Små och medelstora företags utmaningar vid lean-implementering

42  Download (0)

Full text

(1)

Swedtrac Railservice AB

Akademin för Innovation, Design och Teknik

Små och medelstora

företags utmaningar vid

lean-implementering

Examensarbete

Grundnivå, 15 hp

Produkt- och processutveckling

Morgan Didriksson

Handledare, Swedtrac Railservice AB: Anders Josefsson Handledare, Mälardalens högskola: Martin Kurdve Examinator: Antti Salonen

(2)

ABSTRACT

The following paper contains a literature review and a case study performed at Swedtrac Railservice AB. The company is active in the railway industry where they used to be a staffing agency before joining the Knorr-Bremse Group, a European-leading manufacturer of brakes for rail and commercial vehicles, but now the company is leading their own projects. As the company became part of the Knorr-Bremse Group they gained access to the lean-based Knorr-Bremse Production System (KPS), which they are implementing in their operations. The purpose of the project for the company has been to create instructions to inform and educate the employees on the lean methods 5S and visual management. In addition to this, a workshop on the lean concept and KPS was performed to create a shared understanding of lean and KPS within the company. With the help of a KPS self-evaluation tool the company's current implementation level of KPS was determined with data gathered through interviews and observations. The academic task was to answer the research questions:

 What are the challenges small- and medium-size enterprises (SMEs) face in their implementation of lean production?

 How can SME handle challenges in lean implementation?

In order to identify the challenges and methods a literature study was performed. To find relevant articles the student focused on scientific articles using Google Scholar and the discovery-tool Primo to find articles about lean implementation on SMEs, company specific production systems (XPS) and challenges during lean implementation.

Through the literature study fourteen challenges where found that could be divided in to four main categories; management, economics, knowledge and corporate culture. In order to handle the fourteen challenges a five step cyclic model was suggested to continuously define and process the challenges as the lean implementation progresses. The second model was intended for lean program managers to ease the resource handling by dividing the

implementation process in to different phases. In that way the program manager can control the resource need trough out each phase.

As a final step in the project the data gathered from the company was compared with the challenges identified through literature study. The student has found that the company's main challenges are within the corporate culture and the knowledge level surrounding Lean and KPS. The student's recommendation to the company is to participate in a lean program such as Produktionslyftet to get started with lean work, and to invest time and resources to educate employees in the lean concept and KPS. Within the Knorr-Bremse Group there is a lot of knowledge and experience wich the company could use.

(3)

SAMMANFATTNING

Följande examensarbete består av två delar, en litteraturstudie och en företagsstudie. Företagsstudien har genomförts hos Swedtrac Railservice AB. Företaget är verksamt inom järnvägsindustrin där de har varit en typ av bemanningsföretag men nu håller på att ställa om sin verksamhet för att driva egna projekt. Företaget ingår i Knorr-Bremse koncernen som är en Europaledande tillverkare av bland annat bromsar till järnvägs och kommersiella fordon så som bussars och lastbilar. I och med att företaget blev en del av Knorr-Bremse koncernen har de fått tillgång till det lean-baserade produktionssystemet ”Knorr-Bremse production system” (KPS) som de nu är i stånd att implementera i sin verksamhet.

Syftet med examensarbetet åt företaget har varit att ta fram ett internutbildningsmaterial för lean-metoderna 5S och dagligstyrning. Som extra moment åt företaget genomfördes en skattning av den rådande implementeringsnivån av KPS samt en introduktionsworkshop om lean-konceptet och KPS för att skapa en gemensam grundförståelse. För att skatta KPS nivån samlade studenten data genom intervjuer och observationer som sedan sammanställdes i skattningsmaterialet KPS Audit – Quick check. Det akademiska syftet har varit att besvara följande forskningsfrågor:

 Vilka utmaningar ställs företag inför vid implementering av lean produktion?  Hur kan företag hantera utmaningar med implementering av lean produktion? För att identifiera utmaningarna och metoder för att hantera dessa genomfördes en

litteraturstudie där studenten sökte artiklar genom skolbibliotekets discovery-verktyg Primo och Google Scholar. Artiklar som ansågs relevanta för studien fokuserade på ämnen som; lean-implementering på SMF, företagsspecifika produktionssystem (XPS) och utmaningar vid lean-arbete.

Litteraturstudien resulterade i identifieringen av fjorton utmaningar med koppling till fyra huvudkategorier; ledning, ekonomi, kunskap och företagskultur. För att hantera de fjorton utmaningarna rekommenderades en cyklisk femstegsmodell för att kontinuerligt definiera och hantera de fjorton utmaningarna allt eftersom lean-arbetet fortskrider. Den andra modellen var till för den som ska leda ett lean-implementeringsprogram och går ut på att dela upp arbetet i implementeringsfaser. Genom att göra detta underlättas resursfördelning och fokusering i de olika implementeringsmomenten.

Det sista momentet i arbetet var att jämföra den data som inhämtats från företaget med de utmaningarna som identifierats genom litteraturstudien. Som resultat kunde studenten konstatera att företagets huvudsakliga utmaningar är inom kategorierna företagskultur och kunskapsnivån kring lean och KPS. Studentens rekommendation till företaget är att delta i ett lean program som ”Produktionslyftet” för att komma igång med arbete och att de investerar tid och resurser för att utbilda medarbetarna i inom lean konceptet och KPS. Inom Knorr-Bremse koncernen finns mycket kunskap och erfarenhet som företaget har möjlighet att ta del av.

(4)

FÖRORD

För mig har examensarbete varit en mycket lärorik och insiktsgivande resa där jag fått möjligheten att ställa mina kunskaper på prov och visa vad jag har lärt mig under min tid på Mälardalens högskola. En av de många insikter jag kommit fram till under arbetets gång är att den utbildning jag fått ta del av vid högskolan är högst aktuell ute i arbetslivet, där företaget blir allt mer medvetna om nödvändigheten att utvärdera sig själva och sina processer för att hänga med i den flexibla världen vi lever i. Min förhoppning är att rapportens innehåll kan vara till stöd åt företaget i sitt fortsatta lean arbete.

Jag vill tacka de anställda på Swedtrac Railservice AB och Anders Josefsson för möjligheten att ta del av deras verksamhet och utmaningar, trots det omfattande arbetet som omställningen från bemanningsföretag till fristående producenter inom järnvägsindustrin innebär för

företaget. Jag vill även tacka Niklas Olsson på MITC som tog sig tid att vara med som stöd vid workshopen.

Avslutningsvis vill jag tacka Martin Kurdve som handlett det akademiska arbetet och försett mig med material och tips vid skapandet av utbildnings- och workshopmaterialet som använts på företaget.

(5)

Innehåll

1 INLEDNING ... 1

1.1 BAKGRUND ... 1

1.2 PROBLEMFORMULERING ... 1

1.3 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ... 2

1.4 AVGRÄNSNINGAR ... 2

2 ANSATS OCH METOD ... 3

2.1 FORSKNINGSMETOD ... 3

2.1.1 Litteraturstudie ... 3

2.1.2 Företagsstudie ... 4

3 LITTERATURSTUDIE ... 6

3.1.1 Fördelar med lean produktion ... 6

3.2 VAD ÄR ETT XPS ... 7

3.2.1 XPS principer ... 9

3.2.2 XPS metoder, tekniker och verktyg ... 11

3.3 UTMANINGAR VID LEAN IMPLEMENTERING ... 12

3.4 HANTERING AV LEAN IMPLEMENTERING ... 15

3.5 RESULTATAVLITTERATURSTUIDEN ... 17 3.5.1 Utmaningar ... 18 3.5.2 Hantering ... 18 4 FÖRETAGSSTUDIE ... 19 4.1 FÖRETAGET ... 19 4.1.1 KPS ... 19 4.2 UPPDRAG ... 20 4.3 DATAINSAMLING ... 21 4.3.1 Observationer ... 21 4.3.2 Intervjuer ... 22

4.4 KPSAUDIT –QUICK CHECK ... 24

4.5 WORKSHOP ... 24

4.5.1 5S ... 26

4.5.2 Dagligstyrning ... 27

4.6 RESULTATAVSTUDIEN ... 28

4.6.1 KPS Audit – Quick check ... 29

5 ANALYS OCH DISKUSSION ... 31

5.1 ANALYS... 31

5.2 DISKUSSION... 32

6 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ... 34

6.1 SLUTSATSER ... 34

6.2 REKOMMENDATIONER ... 34

7 KÄLLFÖRTECKNING ... 35

(6)

FÖRKORTNINGAR

ENVA Essential non value added

EPEI Every part, every time

FIFO First in, first out

FMEA Failure mode and effect analysis

IDT Akademin för Innovation, Design och Teknik

JIT Just-in-time

KB Knorr-Bremse

KPI Key performance indicator

KPS Knorr-Bremse production System

MDH Mälardalens högskola

MITC Mälardalen Industrial Technology Center

NVA Non-value added

PDCA Plan, do, check, Act

PL1 Produktionslyftet fas 1

Rex Rail excellence

RPN Risk priority number

SJ Statens järnvägar

SME Small- and medium-size enterprise

SMED Single minute exchange of die

SMF Små & medelstora företag

TPM Total productive maintenance

VA Value added

VSD Value stream design

VSM Value stream mapping

(7)

1 INLEDNING

Det har blivit allt vanligare bland företag inom olika sektorer och länder att använda sig utav lean-produktion (Marodin & Saurin, 2014). Liker (2009) definierar lean-produktion som en filosofi där man strävar efter att avlägsna eller reducera allt slöseri inom sin verksamhet. Inom lean-produktion menar man att allt som inte är av värde för kunden är slöseri (se figur 1).

Figur 1 Slöseri inom ett värdesystem (Liker, 2009)

En lean-utövare strävar efter att skapa en dragande produktion med enstyckesflöde och hög flexibilitet i produktionen. Inom lean arbetar man även aktivt med sin företagskultur för att skapa en miljö där alla medarbetare ständigt försöker förbättra sig och sina processer (Liker, 2009).

Anledningen till att Toyota blivit så framgångsrika i sitt arbete med lean bygger på deras filosofi som de själva kallar ”The Toyota Way” som består av 14 principer och utgör den grund som produktionssystem ”Toyota production system” (TPS) vilar på. TPS är det dokument där de har samlat alla de metoder och verktyg som de använder för att uppmuntra och bidra till att medarbetare kontinuerligt försöker förbättra sina processer och reducera allt slöseri (Liker, 2009). Netland (2012a) och Liker (2009) konstaterade att produktionssystem med ursprung ur lean-filosofin är mer än bara en verktygslåda för att hantera processer, det handlar också om att utveckla företagskulturen.

Lean-konceptet har även spridit sig till små och medelstora företag (SMF) (Zhou, 2012). Enligt Europeiska unionens och kommissionens rekommendation (2003/361/EG) definieras SMF som företag med färre än 250 anställda och en årsomsättning under 50 miljoner euro.

1.1 Bakgrund

Studien är genomfört hos företaget Swedtrac Railservice AB, som är beläget på två orter; Tillberga och Hagalund. I april 2013 blev företaget en del av Knorr-Bremse (KB) Group och de har ställt om sin verksamhet från bemanning och uthyrning till att själva driva projekt och producera. För att bibehålla sin marknadsledande status och för att stärka sin position har KB utvecklat ett eget lean-baserat produktionssystem, Knorr-Bremse Production System (KPS), som Swedtrac Railservice AB nu ska implementera i sin verksamhet.

1.2 Problemformulering

Vilka faktorer påverkar ett företags lean implementering och finns det metoder för att hantera dessa?

(8)

1.3 Syfte och frågeställningar

Examensarbetets akademiska syfte var att besvara frågeställningen:

 Vilka utmaningar ställs företag inför vid implementering av lean-produktion?  Hur kan företag hantera utmaningar med implementering av lean-produktion? Det företagsspecifika syftet med arbetet har varit att skapa ett utbildningsmaterial om lean-produktion och innehållet i KPS utifrån företagets rådande implementeringsnivå.

1.4 Avgränsningar

Den akademiska avgränsningen har varit att fokusera på lean-implementeringen hos SMF. De företagsspecifika avgränsningarna var att skapa en kortfattad introduktion till lean och ett utbildningsmaterial för 5S och Dagligstyrning.

(9)

2 ANSATS OCH METOD

I det inledande skedet av examensarbetet ringde studenten till företaget med förhoppning om att hitta ett passande projekt att använda som examensarbete, där studenten får möjligheten att använda sin teoretiska kunskap på ett praktiskt vis. Efter samtalet med företaget bjöds

studenten in att besöka företaget och ta del av deras verksamhet samt diskuterade olika projekt företaget uppfattade som passande examensarbeten. Studenten presenterade de olika projektmöjligheterna för handledaren på högskolan där man fattade beslutet att fokusera på företagets implementering av lean-produktion.

Studenten och den akademiska handledaren bjöds tillsammans med en representant från Mälardalen Industrial Technology Center (MITC) in till företaget för att diskutera

examensarbetet och skapa avgränsningar för att både företagets och högskolans mål med arbetet skulle uppfylla. Högskolans mål med examensarbetet var en generalisering om vilka utmaningar företag ställs inför vid lean implementering och hur dessa utmaningar kan hanteras för att säkerställa att implementeringen lyckas. Målet som företaget hade för examensarbetet var ett utbildningsmaterial kopplat till företagets produktionssystem som de skulle kunna använda vid internutbildning samt en skattning av deras nuvarande

implementeringsnivå av sitt produktionssystem.

När avgränsningarna var fastställda fick studenten genomgå en säkerhetsutbildning hos företaget för att få vistas vid spårområdet och inom produktionen. För att snabbt sätta sig in i företagets verksamhet spendera studenten en vecka på halvfart i produktionen. Efter

praktikveckan spenderade studenten sin tid på företaget med att samtala med de anställda och följa olika processer och aktiviteter i syfte att samla data inför en kommande skattning av företagets implementeringsnivå av KPS. Verktyget som användes vid skattningen hette KPS Audit – Quick Check, där tanken var att man skulle kunna skapa sig en företagas

övergripande nulägesbild av KPS implementering genom att besvara 83 frågor om KPS arbetet med hjälp av en fyrgradig skala.

Som sista moment hos företaget genomförde studenten, med stöd av en representant från MITC, en kombinerad workshop och lean-introduktion där företaget fick presenterat för sig vad lean handlar om med material hämtat från Likers bok ”The Toyota way: Vägen till

världsklass” samt en översiktlig presentation av innehållet i KPS. Totalt deltog åtta

representanter från olika avdelningar inom företaget i det första momentet som var en

introduktion till lean och KPS, därefter kvarstannade fyra representanter; produktionschefen, produktionsledaren och två projektledare, för att diskutera KPS och vart arbetet ska inledas samt hur de ska gå tillväga.

2.1 Forskningsmetod

2.1.1 Litteraturstudie

I syftet att identifiera vilka utmaningar som finns kopplat till lean-implementering

genomfördes en litteraturstudie. För att finna vetenskapliga artiklar användes skolbibliotekets discovery-verktyg Primo samt Google Scholar. För att en artikel skulle bedömas som relevant till litteraturstudien satte studenten krav på att artiklarna skulle beröra områden som lean-implementering på små och medelstora företag (SMF), produktionssystem med kopplingar till produktion (XPS) eller att artiklarna fokuserar på utmaningar relaterade till

(10)

lean-handledaren med tips på artiklar kopplade till ämnet. Sökord som användes var; lean

implementation, SME, lean risks, managing lean och company specifik production system.

2.1.2 Företagsstudie

För att samla in data vid företagsstudien har studenten använt sig utav aktionsforskning på det viset som Rönnerman (2004) definierar aktionsforskning, där forskaren i samarbete med en praktiker försöker förändra verksamheten. Med denna typ av forskning har man tillgång till forskarens generella kunskap inom området och de analytiska instrument denna besitter i kombination med praktikerns detaljkunskap. Skillnaden mellan aktionsforskning och idealforsking är att ideala forskningen är en form av opartisk, distanserad och kritisk reflektion där resultaten inte ska kunna påverkas av någon, de slutsatser och resultat en forskare når ska en annan forskare också komma fram till genom att följa samma metod som föregångaren.

Den forskare som tillämpar aktionsforskning tar istället initiativ, är delaktig och driver förslag tillsammans med praktikern. Detta medför att forskningsprocessen vid

aktionsforskning blir svår att upprepa och nå exakt samma resultat som föregångaren

Rönneman (2004). Rönnerman (2004) anser att det inte finns någon vinning med att separera praktiker och teoretiker från varandra utan menar att det istället kan vara mer givande att låta de olika parterna dra lärdom av varandra, där praktikern eller företaget har möjligheten att exempelvis lära sig en utvecklingsmetod som kan tillämpas på flera områden inom

verksamheten, och forskaren får möjligheten att dra lärdom och generera ny kunskap från teorins tillämpning i praktiken.

Vid aktionsforskning använder sig forskaren av två huvudsakliga metoder för att samla in data, observationer och intervjuer (Rönnerman, 2004 & Kothari, 2004). Med hjälp av

observationer har forskaren möjligheten att skaffa sig ett utifrånperspektiv på verksamheten och kan se hur man använder utrustning och verktyg samt hur kommunikationen går till. Hjälpmedel att använda vid observationer är olika typer av inspelnings eller fotograferings utrustning som gör det möjligt att se samma process/händelse flera gånger utan att behöva befinna sig på plats i verksamheten, med fotografier får man även en ”före-bild” av

verksamheten som man kan jämföra med efter genomförda förändringar (Rönnerman, 2004). En nackdel med att inhämta data genom observationer är att det är en dyr metod i förhållande till mängden data som går att inhämta (Kothari, 2004).

Studenten nyttjade denna metod genom att befinnas sig på företaget vid upprepade

tillfällen under fyra månaders tid och studerat verksamheten med ett utifrånperspektiv i syfte att se vilka metoder och principer medarbetarna arbetade utifrån samt hur man

kommunicerade med varandra. De observationer som gjordes vid dessa tillfällen nedtecknades på plats i ett skrivblock. Vid en rundvandring hos företaget var både den akademiska handledaren och en representant från MITC med inför att examensarbetets avgränsningar skulle bestämmas. Både den akademiska handledaren och representanten från MITC har erfarenheter från att tidigare ha handlett flera företag i sitt lean-arbete och kunde fungera som bollplank för studentens reflektioner från gjorda observationer.

Den andra metoden som ofta används inom aktionsforskning är intervjuer. Denna metod ger forskaren möjligheten att samla in data kring hur människor känner och tycker om

verksamheten. För att underlätta datainsamling vid interjuver kan det vara smidigt att använda sig av inspelningsutrustning (Rönnerman, 2004). Kothari (2004) bryter ned interjuver i två kategorier, strukturerade och ostrukturerade, och konstaterar att ostrukturerade intervjuer

(11)

används ofta i utforskande och utvecklande forskningsstudier. Vid ostrukturerade intervjuer används inte någon på förhand bestämd frågeordning eller metod för hur svaren ska

dokumenteras, detta medför att den som intervjuar får en större frihet att ställa följdfrågor och kan välja vilka svar som ska sparas.

Studenten använde ostrukturerade intervjuer i syfte att samla in data kopplat till hur mycket de anställda på förtaget känner till om lean-konceptet och företagets

produktionssystem samt hur de känner för företagets arbete och utveckling. För att säkerställa att data inhämtad från intervjuerna var rättvis och inte bara representerade en enskild

medarbetares åsikt, så intervjuades flera olika operatörer och arbetslagsledare i de olika verkstäderna samt administrativa medarbetare från olika avdelningar. Vid själva

intervjutillfället antecknades inte de svar som respondenterna gav utan dessa skrev studenten ned vid senare tillfälle där återkommande teman/svar/åsikter betonades.

(12)

3 LITTERATURSTUDIE

3.1.1 Fördelar med lean-produktion

Zhous (2012) genomförde en enkätundersökning av Lean-implementering bland SMF i USA, ur undersökningen går det att se en positiv trend bland SMF som genom gått ett lean-program eller börjat tillämpa lean-metoder i form av ökad produktivitet och effektivitet. Man har även observerat en ökning i kundnöjdhet och en minskning av lager- och tillverkningskostnader. I undersökningen noterades att områden som inte påverkades av lean-implementeringen var inköpskostnader och produktutveckling, en orsak till detta kan vara att många SMF inte utvecklar sina egna produkter (Zhou, 2012).

Ett program som finns i Sverige är Produktionslyftet som baserar sitt arbete på lean-filosofin där man strävar att nå kontinuerlig förbättring och skapa ett långsiktigt tänkande som i slutändan kommer att stärka förutsättningarna för lönsam produktion i Sverige

(Produktionslyftets, 2017). Hellsmark & Olsson (2012) utvärderade Produktionslyftet effekt på SMF, utvärderingen innefattade 48 SMF som genomgått det som inom Produktionslyftet kallas fas 1 (PL1). I utvärderingen jämfördes PL1 företagen med 907 referensföretag med avseende på nio områden (Omsättning, Antal anställda, Omsättning per anställd,

Lageromsättningshastighet, Årets resultat, Årets resultat per anställd, Vinstmarginal, Förädlingsvärde per anställd och Soliditet) mellan åren 2007–2011, Resultatet sammanfattades enligt figur 2.

Figur 2 Sammanfattning av trenderna (Hellsmark, H. & Olsson, M., 2012)

Utifrån sammanfattningen går det att konstatera att PL1 företagen förbättrat vinstmarginal, förändringsvärde per anställd och soliditet mer än referensföretagen under samma period (Hellsmark, H. & Olsson, M., 2012).

När ett företag nått en viss nivå av lean-implementering skapas behovet att involvera sitt företags försörjningsnätverk (leverantörer, distributörer och kunder) i lean-arbetet för att identifiera fler förbättringsmöjligheter och på så vis fortsätta utvecklas och effektiviseras.

(13)

Med ökad förståelse och kunskap inom lean har globala företag möjligheten att expandera sitt lean-arbete till SMF som ingår i de globala företagens försörjningsnätverk, detta har bidragit till att allt fler SMF har börjat använder sig av lean-produktion, antingen av eget val för att bibehålla sin konkurrenskraft eller för att stora företag de levererar till pressar dem till att använda lean. Den största drivande faktorn vid lean-implementering hos SMF är reduktion av kostnader, i sin undersökning fann Zhou (2012) att kostnadsfaktorn stod för 94 % av

respondenternas orsak till att man implementerade lean. Andra faktorer som drivit på lean-implementeringen var:

 Ökning av utnyttjandegraden på fabrik eller verkstad  Effektivisering av service

 Förbättra vinstmarginalen

82,4 % av respondenterna i undersökningen svarade att man implementerade lean-metoder för att bibehålla sin konkurrenskraft som litet företag. Utifrån undersökningen konstaterades att stora företag lägger fokus och energi på att utveckla sitt försörjningsnätverk och de upplever en ökad tillväxt av företaget efter arbetet, medan SMF som implementerat lean tenderar istället att isolera sitt lean-arbete till processer och aktiviteter inom företaget istället för att arbeta med försörjningskedja (Zhou, 2012). Utmaningar som kan begränsa implementering av lean för ett SMF utgörs av vilka finansiella medel man har till förfogande, hur

företagskulturen är samt vilken tillgång man har till lean-metoder och verktyg (Zhou, 2012). Fogliatto et al., (2014) tolkar Stone (2012) som konstaterat att ekonomiska och

kunskapsrelaterade faktorer är en avsevärt mindre begräsning för stora företag då de ofta har mer resurser och kunskap.

3.2 Vad är ett XPS

Med inspiration från Toyotas lean-framgång med sitt produktionssystem TPS pekar Netland (2013) på den rådande trenden bland tillverkare att utveckla företagsspecifika

produktionssystem (XPS) där X ofta är företagsnamnet följt av ”Production System”. Företagens ledningar är övertygade om att man genom att anamma och skräddarsy TPS till den egna verksamheten kommer att stärka företagets konkurrenskraft, XPS trenden är speciellt populär bland multinationella företag som genomgått en snabb globaltillväxt det senaste decenniet. Netland (2013) tolkar Anada et al., (2009) att denna trend uppstått ur att företagen har en önskan att skapa dynamiska förmågor som i förlängningen hjälper företaget att bibehålla sin konkurrenskraft.

Ahlström et al., (2009) har tagit fram en generellmodell de kallar ”Svenska huset”(figur 3) för att avbilda hur ett XPS är uppbyggt. Denna liknelse används även av Toyota i Liker (2004) som beskrev TPS som ett system, likt ett hus, där alla delar behövs för att vara stadigt. Ahlströms et al., (2009) och Kurdve et al., (2014) identifiera sex byggstenar som utgör ett produktionssystem;

A. Grunden utgörs av företagets kärnvärden och värderingar där hela företaget har en gemensam vision och alla strävar efter samma mål

B. För att kunna skapa förutsättningar för kontinuerligt förbättringsarbete behövs stabila processer som gör det möjligt att vidareutveckla arbetet på ett strukturerat vis

C. Kärnan i XPS är lagarbete och ständiga förbättringar, genom att alla medarbetare förstår hur de bidrar till att företaget når sina mål skapas en känsla av delaktighet som

(14)

tillsammans med lagarbete och samarbete driver på önskan att nå kontinuerliga förbättringar

D. Den ena pelaren på huset representerar kvalitet i varje led, där man strävar efter att bygga in kvalitet i varje process så att inga fel eller defekter går vidare i produktionen E. Den andra pelaren innefattar den förbrukningsstyrda produktionen som innebär en

strävan att bara tillverka det som behövs, när det behövs i ett kontinuerligt flöde Den sista delen som ingår i ett XPS är taket, där målen man strävar efter finns.

Kurdve et al., (2014) betonar deras vikt för att ett XPS ska fungera och visar på hur värderingar och vision (A) representerar det tänkta slutmålet man ska nå med principer som ingår i produktionssystemet. Principerna tillämpas genom användandet av de verktyg,

tekniker och metoder som beskrivs, för att se att man når rätt resultat med metoderna används KPIer för att följa upp alla aktiviteter. Krudve et al., (2014) poängterar att lean-program använder sig av självutvärderingssystem för att identifiera de ”främsta” metoderna och teknikerna.

Figur 3 Svenska huset "XPS" (Ahlström et al, 2009)

Kurdve et al., (2014) illustrerade de olika beståndsdelarna inom lean-filosofin enligt figur 4. Högst upp finns värden och principer som utgör ett regelverk. Metoderna innehåller de verktyg som används i processerna och resultatet är de mätvärden och KPI som används för att analysera och utveckla de effektiviseringar som genomförs. Pilarna på högersida av figur 4 visar förbättringsarbetet från ett ledningsperspektiv (Top-down) som drivs av värderingarna och principerna, pilarna på vänstersida visar förbättringsarbetet ur ett operatörsperspektiv (Bottom-up) där operatörerna är drivande i förbättringsarbetet genom utvärdering och effektivisering av processer och metoder.

(15)

Figur 4 XPS innehållet ur Kurdve et al., (2014)

3.2.1 XPS principer

I ett försöka att skapa en modell för vilka principer som ingår i ett produktionssystem genomförde Netland (2012a) en studie där trettio industriföretags respektive XPS jämfördes för att se hur unika de egentligen är. Ur de trettio XPS presenterades totalt 396 principer, dessa fick plats i 32 redan tidigare existerande principer från litteraturen och 14 nya principer (markerade med *), se figur 5.

(16)

Figur 5 Huvudprinciper från 30 XPS, (Netland, 2012a)

Från Netland (2012a) går det att konstatera att det finns 11 populära principer som förekommer i minst hälften av de trettio produktionssystemen, dessa var:

 Standardiserat arbete 93 %  Kontinuerliga förbättringar på 83 %  Total kvalitet 77 %  Dragande produktion 70 %  Flödesorientering 67 %  Värdeflödet 67 %  Involvering av medarbetare 63 %  Visualisering 60 %  Kundfokus 57 %

 Stabila- & robusta-processer 50 %  Hantering av arbetsplatsen 50 %

(17)

3.2.2 XPS metoder, tekniker och verktyg

När värderingarna och principerna är fastställda behöver företaget utveckla/välja de metoder och verktyg de ska använda för att arbeta enligt sina principer. En vanlig lean-metod är 5S som skapar förutsättningar för robusta processer, standardiserat arbete och Jidoka.

5S (sortera, strukturera, städa, standardisera och skapa vana) och går ut på att skapa ordning och reda på arbetsplatsen genom att avlägsna allt som inte behövs för processen (sortera), därefter ordnar man allt som är nödvändigt på ett sådant sätt att man snabbt ser de material och verktyg som behövs, det man använder mest ska vara lättast att komma åt (strukturera). Därefter skapar man en städplan för hela arbetsplatsen som innefattar alla medarbetare och alla ytor (städa). När detta är gjort har man skapat en standard, där man inom arbetslaget har bestämt vad man behöver, vart det ska vara och hur det ska se ut på

arbetsplatsen (standardisera). Det sista S:et handlar om att fortsätta arbeta enligt den standard man kommit överens om för att bibehålla effekten av att ha sorterat, strukturerat, städat och standardiserat arbetsplatsen, utifrån sin standard kan man sedan hitta förbättringspunkter som gör standarden ännu bättre (skapa vana) (Liker, 2009).

En av pelarna i XPS-huset utgörs av förbrukningsstyrd produktion (figur 3) och uppnås genom att tillämpa principen JIT, som går ut på att man producerar rätt produkt, i rätt tid, till rätt pris med rätt kvalitet. Detta uppnås med hjälp av en dragande produktion där man

använder sig av metoden takt-tid för att bestämma hur snabbt man behöver arbeta för att leverera i rätt tid till kunden. För att säkerställa att material kommer till processerna i rätt tid används kanban-metoden, där man lämnar en materialbeställning när man nått en viss

lägstanivå för att kunna fortsätta processen. När beställningen når den som tillverkar/försörjer processen så inleder de sin egen process för att leverera nytt material JIT så att den

beställande produktionen inte stoppar (Liker, 2009).

Värdeflödeskartläggning är en princip för att analysera och söka efter

förbättringsmöjligheter inom företagets material-, information- och process-flöde. Principen går ut på att jämföra värdeskapande tid med icke värdeskapande tid. Värdeflödeskartan sträcker sig från kunden hela vägen uppströms till leverantörerna (Liker, 2009).

Den andra pelaren i XPS-huset står för kvalitet i varje led (figur 3), lean-princip Jidoka går ut på att bygga in kvalitet i processerna och skapar en miljö där den som uppmärksammar en avvikelse stoppar processen. Några metoder för kvalitetshantering inom lean är Andon, som är en form av visuellt verktyg för att informera om statusen på en maskin eller process, ofta med hjälp av ljussignaler (grön, gul & röd) för att alla runt om ska vara medvetna om vad som händer. För att begränsa den mänskliga faktorn tillämpas Poka-joke där man antingen fysiskt eller mekaniskt hindrar felmontering eller att fel går vidare i processen. När

kvalitetsavvikelser uppstår stoppas processen och arbetet för att finna grundorsaken till avvikelsen inleds, en metod för detta är fem ”Varför?”, där man söker efter grundorsaken till fel genom att fråga varför tills det inte går att finna fler svar (Liker, 2009).

Netland (2012b) konstaterar att implementeringen av ett XPS inte handlar om den fysiska teknologin i huvudsak, utan snarare om att skapa ett gemensamt tänk och en företagskultur där alla medarbetare är öppna för att genomföra effektiviseringar och förändringar.

(18)

3.3 Utmaningar vid lean-implementering

Zhou (2012) konstaterade att när ett företag ska ställa om sin verksamhet från det traditionella arbetssättet till att börja arbeta enligt lean-principer ställs man inför både interna och externa utmaningar. Zhou (2012) hänvisar till Panizzolo (1998) som delade in lean-utövandet i sex områden, fyra interna:

 processer och utrustning

 tillverkning, planering och kontroll  personal och resurser

 produktdesign och två externa:

 leverantörsrelation  kundrelation

Det är viktigt att förstå lean-filosofin och konceptet för att en organisation ska kunna dra full nytta av sitt arbete med implementeringen. Om man har en bristfällig förståelse kan detta påverka de beslut företaget fattar, hur de applicerar metoder och tekniker samt det slutliga resultat som når. Zhou (2012) slutsats från undersökning var att de största utmaningarna vid lean-implementering är lednings- och personal-faktorer. För att leda företag genom

kulturförändringar och hantera personalmotsättningar behöver företag inleda sitt lean-arbete med rätt attityd och en korrekt förståelse för vad de ger sig in på. Företag behöver även ha en tillräcklig förståelse för de verktyg och metoder som behövs för att åstadkomma en ordentlig implementering av lean på sin verksamhet (Zhou, 2012).

I en litteraturstudie genomförd av Marodin och Saurin (2014) identifierades 14 utmaningar vid implementering av lean-produktion enligt nedan:

R1. Människor tappar motivationen efter några år R2. Brist på tekniskt kunnande hos stödfunktionerna R3. Brist på personal- eller finansiella resurser R4. Brist på kommunikation inom företaget R5. Svårigheter att se finansiella fördelar R6. Mellannivå chefer ger för litet stöd R7. Chefer på toppnivå ger för lite stöd R8. Brist på stöd på verkstadsgolvet

R9. Operatörer är osäkra på att genomföra nya arbetsuppgifter

R10. Operatörer är oroliga över att förlora sina arbeten p.g.a. effektiviseringar

R11. Operatörer känner inget ansvar för att använda lean-metoder för att lösa problem R12. Ledningen saknar tekniskt kunnande och skicklighet för att vägleda

lean-implementering

R13. Bibehåller inte förbättringar på medellång och lång sikt

R14. Svårigheter att uppehålla tempot i de pågående lean-aktiviteterna

Utifrån resultatet av litteraturstudien genomfördes en undersökning där 57 respondenter från 39 stycken olika företag deltog. Dessa respondenter ombads att rangordna de 14 utmaningarna från 0 (ingen utmaning) till 5 (stor utmaning). Resultatet från undersökningen gjorde att Marodin och Saurin (2014) kunde gruppera utmaningarna i tre områden:

(19)

G1 ’Ledning av lean-implementeringsprocessen’: R1, R2, R4, R5, R12, R13 & R14 G2 ’Stöd från topp- och mellannivå chefer’: R3, R6 och R7

G3 ’Involvering av verkstadspersonal’: R8, R9, R10 och R11

I sin fältstudie fann Marodin och Saurin (2014) samband mellan utmaningarna inom de olika grupperna. I första gruppen (G1) såg de att R12 medförde R9 då företagsledningen varit otydlig med vilka mål de hade med lean-arbetet och operatörerna visste inte vad de skulle åstadkomma. Dessa utmaningar bidrog till R5 och R14 då ledningen fattade beslut för att nå kortsiktig ekonomisk vinning istället för att fortsätta satsa på de långsiktiga förbättringarna.

I den andra gruppen (G2) hade R7 och R6 en stor påverkan på lean-implementeringen då företagets mål inte kopplades samman med implementeringsprocessens mål. Marodin och Saurin (2014) menar att bristen på stöd från topp och mellannivå chefer kan begränsa den tiden som anställda har att ta del av och tränas i det nya arbetssättet.

På den sista nivån (G3) var R10 en stor faktor då företaget tidigare hade sagt upp personal efter att en produktionscell etablerats, en följdeffekt av detta blev R8 vid

implementeringsarbetet då operatörer var ovilliga att komma med förbättringsförslag eller delta i förbättringsprojekt. Två andra stora risker i denna grupp var R11 och R9 då allt

förbättringsarbeten tidigare genomförts av en speciell enhet på företaget som inte involverade operatörerna i förbättringsarbetet. De sista två utmaningarna förvärrade R8 ytligare då

operatörer saknade förståelse och inte inkluderades i lean arbetet (Marodin & Saurin, 2014). I en kvalitativ undersökning Marodin och Saurin (2014) genomförde ombads

respondenterna att värdera varje utmaning från den tidigare listan från 0 (ingen utmaning) till 5 (hög utmaning). Från underökning konstaterades att de två högst värderade utmaningarna vid implementering var R11, operatörerna känner inget ansvar för att tillämpa lean-metoder för att lösa problem, och R3, brist på personal- eller finansiella-resurser. Utifrån undersökningens resultat skapades ett relationsdiagram för att se hur olika utmaningar beror av varandra, analysen resulterad kan ses i figur 6 nedan. I studien konstaterades att många av de utmaningar som identifierats kunde härledas till bristen på tillvägagångsätt vid

(20)

Figur 6 Relationsdiagram ur Marodin & Saurin (2015)

Achanga et al (2006) genomförde en litteraturstudie och intervjuer med tio SMF där de identifierade vilka faktorer som påverkat implementationen av lean-produktion.

Underökningen resulterade i fyra huvudfaktorer; ledarskap, ekonomi, kunskap, och företagskultur.

Inom ledningskategorin finner man utmaningar som kan bestå i att ledningen saknar tekniskt kunnande och skicklighet för att vägleda lean-arbetet, man ger inte rätt stöd och kan inte bibehålla tempot i implementeringsarbete samt att man riskerar att falla tillbaka i gamla metoder och arbetssätt (Marodin & Saurin, 2015 & Achanga et al, 2006).

Utmaningar kopplade till företagskulturen kan vara att man har problem med segregering och kommunikationen inom företaget och att man inte känner något ansvar att tillämpa nya metoder och arbetssätt (Marodin & Saurin, 2015). Huvudprincipen med lean-produktion är det kontinuerliga förbättringsarbetet och strävan efter att bli bäst inom sitt operationsområde (Liker, 2009). Zhou (2012) pointerar därför att det är av stor vikt att man etablerar en positiv lean-kultur som sträcker sig genom hela företaget där alla anställda på alla nivåer involveras i förbättringsarbetet.

Utan rätt kunskap ställs företag inför utmaningar som att det nödvändiga stödet från supportfunktioner uteblir, medarbetarna ser inte de ekonomiska fördelar som medföljer lean-aktiviteterna, personal kan vara osäkra på vad de nya metoderna och verktygen innebär samt att man kan uppleva oro över att tillslut bli utan arbete på grund av effektiviseringar (Marodin & Saurin, 2015).

Den ekonomiska faktorn är en kritisk del av alla typer av projekt, vid lean-implementering kan företag behöva anlita konsulter eller skicka personal på utbildning för att ta sig an och genomföra implementeringen (Achanga et al, 2006). Denna faktor är större hos SMF

implementeringsarbete i förhållande till stora företag som ofta har tillgång till mer kapital än SMF (Stone, 2012 genom Fogliatto et al., 2014).

(21)

3.4 Hantering av lean-implementering

För att underlätta för företag att inleda sitt lean- och effektiviseringsarbete finns ett nationellt program för Svenska företag att bli effektivare. Programmet heter Produktionslyftet och baserar sitt arbete på lean-filosofin där man strävar att nå kontinuerlig förbättring och att skapa ett långsiktigt tänkande som i slutändan kommer att stärka förutsättningarna för lönsam produktion i Sverige (Produktionslyftet, 2017). Programmet har en arbetsmetod som kallas ”sneda vågen” där arbetet sker i tre faser. Den första fasen handlar om att skapa en

samförståelse och drivkraft hos ledningsgruppen. I den andra fasen bygger man förståelse för lean-konceptet och inleder ett pilotprojekt. och i den tredje och sista fasen sprider man arbetet vidare från pilotprojektet och stabiliserar arbetet över resten av företaget (Produktionslyftet, 2014).

Stora företag som har utvecklat egna XPS och ska implementera dessa på sin globala verksamhet utvecklar egna program för detta, Netland (2012b) genomförde en studie för att undersöka hur globala XPS program ser ut. I sin studie konstaterade Netland (2012b) att ett XPS program går att dela in i fyra faser (figur 7).

Figur 7 Implementeringsfaser (Netland, 2012b)

Första fasen är etableringen av implementeringsprogrammet hos företaget, där företaget syftar till att skapa ett så färdigt och genomtänkt XPS som möjligt för att minimera mängden

förvirring vid lansering ut till organisationen. När ett dotterbolag ska anamma det globala XPS till sin verksamhet behöver även de gå igenom fas 1 för att tolka innehållet till sin egen verksamhet, i denna fas uppnås ingen operativ effekt utan etablerar bara XPS inom företaget (Netland, 2012b).

Andra fasen är omstrukturering, i denna fas behöver dotterbolaget fysiskt ställa om sin verksamhet om de tidigare opererat i enlighet med massproduktion eller funktionslayout för

(22)

att exempelvis kunna producera enligt JIT. Utöver layoutförändringar behövs standarder för arbetsplatserna och processerna utvecklas, ofta genom tillämpning av 5S (Netland, 2012b).

Tredje fasen innehåller kontinuerliga förbättringar, dessa förbättringar fokuserar på de standarder som utvecklats i fas två och fortsätter för att skapa processer och metoder som är bäst för företagets verksamhet. I den tredje fasen är det avgörande att alla medarbetare deltar i förbättringsarbetet och företagskulturen behöver skapa de nödvändiga förutsättningarna för medarbetarnas möjlighet att komma med förbättringsförslag. Under denna fas behöver ledningens hängivelse till implementeringen vara konstant och oförändrad, även vid personalrotationer (Netland, 2012b).

Den fjärde och sista fasen är processinovation, och i denna slutliga fas av

implementeringsarbetet har företaget nått världsklass och når nya förbättringar genom att uppfinna nya processer och metoder. Företag som lyckas med detta är företag som kan nyttja alla de anställdas gemensamma kunskap, därför är det viktigt att alla medarbetare får

möjligheten att samla kunskap och kompetens i de föregående faserna (Netland, 2012b). I figur 7 står gravitation med som en faktor på y-axeln, detta illustrerar organisationers ovilja att förändras och strävan att återgå till gamla standarder (Netland, 2012b). För att motverka detta menar Netland (2012b) att företag har två verktyg, standarder och

företagskultur. Genom att utveckla standarder med starkt stöd inom företagskulturen skapas möjligheten att utveckla verksamheten och sträva efter att skapa världsledande processer.

Vid implementeringen av ett XPS är det inte meningen att XPS programhanteraren ska vara den ledande kraften, utan det ska komma från företagets ledning och anställda. Detta gör att träning och utveckling av de anställda är avgörande för att skapa den kunskap och förmåga som krävs för att XPS arbetet ska lyckas (Netland, 2012b).

Netland (2012b) har utvecklat en modell för att underlätta för programhanterare genom att dela upp implementeringsarbetet i olika projektsteg (implementeringsfaser). Efter att den programansvarige har genomfört den första fasen och etablerat programmet hos företaget kommer företaget klar av de nästkommande tre faserna på egen hand med stöd av den programansvarige som kommer kunna reglera resurser till respektive fas i arbetet. Netland (2012b) menar att varje fas innehåller många aktiviteter men att de som visas i figur 8 är avgörande för ett framgångsrikt XPS implementeringsprogram.

(23)

För att hantera de risker som nämnts tidigare i rapporten vid implementeringen av lean-produktion har Marodin och Saurin (2015) tagit fram en modell som bygger på tre

antaganden:

 Det går att skapa en godtyckligt generaliserbar lista över möjliga utmaningar vid lean--implementering genom litteraturstudier likt Marodin och Saurin (2014).

 Vilka utmaningar som finns, hur dem påverkar varandra och hur stor påverkan de har på implementeringen varierar från fall till fall.

 Det kan underlätta att analysera och förstå sambandet mellan utmaningarna för att kunna kontrollera och rangordna dem.

Utifrån dessa antaganden har Marodin och Saurin (2015) tagit fram en cyklisk

femstegsmodell för att kontinuerligt analysera och kontrollera utmaningar vid lean-arbetet då utmaningarna och deras förutsättningar ändras allteftersom lean-implementeringen fortsätter (figur 9). Modellens fem steg är:

1. Beskriv sammanhanget där utmaningen återfinns 2. Identifiera utmaningen

3. Analysera utmaningarna med avseende på sammanhang och inverkan

4. Analysera sambandet mellan de olika utmaningarna och rangordna dessa med hjälp av ’interpretive structural modelling’ (ISM)

5. Diskutera resultatet från datainsamlingen och utveckla en strategi för att hantera de identifierade utmaningarna.

Figur 9 Modell för att hantera utmaningar vid lean implementering (Marodin & Saurin, 2015)

Modellen är mer än bara ett verktyg för chefer att analysera och prioritera sitt arbete med lean-implementation, den är även tänkt att användas för att samla in data för att skapa ett teoretiskt underlag för framtida lean-implementering på andra företag och verksamheter. Genom modellen får företag tillgång till metoder för att beskriva och identifiera samband mellan de utmaningar som medföljer lean-implementering samt hur dessa förändras under företagets fortsatta implementeringsarbete (Marodin & Saurin, 2015).

3.5 RESULTAT AV LITTERATURSTUIDEN

1 2 3 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5

(24)

Från litteraturstudien går det att konstatera att SMF kan dra nytta av att implementera lean i sin verksamhet (Hellsmark, H. & Olsson, M., 2012).

3.5.1 Utmaningar

De primära områdena som utmaningar vid lean-implementering kan återfinnas är; ledning, ekonomi, kunskap och företagskultur. De ekonomiska utmaningarna gäller i förstahand SMF som inte har tillgång till samma ekonomiska medel stora företag kan ha tillgång till. De kunskapsrelaterade utmaningarna kan vara en bidragande faktor till de utmaningar som finns inom ledning av lean-arbetet. Med en företagskultur som inte är öppen för nya metoder och lösningar riskerar eventuella förbättringsarbeten att förlora sin verkan och arbetet kommer att återgå till tidigare arbetssätt (Achanga et al, 2006, Marodin & Saurin, 2015 & Zhou, 2012).

3.5.2 Hantering

Företag kan ta del av ett program likt Produktionslyftets, eller att använda ett eget lean-program. Netlands (2012b) modell för implementeringsarbetet kan användas i syfte att

underlätta resurshanteringen och arbetsfördelningen för den programansvarige. Med modellen ansvarar den programansvarige för att etablera XPS programmet hos föregetsanställda i den första fasen, därefter tar den programansvarige ett steg tillbaka och agerar som support för det fortsatta implementeringsarbetet så att de anställda själva får driva och förverkliga

implementeringsarbetet.

Vid det fortsatta lean-arbetet kan Marodin och Saurins (2015) cykliska femstegsmodell användas för att kontinuerlig identifiera och hantera de olika utmanar som lean-arbetet medför, genom att kontinuerligt hantera sitt lean-arbete minskas risken för inaktivitet och stillestånd i lean-utvecklingen hos företaget.

Netland (2012b) och Produktionslyftet (2014) förespråkar behovet av att sprida kunskap och utbilda personal på alla nivåer inom företaget för att de ska lyckas med sitt lean-arbete och bli en lärande organisation, detta bör enligt Netland (2012b) ske så tidigt som i fas 1 och 2 i XPS programmet.

I nästkommande kapitel genomförs en företagsstudie där den rådande lean-implementeringsnivån hos företaget har skattats, resultatet från skattningen jämförs tillsammans med studentens observationer och intervjuer med den teori som tagits upp i litteraturstudien. Utöver skattningen har även en utbildnings workshop genomförts hos företaget i syfte att skapa en gemensam förståelse för lean-konceptet och KPS.

(25)

4 FÖRETAGSSTUDIE

4.1 Företaget

Studien är genomfört hos företaget Swedtrac Railservice AB, som är beläget på två orter; Tillberga och Hagalund, med ca.130 anställda. Företaget grundades 1998 och var det första privata bolaget på den avreglerade järnvägsmarknaden i Sverige. Verksamheten har hela tiden varit fokuserat inom järnvägsindustrin med uppdrag i egna lokaler, uthyrning av arbetskraft till externa kunder, trafikuppdrag via företagets egna trafikutövartillstånd samt uthyrning av lokoperatörer. När företaget år 2013 blev en del av KB Group, som är en global koncern med fokus på tillverkning av bromsar för järnvägsfordon och lastbilar, blev de en starkare aktör på marknaden. Med KB i ryggen har de ställt om sin verksamhet från bemanning och uthyrning till att själva driva projekt och producera. Denna studie har genomförts på verksamheten i Tillberga där man i huvudsak arbetar med modifiering, driftsättning och testning av tåg och lok. I och med att företaget ingår i KB Group har de fått tillgång till KPS (figur 10) som alla företag inom koncernen ska arbeta enligt.

4.1.1 KPS

I taket av KPS huset återfinns koncernens vision för verksamheten, att bli bäst i klassen med avseende på verksamhetsområde, processer och produkter för tåg och kommersiella

fordonssystem (Knorr-Bremse Group, 2015). De mål alla KPS utövare ska strävar efter är:  Kortast ledtider

 Högst produktivitet  Högst flexibilitet

(26)

 100 % leveranssäkerhet  Inga defekter

De två pelarna som håller taket uppe är de principer arbetet inom KPS planeras utifrån. Den första pelaren symboliserar produktiviteten som uppnås genom tillämpningen av Just-In-Time (JIT) principen, alla processer och aktiviteter inleds när de finns ett behov längre fram så att den tjänst eller produkt som ska levereras kommer fram i rätt tid, i rätt volym, till rätt pris med rätt kvalitet. Den andra pelaren står för kvalitetsarbetet som säkras genom användandet av Robusta processer, där KPS bygger in kvalitet i alla steg och skapar en miljö där man stoppar verksamheten och åtgärdar avvikelser så snart de uppmärksammas (Knorr-Bremse Group, 2015).

Kärnan i KPS husets verksamhet är det kontinuerliga förbättringsarbetet som uppnås genom att involvera medarbetarna i förbättringsarbetet och skapar en miljö där alla strävar efter samma mål, att effektivisera processer och aktiviteter inom verksamheten genom att ständigt reducera/eliminera slöserier (Knorr-Bremse Group, 2015)..

Grunden som huset står på utgörs av de tre kärnmetoderna:  utjämnad produktion; mellan de olika produkttyperna

 standardiserade arbetssätt; genom att finna de bästa metoderna eller arbetssätten och säkerställa att alla följer dessa så skapas en förutsägbar verksamhet där

förbättringsmöjligheter går att finna och utvärderas.

 5S och visuell ledning; 5S tillämpas för att strukturera och effektivisera arbetsplatsen samt skapa en säker och trevlig arbetsmiljö för samtliga medarbetare. Det visuella ledarskapet görs med syfte att underlätta för alla medarbetare att finna material och verktyg samt att informationsflödet inom verksamheten effektiviseras med dagliga möten med tydliga agendan och visualiserade mätetal.

Inom KPS är värdeflödet genom alla processer en av de absoluta grundstenarna, där

värdeflödet mäts och analyseras för att skapa en klar bild av verksamheten och processernas status. Utifrån värdeflödeskartläggning skapas en ny värdeflödesdesign där det tänkta bästa värdeflödet identifieras och används som ett mål med effektiviseringen av processerna(Knorr-Bremse Group, 2015).

I botten av KPS huset är de key performance indicators (KPI) som hela verksamheten strävar efter att alltid uppnå. För att säkerställa att verksamheten följer KPS och arbetar på ett korrekt viss används olika Audit verktyg för självutvärdering och benchmarking med andra KPS utövare inom KB (Knorr-Bremse Group, 2015).

4.2 Uppdrag

Syftet med studien åt företaget har varit att ta fram ett utbildningsmaterial för KPS principerna 5S och Dagligstyrning, utöver detta har studenten genomfört en skattning av företagets rådande KPS implementeringsnivå samt hållit i en workshop i syfte att skapa en gemensam grund för lean och KPS förståelsen inom företaget.

(27)

4.3 Datainsamling

Som nämnts i metodkapitlet har studenten använt sig utav intervjuer och observationer för att samla data hos förtaget.

4.3.1 Observationer

Företaget är uppdelat i fyra byggnader:

 Huvudbyggnaden; innehåller ledningens kontor, mellannivå kontorslandskap och produktionsverkstad med åtta spår.

 Motorvagnhallen; produktionsverkstad med fem spår samt ett kontor.  Lagret var placerat i en egen byggnad i anslutning till huvudbyggnaden och

vagnhallen.

 Svarven, enaxlad svarv för justering av hjulen (en av fem anläggningar i Sverige) Vid rundvandringar i företagets verkstadslokaler syntes det tydligt att företaget varit verksamt i många år då golven och färgmarkeringar var slitna. Det var även mycket utrustning och material spridda i de olika verkstadslokalerna, både från tidigare projekt men också för

pågående projekt. När material lämnades av från lagret till respektive produktionslinje ställdes pallen eller lådor med material i anslutning till det tågset utrustningen beställts till. Utöver företagets egen verksamhet hyrdes även vissa spår ut till andra företag som även de bidrog till material och utrustningsvolymen.

Mellan de olika spåren i lokalerna var utrymmet begränsat då det behövs ett säkerhetsavstånd så att tågen inte kolliderar med något när de shuntas in och ut från

verkstäderna. Dessa avstånd var markerade med linjer på marken i anslutning till spåren samt runt arbetsplatserna för att säkerställa att alla går på de ytor som det är tillåtet i syfte att undvika person- och materialskador. Gångarna var även uppmärkta på kartor inom

byggnaderna där det illustrerades var man fick gå för att ta sig mellan de olika byggnaderna, dessa linjer syntes dock inte när man var ute mellan byggnaderna.

Verktyg som operatörerna använde förvarades i slutna verktygsvagnar, där varje operatör hade tillgång till en vagn oberoende av arbetsuppgift. Då arbetsuppgifterna var av

hantverkstyp hade operatörerna tillgång till i princip samma verktyg och en del bra-att-ha grejer för alla olika processer. Tyngre utrusning som skruvdragare eller liknande maskiner som behöver ställas in eller förberedas användes sällan.

I den del av produktionen som studenten spenderade sin praktik rådde en inofficiell

arbetsfördelning mellan operatörerna som specialiserat sig på vissa processer, bland annat var det en operatör som renoverade alla nödöppningshandtag till varje tågset och tre operatörer hjälptes åt att trä på nya tätningslister till dörrarna när dessa kom tillbaka från målning.

Varje arbetsdag inleddes med ett morgonmöte på ca 15 min där operatörerna samlades runt en mötestavla för att gå igenom:

 arbetsmoment som genomfördes igår

 arbetsmoment som ska genomföras under dagen  närvaro/frånvaro

(28)

Vid dessa möten deltog majoriteten av operatörerna varje gång, vissa mornar hände det att vissa operatörer genomförde förberedelser istället för att delta. Mötena genomfördes av arbetslagledaren för varje arbetslag. Efter att mötet avslutats påbörjade operatörerna dagens arbete och arbetslagledaren gick vidare för att delta på ett till möte på linjenivå där alla de andra arbetslagledarna deltog och produktionsledaren höll i mötet. På linjemötet skrevs brister och behov upp på en whiteboard där en ansvarig utsågs för varje aktivitet och ett slutdatum bestämdes för när aktiviteten skulle vara avklarad.

Då företagets administrativa behov ökade i och med omställningen mot att driva egna projekt har de rivit ut ett gym de haft i anslutning till verkstaden i huvudbyggnaden och konverterat denna yta till ett öppet kontorslandskap.

Inom den administrativa delen av företaget var arbetstempot högt då de utvecklade nya metoder och processer för hela verksamheten, inte bara orderplanering och inköp utan kvalitetsorganisationen, marknadsföring, reklamationer och HR/HSE processerna var också under revidering, detta gjorde att administrativ personal ofta var uppbundna i möten.

I det fristående lager som just hade upprättats och skulle börja användas under

examensarbetets gång var användandet av det visuella ledarskapet tydligt. Alla hyllor och förvaringsytor/lådor var märkta med både text och färgkombinationer. Alla aktiviteters ytor var färgmärkta beroende på process. Personalen hade just varit iväg på utbildning på ett stort lager där de fått insikt i JIT och plockningsmetoder.

Ledningens kontor befann sig på den översta våningen av huvudbyggnaden, här var lokalerna ljust inredda och beroende på funktion hade man antingen ett eget kontor eller delade med flera, dessa kontor var försedda med stora rutor både mot korridoren men också ut.

Fikarummen på alla avdelningar var välstädade och skötta med tidningsställ på väggarna och en ljus och inbjudande atmosfär. På väggarna fanns blanketthållare med blanketter för olika administrativa ärende som härstammade från tiden innan företaget etablerade sitt nya ledningssystem.

4.3.2 Intervjuer

När studenten frågat om operatörerna kände till lean och KPS var det flera operatörer som svarade att de kände igen termen lean men var inte säker på vad det innebär. Vissa operatörer sa att de hört talas om 5S. KPS var det i ingen som kände igen mer än att det hade något med KB att göra.

Vid intervjuer med operatörerna i de olika verkstäderna var det ett flertal som menade att de inte förstod syftet med morgonmötena som genomfördes inför varje arbetspass, man ansåg att dessa var slöseri med tid då de själva ändå visste vad de gjort igår, vilka som var lediga och vad man skulle göra idag. Om cheferna ville vet hur läget var på verkstadsgolvet kunde de komma ned och kolla själva. De utryckte även en känsla av att företagets ledning inte engagerade sig tillräckligt i verksamheten då de sällan kommer ned på ”golvet”.

På frågor om avvikelsehantering och förbättringsförslag svarade operatörerna att om några avvikelser uppstår så meddelar man arbetslagledaren som får fatta beslut om hur man ska göra sedan är det avklarat, de nämner att det finns ett system som man kan skriva in avvikelser i men att det är något som arbetslagledaren gör. De hade tidigare en satsning på

(29)

förbättringsarbeten där företaget bjöd på tårta när ett visst antal förbättringsförslag kommit in. Detta hade genererade många förslag men nästan inga blev genomförda. Operatörerna

upplevde att kommunikationen uppåt i organisationen är bristfällig och att de idéer och förslag som genereras på golvet inte tas på allvar alla gånger. Flera operatörer medger att de gör sitt jobb men inte känner sig manad att komma med förbättringsförslagförslag längre.

När lagerpersonalen intervjuats om lean så hade de en viss uppfattning om vad de gick ut på då de precis varit på utbildning i plockning och lagerhantering där lean-metoder användes. De kände inte till KPS.

När arbetslagledarna intervjuats om de dagliga mötena så delgavs en tydlig förståelse för att de var ett sätt för dem själva men också produktionsledaren att hålla sig uppdaterade om verksamheten och de hinder eller behov som uppstår. Genom att ses en stund på morgonen samlar arbetslagledaren in frågor och avvikelser från operatörerna som sedan kan tas vidare uppåt i organisationen utifall det behövs mer resurser för att lösa dessa. Vid dessa möten får arbetslagledaren en uppdatering på hur arbetet med tidigare avvikelser går.

Vid frågor kring avvikelsehantering och förbättringsärende visar en arbetslagledare upp det program som används för att rapportera in brister och avvikelser. I huvudsak användes

programmet för att rapportera in avvikelser kopplat till personalenssäkerhet och större brister, om en nymonterad tryckknapp inte fungerade vid slutkontrollen inför att tågsetet ska levereras byter man ut tryckknappen, gör om testet och kastar den trasiga tryckknappen utan att följa upp mera.

De medarbetar som intervjuats på mellannivå inom företaget har arbetat inom

produktionsplanering, kvalitet, HSE. De flesta av dem medger att de hört talas om lean och har varit i kontakt med det på något vis. När studenten frågat om KPS är det bara personal kopplade till produktionen som svara att de hört talas om det och produktionsledaren har fått i uppgift att ansvara för KPS arbetet på företaget i och med att det kommer att anställas flera produktionsledare som den fösta kommer att bli chef över och på så vis få möjligheten att engagera sig mer åt KPS arbetet hos företaget.

Vid intervjuer med ledningspersonal har man utryckt en viss förståelse om vad lean

handlar om men att man är i behov att skaffa sig mer kunskap och en fördjupad förståelse. De har även skapat sig en uppfattning om vad KPS är och att det kommer att påverka hela

företaget. Ledningen förklarade att företagets lean-implementering och anammandet av KPS är avgörande för företagets fortsatta verksamhet, där de hade som mål att bli ett

föregångsföretag inom lean som andra aktörer inom KB och järnvägsindustrin kan använda för benchmarking.

Från ledningsnivån poängterar man att det blir mycket möten som binder upp personalens tid då de håller på att utveckla nya processer och rutiner för hela verksamheten. Utöver detta arbete så hade de även planerat renovering och restaurering av verkstadslokalerna där alla ytor skulle markeras upp enligt KPS standarden för olika aktiviteter, i samband med detta kommer fasta platser för material och lager skapas.

Något som också kom fram i intervjuer var att man upplevade viss frustration att använda det nya ledningssystemet då de inte har någon tidigare erfarenhet att arbeta med liknande system tidigare samt att de inte hade haft tid att genomgå något fördjupad utbildning i programmet.

(30)

4.4 KPS Audit – Quick check

Med de data som samlats in från observationer och intervjuer fyllde studenten i den Excelmall som ingick i självskattningsmaterialet. Excellmallen delade in KPS-arbetet i två kategorier, ledarskap och värdeflöde. Varje kategori innehöll ett antal underrubriker där man grupperade frågor om aktiviteter vid KPS implementeringen. På ledarskaps nivå fanns frågor om:

 KPS-organisationen  Värdeflödes orientering  Målfokus  KPS-kvalifikationen  KPS-infrastrukturen  KPS-audit

 Ledning av verkstadsgolvet på fabriksnivå

Under värdeflödeskategorin grupperades frågor i enlighet med KPS-husets, där underrubrikerna var:

 KPS-grunder  JIT

 Personal och kvalifikationer  Reduktion av slöseri

 Robusta processer

 Värdeflödes kartläggning och design  Ledarskap

För att få en bild över vart företaget befinner sig idag använde man sig av en fyrgradigskala (0, 40, 70 eller 100 %) för att besvara de olika frågorna inom varje.

0: Börja definiera standarder 40: Förbättra och bevara standarder

70: Börja genomföra kontinuerliga förbättringar 100: Kontinuerliga förtätningsprocesser genomförs

Beroende på hur hög gradering varje fråga fått inom respektive underrubrik presenteras en total procentsats för den delen av KPS-arbetet i slutet av Excelmallen.

4.5 Workshop

För att sätta igång implementeringsarbetet av KPS och lean hos företaget genomfördes en workshop där tjugoåtta anställda hos företaget och en representant från MITC bjöds in att delta under en förmiddag. Av de tjugoåtta inbjudna från företaget hade bara åtta möjligheten att delta på grund av en schemakrock. Workshopens genomförande var uppdelat i två delar, den första delen var en allmän information om lean-produktion och Toyota Production

System (TPS). Innehållet i denna del hämtades från Liker (2009), där lean-filosofin definieras som strävan att eliminera alla typer av slöserier i sina processer, att skapa mer värde för mindre arbete. Toyota identifierade 7+1 slöserier:

1. Överproduktion - tillverka mer eller tidigare än vad som behövs 2. Väntan - på material/underhåll motsv.

(31)

3. Omarbete - reparationer och omarbete som inte tillför något värde för kund 4. Lager - att lagra mer än vad som är nödvändigt

5. Transporter - onödiga transporter

6. Rörelse - onödiga rörelser när medarbetarna utför sina jobb 7. Överarbete - att göra mer arbete än vad kunden kräver +1. Medarbetarnas outnyttjade kreativitet

Anledningen till att Toyota lyckats så bra med lean arbetet är deras företagsfilosofi, The Toyota way. som består av fjorton principer fördelade på fyra områden (figur 11) och utgör grunden som företagets produktionssystem, TPS, står på (Liker, 2009).

Figur 11 Toyotas 4P modell (Liker, 2009)

Efter lean- och TPS-introduktionen presenterades innehållet i KPS och vad de olika områdena inom produktionssystemet innebär som avslutades med studentens åsikter kring vilka

företagets första åtgärder böra vara, dessa delar har utelämnats från rapporten av sekretesskäl. Den andra delen av workshopen var avsedd för personal ur produktionen i första hand då företaget har tänkt introducera KPS metoderna i produktionen i ett första steg för att sedan sprida produktionssystemet vidare inom företaget. Materialet som användes i den andra delen av workshopen var det utbildningsmaterial som studenten tagit fram för 5S och

Dagligstyrning följt av en öppen diskussion där fyra av de anställda ur produktionen ad det innebär för dem samt vad deras behov är för att komma igång med arbetet.

(32)

4.5.1 5S

5S är en av de metoder som används inom lean-filosofin som skapar förutsättningarna för robusta processer, standardiserat arbete och Jidoka

 Sortera - Frigöra en yta där man kan sortera all material i tre högar; Behöver, Osäker & Onödig. När detta är gjort kontrollerar man materialen i "Osäker" högen

tills det bara är två högar kvar; Behöver och Onödig. Onödiga materialen tas bort från arbetsplatsen och skickas antingen till förråd där det är lätt att hitta igen eller

kasseras. Saker som används varje dag ska vara kvar på arbetsstationen, saker som används ibland placeras i närheten utanför arbetsstationen.

Då man sorterat bort onödigt material och verktyg får man en renare och trevligare arbetsplats som i sin tur minskar skaderisken då det inte ligger överblivet material på arbetsplatsen.

 Systematisera - All utrustning ska tydligt markeras och de som används mest frekvent ska vara lättast att komma åt. All nödvändig utrustning och material ska ha en bestämd plats.

När allt har en bestämd plats underlättas städning och rengöring. Innan utrustning återlämnas på sin plats ska den rengöras och ses över med avseende på skador.

 Städa - Inled med att städa av allt inom den gemensamma ytan och arbetsstationen. Bestäm en realistisk nivå för städning och ta fram checklistor och scheman för att upprätthålla denna. Städutrustning ska vara tillgänglig på en angiven plats. Under städning tittar man efter eventuella felaktigheter eller avvikelse och åtgärdar dessa på en gång eller noterar det i en handlingsplan (dagligstyrningstavla).

Genom att hålla rent blir det lättare att hitta avvikelser och fel samt att det är trevligare och säkrare att arbeta där det är ordning.

 Standardisera - Fördela ansvarsområden där det tydligt framgår vem som ska göra vad. Beskriv när, var och hur man ska göra (arbetssätt). Skapa en standard för varje

arbetsområde och exemplifiera den i form av bilder och/eller checklistor. Avvikelser sticker ut när det inte är enligt standarden.

Genom att ha en tydlig standard vet alla vad som förväntas av dem och alla vet hur man ska bibehålla ordningen.

 Skapa vana - Arbeta enligt de regler och standarder som fastställts och att avsätta tid åt 5S arbete, till exemplet 5min/dag, 60min/vecka. Samla inspiration och kunskap genom studiebesök och seminarier (gäller för både operatörer och administrativ personal). Utse ansvariga för att uppdatera standarder och rutiner. håll regelbundna utvärderingsmöten för att förbättra rutiner och standarder, uppdatera information på anslagstavlor så att den är korrekt. 5S-arbete måste vara ett ledningsbeslut och drivas aktivt av ledningen. Gemensamma rutiner är en förutsättning för att kunna upprätthålla en effektiv och god arbetsmiljö. Resurser som exempelvis en summa pengar per arbetslag och år bör avsättas för 5S-arbete.

Figure

Figur 1 Slöseri inom ett värdesystem (Liker, 2009)

Figur 1

Slöseri inom ett värdesystem (Liker, 2009) p.7
Figur 2 Sammanfattning av trenderna (Hellsmark, H. & Olsson, M., 2012)

Figur 2

Sammanfattning av trenderna (Hellsmark, H. & Olsson, M., 2012) p.12
Figur 3 Svenska huset "XPS" (Ahlström et al, 2009)

Figur 3

Svenska huset "XPS" (Ahlström et al, 2009) p.14
Figur 4 XPS innehållet ur Kurdve et al., (2014)

Figur 4

XPS innehållet ur Kurdve et al., (2014) p.15
Figur 5 Huvudprinciper från 30 XPS, (Netland, 2012a)

Figur 5

Huvudprinciper från 30 XPS, (Netland, 2012a) p.16
Figur 6 Relationsdiagram ur Marodin & Saurin (2015)

Figur 6

Relationsdiagram ur Marodin & Saurin (2015) p.20
Figur 7 Implementeringsfaser (Netland, 2012b)

Figur 7

Implementeringsfaser (Netland, 2012b) p.21
Figur 8 Avgörande aktiviteter vid XPS programhantering (Netland, 2012b)

Figur 8

Avgörande aktiviteter vid XPS programhantering (Netland, 2012b) p.22
Figur 9 Modell för att hantera utmaningar vid lean implementering (Marodin & Saurin, 2015)

Figur 9

Modell för att hantera utmaningar vid lean implementering (Marodin & Saurin, 2015) p.23
Figur 10 KPS huset (Knorr-Bremse Group, 2015)

Figur 10

KPS huset (Knorr-Bremse Group, 2015) p.25
Figur 11 Toyotas 4P modell (Liker, 2009)

Figur 11

Toyotas 4P modell (Liker, 2009) p.31
Figur 12 Resultat av KPS audit 13/03–2017

Figur 12

Resultat av KPS audit 13/03–2017 p.35
Figur 13 Resultat av KPS audit 13/03-2017

Figur 13

Resultat av KPS audit 13/03-2017 p.36

References

Related subjects :