Systematiskt arbetsmiljöarbete vid Norrköpings brandförsvar: nuläge och utvecklingsförslag

(1)

M A S T E R’S T H E S I S

2007:014 PB

Systematiskt arbetsmiljöarbete

vid Norrköpings brandförsvar

Nuläge och utvecklingsförslag

PÅBYGGNADSUTBILDNINGAR

Arbetsmiljöledning

Luleå tekniska universitet Institutionen för Arbetsvetenskap Avdelningen för Industriell produktionsmiljö

(2)

Förord

Jag har haft den stora förmånen att få genomföra mitt examensarbete vid Norrköpings brandförsvar. Ett brandförsvar fyller en mycket viktig funktion i samhället och det har varit både intressant och ro-ligt att få studera en sådan verksamhet på nära håll. Processen, från den första kontakten med brand-försvaret och fram till den här rapportens slutförande, är utan tvekan den största utmaningen och det mest givande jag ställts inför under alla mina år som student.

Jag vill rikta ett stort tack till hela Norrköpings brandförsvar. Ni är många som på olika sätt medverkat till studiens genomförande. Det trevliga bemötandet och ert intresse för mitt arbete har betytt oerhört mycket. Min förhoppning är att jag i gengäld bidrar med en rapport som ni får nytta av i ert fortsatta arbetsmiljöarbete.

Ett särskilt tack till Peter Lindman, brandmästare vid Norrköpings brandförsvar och min kontakt-person under tiden för arbetet. All hjälp, information och ditt stora engagemang har varit guld värt. Stort tack också till Bo Johansson, Institutionen för arbetsvetenskap vid Luleå tekniska universitet, för god handledning och många värdefulla synpunkter.

Luleå i april 2007

(3)

(4)

Abstract

The aim of this thesis was to examine the systematic work environment management at the Norr-köping Fire Department and further suggest measures for development. Qualitative research inter-views were used which included eleven supervisors and eleven employees. The results showed that several of the people interviewed had limited knowledge concerning the work environment and its management. Both supervisors and employees were, in many cases, unaware of their own part in making it work properly. The insight was also limited concerning existing routines and procedures in the systematic work environment management. In the analysis of the results, one of the conclusions was that the Norrköping Fire Department is in need of a clear definition of what the work environment means. The knowledge needs to increase in many of its questions and particularly in the psychosocial work environment. Among the suggestions of measures, one of the first should be to clarify what the work environment at the Fire Department is and then draw up a clear allocation of its tasks. A good work environment is a matter for every single employee and therefore is one of the most important measures to involve the whole personnel in its management.

(5)

(6)

Sammanfattning

Syftet med examensarbetet var att kartlägga och analysera det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Norrköpings brandförsvar. Det övergripande målet var att identifiera behov och förutsättningar vid brandförsvaret och utifrån dessa arbeta fram förslag på åtgärder för utveckling. Ett mål var också att särskilt beakta brandförsvarets arbete med frågor av psykosocial karaktär.

Arbetet inleddes med att upprätta en teoretisk referensram över regelverk, forskning och erfarenheter inom arbetsmiljöområdet. Parallellt genomfördes en förstudie vid Norrköpings brandförsvar där in-formation om verksamheten samlades in. Den teoretiska referensramen och förstudien utgjorde sedan grunden för vidare kartläggning. Kvalitativa intervjuer genomfördes med 11 chefer/arbetsledare och 11 anställda vid brandförsvaret. Valet av metod syftade till att erhålla fakta, synpunkter och uppfatt-ningar kring det systematiska arbetsmiljöarbetet. Målet var att därigenom hitta brandförsvarets behov och förutsättningar ifråga om att bedriva ett väl fungerande och gynnsamt arbetsmiljöarbete. En av-gränsning gjordes till brandförsvarets heltidsanställda och urvalet av intervjupersoner grundade sig på en strävan efter att få med representanter med olika befattningar och från en så stor del av verksam-heten som möjligt.

Resultatet visade att en samstämmig uppfattning saknas gällande vad arbetsmiljö är och vad arbets-miljöarbetet innebär vid Norrköpings brandförsvar. Flera av de anställda saknade vetskap i vilka ruti-ner och tillvägagångssätt som finns upprättade för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom verksam-heten. På chefsnivå var medvetenheten större men även där förekom viss oklarhet. Arbetsmiljö-frågorna sågs av många som uppgifter för specifika grupper och enskilda personer vid brandförsvaret. Uppfattningen om den egna rollen i sammanhanget var i många fall begränsad. Endast ett fåtal bland både chefer och anställda kände till den uppgiftsfördelning i arbetsmiljöarbetet som finns fastställd vid brandförsvaret. Vetskap om rutiner och de egna uppgifterna saknades i synnerhet gällande den psykosociala arbetsmiljön och några uppgav att de inte alls reflekterat kring de frågorna. Ifråga om den psykosociala arbetsmiljön var en återkommande uppfattning att reaktionen kommer och åtgärder sätts in när någon mår påtagligt dåligt.

I analysen uppgavs omedvetenheten skapa svårigheter i det systematiska arbetsmiljöarbetet vid brand-försvaret. När vetskap om rutiner och de egna uppgifterna saknas är det svårt göra arbetsmiljöarbetet till en naturlig del av verksamheten. En slutsats ifråga om det psykosociala arbetet var att Norrköpings brandförsvar är en reagerande organisation där åtgärder tar vid när någon drabbas av ohälsa. Den psykosociala arbetsmiljön behöver inte vara dålig för att ett förebyggande arbete ska vara motiverat. Det är enklare att göra rätt från början och då minskar också risken för att medarbetare ska drabbas av ohälsa.

Åtgärdsförslag presenterades och ett grundläggande sådant innebär att definiera begreppet arbetsmiljö utifrån brandförsvarets verksamhet. Medvetenheten behöver stärkas gällande begreppets innehåll och allt som ingår i detta. Vidare bör en tydlig uppgiftsfördelning upprättas som alla medarbetare känner till och handlar i enlighet med. En av de viktigaste åtgärderna som presenterades för utveckling av det systematiska arbetsmiljöarbetet är ett arbete i syfte att främja delaktighet. Arbetet bör inriktas på att skapa medvetenhet och öka kunskaperna bland samtliga medarbetare vid Norrköpings brandförsvar. Arbetsmiljön är en angelägenhet för alla vid brandförsvaret och därför bör också alla involveras i ar-betet med att utveckla och förbättra denna.

(7)

(8)

Innehållsförteckning

1. Bakgrund... 11

2. Syfte och mål... 12

3. Avgränsningar ... 13

4. Metod och genomförande ... 14

4.1 Teoretisk referensram... 14

4.2 Kartläggning... 14

4.2.1 Förstudie... 15

4.2.2 Intervjuer ... 16

4.3 Analys... 19

4.4 Reliabilitet och validitet ... 20

5. Teoretisk referensram... 22

5.1 Arbetsmiljölagen ... 22

5.2 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 22

5.3 Information och kommunikation ... 26

5.4 Hälsa och hälsobefrämjande... 26

5.5 Psykosocial arbetsmiljö ... 27

5.5.1 Stress ... 27

5.5.2 Alkohol och droger... 28

5.5.3 Mobbning ... 29

5.5.4 Nyanställning... 30

5.5.5 Krishantering ... 30

5.6 Principer bakom ett framgångsrikt arbetsmiljöarbete ... 31

6. Norrköpings kommun ... 33 6.1 Organisation ... 33 6.2 Arbetsmiljö... 33 7. Norrköpings brandförsvar ... 34 7.1 Organisation ... 34 7.2 Visioner ... 36

7.3 Partsammansatta grupper och konferensgrupper... 36

7.4 Arbetsmiljöorganisation ... 37

7.4.1 Arbetsmiljöpolicy ... 37

7.4.2 Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet ... 38

7.4.3 Drogpolicy... 38

(9)

8.1 Intervjuer med chefer vid Norrköpings brandförsvar... 39

8.1.1 Vad är arbetsmiljö vid Norrköpings brandförsvar? ... 39

8.1.2 Dokumentet för systematiskt arbetsmiljöarbete ... 39

8.1.3 Uppgifter i arbetsmiljöarbetet... 40

8.1.4 Samverkan och delaktighet i arbetsmiljöarbetet... 40

8.1.5 Kunskap och utbildning i arbetsmiljö... 41

8.1.6 Information... 42

8.1.7 Dokumentation ... 43

8.1.8 Undersökningsmetoder och riskbedömning i arbetsmiljön ... 43

8.1.9 Regelverk för arbetsmiljön ... 44

8.1.10 Stress ... 44

8.1.12 Mobbning ... 46

8.1.15 Styrkor i arbetsmiljöarbetet ... 48

8.1.16 Svårigheter i arbetsmiljöarbetet... 48

8.1.17 Framtida planer och visioner ... 49

8.2 Intervjuer med anställda vid Norrköpings brandförsvar... 49

8.2.1 Vad är arbetsmiljö vid Norrköpings brandförsvar? ... 49

8.2.2 Dokumentet för systematiskt arbetsmiljöarbete ... 50

8.2.3 Uppgifter i arbetsmiljöarbetet... 50

8.2.4 Samverkan och delaktighet i arbetsmiljöarbetet... 51

8.2.5 Utbildning i arbetsmiljö... 51

8.2.6 Information... 52

8.2.7 Stress ... 52

8.2.9 Mobbning ... 54

8.2.12 Förbättring av arbetsmiljöarbetet ... 56

9. Analys av arbetsmiljöarbetet ... 57

9.1 Vad är arbetsmiljö vid Norrköpings brandförsvar?... 57

9.2 Arbetsmiljöpolicy, rutiner och uppföljning ... 58

9.3 Uppgifter i arbetsmiljöarbetet... 60

9.4 Samverkan och delaktighet i arbetsmiljöarbetet... 61

(10)

9.6 Information... 64

9.7.1 Stress ... 66

9.7.3 Mobbning ... 67

9.8 Förbättringar och visioner ... 69

10. Övergripande åtgärdsspecifikation ... 70

11. Åtgärdsförslag ... 71

11.1 Definition av arbetsmiljöbegreppet och kartläggning ... 71

11.2 Arbetsmiljöpolicy ... 72

11.3 Uppgifter i arbetsmiljöarbetet... 73

11.4 Handlingsplaner och rutiner ... 74

11.5 Samverkan och delaktighet i arbetsmiljöarbetet... 75

11.6 Kunskap och utbildning i arbetsmiljö... 76

11.7 Information... 77

11.8 Dokumentation ... 78

11.9.1 Stress ... 79

11.9.3 Mobbning ... 80

11.10 Nätverksgrupper ... 82

11.11 Råd i samband med åtgärder ... 82

12. Avslutande diskussion... 83

12.1 Metod och genomförande... 83

12.2 Arbetsmiljöarbete vid Norrköpings brandförsvar... 85

Referenser Bilagor

Bilaga 1. Intervjuguide chefer Bilaga 2. Intervjuguide anställda

(11)

(12)

1. Bakgrund

Norrköpings brandförsvar är mitt inne i en period av omstruktureringar. Nya befattningar och ansvars-områden, schemaändringar och nyanställningar är några exempel på vad som är i görningen innanför väggarna på brandstationerna i Norrköping.

Siktet är inställt på den sedan år 2005 existerande visionen: Norrköping – Sveriges minst

olycks-drabbade kommun. Det handlar om arbete utåt där den viktigaste uppgiften är att förse människor med

det som krävs för att de själva ska kunna förhindra eller agera vid olyckor. När de enskilda individer-nas förmåga inte räcker till ska en effektiv räddningsinsats från brandförsvarets sida undsätta de drab-bade (Norrköpings brandförsvar, 2005a).

Jag läser en utbildning i arbetsmiljöledning om 60 poäng vid Luleå tekniska universitet och har fått privilegiet att genomföra mitt examensarbete med Norrköpings brandförsvar som uppdragsgivare. I ett arbete om 15 poäng står det systematiska arbetsmiljöarbetet vid brandförsvaret i fokus.

En god arbetsmiljö minskar sjukfrånvaro, arbetsskador och personalomsättning. Planeringen på arbets-platsen blir enklare att utföra i en organisation som kännetecknas av stabilitet vilket i sin tur minskar risken för stress och slarv där uppgifter utförs fort och fel. Anställda som känner sig trygga och trivs på sin arbetsplats gör ett bättre jobb, de känner ett större ansvar för sina handlingar och en större loja-litet gentemot sin arbetsgivare. En arbetsmiljö med välmående anställda vars synpunkter och idéer tas på allvar kan dessutom leda till förbättringar och effektiviseringar till fördel för hela verksamheten (Lange, 2002).

Brandförsvarets arbetsmiljö kan delas upp i en yttre, dit bland annat utryckningsstyrkans räddnings-insatser räknas, och en inre som chefer och medarbetare dagligen ställs inför och arbetar i. I mitt examensarbete ligger fokus på den inre arbetsmiljön. Det är genom utåtriktat arbete som brandför-svarets vision ska uppnås men arbetet bör, enligt Langes (2002) resonemang, börja på insidan genom att alla anställda vid brandförsvaret erbjuds en god arbetsmiljö att verka i. En god arbetsmiljö, som i sin tur säkerställs av ett effektivt och väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete.

(13)

2. Syfte och mål

Syftet med examensarbetet är att kartlägga och analysera det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Norrköpings brandförsvar.

I kartläggningen är målet att avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet särskilt beakta: • Arbetsmiljöpolicy

• Uppgiftsfördelning

• Samverkan och delaktighet • Rutiner

• Handlingsplaner • Kunskap och utbildning

Ett mål i kartläggningen är också att fokusera på den psykosociala arbetsmiljön och på hur arbetet vid brandförsvaret bedrivs ifråga om:

• Stress

• Alkohol och droger • Mobbning

• Nyanställning • Krishantering

Det övergripande målet för examensarbetet är att identifiera behov och förutsättningar vid brandför-svaret och med dessa som utgångspunkt arbeta fram förslag på åtgärder och tillvägagångssätt i syfte att förbättra och utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet.

(14)

3. Avgränsningar

Examensarbetet är riktat mot det arbetsmiljöarbete som bedrivs vid Norrköpings brandförsvar med regelverket för arbetsmiljö och arbetsmiljöarbete som en första utgångspunkt. Inga slutsatser dras dock gällande huruvida brandförsvaret uppfyller regelverket eller inte. Tillsyn, straffansvar och så vidare berörs inte i alls studien.

Studien berör det inre arbetsmiljöarbetet vid brandförsvaret. Den yttre arbetsmiljön, i form av till ex-empel utryckningar, övningar och så vidare, behandlas endast perifert.

Det är brandförsvarets heltidsstationer som står i fokus. Deltidverksamheten ingår inte i studien. Skyddsombudens roll i arbetsmiljöarbetet berörs endast marginellt. Inga intervjuer har genomförts med personer i egenskap av deras roll som skyddsombud utan urvalet av intervjupersoner har i samt-liga fall utgått från yrkesbefattningar. Partsamverkan i arbetsmiljöarbetet behandlas med andra ord i begränsad utsträckning.

Företagshälsovården har inte fått något större utrymme i studien. I de fall den nämns är det i samband med att den kommit på tal under intervjuerna och med relevans för studiens syfte och mål. I analys och åtgärdsförslag förekommer inga redogörelser eller förslag med anknytning till företagshälsovården och vilken roll den kan spela i samband med det systematiska arbetsmiljöarbetet.

(15)

4. Metod och genomförande

I kapitlet beskrivs tillvägagångssättet för studien. Metoder presenteras gällande hur den teoretiska referensramen upprättats, hur förstudie och kartläggning genomförts samt hur resultatet bearbetats, sammanställts och tolkats. Sist följer en redogörelse över vilka metoder som använts för att säkra studiens reliabilitet och validitet. En diskussion kring metod och genomförande återfinns i kapitel 12.

4.1 Teoretisk referensram

En teoretisk referensram utarbetades som grund för senare kartläggning, analys och åtgärdsförslag i examensarbetet. Insamling och bearbetning av litteratur pågick också löpande under hela arbetets gång.

Jag använde litteratur som blivit rekommenderad i kursen Arbetsmiljöledning samt vid tidigare genomförda kurser vid Luleå tekniska universitet. Ett antal olika databaser fungerade som sökvägar och i dessa var jag främst intresserad av sökord kopplade till ”arbetsmiljö” och ”arbete” med fokus på systematiskt arbetsmiljöarbete och psykosociala förhållanden i arbetslivet. Hyllan ”Oha” med litteratur om arbetslivet fungerade som en sökväg på bibliotek i Linköping, Norrköping, Luleå och Gällivare. Arbetsmiljöverkets och Arbetslivsinstitutets hemsidor blev också utgångspunkter i eftersökningen av relevant litteratur. En granskning av referenslistor i böcker och artiklar möjliggjorde en vidare för-djupning inom de områden jag fann betydelsefulla för studiens genomförande. Genom Räddnings-verkets hemsida fann jag referensmaterial som berör räddningstjänsten specifikt.

I urvalsprocessen ställde jag upp kriterier i form litteratur publicerad tidigast 1998 med undantag för några av Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Jag gjorde även en subjektiv värdering av upphovsmakarnas trovärdighet genom att räkna in faktorer som akademisk bakgrund, yrkesbakgrund, bakomliggande organisation (exempelvis Räddningsverket och Arbetsmiljöverket) samt syftet med publikationen. Jag inledde arbetet med referensramen genom att gå in på Arbetsmiljöverkets hemsida för att granska lagar, föreskrifter och i övrigt intressant litteratur inom arbetsmiljöområdet. Regelverket fungerade som en första utgångspunkt i examensarbetet och jag fokuserade främst på de lagar och föreskrifter som tar upp hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras på den enskilda arbetsplatsen. Jag ansåg det inte som tillräckligt att bara se till paragrafernas innehåll. En fördjupning genomfördes därför genom att se till några olika tolkningar av regelverket, både beträffande dess innebörd och hur en tillämpning kan ske i praktiken. Den mer byråkratiska delen i form av till exempel tillsyn, påföljder och straffansvar valde jag att inte alls beröra i arbetet eftersom den biten sträcker sig utanför de ramar jag ställde upp för examensarbetets syfte och mål.

4.2 Kartläggning

I juni 2006 kontaktade jag Håkan Dahm, räddningschef vid Norrköpings brandförsvar. Jag beskrev kortfattat min utbildningsbakgrund samt de övergripande riktlinjerna för examensarbetet och fick klartecken att genomföra mitt arbete vid brandförsvaret. Peter Lindman blev min kontaktperson under studiens genomförande. Lindman är brandmästare vid Norrköpings brandförsvar och arbetar bland annat med arbetsmiljö- och säkerhetsfrågor.

(16)

4.2.1 Förstudie

Jag inledde kartläggningen den 28 september 2006 genom att delta i ett möte med den dåvarande arbetsmiljögruppen1 där förvaltningschefen, räddningschefen, ett arbetsplatsombud, två skyddsombud för de heltidsanställda samt ett skyddsombud för deltidskåren deltog. Mötet utgjorde min första riktiga kontakt med verksamheten och där påbörjades arbetet med att dra upp riktlinjer för studien och dess genomförande.

I den inledande fasen av kartläggningen intog jag ett öppet förhållningssätt för att bilda mig en helhetsuppfattning om verksamheten. All tänkbar information angående brandförsvaret, såväl muntlig som skriftlig, var av intresse för mig. Jag fick löpande information om allt från det systematiska arbetsmiljöarbetet till rutiner för rökdykning och utrustning som används i samband med räddningsar-bete. Jag tilldelades också inloggningsuppgifter som gav mig tillgång till brandförsvarets datorer, dess servrar samt intranätet för anställda inom Norrköpings kommun.

Norrköpings brandförsvar är en kommunalt styrd verksamhet och den 3 oktober anordnade kommunen tillsammans med Östgötahälsan en skyddsombudsutbildning under en eftermiddag. Jag deltog i ut-bildningen och fick därigenom en inblick i kommunens samt företagshälsovårdens syn på och arbete med arbetsmiljöfrågor. Under skyddsombudsutbildningen fick jag också kännedom om den ”SAM-pärm” som finns upprättad för Norrköpings kommun, tillgänglig på kommunens intranät. I mitt arbete använde jag SAM-pärmen för att sätta mig in i de riktlinjer kommunen som arbetsgivare har gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet. SAM-pärmen blev till viss del också en utgångspunkt i utforman-det av åtgärdsförslag för brandförsvarets fortsatta arbetsmiljöarbete.

Den 16 oktober träffade jag tillsammans med min kontaktperson brandförsvarets förvaltningschef Päivi Havlund-Rozenbachs. Jag fick genom mötet en inblick i förvaltningschefens syn på och visioner angående verksamheten samt vad jag inom ramarna för examensarbetet skulle kunna bidra med. För-valtningschefen hade önskemål om tydligare rutiner gällande bland annat kamratstöd, nyanställning och dokumentation. Samma dag var jag ute vid brandförsvarets utbildningscenter och såg på när bli-vande deltidsbrandmän genomgick en varm rökdykningsövning. Jag fanns också med vid ett möte för brandförsvarets samverkansråd.

Jag deltog i skyddsronder vid de två heltidsstationerna, utbildningscentret, tre av brandförsvarets deltidsstationer samt ett värn. Skyddsronderna genomfördes 15-16 november av driftschefen vid brandförsvaret samt ett skyddsombud. På respektive deltidsstation närvarade en platschef samt i två fall även skyddsombud för de deltidsanställda. Jag hade inte för avsikt att närmare granska metoderna för skyddsronder men fick genom deltagandet möjlighet att se större delen av Norrköpings brandförsvar. Därigenom kunde jag öka mina kunskaper om verksamheten som helhet.

Den 23 november fanns jag med som åskådare vid en övning som brandförsvaret genomförde i sam-verkan med bland annat ambulans och polis i Norrköping. En vält spårvagn, två omkomna och 17 skadade var scenariot där utryckningsstyrkan fick agera på samma sätt som om händelsen varit verk-lig.

Förvaltningschefen informerade den 29 november ett antal anställda om framtiden samt mål och vi-sioner för verksamheten vid Norrköpings brandförsvar. Jag deltog och fick genom träffen bland annat kännedom om vilka mål och visioner som ställts upp ifråga om brandförsvarets inre arbetsmiljö. Under den första, ostrukturerade informationsinsamlingen kunde jag löpande ringa in intressanta om-råden och utgångspunkter för mitt fortsatta arbete. Valet av syfte, mål och tillvägagångssätt blev en kombination av önskemål från verksamma vid brandförsvaret och min egen bedömning av vad jag såg

1

I november 2006 togs beslutet att avsätta arbetsmiljögruppen och låta skyddskommittén ingå i samverkansrådet vid Norrköpings brandförsvar.

(17)

som nödvändigt att belysa. För att säkerställa att mina utgångspunkter och mitt tillvägagångssätt var relevant för verksamheten förde jag en löpande dialog med min kontaktperson vid brandförsvaret. I valet av metoder och inriktning försökte jag alltså att beakta de önskemål och synpunkter som fanns från brandförsvarets sida men tog mig också friheten att lägga fokus på sådant som inte uttryckligen önskades av mig.

4.2.2 Intervjuer

Syftet med examensarbetet var att kartlägga hur det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs vid Norr-köpings brandförsvar med målet att hitta behov och förutsättningar inför arbetet fortsättningsvis. Ett mål var också att fokusera på några grundläggande delar i det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att till exempel kartlägga former för samverkan och deltagande i arbetsmiljöarbetet, förekomst av och vetskapen om policydokument, uppgifter i arbetsmiljöarbetet samt kunskap i arbetsmiljöfrågor.

Kvalitativa intervjuer syftar enligt Kvale (1997) till att erhålla beskrivningar av intervjupersonens livsvärld för att vidare tolka innehållet i dessa skildringar. Jag valde att genomföra kvalitativa inter-vjuer eftersom jag ville åt uppfattningar om och upplevelser av arbetsmiljöarbetet vid Norrköpings brandförsvar. Min avsikt var att tolka dessa beskrivningar och därigenom få klarhet i hur det systema-tiska arbetsmiljöarbetet bedrivs vid brandförsvaret i nuläget och vidare vad som eventuellt bör åt-gärdas och förbättras för en framtida utveckling. Enligt Trost (2005) handlar den kvalitativa intervjun om att enkla frågor ska ge utförliga svar och ett antal frågor ställs om samma fenomen för att hitta och förstå dess olika nyanser. Genom tillvägagångssättet med kvalitativa intervjuer ville jag åt fakta, syn-punkter, attityder och uppfattningar kring olika aspekter av arbetsmiljöarbetet vid brandförsvaret. Må-let var att därigenom hitta behov och förutsättningar vid brandförsvaret ifråga om att bedriva ett väl fungerande och gynnsamt systematiskt arbetsmiljöarbete.

Norrköpings brandförsvar är en relativt liten arbetsplats och flera personer är helt ensamma om sin befattning. Mitt mål var att så långt som möjligt sträva efter anonymitet i sammanställningen av inter-vjuerna och det medförde att jag inte intervjuade till exempel skyddsombud som en egen grupp. I sam-råd med räddningschefen och min kontaktperson bestämde jag mig för att benämna intervjupersonerna som antingen ”chef” eller ”anställd”. Alla personer med en arbetsledande befattning hamnade i chefs-gruppen och övriga i chefs-gruppen med anställda. Indelningen i vilka som skulle räknas som vad genom-fördes av räddningschefen och min kontaktperson.

Indelningen i intervjugrupper blev följande: Chefer

• Förvaltningsledning

• Avdelningschefer (brand- och olycksförebyggande, operativ verksamhet, extern utbildning, teknik, personal)

• Gruppchefer • Brandförmän Anställda

• Verksamma under avdelningscheferna (bortsett från gruppchefer och brandförmän) • Administration

• Information • Insatsledare • Brandmän

Syftet och målen med examensarbetet låg till grund för utformningen av intervjuguider. Ett mål var att fokusera på grundläggande villkor för det systematiska arbetsmiljöarbetets genomförande. Frågorna kom därför att handla om till exempel samverkan och delaktighet i arbetsmiljöarbetet, förekomst av och innehåll i policydokument, uppgifter i arbetsmiljöarbetet och kunskap i arbetsmiljöfrågor. Jag utarbetade två intervjuguider: en för chefsintervjuerna och en för intervjuerna med de anställda (se

(18)

bilaga 1 och 2). Frågorna bestämdes med utgångspunkt i den teoretiska referensram jag upprättat inför examensarbetets genomförande samt de områden jag ringat in som relevanta under förstudien vid brandförsvaret.

Enligt Kvale (1997) kan forskningsintervjuer gå från att handla om välorganiserade sådana med en rad standardiserade frågor till öppna intervjuer där temat är specifikt men ordningsföljd och formulering bestäms under själva intervjuförfarandet. De ämnen som står i centrum för intervjun anges i en inter-vjuguide som i detalj går in på vilka frågor som ska ställas eller där frågeområdena endast beskrivs på ett övergripande plan. Ordningsföljd och formulering beror på intervjuns upplägg. Det är intervjuarens omdöme och känslighet som avgör om guiden ska följas till punkt och pricka eller om den intervjua-des svar ska få styra.

Intervjuguiden för chefer innehöll fler frågor och fler frågeområden. I det avseendet utgick jag från att cheferna skulle ha mer omfattande uppgifter i och kunskaper gällande arbetsmiljöarbetet inom organi-sationen. Jag var medveten om att frågorna i några avseenden kunde bli för svåra att svara på för vissa av de intervjuade och använde mig därför av det Kvale (1997) benämner som öppna intervjuer. Där-med möjliggjorde jag en anpassning efter intervjupersonernas kunskapsnivå. Intervjuguiderna var detaljerade och med relativt många frågor men jag följde inte dessa ordagrant och i ordningsföljd utan anpassade frågorna under själva intervjuförfarandet.

För att säkerställa frågornas relevans fick min kontaktperson vid brandförsvaret ge sina synpunkter gällande frågeområdena innan jag påbörjade intervjuerna.

Den vanligaste typen av urval för kvalitativa studier genomförs med målet att frambringa förståelse för det studerade fenomenets variationer (Svensson & Starrin, 1996). Jag ville åt en så mångfacetterad bild som möjligt av arbetsmiljöarbetet vid brandförsvaret. Utifrån indelningen av chefer och anställda genomfördes urvalet därför med en strävan efter att få med representanter från så många avdelningar som möjligt och med olika typer av befattningar. Till hjälp hade jag en lista över personal med hel-tidstjänster. Jag tog också hänsyn till hur stort antal personer som har samma typ av tjänst. Brand-männen är den största gruppen vid brandförsvaret och därför valde jag att intervjua några fler av dessa i förhållande till andra befattningar där bara en eller ett fåtal arbetar med samma sak.

De flesta av intervjupersonerna blev tillfrågade av mig personligen och några av min kontaktperson i samband med att jag vistades på brandstationen. Inför vissa intervjuer bokades en tid och i andra fall genomfördes intervjun i direkt anslutning till att personen blev tillfrågad eller när denne hade en stund över. Det något spontana förfarandet kom sig av att personalen med utryckartjänst har arbetsuppgifter som gör det svårt att förutsäga när det finns en tid över.

Ifråga om etik i samband med intervjuerna bestämde jag mig i förväg för att:

1. Värna om de intervjuades anonymitet genom att i rapporten inte benämna dem som något an-nat än chef eller anställd och inte lyfta fram några uppgifter med risk för att känneteckna en person.

2. Undvika att i rapporten redogöra för uppgifter av kontroversiell art med risk för spekulationer eller andra negativa konsekvenser för Norrköpings brandförsvar.

Innan intervjuerna påbörjades informerade jag deltagaren om att jag spelade in intervjun som stöd för mig själv i senare bearbetning. Jag förklarade också att deltagandet var anonymt utifrån de premisser som nämns i första punkten ovan.

Den enda information jag i förväg gav till de anställda angående intervjuns syfte och frågor var att jag genomförde ett examensarbete och att intervjun skulle handla om systematiskt arbetsmiljöarbete. Jag dokumenterade intervjuerna genom egna anteckningar och genom röstinspelning. För inspelningen användes en digital röstinspelare, Olympus Digital Voice Recorder WS-300M. Trost (2005) påpekar

(19)

att många människor inte vill bli inspelade på band eller accepterar men blir besvärade och hämmade under intervjun. Det är viktigt att dölja de rörliga delarna på bandspelaren och undvika att använda en med en lampa som blinkar vilket får den intervjuade att komma ihåg att inspelning pågår. Inspelnings-utrustningen som användes vid intervjuerna var av måtten 9x4x1centimeter och gav varken ljud eller ljus ifrån sig.

Trost (2005) belyser vikten av de första frågorna som kan vara av avgörande betydelse för hur resten av intervjun sedan flyter. Processen med att bygga upp ett förtroende försvåras om den intervjuade upplever inledningen av intervjun som otymplig och störande. Jag valde att starta intervjuerna genom att be deltagarna beskriva sina arbetsuppgifter. Anledningen var att jag därigenom kunde öka min för-ståelse inför verksamheten och den intervjuades svar men jag ville också inleda med en fråga som de intervjuade skulle ha lätt att svara på.

Enligt Trost (2005) kan det efter att de första intervjuerna genomförts vara lämpligt att analysera hur väl intervjuguiden fungerar. Hela intervjuserien är en process och processer kännetecknas av föränd-ringar. När jag inledde intervjuerna försökte jag vara lyhörd beträffande hur väl mina frågor hade rele-vans för och togs emot av de intervjuade. I några av de första intervjuerna märkte jag att svaren be-handlade andra områden än vad jag hade förväntat. När jag ställde frågan om kränkande särbehandling uppfattade flera av de intervjuade att jag syftade på jämställdhetsarbete och integration. Det gick att korrigera genom att ställa en följdfråga där jag istället använde begreppet mobbning. Tidigt i intervju-förfarandet kom det också fram uppgifter vilka jag bedömde som relevanta att fråga om fortsättnings-vis. Nyanställningar är ett exempel där jag inledningsvis ställde en fråga om vilka rutiner som finns när en person kommer ny till brandförsvaret. Svaren jag fick blev sakliga redogörelser över gällande tillvägagångssätt men en person kom in på människors varierande förmåga till anpassning. Det tog jag med mig och ställde i de efterkommande intervjuerna en följdfråga om social introduktion.

Intervjuerna genomfördes mellan den 21 november och den 5 december 2006. Kvale (1997) menar att undersökningens syfte ska styra hur många personer som behöver intervjuas. Det handlar om att fort-sätta intervjua tills informationen som utvunnits är tillräcklig för att nå upp till studiens syfte. När jag intervjuat 11 chefer och 11 anställda hade jag ett råmaterial på cirka 14 timmar. Varje intervju var mycket intressant och gav unika uppgifter om personernas olika arbetssituationer, upplevelser och åsikter beträffande arbetsmiljön vid brandförsvaret. Efter 22 genomförda intervjuer upplevde jag dock att jag hade tillräckligt med material för att kunna skapa en rättvisande helhetsbild innehållande många olika nyanser och intressanta infallsvinklar av arbetsmiljöarbetet vid brandförsvaret.

Utskrifter av inspelade intervjuer riskerar lätt bli mycket omfattande. En variant är att i efterhand lyssna till intervjun och skapa en sammanfattning där de viktiga delarna av innehållet finns bevarade (Trost, 2005). När jag lyssnade igenom inspelningarna skapade jag en sammanfattning med hjälp av både anteckningar och inspelat material där jag tog med det jag bedömde som väsentligt för studiens syfte och mål. De delar av intervjuerna som jag genast bedömde sakna relevans sållades bort direkt. Jag sorterade in chefernas respektive de anställdas svar efter de frågeområden som förekom i mina intervjuguider. Jag valde sedan att sammanställa intervjuerna genom att lyfta fram det jag bedömde som relevanta fakta, på något vis uppseendeväckande, vanligt förekommande åsikter och i övrigt intressanta aspekter inom ramarna för examensarbetets syfte samt de etiska riktlinjer jag ställt upp inför intervjuerna. Samtliga frågeområden i intervjuguiden kom inte med i sammanställningen genom att jag i processen inte fann någon lämplig infallsvinkel. Jag frågade bland annat om hur Norrköpings brandförsvar samverkar med till exempel andra brandförsvar i olika arbetsmiljöfrågor. Det kom inte med i sammanställningen eftersom jag bedömde att det fanns så många andra saker att lyfta fram med större vikt ifråga om brandförsvarets fortsatta arbetsmiljöarbete.

I den löpande texten återgavs intervjuerna genom mina egna ord, alltså en omarbetning av talspråket. Jag strävade givetvis efter att noggrant återge innehållet på ett sätt som återgav innehållet med samma innebörd som i intervjun men oftast på ett mer kortfattat sätt där jag lyfte fram det viktigaste. De ur-sprungliga uttalandena för citaten omarbetades i viss utsträckning för att göra texten mer lättläst. Jag

(20)

plockade således bort upprepningar, pauser och så vidare. En tanke bakom att inte citera de intervjuade rakt av var också att värna om anonymiteten. Jag ville inte att någon av de intervjuade skulle riskera att kännas igen genom sättet att uttrycka sig på.

Det etiska förhållningssätt jag antog inför intervjuerna innebar att all information som kom fram inte kunde presenteras i rapporten trots att den i vissa fall hade relevans för studiens syfte och mål. Min bedömning är att bilden som presenteras i rapporten inte är missvisande eller felaktig trots avsaknaden av den informationen. De uppgifter som kom fram och som jag inte kunde använda var främst bely-sande exempel med anknytning till den intervjuade eller någon annan person vid brandförsvaret. Sak-frågor, fakta, uppfattningar, synpunkter och upplevelser kunde återges i stor utsträckning och jag anser att de på ett fullvärdigt sätt representerar de uppgifter som kom fram under intervjuförfarandet.

4.3 Analys

Enligt Kvale (1997) sker analysarbetet genom att innebörden i intervjun utvecklas, den intervjuades egna uppfattningar klargörs och forskaren bidrar med nya perspektiv. Syftet med intervjuerna var att erhålla både fakta och de intervjuades synpunkter och upplevelser kring arbetsmiljöarbetet vid brandförsvaret. I nästa steg analyserades resultatet med målet att identifiera behov och förutsättningar inför det fortsatta arbetsmiljöarbetet. Jag ville genom analysen skapa förståelse för brandförsvarets arbetsmiljöarbete ut ett helhetsperspektiv och klargöra hur olika aspekter påverkar varandra och vad som är viktigt att ta i beaktning fortsättningsvis.

Den vanligaste formen av intervjuanalys är att skapa mening ad hoc (Kvale, 1997). Analysen sker inte genom någon standardmetod utan bygger på ett användande av flera olika tekniker. Min analys på-börjades i samband med den första intervjun och fortgick sedan under samtliga intervjutillfällen. I minnet och i anteckningar noterade jag vissa mönster och intressant information att arbeta vidare med. Den ”riktiga” analysen tog dock sin början när jag lyssnade igenom inspelningarna och samtidigt gjorde stödanteckningar. Svaren sorterades sedan in efter de olika frågeområdena, chefernas i en grupp och de anställdas i en.

I analysen fungerade den teoretiska referensramen som en utgångspunkt. I referensramen upprättade jag en ideal bild av hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i organisationen genom att utgå från regelverk, tidigare forskning och erfarenheter inom området. I analysen granskade jag sedan brandförsvarets arbetsmiljöarbete utifrån de aspekter jag genom referensramen funnit viktiga för det systematiska arbetsmiljöarbetets genomförande. Referensramen var dock inte helt utarbetad när analysen tog vid. Jag ville inte enbart analysera resultatet utifrån vad jag i förväg fastställt som viktigt utan gick även den omvända vägen och utvecklade referensramen utifrån vad intervjuresultatet visade.

Jag strävade efter att analysera brandförsvarets arbetsmiljöarbete ur ett helhetsperspektiv och av den anledningen valde jag att intervjua personer från samtliga avdelningar och med olika typer av befatt-ningar. I analysen utgick jag från intervjupersonernas perspektiv och försökte förstå arbetsmiljöarbetet utifrån flera olika synvinklar. Jag såg det till exempel som relevant att jämföra chefers uppfattningar och åsikter med de svar jag fick från de anställda.

Examensarbetets syfte och mål utarbetades i samband med att den teoretiska referensramen upprätta-des och förstudien genomförupprätta-des. De aspekter i arbetsmiljöarbetet som jag var särskilt intresserad av att studera; arbetsmiljöpolicy, uppgiftsfördelning, samverkan och deltagande, rutiner, handlingsplaner samt kunskap och utbildning, blev särskilt föremål för min analys. Jag förde ett resonemang kring hur de enskilda delarna fungerar vid brandförsvaret och vad som bör åtgärdas och utvecklas. De olika aspekterna i arbetsmiljöarbetet analyserades även i förhållande till varandra. Kunskap i arbets-miljöfrågor sattes till exempel i relation till hur samverkan och deltagande fungerar.

Analysen utgjorde grunden till de åtgärdsförslag som jag sedan utarbetade för utveckling av brandför-svarets arbetsmiljöarbete.

(21)

4.4 Reliabilitet och validitet

Reliabilitet handlar enligt Kvale (1997) om intervjuresultatets stabilitet. Reliabiliteten hos personen som utför intervjuerna gäller främst huruvida ledande frågor förekommit eftersom dessa om de inte avsiktligt används kan inverka på svaren. Validitet syftar till att fastställa om en intervjuundersökning undersöker det som var avsett att undersöka (Kvale, 1997).

Enligt Svensson och Starrin (1996) bör reliabiliteten ses i sitt sammanhang och bedömas utifrån den situation som råder vid intervjutillfället. Intervjuades sinnestämning kan till exempel inverka på svaren och ge olika svar vid olika tillfällen. Enligt Trost (2005) är kopplingen mellan reliabilitet och kvalita-tiva studier inte helt självklar. För att hög reliabilitet ska gälla vid en intervju måste situationen stan-dardiseras i alla avseenden och den kvalitativa intervjun utgår från en låg grad av standardisering. Trost betonar dock att intervjuer och övrig datainsamling ändå måste genomföras på ett sätt som säkerställer trovärdigheten och relevansen i de erhållna uppgifterna.

Enligt Kvale (1997) kommer frågor om validitet upp under hela intervjuundersökningen. Inledningsvis är validiteten till exempel beroende av hur gångbar teorin som ligger till grund för studien är samt logiken i härledningen från teorin till utformningen av intervjufrågor. I arbetet med referensramen gjorde jag, för att säkerställa validiteten, en subjektiv värdering av upphovsmakarnas trovärdighet genom att räkna in till exempel akademisk bakgrund och bakomliggande organisation.

I planeringsfasen är validiteten enligt Kvale (1997) bunden vid en lämplig planering och de metoder som används. Innan jag utformade intervjufrågorna genomförde jag en förstudie vid brandförsvaret för att kunna ställa frågor med relevans för verksamheten ifråga. Jag förde också en dialog med min kontaktperson som fick säga sitt om frågeområdena inför intervjuerna varpå jag gjorde några juster-ingar. Intervjufrågorna utgick alltså dels från den för examensarbetet utarbetade referensramen men också utifrån vad jag under förstudien fann relevant att ta fasta på och ställa frågor kring.

Under själva intervjun gäller validiteten tillförlitligheten i intervjupersonens svar samt kvaliteten på intervjun. Meningen i intervjupersonens svar måste ifrågasättas och de erhållna uppgifterna löpande kontrolleras (Kvale, 1997). Enligt Kvale kan intervjupersoner ses som informanter och vittnen eller som representanter och föremål för analys. I intervjuerna såg jag de intervjuade som informanter. Jag var främst ute efter fakta, synpunkter och upplevelser av det systematiska arbetsmiljöarbetet med av-sikten att genomföra kartläggningen baserat på hur arbetsmiljöarbetet urskiljs och upplevs på olika nivåer inom verksamheten. Validiteten kontrollerades bland annat genom att jag ställde intervjuperso-nernas svar mot varandra för att kontrollera att inget var direkt motsägande och helt taget ur sitt sam-manhang.

För att säkerställa validiteten i de svar jag fick under intervjuerna strävade jag också efter att uppmärk-samma hur mina frågor tolkades av personerna som intervjuades. Kränkande särbehandling var, som jag tidigare nämnt, ett begrepp som tolkades på ett annat sätt än vad jag från början tänkt mig. I det fallet fick jag lägga till begreppet mobbning för att förtydliga vad jag åsyftade. Arbetsmiljö var ett annat begrepp som ställde stora krav på min lyhördhet. För att säkerställa både reliabilitet och validitet ställde jag inledningsvis frågan vad arbetsmiljö är och fick därigenom en inblick i hur intervjuperso-nerna själva tolkade begreppet. På det sättet kunde jag reducera risken för att läsa av intervjusvaren på ett felaktigt sätt.

I rapporten valde jag återge resultatet genom både löpande text och citat där allt, mer eller mindre, omarbetades till kortare och mer lättlästa meningar. Jag var framför allt var ute efter sakliga fakta och åsikter gällande arbetsmiljön och arbetsmiljöarbetet och inte de intervjuades känsloläge, reaktioner och språkliga uttryckssätt. Jag bedömde därför att mitt tillvägagångssätt inte inkräktade på samman-ställningens validitet. Ett steg i syfte att testa resultatets validitet och reliabilitet var att låta förvalt-ningschefen, räddningschefen och min kontaktperson vid brandförsvaret läsa igenom de samman-ställningar jag presenterade intervjuerna genom. Jag ville därigenom få en bekräftelse på att mina

(22)

sammanställningar var relevanta, fria från sakfel och på ett rättvisande sätt beskrev verksamheten vid brandförsvaret.

Validiteten i analysen gäller frågorna till intervjutexten och logiken i tolkningarna (Kvale, 1997). I analysen av intervjuresultatet strävade jag efter att säkerställa validiteten genom att göra kopplingar till den upprättade referensramen och försöka förstå intervjusvaren utifrån det sammanhanget. Den genomförda förstudien blev också ett verktyg i syfte att stärka validiteten genom att ta brandförsvarets verksamhet i beaktning och tolka resultatet med denna i åtanke. Min kontaktperson vid brandförsvaret läste också igenom analys och åtgärdsförslag för ett säkerställande av att resonemanget och slutsat-serna var relevanta och rättvisande för brandförsvaret.

(23)

5. Teoretisk referensram

I kapitlet presenteras regelverk, forskning, erfarenheter och några i övrigt intressanta aspekter inom arbetsmiljöområdet. Inledningsvis beskrivs Arbetsmiljölagen och tolkningar av denna följt av en redo-görelse för systematiskt arbetsmiljöarbete och dess tillämpning i praktiken. Olika synsätt gällande hälsa och hälsobefrämjande beskrivs samt några aspekter kring information och kommunikation på arbetsplatsen. Psykosocial arbetsmiljö följer sedan och slutligen presenteras några teorier och syn-punkter kring hur arbetsmiljöarbetet ska bli lyckosamt inom organisationen.

5.1 Arbetsmiljölagen

Arbetsmiljölagen består av nio kapitel och beskriver i allmänna ordalag vad som gäller i olika avseen-den beträffande arbetsmiljön (Lange, 2002). Lagen utgör ramarna för Arbetsmiljöverkets föreskrifter som på ett mer detaljerat plan redogör för krav och skyldigheter ifråga om arbetsmiljön (Arbetsmiljö-verket, 2005). Föreskrifterna är cirka 200 till antalet och berör områden som systematiskt arbetsmiljö-arbete, ensamarbetsmiljö-arbete, personlig skyddsutrusning och rehabilitering (Zanderin, 2005).

Arbetsmiljölagen har till syfte att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att åstadkomma en god arbetsmiljö i övrigt (AML 1 kap. 1 §). Arbete av olycks- och hälsoförebyggande karaktär är en självklar del i arbetsmiljöarbetet och har funnits sedan slutet av 1800-talet då de första arbetarskydds-lagarna trädde i kraft. Tillägget att i övrigt uppnå en god arbetsmiljö, formulerades vid en revidering av arbetsmiljölagen 1994 och innebär att arbetsmiljöarbetet även ska genomföras i ett berikande syfte. En god arbetsmiljö ska alltså vara utformad så riskfri som möjligt men också fungera stimulerande och utvecklande för människan (Iseskog, 2005).

Arbetsmiljön skall vara tillfredställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället (AML 2 kap. 1 §).

Villkoren i arbetsmiljön varierar beroende på typ av arbete och var det utförs. Paragrafen ovan på-minner om att viktiga verksamheter inom samhället, till exempel räddningstjänst, försvar och polis, har arbetsmiljöförhållanden som skiljer sig avsevärt från andra områden (Arbetsmiljöverket, 2005).

5.2 Systematiskt arbetsmiljöarbete

Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att arbetsgivaren undersöker, genomför och följer upp verk-samheten i syfte att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och skapa en tillfredställande arbetsmiljö (AFS 2001:1, 2 §). I den dagliga verksamheten ska det systematiska arbetsmiljöarbetet ingå naturligt och det gäller alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som påverkar arbetsmiljön (AFS 2001:1, 3 §).

Det är arbetsgivaren som har huvudansvaret för arbetsmiljöarbetet. För att det ska kunna planeras och utföras måste chefen känna till arbetsmiljölagen och de föreskrifter som gäller för arbetsplatsen och dess verksamhet. Arbetstagarnas deltagande i arbetsmiljöarbetet sker genom att rapportera om risker, olyckor, tillbud och sjukdom, ge förslag på åtgärder och delge synpunkter på åtgärder som genom-förts. Arbetsplatsens skyddsombud finns med vid undersökningar av arbetsförhållanden, planering av åtgärder och årliga uppföljningar (Frostberg, Johnson, Baneryd & Wigforss, 2001).

Enligt AML har varje anställd också ett arbetsmiljöansvar även om det inte är lika omfattande som arbetsgivarens. Medverkan i arbetsmiljöarbetet och deltagande i de åtgärder som behövs för en god arbetsmiljö hör till de anställdas skyldigheter. De ska också följa de föreskrifter som gäller, använda skyddsutrustning och vidta den försiktighet som i övrigt krävs för att olycksfall och ohälsa inte ska inträffa (Arbetsmiljöverket, 2005). Arbetstagarens deltagande i arbetsmiljöarbetet är en förutsättning

(24)

för att arbetsmiljöarbetet ska fungera och Iseskog (2005) menar att rättighet och möjlighet till delta-gande framför allt ska betonas.

Ett effektivt och förebyggande systematiskt arbetsmiljöarbete kräver oftast en tydlig uppgiftsfördel-ning. Det går inte att lägga uppgifter på en hel grupp utan dessa måste tilldelas en namngiven person inom verksamheten eller ingå i en viss befattning. Om det finns flera chefer eller arbetsledare inom verksamheten är det en fördel om samtliga har uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Det blir på det viset lätt-are att beakta arbetsmiljöaspekterna löpande i den dagliga verksamheten och frågorna integreras med det övriga arbetet (Frostberg, 2004).

Enligt Iseskog (2002) handlar delegering om att klargöra vilka uppgifter i arbetsmiljöarbetet som ingår i varje chefs arbete. Lange (2002) låter också uppgiftsfördelningen gå under begreppet delegering men betonar att arbetsgivaren inte kan delegera sitt arbetsmiljöansvar. Enligt Lange innebär det att arbets-givaren ska se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar, att de som blivit delegerade upp-gifter utför dem och att de har den kompetens och den befogenhet som krävs för att kunna göra det. En delegering kan vara skriftlig, muntlig eller underförstådd. Den underförstådda delegeringen finns i viss utsträckning inom alla organisationer. En arbetsledares uppgift att leda och fördela arbetet innebär till exempel vissa arbetsmiljöuppgifter till följd av ledarskapet. Den underförstådda delegeringen är dock inte tillräcklig för att arbetsgivaren ska kunna visa att arbetsmiljöarbetet är organiserat på ett lämpligt sätt utan för det krävs en skriftlig delegering (Iseskog, 2001a). Enligt Lange (2002) är det bäst om särskilda instruktioner finns riktade till varje person som berörs av uppgifterna och där dess innebörd preciseras.

Figur 4.1 SAM-processen

Figur 4.1 beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetets genomförande. SAM-processen ska följas löpande under normal verksamhet samt när förändringar av till exempel arbetsmetoder, personal, arbetstider och teknik genomförs (Bo Johansson, personlig kommunikation 31 augusti, 2006).

Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljöförhållandena i arbetsgivarens verk-samhet skall vara för att för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås (AFS 2001:1. 5 §).

En policy för arbetsmiljöarbetet innebär verktygslådan i form av riktlinjer, olika arbetsformer och rutiner. Hantering av alkohol- och drogproblem, sjukfrånvaro och rehabilitering är exempel på om-råden som kan ingå (Iseskog, 2005). Den övergripande arbetsmiljöpolicyn, utarbetad av verksam-hetens högsta ledning i samverkan med arbetstagarna, ska ligga till grund för övriga policydokument och rutiner. Det är viktigt att alla inom organisationen är medvetna om policyn och den roll de själva har i arbetet med att nå upp till dess innehåll. Policyn ska beröra den fysiska arbetsmiljöns utformning för minimering av ohälsa och olycksfall men framför allt ska den tala om hur verksamhetens psyko-sociala arbetsmiljö ska se ut (Lange, 2002).

ÅTGÄRD RISKBEDÖMNING DIREKT KONTROLL POLICY HANDLINGSPLAN ÅTGÄRD

(25)

Lange (2002) beskriver arbetsmiljöarbetet i termer av ”nuläge” och ”drömläge”. Nuläget är riskbe-dömningen som talar om vilken arbetsmiljö som råder och drömläget är den övergripande arbetsmiljö-policyn som redogör för organisationens visioner gällande arbetsmiljön. Eftersom förhållandena i en organisation hela tiden förändras, förändras även nuläget. Ibland är arbetsmiljöförhållandena alltså nära visionen och ibland långt ifrån.

Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet (AFS 2001:1. 8 §).

Arbetsmiljöverket (2003) ger följande exempel på risker i arbetsmiljön: • arbete på byggnadsställningar

• blöta eller skräpiga golv • buller

• ensidigt och upprepat arbete • farliga ämnen

• för stor/för liten arbetsmängd • för mycket/för lite att göra • luftföroreningar

• nattarbete

• oklara förväntningar på arbetsinsats • tidspress

• trasig arbetsutrustning

• tunga lyft, olämpliga arbetsställningar • våldsbenägna personer

Teknik, arbetsinnehåll och arbetsorganisation påverkar individens fysiska, psykiska och sociala upp-levelser. Hur medarbetarna påverkas måste kartläggas på varje arbetsplats (Iseskog, 2005). Risker i arbetsmiljön kan undersökas genom skyddsronder, riktade skyddsronder med ett särskilt tema, personalmöten med arbetsmiljö som en stående punkt, enskilda samtal mellan arbetsgivare och an-ställd, mätningar av exempelvis buller och luftföroreningar, medicinska kontroller samt intervjuer och skriftliga enkäter. Vanligen krävs flera bedömningsmetoder för att riskkällor ska kunna identifieras (Arbetsmiljöverket, 2003).

En metod för riskbedömning av arbetsmiljön är att i grupp inventera problem på arbetsplatsen. Meta-plantekniken går ut på att samla medarbetares åsikter och frågor utan att dessa ska behöva säga något. Synpunkter skrivs ner på kort som sätts upp på en tavla. Mötets ledare sorterar sedan in korten i olika grupper baserat på innehåll. Metoden kan kombineras med brainstorming som går ut på att ta fram så många idéer som möjligt med målet att till exempel lösa ett problem. Utifrån vad aktiviteten ska syfta till att åstadkomma kan flera olika faser genomföras där till exempel arbetsmiljöproblem skrivs ner och prioriteras varpå nästa fas handlar om att skriva ner åtgärder på problemen (Lange, 2002).

Under förutsättning att det är praktiskt möjligt ska åtgärder för att undanröja risker för ohälsa och olycksfall genomföras omedelbart. Åtgärder som inte kan verkställas i direkt anslutning till att de upptäcks ska föras in i en skriftlig handlingsplan (AFS 2001:1). Ofta handlar det om mer omfattande lösningar som kräver planering och innebär större kostnader. En handlingsplan bör innehålla uppgifter om när åtgärden ska vara genomförd, vem som har ansvaret för genomförandet, beräknade kostnader, förväntat resultat, åtgärdens överensstämmelse med arbetsmiljöpolicyn samt när en uppföljning ska göras och av vem (Lange, 2002). Innan arbetsgivaren fattar ett beslut om en handlingsplan för arbets-miljöarbetet ska förslagen behandlas i skyddskommittén eller i det organ för samverkan som enligt kollektivavtal ersätter denna (Iseskog, 2001a).

(26)

Arbetsgivaren skall vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall (AML 3 kap. 2 §).

Arbetstagaren skall medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö” (AML 3 kap. 4 §).

Lange (2002) belyser vikten av arbetstagarnas deltagande i besluten om åtgärder som därigenom får både kvalitet och tyngd. Personalens roll blir särskilt viktig i de frågor som handlar om den psyko-sociala arbetsmiljön där gemensamma krafter är nödvändiga för att problem som uppstår ska kunna åtgärdas.

I arbetsmiljötermer ska uppföljning dels gälla genomförda åtgärder i syfte att förbättra arbetsmiljön och dels det systematiska arbetsmiljöarbetet och dess funktion i verksamheten. Åtgärderna följs upp genom att kontrollera dess effekt och det är angeläget att berörda medarbetare får tycka till om resul-tatet. En verksamhet och dess arbetsförhållanden genomgår ständiga förändringar. Det systematiska arbetsmiljöarbetet bör följas upp årligen men skäl kan finnas för ännu tätare kontroller, bland annat i samband med stora förändringar inom organisationen. Uppföljningen riktas mot om det systematiska arbetsmiljöarbetet i verksamheten fungerar på bästa sätt (Lange, 2002).

I företag med över tio anställda krävs skriftlig dokumentation i form av en arbetsmiljöpolicy, uppgifts-fördelning, riskbedömningar, sammanställningar av skador och tillbud, handlingsplaner, rutiner samt uppföljningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dokumentationen ska uppdateras löpande, vara tydlig och lättbegriplig samt anpassas till de förutsättningar och behov som finns inom den aktuella verksamheten. Dokumentationen ska dessutom finnas lättillgänglig för de anställda (AFS 2001:1). Syftet med dokumentationen är ett säkerställande av att såväl arbetsgivare som arbetstagare görs med-vetna om vad som gäller på arbetsplatsen. En metod för att skapa ordning i arbetsmiljödokumenten är att utse någon inom organisationen till utgivare samtidigt som en chef får i uppgift att godkänna och underteckna dokumenten (Utvecklingsrådet för den statliga sektorn, 2002).

Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i för-ändrings- och utvecklingsarbete som rör hans eget arbete (AML, 2 kap. 1 §).

Det finns krav på att arbetsgivare och arbetstagare ska samverka och tillsammans åstadkomma en god arbetsmiljö (AML 3 kap. 1a §). Det viktigaste gällande arbetstagarens roll i arbetsmiljöarbetet är dennes eget intresse av delaktighet. Den anställde har rätt till att medverka i arbetet med att förebygga ohälsa samt utveckla arbetsmiljön i en positiv riktning. Chefen är visserligen ansvarig att se till att de anställda inte skadas eller blir sjuka men medarbetarna måste verka som subjekt och agera, inte bara stå som föremål för arbetsgivarens handlande (Iseskog, 2001b).

Arbetsplatsträffar och undersökningar där både chefer och anställda deltar är exempel på hur sam-verkan kan verkställas inom en organisation. Arbetsgivaren och de anställda bör tillsammans komma fram till hur samverkan i arbetsmiljöarbetet ska genomföras (Frostberg et al., 2001).

Ifråga om arbetsplatsträffar betonar Olofsson (2002) att allt inte är gemensamma frågor och inför träf-farna bör de områden som ska behandlas väljas ut med omsorg. Lange (2002) redogör för några aspekter som är viktiga för att en arbetsplatsträff ska bli lyckosam. Det ska bland annat finnas klarhet i syfte och mål, det är bättre med flera korta möten än ett långt, färdiga förslag bör inte förekomma, tvåvägskommunikation föredras och resursen i form av kreativitet är värd att ta tillvara på.

En variant av arbetsplatsträff är att en nätverksgrupp bildas med deltagare från olika arbetsplatser eller från olika avdelningar på arbetsplatsen. De får sedan till exempel ett halvår på sig för att lösa ett visst problem. Engagemanget och lärandet kan bli mycket högt (Olofsson, 2002).

(27)

5.3 Information och kommunikation

Brister gällande information och kommunikation på arbetsplatsen går inte att helt komma ifrån efter-som enskilda personer har en varierande grad av kommunikativ kompetens. Den interna kommunika-tionen kan dock bli tillräckligt god genom en strävan efter att alla ska dra sitt strå till stacken (Lennéer Axelsson & Thylefors, 2005).

Simonsson (2006) menar att dagens moderna kommunikationsteknik genom till exempel Internet, e-post och intranät gett nya möjligheter ifråga om att förmedla information. Det innebär att chefer fått ett ny kommunikativ roll där en huvuduppgift är att underlätta för de anställda att hitta den information de behöver. Risken är annars att uppfattningar om prioriteringar går isär och individer drar åt olika håll. En viktig uppgift, enligt Simonsson, är att översätta och förklara. Visioner och värderingar blir lätt till oklar, abstrakt information och allomfattande budskap måste därför brytas ner och anpassas till lokala förhållanden. En uppgift som Simonsson också lyfter fram är att skapa förutsättningar för dialog. Komplexa budskap till medarbetare måste få en reell mening. I det fallet är det inte tillräckligt med en enkelriktad kommunikation utan det är dialog som skapar delaktighet och motivation.

Enligt Simonsson (2006) föregås en effektiv kommunikation av chefer som väljer rätt ambitionsnivå för sitt budskap. Längst ner på ambitionstrappan ligger att inte informera alls vilket kan vara motiverat i vissa sammanhang. För mycket information försvårar för de anställda att ta till sig det som är viktigt. Envägskommunikation sker genom till exempel e-post och intranät. Chefen kan också informera muntligt eller förbereda en muntlig genomgång med tid avsatt för frågor efteråt. Ambitionsnivån räcker i det här fallet i bästa fall till att uppnå kunskap och förståelse bland medarbetarna vilket enligt Simonsson kan vara tillräckligt. När ambitionen är att skapa ägarskap och handling hos medarbetarna bör dock kommunikationen ske genom dialog. Här behöver det inte vara chefen som sitter inne med ett givet svar utan lösningen kan lika gärna finnas hos medarbetarna. Gruppen får möjlighet att disku-tera kring olika budskaps betydelse och, om graden av dialog ytterligare ökar, även ställa upp mål och föra ett resonemang kring vad som ska göras och hur.

Ekman (2004) menar att det skett en textexplosion med policydokument, handlingsplaner och värderingsskrifter som några exempel. Ofta är det texter som ledningen sätter stor tilltro till men som medarbetarna inte ser så mycket av och ännu mindre bryr sig om. En chef måste ha klarhet i hur de olika texterna ska formuleras för att de ska bli begripliga för de anställda. Enligt Ekman undersöks och tolkas alla texter i det informella småpratet på arbetsplatsen och texterna måste utgå från hur med-arbetarna tänker. För att det ska vara möjligt måste cheferna delta i småpratet på arbetsplatsen. En chef som erhåller förtroende bjuds in i diskussionerna och får på det sättet en inblick i medarbetarnas tanke-gångar. Chefen bör även delta i de informella samtal som äger rum efter att texter presenterats. Det ger en inblick i hur de tagits emot och chefen kan samtidigt förklara beslut och hjälpa till med tolkningar.

5.4 Hälsa och hälsobefrämjande

Enligt AFS 2001:1 kan ohälsa dels gå under medicinska kriterier men det kan även handla om kropps-liga och fysiska störningar som i objektiv bemärkelse inte räknas som sjukdom. Stressreaktioner och belastningsbesvär tillhör den senare kategorin. Hur kraftiga upplevelserna är, varaktigheten och för-mågan till fullständigt tillfrisknande avgör om ohälsa föreligger.

Johnsson, Lugn och Rexed (2003) redogör för en modell där organisationer kan bedriva sitt hälso-arbete på olika nivåer, eller fält. Det röda fältet innebär en reagerande organisation som identifierar sjukdom, vårdar, botar och rehabiliterar. Det gula fältet står för den medvetna organisationen som agerar förebyggande. Ohälsa urskiljs och ohälsofaktorer identifieras för att sedan undanröjas. I det gröna fältet verkar organisationen främjande genom att hälsofaktorer identifieras och förstärks. Lång-siktig framgång kräver att fokus ligger i det gröna fältet samtidigt som situationer i det röda och gula

(28)

fältet hanteras genom att till exempel ta väl hand om de sjuka. ”Det är bättre att göra rätt från början än att efteråt försöka rätta till det som gått snett” (Johnsson et al., 2003, s 29).

I arbetet med att utveckla hälsofrämjande arbetsplatser är de anställdas kompetens en viktig resurs. Genom att låta medarbetarna svara på frågan ”hur ska vi arbeta här för att må bra?” kan en hälsofräm-jande process starta. Ohälsan i dagens arbetsliv är till stor del av psykosocial karaktär och då räcker ofta kompetensen bland medarbetarna långt (Menckel & Österblom i Johansson, Frick & Johansson, 2004).

5.5 Psykosocial arbetsmiljö

Kunskap om hur psykosociala faktorer kan leda till besvär och sjukdomar är viktigt för att skapa för-ståelse inför varför människor i vissa arbetsmiljöer drabbas hårdare än andra. Vetskapen ökar där-igenom förmågan till att agera förebyggande. Kunskap är också viktigt för att öka förståelsen inför de människor som drabbas, inte minst eftersom de medicinska diagnoserna ofta inte kan förklara orsa-kerna till smärtan (Lundberg i Ekman & Arnetz, 2005).

Lennéer Axelsson och Thylefors (2005) menar att det är arbetsgruppen som i störst utsträckning for-mar det psykosociala klimatet på arbetsplatsen. Psykosocialt utgör medarbetarna varandras arbetsmiljö och en bra sådan är beroende av att alla tar ett personligt ansvar för den.

5.5.1 Stress

Stress är en i grunden ändamålsenlig reaktion med ett fördelaktigt syfte där en hotfull situation innebär att organismen mobiliserar extra energi. En människa som utsätts för fara kan till exempel springa fortare, lyfta tyngre och slåss mer effektivt vilket ökar chansen till överlevnad. I det moderna sam-hället har stress fått en helt annan innebörd och betraktas som ett av de största arbetsmiljöproblemen (Håkansson i Zanderin, 2005).

Levi (i Ekman & Arnetz, 2005) menar att den största orsaken till stress är dålig passform mellan män-niska och miljö. Felet behöver varken ligga hos individen eller i miljön utan problemet uppstår i inter-aktionen mellan individ och omgivning.

Ett varaktigt arbetsliv kräver en balans mellan de behov som finns hos de anställda och de krav som arbetet innebär. En organisation måste utformas på ett sätt där medarbetarnas förutsättningar, såväl individuella som sociala, beaktas. Resurserna ska anpassas efter de krav och utmaningar arbetet ställer på de anställda. Bristande resurser kan handla om för lite tid eller otillräcklig kompetens. En obalans mellan krav och förmåga leder till stress och utbrändhet. Liknande reaktioner kan uppstå om indivi-dens möjligheter till att organisera och kontrollera arbetet är begränsade. På många arbetsplatser finns det också individer som upplever sig inlåsta genom att de saknar tillfällen till utveckling och inte har möjligheten att söka sig ett annat arbete (Nordh i Johansson, Frick och Johansson, 2004).

Hög grad av självständighet och kontroll i arbetet har oftast en positiv effekt på hälsan men krävande arbetsuppgifter riskerar också öka påfrestningarna. Delegering av arbetsuppgifter är en process och de som tilldelas ansvar måste också tillhandahålla resurser och tillräckligt med kunskap för att klara av de nya uppgifterna (Lennerlöf i Johansson, Frick & Johansson, 2004).

Svensson Dalgren (2004) menar att det finns två olika slags stressorer och gör en åtskillnad mellan stress knuten till arbetsplatsen och stress i privatlivet. Organisatoriska/arbetsrelaterade stressorer kräver en slags åtgärder och individuella kräver en annan typ. Arbetet med att reducera stress under-lättas genom att chefer och medarbetare har vetskap om vari den uppstår. Exempel på organisatoriska stressorer är omorganisationer, stort informationsflöde, otydliga normer och värderingar, oklara för-väntningar, hög arbetsbelastning, låg arbetsbelastning, ineffektiva möten och otydliga mål.

(29)

Individu-ella stressorer kan bland annat handla om förlust av anhörig, skilsmässa, sjukdom eller skada, att bli arbetslös, pensionering, förändrad ekonomi, förändrat ansvar på jobbet, sjuka förändrar och barn som flyttar hemifrån.

Det är enligt Svensson Dalgren (2004) vanligt att åtgärder arbetas fram på individnivå trots att stress-problemen uppstått på organisatorisk nivå. Det ger inte någon som helst betydelse ifråga om organisa-tionens produktivitet och effektivitet.

Olika former av medmänskligt stöd kan utgöra ett skydd mot ohälsa. Instrumentellt stöd innebär en direkt minskning av hög belastning genom till exempel avbytare för kortare stunder eller hjälp av extra personal. Informativt stöd handlar om att minska oklarheter genom dialog, möjligheter för personalen att dela med sig av erfarenheter samt att kontinuerligt hålla de anställda uppdaterade gällande verk-samheten. Ett värderande stöd innebär att ge medarbetarna vetskap i hur de svarar upp mot krav och förväntningar samt bidra med konstruktiv kritik för att möjliggöra en utveckling. Det känslomässiga stödet tar sig uttryck i att det inom verksamheten finns tid till att lyssna på andras bekymmer, ta dem på allvar samt tillåta känslor (Svärd, Aringer, Baneryd, Frostberg & Kemmlert, 2002).

Människors känslighet ifråga om stress är individuellt betingad och förmågan att skydda sig varierar. Bland ambitiösa, hårt arbetande människor är ett vanligt drag att inte kunna säga nej när kraven blir för påfrestande. Kompetenta människor med ett stort engagemang ser det som oerhört svårt att stå ut med att uppgifter inte blir genomförda. I dessa fall har arbetsledaren en viktig roll genom att stoppa utmattningsprocesser. En företagskultur måste skapas där det inte betraktas som duktighet att jobba övertid och där det inte bara är en rättighet utan även önskvärt med pauser för återhämtning och efter-tanke (Åsberg, Nygren, Herlofson, Rylander & Rydmark i Ekman & Arnetz, 2005).

5.5.2 Alkohol och droger

Ett missbruk av alkohol och droger får effekter på missbrukaren och dennes arbete genom personliga problem och tragedier men även arbetsplatsen påverkas negativt. Personer i missbrukarens närhet drabbas genom att brister i säkerheten uppkommer, arbetsbelastningen ökar och arbetsklimatet för-sämras (Antonsson, 2004).

Arbetsgivaren har ett långtgående ansvar ifråga om arbetsmiljön och är skyldig att ta till alla nöd-vändiga åtgärder för att minimera riskerna för ohälsa och olycksfall. Det gäller också i frågan om före-byggande av alkohol- och narkotikabruk (Hermansson, 2006).

I AFS 1994:1 uppges att arbetsgivaren och gärna tillsammans med arbetstagarna bör utarbeta ett skriftligt handlingsprogram för hur missbruk ska hanteras på arbetsplatsen. Rutinerna kan till exempel innehålla en policy beträffande alkohol- och drogproblem inom organisationen, arbetsgivarens och arbetstagarnas uppgifter i bemötandet av missbrukare, metoder för förebyggande arbete samt informa-tion om vilken beredskap som finns på arbetsplatsen för omhändertagande i samband med missbruk. En policys genomslagskraft tycks vara beroende av hur väl dess innehåll medvetandegörs och accepte-ras av de anställda. Det är därför värdefullt att förmedla vilka bakomliggande motiv som finns till upp-rättandet av alkohol- och drogpolicyn (Hermansson, 2006).

Det är fördelaktigt om preventionsarbete i alkohol- och drogfrågor blir en del av det regelbundna arbetsmiljöarbetet. Det kan handla om årliga utbildningar samt en regelbunden översyn av policy-arbetet. Information och utbildning till samtliga anställda minskar risken för att kollegor ”skyddar” varandra. Medarbetare behöver kunskaper om skyldigheter och möjligheter till att agera när en arbets-kamrat visar tecken på missbruk eller liknande problem (Hermansson, 2006). Ju tidigare ett ingripande sker, desto större är chanserna att personen kommer ur sitt missbruk (Lange, 2002).

Lange (2002) ger exempel på några frågor som ska klargöras genom rutinerna för hantering av alkohol- och drogfrågor på arbetsplatsen: