Örebro Universitet
Institutionen för humaniora,
utbildnings- och samhällsvetenskap Sociologi
Att förstå en förändring
En studie om hur medarbetare skapar mening i en organisatorisk förändring
Sociologi C med inriktning mot organisation och arbetsliv, 30 högskolepoäng Självständigt arbete, 15 högskolepoäng HT 2015 Författare: Alicia Harrysson & Julia Lithner Handledare: Karin Gustafsson
Örebro University
School of Humanities, Education and Social Sciences
Sociology, Advanced Course, Organization and Working Life, 30 hp Essay, 15 hp, Autumn 2015
Title: To understand a change: a study on how employees make sense of an organisational change
Authors: Alicia Harrysson & Julia Lithner
Abstract
The Swedish government authority Försäkringskassan introduced an organisational change in the year 2012. When an organisation undergoes a change the employees have to adapt to the new ways to work. This study is based on Karl E. Weicks theory of sensemaking in
organisations. The aim of this study is to explore how employees make sense of an
organisational change. This study’s questions are how the employees have made sense in the organisational change, how the employees feel that the management has worked with
sensemaking in the organisational change and if we can use the results of this study to develop the theory of sensemaking?
Previous research has shown that there is insufficient knowledge of how the process of sensemaking is expressed and how its properties relate to one another. The results of this study are based on qualitative interviews with eight employees at Försäkringskassan. The results show that the employees have made sense by using six of the seven properties of the sensemaking process and that the management used sensegiving to communicate the change. The theory of sensemaking has also been developed to further explain the properties of sensemaking and how they relate to one another.
Keywords: sensemaking, organisational change, employee, Försäkringskassan, interaction, communication
Sammanfattning
År 2012 introducerade den svenska statliga myndigheten Försäkringskassan en organisatorisk förändring. När en organisation genomgår en förändring behöver dess medlemmar anpassa sig till det nya arbetssättet. Studien baseras på Karl E. Weicks teori om meningsskapande i
organisationer. Syftet med studien är att undersöka hur medarbetare skapar mening i en organisatorisk förändring. Studiens frågeställningar är hur medarbetarna har skapat mening i den organisatoriska förändringen, hur medarbetarna upplever att chefer och ledning har arbetat med meningsskapande i den organisatoriska förändringen samt om studiens resultat kan användas för att utveckla teorin om meningsskapande?
Tidigare forskning har visat att det finns en brist på kunskap om hur den meningsskapande processen kommer till uttryck samt hur dess olika egenskaper förhåller sig till varandra. Studiens resultat baseras på kvalitativa intervjuer med åtta medarbetare på Försäkringskassan. Resultatet visar att medarbetarna har skapat mening genom sex av sju egenskaper i den meningsskapande processen samt att chefer och ledning använt meningsgivande för att kommunicera förändringen. Teorin om den meningsskapande processen har även kunnat utvecklas till att fördjupa och tydligare förklara meningsskapandets egenskaper och hur de förhåller sig till varandra.
Nyckelord: meningsskapande, organisatorisk förändring, medarbetare, Försäkringskassan, interaktion, kommunikation
Tack!
Vi vill tacka alla som hjälpt oss i arbetet med vår kandidatuppsats. Ett särskilt stort tack vill vi rikta vår kontaktperson på Försäkringskassan för hjälpen med förmedling av intervjupersoner och användbart material till studien. Tack till er som deltagit i undersökningen och för det rika material ni gav oss. Vi vill även rikta ett stort tack till vår handledare Karin Gustafsson för ovärderlig vägledning och råd under hela processen.
“How can I know what I think until I see what I say?” – Weick (1995:18)
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 1
1.1 Syfte och frågeställningar ... 2
1.2 Bakgrund ... 2
1.3 Avgränsningar ... 3
1.4 Disposition ... 3
2. Tidigare forskning ... 5
2.1 Genomförande ... 5
2.2 Den meningsskapande processen i organisatoriska förändringar ... 5
2.3 Sammanfattande reflektion ... 8
3. Teoretiskt ramverk ... 9
3.1 Meningsskapande ... 9
3.1.1 Meningsskapandets sju egenskaper ... 9
3.2 Meningsgivande ... 13 3.3 Teoretisk diskussion ... 13 4. Metod ... 14 4.1 Forskningsansats ... 14 4.2 Metodval ... 14 4.3 Urval ... 15 4.4 Intervjuguide ... 15 4.5 Genomförande av intervju ... 16
4.6 Analys och kodning ... 17
4.7 Etiska överväganden ... 17
4.8 Kvalitet i kvalitativa studier ... 18
5. Resultat och analys ... 20
5.1 Hur har medarbetarna skapat mening i den organisatoriska förändringen ”Vår gemensamma resa”? ... 20
5.1.1 Identitet ... 20
5.1.2 Retrospektivt ... 21
5.1.3 Medskapande i sociala miljöer ... 22
5.1.4 Socialt ... 24
5.1.6 Ledtrådar ... 25
5.1.7 Rimlighet ... 27
5.2 Hur upplever medarbetarna att chefer och ledning arbetat med meningsskapande i förändringsprocessen? ... 28
6. Slutsatser ... 30
6.1 Hur har medarbetarna skapat mening i den organisatoriska förändringen ”Vår
gemensamma resa”? ... 30
6.2 Hur upplever medarbetarna att chefer och ledning arbetat med meningsskapande i förändringsprocessen? ... 30
6.3 Kan vi med hjälp av resultatet utveckla teorin om den meningsskapande processen? . ... 31
7. Slutdiskussion ... 33
Referenslista ... 36
Bilaga 1 - Intervjuguide
1. Inledning
Att medarbetarna vill och vågar förändra är en viktig förutsättning för att lyckas med en organisatorisk förändring. Det är därför av vikt att skapa förståelse kring varför förändringen genomförs, vad den innebär samt hur den ska genomföras (Heide, Johansson och Simonsson, 2012:180). Genom att studera förändringsprocesser och skapa förståelse för hur de ser ut genereras kunskap kring huruvida vi kan förutse, påverka och kanske rent av styra dem (Ahrenfelt, 2013:24). För att skapa en större förståelse för organisatoriska förändringar menar Weick, Sutcliffe och Obstfeld (2005:410) att det krävs kunskap kring hur den
meningsskapande processen hos medarbetarna går till.
Meningsskapande (eng. sensemaking) handlar om att skapa förståelse för en ny händelse eller situation, hur och varför den uppkommer samt vad den innebär (Weick, 1995:4).
Meningsskapande är någonting som alla individer genomgår när någonting nytt sker i deras omgivning (Weick, 1995:188). Att skapa mening handlar om en process som enligt Weick (1995:17) förstås genom att den är: grundad i konstruktionen av identitet, retrospektiv, medskapande i sociala miljöer, social, pågående, fokuserad på ledtrådar samt driven av rimlighet. Weick (1995:18) menar att dessa sju egenskaper är framtagna som grova riktlinjer för att förstå vad den meningsskapande processen är, hur den fungerar och var den kan brista. Weick (1995:5) menar vidare att när meningsskapande i organisatoriska förändringsprocesser studeras leder det till större kunskap och förståelse för hur medarbetare skapar mening i det som sker. Det bidrar också till kunskap om vad i förändringsprocessen medarbetare skapar mening ur. Denna kunskap kan i sin tur användas till att förbättra hur förändringsprocesser kan gå till i organisationer för att medarbetarna lättare ska förstår vad det är som sker.
Genom att skapa mening, alltså att förstå varför vissa processer sker eller ska ske, kan det gå lättare att nå de mål organisationen satt upp (Angelöw, 2010:121). För att skapa en större förståelse kring hur meningsskapande fungerar framgår det av både Weick (1995:18) och i flera andra studier (se exempelvis Weick m. fl., 2005:410; Weber & Manning, 2001:228) att det krävs mer forskning kring ämnet för att fördjupa, arbeta om och utveckla processen. Med denna studie vill vi därför undersöka hur medarbetare har skapat mening i en organisatorisk förändring. Detta för att få en inblick i hur de gått tillväga för att förstå förändringen och därigenom utveckla den meningsskapande processen.
Studien har genomförts på den statliga myndigheten Försäkringskassan.Organisationen har nyligen genomgått en omfattande organisatorisk förändring vid namn "Vår gemensamma resa" som har inneburit olika saker för olika personer i organisationen (Holmgren-Caicedo, Mårtensson & Tamm-Hallström, 2015:15). Vi ser därför en möjlighet att undersöka hur olika medarbetare skapat mening i samma förändring.
1.1 Syfte och frågeställningar
Syftet med studien är att undersöka och tydliggöra hur medarbetare på Försäkringskassan skapar mening i den organisatoriska förändringen “Vår gemensamma resa”. Ett delsyfte är att undersöka om vi med hjälp av resultatet kan utveckla teorin om den meningsskapande
processen. För att uppfylla syftet med studien tar vi hjälp av nedanstående frågeställningar: • Hur har medarbetarna skapat mening i den organisatoriska förändringen “Vår
gemensamma resa”?
• Hur upplever medarbetarna att chefer och ledning arbetat med meningsskapande i förändringsprocessen?
• Kan vi med hjälp av resultatet utveckla teorin om den meningsskapande processen? 1.2 Bakgrund
Studien har genomförts på den statliga myndigheten Försäkringskassan. Det är en myndighet som arbetar på uppdrag av regering och riksdag vilket innebär att organisationen behöver anpassas till den rådande politiken. Försäkringskassan arbetar enligt socialförsäkringen som innefattar de som bor eller arbetar i Sverige (Försäkringskassan, 2015). År 2011 tillsattes en ny generaldirektör som såg ett behov av att öka allmänhetens förtroende för myndigheten. Detta ledde till att det år 2012 påbörjades en organisatorisk förändring för att tillgodose behovet (Holmgren-Caicedo m.fl., 2015:15).
Förändringen “Vår gemensamma resa” innebar olika saker för organisationen. Bland annat infördes ett mer teambaserat arbetssätt där medarbetarna delades in i team enligt vilken typ av ärende de hanterar (Holmgren-Caicedo m.fl., 2015:15). Förändringen innebar även att lean (se vidare i Watson, 2012:171) började användas som verksamhetsstrategi. Att införa lean som verksamhetsstrategi innebar för Försäkringskassan att effektivisera arbetet och att förflytta fokus från siffror för att istället fokusera på den försäkrade, eller kunden som den också kallas (Hedlin & Eliasson, 2013:11). Förändringen genomfördes alltså för att bättre kunna utföra det
uppdrag regeringen ger Försäkringskassan (Försäkringskassan, 2015). Denna förändring som genomförts med start år 2012 har tagit olika form på olika kontor. Den har inneburit olika saker för olika personer i verksamheten där utfallet varit mer eller mindre positivt för medarbetarna (Holmgren-Caicedo m.fl., 2015:16). Vi ser därför en möjlighet att undersöka hur medarbetare som genomgått samma förändring har skapat mening.
1.3 Avgränsningar
Vi har valt att studera hur medarbetare på Försäkringskassan skapat mening i en specifik organisatorisk förändring. Fokus för studien har således varit medarbetarnas
meningsskapande snarare än faktorer i förändringen eller ledningens perspektiv. Detta då vi i tidigare forskning uppmärksammat en lucka kring hur medarbetares meningsskapande i organisatoriska förändringar konkret går till. Genom att undersöka medarbetares olika upplevelser av en och samma förändring ges möjligheten att se hur olika individer skapat mening i samma händelse och därigenom tydliggöra hur den meningsskapande processen går till.
1.4 Disposition
Studien är uppdelad i sju kapitel. Inledningsvis har uppsatsens problembakgrund, syfte och frågeställningar presenterats. I kapitel 2 redogörs för tidigare forskning om den
meningsskapande processen. Fyra vetenskapliga artiklar visar hur ämnet studerats, ger förslag på hur meningsskapandet går till och vad som kan påverka det. Reflektioner kring den tidigare forskningen diskuteras och används för att motivera vår studie.
I kapitel 3 presenteras det teoretiska ramverk vi förhållit oss till och som ligger till grund för studiens analys. Kapitlet presenterar Karl E. Weicks teori om den meningsskapande processen och redogör för dess sju olika egenskaper. Andra teoretiska utgångspunkter som presenteras är symbolisk interaktionism, normativt handlande och meningsgivande vilka används för att komplettera och tydligare förklara Weicks teori. Teorierna används sedan för att analysera och skapa större förståelse för studiens empiri.
I kapitel 4 redogörs för studiens forskningsansats, metodval och urval, hur materialet samlats in, bearbetats och analyserats. Här presenteras även de etiska aspekter vi tagit hänsyn till samt studiens kvalitet. I kapitel 5 presenteras studiens resultat och analys av de två första
för att besvarar den tredje frågeställningen. I kapitel 7 förs en avslutande diskussion där studien problematiseras och förslag på framtida forskning ges.
2. Tidigare forskning
I detta kapitel redogörs för tidigare forskning som är av relevans för studien. Inledningsvis presenteras hur sökningen av tidigare forskning genomförts. Därefter följer ett sammandrag av fyra vetenskapliga artiklar som berör den meningsskapande processen och kapitlet avslutas med en sammanfattande reflektion.
2.1 Genomförande
Det har genomförts många studier om den meningsskapande processens egenskaper (se exempelvis Weber & Manning, 2001; Weick m.fl., 2005; Maitlis & Christianson, 2014; Balogun & Johnson, 2005). I sökandet efter tidigare forskning fann vi däremot svårigheter att hitta tillgängliga artiklar som redogör för hur medarbetare konkret skapar mening i
organisatoriska förändringar. Vi fann även svårigheter att hitta studier kring hur de olika egenskaperna förhåller sig till varandra. För att hålla den tidigare forskningen inom ramen för vår studie har sökningen begränsats och genomförts i den sociologiska databasen Sociological Abstracts. Utifrån de artiklar som var tillgängliga i databasen valdes fyra stycken som är mest relevanta för denna studies syfte. De nyckelord som använts i sökningen är sensemaking, organisations, organisational change, government, employee och employee perspective.
Vi genomförde även en sökning efter tidigare forskning om Försäkringskassan. Denna sökning genomfördes i SwePub, en databas med vetenskaplig publicering vid svenska lärosäten vilket gav en träff på 32 refereegranskade artiklar. De flesta artiklarna berör sjukförsäkring och bedömning av individers arbetsförmåga (se exempelvis Bülow, 2009; Hultgren & Barmark, 2008; Müssener, 2012; Seing, Ståhl, Nordenfelt, Bülow, Ekberg & Nordenfeldt, 2011). Vi har valt att inte ge ytterligare beskrivning av dessa artiklar då deras fokus inte stämmer överens med syftet för vår studie. Då tidigare forskning kring medarbetare på Försäkringskassan är begränsad anser vi att en studie kring ämnet är befogad att
genomföra.
2.2 Den meningsskapande processen i organisatoriska förändringar
Weber och Manning (2001) redogör i sin artikel för hur den meningsskapande processen går till med hjälp av en kognitiv kartläggningsmetod. De menar att det krävs mer forskning kring ämnet och en utveckling av den befintliga processen för att skapa mer kunskap kring hur meningsskapandet går till. Syftet med studien är att med hjälp av den kognitiva
processen. Författarna menar att detta i sin tur ska bidra till en bredare kunskap kring organisatoriska förändringar (Weber & Manning, 2001:228).
Kartläggningsmetoden innebär att intervjupersonerna själva får kartlägga vad som sker i sin omgivning under en organisatorisk förändring, med syfte att skapa förståelse för och kunna ge mening till det som sker. Data samlades in under två tillfällen under den organisatoriska förändringen. Med hjälp av en teknik som kallas för Self-Q får de intervjuade vid det andra tillfället ifrågasätta sig själva och de svar de uppgav vid det första tillfället (Weber & Manning, 2001:232-233). Genom denna metod genererades en mängd information om hur medarbetarna förstår det som händer i sin omgivning, vilket enligt författarna är av stor vikt för att fånga den meningsskapande processen (Weber & Manning, 2001:238). Studiens resultat visar att medlemmar med mindre kontroll över förändringen och mindre information om den tenderar att uppleva högre nivåer av ångest (Weber & Manning, 2001:235). Den visar även att skillnader i hur medlemmarna skapar mening påverkas av deras hierarkiska nivå, i och med att den bidrar till olika tillgång till information och skillnader i hur förändringen kommer att påverka dem (Weber & Manning, 2001:240-241).
Även Weick, Sutcliffe och Obstfeld (2005:410) diskuterar vikten av mer forskning kring den meningsskapande processen. De undersöker tidigare forskning om meningsskapande och menar att det finns luckor i teorier om organisatoriska förändringar vilka kan fyllas med hjälp av kunskap om och förståelse för hur den meningsskapande processen går till (Weick m.fl., 2005:410). Individers identitet och agerande påverkas och begränsas av deras
meningsskapande vilket gör den meningsskapande processen central i organisatoriska förändringar (Weick m.fl., 2005:409). Syftet med deras studie är att undersöka hur den meningsskapande processen har använts, vilka egenskaper i den som har lyfts fram, glömts bort samt hur de förändrats över tiden. De vill utveckla och fördjupa begreppets innehåll och karaktär. Studien visar att ett förbättrat meningsskapande sker när organisationsmedlemmar är socialiserade till att vara handlingskraftiga, motståndskraftiga och behandlar begränsningar som självpåtagna. De ska sträva efter rimlighet, fortsätta utsätta sig för det nya och använda sig av det retrospektiva för att få en uppfattning om i vilken riktning det nya styr åt (Weick m.fl., 2005:419).
I sin studie granskar Maitlis och Christianson (2014) tidigare forskning och teorier kring den meningsskapande processen. De undersöker hur mening skapas i organisationer och hur olika
händelser aktiverar den meningsskapande processen. Författarna menar att hur medarbetarna skapar mening kommer att påverka organisatorisk förändring, styrning, innovation och kreativitet varpå den meningsskapande processen blir en central aktivitet i organisationer (Maitlis & Christianson, 2014:58).
Studiens resultat visar att det är oväntade händelser där individer eller grupper undrar över vad som händer och vad de ska göra härnäst som aktiverar den meningsskapande processen (Maitlis & Christianson, 2014:70). Meningsskapande uppnås när det är möjligt att sätta ord på händelsen. Detta sker genom språket, där organisationens medlemmar diskuterar med
varandra, delar sina uppfattningar av händelsen och tillsammans definierar och ger den mening. Genom diskussion formas en rimlig förklaring kring händelsen som möjliggör för individen att placera den i ett sammanhang (Maitlis & Christianson, 2014:81-82). När det går att sätta ord på någonting är det möjligt att agera. Genom att agera uppstår konsekvenser som gör att individen kan lära sig mer om händelsen och agera på nytt (Maitlis & Christianson, 2014:84).
Balogun och Johnson (2005:1573) redogör i sin artikel för hur planerade förändringar kan leda till oavsiktliga konsekvenser. De använder sig av Weicks teori om meningsskapande för att belysa hur den sociala processen går till när mottagarna av en förändring försöker förstå dess avsikter (Balogun & Johnson, 2005:1573). Hur medlemmarna i en organisation tar emot och tolkar nya idéer och planer på förändring är avgörande i organisatoriska
förändringssammanhang där författarna menar att den meningsskapande processen blir en central aktivitet (Balogun & Johnson, 2005:1574). Studien genomförs med hjälp av en kvalitativ fallstudie för att fånga den komplexa helheten i den meningsskapande processen (Balogun & Johnson, 2005:1576).
Studien visar att den meningsskapande processen sker genom interaktion och kommunikation. Organisationsmedlemmarna tolkar dokument och presentationer som presenteras av ledningen och kommunicerar sedan med varandra genom ryktesspridning och historieberättande
(Balogun & Johnson, 2005:1595). Hur medlemmarna pratar om och skapar förståelse kring förändringen påverkas av hur de informerades om förändringen (Balogun & Johnson, 2005:1596). Denna process menar Balogun och Johnson (2005:1573) kommer att påverka vilket resultat förändringen får.
2.3 Sammanfattande reflektion
De studier som presenterats ovan visar samtliga betydelsen av meningsskapandet i organisatoriska förändringar och är av relevans för vår studie. Med hjälp av kognitiv
kartläggningsmetod, intervjuer, genom att studera tidigare forskning och genom en kvalitativ fallstudie visar de fyra artiklarna hur den meningsskapande processen kan studeras på olika sätt. Trots att samtliga studier presenterar hur den meningsskapande processen går till upplever vi brister i presentationen av hur individer konkret använder sig av den och hur de olika egenskaperna kommer till uttryck i meningsskapandet.
Weick m.fl. (2005) samt Maitlis och Christianson (2014) använder sig enbart av tidigare forskning och teorier i syfte att utveckla den meningsskapande processen. Vi tror det är svårt att generera ny kunskap genom att enbart studera tidigare forskning och teorier och ser därför en brist i metodvalet. För att möta dessa brister anser vi att en studie där ny empiri samlas in för att belysa hur den meningsskapande processen går till är befogad. I Weick m.fl. (2005) samt Weber och Manning (2001) framgår det även att det finns behov av mer forskning kring den meningsskapande processen för att få en bredare kunskap för hur och genom vad
medarbetare skapar mening i och därmed utveckla processen. Att utveckla den
meningsskapande processen utifrån den insamlade empirin har därför kommit att bli ett delsyfte i denna studie.
3. Teoretiskt ramverk
Detta kapitel berör studiens teoretiska utgångspunkter. Kapitlet inleds med en redogörelse för Weicks (1995) teori om den meningsskapande processen vilken är central för studien. Teorin om meningsskapande används för att uppnå syftet att undersöka hur medarbetare har skapat mening i en organisatorisk förändring. I kapitlet redogörs för de sju egenskaper som enligt Weick (1995:18-62) utgör den meningsskapande processen.
Under analysarbetet fann vi att Weicks teori brister i att förklara hur dess egenskaper kommer till uttryck. Därför kompletterades Weicks teori med teorin om normativt handlande,
meningsgivande samt det teoretiska perspektivet symbolisk interaktionism för att bättre förklara hur individer skapar mening. Teorin om normativt handlande tillför en förståelse för hur individer agerar i sin omgivning (Engdahl & Larsson, 2011:53). Symbolisk interaktionism har valts då Weick menar att den kan förklara egenskaperna i den meningsskapande processen (Weick, 1995:41). Därefter presenteras meningsgivande som ytterligare används för att belysa hur meningsskapandet kan komma till uttryck. Kapitlet avslutas med en teoretisk diskussion där brister i Weicks teori redogörs för.
3.1 Meningsskapande
Att skapa mening i en ny händelse eller situation handlar om att skapa förståelse för den, hur och varför den kommit till samt vad den innebär (Weick, 1995:4). Den meningsskapande processen är något som alla individer går igenom när någonting nytt sker i omgivningen. En grupp individer kan uppleva samma händelse utan att skapa samma mening i den, detta då individer är olika (Weick, 1995:188).
Weick (1995:15) beskriver den meningsskapande processen som en pågående, retrospektiv utveckling av rimliga signaler eller ledtrådar som rationaliserar vad individer gör. Att förstå hur den meningsskapande processen går till vid organisatoriska förändringar gör att
medarbetarna lättare kan få svar på frågorna; vad, varför och på vilket sätt. Med den kunskapen går det att utveckla och förbättra organisationen och därigenom även förbättra förutsättningarna för en framgångsrik förändring (Weick, 1995:4).
3.1.1 Meningsskapandets sju egenskaper
Nedan följer redogörelser för de sju egenskaper som tillsammans utgör den meningsskapande processen. Dessa egenskaper är; identitet (identity), retrospektivt (retrospective),
(ongoing), ledtrådar (cues) och rimlighet (plausibility). Egenskaperna förutsätter varandra och kan tillsammans användas för att förstå vad den meningsskapande processen är samt hur den fungerar (Weick, 1995:18).
Identitet: Meningsskapande är en individuell process som grundas i individers identitet (Weick, 1995:18). Identiteten är enligt Weick (1995:20) något som kontinuerligt omdefinieras i förhållande till interaktion med andra individer. Identiteten är beroende av interaktion för att existera och vara betydelsefull. Hur interaktion är viktig för identiteten kan förklaras med det teoretiska perspektivet symbolisk interaktionism, vilken menar att individer och samhället är odelbara och förutsätter varandra (Watson, 2012:51). Detta då individer skapar sin verklighet och identitet i interaktion alltså genom att samspela och kommunicera med andra. Interaktion och kommunikation kräver symboler så som ord, gester och uttryck för att förstå andra individer. Individer lär sig vad dessa symboler betyder genom att se hur andra individer använder symbolerna. Genom att förstå dessa symboler kan individer sätta sig in i hur andra individer tänker och därigenom förstå hur andra uppfattar en. Detta hjälper individen att förstå omgivningens förväntningar vilket i sin tur hjälper individen att avgöra hur denne ska agera i en viss situation. När individer förstår sitt eget agerande skapas även deras identiteter
(Watson, 2012:51).
Weick (1995:20) menar att en individs identitet är avgörande för hur individen ser på omgivningen. Omgivningen är i sin tur avgörande för hur individens identitet skapas. När individer har kännedom om vilka de är kan de förstå och skapa mening i sin omgivning.
Retrospektivt: Meningsskapande handlar vidare om att uppmärksamma något som redan ägt rum. Att rikta uppmärksamhet bakåt i tiden påverkas av den tidpunkt då tillbakablicken sker, vilket i sin tur påverkas av det som händer i omgivningen vid just den tidpunkten (Weick, 1995:26). Att skapa mening sker således retrospektivt, efter att någonting ägt rum. Efter händelsen vägs dess olika intryck samman och formar en helhet som är begriplig för individen (Heide, Johansson & Simonsson, 2012:185). Weick (1995:24) menar att det är enbart efter att ord satts på en händelse som det är möjligt att förstå och ge den mening och därmed kommer en individs helhetsuppfattning av en händelse att representera den. Weick m.fl. (2005:412) menar vidare att den retrospektiva egenskapen av meningsskapandet är en paradox då till exempel en förändring inte kan ses som lyckad eller misslyckad förrän den ägt rum och kunnat ge ett resultat. Under tiden förändringen pågår är den just pågående och har möjlighet
att anta olika riktningar, men det är först när den är avslutad som den går att betrakta som lyckad eller misslyckad.
Medskapande i sociala miljöer: Den meningsskapande processen förutsätter att en individ agerar i en situation som individen sedan skapar mening i. Inom organisationer är det ofta dess medlemmar som skapar den omgivning de ställs inför (Weick, 1995:30-31). Weick (1995:34) menar även att omgivningen kan påverka hur individer agerar. Detta kan förklaras med teorin om normativ handling vilken innebär att individer handlar utifrån
gruppgemensamma föreställningar om vad som är lämpligt (Engdahl & Larsson, 2011:53). En förutsättning för detta är att kunna förstå och anpassa sig till förväntningar från omgivningen samt att kunna skilja på vad som är rätt och fel att göra utifrån de gruppgemensamma
föreställningarna. Normativa handlingar utförs av individen för att upprätthålla dessa gruppgemensamma föreställningar. Grunden för att göra det är att kunna sätta sig själv i en annan individs position och kunna betrakta sig själv utifrån den positionen, för att på så sätt förstå andra individer och agera normativt (Engdahl & Larson, 2011:53-54).
Weick (1995:36) menar att hur individer uppfattar en situation påverkar hur de agerar i den vilket påverkar situationen som i sin tur påverkar hur individen uppfattar den. Det skapas alltså en cirkelliknande process av medskapande där individers skapande av omgivningen är central.
Socialt: Individer skapar förståelse för sin omgivning genom interaktion. Den
meningsskapande processen är beroende av interaktion då individer anpassar sitt agerande baserat på hur de tolkar andra individers agerande (Weick, 1995:39). Detta kan förstås med hjälp av det teoretiska perspektivet symbolisk interaktionism vilken menar att interaktion är beroende av ömsesidig förståelse (Engdahl & Larsson, 2011:103). Ömsesidig förståelse är i sin tur beroende av förmågan att kommunicera och förstå varandra vilket uppnås genom att lägga samma betydelse i olika ord och yttranden. Den ömsesidiga förståelsen ligger till grund för att individer ska kunna använda andras upplevelser och erfarenheter för att bekräfta det de själva tänker. Den används även för att kunna tolka och skapa mening i det som sker i
omgivningen (Engdahl & Larson, 2011:103).
situation kan ge mening för andra är det troligt att tolkningen även skapar mening för individen själv. Den sociala egenskapen är alltså av betydelse för den meningsskapande processen då individer bekräftar sin förståelse av en ny situation genom att interagera och kommunicera med andra individer.
Pågående: Weick (1995:43) menar att meningsskapande är en ständigt pågående process då den varken har en början eller ett slut. Detta på grund av att individer hanterar ett ständigt flöde av händelser och situationer och använder sig av tidigare erfarenheter som hjälp för att förstå det som sker nu. Det som sker nu kan komma att användas för att skapa mening i något som sker i framtiden och meningsskapande är således något som hela tiden pågår (Weick, 1995:49).
Organisationer arbetar ständigt för förbättring och mot nya mål (Allvin, 2006:17). Detta bidrar till den pågående processen av meningsskapande som organisationen och dess
medlemmar är del av (Weick, 1995:45). Det uppstår ständigt nya händelser och situationer i förändringsprocessen som medlemmarna i organisationen behöver skapa mening i. Dessa hjälper i sin tur medlemmar att skapa mening i förändringsprocessen då de blir erfarenheter som i framtiden kan användas för att underlätta meningsskapandet (Weick, 1995:44).
Ledtrådar: För att skapa mening tenderar individer att söka efter ledtrådar i nya händelser och situationer som kan placeras i en redan existerande referensram (Brorström, 2010:36). Referensramen utgörs av tidigare erfarenheter och underlättar individers förståelse av sådant som händer i deras omgivning (Weick, 1995:109). På så vis kan individen relatera det nya till någonting som han eller hon redan känner till eller varit med om (Heide, Johansson &
Simonsson, 2012:185). I nya händelser och situationer tenderar individer att söka efter sådant de känner igen baserat på tidigare erfarenheter för att på så sätt underlätta förståelsen för det nya som sker (Weick, 1995:50).
Rimlighet: De ledtrådar som definierats i omgivningen används för att hitta en rimlig förklaring till det som sker (Maitlis & Christianson, 2014:54). Meningsskapandet i
organisationer handlar inte om att ge medarbetarna all information, det handlar snarare om att delge tillräcklig information för att de ska kunna förstå vad förändringen innebär för dem (Weick, 1995:61). Weick m.fl. (2005:415) menar att även då en noggrant genomförd förändring är önskvärd kan ett sådant tillvägagångssätt upplevas både svårt att hantera och
genomföra. Det är nästintill omöjligt att ta in och hantera den mängd information en förändring genererar, att anta strategier och riktlinjer som istället upplevs vara rimliga är därför att föredra då dessa kan vara lättare för medarbetare att förstå. Individer i
organisationer är inte i behov av att uppfatta och förstå en händelse exakt och noggrant för att kunna hantera den. Det räcker att händelsen uppfattas som rimlig och enhetlig med
organisationens mål för att de ska kunna se ett syfte med den och agera effektivt. Olika individer kan uppfatta olika organisatoriska händelser som rimliga. Vad som uppfattas rimligt baseras på individens funktion inom organisationen (Weick m.fl., 2005:415).
3.2 Meningsgivande
Meningsgivande handlar om att en individ försöker influera andra individer till att tolka och förstå en händelse i en viss riktning. Detta görs genom att utveckla eller dela med sig av information som kan påverka den andra personens meningsskapande. Den meningsgivande processen skiljer sig således från meningsskapandet genom att en individ medvetet söker påverka meningsskapandet hos någon annan (Søderberg, 2003:7). Både Søderberg (2003:6) och Andersson (2010:9) menar att detta är något som framförallt ledningen i organisationer arbetar med. Tillsammans med organisationens vision använder sig ledare av verktyg som språk, metaforer och berättelser för att både skapa och ge mening åt sina medarbetare vid organisatoriska förändringar (Brorström, 2010:43). Ett annat sätt att göra detta är enligt Angelöw (2010:143-144) att få medarbetarna att känna sig delaktiga. Detta kan göras genom att bland annat delge information, ge medarbetarna tid och möjligheter att förstå vad som ska ske och varför.
3.3 Teoretisk diskussion
Weicks teori om den meningsskapande processen förklarar till stor del hur individer skapar mening i nya situationer. Vi ser dock brister i förklaringen kring hur processens olika
egenskaper förhåller sig till varandra. Weick förklarar att egenskaperna används för att skapa mening men brister i att förklara hur de uppstår och kommer till uttryck. Trots det har vi valt att använda Weicks teori på grund av att den lägger en god grund för att förklara hur mening skapas i nya händelser eller situationer. Vi har därför en förhoppning att med denna studies resultat kunna utveckla hur den meningsskapande processen ser ut samt kunna fördjupa och tydligare förklara dess egenskaper.
4. Metod
I detta kapitel presenteras studiens metod. Inledningsvis beskrivs den forskningsansats som ligger till grund för studien. Sedan följer en redogörelse av metod, urval, intervjuguide och genomförande av intervjuerna. Därefter presenteras hur materialet transkriberats och analyserats. Slutligen redogörs för etiska förhållningssätt och studiens kvalitet.
4.1 Forskningsansats
Denna studie har en abduktiv forskningsansats. Det innebär att forskaren växlar mellan ett öppet förhållningssätt till empirin och att använda teorier som analysverktyg. Efter den första analysen av materialet kan teorin kompletteras med nya analysverktyg vilket kan ske i flera omgångar till dess att analysen anses vara färdig (Fejes & Thornberg, 2015:27). Weicks teori om den meningsskapande processen har legat till grund för denna studie och har således används vid analysen av resultatet. Vid bearbetning av resultatet har de teoretiska utgångspunkterna symbolisk interaktionism, normativ handling och meningsgivande tillkommit för att ytterligare förklara Weicks teori om den meningsskapande processen. Fördelen med den abduktiva forskningsansatsen är det öppna förhållningssättet som används vid analys av empirin. En begränsning skulle däremot kunna vara att vi använde en befintlig teori vid vår första anblick på empirin vilket kan ha kommit att påverka hur materialet
analyserats. Detta då Weicks teori ständigt varit närvarande i analysen av materialet vilket har begränsat möjligheten att tolka materialet med ett öppet sinne och andra möjliga förklaringar till empirin kan ha stängts ute.
4.2 Metodval
Kvalitativ forskning innebär att forskaren studerar ett fenomens kvalitet genom att undersöka dess karaktär eller egenskaper. Kvalitativa studier syftar därmed till att skapa förståelse för vilken innebörd eller mening ett fenomen har, till skillnad från kvantitativa studier som i huvudsak undersöker dess förekomst eller mängd (Wideberg, 2002:15). Valet att genomföra en kvalitativ undersökning påverkas av studiens syfte vilket är att undersöka hur medarbetare skapar mening i en organisatorisk förändring. För att förstå den meningsskapande processen finner vi det relevant att studera den med hjälp av kvalitativ metod. Det medför en möjlighet att undersöka hur processen för meningsskapandet ser ut för medarbetarna på
Försäkringskassan.
Denna studie har som datainsamlingsmetod använt kvalitativa forskningsintervjuer vilka enligt Wideberg (2002:17) används för att fånga individers upplevelser och förståelse för ett
fenomen. Vi har valt kvalitativa forskningsintervjuer för att skapa förståelse för hur
medarbetarna på Försäkringskassan skapat mening i en organisatorisk förändring. Syftet med kvalitativa forskningsintervjuer är att belysa intervjupersonens upplevelse av det fenomen som studeras och skapa förståelse i vad och hur intervjupersonens berättar om fenomenet (Bryman, 2011:415). Eftersom syftet med studien är att undersöka hur medarbetarna skapat mening i en organisatorisk förändring upplevs kvalitativa forskningsintervjuer som ett lämpligt metodval. En eventuell begränsning i metodvalet är att det tar tid att genomföra intervjuer vilket bidrog till ett litet urval. Vi upplever däremot att detta inte kommit att påverka studiens kvalitet vilket vidare diskuteras i punkt 4.8.
Vi har valt att genomföra åtta stycken semistrukturerade intervjuer. Semistrukturerade intervjuer kännetecknas av flexibilitet där intervjuerna delvis följer en struktur samtidigt som frågorna är öppna och kan anpassas till den specifika intervjun. Med hjälp av
semistrukturerade intervjuer ges intervjupersonerna frihet att själva utforma sina svar och forskaren kan anpassa följden frågorna ställs i beroende på vad intervjupersonerna väljer att prata om (Bryman, 2011:415). I varje intervju utgick vi från studiens intervjuguide (se Bilaga 1) som stöd för att fånga alla områden vi ville beröra. Vi följde däremot inte alltid den
kronologiska ordningen på frågorna eller använde oss av den exakta formuleringen. Frågorna anpassades istället efter vad intervjupersonen valde att dela med sig av vilket bidrog till olika följdfrågor under olika intervjuer.
4.3 Urval
Åtta intervjupersoner valdes ut för studien. Urvalet skedde genom ett tillgänglighetsurval. Detta innebar att vi genom en sedan tidigare känd kontakt på Försäkringskassan efterfrågade cirka 10 medarbetare som direkt har berörts av den organisatoriska förändringen ”Vår gemensamma resa”. Enda kriteriet var således att medarbetarna berörts av förändringen och deras specifika arbetsuppgifter var inte av betydelse för studien. Kontaktpersonen informerade i sin tur medarbetare på fem olika orter om studiens syfte och frågade om de var intresserade av att ställa upp på en intervju. De åtta som var intresserade och tillgängliga under önskad period valdes ut för studien. Urvalet har således även varit självselektivt vilket innebär att intervjupersonerna frivilligt anmäla sig till att delta i undersökningen (Halvorsen, 1992:100). 4.4 Intervjuguide
Intervjuerna genomfördes med hjälp av en semistrukturerad intervjuguide (se Bilaga 1). Intervjuguiden utarbetades utifrån studiens syfte att undersöka hur medarbetare skapar
mening i en organisatorisk förändring. Frågorna är utformade med grund i teorin om den meningsskapande processen för att se om och hur intervjupersonerna använt sig av dess olika egenskaper för att förstå förändringen. Intervjuguiden består därför av öppna frågor i syfte att fånga medarbetarnas egna upplevelser och förståelse och vad de själva anser är av vikt att berätta om den organisatoriska förändringen. Den innehåller även följdfrågor som stöd för att utveckla och fördjupa intervjupersonernas svar samt för att hålla den insamlade empirin inom ramen för studiens syfte. Frågorna är indelade i tre teman som berör tiden innan, under och efter förändringen. Detta för att ge intervjupersonerna möjlighet att berätta om förändringen i sin naturliga följd. Utformningen av intervjuguiden strävade efter att skapa en helhetsbild av hur medarbetarna skapat mening.
4.5 Genomförande av intervju
Inför intervjuerna fick fem intervjupersoner motta ett e-postmeddelande (se Bilaga 2) med information kring intervjuerna, de övriga tre informerades per telefon. Hur informationen lämnades baserades på vilka kontaktuppgifter vi fick tillgång till av vår kontaktpersonen på Försäkringskassan. Intervjupersonerna informerades om hur lång tid intervjun beräknades ta, att deras medverkan är frivillig samt att de kommer hållas anonyma genom hela arbetet. De informerades även om studiens syfte för att redan innan intervjun ges möjlighet att tänka tillbaka och fundera över vilka tankar och upplevelser de hade under den organisatoriska förändringen. Anledningen till detta var att förändringen ägt rum under en längre tid och vi ville underlätta för den betänktetid som skulle kunna komma att uppstå vid intervjutillfället.
Vi genomförde fyra intervjuer var utan studiepartnern närvarande. Intervjuguiden användes för att minimera skillnaderna i intervjuerna. Vid intervjutillfället fick intervjupersonerna inledningsvis en presentation av vilka vi som genomför studien är samt studiens syfte. De informerades på nytt om de etiska överväganden (se Bilaga 1) som framgick i
e-postmeddelandet eller telefonsamtalet de tagit emot vid ett tidigare tillfälle. Vi frågade samtliga intervjupersoner om tillåtelse att spela in intervjun och informerade dem om att de kunde välja att avsluta sitt deltagande utan att anledning behövde uppges. Samtliga intervjuer spelades in med hjälp av ljudinspelningen på mobiltelefonen.
Intervjuerna ägde rum under intervjupersonernas arbetstid. För att undvika utomståendes inverkan genomfördes intervjuerna i enskilda rum på respektive arbetsplats. Trots det uppstod vissa störningsmoment under fyra intervjuer. De fyra intervjupersonernas mobiltelefoner
ringde vilket skapade ett avbrott i vad de just berättade om. Vår upplevelse av intervjuerna var däremot att störningsmomenten inte påverkade intervjuns innehåll.
4.6 Analys och kodning
Efter att intervjuerna ägt rum transkriberades det inspelade materialet. På grund av att intervjuerna genomfördes utan studiepartnern närvarande valde vi att transkribera varandras intervjuer för att på så sätt tillgodogöra oss innehållet i samtliga intervjuer. Intervjuerna transkriberades ordagrant för att kunna analysera materialet i sin helhet. Efter transkriberingen genomförts kunde vi konstatera att det inte uppstått märkbara skillnader i genomförandet av intervjuerna. Skillnaderna utgjordes endast av olika följdfrågor vilka var nödvändiga för att skapa en helhetsbild av respektive intervjupersons upplevelse av förändringen.
Den första analysen av materialet skedde med hjälp av Weicks teori om den meningsskapande processen. Materialet kodades i kategorier utifrån de egenskaper Weick menar att den
meningsskapande processen består av. Dessa var identitet, retrospektivt, medskapande i sociala miljöer, socialt, pågående, ledtrådar samt rimlighet. Det material vi inte kunde förstå med hjälp av egenskaperna i Weicks teori placerades i en kategori benämnd övrigt. I denna fas upptäckte vi att Weicks teori inte konkret kunde hjälpa oss att förklara hur egenskaperna kan uttryckas. Vi kompletterade därför Weicks teori med hjälp av symbolisk interaktionism, normativt handlande samt meningsgivande vilka gav oss en bättre insikt i hur exempelvis egenskaperna identitet, socialt och medskapande i sociala miljöer kan komma till uttryck. Efter vi kompletterat Weicks teori genomfördes en andra analys. Det material som placerats i kategorin övrigt kunde med hjälp av de nya teorierna placeras i de kategorier som användes under första analysen. Vi skapande även en ny kategori som benämndes meningsgivande vilken i analysen användes för att förstå hur chefer och ledning kommunicerat ut
förändringen.
4.7 Etiska överväganden
Bryman (2011:131) menar att det finns fyra etiska principer att ha i åtanke vid forskning. De etiska principerna utgörs av informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet. Informationskravet innebär att deltagarna ska informeras om studiens syfte, att deras medverkan är frivillig samt att de när som helst kan avbryta sin medverkan.
Samtyckeskravet utgörs av att deltagarna själva bestämmer över sin medverkan i studien. Konfidentialitetskravet innebär att alla uppgifter om deltagarna behandlas konfidentiellt. Med
nyttjandekravet menas att alla uppgifter om deltagarna endast används i studiens syfte (Bryman, 2011:131).
Denna studie har genomförts med de fyra etiska principerna i åtanke. Intervjupersonerna har fått information gällande vad studien handlar om samt dess syfte, både vid första kontakten och vid intervjutillfället. Intervjupersonerna informerades om att deras medverkan är frivillig och att de när som helst under studiens gång kan avbryta sin medverkan. För att skydda intervjupersonernas identitet har vi valt att varken uppge vilken ort eller vilket kontor de arbetar på samt vilken del av socialförsäkringen de arbetar med. Vi har även valt att inte uppge kön eller ålder på de intervjuade då det inte är av relevans för studien samt för att ytterligare skydda deras identitet. De åtta intervjupersonerna har i analysen kodats med hjälp av numrering, exempelvis Intervjuperson 1, Intervjuperson 2, Intervjuperson 3 och så vidare. Numreringen skedde slumpmässigt och har ingenting att göra med i vilken ordning
personerna intervjuades.
Vi avser återberätta den lämnade informationen på sådant vis att risken att missförstå
intervjupersonernas avsikt med informationen minimeras. Den information intervjupersonerna delger används enbart för studiens syfte och kommer inte föras vidare på något sätt efter studiens avslut. Intervjuerna genomfördes i slutet rum för att undvika allmänhetens påverkan eller kännedom.
4.8 Kvalitet i kvalitativa studier
För att mäta kvaliteten i kvalitativa studier används begreppen trovärdighet, överförbarhet, pålitlighet samt möjlighet att styrka och konfirmera. Trovärdigheten handlar om huruvida studien accepteras av andra individer samt en bekräftelse från deltagarna i studien att forskarna uppfattat och tolkat materialet på rätt sätt (Bryman, 2011:354). Samtliga
intervjupersoner tillfrågades att granska intervjumaterialet innan publicering. Samtliga valde däremot att avstå från möjligheten och har således inte kunnat bekräfta att de tolkningar vi gjort av deras berättelser stämmer överens med vad de avsett att berätta. Under studiens gång granskades uppsatsen av handledare samt av andra studenter och examinator i samband med examination. Uppsatsen revideras baserat på deras kommentarer.
Överförbarheten handlar om huruvida resultatet går att överföra till en annan kontext. För att åstadkomma överförbarhet uppmanas kvalitativa forskare att ge utförliga redogörelser av det
fenomen som studeras (Bryman, 2011:355). Ambitionen för denna studie är att kunna skapa en allmän förståelse för hur meningsskapandet som fenomen kan komma till uttryck. I studiens resultat och analys har vi därför försökt att grundligt återge hur intervjupersonerna skapat mening i den organisatoriska förändringen som ägt rum.
Pålitligheten innebär att forskarna antar ett granskande synsätt och tydligt redogör för studiens processer. Detta för att ge läsaren möjlighet att kritiskt granska undersökningen i dess helhet (Bryman, 2011:355). Vi har under studiens gång haft i åtanke att tydligt redogöra för
undersökningsprocessen i dess helhet.
Möjligheten att styrka och konfirmera innebär att forskarna så långt som möjligt agerar objektivt och minimerar risken att låta personliga värderingar påverka utförandet av studien (Bryman, 2011:355). Intervjuerna genomfördes därför med öppna frågor och utan att
värderingar lades i intervjupersonernas svar. Materialet analyserades och presenterades med minsta möjliga inverkan av våra personliga åsikter.
5. Resultat och analys
I detta kapitel presenteras analysen av studiens resultat . Inledningsvis besvaras frågan gällande hur intervjupersonerna skapat mening i den organisatoriska förändringen genom att redogöra för och diskutera deras användning av de olika egenskaperna i den
meningsskapande processen. Därefter redogörs för hur intervjupersonerna upplever att chefer och ledning arbetat med meningsskapande i den organisatoriska förändringen. Undersökningen av studiens tredje frågeställning huruvida vi med hjälp av resultatet kan utveckla teorin om den meningsskapande processen presenteras i slutet av kapitel 6.
5.1 Hur har medarbetarna skapat mening i den organisatoriska förändringen ”Vår gemensamma resa”?
Här redogörs för hur intervjupersonerna skapat mening i den organisatoriska förändringen ”Vår gemensamma resa”. Avsnittet har delats in baserat på egenskaperna i den
meningsskapande processen för att belysa och diskutera hur de har kommit i uttryck under intervjupersonernas meningsskapande process.
5.1.1 Identitet
Samtliga intervjupersoner berättar om vilka arbetsuppgifter de har inom organisationen och vilken funktion de har för verksamheten. Exempelvis sade Intervjuperson 7:
Jag jobbar heltid som personlig handläggare. I mitt jobb så ingår dels att bedöma rätten till sjukpenning, bedöma arbetsförmågans nedsättning och rätten till sjukpenning. Men sen handlar det mycket också om att identifiera behov av andra åtgärder utöver det medicinska (Intervjuperson 7).
Här exemplifieras hur intervjupersonerna pratat om sina arbetsuppgifter i våra intervjuer. Det framgår att de vet vad som förväntas av dem och vad de har för uppgifter. Att
intervjupersonerna har kännedom om sin egen funktion och arbetsuppgifter förstår vi som att de vet vilka de är i organisationen. Att de vet vilka de är i organisationen förstår vi i sin tur som ett sätt identiteten uttrycks i våra intervjuer. Genom att de vet sin funktion och sina arbetsuppgifter i organisationen kan de förstå hur förändringen kan komma att påverka dem och på så sätt kan de förstå sin omgivning.
Intervjuperson 1 berättade däremot att denne genomgick en förflyttning från ett kontor till ett annat till följd av den organisatoriska förändringen och sade:
Och då var det såhär att då visste inte jag riktigt vad jag skulle göra, och arbetsgivaren visste inte riktigt vad jag skulle göra. Arbetsgivaren tyckte det var lite svårt att placera mig också, utifrån min yrkesroll (Intervjuperson 1).
Intervjupersonen menar att arbetsuppgifterna inte stämmer överens med personens funktion i organisationen. Intervjupersonen berättar även att det har varit svårt att se varför förändringen var nödvändig att genomföra. Detta är ett tecken på att genom att inte veta sina
arbetsuppgifter har intervjupersonen svårare att förstå och skapa mening i förändringen, vilket visar vikten av identitet i meningsskapandet.
Med hjälp av ovanstående citat kan vi även se att medarbetarna får kännedom om sin funktion och sina arbetsuppgifter genom att kommunicera med exempelvis sin arbetsgivare. Att få kännedom om sin funktion genom kommunikation kan förstås med hjälp av det teoretiska perspektivet symbolisk interaktionism då den menar att individer skapar sin identitet genom interaktion och kommunikation. I och med att vi ser att intervjupersonernas identitet skapas genom kommunikation kan vi se ett förhållande mellan identitet och den sociala egenskapen i den meningsskapande processen. Detta då kommunikation är ett sätt den sociala egenskapen uttrycks genom, vilket ytterligare förklaras under rubrik 5.1.4.
Fem av åtta intervjupersoner är allmänt positiva till förändringar. De menar att förändringar ofta har ett förbättrande syfte och leder till en mer dynamisk verksamhet. Intervjuperson 6 sade "Jag är ganska förändringsbenägen så jag tänkte att det här kanske blir bra tillslut"
(Intervjuperson 6). Intervjupersonen använder sin identitet för att skapa mening i förändringen vilket är ett exempel på hur kännedom om sin identitet kan underlätta förståelsen av det som sker. Genom att veta sin inställning till förändringar generellt blir det lättare att skapa
förståelse för nya förändringar. Identiteten blir således viktig för meningsskapandet på grund av att den hjälper individen att förstå sin omgivning.
5.1.2 Retrospektivt
Flera intervjupersoner berättade att de inte vet vad den organisatoriska förändringen har bidragit till. Detta framgår exempelvis av Intervjuperson 3 som sade:
Jag är inte riktigt hundra på exakt vad man har fått ut för effekt av den här
förändringen för jag har inte riktigt sett det än. Jag har sett hintar och liksom tankar och vad syftet var med det men sen ifall det egentligen är bättre än hur det var förut
det vågar jag liksom inte säga. Så att skulle det vara så att det har kostat väldigt mycket och det har liksom lagts onödig energi på det då kanske det liksom, varför gjorde vi den för? Samtidigt som det känns lite tidigt att avfärda det (Intervjuperson 3).
Här exemplifieras hur det i flera intervjuer blev synligt att det är svårt att sätta ord på en händelse innan den avslutats eller gett ett resultat. Detta visar på att brist på resultat av en förändring leder till att det är svårt att förstå och skapa en helhetsbild av det som skett. Denna helhetsbild blir således viktig för att skapa mening och visar betydelsen av den retrospektiva egenskapen i meningsskapandet.
Detta exempel kan även förstås som den paradox Weick m.fl. (2005:412) diskuterar där det inte går att betrakta en förändring som lyckad eller misslyckad under tiden den äger rum och inte har kunnat ge ett resultat. Intervjuperson 3 verkar tycka att förändringen som den ser ut idag har varit slöseri med tid och energi men upplevs samtidigt vilja avvakta med den slutliga åsikten då det kan vara för tidigt att säga att förändringen var misslyckad. Intervjuperson 6 verkar däremot kunna uttrycka sig om förändringens resultat och menar att indelningen av team för att hantera olika ärenden inte har bidragit till någonting bättre. Intervjuperson 6 menar bland annat att kommunikationen mellan ledningsgrupper och medarbetare samt medarbetare emellan var bättre innan förändringen och sade ”Jag skulle nog se att man gör om gör rätt” (Intervjuperson 6). Detta visar ett exempel på att när det går att se effekten av det som skett går det även att sätta ord på det, vilket sammanfattar individens förståelse av det som skett.
Flera frågor vi ställde till intervjupersonerna fick dem att reflektera över vad förändringen inneburit och genom att de svarade på frågorna satte de ord på någonting som redan har skett. Den retrospektiva egenskapen i intervjupersonernas meningsskapande blev således
automatiskt framträdande i och med att medarbetarna i efterhand blev intervjuade och fick prata om förändringen efter den ägt rum. Hur intervjuerna kan ha kommit att påverka intervjupersonernas meningsskapande diskuteras vidare i kapitel 7.
5.1.3 Medskapande i sociala miljöer
Samtliga intervjupersoner menar att delaktighet är en viktig förutsättning för att en
organisatorisk förändring ska vara lyckad. Tre av intervjupersonerna upplever att möjligheten att påverka och vara delaktiga i organisationen finns medan de övriga fem inte såg den
möjligheten. Intervjuperson 5 sade “Men någonstans tycker jag ändå att det är bra om man kan få vara med och tycka till, delaktighet” (Intervjuperson 5). Genom att vara delaktiga i förändringsprocesser kan intervjupersonerna vara med och påverka sin arbetsplats. Detta kan förstås med hjälp av egenskapen medskapande i sociala miljöer vilken menar att alla individer är med och skapar den omgivning de befinner sig i. Genom att kunna påverka den omgivning en individ ställs inför blir det lättare att förstå och skapa mening i den och delaktighet blir således viktig i meningsskapandet. När en individ söker påverka sin omgivning kan även omgivningen påverka individen som i sin tur anpassar sitt agerande efter omgivningen. Detta förstås med hjälp av teorin om normativ handling vilken menar att individer anpassar sig till omgivningens förväntningar.
När Intervjuperson 1 berättade om hur chefer och ledning reagerat på medarbetarnas frågor om varför förändringen skulle ske och vad den egentligen innebar sade intervjupersonen ”Det har nog upplevts som provocerande tror jag. Det känns som det inte varit riktigt tillåtet att ställa vissa frågor” (Intervjuperson 1). Intervjuperson 1 berättade vidare att personen själv inte är rädd för att upplevas provokativ och ställer gärna frågor för att kunna förstå det som sker, men att andra medarbetare kanske inte vågar. Att ställa frågor som av chefer och ledning uppfattas ifrågasättande skulle kunna gå emot deras förväntningar på medarbetarna. Genom att undvika att ställa sådana frågor anpassar sig medarbetarna till omgivningens
förväntningar. Detta kan förstås som normativa handlingar vilket innebär att anpassa sig till gruppgemensamma föreställningar. Att inte kunna ställa frågor gör det svårare för
intervjupersonerna att känna sig delaktiga vilket i sin tur gör det svårare för dem att skapa mening i förändringen. Delaktighet är således viktigt för intervjupersonernas
meningsskapande då det underlättar förståelsen för det som sker.
Till skillnad från Intervjuperson 1 ser Intervjuperson 6 att det finns möjlighet att vara delaktig i organisationen och sade ”Nu är vi en ganska bra transparent myndighet, med mycket, där man kan lämna förbättringsförslag och liknande” (Intervjuperson 6). Genom att framföra kritik och åsikter om förändringar kan medarbetarna konkret vara med och skapa sin omgivning vilket i intervjuerna framgick som en viktig del av att förstå förändringen. I och med att delaktigheten förutsätter interaktion eller kommunikation med andra individer i organisationen ser vi ett förhållande mellan medskapande i sociala miljöer och egenskapen socialt i den meningsskapande processen.
5.1.4 Socialt
Samtliga intervjupersoner pratar om vikten av att få information när någonting nytt ska ske. De vill ha tydlig information om varför någonting ska ske och vad det innebär för dem
personligen. Flera intervjupersoner önskar att denna information delges muntligt av en fysiskt närvarande person. Intervjuperson 4 berättade:
… jag vill inte ha det på ett mail och jag vill inte ha det på ett telefonsamtal. Jag vill ha det på ett personligt möte där jag har möjlighet att lämna mina synpunkter och ställa mina frågor, för följdfrågor kommer alltid och då måste jag kunna få ställa dom (Intervjuperson 4).
Här exemplifieras hur flera intervjupersoner efterfrågat att tydlig information ska ges genom interaktion. Interaktion förstås som ett sätt den sociala egenskapen i den meningsskapande processen kommer till uttryck i våra intervjuer.
Genom att interagera ges möjlighet att hålla en dialog med följdfrågor och svar för att utbyta information. Att utbyta information leder till att ömsesidig förståelse kan uppnås vilket förstås med hjälp av teoretiska perspektivet symbolisk interaktionism. Teorin menar att den
ömsesidiga förståelsen används för att bekräfta egna tankar om en händelse genom att utbyta erfarenheter och upplevelser med andra individer. Genom detta utbyte skapas mer information om händelsen eller situationen vilket leder till en större förståelse för den. På grund av att utbytet förutsätter interaktion och kommunikation visar även detta på vikten av den sociala egenskapen i intervjupersonernas meningsskapande.
När ny information angående förändringen kommunicerats ut till medarbetarna berättade flera intervjupersoner att informationen diskuterades med kollegorna. Intervjuperson 8 berättade om hur diskussionen med kollegorna såg ut och sade ”Just kring förändring som sådan så handlar det nog mera om att få bekräftelse om att åh vad jobbigt” (Intervjuperson
8). Intervjupersonerna tar hjälp av sina kollegor för att skapa mening genom att bekräfta att de har liknande tankar kring förändringen. Detta visar hur intervjupersonerna kommunicerar med sina kollegor för att skapa mening i förändringen vilket exemplifierar hur den sociala egenskapen tagits i uttryck och är av vikt för meningsskapandet. Att bekräfta sina tankar om det som sker kan som tidigare nämnts förstås som ömsesidig förståelse där individer bekräftar sina tankar genom att utbyta erfarenheter kring det som skett. Det framkom av flera
intervjupersoner att detta utbyte sker genom att interagera och kommunicera med kollegor under lunchen, i fikarummet eller genom att knacka på hos någon i närheten. Detta sker även på arbetsplatsträffar och möten med teamet. Att uppnå ömsesidig förståelse genom interaktion och kommunikation kan således förstås som ett sätt den sociala egenskapen uttrycks.
Intervjuperson 4 berättade även att det sker ett utbyte av kunskap mellan olika kontor när någonting nytt sker. Vid olika tillfällen besöker medarbetare andra kontor för att prata om hur de går tillväga för att genomföra förändringen på just det kontoret, eller för att berätta hur de gör på sitt kontor. Detta för att få tips om och underlätta hur de ska gå tillväga för att hantera och förstå vad förändringen innebär. Genom interaktion och kommunikation skapar
medarbetarna således rimliga förklaringar till det som sker och vi kan därför se ett förhållande mellan egenskaperna socialt och rimlighet. Den sociala egenskapen av meningsskapandet handlar således inte bara om att bekräfta sina tankar och skapa en ömsesidig förståelse. Den handlar även om att hitta rimliga förklaringar i förändringen genom att utbyta erfarenheter kring den.
5.1.5 Pågående
I våra intervjuer har vi kunnat se att behovet av att skapa mening ständigt finns. Detta eftersom flera intervjupersoner berättade att Försäkringskassan är en organisation som
ständigt genomför förändringar. Exempelvis sade Intervjuperson 5 att “Försäkringskassan har varit i någon form av ständig förändring sedan jag började. Organisatoriskt har det skett förändringar hela tiden” (Intervjuperson 5). Det uppstår alltså hela tiden nya situationer eller händelser som intervjupersonerna behöver skapa mening i. Vi kan däremot inte se att den meningsskapande processen är pågående. Detta eftersom intervjupersonerna pratade om förändringen som att den hade en början när informationen om den kommunicerades ut och att den nådde sitt slut när det gick att se ett resultat av den. Vi upplever därför att Weicks förklaring av meningsskapandet som en ständigt pågående process är problematisk. Detta då vi i intervjuerna inte kunnat se hur den pågående egenskapen är av vikt för att
intervjupersonernas meningsskapande ska vara möjlig. Vi anser därför att egenskapen borde uteslutas ur den meningsskapande processen.
5.1.6 Ledtrådar
Samtliga intervjupersoner har tidigare erfarenheter av organisatoriska förändringar men enbart två personer pratar om dem i relation till den aktuella förändringen. Intervjuperson 1 berättade att under sin anställning har organisationen genomgått flera olika förändringar och sade att
”Det kan ju komma någon ny generaldirektör eller en ny chef eller någonting och de vill sätta sin prägel på verksamheten. Så lyfter de upp någon fråga. Jaa, det där var ju samma sak som vi jobbade med 1987” (Intervjuperson 1). Intervjuperson 1 upplevdes se likheter mellan olika förändringar i organisationen och beskrev dem som att ”… det är ju egentligen bara nya namn på det vi jobbade med då” (Intervjuperson 1). Detta är ett exempel på hur en individ kan använda sin redan existerande referensram för att hitta ledtrådar i det nya som sker. För Intervjuperson 1 utgörs ledtrådarna av specifika ord, begrepp eller fenomen som individen redan känner till eller har hört om förut. Dessa används för att skapa förståelse kring vad den nya förändringen innebär vilket visar betydelsen av egenskapen ledtrådar i meningsskapandet. I detta fall verkar förändringarna egentligen inte innebära någonting nytt, utan innehåller enbart nya ord på gamla sätt att arbeta på.
Intervjuperson 2 använde sig av ledtrådar på ett liknande sätt när medarbetarna informerades om att de skulle genomgå en utbildning i lean. Den första reaktionen för Intervjuperson 2 var ”Jaha, vad är lean?” (Intervjuperson 2). Under tiden som utbildningen pågick och
medarbetarna pratade med varandra och tillsammans försökte skapa en förståelse kring vad lean innebar ändrades förståelsen av det nya begreppet. Intervjuperson 2 berättade vidare att ”Nu när man vet lite mer vad det är så kan man kanske tänka att ja men det är ju ungefär som man gjorde och som man tänkte om man jobbade på ett annat ställe” (Intervjuperson 2). Citatet visar att under tiden förändringen pågår och individen ställs inför nya händelser genereras mer information. Denna information diskuteras med kollegor vilket ger individen än mer information kring det nya. När individen fått tillräcklig information kan detta användas för att relatera det nya till eller jämföra det med tidigare erfarenheter. Ledtrådar uppstår således av att medarbetare tillsammans pratar om den information som har tillkommit under förändringsprocessen. Eftersom att ledtrådar uppstår genom kommunikation kan vi se ett förhållande mellan ledtrådar och meningsskapandets sociala egenskap.
Intervjuperson 1 och Intervjuperson 2 är de enda vi upplevde använde sig av ledtrådar för att skapa mening i förändringen. Detta skulle kunna tyda på att ledtrådar inte är av stor vikt för intervjupersonerna i deras meningsskapande process. Det är däremot svårt att dra den slutsatsen då vi inte vet om det beror på att vi ställde fel frågor eller att denna egenskap av andra anledningar inte kom till uttryck under våra intervjuer. Vi har däremot sett att ledtrådar används i förhållande till egenskaperna socialt och rimlighet vilket tyder på att ledtrådar är av vikt för intervjupersonernas meningsskapande.
5.1.7 Rimlighet
Samtliga intervjupersoner framhävde vikten av tydlig information för att förstå vad en organisatorisk förändring innebär. Det framgick av flera intervjupersoner att det funnits en brist på tillräckligt tydlig information för att kunna förstå vad den aktuella förändringen innebar för dem. Intervjuperson 1 menade att det var svårt att veta vad införandet av lean innebar eller skulle tillföra och sade “Vad innebär det egentligen? För dig. Vad står det för egentligen? Kan du säga att det är någon förenkling och förbättringsresa, eller är det bara att du ska sätta post-it lappar och skriva A3:or, eller vad är det egentligen?” (Intervjuperson 1). Detta är ett exempel på en intervjuperson som inte fått tillräckligt tydlig information om lean för att uppleva det rimligt. För att kunna skapa mening i en ny händelse eller situation behöver intervjupersonerna kunna förstå vad den innebär, hur den kommer att påverkar deras arbete och vad de behöver göra för att agera enligt den.
I våra intervjuer kan vi se att samtliga intervjupersoner försökt hitta saker i informationen som kan förklara vad förändringen skulle innebära för dem och hur den kan komma att påverka deras arbete. Intervjuperson 4 hade svårt hitta saker i informationen som skulle underlätta förståelsen för förändringen och sade:
Det är svårt att ta till sig nånting när man känner att jag hittar inte nån, jag hittar ingen nytta, jag hittar inte nytta för kunden, jag hittar ingen nytta för mig. Ärendet går inte bättre att utreda, det blir inte en säkrare handläggning, besluten blir inte säkrare, inget, alltså vi kunde inte se var vinsten fanns nånstans och då är det svårt (Intervjuperson 4).
Detta är ett exempel på att vetskapen om varför en förändring ska genomföras eller vad den innebär för intervjupersonen är av betydelse för att skapa mening i den. Att
intervjupersonerna inte visste vad som förväntades av dem gjorde det svårare för dem att förstå och skapa mening i förändringen. När individer inte får information om vad som ska ske går situationen inte att relatera till något som redan är känt. Det försvårar möjligheten att hitta ledtrådar i den nya situationen, vilket i sin tur gör det svårt att uppleva den som rimlig. Här synliggörs ett förhållande mellan ledtrådar och rimlighet. Ledtrådar verkar som en förutsättning för att individerna ska kunna skapa rimlighet i meningsskapandet. Flera av intervjupersonerna upplevs däremot inte ha använt sig av ledtrådar vilket skulle kunna förklara varför de haft svårt att uppfatta förändringen som rimlig. Att intervjupersonerna inte uppfattat förändringen som rimlig har försvårat deras förståelse för förändringen. Rimlighet är
