Implementering av affärssystem (HS-IDA-EA-99-411)
Susanne Hjalmarsson (a96sushj@ida.his.se) Institutionen för datavetenskap
Högskolan i Skövde, Box 408 S-54128 Skövde, SWEDEN
Examensarbete på det dataekonomiska programmet under vårterminen 1999.
Implementering av affärssystem
Examensrapport inlämnad av Susanne Hjalmarsson till Högskolan i Skövde, för Kandidatsexamen (BSc) vid Institutionen för Datavetenskap.
1999-06-11
Härmed intygas att allt material i denna rapport, vilket inte är mitt eget, har blivit tydligt identifierat och att inget material är inkluderat som tidigare använts för erhållande av annan examen.
Implementering av affärssystem Susanne Hjalmarsson (a96sushj@ida.his.se)
Sammanfattning
I dagens hårda konkurrenssituation krävs det mer och mer av företags informations-system. Detta gör att fler och fler företag väljer att implementera ett integrerat affärs-system. Integreringen gör att företag får en enhetlig systemmiljö för hela företagets informationsbehandling. Implementeringen är dock en kostsam och tidskrävande process (Ekstrand, 1998). Mitt arbete behandlar frågeställningarna om varför företag väljer att implementera ett affärssystem, hur implementeringen förlöpte samt hur affärssystemet fungerar när implementeringen är färdig.
Bland de företag jag vände mig till så var den främsta anledningen till att företag installerar ett affärssystem att systemen är omfattande och integrerade.
Jag kom även till slutsatsen att det nästan är omöjligt att genomföra en implementering av ett affärssystem helt smärtfritt. Problemen beror dock inte alltid på affärssystemet utan på t.ex. dålig beredskap från företagens sida.
Sammanfattningsvis fick jag intrycket att de flesta företag är nöjda med sitt val av system och de som inte ännu såg nyttan med systemen trodde att de inom kort skulle göra det.
Nyckelord: Affärssystem, MPS-system, ekonomisystem, Oracle Applications, SAP R/3, integrering.
Innehållsförteckning
Innehållsförteckning
1
Bakgrund ...1
2
Teoretisk referensram...2
2.1 Centrala begrepp... 2 2.1.1 Information ... 2 2.1.2 System... 2 2.1.3 Informationssystem... 2 2.1.4 Ekonomisystem... 2 2.1.5 Affärssystem ... 3 2.1.6 MPS-system ... 2 2.1.7 Ekonomistyrning... 32.1.8 Business Process Reengeneering ... 3
2.2 Ekonomistyrning ... 4 2.3 Ekonomisystem ... 5 2.3.1 Budgetering... 5 2.3.2 Kalkylering ... 5 2.3.3 Redovisning ... 6 2.4 Utvecklingen av ekonomisystem... 6
2.5 Material- och Produktionsstyrning ... 7
2.6 MPS-system... 7
2.7 Utvecklingen av datoriserade MPS-system ... 8
2.8 Upphandlingen av affärssystem... 9 2.8.1 Behovsanalys ... 9 2.8.2 Marknadsanalys ... 9 2.8.3 Systemutvärdering ... 10 2.8.4 Offertförfrågan... 10 2.8.5 Offertutvärdering ... 10 2.8.6 Leveransavtal ... 11
3
Ledande programvaror på marknaden ...12
3.1 SAP och R/3 ... 12
3.2 Oracle och Oracle Applications... 13
4
Problembeskrivning ...17
Innehållsförteckning
4.2 Avgränsningar ... 17
4.3 Förväntat resultat ... 17
5
Möjliga metoder...18
5.1 Olika typer av undersökningar ... 18
5.2 Forskningsinriktning ... 18
5.3 Vetenskapligt förhållningssätt ... 18
5.4 Tekniker för att samla information... 19
5.4.1 Dokument ... 19
5.4.2 Dagböcker... 19
5.4.3 Intervju och enkät ... 19
5.4.4 Attitydformulär ... 20
5.4.5 Observation... 20
6
Val av metod ...22
6.1 Diskussion kring val av undersökning ... 22
6.2 Diskussion kring val av forskningsinriktning... 22
6.3 Diskussion kring val av vetenskapligt förhållningssätt ... 22
6.4 Val av teknik för att samla information... 22
7
Genomförande ...24
7.1 Tillvägagångssätt ... 24 7.2 Enkät... 24 7.2.1 Erfarenheter av enkäter... 25 7.3 Telefonintervju ... 25 7.3.1 Erfarenheter av telefonintervjuer ... 25 7.4 Val av företag ... 25 7.4.1 Dafgårds... 26 7.4.2 GLA ... 26 7.4.3 Tetra Pak... 26 7.4.4 Cisco Systems ... 26 7.4.5 Sun Microsystems AB ... 26 7.4.6 Haldex... 267.5 Frågor och svar ... 27
Innehållsförteckning
8
Analys ...36
8.1 Sammanfattning av intervjusvaren ... 36
8.1.1 Frågor angående val av affärssystem ... 36
8.1.2 Frågor angående implementeringen... 37
8.1.3 Frågor angående den nuvarande användningen ... 38
8.2 Analys av intervjusvaren ... 39
8.2.1 Varför företag väljer att implementera ett affärssystem ... 39
8.2.2 Implementering av ett affärssystem ... 40
8.2.3 Användningen av ett affärssystem ... 40
9
Slutsatser ...42
9.1 Sammanfattning av slutsatserna ... 4310
Diskussion...44
10.1 Erfarenheter av examensarbetet ... 44 10.1.1 Litteratursökning ... 44 10.1.2 Enkät ... 44 10.1.3 Telefonintervju ... 4510.2 Uppslag till fortsatt arbete ... 45
Referenser...46
Index...48
Bilagor
Bilaga 1 - Följebrev Bilaga 2 – Enkät Bilaga 3 - Telefonintervjufrågor1 Bakgrund
1
Bakgrund
Fler och fler företag väljer att införa ett så kallat affärssystem i sin organisation. Detta för att få en sammanlänkning utav organisationens alla affärsprocesser. Meningen är att affärssystemet ska underlätta informationshanteringen samt reducera det administrativa arbetet, vilket ska leda till ökad kundservice. På grund av den allt större konkurrensen är just kundservice ett viktigt begrepp.
Stor betydelse för företag har ekonomistyrning d.v.s. aktiviteter som planerar och följer upp ekonomin. Ekonomistyrning sker ur olika perspektiv, på lång sikt talas det om strategisk styrning med prognoser för ca 3 år framåt. Den taktiska styrningen sker på kortare sikt t.ex. budgetering för ca 1 år framåt och till slut den operativa styrningen som behandlar den löpande verksamheten (Johansson & Samuelsson, 1997).
De två största delarna av ett affärssystem är ekonomisystemet och Material- och Produktionsstyrningssystemet (MPS-system). Syftet med ett ekonomisystem är att förse beslutsfattare med relevant information av ekonomisk karaktär. Ett ekonomi-system består främst av budgetering, kalkylering och redovisning (Johansson & Samuelsson, 1997).
Syftet med ett MPS-system är motsvarande som för ett ekonomisystem, att förse beslutsfattare med relevant information av MPS-karaktär. Hjärtat i ett MPS-system är grunddatamodulen där information om artiklars struktur, operationslistor och produktionsregister finns. Övriga moduler i ett MPS-system är t.ex. inköpsplanering och kundorderhantering (Olhager & Rapp, 1985).
I samband med införandet av ett affärssystem tillämpas ofta Business Process Reengeneering (BPR) där företagets affärsprocesser görs om. Syftet med BPR är bland annat att reducera onödiga kvalitetskostnader och effektivisera viktiga processer.
Eftersom det oftast innebär en stor kostnad och förändring för ett företag att installera ett affärssystem så är det viktigt att välja ett affärssystem som uppfyller företagets behov. Viss försiktighet bör även tillämpas vid val av leverantör eftersom utbudet av affärssystem idag är större än efterfrågan och många affärssystem-leverantörer försvinner från marknaden (Kalderén, 1995).
De två just nu största affärssystemen på marknaden är SAP R/3 och Oracle Applications (Ekelund, 1999). Av den anledningen kommer jag att koncentrera mig på just dessa två affärssystem i mitt vidare arbete.
Vad jag med detta examensarbete vill ta reda på är om affärssystemen är så bra och varför företag väljer att implementera ett affärssystem trots att det innebär en stor investering för ett företag. Vad jag vet så har ingen tidigare genomfört en liknande undersökning. Dock hittade jag en undersökning som tog upp frågan om en snabb implementering av ett affärssystem var möjligt. Jag tycker att det ska bli intressant att få ett svar på frågan vad det är som gör företag villiga att satsa mycket pengar på ett system och om dessa system löser de problem företaget hoppas att de ska göra.
2 Teoretisk referensram
2
Teoretisk referensram
2.1
Centrala begrepp
2.1.1 Information
Andersen (1994, sid 14) beskriver information så här:
”Information är upplysningar om faktiska eller tänkta förhållanden”. 2.1.2 System
Ett system är något organiserat (Andersen, 1994).
Enligt Ackoff (1981) är ett system två eller flera element som uppfyller följande tre kriterier:
• Uppträdandet av ett element påverkar uppträdandet av hela systemet.
• Uppträdandet hos elementen och deras effekt på hela systemet är beroende av varandra.
• Vilka subgrupper som än formas av elementen, så har den en effekt på hela systemet och ingen har en oberoende effekt på hela systemet.
2.1.3 Informationssystem
Andersens (1994, sid 15) definition av ett informationssystem lyder:
”Ett informationssystem är ett system för insamling, bearbetning, lagring, överföring och presentation av information”.
En annan definition ges av Hansson & Nilsson (1994, sid 22) nämligen:
”Regler och rutiner för hur information ska insamlas, lagras, behandlas och användas”.
2.1.4 Ekonomisystem
”Ekonomisystemet kan beskrivas som ett informationssystem med uppgift att förse beslutsfattare i företaget med relevant beslutsinformation av ekonomisk karaktär”.
(Magnusson, 1990, sid 10)
Ett ekonomisystem består enligt Hansson & Nilsson (1994) främst av redovisnings-system, budgetsystem och kalkylsystem.
2.1.5 MPS-system
Ett datorbaserat MPS-system är enligt Olhager & Rapp (1985) ett informations-hanteringsssystem som uppdaterar och genomför beräkningar samt sammanställer och presenterar information av material- och produktionsstyrningskaraktär.
2 Teoretisk referensram 2.1.6 Affärssystem
Ett affärssystem eller ERP-system (Enterprise Resource Planning) är ett system som innefattar ett företags samtliga funktioner integrerat. Att modulerna är integrerade och dessutom delar en gemensam databas medför att information endast behöver matas in en gång (Ekstrand, 1998).
2.1.7 Ekonomistyrning
Magnusson (1990, sid 10) menar att
”ekonomistyrning avser all den planering och uppföljning som bedrivs i ett företag där måttenheten är pengar”.
Hansson & Nilsson (1994, sid 15) beskriver ekonomisk styrning som
”styrning mot ekonomiska mål avseende omsättning, lönsamhet, likviditet samt soliditet”.
2.1.8 Business Process Reengeneering
BPR står för Business Process Reengeneering och innebär att företagets affärs-processer görs om. BPR är något som ofta görs i samband med införandet av ett affärssystem. (Affärsvärlden, nr 45 1996)
BPR har enligt Thomsen, Lund & Knudsen (1996) tre uppgifter: • Minskning av onödiga kvalitetskostnader.
• Effektivisering av befintliga utvecklings-, produktions-, leverans- och serviceprocesser.
2 Teoretisk referensram
2.2
Ekonomistyrning
I ekonomistyrningen ingår alla de aktiviteter som planerar och följer upp ekonomin (se figur 1 nedan).
Figur 1: Ekonomistyrning av industriell verksamhet (Johansson & Samuelsson, 1997, sid 14)
Figur 1 (ovan) visar flödet i en tillverkande verksamhet, in i företaget kommer resurser i form av t.ex. råvaror som sedan förädlas och blir produkter som företaget sedan kan sälja. För produkterna får företaget betalt vilket ökar företagets kapital och likvida medel. För råvarorna och andra kostnader måste företaget betala vilket bildar ett flöde ut ur företaget. Som stöd för denna process finns ekonomistyrningen.
Johansson & Samuelsson (1997) gör en uppdelning av ekonomistyrningen på följande huvudområden:
• Strategisk styrning som gäller inriktningen i stort på produktområden och marknader. Underlaget består ofta av prognoser rörande den framtida utvecklingen under minst tre år.
• Administrativ (eller taktisk) styrning som är inriktad på en samordning av ekonomin i ett kortare perspektiv. En viktig komponent här är budgeteringen där budgetar för delar av företaget ställs samman till räntabilitets - och likviditets-budgetar för hela företaget för ett kommande år. Dessa likviditets-budgetar följs senare upp och förses med kompletterande utfallsprognoser under budgetåret.
• Operativ styrning av den löpande verksamheten. Här är det enskilda aktiviteter som planeras och följs upp, t.ex. enskilda försäljningar, tillverkningar eller inköp. Här ingår bland annat produktkalkyler vilka visar kostnaderna för företagets produkter som en del av underlaget för besluten.
Förädling Kapital/ Likvida medel Resurser Produkter Kostnader/utbetalningar Intäkter/inbetalningar Ekonomistyrning Räntabilitets- och likviditetsbedömningar
2 Teoretisk referensram
2.3
Ekonomisystem
Syftet med ekonomisystem är enligt Johansson & Samuelsson (1997) att få fram önskad ekonomisk information genom formaliserade processer som behandlar ekonomisk data. Ett ekonomisystem består av ekonomistyrningens formaliserade delar såsom budgetering och produktkalkylering tillsammans med redovisning (se figur 2 nedan).
Figur 2: Ekonomisystemet (Johansson & Samuelsson, 1997, sid 15)
Som figur 2 (ovan) visar så består ekonomisystem främst av budgetering, kalkylering och redovisning.
2.3.1 Budgetering
I ett företag görs främst tre typer av budgetar:
• Resultatbudget är en sammanställning av ett företags intäkter och kostnader under en period.
• Likviditetsbudgeten visar företagets likvida situation i inbetalningar och utbetalningar under en period.
• Balansbudgeten visar företagets finansiella situation i form av tillgångar, skulder och eget kapital för en viss period.
När perioden för vilken budgeten upprättades är slut görs en budgetuppföljning för att se de verkliga utfallen och jämföra dem med budgeten (Johansson & Samuelsson, 1997).
2.3.2 Kalkylering
I ett företag kan det kalkyleras för i stort sett alla möjliga olika objekt. Ofta görs både Redovisning Budgetering Budgetuppställande Budgetuppföljning Kalkylering Förkalkylering Efterkalkylering Analyser Extern rappor-tering
2 Teoretisk referensram 2.3.3 Redovisning
Redovisningen kan enligt Johansson & Samuelsson (1997) delas upp i affärs-redovisning och intern affärs-redovisning.
Affärsredovisningen berör företagets transaktioner med omvärlden t.ex. med leverantörer, kunder, ägare och finansiärer. Utfallet från affärsredovisningen är ett årsresultat och den finansiella situationen.
I den interna redovisningen behandlas intäkter och kostnader på produkter, avdelningar o.s.v. Datan från den interna redovisningen används internt inom företaget som beslutsunderlag.
2.4
Utvecklingen av ekonomisystem
På grund av att företags förutsättningar och omvärlden ständigt förändras så ändras även kraven på ekonomisystemen.
Till en början var det enligt Magnusson (1990) viktigt att styra produktionen mot stora volymer eftersom efterfrågan var omättlig, det gällde att producera så mycket som möjligt till rimliga kostnader. Viktiga funktioner var kalkylering och kostnadskontroll. Så småningom kom utbud ifatt efterfrågan och det gällde nu att göra sin “egen” produkt gällande, marknadsföring blev nu viktigt. Nu ville man styra intäktssidan och resultatrapportering betonades. Bidragskalkylering började ta form i företagen d v s att bara fördela samkostnader och inte särkostnader (Magnusson, 1990).
Lågkonjunkturen på 70- och 80-talet krävde flexibilitet på grund av snabba växlingar i efterfrågan. Från redovisningen krävdes det snabba och flexibla rapporter. Vikt lades alltmer på uppföljning av kapitalbindningar och lönsamhet betonades (Magnusson, 1990).
Kraven på redovisning har förändrats med åren. I början fanns det bara traditionella kontoplaner varav den mest kända är Mekanförbundets normalkontoplan från 1945. M-planen som den även kallades är baserad på självkostnadsmetoden (Magnusson, 1990).
Under 1950-talet introducerades en ny kontoplan som lade stor vikt vid ändamålsbegreppet. Idag ställs dock kraven på flerdimensionell registrering av data och datalagring (Magnusson, 1990).
1975 utvecklade Sveriges Mekanförbund RP-redovisningsplan. RP är en bred metod som används som hjälp vid utveckling av ett företags redovisning (Johansson & Samuelsson, 1997).
1980 kom en standardkontoplan för mindre- och medelstora företag, den s k BAS-kontoplanen (Johansson & Samuelsson, 1997).
Under 1990-talet har ett antal modeller och synsätt för produktkalkylering utvecklats. Kostnaderna för produkterna ifrågasätts. Fokus är nu på resursflödet i företaget och på förhållandet mellan kund och leverantör (Johansson & Samuelsson, 1997).
2 Teoretisk referensram
2.5
Material- och Produktionsstyrning
MPS står för Material- och produktionsstyrning och avser styrning av produktionen samt närliggande funktioner såsom inköp och distribution. MPS har fått större och större uppmärksamhet då företag blivit mer måna om att minska kapitalbindningen i t.ex. alldeles för stora lager av råvaror och färdiga produkter.
2.6
MPS-system
Syftet med ett material- och produktionsstyrningssystem (MPS-system) är att förse beslutsfattare med relevant och riktig information angående material- och produktions-styrning.
Ett generellt MPS-system ser enligt Olhager & Rapp (1985, sid 95) ut som följer:
Figur 3: Generellt MPS-system (Olhager & Rapp, 1985)
Kärnan i MPS-systemet är grunddatamodulen som innehåller grundläggande information t.ex. artikel-, struktur-, operations- och produktionsregister. Dessa register
Produktions-uppföljning Grunddata Övergripande resursplanering planering Material-planering Produktionsorder-hantering Inköps-planering Förkalkylering Kundorder-hantering Efterkalkylering Beläggnings-planering Behovs-planering
2 Teoretisk referensram
Kundorderhanteringen följer kundorder från mottagning till slutgiltig leverans. Väsentliga uppgifter är också orderstatusbevakning och uppföljning för att kontrollera marknadssituationen.
Materialförsörjningen behandlas i materialplaneringen. Här sker planering av när materialleveranser bör erhållas och i vilka kvantiteter. Exempel på funktioner är lagervärdering, ABC-analys och inventering.
I behovsplaneringen sammanställs behovet av slutartiklar till ett tillverkningsprogram som sedan bryts ned till detaljerade behov av halvfabrikat, komponenter och råmaterial.
I inköpsplaneringen behandlas inköpsorder från beställningsmottagning till ankomstkontroll och orderuppföljning. Här sköts även kontakten med leverantörerna. I beläggningsplaneringen fastställs när produktionsorder ska köras. Här ingår tid- och körplanering, tidplaneringen bestämmer när och var medan körplaneringen avgör ordersekvens och turordning.
Produktionsorderhanteringen behandlar klarering av material och kapacitet samt styrning av orderutsläpp vid orderfrisläppning till verkstad.
I produktionsuppföljningen utförs den fortlöpande uppföljningen av data som används som underlag vid planeringen. Produktionsuppföljningen sker med produktivitets-mätning och redovisning av produkter i arbete.
I förkalkylen görs en beräkning av kostnaderna för slutprodukter och reservdelar medan det i efterkalkylen redovisas för den faktiska resursförbrukningen.
2.7
Utvecklingen av datoriserade MPS-system
Den första utvecklingen mot datoriserade MPS-system bestod enligt Olhager & Rapp (1985) i att man helt enkelt överförde vissa delar av MPS-systemen till datorerna. Funktioner som överfördes var t.ex. ABC-analys, beräkning av ekonomisk order-kvantitet samt statistiska beräkningar. Det började även föras enkla lagersystem och framtagning av verkstadsdokument på hålkort.
Vidare berättar Olhager & Rapp (1985) att datorsystemen inte lämpade sig så väl för administrativt arbete då programmeringsspråken var framtagna för att användas till tekniska beräkningar. Dessutom var datorerna långsamma och inte avsedda för att få direkt tillgång till data. Därför var det först på 1960-talet som större och komplexa företag började datorisera MPS-tillämpningar. Efterhand började företagen även utföra materialbehovsberäkningar på datorer. Detta var möjligt då utvecklingen lett till att direktåtkomst av data var möjlig.
Under 1970-talet kom IBM med COPICS (Communication Oriented Production Information Control System) som skulle starta vågen av MRP-filosofin (Material Requirements Planning) som sköljde över 70-talet. COPICS var ett integrerat system som beskrev informationsflödet inom ett tillverkande företags produktionsorganisation. Efterhand började olika leverantörer erbjuda olika MPS-system som baserades på MRP. Funktioner fanns för lagerstyrning, behovsplanering, enklare kapacitetsplanering och verkstads-övervakning (Olhager & Rapp, 1985). Under 1970-talet visade det sig att systemen var svåra eller omöjliga att anpassa till ändrade produktionsförutsättningar. I mitten av 1970-talet kom minidatorn vilken möjliggjorde realtidsbearbetning. Det utvecklades nya system för minidatorer som
2 Teoretisk referensram
dock mycket liknade de tidigare systemen och baserades likaså på MRP-filosofin. Efterhand som priset på minidatorer sjönk så började även medelstora företag att använda och se nyttan med datorbaserade MPS-system. Det var långt ifrån alla som lyckades då systemen inte var så standardiserade och lätthanterliga som det gavs sken av. En annan bidragande orsak var att systemen var utvecklade av tekniker med mycket liten insikt i MPS-problematiken (Olhager & Rapp, 1985).
I början av 1980-talet spred sig användningen av datoriserade MPS-system även till små företag i och med införandet av mikrodatorn. Nu börjar även MRP-filosofin mattas av då den begränsade kapaciteten hos mikrodatorn inte räckte till för nettobehovsberäkningar (Olhager & Rapp, 1985).
MRP-filosofin ersattes istället av japanska influenser i och med spridningen av bland annat Toyotas kanbansystem. En annan trend visade på system med en totalsyn på företagets informations- och resursbehov. Exempel på dessa är CIM (Computer Integrated Manufacturing) och MRPII (Manufacturing Resource Planning). Trenden visade alltså redan då på mer och mer integrering av företagens olika funktioner (Olhager & Rapp, 1985).
2.8
Upphandlingen av affärssystem
Att införa ett affärssystem innebär stora förändringar och stora kostnader för ett företag. Vad kan då ett företag göra för att lyckas med upphandlingen? Kalderén (1995) delar upp upphandlingsprocessen i följande steg:
• Behovsanalys • Marknadsanalys • Systemutvärdering • Offertförfrågan • Offertutvärdering • Leveransavtal 2.8.1 Behovsanalys
Det första som ska göras är att fastställa, utifrån företagets affärsidé, vilka faktorer som kommer att påverka organisationen på lång sikt. Med dessa faktorer som underlag ska ledningen analysera vilka förändringar som är nödvändiga. Det är viktigt att ledningen inte underskattar hur lång tid eller hur mycket arbete som krävs för att få till stånd en bra behovsanalys. Behovsanalysen ska sedan utmynna i ett antal mätbara mål.
2.8.2 Marknadsanalys
På marknaden finns idag fler system än vad det efterfrågas, detta medför att det är viktigt att valet av system inte faller på ett system som kommer att försvinna från marknaden. Det första valet som ska göras är vilken typ av system som passar företaget. Ska det vara ett generellt system eller ett branschsystem. De generella
2 Teoretisk referensram
geografisk närhet. Det blir dock ofta dyrt utan att alla systemets moduler är installerade och systemet därmed inte är komplett och ofta är många leverantörer inblandade. De flesta system är även anpassade till en viss storlek på företag. En viktig sak att tänka på är att leverantören kan erbjuda service på orten där företaget ligger. Vid val av system ska inte heller val av operativsystem eller plattform ha för stort avgörande.
2.8.3 Systemutvärdering
För att kunna jämföra systemen på lika villkor så rekommenderas en metod för utvärderingen. De främsta aktiviteterna som bör gås igenom vid utvärderingen är demonstation, tester samt praktiska erfarenheter. Demonstrationen görs genom att leverantören beskriver samt gör en demonstration av systemet. Företaget kan då passa på att be att få vissa funktioner speciellt demonstrerade. Eftersom det är av stor vikt att valet av system blir rätt så kan det vara lämpligt att testa systemet med data från den egna verksamheten. Det kan även vara av intresse att testa hur lång tid vissa aktiviteter tar. Om bara vissa delar av systemet ska installeras kan det vara bra att testa om affärssystemet fungerar med resten av företagets system.
Vid testning av systemets funktionalitet bör hänsyn tas till: • Antalet funktioner.
• Funktionernas bredd och djup. • Funktionernas komplexitet. • Funktionernas flexibilitet. • Funktionernas säkerhet.
Att inte förglömma är användarvänligheten, det bör testas t.ex. hur lätt det är att lära sig systemet, om systemet är välstrukturerat och vilken kvalitet instruktioner, hjälp och utbildningsmaterial håller. Efter det att testerna är klara bör en jämförelse göras med pris relaterat till vad som fås. Tips vid val av system är att välja ett system som har god spridning i marknaden samt ett system som företaget kan växa i.
2.8.4 Offertförfrågan
För att undvika fel och onödigt arbete är det viktigt att det i offertförfrågan frågas efter rätt saker så att det inte kommer in en massa offerter som måste redigeras. Till en början bör en beskrivning av företaget göras. Den viktigaste biten i offertförfrågan är naturligtvis en specifikation av vad offerten ska innehålla i form av produkter, program och tjänster. För att lättare kunna jämföra offerten kan en beskrivning av hur offerten ska se ut medföras.
2.8.5 Offertutvärdering
Det första steget i offertutvärderingen är att kontrollera att allt som efterfrågades i offertförfrågan finns med. För varje offert görs ett utvärderingsprotokoll. Efter det görs en uppskattning av pris relativt funktionalitet, där hänsyn tagits till alla kostnader inklusive årskostnader under de år systemet är beräknat ska vara i bruk. Priset bör sedan ses i relation till de funktioner och tjänster som ingår, om leverans- och servicevillkor är likvärdiga och om leverantörerna har samma förutsättningar för att överleva.
2 Teoretisk referensram 2.8.6 Leveransavtal
I leveransavtalet bestäms vad som ska göras när. I leveransavtalet ska det t.ex. finnas en beskrivning av vad systemet klarar av och eventuell hårdvaras prestanda. Det brukar även ingå en förklaring av licenser, ägande och upphovsrätt. En annan viktig aspekt för företaget är att alla leveransdagar är specificerade. För leverantören är betalnings-villkoren av intresse, vilket det naturligtvis är för företaget också. Till slut finns en beskrivning av service och tjänster efter leveransen.
3 Ledande programvaror på marknaden
3
Ledande programvaror på marknaden
Eftersom programvarutillverkarna i stor grad har bidragit till utvecklingen av affärssystem så har jag valt att introducera två av de största leverantörerna av affärssystem (Ekelund, 1999) samt deras produkt. Detta kapitel är även av betydelse för läsarnas förståelse av resten av detta examensarbete eftersom jag kommer att komma in på dessa affärssystem senare i mitt arbete.
3.1
SAP och R/3
SAP står för Systems, Applications and Products in Data Processing och är ett tyskt företag som startade 1972. Med sina 10 000 kunder i 90 länder så är SAP världens ledande affärssystemleverantör. Företaget har ca 17 000 anställda och omsätter runt 27 000 MSEK (SAP Svenska AB, 1998a).
SAP R/3
SAP R/3 består av tolv moduler som tillsammans bildar ett fullständigt affärssystem. Enligt SAP Svenska AB (1998b) är modulerna:
Financial Accounting (Finansbokföring)
I finansbokföringen sker uppsamlandet av all den data som ska användas i företagets affärsredovisning. Modulen utgör ett stöd vid styrning och planering av hela företaget. Treasury (Likviditetshantering)
Möjliggör effektiv styrning av företagets finanser och säkerställer företagets likviditet i hela världen. Modulen minimerar riskerna genom att strukturera lönsamheten hos företagets finansiella tillgångar.
Controlling
Modulen innehåller de verktyg som behövs för planering och styrning av hela företagets controllingsystem. Har ett enhetligt rapportsystem som samordnar innehållet och rutinerna i företagets interna flöden.
Enterprise Controlling (Ledningsinformation)
Bevakar löpande företagets framgångsfaktorer och indikerar på utvecklingen. Baseras på särskilt framtagen ledningsinformation.
Investment management (Investeringsstyrning)
Hanterar och bearbetar olika investeringsåtgärder på ett integrerat vis. Innefattar hela spektrumet från planering till avräkning, inklusive förstudier och simulerad avskrivning.
Production Planning (Produktionsplanering)
Innehåller processer för många olika produktionsmiljöer t.ex. repetitiv produktion, kundorderproduktion och montering mot kundorder. Har även funktioner för integrerad styrning av leverantörsledet, MRPII och elektronisk kanban.
Materials Management (Materialstyrning)
Innehåller styrning av inventarier och lagerhållning för minskade anskaffnings- och lagerkostnader.
3 Ledande programvaror på marknaden Plant Maintenance and Service Management (Underhåll)
Avser planering, styrning och bearbetning av schemalagt underhåll. Innehåller funktioner för besiktningar och underhåll vid skador.
Quality Management (Kvalitetsstyrning)
Längs hela leverantörskedjan finns ett antal processer som är relevanta för kvalitetssäkringen, dessa bevakas, följs upp och styrs i denna modul.
Project System (Projektsystem)
Innehåller funktioner för alla faser i ett projekt från anbud till utförande. Sales and Distribution (Försäljning och distribution)
Underlättar försäljnings- och distributionsarbetet med funktioner som prissättning, snabb orderavveckling och leveranser i tid.
Human Resources Management (Personal)
Planerar och styr företagets personalresurser med funktioner för alla personalrelaterade uppgifter.
3.2
Oracle och Oracle Applications
Oracle Svenska AB startade 1985 och är ett dotterbolag till Oracle Corporation i USA som bildades 1977. Med sina produkter såsom en databas, utvecklingsverktyg, applikationsprodukter samt ett affärssystem är Oracle världens näst största program-varuföretag. Oracle sysselsätter ca 33 000 personer och omsätter ca 8 miljarder USD (Oracle Svenska AB, 1998b).
Oracle Applications
Oracle Applications består av ett antal applikationer som integrerats till ett så kallat affärssystem. Applikationerna är baserade på Oracles utvecklingsverktyg Designer/2000, Developer/2000 ochDiscoverer och bygger på relationsdatabas-teknologi. Applikationerna i Oracle Applications är enligt Oracle Svenska AB (1998a) följande:
• Oracle Financials • Oracle Projects • Oracle Distribution • Oracle Manufacturing
• Oracle Process Manufacturing • Oracle Human Resources • Oracle Sales & Marketing
Dessutom tillkommer ett antal rapport- och beslutstödsystem som är integrerade i affärssystemet.
3 Ledande programvaror på marknaden Oracle Financials
Oracle Financials består av 6 moduler som stöd vid ekonomistyrning.
Oracle Redovisning ger med en speciell kodsträngsuppbyggnad en flexibilitet som ger stöd vid analys. Kodsträngen klarar av att hantera 30 olika begrepp på 25 tecken vardera. Detta möjliggör för organisationen att ha t.ex. olika kodplaner för olika delar av organisationen vilket ger ökad flexibilitet. Oracle Redovisning stödjer följande ekonomiska bitar: budget och prognos, valuta, Euro, bokföring, internredovisning, uppföljning samt interndebitering. Dessutom finns en applikation som gör att information från ekonomisystemet kan bearbetas i program som Excel.
Oracle Financial Analyzer är en modul som anpassas till organisationen för att användas till avancerade finansiella processer inom redovisning och budgetering för kostnadskontroll, analys av vinster samt värdering av möjligheter och framtid.
Oracle Kundreskontra och fakturering är helintegrerat med Oracle Redovisning och delar kundinformation med Oracle Projektredovisning samt med eventuellt integrerat ordersystem. I modulen finns funktioner för t.ex. hantering av delbetalningar och dröjsmålsfakturering.
Oracle Leverantörsreskontra är integrerat med Oracle redovisning, Oracle Anläggningsregister och Oracle Projektredovisning. Modulen används för hantering av kontroll av betalningar, registrering av leverantörer o.s.v. Ett sätt att försöka minska administrationen är att modulen är förberedd för ett fakturalöst system där leverantören betalar utifrån vad den erhållit för varor vilket finns specificerat på fraktsedeln.
Oracle Anläggningsregister hanterar organisationens anläggningar genom funktioner som kategoriserar tillgångar för att få fram lämpliga avskrivningsmetoder.
Den sjätte modulen är Oracle Likviditet som hanterar bankavstämningar och likviditetsrapporter.
Oracle Projects
Innehåller funktioner för styrning och kontroll av kostnader i stora projekt och består av två moduler.
Oracle Projekt bryter ned projekt i mindre delar för att möjliggöra planering av tid och pengar för minsta del av projektet. Modulen har färdiga on-line-kopplingar till bl a Microsoft Projects för hantering av resurs- och beläggningsplanering.
Oracle Tid och utlägg ger en komplett kostnads- och faktureringslösning. De anställda registrerar sina tidsuppgifter och utlägg på sin egen PC och ”laddar” sedan upp det till Oracle Applications.
Oracle Distribution
Innehåller funktioner för materialhantering från inköp till kundorder samt stöd för marknad och försäljning samt kvalitetsstyrning. Består av följande fyra moduler. Oracle Order innefattar hela processen från det att ordern läggs tills dess att ordern är fakturerad. En ordertyp och ordercykel byggs upp för varje kund för ökad flexibilitet. Det finns även funktioner för upplägg av prislistor som kan anpassas efter olika typer av order. I modulen finns en automatisk hantering av kreditgränser som stoppar order som bryter mot uppsatta regler.
3 Ledande programvaror på marknaden
Oracle Lager kontrollerar lagrets storlek, servicenivå samt effektivitet. Modulen hanterar områden såsom returer från kunder, materialskeppning mellan lager eller tillverkningsställen o.s.v, se var artiklar är lagrade med mera. För att på ett bra sätt hålla reda på vad som kan lovas bort till kunder finns en funktion som kallas MAL (möjlig att lova) som ger information om när och hur mycket som kan levereras till kund.
Oracle Inköp hanterar rekvisitioner, inköpsorder, offertförfrågan och inleveranser. För att minska pappersförbrukningen finns många av funktionerna on-line.
Oracle Självservice ger möjlighet att utnyttja Internet ihop med Oracle Applications. Består av olika moduler för att passa olika typer av användare, t.ex. så kan kunder titta på leveranser eller lägga en beställning.
Oracle Manufacturing
Innehåller funktioner för material- och produktionsstyrning för tillverkande företag. Oracle Manufacturing består av sju moduler.
Oracle Materialplanering (huvudplanering) ger stöd för att prognostisera försäljning, hantera efterfrågan och planera produktionen utan att glömma kundernas service-behov.
Oracle Materialplanering (materialbehovsplanering) hanterar tillgång och efterfrågan, kontroll av kostnader, snabb reaktion av förändringar i produktion och kundbehov.
Oracle Produkter i arbete hanterar produktstyrningsfrågor. Här ingår funktioner för hantering utav bland annat serie- och partikontrollerade produkter, resurshantering, omplanering av produktionen samt on-line-sökningar.
För att kunna utnyttja företagets resurser till max så finns Oracle Kapacitet. I modulen finns möjlighet till simulering utav produktionsplaner för att kunna upptäcka eventuella flaskhalsar. Inbyggt finns även en grov kapacitetskontroll för utvärdering av produktionsplaner. Modulen underlättar även beslut gällande övertid och inhyrda resurser.
Oracle Konstruktion är ett hjälpmedel för att snabbt kunna införa nya produkter i sortimentet eller genomföra förändringar på befintliga produkter. I modulen ingår funktioner för att se den ekonomiska påverkan av konstruktionsförändringar samt för att granska konstruktionsändringar.
Oracle Struktur innehåller alla produkters produktstrukturer d v s hur de är uppbyggda. Här läggs även alla operationslistor upp, här finns en verkstadskalender som håller reda på vilka dagar som är arbetsdagar och till slut finns en funktion för hantering av ledtider.
För hantering utav produktkalkyl, lager- och PIA-värdering samt marginalanalys finns modulen Oracle Kalkyl.
Oracle Process Manufacturing
3 Ledande programvaror på marknaden
modulen finns möjlighet att t.ex. se hela företagets olika aktiviteter på en skärm, planera runt begränsningar, optimera kapaciteten, kontrollera lagret samt svara snabbt på kunders frågor.
Oracle Human Resources
Hantera personalfrågor och består av två moduler.
Oracle Personal hanterar alla frågor som har med personalen att göra. Här lagras all information om de anställda, det finns en funktion för rekrytering av ny personal, en organisationsstruktur kan läggas upp, stöd för kompetensbehovsfrågor samt en karriärplanering.
Oracle Kursadministration hanterar frågor runt kurser såsom kursupplägg, kurskatalog och information om elever och lärare. För varje anställd byggs en utbildningshistorik upp som sedan kan användas för att matcha befattningar mot kompetens.
Oracle Sales & Marketing
Hanterar frågor inom marknadsområdet i två moduler.
Oracle Säljstöd hanterar funktioner såsom registrering av kunder, offertarbete, marknadsaktiviteter o.s.v. Kundregistret innehåller en värdering av kunders status som kan användas vid prognoser.
Oracle Service hanterar underhållstjänster. Här finns service- och garantiprogram för produkterna.
4 Problembeskrivning
4
Problembeskrivning
4.1
Problemprecisering
Är affärssystem så bra som de verkar? Åsikterna om detta är många, leverantörerna tycker att deras affärssystem löser problemen och att höga kostnader och tidskrävande installationer beror på annat än produkten (Hoij, 1998). Kritiker anser att det i princip är omöjligt att lyckas med en implementering i komplexa företag och att förändringen utav processer skapar en tröghet i systemen (Malmberg, 1998). Många företag inser inte heller omfattningen av utbildningsbehovet efter en installation (Ogelid, 1999). Vad är det som gör att företag är villiga att investera mycket tid och pengar på ett system och är det så att ett affärssystem löser de problem företaget hoppats på innan implementeringen?
Jag anser detta vara en relevant frågeställning då marknaden för affärssystem växer lavinartat och det hela tiden kommer nya leverantörer av affärssystem.
Jag har delat upp frågeställningen i tre delfrågor:
• Varför väljer företag att implementera ett affärssystem? • Hur gick implementeringen. Vilka problem uppstod?
• Hur fungerar affärssystemet när det kommit i bruk, uppfyller det förväntningarna?
4.2
Avgränsningar
Eftersom min problemprecisering är ganska så bred så har jag valt att avgränsa mig till att intervjua ca 6 medelstora tillverkande företag. Att jag valt just tillverkande företag beror på att de oftare än andra företag implementerar MPS-modulen i affärssystemet vilket gör implementeringen och omfattningen mer komplex. Anledningen till att jag har valt just medelstora företag är att små företag ofta inte har resurser nog att installera ett affärssystem eller i alla fall inte installera större bitar av ett affärssystem. Vidare så är stora företag ofta väldigt komplexa och det är svårt att få en helhetsbild av deras installation av ett affärssystem.
Vidare så har jag valt att avgränsa mig till två stycken affärssystem, SAP R/3 samt Oracle Applications. Att jag valt dessa två affärssystem beror på att de är ledande på marknaden (Ekelund, 1999).
4.3
Förväntat resultat
Jag tror att svaret på frågan om varför ett företag väljer att implementera ett affärssystem är att de tror att affärssystemet kommer att lösa informationsproblem samt att företaget får ett bättre helhetsbegrepp över verksamheten i och med att samma system finns för alla funktioner i organisationen.
På den andra frågeställningen tror jag att svaren kommer att ta upp problem såsom: att implementeringen tog längre tid än väntat, att det krävdes mycket utbildning av
5 Möjliga metoder
5
Möjliga metoder
5.1
Olika typer av undersökningar
Det finns enligt Patel och Davidson (1994) tre olika typer av undersökningar: explorativa, deskriptiva och hypotesprövande.
Explorativa undersökningar används när det finns önskemål att utöka kunskaper d.v.s. det finns något vi vill veta men inte vet. Tillvägagångssättet vid explorativa eller utforskande undersökningar är att samla in så mycket information som möjligt inom problemområdet för att få en heltäckande syn.
Deskriptiva undersökningar är aktuella då det redan finns insamlad information inom problemområdet. Syftet är att detaljerat beskriva en eller få aspekter på problem-området.
Är problemområdet redan noga undersökt är hypotesprövande undersökningar lämpliga. Dessa går ut på att undersöka om antaganden i teorin gäller i praktiken genom att konstruera så kallade ”om…så”-frågeställningar.
5.2
Forskningsinriktning
De två inriktningarna inom forskning är enligt Patel och Davidson (1994) kvantitativ eller kvalitativ.
Vid kvantitativt inriktad forskning används statistiska bearbetnings- och analysmetoder. Inriktningen passar för att få svar på frågor som Var? Hur? Vilka är skillnaderna?
Kvalitativt inriktad forskning använder sig av verbala analysmetoder. Denna inriktning är lämplig då människor är inblandade.
5.3
Vetenskapligt förhållningssätt
Enligt Patel och Davidson (1994) är de två vetenskapliga förhållningssätten positivism och hermeneutik.
Positivismen fick sitt namn av en fransk sociolog, Auguste Comte, på 1800-talet. Enligt Comte blir kunskap positiv om den är nyttig och samhällsförbättrande. För att vara säker skulle kunskapen vara logiskt provbar. Positivismens ideal är fysiken. Positivister är emot alla typer av vad de kallar ”ovetenskap” såsom metafysik, religion, etik och politik. Vetenskaplig monism d.v.s. att alla vetenskaper ska byggas upp på samma vis är en annan av positivisternas mål. Hypoteser och teorier ska beskrivas i matematiska formler och lagar ska beskriva orsak-verkan samband. Ett annat starkt inslag är reduktionism vilket innebär att helheten studeras genom att studera delarna för sig. Även forskares objektivitet är viktig, forskarens religion, politiska läggning eller känslor får inte påverka resultatet av forskningen.
Motsatsen till positivismen är hermeneutiken som betyder tolkningslära. Under 1600-och 1700-talet användes hermeneutiken för att studera bibeltexter. På 1800-talet hade användningsområdet sträckt sig till att omfatta alla humanveten-skaperna. Under vårt århundrade har hermeneutiken blivit en existentiell filosofi för förståelse för den mänskliga existensen. Språket har stor betydelse för hermeneutiker som anser att det genom språket går att samla information om det mänskliga. I motsats till positivistiska
5 Möjliga metoder
forskare är den hermeneutistiske forskaren subjektiv och tolkar resultat utifrån sin egen förståelse. En hermeneutistisk forskare bryter inte ned ett problem i bitar och studerar dem för att förstå helheten vilket en positivistisk forskare gör, utan försöker se till helheten i problemområdet.
5.4
Tekniker för att samla information
Patel och Davidson (1994) beskriver sex olika tekniken för insamling av information: • Dokument. • Dagböcker. • Intervju. • Enkät. • Attitydformulär. • Observation. 5.4.1 Dokument
Med dokument menas sådan information som blivit nedskriven eller tryckt. Med dagens tekniker räknas även filmer, bandupptagningar och fotografier som dokument. Olika kategorier av dokument kan vara statistik och register, privata handlingar (brev, dagböcker) och kortlivade dokument (tidningar, broschyrer). Vid insamling av information via dokument är det viktigt att tänka på att alla dokument inte är officiella, att ta reda på var dokumenten finns och att vara kritisk mot dokumenten. I vissa fall kan det finnas en risk för att dokumenten är förfalskade, det talas därför om primär- respektive sekundärkällor. Ögonvittnesskildringar och förstahandsrapporteringar räknas till primärkällor medan övriga kallas sekundärkällor. 5.4.2 Dagböcker
Innebörden av dagbok i det här avseendet är sådana som vi ber människor föra angående vårt problemområde. Hit räknas alltså inte privata dagböcker som räknas till dokument. Dagböcker är bra att använda när det gäller att dokumentera t.ex. arbetsrutiner. Dagböcker kan även användas för mer subjektiva ändamål. När valet faller på dagböcker är en central fråga hur ofta och länge dagbok ska föras. I princip hänger avgörandet på hur mycket material det finns tid och kraft att bearbeta. Vidare är det av vikt att väja ut rätt personer att föra dagbok, det är viktigt att personerna har tid och lust att medverka för att resultatet ska bli bra. I vissa fall går det att underlätta för dagboksförarna genom att upprätta ett formulär som personerna fyller i. Detta är även bra då det inte alltid går att förlita sig på att dagboksförarna kan uttrycka sig tydligt i skrift.
5.4.3 Intervju och enkät
Vid intervju har den som ställer frågorna en personlig kontakt med den som ska svara, antingen träffas respondenten och intervjuaren eller så sker intervjun per telefon. Vid
5 Möjliga metoder
Två viktiga begrepp är standardisering och strukturering. Graden av standardisering bestäms av hur mycket ansvar som ska läggas på intervjuaren angående frågornas utformning och ordning. Graden av strukturering beror på hur pass fria frågorna är att tolka av intervjupersonen.
Vid intervjuer och enkäter är intervjuaren helt utlämnad till intervjupersonernas goda vilja att besvara frågorna. För att få intervjupersonerna villiga att besvara frågorna är det viktigt att förklara syftet med undersökningen och framhålla vikten av att respondenten svarar. Intervjuaren måste även ta ställning till hur svaren kommer att användas, det kan t.ex. ha betydelse om intervjupersonen får vara anonym om intervjun berör ett för respondenten känsligt område. Vid intervjuer som ofta innebär personlig kontakt är beteendet hos den som ställer frågorna av betydelse, det gäller att inte visa misstycke eller förvåning vid fel tillfälle utan hela tiden verka intresserad för att inte påverka respondentens svar.
5.4.4 Attitydformulär
När vissa personers värderingar angående någonting önskas undersökas är ett attitydformulär ett bra instrument. Ett sätt att sedan försöka mäta attityderna är att använda den så kallade Likertskalan. I korta ordalag går konstrueringen av Likertskalan till som följer:
1. Formulera 40-50 påståenden där 50% ska formuleras positivt och 50% negativt. 2. Hitta de påståenden som bäst skiljer ut positivt inställda personer från negativt
inställda genom att låta en grupp fylla i attitydskalan.
3. Gör en uppgiftsanalys genom att poängsätta svarsalternativen från 1 till 5 där 1 uttrycker en negativ attityd och 5 en positiv attityd. Beräkna sedan varje individs totalpoäng.
4. Plocka ut de 25% av individerna som hade lägst poäng samt de 25% som hade högst poäng. För dessa två grupper beräkna varje påståendes genomsnittspoäng. 5. Beräkna skillnaden i genomsnittlig poäng för varje påstående mellan gruppen
med lägst poäng och gruppen med högst poäng. Denna skillnad kallas påståendets diskrimineringsförmåga.
6. Plocka bort de påståendena med låg diskrimineringsförmåga.
Denna attitydskala nu framkommit används sedan på den grupp som är intressant att undersöka. För varje person beräknas en totalsumma som sedan används vidare för att analysera attityderna.
5.4.5 Observation
Om det finns mycket tid och pengar till förfogande är observation ett alternativ. När någon t.ex. vill undersöka beteende och skeende i naturliga situationer är observation den bästa metoden. Vid observation behöver man inte förlita sig på undersöknings-personers minne eller förmåga att återberätta vad som hänt. Det finns förvisso vissa situationer som inte går att observera och då får man förlita sig på undersöknings-personens minne. Däremot finns det vissa situationer där det inte är möjligt intervjua undersökningspersonen, detta gäller t.ex. när spädbarns beteende undersökes. En annan fördel med observation är att beroendet av undersökningspersonens intresse av att medverka i undersökningen försvinner.
5 Möjliga metoder Det finns två olika typer av observation:
• Strukturerad eller systematisk. • Ostrukturerad eller osystematisk.
Strukturerad observation innebär att det i förväg har konstruerats ett schema. Ostrukturerad observation innebär att det inte finns ett färdigt observations-schema och används då man har ett utforskande syfte och vill samla så mycket information som möjligt.
Ett beslut som måste tas innan observationen börjar är vilket förhållningssätt man ska ha. Valen är att vara deltagande eller icke deltagande samt ska undersökaren vara känd eller okänd.
6 Val av metod
6
Val av metod
6.1
Diskussion kring val av undersökning
Som jag nämnde i kapitlet om möjliga metoder finns det tre typer av undersökningar, explorativa, deskriptiva och hypotesprövande. Då jag valt ett problemområde som är relativt outforskat kommer min undersökning att vara av det explorativa slaget. Mitt mål är att komma fram med ny information angående affärssystem varför varken deskriptiva eller hypotesprövande undersökningar är aktuella.
6.2
Diskussion kring val av forskningsinriktning
De två möjliga forskningsinriktningarna är kvantitativ eller kvalitativ forsknings-inriktning. Jag kommer att använda en blandning av dessa två forskningsinriktningar då mitt problemområde rör frågor där vissa lämpar sig för den kvantitativa inriktningen och vissa lämpar sig för den kvalitativa inriktningen. Själva undersökningen kommer att vara kvalitativ men vissa av svaren kommer att redovisas på ett kvantitativt sätt.
6.3
Diskussion kring val av vetenskapligt förhållningssätt
I valet av vetenskapligt förhållningssätt så finns det två inriktningar, positivistiskt eller hermeneutistiskt. Eftersom jag starkt anser att en forskare bör vara objektiv i sin bedömning så kommer jag i den frågan att hålla mig till positivismen. Jag anser att om jag skulle vara subjektiv i mitt arbete så försvinner hela nyttan med undersökningen då mitt mål är att göra en rättvis bedömning.
I mitt arbete kommer jag att använda mig utav enkät som teknik för att samla information vilket innebär att jag till viss del kommer försöka tolka svaren på frågorna. Att tolka svaren kommer att innebära att jag får försöka avgöra vad intervjupersonerna menar med sina svar samt vad de har svarat på för fråga. Detta gör att jag även kommer in på det hermeneutistiska förhållningssättet i mitt arbete.
6.4
Val av teknik för att samla information
De sex alternativ som finns enligt Patel och Davidson (1994) är dokument, dagböcker, intervju, enkät, attitydformulär och observation.
Vad gäller dokument så har jag använt mig av sådana för att samla ihop mitt bakgrundsmaterial och till den teoretiska referensramen. Jag kommer även att använda mig av dokument för att hitta lämpliga företag till undersökningen. I övrigt kommer jag inte att använda mig av dokument då jag gör en explorativ undersökning vilket innebär att jag är ute efter ny information.
Eftersom de företag jag kommer att vända mig till redan har ett affärssystem installerat så är dagböcker inget bra alternativ eftersom händelserna redan har inträffat och inte kommer att göras om.
Intervju är den metod jag helst skulle vilja använda mig av då jag skulle få en bra kontakt med intervjupersonen och har en möjlighet att ställa motfrågor. Dock antar jag att de flesta personer jag är ute efter att ställa frågor till kommer att befinna sig på ett betydande avstånd från Skövde vilket gör intervjuer besvärligt. Ett alternativ är att genomföra telefonintervjuer men jag anser att det skulle bli besvärligt att koncentrera
6 Val av metod
sig på vad intervjupersonen säger samtidigt som jag håller i en telefonlur och försöker anteckna svaren. Dessutom kräver mina frågor viss eftertänksamhet från respondenternas sida, vid en telefonintervju finns det risk för att denna eftertänksamhet försvinner.
Mitt val av teknik för att samla information har fallit på enkät då jag vill ställa frågor utan att genomföra intervjuer. Enkät öppnar möjligheten att skicka frågorna per post vilket underlättar väsentligt. En annan fördel med enkäter är att respondenterna i lugn och ro kan besvara enkäten när de har tid. Dessutom kan mina frågor kräva flera personers medverkan och då anser jag att enkät fungerar bra då resondenterna kan diskutera svaren dem emellan En nackdel är att jag inte kommer att ha möjlighet att ställa motfrågor och dessutom framkommer oftast mer information när man pratar med någon än när vederbörande måste skriva ned allting. Ett problem jag dock väntar mig är att få in enkäterna i tid eller överhuvudtaget få företagen att besvara enkäten. Attitydformulär skulle kunnat vara ett alternativ, men mina frågor kommer inte enbart att vara attitydfrågor, även om vissa kanske blir det.
Eftersom jag inte ska studera ett skeende eller beteende är inte observation ett bra alternativ. Dessutom har händelsen redan inträffat vilket gör den omöjlig att observera.
7 Genomförande
7
Genomförande
I detta kapitlet kommer jag att redogöra för den praktiska delen av examensarbetet vilket i mitt fall har bestått av att utforma och skicka ut en enkät och genomföra ett antal telefonintervjuer.
7.1
Tillvägagångssätt
Det första jag gjorde var att utforma en enkät vilket var det val av teknik för att samla information som jag efter noga överväganden kommit fram till passade mig bäst. För att hitta lämpliga företag (se kap 7.4) till min undersökning så studerade jag kundlistor från SAP och Oracle. Innan jag skickade ut enkäterna så ringde jag upp företagen för att hitta rätt person att skicka enkäten till. Med enkäten skickade jag även ett följebrev där jag presenterade mig själv och mitt examensarbete (se bilaga 1).
När den dag jag satt som sista svarsdag kom så hade jag inte fått in en enda enkät. För att få reda på anledningen till den dåliga svarsfrekvensen ringde jag upp de företag jag skickat enkäten till. Den vanligaste anledningen till att företagen inte svarat var att de inte hade tid, två företag lovade dock att de skulle svara inom kort.
Efter ytterligare väntan utan att få några svar så bestämde jag i samråd med handledare och examinator att istället genomföra ett antal telefonintervjuer. Jag ändrade även utformningen på vissa frågor för att korta ned enkäten något och därmed öka chanserna till att företagen skulle ställa upp. Med telefonintervjuerna hade jag större tur, jag lyckades få sex företag att ställa upp.
7.2
Enkät
Jag har delat in frågorna i enkäten i fyra delar, frågor om företaget, frågor angående val av affärssystem, frågor angående implementeringen och frågor angående den nuvarande användningen (se bilaga 2).
I delen frågor om företaget tar jag upp frågor som ska hjälpa mig få en uppfattning om företaget t.ex. antal anställda och vilken verksamhet som bedrivs.
För att få en uppfattning om företagets process vid val av affärssystem ställer jag i delen frågor angående val av affärssystem frågor såsom varför det fanns ett behov av att byta system och hur företaget gick till väga för att välja leverantör av affärssystem. I delen frågor angående implementeringen är jag intresserad av att ta reda på saker som om tids- och kostnadsramarna hölls, om det uppkom några problem vid implementeringen samt om det krävdes omfattande utbildning av personalen för att köra igång det nya affärssystemet.
I den sista delen, frågor angående den nuvarande användningen, vill jag få veta t.ex. om affärssystemet har löst de problem företaget hade väntat sig att det skulle lösa eller om affärssystemet genererat nya problem.
När enkäten var färdig kontrollerade jag att olika typer av svar på frågorna i enkäten löste de problemställningar jag angivit i problembeskrivningen.
7 Genomförande 7.2.1 Erfarenheter av enkäter
Trots att jag innan jag skickade iväg enkäterna visste att det kunde vara svårt att få företag att svara trodde jag inte svarsfrekvensen skulle bli 0%. En besvikelse var naturligtvis att även de företag som sagt att de skulle svara inte gjorde det. Detta gjorde att jag förlitade mig på att de skulle svara och när de inte gjorde det hade jag inte lång tid på mig att ändra tillvägagångssätt. Det kan naturligtvis ifrågasättas att jag inte tidigare förstod att jag inte skulle få några svar, men jag var väl lite för godtrogen. En anledning till att företagen inte svarade kan vara att de ansåg att enkäten var för omfattande och tidskrävande att fylla i. Detta kan jag ha viss förståelse för eftersom det inte var några ja- och nej-frågor eller frågor med kryssalternativ. Det är möjligt att jag skulle fått in några svar om jag kortat ned enkäten.
7.3
Telefonintervju
Då jag beslutade mig för att genomföra telefonintervjuer istället ändrade jag vissa av frågorna för att korta ned undersökningen. Detta gjorde jag eftersom jag tänkte att företagen skulle vara mer villiga att svara på mina frågor om de inte var så många och långa.
Bland annat plockade jag helt bort frågorna om företaget eftersom jag ansåg att jag kunde få tag på de uppgifterna på annat vis. Dessutom plockades vissa andra frågor bort så att endast det mest väsentliga fanns kvar (se bilaga 3).
7.3.1 Erfarenheter av telefonintervjuer
Det visade sig vara betydligt lättare att få företag att ställa upp på telefonintervjuer, svarsfrekvensen blev hela 100%. En anledning kan vara att det är svårare att säga nej när det finns en personlig kontakt med personen. Dessutom hade jag kortat ned frågorna, detta gjorde att jag bara behövde ta cirka en kvart av deras tid i anspråk vilket alla tyckte var rimligt. En annan fördel med telefonintervju är att den som svarar pratar fritt, det kan vara svårare att uttrycka sig i skrift.
En svårighet med telefonintervju är att behöva anteckna svaren samtidigt som man ska hålla i telefonluren och dessutom lyssna och ställa motfrågor. För att jag skulle få med så mycket som möjligt av svaren skrev jag rent anteckningarna omedelbart efter varje intervju, dock var det ändå svårt att komma ihåg allt som sagts. En lösning på detta skulle vara att spela in samtalet, naturligtvis med respondentens medgivande.
7.4
Val av företag
I min avgränsning i kapitlet problembeskrivning valde jag att avgränsa mig till medelstora, tillverkande företag. En ytterligare avgränsning jag valt var att välja företag som har något av affärssystemen SAP R/3 eller Oracle Applications installerat. För att få fram vilka företag som har något av de nämnda affärssystemen installerade gick jag igenom listor över kunder till de två affärssystemleverantörerna och valde ut sex företag som passade in på mina avgränsningar.
7 Genomförande
På grund av den dåliga svarsfrekvensen på enkäten så fick jag delvis välja ut nya företag till mina telefonintervjuer. Från Oracles kundlista valde jag ut Cisco Systems, Sun Microsystems och Haldex. Från SAPs kundlista föll valet på GLA, Dafgårds och Tetra Pak.
7.4.1 Dafgårds
Dafgårds startade sin verksamhet 1937 i Källby. Totalt sysselsätter företaget cirka 1100 personer och omsättningen var 1998 1.4 miljarder kr. Verksamheten består av att tillverka och distribuera livsmedel till storkök, butiker, grossister och för export. Av produkterna är fördelningen 50% djupfryst och 50% kylvaror (Stenmark, 1999). 7.4.2 GLA
I koncernen finns fyra bolag, GLA Industry AB, GLA Kvalitetsmontering AB, GLA Machining AB och GLA Systems AB. I hela koncernen finns cirka 200 anställda och omsättningen ligger idag på 90 miljoner kronor. Verksamheten startades 1993 och sysselsätter sedan dess sina anställda med att montera åt Volvo och Electrolux. Åt Electrolux i Mariestad monteras elektroniken i kylskåpstoppar. Dessutom bearbetar de motordelar åt Volvo Lastvagnar (Jonak, 1999).
7.4.3 Tetra Pak
Målet för Tetra Pak är att bli och förbli världens ledande producent av paketering av flytande föda. Tetra Paks historia börjar 1943 då man börjar utveckla mjölk-förpackningar som skulle kräva så lite material som möjligt. 1951 etableras Tetra Pak i Lund av Ruben Rausing och Erik Wallenberg. Tillsammans med Alfa Laval bildas 1991 Tetra Pak Alfa Laval-gruppen som sedan blev Tetra Laval (Tetra Pak, 1999). 7.4.4 Cisco Systems
Cisco Systems bildades i USA 1986 och har sedan dess lyckats inta en ledande plats på marknaden. Den årliga omsättningen har sedan starten ökat från 69 miljoner dollar till 8.46 miljader dollar. Antalet anställda världen runt uppgår till 18300 varav 8900 arbetar i San Francisco Bay-området. Cisco Systems är ledande inom nätverks-lösningar på Internet (Cisco Systems, 1999).
7.4.5 Sun Microsystems AB
Sun Microsystems startade sin verksamhet 1982 i Mountain View i Kalifornien och är nu en av de fem största datorleverantörerna i USA. Totalt finns verksamheten i 174 länder världen runt och sysselsätter cirka 25000 personer. Suns svenska verksamhet började 1988 i Stockholm men finns nu även på fem andra ställen i Sverige. I Sverige har Sun en omsättning på 3 miljarder kronor (Sun Microsystems AB, 1999).
7.4.6 Haldex
Haldex är ett multinationellt företag med verksamhet i USA, Tyskland, England, Frankrike, Brasilien, Kina och Korea. Företaget är världsledande inom automatisk bromsjustering på tunga fordon. Bland Haldex kunder finns tillverkare av tunga lastbilar, bussar, släpvagnar och axelsystem. Cirka 95% av försäljningen skr utanför Sverige och 1996 var omsättningen 2.143 miljarder kronor. Haldex sysselsätter runt 1800 personer i sin verksamhet (Oracle Svenska AB, 1998c).
7 Genomförande
7.5
Frågor och svar
I detta kapitel kommer jag att för varje fråga, som jag baserade mina telefonintervjuer på presentera de svar jag fått från företagen. I de fall där det saknas ett svar från något företag så beror det på att jag tyckt att jag fått svar på den frågan när respondenten svarat på en tidigare fråga.
7.5.1 Frågor angående val av affärssystem
Vad hade ni för system innan ni införde ett affärssystem?
Dafgårds: Vi hade ett egenprogrammerat system som byggde på programmerings-språket pl1 på en UNIX-plattform.
GLA: Vi körde Scala.
Tetra Pak: Många. Vissa integrerade, vissa inte.
Cisco Systems: Vi körde Hoga Classsic.
Sun Microsystems AB: Det vi hade på bokföringssidan är inte värt att nämna. Vi har fått ta vad vi haft tillgång till.
Haldex Tractions AB: Vi hade en massa olika delsystem för varje avdelning. Vissa var inköpta och vissa var egengjorda.
Varför fanns det ett behov av att byta affärssystem?
Dafgårds: Det gamla systemet var inte integrerat och klarade inte år 2000-problematiken.
GLA: Scala började bli för litet för våra behov. Vi arbetade alltmer mot Volvo och Electrolux, som båda använder affärssystem.
Tetra Pak: De stora förändringarna i konkurrenssituationen och de förändrade kundbehoven var en viktig faktor. Dessutom ville vi ha ett integrerat system.
7 Genomförande
Haldex Tractions AB: Det är ju vinster hit och dit. I princip så fick man ut en lapp från ett system som skulle skrivas in i nästa system. Vi saknade en röd tråd.
Varför föll valet på ett affärssystem? Dafgårds: På grund av integreringen.
GLA: På grund av storlek och expansionsmöjligheter.
Cisco Systems: De är så pass mycket större.
Sun Microsystems AB: Det vet jag inte, beslutet togs i USA men antagligen på grund av storleken.
Haldex Tractions AB: Det var företagsledningens önskan att ha allt integrerat.
Hur gick ni till väga för att välja leverantör av affärssystem?
Dafgårds: Vi bjöd in ett antal leverantörer som fick visa sin produkt bland annat SAP, Oracle, Intensia osv.
GLA: Vi har varit i kontakt med olika leverantörer.
Tetra Pak: Vi tittade på ett antal olika leverantörer.
Cisco Systems: Vet inte, det beslutet togs i USA men jag tror att mycket berodde på att Oracle är ett amerikanskt företag.
Sun Microsystems AB: Det vet jag inte, det var återigen ett beslut som togs i USA.
Haldex Tractions AB: Vi gjorde en strategisk kravspecifikation med krav som tex att det skulle klara en viss applikationsbredd och att leverantören skulle finnas lokalt där vi är verksamma. Sedan tre stycken leverantörer plockats ut så granskades de noga.
Varför föll valet på just SAP/Oracle?
Dafgårds: Vi valde SAP eftersom vi ansåg att det passade vår verksamhet bäst. SAP täckte vårt behov och alla delarna i SAP var bra, inga svaga länkar.
7 Genomförande
Tetra Pak: Därför att SAP ansvara för allt de levererar, de tar fullt ansvar medans tex Oracle lägger ansvaret på underleverantörer och vad händer då med oss om de går i konkurs.
Cisco Systems: Vi ville ha ett system med öppna gränssnitt och som var enkelt att anpassa till företagets behov.
Sun Microsystems AB: Sun såg det som det bästa och smidigaste systemet. Dessutom är Oracle en stor samarbetspartner till Sun.
Haldex Tractions AB: Fördelarna i granskningen övervägde för Oracle Applications.
7.5.2 Frågor angående implementeringen Hölls tids- respektive kostnadsramarna?
Dafgårds: Tidsramen blev förskjuten med cirka två månader, det var tänkt att vi skulle starta upp den 1 februari men det blev inte förrän i slutet av mars. Kostnaden blev ungefär vad vi hade tänkt oss, kanske lite mer eftersom det krävdes vissa anpassningar efteråt.
GLA: Nej, aldrig någonsin. Det är nog omöjligt.
Tetra Pak: Vi gjorde aldrig något bokslut på kostnaderna så jag vet inte. Tidsramen däremot höll.
Cisco Systems: Implementeringen gick på två månader med tester men systemet är ju under ständig utveckling. Vad gäller kostnaderna vet jag inte.
Sun Microsystems AB: Vad gäller kostnaderna så vet jag ej, den budgeten gjordes i USA. Tidsmässigt så hölls det, implementationen gjordes i hela Europa på ett år. Sun hade en plan som gick ut på att man gick från land till land och tog med sig erfarenheterna från de tidigare implementeringarna.
Haldex Tractions AB: Ja det kan man säga. Vi har överskridit budgeten lite men det är marginellt. Tidsramarna har vi följt till punkt och pricka.
