Att skugga miljörevisorer
En studie om vad de egentligen gör på jobbet
Shadowing environmental auditors
A study of what they actually do at work
Elisabet Claesson
Huvudområde: Miljövetenskap 180 p Kandidatexamen Miljövetenskap III MV109A 15 p Kanditatuppsats VT 2016 Handledare: Karin Westerberg och Kjell MårtenssonAbstract
What does an auditor do? In this study, I have been shadowing two environmental auditors in their day-to-day audit work and therefore I was able to observe what an auditor actually do at work. Studying people in their practice of work gives an
understanding of the variety in organizational phenomenon. As theoretical framework I have used the following concepts: trust, faith and interaction, legitimacy and review, structure and judgement. The result shows that the auditor’s work is built on trust and faith, which therefore are formed by interaction, legitimacy and structure.
Keywords: Environmental audit, third part certification, practice study, shadowing, trust, faith, legitimacy, structure
Sammandrag
Vad gör en miljörevisor? Jag har i den här studien skuggat två miljörevisorer i sitt vardagliga arbete och har på så vis fått ta del av vad en miljörevisor egentligen gör på jobbet. Genom att studera människor i yrkespraktiken kan man förstå och förklara variationen i organisatoriska företeelser. Som teoretisk referensram har jag använt följande analytiska begrepp: tillit, förtroende och interaktion, legitimitet samt
granskning, struktur och omdöme. Studien visar att revisorns arbete bygger mycket på tillit och förtroende och att detta skapas genom interaktion, legitimitet och struktur.
Nyckelord: Miljörevision, tredjepartscertifiering, praktiksstudie, skuggning, tillit, förtroende, legitimitet, struktur
Innehållsförteckning
INLEDNING: VAD HANDLAR DEN HÄR STUDIEN OM OCH VARFÖR? ... 1
MILJÖREVISION I LITTERATUREN ... 3
KORT PRESENTATION AV TVÅ, FÖR STUDIEN RELEVANTA, FORMER AV MILJÖREVISION ... 3
UTVECKLINGEN AV BEGREPPET MILJÖREVISION OCH TIDIGARE FORSKNING ... 4 HUR KAN MÄNNISKORS YRKEN FÖRSTÅS I PRAKTIKEN? ... 7 LEGITIMITET ... 7 GRANSKNING, STRUKTUR OCH OMDÖME ... 9 TILLIT, FÖRTROENDE OCH INTERAKTION ... 10 ATT FINNA KUNSKAP GENOM EN SKUGGANDE METOD ... 14 MITT URVAL FÖR STUDIEN OCH MOTIVERING TILL DET ... 14
GENOMFÖRANDE AV STUDIEN: FÄLTARBETE, ANALYS OCH BEGRÄNSNINGAR ... 15
KRAV: TREDJEPARTSCERTIFIERING PÅ EKOLOGISK GRUND ... 18
CERTIFIERING AV KRAV-GODKÄNDA RESTAURANGER OCH STORHUSHÅLL ... 19
VAD GÖR EN MILJÖREVISOR? ... 20 LEGITIMITET ... 24 GRANSKNING, STRUKTUR OCH OMDÖME ... 25 TILLIT, FÖRTROENDE OCH INTERAKTION ... 27 SAMMANFATTANDE DISKUSSION ... 30 REFERENSER ... 31 HÄNVISNINGAR TILL FIGURER ... 35
Inledning: Vad handlar den här studien om och varför?
Insikten om miljöproblemens påverkan på människan, samhällsutvecklingen och naturmiljön har lett till att miljöcertifiering och diplomering i organisationer och företag har ökat kraftigt i popularitet och spridning globalt (Ammenberg, Wik & Hjelm, 2001, s. 184). Miljömärkningar och certifieringar är ett effektivt sätt att ge konsumenterna den information de behöver för att kunna göra medvetna val(Naturvårdsverket, 2015, s. 24).Ett krav för att en marknad ska fungera väl är bland annat att alla parter i en affärsuppgörelse ska ha full koll på all information (Dixit, 2014, s. 77). Om en part däremot besitter mer information än den andre, kallas detta för asymmetrisk information vilket förekommer inom ekologisk produktion i fråga om vart produkterna egentligen kommer ifrån(Giannakas, 2002, s. 2). Till exempel kan det innebära att producenterna vet huruvida en produkt är ekologisk eller inte, medan det inte är påvisbart för konsumenter och andra aktörer (Giannakas, 2002).
För att förhindra att det här sker i den ekologiska industrin, använder många länder tredjepartscertifiering. Tredjepartscertifiering innebär att den miljömärkta verksamheten eller produkten granskas av en oberoende tredje part (Ammenberg, 2012, s. 455). Verksamheten eller producenten måste kunna visa att de uppfyller de krav eller kriterier som krävs vid en revisionskontroll. Tredjepartscertifiering kan därför användas som indikator för att minska osäkerheten kring asymmetrisk
information och tvinga fram en uppriktig strävan i kvalitets- och säkerhetsreglerna för livsmedel. Enligt Hayburn (2014, s. 197) är tredjepartscertifiering det mest effektiva sättet att kontrollera flödet inom produktionskedjan eftersom det inkluderar spårbarhet i alla led.
Med den här inledande diskussionen om miljörevision inom
tredjepartscertifiering motiverar jag varför det är viktigt att utveckla kunskapen kring professionen. Jag har märkt att det är brist på studier om miljörevision i praktiken vilket har utvecklat ett intresse för yrkesrollen och hur själva processen går till. Czarniawska (2007, s. 8-10) menar att det är i praktiken som själva görandet kan studeras. Det är lättare att undersöka något genom att på plats observera det än att spekulera om det. Forskaren kan på så vis ta del av alla dokument, redogörelser och handlanden, istället för att företaget väljer ut det som de tycker att hen ska ta del av.
Genom att vara på plats när det händer, är det svårare att dölja eventuella brister och på så vis kan systemet utvecklas.
Syftet med den här uppsatsen är att undersöka tredjepartscertifierad
miljörevision i praktiken genom att följa en miljörevisor och på så vis studera vad hen faktiskt gör, istället för vad hen borde göra. Den globala livsmedelsindustrin är den kategorin som expanderar mest inom certifiering och miljömärkningar (Raynolds, Murray & Heller, 2007, s. 147). KRAV är en av Sveriges mest kända miljömärkning och tredjepartscertifiering för livsmedel och därför kommer jag att studera
miljörevision för KRAV-märkta verksamheter. Genom att observera miljörevision i praktiken vill jag ta reda på frågeställningen Vad gör en miljörevisor? För att ta reda på denna relativt breda fråga har jag även ställt några följdfrågor: Vad är det som granskas i revisionen? Hur är stämningen i mötet mellan revisor och kund? Är det möjligt att säkerställa de förväntade kraven hos de certifierade verksamheterna? Går det att kontrollera det som sker i verksamheterna?
Miljörevision i litteraturen
Det här avsnittet syftar till att ge en bredare förståelse för begreppet miljörevision, hur det har utvecklats och hur andra har studerat det. Miljörevision är ett samlingsnamn under vilket det finns olika former av revisioner (Hillary, 1998, s.72). Gemensamt för revisioner är att de alla innefattar någon form av kontroll (Alexandru & Spineanu-Georgescu, 2011, s. 888). För enkelhetens skull tänker jag inte gå in på alla, utan har valt att fokusera på de två former som jag anser relevanta för den här uppsatsen och som grundar sig på extern miljörevision för tredjepartscertifiering, nämligen
miljömärkning typ I och miljöledningssystem. Miljörevision för miljömärkning typ I är den formen som själva studien grundar sig på och har därför en given plats i diskussionen. Miljörevision är dock oftast relaterad till miljöledningssystem
(Alexandru & Spineanu-Georgescu, 2011, s. 888) och därför anser jag det relevant att också att säga något om det.
Kort presentation av två, för studien relevanta, former av miljörevision
Ett miljöledningssystem är enligt Ammenberg (2012, s. 313.) ”ett hjälpmedel som kan användas för att etablera mål och ramverk samt leda, utföra, mäta och utvärdera miljöarbetet”. Syftet är att företag och andra organisationer som inför
miljöledningssystem ska uppnå ständig förbättring av miljöprestandan. När företaget eller organisationen har åtagit de krav som gäller för att få ett certifikat sker en revision av miljöledningssystemet (Ammenberg, 2012). Det är externa miljörevisorer från ett ackrediterat certifieringsorgan som avgör om ett företag eller organisation får ett certifikat. Generellt samlar miljörevisorn in information om verksamheten, vilken sedan jämförs med relevanta kriterier för att sedan avgöra om kriterierna är uppfyllda genom en kontroll. Revisionen avslutas med en sammanställande rapport och
förhoppningsvis en miljöcertifiering. Uppfyller verksamheten inte kriterierna får de istället en avvikelserapport och en omrevision.
Miljömärkningar av typ I anses som de mest trovärdiga märkningarna när det kommer till att visa miljörelevanta krav på produkter (Ammenberg, 2012, s. 455). Exempel på dessa är KRAV, Bra Miljöval och Svanen. Produkterna granskas av en tredje part, miljörevisorn, som kvalitetssäkrar att produkterna uppnår de kriterier som krävs för att vara miljömärkt eller certifierad.
Miljörevisorer i Sverige (MIS) är en förening som bildades med syftet att skapa en plattform för yrkesutveckling och erfarenhetsbyte mellan miljörevisorer (Almgren, Grankvist & Midenstam (1996, s. 56). På MIS hemsida (odat.) kan läsas: ”Miljörevisionen är ett viktigt och nödvändigt verktyg i miljöarbetet för att objektivt värdera resultatet gentemot överenskomna revisionskriterier”. Definitionen ger en generell beskrivning av vad begreppet miljörevision innebär och skulle kunna sättas in i ett sammanhang inom certifiering för både miljöledningssystem och
miljömärkning. För enkelhetens skull har jag därför valt att inte göra någon skillnad på de båda revisionerna när jag talar allmänt om begreppet miljörevision.
Utvecklingen av begreppet miljörevision och tidigare forskning
Revision betyder ”att återse” (Almgren et al. 1996, s. 26) och på engelska används vanligtvis ordet audit(ing), som kommer från latinets audio som betyder ”jag lyssnar”. Engelskans auditor betyder ”revisor”, ”granskare” eller ”åhörare”. En revisor är följaktligen en person med kompetens att genomföra revision. Begreppet användes redan på romartiden, där man vid vidarebefordring av viktiga budskap använde sig av en ”lyssnare” eller ”auditor”, vars uppgift var att följa budbäraren och se till att budskapet framfördes korrekt.
Begreppet miljörevision utvecklades i USA på 1970-talet på grund av att miljön fick ökad betydelse i samhället och som en följd också i företag (Ammenberg, 2012, s. 402). För att undvika dålig publicitet och ekonomiska risker, började
företagen låta få sina verksamheter granskade och därefter vidta vissa åtgärder för att inte hamna i dålig dager. Almgren et al. (1996, s. 26) menar att det också förekom systematiska granskningar även i Sverige, men att man inte använde just begreppet miljörevision. De föreslår vidare att begreppet infördes i samband med att den statliga kommittén om miljövårdens organisation skrev utredningen För en bättre Miljö år 1987 (SOU 1987:32). I utredningen, som var skriven av landshövding Heurgren, stod det bland annat:
För att säkerställa kvaliteten och tillförlitligheten i företagens rapportering har utredningen övervägt införandet av en bestämmelse i miljöskyddslagen om att företag till sin årliga miljörapport skall foga en redogörelse av en särskild miljökontrollant- en s.k. miljörevisor- om att de i rapporten lämnade uppgifterna är korrekta. (SOU 1987:32, s. 272-273)
Förslaget i utredningen grundades på att den dåvarande tillsynsmyndigheten inte hade resurser nog att tillgodose kraven på förbättrad övervakning och miljörevisorn skulle därför ta över uppgifterna (Almgren et al. 1996, s. 27). Förslaget fick avslag, men två år senare publicerade Internationella Handelskammaren riktlinjer för miljörevision. Publikationen är enligt Almgren et al. den första inom industriellt internationellt samarbete och innehåller bland annat definiering av begreppet, hur det ska utföras och av vem samt vilka motiv det finns för företag att utföra miljörevision. Sen dess har miljörevision utvecklats och diskuterats genom olika förslag i lagstiftning och förordningar.
Miljörevision härstammar från de grundprinciper som gäller för finansiell revision (Brorson & Almgren, 2014, s. 222). Finansiell revision handlar om att kvalitetssäkra ett företags ekonomiska redovisningsinformation (Öhman, 2007). Det är revisorns uppgift att granska och verifiera informationen innan den kan lämnas ut till redovisningsberättigade investerare och övriga intressenter. I tidigare forskning har det framträtt att det finns ett återkommande intresse i att jämföra och dra paralleller mellan finansiell revision med miljörevision, vilket kan bero på att det finns en del likheter mellan dem (Dixon, Mousa & Woodhead, 2004; Power, 1997; De Moore & De Belde, 2005). Man kan säga att båda revisionerna utgår från
standardiserade metoder med syfte att kontrollera efterlevnaden mot dessa och hur de redovisas (Power, 1997, s. 134). De största skillnaderna mellan finansiell revision och miljörevision är bland annat att den finansiella revisionen är lagenlig för
redovisningsskyldiga företag och årligen återkommande med ett fokus på den
ekonomiska redovisningen. Miljörevision är, förutsatt att företaget inte har bundit sig till någon tredjepartscertifiering, en frivillig process med oregelbunden återkommande revison och fokuserar på miljöaspekter.
Det traditionella sättet att förstå miljörevision visar att det är brist på studier om miljörevision i praktiken. Ammenberg et al. (2001) gjorde till exempel intervjuer med miljörevisorer för att se hur de uppfattar och applicerar centrala kriterier av den internationella standarden för miljöledningssystem, ISO 14001. Syftet var att förstå hur standardiserade miljöledningssystem påverkar miljöarbetet i certifierade
organisationer. Det här visar bara hur miljörevisorerna uppfattar vad de gör, inte vad de faktiskt gör i praktiken. Hatanaka (2010) har däremot gjort en fältstudie om räkodlingar i Indonesien i vilken han argumenterar för att man använder
tredjepartscertifiering endast som en ”quick fix” som gensvar på de sociala och miljömässiga problem som uppstår i samband med räkodlingarna. Fältstudien inkluderade flera intervjuer med bland annat miljörevisorer. Han gjorde även observationer av revisorer och andra aktörer för att förstå relationerna och kommunikationen dem emellan. Hatanaka (2010) menar att man måste anpassa tredjepartscertifieringen till de lokala förhållandena, då det inte fungerar på samma sätt där som i västerländska förhållanden. En lösning skulle kunna vara att bland annat förbättra kommunikationen mellan aktörer. Fokus i den här studien riktar sig dock mer till en utveckling av standarder, där en av många aspekter är att
kommunikationen mellan aktörerna måste bli bättre.
Maltby (1995) lät miljörevisorer svara på en enkät om deras perspektiv på miljörevision, hur de anser att miljörevisorer ska utföra uppgiften och vilken roll de ska anta. Resultatet visade att miljörevisionerna på fält oftast sker i form av besök, intervjuer och observation snarare än att kontrollera själva systemet. Maltby avslutar studien med att säga att det därför vore av intresse att studera miljörevision i
praktiken, eftersom standarderna inte får bli ”förslappade” och standarderna utvecklas av praktikerna.
Ytterligare motivering till att undersöka miljörevision i praktiken kan fås genom en inblick i litteratur från den finansiella revisionen. Enligt Broberg (2013) och Power (2003) är det brist på studier i praktiken även inom det fältet och att tidigare studier visar att vi måste veta mer hur revisionen faktiskt går till i relation till förändrade standarder och med ökad press på professionen. Broberg (2013) följde därför en revisor i hens dagliga revisionsarbete för att helt enkelt ta reda på vad en revisor gör på jobbet. I nästa kapitel kommer att gå in mer i detalj på hur man kan förstå yrken i praktiken.
Hur kan människors yrken förstås i praktiken?
Med utgångspunkt att studera miljörevisorers praktik, har jag använt relevanta begrepp och teman som teoretisk referensram. Med praktik menar jag en persons vardagliga yrkesutövning, alltså vad de gör när de är på jobbet. Genom att studera praktiken kan man förstå och förklara variationen i organisatoriska företeelser (Schatzki i Svingstedt, 2012, s. 61). Enligt McDonald (2005, s. 461) är den här typen av studier vanliga inom yrkesinriktade utbildningar som hjälpmedel för studenter att lära sig om sin kommande profession, till exempel inom sjukvård eller
organisationsledning. Det har också använts som ett effektivt verktyg för att utveckla och förbättra pedagogers utlärningsmetoder. Det är också ett bra sätt att själv lära sig ett yrke genom att uppleva och reflektera över praktiken. Czarniawska (2007, s. 8-10) menar att en fördel med att ”gå ut i fält” och studera praktiken är att man där finner både görandet och det som blir producerat genom görandet. På så vis kan man till exempel se hur processen går till av olika urval och inte bara se vad som blev själva slutresultatet.
Enligt Niklas Luhmann (i Czarniawska, 2007, s. 9) är världen sett från en aktörs perspektiv inte nödvändigtvis samma som för observatören. Därför kan det vara svårt att reflektera över sin egen yrkesroll. Luhmann menar att det då krävs att man stiger utanför sin position för att kunna observera det man själv gör. Det här är komplicerat eftersom man antagligen är så van vid sitt eget görande att man inte reagerar på saker som en observatör utifrån skulle göra. Därför är det viktigt att studera andra människors praktik, så att de sen kan läsa och reflektera över det någon annan har tänkt om professionen i fråga.
Som teoretisk referensram i studien har följande analytiska begrepp använts: tillit, förtroende och interaktion, legitimitet samt granskning, strukturering och omdöme. Begreppen kommer att presenteras närmre i nästkommande avsnitt.
Legitimitet
Begreppet legitimitet inom professioner är enligt Suchman i Maroun och Solomon (2014, s. 110) en generell uppfattning om att en organisations handlingar samverkar med socialt konstruerade värdesystem, alltså att de handlar på ett sätt som är rätt och riktigt. Enligt Bertilsson i Isaksson (2016, s. 22) kan man skilja på det rättsliga och
det rätta. Det rättsliga, ”legitimus” på latin, står i enlighet med lagen. Det rätta, ”legitima”, står för det som folk anser riktigt och trovärdigt.
Svensson (2011, s. 306) talar om professionell legitimitet, som är baserad på expertkunskap och att det i samhället finns ett erkännande för professionen.
Expertisen kan sanktioneras genom till exempel legitimation, auktorisation eller en yrkestitel. Fournier i Isaksson (2016, s. 21) menar att professionella utövare bör uppfylla vissa kriterier för att framstå som legitima. De ska till exempel ”stå för sanningar, vara effektiva samt arbeta för samhällets bästa och sociala välfärd”. Jag tycker att kriterierna är väldigt generella och självklara och något som man inom de flesta arbetsformer strävar efter. Legitimitet styrks alltså både av att ta ansvar för sina arbetsuppgifter enligt lagstiftning, men också att handla moraliskt och
kunskapsmässigt korrekt inom ett verksamhetsområde. Miljörevisorer i Sverige (MIS, 2010) har skapat ett dokument med åtta etiska regler för bra miljörevision. Jag tycker att dessa tydligt visar vad legitimitet inom miljörevisionsyrket innebär. Reglerna i dokumentet säger att revisorn ska:
1) Säkerställa att du har god kompetens för ditt arbete och att alltid sträva efter att förbättra den
2) Redovisa för uppdragsgivaren samtliga resultat som framkommit vid en revision och att stödja dina påpekanden med nödvändig och tillräcklig fakta 3) Vara opartisk i förhållande till den verksamhet som du reviderar
4) Inte låta ekonomiska intressen eller andra bindningar påverka ditt arbete 5) Inte åta dig uppdrag som rör verksamheter som är ohederliga eller olagliga 6) Inte utnyttja kunskaper om ett reviderat företag på ett otillbörligt sätt 7) Inte yppa, utan uppdragsgivarens medgivande, vad som framkommit vid en
revision
8) Uppträda på ett sätt som gör att respekten för miljörevision och miljörevisorer främjas
Enligt Broberg (2013) har standarder och regelverk blivit en alltmer viktig del av revisionsprofessionen, bland annat på grund av att pressen från aktörer och
intressenter har ökat. I samband med att regelverken blir mer detaljerade, blir också framvisandet av legitimitet och kontroll viktigare. Den här utvecklingen har därför lett till en ökad struktur i den praktiska granskningen.
Granskning, struktur och omdöme
Revision handlar om att granska, bedöma och uttala sig om redovisningsinformation (Öhman, 2007, s. 37-38). I granskningsfasen ska information samlas in och bedömas bland annat genom relevans, tillförlitlighet, efterlevnad av lagar, regler och policys samt hur verksamheten bedrivs och om det sker ändamålsenligt och effektivt. Trots att det finns program och standarder för revision kan granskningen och rutinerna för denna genomföras på olika sätt (Power, 2003). Det finns en rådande debatt om hur mycket struktur respektive hur mycket professionellt subjektivt omdöme revisionen ska grundas på. En tillämpning med fokus på professionellt subjektivt omdöme är mer tolkande och där revisorn också bedömer utifrån andra perspektiv och aspekter
(Öhman, 2007, s. 42). En strukturerad tillämpning är mer formell där revisorns bedömning följer tydliga riktlinjer, policys, datorstöd, manualer och instruktioner vilket speglar Brobergs (2013, s. 68) citering av Cushing och Loebbeckes definition av struktur:
[Structure is] a systematic approach to auditing characterized by a prescribed, logical sequence of procedures, decisions, and documentation steps, and by a comprehensive and integrated set of audit policies and tools to assist the auditor in conducting the audit.
Power (2003) diskuterar bland annat att en strukturerande revision frambringar trygghet och legitimitet hos revisorn, men behöver nödvändigtvis inte leda till en bättre revision. Det är lättare för revisorerna att ge en åsikt i ett ställningstagande om de vet att de har riktlinjerna att ”vila” på. Den objektiva formaliseringen gör att det individuella ansvaret från revisorn flyttas till bransch-nivå vilket gör att revisorn i mindre grad riskerar att ställas till svars vid ett felaktigt agerande. Men förlitar de sig för mycket på formella strukturer kanske de tenderar att ”leta” efter passande
information som matchar ett beslut i linje med standarderna för att inte känna sig för utsatta, istället för använda sitt eget sunda förnuft och omdöme.
Myers i Broberg (2013) menar att om man litar på sitt eget omdöme utvecklas en djupare tankeverksamhet hos revisorn som gör det möjligt att lägga till eller ta bort vissa steg i revisionen om det skulle behövas. Det här gör att de bättre kan förstå hur de olika stegen är relaterade till varandra. Genom att använda ”sin egen” struktur, är risken dessutom mindre att man missar relevant information och man fokuserar mer
på de aspekter och omständigheter som är relevanta för just den här klienten och dess intressenter.
Smith, Fiedler, Brown och Kestel (2001) hävdar att revisorer som använder en mer strukturerad tillämpning tenderar att fokusera mer på de kvantitativa delarna, och de som använder en mer ostrukturerad tillämpning har mer balans i granskningen mellan de kvalitativa och kvantitativa delarna. Det här relaterar jag till Öhmans (2007) beskrivning av ”hårda” och ”mjuka” granskningsobjekt. De hårda
granskningsobjekten är sådant som går att mäta och verifiera (kvantitativa delar) medan de mjuka granskningsobjekten innefattar sådant som är svårt att mäta och verifiera, till exempel strategier (kvalitativa delar).
I den litteratur som jag har tagit del av har det visat sig vara mer fördelaktiga argument för omdömes-sidan än struktur-sidan. Trots det är det enligt Power (2003, s. 381) den strukturerade tillämpningen som dominerar i verkligheten vilken han menar speglar det ökade behovet av legitimitet och transparanta former av standarder i redovisningskontrollerna. Broberg (2013, s. 74) menar att båda tillämpningarna är problematiska och att både struktur och omdöme är nödvändigt för en bra revision. Det viktigaste är att kunna balansera de båda genom att ha förståelse för ansatsen och dess tillämpning. Öhman (2007, s. 42) skriver också att ”revision är en verksamhet som å ena sidan är rik på formella regler och procedurer och å andra sidan tillåter förhandlingar, bedömningar och personliga åsikter”, vilket enligt mig är en god sammanfattning på diskussionen.
Tillit, förtroende och interaktion
Enligt Larsson (2007, s. 7) är klienters och allmänhetens förtroende avgörande för de flesta professioner, inklusive revisorsyrket, och förtroendefrågor diskuteras därför ofta inom professionsforskning. Precis som Larsson väljer jag att inte särskilja
begreppen tillit och förtroende, utan istället använda de som synonymer eftersom de i vardagsspråk överlappar varandra begreppsligt. Larsson (2007, s. 10) citerar till exempel Giddens som menar att ”tillit [min kursivering] kan definieras som
förtroende [min kursivering] för en persons eller ett systems pålitlighet med hänsyn till en given mängd händelser eller resultat av händelser, där detta förtroende utrycker en förtröstan om personens redlighet eller kärlek eller om vissa abstrakta principers riktighet”. För att lita på någon eller något behöver det alltså finnas något slags bevis
för att en person eller ett system kommer handla på ett korrekt sätt, vilket kan stärkas om det också sker upprepade gånger.
Öhman (2004) diskuterar bland annat interaktion mellan revisorer, företag och konsumenter. Han menar att för att kunna bygga upp en god relation, räcker det inte att man bara utbyter information, utan det måste också finnas förtroende mellan de inblandade parterna. I inledningen talade jag om problematiken med asymmetrisk information och hur tredjepartsrevision kan förebygga att det sker. Öhman (2004) menar att revisorn fungerar som en slags förtroendelänk mellan den certifierade verksamheten och konsumenten, eftersom konsumenten själv kan ha svårt att veta om verksamheten talar sanning. Genom tredjepartsrevision kan konsumenten istället förlita sig på att det som verksamheterna står för och uttalar sig för att vara är sant. Förtroendelänken måste också finnas mellan revisorn och verksamheten som ska revideras. Enligt Öhman (2004) kan man i samhällelig och affärsmässig kontext i revisorspraktiken hänga upp förtroendebegreppet på tre nyckelord: kompetens, oberoende och tystnadsplikt. De här nyckelbegreppen har jag även stött på i miljörevisionslitteraturen för miljöledning (Brorson & Almgren, 2014, s. 223), där man även har med begreppen, opartiskhet, förtroende, integritet, samarbete, oräddhet och klartänkthet. Brorson och Almgren (2014) diskuterar inte mer kring nyckelorden och därför har jag valt att göra en egen tolkning av begreppen. Även om förtroende här är inkluderat som ett eget nyckelord, anser jag att de övriga nyckelorden, precis som Öhmans, kan kopplas till förtroendebegreppet. Brorson och Almgren (2014, s. 226) skriver till exempel: ”Den samlade kompetensen bör vara tillräcklig för att nå målen och inriktningen av varje revision och för att företaget ska kunna få förtroende [min kursivering] för att resultatet av revisionerna är tillförlitligt”. Det här tolkar jag som att förtroendet uppnås genom den samlade kompetensen. Öhman (2007, s. 27) menar att det är ”föga förvånande” att kompetens är ett så starkt ledord för revisorer, eftersom det borde vara en självklarhet att ha kunskap inom området. Tystnadsplikt kan ses som grunden för revisorers förhållande till de redovisningsskyldiga. Man får alltså inte föra vidare upplysningar från det reviderade företaget om det kan få negativa konsekvenser för vederbörande (Öhman, 2007, s. 27).
Brorson och Almgrens nyckelord integritet, handlar enligt Ammenberg (2012, s. 420) om att miljörevisorn ska vara ärlig, rättvis och agera på ett ansvarsfullt sätt. Han menar också att oberoende och opartiskhet är viktiga ingredienser i integriteten.
Att vara opartisk och objektiv i sina ställningstaganden är enligt Öhman (2004, s. 25) förtroendeingivande. Revisorn får till exempel inte ha någon anknytning till det aktuella företaget eller ha några ekonomiska intressen i det.
Larsson (2007, s. 24) diskuterar bland annat hur revisionen i Sverige har gått från ”en äldre mer personlig tillit till ett mer opersonligt förtroende”. Han menar att revisorns roll under 1900-talet har gått från att påvisa sin pålitlighet genom ett karaktärsstarkt, personligt och individuellt omdöme mot en mer reglerad
revisionsform genom standardiserade program och ”mekaniska, objektiva metoder”. Anledningen till denna förskjutning har enligt Larsson (2007) skett på grund av intressenternas brist på möjlighet att utveckla en personlig kännedom och tillit till revisorn eftersom ju fler intressenterna blir, desto fler revisorer har det blivit att behöva lita på. Revisorrollen har därför gått från att styrkas av personlighet till att styrkas av expertis för att kunna skapa en tillitsfull profession. Det bör dock nämnas att Larsson (2007) också påpekar att det förstås förekommer personlig tillit inom revision, men att svårigheten med att skapa ett förtroende inte kan lösas med personliga band eller starka personligheter.
Ett flertal författare har däremot inom miljöledningslitteraturen (Ammenberg, 2012, s. 421; Brorson & Almgren, 2003, s. 45, 2014, s. 226; Larsson, 1997, s. 12-13), lagt vikt vid miljörevisorns roll och personliga lämplighet i yrkesrollen. Ammenberg (2012, s. 421) pratar bland annat om att hen ska vara seriös, uppriktig, diplomatisk, diskret, social, professionell, flexibel, observant, mottaglig, beslutsam, självständig och framför allt vara en god lyssnare för att kunna agera föredömligt som revisor. Jag tolkar det här som, precis som Larsson (2007) också nämner, att de personliga
karaktärsdragen i revisorsrollen fortfarande finns kvar och är viktiga, men att de inte är avgörande i en granskning. Det här får mig också att jämföra miljörevision med konsultyrket, där revisorn kan liknas som en konsult för en verksamhet. Alter (2012, s. 5) definierar konsult som en person som tillhandahåller professionell kunskap och expertråd. Råden är till för personer och organisationer som i den här kontexten kallas för klienter. Begreppet miljökonsult kan därmed definieras som en person som
tillhandahåller professionell kunskap och expertråd angående miljöfrågor för klienter. Konsulten eller revisorn måste därför uppträda professionellt, respektfullt och trevligt för att kunden ska välja just deras företag, annars kanske de vänder sig till någon annan med bättre kundbemötande. Jag tänker också att det är i det här sammanhanget
som Brorson och Almgrens (2014, s. 223) sista nyckelbegrepp: samarbete,
klartänkthet och oräddhet passar in. Revisorn är i många fall verksamhetens första länk till förändring och kan komma att ha en stor betydelse för företag och andra organisationer. Därför måste de skapa förtroende genom god interaktion med
verksamheten. Att samarbeta och att som revisor vara klartänkt i sin kunskap om vad som ska granskas men också vara orädd i uppgiften att faktiskt utföra granskningen är, tillsammans med de andra nyckelorden, viktiga komponenter för
Att finna kunskap genom en skuggande metod
Jag har valt att studera miljörevisionsyrket med hjälp av skuggning som metod och kunskapskälla. Skuggning är en slags observationsteknik där forskaren följer efter en person eller ett objekt, som en skugga, under en viss tid (McDonald, 2005, s. 456). Wolcott (1973/2003) använde till exempel skuggning som metod i sin undersökning The man in the principal’s office. Wolcotts syfte var att genom att följa en rektor under ett år, ta reda på vad rektorn faktiskt gör, istället för att redovisa vad rektorn borde göra. Metoden grundar sig i den etnografiska ansatsen som också kallas antropologiskt fältarbete (Fangen, 2005, s. 11).
Czarniawska (2007, s. 17) menar att skuggning med fördel kan användas som metod i management- och organisationsstudier. Hon har därför lyft begreppet
ergonografi som en mer passande benämning på den typen av studier istället för det traditionella begreppet etnografi. Etnografi syftar mer till att beskriva människors sätt att leva snarare än vad de gör på jobbet.Ergo betyder ”arbeta” och passar därför bättre i den här typen av studier. Bryman (2008, s. 379) tar upp begreppet mikro-etnografi, som han menar kan användas i mindre studier, till exempel ett
examensarbete, där resurserna är knappa. Forskaren fokuserar då på en viss aspekt av ett område. I mitt fall skulle det till exempel ha varit svårt att studera allt en
miljörevisor gjorde i sitt arbete under lång tid och därför valde jag istället att fokusera endast på den praktiska revisionen ute i verksamheterna. Jag väljer därför att slå ihop Czarniawskas och Brymans begrepp och kallar min studie för mikro-ergonografisk.
Mitt urval för studien och motivering till det
Studien är uppbyggd på skuggning av främst en revisor, Lena, som reviderade tre av fyra verksamheter. Men jag skuggade också Marie, som reviderade en av dessa. Båda jobbar på ett certifieringsorgan för tredjepartsrevision av KRAV-märkta verksamheter i södra Sverige. Jag ville undersöka revisorer inom tredjepartscertifiering och
eftersom KRAV är en av Sveriges mest kända miljömärkning och
tredjepartscertifiering för livsmedel har jag därför begränsat min studie till detta. Mer information om KRAV kan läsas längre fram i uppsatsen. Jag mailade ett
certifieringsorgan och fick kontakt direkt med en revisionsledare som i sin tur gav mig kontaktuppgifter till en annan revisor. Urvalet kan liknas vid var Bryman (2008, s. 392) beskriver som bekvämlighetsurval, snöbollsurval och målinriktat urval.
Bekvämlighetsurval eftersom jag kontaktade ”första bästa” certifieringsorgan i södra Sverige, snöbollsurval eftersom jag fick kontakt med en av revisorerna genom den första revisorn och målinriktat urval eftersom jag inte har kunnat välja vem som helst, utan har varit begränsad till personer som jobbar som miljörevisorer inom
tredjepartscertifiering. Jag har också begränsat mig till revision av KRAV-märkta restauranger och storhushåll, vilket inkluderar caféer, gruppboenden, skolor och förskolor med köksverksamhet. Enligt KRAVs regler (2016, s. 233-234) måste revisorn nämligen bland annat ha relevant utbildning och/eller erfarenhet inom det revisorn gör kontroll inom. Eftersom jag har tidigare erfarenhet inom branschen kunde det därför underlätta min förståelse för processen.
Skuggningarna har delats upp på fyra revisionsbesök. För att förenkla för läsaren har jag därför valt att kalla verksamheterna restaurang 1, 2, 3 och 4, i den kronologiska ordning som skuggningarna genomförts. När jag talar om
kontaktpersonerna för varje restaurang kommer jag att benämna dem som kund 1, 2, 3 och 4. Restaurangerna har blivit slumpmässigt valda efter revisorernas schema. De har inte haft så många inbokade besök under våren, och därför har jag fått följa med på de besök som har varit tillgängliga.
Genomförande av studien: fältarbete, analys och begränsningar
Jag har i möjligaste mån försökt att följa och observera allt som Lena och Marie gjorde och vad de pratade med kunderna om. Jag har försökt förklara mitt syfte för dem på ett sätt som inte har avslöjat för mycket om undersökningen. Jag har alltså inte berättat exakt vad jag skulle studera eller vad jag kommit fram till eftersom det skulle kunna påverka informanterna. Varje skuggningstillfälle tog mellan två och tre timmar och bestod av samtal mellan revisorn och kunden samt en rundvandring där revisorn gick runt och granskade verksamheten.
Den första skuggningen genomförde jag för att testa metoden. Då antecknade jag för hand vad som sades och vad som hände under revisionen. För att kunna observera så neutralt som möjligt, gick jag in med en öppen och ifrågasättande inställning. Jag hade däremot vissa allmänna förkunskaper om KRAV-certifiering (se avsnittet om KRAV på s. 18) för att kunna genomföra observationen ändamålsenligt och lättare förstå vad de talade om. Var det något som jag inte förstod, ställde jag frågor och jag har även haft möjlighet att samtala med Lena och Marie efter revisionerna. När jag kom hem, renskrev jag materialet och gjorde en grovanalys
genom att leta efter intressanta teman i texten. Temana handlade från början mest om interaktion och tillit, vilka jag sedan hade till hjälp inför nästkommande skuggningar då jag kunde fokusera mer på det jag ansåg var viktigt. Jag har under
forskningsprocessen växlat mellan att analysera mitt material och samla in nytt. Mitt tillvägagångssätt skulle kunna liknas vid Hartmans (2004, s. 289) beskrivning av interaktiv induktion på så vis att mitt insamlade material hela tiden har påverkat teori, frågeställning och resultat.
Vid skuggningen på restaurang 2, 3 och 4 använde jag mig av
anteckningsblock, dator och inspelning som verktyg. Vi satt ner och samtalade vid ett bord större delen av revisionerna och därför tyckte jag att det var mer effektivt att ta anteckningar på datorn än för hand. Vid rundvandringarna hade jag med mitt
anteckningsblock. Jag upplevde ibland att det var svårt att hinna med att både se vad revisorerna granskade och samtidigt anteckna vad de sa. Efter testskuggningen
bestämde jag mig därför att också använda ljudinspelning vid observationen, så att jag kunde fokusera mer på vad som hände medan samtalen spelades in. Jag bad om lov att få spela in med en inspelningsfunktion på telefonen, vilket både revisorer och kunder har godkänt. De har också blivit informerade om att allt kommer presenteras anonymt i arbetet och har därför också påhittade namn i texten. Anteckningarna renskrevs och sammanfattades direkt efter observationen medan den fortfarande var färskt i minnet. Dagen efter varje observation, transkriberade jag inspelningen och gjorde en lätt redigering av text och citat för att förenkla läsbarheten. Ljudbilden i inspelningarna har varit bra, förutom att informanterna ibland var svåra att tyda eftersom de då och då pratade i munnen på varandra, men det var inget hinder för transkribering. Därefter kunde jag analysera texterna och jämföra de med tidigare skuggningsmaterial. På så vis fann jag samband, skillnader och teman som till slut formade mitt resultat.
McDonald (2005, s. 458) diskuterar olika problem som kan uppstå när man använder skuggning som metod. Hon tar bland annat upp svårigheten med att få tillgång till det man ska studera och att man inte ska utföra skuggning utan att lära känna den man ska följa. Jag hade inte möjlighet att lära känna revisorerna innan, utan hade endast mailkontakt med dem. Vår relation har dock inte upplevts som varken stel eller obekväm utan jag har blivit väl mottagen av både Lena och Marie. De hade också tagit kontakt med verksamheterna innan och frågat om det var ok att
jag följde med på revisionerna. Restaurangerna var därför förberedda på min närvaro, även om kund 1 var lite förvånad när jag dök upp. Det hade blivit en miss i den interna kommunikationen men utgav inga vidare problem. Jag har också haft tillgång till allt som revisorerna haft tillgång till. För vidare studier skulle det vara intressant att också studera hur de jobbade vid datorn, vad och hur de antecknade samt vilka program och verktyg de använde sig av etc. På grund av att jag missade detta under observationen, har jag löst det genom att få alla dokument som Lena använt sig av, mailade till mig i efterhand. På så vis har jag kunnat komplettera relevant information från dokumenten till mitt insamlade material.
Eftersom det var första gången jag använde mig av den här metoden, finns det såklart saker som skulle kunna göras bättre eller annorlunda. Man kan tänka sig att det till exempel hade varit intressant att komplettera studien med intervjuer för att ta del av Lena och Maries egna, eller kanske kundernas, perspektiv. McDonald nämner också svårigheten med att hantera den stora mängd data som samlas in under skuggning. Det är mycket som ska bearbetas under kort tid, gärna direkt efter skuggningen har genomförts, eftersom mycket av materialet kanske skrivits ner hastigt och behöver renskrivas snabbt medan minnet är färskt. Eftersom jag har valt att göra, vad jag kallar, en mikro-ergonografisk studie har jag begränsat den till kortare tillfällen, vilket har minskat mängden insamlat material avsevärt. En traditionell etnografisk studie skulle annars kunna hålla på i flera år.
Ett annat problem som McDonald talar om är vad hon kallar, på engelska, ”the observer effect”, alltså hur en forskare kan vara säker på att den man skuggar beter sig naturligt och inte ändrar sitt sätt att arbeta bara för att det är någon annan där.
Eftersom de revisorer jag har skuggat följer ett regelverk när de reviderar, drar jag slutsatsen att de har utfört sitt arbete som vanligt. Det finns en möjlighet att de har agerat ”trevligare” än vanlig mot sina kunder under min närvaro, men eftersom jag bedömde revisorernas personligheter som trevliga generellt, anser jag det här inte som ett problem för studien.
KRAV: Tredjepartscertifiering på ekologisk grund
För att lättare förstå de yrkesmässiga termer som används av revisorerna och för att få en helhet över certifieringen har jag gjort en presentation av miljömärkningen KRAV.
På KRAVs hemsida (2016) står att ”KRAV-märket visar att en vara är producerad på ekologisk grund med extra höga krav på djuromsorg, hälsa, socialt ansvar och klimatpåverkan”. KRAV är en nationell ekonomisk förening vars medlemmar, bland annat Scan, ICA och Arla men också intresseföreningar som Fältbiologerna, Ekologiska Lantbrukarna och Naturskyddsföreningen fattar beslut om utvecklingen av KRAV och hur märkningen ska drivas (KRAV, 2016).
KRAVs regler uppfyller IFOAMs (International Federation of Organic Agriculture Movements) krav på ekologiska regelverk och grundas på EU-förordningarna (EG) 834/2007 och (EG) 889/2008 om ekologisk produktion. Reglerna uppfyller alltså den EU-ekologiska märkningen, ”EU-eko”, men är i vissa fall strängare och omfattar även restaurangcertifiering och fiske (KRAV, 2016a). Det finns alltså inge EU-ekologisk märkning för restauranger, utan de grundar sig helt på KRAVs egna regler. Figur 1 visar KRAVs och EU-ekos logotyper.
KRAV kategoriseras under miljömärkning typ I och kräver därmed
miljörevision för tredjepartscertifiering (Ammenberg, 2012, s. 456, 378). Det är alltså inte KRAV själva som kontrollerar att producenterna och verksamheterna följer reglerna, utan dessa görs av en miljörevisor från ett oberoende certifieringsorgan, som i sin tur är kontrollerad och ackrediterad av SWEDAC (Swedish Board for
Accreditation and Conformity Assessment).
Figur 1. Logotyperna för KRAV och EU-ekologiskt, nedladdade från KRAVs (2016) respektive EUs (2015) hemsida.
Certifiering av KRAV-godkända restauranger och storhushåll
En restaurang som vill bli certifierad måste ta kontakt med ett certifieringsorgan för att ansöka om KRAV-certifiering. En revisor bokar ett besök för kontroll på
restaurangen, där hen och köksansvarig diskuterar vilken nivå (se figur 2) på certifiering som är lämplig. Certifiering av KRAV-godkända restauranger och storhushåll innebär bland annat att en viss del av verksamhetens totala inköpsvärde måste vara KRAV-godkända livsmedel (KRAV, 2016, s. 203-204). I de godkända livsmedlen ingår KRAV-, EU-ekologiska- och MSC-märkta produkter. Restaurangen kan välja själv hur stor del de vill ha beroende på vilken nivå de vill lägga sig på. Det finns tre nivåer, med fyra olika alternativ:
1 märke: Minst 25 % av det totala inköpsvärdet består av godkända livsmedel eller minst 15 stycken av de livsmedel som används ska vara godkända livsmedel. Varje år ska antalet öka med två livsmedel tills de uppnår gränsen för minst 25 % godkända livsmedel av det totala inköpsvärdet. 2 märken: Minst 50 % av det totala inköpsvärdet består av godkända livsmedel 3 märken: Minst 90 % av det totala inköpsvärdet består av godkända livsmedel
Figur 2. Restaurangens certifieringsnivå representerar ett, två eller tre ”fyllda” KRAV-märken som de får använda i sin marknadsföring, beroende på mängden godkända livsmedel av det totala inköpsvärdet. Nerladdad från KRAVs hemsida (2016)
Revisorn går sedan igenom och kontrollerar de regler som gäller för
restaurangen och skriver en revisionsrapport och en eventuell avvikelserapport som måste åtgärdas av verksamheten inom 28 dagar. En annan revisor granskar sedan revisionsrapporten och därefter sker ett kontrollbesök minst en gång om året.
Vad gör en miljörevisor?
I det här kapitlet presenteras och analyseras det empiriska materialet från
skuggningarna utifrån de teman och analytiska begrepp jag funnit. Jag kommer först att presentera en övergripande bild av hur processen har genomförts generellt på samtliga besök för att läsaren enklare ska följa i de mer detaljerade avsnitten.
Beroende på vart de olika revisionerna har ägt rum, har jag antingen fått skjuts till verksamheten eller mött upp revisorn utanför. Jag har alltid blivit väl bemött, både av revisorn och av kontaktpersonen (kunden) på restaurangen. De verkade särskilt förtjusta i att kunna erbjuda något ekologiskt, som kaffe, te eller frukt när vi kom. Besöken började med att vi satt ned vid ett bord antingen på ett kontor, i restaurangen eller vid ett provisoriskt kontor mitt i köket. Revisorerna tog upp sin dator och
loggade in på den aktuella restaurangens kundsida där alla deras dokument finns samlade. Ibland tog det lite tid eftersom Lenas dator var väldigt långsam.
Alla de restaurangerna som jag besökte var relativt nya i
certifieringsprocessen. Restaurang 1 och 2 hade sitt andra revisionsbesök och
restaurang 3 och 4 hade sitt första. På restaurang 3 och 4 började Lena därför med att göra en förklaring av certifieringsprocessen:
Vi följer KRAVs regelverk här. Det finns en EU-förordning om ekologisk produktion men den har inte restaurangregler. Men myndigheterna funderar på att ta fram en sån föreskrift, men än så länge är det bara KRAVs regelverk som gäller för restaurang… Så har vi en checklista som vi går igenom och det är ju i princip reglerna som vi går igenom och är det något som man måste fixa till eller uppfylla så har man en månad på sig att åtgärda det. Sen när jag har godkänt allting så lämnar jag vidare till en kollega som granskar hela ärendet från början till slut och sedan får ni ett certifikat. Så är själva processen. (Lena)
Revisorerna började alltid med att fråga hur det hade gått sen sist och vilken KRAV-nivå restaurangen har. De som hade 15 stycken varor fick redogöra vilka dessa var. Marie och kund 1 diskuterade att de måste öka med två varor till inom två år. Kunden tyckte att det var svårt att öka nivån på grund av ekonomiska skäl. Marie tittade på kundens lista där totalt 23 ekologiska livsmedel stod, varav 15 stycken var
förprickade, och nickade gillande: ”Det här ska inte vara några problem, ni har ju redan fler ekologiska produkter än ni behöver”.
Därefter började de jobba sig igenom checklistan som bestod av kriterier inom certifieringsnivå, leverantörernas certifikat, tillsynsdokument från kommunen,
skadedjursbekämpning, bokföring, personalfrågor, marknadsföringsregler,
förpackningar, sopsortering, miljöpolicy och miljömål, risker och rengöringsmedel, regler för fisk och GMO, sparsamt körsätt och förnybar el. Ordningen på de olika kriterierna har tagits upp olika beroende på vad som har fallit sig naturligt i samtalet. Större delen av granskningen bestod av att ställa frågor utifrån kriterierna på
checklistan till kunden varpå svaren dokumenterades direkt i rapporten, men en hel del var de tvungna att redovisas. Vid de delarna av granskningen fick kunden oftast springa fram och tillbaka med olika pärmar och papper. Ibland var dokumenten inte uppdaterade och då fick de gå tillbaka och fortsätta leta, eller fråga en kollega. Oftast hade de dem sparade i en pärm eller en hög i köket. Kunden på restaurang 1 sparade däremot alla sina följesedlar i en stor kartong. Hen hade ändå förvånansvärt bra koll på sina papper. När kund 3 sprang iväg för tredje gången berättade Lena att hon i början kände sig besvärlig när hon bad kunderna hämta det ena pappret efter det andra, men att hon fått sluta med det.
Det blir alltid så mkt spring. Jag sitter bara här och pekar: ’det och det’. Det blir ju så! Jag vet själv när vi ska ha revisioner av oss [certifieringsorganet], då brukar det vara jag om springer som en tok [fniss]. Man vet aldrig riktigt allt som man behöver visa ju. (Lena)
Revisorerna har efter varje kriterium skrivit en kommentar i sin checklista, beroende på vad kunden har svarat eller redovisat. De kunde till exempel skriva: ”redovisat muntligt”, ”har kollat fakturor” eller liknande. Vissa kriterier tog överlag längre tid än andra beroende på om kunden behövde redovisa papper eller om det räckte att svara på en snabb fråga.
Lena och Marie granskade alla dokument noggrant. Tillsynsdokumentet från kommunen skulle vara uppdaterat från det senaste besöket och hade de fått några avvikelser i samband med tillsynen skulle de vara åtgärdade. Miljöpolicyn behövde restaurangerna egentligen bara visa upp att de hade ett. Det som var viktigast med det var att de hade ett miljömål som någon slags ständig förbättring-aspekt och som revisorerna sedan kunde följa upp. Ett sådant kunde till exempel vara att minska sitt brännbara avfall med en viss procentsats. Under mina besök var det dock ingen som hade ett miljömål att visa upp.
Certifikaten från leverantörerna och bokföringen var däremot viktiga eftersom de bevisade spårbarheten från restaurang tillbaka till leverantör och producent. Kunde restaurangen inte visa upp ett giltigt och uppdaterat certifikat från leverantörerna fick de en avvikelse med uppmaning att be om ett certifikat inom 28 dagar, annars skulle de kanske behöva byta ut leverantören i fråga. Revisorn bad om att få kolla på
följesedlar och fakturor och granskade att andelen godkända livsmedel av inköpen var korrekt. För de restauranger som hade nivån med 15 stycken förutbestämda godkända livsmedel, stämdes de helt enkelt av på följesedlar och fakturor. Det görs genom att göra stickprov från följesedlar och fakturor från det närmsta året. Vissa stora leverantörer hade sammanställt en färdig lista på hur mycket av inköpet som varit ekologiskt eller KRAV-märkt, vilket underlättade för både kunden och revisorn. Så var till exempel fallet med kunden på restaurang 2. De hade en KRAV-nivå på 50 % godkända livsmedel och tack vare att sammanställningen från alla inköp var i sin ordning kunde Lena enkelt se att kunden hade räknat rätt och att deras bokföring stämde.
[…] I och med att kunden hade leverantörer som hade räknat samman och redogjort, det var ju så bra det kunde bli, då vet jag att det är rätt. Då behöver man inte peta så mycket i det, men annars är det ju oftast de själva som har suttit där med kvitton och fakturor och räknat ihop och då kan man kolla något o fråga: ’var fick du den här siffran ifrån?’, liksom. (Lena)
Dokumenterad utbildning av personalen redovisades på lite olika sätt. På restaurang 1 och 2 hade de kunnat visa upp utbildningen vid den förra revisionen så därför behövde de inte visa den när jag var där. På restaurang 3 och 4 hade de ett papper i en pärm med en text om KRAV och ekologisk produktion som personalen fick läsa och sedan skriva under. Här tipsade Lena om att det fanns en webb-baserad utbildning på KRAVs hemsida som personalen kunde få göra och sedan skriva ut ett diplom.
När den ”sittande” granskningen var klar har revisorerna bett om en rundvandring på verksamheten. Här märkte jag att revisorerna kände sig en aning malplacerade och de var noga med att inte vara i vägen. En del av rundvandringen var att kontrollera de godkända varorna. På de restaurangerna med 15 godkända
livsmedel gick vi omkring i de olika förråden och kollade så att de varorna på listan stämde överens med vad som fanns på hyllorna. Hos restaurang 1 kikade vi till
exempel i det lilla kaffeskafferiet och Marie kunde checka av socker, kakao och te på listan. Teet var inte KRAV-märkt utan endast EU-märkt. Marie förklarade att 50 % av de godkända produkterna måste vara KRAV-märkta, resten kan vara EU-märkt eller MSC-märkt.
Rundvandringarna fortsatte på det viset tills allt på listan var kontrollerat. Samtidigt granskade de också att särhållningen mellan ekologiska livsmedel och konventionella livsmedel var ok, vilket är en av de grundläggande reglerna för
KRAV. Det får alltså inte finnas någon risk att de blandas med varandra. Det här löser man genom att ha tydliga skyltar på hyllor och byttor. Kund 2 visade stolt upp sina förråd och kylar, där hen hade satt upp skyltar och tydligt separerat produkterna från varandra. Ändå hade Lena invändningar eftersom kunden hade klistrat skyltarna på utsidan av kylen, vilket inte var tillräckligt tydligt. Någon som inte var van i köket skulle kunna blanda ihop och missa på vilken hylla det är eko och vilken det är konventionellt.
På rundvandringen granskade de också hur de marknadsförde sig som KRAV-certifierad restaurang, till exempel genom att se att certifikatet satt på en bra plats och att de använde KRAV-märkena i samband med att också nämna vilken nivå de låg på. En annan regel är att alla rengöringsmedel ska vara miljömärkta. På restaurang 1 var det mängder med olika flaskor och etiketter både på höjden och tvären i städskrubben. Kunden menade att de medel som de mest använder är miljömärkta. Marie stack in huvudet i skrubben och kollade på lite flaskor. Hon kunde konstatera att det var många flaskor som inte var miljövänliga och påpekade att de nog borde rensa ur städskåpet. Kunden tyckte att det är synd att slänga medel när det fanns kvar att använda. Marie tog fram en sprayburk och höll upp den mot kunden samtidigt som hon gav en frågande blick. Kunden ryckte lite ursäktande på axlarna. Ingen visste riktigt vad det var för något i sprayburken och Marie fick påpeka igen att de nog behövde rensa lite och kunden tillade: ”Ja, jag ska kolla med leverantören. Men så är det någon som tycker det är onödigt att slänga… så ska man slänga det på en
återvinningsstation och…”, muttrade kunden lite och Marie fick då säga till lite mer bestämt att de måste städa enligt reglerna. På restaurang 3 och 4 fick Lena gå igenom samma procedur. Restaurang 2 hade antagligen fått en tillrättavisning vid förra
besöket, för de hade bytt ut alla sina medel, till och med det till ugnen, hen sa: ”ja, det är Svinto som gäller… svinto och vatten. Det fungerar oftast, det beror på vilka rätter
man haft. Har man haft stora gratänger och sådant så får man hålla på ett tag”. Trots att kunden verkade lite bitter, anade jag ändå en glimt av stolthet.
När miljörevisorn gått igenom alla punkter på checklistan, skrev hon ett revisionsprotokoll och en eventuell avvikelserapport med underskrift över saker som behöver åtgärdas. Om något behövde fixas till eller kompletteras så har restaurangen 28 arbetsdagar på sig att åtgärda dessa. Det kan de göra genom att till exempel skicka en bild på det åtgärdade, eller skicka kopior på fakturor, beroende på vad som
behöver åtgärdas. När revisorn godkänt allting, lämnas ärendet över till en kollega som granskar det från början till slut och sedan får verksamheten ett certifikat.
Legitimitet
I teorikapitlet diskuterades att legitimitet står för det rättsliga och det rätta. En professionell utövare ska alltså ta ansvar för sina arbetsuppgifter enligt lagen, det rättsliga, men också handla moralist och kunskapsmässigt korrekt, det rätta. Men vad betyder egentligen ”moraliskt och kunskapsmässigt korrekt”? Den här frågan tycker jag är svår och jag känner nog att det skulle vara lättare att se vad som inte är moraliskt eller kunskapsmässigt korrekt än att peka ut en viss aspekt som direkt är det. Av det jag har observerat har både Lena och Marie behandlat sina kunder med stor respekt och jag har inte uppfattat något av det de gjort som omoraliskt eller ”orätt”. Jag har därför återkopplat till några av punkterna på Miljörevisorer i Sveriges (MIS) lista (se sid. 8)och använt den som en slags checklista för god revisionssed.
Båda revisorerna har definitivt visat på god kompetens och som bygger på utbildningar, erfarenhet från tidigare meriterande yrken och framför allt erfarenhet inom branschen. De har kunnat svara på i stort sett alla frågor som kunderna har ställt, och har de av någon anledning inte kunnat svara, har de lovat att återkomma med rätt information. Nummer två på listan var att man ska redovisa samtliga resultat för uppdragsgivaren, vilket de också gjort direkt efter varje revision. Lena och Marie skrev på rapporten samtidigt som de kontrollerade och ställde frågor, vilket gjorde att de också styrkte sina påpekanden med nödvändig och tillräcklig fakta som kunderna också fick chans att kommentera. De var opartiska på så vis att de inte får revidera samma kund mer än fyra år och de har definitivt uppträtt på ett sätt som gör att respekten för miljörevision och miljörevisorer främjas.
Det som har visats på observationerna av det rättsliga har kort och gott varit KRAVs regelverk för restauranger och storhushåll. Lena och Marie har haft en
checklista som de arbetat efter under revisionerna. Checklistan är en egen design från deras certifieringsorgan, men grundar sig på KRAVs regler för restaurang och
storhushåll. Det här gör det enkelt att komma ihåg och följa upp kriterierna som krävs för att bli certifierad. Både Lena och Marie har dock haft regelboken framför sig när de gått igenom punkterna på checklistan eftersom det finns väldigt många regler och undantag att förhålla sig till. Har de varit osäkra på något kunde de snabbt,
tillsammans med kunden, läsa innantill i regelboken. När jag har varit ute på fält har det inte funnits någon som helst tvekan till att Lena eller Marie skulle sakna
legitimitet. Att de ibland dubbelkollade vissa aspekter i regelboken, upplevde jag endast anse dem som noggranna och att de var måna om att det skulle bli rätt för restaurangen.
Granskning, struktur och omdöme
Två aspekter har varit grundläggande i granskningen, spårbarhet och särhållning. Spårbarhet innebär att alla livsmedel ska kunna spåras tillbaka till producenten och särhållning innebär att de KRAV-godkända livsmedlen ska hållas isär från
konventionella livsmedel. Under det första revisionsbesöket går revisorn och kunden igenom verksamheten enligt regler och checklista, men eftersom det är så mycket ny information läggs mest fokus på de viktigaste delarna i certifieringen, alltså
spårbarhet och särhållning. Mycket av det andra verkar komma efter hand. Det här var tydligt på restaurang 1 och 2 eftersom revisorerna fick påminna dem om vissa
kriterier som de glömt bort, till exempel uppvisandet av miljöpolicy och miljömål. Jag kan tänka mig att det efter första besöket inte har varit så strängt med att allt ska vara åtgärdat inom 28 dagar, utan revisorerna kanske ser certifieringen mer som en
förändringsprocess. Alla kriterier gicks dock igenom på listan, men kanske att det kändes lite mer som uppmaningar.
De miljörevisioner jag har skuggat anser jag har varit relativt strukturerade eftersom de har gått efter sin checklista och följt reglerna ganska strängt. Jag skulle säga att det känns i stort sett omöjligt att inte vara strukturerad inom den här typen av revision. Särskilt eftersom de här revisorerna inte bara reviderar KRAV för
restauranger utan även för jordbruk och förädling men också för andra certifieringar. Det känns lite väl tufft att behöva ha allt det i huvudet utan snarare en bekvämlighet för revisorerna att allt som de ska granska finns på ett papper som de bara behöver ”bocka av”. De har också haft vissa inslag av individuella omdömen, men inte på så
vis att de får ge personliga åsikter. Jag frågade nämligen Marie hur rådgivande de fick vara vid revisionen: ”Vi får inte vara rådgivande alls utan måste noga följa KRAVs regler, annars måste ju någon komma och kontrollera det jag har gett råd om”. Däremot berättade hon att de fick ge råd inom KRAVs regler, till exempel om man har sett en smart lösning hos en annan restaurang som skulle kunna fungera på fler ställen. Man skulle kunna säga att de genom strukturen är kapabla att ge ett eget individuellt omdöme. Restaurang 3 hade till exempel satt KRAV-klistermärken på firmabilen, vilket Lena inte trodde var ok enligt KRAVs regler för marknadsföring. Det fanns dock ingen regel som sa att man inte får sätta klistermärken på sin bil. Lena berättade för mig att det handlar väldigt mycket om att ta i akt vad som är syftet och se vilka lösningar som man kan hitta för varje individuell verksamhet, men att man alltid måste följa KRAVs regler.
Det är kul att ha lite blandat [angående att certifiera många olika typer verksamheter], alla är lite olika liksom. Det blir lite olika vinklar på reglerna hela tiden, beroende på var man är… det är samma regler men ändå så blir det ju ja, det är så olika verksamheter […] Just det här till exempel med att sätta KRAV-märket på bilen.. det har jag nog inte sett innan. Jag undrar om krav tycker att det känns jättebra egentligen. (Lena)
Jag tänker, precis som i litteraturen om struktur och omdöme, att struktur inom den här typen av miljörevision ökar revisorernas och framför allt KRAVs legitimitet. Det här kan relateras till Power (2003) som menar att vid en strukturerad revision flyttas ansvaret från revisorn till stor del över till företaget. Om revisorn ger andra direktiv än de enligt KRAVs regler tappar ju KRAV sin tillit och legitimitet från konsumenterna. Att det är strukturerade revisioner gör att man kan lita på att det som KRAV står för verkligen kontrolleras. Det är ju också en trygghet för de verksamheter som ska revideras, att de kan lita på att det revisorerna säger stämmer enligt lag.
Den här strukturella formen av miljörevision har också gjort att jag har upplevt och tolkat miljörevisorns rutiner som en slags ordningsskapande process i verksamheterna. Det här har även Ammenberg (2012, s. 427) beskrivit, där han menar att revisionen ofta förknippas med någon slags ”storstädning” i den aktuella
verksamheten. Revisorerna går liksom in och skapar ordning där restaurangen förmodligen inte anser det vara nödvändigt. Kundens mål är att servera bra mat
medan revisorns mål mer ligger ”bakom kulisserna”, där restaurangen egentligen kanske inte finner så stort intresse i att ha ordning. Två ordningar möts på så vis från revisionspraktiken och restaurangpraktiken. Det är inte så att revisorerna kräver att det ska vara kliniskt rent (även om det generellt alltid var det) i restaurangen.
Kunderna tvingas däremot att hålla ordning i till exempel städskrubben, eftersom en regel är att man inte får ha icke miljömärkta rengöringsmedel. Det var också tydligt att kunderna inte tyckte att det var en särskilt prioriterad punkt. Man skulle kunna tänka sig att de såg det mer utifrån ekonomiska aspekter när det handlar om att till exempel slänga väl fungerande medel, än för miljöns skull. Kanske att det här inte känns lika viktigt för dem eftersom just detta inte är något som kommer att förmedlas till restaurangens gäster. Det är ingen självklarhet att man kopplar en KRAV-märkt restaurang till miljömärkta rengöringsmedel. För dem är det antagligen mer viktigt och av intresse att visa att de har KRAV-märkta livsmedel i sina maträtter, eftersom det är det som också kommer att marknadsföras.
Jag upplever att nästan alla kriterier var något slags sätt att skapa ordning. Ett exempel är att restaurangerna inte fick blanda ihop konventionella och ekologiska produkter. Hyllor, lådor och byttor skulle märkas ut med ”eko”, om det var ekologiskt livsmedel i. Det här var revisorerna stenhårda med. Revisionen ”tvingade” också restaurangerna att ha ordning på sina papper. Ju fler gånger revisorerna är där, desto mer rutin kommer de antagligen att få på besöken och ha papperna iordning redan från början. Det här gör ju att de får lite mer koll på sina leverantörer och vad de köper in. Kund 2 sa till exempel när de pratade om att gå igenom följesedlarna vid leverans:
”Jag e lite slarvig på att kolla, ibland kommer gurka som är KRAV så har jag inte tittat på den och ibland är det EU-eko... måndagen alltså, då är det som värst... men nu om vi tittar såhär så får jag en inblick hur det funkar liksom, att jag måste ha mer koll just på det där.” (Kund 2)
Tillit, förtroende och interaktion
Jag har under mina skuggningar märkt att revisionen handlar mycket om tillit och förtroende. Det finns flera faktorer som spelar in för att skapa detta och jag har funnit att interaktionen mellan kunden och revisorn är en viktig ingrediens. Eftersom
revisionen till största delen var uppbyggd av samtal, är kommunikation en stor del av den empiriska insamlingen. Jag upplever att stämningen har varit mycket god under
samtliga fyra revisionsbesök. Kunderna har verkat lite nervösa i början men har slappnat av mer och mer efterhand som revisionen pågått. Det kan mycket väl ha att göra med revisorernas utstrålning av vänlighet och trygghet. Både Lena och Marie har mött sina kunder med stor respekt, ödmjukhet och har inte alls verkat auktoritära eller utnyttjat någon maktposition i sina besök. De har snarare haft en avdramatiserande effekt med en lättsam ton och nära till skratt. De personliga egenskaperna som Ammenbergs (2012) beskriver som viktiga för miljörevisorns roll har definitivt speglat både Lena och Marie. För att ta upp några exempel var de uppriktiga på så vis att de inte var rädda för att säga till kunderna om det var något kriterium som de inte hade uppnått. Däremot lyssnade de alltid på vad kunderna hade att säga och var flexibla med att ge rimliga åtgärder. Det uppstod till exempel lite förvirring hos kund 2, som hade en leverantör som inte var certifierad. Hen tyckte inte att det var hens problem eller uppgift att tala om för leverantören att de måste skaffa ett certifikat. Lena menade dock att det tyvärr var hens problem, eftersom hen köpte varor från leverantören i fråga. Lena sa att hen kunde hänvisa leverantören till henne om det skulle uppstå problem, vilket var ännu ett tecken på hennes flexibilitet och
professionalitet. Lena sa att det är en fin balansgång mellan hur hård och hur ”snäll” man ska vara mot kunderna. Hon sa dock att hon önskade att de skulle se det mer som ett förbättringsarbete snarare än kontroll eftersom revisionen är till för att hjälpa kunden att följa reglerna.
Vi måste därför vara extra noga med att förklara det för kunden. Att även om de är vår kund och vi är jättemåna om dem, så måste vi ändå ge tio avvikelser om det skulle behövas, eftersom de måste uppfylla reglerna. Men vi måste ju vara trevliga också, annars förlorar vi ju kunder […] Vi blir ju också granskade, av SWEDAC (Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll), och måste hela tiden visa vad vi gör så vi måste ju också sköta oss. Då får vi hellre förlora kunder ibland. Man måste ju tänka på konsumenterna också. Deras förtroende för ekologiskt får ju inte fallera, då är allting kört. (Lena)
Revisorernas tillit till kunderna blev också tydlig vid kontrollen av de olika kriterierna på checklistan. Vissa frågor som Lena eller Marie ställde, behövde kunden ofta bara svara ja eller nej på, utan att egentligen bevisa det. En regel är till exempel att man inte får ha några produkter som är GMO-märkta eller rödlistad fisk enligt Världsnaturfondens (WWF) fiskeguide. Det känns som en svår process att kontrollera
varenda produkt för att försäkra sig om att det inte finns rödlistad fisk eller varor som är GMO-märkta på verksamheten. Revisorn måste därför förlita sig på att kunden talar sanning. En annan regel är att sortering och omhändertagande av avfall ska ske på ett korrekt sätt. Här har samtliga restauranger talat om hur de sopsorterar och fått en bock i protokollet utan närmare kontroll. Det här kan bero på att sopsortering inte anses som den mest viktiga delen inom KRAVs certifieringsprocess eller helt enkelt att de litar så mycket på kunden och restaurangen att de anser att de inte har några belägg för att inte tala sanning. Men det är trots allt en regel som ska följas, och om kunden märker att revisorn inte är strikt på alla punkter, kanske de i framtiden hittar andra, större, kryphål att komma undan i. Just sopsortering verkar som en relativt enkel aspekt att granska, vilket därför är föga förvånande att de inte gör. Lena talar om hur svårt det verkar vara att hitta fusk och att granskningen handlar mycket om stickprov.
Det är svårt ibland för vissa känner man att man inte har förtroende för, ’här är en som skulle kunna fuska’, men man kan inte sätta fingret på det och man kan leta men man hittar ingenting och det är bara en känsla man har… och det är ju så, vi är ju bara där en gång om året, möjligtvis två… men resten av tiden är ju vi inte där så det handlar ju jättemycket om att kunna lita på dem för fusk är jättesvårt. Vill de fuska medvetet så kan de göra det, vi kan inte komma åt det, det går inte alltså. De kan undanhålla oss en massa information genom att bara visa det de vill och sådär. Även om man kommer oanmäld, så tror jag det är svårt att hitta det där medvetna riktiga fusket (Lena).
Det här återspeglar det jag talade om i inledningen om asymmetrisk
information, alltså att en part har mer information än den andre. Enligt Lena verkar det som att verksamheterna ändå kan fuska om de vill, även om mycket som de granskar kvalitetssäkras. Att tredjepartscertifiering ska användas som indikator för att förhindra att detta sker tyder på att det är ett område att forska mer om. Min
upplevelse av revisionen har dock varit att det just där och då är svårt att komma undan med fusk. Men som Lena säger, så har det ingen aning om vad de hittar på mellan besöken, därför är bokföringen en viktig del i granskningen. Revisorerna var noga med att se till att kunden nådde upp till nivån av godkända livsmedel genom att först granska följesedlar och fakturor och sedan granska livsmedlen i restaurangen.
