnader men även direkta kostnader. De indirekta kostnaderna är svårdefinierade varför det kan vara svårt beräkna hur väl en IT-investering betalar sig. En sådan IT-investering består också av driftkostnader som är svåra att kontrollera och oftast så är driftkostnaderna större än den grundläggande initierade kostnaden för investeringen.
Det tar också flera år att mäta vilka effekter en IT-investering kan ge för en verksamhet. Resultatet av en IT-investering kan man få efter en lång tid i jämförelse med el- och telefonkostnader. Detta beror till stor del på att sådana investeringar inte utgörs fullt av direkta kostnader. Brynjolfsson (1996) konstaterar att det tar ungefär två till tre år innan en organisation kan se IT-effekterna. Detta konstaterar även Baily och Quinn1.
Jönköpings kommun har valt ett analysverktyg som beslutsstöd vilket baseras på att denna leverantör fick högst poäng i upphandlingen. Systemet bedömdes också på dess olika funktionaliteter och leverantören uppfyllde också kraven för användarvänlighet och hade en dokumenterad erfarenhet av kunder inom den offentliga sektorn. I relation till den offentliga upphandlingen2 så uppfyllde leverantören de uppställda kraven. Varje offentlig
verksamhet måste följa lagen om den offentliga upphandlingen (LOU) när de köper varor och tjänster exempelvis vid systemupphandlingar.
1 MN Baily & JB Quinn, 'Information technology: The key to service performance', Brook-ings Review, Vol. 12, Issue. 3, 1994, pp. 36-42.
1.4
Forskningsfrågor
Följande forskningsfrågor kommer att besvaras:
Har beslutsstödssystemet QlikView skapat mervärde/nyttoeffekter för Jönköpings kommun så att första linjens chefer blivit mer effektiva i deras arbete?
o Kan första linjens chefer fatta bättre beslut genom att använda QlikView som ett beslutsstödssystem vid framtagandet av ett beslutsunderlag?
o Hur kan systemet QlikView reducera tidsåtgången för varje slutanvändare? o Kan beslutsfattare göra bättre verksamhetsuppföljningar genom att använda
analysverktyget?
1.5
Syfte
I denna uppsats kommer författarna att inrikta sig på att besvara forskningsfrågorna vilket är vårt mål och vägledning. Preciserar man detta så betyder det att författarna avser att utvärdera vilka användningseffekter analysverktyget kan ge första linjens chefer.
Det är också intressant att undersöka om BI-lösningen kan generera en lönsamhet i Jönköpings kommun på lång sikt som kostnadsreduceringar i form av reducerade personalkostnader eller kvalitetsförbättringar i beslutsprocesser.
Syftet med denna uppsats är också att ta reda på hur väl projektgruppen i Jönköpings kommun har utvärderat tänkbara nyttoeffekter, eftersom detta är en kritisk framgångsfaktor för den aktuella investeringen.
1.6
Avgränsningar
I Sverige så finns det 290 (Sveriges kommuner och Landsting, 2009c) kommuner varav ett flertal av dessa kommuner har valt att implementera QlikView som analys- och rapporteringsverktyg. En kommun som har valt detta BI-system är Jönköpings kommun, vilken författarna har valt som undersökningsobjekt eftersom implementeringen av systemet är pågående och aktuellt. Dessutom sker implementeringen i Jönköping i stor skala, det vill säga det sker inom alla förvaltningar.
Författarna fokuserar på den första etappen av implementationen av QlikView, vilket innebär att enbart första linjens chefer tillhörande skol- och barnomsorgsförvaltningen och socialförvaltningen involveras.
Fokus kommer att riktas mot vilka nyttoeffekter denna IS/IT investering kan tänkas att ge användarna inom Jönköpings kommun som berörs utav analysverktyget. Författarna har valt att inte behandla finansiella kalkyler för att beräkna lönsamheten i analysverktyget utan vi ser att det finns andra metoder som är mer tillämpliga. BI inkluderar också tekniska aspekter men det kommer inte att beröras i denna uppsats eftersom det inte kommer att besvara våra forskningsfrågor i den mån vi önskar. Andra BI-leverantörer såsom IBM Cognos, Microsoft eller Oracle kommer inte att behandlas med anledning av att dessa inte är aktuella i denna uppsats.
Författarna kommer även att intervjua personer på Jönköpings kommun som har varit involverade i projektet och personer på QlikTech.
Inledning
1.7
Målgrupp
Grundtanken är att denna uppsats ska vara användbar för personal inom Jönköpings kommun men även för andra offentliga verksamheter eller privata företag. Därför är det naturligt för oss att denna rapport kommer att vara skriven på svenska då den huvudsakliga målgruppen är anställda inom Jönköping kommuns interna verksamhet.
Uppsatsarbetet kan också vara av värde för studenter vid lärosäten i Sverige som har ett intresse för hur beslutstöd kan användas i kommuner.
1.8
Perspektivanalys
Författarna har haft två olika perspektiv på uppsatsarbetet. När användarnas upplevelse av analysverktyget utvärderas så utgår författarna från hur användarna upplever analysverktyget för att göra informationsuttag. Det andra perspektivet utgår ifrån hur personer i ledningsgruppen har bedömt nyttoeffekter och hur dessa ska realiseras i samband med införandet av analysverktyget.
Goldkuhl (1998) beskriver perspektiv som ett visst sätt att se på verkligheten med grundläggande uppfattningar om omvärlden. En perspektivanalys betyder att man analyserar dessa olika antaganden och uppfattningar och detta ska sättas i relation till den vetenskapliga studie som bedrivs.
1.9
Tidslinje
En projektplan avseende införandet av beslutstödssystemet i Jönköping kommun har skapats. De har angivit delmålen för varje månad under införandet av denna IS/IT-investeringen som tillhör första etappen. För mer information så hänvisas läsaren till bilaga 1.
Tid Aktivitet
Augusti Kartläggning av expertanvändare och av datastrukturer i verksamhetssystemen.
Installation av server sker och ett uppstartsmöte med leverantör äger rum.
September/ Oktober
Data integreras från ekonomisystemet, personalsystemet, och befolkningsprognos.
Utbildning av personal och grundstrukturen i rapporter byggs. En avstämning ska även ske mot kravspecifikation/acceptanstest.
Oktober Integrering av data från Magna Cura och ProCapita. En fortsatt uppbyggnad av rapporter och vyer ska ske.
November-December Uppbyggnad av vyer och rapporter fortsätter.
December Uppbyggnad av vyer och rapporter fortsätter. Avstämning mot leverantör.
Januari/
Februari Fortsatt uppbyggnad av rapporter och vyer. Mars Utbildning och information till slutanvändare.
Tabell 1-1 Tidslinje för projektplan
1.10 Definition av begrepp
Författarna vill uppmärksamma sina läsare på att vissa begrepp endast existerar på engelska.
ADB: Administrativ databehandling, som innebär att datorer och informationsteknik lagrar
och stödjer informationsmängder.
Aditro: Aditro är ett ekonomisystem som används av Jönköpings kommun däribland
chefer och ekonomer.
Användare: Användare i denna kontext refererar till första linjens chefer inom skol- och
barnomsorgsförvaltningen i Jönköpings kommun som använder datorbaserade system för informationsuttag.
Artificiell Intelligens (AI): Ett datorsystem som har en mänsklig förmåga att utföra
uppgifter som normalt sett utförs av människor såsom problemlösning och att kunna resonera (Nationalencyklopedin, 2009a).
Beslutsfattare: Första linjens chefer inom socialförvaltningen och skol- och
barnomsorgsförvaltningen inom Jönköpings kommun som deltar i beslutsprocesser och beslutsfattande.
Beslutsstödssystem: Datorbaserade system som stödjer beslutsfattare under
beslutsprocesser (Pearson Education, n.d.).
Business Intelligence (BI): En term som innefattar en bred kategori bestående av
applikationer och teknologier i syfte att lagra, samla in och analysera data så att olika typer av beslutsfattare kan fatta bättre beslut i beslutsprocesser genom tillgången av data (University of Toronto Business Intelligence, 2005).
Data: Data är information som presenteras i digital form såsom ljud, text och video (IEC,
n.d.).
Datalager: En databas där historiska data från olika databaser kan lagras i syfte att ge
beslutsfattare direkt tillgång till data. Detta sker genom rapporteringsverktyg och frågespråk (Law & Owe, 1999).
Etapp ett: Detta är första etappen i utvecklingsarbetet där data integreras från skol- och
barnomsorgsförvaltningen och socialförvaltningen varför första linjens chefer tillhörande dessa förvaltningar kommer att börja använda beslutstödet.
Executive Information System (EIS): Ett beslutsstödssystem som är koncentrerat mot
toppledningen. Denna typ av system kan ge detaljerade analyser av de data som finns lagrade. Likt beslutsstödssystem stödjer den beslutsfattare genom att göra ett urval av informationen som finns och presentera detta (enotes, 2009).
Fysiskt minne: Applikationer använder det fysiska minnet för att lagra data temporärt i
syfte att utföra olika dataoperationer när en dator används (Princeton University of Cognitive Science, n.d.).
HR+: HR+ är ett personalsystem som används i Jönköpings kommun bland en del
anställda.
Kommungemensamma system: Kommungemensamma system är IT-system som alla
Inledning
Första linjens chefer: Detta är chefer som tillhör första linjen såsom rektorer inom skol-
och barnomsorgsförvaltningen och enhetschefer på socialförvaltningen.
Information: Innehåll som är meningsfullt och som överförs via olika
kommunikationsmedier. När informationen har överförts till mottagaren så blir innehållet känt och mottagaren har blivit informerad. Information kan uppstå först när det tolkas av mottagaren och i viss mån kan även mottagaren bli påverkad av den information som mottas (Nationalencyklopedin, 2009b).
Informationssystem (IS): Ett system som består av bland annat mänskliga aktiviteter och
teknologisk utrustning för att välja ut specifik data som finns lagrade som senare bearbetas. Informationen distribueras sedan vidare till människor som ett stöd (Currie, Galliers & Galliers, 1999).
Informationsteknik (IT): Datorer, telekommunikation och annan teknisk utrustning som
används av människor för att lagra, inhämta och överföra information genom användandet av olika medier (Nationalencyklopedin, 2009d).
Magna Cura: Ett verksamhetssystem som används på socialförvaltningen för
vårddokumentationshantering.
Ledningsinformationssystem: Ett datorbaserat system som är koncentrerat till ledningen
inom en organisation i syfte att ge stöd för bland annat strategisk planering (Nationalencyklopedin, 2009c).
Introduktion
- Inledningsvis ges en kort bakgrundsinformation om det ämnesområde som uppsatsen beskriver. Vidare så kommer uppsatsens syfte, forskningsfrågor, problemområde, avgränsning och målgrupp att beskrivas.Metod
- Det tillvägagångssättet som författarna har använt för att besvara de uppställda forskningsfrågorna presenteras i detta kapitel. Detta inkluderar även tillvägagångssättet för att analysera de empiriska resultaten.Teoretiska ramverket
- De vetenskapliga modellerna och teorierna som används för att stödja uppsatsen beskrivs här. Även begreppet BI kommer att beskrivas mer ingående och hur detta kan påverka beslutsprocesser. Även primära datakällor som bakgrundsinformation om Jönköpings kommun och QlikTech beskrivs mer ingående.Empiriska
resultat
- Iakttagelser och observation av empirisk data presenteras för läsaren. Här beskrivs de kvalitativa intervjuerna som är gjorda i Jönköpings kommun och även QlikTech, även kvantitativa data som har inhämtats genom utskickade enkätundersökningar till första linjens chefer i Jönköpings kommun som ingår i vårt urval.Analys
- Enkätundersökningarna analyseras och även kvalitativa intervjuer som har gjorts med olika personer. Detta sker genom att först använda två modeller för att identifiera faktorer som kan påverka IS/IT investeringen. Slutligen kommer den analyserade empirin att sättas in i ett balanserat styrkort för att undersöka dess effekter både inom och utanför den offentliga verksamheten.Slutsats
- Efter att en analys har gjorts av empiriska data så kommer författarna presentera slutsatser och ta ställning till om forskningsfrågorna besvarades.Metod
2
Metod
Metodkapitlet anger författarnas tillvägagångssätt i syfte att få fram relevant data genom att använda olika metoder för insamling av data för att uppfylla våra forskningsfrågor. Vi kommer också att beskriva vilka intervjupersoner som anses relevanta och viktiga för datainsamlingen.
Forskningens inriktning kommer att vara mot explanativa och normativa studier. Explanativa, förklarande, (Björklund & Paulsson, 2003) studier används för att söka djupa kunskaper och förstålelser om ett nytt fenomen vilket också innebär att konceptet är beskrivande och förklarande. Medan normativa, slutligen, (Björklund & Paulsson, 2003) studier kan användas för att ge vägledning och föreslå eventuella åtgärder när det redan finns en viss kunskap inom och förståelse för forskningsområdet.
2.1
Metodens disposition
Detta är en beskrivning för att läsaren ska få en bättre grundläggande förståelse för hur metodens struktur ser ut. Genom att skapa en bild så får läsaren en överblick över den metodik som författarna har bedrivit - från början av det vetenskapliga arbetet till slutfasen.
Figur 2-1 Metodens disposition
Metod Kap. 2
Explanativ
Kap. 2 Normativ Kap. 2
Datainsamling Kap. 2.3
Kvalitativ Kap. 2.3.2
Kvantitativ
Kap. 2.3.1 Primär, sekundär och tertiär data Observation Kap. 2.3.2.2 Enkäter Kap. 2.3.1.2 Intervjuer Kap. 2.3.2.1 Kap. 2.3.2.3 Population Kap. 2.3.1.1 Litteraturkällor Kap. 2.7 Slutsats
2.2
Varför Jönköpings kommun?
Det fanns ett intresse för området BI bland uppsatsskrivarna redan innan uppsatsarbetet påbörjades men även hur beslutstödssystem inverkar på en offentlig verksamhet till skillnad från privata företag som har kommersiella syften. Det fanns också ett intresse att undersöka hur beslutsstöd kan stödja beslutsfattare i syfte att ge tänkbara nyttoeffekter. Anledningen till varför författarna valde Jönköpings kommun är att denna för närvarande håller på att implementera ett beslutstöd vilket gör det aktuellt att göra en studie kring implementationen. En annan anledning var att kunna undersöka denna implementationen utifrån ett praktiskt perspektiv och sätta detta i relation till akademiska teorier inom ett relevant forskningsfält.
För mer information om Sveriges kommuner samt Jönköpings kommun vänligen se bilaga 8 och 9.
2.3
Datainsamling från Jönköpings kommun
Författarna har tillgång till Jönköpings kommun genom den regelbundna kontakten med systemförvaltaren Jenny Claesson vilket är en förutsättning för att kunna utföra en datainsamling. Saunders, Lewis & Thornhill (2007) hävdar dock att det finns olika typer av svårigheter för att få tillgång till en organisation såsom att de inte är förberedda för en vetenskaplig undersökning, tidsbrist, bristande resurser eller för att organisationen tvivlar på forskaren kompetens. Forskarens syfte med att få tillgång till en organisation är att kunna få utföra en form av datainsamling, men om detta inte kan utföras blir tillgången inadekvat. Detta kräver också vissa typer av data som ska samlas in och specifika tekniker som ska användas vid insamlandet av data.
Författarna kommer att använda sig av primära datakällor från Claesson som är vår kontaktperson, men vi kommer även eventuellt inhämta material från andra kommuner för att kunna se en jämförelse. Hon är huvudansvarig för projektet men även samordnare vilket innebär att hon tar kontakt med andra partners som är inblandade i projektet. Vid olika frågeställningar så kommer författarna att ta kontakt med kontaktpersonen.
Författarna kommer att utföra enkätundersökningar vid två olika tillfällen för att på så vis kunna analysera skillnader mellan grundsystemen och de effekter som analysverktyget kan tänkas att ge. Detta sker för att analysera hur användarna bedömer enkelheten att göra informationsuttag i de traditionella verksamhetssystemen, men också för att studera vilka användningseffekter det nya ledningsinformationssystemet ger användarna som ingår i urvalet. Analysen kan identitfiera de olika nyttoeffekterna som skapas i samband med införandet av analysverktyget och hur det har påverkat första linjens chefer i deras beslutsprocesser. Med hjälp av dessa två enkätundersökningar så kan författarna inhämta data från många olika individer inom en relativt kort tidsperiod.
2.3.1 Kvantitativ undersökning
En enkätundersökning är en skriftlig förfrågan som går ut till många individer men som även är enkel att besvara. I och med enkäten så ska frågorna kännas meningsfulla. Gensvar från undersökningen kan användas till statistiskt analys och är enkelt att administrera. Men det kan finnas eventuella risker, bortfall, vilket leder till misstolkningar av frågor (Ejlertsson, 1996).
Metod
Enkäter (Fangen, 2005) är även ett smidigt sätt att nå ut, i en stor mängd, med andra ord istället för att utföra kvalitativa intervjuer med hundratals personer. Fangen (2005) menar att det är lätt för respondenterna att besvara utifrån deras eget schema.
Författarna kommer att skicka ut totalt två enkätundersökningar. Den första enkätundersökningen kommer att bestå av frågor om hur användaren upplever informationsuttag från de nuvarande verksamhetssystemen. Denna nulägesanalys kommer att utföras innan införandet av analysverktyget. Den andra enkätundersökningen innefattar frågor om hur beslutsfattarna upplever användningen av analysverktyget för att göra informationsuttag, såsom i verksamhetsuppföljningar. Denna undersökning kommer att skickas till respondenterna efter cirka en månads användning. Anledningen är att användarna ska få möjlighet att använda analysverktyget innan de besvarar den andra enkätundersökningen för att på så sätt kunna återge sina upplevelser under denna korta period. Detta kommer att ske efter att en obligatorisk utbildning har genomförts. Författarna är medvetna om den korta tidsfristen, vilket till stor del beror på att implementationsfasen fortfarande pågår och inte är fullständigt avslutad.
Enkätundersökningarna kan möjligtvis bevisa vilka effekter QlikView har gett användarna inom Jönköpings kommun och därav påvisa skillnader mellan grundsystemen och analysverktyget. Därefter kommer författarna att jämföra de olika resultaten från de två enkätundersökningarna som har utförts. Utvärderingen kan också beskriva den verkligheten som författarna försöker att förstå i relation till det fenomen som undersöks. Detta är en annan anledning till att bevisa de möjliga nyttoeffekterna.
2.3.1.1 Population
En population utgörs av olika individer och dokument som kan lämna olika sorters information till den som bedriver undersökningsarbetet. En population kan också utgöras av enbart objekt som möjligtvis kommer att undersökas (Kylén, 2004).
I vårt fall så utgörs vår population av cirka 380 individer. Populationen utgörs av individer som innehar positioner som första linjens chefer inom socialförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen, men även andra chefer har ingått i urvalet. Med andra ord, vår population har varit indelad i två typer av grupper. En grupp bestod av första linjens chefer och den andra gruppen bestod av andra beslutsfattare som inte är direkt berörda av analysverktyget. Orsaken till att fler förvaltningar inte ingår i den valda populationen är på grund av att endast skol- och barnomsorgsförvaltningen och socialförvaltningen berörs av denna IS/IT-investeringen i nuläget.
Uppsatsförfattarna har också valt att genomföra enkätundersökningar på grund av att antalet första linjens chefer är många vilket gör det svårt att utföra kvalitativa intervjuer med samtliga respondenter. Sedan så tar det inte lång tid att få fram data från enkätundersökningar. Rimligtvis kan man anta att det går att nå samtliga individer i populationen eftersom populationen endast uppgår till 380 stycken.
Utöver detta så måste man också ta hänsyn till aktuella bortfall som kan förekomma vid enkätundersökningarna. Detta kan påverka resultaten i analysdelen men även genomsnitten av svaren. För få svarsalternativ, svårttolkning av frågan, tidsbrist eller om de upplever sin situation som stressig vilket kan vara några orsaker till att bortfall förekommer. Om bortfallen är alltför stora så försämras tillförlitligheten hos undersökningen, som i sin tur leder till att analysen inte blir korrekt.
Bortfall kan delas in i två typer; internt och externt bortfall. Externt bortfall medför att person i urvalet vägrar, delta i eller inte har möjligheten att besvara den organiserade undersökningen enligt författaren Ejlertsson (1996). Han (1996) nämnde också att internt bortfall är att enstaka frågor som deltagarna helt enkelt inte ville besvara.
I vårt arbete kan detta bero på olika orsaker, men en del givna orsaker är att en del individer har gått i pension, har inträtt i nya tjänster, bytt arbetsuppgifter men enkätundersökningen kan också beröra respondenter som inte är direkt involverade. Därför kan författarna inte förutbestämma att alla mottagare av denna enkätundersökning också kommer att svara. Det ska också tilläggas att bland dessa cirka 380 chefer så kan det finnas de chefer som inte är direkt berörda av analysverktyget i deras arbetsliv. Inom den totala population så finns det cirka 236 stycken som är första linjens chefer som således är beslutsfattare och dessa individer ingår i vår urvalsram för att kunna besvara våra forskningsfrågor. Resterande individer, 144 stycken, är andra typer av chefer som inte är direkt berörda utav användandet av analysverktyget men som har genomgått en utbildning. En annan orsak till förekommande bortfall kan vara att systemförvaltaren inte har en fullt uppdaterad distributionslista då det kan finnas personer som har gått i pension, blivit förflyttade eller av andra faktorer, men som fortfarande finns registrerade i denna lista. För att få mer information gällande resultatet av bortfallet så hänvisas läsaren till stycket 2.3.1.3 ”Bortfallsanalys”.
2.3.1.2 Utformning av enkätundersökningar
Data i undersökningar, såsom enkätundersökningar, kan klassificeras enligt olika typer av nivåer. Olika typer av mätningar på data kan göras beroende på vilken datanivå den angivna data tillhör. Datanivåerna som finns är nominaldata, ordinaldata, intervalldata och kvotdata. Författarna har valt att använda sig av nominaldata i början av varje enkätundersökning för att ta reda på hur många av respondenterna som befinner sig inom ett visst åldersspann och vilket kön dem tillhör. Saunders et al (2007) beskriver nominaldata som en kategori som inte går att rangordna eller definiera numeriskt. En kategori kan vara hur många maskiner ett industriellt företag tillverkar under en viss tid. Denna typ av datanivå räknar antalet förekomster i varje kategori såsom kön. Författarna anser att den datanivå som är specificerad för kön i de två enkätundersökningarna är en typ av dikotomiska data då vi har kategoriserat könen till två olika kategorier; man och kvinna. Saunders et al (2007) beskriver dikotomiska data som en variabel som har blivit indelad i två olika kategorier såsom kön (man, kvinna).
Författarna har utformat enkätundersökningen på så sätt att den består av kategorier och dessa kategorier innehåller ett antal svarsalternativ. Saunders et al (2007) beskriver denna typ av undersökningar som kategoriska data där värdena inte kan mätas numeriskt eller klassificeras in i olika kategorier överensstämmande med de karaktärsdragen som beskriver en variabel. Dessa kan istället bli uppdelade i subkategorier som är deskriptiva eller kategorier där respondenten ska rangordna bland objekten.
Det finns också några frågor där mottagaren av enkätundersökningen kan uttala sig fritt. Detta innebär att deltagarna kan svara på frågor genom att skriva löpande text och på så sätt kan författarna inhämta mer uttömmande svar från respondenter som ingår i urvalet. För att kunna få en grafisk statistik eller liknande behöver man kategorisera svaren. Inte nog med det, för att kunna jämföra de olika svaren från enkätundersökningarna så behöver författarna använda samma typ av svarsskala eftersom svaren från respondenterna ska jämföras med varandra.
Metod
2.3.1.3 Bortfallsanalys
De svar som författarna har fått ifrån respondenterna som ingår i urvalet från båda enkätundersökningarna visar intressanta resultat. Svarsfrekvensen för den första enkätundersökningen uppgår till 61,44% av den totala andel respondenter som utgör hela populationen det vill säga 380 individer. Den andra undersökningen visar en svarsfrekvens på 54,75%. Det finns olika orsaker till en lägre svarsfrekvens då differensen är 6,69%. Det beror på att många av de respondenter som besvarade den andra enkätundersökningen ansåg att det var för tidigt att utvärdera olika effekter som analysverktyget QlikView kan ge och därav ökar bortfallet. En annan orsak är att respondenterna har någon form av rädsla för denna typ av förändring och med anledning av detta inte vill besvara enkäten. Slutligen så kan en annan orsak vara att de data som presenteras i QlikView inte är tillförlitliga vilket kan ha påverkat både svarsfrekvensen och hur de svarade på enkätundersökningen.
2.3.1.4 Samband mellan forskningsfrågorna och enkätundersökningen
Författarna har utvecklat relevanta och tydliga frågor i de två enkätundersökningar som har skickats ut. Majoriteten av frågorna har en koppling till de forskningsfrågor som har blivit formulerade i vår studie som är vårt fokus. Om svaren från enkätundersökningarna inte är väsentliga för studien så kan resultaten bli ogiltiga för denna studie och forskningsfrågorna kan riskeras att inte besvaras, det är därför viktigt att enkätfrågorna berör våra forskningsfrågor. Syftet med enkätfrågorna är att analysera användarnas upplevelser vad gäller informationsuttag – både beträffar analysverktyget och de olika grundsystemen. Enkätundersökningarna kan också bevisa att det existerar samband mellan olika variabler. I denna uppsats handlar det om att finna olika samband när en beslutsfattare använder ett IT-system för att göra informationsuttag. Exempel på samband kan vara att en persons yrkesframgång är beroende av hans eller hennes skolbetyg eller att en person blir mer nöjd genom en ökad ekonomisk inkomst.
2.3.2 Kvalitativ undersökning
Uppsatsförfattarna kommer att intervjua personer som har ledande roller inom Jönköpings kommun och som har varit involverade i investeringen av analysverktyget. Det kan också vara på så vis att de valda intervjupersonerna inte har tid att besvara våra frågor. Av den orsaken så har författarna tagit hänsyn till olika slag av personligt kontakt. Genom att använda olika kommunikationstekniker till exempel telefonintervjuer, intervjuer och kontakt via e-post så kommer författarna sannolikt att få ett svar från intervjupersonen.
I första hand vill författarna utföra en intervju på en fysisk plats för att eliminera de fel som kan uppkomma då respondenten svarar på frågor som ställs via telefon.
Om intervjupersonen ej kan närvara vid en intervju så vill författarna kunna utföra en telefonintervju alternativt en skriftlig konversation via e-post.
Intervjuerna kommer att vara en blandning av standardiserade- och ej standardiserade intervjuer. Standardiserade intervjuer innebär att författarna kommer att läsa upp intervjufrågorna klart och tydligt för vårt intervjuobjekt. Ej standardiserade intervjuer innebär att vi bland annat kommer att ha en öppen diskussion om olika frågeställningar med olika intervjupersoner (Saunders et al, 2007).
En öppen diskussion med öppna frågor är lämpligt då man vill eliminera missförstånd, men även för att kunna styra diskussionen. Kreativa frågor kan också uppkomma under intervjun och då vill författarna ha en öppen och flexibel diskussion för att kunna ställa
oväntade och nya frågor. Författarnas intervjufrågor omfattar ett ganska brett spektrum, varför författarna tycker att öppna frågor är det som är mest lämpligt.
Vid tidsbrist från respondenternas sida så kan författarna tänka sig att utföra en kortare telefonintervju alternativt intervjua respondenten via e-post.
Författarna har tagit hänsyn till att frågor som besvaras skriftligt kommer att vara långa och detta kan medföra misstolkningar Detta öppnar upp för fria tolkningar hos både intervjuobjektet och intervjuaren, vilket även kan ses som negativt ur en vetenskaplig synvinkel.
2.3.2.1 Intervjupersoner på Jönköpings kommun
Syftet med att utföra kvalitativa intervjuer med valda intervjupersoner sker för att få en djupare förståelse för den verklighet där fenomenet existerar. Genom att utföra olika intervjusamtal med dessa valda personer så kan författarna få en mycket bättre bild av införandet av analysverktyget.
En lista av de personer som kommer att intervjuas presenteras här nedan samt en kort beskrivning av deras arbetsuppgifter inom Jönköpings kommun, men inte minst även deras roll i investeringen:
Bo Fröderberg, ekonomichef på skol- och barnomsorgsförvaltningen
Marie Drougge, ekonom på socialförvaltningen
Per-Eric Alzén, ekonomichef på stadskontoret (ledningsgruppen för analysverktyget)
Bo Fröderberg: Fröderberg var första personen som aktualiserade frågan om ett
analysverktyg för Jönköpings kommun för ett antal år sedan. Han spenderade en hel del tid på att detta projekt skulle drivas fram och påpekade behovet från hans chefer. Fröderberg har ett helhetsperspektiv över hur en förvaltning fungerar i praktiken.
Marie Drougge: Drougge arbetar vid socialförvaltningen, vilket betyder att hon också
berörs utav denna IS/IT investeringen. Hon har konkret och relevant information om hur socialförvaltningens verksamhet ser ut och har vetskapen om hur användarna upplever det nuvarande verksamhetssystemet Magna Cura som används på socialförvaltningen.
Per-Eric Alzén: Alzén har varit med i ledningsgruppen för införandet av analysverktyget
ända fram till upphandlingsfasen. På dagarna är han ekonomichef på Stadskontoret i Jönköpings kommun.
2.3.2.2 Observation
Vid en observation så undersöker författarna det som sker just nu i en specifik miljö där det äger rum. Detta betyder att antingen kan den som observerar vara närvarande eller så kan man använda sig av en teknisk utrustning. Syftet är att observatörer kan skapa en bild av utifrån deltagarnas reaktioner samt uppfattningar (Fangen, 2005).
Enligt Bryman (2006) så finns två olika typer av observation: strukturerad och deltagande observation. Ett annat ord för strukturerad observation är systematisk, det innebär att observatörer har formulerat bestämmelser för exakt vad som ska sökas under observationen men även hur det ska noteras. Deltagande observation så menar Bryman (2006) att man integreras och agerar med deltagare som observeras i den miljö som
Metod
observationen äger rum. Detta för att få en förståelse för hur människorna beter sig i den akutella miljön. Detta har samband med kvalitativa data.
Det är observatören som måste kunna tolka de reaktioner som sker hos deltagarna i just den stunden som vi observerar. En observatör kan också identifiera olika mönster eller frekvenser under observationen för att finna olika samband (Kylén, 2004).
Författarna har valt att använda en strukturerad observation vilket innebär att observatörerna kommer att ha en passiv roll i den miljö där observationen sker. Anledningen är att inte påverka deltagarna i en större utsträckning och att det passiva deltagandet medför en större flexibilitet. Detta innebär också att observatörerna kan få mer tid till att föra anteckningar över det som sker i miljön och de reaktioner som iakttas.
2.3.2.3 Gruppintervju på QlikTech Nordic, Lund
Analys- och rapporteringsverktyget QlikView är utvecklat av företaget QlikTech. Det är av intresse för författarna att kunna besöka kontoret i forskningsbyn Ideon i Lund för att få en bättre och mer djupgående förståelse om analysverktyget i relation till uppsatsämnet. Detta är också huvudkontoret i Norden där deras forskning och utveckling (FoU) finns. I samband med detta besök kommer författarna att utföra en gruppintervju med olika personer som jobbar på QlikTech. Bryman (2006) definierar en fokusgrupp som en form av gruppintervju som involverar ett antal deltagare och där intervjufrågorna berör ett avgränsat område. Fokus ligger på de olika individerna som ingår i fokusgruppen. Fokusgruppen tar också hänsyn till två olika metoder; gruppintervjun vilket betyder att deltagarna för diskussioner om olika frågeställningar och fokuserad intervju som syftar på att intervjuobjekten har valts ut på grund av vetskapen att de har deltagit i en specifik situation och dessa intervjuobjekt frågas ut om denna situationen. Fokuserad intervju kan ske med endast en individ eller med en samling av individer.
Gruppintervju var bra att använda vid detta besök eftersom det fanns ett antal olika personer på QlikTech som har en mer djupgående kunskap om införandet av analysverktyget bland offentliga verksamheter i Sverige. Många av våra frågeställningar berör olika områden och för att kunna svara på dessa frågor är det lämpligt att utföra en gruppintervju. Ytterligare personer kommer ingå i den fokuserade gruppintervjun, vilka är tekniska utvecklare på FoU. För mer information om QlikTech så hänvisas läsarna till bilaga 6.
2.4
Införandet av analysverktyget i andra kommuner
Det är intressant att undersöka om vår studie också kan appliceras i en annan miljö exempelvis i en kommun, detta brukar kallas för att en studie är generaliserbar. Om studien blir generaliserbar så är det möjligt att andra kommuner som funderar på att implementera ett BI-system kan ha användning av denna utvärdering. Om studien visar på en generaliserbarhet så betyder detta att möjligtvis andra kommuner kan se informationen som värdefull innan en implementering av ett BI-system. Författarna har valt att etablera kontakt med två kommuner som har implementerat analysverktyget som undersöks i uppsatsen.
2.5
Uppsatsens trovärdighet
Det är essentiellt att den data som samlas in genom användandet av ett antal olika insamlingsmetoder har en hög kvalitet när den undersöks eftersom den beskriver verkligheten och det sociala fenomenet som studeras.
2.5.1 Validitet
Begreppet validitet refererar till en undersökning, exempelvis enkätundersökning, som skapas för att mäta det som den är avsedd att mäta. En enkätundersökning kan ge väldigt instabila resultat som inte har en så hög trovärdighet (reabilitet). Det kan också vara så att en undersökning istället levererar mätdata som har en väldigt hög grad av trovärdighet. Med andra ord så kan den data som mäts ha antingen hög eller låg validitet (Befring, 1994). Konceptet validitet består av två olika begrepp; giltighet och relevans. Det handlar om insamling av data som bör vara relevant för den aktuella problemformuleringen (Halvorsen, 1992).
2.5.1.1 Inre validitet
Svenning (2003) nämner att inre validitet handlar om hur man ska ställa frågor till rätt grupp av människorna samt användning av rätt mätinstrument som ska användas vid rätt tillfälle och så vidare. Författarna ämnar att ställa konkreta och begripliga frågor till de olika intervjupersonerna. Vi kommer som tidigare nämnts också att utföra två enkätundersökningar för de användare som kommer att använda QlikView i deras vardagliga arbetsdag. Genom detta beslut kan författarna få en bättre bild över verkligheten.
Gripenberg (2006) beskriver att större validitet kan bli uppnådd genom att pilottesta frågorna och frågeformulären. Innan enkätundersökningen mottas av första linjecheferna så kommer författarna att få värdefull respons av både handledare från Internationella Handelshögskolan samt ifrån kontaktpersonen vid Jönköpings kommun. Genom deras respons så kan enkätundersökningen bli förbättrad och verifierad innan den skickas iväg till första linjens chefer. Samtliga enkätundersökningsfrågor kommer att vara relaterade till uppsatsens syfte och de uppställda forskningsfrågorna, vilket kommer att skapa en god validitet.
Datainsamlingsmetoden kommer att vara baserad på en metodtriangulering, vilket innebär att man använder både kvalitativa och kvantitativa insamlingsmetoder såsom observationer, enkätundersökningar och intervjuer i syfte att kunna besvara frågorna. Detta säkerhetsställer också kvaliteten i de insamlade data och om dessa överensstämmer med verkligheten.
2.5.1.2 Yttre validitet
Svenning (2003) definierar yttre validitet som ett projekt som helhet och generaliseringen av en specifik studie.
Författarna vill undersöka generaliserbarheten i denna studie, vilket betyder att det finns ett intresse att ta reda på om studien går att applicera inom en annan kommunal verksamhet med liknande betingelser i Sverige. Möjligtvis kan även privata organisationer finna ett värde i denna uppsats.
Det kan finnas en möjlighet att andra kommuner finner användning av vår uppsats. För att säkerhetsställa om det ens är möjligt så kan man göra en empirisk undersökning på en annan kultur, population eller organisation för att finna likheter. Vi har valt att utföra detta genom kvalitativa intervjuer med två kommuner som har infört QlikView i deras kommunala verksamheter; Nacka kommun och Ystad kommun.
Metod
2.5.2 Reabilitet
Reabilitet handlar om att resultaten från mätningar måste vara tillförlitliga. Undersökningar som har samma syfte och metod ska ge samma resultat om ingenting har förändrats i en population (Svenning, 2003).
Insamlingen som har gjorts av data i denna uppsats har skett via bland annat kvalitativa intervjuer, kvantitativa intervjuer och en observation. Genom att författarna använder olika metoder och tekniker för datainsamling så kan detta medföra en högre tillförlitlighet av data. Datainsamlingen kommer också att bekräfta verkligheten.
Människan är ett bra verktyg för kvalitativa intervjuer, men som också påverkar reabiliteten i det vetenskapliga arbetet. Användning av teknisk utrustning såsom digitala bandinspelningar, datorbaserade mjukvaror för bandinspelning och ordbehandlingsprogram påverkar också pålitligheten av data.
Vad anbelangar den kommande observationen så förväntas observatörerna, det vill säga författarna av denna uppsats, att oberoende av varandra registrera olika mönster, frekvenser med flera hos deltagarna. Detta kräver också att observatörerna är bra på att tolka reaktioner och känslor som äger rum under observationstillfället.
2.5.3 Objektivitet i kommunikationen med kommuner och leverantören av analysverktyget
Objektivitet innebär att utredarens förmåga att vara neutral och inte kunna påverka data med sina åsikter eller attityder (Mälardalens Högskola, 2003). Författarna anser att det är viktigt att inte kunna påverka resultaten eller att vara partisk med varken IT-leverantören eller kommuner involverade i uppsatsarbetet.
2.6
Analys av empirisk data
Författarna kommer också att analysera den mängd av empirisk data som har samlats in under den tid som detta uppsatsarbete bedrivs. Om empirin blir överflödig så kommer ett noggrant urval göras av relevant data från den empiriska undersökningen för att besvara våra forskningsfrågor i denna vetenskapliga undersökning. Den utvalda empirin kommer sedan att analyseras vilket betyder att svaren från enkätundersökningarna kommer att undersökas för att kunna bevisa de verkliga effekterna av implementationen av analysverktyget. Författarna kommer att göra en grundläggande jämförelse mellan grundsystemen och ledningssystemet QlikView för att kunna svara på effektskillnaderna. De empiriska resultaten kommer att undersökas vidare genom att använda SWOT-modellen, men framförallt så kommer empirin att analyseras i ett balanserat styrkort. Det balanserade styrkortet kan visa olika effekter utifrån olika perspektiv såsom ett finansiellt perspektiv eller vad gäller interna arbetsprocesser.
2.7
Litteraturkällor
Primär data eller litteraturPrimär litteratur (Jørgensen & Rienecker, 2006) kallas ”råmaterial” och det kan användas som empiri i uppsatser. Medan Saunders et al (2007) beskriver primär litteratur som ett första verk i ett arbete. I detta sammanhang kommer författarna att använda material som rapporter, broschyrer, PowerPoint-presentationer från QlikTech samt Jönköpings kommun. Dessa material är rådata som inte är bearbetad för ett visst syfte.
Sekundär data eller litteratur
Sekundär data (Jacobsen, 2002) betyder att informationen är insamlad av andra forskare istället för att informationen är inhämtad av den forskare som bedriver ett vetenskapligt arbete. Författarna behöver först och främst analysera den datainsamling som har gjorts i andra vetenskapliga arbeten såsom forskningsartiklar samt facklitteratur inom området SWOT och BI med flera vilket kallas för sekundära litteraturer. De främsta skälen till att använda sekundär data är för att kunna uppnå författarnas syfte.
Tertiär data eller litteratur
Tertiär litteratur (Saunders et al, 2007) kan också kallas för sökverktyg och används till att lokalisera primär och sekundär litteratur men också för att uppsöka ett ämne. I detta fall kommer författarna att använda encyklopedi, lexikon, elektroniska kataloger och databaser för att lokalisera primära och sekundära litteraturer på Internet samt hitta böcker från Högskolebiblioteket på HJ.
Teoretisk referensram
3
Teoretisk referensram
I detta kapitel beskriver författarna de olika modellerna som kommer att användas för att analysera IS/IT investeringen samt en beskrivning om offentlig verksamhet som innefattar kommuner i Sverige. En mer detaljerad beskrivning kommer också att ges om BI. Slutligen kommer författarna att beskriva företaget som har utvecklat analysverktyget QlikView.
Översiktskartan som visas nedan har utvecklats för att presentera de teorier och publicerat material som författarna kommer användas.
Figur 3-1 Översiktskarta
3.1
Valda teorimodeller
Författarna har valt att använda två olika modeller för att analysera de empiriska resultaten. De olika modellerna heter SWOT och Det balanserade styrkortet och kan hjälpa oss att uppfylla syftet med denna uppsats. Författarna kommer först och främst att bedöma nuläget genom att utföra en grundläggande SWOT-analys. Dock är en sådan analys för generell för att endast appliceras på ett objekt och kommer därför att kompletteras med det balanserade styrkortet för att göra en mer djupgående analys.
SWOT-modellen
SWOT-modellen är en modell som kan användas för att analysera ett objekt eller fenomen utifrån dess styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Modellen som utgörs av dessa faktorer ger mer riktlinjer och indikationer på vad som kan påverka ett objekt eller fenomen. Det är viktigt att kunna utföra en begriplig samt fördjupad analys för att hitta kärnpunkter som är viktiga för verksamheten.
Det balanserade styrkortet
Det balanserade styrkortet är en modell som kan appliceras i vår uppsats för att analysera fenomenet som existerar inom Jönköpings kommun. Anledningen är att modellen har ett helhetsperspektiv som beaktar olika faktorer utifrån både finansiella och icke finansiella perspektiv och mått. Det är för oss viktigt att analysera de icke finansiella faktorerna i vår utvärdering varför den kan anses vara lämplig. Lindgren et al (1996) anser att modellen kan
Teoretisk referensram SWOT-modellen Det balanserade styrkortet Business Intelligence Finansiella perspektivet Kundperspektivet Processperspektivet Lärandeperspektivet
vara användbar i en kommunal verksamhet för styrning och ledning av IT. Enligt O'Learys (2000) perspektiv så kan modellen appliceras som utvärderingsmodell för en investering i affärssystem. I vår kontext så går det på ett logiskt sätt att använda denna modellen för att analysera effekterna av införandet av ett beslutstödssystem. Mer information om denna modellen ges i kapitel 3.3 med rubriken "Det balanserade styrkortet".
3.2
SWOT-modellen
SWOT är ett analysverktyg för att identifiera organisationens starka respektive svaga sidor. S står för Strenghts som är en förkortning av det engelska ordet, W för Weaknesses, O för Opportunities och T för Threats (som motsvarar: styrkor, svagheter, möjligheter och hot). Med detta verktyget så kan man identifiera dessa faktorer som i sin tur kan ge företaget en överblick inom organisationen (Lee & Ko, 2000).
Styrkor som är den första beteckningen betyder att man identifiera både den interna och externa verksamheten men även för att kunna visa/se konkurrensfördelarna (Lee & Ko, 2000).
Svagheter är något ett företag ska vara uppmärksamt på, detta medför att det påverkar framtida verksamhet. Detta element är svårt att identifiera, men tanken på att det är något som företagen måste erkänna sina brister men kan även undersöka riskerna som finns (Lee & Ko, 2000).
Möjligheter är organisationens bästa kort, då detta ger organisationens ansiktet utåt och kan därmed utvecklas och det händer närsomhelst inom förändingsramen, internt och externt. Ett exempel kan vara tekniska, omorganisering, politik osv (Lee & Ko, 2000).
Hot är den sista element som kan förhindra att den framtida mål blir uppfylld, men även här är det en svår element att identifiera, såsom tekniska, politik osv (Lee & Ko, 2000).
