Kvalitetssäkring av migreringsprocessen

Full text

(1)2006:142. D-UPPSATS. Kvalitetssäkring av migreringsprocessen. Daniel Barsk Peter Lindfors. Luleå tekniska universitet D-uppsats Data- och systemvetenskap Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Systemvetenskap 2006:142 - ISSN: 1402-1552 - ISRN: LTU-DUPP--06/142--SE.

(2) SAMMANFATTNING I den här uppsatsen försöker vi författare reda ut problematiken med hur den s.k. migreringsprocessen kan kvalitetssäkras. Syftet är inte att nödvändigtvis komma fram till en fullständig lösning på problemet, utan att skapa ökad förståelse och förutsättningar för att lösa problemet. En migrering är, i arkiveringssammanhang, en flytt av data mellan lagringsmedium, filformat, systemmiljöer eller en kombination av dessa, för att kunna bevara ett digitalt material tillgängligt över generationer av datateknologi. Exempelvis en flytt av ett digitalt materials data från ett gammalt lagringsmedium till ett nyare, för att det gamla lagringsmediet är på väg att bli obrukbart. Kvalitetssäkring innebär att ta fram sådana arbetsformer och metoder som gör, att när de genomförs, att kvalitén säkras och att fel undviks. För att komma fram till en lösning på problemet anser vi att man först måste ställa sig frågorna: Vad omfattar den migreringsprocess som ska kvalitetssäkras? Vad avses med kvalitetssäkringen av migreringsprocessen? Vilka fel skall undvikas? Och vilken kvalitet som skall säkras? Under studien gång har vi resonerat kring detta, och utifrån teori och empiri kommit fram till slutsatser för varje fråga. Med utgångspunkt i dom slutsatserna, så innebär dessa att vi inte kan ge någon fullständig lösning på hur hela migreringsprocessen ska utformas generellt för att kvaliteten ska säkras. Däremot kan vi hävda att två specifika aktiviteter bör ingå i alla migreringsprocesser, och att man bör ta vissa aspekter i beaktning när man ska kvalitetssäkra migreringsprocessen. Det hela har resulterat i fyra rekommendationer som var och en kan stärka kvalitetssäkringen..

(3) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. ABSTRACT In this study we try to sort out the problematics around how the migration process can be quality assured. The purpose is not necessarily to come to a complete solution to the problem, but to create increased understanding and conditions to solve the problem. Migration is, in archiving contexts, a transfer of data between storage mediums, file formats, system environments or a combination of these, for preserving a digital material available over generations of computer technology. For example a transfer of data from an old storage medium to a new one, because the old medium is becoming unusable. Quality assurance is to take forward such work forms and methods which does, when they are carried out, that the quality is assured or that the error risks are limited. To come to a solution of the problem we consider that you first have to ask yourself these questions: What does the migration process, that is to be quality assured, comprise? What is intended in the quality assurance of the process? Which error risks are to be limited? And which quality is to be assured? During the study we have reasoned around this, and on the basis of theory and empiria we have come to conclusions for each question. With a starting point in those conclusions, we are not able to give a complete solution on how the whole migration process should be designed, in general, to assure the quality. We can, however, claim that there are two activities that should be included in every migration process, and that there are some aspects that should be taken into consideration when it comes to assuring the quality of the migration process. The whole has resulted in four recommendations, which each and one can strengthen the quality assurance.. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 2.

(4) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. Förord Denna uppsats är resultatet av ett examensarbete omfattande 10 poäng vid avdelningen Data och Systemvetenskap, Luleå Tekniska Universitet. Examensarbetet är en del av filosofie magistersexamen i data- och systemvetenskap. Vi vill tacka vår handledare Hugo Quisbert för god vägledning och stöttning i arbetet.. Luleå 2006-03-04 …..……………………………………… Peter Lindfors ……..…………………………………… Daniel Barsk. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 3.

(5) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. Innehållsförteckning 1. Inledning........................................................................................................ 5 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6. 2. Metod ............................................................................................................. 9 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5. 3. PROLOG ....................................................................................................................... 5 BAKGRUND ................................................................................................................. 5 PROBLEMBESKRIVNING ............................................................................................... 6 FORSKNINGSFRÅGA ..................................................................................................... 7 SYFTE .......................................................................................................................... 8 AVGRÄNSNING ............................................................................................................ 8 LITTERATURSTUDIER .................................................................................................. 9 INTERVJUER ................................................................................................................ 9 ANALYS .................................................................................................................... 10 VETENSKAPLIGA ANSATSER ...................................................................................... 10 VALIDITET OCH RELIABILITET ................................................................................... 11. Teori............................................................................................................. 12 3.1 MIGRERING ............................................................................................................... 12 3.1.1 Vad är migrering?............................................................................................ 12 3.1.2 Varför migrera? ............................................................................................... 13 3.1.3 Fördelar med migrering................................................................................... 14 3.1.4 Nackdelar med migrering................................................................................. 15 3.1.5 Kontrollmetoder ............................................................................................... 17 3.2 KVALITET .................................................................................................................. 18 3.2.1 Kvalitetsbegreppet............................................................................................ 18 3.2.2 Kvalitetsutvecklingens historia ........................................................................ 19 3.3 KVALITETSSÄKRING .................................................................................................. 21 3.3.1 Definitioner ...................................................................................................... 21 3.3.2 Varför ska man kvalitetssäkra?........................................................................ 21 3.3.3 Synonymt med kvalitetsstyrning ....................................................................... 22 3.3.4 Kvalitetssystem ................................................................................................. 22 3.3.5 Kvalitetsplan..................................................................................................... 24 3.3.6 Processynsätt.................................................................................................... 26. 4. Empiri .......................................................................................................... 28 4.1 4.2. 5. Analys .......................................................................................................... 37 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5. 6 7. VAD OMFATTAR MIGRERINGSPROCESSEN? ................................................................ 37 VAD AVSES MED KVALITETSSÄKRING AV MIGRERINGSPROCESSEN? .......................... 39 VILKA MÖJLIGA FEL BÖR UNDVIKAS VID MIGRERING?............................................... 40 VAD ÄR KVALITET VID MIGRERING?.......................................................................... 41 HUR KAN MIGRERINGSPROCESSEN KVALITETSSÄKRAS? ............................................ 42. Slutsatser ..................................................................................................... 47 Diskussion.................................................................................................... 49 7.1. 8. MIGRERING TILL LAGRINGSMEDIUM OCH NYTT FILFORMAT ...................................... 28 MIGRERING TILL NYARE LAGRINGSMEDIUM .............................................................. 33. FORTSATTA STUDIER ................................................................................................. 50. Referenser ................................................................................................... 51. 8.1 TRYCKTA KÄLLOR ..................................................................................................... 51 8.2 ELEKTRONISKA KÄLLOR ............................................................................................ 52 BILAGA – Mall för intervjufrågor…...………………………………………………………54. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 4.

(6) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. 1. Inledning. I det inledande kapitlet presenteras bakgrund och problembeskrivning för att introducera er läsare i den valda forskningsinriktningen. Problembeskrivningen mynnar sedan ut i syftet med uppsatsen.. 1.1 Prolog Säg att du lagrar viktigt information på en cd-skiva. Information som du vill att andra ska kunna läsa långt efter din död. År 2125 hittar någon din cd-skiva. Men det visar sig att den föråldrade skivan är i så dålig funktion att informationen på den inte går att läsa. Det kan även vara så att det inte går att hitta en cd-läsare, kanske försvann den från marknaden redan på 2010-talet. Eller så finns det ingen programvara som kan läsa det nu antika Microsoft Wordformatet som du skrivit den viktiga informationen i. Det här scenariot beskriver en möjlig framtid för dagens databaserade digitala dokument, som i dagsläget ersätter pappersformatet i en rasande fart. I och med att mängden information som lagras i olika myndigheters arkiv ständigt ökar har man accepterat att det krävs en övergång till en digital långtidsarkivering för att kunna bevara all information. Men dagens digitala dokument är mycket fragilare än pappersdokument. Ny teknik utvecklas snabbt och det dyker upp ny hård- och mjukvara för att lagra samt läsa data, samtidigt som lagringsmedier föråldras och löper risk att bli oläsbara i framtiden. Ett skrivet papper har en livslängd på tusen år medan exempelvis en cd-skiva bara har ett ”bäst före datum” på fem år. Med andra ord, dagens digitalt lagrad information kan gå förlorad för framtida generationer om vi inte vidtar åtgärder för att bevara dem!. 1.2 Bakgrund Sveriges förvaltningsmyndighet för arkivfrågor är Riksarkivet. Riksarkivet har högsta överinseende över landets offentliga arkivväsende. I dess organisation ingår bland annat landsarkiven. Landsarkiven finns på sju orter och hanterar arkivhandlingar från respektive statliga myndigheter. Riksarkivets huvuduppgifter är att främja en god arkivhantering samt att bevara, vårda, tillhandahålla och levandegöra arkivmaterial. Handlingar skall befaras på ett sådant sätt att de fortfarande kan hittas och läsas många år senare. Bevarandet av digitalt material är idag den största utmaningen som Riskarkivet står inför. Arkiven skall bevara och dokumentera våra rättigheter, offentliga myndigheters verksamhet och nationella erfarenheter, samtidigt som de inte bara skall betjäna dagens medborgare utan även framtidens. I en rapport från 2002 skriven av Riksarkivets utredningsgrupp för IT-frågor konstaterade man att arkivmyndigheterna runt om i världen har stora problem med att ta tillvara den information som den digitala utvecklingen medger. Den före detta landshövdingen i Norrbotten, Kari Marklund, tog tillsammans med Riksarkivet initiativ till en ansökan om regionalt stöd för upprättande av en ny Forskning och utbildnings enhet med anknytning till Luleå tekniska universitet, och i januari 2004 startades projektet Långtsiktigt Digitalt Bevarande (LDB). Projektet är ett samarbetsprojekt mellan Riksarkivet, Luleå Tekniska Universitet, Bodens Kommun och Riksförsäkringsverket. Projektet pågår under tre år och ska bidra med att öka förståelsen och skapa förutsättningarna för att lösa Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 5.

(7) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. problematiken inom området Långsiktigt Digitalt Bevarande. I första hand skall man utveckla projektmetoder och teknik för digital arkivbildning och arkivinformationssystem. Man utför även vetenskaplig forskning för nya synsätt och lösningar för framtiden inom området LDB. Projektet engagerar bl.a. systemutvecklare, doktorander från avdelningen Data och systemvetenskap på Luleå Tekniska Universitet, och studenter vid universitetet. En av doktoranderna, Hugo Quisbert, fokuserar på att ta fram ett ramverk för Arkivinformationssystem. Arkivinformationssystem skiljer sig från traditionella informationssystem genom att dessa tar hänsyn till långtidsbevarande aspekt. Konstruktionen och användningen av arkivinformationssystem är en viktig ingrediens i bevarandet av information. Tanken är att ramverket ska bestå av ett antal komponenter som både är av strategisk och operativ karaktär. På en strategisk nivå ser doktoranderna behovet av väl utarbetade arbetsplaner, så som teknikbevakning, för att på lång sikt anamma lämpliga tekniker för tillgängliggörande av information. På en operativ nivå ser man behovet av kvalitetsutveckling av bevarande aktiviteter, exempelvis för s.k. migreringsprocesser. Vi som är författare till denna uppsats, är två studenter som läser fjärde året på institutionen Data och Systemvetenskap vid Luleå Tekniska Universitet. Innan vi valde ämnesinriktning för vår d-uppsats blev vi introducerade till den problematik som finns vid långsiktigt digitalt befarande. Detta väckte ett intresse hos oss för forskning inom ämnet, och i synnerhet för delområdet Migrering. Vi valde att fokusera forskningen på att reda ut hur migreringsprocessen kan kvalitetssäkras. Forskningen har skett inom projektet LDB och vår handledare har varit ovan nämnde Hugo Quisbert. I litteraturen ger några författare följande beskrivning av begreppet migreringen: Migrering ses i arkiveringssammanhang som en strategi för att bevara digitalt material tillgängligt över flera generationer av datateknologi (Wheatley, 2001). Migreringen utgörs av ett periodiskt överförande av digitalt material för en hårdvaru/mjukvarukonfiguration till en annan eller från en generation datorteknologi till en annan (CPA/RLG, 1996). Den hårdvara, mjukvara och tekniklogi det vanligtvis rör sig om är lagringsmedium, filformat, programvaran och/eller systemmiljöer. Dessa har en begränsad fysisk och teknisk livslängd, vilket gör att teknologin delas in i generationer. Hårdvara bryts ner med tiden och blir obrukbar, vilket ger dem en fysisk livslängd. Med den tekniska utvecklingen utvecklas ständigt ny mjukvara och hårdvara som ersätter den gamla, och tillgången till den ”gamla” hårdvaran och mjukvaran begränsas, vilket ger dem en teknisk livslängd. Problem med den tekniska och fysiska livslängden övervinns genom att flytta data till nyare hårdvara och/eller mjukvara (CLIR, 2000).. 1.3 Problembeskrivning På ett möte med representanter från LDB-projektet fick vi veta att migrering knappt har utförts i Sveriges arkivorganisationer. Detta sades dels bero på att migrering är så tidskrävande att man därför inte haft tid till att migrera arkiverat materialet ännu. Dels beror det också på att materialet är lagrad på medium och filformat som ännu inte anses som obsoleta. En annan anledning är att man anser sig inte ha tillräcklig kunskap för att migrering. Trots att man idag knappt gjort några migreringar vid arkiven så tror vi att migrering, bara inom några år, måste utföras i större utsträckning. Den stora massa av digital information som Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 6.

(8) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. producerats under slutet av 1900-talet och börjar av 2000-talet börjar bli aktuell för arkivering, vilket kommer att leda till ett ökat behov av migrering i framtiden. Dessutom börjar de lagringsmedium och filformat som digital information idag finns lagrad på, och i, bli obsoleta. Om migrering är den metod som kommer att användas för att bevara digital information tillgängligt över generationer av datateknologi även långt in i framtiden låter vi vara osagt. Vad vi vet är att migrering anses som idag som det bästa sättet. Migrering erbjuder den simplaste och mest genomförbara teknologiska vägen att försäkra sig om en tillgänglighet till digitalt lagrad information över en längre tidsperiod (ICTU, 2001). Den stundande framtiden där migrering förespråkas för att bevara digital information tillgängligt över generationer av datateknologi, samtidigt som kunskaperna och erfarenheterna inom ämnet idag är bristfälliga, ger ett behov av forskning om hur migrering skall utföras, och hur man uppnår ett lyckat resultat vid migrering. Vi tycker att det är i detta sammanhang gångbart att tala i termer om kvalitet och kvalitetssäkring. I litteraturen beskriver en författare kvalitet som ”alla sammantagna egenskaper hos en vara, tjänst eller process som ger dess förmåga att tillfredställa uttalade, underförstådda och omedvetna behov” (Sörqvist, 1998). Kvalitetssäkring beskrivs som bl.a. ”att söka sådana arbetsformer, angreppssätt och metoder som på ett säkert sätt leder till att varor och tjänster får de egenskaper som dess organisation är till för” (SIQ, 2005), ”samma metoder används varje gång för att kontrollera att man gör rätt” (Zeitooni , 2002) eller ”kvalitetssäkring är allt som görs för att undvika att fel skall inträffa” (Lundbäck & Sandström, 1998). Enligt det vi hittills läst så finns det ingen standardiserat process som kvalitetssäkrar en migrering. Dock hävdar många inom LDB-projektet att det finns ett behov av detta. Vi har i denna uppsats undersökt hur man kan kvalitetssäkra migreringsprocessen. Eftersom inga teorier tidigare framtagits för detta skall studien ses som explorativ.. 1.4 Forskningsfråga Hur kan migreringsprocessen kvalitetssäkras? För att kunna komma fram till en lösning på problemet anser vi att man först måste reda ut vad migreringsprocessen omfattar, vad som avses med kvalitetssäkring, vilka fel som skall undvikas och vilken kvalité som ska säkras. Därför har vi ställt oss följande frågor, vilka delvis styrt forskningen framåt: – – – –. Vad omfattar migreringsprocessen? Vilka fel bör undvikas vid migrering? Vad är kvalitet vid migrering? Vad avses med kvalitetssäkring av migreringsprocessen?. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 7.

(9) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. 1.5 Syfte Vårt syfte med uppsatsen är att försöka reda ut problematiken med hur migreringsprocessen kan kvalitetssäkras. Studien är av explorativ karaktär, vilket innebär att man inte nödvändigtvis behöver komma med en fullständig lösning på problemet, utan man försöker ge en ökad förståelse och skapa förutsättningar för att lösa problematiken. Vi skriver uppsatsen inom projektet LDB. En av projektet huvuduppgifter är att utföra vetenskaplig forskning för nya synsätt och lösningar inom området Långsiktigt Digitalt Bevarande. Studien skall ses som ett bidrag till denna forskning.. 1.6 Avgränsning Vi avser endast att studera migrering som görs i ett arkiveringssammanhang. Migrering är ett brett begrepp som kan användas i andra syften än arkivering och bevarande av digitalt material. Exempelvis kan det användas som term när en affärsorganisation flyttar hela sitt affärssystem från en Windows-miljö till Macintosh-miljö. Det kan också handla om konvertering av stora relationsdatabaser till objektorienterade databaser. Dessa migreringar är vanligtvis mer komplexa än den migrering vi avser att studera. Specifikt vad som omfattar den migrering som skall studeras framgår längre fram i uppsatsen.. .. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 8.

(10) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. 2. Metod. I det här kapitlet beskriver vi hur vi har gått tillväga under studien, vilka vetenskapliga synsätt och forskningsmetoder vi har fått ta ställning till, samt teorier om dessa. Vår studie inleddes med en mindre litteraturstudie inom det valda forskningsområdet, vilket hjälpte oss att formulera forskningsfrågan och syftet med arbetet. Resultatet av litteraturstudien blev att studien inriktades på huruvida migreringsprocessen kan kvalitetssäkras. Vi kom också fram till att vi behövde besvara fyra delfrågor för att ha möjlighet att besvara den övergripande forskningsfrågan. Därefter planerade vi upplägget av arbetet, och kom fram till att fortsatta litteraturstudier samt kvalitativa intervjuer var det lämpligaste tillvägagångssättet för att samla in ett underlag för analys. Vi genomförde därför vidare litteraturstudier där vi studerade relevanta teorier inom migrering, kvalitet och kvalitetssäkring, och byggde på så sätt upp vår teoretiska referensram. Vi genomförde även kvalitativa intervjuer med personer som arbetar med migrering för att kunna ta del av informanternas erfarenheter inom området. Litteraturstudierna tillsammans med datainsamlingen skapade ett underlag, vilket vi sedan analyserat och dragit slutsatser utifrån.. 2.1 Litteraturstudier Med litteraturstudier avses en genomgång av, andra författare och forskares, befintliga skriftliga verk. Exempelvis artiklar, böcker, uppsatser och avhandlingar, vilka i huvudsak skall ha en teoretisk, vetenskaplig prägel (Alvesson & Sköldberg, 1994). Vi utförde litteratursökningar via bibliotek och Internet genom att kombinera följande nyckelord, samt deras engelska motsvarigheter: Migrering, migreringsprocess, konvertering, överföring, autencitet, integritet, kontroll, arkivering, kvalitet, kvalitetsutveckling, kvalitetssäkring, kvalitetssystem, kvalitetsplan, kvalitetsstandard, risker, riskhantering, process, processkartläggning. När det gäller området migrering samlades det mesta av teorierna in från engelska artiklar och uppsatser som vi fann på Internet. Teorierna om kvalitet och kvalitetssäkring samlades in främst från böcker och uppsatser som är skrivna av kvalitetsutvecklingsforskare.. 2.2 Intervjuer Vi ansåg att vårt problemområde, där de befintliga teorierna inom problemområdet är få, krävde mer än litteraturstudier om vi skulle kunna lösa den problematik som vi hade för avsikt att göra. Därför studerade vi två fall av migreringsprocesser i verklig omgivning, i syfte att komplettera det underlag som litteraturstudien gav. Studierna gjordes på migreringsprocesser som utförs i Riksarkivets organisation. Vår datainsamling utgjordes av kvalitativa telefonintervjuer med ansvarig utformare av respektive migreringsprocess. Båda informanterna hade således erfarenhet av att arbeta med Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 9.

(11) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. migrering, och i synnerhet av utformning av processen. Intervjuerna handlade i helhet om att informanterna skulle tillge oss sina erfarenheter. Den kvalitativa insamlingsmetoden användes för att vi skulle erhålla så heltäckande information som möjligt. Syftet med kvalitativa undersökningar är att skaffa en annan och djupare kunskap än den fragmentiserade kunskap som ofta erhålls när kvantitativa metoder används (Patel & Davidsson, 1994). Vår inledande litteraturstudie hjälpte oss att komma fram till att vi behövde besvara fyra delfrågor, detta för att kunna besvara vår övergripande forskningsfråga. Intervjufrågorna hade sin grund i de fyra delfrågorna vi kom fram till efter vår inledande litteraturstudie. Allt eftersom mer litteratur hämtades in ökade vår förståelse för ämnesområdet vilket gjorde det lättare att utforma intervjufrågorna. Intervjuerna var relativt fria till sin karaktär, där informanterna fritt kunde berätta om deras erfarenheter, även om vi givetvis hade en väl sammansatt struktur av frågor som vi behövde få svar på av varje respondent. Styrkan i att ha öppna intervjuer är att information och idéer som dyker upp under intervjun kan fördjupa de punkter man avsett få svar på, eller få med information som man inte förutsett tidigare (Holme & Solvang, 1997). Med informanternas tillåtelse använde vi en diktafon för att spela in samtalen.. 2.3 Analys När alla intervjuerna var genomförda gjordes en genomlyssning av det inspelade materialet, och intervjuerna transkriberades sedan noggrant ord för ord. En noggrann analys gjordes sedan genom att det transkriberade materialet från respektive informant kategoriserades samt jämfördes, för att vi skulle få fram ett relevant resultat. Vi grundade vår analys och våra slutsatser i våra egna reflektioner utifrån det empiriska materialet, kombinerat med vår teoretiska referensram. Informanterna hade möjlighet att korrigera och komplettera de sammanställda intervjuerna innan de placerades skriftligt i uppsatsen.. 2.4 Vetenskapliga ansatser Under arbetets gång visade det sig tidigt att det saknades befintliga teorier som direkt besvarade vår forskningsfråga, samt att det fanns lite befintliga teorier att tillgå rörande vårt valda forskningsområde. Därför ansåg vi att vår undersökning skulle ses som explorativ. En explorativ undersökning är av utforskande karaktär, där man utforskar ett ämnesområde som inte är tillräckligt känt eller där det finns brister i tillgänglig kunskap, och syftet med den är att ge en ökad förståelse och skapa förutsättningar för att lösa ett problem. Avsikten är att lära sig så mycket som möjligt under forskningsprocessen och information som kan användas för vidare forskning samlas in (Patel & Davidsson, 1994). Forskningsansatsen var delvis induktiv och delvis deduktiv då det inte gick att hävda huruvida, eller till vilken grad, teorin eller empirin styrde forskningen. Studien utfördes deduktivt i och med att vi inledningsvis genomförde en litteraturstudie inom det valda problemområdet vilket styrde insamlingen av empirin. Studien är även induktiv i det avseende att empirin sedan styrde hur vi skulle gå vidare i arbetet, samt vilken ytterligare teori vi skulle samla in.. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 10.

(12) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. 2.5 Validitet och reliabilitet Validitet avser att det som undersökts är relevant i sammanhanget, alltså att man verkligen undersökt det man ämnat undersöka och inget annat. Medan reliabilitet avser att undersökningen sker på ett tillförlitligt sätt. Det bör alltid strävas efter en hög validitet respektive reliabilitet (Holme & Solvang, 1997). För att öka validiteten i undersökningen delades, som tidigare nämnts, forskningsfrågan upp i ett antal delfrågor som sammantaget skulle ge svar på forskningsfrågan. Vi utgick sedan från delfrågorna vid utformningen av intervjufrågorna, och på så sätt har vi säkerställde vi att vi undersökte det vi sagt oss att undersöka. För att stärka validiteten informerade vi även informanterna i förväg om vårt syfte med intervjuerna. Detta för att de skulle ha möjlighet att förbereda sig och ge oss relevanta svar vid intervjutillfällena. De informanter vi pratade med hade alla erfarenheter inom området migrering, även det stärkte validiteten i vår undersökning. Patel & Davidsson (1994) hävdar att man kan öka reliabiliteten vid intervjuer på olika sätt. Ett sätt är att två personer utför intervjuerna, ett annat sätt är att använda sig av ljudinspelning för att på så sätt ”lagra verkligheten”. I vår undersökning var vi hela tiden två personer som utförde telefonintervjuerna samtidigt, med hjälp av en högtalartelefon. Intervjuerna spelades in med hjälp av en diktafon, samtidigt som anteckningar fördes under intervjuernas gång. Inspelningen tillsammans med anteckningarna försäkrade oss om undersökningens reliabilitet, då det inte finns någon möjlighet att vi råkat missa något som sagts eller att vi tolkat något ord på ett felaktigt sätt. Varje enskild respondent fick vid ett senare tillfälle granska sitt bidrag utifrån våra sammanställningar för att följa upp att det hela blivit korrekt återgivet av oss. Reliabiliteten stärktes även genom att vi använde oss av flera oberoende källor vad gäller vår sekundärdata (Holme & Solvang, 1997).. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 11.

(13) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. 3. Teori. I det här kapitlet presenteras valda delar av den litteraturstudie som vi genomfört i syfte att bygga upp en teoretisk referensram för uppsatsen. Kapitlet är uppdelat i tre delar: Migrering, Kvalitet och Kvalitetssäkring.. 3.1 Migrering 3.1.1 Vad är migrering? Ordet migrering kommer från latinets ”migro” som betyder vandra, flytta (Nationalencyklopedin, 2006). Begreppet används inom arkiveringssammanhang då det handlar om en flytt av data på olika sätt. Migrering ses som en strategi för att bevara digitalt material tillgängligt över flera generationer av datateknologi (Wheatley, 2001). Det är ett periodiskt överförande av digitalt material för en hårdvaru/mjukvarukonfiguration till en annan eller från en generation datorteknologi till en annan (CPA/RLG, 1996). Det digitala materialet bevaras tillgängligt över generationer av teknologi på två olika sätt, en migrering kan bestå av ett av dessa sätt eller en kombination av dessa. Det ena sättet är att man flyttar data från ett lagringsmedium till ett annat, där lagringsmedierna kan vara av samma eller olika typ. Ett exempel kan vara en överföring av data från ett magnetband till en cd-skiva. Det andra sättet är att man flyttar data från ett filformat till ett annat, där formaten kan vara olika versioner av samma filformat eller helt olika varandra. Där ett exempel kan vara en överföring av data från Word- till PDF-format (ibid). I CLIR:s (2000) rapport ”Risk Management of Digital Information” ses migrering som något som en förutsättning för digital långtidslagring. Migrering kan utgöras av (ibid): • • • •. Ett rutinmässigt uppdaterande av digitala filer, där man byter lagringsmedium för att råda bot på problemet med den fysiska livslängden hos olika lagringsmedium. En förändring av det digitala lagringsformatet, exempelvis en överföring från Macintosh-miljö till ett Windows-operativsystem. En radikal förändring av filformatet, exempelvis en konvertering från ett leverantörsberoende ordbehandlingsformat till ett oberoende filformat. En framställning av brukskopior, i mer lätthanterliga format för att på så sätt exempelvis kunna presentera informationen på ett bättre sätt.. Att flytta data mellan olika filformat kallas i allmänna termer för konvertering. CLIR använder begreppet när de skriver om radikala förändringar av filformaten. Enligt ISO 154891, standarden för dokumenthantering, innebär migrering en flytt av dokument från ett system till ett annat med bevarande av deras autencitet, integritet, tillförlitlighet och användbarhet. Medan konvertering definieras som en överföring av dokument från ett medium till ett annat eller från ett format till ett annat (Wessbrandt, 2003). Vi har dock valt att använda begreppet migrering i vår studie både när vi talar om en flytt av data mellan lagringsmedium samt filformat. I CPA/RLG:s (1996) rapport “Preserving Digital Information: Report of the Task Force on Archiving of Digital Information” har författarna valt att särskilja begreppen migrering och ”refreshment”. Refreshment ses som en flytt av data mellan två lagringsmedium av samma typ och en migrering ses som en flytt av data mellan olika lagringsmedium. I CCSDS (2002) rapport ”Reference Model for an Open Archival Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 12.

(14) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. Information System” har författarna valt att bryta ner migrering ännu djupare, i fyra olika typer av migreringskategorier. Migreringar där en exakt kopia av originalet skapas särskiljs bl.a. från migreringar där en total transformering skett mellan originalet och det migrerade materialet. Egen definition Det går tydligt att se att migreringsbegreppet definieras på ett antal olika sätt beroende på vilken källa man väljer att titta på. Samtidigt som orden migrera, kopiera och konvertera ofta används för att beteckna samma sak. En del författare beskriver även migrering som en metod eller teknik, medan andra ser det som en strategi. Vi har valt att se på migrering som en strategi samt en förutsättning för att bevara ett digitalt material tillgängligt över generationer av datateknologi. Vi definierar även migrering som en flytt av data mellan olika lagringsmedium, filformat, systemmiljöer eller en kombination av dessa. En konvertering ser vi alltså som en form av migrering. I den här uppsatsen använder vi många gånger begreppet migreringsprocessen. Med det menar vi en process där en migrering åstadkoms, det vill säga en process där man flyttar data mellan olika lagringsmedium, filformat, systemmiljöer eller en kombination av dessa, för att bevara ett digitalt material tillgängligt över generationer av datateknologi. En process ses allmänt som ”en samling länkade aktiviteter som transformerar en input för att skapa en output” (Ljungberg & Larsson, 2001). Vilka specifika aktiviteter som ingår och omfattar migreringsprocessen redogör vi över i analyskapitlet.. 3.1.2 Varför migrera? I Sverige har myndigheter arbetat med datoriserade system sedan slutet på 1960-talet. Sedan ett antal år lagras nästan all information på digitala medier som hårddiskar och cd-skivor (Haraldsson, 2004). För att kunna läsa digitalt lagrad information, krävs det att man har tillgång till själva lagringsmediet som informationen sparas på, exempelvis cd-skivor och bandkassetter. Det krävs även att man har hårdvara, exempelvis cd-läsare och bandspelare, för att kunna läsa lagringsmediet. Man behöver också tillgång till programvara, exempelvis Microsoft Windows och Microsoft Word, för att kunna presentera informationen (Rothenberg, 1999). All lagringsmedia och hårdvara bryts ner med tiden och blir obrukbara, vilket ger dem en begränsad fysisk livslängd. Livslängden för papper kan, under rätta förhållanden, uppskattas till minst 100 år, medan digitala lagringsmedier kan visa svaghetstecken redan efter fem år. Problemet med den fysiska livslängden hos lagringsmedierna går dock att övervinnas genom att informationen flyttas över på nyare lagringsmedium (CLIR, 2000). Det är dock inte den fysiska livslängden som är det största problemet vid digital arkivering. Inom alla tre områden, lagringsmedium, hårdvara och programvara, sker den en ständig utveckling som går snabbt framåt och nya tekniska lösningar skapas. Teknikens utveckling medför att lagringsmedia, hårdvara och programvara, som användes för några år sedan, idag är utbytt mot andra, bättre och snabbare lösningar att tillgången till dessa begränsas. Förmodligen kommer dagens tekniker att vara utbytta mot nyare och bättre lösningar om. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 13.

(15) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. några år. Ett elektroniskt dokument har alltså både en fysisk samt en teknisk livslängd (ibid). CLIR hävdar att det är främst den tekniska utvecklingen som ligger bakom migreringsbeslut, och framhåller fem möjliga skäl för att migrera till nya filformat: •. Det använda filformatet har blivit obsolet eller dess användning på marknaden har minskat betydligt. Programvaruföretaget kan ha upphört eller slutat stödja formatet. Tredjepartsleverantörer kan ha slutat använda det eller formatet är inte tillräckligt flexibelt för att kunna stödja utvecklingen inom den övriga programvarumarknaden.. •. Formatet är beroende av en speciell maskinvara och/eller ett speciellt operativsystem. Om den tidigare miljön överges eller ersätts av ett annat system är det enda alternativet till migrering att hålla den ursprungliga tekniska plattformen i drift till alla kostnader eller att bli beroende av programvara för emulering (om den existerar).. •. Filformatet är leverantörsberoende och säljaren/tillverkaren vill inte offentliggöra den tekniska specifikationen om formatet.. •. Administrationen av ett stort digitalt arkiv kräver en förenkling av formatet. Stora digitala arkiv kan ha filer som skapats av olika generationer av samma applikation. Detta kan innebära onödiga kostnader för att underhålla flera versioner av en applikation.. •. Kraven på metadatainformation ökar. Medvetenheten ökar om att de idag använda filnamnen inte är tillräckliga för att hantera större bestånd digital information. Inbäddade metadata kan vara både praktiskt och önskvärt i framtida versionen av idag existerande programvaruformat. För att hålla informationen vid liv flyttar man som tidigare nämnts över information till nyare lagringsmedier eller konverterar data till nya filformat som anses vara lämpliga vid tillfället. Det är viktigt att man ser ett digitalt arkiv som ett ”levande” arkiv med data som hela tiden måste migreras mellan olika databärare för att fortleva. Vid skapandet av ett digitalt arkiv måste man ta dessa frågor i beaktande redan från början, för att inte låsa in sig och inom en snar framtid få ett arbetskrävande hinder då man ska migrera data vidare (Parson, 2002).. 3.1.3 Fördelar med migrering Migrering erbjuder den simplaste och mest genomförbara teknologiska vägen att försäkra sig om en tillgänglighet till digitalt lagrad information över en längre tidsperiod. Från användarens synvinkel är det mer önskvärt att använda sig av migrering än exempelvis emulering (ICTU, 2001). Emulering är en bevaringsstrategi som skiljer sig markant åt från migreringen. Den går ut på att man bevarar den ursprungliga mjukvarumiljön. Digitala dokument bevaras i sitt originalformat och för att kunna läsa dem i framtiden används emuleringsprogram. Emuleringsprogrammen härmar den hård- samt mjukvara som krävs för att kunna läsa dokumenten (CLIR, 2000). Ett bra exempel på en emulering är MS-DOS emuleringen i. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 14.

(16) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. dagens Windows operativsystem. Med en emuleringsstrategi krävs det att användarna mer eller mindre behöver lära sig använda en teknologi som de inte är van vid för att komma åt informationen. Men med en migreringsstrategi kan däremot användarna på ett enkelt sätt komma åt och använda sig av den lagrade informationen med hjälp av de applikationer som används i det dagliga arbetet (ICTU, 2001). Hedström (2001) skriver om ett experiment som utförts där migrering jämfördes mot emulering. Användare fick jämföra en emulerad samt en migrerad version av ett dataspel mot originalversionen. De uppfattade den migrerade versionen som mer lik originalet än den emulerade. Det berodde helt enkelt på att den migrerade versionen av spelet, där koden skrivits om helt för att passa den nuvarande plattformen, uppförde sig mer som originalet jämfört med den emulerade. Slutsatserna av experimentet var att en väl utförd migrering fungerade bättre än en dålig utförd emulering. Även om ett data spel är mycket mer interaktivt och komplext än exempelvis ett Word-dokument ansågs experimenten kring dataspel vara relevanta när det handlar om bevarandet av mer komplexa objekt, som t.ex. databaser (ICTU, 2001).. 3.1.4 Nackdelar med migrering I litteraturen hävdar många författare att migrering har vissa nackdelar. De teorier som vi studerat visar på nackdelar av fyra typer. Informationsförluster En vanlig missuppfattning är att digitalt lagrad information kan flyttas omkring mellan medier och format utan någon informationsförlust (Samuelsson, 2000). Migrering involverar en transformering av originalets bitström, och även i en process där man bara vill skapa en exakt kopia av originalet kan data förstöras och förändras. Det finns fortfarande väldigt lite information om effekterna som migrering har på digitalt arkiverat material (ICTU, 2001). Datafiler består av två grundläggande delar: dataelement och strukturella element. I CLIR (2000) menar man att något av detta kan förstöras eller förloras vid en migrering där filformatet förändras. Ett filformat presenterar de olika elementen på ett unikt och specificerande sätt. Vid en konvertering förändras alltså den ursprungliga konfigurationen av elementen, till en ny och annorlunda konfiguration, vilket medför risker. Ett fel som kan uppkomma är att de strukturella elementen inte fullt ut stämmer med målformatets struktur (ibid). Med andra ord kan filens dataelement bevaras men eftersom de interna relationerna mellan elementen går förlorade medför det att informationen ur filen inte går att tyda. Ett annat vanligt fel är att dataelementen inte konverteras riktigt fullt ut (ibid). Påverkar autencitet och integritet Migrering har blivit kritiserat på grund av de effekter som den har på autenticiteten och integriteten för ett dokument (ICTU, 2001).. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 15.

(17) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. Ett autentiskt dokument är ett dokument som är vad det utgör sig för att vara och som inte blivit förändrat och förstört (NLA, 2006), att handlingens upphovsman, framställningstidpunkt och tillkomstförhållanden kan verifieras (Söderberg, 2002). Integriteten för ett elektroniskt dokument handlar om dokumentets helhet. Ett dokument har en bevarad integritet när det är komplett och ofördärvat ur alla relevanta aspekter. Det betyder inte att dokumentet måste vara exakt som det var när det skapades, det viktiga är att den information dokumentet vill förmedla för att uppnå sitt syfte är ofördärvad (Glick, 2002). Dagens digitala miljö medför en del utmaningar vad gäller bevarandet av autencitet och integritet. Det beror på att digitalt material på ett enkelt sätt kan kopieras och förändras, vilket kan resultera i att olika dokument existerar i flera olika versioner (NLA). Processen där man migrerar information mellan lagringsmedium eller format kan leda till förändringar, och dessa eventuella förändringar måste dokumenteras för att äktheten och helheten skall kunna bevaras (ibid). Även med hjälp av kontrollmetoder kan man i många fall försäkra sig om en bevarad autencitet samt integritet (ibid). När elektroniska filer migreras från ett lagringsmedium till ett annat kan kontrollmetoden CRC användas som en del av migreringsprocessen för att garantera integriteten för de kopierade filerna (Glick). Vi beskriver CRC mer utförligt i avsnitt 3.1.5. Kräver unika lösningar Om processen skall utföras på ett korrekt sätt under kontrollerade förhållanden krävs det en ny unik lösning för varje migreringsprojekt. Man måste göra en undersökning och övervägning kring det data som skall migreras, och det lagringsmedium eller filformat som data skall flyttas till (ICTU, 2001). Rothenberg (1999) menar att varje teknologiskifte, som oftast är anledningen till att migreringar utförs, för med sig nya problem samt kräver nya lösningar, och det är inte säkert att det finns mycket att lära av tidigare migreringserfarenheter. En migrering som skall göras idag kan vara lika svår och problematisk som den som gjordes igår (ibid). Resurskrävande Migrering kan vara väldigt resurskrävande. Data måste migreras varje gång en förändring i teknologin kräver förändringen, även om ingen vet ifall någon i framtiden kommer att använda sig av filerna. Samtidigt kräver metadata som följer med filen sin egen migrering, beroende på vilket format det är lagrat i (Rothenberg, 1999). Som tidigare nämnts är det paradigmskiftena inom digitalutveckling styr hur ofta migreringarna måste utföras. Med paradigmskifte menas de tidpunkter då övergång till exempelvis ny teknik sker. Man vet sällan när nästa paradigmskifte sker vilket innebär att man inte kan förutspå när man måste göra nästa migrering. Det är svårt att planera detta, och eventuellt måste migreringarna utföras med tätare intervaller än man beräknat, vilket i sin tur leder till stora kostnader. (Rothenberg, 1999).. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 16.

(18) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. 3.1.5 Kontrollmetoder Vid en överföring av data finns det två metoder för att kontrollera att inget gått förlorat. Den ena metoden är CRC och den är ”Hashing”. Bägge metoderna använder digitala fingeravtryck, så kallade checksummor. Datas checksumma innan och efter överföringen jämförs, och överensstämmer dessa kan man försäkra att inget gått förlorat (SIA, 2002). Eftersom det vid migrering till nyare lagringsmedium sker en överföring av data (bl.a. CLIR, 2000) anser vi att CRC och ”Hashing” borde vara användbara kontrollmetoder. Metoderna klarar dock inte att kontrollera överensstämmelsen när man konverterat filerna (Glick, 2002). CRC CRC står för "Cyclic Redundancy Check", och är en metod för att kontrollera att data är oförändrad och korrekt vid överföringar av data. CRC är användbart om man bara ska kopiera en fil, och kan i vissa fall garantera kopians integritet (Glick, 2002). Enkelt beskrivet kan man säga att man har en algoritm som gör beräkningar på den binära koden i ett digitalt dokument, alltså de ettor och nollor som data är uppbyggt av, och med hjälp av beräkningen får man fram en så kallad checksumma. Efter överföringen görs en ny beräkning på dokumentet som överförts, med hjälp av samma algoritm. En ny checksumma fås ut och de båda checksummorna jämförs med varandra. Är summorna identiska är data oförändrat, men är summorna inte identiska då är det något som har förändrats eller gått förlorat (SIA, 2002). Det är dock matematiskt möjligt att två olika dokument får samma checksumma vid beräkningen och det är den stora bristen i CRC (SIA, 2002). Hashing Hashing är en annan typ av kontrollmetod. Även här är det en algoritm som gör beräkningar på den binära koden för ett dokument, före och efter överföringen av data. Om checksummorna är identiska har data gått oförändrat, är de inte identiska är det något som har förändrats eller gått förlorat. Hashingen genererar alltid ett unikt värde, en unik checksumma, för den aktuella datamängden. Det är alltså omöjligt för två olika dokument att få samma checksumma, vilket däremot inte är fallet vid användning av CRC. Hashingen kan kombineras med ett verktyg som kallas "Time stamping", vilket gör det möjligt för en användare att se när ett specifikt digitalt objekt har ”hashats”. Med hjälp av Time stamping ökar möjligheten att garantera ett dokuments integritet. (SIA, 2002).. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 17.

(19) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. 3.2 Kvalitet 3.2.1 Kvalitetsbegreppet Ordet ”kvalitet” härstammar från latinets ”qualitas” som betyder ”beskaffenhet” eller ”egenskaper” (Bergman & Klefsjö, 2001). Svenska akademins ordlista (2005) redovisar följande betydelser av ordet: ”god beskaffenhet”, ”sort”, ”egenskap” och ”värde”. Till svenskan kom ordet på 1600-talet, men dess betydelse har förändrats med åren (Lovén, 1999). Det accelererande intresse för kvalitet och kvalitetsutveckling under senare år har fört med sig att ”kvalitet” idag är ett ofta brukat, och även missbrukat, begrepp med varierad och bred innebörd (Bergman & Klefsjö). Garvin (1988) ger ingen enhetlig definition av begreppet kvalité. Han menar istället att begreppet får olik innebörd beroende på vilket synsätt det betraktas utifrån. Exempelvis kan kvalitet bestämmas utifrån hur väl en produkt tillfredställer kundernas individuella preferenser, men det kan också vara helt beroende på tillverkningskostnad kontra försäljningspris. Loven (1999) presenterar Garvins teorier: Egenskapsbaserad definition Utifrån detta synsätt är kvalitet synonymt med naturlig briljans och överlägsenhet. Hög kvalitet kan man känna igen när man ser det, oavsett personlig smak och stil. Ett arbete med hög kvalité är bestående och tidlöst. Exempelvis genuint hantverk vara av högre kvalitet än motsvarande masstillverkad produkt. Produktbaserad definition Enligt detta synsätt är kvalitet en precis och objektiv mätbar variabel. Kvalitetsskillnader mellan två produkter ligger i produkternas ingående komponenter eller attribut. Med ett produktbaserat synsätt på kvalitet anses exempelvis att en matta har högre kvalitet ju fler strån eller knutar per kvadratmeter den har, eller ju längre den håller för en viss användning. Användarbaserad definition Enligt detta synsätt beror kvaliteten på hur väl produkterna tillfredsställer kundernas individuella preferenser. Att se kvalitet utifrån detta perspektiv innebär problem för producenterna. Man behöver skapa en produkt som tillfredställer hela marknaden, samtidigt som marknaden vanligtvis består av individer med olika och individuella preferenser. Tillverkarbaserad definition Utifrån detta synsätt bestäms kvaliteten av hur väl tillverkningsprocessen lyckas skapa produkter som uppfyller de formella krav som ställs på produkten i form av specifikationer i design- och konstruktionsfasen. Avvikelse från specifikationerna innebär låg kvalitet. Exempelvis har en välgjord Mercedes samma kvalitet som en välgjord Fiat. Värdebaserad definition Enligt detta synsätt bedöms kvaliteten med beaktande av produkternas tillverkningskostnad och försäljningspris. Hög kvalitet kräver att produkten uppvisar god överstämmelse med specifikationerna och att den kan köpas av kunden till ett acceptabelt pris. Exempelvis kan ett par skor aldrig anses ha hög kvalité om de kostar 10.000 kronor, oavsett hur välkonstruerade och vältillverkade de är.. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 18.

(20) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. Vissa kritiker hävdar att Garvins fem definitioner endast kan appliceras på produkter och inte på tjänster, vilka kräver ytterligare dimensioner på begreppet kvalité (Lovén). Vi väljer dock att inte presentera några definitioner av tjänstekvalité eftersom vi inte ser det som relevant för vår studie. Vi anser att man vid migrering producerar en form av vara, det är ingen tjänst man utför. Vi har valt att presentera Garvins teorier för att ge er en någorlunda omfattande beskrivning av begreppet kvalité, och för att visa att innebörden av begreppet kan vara beroende utifrån vilka ”ögon” det betraktas. Vi kommer dock att hålla oss efter en enhetlig definition av begreppet. Sörqvists (1998) definition är den mest enhetliga och den som vi ser som mest relevant för vår studie. Den lyder: ”Kvalité är alla sammantagna egenskaper hos en vara, tjänst eller process som ger dess förmåga att tillfredställa uttalade, underförstådda och omedvetna behov.” Gummesson (1993) försöker bena ut begreppen i denna definition och ställer det i relation till en köp-säljsituation mellan kund och leverantör. Han menar att ”alla sammantagna egenskaper”, anger en helhetssyn, det vill säga kunden köper inte en serie av lösa komponenter som värderas var för sig. Med orden ”uttalade eller underförstådda” menar han att kunden kan ibland inte artikulera sina behov och att leverantören också aktivt måste sträva efter en egen tolkning och förståelse (ibid).. 3.2.2 Kvalitetsutvecklingens historia I det här avsnittet presenteras teorier om de fyra tidsepokerna i den moderna kvalitetsutvecklings historien. Kvalitetssäkring ses som den tredje tidsepoken, och den s.k. Strategiska kvalitetsledningen, vilket är synonymt med begreppet Total Quality Mangagement (TQM), ses som den fjärde. Vi har valt att presentera dessa teorier för att visa historien bakom uppkomsten av kvalitetssäkring. Men också för att visa att det finns en vidareutvecklad form av kvalitetsutveckling, TQM. Teorierna om kvalitetssäkring i avsnitt 3.1 har sin utgångspunkt i principerna som gällde vid kvalitetssäkringsepoken, men de innehåller också vissa principer som gäller för TQM. Kvalitetsfrågor har ändå sedan början av 1900-talet varit ett viktigt inslag i många verksamheter. Dock har kvalitetstekniken och fokus för kvalitetsinsatserna förändrats, och nya kvalitetsstrategier och kvalitetsmetoder har utvecklats med åren (Loven, 1999). Garvin (1988, citerat i Loven, 1999) delar in den historiska utvecklingen av den moderna kvalitetstekniken i fyra tidsepoker, där varje tidsepok karaktäriserats av en specifik teknik för att kvalitetsutveckla verksamheter. De fyra tidsepokerna avlöser inte varandra, utan visar snarare på en vidareutveckling. Varje epok bygger vidare på och i viss mån inkluderar arbetssätten från föregående epoker (Dale, 1994, citerat i Loven, 1999). Följande redogörelse av tidsepokerna är hämtad från Lovén (citerar Garvin):. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 19.

(21) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. Inspektion Ända fram till 1920-talet var de flesta kvalitetsåtgärder inriktade på inspektion, det vill säga att produkten kontrollerades efter tillverkningens sista moment och antigen godkändes för leverans (felfria produkter), blev omarbetade (produkter med mindre fel) eller kasserades (produkter med allvarliga fel). Statistisk kvalitetskontroll Under 1930-talet utvecklades en rad statistiska och vetenskapliga hjälpmedel för att mäta, utvärdera, styra och därigenom förbättra produktionen. Statistisk processtyrning är ett exempel på en sådan metod, vilken går ut på att mäta variationen i en förädlingsprocess för att kunna upptäcka när speciella avvikelser, så kallad systematisk variation, uppstår. Kvalitetssäkring På 1950-talet började man resonera kring vilka kostnader det medförde att uppbringa en viss kvalitetsnivå, dels i form av förebyggande åtgärder, dels i form av kvalitetsbrister på produkterna. Samtidigt fick man upp ögonen för att kvalitetsåtgärder måste sättas in tidigare i produktionsprocessen, redan på design-stadiet. En annan aspekt som växte fram som en del i kvalitetssäkringen, var att fokusera på produkternas tillförlitlighet, det vill säga att produkterna kunde upprätthålla sin prestanda och funktion över en längre tid i bruk. På 1960talet växte sedan ”noll-fels-principen” fram, vilken fokuserade på medarbetarnas medverkan och motivation i alla led för att fel aldrig skulle uppstå. Det gällde att ”göra rätt från början” och styra produktionen så att produktkraven blev uppfyllda. Till kvalitetssäkringsepoken hör också framväxandet av kvalitetssystem med rutiner, checklistor, kontrollplaner och revisioner i syfte att säkra den interna produktionen. Strategisk kvalitetsledning Den senaste tidsepoken i kvalitetsteknikens utveckling, innehåller en rad nya komponenter som har tillkommit successivt, vilket gör att denna period är svårdaterat. Vissa företag började visa tecken på strategisk kvalitetsledning under 1970-talet, pådrivna av den ökade internationella konkurrensen och de allt mer komplexa produkterna, medan andra företag än idag inte uppnått kvalitetssäkringsnivån. Den strategiska kvalitetsledningen innebär att synen på kvalitet utökas från den rent produktbaserade till att även omfatta produkternas externa effekter och deras mottagande hos användarna. Kort sagt definieras kvaliteten utifrån kundernas perspektiv. Det är inte producenten, utan kunderna som avgör hur god kvaliteten är, genom att bedöma hur väl en produkt uppfyller kundernas behov och förväntningar. Detta synsätt bör genomsyra hela företaget och personalens välbefinnande, medbestämmande och kompetensutveckling spelar en stor roll i sammanhanget. För att ytterligare stärka ett företags konkurrenskraft bör man sträva efter att inte bara uppfylla, utan helst överträffa kundernas behov och förväntningar. Likaså skall kvalitetsmålen kontinuerligt revideras uppåt och företaget ständigt sträva efter kvalitetsförbättringar (Garvin, 1986, citerat i Loven, 1999). Strategisk kvalitetsledning är synonymt med det idag etablerade begreppet TQM (Loven).. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 20.

(22) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. 3.3 Kvalitetssäkring 3.3.1 Definitioner I litteraturen definieras begreppet kvalitetssäkringen på en rad olika sätt. Vi väljer att presentera sex definitioner. Vi ser alla som relevanta och användbara vid analysen. Men de flesta, var för sig, ger en för liten omfattning av begreppet. Kombinera man alla tillsammans får man dock ut en någorlunda komplett beskrivning. Denna definition visar på att syftet är att undvika fel: •. Kvalitetssäkring är allt som görs för att undvika att fel skall inträffa (Lundbäck & Sandström, 1998).. Dessa tyder på att man ska uppnå krav och mål: •. Kvalitetssäkring har som syfte att kontrollera att de i förväg uppsatta kvalitetsmålen uppnås (Grimby, 1993).. •. Kvalitetssäkring är den process då man försäkrar att kvalitetskraven stämmer överens med den slutgiltiga produkten genom att använda sig av fördefinierade metoder (Zeitooni, 2005).. Dessa visar på att man ska skapa tilltro och säkerhet: •. Kvalitetssäkring är alla inom ramen för ett kvalitetssystem planerade och systematiska aktiviteter, presenterade i nödvändig utsträckning, som skapar tillräcklig tilltro till att ett objekt kommer att uppfylla kvalitetskrav (SS-ISO 8402).. •. Kvalitetssäkring avser verksamhet som syftar till att ge erforderlig säkerhet att avsedd kvalité uppnås och vidmakthålls (Sandholm, 1995).. Den här syftar på att man ska finna arbetsmetoder: •. Kvalitetssäkring betyder att söka sådana arbetsformer, angreppssätt och metoder som på ett säkert sätt leder till att varor och tjänster får de egenskaper som dess organisation är till för (SIQ, 2005).. 3.3.2 Varför ska man kvalitetssäkra? Många definitioner i litteraturen, och andra beskrivningar, har gemensamt att kvalitetssäkring ska leda till att produktionen verkligen levererar avsedd produkt (Loven, 1999). Den avsedda produkten är beskriven i krav och specifikationer. Det gäller att finna en metod som gör att produkten uppfyller kraven. Samma metod måste användas varje gång för att kontrollera att man levererar rätt produkt till kunderna (ICAO). Kan man leverera rätt produkt till kunderna blir dessa nöjda.. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 21.

(23) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. Enligt standarden SS-ISO 8402 finns det både interna och externa syften med kvalitetssäkring. Intern kvalitetssäkring: Inom en organisation skapar kvalitetssäkring tilltro inför ledningen. Extern kvalitetssäkring: I kontraktssituationer och i andra fall skapar kvalitetssäkring tilltro inför kunderna eller andra (ibid).. 3.3.3 Synonymt med kvalitetsstyrning Många författare ser kvalitetssäkring som synonymt med begreppet kvalitetsstyrning (bl.a. Sandholm, 2001). Enligt SS-ISO 8402 skall dessa i alla fall ses som närbesläktade. Kvalitetsstyrning definieras som ”operativa metoder och aktiviteter som tillämpas för att uppfylla kvalitetskrav” (ibid). Andra författare skiljer på kvalitetssäkring och kvalitetsstyrning, bl.a. Edvardsson (1995). Han delar in det han kallar kvalitetsarbete i tre faser. Med kvalitetsarbete menar han det arbete som utförs för att förbättra kvalitén i en verksamhet. Första fasen är kvalitetssäkring, vilket utgörs av kvalitetssystem för att säkerställa kvaliteten på en verksamhets varor och tjänster före produktionen. Andra fasen är kvalitetsstyrning vilket görs under själva produktionen. Exempelvis kan man checklistor där det framgår när olika moment bör vara utförda. Tredje och sista fasen är kvalitetskontroll vilket görs i efterhand. Man kontrollerar att ”det har gått rätt till”. Man följer upp och värderar resultatet och processen för att få underlag för förbättringsarbetet (ibid). 3.3.4 Kvalitetssystem Det är vanligt att företag arbetar med kvalitetssäkring genom att införa och tillämpa någon form av kvalitetssystem (Loven, 1999). Ett kvalitetssystem definieras enligt standarden för, SS-ISO 8402, som: ”organisatorisk struktur, rutiner, processer och resurser som är nödvändiga för ledning och styrning av verksamheten med avseende på kvalitet”. Berggren (2001) beskriver kvalitetssystem på följande sätt: Ett kvalitetssystem är ett verktyg för att styra och förbättra kvaliteten på företagets produkter. Till kvalitetssystem räknas i princip allt från metoder och rutiner till organisationen och ansvarsfördelning. Den gemensamma nämnaren är att de styr och påverkar kvaliteten. För att kunna säkra kvaliteten på företagets produkter måste kvalitetssystemet omfatta och styra alla väsentliga delar av verksamheten. Ett företag som får sitt kvalitetssystem granskat och godkänt av en oberoende, erkänd och ackrediterad organisation kan erhålla ett kvalitetscertfikat. Loven (1999) menar att man förenklat kan säga att ett kvalitetssystem syftar till att göra det interna arbetet strukturerat och systematiskt och därmed förutsägbart, det vill säga att de slutgiltiga produkterna blir som det var tänkt från början. Kvalitetssystem kan utformas på en rad olika sätt, men på senare tid har ISO 9000-familjen blivit den mest kända och tillämpade modellen för kvalitetssystem (ibid). ISO 9000-familjen är standarder för att hjälpa företag att bygga och hantera verkningsfulla kvalitetssystem. Den mest centrala standarderna i familjen är ISO 9000, som behandlar principer och terminologi för kvalitetssystem, och ISO 9001, som specificerar krav på kvalitetssystem (Berggren).. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 22.

(24) Kvalitetssäkring av migreringsprocessen En explorativ studie. Enligt Berggren bygger ISO 9001 bl.a. på principerna dokumentation, kundfokus, processynsätt och ständiga förbättringar. I sin bok ger han vägledning och råd vid byggandet av kvalitetssystem, där beskriver han principerna på följande sätt: Dokumentation Att införa ett formellt kvalitetssystem medför normalt en ökande mängd information i form av dokument och data i företaget. Med dokument avses information som kan finnas i olika slags media, till exempel pappersdokument eller elektroniskt lagrade dokument. Företaget måste utåt kunna visa vad det gör, hur det gör det samt vad som har åstadkommits. Internt fungerar verksamheten också på ett säkrare sätt om den stöds av dokumenterade beskrivningar av olika slag. Dokumenten i kvalitetssystemen delas grovt in i de två huvudgrupperna specificerande och redovisande dokument. Specificerande dokument beskriver vad som ska göras i olika sammanhang och består bl.a. av rutiner, instruktioner, produktspecifikationer och s.k. kvalitetsplaner. Redovisande dokument beskriver resultatet av olika aktiviteter och består främst av rapporter och protokoll. De används dels för att stödja och styra verksamheten, dels för att i efterhand kunna visa företaget har agerat korrekt och uppnått rätt resultat. Förutom den specificerande och redovisande dokumentationen skall även kvalitetssystemet innefatta dokumentation av kvalitetspolicy och kvalitetsmål (ibid). Kundfokus Begreppet kvalitet kan sägas omfatta det den egna organisationen upplever som väsentligt att upprätthålla samt den egna upplevelsen hur man klarar detta. Men begreppet har även en kundsida, det vill säga hur kunder upplevelser organisationens erbjudande och förmåga. Ett modernt kvalitetssystem ska innehålla båda dessa sidor. Kundernas behov och förväntningar skall samlas in, analyseras och omvandlas till egenskaper i en kravspecifikation. Oavsett om organisationen utvecklar en produkt för en kund utifrån en given kravspecifikation eller själva initierar utveckling baserad på marknadsbehov är det viktigt att noga ta reda på de behov och förväntningar man ska försöka uppfylla (ibid). Processynsätt Alla företag har en huvudprocess från identifiering av kundbehov ända fram till färdig och levererad produkt. Denna huvudprocess kan vanligen indelas i ett system av processer, som är beroende av varandra. När man bygger upp kvalitetssystem är det viktigt att identifiera företagets processer och fastställa ordningen och samverkan mellan processerna. Man ska också bestämma vilka kriterier och metoder som behövs för att varje process ska kunna styras, fungera, övervakas och förbättras (ibid). Ständiga förbättringar Ett kvalitetssystem är något dynamiskt, där verksamheten ska ha arbetssätt för ständiga förbättringar. Verksamheten ska utnyttja analys av fakta från olika delar i verksamheten för att detta ska leda till korrigerande och förebyggande åtgärder. Ett viktigt instrument i förbättringsarbetet är mått och mätetal som speglar kvalitetsnivån. Kvalitetsmått kan vara av skiftande slag och uttryckas på många sätt. Med hjälp av kvalitetsmåtten kan man bland annat följa upp verksamheten, finna och prioritera förbättringsområden, identifiera problem samt sätta upp mål (ibid).. Peter Lindfors & Daniel Barsk. Sidan 23.

No results found