Akademin för Innovation, design och teknik
Återanvändning av information i
ABB Robotics beställnings- och
konfigureringsdatabas BusinessOnline
Utbildningsmaterial Business Beställning OnlineK
ar
tlä
g
g
n
in
g
Analys
P
ro
to
ty
p
An vä ndar testUppdra
g
E
nk
ä
t
Runa Luthardt, 076-2673926 KIT158
Sammanfattning
ABB Robotics är ett globalt industriföretag som utvecklar, tillverkar och säljer robotar med styrsystem och programvara till olika industrier över hela världen. Varje enskild produkt finns dokumenterad i någon form av teknisk beskrivning, användardokumentation, säljmaterial och/eller utbildningsmaterial.
Via beställnings- och konfigureringsdatabasen BusinessOnline (BOL) får ABB Robotics interna produktchefer och säljare, och externa kunder tillgång till produktinformation om beställbara optioner och funktioner för robotar. Databasen fungerar som en global informationskälla för företagets säljare och kunder som finns i hela världen.
För att effektivisera hanteringen av informationsmaterial i BOL funderar ABB Robotics över följande frågor: • Hur kan ett globalt industriföretag som ABB Robotics öka återanvändningen av sitt informationsmaterial
mellan olika avdelningar och projekt?
• Vilken information är intressant att återanvända?
I detta examensarbete inom Informationsdesign vill jag finna svar på dessa frågor och använder mig därför av en iterativ utvecklingsprocess. Metoden baserar sig på idén av en progressiv förädlingsprocess av en produkt i tre olika faser och jag använder denna metod för att beskriva processen i mitt projekt genom:
• Kartläggning av företagets befintliga informationsmaterial och undersökning av användarbehovet för informationsmaterialet.
• Precisering av möjliga lösningar och förslag på gränssnitt för ABB Robotics databas BOL som innehåller relevant information.
• Utprovning av förslaget i ett användartest och intervju.
Efter kartläggningen visade den genomförda undersökningen att användarna i BOL önskar information från produktspecifikationer som innehåller tekniska beskrivningar av robotens optioner och funktioner, och material från produktutbildningen som ger en mer säljinriktad upplysning om robotens optioner och funktioner. De olika förslag som jag utvecklade för att presentera information i BOL hade sin utgångspunkt i enkäten där BOL-användare ansåg att de två informationskällorna innehöll viktig information för att kunna genomföra ett bra arbete. De tidiga förslagen testades av två personer på det lokala kontoret och det slutgiltiga förslaget testades genom en utprovning av prototypen och en intervju med en BOL-användare i Österrike. Denna utprovning visade att BOL-användaren hade lätt att hitta viktig information och intervjun visade att de två
informationskällorna var de som var mest relevanta i beställnings- och konfigureringsprocessen.
Keywords
Innehållsförteckning
Innehållsförteckning... 1 1 Inledning ... 1 1.1 Bakgrund... 1 1.1.1 Termbeskrivning ... 1 1.2 Beskrivning av uppdraget... 1 1.3 Syfte ... 2 1.4 Problemformulering ... 2 1.4.1 Frågeställning ... 2 1.5 Teoretiska utgångspunkter ... 2 1.6 Målgrupp... 3 1.7 Metod ... 3 1.7.1 Examination (Undersökning) ... 3 1.7.2 Definition (Precisering)... 4 1.7.3 Creation (Kreation) ... 4 1.8 Metod för utprovning ... 4 1.9 Litteratur... 41.10 Tidigare relevant forskning ... 4
1.11 Avgränsningar ... 5
2 Projektets genomförande... 6
2.1 Kartläggning av den tillgängliga informationen... 6
2.2 Planering av enkäten ... 6
2.3 Kvantitativ undersökning med hjälp av enkäter ... 6
2.3.1 Innehållsdiskussion och utformning av enkätfrågor... 6
2.3.2 Sammanställning av enkätfrågorna ... 7
2.3.3 Missivbrev... 7
2.3.4 Enkätens granskningsmöte med projektledaren ... 7
2.3.5 Översättning av enkäter... 8
2.3.6 Påminnelse ... 8
2.3.7 Tackkort ... 8
2.3.8 Sammanställning och utvärdering av svar från enkäterna... 8
2.4 Analys av resultat från enkäten ... 8
2.5 Resultatets relation till arbetsprocessen ... 11
3 Utprovning och utvärdering ... 12
3.1 Val av metod för utprovningen ... 12
3.2 Begränsningen i utprovningen ... 12
3.3 Beskrivning och utprovning av prototypen ... 13
3.4 Utprovning och utvärdering av sista prototypen ... 16
3.5 Diskussion... 16
3.6 Resultat och slutsats ... 17
3.7 Slutord... 18
Referenslista litteratur ... 20
Referenslista Internet ... 20 Bilagor
Bilaga 1, Beskrivning av ABB Robotics användardokumentation Bilaga 2, Beskrivning av material för utbildning
Bilaga 3, Enkäten
Bilaga 4, Sammanställning av kommentarer från enkäten Bilaga 5, Utvärdering av enkäten
Bilaga 6, Flödesschema
1 Inledning
1.1 Bakgrund
ABB Robotics är ett globalt industriföretag som utvecklar, tillverkar och säljer robotar med styrsystem och programvara till olika industrier över hela världen. Varje enskild produkt finns dokumenterad i någon form av teknisk beskrivning, användardokumentation, säljmaterial och/eller utbildningsmaterial; en process som kräver stora insatser för att hålla informationen och dokumenten uppdaterade.
För att göra all produktinformation tillgänglig för ABB Robotics interna produktchefer och säljare, och externa kunder har företaget skapat en beställnings- och konfigureringsdatabas som heter BusinessOnline (BOL). BOL är ett webbaserat gränssnitt som är i produktion sedan 2003 och kallas även för BusinessOnline Web front-end.
Termen ”Web front-end” betyder webbaserat gränssnitt och förkortas ibland som WFE. 1
BOL erbjuder ABB Robotics produktchefer, säljare och kunder ett användargränssnitt med olika användningsmöjligheter. I BOL får användaren tillgång till ABB Robotics databas över
dokumentation/produktinformation, och kan exempelvis hitta information om produktens tillgänglighet och beställningsstatus eller konfigurera produkter och göra beställningar.
Databasen fungerar som en global informationskälla och därför är det av stor betydelse att alla användare som söker information har tillgång till dokumentation eller produktinformation. Företagets säljare och kunder finns i hela världen varför all information som publiceras i BOL måste vara tillgänglig för användare i respektive land. Utöver säljare och kunder arbetar även ABB Robotics produktchefer och tekniska skribenter med att ta fram och uppdatera information som sedan publiceras i databasen. Dessa produktchefer och tekniska skribenter ansvarar för innehåll och hantering av information och behöver kunna arbeta effektivt, varför utvecklingen av databasen är viktig i många avseenden.
1.1.1 Termbeskrivning
Jag använder mig av ett antal termer som jag beskriver kort i det här kapitlet.
• BusinessOnline (BOL) är ABB Robotics beställnings- och konfigureringsdatabas och namnet förkortas som BOL. I rapporten kommer jag i fortsättningen att använda mig av förkortningen BOL.
• Informationsmaterial, -enheter och produktinformation avser dokument som existerar inom företaget ABB Robotics och inkluderar produktspecifikationer, annan produktdokumentation,
utbildningsmaterial, krysslistor, ritningar eller animations- och filmmaterial om produkter. • Med BOL-användare avses användare som arbetar i BOL med syfte att göra beställningar och
konfigureringar av robotar.
• Nyckelanvändare är BOL-användare som använder BOL varje dag eller varje vecka. I rapporten vänder jag mig främst till nyckelanvändare.
• Användaren konfigurerar roboten vilket betyder att hon/han kan välja mellan ett antal olika funktioner och tillbehör när hon/han beställer en robot. Olika funktioner och tillbehör är optioner som samlas i en optionslista. Listan innehåller mekaniska val för manipulatorn (till exempel robottyp och färgval), anslutningskablar, styr- och drivsystemsvarianter, programvaror och kommunikationsoptioner. • Med applikation menas att varje robot utför ett speciellt arbete i verkstaden. Exempel på applikationer
är svetsning, plockning eller packning.
• Återanvänd information är sådan information som existerar i form av tryckt material och som ska integreras i det digitala databassystemet.
1.2 Beskrivning av uppdraget
I mitt examensarbete har jag som uppdrag från ABB Robotics att undersöka vilken produktinformation företaget kan återanvända för att förbättra och effektivisera användarens tillgång till produktinformation i den digitala beställnings- och konfigureringsdatabasen BOL. Tillsammans med min handledare Stefan F. på ABB Robotics har jag formulerat en uppdragsbeskrivning. I uppdraget ingår att göra en kartläggning över ABB Robotics befintliga produktinformation och dokumentation (se bilagor 1-2). Utifrån kartläggningen undersöker jag vilken information BOL-användare behöver när de gör beställningar eller konfigureringar på robotar i
1
http://inside.abb.com/cawp/GAD00635/8DF0143E7B094EB785256C1500481587.aspx?e=us&ep=1&rm=1 (Tillgängligt 2008-07-03)
2
databasen. Undersökningen gör jag med hjälp av en enkät som jag skickar ut till 30 nyckelanvändare i BOL. Efter sammanställningen av svaren i enkäten gör jag en utvärdering för att fastställa vilka behov BOL-användare har. Utvärderingen ligger till grund för att utarbeta ett förslag på hur produktinformation ska presenteras i BOL för att förbättra och effektivisera användarens tillgång till denna information. Ett användningstest med en nyckelanvändare ska visa om och hur förslaget fungerar.
Mitt uppdrag är att ta fram ett förslag på hur information om ABB Robotics produkter kan presenteras i BOL utifrån de önskningar och idéer som projektledaren för, och användare i, BOL har.
1.3 Syfte
Syftet med mitt examensarbete är att undersöka vilka informationsenheter ABB Robotics kan återanvända i BOL, hur denna återanvändning kan se ut och vilka fördelar denna återanvändning har för databasens användare. BOL är i en ständig förändringsprocess och den ska på ett effektivt och positivt sätt påverka användarens möjligheter att hitta information om beställbara optioner och funktioner för ABB Robotics produkter.
Syftet med examensarbetet är också att undersöka och analysera användarbehovet av information i BOL för att kunna utforma och presentera ett användarvänligt och fungerande förslag.
1.4 Problemformulering
Min handledare Stefan F., chef för Processer och Dokumentation på ABB Robotics, anser att ABB
Robotics skulle kunna återanvända information från olika informationskällor för att förbättra dagens möjligheter att söka och hantera information i den globala beställnings- och konfigureringsdatabasen BOL. Idag innebär informationshanteringen en alltför tidskrävande och kostsam process för att vara effektiv för säljare och kunder. Han anser även att den befintliga processen inte fullständigt uppfyller användarens behov av att snabbt och enkelt hitta information för att kunna genomföra kompletta beställningar och konfigureringar av robotar.
1.4.1 Frågeställning
I mitt examensarbete undersöker jag därför följande frågeställning:
• Hur kan ABB Robotics generellt återanvända informationsmaterial från andra källor till BOL för att uppfylla användarnas behov av att hitta relevant information när de gör konfigureringar eller beställningar av robotar?
För att få svar på den första frågan måste jag finna svar på följande fråga: • Vilken information är intressant att återanvända?
1.5 Teoretiska utgångspunkter
Informationsdesign är enligt Peter Simlinger, representant för International Institute for Information Design
(IIID) i Wien, “the defining, planning, and shaping of the contents of a message and the environments in which it
is presented, with the intention of satisfying the information needs of the intended recipients”. 2 Definitionen
beskriver informationsdesign utifrån från en text i Rune Petterssons skrift It Depends: ID – Principles and
Guidelines, och godkändes och bekräftades av IIID General Assemblies år 1993 och 2000. I mitt examensarbete
följer jag denna definition av informationsdesign (Pettersson, 2007:10) för att visa hur jag uppfyller användarens informationsbehov i BOL.
1995 presenterade David Sless en essä på International Congress of Societies of Industrial Designers, i Taipei.3
I essän formulerade han informationsdesignens roll i en värld med allt högre krav och tillgång på information. Enligt David Sless (Sless, 1992a) befattar informationsdesign sig med alla typer av information som människor har tillgång till och som är användbara av dem. Från att ha varit en aktivitet lika gammal som människosläkten har informationsdesign blivit till ett yrke med tvärvetenskapliga ämnen. Informationsdesignens främsta uppgift är att hjälpa människor att hitta och använda information på ett bra sätt, oavsett ämne.
Rune Pettersson skriver i sin bok Information design. An introduction (Pettersson, 2002) att ett av de viktigaste målen med informationsdesign är att förse en användare med relevant informationsmaterial så att hon eller han ska kunna utföra specifika uppgifter. Rune Pettersson ser användaren generellt som en handlingsmänniska som med hjälp av informationsdesign ska kunna utföra vissa uppgifter. Som exempel nämner Pettersson att 95 % av 2 http://www.iiid.net/PDFs/idxPublication.pdf (Tillgängligt 2008-07-11) 3 http://www.communication.org.au/publications/principles---philosophy/Information-design-for-the-information-Age/18,0&Keywords=Design+information+communication+people (Tillgängligt 2008-07-09)
användarna av ett datagränssnitt ska kunna starta en ny applikation inom 5 minuter. 90 % av användarna som läser en instruktion ska kunna följa den för att sätta ihop olika delar och bygga en komplett möbel inom 15 minuter (Pettersson, 2002:28).
Relationen mellan dessa exempel och uppgiften i mitt examensarbete är att ta fram ett användarvänligt gränssnitt i BOL utifrån de mål som informationsdesign beskriver. Användarna ska enkelt kunna starta nya applikationer för att få grundläggande och teknisk information om optioner tillhörande en robot. Inom avsatt tid ska
användaren kunna sätta ihop de olika robotdelarna för att bygga en komplett robot eller anläggning.
Den teori jag utgått ifrån för att planera utprovningen hittade jag i litteraturen Observing the user experience (Kuniavsky, 2007). Kuniavskys intention med sin bok är att hjälpa personer som arbetar med informationsdesign att definiera vem användaren är och vad den behöver. Med hjälp av ”… a toolbox of ideas with which you can understand how people are going to experience the environment you’re creating for them” (Kuniavsky,
2007:xiii) kommer jag i min roll som informationsdesigner att använda olika verktyg och idéer för att förstå hur användaren kommer att uppleva miljön som jag utvecklar för dem i databasen. Det som är avgörande när jag vill lyckas med mina förslag är att, så tidigt som möjligt i utvecklingsprocessen, förstå hur användaren uppfattar det jag har utvecklat. Enligt Kuniavsky är det alltid användaren som avgör vad som är bra eller dåligt.
En annan teori som jag har utgått ifrån är att titta på definitionen av god informationskvalitet avseende teknisk dokumentation, och vilken Rune Pettersson beskriver i sin litteratur. Rune Pettersson definierar god
informationskvalitet till viss del som den grad av överensstämmelse mellan sändarens och mottagarens
subjektiva uppfattningar för ett avsett material. Han definierar god informationskvalitet även som den verklighet som budskapet representerar (Pettersson, 2002:59). Att investera i en god språkkvalitet lönar sig enligt Rune Pettersson på så sätt att språkkvaliteten även påverkar produkt- och projektkvaliteten positivt. Detta argument tar jag upp i kapitel 5.3 Diskussion.
En sista teoretisk utgångspunkt som jag vill belysa är kognitions-/perceptionsaspekter som är intressanta utifrån hur en användare generellt uppfattar information. I det sammanhanget använder jag mig av närhetsprincipen, som ryms i gestaltlagarna som gestaltpsykologer i Tyskland utvecklat (Ware, 2004:189 ff).
1.6 Målgrupp
Målgruppen som hanterar konfigureringar och beställningar i ABB Robotics databas BOL är interna säljare och produktchefer, samt partner- och slutkunder. Partnerkunder avser företag som beställer och köper robotar för att bygga anläggningar som de säljer vidare, och slutkunder är företag som köper robotar och själva bygger sina anläggningar. Presentationen av återanvänd information i BOL används av målgruppen för att kunna göra konfigureringar och beställningar på ett effektivare sätt.
I resonemanget om sammanställning av personer som ska ingå i målgruppen för BOL fick jag hjälp av Patrik B., projektledare för BOL som gav mig en lista över nyckelpersoner på ABB Robotics som använder BOL i det dagliga arbetet. Jag fick även information om nyckelanvändarnas arbetssituation i BOL och som beskrivs enligt följande:
• Utifrån en order gör säljaren konfigureringar av en robot för att kunna lämna en offert till kunden. • Vid specificering av en robot använder säljarna information från olika källor exempelvis
produktspecifikationer, utbildningsmaterial, säljmaterial.
• Långsiktigt ska även kunder kunna använda BOL för att göra sina beställningar och konfigureringar direkt.
Nyckelanvändarna kommer från olika länder över hela världen och de har mycket goda kunskaper om beställningsprocessen. De är också vana användare av BOL.
1.7 Metod
Den iterativa processmetoden baserar sig enligt Mike Kuniavsky (Kuniavsky, 2007:xiii) på idén av en progressiv förädlingsprocess av en produkt i tre olika faser. De tre faser som Kuniavsky beskriver är Examination
(Undersökning), Definition (Preciseringen) och Creation (Kreation) (Kuniavsky, 2007:31 f). Metoden använder jag för att beskriva processen av mitt projekt, där jag följer och praktiskt genomför de tre faserna.
1.7.1
Examination (Undersökning)
Undersökningsfasen innebär att definiera innehållet i mitt uppdrag, det vill säga problemet jag ska undersöka och vilka personer som påverkas av problemet. I undersökningsfasen inkluderar mitt uppdrag att göra en
4
kartläggning av den befintliga informationen och det existerande materialet som företaget äger. Ett mål är att förstå omfattningen av informationsmängden inom företaget och hur det kan påverka användaren i
informationssökandet. Ett annat mål är att göra ett urval ur allt material som är relevant för beställnings- och konfigureringsprocessen i BOL. Med hjälp av en enkät analyserar och utvärderar jag vilket urval jag ska använda för att tillgodose användarnas informationsbehov.
1.7.2
Definition (Precisering)
Utifrån enkätutvärderingen preciserar jag möjliga lösningar och förser produkten, i mitt fall gränssnittet för databasen, med relevanta modifieringar och ytterligare information som motsvarar användarnas behov.
1.7.3
Creation (Kreation)
Kreationsfasen består av ett antal återkommande, iterativa, användningstester som sker allteftersom genomförda utprovningar visar att och hur gränssnittsdesignen behöver modifieras.
Användningstestet är en mycket relevant del i mitt examensarbete och utförs även som ett avslutande moment för att få feedback på mitt nyutvecklade förslag på återanvändning av information i BOL.
Examination (Undersökning)
Definition (Precisering)
Creation (Kreation)
Figur 1: Bilden visar den iterativa processen enligt Mike Kuniavsky, där den slutgiltiga produkten står i centrum av processen. Utvecklingen kretsar kring produkten och det kan ta flera varv av justeringar innan produkten uppfyller alla krav (Kuniavsky, 2007:31).
1.8 Metod för utprovning
Den metod som jag använder för utprovningen är ett användartest där jag ber nyckelanvändare i BOL att titta på mitt förslag på återanvändning av information i BOL och ge mig feedback på presentationen av
produktinformation. Den iterativa processen innebär att göra flera utprovningar efter tillförda modifieringar i produkten för att nå bästa möjliga resultat.
Teorin säger att utprovningar bör göras med flera användare (Kuniavsky, 2007:97) för att få trovärdiga resultat i undersökningen. I mitt uppdrag har jag velat göra utprovningar med alla BOL-användare som svarade på enkäten men på grund av olika omständigheter ingår i mitt examensarbete en utprovning med endast en BOL-användare. Detta beror på att BOL-användare har sina arbetsplatser i hela världen och det är komplicerat att ta kontakt med dem på grund av tidsskillnader.
1.9 Litteratur
I mitt val av litteratur för examensarbetet har jag dels utgått från kurslitteratur, dels sökt kompletterande litteratur på Högskolebiblioteken i Eskilstuna och Västerås. Jag har även använt mig av källor från Internet vilka jag innan användningen kritiskt granskat med avseende på vetenskaplig bakgrund och relevans för mitt arbete (Holme, Solvang, 1997:124 ff).
1.10 Tidigare relevant forskning
Informationshantering är en av samhällets utmaningar i framtiden och för en del verksamheter, högskolor och universitet i Sverige och även i andra länder har det forskats kring bland annat återanvändning av information.
Här följer ett urval av vad jag anser vara tidigare relevant forskning avseende informationshantering. År 2004 ägde ett seminarium rum i Stockholm med temat Information – från börda till resurs? Informationshantering i
framtida försvaret. Seminariets budskap är enligt arrangören SESAM 4 följande: ”Data-, informations och
kunskapsresurser är föremål för en allt snabbare forskning och utveckling, vilket innebär att verksamheten behöver lägga ner mer kraft och resurser på att förstå förändringarna, utveckla och implementera de nya möjligheterna samt hantera konsekvenser i form av nya krav på teknisk struktur, representation, migrering,
integration, konsolidering och förvaltning.” 5
På IT-universitetet i Göteborg har Kerstin Forsberg forskat kring informationssystem och från en artikel på
universitetets hemsida 6 citerar jag hennes uppdrag: ”Inom Medicinsk Informatik på IT Universitet arbetar
Kerstin med att etablera området Informationsinfrastruktur. Med syfte att möjliggöra en effektiv och säker användning, och återanvändning, av information i hälso- och sjukvården samt i medicinsk forskning.” Som dessa två exempel visar pågår en viktig och spännande forskning kring informationshantering och återanvändning av information inom många områden i samhället. Dessutom uppfattar jag de två
informationskällorna som mycket aktuella och jag tror att forskningen fortsätter med utvecklingen av nya metoder och processer inför den framtida informationshanteringen som bara har börjat.
Ovan nämnda exempel på relevant forskning har varit till nytta i min undersökning genom att de gav mig en positiv återkoppling till att min uppgift verkligen grundar sig på informationsdesignens främsta mål att förse användarna med rätt information oavsett område.
En annan intressant upptäckt som jag gjorde är att informationsdesignernas kunskaper är ett eftertraktat yrke som är otroligt viktigt för framtidens informationssamhälle. Även om mitt examensarbete handlar om återanvändning av teknisk information inom robotindustrin så finns det hur många andra möjligheter som helst där
återanvändning av information är ett nyckelbegrepp för att uppfylla informationssamhällets krav på tillgång till information.
1.11 Avgränsningar
Med gränssnittet för BOL som jag modifierat ska jag i pappers-/filformat visa ett förslag på en tänkbar lösning för att återanvända information i BOL. Den första fasen i utprovningen ska ge en fingervisning på hur
återanvändning skulle kunna fungera. På grund av tidsbegränsningen ingår det inte i uppgiften att utveckla och realisera en teknisk lösning i BOL.
4 http://sesam.smart-lab.se (Tillgängligt 2008-07-01) 5 http://sesam.smart-lab.se/dokumentation/seminarier/hostsem04/041020.pdf, s.2 (Tillgängligt 2008-07-01) 6 http://www.ituniv.se/index.php?option=com_content&task=view&id=2063&Itemid=205 (Tillgängligt 2008-07-01)
6
2 Projektets
genomförande
I det följande kapitlet redogör jag för projektets genomförande.
2.1 Kartläggning av den tillgängliga informationen
När jag fick uppdraget att undersöka ABB Robotics möjligheter att återanvända information i BOL gjorde jag först en kartläggning för att sammanställa den information som ABB Robotics har tagit fram för sina olika produkter och som är lämplig att återanvända. I min sammanställning utgick jag från den information som avdelningarna för dokumentation, produktutveckling och marknad ställde till mitt förfogande i form av listor och dokument på en server.
Syftet med kartläggningen var att få en uppfattning över det existerande informationsmaterialet på ABB Robotics och för att förstå omfattningen av detsamma (se bilagor 1-2). Materialet som ingår i kartläggningen behöver inte beskriva varenda detalj utan ska fungera som ett grundläggande underlag för att ta fram förslag på återanvändning av information.
Utifrån kartläggningen ville jag i min undersökning komma fram till vilken information användaren av BOL kan behöva, hur återanvändningen av information tillgodoser användarens informationsbehov vid arbetet i BOL och hur användaren hittar informationen. Sammanställningen fungerade även som underlag för att planera en kvantitativ undersökning i form av en enkät.
2.2 Planering av enkäten
Utifrån sammanställningen formulerade jag ett antal relevanta huvudfrågor utifrån vilka jag utvecklade nio enkätfrågor som användarna i BOL svarade på i enkäten (se bilaga 3). De tre huvudfrågorna är följande:
• Vilken information behöver användaren av BOL för att kunna göra en beställning/konfiguration? • Hur bör information presenteras i BOL?
• Hur hittar användaren den information som hon/han behöver?
Syftet med frågorna var att få svar på hur användaren uppfattar det befintliga utseendet av BOL och skulle även utreda hur användaren upplever beställnings- och konfigureringsarbetet med den information som BOL ställer till förfogande. Enkätfrågorna formulerades som öppna frågor med fasta svarsalternativ där användaren vid alla frågor, förutom de två första frågorna, även kunde lämna egna kommentarer (Kylén, 1994:18 ff). En del av frågorna besvarade användarna genom att kryssa i ett passande svarsalternativ, respektive alla svarsalternativ som passar. Vid de andra frågorna rangordnade användaren svarsalternativen.
Möjligheten för användarna att lämna egna kommentarer byggdes in i enkäten för att undvika att de i förväg formulerade svarsalternativen skulle styra åsikten hos användaren. Kylén menar i sin bok Fråga rätt att färdiga svarsalternativ styr tanken hos svararen och att det därför kan vara svårt att uppskatta om svararen hade besvarat frågan annorlunda om inte de färdiga svarsalternativen hade funnits. Anledningen att välja fasta svarsalternativ var även att enkäten översattes till engelska och tyska. Fasta svarsalternativ säkerställde att alla användare besvarade samma frågor (Kylén, 1994:18), vilket var till hjälp vid utvärderingen.
Enligt Jan Trost (Trost, 2007:16 f) ska syftet med frågor i enkäter vara tydligt för att enkäten ska ge det resultat som undersökningen vill komma fram till. Utgående från denna tydliga syfteformulering har jag därför diskuterat frågeställningar som ingår i enkäten med Patrik B. och Stefan F. Detta gjorde jag för att få
uppdragsgivarens godkännande för innehållet i enkäten. Syftet med enkäten är att senare i projektet kunna fatta beslut om vilka modifieringar som är relevanta att göra i BOL.
2.3 Kvantitativ undersökning med hjälp av enkäter
Den kvantitativa undersökningen skulle komma fram till vilken information användare av BOL har. Eftersom nyckelanvändarna för BOL arbetar i olika länder över hela världen skickades enkäten med e-post. I de följande avsnitten beskriver jag de olika faserna i framtagningsprocessen av enkäten.
2.3.1 Innehållsdiskussion
och
utformning av enkätfrågor
I samband med att återanvända information i BOL vill jag i enkäten få svar på vilken information användaren behöver, på vilket sätt användaren vill att informationen ska vara presenterad och för vilken applikation
användaren behöver informationen. Utifrån dessa frågeställningar har jag formulerat innehållet i enkäten och kontrollerat att kopplingen till examensarbetets tema om återanvändning av information är säkerställd.
Vid formuleringen av frågorna använde jag mig av ett antal detaljer som Jan Trost tar upp i Enkätboken (Trost, 2007:82 ff). Jag försökte undvika att formulera långa och krångliga frågor för att göra frågorna lättlästa och lätta att komma ihåg. Varje fråga innehöll endast en fråga och jag undvek negationer i frågorna. Negationer kan orsaka missförstånd vilket kan leda till felaktiga svar. Dessutom var jag konsekvent i mitt språkbruk när det gällde termen BOL. Jag har introducerat termen i missivbrevet och förutsätter att läsaren förstår betydelsen. I den grafiska layouten av enkäten använde jag mig av en enhetlig och konsekvent placering av frågorna och svars-rutorna. Enligt Trost motiverar detta till att höja läsarens svarsbenägenhet (Trost, 2007:89). Jag valde att ta fram en mall i Word där jag infogade tabeller med de olika svarsalternativen efter varje fråga. Svarsalternativen utformade jag på så sätt att användaren antingen kryssade i alternativ i rutor, gjorde prioriteringar i textrutor eller skrev egna kommentarer i en textruta inne i eller under tabellen.
Sista steget i framtagningsprocessen var att formatera dokumentet och aktivera ett redigeringsskydd så att inga ändringar kunde göras i mallen.
2.3.2 Sammanställning
av
enkätfrågorna
Vid sammanställningen av enkätfrågorna tog jag hänsyn till i vilken ordning jag presenterade frågorna. Mitt syfte med den valda ordningen var att presentera frågorna i en kronologisk ordning, där de två första frågorna skulle upplysa om användningsfrekvens och beställnings-/konfigureringsinnehåll.
De tre efterföljande frågorna var generella frågor. Syftet med dessa frågor var att få information om användarnas arbete i BOL. Frågorna 6 till 9 skulle ge kvalitativ information och där gjorde användaren en prioritering av alternativförslagen i tabellen. För nästan alla frågor kunde läsaren lämna egna kommentarer och synpunkter. Alla frågor formulerade jag som öppna frågor med fasta svarsalternativ.
Enkäten innehåller följande frågor:
1. Hur ofta använder nyckelanvändare BOL?
2. Vilka robotar gör användaren beställning/konfigurering på?
3. På vilket sätt vill användaren få information för den option hon/han beställer/konfigurerar? 4. Vilka andra informationsmaterial använder användaren parallellt när hon/han jobbar i BOL? 5. I vilket syfte använder användaren BOL?
6. Vilken information är viktig för användaren för att kunna genomföra beställningen/konfigureringen? 7. Hur nöjd är användaren med presentationen av informationen?
8. På vilka sätt tycker användaren att informationen ska presenteras? 9. Hur nöjd är användaren med presentationen av information?
2.3.3 Missivbrev
Missivbrevet fyller enligt Jan Trost en viktig funktion. Det är den första information som läsaren får när hon/han öppnar dokumentet. För att läsaren skulle tycka att det var intressant att svara på enkätfrågorna utformade jag missivbrevet på ett inbjudande sätt, och som skulle motivera till fortsatt läsning och att besvara frågorna. Ett bra tips var därför att hålla texten kortfattad (Trost, 2007:98).
Jag valde att låta missivbrevet vara den inledande sidan i enkäten och som läsaren kom i kontakt med direkt efter att ha öppnat dokumentet (se bilaga 3). Att missivbrevet hänger ihop med enkätformuläret har fördelar enligt Jan Trost. Den viktigaste fördelen anser jag är att missivbrevet inte kan missas av läsaren. Dessutom kan läsaren alltid få viktig information om enkäten ännu en gång, information om namn och e-post adress eller förväntat svarsdatum.
Förutom de praktiska sakerna skulle missivbrevet informera om syftet med enkäten. Missivbrevet ska väcka intresse för min undersökning, samt tydliggöra för läsaren att deras svar utgör en viktig del i undersökningen, det vill säga att svaren kommer att ha en positiv effekt på användarnas arbetsprocesser i framtiden.
2.3.4 Enkätens granskningsmöte med projektledaren
Innan enkäten skickades ut till nyckelpersoner kontrollerades frågorna i ett granskningsmöte. Vid det mötet föreslog jag även att översätta enkäten från engelska till svenska och tyska med anledning av att enkäten skulle skickas till lokala ABB Robotics divisioner runt om i världen.
8
2.3.5 Översättning av enkäter
Eftersom nyckelanvändarna kommer från olika länder över hela världen översatte jag frågorna till engelska och tyska. Det hade varit tillräckligt med att enbart skicka enkäten på engelska, eftersom engelskan är koncernspråk, men jag tror att den svenska och tyska versionen ändå uppskattades i de länder som har dessa språk som sina lokala språk.
2.3.6 Påminnelse
I missivbrevet ombads nyckelpersonerna att lämna tillbaka svaret före ett sista svarsdatum. Två dagar före svarsdatumet skickade jag en påminnelse till de nyckelpersoner som ännu inte hade svarat.
2.3.7 Tackkort
Jag valde att skicka ett tackkort till alla som svarat på enkäten. Detta gjorde jag för att visa min tacksamhet över deras medverkan i undersökningen.
2.3.8 Sammanställning och utvärdering av svar från enkäterna
När jag fick tillbaka enkäterna gjorde jag en sammanställning av alla svar i en Excel-lista. Med den listan som underlag presenterade jag sammanställningen för både projektledaren och handledaren i ett möte. På detta möte diskuterade vi utfallet av svaren och tillvägagångssättet för att utvärdera svaren i den fortsatta undersökningen.
2.4 Analys av resultat från enkäten
I det följande avsnittet analyserar jag svaren från enkäten (se bilaga 5), det vill säga det resultat som har betydelse för frågeställningen i examensarbetet (Trost, 2007:144 ff).
Hur ofta använder nyckelpersonerna BOL?
0% aldrig
47% ibland
37% varje vecka 16% varje dag
Figur 3: Diagrammet visar användningsfrekvensen för BOL-användare.
Frågan om hur ofta nyckelpersonerna använder BOL analyserade jag för att få ett procenttal. Vid beräkningen av ett procenttal utgick jag från ett bastal på 19 personer (antalet personer som svarade på enkäten) som motsvarar 100 % i det här sammanhanget. Följande data visar en korrelation mellan användarna och
användnings-frekvensen av BOL där diagrammet visar att 16 % använder BOL i sitt dagliga arbete, 37 % använder BOL varje vecka, 47 % använder BOL ibland och 0 % använder aldrig BOL. Sätter jag resultatet i relation till vilket syfte jag har med min undersökning visar resultatet att alla personer som svarade på enkäten använder BOL. För att de följande frågorna ska kunna besvaras är det viktigt att alla som svarat på enkäten också använder eller har använt BOL någon gång.
Vilka robotar har användaren gjort beställning/konfigurering på? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 IR B 1 4 0 IR B 14 00 IR B 14 10 IR B 16 00 IR B 24 00 IR B 44 00 IR B 64 00 R F IR B 66 00 IR B 66 20 IR B 66 40 IR B 66 50 S IR B 66 60 IR B 76 00 IR B 2 6 0 IR B 3 4 0 IR B 3 6 0 IR B 6 6 0
Figur 4: Diagrammet visar hur många användare som beställer eller konfigurerar olika robotmodeller i BOL.
Diagrammet visar de olika robotmodellerna som går att beställa via BOL och belyser antalet användare som har beställt/konfigurerat respektive robot. Antalet användare per robotmodell skiljer sig ganska markant. Resultatet visar betydelsen av att lämplig information behöver tillhandhållas för alla robotmodeller som är beställbara i BOL.
Mycket viktig information för användaren för att kunna genomföra beställningar/konfigureringar.
0% 0% 0% 5% 13% 25% 18% m ö jlig le v e ra n s k o mbi nati oner av opti o n bes k ri v ni n g opti o n in fo pr ogr am v a ra m e ka n isk i n fo , st a tisk m e ka n isk i n fo , dy n a mi s k el ek tr is k info
Figur 2: Diagrammet visar vad som anses vara mycket viktig information för användaren för att kunna göra beställningar/konfigureringar.
Utfallet av svaren visade att BOL-användarna främst önskar få beskrivningar av optioner och/eller kombinationer av optioner i produktspecifikationer. BOL-användarna ser gärna att utbildningsrelaterad produktinformation visualiseras/presenteras med PowerPoint-presentationer. BOL-användarna upplever PowerPoint-presentationernas kombination av text och bild som mycket informativ och tycker att BOL-informationen och utbildningsmaterialet har samma syfte. BOL-användarna önskar produktinformation som är tydlig och beskriver olika aspekter (se bilaga 5 för att se det kompletta diagrammet).
10
Hur vill användaren få information om den option hon/han beställer/konfigurerar?
Hur önskar användare att information ska presenteras?
0 2 4 6 8 10 12
text bredvid option direkt länk till infokälla
hypertext-länk produktmanual i pappersformat
annat
Figur 5: Diagrammet visar hur användaren önskar att information ska presenteras.
Diagrammet ovan visar fördelningen i absoluta tal av hur användarna vill att information ska presenteras i BOL vid beställning eller konfigurering av en robot. Eftersom alla nyckelpersoner som har svarat på frågan har kryssat i olika många alternativ, mellan ett till fyra svarsalternativ, förvränger detta bilden av det absoluta talet. Enligt litteraturen (Trost, 2007:144) är diagrammet därför inte helt rättvisande. En tendens som jag ser är att 11 av 19 nyckelanvändare föredrar text bredvid option, samtidigt som 10 av 19 föredrar en direkt länk till en
informationskälla. Endast tre respektive två användare föredrar en hypertextlänk eller en produktmanual i pappersformat, och fyra användare önskar annan information. Denna information kan antingen handla om länkar som är kontext sensitiva eller innehåller grafisk information, informationsfält eller bilder som visar hårdvaran, det vill säga roboten. Även om informationen för denna fråga kan vara svårtolkad, så visar resultatet ändå hur användarna önskar att information ska presenteras i arbetet med BOL. Därför använder jag mig av svaren i mitt förslag på modifierat gränssnitt i BOL. Förslaget presenteras i Kapitel 3.6 Resultat och slutsats.
Hur tycker användaren att information ska presenteras?
13% 3 19% 9% 13% 0% 9% 34% pro duk ts pc if ik a ti o n p rodu k tm a nua l kr e tssch e m a s p räng bi ld di a g ram ri tn in g /fo to fo ld o u t p pt -ut b ild ni ng
Figur 6: Diagrammet visar önskat format för att presentera information.
Diagrammet visar önskat format att presentera information i BOL och som uppfattas som mycket viktigt av användarna. Det viktigaste presentationsformatet enligt användarna är produktspecifikationer och det är 34 % som tycker det. 19 % av användarna vill ha ritningar eller fotografier, 13 % vill antingen ha sprängbilder eller PowerPoint Presentationer och 9 % vill antingen ha en produktmanual eller ett diagram (se bilaga 5 för att se det kompletta diagrammet).
2.5 Resultatets relation till arbetsprocessen
Med hjälp av analysen av enkäterna vill jag relatera till arbetsprocessen. I det följande kapitlet beskriver jag hur resultaten från enkäten påverkat utformningen av gränssnittet som jag tagit fram för
beställnings-/konfigureringsdatabasen BOL.
Resultaten från enkäten visade att BOL-användarna önskade få tekniska beskrivningar av optioner och/eller kombinationer av optioner i produktspecifikationer innan beställning. Dessutom önskade de få
utbildningsrelaterad produktinformation som visualiseras/presenteras med PowerPoint-presentationer för att få ytterligare fakta om optioner och information om säljmaterial och kundvärde för att kunna göra beställningen. Resultaten påverkade utformningen av gränssnittet för BOL genom att jag återanvände relevant information från produktspecifikationer och utbildningsmaterialet för att komplettera databasen med den önskade informationen. Resultaten från enkäten visade även att mekanisk, elektronisk och teknisk information inte var viktig för BOL-användarna och därför visar jag inte denna information i gränssnittet. Jag valde även bort att visa information om pris och leverans av den anledning att pris- och leveransuppgifter är information som inte går att återanvända. Pris- och leveransuppgifter räknas fram individuellt beroende på varje enskild beställning/konfigurering.
I mitt förslag av gränssnittet i BOL återanvänder jag information från två olika källor, produktspecifikationer och utbildningsmaterial, och långsiktigt finns det funderingar på att skapa en enhetlig mall för att hantera denna information i ett enda dokument. Detta ska underlätta uppdatering av materialet och säkerställa att
återanvändning av information håller en hög kvalitet.
BOL är ett exempel på projekt inom ABB Robotics som kan dra nytta av återanvändningen av information. Som beskrivet i Kapitel 1.10 Tidigare relevant forskning ska information vara en resurs i vårt samhälle och våra arbetsplatser är ju en del av samhället. De två resurser som jag anser vara mest relevanta i min beskrivning av återanvändning av information är struktur och förvaltning av information. Att strukturera och förvalta information ska göra informationen överskådlig och hanterbar, vilket möjliggör en effektiv och säker användning och återanvändning av information i BOL.
Kerstin Forsberg använder sig av begreppet Informationsinfrastruktur inom Medicinsk Informatik. ABB
Robotics skulle kunna etablera begreppet Informationsinfrastruktur när de driver fram BOLs utveckling till deras globala databas. Målet kan då vara att göra all data överskådlig, hanterbar och tillgänglig för användarna med hjälp av sökfunktioner och andra digitala tjänster. Det som BOL-användarna behöver finna på webben är just den effektiva och säkra användningen och återanvändningen av information.
Den slutsats jag drar är att BOL-användare kan arbeta effektivt om de med hjälp av sökfunktioner och digitala tjänster kommer åt nödvändig information. De ska inte behöva leta fram information från andra källor. Det finns andra projekt inom ABB Robotics som också kan bygga upp en infrastruktur för att återanvända information. Exempel på sådana projekt är konverteringen av produktspecifikationer från FrameMaker till XML i ett effektivare informationshanteringssystem som strukturerar och förvaltar information. Ett annat projekt är återanvändning av information i PUMA, ett projekt som omfattar ett antal nya robotar som återanvänder delar beskrivna i tidigare robotversioner.
12
3 Utprovning och utvärdering
3.1 Val av metod för utprovningen
Metoden för utprovningen är att med hjälp av en iterativ process (Kuniavsky, 2007:31) göra ett antal
utprovningar för att få förbättringsförslag på hur information ska presenteras i BOL. Det finns ett antal fördelar med denna metod. Produkten står alltid i centrum för utvecklingen. Utvecklingen som sker kring produkten är flexibel och det är möjligt att justera produktens utseende och innehåll samt att tillföra ändringar efter användarnas behov.
Intervjun för utprovningen genomförde jag enligt de sex stegen av trattmodellen som Jan-Axel Kylén beskriver i sin bok Fråga rätt (Kylén, 1994:44 ff).
1. Öppning 2. Fri berättelse 3. Precisering 4. Kontroll 5. Information 6. Avslutning 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Figur 7: Trattmodellen enligt Jan-Axel Kylén.
3.2 Begränsningen i utprovningen
På grund av semestertid och att BOL-användarna har sina kontor i hela världen genomfördes de första utprovningarna på kontoret i Västerås. Det var Patrik B. och Stefan F. som var mina första
testpersoner i de första utprovningarna. Vid dessa första utprovningar följde jag inte alla steg i trattmodellen på grund av Patriks och Stefans begränsade tid och att vi bestämde möten med kort varsel. Den sista, riktiga utprovningen genomförde jag med en nyckelanvändare i Österrike via telefon. Denna intervju genomfördes helt och hållet enligt trattmodellen, det vill säga enligt de sex stegen beskrivna i bilden.
3.3 Beskrivning och utprovning av prototypen
I det följande avsnittet beskriver jag vilka förslag jag gjorde utprovning på och hur de olika förslagen modifierades. Vid utvecklingen och framtagningen av prototyperna tillämpade jag regler och lagar för god informationsdesign som jag hittade i litteraturen som jag har beskrivit i Kapitel 1.5 Teoretiska utgångspunkter. Prototyp av förslag 1
Figur 8: Prototyp visar förslag 1.
Förslag 1 av prototypen visar gränssnittet i BOL där användaren valde Produkt 1: application Arc welding. Genom att i rullgardinsmenyn välja Arc welding får användaren mer information om applikationen i en grå textruta med två valmöjligheter. Valmöjligheterna är kontextsensitiva och öppnar ett nytt fönster med antingen teknisk information från en produktspecifikation eller grundläggande utbildningsmaterial från en PowerPoint-presentation. Information som visas består av både text och bilder för att motsvara användarnas kommentarer i enkäten (se bilaga 4).
Jag presenterade förslaget för Stefan och Patrik i form av en papperskopia med avsikten att introducera ett initialt förslag. Syftet med denna utprovning var att få Stefans och Patriks huvudsakliga samtycke för konceptet. En modifiering som Patrik föreslog var att visa ett textfragment med generell information för Arc welding i ett nytt fönster direkt under applikationen. En annan modifiering var att utifrån detta textfragment ge användaren möjligheten att välja mer information. Syftet med modifieringen var att hjälpa användaren att enkelt relatera denna information till applikationen.
14 Prototyp av förslag 2
Figur 9: Prototyp visar förslag 2.
I förslag 2 realiserade jag idén från den första utprovningen och placerade ett textfragment från en produktspecifikation direkt under den valda applikationen Arc welding för att skapa en uppfattning om gruppering enligt gestaltlagarnas närhetsprincip (Ware, 2004:189). Stefan och Patrik ansåg sig tydligt uppfatta denna gruppering samt kopplingen mellan applikationen och informationen.
Idén att presentera teknisk information eller grundläggande utbildningsmaterial i ett nytt fönster löste jag med hjälp av en nyskapad knapp More information.
Båda testpersoner ansåg att förslaget var ett gångbart koncept. Patrik föreslog dock att flytta knappen More
information ner till textfragmentet för att skapa en ännu tydligare koppling mellan textfragmentet och
möjligheten att öppna ytterligare information.
Flödet jag visade i detta förslag var inte interaktivt utan innehöll enbart en serie med bilder för att presentera de olika stegen.
Prototyp av det slutgiltiga förslaget
Figur 10: Prototyp visar det slutgiltiga förslaget.
Det slutgiltiga förslaget omfattar alla modifieringar som Stefan, Patrik och jag diskuterade fram vid de första utprovningarna. Utöver dessa modifieringar har textfragmentet fått en knapp för att kunna stänga fönstret. Direkt under fragmentet placerade jag två knappar där användaren kan öppna ytterligare information. Knapparna är kontextsensitiva och användaren kan med hjälp av knapparna öppna och stänga speciell information utöver den som visas i textfragmentet. Ytterligare information öppnas i ett nytt fönster för respektive typ av information för att underlätta för användaren att behålla översikten.
Med de väl synliga och tydliga knapparna kan användaren öppna nya fönster, vilka sedan kan stängas ned igen. Det är möjligt att växla mellan två fönster, vilket hjälper användaren att behålla översikten och att enkelt navigera tillbaka till den ursprungliga informationen.
Det slutgiltiga förslaget omfattar även en interaktiv PowerPoint-presentation som simulerar en del i
beställningsprocessen så att användaren kan utföra ett par steg i en tänkt beställning eller konfigurering. För att användaren skulle kunna utföra olika aktioner i en utprovning skapade jag länkar mellan sidorna så att det var lätt att öppna ny information så snabbt som möjligt. Med exempelvis Step Forward knapparna är det möjligt att gå till kommande sidor i beställningsformuläret där andra optioner beskrivs. Med Step Back knapparna kan användaren gå tillbaka till föregående sidor i beställningsformuläret.
Som jag tidigare nämnde i rapporten har jag bara haft möjlighet att göra endast en utprovning i form av en intervju. Observationer var tyvärr inte möjliga att göra vid denna utprovning eftersom jag gjorde den via telefon med en nyckelanvändare i Österrike. Orsaken till denna begränsning är att nyckelanvändarna arbetar i olika länder vilket medför stora tidsskillnader. På grund av semestertid var det inte heller möjligt att göra utprovningen med nyckelanvändare på kontoret i Västerås. Den utprovningen som jag har kunnat genomföra koncentrerar sig därför på en nyckelanvändare som har sitt kontor i Wien, Österrike.
16
3.4 Utprovning och utvärdering av sista prototypen
Inför utprovningen tog jag kontakt med en nyckelanvändare i Österrike som heter David K. och som enligt hans svar från enkäten är en van användare av BOL som arbetar med konfigurering och beställning av robotar varje dag. Några dagar innan utprovningen kom vi överens om en tid för att genomföra testet via en telefonkonferens. Utprovningen förberedde jag enligt Kyléns trattmodell för intervjuer (Kylén, 1994:44 ff).
Via e-post skickade jag prototypen för gränssnittet i BOL i form av en PowerPoint-presentation till David. Utprovningsintervjun genomförde jag via telefon och det tog cirka en timma att få svar på alla frågor och få kommentarer på processen.
Intervjun inledde jag med en kort presentation om syftet och den ungefärliga tidsramen för utprovningen. Jag bad David testa gränssnittets funktion, samtidigt som han testade att prata/kommentera högt så att jag kunde ta del av hans reaktioner. Davids feedback var att gränssnittet fungerade bra, och han hade lätt att hitta och använda informationen. Detta la jag också märke till genom att han snabbt kom igenom PowerPoint-presentationen. Han ansåg också att knapparna var rätt placerade, fungerade bra och innehöll relevant information för optioner som är viktiga för hans arbete vid beställning eller konfigurering av robotar.
David tyckte att det är en fördel att kunna öppna ett nytt fönster för varje informationskälla. Att visa grundläggande utbildningsmaterial i form av en PowerPoint-presentation var enligt honom ett tydligt sätt att presentera information på en sida och att de innehöll en omfattande beskrivning av grundläggande information med text och bilder. Att begränsa val av information till två informationskällor var bra så länge all relevant information gick att få. Allt som allt tyckte David att han hade fått tillgång till den information han förväntade sig och att den fungerade väl ihop med beställnings-/konfigureringsprocessen.
För att få honom att precisera sin uppfattning om gränssnittet bad jag David om ett konkret exempel hur han använder informationen i sin arbetsprocess. Enligt David sammanställer han varje robot utifrån ett urval optioner som avser den valda applikation som en kund vill ha. Vissa val av optioner är obligatoriska för konfigurationen och vissa val av optioner utesluter varandra. För att välja rätt option behöver användaren ibland stödinformation och förklarande fakta.
Enligt David utesluter systemet i BOL-konfiguratorn att beställaren gör felaktiga val av optioner. Ibland konfigureras en robot för att kunna skicka en offert till kunden och då är det väldigt viktigt att konfigureringen avser den utrustning som ingår i roboten. Teknisk information om optioner behövs enligt David framför allt innan en beställning på roboten har gjorts. Under intervjun pratade David om olika kunder för vilkas räkning beställningen i BOL avser. Jag bad honom förklara skillnaden mellan ABB Robotics partnerkunder och slutkunder, och jag fick följande beskrivning:
• Företagets partnerkunder är enligt honom företag som enbart köper ABB Robotics produkter för att planera och bygga egna anläggningar som de säljer till slutkunder.
• Företagets slutkunder är däremot företag som direkt beställer och köper ABB Robotics robotar eller färdigbyggda robotanläggningar hos de lokala ABB Robotics-bolagen.
I slutet av intervjun svarade jag på en fråga som David ställde till mig. Han undrade hur min undersökning kommer att påverka BOL. Jag informerade honom om att jag kommer att presentera min undersökning för Patrik B. och Stefan F. och att de därefter fattar beslut om hur undersökningen påverkar BOL.
Jag avslutade intervjun med att tacka David så mycket att han tog sig tid och frågade honom om jag fick återkomma med frågor under veckan.
3.5 Diskussion
Med ett grundläggande resonemang av den tid jag har använt för att planera och genomföra mitt examensarbete vill jag summera min rapport. Uppdraget att undersöka återanvändning av information på ABB Robotics har varit en intensiv tid med många möjligheter att ta kontakt med människor som jobbar på ABB Robotics över hela världen. Ett av de mest spännande delmomenten var att planera och skicka ut en enkät till nyckelanvändare i hela världen. Min utmaning var att göra en enkät som skulle fungera för människor i olika länder. Från min egen bakgrund vet jag att kulturer och länder har olika kodsystem och detta bekräftas även i en C-uppsats från Lunds
universitetet/Socialhögskolan, En studie om invandrares upplevelse av integration 7.
7
Människor i andra länder har olika sätt att uttrycka sig och uppföra sig och denna skillnad försökte jag ta hänsyn till för att på ett vänligt men inte för påtvingande sätt be nyckelanvändarna att delta i min undersökning. Ett tecken på att det var en bra strategi motiveras av att en tredjedel av nyckelpersonerna svarade och skickade tillbaka sina svar redan dagen efter de hade fått enkäten. Totalt skickade 19 av 30 nyckelpersoner tillbaka enkäten och det tolkar jag som ett trovärdigt intresse för undersökningen.
Enkäten översattes till olika språk och det beslutet vill jag styrka med en definition som Rune Petterson har för god informationsdesign (Pettersson, 2002:59). Han tycker att budskap som ska läsas och förstås av olika människor ska ha god kvalitet. God informationskvalitet definierar Rune Petterson som den grad av
överensstämmelse mellan sändarens och mottagarens subjektiva uppfattning av materialet, och på samma sätt som den verklighet som budskapet representerar.
Från mina egna erfarenheter som tyskspråkig vet jag att många tyskspråkiga till exempel uppskattar att kunna använda det egna språket i sådana undersökningar. Möjligheten att svara på enkätfrågor med det egna språket betyder en säkerhet för svarslämnaren. Personen känner sig trygg i svarsprocessen och jag tror att denna trygghet även kan leda till en ökad svarsbenägenhet. En tendens som jag observerade i detta sammanhang var att de personer som kunde svara på det egna språket lämnade fler kommentarer än de personer som svarade på ett annat språk än sitt lokala språk.
En annan intressant synpunkt varför frågor eller information överhuvudtaget ska vara lättläst är att det kan spara mycket pengar. Rune Pettersson tar upp ett exempel från Barbro Ehrenberg-Sundin (Pettersson, 2002:55) där hon beskriver hur kostnader förhåller sig mellan textskrivning och textläsning. Ehrenberg-Sundin påstår att det är dyrare att läsa texter än att skriva dem. Därför menar hon att skribenter bör hjälpa läsaren genom att skriva på ett lättförståeligt språk, något som inte bara sparar pengar utan även tid. Även om Ehrenberg-Sundin i litteraturen
och i andra skrifter 8 syftar på att använda ett tydligt språk inom svenska myndigheter, menar jag att det även är
viktigt att erbjuda ett tydligt språk när det gäller översättningar i globala sammanhang.
Tack vare mina språkkunskaper kunde jag skriva enkätfrågorna på engelska, svenska och tyska, men tyvärr var det inte möjligt att göra översättningar till franska, spanska, holländska, danska, thailändska eller kinesiska. Jag funderade över hur personer skulle kunna reagera över att inte just deras språk var med bland de översatta språken. Men eftersom ABB Robotics är ett globalt företag och koncernspråket är engelska, förutsatte jag att de flesta ändå bör kunna besvara frågorna på engelska. I resultatet kunde jag trots allt se att de tysk- och
svenskspråkiga länderna lämnade tillbaka svaren på sina respektive språk.
Som en sista diskussionspunkt vill jag reflektera över hur de teoretiska utgångspunkterna påverkade mitt arbete.
SESAM-bidraget 9 tar upp begreppet Information Resource Management (IRM) och beskriver att ”Syftet med
IRM är att leda och styra informationsresurser över hela deras livscykel.”. Enligt SESAM finns det tre typer av informationsresurser, där en av resurserna riktar sig mot återanvändning av information som ägs av ett företag eller en organisation.
Återanvändning av information begränsar sig inte till högskolor och myndigheter utan kan även vara ett utmärkt system för företag som ABB Robotics eller överhuvudtaget för alla organisationer som hanterar information och kunskap.
3.6 Resultat och slutsats
Målet med examensarbetet var att få svar på frågorna hur ABB Robotics kan återanvända informationsmaterial från andra källor till BOL och vilken information företaget kan använda för detta ändamål. För att få svar har jag genomfört en process med olika arbetsmoment.
I processen ingick att
• göra en informationskartläggning
• göra en undersökning där enkätfrågor skickades till BOL-användare • göra en utvärdering av svaren från enkäten
• ta fram ett förslag för gränssnitt som utifrån enkätutvärderingen ska simulera informationssökandet i BOL på ett interaktivt sätt
• göra en utprovning av förslaget. 8
http://publikationswebbutik.vv.se/upload/1084/2004_157_skrivhjalpen.pdf (Tillgängligt 2008-07-15) 9
18
Förslagets utseende har arbetats fram utifrån de svar som BOL-användarna lämnat i enkäten. Svaren formade underlaget till förslag på vilken information användarna önskar ha tillgång till vid beställnings- och
konfigureringsarbetet i BOL.
ABB Robotics vill öka återanvändningen av sitt informationsmaterial mellan olika avdelningar och projekt. Denna åtgärd innebär att företaget tänker undvika att flera dokument som innehåller samma information existerar samtidigt och som därför kräver underhåll av dokumenten på flera ställen. Denna effektivisering av informationshantering har enligt Stefan F. många fördelar. Den ska enligt honom förenkla
arbetsomfattningen för alla som underhåller dokumenten, säkerställa att alla dokument håller en jämn och hög kvalitet och ska resultera i att minska kostnader för underhållningsarbetet. Dessutom ska den effektiviserade informationshanteringen erbjuda BOL-användarna en optimal arbetsmiljö med en tydlig och logisk
informationsinfrastruktur.
Som ett första steg i denna effektiviseringsprocess har jag arbetat med att sammanställa förslag på hur
återanvändning av information från två olika informationskällor till BOL kan se ut. Detta har jag löst genom att i beställningsformuläret visualisera hur man kan öppna sidor med information från produktspecifikationer och utbildningsmaterial. Användaren ska inte behöva leta efter olika information utan veta med säkerhet att den information som visas är den viktiga i detta sammanhang.
Enligt mitt förslag kan BOL återanvända information från produktspecifikationer som innehåller tekniska beskrivningar av robotens optioner och funktioner, och material från produktutbildningen som ger en mer säljinriktad upplysning om robotens optioner och funktioner. Förslaget hade sin utgångspunkt i enkäten där BOL-användare ansåg att de två informationskällorna innehöll viktig/nödvändig information för att kunna genomföra ett bra arbete.
Vid utprovningen kom jag fram till att BOL-användare redan använde information från de olika källorna, men att de inte hade automatisk tillgång till informationen. Att istället kunna återanvända denna information med hjälp av kontextsensitiva länkar i BOL, som öppnar nya fönster med relevant information, betyder att användarna spar tid och kan förlita sig på att all väsentlig information står till deras förfogande.
För att ge en bild av hur det kunde fungera att återanvända information i BOL har jag skapat en PowerPoint-presentation som visar en del av beställnings-/konfigureringsprocessen i en interaktiv sekvens (se bilaga 7). För att även kunna visualisera processen på papper har jag ritat ett flödesschema (se bilaga 6). Detta flödesschema skulle kunna fungera som underlag för en möjlig teknisk realisering av förslaget i BOL.
Som ett nästa steg i processen att återanvända information i BOL skulle man kunna skapa en standardiserad mall för produktspecifikationer för att kunna presentera manipulatorer, styrsystem och styrskåp i en enhetlig struktur. Realiseringen av detta steg i processen ligger dock utanför detta examensarbete och ska bara visa vilka
möjligheter det finns att ständigt förbättra beställnings- och konfigureringsarbetet i BOL.
3.7 Slutord
Med detta examensarbete avslutar jag mina studier inom Informationsdesign på Mälardalens högskola. I fyra månader har jag undersökt hur återanvändning av information kan realiseras i företagets beställnings- och konfigureringsdatabas BOL. Jag har haft förmånen att jobba självständigt med möjlighet till handledning från ABB Robotics.
Under hela examensarbetet fick jag mycket stöd och positiv feedback från min handledare på ABB Robotics, Stefan F., vilket också hjälpte mig att genomföra uppdraget i sin helhet. Han ansåg att det slutgiltiga
förslaget för BOL-gränssnittet var snyggt och mycket konkret och därmed också realiserbart i närtid. För att även säkerställa att det fanns en realistisk utgångspunkt för en teknisk lösning av informationsåteranvändning i databasens system, frågade jag projektledaren Patrik B. hur han generellt uppskattade möjligheten att
använda det slutgiltiga förslaget i BOL. Även hans svar var mycket positivt och han kunde absolut föreställa sig att använda och presentera förslaget för det företag som arbetar med de tekniska lösningarna för systemet i BOL. Kontakten med min handledare Jan Frohm på Mälardalens högskola var mycket trevlig, öppen och resultatrik, och jag fick mycket konstruktivt stöd under hela examensarbetet. Ett stort tack till Jan för att han även ställde upp med handledning under sin sommarledighet.
Den skriftliga kontakten med nyckelanvändarna i BOL som lämnade kommentarer och förbättringsförslag med enkätsvaren var mycket värdefullt i mitt arbete. Den muntliga intervjun med David K. gav mig mycket viktigt
underlag för att kunna utveckla det slutgiltiga förslaget för ett möjligt utseende av BOL och även detta var mycket värdefullt i mitt arbete.
Utifrån mina kollegors korrekturläsning av rapporten har jag fått in synpunkter och kunnat fundera över processens utformning. Ett stort tack till mina kollegor Monika och Maria som kritiskt granskade min rapport. Deras engagemang i mitt examensarbete har fungerat som ett bollplank för formuleringsfrågor.
Sommarperioden har även inneburit att organisera arbetet för att kunna ställa viktiga frågor till berörda parter före deras respektive ledighet.
20
Referenslista litteratur
Holme, Idar Magne & Solvang, Bernt Krohn (1997). Forskningsmetodik. Om kvalitativa och kvantitativa
metoder. Lund: Studentlitteratur.
Kuniavsky, Mike (2007). Observing the users experience. A Practitioner’s Guide to User Research. San Francisco: Morgan Kaufmann Publishers.
Kylén, Jan-Axel (1994). Fråga rätt vid enkäter, intervjuer, observationer och läsning. Stockholm: Kylén förlag AB.
Pettersson, Rune (2002). Information Design. An introduction. Amsterdam / Philadelphia: John Benjamins Publishing Company.
Pettersson, Rune (2007). It Depends: ID – Principles and Guidelines. Tullinge.
Sless, David (1995). Helping people communicate with people. CRI Communication Research Institute. Trost, Jan (2007). Enkätboken. Poland: Pozkal.
Ware, Colin (2004). Information visualization. Perception for design. San Francisco: Morgan Kaufmann Publishers.
Referenslista Internet
http://inside.abb.com/cawp/GAD00635/8DF0143E7B094EB785256C1500481587.aspx?e=us&ep=1&rm=1 (Tillgängligt 2008-07-03) http://www.iiid.net/PDFs/idxPublication.pdf s.8 (Tillgängligt 2008-07-11) http://www.communication.org.au/publications/principles---philosophy/Information-design-for-the-information-Age/18,0&Keywords=Design+information+communication+people (Tillgängligt 2008-07-09) http://sesam.smart-lab.se (Tillgängligt 2008-07-01) http://sesam.smart-lab.se/dokumentation/seminarier/hostsem04/041020.pdf s.2 (Tillgängligt 2008-07-01) http://www.ituniv.se/index.php?option=com_content&task=view&id=2063&Itemid=205 (2008-07-01) http://theses.lub.lu.se/archive/sob//soch/soch04059/SOCH04059.pdf s.13 (Tillgängligt 2008-07-16) http://publikationswebbutik.vv.se/upload/1084/2004_157_skrivhjalpen.pdf (Tillgängligt 2008-07-15) http://sesam.smart-lab.se/dokumentation/seminarier/hostsem04/041020.pdf s.4 (Tillgängligt 2008-07-16)Bilagor
Bilaga 1, Beskrivning av ABB Robotics användardokumentation
Bilaga 2, Beskrivning av material för utbildning
Bilaga 3, Enkäten
Bilaga 4, Sammanställning av kommentarer från enkäten
Bilaga 5, Utvärdering av enkäten
Bilaga 6, Flödesschema
Bilaga 1, Beskrivning av ABB Robotics användardokumentation
Det följande avsnittet innehåller en kortfattad överblick över vad som ingår i varje manual eller specifikation och vilka användare som avses.Användardokumentation delas in i följande typer: • Operatörsmanualer • Tekniska referensmanualer • Applikationsmanualer • Produktmanualer • Produktspecifikationer Operatörsmanualer
Operatörsmanualer beskriver användningen av robotsystemet och riktar sig till produktionsoperatörer, programmerare och servicepersonal som har den första kontakten med ett robotsystem. I operatörsmanualerna ingår 14 dokument och alla skrivs på engelska. Av de 14 engelska dokumenten översätts 5 dokument till 14 språk, 4 dokument översätts till 7 språk och 1 dokument översätts till respektive 6 och 8 språk.
Tekniska referensmanualer
Tekniska referensmanualer inkluderar referensinformation för RobotWare som är programvaran för styrskåpen. Manualerna innehålleh detaljerad information för alla instruktioner, funktioner, datatyper i RAPID
språket och system parametrar och riktar sig till produktionsoperatörer och programmerare. I tekniska referensmanualerna ingår 4 dokument och alla skrivs på engelska. Förutom 1 dokument översätts alla till 4 språk.
Applikationsmanualer
Applikationsmanualer beskriver basfunktionen och optioner för RobotWare genom att visa specifika
användningar. De riktar sig till produktionsoperatörer och programmerare. I applikationsmanualerna ingår 47 dokument och alla skrivs på engelska. 2 dokument översätts till 4 språk och 13 dokument översätts till 1 språk. Produktmanualer
Produktmanualer beskriver säkerhet, installation och igångkörning, underhåll, service, kalibreringsprocedurer, procedurer för att ta ur bruk, referensinformation, reservdelslista, foldouts och sprängbilder samt kretsschema för varje robot och varje styrsystem. Produktmanualerna riktar sig till all personal som arbetar med robotar och styrsystem. I produktmanualer ingår 48 dokument och alla skrivs på engelska.
Produktspecifikationer
Produktspecifikationer beskriver robotarnas, styrskåpens och programvarans prestation, och riktar sig till produktpersonal, försäljningspersonal, marknadspersonal samt personal som sköter beställningar, kundkontakter och service. I produktspecifikationerna ingår 27 dokument och alla skrivs på engelska.
Bilaga 2, Beskrivning av material för utbildning
Produktmanager och -chefer har tagit fram material med syfte att utbilda om ABB Robotics produkter. För varje produktområde har de sammanställt information i form av PowerPoint-presentationer som ska visas i olika utbildningssammanhang. Varje PowerPoint presenterar text och bilder som ska informera om:
1. Beskrivning av optioner och funktioner (markerat med en röd ruta) 2. information som har kundvärde (markerat med en blå ruta)
3. Fakta och viktig information som är ny (markerat med en svart ruta)
Användningen av de olika färgerna för att presentera informationen ska underlätta för användaren att hitta den information som är intressant för just henne eller honom.
