• No results found

En fallstudie med fokus på arbete med Lean och värdeflödesanalyser

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "En fallstudie med fokus på arbete med Lean och värdeflödesanalyser"

Copied!
59
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

 

           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

En fallstudie med fokus på arbete med Lean och

värdeflödesanalyser

Kristoffer Miselli William Jöneros

Programmet ”Ekonomi och IT” Kandidatexamen i företagsekonomi med inriktning mot informationsteknik

(2)

MALMÖ HÖGSKOLA

KULTUR OCH SAMHÄLLE Urbana Studier

205 06 Malmö

www.mah.se

En fallstudie med fokus på arbete med Lean och värdeflödesanalyser

A Case study with focus on working with Lean and Value stream mapping

Kristoffer Miselli William Jöneros

Handledare: Caroline Wigren-Kristoferson

Självständigt arbetet inom kursen EK103A, Examination 0806

Självständigt arbetet inför Kandidatexamen i företagsekonomi med inriktning mot informationsteknik

(3)

Sammanfattning    

Syftet med föreliggande studie är att undersöka hur en offentlig organisation som uttalat arbetar med Lean förhåller sig till Lean, samt belysa hur värdeflödesanalyser kan tillämpas i det dagliga arbetet med Lean. I litteraturundersökningen framkom det att lean är svårt att definiera och arbeta med. Bakgrundsdiskussionen tar upp en ansträngd sjukvård som tidigare har erfarenhet av att introducera metoder och arbetssätt avsedda för privat verksamhet. Som ett resultat av litteraturundersökningen, bakgrunden och problemdiskussionen leder frågeställningen för studien till hur uppfattas Lean inom en offentlig verksamhet där man uttalat arbetar med Lean? skiljer sig uppfattningen åt beroende på vem man frågar i den hierarkiska strukturen? I så fall på vilket sätt? För att besvara frågeställningen användes kvalitativ forskningsmetodik med induktivt och deduktivt synsätt. Inledande genomfördes två djupgående värdeflödesanalyser i syfte att skapa förståelse för organisationen samt en bred grund att basera empirin på. För den empiriska insamlingen genomfördes åtta stycken semi-strukturerade intervjuer. Intervjuerna delades in i två delar. Den första delen diskuterade värdeflödesanalyser medan den andra delen diskuterade lean. Det empiriska materialet analyserades och sattes i relation till tidigare forskning där slutsatsen leder fram till att anställda och chefer inte talar samma språk gällande lean, det uppstår konflikter och uppfattningen kring lean varierar beroende på vem som frågas. Lägre ner i hierarkin ses lean som ett arbetssätt med konkreta arbetsmetoder medan högre upp i hierarkin ses lean som ett förhållningssätt som ska genomsyra anställdas tankar.

(4)

Abstract  

The purpose of this study is to examine how a public organization that openly are working with Lean relate to Lean, and illustrate how value stream mapping can be applied in everyday work with Lean. The literature survey revealed that lean despite its simple design is difficult to define and work with. The background discusses a struggling health care that has earlier experience in introducing methods and procedures from private business. As a result of the literature survey, background and problem discussion the studies research question is formulated: how is Lean perceived within a public sector where its stated that they are working with Lean? Is the perception different depending on whom you ask in the hierarchical structure? If so, how? In order to answer the research question a qualitative research methods with inductive and deductive approaches are used. Initially two in-depth value stream analyses are conducted in order to create understanding of the organization as well as procure a broad foundation to base the empirical parts on. For the empirical collection eight semi-structured interviews were conducted. The interviews were based on the results of the value stream analysis and Lean. The empirical material was analyzed and placed in relation to previous research, which concluded that employees and managers do not speak the same language regarding lean, there are conflicts and the perception around lean varies depending on who is asked. In the lower parts of the hierarchy lean is viewed as a way of working with concrete tools while the higher parts of the hierarchy lean is viewed as an attitude that should permeate employees way of thinking.

Keywords: Lean, value stream mapping, hierarchy  

(5)

Tack!  

Innan studiens början vill vi passa på och tacka två parter som hjälpt oss göra denna uppsats möjlig.

Universitetslektor Caroline Wigren-Kristofferson som har varit vår handledare. Caroline har inspirerat oss och bidragit med intressanta perspektiv, Caroline har också fungerat som ett bollplank i de situationer vi behövt hjälp för att gå vidare.

Medicinsk Teknik på Skånes universitetssjukhus i Lund och Malmö, utan er medverkan hade studien inte varit möjlig att genomföra.

Malmö den 17 juni 2013

(6)
(7)

Innehållsförteckning  

1.  INLEDNING  ...  10  

1.1  BAKGRUND  ...  10  

1.1.1  Hur  ser  det  ut  i  Sverige?  ...  11  

1.2  PROBLEMDISKUSSION  ...  11   1.3  PROBLEMFORMULERING  ...  13   1.4  SYFTE  ...  13   1.5  FÖRVÄNTAT  BIDRAG  ...  13   1.6  AVGRÄNSNING  ...  13   2.  TEORI  ...  14  

2.1  NEW  PUBLIC  MANAGEMENT  ...  14  

2.2  LEAN  ...  15  

2.2.1  Lean  healthcare  ...  16  

2.2.2  Implementering  av  lean  ...  16  

2.2.3  organisatorisk  översättning  ...  17   2.3  VÄRDEFLÖDESANALYS  ...  18   3.  METOD  ...  20   3.1  VETENSKAPLIGT  FÖRHÅLLNINGSSÄTT  ...  20   3.2  FORSKNINGSSTRATEGI  ...  20   3.3  FORSKNINGSDESIGN  ...  20   3.4  FORSKNINGSMETOD  ...  21   3.5  PRIMÄRDATA  ...  21   3.5.1  Förberedelser  ...  21   3.5.2  Värdeflödesanalys  ...  22   3.5.3  Intervjustruktur  ...  23   3.5.4  urval  ...  23   3.5.5  Intervjuer  ...  23   3.5.6  Respondenter  ...  24  

3.5.7  Analys  av  primärdata  ...  24  

3.6  SEKUNDÄRDATA  ...  25  

3.6.1  Insamling  av  Sekundärdata  ...  25  

3.7  KVALITET  ...  25   3.7.1  Reliabilitet  ...  25   3.7.2  Validitet  ...  25   3.7.3  Etiska  ställningstaganden  ...  25   3.8  METODOLOGISK  KRITIK  ...  26   4.  EMPIRI  ...  27   4.1  VÄRDEFLÖDESANALYS  ...  27   4.1.1  Andningsbanken  ...  27   4.1.2  Pumpbanken  ...  33  

4.1.3  Sammanställning  av  värdeflödesanalyser  ...  40  

4.2  INTERVJUER  ...  40  

4.2.1  intervjuer  med  medicinska  tekniker  ...  41  

4.2.2  intervjuer  med  chefer  ...  43  

4.2.3  intervju  med  Divisionscontrollern  ...  45  

(8)

5.  ANALYS  ...  48  

5.1  ANALYS  AV  VÄRDEFLÖDESANALYSEN  FÖR  MEDICINSKA  TEKNIKER  ...  48  

5.2  ANALYS  AV  VÄRDEFLÖDESANALYS  FÖR  CHEFER  ...  49  

5.3  ANALYS  AV  LEAN  ...  49  

6.  SLUTSATS  ...  52   6.1  VIDARE  FORSKNING  ...  53   7.  REFERENSER  ...  54   7.1  TRYCKTA  KÄLLOR  ...  54   7.2  DIGITALA  KÄLLOR  ...  55   7.3  BILAGA  1,  BEGREPPSPRECISERING  ...  57  

7.4  BILAGA  2,  TOTALA  KOSTNADER  MEDICINSK  TEKNIK  ...  58  

7.5  BILAGA  3,  INTERVJUMALL  ...  59    

(9)

Tabell-­‐  och  Figurförteckning  

Figur  1.  Inledning……….………..9  

Figur  2.  Teori………..……….………..13  

Tabell  1.  Effektiva  lean  verktyg…….……….………..16  

Figur  3.  Översättningar…….……….………16  

Figur  4.  Värdeflödesanalysens  processer………….……….………...17  

Tabell  2.  Nyckeltal  för  nuläget………..18  

Figur  5.  Metod……….……….19  

Tabell  3.  Intervjufrågor………22  

Tabell  4.  Respondenterna……….………23  

Figur  6.  Hierarkin……….………23  

Figur  7.  Empiri……….……….26  

Tabell  5.  Empirisk  överblick…….……….………..26  

Tabell  6.  Inventariebank  över  oxygenkoncentratorer.……….27  

Figur  8.  Arbetsgången  i  andningsbanken………..28  

Tabell  7.  Antal  uthyrda  apparater  andningsbanken………..29  

Figur  9.  Hur  information  färdas  på  andningsbanken….………30  

Figur  10.  Tidsåtgång  per  oxygenkoncentrator……….………..31  

Tabell  8.  Antal  service  för  oxygenkoncentratorer….………..31  

Tabell  9.  Nyckeltal  andningsbanken……….……….32  

Tabell  10.  Inventariebank  över  infusionspumpar…….………33  

Figur  11.  Arbetsgången  i  pumpbanken……….………..34  

Tabell  11.  Antal  uthyrda  apparater  pumpbanken…….………..35  

Figur  12.  Hur  information  färdas  på  pumpbanken…….………36  

Figur  13.  Tidsåtgång  per  infusionspump……….………..37  

Tabell  12.  Antal  service  för  infusionspumpar……….………37  

Tabell  13.  Nyckeltal  pumpbanken……….……….38  

Tabell  14.  Nyckeltal  för  värdeflödesanalyserna……….………..39  

Tabell  15.  Skillnader  mellan  bankerna……….………..39  

Tabell  16.  Sammanställning  medicinska  tekniker…….………..45  

Tabell  17.  Sammanställning  chefer……….………..46  

Figur  14.  Resultat………..……….47   Figur  15.  Translation………..………..51              

 

 

(10)

1.  Inledning  

 

Figur 1. Inledning, uppsatsens disposition. Under detta kapitel presenterar författarna det aktuella forskningsläget samt författarna för en diskussion kring problematiken som sedan leder fram till uppsatsens frågeställning. (egen

modell).

1.1  Bakgrund  

De behov och krav som existerar inom vården i Europa idag är ofta väldigt komplexa vilket innebär stora utmaningar för att kunna erbjuda rätt typ av service till sina patienter (euprimecare.eu). Att sedan anpassa detta med de ekonomiska krav som ställs samt att ta hänsyn till den existerande kulturen inom vården öppnar för ytterligare utmaningar (euprimecare.eu). I dagens Europa handlar det till stor del om att förbättra vården för sina medborgare samt att möta deras förväntningar (euprimecare.eu). Detta innebär att man måste öka medvetenheten och förståelsen för det som karaktäriserar vården för att på så sätt kunna koppla detta till de resultat som vården ger till sina patienter, samt att man bör identifiera de kostnader som är förknippade med att leverera en bra service (euprimecare.eu).

Vården är ett omdebatterat ämne och i ständigt behov av förbättring. Ofta kan man läsa i dagstidningar om en hårt drabbad sjukvård där kostnadsbesparingar och omorganiseringar ska effektivisera en hårt belastad organisation. Vården i Europa har sedan åttiotalet genomgått en rad förändringar och varit utsatt för en rad av reformer, där ett utav tillvägagångssättet har varit det som kommit att kallas New Public Management vilket syftar till att införa arbetsmetoder från den privata sektorn till den offentliga (Eyk, Baum & Blandford, 2001). Flertalet studier påvisar att vården sedan åttiotalet har genomgått flera reformer med utgångspunkt i New public Management vilket inneburit effektiviseringar av verksamheten genom bland annat decentralisering och geografisk optimering av sjukhusens olika avdelningar (Hood, 1995; Simonet, 2008). Simonet (2008) argumenterar i sin studie att en av flera utmaningar för vården idag handlar om att skapa konkurrens på en intern marknad för att öka effektiviteten vilket ska leda till att man aktivt jobbar för att sänka sina kostnader och som på så sätt leder till förbättrade budgetar. Andra utmaningar menar Choi, Holmberg, Löwstedt och Brommels (2010) handlar om att den kultur som existerar inom organisationen ofta leder till motstånd vid en implementering av nya reformer. Choi et al. (2010) menar i sina studier att den största utmaningen för nya reformer ofta är de kulturella motsättningar som finns mellan chefer, ledningen och personalen Även Simonet (2008) hävdar i sina studier att kultur inom vården ofta bjuder upp till motstånd mot reformer, och hävdar samtidigt att en decentralisering av vården till olika geografiska punkter ofta kantas av regionala problem. Flera utmaningar som man stötte på inom den decentraliserade vården i Europa handlade om huruvida ansvaret för patienten låg hos staten eller hos regionerna vilket skapade förvirring och ledde till att koordinering av arbetet påverkades (Simonet, 2008).

Eyk, Baum och Blandford (2001) menar att orsaken till de förändringarna och reformer som gjorts inom vården har varit till följd av krav på kostnadsbesparingar, vilket ledde till nya reformer. Man hävdade att nya reformer skulle bidra till att effektivisera vården genom att bland

(11)

annat omlokalisera sina resurser. Enligt Eyk, Baum och Blandford (2001) skulle New Public Management bidra till dels bättre ekonomi men även till en effektivisering av existerande processer samt till att förbättra den service som tillhandahölls av vården. Detta har enligt samma författare lett till en decentralisering av organisationsstrukturen inom Europas hälsovård. Eyk, Baum och Blandford (2001) menar även att en viktig utmaning inom vården handlar om att kunna mäta och utvärdera reformerna på ett korrekt sätt för att kunna dra slutsatser om förändringen varit positiv eller negativ. För att utvärdera reformerna kan man studera dem på politisk nivå, lokal nivå, organisations nivå eller på en klinik/avdelnings nivå. Alla dessa nivåer ger möjligheter att utvärdera och analysera reformerna för att skapa förståelse för vilken inverkan de haft på arbetet (Eyk, Baum & Blandford 2001).

1.1.1  Hur  ser  det  ut  i  Sverige?  

Enligt socialstyrelsens hälso- och sjukvårdsrapport från 2009 har Sveriges sjukvård genomgått flertalet reformer sedan 1990-talet vilket bland annat fick följden att kommuner och landsting fick större ansvar för sina vårdcentrum. Under början av 2000-talet effektiviserades vården ytterligare med nya arbetsmodeller, så kallade beställar- utförare modeller (Socialstyrelsen, 2009). Samtidigt under denna period ökade efterfrågan på vården och nya garantier infördes som till exempel väntetidsgarantier (Socialstyrelsen, 2009). Vården har alltså gått från att vara stark hierarkiskt till att bli allt mer platt samtidigt som individen och patientens inflytande har stärkts i sjukvårdslagstiftningen (Socialstyrelsen, 2009).

Vidare tar socialstyrelsens (2009) upp en rad utmaningar som vården i Sverige kommer att ställas inför de kommande åren där de utmaningar som är relevanta för denna studie identifieras enligt följande:

• Vårdköerna är ett ökande problem och i framtiden måste vårdgivarna kunna tillgodose efterfrågan på planerad vård utan att göra avkall på tillgänglighet och kvalitet i den akuta vården.

• Sveriges demografiska förändringar innebär att resursbehoven i hälso- och sjukvården ökar med cirka 20 procent fram till 2030, vilket kommer att skapa finansieringsbehov. • Nya personalstrategier - personalen är hälso- och sjukvårdens viktigaste resurs och den

måste man ta hand om.

Socialstyrelsen menar i sin rapport att det är viktigt att genomföra en utvärdering på sjukvårdens kvalitet eftersom det i dag finns påtagliga skillnader mellan olika landsting och sjukhus och detta måste man utreda för att kunna förbättra skillnader av kvalitét mellan olika sjukhus (Socialstyrelsen, 2009). Man menar även att en förändrad åldersstruktur kommer att innebära mycket stora påfrestningar för vården de kommande decennierna eftersom en stor del av befolkningen kommer att vara gamla och i behov av vård. Socialstyrelsen (2009) spekulerar även i framtida utmaningar för den svenska vården där de bestående skillnaderna i livslängd och sjuklighet mellan olika socioekonomiska grupper framstår som en av de allra viktigaste utmaningarna både för sjukvården och för välfärdssamhället som helhet.

1.2  Problemdiskussion  

New public Management är ett begrepp som enligt Hood (1995) härstammar från 1980-talet, det centrala inom NPM är att minska skillnaderna mellan offentlig och privat verksamhet genom att fokusera på resultatstyrning snarare än processtyrning (Hood, 1995). Simonet (2008) argumenterar att fokus ligger på att implementera metoder från den privata sektorn till den

(12)

offentliga sektorn, samma författare menar vidare att det inte handlar om att privatisera vården utan använda sig av konkurrens på den interna marknaden i syfte att öka effektiviteten. NPM handlar om att man hämtar in arbetssätt och metoder från privat sektor till den offentliga. Ett sådant verktyg är lean där lean kommer från den privata sektorn i Japan (Sugimora et al. 1977). Det är författarnas tolkning att lean ska ses som ett verktyg inom NPM.

Sett hur ett historiskt perspektiv är det inget nytt att svensk sjukvård introducerar metoder från privat verksamheten, däribland det balanserade styrkortet som enligt Funck (2009) varit tvunget att revideras för att passa sjukvårdens struktur. Likt det balanserade styrkortet har lean har reviderats och anpassats för att passa sjukvården. Som ett resultat av de förändringarna som genomförts i lean är det därför intressant att studera hur arbete med lean tar form i sjukvården. För samhället i stort är sjukvården en allt större kostnadsdrivare eftersom befolkningen nuförtiden blir allt äldre samt att mer avancerade läkemedel och utrustningar driver upp kostnaderna (SCB, 1999). Som ett resultat av ökade kostnader ställer det högre krav på sjukvården att effektivisera sin verksamhet. Som ett arbetssätt för att anpassa den skånska sjukvården emot det ökande effektivitetskravet introducerades lean under hösten 2007 på universitetssjukhuset i Lund (skane.se). Lean är enligt Sugimora et al. (1977) ett verktyg som bygger på två grundläggande koncept, det ena är att reducera kostnader medan det andra konceptet handlar om att ta tillvara på de anställdas fulla potential. Båda dessa begrepp kommer att diskuteras djupare i teoriavsnittet.

Enligt region skåne skedde en fusion den 1 januari 2010 mellan sjukhuset i Malmö och universitetssjukhuset i Lund, som tillsammans blev Skånes universitetssjukhus SUS (skane.se). Det som skett mellan Lund och Malmö utgör den empiriska kontext som författarna av denna uppsats utgår ifrån. Enligt region skåne (2013) sker det konstant effektiviseringar av verksamheten på alla fronter inom organisationen, med målet att sjukhusets samtliga avdelningar ska nå en ekonomisk balans. Enligt t.f. ekonomidirektör Åke Andersson kan man se positiva resultat av effektiviseringarna, dock behövs ytterligare åtgärder för att nå upp i den takt som är att föredra sett ur ett ekonomiskt perspektiv (skane.se).

Skånes universitetssjukhus arbetar som ovan nämnt enligt arbetssättet lean, men eftersom lean i grunden är avsett tillverkningsindustrin är anpassningar nödvändiga. Likt att balanserade styrkort behöver anpassas för att passa in i den rätta kontexten, behöver även lean anpassas (Funck 2008). Resultatet för anpassningarna kallas för ” lean healthcare” där syftet är att eliminera inte värdeskapande aktiviteter (sus.se). Modig och Åhlström (2010) redogör i sin bok hur man bör arbeta med lean inom vården genom att flytta process-tänkandet från resursfokus till kundfokus. Genom kundfokus tar man hänsyn till både effektiva processer och patienternas oro och dennes tid, det vill säga den tid i kostnad som patienten drar på sig eftersom hon eller han måste ta ledigt från jobbet alternativt sjukanmäla sig för att möta läkare, specialister och annan vårdpersonal. Modig och Åhlström (2010) menar att man måste få till en hög flödeseffektivitet inom vården för att få effektiva processer eftersom en låg flödeseffektivitet (som ofta är ett resultat av resursfokus) bland annat kan leda till att kunder får vänta, att kunden känner sig som en i mängden och slutligen att det leder till missnöjda kunder.

Författarna menar även att ett allt för starkt fokus på resurser leder till att vi tappar uppmärksamheten på det aktuella flödet. Eftersom Modig och Åhlström (2010) diskuterar vikten av att ha hög flödeseffektivitet i de befintliga processerna måste man därför ha lämpliga verktyg för det. Värdeflödesanalysen är enligt Maskell, Baggaley och Grasso (2011) ett verktyg som verksamheter inom lean bör använda för att visualisera och kartlägga sina processer. Värdeflödesanalysen är ett sätt att organisera organisationen i olika aktiviteter där det finns ett

(13)

gemensamt syfte som är att skapa värde för kunden, vilket stämmer överens med filosofin bakom lean healthcare. Vidare menar Maskell, Baggaley och Grasso (2011) att allt lean arbete ska genomföras med hjälp av värdeflödesanalyser. Modig och Åhlström (2010) påpekar dock att lean ofta kan vara svårt att definiera, vilket tidigare studier funnit, där definitionen av lean varierade beroende på vem som frågas och vilken bransch man är verksam inom.

1.3  Problemformulering  

Enligt författarna och med hänvisning till problemdiskussionen finns det därmed argument för att genomföra en studie inom Svensk sjukvård där lean belyses. Det är också lämpligt att använda värdeflödesanalyser som ett verktyg för att förvärva det empiriska materialet.

Därför ställer författarna sig följande fråga:

Hur uppfattas lean inom en offentlig verksamhet där man uttalat arbetar med lean? Skiljer sig uppfattningen åt beroende på vem man frågar i den hierarkiska strukturen? I så fall på vilket sätt?

1.4  Syfte  

Syftet med denna studie är att undersöka hur en offentlig organisation som uttalat arbetar med lean förhåller sig till lean, samt belysa hur värdeflödesanalyser kan tillämpas i det dagliga arbetet med lean.

1.5  Förväntat  bidrag  

Denna studies förväntade bidrag kan delas in i två. Första bidraget är att belysa hur en offentlig verksamhet som uttalat arbetar enligt lean förhåller sig till lean. Studiens andra bidrag är att påvisa hur värdeflödesanalyser kan tillämpas i praktiken, samt att använda värdeflödesanalysen som metod för att samla in empirisk data.

1.6  Avgränsning  

På grund av geografiska förutsättningar kommer studies värdeflödesanalys genomföras på avdelningen medicinsk teknisk inom Skånes Universitetssjukhus, vilket är förlagd i Malmö och Lund. Det innebär att det empiriska underlag som presenteras i studien begränsas till den ovannämnda avdelningen och ger därmed ingen heltäckande syn på lean inom vården i Sverige. Då medicin tekniska avdelningen erbjuder tjänster som är unika för SUS kan därför inte direkta jämförelser göras. Medicinsk tekniks uppdrag går ut på att serva medicinteknisk utrustning samt att de inte har patientkontakt i samma utsträckning som många andra avdelningar. Däremot kan studien användas som mall och utgångspunkt för att genomföra liknande studier på andra områden inom vården i Sverige.

(14)

2.  Teori  

 

Figur 2. Teori, uppsatsens disposition. Under detta kapitel presenterar författarna de vetenskapliga teorierna som kommer användas för denna studie samt syftet till val av teorin (egen modell).

2.1  New  public  management  

New Public Management (även kallat NPM) härstammar enligt Hood (1995) från 1980 talet och metoden är en utveckling av Progressive Public Administration (PPA). Även Simonet (2008) påpekar att 1980 talet lade grunden för NPM i Europa och USA. Hood (1995) menar att det centrala inom detta angreppssätt är att minska på skillnaden mellan offentlig och privat verksamhet genom att istället fokusera på resultatstyrning snarare än processtyrning inom den offentliga sektorn. Simonet (2008) argumenterar för att NPM är en organisationsteori som fokuserar på implementering av metoder från den privata sektorn till den offentliga. Detta görs enligt samma författare på så sätt att man låter marknadens krafter betjäna offentliga syften genom att ställa krav på organisationens effektivitet. Det innebär även att främja större ansvar från leverantörer, öka det finansiella ansvaret inom verksamheten, identifiera var kostnader kan göras, öka kvalitén på sin service, öka kunskap för resurs allokering, ut kontraktering av ej effektiva tjänster samt att öka samarbete mellan inblandade parter (Simonet, 2008).

Enligt Huzell (2005) är syftet med NPM att se organisationer på ett mer marknadsdrivet sätt, vilket härstammar från utveckling av olika reformer där man till exempel går från regelstyrning till mål och resultatstyrning. Huzell (2005) presenterar även tre definitioner av NPM, då det ofta är svårt att finna en entydig definition på vad NPM är:

• Förändringar behövs för att öka effektiviteten och detta är möjligt om den offentliga sektorn efterliknar den privata sektorn.

• Förändringar i syfte att minska och decentralisera verksamheterna. • Att försöka att påverka organisationskulturen genom öka service graden.

En viktig punkt inom NPM är att skapa trovärdighet för verksamheten vilket man på 1980 talet gjorde genom att låta redovisning och bokföring vara ett nyckelelement, vilket var vanligt inom den privata sektorn för att skapa hög trovärdighet på de marknader man verkade inom samt att det skapade större trovärdighet för de affärsmetoder som användes (Hodd, 1995). NPM ses enligt Osborne och Gaebler (i Hood, 1995) som ett oundvikligt angreppssätt eftersom omgivningen vi befinner oss i förändrar sig och ställer helt andra krav på organisationerna i dag än vad det gjorde förr i tiden.

Hood (1995) förespråkar ett mer konkurrens baserat angreppssätt istället för en hierarkisk struktur för att kunna erbjuda den service som tillhandahålls samt att fokus bör flyttas från fixerade kostnader till varierande kostnader, det vill säga att man förhandlar med flera parter och leverantörer för att få det bästa priset.

Enligt Hood (1995) kan NPM sammanfattas och definieras i sju punkter som alla bygger på förändrings perspektiv:

(15)

• Att effektivt dela upp offentliga organisationer i mindre separata avdelningar, som var en representerar ett eget kostnadsställe med en egen identitet som ska leda till en bättre delegering av resurser. Att man samlar ihop dessa avdelningar och implementerar detaljerade regler angående service inom de områden man opererar, samt en centraliserad kontroll över detta.

• En strävan att öka konkurrensen mellan offentliga verksamheter samt mellan offentliga och privata verksamheter.

• Att föra in arbetssätt och metoder från den privata sektorn till den offentliga som till exempel lean.

• Större fokus på disciplin och sparsamhet med resurser samt att lägga tid på att hitta alternativa kostnadseffektiva sätt att erbjuda service, det vill säga att man aktivt letar efter alternativ som kan sänka kostnader.

• En strävan efter ”hands on management” vilket innebär att man ökar kontrollen i verksamheten genom att ha synliga chefer, istället för att ha osynliga chefer långt upp i hierarkin.

• Att man flyttar fokus till mätbara och uttalade mål så att man kan se räckvidden och innehållet på de prestationer man utför, i motsats till att förlita sig på standardiserade rutiner.

• Att utefter de mål man sätter upp styra och kontrollera verksamheten på ett icke statiskt sätt, istället för att gå efter rutin baserade dagsscheman.

Huzell (2005) menar alltså att fokus inom ett New Public Management ligger på förändringar för att öka effektiviteten inom organisationen och på så sätt avgränsa verksamhetens områden som den utövar. Vidare menar författaren att det är vanligt att New Public Management ofta handlar om att skapa eller bygga upp en identitet för företaget för att anpassa verksamheten till marknaden. Huzell (2005) argumenterar för att New Public Management är ett angreppssätt som ofta uppstår inom offentlig sektor då de ekonomiska kraven skärps, vilket härstammar från 1990 talets allt hårdare besparingskrav. Daniel Simonet (2008) argumenterar för att NPM ge fördelar såsom större förståelse för de krafter som finns på marknaden, krav på organisatorisk prestanda, ökade krav på kvalité, decentralisering av beslut och större möjligheter för allmänheten att delta i pågående processer.

När det kommer till att införa ett NPM inom vården så menar Daniel Simonet (2008) att det inte handlar om att privatisera vården, utan att använda sig av konkurrens på en intern marknad för att öka effektiviteten och på så sätt öppna upp för beslutsunderlag som medför att man kan sänka kostnader i kommande budgetar. På så sätt kan olika avdelningar och sjukhus konkurrera med varandra om vem som erbjuder de lägsta kostnaderna och den bästa vården, vilket leder till att budgeterna kan justeras och besparingar kan göras (Simonet 2008).

Avslutningsvis kan man säga att NPM är en metod eller angreppsätt där man ifrågasätter den offentliga sektorns effektivitet och välmående, det vill säga att man riktar uppmärksamhet och förändring mot statens sätt att bedriva verksamheter.

2.2  Lean  

Ur ett historiskt perspektiv fick enligt Lander och Liker (2007) konkurrenter upp ögonen för Toyota kort efter oljekrisen 1973, då de inte drabbades lika hårt, samt att de lyckades återhämta sig avsevärt fortare än sina konkurrenter. Nyckeln till Toyotas framgång var deras produktionssystem som de kallade “Toyota Production System” (TPS), som för första gången

(16)

beskrevs av fyra chefer inom Toyota. Arbetssättet byggde på två grundläggande koncept “cost reducing through the elimination of waste” och “to make full use of the workers’ capabilities” (Sugimora et al. 1977). Vidare i texten tar de upp metoder inom kostnadseffektiviseringar genom eliminering av slöseri, “Just-in-time” är en metod som Sugimora et al. (1977) beskriver som att minimera lagersaldot i syfte att frigöra kapital som annars är bundet i lager. Sugimora et al. (1977) menar att fullt ut lita på sina anställda, säkerställa deras säkerhet och ge dem mer ansvar främjar de anställdas moral och de får högre benägenhet att ta ansvar för sitt arbete och utvecklingen framåt.

13 år senare introducerades boken “The machine that Changed the World: how Japan’s secret weapon in the global auto wars will revolutionise western industry” av amerikanen Womak, i denna bok nämndes ordet lean som det paradigmskifte som skulle ändra sättet för massproducering. Enligt Womak och Daniel (2003) handlar lean om eliminera “muda”, där muda är japanernas ord för slöseri, medan Sandholm (2008) menar att lean handlar om att organisationen ska eliminera fel och brister kontinuerligt, i syfte att ha störningsfria flöden. Sandholm (2008) menar vidare att organisationen ska sträva efter att ha resurssnåla och flexibla processer.

2.2.1  Lean  healthcare  

Lean är ett verktyg som först var tilltänkt för produktionsindustrin, men eftersom tjänsteorganisationer såg nyttan med lean introducerades det under tidigare 2000-talet Young och McClean (2007). Lean inom sjukvård bygger på fem steg, kallat “5S”. Samtliga steg är grundade runt värdet kring kunden, där kunden inom sjukvården utgörs av patienten. Stegen är enligt McClean (2007): Sort, straighten/simplify, shine, standardize, sustain.

Sort (sortera): All onödig utrustning och instruktioner den anställde har ska sorteras så den är lätt att överblicka samt saker som inte används ska tas bort.

Straighten/simplify (systematisera): Den anställde ska ha bra överblick av utrustning, delar och instruktioner i syfte att eliminera tid den anställde måste lägga på att leta rätt på dessa saker. Shine (städa): Den anställde ska dagligen göra rent på sin arbetsplats, den anställde ska ha samtliga verktyg, delar och instruktioner snyggt organiserade då denne lämnar sitt arbete för dagen.

Standardize (standardisera): De anställdas arbetsstationer ska hållas identiska i den möjligaste mån det går i syfte att alla anställda som gör samma saker bör kunna arbeta på olika ställen. Sustain (se till): Då de tidigare fyra punkterna har arbetats in av de anställda utgör de ett nytt sätt att arbeta på. Fokus ligger därför på att upprätthålla de nya standarderna så att de anställda inte faller tillbaka i sina gamla vanor.

2.2.2  Implementering  av  lean  

Song, Tan och Baranek (2009) presenterar i sina två fallstudier fyra olika nyckelfaktorer för att genomföra en lyckad implementering av lean.

1. Lean initiativet ska komma från ledningen, där ledningen måste vara positiva och följa hela implementeringsfasen.

2. Lean-grupper ska utses där gruppen är ansvarig för att analysera de befintliga processerna, formulera mål, tillgodose anställda med relevant utbildning samt ha öppet sinne för förändring.

3. Vid omformandet av nya processer ska relevanta verktyg användas med syfte att eliminera ej värdeskapande aktiviteter och processer.

(17)

lean, chefer kan utfärda belöningssystem för de anställda som presterar bra i syfte att öka engagemanget.

Vidare identifierar Song, Tan och Baranek (2009) sju stycken lean-verktyg som är effektiva vid implementering av lean i serviceorganisationer.

Tabell 1: Effektiva lean verktyg

Lean verktyg Egenskaper

Värdeflödesanalys En visuell kartläggning av olika processer i företaget i syfte att eliminera ej värdeskapande aktiviteter.

Anställdas engagemang Ge anställda möjlighet att själv ta kontroll och därigenom ökar intresset för verksamhetsförbättringar.

5S Sort, straighten, shine, standardize, sustain.

Standardiserande processer

Standardisera verksamheten (processer och dokumentation).

Balanserad arbetsbelastning

Balansera och jämna ut processer och flöden.

IT-lösningar Inför IT-lösningar i syfte att underlätta för personal och minska faktorn mänskliga fel.

Visuell styrning Visualisera processer, då det tydliggör problemområden.

Tabell 1. Effektiva lean verktyg. Tabellen ovan illustrerar användbara verktyg inom lean egen illustration utefter Song, Tan och Baranek (2009).

2.2.3  organisatorisk  översättning  

Enligt Langstrand (2012) är översättning något som man måste förstå då företag ska inhämta nya metoder från andra branscher. Översättningen förklarar hur en befintlig modell inhämtas från andra branscher och sedan anpassas för att passa in i den kontext man befinner sig i.

Figur 3. Översättningar. Illustrerar hur arbetsmetoder översätts från en kontext till en annan. Bilden är hämtad från Langstrand (2012, s 48)

Modellen ovan förklarar hur en metod förflyttar sig från en kultur till en annan, i detta fall är det lean som diskuteras, lean ursprungligen kommer från tillverkningsindustrin i Japan. Då denna metod blir känd vill västvärlden förstå lean och göra lean greppbar, därför analyseras lean ur hög abstraktionsnivå och ju mer man förstår den och kan förklara den desto enklare blir abstraktionsnivån. Det vill säga att man ju mer man förstår de komplicerade processerna desto lägre blir abstraktionsnivån och det blir enklare att förklara och förstå modellen i termer av ”eliminering av slöseri” och ”effektivisering”. Detta leder i sin tur att modellen dokumenteras och skrivs ner, det vill säga teoriseras. Denna tolkning förs sedan över till en ny kontext (till

(18)

exempel Europa) där den sedan appliceras inom andra organisationer eftersom modellen låter tilltalande då den syftar till att effektivisera arbetet inom en organisation. Detta leder enligt samma författare till att metoden utvecklas till att anpassa ett specifikt företag som valt att använda sig av till exempelvis lean och kommer på så sätt fått en ny tolkning och innebörd. Langstrand (2012) menar därför att det som var tänkt från början, det vill säga att kopiera en arbetsmetod har i slutändan lett till att modellen fått en ny betydelse. På så vis kommer det uppstå flera olika tolkningar av lean då fler och fler företag implementerar det.

2.3  Värdeflödesanalys  

Enligt Maskell, Baggaley och Grasso (2011) representerar värdeflödet i en organisation alla aktiviteter organisationen gör med syfte att skapa värde till kunden. Maskell, Baggaley och Grasso (2011) talar om två principer, den första är enligt lean att alla aktiviteter som bedrivs ska på något sätt relateras till värde för kunden. Den andra principen är att lean arbete alltid ska göras genom värdeflöden (Maskell, Baggaley & Grasso, 2011). En korrekt utförd värdeflödesanalys ska involvera hela processen som bidrar till att skapa värde för kunden, enligt Maskell, Baggaley och Grasso (2011) är det vanligt att företag gör sina värdeflödesanalyser för trånga, till exempel väljer företag att bara titta på produktionen. Illustrationen nedan är en komplett värdeflödesanalys med samtliga steg inom ett företag, där alla olika delar bidrar med värde till kunden.

Figur 4. Värdeflödesanalysens processer. Illustrerar värdeflödesprocessen. Bilden är hämtad från Maskell, Baggaley och Grasso (2011, s 124)

Organisationer som har ett välutvecklat lean arbete använder värdeflödesanalyser utanför företagets fyra väggar, de inkluderar leverantörer och kunder (Maskell, Baggaley & Grasso. 2011). Genom att arbeta med leverantörer, kunder och andra tredjepartsorganisationer får man möjlighet att se hela värdeflödet och på så sätt får man möjlighet att påverka utanför sina väggar (Maskell, Baggaley & Grasso. 2011). Det är vitalt att organisationen arbetar med övriga aktörer

(19)

om företaget vill uppnå perfektion i deras värdeflöden (Maskell, Baggaley & Grasso. 2011). Samma författare menar att det är centralt att fokusera på olika värdeflöden då det är där företaget tjänar pengar. Maskell, Baggaley och Grasso (2011) beskriver nyttan och varför man fokuserar på värdeflödesanalyser på sidan 126:

“We create value for the customer through the value streams, and we make money for our company through the value streams. We create value and make money through the combined efforts of people from many different departments.”

Maskell, Baggaley och Grasso (2011) föreslår en arbetsgång som är lämplig att genomföra innan man påbörjar arbetet med värdeflödesanalyser.

Steg 1: Utse team om 6 – 12 personer samtliga personer ska fungera som experter som har ingående kunskap om processen.

Steg 2: Startpunkten för värdeflödesanalysen är att utse kunden. Samt identifiera vilka behov kunden har.

Steg 3: Identifiera aktiviteterna inom processen, börja med kunden och arbeta dig bakåt, det är viktigt att man fysiskt går igenom hela flödet så man personligen ser hela processen.

Steg 4: Samla all nödvändig data inom processen.

Steg 5: Analysera data. Resultatet ställs upp i en tabell (vilka nyckeltal som handlar i tabellen beror på, exemplet hämtat ur boken visar följande).

Då samtliga fem steg är genomförda kan arbetet med värdeflödesanalyser påbörjas, och enligt Maskell, Baggaley och Grasso (2011) finns ingen exakt lösning som passar alla verksamheter, men arbete enligt värdeflödesanalyser utgörs av prestandamätningar, beräkna kostnader, eliminering av ej värdeskapande aktiviteter, analyser och arbete utanför organisationens fyra väggar. Maskell, Baggaley och Grasso (2011) beskriver nedanstående modell som en lämplig startpunkt för lean-arbete.

Tabell 2: Nyckeltal för nuläget

Current Future #1 Future #2 Long term

Flow time 22 days

First time trough 80 % Productivity 900 Product 66 % Non-productive 28 % Available Capacity 6 % Employee 270,000 SEK

Other Costs 100,000 SEK

Total Cost 370,000 SEK

Cost per Receipt 10,28 SEK

Tabell 2. Nyckeltal för nuläget. Box score for the current state enligt boken practical lean accounting. Hämtad från Maskell, Baggaley och Grasso (2011, s 115)

(20)

3.  Metod  

 

Figur 5. Metod, uppsatsens disposition. Detta kapitel beskriver hur författarna ska genomföra sin studie, vilken vetenskaplig grund uppsatsen bygger på, samt vilka vetenskapliga metoder som används för att svara på uppsatsens

frågeställning (egen modell).

3.1  Vetenskapligt  förhållningssätt  

Kunskapsteoretiska eller epistemologiska frågor handlar om hur forskaren förhåller sig till forskning, men även hur forskaren ser på den sociala verkligheten (Bryman & Bell 2005). Forskare inom interpretativism eller tolkningsperspektivet menar att detta perspektiv måste ha en förståelse för att människor uppfattar saker olika. Författarna menar därför att det saknas en enda sanning, utan forskaren måste ha förståelse för att människors perceptionsförmåga varierar beroende på uppväxt och värderingar. För att uppfylla de uppsatta målen inom studien är det ett krav att författarna angriper studien med ett perspektiv som ser människors sociala förutsättningar olika beroende på dennes perceptionsförmåga. Med ovanstående som argumentation passar därför interpretativism överens med studiens utformning (Braman och Bell 2005). Ytterligare argument för att välja ett interpretavistiskt synsätt ligger i linje med vad som beskrivs i problemdiskussionen, där tidigare studier visar på att lean har olika definitioner beroende på vem man frågar. Därför är det viktigt för forskarna i denna studie att förstå att människor har olika uppfattningsförmågor som påverkas av den sociala omgivningen.

3.2  Forskningsstrategi  

Då föreliggande studies syfte är att undersöka hur en offentlig organisation som uttalat arbetar med lean förhåller sig till lean, samt belysa hur värdeflödesanalyser kan tillämpas i det dagliga arbetet med lean, är det därför centralt att använda en strategi som ser just dessa saker. I enlighet med Bryman och Bell (2005) ligger detta arbete i linje med den kvalitativa forskningsstrategin. Inom den kvalitativa forskningsmetoden finns också det induktiva synsättet som innebär att teorier genereras från empiri.

I enlighet med Bryman och Bell (2005) kommer denna studie bygga på det deduktiva synsättet då författarna införskaffar det empiriska underlaget, detta sker i form av att förvärva sociala aktörers uppfattning kring lean arbete inom sjukvården. Dock vill författarna av studien även stärka bryggan mellan empiri och teori därför kommer induktiva inslag användas under slutet av studien. Enligt Bryman och Bell (2005) berör ontologiska ställningstaganden i huruvida man uppfattar sina sociala aktörer, om man kan påverka och styra sin omgivning. Likt konstruktivismen kan inte en studie i hur anställda uppfattar lean genomföras utan åsikter från de anställda, med föregående stycke som bakgrund kommer denna studie att utgå ifrån ett konstruktivistiskt synsätt.

3.3  Forskningsdesign  

För att lägga upp forskningen på ett lämpligt sätt och i linje med frågeställningen samt studiens syfte, har forskarna valt fallstudie som lämplig design. Valet föll på en fallstudie eftersom dess struktur fokuserar enligt Bryman och Bell (2005) på en detaljerad undersökning av ett specifikt

(21)

fall. Ett specifikt fall kan innebära en viss individ, organisation, fabrik eller en händelse och innebär en ingående studie av ett specifikt fall där man oftast är intresserad av att belysa unika drag. (Bryman & Bell, 2005). Eftersom studien i denna rapport syftar till att studera lean inom vården valdes därför en organisation som utgångspunkt, vilket i denna studie föll på den medicinsk tekniska avdelningen inom Skånes Universitetssjukhus. Det som gör den valda avdelningen unik gentemot andra avdelningar, är att man inom den medicinsk tekniska avdelningen arbetar med teknisk utrustning i form av andningsapparater och nutritionspumpar1 och på så viss har ett flöde på de maskiner man förser sina patienter med.

3.4  Forskningsmetod  

Enligt Bryman och Bell (2005) är det viktigt vid val av fallstudie att fråga sig vilka frågeställningar som är viktiga samt om man ska observera eller intervjua, det vill säga vilken metod man kommer att tillämpa inom den valda designen.

Då denna studie utgår ifrån en kvalitativ forskningsstrategi med ett deduktivt synsätt ses förvärvandet av empiri som något som ska genomföras med hjälp av intervjuer. Studien omfattas även av en värdeflödesanalys som ligger till grund för den input av data som används till att genera frågor till intervjuerna, men som även hjälper forskarna att lära känna och förstå den miljö man verkar i. Det är viktigt att i detta fall påpeka att värdeflödesanalysen som forskarna arbetat fram ska ses som ett verktyg för att på bästa sätt kunna utföra sin valda forskningsmetod på. Den medicinsk tekniska avdelningen är väldigt komplex, och det är därför nödvändigt att kartlägga de värdeflöden som existerar för att kunna bilda sig en uppfattning om hur den valda avdelningen ser ut och fungerar. Genom att använda sig av ett verktyg som värdeflödesanalysen bör reliabiliteten i arbetet förstärkas och därmed påvisa en grundlig förståelse för hur det valda specifika fallet fungerar. Forskarna för denna studie är överens om att om det skulle vara svårt att genomföra studien utan att verkligen förstå och bilda sig en uppfattning om hur den valda avdelningen verkligen ser ut.

Eftersom syftet med studien var att undersöka hur en offentlig organisation som uttalat arbetar med lean förhåller sig till lean, samt belysa hur värdeflödesanalyser kunde tillämpas i det dagliga arbetet med lean ansågs semi-strukturerade intervjuer vara lämpliga för ändamålet. Enligt Bryman och Bell (2005) är den semi-strukturerade intervjun flexibel bjuder in till öppnare diskussioner. Därför hade författarna till denna studie teman klara i förväg, vilket medförde att respondenten kunde diskutera friare i syfte att ge forskarna en djupare förståelse om hur respondenten värderar och uppfattar sin verklighet.

3.5  Primärdata  

I kommande avsnitt presenterar vi hur vi gått tillväga för att förbereda oss inför studien samt det tillvägagångssätt vi använt för att samla primärdata.

3.5.1  Förberedelser  

Då författarna av denna studie var intresserade av informationsgången i organisationer, hur ledarskapet förmedlar sitt budskap, hur verksamhetsövergripande metoder och arbetssätt passar in i organisationer valde vi därför ett ämne inom området, vi utgick därmed från teorier om NPM och lean som vår teoretiska utgångspunkt. Eftersom vi visste att Sjukhuset använde lean var det därför lämpligt att utgå ifrån NPM och lean.

                                                                                                               

(22)

Möte nummer ett med verksamhetschefen på medicinsk teknik: Då en av författarna tidigare haft medicinsk teknik som arbetsplats frågades medicinsk teknik om det fanns möjlighet att genomföra ett examensarbete hos dem. Mötet med verksamhetschefen resulterade i att en värdeflödesanalys skulle genomföras.

Möte med handledare: Då utförandet av en värdeflödesanalys ligger åt det praktiska hållet kände författarna att en starkare koppling till forskning var nödvändigt. Mötet med handledaren resulterade i att vi skulle titta på lean, då sjukhuset har lean som uttalad metod.

Studien: Tillvägagångssättet formulerades som följande: vi skulle studera hur medicinsk teknik arbetar med, ser på och förhåller sig till lean till vår hjälp för att förstå verksamheten skulle värdeflödesanalyser genomföras.

Möte nummer ett med Divisionscontrollern. Vi åkte in till Malmö för att träffa divisionscontrollern i syfte att få tillgång till ekonomiskt underlag (se bilaga 2), samt att höra vilka åsikter divisionscontrollern hade angående värdeflödesanalyser.

Analysera det ekonomiska materialet: I syfte att hitta lämpliga avdelningar att genomföra värdeflödesanalyser på analyserades materialet vi fått av det tidigare mötet med divisionscontrollern. Vi kände att vi ville genomföra två värdeflödesanalyser på liknande avdelningar eftersom man då kunde jämföra de båda och på så sätt dra lärdomar från dem, samt att vi kunde uttala oss med högre validitet. Vi gick igenom det ekonomiska underlaget och hittade två avdelningar som var lämpliga ur studiens syfte och frågeställning samt att det föll inom ramarna för lämpligt objekt att genomföra en värdeflödesanalys på enligt boken ”practical lean accounting”.

Möte nummer två med Divisionscontrollern: Efter att ha bestämt två avdelningar stämde vi ytterligare ett möte med divisionscontrollern i syfte att få dennes godkännande, samt att reda ut några oklarheter i det material vi fått. Mötet resulterade i att vi fick grönt ljus.

Möte nummer två med verksamhetschefen på medicinsk teknik: Efter att ha fått divisionscontrollerns godkännande behövde vi även få verksamhetschefens godkännande så vi stämde möte med honom. Mötet resulterade i att vi fick grönt ljus och var nu redo att påbörja arbetet.

Lära känna personalen: Efter möte nummer två med verksamhetschefen gick vi runt på medicinsk teknik och hälsade på de anställda, vi ville göra oss bekanta med arbetsplatsen och de anställd som skulle beröras av vår studie.

Lära sig vad en värdeflödesanalys är: Då ingen av oss tidigare arbetat med värdeflödesanalyser enligt ”practical lean accounting” fanns ett behov av att sätta sig in i boken och läsa på vad en värdeflödesanalys innebär samt hur den ska användas.

3.5.2  Värdeflödesanalys    

Då vi satt oss in i litteraturen påbörjade vi arbetet med värdeflödesanalyserna för andningsbanken och pumpbanken. För att bilda sig en uppfattning och förståelse för de värdeskapande flöden som existerade samarbetade vi med de anställda i form av studiebesök.

(23)

Samarbetet utfördes för att identifiera och skapa värdeflödesanalyserna som presenteras kortfattat i empirin. Vi använde oss av Medusa2 för att förvärva den kunskap vi behövde. Ingen av oss hade räknat med att värdeflödesanalyserna skulle vara så tidskrävande som de var, men efter cirka tre veckor med minst tio besök på medicinsk teknik stod värdeflödesanalyserna klara.

3.5.3  Intervjustruktur  

Intervjun byggde på två delar, den första delen var en diskussion kring lean medan den andra delen fokuserades på värdeflödesanalyserna som genomförts. Intervjufrågorna som ställdes var följande:

Tabell 3: Intervjufrågor 1. Vad är din roll på sjukhuset?

2. Hur många år har du arbetat på din arbetsplats? Del 1

3a. Vad är din definition av lean? 3b. Tycker du begreppet lean är oklart? 3c. På vilket sätt arbetar du med lean?

3d. Finns det ett sätt att utvärdera arbete med lean? Del 2

4a. Enligt boken ”practical lean accounting” Är värdeflödesanalysen en metod som kan användas

inom lean, känner du till värdeflödesanalyser?

4b. Detta är vårt resultat av värdeflödesanalysen, vad är dina åsikter angående resultatet? 4c. Hur skulle arbete med värdeflödesanalyser efterföljas enligt din mening?

4d. Vem ska arbeta med värdeflödesanalyser?

Tabell 3. Intervjufrågorna. Frågorna ovan ställdes till samtliga respondenter.

3.5.4  urval  

Då författarna sökte åsikter angående ett specifikt arbetssätt inom verksamheten var det därför av viktigt att intervjua personal som arbetade inom medicinsk teknik. I den inledande fasen av studien tänkte vi att vi skulle genomföra intervjuer tillsammans med respondenter på ett vertikalt plan koncentrerat till medicinska tekniker. För att matcha intervjuerna med studiens frågeställning och syfte på ett bättre sätt valde vi att genomföra intervjuer på ett horisontellt plan. Vår målsättning var att intervjua respondenter i hela hierarkin (från medicinska tekniker till sjukhuschefen). Det visade sig vara svårt att få tag på sjukhuschefen men i övrigt fick vi tag på respondenter från de andra stegen. Totalt slutade antalet intervjuer på åtta stycken.

3.5.5  Intervjuer  

Vi genomförde semi-strukturerade intervjuer i mindre samtalsrum i syfte att få de bästa möjliga inspelningar. Vi frågade respondenterna om deras godkännande för inspelning samt att vi informerade anställda om att de var anonyma i studien. Intervjuguiden delades in i två delar, där den första delen var en diskussion kring lean och den andra delen var en diskussion kring värdefödesanalyser. Intervjuerna genomfördes först på medicinska tekniker därefter intervjuades chefer i stigande hierarkisk ordning.

Vid tidpunkten för intervjuns andra del presenterades det relevanta materialet från värdeflödesanalyserna. Respondenterna gick igenom materialet innan del två påbörjades. Eftersom syftet med denna studie var att undersöka hur en offentlig organisation som uttalat arbetar med lean förhåller sig till lean, samt belysa hur värdeflödesanalyser kan tillämpas i det                                                                                                                

(24)

dagliga arbetet med lean, var det därför centralt att intervjua respondenter på olika nivåer i hierarkin. Anledningen till att vi valde att intervjua olika respondenter i hierarkin var för att vi ville undersöka hur definitionen av lean tolkades beroende på vem som tillfrågas.

3.5.6  Respondenter  

Tabell 4: Respondenterna

Respondent   Roll   Erfarenhet  

H   Divisionscontroller   5 år   G   Divisionschef   5 år   F   Verksamhetschef   5 år   E   Enhetschef   6 månader   D   Enhetschef   8 månader   C   Medicinsk tekniker   2,5 år   B   Medicinsk tekniker   8,5 år A   Medicinsk tekniker   2 år

Tabell  4.  Respondenterna.  Tabellen  ovan  redogör  för  de  respondenter  som  ingick  i  studien.  

 

 

Figur 6. Hierarkin. Figuren ovan illustrerar hur respondenterna passar in i hierarkin på sjukhuset.

3.5.7  Analys  av  primärdata  

Då föreliggande studie bygger på kvalitativ forskningsmetodik samt att den valda metoden för insamling av empiri är semi-strukturerade intervjuer som ligger i linje med det Bryman och Bell (2005) menar är lämpligt vid användandet av kvalitativ metodik. Därför utgick studien från en öppen kodning som analysmetod. Öppen kodning är sammanlänkad med meningskodning och syftar till enligt Kvale och Brinkman (2009) den processen där man bryter ner, undersöker, jämför, förtydligar och kategoriserar data. Konkret innebär det att författarna kommer analysera och leta efter nyckelord som utvinns ur den teoretiska referensramen i de föreliggande intervjuerna. Exempelvis kommer nyckelord som effektivitet och produktivitet kategoriseras och analyseras.

Öppen kodning kommer även kompletteras med språkanalys, som är enligt Kvale och Brinkman (2009) innebär att moderatorerna ska uppmärksamma språkbruket av respondenterna. Språkanalys kan således studera respondenternas språkbruk, hur respondenten använder aktiv- och passiv form samt om respondenten använder personliga eller opersonliga pronomen (Kvale & Brinkman, 2009). Exempelvis kommer moderatorerna vara uppmärksamma för om respondenterna använder ”jag tycker” (personligt pronomen) eller ”man tycker” (opersonligt

(25)

pronomen). Uppmärksamhet kring respondenternas språkbruk kan ge en djupare förståelse och därmed öka kvaliteten i studien.

Vi valde att presentera de medicinska teknikerna som en grupp med anledning att skydda deras identitet och åsikter. Däremot var cheferna inte lika angelägna om att vara anonyma eftersom det går lätt att identifiera dem utefter deras anställningsform.

Analyskapitlet utgår primärt från lean eftersom det är studiens forskningsfråga, dock överraskades författarna av att respondenterna såg ett stort värde i värdeflödesanalyserna. Med det som bakgrund kommer därför analysavsnittets första del att utökas med analys av värdeflödesanalysen.

3.6  Sekundärdata  

3.6.1  Insamling  av  Sekundärdata  

I syfte att skapa sig en djup förståelse av det aktuella forskningsläget har författarna använt Googles sökmotor Google.scholar via Malmö högskolas hemsida. Då informationssökningen huvudsyfte var att förvärva förståelse om vart forskningen kring lean-arbete ligger i dagsläget. För att lyckas med detta användes ett antal sökord som utgjorde grunden för vår sökning. Sökningen genomfördes på såväl svenska som engelska. Följande nyckelord som användes var, “lean”, “New Public Management”, “ lean healthcare”, “The toyota Way” och “ lean inom sjukvård”.

Teorin utgörs av artiklar som blivit publicerade av forskare i vetenskapliga tidskrifter, men även relevanta böcker samt doktorsavhandlingar har använts som grund för teoriinsamlingen.

3.7  Kvalitet  

3.7.1  Reliabilitet    

Bryman och Bell (2005) menar att reliabilitet är ett mått på studiens tillförlitlighet, reliabiliteten spelar stor roll inom kvantitativ forskningsdesign. Då denna studie utgår ifrån en kvalitativ forskningsdesign säkras reliabiliteten genom att ställa rätt frågor till rätt personal.

3.7.2  Validitet  

Validitet är ett mått på att studien mäter det den avser att göra (Bryman & Bell, 2005). I denna studie är forskningsfrågan underbyggd av en djupgående litteraturgenomgång inom ämnet, författarna av studien avser också att underbygga intervjumetodiken enligt aktuella akademiska modeller. Respondenterna valdes med stor försiktighet, då studien avsåg att skapa en djupgående förståelse kring implementeringsstrategier vad det av yttersta vikt att respondenterna är kompetenta och har en relevant kunskap inom lean healthcare.

3.7.3  Etiska  ställningstaganden  

Enligt Bryman och Bell (2005) handlar etiska ställningstaganden om frivillighet, integritet, konfidentialitet samt anonymitet. De individer som valdes som respondenter behandlades enligt de etiska ramar som Bryman och Bell (2005) nämner i boken företagsekonomiska forskningsmetoder. I konkreta termer innebar detta att respondenterna ställde upp frivilligt för intervjuer samt respondenters uppgifter och åsikter kommer behandlas med största konfidentialitet. Respondenterna blev tillfrågade om författarna hade deras medgivande för att spela in intervjun, och respondenternas informerades att inspelningarna inte kommer spridas eller

(26)

användas på något annat sätt än för forskningsändamålet. Då studien var färdigställd raderades allt inspelningsmaterial. Moderatorerna höll sig objektiva och neutrala under intervjuerna i syfte att inte påverka respondenterna och deras svar.

 

3.8  Metodologisk  kritik  

De valda arbetsmetoderna har i denna studie fungerat väl för att svara på forskningsfrågan och uppnå studiens syfte, samt att författarna var överens om att värdeflödesanalysen var det bästa verktyget för att skapa förståelse och grund för den empiriska undersökningen. Vid sammanställandet av det empiriska materialet stod det klart att värdeflödesanalysen inte var optimal som verktyg för att skapa förståelse och kunskap om organisationen. En alternativ metod hade varit att genomföra deltagande observationer i enlighet med Bryman och Bell (2005), för att på så sätt skapa förståelse för organisationen. Vid användandet av värdeflödesanalyserna gav detta ett överflöd av data i förhållande till frågeställning och syfte.  

(27)

4.  Empiri

Figur 7. Empiri, uppsatsens disposition. Här kommer författarna presentera det empiriska material som förvärvats under studien i form av värdeflödesanalyser och intervjuer (egen modell).

Då det empiriska materialet förvärvats i olika omgångar är det därför viktigt att få en överblick av den struktur empirin följer:

Tabell 5: empirisk överblick

1 Presenterar värdeflödesanalysen för andningsbanken 2 Presenterar värdeflödesanalysen för Pumpbanken

3 Presenterar en sammanfattning av värdeflödesanalyserna

4 Den hierarkiska strukturen och respondenternas placering i hierarkin presenteras 5 Intervjuerna tillsammans med de medicinska teknikerna presenteras

6 Intervjuerna tillsammans med enhetscheferna presenteras 7 Intervjun tillsammans med verksamhetschefen presenteras 8 Intervjun tillsammans med divisionschefen presenteras 9 Intervjun tillsammans med divisionscontrollern presenteras

10 Sammanställning av samtliga respondenters åsikter angående lean och värdeflödesanalyser

Tabell 5. Empirisk överblick. Illustrerar en överblick på hur empirin kommer presenteras.

4.1  Värdeflödesanalys  

Värdeflödesanalyserna i föreliggande studie är genomförda på två olika avdelningar. Den ena värdeflödesanalysen är genomförd på andningsbanken3 och den andra är genomförd på pumpbanken4. Anledningen till just de valda avdelningarna är att de har liknande arbetsprocesser. Deras kostnader är lika höga, de bygger på samma princip, volymen av apparater är jämnstora samt att jämförelse av två liknande avdelningar anses ge ett bättre resultat.

4.1.1  Andningsbanken  

Värdeflödesanalysen för andningsbanken tog sin början i att välja vilken typ av process som skulle studeras. Efter grundlig genomgång av andningsbanken och i samråd med bankansvarig tas beslutet att studera kedjan för oxygenkoncentratorer5. Kedjan startar med ett behov av inköp uppstår och har sitt slut då apparaten kommit tillbaka från uthyrning och blivit servad av medicinskteknisk personal. Förvärvandet av informationen bygger på fem procent av andningsbankens totala antal oxygenkoncentratorer vid årets slut 2012. Fem procent motsvarar

                                                                                                               

3  En  avdelning  som  arbetar  med  olika  typer  av  andningsutrustningar   4  en  avdelning  som  arbetar  med  olika  typer  av  pumputrustningar   5  Ett  medicinsktekniskt  hjälpmedel  som  renar  vanlig  luft  från  koldioxid.  

(28)

nitton oxygenkoncentratorer som slumpats fram för att sedan fungera som ett underlag för djupare undersökningar och framtagning av nyckeltal.

Resultatet av värdeflödesanalysen blev en visuell illustration över andningsbankens olika steg, visuell illustration över andningsbankens informationsflöden samt visuell illustration över andningsbankens aktiva och passiva tidsåtgång.

Steg 1a

De som kommer utföra denna värdeflödesanalys är författarna tillsammans med de anställda som är involverade i processerna, där de anställda fungerar som experter över processen.

Studiens empiriska insamling börjar med vad av process i organisationen. I föreliggande studie kommer Andningsbanken och Pumpbanken vara fokus med motiveringen att de faller inom ramarna för vad som är lämpligt enligt Maskell, Baggaley och Grasso (2011), då deras totala kostnader uppgår till 12 % av de totala kostnaderna inom medicinsk teknik. Ytterligare en faktor som spelar in i detta fall är att det finns möjlighet att jämföra två entiteter med varandra, samt att medicinsk teknik den 28:e februari 2013 samtycke till de kartlagda processerna.

 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑎  𝑘𝑜𝑠𝑡𝑛𝑎𝑑𝑒𝑟  𝑃𝑢𝑚𝑝𝑏𝑎𝑛𝑘𝑒𝑛   +  𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑎  𝑘𝑜𝑠𝑡𝑛𝑎𝑑𝑒𝑟  𝐴𝑛𝑑𝑛𝑖𝑛𝑔𝑠𝑏𝑎𝑛𝑘𝑒𝑛 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑎  𝑘𝑜𝑠𝑡𝑛𝑎𝑑𝑒𝑟  𝑀𝑒𝑑𝑖𝑐𝑖𝑛𝑠𝑘  𝑇𝑒𝑘𝑛𝑖𝑘

3  995  431  𝑘𝑟 + 4  066  746  𝑘𝑟

66  940  241  𝑘𝑟 =  0,1204  % Steg 1b

Genom analys av andningsbankens inventariebank valdes de apparatgrupperna med flest apparater i. Enligt medicinsk tekniks system (Medusa) finns 406 stycken oxygenkoncentratorer i omlopp på medicinsk teknik. Dessa 406 apparaterna utgörs av olika modeller, dock representerar fyra modeller (Everflo, Millennium, Visionaire och Kröber) 92,3 % av det totala antalet oxygenkoncentratorer. Med det som bakgrund väljs slumpvis 5 % (19 apparater) ut för djupare analys av leveranstid, tiden det tar att apparaterna ska gå igenom flödet, vilken efterfrågan produkten har, vilka aktiviteter som berörs av detta flöde, vilka de viktigaste leverantörerna är samt identifiera hur information färdas i flödet.

Tabell 6: inventariebank över oxygenkoncentratorer

Modell Antal i styck

Everflo 132 Millennium 129 Visionaire 80 Kröber 34 Övriga märken 31 = 406 totalt

Tabell 6. Inventariebank över oxygenkoncentratorer. Tabellen ovan illustrerar vilka oxygenkoncentratorer som var aktuella för studien.

Steg 2

För denna process är avdelningen kunden, deras största behov är att medicinsk teknik tillgodoser avdelningen då de efterfrågar oxygenkoncentratorer till patienter.

(29)

Steg 3

Figur 8. Arbetsgången i andningsbanken. Figuren ovan illustrerar vilka steg som finns på andningsbanken (egen modell).

Figure

Figur 1. Inledning, uppsatsens disposition. Under detta kapitel presenterar författarna det aktuella forskningsläget  	
  
Figur 2. Teori, uppsatsens disposition. Under detta kapitel presenterar författarna de vetenskapliga teorierna som  	
  
Tabell 1. Effektiva lean verktyg. Tabellen ovan illustrerar användbara verktyg inom lean egen illustration utefter  Song, Tan och Baranek (2009)
Figur 4. Värdeflödesanalysens processer. Illustrerar värdeflödesprocessen. Bilden är hämtad från Maskell, Baggaley  och Grasso (2011, s 124)
+7

References

Related documents

Enligt de föräldraenkäter som inkommit från föräldrarna skulle samtliga föräldrar välja att låta sina barn genomgå obturatbehandlingen om de fick välja idag vilket kan ha

To identify correspondences, local visual features obtained from images of a standard color camera are compared and the depth of matching features (and their position covariance)

in Sweden at the age of 17 years reported a total lifetime (LT) victimization of 84.1%, distributed among the follow- ing domains: conventional crime victimization (66.4%),

Inom både shiitisk och sunnitisk Islam finns det en hel del imamer eller mullor som dem även kallas Genom att påstå att Sunniislam inte använder sig av präster ser jag inte som

process from the perspective of Audit office for obtaining a diary number till the decision is sent to the customer, and carefully draw a visual representation of every process in

2.4.2 Tillvägagångssätt för problemformulering 2 - Vilka slöserier, relaterade till icke-värdeadderande aktiviteter, kan identifieras inom Företagets inleverans-

Sammanfattningsvis, för att skapa ett långsiktigt arbete måste god kunskap om metoden finnas, fokus skall vara att skapa värde för slutkund, stödjande och engagerat ledarskap

Uppsatsens övergripande kunskapsmål är att skapa en förståelse för hur feministisk konst används som ett diskursivt medel i processen för att göra motstånd och