AKADEMIN FÖR UTBILDNING OCH EKONOMI
Avdelningen för ekonomi
Hur styr ledare sina medarbetare för att de ska arbeta mot
gemensamma mål?
Fallstudie i en avdelning som använder sig av den agila
metoden scrum.
Anton Molander 950811 Ester Arévalo Olsson 970804
2021
Examensarbete, Grundnivå (kandidatexamen), 15 hp Företagsekonomi
Examensarbete i företagsekonomi C Ekonomprogrammet 180 hp
Handledare: Niklas Bomark Examinator: Lars-Johan Åge
Förord
Det är detta examensarbete som nu visar på ett avslut av våra tre år här på Ekonomprogrammet på Högskolan i Gävle. Vi sänder tackhälsningar till alla personerna som ställde upp på intervjuer och gjorde denna studie möjlig.
Därefter vill vi rikta våra tack till Niklas för god handledning. Vi vill också tacka Lars-Johan Åge som varit vår examinator och kommit med värdefulla insikter och kritik. Till sist vill vi tacka våra närstående som hjälpt och motiverat oss.
Ett stort tack!
S
AMMANFATTNINGTitel: Hur styr ledare sina medarbetare för att de ska arbeta mot gemensamma mål? Fallstudie i en avdelning som använder sig av den agila metoden scrum.
Nivå: Examensarbete på Grundnivå (kandidatexamen) i ämnet företagsekonomi
Författare: Anton Molander och Ester Arévalo Olsson
Handledare: Niklas Bomark
Datum: 2021 – januari
Syfte: Syftet med denna studie är att med hjälp av agentteorin skapa en förståelse kring hur ledare styr medlemmar mot gemensamma mål i en organisation som använder sig av Scrum.
Metod: En kvalitativ studie med sju semistrukturerade intervjuer från en agil avdelning har genomförts. Studien hade även ett hermeneutiskt vetenskapstradition och synsätt som utgångspunkt.
Resultat & slutsats: Studiens resultat och slutsats är att kommunikationen är a och o för den
studerade avdelningen och det genomsyrar hela arbetet. Vidare har relationen mellan scrum mastern och dess medlemmar hög prioritet. De personliga målen som skapas för medlemmarna påverkas av relationen och kommunikationen. Fortsättningsvis sker övervakningen över medlemmarnas
prestationer mot mål via den dagliga kommunikationen på avdelningen.
Examensarbetets bidrag: Denna uppsats bidrar till teorin med en empirisk undersökning av en agil metod, scrum, och ger en ökad förståelse för hur avdelningen arbetar mot gemensamma mål.
Förslag till fortsatt forskning: Att undersöka om det finns ett samband mellan den upplevda relationen i en organisation och de finansiella prestationerna.
A
BSTRACTTitle: How do leaders manage their coworkers to make them act towards common goals? A case study of a department who works with the agile methodology scrum.
Level: Student thesis, final assignment for bachelor’s degree in business administration
Author: Anton Molander and Ester Arévalo Olsson
Supervisor: Niklas Bomark
Date: 2021 - January
Aim: The aim of this study is to, with the help of agency theory, create an understanding in how leaders guide members towards the common goals in an organization that uses scrum.
Method: A qualitative study with seven semi-structured interviews from an agile department has been conducted. The study also had a hermeneutic scientific tradition and approach as a starting point.
Result & Conclusions: The result and conclusion of this study are that communication is a must for the department in this study and it permeates the work. The relationship between the scrum master and its members has a high priority. The personal goals created for the members are affected by the relationship and the communication. Furthermore, the monitoring of members´ performance toward common goals are done via the daily communication in the department.
Contribution of the thesis: This thesis contributes to theory with an empirical research of an agile methodology and gives a deeper understanding regarding how they work towards common goals.
Suggestions for future research: To research how the perceived relationship in an organization correlates with the financial performance.
Innehållsförteckning
1. Inledning ...1 1.1. Bakgrund ... 1 1.2. Problematisering... 2 1.3. Syfte... 5 1.4. Forskningsfråga ... 5 2. Teoretisk referensram ...6 2.1. Informell styrning ... 6 2.1.1. Agilt ... 7 2.1.2. Scrum ... 82.2. Management control system och målkongruens ... 9
2.3. Agentteori ... 11
2.3.1. Problem som studeras inom agentteorin ...11
2.3.2. Informationsasymmetri ...12
2.3.3. Adverse selection...13
2.3.4. Moral hazard ...13
2.4. Analys- och Tolkningsmodell ... 14
3. Metod ... 15
3.1. Vetenskapligt synsätt ... 15
3.2. Undersökningsansats ... 15
3.2.1. Forskningsdesign ...16
3.3. Motivering till val av fallföretag ... 16
3.4. Datainsamling ... 18
3.4.1. Datainsamling av teoretisk referensram ...18
3.4.2. Intervjuguide ...19
3.4.2. Genomförande av intervju...20
3.5. Analysmetod ... 22
3.5.1. Kodning av insamlad dat...22
3.6. Trovärdighet ... 23
3.7. Källkritik ... 24
3.8. Forskningsetik ... 25
4. Empiri och analys ... 27
4.1. Arbetet med feedback och öppenhet ... 27
4.1.1. Analys av arbetet med feedback och öppenhet ...31
4.2. Arbetet med olika mål ... 34
4.2.1. Analys av arbetet med olika mål ...37
4.3. Sammanfattning av empirin och analysen ... 39
5. Slutsats och diskussion ... 41
5.1. Teoretiskt bidrag ... 42
5.2. Reflektion av studiens genomförande ... 43
5.3. Förslag till vidare forskning ... 43
Referenslista ... 44
Litteratur ... 48
Rapporter ... 49
Bilagor ... 1
Bilaga 1. Intervjuguide - Medlemmar ... 1
Bilaga 2. Interview guide – Team members ... 2
Bilaga 3. Intervjuguide – Scrum master ... 3
Figurförteckning Figur 1 Agentteori ... 14
Figur 2 Avdelningsstruktur ... 17
Tabellförteckning Tabell 1 Kopplingen mellan intervjufrågor och teori ... 20
Tabell 2 Respondenter ... 21
1
1. Inledning
Först kommer vi att presentera det som var bakgrunden till arbetet för att sedan gå vidare mot problemet som vi fann i tidigare forskning. I slutet av inledningen presenterar vi syftet samt forskningsfrågan med denna studie.
1.1. Bakgrund
Företag har under decennier gått från att vara mer hierarkiskt byggda till att vara mer fokuserade på samarbete. En anledning till det är att kunskap och kompetenser har blivit allt mer viktigt i
organisationer (Fernandez & Fernandez, 2008). Vidare vill företag vara mer lättrörliga i sina processer för att kunna bemöta och hantera osäkerheter och svårigheter under det dagliga arbetets gång (Ibid). Några anledningarna till att den ‘traditionella’ styrningen har blivit utmanad är hot från konkurrenter, aktieägares preferenser samt time to market (Cao & Ramesh, 2007).
Ett populärt arbetssätt som kommit att utmana traditionell styrning är det agila. Traditionell projektstyrning beskrivs som strukturerade processer med detaljerad planering och en motvillighet till att förändras vilket är motsatsen till det agila (Cervone, 2011; Fowler, 2005). Agila metoder är vidare adaptiv snarare än förutsägande samt människoorienterade framför processorienterade (Fowler, 2005). Det agila arbetssättet kommer till en början från mjukvaruutvecklare men har efter att ha visat på goda resultat börjat sprida sig vidare till andra branscher (Rigby m.fl., 2016). Agila metoder har under de senaste 25 till 30 åren ökat lyckande-graden i projekt inom
mjukvaruutvecklingen. Däribland har kvaliteten och tiden till marknaden förbättrats samtidigt som en ökning i motivation samt produktivitet har synts till i IT-team som har använt sig av dessa metoder (Ibid). Fortsättningsvis har graden av hur agilt ett företag arbetar visat sig ha en positiv effekt på lyckandegraden av projekt (Serrador & Pinto, 2015).
Intresset för dessa metoder har därmed sett en ökning både hos användare och forskare (Abrahamsson m.fl., 2013). Agila metoder kan implementeras på olika vis men det finns fyra underliggande principer. Dessa är följande: individer och interaktioner framför processer och verktyg, fungerande mjukvara framför omfattande dokumentation, kundsamarbete framför kontraktsförhandlingar och att svara på förändringar framför att följa en plan (Cervone, 2011). Formell styrning skiljer sig här från agila metoder eftersom det består av bland annat regler, budgeteringssystem och standardrutiner (Langfield- Smith, 1997). Dessa är mer synliga och objektiva komponenter i styrsystemet vilket gör dem lättare att undersöka.
2 Scrum heter den vanligaste agila metoden. Metoden utvecklades under 1990-talet av Jeff Sutherland och Ken Schwaber (Cervone, 2011. Namnet scrum är myntat av Hirotaka Takeuchi och Ikujiro Nonaka (1986) som drog liknelsen mellan ett holistiskt tillvägagångssätt inom produktutveckling och sporten rugby. Liknelsen var att rugbylag rör sig hela distansen på planen som en enhet och samtidigt passar bollen mellan varandra. Detta likt hur en tvärfunktionellt arbetslag arbetar tillsammans från början till slut.
Tidigare tillvägagångssättet kunde liknas mer med en stafett där en specialiserad grupp skickar vidare stafettpinnen till nästa grupp som är specialiserade inom någonting annat. Scrum är ett simpelt ramverk som hjälper organisationer, team och människor genom anpassningsbara lösningar på komplexa problem. Ramverket är anpassningsbart för organisationer där de själva kan avgöra ifall filosofin och strukturen kommer hjälper dem att uppnå mål och skapa värde (Schwaber & Sutherland, 2020).
1.2. Problematisering
Intresset för agila metoder har ökat både bland användare och forskare men forskningen kring det är knapp eftersom de flesta publikationerna är av antingen användare eller konsulter (Abrahamsson m.fl., 2003). Vidare anses byråkratiska organisationer utsättas för mindre risker när det kommer till egenintressen hos medarbetare (Bendickson m.fl., 2016). Det är därför intressant att studera agila metoder och specifikt scrum eftersom byråkratiska processer och praxis knappt används. Det är vidare den mest använda agila metoden för att hantera och kontrollera mjukvaru- och
projektutveckling (Cervone, 2014).
Tidigare forskning som behandlar scrum visar på att det finns utmaningar och hinder kring metoden. Bland annat menar Cho (2008) att dokumentationer, kommunikation samt kundservice kan leda till utmaningar i en organisation som använder scrum som arbetssätt. Dessa faktorer har en betydande roll och kan påverka arbetet negativ eller positivt beroende på vilka åtgärder teamet gör. Genom att ha de i åtanke vid projektarbete minskar det problem som uppstår i arbetsprocessen (Cho, 2008). Dybå och Dingsøyr (2008) kom i deras studie fram till att agila metoder och scrum handlar om relationen mellan teamet och deras kund samt kommunikationen däremellan. För att realisera fördelarna med scrum är det enligt Paasivaara m.fl. (2009) viktigt att säkerställa och uppmuntra till en öppen kommunikation. Vad som har visats sig är att det inte finns lika mycket eller ens något angående om hur relationen ser ut i teamet, mellan scrum mastern och medlemmarna
3 (Dybå & Dingsøyr, 2008). Ett intresse finns därför att ta reda på hur relationen ser ut mellan scrum mastern och deras medlemmar.
Moe m.fl. (2010) påpekade i deras fallstudie kring samarbete i scrum att medlemmarna inte verkade medvetna kring slutmålet. Medlemmarna i studien skapar sina egna planer och tar till stor del egna beslut vilket ledde till övervakningsproblem eftersom de inte hade insikt i de andras arbeten (Moe m.fl., 2010). Det som blir intressant för studien att undersöka hur ledare i scrum arbetar med mål och målkongruens. Vidare är det ett intressant ämne att undersöka inom Scrum eftersom ett ökat gap kring målkongruens har noterats på senare tid (Kennedy & Widener, 2019).
Designen av management control system utgår ofta ifrån att uppnå maximal målkongruens och det kan ses som det centrala syftet (Cugueró-Escofet & Rosanas, 2013; Itami, 1975). Detta eftersom kontrollerna ska motivera ledare att uppfylla organisationens mål (Cugueró-Escofet & Rosanas, 2013). Målkongruens har visat sig komma med ekonomiska fördelar för företag om det uppnås (Bouillon m.fl., 2006). Definitionen på management control system är enligt Malmi och Brown (2008) alla styrinstrument som managers, chefer och ledare använder sig av för att säkerställa att beteenden och beslut hos de anställda är i linje med en organisations mål samt strategier. Det är likt Chenhall (2003) som anser att definitionen har blivit bredare under de senaste åren. Management control systems, MCS, har gått från att tillhandahålla mer formell och kvantifierbar information till ett bredare informationsområde (Ibid).
En användbar teori att använda vid forskning kring mål är agentteorin. Den enkla modellen antar att det finns en målkonflikt mellan principalen och agenten (Eisenhardt, 1989). Vilket gör teorin till ett bra verktyg för studien. Teorin går ut på att principalen anställer en agent för att göra ett arbete åt principalens vägnar (Jensen & Meckling, 1976). Agentteorin har varit attraktivt inom
redovisningsforskning eftersom det tillåter forskare att integrera intressekonflikter,
incitamentsproblem och mekanismer för att styra incitamentsproblem i deras modeller (Lambert, 2001). Detta menar Lambert (2001) är på grund av att motivationen inom redovisning har mycket att göra med incitament-kontroller. Teorin har tidigare använts i forskningen för att studera intressekonflikter mellan ägare/ledning och chefer, men det finns ett utrymme för den när det kommer till forskning kring management och kontroll (Boucková, 2015).
Agentteorin antar att intressen mellan principaler och agenter skiljer sig åt. Gemensamt för tidigare studier är att de har haft ett tydligt fokus på agenter som chefer och principaler som ledningen eller aktieägare (Bouillon m.fl., 2006). Agentrelaterade problem har på senare tid mer studerat
4 samarbeten mellan offentlig och privat sektor enligt Gordon m.fl. (2019). Samtidigt menar Jensen och Meckling (1976) att dessa problem även kan förekomma på alla nivåer i en organisation. Därmed anser vi att det är givande att studera relationen mellan projektledare och dess medlemmar.
Itami (1975) menar vidare att problem med målkongruens i en decentraliserad organisation är komplexa eftersom det beror på personliga mål bland medlemmarna, incitament samt osäkerheter i miljön. Samtidigt är det svårare att styra efter prestationsmätning i organisationer som rör sig bort från traditionella processer och som istället har ett tydligare fokus på grupper, kunskap och kompetens som agila metoder (Kennedy & Widener, 2019).
Vidare belyser Eisenhardt (1989) att problemen i relationen mellan principalen och agenten är till följd av att de har olika mål. De båda försöker därmed maximera sin egennytta men principalen kan även ha svårt i att kontrollera noga om vad agenten gör. Detta leder till vad Eisenhardt (1989) benämner som informationsasymmetri.Inom agentteorin kan det uppstå problem och Gordon m.fl. (2019) menar att informationsasymmetri är en effekt av principal och agent relationen. Agenten tillåts att agera opportunistiskt och kan då bortse från sina skyldigheter gentemot principalen.
Det har gjorts en del tidigare forskning kring scrum (Cervone, 2011; Cho, 2008; Dybå & Dingsøyr, 2008; Paasivaara m.fl., 2009). Det forskningsgap vi ser är att även om det finns en del forskning är scrum inte är speciellt utforskat och det finns utrymme för vidare forskning (Abrahamsson m.fl., 2003). Det är vidare intressant hur arbetet mot mål fungerar i en organisation som inte använder sig av traditionella metoder och byråkratiska processer. Agentteorin passar bra för att undersöka hur ledare arbetar med mål- och intressekonflikter genom att observera förhållandet mellan ledare och medlemmarna.
Eftersom tidigare studier inte har undersökt hur arbetet mot mål ser ut i praktiken, vid användandet av scrum, har vi valt att genomföra en kvalitativ studie för att kunna skapa en förståelse kring problemet. Studien utgick från relationen mellan ledare och dess medlemmar. Agentteorin
appliceras på empirin genom att ledare tar rollen av principaler och medlemmar rollen som agenter. Teorin används i studien som ett verktyg för att uppmärksamma möjliga intresse-/målkonflikter ur empirin för vidare att se hur ledare hanterar dessa för att nå de organisationens mål.
5 1.3. Syfte
Syftet med denna studie är att med hjälp av agentteorin skapa en förståelse kring hur ledare styr medlemmar mot gemensamma mål i en organisation som använder sig av scrum.
1.4. Forskningsfråga
6
2. Teoretisk referensram
Nedan presenteras informell styrning följt av det agila fenomenet och scrum filosofin. Dessa bidrar till en ökad förståelse för fenomenet i studien. Vidare presenteras management control systems och målkongruens, följt av agentteorin. Till sist förklaras vår analysmodell vilken baseras på
agentteorin.
2.1. Informell styrning
För att studera hur ledare styr sina medlemmar mot gemensamma mål med en agil metod måste informell styrning beskrivas i studien. Agila metoder, som scrum, använder sig till en övergripande del av informell styrning och processer (Cao, 2007). Forslund (2013) beskriver att organisationer som använder sig av informell styrning lättare kan ha översikt över sina anställda och företaget. Ledaren sägs ha koll på företagets utformning av mål samt hur de ska uppnå dem utan att ha en tydligt formulerad plan.
Keil m.fl. (2013) menar att informell styrning har fokus på den självreglerande dynamiken som styr beteendet. Vidare förklarar författarna att informell styrning även bygger på strategier och kontroll som minskar målskillnader som uppstår mellan organisationer och dess anställda. Keil m.fl. (2013) beskriver att det finns två lägen för kontroll: klankontroll och självkontroll. Klankontroll innefattar alla medlemmar i organisationen. De uppfattas ha samma värderingar, använder sig av liknande metoder vid problemlösningar samt att uppnå gemensamma mål. Självkontroll förklaras av författarna (Keil m.fl., 2013) att medlemmen självständigt sätter upp sina mål och övervakar sin egen måluppfyllelse.
När det kommer till organisationer som använder en mer informell styrning kommer ledningen behöva vara mer kreativ (Forslund, 2013). Kommunikationen är en viktig del av informell styrning eftersom medarbetarna till stor del har olika arbetsuppgifter och av den anledningen måste
samarbeta. Vidare förklarar Forslund (2013) att chefer kommunicerar direkt till sina anställda och det inte behöver ske på utvalda tider. Det egna ansvaret som anställda får ger dem större chans till att kunna arbeta mer flexibelt vilket kan ge en ökad kreativitet i arbetet. Det är något som
7 Burns och Stalker (refererade i Freeman, 1961) förklarade att en förändring hände under 1960-talet bland organisationer eftersom de tycktes behöva vara mer effektiva i deras styrning. Den formella styrningen ansågs därmed inte vara fördelaktig som organisationsform. För att organisationer ska ha koll på de ständiga förändringar som sker krävs det att de är mer flexibla. Ett flertal organisationer började använda sig av den informella styrningen, vilket har bland annat utvecklat ett arbetssätt som agilt (Freeman, 1961).
2.1.1. Agilt
Det agila arbetssättet, vilket kännetecknar en viktig metodik som har använts för att styra
medlemmar på ett mer informellt sätt, utvecklades i början av 1970-talet inom IT-branschen (Cao, 2007; Gustavsson, 2020). När agila metoder började användas fanns delar av det traditionella tankesättet kvar. För att ha en tidsram under projektets gång sattes milstolpar upp. Projektledare såg att det resulterade i en ökad stress bland medarbetarna eftersom milstolparna progressivt kom tätare och tätare. Som lösning till detta togs ett alternativt arbetssätt fram. Tiden ansågs vara helig och cykler, sprintar, ersatte milstolpar i arbetet (Gustavsson, 2020). Arbetssättet växte fram för att hantera projekt vilka karakteriseras av osäkerhet och svårigheter med mottaglighet och
föränderlighet (Fernandez & Fernandez, 2008).
Det agila arbetssättet har tagit inspiration från metoden lean vilket i sin tur härstammar från den japanska bilindustrin. Lean har sitt ursprung från andra världskriget när företag var tvungna att hitta effektiva och billiga lösningar för att konkurrera mot omvärlden med knappa resurser. Metodens grundtankar handlar om att eliminera slöseri vilket är all tid som inte genererar värde till företagets slutresultat (Hedlund, 2007).
Det är vanligt att det sker förfrågningar om förändringar från kunderna under arbetsprocessen. Hoda m.fl. (2008) menar att i de mer traditionella utvecklingsformerna finns det knappt något utrymme för att omstrukturera koder för att tillgodose kundernas krav. Det traditionella sättet kan därmed ses som orealistiskt eftersom de antas att kraven från kunden förblir fasta under hela projektet. Vidare förklarar Hoda m.fl. (2008) att de agila metoder skiljer sig från det traditionella eftersom de är mer inriktade mot kundnöjdhet. Genom en iterativ utvecklingsform kan man möjliggöra förändringarna eftersom teamet har fokus på de nödvändigaste arbetsuppgifterna. Teamet har enbart en handfull av arbetsuppgifter att uppnå under en iteration, en sprint, vilket gör det enklare att ändra de uppgifter efter behov och kan därmed hantera de sammanhängande riskerna bättre (Hoda m.fl. 2008).
8 2.1.2. Scrum
Scrum är en agil metod där filosofin bakom är grundad från empirism och tankesättet bakom metoden Lean (Schwaber & Sutherland, 2020). Empirismen i scrum fokuserar på att kunskap kommer ifrån erfarenheter samt att beslut tas utifrån vad som observeras. Likt tidigare nämnt är grundidén bakom Lean att lägga fokus på det nödvändiga och att minimera onödigt arbete. Scrum använder sig av ett tillvägagångssätt vilket är iterativt (upprepande) och inkrementellt (stegvis) för att förutse och kontrollera risker. De iterativa processerna är vidare till för att förbättra
kommunikationen och samarbetet (Cervone, 2011). Dessa processer kallas för sprintar.
Sprintar är månadslånga upprepade cykler, där funktionaliteten av produkten vidareutvecklas (Ibid). Under sprinten tillåts inte utomstående faktorer påverka scrum teamets arbete. Detta betyder att projektkraven inte kan ändras under en sprint. Skillnaden från mer traditionella arbetssätt är att delprodukter (inkrement) levereras vid varje iteration, upprepning (Azanha m.fl., 2017). Ett inkrement är steg mot produktens mål. Varje inkrement är en tillsats på tidigare inkrement för att alla ska fungera tillsammans och det är vidare möjligt att flera inkrement skapas under en sprint (Schwaber & Sutherland, 2020). Enligt Cervone (2011) ska den upprepande processen hjälpa till med att få en kontroll på det kaos som kan uppstå på grund av motstridiga intressen och behov i ständigt föränderliga miljöer.
De tre mest observerade modellerna av scrum är: isolerade scrums, distribuerade scrum av scrums och totalt integrerade scrums (Cervone, 2014). Isolerade scrums är på olika geografiska områden och använder sig nödvändigtvis inte av scrum processen och är inte tvärfunktionella de emellan. Distributed scrum of scrums är även de isolerade geografiskt men integreras via en scrum för alla scrum team gemensamt. Totalt integrerade scrums är tvärfunktionella med medlemmar spridda geografiskt.
Scrum modellen är byggd utifrån tre huvudkoncept vilka är: roller, processer samt artefakter (Cervone, 2014). De tre rollerna är scrum master, scrum team och produktägaren. Scrum mastern leder utformningen av det strategiska arbetet och ansvarar för att driva processer och att ta bort hinder under processen. Arbetslaget kallas för scrum team, de håller processen vid liv och på det rätta spåret. Sista rollen, produktägaren, agerar som en enhetsledare som ser till att organisationens mål med arbetet uppfylls med varje upprepad cykel, s.k. sprint. Den ständiga kommunikationen används inom agila metoder för att organisera projektgruppen mer effektivt (Cervone, 2011).
9 Metoden används för att göra projektgrupper mer produktiva genom att eliminera triviala
administrativa uppgifter.
Sprintar är vad som skapar värde av idéer. Inom scrum finns det scrum events, händelser, vilka är: sprint planning, daily scrums, sprint review och sprint retrospective. Allt arbete som är nödvändigt för att nå målet med en produkt innefattas i en sprint. Sprint planning initierar sprinten genom att presentera arbete som ska utföras under sprinten och en plan skapas gemensamt inom scrum teamet. Planeringsfasen för en sprint får maximalt vara på 8 timmar för en månads sprint. Daily scrums används för att inspektera utveckling mot sprintmålet. De förbättrar även kommunikationen, identifierar hinder, uppmuntrar till snabb beslutsfattning och eliminerar behovet av andra möten. Sprint review ser till att granska outputen av en sprint och beslutar om vidare anpassningar. Sprint retrospective är den sista händelsen i en sprint vars mål är att planera för sätt vilka kan öka
kvaliteten samt effektiviteten i arbetet. Där inspekteras utförandet av sprinten. Teamet diskuterar vad som fungerade väl och vad som inte var lika välfungerande, vilka problem som påträffades och hur dessa hanterades eller inte hanterades. En sprint avslutas i samband med Sprint retrospective (Schwaber & Sutherland, 2020).
2.2. Management control system och målkongruens
Det svåra med att se management control systems, MCS, som en helhet är att definiera vad det innebär (Malmi & Brown, 2008). Enligt Malmi och Brown (2008) finns det många definitioner, några överlappar varandra och några vitt skilda förklaringar. Definitionerna skiljer sig beroende på omfånget av begreppet. Enligt Malmi och Brown (2008) spelar osäkerheter en stor roll i
utformningen av MCS. Vid osäkerheter kan det krävas mer information för att skapa sig en bild av verkligheten vilket hjälper till att ta beslut. Däremot ur ett beteende perspektiv kan det krävas att agila organisationer lägger mer fokus på att främja de anställda än på redovisnings kontroll. Malmi och Brown (2008) visar med det på att en och samma beroende variabel kan ha väldigt olika utfall beroende på redovisningssystem. Vidare definierar Malmi och Brown (2008) management control system som alla styrinstrument som managers, chefer och ledare använder för att säkerställa att beteenden och beslut hos de anställda är i linje med organisationens mål och strategier. Exkluderat från definitionen är då rena beslutsstödsystem.
Definitionen av begreppet management control system har enligt Chenhall (2003) utvecklats under åren från att tillhandahålla en mer formell och ekonomisk kvantifierbar information, som
10 informationsområde inkluderar enligt Chenhall (2003) den externa informationen som är relaterad till marknader, kunder och konkurrenter. Management control system innehåller även
icke-finansiella medel som är relaterade till produktionsprocessen, förutsägbar information samt ett stort urval av beslutsstödsmekanismer. Till sist inkluderas även informella sociala och personliga
kontroller. Formellt sett kan management control system uppfattats som ett passivt verktyg som assistera chefer med information fortsätter Chenhall (2003).
Management control system ska motivera chefer och ledare att uppfylla organisatoriska mål
(Cugueró-Escofet & Rosanas, 2013). Designen på kontrollsystem utgår ofta ifrån att uppnå maximal målkongruens (Cugueró-Escofet & Rosanas, 2013; Itami, 1975). Mycket av forskningen har
fokuserat på formell MCS men enligt Cugueró-Escofet och Rosanas (2013) samexisterar formell samt informell kontroll i kontrollprocessen.
Fortsättningsvis hävdar Cugueró-Escofet och Rosanas (2013) att målkongruens är det centrala syftet med MCS. Detta sker genom personliga mål som främjar de organisatoriska målen. Bouillon m.fl. (2006) kommer i sin studie fram till att ekonomiska fördelar genereras genom att företag och organisationer når målkongruens. Målkongruens har definierats som en process av två steg
(Kennedy & Widener, 2019). Det första är att anställda är medvetna om målens betydelse, det andra är att de agerar för att uppfylla dessa mål. Cugueró-Escofet och Rosanas (2013) att MCS är till för att få de anställda att bete sig på ett sätt för att uppnå organisationens mål.
Cugueró-Escofet och Rosanas (2013) menar vidare att utformningen samt användningen av MCS är nödvändig för att nå målkongruens. Däremot är dessa beroende av externa situationer. Valet av resultatmätningsmetoder och incitament-strukturer, för att motverka ineffektiviteter, är inte det enda som påverkar målkongruens understryker Bouillon m.fl. (2006). Cugueró-Escofet och Rosanas (2003) tar upp två centrala frågor för att utvärdera management kontroll. Vilka ageranden motiveras av ledningen för de anställda att ha som egenintresse och är dessa i linje med organisationens intresse.
Cugueró-Escofet och Rosanas (2013) delar upp målkongruens i 4 stadier utifrån kombinationer av formell rättvisa/orättvisa samt informell rättvisa/orättvisa. Vidare delas de in i ytterligare 2 stadier, stabila samt instabila. De stabila är minimal samt maximal målkongruens. De instabila är
avvikande, sporadisk/enstaka, målkongruens. Folger och Cropanzano (refererade i Cugueró-Escofet & Rosanas, 2013) har studerat MCS i relation till human resource management och såg där att vissa karaktärsdrag på systemen fick anställda att uppfatta de som mer eller mindre rättvisa. Där anställda
11 känner mindre rättvisa kunde koppling göras till en lägre motivation att nå de organisatoriska
målen. Det motsatta kunde antas gällande en behandling som upplevs rättvis.
2.3. Agentteori
Agentteorin har valts som verktyg i studien för att studera hur ledare försöker styra medlemmarna, som har mer information än ledaren. Jensen och Meckling (1976) beskriver principal agentteori som en relation där avtal skrivs av en eller flera personer, principaler, för att engagera en annan person, agent, till att utföra någon tjänst eller arbete för deras räkning. Caers m.fl. (2006) menar att
principal-agent relationer är vanliga och exemplifierar med att en husägare (principalen) anställer en snickare (agent) för att renovera hemmet. Exemplet visar på en situation som sker inom privata omständigheter men principal-agentteorin finns även inom organisationer.
Traditionellt sett antas agentteorin kännetecknas av en konflikt mellan principalen och agentens intresse, det kommer att motivera agenten att sträva efter sina egna mål (Caers m.fl., 2006).
Alternativt förklarat som en målkonflikt av Eisenhardt (1989). Att sträva efter egna mål menas med att principaler och agenter kommer bedriva ett egennyttigt nyttomaximeringsbeteende, vilket är den bakomliggande idén med teorin. Agenter är dock inte enbart motiverade av individuell opportunism poängterar Bouillon m.fl. (2006).
Enligt agentteorin är det större sannolikhet att agenten agerar utifrån principalens intressen om denne har andelar i företaget (Bendickson m.fl., 2016). Anledningen till det är att agentteorin gör antagandet att när problemen inom agentteorin minskar borde även värdet på företaget öka, vilket leder till agenter agerar utifrån principalens intressen (Bouillon m.fl., 2006). En anledning till att målkongruens nås inom agentteorin är att agenterna har accepterat strategin som kommer uppifrån organisation. Det enligt Bouillon m.fl. som menar att en högre grad av acceptans gällande de organisatoriska målen agenter emellan, är en viktig faktor i att nå en effektiv målkongruens.
2.3.1. Problem som studeras inom agentteorin
Det finns två perspektiv av agentteorin som uppkommit inom forskningen, dels principal-agentforskning samt positivistisk agentteori (Bendickson m.fl., 2016). Inom principal-agent perspektivet har forskningen identifierat två problem, riskdelning (delad risk) och
12 egenintressen och det är avvikelsen från principalens intressen till agentens intressen som skapar problemet. När relationen mellan principaler och agenter upprättas har principalen en tydlig bild över företaget. Problemet uppstår när agenten agerar emot den överenskommelsen. Ur principalens perspektiv åtar denna sig mer risk i den situationen (Bendickson m.fl., 2016).
Problemet om agentövervakning bygger vidare på det första problemet. Givet att agenten agerar utifrån egenintressen skapas det informationsasymmetri där principalen får det svårare att på ett korrekt sätt övervaka agentens beteende (Bendickson m.fl., 2016). Kopplingen problemen emellan är informationsasymmetri. Där avvikelser görs av agenten från principalens intressen skapas informationsasymmetri vilket i sin tur påverkar principalens övervakning av agentens beteende (Bendickson m.fl. 2016).
2.3.2. Informationsasymmetri
Healy och Palepu (2001) förklarar att det krävs ett fungerande informationsflöde för att kunna skapa en effektiv organisation. Ett fungerande informationsflöde menar Healy och Palepu (2001) är när det finns ständig kommunikation inom organisationen, vilket kan vara möten, samtal och
diskussioner mellan medarbetarna och ledningen. Denna form av kommunikation kallas för frivillig kommunikation där relationen samt kvaliteten på informationsflödet mellan ledningen och
medarbetare lyfts fram (Healy & Palepu, 2001). Det finns risker inom kommunikations- och
informationsflödet där rollerna påverkas och Gordon m.fl. (2019) menar att informationsasymmetri är den främsta risken.
Informationsasymmetri går ut på att informationen mellan agenten och principalen är i obalans vilket påverkar organisationens resultat enligt Gordon m.fl. (2019). Denna informationsasymmetri påverkar principalens förmåga att effektivt bevaka att deras intresse kommer i första hand. Eftersom agenten i detta fall kommer ha ett självsökande motiv kommer de med stor sannolikhet ta tillfället i akt och agera mot principalens intressen genom exempelvis att delta och ta del av höga förmåner. Adams (1994) förklarar att det antas att principalen och agenten kommer att agera rationellt genom att de kommer gå in i en avtalsprocess för att på det sättet maximera deras egen förmögenhet.
Zogning (2017) instämmer om att informationsasymmetri uppstår när informationen mellan
parterna skiljer sig åt. Forskare inom ekonomi använder sig av modeller som antar att båda parterna har samma information medan verkligheten vanligtvis är asymmetrisk. Zogning (2017) hävdar att en organisations ledning har tillgång till information inom verksamheten, medan aktieägarna inte
13 alltid har den kompetensen som krävs för att veta om en transaktion kommer att vara till deras eller ledarens fördel. Därför finns det en möjlighet för agenter att manipulera information de hanterar och därmed skapas informationsasymmetri (Zogning, 2017).
Informationsasymmetri kan enligt Tumay (2009) delas upp i två typer, vilket är ”dolda karaktärsdrag” och ”dolda handlingar”. Dolda karaktärsdrag sker när ena parten håller undan information om sig själv för den andra parten. Den andra typen, dolda handlingar, uppstår när ena parten kan genomföra handlingar som påverkar den andra parten utan att den är medveten eller kan observera handlingen. Med hjälp av screening och signalering menar Tumay (2009) kan de dolda karaktärsdrag och handlingar synliggöras och informationen mellan principal och agent kan stärkas. Nedan presenteras två problem som uppkommer på grund av informationsasymmetri.
2.3.3. Adverse selection
Gordon m.fl. (2019) förklarar att det första problemet från informationsasymmetri kommer till när principalen anställer agenten. En principal kommer vilja anställa en agent som kommer utföra arbetet på bästa sätt. Men principalen kommer inte ha tillräckligt med information eftersom agenten väljer vad för information som principalen får. Det här kan innebära att agenten inte alltid har rätt kompetens till att utföra arbetet. Det kan handla om att det finns en drivkraft hos agenten till att uppvisa ett opportunistiskt beteende i förhand (Mühlbacher m.fl., 2018). Detta problem inom informationsasymmetri kallas av flera forskare (Gordon m.fl., 2019; Mühlbacher m.fl., 2018) för adverse selection, där resultatet blir att det uppstår en konflikt mellan principalen och agenten.
Akerlof (1970) förklarar informationsasymmetri och adverse selection med att göra en jämförelse till försäljning av begagnade bilar. Köparen av en begagnad bil kan inte bedöma om kvaliteten är bra eller dålig, medan sannolikheten är stor att säljaren har den informationen. Adverse selection uppstår innan en transaktion sker hävdar Tumay (2009) och förklarar att det finns ett dolt
karaktärsproblem där ena parten med information gör val som kommer påverka den andra parten negativt.
2.3.4. Moral hazard
Doherty (1999) menar att informations asymmetri i sig inte är ett problem utan utvecklas till ett i kombination med moral hazard. Vilket är förmågan för agenterna att verka utifrån deras
14 kombinationen av informationsasymmetri och moral hazard kan ge organisationen en stark förlust, vilket Gordon m.fl. (2019) också påstår. Därför blir övervakningen av agenterna en viktig och effektiv del i principal och agent relationen. Ekanayake (2004) anser att moral hazard kan, till viss del, hanteras genom bland annat övervakning, resultatkontroller och incitament.
Tumay (2009) förklarar att moral hazard är risken som kan uppstå om agenten ändrar sitt beteende. Risken kan uppstå när avtalet redan har inletts. Beteendet som ändras kommer påverka principalen negativt, på grund av att informationsasymmetri uppstår.
2.4. Analys- och Tolkningsmodell
För att besvara forskningsfrågan har agentteorin valts för att studera relationen mellan Scrum master (Principal) och medlemmarna (Agenter). Analysmodellen har använts för att observera upplevda mål-/intressekonflikter ur det insamlade materialet för att vidare se hur principaler, scrum master, hanterar dessa för att få agenterna, medlemmarna, att agera mot gemensamma mål.
Asymmetrisk information är problemet i teorin (Gordon m.fl., 2019) och analysen har av den anledningen ett tydligt fokus på informationsflödet mellan parterna.
Figur 1 Agentteori
15
3. Metod
I kommande avsnitt presenteras det valda tillvägagångssättet för studien. För att i slutändan kunna besvara studiens forskningsfråga: Hur styr ledare sina medlemmar för att undvika mål- och
intressekonflikter? Först presenteras studiens vetenskapliga synsätt för att senare leda in på undersökningsansats. Där den valda metoden förklaras mer ingående. Slutligen tas kritik mot den valda metodansatsen samt de etiska aspekterna på studien upp.
3.1. Vetenskapligt synsätt
Studien följde den hermeneutiska traditionen (Sohlberg & Sohlberg, 2013). Det för att vald metod var textanalys/tolkning, det vill säga att förståelsen skapas genom språket. Det var viktigt att ha en förkunskap om vilka begrepp de studerade aktörerna använder sig av och de definieras för att undvika att tolkningen blir bristfällig (Eriksson v& Hultman, 2014). Vi har i denna studie tolkat respondenternas åsikter genom deras ord och erfarenheter. Förståelsen i arbetet kom genom en dialog mellan förförståelsen och insamlad data, även kallad hermeneutiska cirkeln (Bryman & Bell, 2017). I arbetet användes en abduktiv process där den bästa förklaringen, givet studiens material söks genom tolkningar av insamlad data det genom den hermeneutiska cirkeln. Att få en förståelse av människans beteende är en huvudsaklig del inom det hermeneutiska synsättet (Ibid). Eftersom syftet med studien är att få en förståelse kring hur ledaren styr sina medarbetare för att de ska arbeta mot gemensamma mål ansåg vi att ett hermeneutiskt synsätt var ett lämpligt val. Detta för att genom tolkningen av respondenternas ord och erfarenheter besvara studiens syfte.
3.2. Undersökningsansats
Arbetet utgick från att skapa en förståelse kring den sociala verkligheten som deltagarna i studien var en del av. Detta utifrån hur de tolkar den sociala verkligheten. Den här studien följer därför en kvalitativ forskningsstrategi. Ett huvudsakligt fokus för en kvalitativ studie är att förstå hur de som är föremål för studien upplever den sociala verkligheten (Bryman & Bell, 2017). Föremål för denna studie var människor, agenter och principaler. Dessa kan reflektera själva över hur de upplever verkligheten därefter användes de reflektionerna i studien. Studien kunde därför skapa en förståelse för respondenterna beteende, värderingar och åsikter.
16 En svårighet med att använda en kvalitativ ansats är att generalisera resultatet från studien.
Kvalitativa resultat ska ligga till grund för teorier och inte generaliseras till andra miljöer (Bryman & Bell, 2017). Planen med studien var att bidra till framtida forskning inom scrum med en empirisk undersökning som vidare kan bidra till skapandet av nya teorier.
3.2.1. Forskningsdesign
Forskningsdesignen för studien var en fallstudie. Fokus i studien var att skapa en förståelse kring hur ledare styr medlemmarna mot gemensamma mål i en avdelning som använder sig av scrum. Fallstudier som forskningsdesign handlar om att ta reda på något som sedan kan kopplas till en specifik kontext (Eriksson & Hultman, 2014). Det kan exempelvis handla om ett företag där det sker en förändring. Studien i detta fall fokuserade på en specifik avdelning som arbetar med den agila metoden scrum. Ett fall kan till stor del förknippas med en studie av en plats eller lokal, exempelvis en organisation eller arbetsplats (Bryman & Bell, 2017). I det här fallet en arbetsplats.
Syftet med denna studie var att skapa en förståelse hur ledaren styr sina medlemmar mot gemensamma mål. Genom att tillämpa fallstudie som forskningsdesign kunde syftet och forskningsfrågan studeras i detalj. Studien riktades in på en specifik avdelning och relationen mellan underchefer och medlemmarna vilket gör en fallstudie till ett lämpligt tillvägagångssätt (Denscombe, 2009).
3.3. Motivering till val av fallföretag
I valet av företag för fallstudien var kriterierna att företaget arbetar med ett agilt arbetssätt samt att urvalet för intervjuer var tillräckligt stort för att kunna skapa en förståelse kring forskningsfrågan. Det företag som valdes för studien verkar inom den svenska IT-branschen. Företaget har en
avdelning som arbetar agilt utifrån scrum modellen. De har använts sig av denna metod sedan 2019. Inom den agila avdelningen på företaget arbetade 15 antal anställda, ledare samt medlemmar, vilket gav ett tillräckligt stort urval av respondenter.
Vid valet av respondenter användes ett snöbollsurval. Snöbollsurval innebär att en mindre grupp som anses vara relevanta för studien väljs ut (Bryman & Bell, 2017). De rekommenderar vidare andra personer som har den erfarenhet vilken är av relevans för studien. Urvalet bildades via en kontaktperson med god insyn i den avdelning som passade studiens syfte. Det genom att
17 Det finns nackdelar med urvalsmetoden eftersom de personer som kontaktats är från samma nätverk (Alvehus, 2013). Personerna känner möjligen varandra sedan tidigare och kan ha liknande åsikter. Risken är att svaren inte kommer skilja sig speciellt mycket och inte blir lika brett belysta. Under utformningen av frågorna fanns detta i åtanke och fokus var att formulera frågor vilka var öppna i sin karaktär. Vidare ansågs det inte som ett större problem eftersom studien var en fallstudie på en specifik avdelning och därmed var studiens fokus på ett nätverk.
Företaget har en avdelning som arbetar agilt utifrån scrum modellen. De har använts sig av denna metod sedan 2019. Avdelningen består av två scrum teams med tillhörande scrum masters samt produktägare. Nedan presenteras en visualisering av avdelningens struktur.
Figur 2 Avdelningsstruktur
(Anton Molander & Ester Arévalo Olsson, 2020)
Avdelningen i organisationen följer den normala policyn för scrum. Det vill säga ett team med tio eller mindre medlemmar som arbetar i upprepade cykler som inte är längre än 4 veckor. Hela avdelningen har sammanlagt 11 medlemmar som sedan är uppdelade i två scrum team.
18 3.4. Datainsamling
Valet av metod för datainsamling baserades på syftet samt forskningsfrågan. Syftet var att skapa en förståelse därför ansåg vi att enkäter inte var ett lämpligt tillvägagångssätt eftersom det inte ger lika djupgående förklaringar. Det eftersom öppna frågor inte är att föredra i enkäter samt att det inte finns möjlighet att ställa sonderande frågor (Bryman & Bell, 2017).
Ostrukturerade intervjuer kan liknas med ett samtal mellan respondent och intervjuare (Bryman & Bell, 2017). För att besvara forskningsfrågan på bästa sätt var det viktigt att beröra specifika ämnen i intervjuerna, och semi-strukturerade intervjuer användes därav för att få mer struktur. Anledningen till det var att jämförelsen kommer bli bristfällig intervjuerna emellan utan någon struktur, vilket i sin tur kunde ha en negativ påverkan på analysen. Fortsättningsvis är semistrukturerade intervjuer att föredra om man är fler än en forskare, vilket var fallet i det här arbetet. Det för att kunna säkerställa att det blir någon struktur om genomförandet av intervjuer skulle delas upp författarna emellan (Ibid). Vidare närvarade båda vid varje intervjutillfälle.
3.4.1. Datainsamling av teoretisk referensram
För att ta fram de artiklar som är relevanta för studien har digitala databaser länkade från
högskolans hemsida använts, såsom Google scholar och Academic search elite. Att välja relevanta nyckelord i olika kombinationer är viktigt eftersom det kan leda till att relevanta och väsentliga artiklar tas fram (Bryman & Bell, 2017).
Följande nyckelord valdes ut för att finna artiklar inom det valda ämnet: • Management Control System
• Goal congruence • Agency theory
• Information asymmetry
Vi höll oss i den grad som var möjlig till forskningsjournaler vars inriktning var
verksamhetsstyrning. Detta för att studien skulle hålla sig till ämnet men även för att få fram
relevanta artiklar inom området. Artiklar hämtades från digitala databaser för att på ett effektivt sätt söka och få tillgång till artiklar och journaler. Valet av digitala databaser och artiklar grundade sig i att digitala källor anses vara mer trovärdiga till skillnad från tryckta källor. Detta är på grund av att
19 tryckta källor inte kan uppdateras lika väl som digitala källor (Eriksson & Hultman, 2014).
Eftersom vi ville uppnå hög trovärdighet i arbetet ansåg vi att valet av digitala källor var väsentligt.
Vi var noga när val av artiklar gjordes eftersom man ska vara kritisk mot de artiklar som används, speciellt om de är tagna från internet (Bryman & Bell, 2017). Internet är ett bra verktyg för att ta fram artiklar men det finns väldigt mycket information där. Även fast det kan vara svårt är det viktigt att sålla bort det som anses vara irrelevant. Vi har använt oss av databaser länkade från högskolans hemsida samt Google scholar, vilket är fördelaktigt för att hitta bra källor (ibid).
I studien har artiklar använts som både är äldre än 10 år men även nyare artiklar. De äldre artiklarna vi valt ut har en grund i den tidigare forskning som presenterats. Artiklarna anses vara relevanta i denna studie eftersom de har citerats och refererats i de mer aktuella artiklarna. Vi har därmed ansett att alla de artiklar vi har valt har varit av betydelse för denna studie.
3.4.2. Intervjuguide
En intervjuguide kan förklaras som en strukturerad lista över de områden som en semistrukturerad intervju bör täcka (Bryman & Bell, 2017). De teman som utformades för intervjuguiden författades från den insamlade litteraturen i studien. Utöver de teman som berör forskningsfrågan utformades även inledande frågor till intervjuguiden vilket är viktigt för att kunna placera svaren i olika sammanhang (ibid). För studien utformades två intervjuguider för respektive scrum master samt medlemmarna. Eftersom medlemmarna i det agila-laget var engelskspråkiga översattes intervjun för medlemmarna även till engelska. Nedan, i tabell 1, presenteras en koppling mellan teori och de teman/frågor som ställdes.
20 Tabell 1 Kopplingen mellan intervjufrågor och teori
Tema Frågor Källor
Introduktion 1 - 5 Bryman och Bell (2017)
Schwaber och Sutherland (2020)
Agilt 6 Gustavsson (2020)
Mål 7-11 Cugueró-Escofet och Rosanas (2013)
Kennedy och Widener (2019) Bouillon m.fl. (2006)
Relation Agent-Principal 12-19 Jensen och Meckling (1976), Caers m.fl. (2006), Bouillon m.fl. (2006), Malmi och Brown (2008)
Konsensus/Acceptans kring mål 20-21 Bouillon m.fl. (2006), Kennedy och Widener (2019)
(Anton Molander & Ester Arévalo Olsson, 2020)
Intervjuguiden skickades till respondenterna innan intervjun vilket kan stärka tillförlitligheten (se avsnitt 3.8) i arbetet eftersom respondenterna varit förberedda (Bryman & Bell, 2017). Frågorna som författades för studien var på ett begripligt språk för respondenterna vilket är viktigt vid utformningen av intervjuguiden (Ibid). Akademiskt språk undveks i intervjuerna för att minska risken för missförstånd.
3.4.2. Genomförande av intervju
I och med rådande omständigheter och restriktioner för pandemin Covid-19 genomfördes intervjuerna på distans. Vid genomförande av intervjuer online, är det viktigt att välja om utfrågningen ska ske synkront eller asynkront (Bryman & Bell, 2017). I arbetet användes båda tillvägagångssätten. Anledningen till asynkrona intervjuer var den brist på tid som vissa respondenter ansåg sig ha. Det var därför en bra metod eftersom vissa respondenter var
svårtillgängliga (Ratislav, 2014). Vid asynkrona intervjuer har respondenten möjlighet att svara på frågorna när de själva har tid till skillnad från synkrona vilket sker i realtid. Risken finns däremot att de svarar mer utförligt på frågor som är av intresse för respondenten. Eftersom asynkrona intervjuer kan dra ut på tiden finns det en risk till att respondenterna hoppar av under tiden (Bryman & Bell, 2017). Asynkrona intervjuer användes därför endast när det behövdes och synkrona där tillfälle gavs. Det dels med tanke på deras tid, men även på vår egen. Asynkrona intervjuer genererar rikare
21 samt mer fullständig data än synkrona intervjuer (Bryman & Bell, 2017). Vidare är det lättare att återkomma med kompletterande frågor vid asynkron utfrågning.
De asynkrona intervjuerna genomfördes via e-post och de synkrona genomfördes via Microsoft teams. Microsoft teams användes under de synkrona intervjuerna eftersom respondenterna föredrog det programmet och hade använt sig av det tidigare. Respondenterna var bekväma och hade tidigare kunskap med mjukvaran motverkade det den tekniska problematik som kan uppstå vid
videointervjuer (Bryman & Bell, 2017).
Intervjuer via webbaserade videosamtal är väldigt lika telefonintervjuer med den adderade faktorn att intervjuaren och respondenten kan se varandra. En anledning till använda sig av videosamtal är att respondent och intervjuaren kan sitta ansikte mot ansikte och på det sättet få en personligare intervju. Det positiva med videointervjuer är att de är mer flexibla samt bekväma i sin karaktär än personliga intervjuer (Bryman & Bell, 2017). Det var positivt för studien eftersom respondenterna tidigt nämnde deras brist på tid. För att utnyttja flexibiliteten var frågornas ordningsföljd vid de synkrona intervjuerna inget som följdes religiöst, samt att uppföljande frågor ställdes för att minska risken för missförstånd. Uppföljningsfrågor är ett bra hjälpmedel för att få respondenterna att utveckla sina svar ytterligare vilka användes i studien för att få en ökad förståelse för
respondenternas svar (Bryman & Bell, 2017). Nedan presenteras respondenterna utifrån roll, kod i empirin samt metod för utfrågningen.
Tabell 2 Respondenter
# Roll Typ av utfrågning Kod
Respondent 1 Tidigare scrum master Synkron SM1 Respondent 2 Tidigare scrum master Synkron SM2
Respondent 3 Scrum master Synkron SM3
Respondent 4 Scrum master Synkron SM4
Respondent 5 Medlem / konsult Asynkron M1 Respondent 6 Medlem / konsult Asynkron M2 Respondent 7 Medlem / konsult Synkron M3
22 3.5. Analysmetod
Studien använde sig av kvalitativ data vilket gjorde att vi kunde analysera under arbetets gång. Det finns ett återkommande samspel mellan insamling av data och analyseringen av den (Bryman & Bell, 2017). Respondenternas svar har därmed analyserats löpande under insamlingen. När vi har analyserat svaren från intervjuerna har vi lyssnat på det inspelade materialet och transkriberat det. Vi valde att transkribera intervjuerna i sin helhet för att inte missa någon relevant information. De viktiga styckena är inte nödvändigtvis funna i anslutning till ställd fråga (Schmidt, 2004), något som tydligt visade sig under transkriberingarna. Transkriberingarna kontrollerades även mot inspelningarna i efterhand för att motverka att materialet transkriberades fel. De asynkrona intervjuerna har använts i sin helhet. För att understryka teman samt påståenden användes citat i studien som bevisföring och inte som argument (Lingard, 2019).
3.5.1. Kodning av insamlad dat
Efter transkriberingarna fanns det mängder med text som behövde struktureras. Utifrån
transkriberingarna identifierades återkommande ord och begrepp vilka låg till grund för koder i studien och placerades under de kategorier som tagits fram. Kategorierna togs fram med hjälp av agentteorin tillsammans med empirin. Detta eftersom kategorierna tas fram utifrån vad man vill få ut av det insamlade materialet (Schmidt, 2004). Det genom att upplevda intresse- samt
målkonflikter identifierades vilka kunde vara till grund för att besvara studiens forskningsfråga samt syfte.
Vidare delades kategorierna upp i två övergripande teman som empirin och analysen presenterades under. Vid fall där koder inte kunde kopplas till någon kategori sparades dessa separat för att återkomma till senare under arbetets gång om någon koppling skulle påträffas senare. Ett exempel på det är övervakning och kontroll vilka vid första anblick inte hade någon koppling men som efter vidare bearbetning av empirin kunde placeras in med kategorierna under feedback och öppenhet. Nedan presenteras kodningsschemat för empirin och analysen.
23 Tabell 3 Kodningsschema
Tema Kategorier Koder
Feedback och öppenhet • Rädsla
• Prestige
• Kultur
• Kommunikationen i teamet
• Relationen till medlemmar
• Åsikter
• Återkoppling
• Övervakning och kontroll
Olika mål • Personliga mål • Omedvetenhet kring mål • Medvetenhet kring mål • Frihet i arbetet • Acceptans av mål • Beteende (Anton Molander & Ester Arévalo Olsson, 2020)
3.6. Trovärdighet
Inom kvantitativ forskning används begreppen reliabilitet och validitet som viktiga kriterier för att få en uppfattning av kvaliteten och trovärdigheten på forskningen. Eftersom vi utförde en kvalitativ undersökning, där det anses finnas flera sanningar, passar dessa begrepp inte in. Fyra andra begrepp användes för att kunna ge en kvalitativ studien en hög trovärdighet. Dessa är tillförlitlighet,
överförbarhet, pålitlighet och konfirmering (Bryman & Bell, 2017).
Tillförlitlighet
Tillförlitlighet som kriterium handlar om att forskarna skapar en hög trovärdighet genom att studien genomförs i enlighet med de regler som finns (Bryman & Bell, 2017). För att uppfylla detta
kriterium valde vi att göra flera semistrukturerade intervjuer för att kunna skapa en förståelse kring hur en ledare styr medlemmar för att undvika mål- och intressekonflikter. Efter genomförda
intervjuer valde vi att skicka de transkriberade svaren till respondenten för få deras bekräftelse. Detta gjordes för att kunna säkerställa att det vi har svarat hade uppfattats korrekt. Det kallas för respondentvalidering eller deltagarvalidering och är ett krav för att arbetet ska ses som tillförlitligt (Bryman & Bell, 2017). De svar som kom in via mail säkerställdes med respektive respondent. Detta för att ingen av respondenter skulle ha formulerat sig fel, eller ändrat sig gällande svaren.
Överförbarhet
Det andra kvalitetskriterium är överförbarhet vilket innebär att det ämnet som studeras ska kunna tillämpas i ett annat sammanhang eller vid ett senare tillfälle (Bryman & Bell, 2017). Eftersom
24 studien genomfördes på ett kvalitativt sätt där fokus var på ett specifikt fall ansågs den unik
(Bryman & Bell, 2017). Forskningsdesignen för denna studie var av fallstudiestuk vilket är att en speciell situation studeras (Yin, 2015). Därmed kommer studiens syfte inte kunna generaliseras eller sättas i en annan kontext. I och med detta var överförbarhet som kriterium inte vårt största fokus. Det kan vara svårt att direkt överföra studiens resultat till ett annat sammanhang eftersom studien är så pass fokuserad. Fokus låg istället på att bidra till framtida forskning med en empirisk studie som kan ligga till grund för skapandet av nya teorier.
Pålitlighet
Under arbetets gång var vi varit noga med att tydligt skapa en fullständig redogörelse av alla stadier inom forskningsprocessen. Under studiens gång har vi redogjort val som exempelvis
forskningsdesign, fallföretag, intervjuguide och analys av data. Pålitlighet uppnås genom att säkerställa hur forskningsprocessen har utformats (Bryman & Bell, 2017). För att vara transparenta kring processen har vi exempelvis visat på hur det insamlade materialet i studien har kodats. Vi har vidare fått kontinuerlig feedback från utomstående personer för att arbete skulle förbättras.
Konfirmering
Det sista kvalitetskriterium är konfirmering som handlar om att forskarna ska agera i god tro genom att undvika att låta sina egna värderingar eller teoretisk inriktning påverka studiens utförande och resultat (Bryman och Bell, 2017). Därför har vi varit noggranna under hela arbetets gång med att inte låta personliga åsikter eller värderingar påverka studien och ställt oss objektiva till de svar vi fått av respondenterna. Vi har även i studien valt att använda oss av citat för att på ett tydligt sätt lyfta fram respondenternas åsikter och värderingar.
3.7. Källkritik
Likt tidigare nämnt har vi tagit kontakt med en person inom företaget som vidare har valt ut respondenter åt oss. Det gjordes utifrån vilka som hade mest kunskap och därmed kunde tillföra relevanta svar för studien. Problemet med det är att dessa inte nödvändigtvis reflekterar samtliga medlemmars åsikter. I och med att avdelningen som undersöktes inte var speciellt stor sågs det inte som ett problem för studien. Innan studien hade vi lite kunskap kring hur liknande organisationer är utformade och därför fanns inte anledning eller möjlighet till att använda en annan urvalsmetod.
Vi var väl medvetna om att frågorna som ställdes i studien kan vara svåra att förhålla sig till sanningsenligt på vissa ställen, det var därmed i åtanke. Frågorna var öppet formulerade och
25 respondenterna tilläts prata relativt fritt kring sina upplevelser i företaget för att få så mycket
information som möjligt. Valet av metod grundar sig i att mer öppna frågor skulle ge studien ett bättre underlag än vid användandet av enkäter. Det eftersom intervjuer ger möjligheten till följdfrågor där vi kunde följa upp på respondenternas tankar kring våra frågor.
Artiklarna vi har tagit del av för teoriavsnittet är från respektabla journaler, vi tar dock avstånd ifrån att något i vårt teoriavsnitt är en absolut sanning då teorierna vi har beskrivit är väl observerade. Anledningen till det är att andra forskare kan ha definierat använda teorier på ett sätt eftersom det finns en större samling av tidigare forskning kring dessa teorier
3.8. Forskningsetik
I detta arbete tog vi hänsyn till etiska frågor inom företagsekonomisk forskning i detta arbete. Association of Business Schools publicerade 2012 en etisk vägledning. Den var inte menad för att skapa rigida regler kring de etiska aspekterna av forskningen utan snarare för att vara ett underlag för att diskutera etik i arbeten genom att lyfta förslag som är bra att ha i åtanke (Association of Business Schools, 2012).
Vetenskapsrådet har publicerat information till fyra etiska regler/krav, informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet samt nyttjandekravet. Dessa har vi diskuterat utifrån vår studie för att reflektera kring de etiska överväganden som har gjorts i studien. Associations of Business Schools rapport har använts i diskussionen som kompletterande till vetenskapsrådets rapport eftersom den har sin grund inom humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning.
Informationskravet gör gällande vilken information som forskaren ska lämna till respondenterna, exempelvis deras uppgift i studien samt villkor för deras deltagande (Vetenskapsrådet, 2002). Vi presenterade studiens syfte för respondenterna och redogjorde att deltagande i studien var frivilligt samt att de när som helst under processen kunde avbryta, vilket då uppfyller samtyckeskravet. Det är viktigt att samtycke inte är taget som en självklarhet utan måste efterfrågas (Association of Business Schools, 2012). Vi nämnde även för respondenterna att vår studie skulle publiceras online, vilket är viktigt att poängtera (Vetenskapsrådet, 2002).
Eftersom vi ansåg att vår studie kunde komma med negativa effekter för respondenter genomfördes studien helt anonymt. Risken vi såg var att respondenterna inte skulle genomföra intervjuer helt sanningsenligt eftersom det hade kunnat påverka företaget samt respondenterna negativt.
26 Diskussionen om risker med studien är en viktig punkt att ha i åtanke och att vid fall där en
potentiell risk finns ska studien utformas så att risken minimeras (Association of Business Schools, 2012).
Konfidentialitetskravet handlar om att uppgifter i undersökningar ska hanteras på sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av de (Vetenskapsrådet, 2002). Som tidigare diskuterat informerades respondenterna om att studien skulle genomföras anonymt. Inga uppgifter har därmed använts i studien på ett sätt där någon person kan identifieras. Det är av hög prioritet att göra bestämmelser tydliga kring anonymitet samt att detta har framförts i skriftlig form. I samband med utskicket av frågorna behandlades även frågor kring anonymitet i studien. De insamlade uppgifterna har endast använts i forskningssammanhang enligt nyttjandekravet (Vetenskapsrådet, 2002).
27
4. Empiri och analys
I följande avsnitt presenteras och analyseras den insamlade empirin från intervjuerna utifrån analysmodell och insamlad teori för att besvara studiens forskningsfråga samt syfte. Avsnittet avslutas med en sammanfattning. Utifrån empirin har två teman tagits fram, arbetet med
feedback/öppenhet och arbetet med olika mål. Respondenterna presenteras utifrån position, Scrum
master (SM) och medlem (M), följt av numrering för att skilja respondenterna inom positionerna. 4.1. Arbetet med feedback och öppenhet
Det första temat berör arbetet med feedback och öppenhet eftersom det var genomgående i samtliga intervjuer. Forskningsfrågan för studien var hur ledare styr sin medarbetare för att undvika mål- och intressekonflikter. I första temat observerades och vidare analyserades därför konflikter kopplade till arbetet med feedback och öppenhet.
Utifrån det insamlade materialet är det tydligt att feedback genomsyrar hela arbetsprocessen. Samtliga respondenter berättar att avdelningen jobbar med feedback genom att ha dagliga dialoger om allas prestationer. Denna dialog sker även via retrospekt, vilket SM2 förklarar är ett scrum begrepp där en reflektion på arbetet görs i slutet av varje sprint. SM1 förklarar vidare att det är genom feedbacken som de försöker skapa en lärande kultur där medlemmarna uppmuntras till att testa nya saker, experimentera samt att våga misslyckas. De jobbar mycket utifrån begreppet inspect and adapt vilket de själva förklarar som skillnaden mellan en GPS och en karta. En GPS är mer lättrörlig eftersom den snabbt ger feedback till skillnad från en karta där man ska tillbaka till planeringen om någon väg inte går att ta. Det är vad de vill uppnå i en agil organisation, en lättrörlighet från snabb feedback. SM2 trycker på att det handlar om att skapa en arbetsmiljö där alla ska känna sig trygga. M3 menar på att skillnaden från de traditionella metoderna har det agila arbetssättet fler interaktioner med organisationen dagligen. Detta är något som resterande
respondenter håller med om och menar på hur viktigt det är för dem att ha den dagliga kommunikationen med organisationen under arbetsprocessen.
Både M1 och M2 tycker att det är väldigt fördelaktigt att arbeta agilt eftersom de har en daglig kontakt mellan scrum master och hela teamet. M1 fortsätter med att detta leder till att det blir enklare att ha en öppen diskussion, att tid finns för frågor och funderingar samt att de hinder som finns minskas. Vid ihopsättande av ett agilt team skulle man kunna lägga upp en plan för teamet.
28 Det kan vara att de är ovana med att arbeta agilt eller att kommunikationen måste bli bättre, de måste våga uttrycka sina åsikter menar SM2.
”Vi jobbar ju med externa konsulter och ofta när man sätter ihop och ska skapa ett agilt team försöker man ju tänka på, okej, har det här teamet erfarenhet sedan tidigare med att jobba agilt,
vad har vi för kompetenser och hur kommunicerar man och så vidare.” - SM2
Att medlemmarna ska kommunicera med varandra är något som samtliga scrum masters tycker är viktigt. SM3 menar att de arbetar aktivt med att få medlemmarna att använda chattar och Teams grupper. Kommunikationen i chattgruppen har utvecklats under tiden och används nu till att förutse och förhindra konflikter som kan uppstå i produktionsmiljön de arbetar i. Resultatet är en daglig kommunikation mellan medlemmarna och scrum mastern. Detta menar SM3 är en del av arbetet att hantera varandras åsikter i arbetsprocessen. M1 uppfattar arbetsplatsen som en hälsosam arbetsmiljö där alla är öppna för feedback och varandras åsikter.
“Den agila arbetsmiljön uppmuntrar öppna och frekventa diskussioner för att komma fram till den bästa lösningen. Vårt sätt att arbeta på hjälper till att bättre implementera det agila arbetssättet.” -
M1
Enligt SM4 är vissa medlemmar mer vokala gällande deras åsikter. Under hela arbetsprocessen blir medlemmarna ständigt uppmuntrade till att vara det. SM2 menar att det är viktigt att medlemmarna under arbetsprocessen vågar dela med sig av deras tankar kring arbetets helhet. Det kan gälla saker som exempelvis lösningar på problem och sannolikheten för att få uppgifter klara under en sprint. Scrum masters hävdar att det handlar om rädsla från medlemmarnas sida gällande hur mycket de delar med sig. Vidare förklarar SM4 att ett extra fokus på att medlemmar med titeln ‘junior’ behöver uppmuntras lite extra för att få en ökad förståelse för deras perspektiv och åsikter. Medlemmarna uppfattar även uppmuntrandet från scrum masters och enligt M1 förs denna
kommunikation i en agil arbetsmiljö för att kunna komma fram till de lösningar som passar bäst för situationen. Scrum masters förlitar sig på medlemmarnas expertis, eftersom det är medlemmarna som dagligen arbetar med sprint-målen.
“De är helt fria, sen om de gör det, det är ett stort frågetecken. Det vill säga det är en uppförsbacke” - SM2
