Postadress: Besöksadress: Telefon:
Box 1026 Gjuterigatan 5 036-10 10 00 (vx)
EGEN REGI I BYGGPROCESSEN,
GYNNSAMT ELLER INTE?
En studie om byggprocessen inom den
offentliga sektorn
IN-HOUSE MANAGEMENT IN THE BUILDING
PROCESS, BENEFICIAL OR NOT?
A study about the building process in the public sector
Thea Levin
Vania Rymell
EXAMENSARBETE 2019
Byggnadsteknik
resultat.
Vi vill rikta ett stort tack till vår samarbetspartner Nässjö kommun som möjliggjorde examensarbete. Vi vill även tacka Åtvidabergs kommun, samt alla respondenter för avsatt tid.
Vi vill även tacka Henrik Linderoth och Ann-Marie Dahl för hjälp och vägledning under examensarbetets gång.
Examinator: Henrik Linderoth Handledare: Ann-Marie Dahl Omfattning: 15 hp
Abstract
Abstract
Purpose: The purpose of this report is to find out whether or not it is beneficial for a municipality to design building projects in-house in an early stage. The goal for the final thesis is to analyze pros and cons of wide in-house competence within the municipal building process, and how its perceived to impact the process and end result. The goal is answered using three main questions:
1. What is the economical difference between a project executed in Nässjö municipality compared to a similar project in another municipality?
2. How do key participants within the projects experience the process?
3. How do the tenants in the projects feel about the result in regard to its area of use?
Method: The method being used for this project consists partly of a qualitative section with semi structured interviews, and partly of document analysis using economic data from two projects.
Findings: The result of the study is that it can both be beneficial and not, depending on a few factors. If these factors are met, in-house competence in the design stage can be seen as beneficial for a municipality. If few, or none, of the factors are met there is no specific reason or advantage for a municipality to have in-house competence. The factors are:
• The size of the municipality
• Property stock
• Basis for projects
• The municipality’s resources
• Contracting form
• How the municipality wants to develop knowledge in the staff and invest in wide or narrow competences.
Implications: For a municipality to benefit from working with in-house competence, they should follow the factors presented in the result. The conclusion is that a municipality should work in a way that works for them, and not based on what is more beneficial.
Limitations: This final thesis is limited to only two municipalities with only one project from each. The report is also limited to the design stage, and the interviews did not include contractors.
Keywords: Building process, public sector, in-house competence, municipality, project leading.
Sammanfattning
Syfte: Syftet med rapporten är att titta på huruvida det är gynnsamt för en kommun att själva projektera byggprojekt i ett tidigt skede. Målet med examensarbetet är att analysera för- och nackdelar med bred egen kompetens inom byggprocessen hos en kommun, samt hur det upplevs påverka process och slutresultat. Huvudfrågeställningar bryts ned till tre del frågeställningar enligt nedan:
1. Vad är skillnaden i det ekonomiska resultatet mellan ett projekt gjort i Nässjö kommun gentemot ett liknande projekt gjort i en annan kommun?
2. Hur upplever nyckelpersoner inom projekten att processen fungerar?
3. Hur upplever brukarna i projekten att slutresultatet blir med tanke på dess användningsområde?
Metod: Metoden som används för att uppnå målet med rapporten är en kvalitativ del med semistrukturerade intervjuer samt en del med dokumentanalys av underlag från två projekt.
Resultat: Resultatet är att det både kan vara gynnsamt och inte beroende på några faktorer. Uppfylls några av dessa faktorer eller alla anses det vara gynnsamt för en kommun att använda sig av ett arbetssätt där man projekterar i egen regi. Uppfylls inga eller få av dessa faktorer finns ingen specifik anledning eller fördel för en kommun att jobba mot egen regi. Faktorerna som man kan titta på är:
• Storlek på kommun
• Fastighetsbestånd
• Underlag för projekt
• Kommunens resurser
• Entreprenadform
• Hur man inom kommunen vill utveckla personalens kunskaper och satsa på
antingen bred eller spetskompetens
Konsekvenser: För att det ska bli gynnsamt för en kommun att jobba med kompetens i egen regi bör man följa de faktorer som presenterats i resultatet. De slutsater som har dragits är att man inom kommunen fortsätter att jobba efter ett arbetssätt man är trygg med och inte utifrån vad som är mest gynnsamt.
Begränsningar: Examensarbetet begränsas till att enbart titta på två kommuner där endast ett projekt i båda kommunerna jämförs. Arbetet begränsas också till att enbart titta på projekteringen i tidigt stadie och till att intervjua enbart nyckelpersoner i projekteringen och brukare och inte entreprenör.
Nyckelord: Byggprocessen, offentlig sektor, egen kompetens, kommun, projektledning.
Innehållsförteckning
Innehållsförteckning
1
Inledning ... 1
1.1 BAKGRUND ... 1 1.2 PROBLEMBESKRIVNING ... 2 1.3 MÅL OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ... 2 1.4 AVGRÄNSNINGAR ... 3 1.5 DISPOSITION ... 32
Metod och genomförande ... 4
2.1 UNDERSÖKNINGSSTRATEGI ... 4
2.2 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH METODER FÖR DATAINSAMLING ... 4
2.3 LITTERATURSTUDIE ... 5
2.4 VALDA METODER FÖR DATAINSAMLING ... 5
2.4.1 Dokumentanalys ... 5 2.4.2 Semistrukturerade intervjuer ... 5 2.5 ARBETSGÅNG ... 6 2.5.1 Insamling av litteratur ... 6 2.5.2 Intervjuer ... 6 2.5.3 Dokumentanalys ... 6 2.6 TROVÄRDIGHET ... 6 2.6.1 Validitet ... 7 2.6.2 Reliabilitet ... 7
3
Teoretiskt ramverk ... 8
3.1 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH OMRÅDE/FÄLT/ARTIKEL ... 8
3.2 KOSTNADSJÄMFÖRELSE I OLIKA PROJEKT ... 8
3.3 KVALITET OCH SERVICE I JÄMFÖRELSE ... 9
3.4 PROJEKTLEDNING ... 9
3.5 OUTSOURCING ... 10
3.6 SAMMANFATTNING AV VALDA TEORIER... 11
4.1 BESKRIVNING... 13
4.1.1 Nässjö kommun, tillbyggnation av Brinellskolan ... 13
Åtvidabergs kommun, nybyggnation av Långbrotts förskola ... 13
4.2 SEMISTRUKTURERADE INTERVJUER ... 14
4.2.1 Arkitekt/Projektledare på Nässjö kommun ... 14
4.2.2 Projektledare/Byggledare på Nässjö kommun ... 15
4.2.3 Rektor på Brinellskolan i Nässjö kommun ... 16
4.2.4 Fastighetschef på Åtvidabergs kommun ... 16
4.2.5 Projektledare på Åtvidabergs kommun ... 17
4.2.6 Fastighetstekniker på Åtvidabergs kommun ... 18
4.3 DOKUMENTANALYS ... 18
4.3.1 Brinellskolan ... 18
4.3.2 Långbrotts förskola ... 19
4.4 SAMMANFATTNING AV INSAMLAD EMPIRI ... 19
5
Analys och resultat ... 20
5.1 ANALYS ... 20
5.2 VAD ÄR SKILLNADEN I DET EKONOMISKA RESULTATET MELLAN ETT PROJEKT GJORT I NÄSSJÖ KOMMUN GENTEMOT ETT LIKNANDE PROJEKT I EN ANNAN KOMMUN? ... 20
5.3 HUR UPPLEVER NYCKELPERSONER INOM PROJEKTEN ATT PROCESSEN FUNGERAR? ... 21
5.4 HUR UPPLEVER BRUKARNA I PROJEKTEN ATT SLUTRESULTATET BLIR MED TANKE PÅ DESS ANVÄNDNINGSOMRÅDE? ... 22
5.5 RESULTAT ... 23
5.6 KOPPLING TILL MÅLET ... 24
6
Diskussion och slutsatser ... 25
6.1 RESULTATDISKUSSION ... 25
6.2 METODDISKUSSION ... 25
6.3 BEGRÄNSNINGAR ... 25
6.4 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ... 26
6.5 FÖRSLAG TILL VIDARE FORSKNING ... 26
Referenser ... 27
Innehållsförteckning
1
Inledning
Detta avsnitt ger en inblick i bakgrunden, problembeskrivningen samt arbetets mål. Examensarbetet är en del av utbildningen Byggnadsteknik med inriktning arkitektur vid Jönköpings Tekniska Högskola och skrivs i samarbete med Nässjö kommun. Rapporten består av 15 högskolepoäng.
1.1 Bakgrund
Sverige har sedan många år tillbaka växt med befolkning utifrån (SCB (a),(b), 2018). Det finns sedan en tid tillbaka en bostadsbrist i Sverige och i och med den stora inflyttningen förväntas den öka ännu mer i framtiden. Det finns också en brist på platser i skolor och förskolor och denna brist förväntas också öka. Detta har ställt stora krav på kommuner runt om i landet, framförallt kommuner där inflyttningen varit specifikt stor. Det har gjort att kommunerna har behövt se över bestånden och utöka antalet platser på skolor, förskolor och byggandet av bostäder (Boverket, 2018). Flera kommuner har inom en tioårsperiod ett stort behov av att bygga nya förskolor, bostäder och skolor för att rymma den befolkning som tillkommit och för att göra kommunen attraktiv. Sverige är som det ser ut idag uppdelat i 290 kommuner. Dessa kommuner styrs av politiker vilka medborgarna i kommunen har röstat in som förtroendevalda. Det är de förtroendevalda som tar beslut i kommunfullmäktige och nämnderna. Det är deras beslut som sedan ligger till grund för hur kommunens verksamhet ska verka. De som genomför kommunfullmäktige och kommunstyrelsens beslut är nämnderna. Det är i nämnderna och kommunfullmäktige som politikerna sitter. Det är sedan i förvaltningarna som tjänstemän tar fram underlag och utredningar på hur kommunfullmäktiges och nämndernas beslut kan genomföras (Kullander, 2019). Det är också i nämnderna och de olika förvaltningarna som förslag på hur man ska förvalta och investera i kommunens egna bestånd tas. Hur denna process ser ut är olika i olika kommuner. Något som också skiljer sig mellan olika kommuner är i vilken utsträckning kommunen själva utför alla delar av en process eller om det i större delar är externa konsulter som utför.
I en kommun sker upphandlingen av entreprenad, varor och tjänster med hjälp av LOU – Lagen om offentlig upphandling. Den innebär att kommunen måste låta vem som helst ge ett anbud, och sedan vara sakliga i utvärdering av vem de ska välja. På grund av att vinnaren väljs baserat på pris och uppfyllande av krav leder det oftast till att det billigaste alternativet vinner.
I och med den stora inflyttningen ställer det stora krav på hur kommunen verkar för att skapa nya platser i skolor, förskolor och bebyggelse av bostäder. Detta gör att kommuner får ställa sig frågan hur processen skall se ut. Ska kommunen själv besitta den kompetens som krävs för att till stora delar planera, utföra och byggleda projekt eller ska detta vara något som kommunen använder konsulter utanför den egna organisationen? Hur ser de ekonomiska aspekterna ut, och hur är upplevelsen, för ett projekt som genomförts med olika organisationsstrukturer?
Nässjö kommun har som det ser ut idag en organisation med så kallad “in-house” kompetens. Det innebär att sakkunniga inom bygg, VVS, el och ventilation är anställda av kommunen och jobbar heltid som projektledare. Bland de anställda finns
Inledning
byggnadsingenjörer, konstruktör, arkitekt, VVS-ingenjör och elingenjör. I och med detta kan Nässjö kommun i stor utsträckning arbete i egen regi när det gäller hela processen, det vill säga utredning, kalkyl, projektering och byggledning. Detta görs i både ny- och reinvesteringar.
1.2 Problembeskrivning
Är sättet som Nässjö kommun arbetar lönsamt? Vad är den konkreta skillnaden i arbetssätt? Kan man uppnå en bättre byggprocess genom att ha “in-house” kompetens? Nässjö kommun arbetar i stor utsträckning med just “in-house” kompetens, och vill veta om det lönar sig, vilket utgör grunden för detta arbete.
Hjelmqvist (2016) skriver att en av de vanligaste anledningarna till konsultupphandling hos myndigheter är avsaknad av specialkompetens, vilket är ett problem som kan lösas genom att ha kompetensen under sitt eget tak. Dock fortsätter Hjelmqvist senare med att “En annan viktig faktor som ökar upphandling av konsulter är när nya idéer och tankesätt behöver skapas.” Detta betyder att konsultupphandling inte är enbart dåligt, och att det behövs vidare undersökning inom ämnet.
Eftersom det finns en mycket begränsad mängd forskning inom området, undersöks forskning inom relaterade ämnen för att en uppfattning ska kunna bildas. Enligt Eklund och Malmback (2016) och Mustafa och Massioui Sehmi (2017) är egen regi det billigare alternativet vid både förvaltning och renovering, vilket kan antas gälla för hela byggprocessen och då innefattar projekteringen. Arbete i egen regi ger även en kontinuitet i arbetet samt lättillgänglig information och kunskap från kollegor och interna system.
Som tidigare nämnts ställer den nuvarande situationen i Sverige höga krav på byggprocessen inom den offentliga sektorn, och genom att genomföra denna undersökningen hoppas vi kunna underlätta beslut om hur byggprocessen kan se ut för att uppnå en ekonomisk lönsamhet samt en god upplevelse av processen.
1.3 Mål och frågeställningar
Målet med arbetet är att analysera för- och nackdelar med bred egen kompetens inom byggprocessen hos en kommun, samt hur det upplevs påverka process och slutresultat. Frågeställningarna är följande:
1. Vad är skillnaden i det ekonomiska resultatet mellan ett projekt gjort i Nässjö kommun gentemot ett liknande projekt gjort i en annan kommun?
2. Hur upplever nyckelpersoner inom projekten att processen fungerar? 3. Hur upplever brukarna i projekten att slutresultatet blir med tanke på dess
användningsområde?
Slutresultatet definieras här som skillnader i ekonomi och “smidighet och upplevelse”, det vill säga hur inblandade parter upplever processen. Resultatet av dessa frågeställningar analyseras sedan för att komma fram till om det är fördelaktigt med bred egen kompetens hos en kommun.
1.4 Avgränsningar
Arbetet avgränsas genom att Nässjö kommun endast kommer jämföras med en annan kommun, samt endast ett projekt av liknande slag i varje kommun kommer undersökas, detta på grund av begränsningar i arbetets omfattning.
1.5 Disposition
Rapportens disposition visas i figuren nedan.
Metod och genomförande
2
Metod och genomförande
Detta kapitel beskriver arbetets undersökningsstrategier och dess valda metoder. Kapitlet tar också upp kopplingar mellan vald datainsamlingsmetod och frågeställningarna. Avsnittet avslutas med hur rapportens trovärdighet skall mätas utifrån reliabilitet och validitet.
2.1 Undersökningsstrategi
Den huvudsakliga undersökningsstrategin för frågeställning två och tre är en kvalitativ studie och består av semistrukturerade intervjuer samt tolkning av dokumentation från projekten. De som kommer intervjuas är inblandade parter i två liknande projekt på de två kommunerna som jämförs, samt personer som brukar lokalerna i samma projekt. Kvalitativa studier innebär att studien bygger på data som är mjuk, alltså data som inte kan kvantifieras (Patel & Davidson, 2011). Kvalitativa metoder används för att få förståelse om hur processen ser ut ur perspektiv som erfarenheter, upplevelser och uppfattningar. Vid intervjufrågorna får personen själv svara för hur denne upplever, känner och tycker i frågan utan att utgå från redan förvalda svarsalternativ.
Metoden för första frågeställningen är en analys av kvantitativa data i dokument. Frågeställningen utgår från en ekonomisk jämförelse mellan projekt. Jämförelsen kommer utgå från den fasta data som finns om projektens ekonomi. Arbetet bygger också på underlag från de två projekten.
Fördelen med kvalitativa metoder är att de är flexibla, alltså kan till stor del anpassas efter sammanhanget och situationen. Det är också av stor fördel då kvalitativa metoder går att kombinera tillsammans med andra metoder. Kvalitativa metoder tenderar att svara på frågan ur ett mer grundligt perspektiv och lämpar sig därför till frågeställningar som kräver ett utförligare och djupare svar (Eliasson, 2013).
2.2 Koppling mellan frågeställningar och metoder för
datainsamling
Arbetet är gjort i samarbete med Nässjö kommun. Kvantitativa data i form av dokumentanalys har använts för att objektivt kunna peka på skillnader i resultat. Kvalitativa intervjuer har använts för att ge respondenterna möjlighet att utforma sina egna svar samt ge möjlighet för författarna att ställa följdfrågor. Litteraturstudie har använts för att hjälpa författarna få den förståelse som krävs för att utföra arbetet. Kopplingen illustreras i figur 2 nedan.
Figur 2. Koppling mellan frågeställningar och metod för datainsamling.
Frågeställning 1 lyder följande: “Vad är skillnaden i det ekonomiska resultatet mellan
ett högstadieprojekt gjort i Nässjö kommun gentemot ett liknande projekt gjort i en annan kommun?” Denna frågeställning kommer besvaras med hjälp av kvantitativa
data i form av analysering av ekonomiska uppgifter i dokument från de olika projekten på två olika kommuner.
Frågeställning 2 lyder följande: “Hur upplever nyckelpersoner inom projekten att
processen fungerar?” Denna frågeställning kommer besvaras med hjälp av kvalitativa
data i form av intervjuer med de inblandade nyckelpersonerna på de två liknande projekten i två olika kommuner.
Frågeställning 3 lyder följande: “Hur upplever brukarna i projekten att slutresultatet
blir?” Denna frågeställning kommer besvaras med hjälp av kvalitativa data i form av
intervjuer med brukarna på de två liknande projekten i två olika kommuner.
2.3 Litteraturstudie
För att hitta litteratur till det teoretiska ramverket av arbetet, har följande sökord använts vid sökning av vetenskapliga artiklar; public sector, egen regi, construction process,
kommun och own management. Sökorden har definierats som nyckelord på grund av
deras relevans inom arbetets ämne samt det faktum att de är etablerade begrepp inom byggbranschen. Dessa sökord har använts i ett antal databaser för vetenskapliga artiklar och studentuppsatser, främst Scopus, Google Scholar och Jönköping Universitys databas för studentuppsatser, DiVA.
Utöver detta har litteratur om olika datainsamlingsmetoder använts, i detta fall
Forskningsmetodikens grunder (Patel & Davidson, 2011). Annan information som har
använts är kvantitativ information från Nässjö kommun samt Åtvidabergs kommun i form av förfrågningsunderlag och ekonomiskt utfall.
2.4 Valda metoder för datainsamling
2.4.1 DokumentanalysDe metoder som använts för att utföra arbetet är en kombination av dokumentanalys samt kvalitativa intervjuer. Dokumentanalysen baseras på deskriptiv statistik, som enligt Patel och Davidson (2011) används för att genom siffror beskriva den insamlade datan, och utifrån det beskriva problemet. Det som undersöks vid kvantitativa metoder kallas variabel.
2.4.2 Semistrukturerade intervjuer
De kvalitativa intervjuerna har en semistrukturerad utformning, vilket Patel och Davidson (2011) beskriver som att forskaren gör en lista över teman som ska tas upp, och den intervjuade har stor frihet att själv utforma sina svar.
Patel och Davidson (2011) beskriver också följande kring semistrukturerade intervjuer. Med en semistrukturerad intervju menas att några av intervjufrågorna är förbestämda och ställs till alla intervjuobjekt. Det som utmärker semistrukturerad intervju är att stort
Metod och genomförande
fokus ligger på huvudfrågorna och att dessa besvaras men att följdfrågorna är olika beroende på respondentens svar på huvudfrågan. Att använda en semistrukturerad intervjuform gör att man får ett bra underlag och en bedömningsmall som blir förhållandevis lika mellan de olika intervjuobjekten. Detta gör att man utifrån svaren kan göra en rättvis bedömning och ta fram resultat och slutsatser som har en grund i intervjuerna. En fördel med semistrukturerad intervju är att intervjun blir som ett samtal snarare än ett förhör av objektet samtidigt som den röda tråden följer hela intervjun genom de stora huvudfrågorna.
2.5 Arbetsgång
2.5.1 Insamling av litteratur
Insamling av litteratur började med att ta fram lämpliga teoriämnen och därefter ta fram sökord att använda i olika databaser. Sedan började sökning i dessa databaser för att ta fram lämpliga teorier för ämnet. Efter inläsning av källorna skrevs sammanfattning som sedan vävdes ihop med andra källor och skapade grunden till det teoretiska ramverket. Det teoretiska ramverket delades upp i olika underkategorier för att samla teorier med liknande innehåll och ämne.
2.5.2 Intervjuer
Inför intervjuerna hade all litteratur samlats in vilket låg till grund för utformningen av intervjufrågorna. När litteraturen och stora delar av kapitel 1–3 var färdiga påbörjades arbetet med intervjuerna. Först togs potentiella respondenter för intervjuerna fram och kontaktades. Personerna togs fram baserat på vilka som var inblandade i projektet Brinellskolan, och sedan var målet att hitta personer med liknande roller i projektet Långbrotts förskola. I Nässjö kommun intervjuades en arkitekt, en byggledare, samt en av två rektorer för Brinellskolan. I Åtvidabergs kommun intervjuades en fastighetschef, en projektledare, samt en fastighetstekniker. När respondenterna hade tagits fram formulerades intervjufrågorna. Några av frågorna var specifikt framtagna för de enskilda respondenten beroende på dess roll i projektet. Några av frågorna var generella och ställdes till alla respondenter. När frågorna var klara togs en intervjuguide fram och skickades till respondenten senast en dag innan intervjun. Under intervjun hade respondenten tillfälle att ställa frågor till författarna. Intervjuerna spelades in på två enheter med hjälp av iPhones funktion röstmemo. Efter intervjuerna transkriberades intervjuerna och delgavs till respondenten för godkännande.
2.5.3 Dokumentanalys
De dokument som granskats är främst utfall och budgetar kring projektens ekonomi. Dessa granskades utifrån de teorier kring kostnadsjämförelser som tagits fram i det teoretiska ramverket.
2.6 Trovärdighet
Trovärdigheten i en undersökning kan delas upp i två begrepp, validitet och reliabilitet. De båda är minst lika viktiga, och de står i förhållande till varandra vilket gör att båda måste prioriteras. Patel och Davidson (2011) nämner tre tumregler som är bra att ha i åtanke; ”Hög reliabilitet är ingen garanti för hög validitet”, ”Låg reliabilitet ger låg
validitet” och ”Fullständig reliabilitet är en förutsättning för fullständig validitet”.
Begreppen förklaras ytterligare, samt kopplas till undersökningen nedan. 2.6.1 Validitet
Validiteten i ett projekt svarar på frågan ”Kan vi räkna med att undersökningen är giltig
– att den verkligen mäter det vi vill att den ska mäta?” Genom att se till att de
operationella definitionerna av det som ska undersökas stämmer överens med de teoretiska definitionerna så mycket som möjligt kan validiteten i en undersökning stärkas (Eliasson, 2013). För att applicera detta på denna undersökning i stor utsträckning, formuleras intervjufrågorna baserat på vilken roll respondenten har i projektet. Vid frågeställning två, som fokuserar på nyckelpersoner på kommunen, formuleras en del av frågorna baserat på personens arbetsuppgifter, medan en del är generella och ställs till alla nyckelpersoner. Samma sak gäller vid frågeställning tre, som fokuserar på brukare.
När det gäller frågeställning ett, som fokuserar på den ekonomiska aspekten, stärks validiteten genom efterforskning hos författarna för att kunna analysera det ekonomiska utfallet.
2.6.2 Reliabilitet
Reliabiliteten i en undersökning baseras på huruvida undersökningen i sig kan upprepas och ge samma resultat. För att öka reliabiliteten i ett projekt kan man formulera fler sätt att mäta samma variabel, med andra ord fler frågor som kretsar kring samma begrepp. Det är även av stor vikt att förbereda undersökningen väl genom att skapa tydliga instruktioner och rutiner för hur undersökningen ska skötas, vilket säkerställer att varje intervju utförs så likt som möjligt. Vid insamling av kvantitativa data, är det viktigt att se till att de är registrerade på ett korrekt sätt (Eliasson, 2013). I detta arbete används semistrukturerade intervjuer vilket i sig stärker reliabiliteten jämfört med ostrukturerade intervjuer.
Teoretiskt ramverk
3
Teoretiskt ramverk
Detta kapitel beskriver det teoretiska ramverket som ligger till grund för att besvara frågeställningarna och målet. Kapitlet beskriver kopplingarna mellan de olika teorierna och frågeställningarna.
3.1 Koppling mellan frågeställningar och område/fält/artikel
Det teoretiska ramverket i studien har tagits fram för att ge en bra grund för att besvara frågeställningarna. Från detta togs fyra teoriämnen fram, som tillsammans med deras koppling till frågeställningarna presenteras i figur 3 nedan.Figur 3. Koppling mellan frågeställningar och teori.
Teorierna förklaras närmare under respektive rubrik.
3.2 Kostnadsjämförelse i olika projekt
Kuprenas, J.A., och Nasr, E.B., (2007) skriver om hur två projekt med olika upphandlingssätt kan jämföras ur ett ekonomiskt perspektiv. Upphandlingssätten som jämförs är ”design-bid-build procurement”, vilket kan liknas med utförandentreprenad, och ”in-house construction forces”, vilket kan liknas med totalentreprenad. I studien undersöks skillnaderna i flera aspekter; project size, construction cost, change order
value, design cost, construction management cost, total project cost samt cost per square meter. (Kuprenas, J.A & Nasr, E.B, 2007).
Artikeln kommer fram till att det finns många fördelar med ”in-house construction forces”, eller totalentreprenad, vid kommunala byggnadsprojekt. Detta är till stor del på grund av att byggledningskostnaden generellt är dubbelt så hög vid utförandeentreprenad som vid totalentreprenad, vilket driver upp den totala projektkostnaden. Dock är byggkostnaden och projekteringskostnaden i princip samma för de olika arbetssätten. (Kuprenas, J.A & Nasr, E.B, 2007).
Det Kuprenas, J.A., och Nasr, E.B., (2007) framförallt vill trycka på i artikeln är att en organisation inom den offentliga sektorn vinner mer på ett projekt som använder modellen för totalentreprenad. Detta för att mycket av ansvaret för byggledning ligger hos entreprenören. Detta innebär för entreprenören ett större ansvar under byggtiden än vid utförandeentreprenad. Att ansvaret hos entreprenören blir större under byggtiden vid totalentreprenad har många konsekvenser. Bland annat tror Kuprenas, J.A. och Nasr, E.B., (2007) att entreprenören ser till att hålla kostnaderna låga, då det väger tyngre med en hög vinstmarginal i en totalentreprenad än i en utförandeentreprenad. Utifrån detta menar författarna att inom den offentliga sektorn bör man arbeta utefter projektformen totalentreprenad då det gynnar framförallt byggledningskostnaden, och ger små, positiva, skillnader på andra punkter. (Kuprenas, J.A & Nasr, E.B, 2007).
3.3 Kvalitet och service i jämförelse
Dahlström, Nistotskaya och Tyrberg (2018) har tittat på sambandet mellan outsourcing, kvalitet, vilket sätt personalen jobbar på och vad som gör att de trivs inom offentlig sektor. De kommer fram till att en stor del i varför personalen väljer att jobba inom den offentliga sektorn med delar som egentligen hade kunnat outsourcas, är framförallt på grund av följande; kompetent personal, motiverad personal samt en lön de inte känner sig missnöjda med. Dahlström, Nistotskaya och Tyrberg (2018) menar att har man en personal som inte känner sig missnöjd med sin lön samt har rätt kompetens och är motiverad ger man också den service som krävs. De säger också att detta ger en positiv känsla och en större uppskattning hos invånarna i kommunen där personalen uppfyller dessa krav.
I undersökningen har de jämfört olika kommuner med varandra genom två olika nycklar; graden av outsourcing och graden av tillfredsställelse bland invånarna i kommunen. De kommer fram till att ju högre andel outsourcing desto mer sjunker tillfredsställelsen bland invånarna och ju lägre outsourcing desto högre tillfredsställelse bland invånarna. Anledningen till detta tror de är att när man inte outsourcar har man en högre motivation att behålla kvalitén i jämförelse mot när man outsourcar då man inte längre har samma kontroll över vad som görs. Detta skapar en stor risk för att kvalitén sjunker. (Dahlström, Nistostkaya och Tyrberg, 2018).
3.4 Projektledning
Inom företagskulturen och den offentliga sektorn finns det en rad olika sätt att arbeta på. Ett av dessa är projektarbete. Att arbeta i projekt innebär ofta att arbetet har en tydlig början och ett tydligt slut där organisationen är tillfällig och tillsatt för projektet. Detta sätt att arbeta har enligt Jensen, Johansson och Löfström (2017) blivit allt vanligare
Teoretiskt ramverk
inom den offentliga sektorn. Istället för att skapa en fast organisation väljer man att jobba utifrån olika projektformer där man inte skapar fasta tjänster utan låter anställda jobba med olika typer av projekt. Detta gör att kunskapen och erfarenheten inom sektorn behålls bred utan att förlora spetskompetensen. Inom den offentliga sektorn är dessa projekt i vissa fall finansierade av andra men vanligtvis finansieras dem av myndigheten eller organisationen själv då projekten görs ”in-house”. Jensen, Johansson och Löfström (2017) säger också att en av de viktigaste nycklarna för att lyckas med projektarbete är att dra nytta av tidigare erfarenheter. Framförallt pratar de om erfarenheter från tidigare projekt. De tar upp att det viktigaste i projektorganisationen är erfarenhetsöverföringen mellan personerna i projektet. Genom detta breddar man både kunskapen inom projektet och på en personlig nivå. Dessa erfarenheter kan sedan överföras från varje projekt till andra liknande projekt.
Jensen, Johansson och Löfström (2017) pratar också om de utmaningar som finns vid utveckling av projektformen och hur arbetssättet ser ut idag. De menar att den stora utmaningen ligger i att utveckla beställarkompetensen. Med detta vill de framförallt trycka på att ta vara på de erfarenheter som finns inom gruppen för att kunna använda dem i nya projekt.
För att lättare skilja på projekt som arbetsform mot andra typer av arbetssätt har Jensen, Johansson och Löfström (2017) tagit fram nyckelparametrar som är typiska för projekt. Några av dessa nycklar är att projektet har ett tydligt och avgränsat mål, det är tidsbestämt, slutdatum finns, att det finns resurser, budget för projektet och att organisationen är tillfällig.
Dessa nycklar sägs vara avgörande för om projektet blir framgångsrikt eller inte. De menar att om man lyckas uppfylla dessa nycklar kommer man också med stor sannolikhet att lyckas med projektet ur ett arbetssättperspektiv, alltså utan att räkna med slutproduktens framgång. Den viktigaste nyckeln menar Johansson, Jensen och Löfström (2017) är att organisationen är tillfällig. Med detta menar de att om man inte arbetar med samma personer hela tiden, som man gör i en fast organisationsform, utmanar man sina kunskaper, erfarenheter och den personliga utvecklingen. Det är också den nyckel de tycker är mest komplex då den förlitar sig på att personerna i den tillfälliga organisationen har rätt kompetenser och kunskaper. De menar att den viktigaste fasen i uppbyggnaden av den tillfälliga organisationen är att rekrytera rätt person till rätt plats.
3.5 Outsourcing
I boken The contracting organization beskriver Domberger (1998) två strategiska nycklar som grunden till varför man väljer att outsourca istället för att hålla verksamheten in-house. Den första nyckeln som beskrivs är var den organisatoriska gränsen ska gå. Vilket kan förklaras som var gränsen för vad organisationen själva ska göra och vad som faller utanför gränsen. Domberger (1998) säger att denna gräns ofta dras där företaget eller verksamheten inte längre har kompetens eller kapacitet att själva utföra arbetet. Den andra nyckeln som Domberger (1998) anser ligga till grund för varför man väljer outsourcing är strukturen av avtalsförhållandena. Han menar att företag som idag outsourcar delar av sin organisation baserat på att de en gång inte haft den kompetens och kapacitet som krävs för att ha det ”in-house” inte väljer att göra
detta, trots att möjligheten finns. Det beror på att man inte vill förstöra eller skapa obalans i avtalsförhållandena mellan de företag man samarbetar med.
Ett tydligt exempel som Domberger (1998) trycker på för att förklara sin teori kring varför man som företag kan välja att outsourca delar av organisationen är Microsofts lansering av Windows 95. En stor lansering för företaget som innebar stora förändringar för datorvärlden. Lanseringen byggde på att personer som valde att köpa mjukvaran hade rätt att lämna tillbaka den inom 90 dagar, vilket ledde till behov av en utbyggd kundtjänst. Istället för att välja att anställa personer som man troligtvis efter denna period inte skulle ha jobb till så valde man istället att outsourca denna del till ett företag med större kompetens och kunskap. Microsoft valde därför att låta ett företag med större kompetens och erfarenhet ta hand om den delen av verksamheten istället för att själva anställa personer. Detta gjorde Microsoft främst för att man inte var säker på att efter dessa 90 dagar ha möjlighet att ge personerna en fortsatt anställning.
Liknande det Domberger (1998) beskriver, vill också Humphries (2003) trycka på hur man som företag ska tänka kring outsourcing och processen innan man väljer ett företag att skapa ett outsourcingkontrakt med. Humphries (2003) menar att för att få snabba affärsresultat måste företaget visionera. Det han menar är för att skapa ett snabbt resultat måste företaget välja att inte jobba med saker som tar energi och som ett annat företag gör bättre. Liknande det Domberger (1998) beskriver måste företaget välja att lägga tid och pengar på det som ger snabba resultat och inte de delar man antingen inte har fokus på eller ska fokusera på under en lång tid. Humphries (2003) lägger stor vikt vid att det tankesättet skapar konkurrensfördelar gentemot andra.
Både Domberger (1998) och Humphries (2003) kommer fram till att det man som företag inte är bra på, har kapacitet för eller inte har med i sin vision ska man heller inte arbeta med utan istället skapa goda kontakter och kontrakt för att outsourca dessa delar.
3.6 Sammanfattning av valda teorier
Sammanfattningsvis kan man säga att hur man som företag väljer att outsourca beror på flera faktorer. Mycket tyder på att anledningen till outsourcing är att man själv inte har den kompetens som krävs och att man endast vill satsa på det som man i dagsläget har riktat in sig på. Domberger (1998) säger också att mycket har att göra med kontakter mellan företag som man är rädd att förlora. Dahlström, Nistotskaya och Tyrberg (2018) menar att mycket av kvaliteten försvinner när man väljer att outsourca. Genom att behålla det inom organisationen håller man både personal motiverade samt att andelen tillfredsställda invånare inom kommunen ökar. Beroende på om det är en offentlig sektor eller ett företag med en stark vision finns det skillnader i tänkesättet kring outsourcing. Vilken typ av entreprenadform man inom kommunen väljer att främst arbeta med ligger också till stor grund till hur kvalite, kostnader och outsourcing ser ut. Använder man totalentreprenad ökar andelen outsourcing när det gäller byggledningskostnad men man behåller ofta en högre kvalite i det utförda arbetet då byggentreprenören vid en totalentreprenad blir mer mån om dennes egna kostnader (Kuprenas, J.A & Nasr, E.B, 2007). Detta kan även kopplas ihop med arbetssätten inom den offentliga sektorn. Om man, som Jensen, Johansson och Löfström (2017) säger, väljer att arbeta utefter en projektorganisation där man jobbar hårt med att uppfylla
Teoretiskt ramverk
nyckelparametrarna så finns det lite som säger att en organisation kräver outsourcing av delar som man egentligen har kompetens för att utföra.
4
Empiri
4.1 Beskrivning
Nedan följer en kort beskrivning av de två kommunerna samt de två projekt som jämförs.
4.1.1 Nässjö kommun, tillbyggnation av Brinellskolan
Nässjö kommun består av ca 31 000 invånare och är beläget i norra delen av Småland, i Jönköpings län.
Den tekniska serviceförvaltningen på kommunen består av 5 avdelningar. Kost och
städ, Arbetslagsutveckling, Samhällsbyggnad, Fastighetsavdelningen samt
Byggavdelningen. På byggavdelningen finns kompetenser inom byggledning, arkitektur, VVS, konstruktion, installationer, etc. Detta examensarbete är ett samarbete med byggavdelningen, där arbetssätt och tillbyggnationen av Brinellskolan är fokus. Byggavdelningen på Nässjö kommun jobbar till stor del i egen regi, vilket innebär minimal upphandling av konsulter. Detta gäller även i projektet Brinellskolan, som var en totalentreprenad.
Projektet tillbyggnation av Brinellskolan består av en tillbyggnation med fyra våningar i anslutning till den befintliga byggnaden på grund av platsbrist. På figur 4 nedan syns var tillbyggnationen uppfördes. För ritningar av projektet se bilaga 11.
Figur 4. Bild som visar Brinellskolans tillbyggnation. (Nässjö kommun, u.å).
4.1.2 Åtvidabergs kommun, nybyggnation av Långbrotts förskola Åtvidabergs kommun är beläget öster om Linköping i Östergötlands län. Antalet invånare i kommunen är 11 537 st fördelat på 7 socknar med Åtvidaberg som centralort. Samhällsbyggnadsförvaltningen som är en av fyra förvaltningar i kommunen och består av sju avdelningar. Byggkontor, fastighet, färdtjänst och skolskjuts, gata, park och fritidsanläggningar, miljökontor, samhällsplanering och kommunikationer samt turism och fritid. Detta examensarbete utförs på fastighetsavdelningen. Avdelningen har störst fokus på arbete med att förvalta och utveckla kommunens fastighetsbestånd.
Empiri
Avdelningen har också stort ansvar i ny, om- och tillbyggnad av kommunens fastigheter. Inom avdelningen finns en större grupp med fastighetstekniker, fastighetschef, enhetschef, verksamhetsutvecklare och byggledare/projektledare. Projektet Långbrotts förskola är en nybyggnation av förskola om sex avdelningar. Byggnaden är i ett plan med fyra vingar förgrenade med en huvudbyggnad i mitten. Byggnaden ligger i centrala Åtvidaberg och färdigställdes under 2015. Figur 5 nedan beskriver projektet. För ritningar av projektet se bilaga 12.
Figur 5. Bild som visar nybyggnationen för Långbrotts förskola. (Åtvidabergs kommun, u.å).
4.2 Semistrukturerade intervjuer
De två första intervjuerna på Nässjö kommun genomfördes samtidigt, vilket resulterar i liknande svar. Intervjuerna på Åtvidabergs kommun genomfördes också samtidigt men respondenterna hade till viss del separata frågor och svaren skiljde sig beroende på befattning. Intervju med rektor på Brinellskolan genomfördes enskilt. Intervjun med fastighetstekniker på Åtvidabergs kommun utfördes via mail på grund av tidsbrist. 4.2.1 Arkitekt/Projektledare på Nässjö kommun
Respondenten är utbildad arkitekt och har haft anställning på Nässjö kommun i tolv år. Hans arbetsuppgifter innebär projektering, samt en del projektledning. I projektet tillbyggnad av Brinellskolans högstadium deltog han i projekteringsskedet. Han berättar om projektet, och beskriver det som ett smidigt projekt utan större problem. De
intervjupersonen anser att projektet hade tjänat både tid och kvalitet om Nässjö kommun enbart använde egna kompetenser.
Även om det sker sällan, finns det problem med de upphandlingar som görs. Respondenten anser att lagen om offentlig upphandling, LOU, är ett av problemen med konsultupphandling.
”Vi är ju styrda av LOU, och därför måste vi ju handla upp de här olika konsulterna på konsultavtal… Avtalet med de här olika konsulterna är ju baserat på en timpeng som dom lämnar… Där man då avsiktligt från konsulternas sida går in och lämnar ett lågt timpris som egentligen inte säger ett dugg.”
I och med att det låga timpriset styr kan man inte alltid lita på att konsulterna kommer göra ett bra jobb. Intervjupersonen säger att man efter hand skapar sig en relation med vissa konsulter som man kan lita på och därmed gärna anlitar i framtiden, vilket inte alltid går med LOU. På grund av detta känner han att arbetssättet egen regi ger stora fördelar då man kan lita på att arbetet utförs korrekt.
Just att arbeta i egen regi ser intervjupersonen som extremt fördelaktigt, mycket på grund de anledningar som tagits upp i intervjun. De enda anledningarna som finns att välja upphandling av externa konsulter är brist på tid, samt de specialkompetenser som inte finns på plats, som brandingenjör.
En aspekt i projektet tillbyggnad av Brinellskolan som respondenten nämner är att ritningarna till projektet gjordes två gånger. Från början var idén att bygga till en våning på höjden, och handlingar för det kom så långt att det nästan söktes bygglov. Efter lite överläggning ändrade man sig dock till att bygga ut mot vägen istället, vilket gjorde att nya ritningar behövdes och togs fram.
4.2.2 Projektledare/Byggledare på Nässjö kommun
Respondenten jobbar som projektledare, byggledare och kontrollansvarig på Nässjö kommun. I projektet tillbyggnad av Brinellskolan deltog han som byggledare, vilket innebär att hålla byggmöten, representera beställaren och sköta ekonomin. Även han anser att projektet var ett lätt projekt, som endast blev förlängt med en vecka på grund av väderförhållanden. Respondenten pratar också om svårigheter att lita på externa konsulter.
”Sen är det ju så att gör du det själv, på något sätt så litar man ju mer på det. Den personen som gör det härifrån vet ju hur vi vill ha det. Nu ska man få fram det budskapet till en konsult som kanske inte ens är närvarande. Så skapar dom en handling och så får vi ändå läsa igenom och rätta så gott vi kan.”
Intervjupersonen tar också upp att det finns starka fördelar med deras arbetssätt eftersom det är samma personer som jobbar med projekten hela tiden, och all information är samlad. Efter ett projekt, när det är dags för utvärdering, har de mycket kunskap samlad på samma plats.
Empiri
4.2.3 Rektor på Brinellskolan i Nässjö kommun
Respondenten jobbar som en av två rektorer/enhetschefer på Brinells högstadium. I projektet valde hon att vara den av rektorerna som medverkade i projektet i större utsträckning och hade ansvaret från skolans sida. Detta var eftersom hon, enligt henne själv, ville ha mer kontroll över processen. Anledningen till detta var dels att kunna påverka slutresultatet, men också större chans att vidarebefordra korrekt information till personalen. Att kunna påverka slutresultatet såg respondenten som väldigt viktigt, eftersom det finns speciella utformningsbehov i t.ex. NO-salar och musiksalar.
När det gäller tidsdisponeringen säger respondenten att hon är väldigt nöjd över att ha varit med tidigt i processen. Detta för att hon kunde definiera de önskemål som fanns redan innan utformningen påbörjades. Hon tycker att hon har fått vara så delaktig som hon har velat, vilket gjorde att hon är väldigt nöjd med slutresultatet.
“Det blev mer än förväntat, jättebra var det”
Hon upplever att samarbetet med kommunen har fungerat bra, då tekniska servicenämnden har haft full koll på vad som har pågått i projektet. Respondenten berättar att hon inte har tidigare erfarenhet av stora byggprojekt, och upplever att hon bemöttes på ett värdigt sätt ändå, och det fanns ett givande och tagande av kunskap. 4.2.4 Fastighetschef på Åtvidabergs kommun
Respondenten jobbar som fastighetschef och är i grunden gymnasieingenjör i el och kraftnät. Respondentens arbetsuppgifter är framförallt att ta det yttersta ansvaret för kommunens fastighetsbestånd med tillhörande mark. Han har även ansvar över den grupp som utvecklar, förvaltar och projekterar i och kring bestånd och nybyggnationer. Respondenten har jobbat inom kommunen under många år och har då haft olika befattningar, t.ex. kommunchef och förvaltningschef.
Enligt respondenten jobbar man med externa konsulter i projekt då man inte har kompetensen som krävs för att ta fram underlag till större projekt själv. Respondenten säger att det är en modell som de upplever fungerar bra för dem. Han tror att vid användning av externa konsulter kan man få en annan input gällande innovation och nya idéer vilket är en stark anledning till att de uteslutande använder totalentreprenad som entreprenadform.
I projektet Långbrotts förskola var respondenten beställarens ombud. Han hade ansvar som beställare av projektet och var involverad i hela skedet. Respondenten hade i huvudsak ansvar för att projektet fortlöper enligt beställarens önskningar och intresse. Respondenten säger att han var involverad i alla delar och i alla involverade personers arbete och tog ett stort ansvar för att få en stor inblick i projektet. Enligt respondenten upplevde han inte att han saknade några kompetenser för att klara av sin roll utan säger istället att för honom var det som förväntat och liknande arbetsuppgifter som i tidigare projekt.
“Jag var med hela tiden och kände mig delaktig, vi hade bra kommunikation och jag visste hela tiden vad som föregick i projektet”
Respondenten beskriver projektet som ett lyckat projekt som till stora delar fortlöpte enligt planen. Projektet stötte inte på några större problem som gjorde att det inte fungerade och det utmärkte sig inte heller som speciellt mycket bättre än andra projekt. Den enda delen som varit något utdraget i processen var förstudien och projekteringen, för att förskolechefen byttes ut under tiden. Det ledde till ändrade behov och önskemål när den nya förskolechefen tillsattes. Respondenten säger också att det fanns en stor nöjdhet kring hur entreprenaden fungerat och att byggtiden på sju månader inte blev längre än tidsplanen. Han säger också att han upplevde att det fanns en smidighet i projektet då många konsulter som varit inblandade i projektet jobbat ihop tidigare. Respondenten lade stor vikt vid att byggnaden skulle utformas så att förvaltningen skulle fungera som de ville. Därför var flera av fastighetsteknikerna involverade i ett tidigt skede av processen. Beställaren valde också att lägga vissa delar utanför entreprenaden, bland annat larmsystem så beställaren tillsammans med förvaltningen kunde välja själva.
Respondentens syn på hur en organisation inom offentlig sektor kan se ut är att han ser stora fördelar med att ha kompetens “in-house”, men att det sätter stor press att ha underlag för projekt hela tiden. Därför tror han att sådana organisationer endast fungerar om sånt underlag finns och kommunen har ett eget fastighetsbestånd som är större än det Åtvidabergs kommun har. Han tror också att det fungerar bättre i en större kommun. Han säger att i dagsläget har man inga planer på att göra stora förändringar i organisationen men att man alltid är i ständig förändring.
“Men vi känner väl inte att vi behöver förändra organisationen helt, det fungerar bra som det gör och när vi behöver ändra något gör vi det successivt.”
4.2.5 Projektledare på Åtvidabergs kommun
Respondenten jobbar som projektledare och chef för fastighetsteknikerna och har gjort i tre år. Arbetsuppgifterna innebär ansvar för olika byggprojekt inom kommunen som ombyggnationer, nybyggnationer och utredningar. Befattningen innebär också ansvar för gruppen om sex stycken fastighetstekniker men respondenten säger att det är en väldigt självständig grupp. Respondenten är utbildad arbetsledare och projektledare med bakgrund som snickare.
Respondenten säger, generellt om organisationen, att de framförallt tar fram underlag för vad de behöver. Han säger att de gör det tillsammans med fastighetsteknikerna samt brukarna. Han menar att de har störst koll på vad som behöver göras och var behovet finns. Beroende på projektens storlek arbetar de på olika sätt, i mindre projekt gör de mer än i större projekt. I större projekt kan de till exempel ta fram kravspecifikationer och mindre skisser men i mindre projekt känner de sig mer bekväma med att ta fram mer handlingar. I projektet förskolan Långbrott tog de fram så kallade block med rumsfunktioner och hur rummen skulle anknytas. Respondenten menar att de i större projekt inte har någon kompetens eller möjlighet att själva ta fram AF-delar med AMA-koder och liknande. Han säger att de endast kan göra mindre ritningar i mindre projekt men inte mycket mer än så.
Gällande att Åtvidabergs kommun uteslutande använder totalentreprenad som entreprenadform säger han att när man jobbar med generalentreprenad eller utförandeentreprenad blir man mer låst. Man behöver sitta och rita upp alla små detaljer
Empiri
vilket de inte har varken tid eller kompetens för. Man tar ansvar för att det man gjort blir helt rätt. Samtidigt, vid en totalentreprenad, kan andra komma med roligare förslag än vad kommunen själv kanske skulle gjort. Kommunen hade till viss del blivit begränsade och mindre innovativa.
Generellt sett menar respondenten att denne får visa sin fullständiga potential och menar att även om han innan till viss del inte haft liknande arbetsuppgifter tidigare så tycker han att den kunskap han hade sen tidigare hjälpt honom.
“Nu sitter man på en annan stol, klart det är skillnad men skulle inte säga att det är något dåligt, jag utvecklas varje dag och kommer framåt”.
Kring organisationen säger respondenten att det största behovet som han ser hos dem ligger kring en person med mer kunskap i digitala verktyg för att underlätta kalkyler och att kunna göra lite mer omfattande skisser och förslag. Kring uppfattningen om hur man i liknande kommuner jobbar säger han att han sett att man jobbar på ett liknande sätt men att Åtvidabergs kommun utmärker sig i sitt nära samarbete mellan fastighetsteknikerna och att de besitter en väldigt hög kompetens jämfört med andra kommuner.
4.2.6 Fastighetstekniker på Åtvidabergs kommun
Respondenten arbetar som fastighetstekniker på Åtvidabergs kommun vilket främst innebär att förvalta de tekniska delarna av kommunens bestånd. Rollen innebär också att driva kommunens fastigheter så energisnålt och miljömedvetet som möjligt. I projektet Långbrotts förskola satt respondenten med vid byggmöten som ansvarig för det tekniska och den tekniska utformningen från kommunens sida. Respondenten säger att denne fick ha stort inflytande kring hur tekniken i fastigheten skulle utformas och underlätta ur både förskoleverksamhetens och förvaltningens perspektiv. Respondenten fick vara med tidigt i processen och säger att både förstadiet och det slutgiltiga resultatet var det både de och förskolan hoppats på.
Respondenten sitter idag som ansvarig för förvaltningen av fastigheten och har därmed en stor insyn i hur verksamheten fungerar och menar att detta är precis så de tänkt som slutresultat. Han menar att slutresultatet har blivit till full belåtenhet både för hans arbete men också för förskolan som verkar i lokalerna. Respondenten har idag ansvar över byggnadens tekniska delar såsom larm, brand och ventilation.
4.3 Dokumentanalys
Dokumentanalysen består av ekonomiskt underlag för de båda projekten i de olika kommunerna. Nässjö kommun och Åtvidabergs kommun har båda bidragit med förfrågningsunderlag samt utfall för projekten, se bilaga 9 och 10. Här presenteras skillnaderna i ekonomiskt utfall.
4.3.1 Brinellskolan
Totala kostnaden för projektet tillbyggnad av Brinellskolan i Nässjö kommun var 14 130 642,28 kr. Den totala summan är uppbyggd av olika kostnader inom projektet, där det egna arbetet utgör 185 725,00 samt 364 402,00 kr. Detta egna arbete består av
projektledning, arkitektarbete, byggledning, kontrollansvar, granskning av ramhandlingar, bygghandlingar och så vidare. Resten av kostnaderna är upphandlade entreprenörer, konsulter samt avgifter.
4.3.2 Långbrotts förskola
Kostnaden för projektet innefattar totala summan från förstudie till överlämning, och uppgår till 19 586 305,70 kr. Kostnaden är uppdelad i olika kategorier varav den totala summan för entreprenaden uppgår till 19 184 131,20 kr. Den totala summan för externa konsulter upphandlade innan entreprenaden uppgår till 402 174,50 kr. Summan för externa konsulter är kostnader som främst rör förstudier och anbudsdokument.
4.4 Sammanfattning av insamlad empiri
Den insamlade empirin består dels av sex stycken semistrukturerade intervjuer med nyckelpersoner och brukare i två olika projekt från två olika kommuner. Respondenterna fick tillgång till en intervjuguide innan intervju, där det även informerades att intervjun skulle spelas in för möjlighet till transkribering. Majoriteten av intervjuerna utfördes personligen, och en av intervjuerna utfördes med hjälp av intervjuguide via mail.
Samtliga respondenter menar att kompetens i egen regi är lönsamt i någon mån. Skillnaderna mellan respondenterna är hur detta skall uppnås och hur det ska fungera. Några av de funderingar som kom upp under flera intervjuer är huruvida man som kommun skall ha underlag för projekt för att kunna erbjuda heltidsanställning till de personer som krävs för att ha kompetens i egen regi. De olika kommunerna jobbar på olika sätt och ser både fördelar och nackdelar med respektive arbetssätt.
Den andra delen av den insamlade empirin består av dokument från de två projekten, såsom förfrågningsunderlag och ekonomiskt utfall. De ekonomiska utfallen presenteras för att ge underlag till dokumentanalysen som ska svara på frågeställning 1.
Analys och resultat
5
Analys och resultat
I följande kapitel analyseras den insamlade empirin med hjälp av det teoretiska ramverket för att svara på frågeställningarna, vilket illustreras i figuren nedan.
Figur 6. Analysens uppbyggnad.
5.1 Analys
Frågeställningarna analyseras var för sig under respektive rubriker och resultatet presenteras sedan under en egen rubrik.
5.2 Vad är skillnaden i det ekonomiska resultatet mellan ett
projekt gjort i Nässjö kommun gentemot ett liknande projekt i
en annan kommun?
För att svara på denna frågeställning har ekonomiskt underlag från två olika projekt samlats in. I analysen jämförs utfallen för att få en bild av var kostnaderna kommer ifrån och vilket projekt som var mest framgångsrikt ur ett ekonomiskt perspektiv. I figur 7 nedan visas ekonomin för de olika projekten.
Figur 7. Tabell som visar ekonomin för projekten.
Projektet i Nässjö kommun, Brinellskolan uppgick den totala summan för projektet till 14 130 642,28 kr och i Åtvidabergs kommun, Förskolan Långbrott till 19 586 305,70 kr. Skillnaderna i projekten är att Brinellskolan är en tillbyggnad av befintlig byggnad medan förskolan Långbrott är en nybyggnation. Entreprenadformen var densamma i de båda projekten alltså totalentreprenad.
Den skillnad som utgör grunden till den ekonomiska analysen är hur förstudien och anbudsunderlaget tagits fram.
Kostnaderna för externa konsulter i förstudien innan upphandlingen av entreprenör i Åtvidabergs kommun uppgick till 402 174,50 kr. Motsvarande summa för liknande arbete med skillnaden att det utfördes inom den egna regin uppgick i Nässjö kommun
till 550 127,00 kr. Vid en direkt anblick ser man tydligt att summan i Nässjö kommun är högre än den i Åtvidabergs kommun. Dock måste särskild hänsyn tas till att totalsumman och entreprenadsumman för projekten är olika samt att projekten skiljer sig genom att den är en nybyggnation och en tillbyggnad. Hänsyn måste också tas kring dokumentets innehåll då dess ekonomiska poster är olika specificerade i projekten samt att kostnaden inte är direkt knuten till ett visst arbetsmoment.
Procentandelen av totalkostnaden för projektering är 2,0% i Åtvidabergs kommun och 3,8% i Nässjö kommun. Här blir det också tydligt att summan i Nässjö är större. Men hänsyn till vissa parametrar måste även tas här, exempelvis är kostnaderna ospecificerade och vad kostnaden egentligen står för arbetsmässigt är svårt att definiera. Det är även värt att nämna att större delen av projekteringen i Nässjö kommun har lagts innan upphandling, vilket ökar procentandelen. Det betyder också att entreprenören har haft lägre projekteringskostnad i entreprenaden.
Vid jämförelse av kostnad per kvadratmeter ser man att de båda projekten är i princip
lika stora, då Brinellskolan har en bruksarea på 1061 m2 och Långbrotts förskola har en
bruksarea på 1060 m2. Detta ger en kostnad på kvadratmeter på 13 318,23 kr för
Brinellskolan och 18 477,65 kr för Långbrotts förskola. Så även om procentandelen för projektering var högre i Nässjö kommun, var kostnaden per kvadratmeter lägre. Kuprenas, J.A., och Nasr, E.B., (2007) menar i artikeln Cost Performance Comparison
of Two Public Sector Project Procurement Techniques att skillnaderna i
projekteringskostnad inte bör vara stora då projekten har samma typ av entreprenadform och har en liknande kostnad. Dock eftersom de är olika sorters projekt, kan man förvänta sig en viss skillnad.
En stor orsak till att kostnaderna skiljer sig är att i Nässjö kommun togs också underlag för ett annat förslag fram först. Det första förslaget var en påbyggnad ovanpå det befintliga huset, och handlingarna var så gott som färdigställda för en bygglovsansökning. Men man bestämde istället att bygga ut mot vägen, då påbyggnaden skulle resultera i störningar för verksamheten i våningen under. Att förslaget ändrades innebar att man behövde uppföra nya handlingar, vilket förlängde projekteringstiden och därmed höjde kostnaden.
5.3 Hur upplever nyckelpersoner inom projekten att
processen fungerar?
Efter intervjuer med nyckelpersoner i de båda projekten står det klart att båda kommunerna anser att deras arbetssätt fungerar bra. Nässjö kommun, som arbetar i egen regi, trivs med att kunna ha stor kontroll över processen. Samtidigt tycker Åtvidabergs kommun att det är positivt att utomstående kan komma med till exempel utformningsförslag.
Ett återkommande ämne i intervjun med nyckelpersonerna på Nässjö kommun var lagen om offentlig upphandling, eller LOU. De upplever att den är för strikt och leder till upphandling av konsulter som inte har projektets bästa intressen som högsta prioritering. De säger att när man upphandlar under LOU är man tvungen att acceptera anbudet med lägst kostnad, vilket leder till att man inte alltid kan lita på att konsulterna gör ett bra jobb. Därför är det positivt att jobba i egen regi, då man kan lita på att arbetet utförs korrekt. Något annat som nämns är att eftersom samma personer jobbar med
Analys och resultat
projekten hela tiden, är det lättare att gå tillbaka och titta på gamla projekt. Jensen, Johansson och Löfström (2017) säger också att en av de viktigaste aspekterna för att lyckas med projektarbete är att ta nytta av erfarenheter från tidigare projekt. De pratar om erfarenhetsöverföring som breddar kunskapen inom projekt, men även personligt. Erfarenhetsåterföring kan även fungera mellan olika projekt av liknande natur. Detta blir enklare hos en organisation som jobbar på det sättet Nässjö kommun gör, då alla handlingar finns samlade på samma ställe.
I intervjuerna med nyckelpersonerna på Åtvidabergs kommun pratade man om hur externa konsulter används av den anledning att man inte har den kompetensen som krävs på plats. Det nämns även att externa konsulter kan bidra med nytt tänkande när det gäller till exempel utformning. Respondenterna berättar att anledningen till att de använder totalentreprenad är att man slipper den låsningen som man kan få vid andra entreprenadformer. Att upphandla konsulter kan vara positivt på flera sätt. Både Domberger (1998) och Humphries (2003), menar att det man som företag inte är bra på eller har kapacitet eller kompetens till ska man heller inte arbeta med. Istället ska man skapa goda kontakter och kontrakt för att outsourca dessa delar.
Även om respondenterna på Åtvidabergs kommun anser att upphandling kan leda till många positiva aspekter, kan de även se fördelarna med att jobba i egen regi. En respondent säger att han tror att det kan fungera bra om det finns underlag för det i form av fastighetsbestånd i kommunen. Nässjö kommun har ungefär dubbelt så många invånare, och dubbelt så många invånare per kvadratkilometer yta, vilket leder till ett större fastighetsbestånd. Åtvidabergs fastighetsbestånd består även till stor del av skolor, förskolor, kulturfastigheter, industrilokaler och kontorslokaler. Nässjö kommun däremot har ett eget kommunalt bostadsbolag vilket gör att underlag för projekt kan se olika ut i och med att bestånden skiljer sig åt. Detta ser ut vara en av de största aspekterna som gör att arbetssättet egen regi fungerar i Nässjö.
5.4 Hur upplever brukarna i projekten att slutresultatet blir
med tanke på dess användningsområde?
Intervjuer med fastighetstekniker med ansvar över förskolan och rektor ansvarig för Brinellskolans gymnasium ger liknande svar. Båda är förhållandevis nöjda med resultatet och säger att de upplever processen som väl genomförd.
Skillnaderna mellan dessa två projekt är framförallt kommunens eget arbete och dess inblandning. I Nässjö kommun hade kommunen själva ansvar för byggledning medan i Åtvidabergs kommun hade man ett mer passivt sätt att verka i projektet. Brukarna som i detta fall är verksamheten själv menar att de är nöjda över både deras egen inblandning och hur de har fått påverka processen och utformningen. Ett sätt att se på detta är att personerna enbart ser det positiva med projektet mer än det negativa då de inte varit inblandade i ett projekt med ett annat arbetssätt. Deras upplevelse baseras också mest på hur entreprenören utfört sitt arbete snarare än det förarbete som gjorts innan man kopplat in entreprenören. Detta beror främst på att deras inblandning i projektet främst var under byggtiden.
Båda respondenterna menar att de är nöjda med hur lokalerna och byggnaden utformats utifrån vilka krav de haft. Åtvidabergs kommun ställer höga krav på den tekniska utrustningen och att byggnaden skulle hålla en hög miljö och energiklassning vilket de
känner sig nöjda med. Medan Nässjö mer syftade på att se till att verksamheten utökades med exakt det som man sökt efter och att kravet uppfylldes.
Det är alltså ingen skillnad på brukarnas upplevelse i de båda projekten, vilket kan bero på att brukarna inte har erfarenhet av projekt med andra arbetssätt. Det har även att göra med brukarnas roll i projektet, då den ena har ett förvaltningsperspektiv och den andra ett rent brukarperspektiv.
5.5 Resultat
Utifrån den insamlade empirin och analysen samt målet med arbetet kommer man fram till resultatet att det både kan vara lönsamt och icke lönsamt att använda sig av egen regi, beroende på vad man tittar på. De olika resultaten presenteras i tabellen nedan.
Figur 8. Resultatet för olika aspekter.
När man tittar övergripande på den ekonomiska biten är det i dessa projekt inte lönsamt då projektet i Åtvidaberg hade en lägre projekteringskostnad. Det ekonomiska resultatet är dock inte helt tillförlitligt då det finns många osäkra faktorer. Bland annat i underlagen vilket gör att resultatet blir att det både kan vara billigare och dyrare att jobba i egen regi.
Från nyckelpersonernas perspektiv säger analysen och empirin att båda arbetssätten har ett positivt resultat. Det finns olika fördelar med de olika arbetssätten som gör att de två kommunerna fortsätter att jobba som de gör. I Nässjö kommun trivs man med det arbetssättet man har då det ökar förtroendet för att jobbet blir gjort korrekt samt ger en bättre informationsöverlämning. I Åtvidabergs kommun däremot, trivs man med sitt arbetssätt då det fungerar för en mindre kommun som inte har lika mycket resurser att tillgå. Man uppskattar även att konsulterna kan komma med nya ideér utifrån.
Även när det gäller brukarna ser man fördelar med de olika sätten att arbeta. I båda kommunerna fick brukarna ha ett nära samarbete med både kommun och entreprenörer vilket resulterar i positiva åsikter.
Resultatet är att arbeta i egen regi inom kommunen är positivt och fungerar men att det även fungerar att använda sig av andra arbetssätt. Vilket typ av arbetssätt som är mest fördelaktigt för kommunen är främst beroende på dessa faktorer:
• Storlek på kommun, en för liten kommun har inte de resurser som behövs.
• Fastighetsbestånd
Analys och resultat
• Kommunens resurser
• Entreprenadform, totalentreprenad är idealt.
• Hur man inom kommunen vill utveckla personalens kunskaper och satsa på
antingen bred eller spetskompetens
Då Nässjö kommun har ideal storlek, fastighetsbestånd och resurser för att arbeta i egen regi fungerar det bra för dom. Åtvidabergs kommun, som är en mindre kommun, har dock inte samma möjligheter, och ser därför att traditionell upphandling fungerar för dom.
5.6 Koppling till målet
Målet med examensarbetet var att analysera för- och nackdelar med bred egen kompetens inom byggprocessen hos en kommun, samt hur det upplevs påverka process och slutresultat.
Frågeställningarna har bidragit till att uppfylla målet med arbetet genom att dels ge ekonomiska fakta, dels mjuka data i form av de inblandades upplevelser. Efter insamlad empiri, som sedan har analyserats med hjälp av det teoretiska ramverket, kan man se att det inte finns några större skillnader. De skillnader som finns hittas i det ekonomiska underlaget och beror till stor del på hur stor kommunen är och vilken typ av projektunderlag som finns.
