Institutionen för Fastigheter och Byggande Examensarbete nr. 365
Samhällsbyggnadsprogrammet Masternivå, 30 hp
Byggprojektledning
Författare: Handledare:
Klara Alias Tina Karrbom
1
Hur en introduktion vid nyanställning kan bli ännu bättre
En studie om introduktionsprocessen på Besqab
Master of Science thesis
Title: How an introduction for new employees can be even better
Author: Klara Alias
Department: Real estate and construction management
Master Thesis number: 365
Supervisor: Tina Karrbom Gustavsson
Keywords: Introduction, process, information, organisation, communication, network
Abstract
The first steps in a company means changes, information and new experiences that the new employees need to become familiar with. Entrance rites should not be underestimated because they may affect the actions of new employees and the vision in the workplace.
With a well thought-‐out and improved introduction for new employees, the company can attract, retain and direct the actions of new employees toward achieving the company's goals with the employees. The aim of the study was to provide an overview of how the introduction for new employees is working on Besqab, bring forward proposals on how the introduction can be even better, and present factors that may be helpful in the work for the new employees.
The study's implementation was broadly divided into four parts: literature review, interviews with managers to get a overview of how Besqab work with introduction and a survey conducted by the new employees who have completed the introduction. In the last part a number of areas were identified which can be improved and be used in the future introduction processes.
Examensarbete
Titel: Hur en introduktion vid nyanställning kan bli ännu bättre
Författare: Klara Alias
Institution: Fastigheter och byggande Examensarbete nummer: 365
Masternivå: 30 hp
Handledare: Tina Karrbom Gustavsson Nyckelord: Introduktion, process,
information, organisation, kommunikation, nätverk
Sammanfattning
De första stegen in i ett företag innebär förändringar, information och nya erfarenheter som de nyanställda behöver bekanta sig med. Inträdesriter bör inte underskattas eftersom att de kan komma att påverka handlingsenergin och de nyanställdas syn på arbetsplatsen.
Med en genomtänkt och förbättrad introduktion vid nyanställning kan företaget attrahera, behålla och rikta handlingsenergin mot att uppnå företagets mål tillsammans med de nyanställda. Målsättningen med studien har varit att ge en bild av hur introduktion vid nyanställning fungerar på Besqab, ta fram förslag på hur denna kan bli ännu bättre och presentera faktorer som kan vara till hjälp i arbetet för de nyanställda.
Studiens genomförande var i stort sett uppdelat i fyra delar: litteraturstudie, intervjuer med chefer för att få en bild av hur Besqab arbetar med introduktionen samt en enkätundersökning utförd av de nyanställda som genomgått introduktionen. I sista delen identifierades en rad områden som kan förbättras och som Besqab kan ha användning för i framtida introduktionsprocesser.
Förord
Denna studie tecknar inte konturerna av hur en introduktion vid nyanställning ska vara, utformas eller genomföras, utan ger glimtar från den.
Under sista föreläsningen i kursen Knowledge Management hösten 2014 på Kungliga Tekniska Högskolan tänkte jag på hur jag kunde använda mina inskaffade kunskaper och lära mig något nytt som kan kopplas till vardagslivet. Dessa funderingar hade jag när jag såg en Powerpoint bild som presenterades av föreläsaren. På bilden stod det; likheter och skillnader mellan kursen och ett examensarbete. Några skillnader som belystes var hur vi studenter kunde applicera vår kunskap, skaffa ny kunskap, förstå bakomliggande teorier, vilka luckor och vilka problem som finns.
Mina tankar efter den sista föreläsningen utvecklades, jag tänkte alltmer på det kommande examensarbetet och på övergången mellan teori och praktik, ett första steg för oss som övergår från en fas till en annan. Jag funderade generellt på hur en introduktion vid nyanställning kunde hjälpa oss människor som är i liknande situation, som övergår från en fas till en annan i vår vardag, och liv, om man så vill. Dessa funderingar var början på ett examensarbete.
Jag vill därmed tacka de människor som har gjort examensarbetet möjligt, som har hjälpt mig med idéer, tankar och process, som har stöttat mig på olika sätt under hela processen och varit som bollplank. Jag vill rikta ett speciellt tack till;
Min handledare Ann-‐Sophie Forsberg på Besqab, min handledare Tina Karrbom Gustavsson och examinator Väino Tarandi på KTH: Tack för all Er hjälp under hela processen, för alla seminarium och möten, för er värdefulla tid, granskningar, information och kunskap. Detta hade inte varit möjligt utan Er!
Jag vill även rikta ett stort tack till alla medarbetare på Besqab som har hjälpt mig, avvarat tid för mig, gjort det möjligt att inskaffa information och kunskap.
Klara Alias 2015-‐04-‐30
INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRORD 5 1. INLEDNING 9 1.1 BAKGRUND 9 1.2 PROBLEMFORMULERING 9 1.3 SYFTE 9 1.4 MÅLSÄTTNING 9 1.5 FRÅGESTÄLLNINGAR 9 1.6 AVGRÄNSNINGAR 10 1.7 GRUNDLÄGGANDE BEGREPP 10
2. INTRODUKTION TILL FÖRETAGET 11
2.1 OM BESQAB 11 2.1.1 AFFÄRSIDÉ 11 2.1.2 VISION 11 2.1.3 ORGANISATION 11 2.2 PROJEKTUTVECKLING BOSTAD 12 2.3 CONSTRUCTION MANAGEMENT (CM) 12 2.4 FASTIGHETSUTVECKLING 12 3. METOD 13
3.1 INDUKTION, DEDUKTION OCH ABDUKTION 13
3.1.1 VALD ARBETSSÄTT 13
3.2 STUDIENS TILLVÄGAGÅNGSSÄTT OCH DATAINSAMLING 13
3.3 URVAL 15
3.4 ETIK 16
3.5 RELIABILITET OCH VALIDITET 16
3.5.1 SVÅRIGHETER PÅ VÄGEN 18
4. TEORETISK REFERENSRAM 19
4.1 INFORMATION OCH KUNSKAP 19
4.1.1 INFORMATION UR ETT KUNSKAPSPERSPEKTIV 19
4.1.2 DELA OCH DOKUMENTERA KUNSKAP 19
4.1.3 KUNSKAP 20
4.1.4 MÄNNISKANS TOTALA KOMPETENS 21
4.2 ORGANISATIONER 21 4.2.1 NYCKELPERSONER 21 4.2.2 STRATEGI 22 4.2.3 MASLOWS BEHOVSPYRAMID 22 4.2.4 HYGIENFAKTOR 23 4.2.5 TILLVÄXT 23 4.2.6 ORGANISATORISKA RUTINER 23 4.2.7 NÖDVÄNDIGA VERKTYG 24
4.2.8 COMMUNITIES OF PRACTICE (COP) 24
4.2.9 NYKOMLINGAR I COP 26
4.3 NÄTVERK 27
4.3.1 NÄTVERKENS BETYDELSE 27
4.3.2 KOMPONENTER 28
4.3.3 BYGGA PÅ STYRKA-‐ ÅTERKOPPLING 28
4.4.1 TVÅ DIMENSIONER I ARBETET 29
4.4.2 MÅLSTYRNING ELLER REGELSTYRNING 29
4.4.3 PDCA 30
4.4.4 GENERELL PROBLEMLÖSNINGSMODELL 30
5. RESULTAT 32
5.1 HUR BESQAB ARBETAR MED INTRODUKTION VID NYANSTÄLLNING 32
5.1.1 ANSVAR OCH INVOLVERING KRING INTRODUKTION VID NYANSTÄLLNING 32
5.1.2 PERSONLIG ELLER GENERELL INTRODUKTIONSPLAN VID NYANSTÄLLNING 33
5.1.3 VARAKTIGHET OCH UPPSKATTAD TID SOM LÄGGS PÅ ATT ARBETA MED INTRODUKTIONEN 34
5.1.4 VIKTIGT ATT INFORMERA OM VID NYANSTÄLLNING 36
5.1.5 VIKTIGA OMRÅDEN OCH BESKRIVNINGAR AV INTRODUKTION 37
5.1.6 VIKTIGA VERKTYG OCH STÖD FÖR DE NYANSTÄLLDA 40
5.1.7 GENERELLA ELLER SPECIFIKA MÅL SOM KLARGÖRS FÖR DEN NYANSTÄLLDA 43
5.1.8 HANDLEDNING, MENTOR ELLER FADDER 44
5.1.9 ÅTERKOPPLING ELLER UPPFÖLJNINGSSAMTAL OM PERSONLIG UTVECKLING 44
5.2 VAD DE NYANSTÄLLDA ANSER OM DEN GIVNA INTRODUKTIONEN 46
6. ANALYS 54
6.1 MASLOWS BEHOVSPYRAMID 54
6.1.1 GENERELL DEL 54
6.1.2 PERSONLIG DEL 59
6.2 STYRNING OCH SÄKRING SAMT UTVECKLING OCH FÖRBÄTTRING 62
6.3 PDCA MODELLEN FÖR FÖRETAG I BYGGBRANSCHEN 66
6.3.1 GENERELL PROBLEMLÖSNINGSMETOD 67
7. DISKUSSION 68
7.1 NÅGRA FÖRSLAG 69
8. SLUTSATS 71
8.1 BESQABS INTRODUKTION VID NYANSTÄLLNING 71
8.2 FÖRSLAG PÅ FRAMTIDA STUDIER 71
8.3 ALLA SITTER I SAMMA BÅT 71
9. REFERENSER 73
10. BILAGOR 75
10.1 INTERVJUMALL 75
10.2 INTERVJUINFORMATION UTSKICK 77
1. Inledning
I detta kapitel ges beskrivning av bakgrunden, problem som föranlett studien, syfte, målsättning samt frågeställningar. Här finns även avgränsningar och grundläggande begrepp som kan vara nödvändiga för läsaren.
1.1 Bakgrund
Många företag kan behöva anställa nya medarbetare. Stegen in i ett företag kan uttrycka vilja och prioriteringar. Som nyanställd kan man vara uppfylld av en mängd förväntningar och de första stegen in i ett företag innebär förändringar, information, överraskningar och nya erfarenheter som de nyanställda behöver bekanta sig med. Dessa inträdesriter bör inte underskattas eftersom att de kan komma att påverka handlingsenergin och de nyanställdas syn på arbetsplatsen.
Med en genomtänkt och förbättrad introduktion vid nyanställning kan de nya medarbetarna erhålla nödvändig information vid starten, veta vem de kan vända sig till, utveckla taktiker för att söka information som kan leda till att företaget kan attrahera, behålla och rikta handlingsenergin mot att uppnå företagets mål tillsammans med medarbetarna.
1.2 Problemformulering
Besqab är inne i en tillväxtfas och som ett led i detta noterades Besqab på NASDAQ OMX under 2014. Idag har Besqab ca 80 anställda i bolaget och alltfler anställs. En studie om introduktion vid nyanställning kan gynna tillväxten för Besqab och leda till förbättrade processer.
1.3 Syfte
Syftet med studien är att belysa och undersöka hur en introduktion vid nyanställning kan bli ännu bättre. En kartläggning av nuläget i samband med introduktion till nyanställda görs och baserat på den kunskapen, i kombination med litteratur, ges förslag på förbättringar.
Genom att förstå hur chefer arbetar med introduktion vid nyanställning, vilka bakomliggande syften som finns för att arbeta på detta sätt samt undersöka vad de nyanställda anser om introduktionen bidrar till att identifiera faktorer som kan vara till hjälp för Besqabs tillväxtfas.
1.4 Målsättning
Målsättningen med studien är att:
• ge en bild av hur introduktionen fungerar på Besqab
• ta fram förslag på hur en introduktion vid nyanställning kan bli ännu bättre och • presentera faktorer som kan vara till hjälp i arbetet för de nyanställda
1.5 Frågeställningar
• Hur arbetar Besqab med introduktion vid nyanställning? • Vad anser de nyanställda om den givna introduktionen?
1.6 Avgränsningar
Redan i förväg är det tvunget att göra en del avgränsningarna som oavsett metodval påverkar och har betydelse på studien. Dessa avgränsningar är följande:
• Vilket genus den nyanställda har kommer inte att tas hänsyn till
• Tonvikten är på nyanställda medarbetare som har haft anställning på Besqab upp till två år
• Studiens genomförande tid är på ca 20 veckor
• Det finns ett antal olika områden att undersöka inom detta ämne, som även delen om framtida studier belyser, men studiens fokus och upplägg har den teoretiska referensramen som stöd
• Inga jämförelser sker med hur andra företag i byggbranschen arbetar med introduktion vid nyanställning
• Studien kan vara till hjälp för företag i byggbranschen som är i en tillväxtfas och anställer nya medarbetare
1.7 Grundläggande begrepp
Introduktion-‐ inledande hjälp eller annan information
Information-‐ generell beteckning för det innehåll som överförs vid kommunikation i olika former (får kännedom, blir informerad)
Process-‐ tillvägagångssätt, procedur
Organisation-‐ en mängd människor som samarbetar med gemensamma mål
Kommunikation-‐ utbyte av information
Nätverk-‐ en mängd människor, föremål eller organisationer som samarbetar
2. Introduktion till företaget
I detta kapitel ges en beskrivning av Besqabs affärsidé, vision, organisation och de olika verksamhetsområdena.
2.1 Om Besqab
Namnet Besqab betyder Beställd Kvalitet. Besqab bildades 1989 och är i huvudsak fokuserad till projektutveckling av bostäder på storstockholmsområdet och Uppsala. Projektutveckling av bostäder innebär nyproduktion av bostäder och egna hem. Besqab har byggt över 5 000 bostäder och är ca 80 anställda (Besqab, 2014).
Besqab arbetar även åt andra fastighetsägare genom affärsområdet Construction Management som innebär projektledning med totalansvar för hela byggprocessen. Inom affärsområdet Fastighetsutveckling arbetar Besqab med egna fastigheter med tyngdpunkt på vård-‐ och omsorgsbostäder samt åt andra fastighetsägare med Development i tidiga skeden (Besqab, 2014).
2.1.1 Affärsidé
”Besqab ska förädla fastigheter, vilket innebär att i en fastighets alla skeden tillföra kompetens som bidrar till ökat värde. Besqabs arbete ska genomsyras av ett stort personligt engagemang och att i alla sammanhang leverera beställd kvalitet och väl uppfylla kundens förväntningar.”
(Besqab, Om Besqab: Affärsidé, 2014) 2.1.2 Vision
”Besqab ska vara Sveriges mest lönsamma projektutvecklare av bostäder och den tryggaste affären för kunderna.”
(Besqab, Om Besqab: Vision, 2014)
2.1.3 Organisation
2.2 Projektutveckling Bostad
Projektutveckling bostad är ett av de viktigaste verksamhetsområden på Besqab. Verksamheten omfattar förvärv av mark, exploateringsfastigheter, planarbete, projektering, produktion samt försäljning av bostadsrätter och äganderätter. Bostäderna ligger i Stockholms-‐ och Uppsala län (Besqab, 2014).
2.3 Construction Management (CM)
Affärsområdet Construction Management (CM) innebär projektledning med totalansvar för hela byggprocessen i ett projekt. Denna metod är en beställarorienterad metod och innebär att en organisation förstärks med Besqabs kunnande och erfarenhet inom byggprojekt (Besqab, 2014).
Figur 2. Besqab, Construction Management (Besqab, 2015)
2.4 Fastighetsutveckling
Besqab bygger, äger och förvaltar bostäder samt vård-‐och omsorgsbostäder. Inom Fastighetsutveckling arbetar Besqab med egna fastigheter med tyngdpunkt på vård-‐ och omsorgsbostäder samt åt fastighetsägare med Development i tidiga skeden. Development innebär att Besqab gör analyser av fastighetsinnehav och ger förslag på utvecklingsmöjligheter (Besqab, 2014).
3. Metod
För att besvara och arbeta mot frågeställningarna, syftet och målen krävs olika metodval och i detta kapitel beskrivs hur ämnet behandlas: studiens tillvägagångssätt.
3.1 Induktion, deduktion och abduktion
Olika typer av undersökningar kan klassificeras utifrån hur mycket man vet om ett visst problemområde innan undersökningen startar. Det är forskarens uppgift att utveckla och pröva teorier som kan hjälpa oss att förstå verkligheten (Patel & Davidson, 2003).
En forskare som arbetar deduktivt följer bevisandets väg där arbetssättet kännetecknas av att man utifrån befintliga teorier drar slutsatser om enskilda företeelser och ur den redan befintliga teorin härleder hypoteser som prövas empiriskt i det aktuella fallet (Patel & Davidson, 2003).
En forskare som arbetar induktivt följer upptäckandets väg, studerar forskningsobjektet utan att först ha förankrat undersökningen i en tidigare teori och utifrån den insamlade informationen formulerar en teori. Forskaren ska alltså upptäcka något som kan formuleras i en teori (Patel & Davidson, 2003).
Figur 3. Relationen mellan teori och verklighet illustrerad av några centrala begrepp (Patel & Davidsson, 2003:25)
Tredje sättet att relatera teori och empiri i vetenskapligt arbete är abduktion och kan sägas innebära en kombination av induktion och deduktion. Abduktion innebär att i ett första steg utifrån ett enskilt fall formulera ett förslag till en teoretisk djupstruktur och i nästa steg pröva teorin på nya fall. Detta arbetssätt har fördelen att inte låsa forskaren i hög grad vilket kan bli fallet om man strikt arbetar induktivt eller deduktivt (Patel & Davidson, 2003).
3.1.1 Vald arbetssätt
Utifrån syftet och problemformuleringen med studien kommer information att samlas in och utifrån den insamlade informationen formuleras en teori. Valda arbetssättet för studien följer upptäckandets väg, att upptäcka något som kan formuleras i en teori.
3.2 Studiens tillvägagångssätt och datainsamling
Det allra första som utarbetades var en projekttidplan för att tidigt få en uppfattning över hur arbetet skulle läggas upp. En projektmodell och en gemensam portal (Dropbox)
Deduktion Induktion
Teori
Från teori dras slutsatser om enskilda fall
Verklighet
Teori
Från enskilda fall formuleras en teori
användes för att spara arbetet och information för att undvika ödesdigra konsekvenser vid tekniska problem.
Det andra som utarbetades var en strategi för studiens metod och process. I stort sett var studien uppdelad i fyra delar: litteraturstudien, intervjuer, webbenkäten och sista delen om framtida introduktioner som motsvarar förbättringar (se figur 4).
Figur 4. Metod och process: studiens tillvägagångssätt
(1) Litteraturstudie: första delen av processen
Ofta använder sig forskare av modeller för att åskådliggöra en teori eller delar av en teori och använder modellen under forskningsarbetes gång som en länk mellan teori och verklighet (Patel & Davidson, 2003). Enligt Patel & Davidson (2003) är en teori traditionellt sett ett system av antaganden eller satser som beskriver del av verkligheten som är studieobjektet. Patel & Davidson (2003) menar att det kan vara så att flera teorier existerar sida vid sida, att de olika teorierna beskriver fenomen på olika sätt och då talar man istället om att ha ett teoretiskt ramverk (Patel & Davidson, 2003).
Studiens teoretiska ramverk av tidigare forskning inom ämnet och relevanta ämnen som berör studien ger läsaren en grundläggande förståelse för studiens disposition och teorier. Studiens teoretiska ramverk utgår från studiens syfte, ger vägledning och bryter ner problemet i delar samt styr studiens genomförande och upplägg vidare i andra delen av processen med att utforma intervjufrågorna.
(2) Intervjuer: andra delen av processen
Enligt Andersson (1995) ska man vid val av metod alltid i första hand utgå från det problem och de frågeställningar man vill belysa (Andersson, 1995). Därmed har studiens metodval varit underordnat studiens syfte. Har man möjlighet är det en fördel om man kan kombinera olika datainsamlingsmetoder (Andersson, 1995). Andersson (1995) menar att ibland räcker inte tiden till för att man ska kunna lägga upp den ideala
studien. Det gäller istället att välja den metod som utifrån givna förutsättningar är den bästa tillgängliga (Andersson, 1995).
Den kvalitativa forskningen är idealisk för följande: förtydliga och förstå företeelser och situationer när operativa variabler inte kan identifieras i förväg: hitta kreativa eller färska metoder för att undersöka bekanta situationer: att förstå hur deltagarna uppfattar sina roller eller uppdrag i en organisation (Merriam, 1995). Andersson (1995) menar att när man väljer en muntlig metod önskar man ofta knyta god kontakt med den utfrågade, där man anpassar sig efter svaren man har fått, har möjligheten att förklara och omformulera frågorna så att den tillfrågade förstår frågans innebörd. Andersson (1995) påpekar även fördelen med att man spar tid när man tar till telefonintervjuer (Andersson, 1995).
Efter att ha fått en grund från den första delen (litteraturstudien) kunde utformningen av intervjufrågorna ske. Fyra affärschefer intervjuades och en regionchef intervjuades via telefon. Telefonintervjun fördes då detta var den bästa tillgängliga metoden utifrån givna förutsättningar. Innan intervjuerna bokades in, skickades ett dokument ut till deltagarna och förklarade vad de mottagna uppgifterna kommer att användas för och vad syftet med studien är samt kort om tillvägagångsättet. Innan intervjuerna påbörjas sker samtycke för röstinspelning.
De intervjuade arbetar på Besqab, både Stockholm och Uppsala. Intervjuerna med chefer på Besqab ger en bild av hur man arbetar med introduktionen och vilka syften som finns med denna. Intervjuerna fördes mellan intervjuaren och de intervjuade enskilt. Direkt efter varje intervju sammanställdes det som hade sagts med hjälp av röstinspelningar. Denna del av processen gav en grund och stöd vidare i studiens tredje del.
(3) Webbenkät: tredje delen av processen
Webbenkäten som skickades ut till de nyanställda belyser vad ”andra sidan” anser om den givna introduktionen och hur denna kan bli ännu bättre. De flesta metoder kräver någon form av förberedelse innan de används som t.ex. ett frågeformulär som inte finns tillgängligt för ens syften och man själv måste konstruera och pröva ut ett (Andersson, 1995). Webbenkäten konstruerades och prövades ut innan utskicket till arton nyanställda med olika befattningar (projektledare, projektingenjör, platschef, arbetsledare, affärschef, ekonomichef samt försäljningschef).
Webbenkäten för de nyanställda konstruerades efter alla intervjuer (efter studiens andra del) för att på detta sätt kunna dra paralleller mellan det som har sagts och för att kunna utforma frågorna med hjälp av intervjusammanställningen.
(4) Framtida introduktioner: sista delen av processen
Studiens sista del motsvarar vilka förbättringar som kan tillämpas för framtida introduktioner. Detta baseras på all insamlad information och kunskap som har framkommit från studiens tidigare delar.
3.3 Urval
Alla deltagare som är med i denna studie, chefer och de nyanställda, arbetar på Besqab och därmed representerar företaget. Chefer som har intervjuats anställer nya medarbetare och ansvarar för introduktionerna, därmed valdes dessa fem personer ut
till intervjuerna. De arton nyanställda som webbenkäten skickades ut till har varit nyanställda på Besqab upp till två år.
3.4 Etik
Röstinspelningar som stöd för minnet sker inte utan samtycke. Chefernas bakgrund i företaget och namn har valts att inte ha med utan endast vilken befattning de har för att skydda deltagarna.
Integritetspolicy webbenkät:
Svaren sammanställs i studien och inga namn kommer att efterfrågas eller nämnas, enkäten är fullständigt anonym (resultatet av enkäten kopplas inte till deltagarens e-‐ postadress). Alternativ "anonym enkät" aktiveras och kan garantera deltagarna full anonymitet.
3.5 Reliabilitet och validitet
Med validitet avses om metoden verkligen ger den information man söker. Med reliabilitet avses metodens känslighet för slumpinflytelser (Andersson, 1995). Tabell 1 visar styrkor och svagheter med den valda metoden och processen.
Tabell 1. Styrkor (+) och svagheter (-‐) med metoden och processen
(1) Litteraturstudien
Styrkorna med litteraturstudien för metoden och processen har varit att få en förståelse och en grund för de olika teorierna som finns. Litteraturstudien har även varit bra hjälp på traven gällande utformningen av intervjufrågorna. Den bidrog även till att få en bild av hur studiens process och upplägg kan läggas upp.
Svagheterna med litteraturstudien är att den inte täcker in en helhet inom området, att inga jämförelser med andra företag finns med samt att det har varit många olika områden att undersöka i första delen av processen.
(2) Intervjuerna
Valet av kvalitativ metod kan innebära risker för studiens trovärdighet på grund av respondenternas subjektivitet. Den kvalitativa metoden, deskriptiva delen, baseras främst på möjligheten att studera hur företaget arbetar med introduktionen vid nyanställning och få en förståelse för denna. Det finns en risk för att missförstånd kan uppstå i en öppen intervju mellan intervjuaren och den intervjuade. Därmed har intervjuerna sammanställts direkt efter (med hjälp av röstinspelningar) för att på detta sätt hålla minnet färskt samt få samtycke för sammanställningen av intervjumaterialet.
(1) Litteraturstudien (2) Intervjuerna (3) Webbenkäten
(+) En grund/förståelse samt
teorier (+) Röstinspelningar (+) Tillagd svarsfält
(+) Hjälp med att utforma
intervjufrågorna (+) Förståelse för hur man arbetar (+) Spårning, tidstämpel och påminnelsemail (+) Process och upplägg (+) Förtydliga frågor samt kroppsspråk (+) Jämföra mot intervjusvaren
(-‐)Helheten (-‐) En telefonintervju (-‐) Svarsfrekvensen (-‐) Inga jämförelser (-‐) Intervjuer med nyanställda (-‐) Brister i utformningen (-‐) Många olika områden (-‐) Sammanställningen (-‐) Sammanställningen
En av de första frågorna som ställs till intervjupersonerna är vad betydelsen av ordet introduktion betyder för dem. Detta för att underlätta förståelsen för vad man menar när man använder ordet introduktion och för att vidare kunna förstå svaren och minimera missförstånd. En annan styrka med intervjuerna har varit att få chansen att förtydliga och förklara intervjufrågorna för deltagarna.
Det som har varit mindre bra med en av intervjuerna är en telefonintervju där man har missat en del av kroppsspråket som kan vara av betydelse för studien. En faktor som skulle kunna ha ökat reliabiliteten för studien är djupintervjuer med de nyanställda för att ytterligare underlätta missförstånd eller för att få en bättre förståelse från den ”andra” sidan.
(3) Webbenkät
Den kvantitativa delen om vad de nyanställda anser om introduktionen och hur denna har gått till ökar trovärdigheten för den deskriptiva delen när svaren mellan dessa kan jämföras. Att först få en bild över hur man arbetar med introduktionen och vilka moment som finns för att sedan dra paralleller och fråga de nyanställda om denna bidrar till ökad validitet.
För att öka tillförlitligheten har ett tillagt svarsfält funnits med efter frågorna för att på detta sätt få svar som överensstämmer, där de nyanställda själva får svara, istället för att markera ett svar som inte överensstämmer. Undersökningar genom frågeformulär är fördelaktiga genom att de är diskreta, och de är billiga att administrera. Svarsfrekvensen från enkäterna kan vara låga på grund av att respondenterna kan ha en tendens att ignorera enkätförfrågningarna. Påminnelsemail skickas ut till de deltagare som inte deltagit/slutfört webbenkäten.
Det kan även finnas fördröjningar och därför ska enkäterna kunna övervakas och spåras när de skickas ut samt när de slutförts. Tidstämpel för när deltagarna påbörjar enkäten och slutför denna är en funktion att föredra och finns med för att även undersöka om det finns deltagare som har slutfört denna direkt eller väntat med att slutföra den till t.ex. dagen efter. På detta sätt kan man undersöka en del av tillförlitligheten och mäta hur lång tid det har tagit för deltagarna att faktiskt slutföra webbenkäten.
Enkätundersökningens frågor formulerades efter att alla intervjuer sammanställdes med hjälp utav röstinspelningar och anteckningar. Detta gjordes för att kunna dra paralleller och jämföra den deskriptiva delen mot den ”andra sidan”.
Svagheterna med webbenkäten är att den kan skada tillförlitligheten i studien med brister i utformningen, slumpmässiga svar och/eller inga svar. Därmed kommer endast de som deltar och slutför hela webbenkäten att vara med i studiens resultat.
Generellt är styrkorna med studien att det finns en kombination: teoretiska delen som en lägger en grund och den deskriptiva delen samt den kvantitativa delen. De valda metoderna tillsammans bidrar till att ge studien en översikt inom ämnet. För mångfasetterade sociala fenomen, kan olika metodval vara mer passande, vilket kan bidra till att mobilisera de unika styrkorna varje forskningsmetod har samt generera insikter som inte kan erhållas med hjälp av en enda metod (Bhattacherjee, 2012).
3.5.1 Svårigheter på vägen
Mycket material har samlats in och sorterats ut systematiskt för att förstå introduktionsprocessen, vad de nyanställda anser om den samt hitta mönster och förslag på hur introduktionen kan bli ännu bättre. I början av processen var det många aspekter att tänka på, det var mycket som behövde redas ut.
Senare i processen, efter intervjuerna och efter all insamlad material, började processen klarna mer och mer och de många aspekterna kunde redas ut. Figur 5 illustrerar tankarna som har varit under processens gång.
Figur 5. Tankarna i processen (Resilient by design, Design thinking, 2015)
Viljan att även ha djupintervjuer med de nyanställda har funnits men tidsmässigt har detta inte varit möjligt. Studien hade möjligtvis fått mer djup och förståelse i vissa faktorer om man skulle ha intervjuat alla deltagare som har svarat på webbenkäten. Det hade även varit möjligt att reda ut vad deltagarna menar eller om missförstånd har skett vid svar.
Att utforma webbenkäten med olika funktioner och göra den så lämplig som möjligt med de ”rätta” frågorna har också varit en utmaning. Att kunna utforma en ”lämplig” webbenkät är en studie i sig. Böckerna Som man frågar får man svar: En introduktion i intervju-‐ och enkätteknik samt Forskningsmetodikens grunder: Att planera, genomföra och rapportera en undersökning användes som stöd vid utformning av studien, speciellt vid intervjuerna samt webbenkäten.
Att boka in alla tider med chefer gick smidigt då alla var väldigt hjälpsamma och avvarade tid för denna studie. Att ha fått samtycke till röstinspelningar har även varit till stor hjälp då mycket information kunde samlas in och renskrivas direkt efter. En förhoppning var att alla arton deltagare skulle svara på webbenkäten, och påminnelsemail skickades ut till de som inte hade deltagit och slutfört denna, men att få till en ideal studie där alla deltagare svarar är också en utmaning.
4. Teoretisk referensram
Den teoretiska referensramen innehåller teori inom ämnesområdet och belyser grundläggande begrepp samt modeller. Teorin som behandlas i detta kapitel ligger som grund för studiens resultat och analys.
4.1 Information och kunskap
Följande sektion belyser information ur ett kunskapsperspektiv, dela och dokumentera kunskap, kunskap samt människans totala kompetens.
4.1.1 Information ur ett kunskapsperspektiv
Ett ord som används synonymt med kunskap är information (Sveiby, 1995). Enligt Sveiby (1995) har man ingen användning av information om denna inte kommer till nytta. Datorerna är effektiva i att processa information men översättningen av information till kompetens och kunskap, något som kan stödja mänskligt handlande, släpar efter (Sveiby, 1995). Liedman (2001) skriver att förväxlingen av information och kunskap hänger samman med föreställningen att människan och datorn är varandra lika. Liedman (2001) hävdar att det är tvärtom; att de i grunden är olika. Datorerna kan inte utföra prestationer som vi människor kan, den är inte social som vi; dess utgångspunkt är kalkylen, inte ögat eller handen (Liedman, 2001).
Hamrefors (2009) skriver att utvecklingen ökat dramatiskt av informations-‐ och kommunikationsteknologi (ICT) under de senaste 20 åren. Hamrefors (2009) skriver att ICT har fört människor närmare varandra, bidragit till att man kan få tag på kunskap, lättare kan få tag på alternativa sätt att se på problem och lösningar. Hamrefors (2009) skriver vidare att det viktiga inte blir att inneha all information och kunskap själv, utan att förfoga över den via relationsbyggande i nätverken (Hamrefors, 2009).
4.1.2 Dela och dokumentera kunskap
En vanlig metod för att dela och dokumentera kunskap är att etablera en IT-‐baserad databas som samlar erfarenheter från organisationen som t.ex. projektledarnas slutrapporter, genomförande och resultat. Inom byggsektorn har stora satsningar gjorts på informationsteknologi (Hallin & Karrbom Gustavsson, 2012). Med informationsteknologins hjälp kan människor kommunicera och dela stora mängder information (Dainty m.fl. 2006, Wikforss & Löfgren 2007, i Hallin & Karrbom Gustavsson, 2012).
Hamrefors (2009) uppmärksammar förmågan att finna kunskap i rätt tid och förmågan att integrera kunskapen i processerna. För att göra kunskapen tillgänglig för t.ex. medarbetarna måste man utveckla något slags söksystem för kunskap som medarbetarna kan använda i vardagsarbetet. Ett sådant system har förmågan att söka information och detta blir ett instrument för medarbetarna för att finna informationskällor (Hamrefors 2009).
Argyris (1999) menar att det finns en rad saker att fundera kring och som är av stor vikt vid ett systemstöd: Informationssystemet ska vara lättförstått och utformat med hänsyn till att vi lär in på olika sätt. Involvering i informationssystemet så att andra blir övertygade att använda systemstödet. Informationssystemet ska vara säkert och en förenkling av systemet bidrar till att användbarheten ökar. Användbarheten ökar även med en utbildning om systemstödet (Argyris, 1999).
4.1.3 Kunskap
Sveiby (1995) uppfattar två huvudbetydelser av kunskap: kunna och veta. Att man kan något bevisar man genom att praktiskt kunna göra det och att veta något kännetecknas av att antingen vet du en sak, eller inte. Likheten mellan vetande och begreppet information är en viktig ledtråd till att förstå skillnaden mellan vetande och kunnande. Sveiby (1995) uppfattar vetande som digitalt, kunnande som analogt och beskriver kunskap som en kombination av rörelse och tillstånd samtidigt, en process som vi hela tiden är involverade i (Sveiby, 1995). Liedman (2001) skriver att en reflex eller instinkt aldrig är kunskap och ger exempel på ett nyfött friskt barn som börjar andas så snart det kommer ur moderlivet och därmed kan andas. Detta enligt Liedman (2001) är inte kunskap. Kunskap är resultat av en målmedveten verksamhet; ett slags skapande (Liedman, 2001).
Kunskap överförs bäst om den som ska lära sig deltar i en process. Ingen blir en mästare utan att först ha varit en lärling (Sveiby, 1995). Sveiby (1995) menar att det brukar gå till så att mästaren visar och lärlingen imiterar. Sedan prövar lärlingen själv, och mästaren bedömer. Så småningom kan lärlingen applicera reglerna och blir alltmer kompetent och skicklig. Han/hon kan frigöra sig från mästaren och själv skapa sina regler och bli expert. Det som händer i en sådan process är att lärlingen själv återskapar den kompetens mästaren har (Sveiby, 1995).
Enligt Sveiby (1995) förökas kunskap genom delning. Han menar att om jag lär mig något av någon annan, har denna person inte blivit fattigare på kunskap, utan behållit tidigare kunskap, fått något utav det och kanske dessutom lärt sig något nytt genom samarbetet (Sveiby, 1995). Genom att reflektera och utvärdera oss själva förbättrar vi vår utveckling och samtidigt lär vi oss om framtiden. När vi lägger en grund för vår förståelse för olika moment gällande introduktionsprocessen, lär vi oss om vilka mekanismer som finns och krävs för att utforma vår framtida process.
Vidare skriver Sveiby (1995) att tradition är det bästa sättet att överföra kompetens på. Med detta menar Sveiby (1995) att den mest uppskattade formen av lärande är att lära sig på jobbet. Detta tar dock tid och mycket av traditionen ”sitter i väggarna” och är oartikulerad i människors huvuden. Man måste leva med i yrket för att kunna ta en del av kompetensen som finns (Sveiby, 1995). Lave & Wenger (1991) tänker annorlunda och menar för att kunna ta en del av lärandet så sker detta i deltagande av processer; lärande sker i processerna och inte i huvudet på människor (Lave & Wenger, 1991). Wenger (1998) skriver att lärande beror på vår förmåga att bidra kollektivt eftersom att det är genom denna process som erfarenhet och kompetens bidrar till varandra. Enligt Hamrefors (2009) uppstår kunskap alltid i huvudet på människor och skriver vidare att den kunskapen måste översättas om den ska förmedlas till någon annan (Hamrefors, 2009).
Den kunskap som kan delas och dokumenteras kallas för explicit. Samtidigt finns tyst kunskap som utgörs av erfarenheter och lärdomar som inte kan delas eller dokumenteras lätt (Hallin & Karrbom Gustavsson, 2012). Liedman (2001) argumenterar att kunskaper inte är lätta att transportera som informationer; kunskap klibbar fast. Liedman (2001) skriver att kunskap förutsätter minne och är inte en färskvara, till skillnad från Hamrefors (2009), som skriver att kunskap ständigt raffineras och är per definition en färskvara. Liedman (2001) skriver att kunskap om t.ex. kändisar är en
färskvara, men att kunskap har två olika aspekter som inte kan anses som en färskvara; kunskap betraktas som resultat och som en process. Kunskap som resultat har en transportsträcka, d.v.s., resultat har ett långt liv, och vägen till kunskapen är en process; kunskap är resultat av en läroprocess. Kunskap kräver även mänskliga möten och frodas i sociala komplexa sammanhang (Liedman, 2001).
Michael Polanyi (1967) menar att kunskap bäst beskrivs i verbform, tacit knowledge och utgår från att vi kan mer än vad vi kan berätta.
”I shall reconsider human knowledge by starting from the fact that we can know more than we can tell. This fact seems obvious enough; but it is not easy to say exactly what it means.”
(Polanyi, 1967:4)
Begreppet tacit knowledge betyder tyst kunskap och introducerades på 50-‐talet (Polanyi, 1967, i Sveiby, 1995). Polanyi (1967) anser att det finns kunskap som inte kan skrivas ner och dokumenteras, vilket benämns som tacit och betyder underförstådd eller tyst kunskap (Polanyi, 1967).
4.1.4 Människans totala kompetens
Sveiby (1995) anser att det inte räcker med endast verbform för att beskriva kunskap. Man behöver även använda ordet kompetens. Med detta beskriver Sveiby (1995) att människans totala kompetens kan sägas bestå av fem delar (Sveiby, 1995):
• Vetande. Kunskaper erhållna via information, ofta genom formell utbildning. Många framsteg som mänskligheten gjort har berott på att vi lyckats spara vetande i skrift
• Kunnande. Kroppsliga och intellektuella färdigheter, åstadkomma resultat • Erfarenhet som man får genom att lära sig av misstag och framgångar • Värderingar. Vad man tror på, uppfattningar, ”vad som känns rätt”
• Socialt nätverk. Kontaktförmågan-‐ förmågan att bygga upp och behålla relationer
Det är enligt Sveiby (1995) omöjligt att i ord beskriva hela sin kompetens eller sitt kunnande. Han gör även en distinktion mellan artikulerad kunskap och kompetens och menar att artikulerad kunskap är oberoende av individen, till skillnad från kompetens som är beroende av individen (Sveiby, 1995).
4.2 Organisationer
Följande sektion belyser bland annat Maslows behovspyramid, hygienfaktor samt nödvändiga verktyg.
4.2.1 Nyckelpersoner
Sveiby (1995) uppmärksammar att vi troligen har människor i vår närhet som vi skulle få mycket svårt att klara oss utan. Alla organisationer har människor anställda som är mer eller mindre nyckelpersoner som har ett högt marknadsvärde, d.v.s., personer som
t.ex. drar in de flesta kunderna och klarar av att lösa de mest komplicerade problemen. Sådana nyckelpersoner kan finnas på alla nivåer och deras kompetens gör att andra gärna vill arbeta tillsammans med dem. Dessa nyckelpersoner kan vara nykomlingar och organisationen som vill ha dessa nyckelpersoner som anställda måste därför attrahera och behålla dem (Sveiby, 1995). Med en genomtänkt introduktion vid nyanställning kan dessa nyckelpersoner som har god kompetens och kan lösa de mest komplicerade problemen hjälpa nykomlingar att infinna sig i det kommande vardagsarbetet.
4.2.2 Strategi
Sveiby (1995) skriver vidare att det är alltid ont om dessa nyckelpersoner eftersom att de väljer var de vill arbeta och om man vill ha dem som anställda måste man därför attrahera dem i konkurrens med andra organisationer. Konkurrensen på två marknader: kundmarknaden och personmarknaden. Ledningen måste således utveckla två strategier, en för att attrahera kunder och en för att attrahera och behålla nyckelpersoner (Sveiby, 1995).
Sveiby (1995) skriver även om en annan strategi, en nischstrategi, som är den vanligaste för kunskapsorganisationer. Nischen är en speciell kompetens hos de anställda och att de mest effektiva kunskapsorganisationerna brukar vara just nischspelare (Sveiby, 1995).
En introduktion kan ses som en strategi; genom en förbättrad introduktion kan man attrahera och behålla nyckelpersoner för att uppnå organisationens mål tillsammans med de nyanställda. Det är viktigt att det finns en väl fungerande arbetsplatsintroduktion, eftersom att den kan komma att påverka den nyanställdas syn på arbetsplatsen för en mycket lång tid (Corvellec & Holmberg, 2013). Enligt Sveiby (1995) är det de anställda som utgör den enda aktiva kraften i den egna organisationen och framgången beror i hög grad på hur handlingsenergin kan riktas. Sveiby (1995) betonar att den förbisedda faktorn i många företag är att mycket av intäkterna är i andra former än pengar (Sveiby, 1995).
4.2.3 Maslows behovspyramid
Sveiby (1995) poängterar även vikten av oordning och oförutsägbarhetens samband med miljö och kreativitet. Ett samhälle med ständigt flöde av ordnad information skapar lite utrymme för kreativiteten. Om vi lever i en miljö som är genomplanerad, omöjlig att påverka, svarar vi med att minska på kreativiteten. Å andra sidan anser Sveiby (1995) att många verksamheter inte kräver ständigt nyskapande, utan tvärtom, stabilitet, uthållighet och trygghet för de anställda (Sveiby, 1995).
En viktig teori i anknytning till stabilitet, uthållighet och trygghet är Maslows behovspyramid som Sörqvist (2004) nämner. Vissa behov måste vara tillfredsställda (se figur 6) för att de högre behoven ska kunna vara aktuella (Sörqvist, 2004).
Figur 6. Maslows behovspyramid (Sörqvist, 2004:52)
4.2.4 Hygienfaktor
Sörqvist (2004) skriver vidare om Hertzbergs två-‐faktor-‐teori där individens missnöje och motivation ofta orsakas av olika faktorer. Dessa faktorer kallas för hygienfaktor och motivationsfaktor (Sörqvist, 2004). Till hygienfaktorer räknas faktorer som måste vara uppfyllda för att en individ över huvud taget ska kunna känna sig nöjd med sin situation (Hallin & Karrbom Gustavsson, 2012). Sörqvist (2004) skriver att hygienfaktorer är sådant som människan ser som självklarheter och ett missnöje uppstår om självklarheterna inte möts. Dessa självklarheter i arbetssituationer kan vara lön, relationer, arbetsförhållanden, administration, ledarskap och statussymboler (Sörqvist, 2004).
4.2.5 Tillväxt
Sveiby (1995) anser att tillväxt är ett mått på framgång när organisk tillväxt uppstår, när affärsidén är så stark och kunskapsnivån så hög att fler och fler efterfrågar företagets kunskap. När ett företag växer organiskt och visar att dess affärsidé uppskattas av marknaden anses företagets tillväxt lika med framgång. Den växande organisationen måste satsa hårt på internutbildning för de nyanställda som behöver styras med hjälp av kontrollsystem samt mellanchefer (Sveiby, 1995).
4.2.6 Organisatoriska rutiner
Inom byggbranschen råder organisatoriska rutiner som finns för ett antal åtgärder i det dagliga arbetet med t.ex. platschefer, byggnadsarbetare, designers och arkitekter. Att lära sig att avkoda och koda vissa rutiner och tillvägagångsätt är en av de viktigaste utmaningarna, men också källor för lärande för alla nykomlingar till byggbranschen (Styhre, 2009). Styhre (2009) menar att rutiner är ”permanenta särdrag” i organisationen; de lagrar information och kunskap, och de förmedlar information från erfarna medarbetare till nykomlingar. Organisatoriska rutiner är, i korthet, en central del av organisationens minne. Organisatoriska rutiner definieras som repetitiva, igenkännbara mönster, att alla rutiner innehåller dubbla delar: å ena sidan representerar rutinen den strukturella komponenten; å andra sidan, delen av själva utförandet av rutinen (Styhre, 2009).
