Den Gemensamma Arbetsplatsen
- En kvantitativ studie om aktivitetsbaserade
arbetsplatsers inverkan på medarbetare och arbetsmiljö
Akademin för Ekonomi, Samhälle & Teknik
Kurs: Kandidatuppsats i företagsekonomi Kurskod: FOA300
15 hp
Handledare: David Freund Datum: 2020-06-07
Akademin för Ekonomi, Samhälle & Teknik
Kurs: Kandidatuppsats i företagsekonomi Kurskod: FOA300
15 hp
Handledare: David Freund Datum: 2020-05-25
JOHANSSON, MAX LINDSTRÖM, OSCAR
Abstract
Date: 2020-06-07
Level: Bachelor thesis in Business Administration, 15 cr
Institution: School of Business, Society and Engineering, Mälardalen University
Authors: Max Johansson Oscar Lindström
(95/10/16) (96/05/05)
Title: The Common Workplace: a quantative study of activity-based workplaces impact on
employees and the work environment
Tutor: David Freund
Keywords: Activity-based workplace (ABW), flexible workplace, implement ABW, implement
flexible workplace, flex office, activity-based office, A-FO, activity-based flexible office
Research question: How does the employees satisfaction of implementation affect their
perception of activity-based workplace concepts and its impact on the workplace environment?
Purpose: The purpose of this study is to evaluate the employee’s perception of an activity-based
workplace concept by examining the satisfaction of the implementation and its effect on the workplace environment.
Method: This study is based on a regression analysis research method with linear regressions as
the main tool. The empirical material was collected with quantitative method by the use of a questionnaire.
Conclusion: The implementation of an activity-based workplace has a big impact on the
employee’s perception of the workplace environment. A bigger satisfaction within the employees applied on the process of implementation results in a larger appreciation of the activity-based workplace in general.
Sammanfattning
Datum: 2020-06-07
Nivå: Kandidatuppsats, 15 hp
Institution: Akademin för Ekonomi, Samhälle och Teknik, EST, Mälardalens Högskola
Författare: Max Johansson Oscar Lindström
(95/10/16) (96/05/05)
Titel: Den Gemensamma Arbetsplatsen - En kvantitativ studie om aktivitetsbaserade
arbetsplatsers inverkan på medarbetare och arbetsmiljö
Handledare: David Freund
Nyckelord: Aktivitetsbaserade arbetsplatser (ABW), Activity-based workplace, flexible
workplace, implement ABW, implement flexible workplace, flex office, activity-based office, A-FO, activity-based flexible office
Forskningsfråga: Hur påverkar medarbetarnas tillfredsställelse av implementeringen deras
uppfattning av det aktivitetsbaserade arbetsplatskonceptet och dess inverkan på arbetsmiljön?
Syfte: Syftet med studien är att utvärdera medarbetarnas uppfattning av ett aktivitetsbaserat
arbetsplatskoncept utifrån implementeringen och dess inverkan på arbetsmiljön.
Metod: Studien har baserats på en metod för regressionsanalys med linjära regressioner som
främsta analytiska verktyg. Det empiriska materialet samlades in med kvantitativ metod genom en enkätundersökning.
Slutsats: Implementeringen av ett aktivitetsbaserat arbetsplatskoncept bedöms ha stor inverkan på
medarbetarnas uppfattning av arbetsmiljön. En ökad tillfredsställelse hos medarbetarna gällande implementeringsprocessen resulterar i en större generell uppskattning av det aktivitetsbaserade arbetsplatskonceptet.
Förord
Den här kandidatuppsatsen författades vid Mälardalens Högskola under vårterminen 2020 och omfattar 15 högskolepoäng inom ämnet företagsekonomi med inriktning management. Studien har givit oss en djup förståelse för hur kvantitativa undersökningar och statistiska metoder planeras, genomförs och analyseras. Således har även en bredare kunskap och förståelse för det undersöka fenomenet utvecklats under arbetets gång. Många av de lärdomar som dragits av studien hade inte varit möjliga utan stöttning från ett antal personer som vi vill rikta ett stort tack till.
Vi tackar våra respondenter, vars medverkan var en förutsättning för att studien skulle gå att genomföra. Vår handledare David Freund för ditt kritiska förhållningssätt, konstruktiva feedback och kunskap om hur kvantitativa studier genomförs. Kursansvarige Rana Mostaghel som i kritiska situationer ställt upp och givit oss extra vägledning kring betydande delar av studien.
Västerås, 2020–06–07
Innehållsförteckning
1. INLEDANDE KAPITEL ... 1
1.1 INLEDNING ... 1
1.2 BAKGRUND ... 1
1.2.1 Definitioner av flexibla arbetsplatskoncept ... 1
1.2.2 Arbetsplatskonceptets uppkomst ... 2
1.3 PROBLEMATISERING ... 2
1.4 SYFTE ... 3
2. TEORETISK REFERENSRAM ... 4
2.1 ORGANIZATIONAL BEHAVIOUR MANAGEMENT ... 4
2.2 GENERAL SYSTEMS THEORY ... 4
2.3 AKTIVITETSBASERADE ARBETSPLATSENS INVERKAN PÅ ARBETSSÄTTET ... 5
2.3.1 Förutsättningar för ett aktivitetsbaserat arbetssätt ... 5
2.3.2 Avskildhet och koncentration ... 6
2.3.3 Hot mot arbetssätt ... 6
2.3.4 Kritik av konceptets inverkan ... 7
2.4 IMPLEMENTERING, SKAPANDET AV AKTIVITETSBASERADE ARBETSPLATSER ... 7
2.4.1 Plan för implementering ... 7
2.4.2 Kommunikation och tillhörighet ... 8
2.4.3 Arbetsmiljö och arbetsytor ... 8
2.4.4 Arkitektur och layout ... 8
3. METOD ... 10
3.1 DEN KVANTITATIVA FORSKNINGSMETODEN ... 10
3.2 FRAMSTÄLLAN AV TEORETISK REFERENSRAM ... 10
3.3 PRIMÄRDATA... 11
3.4 VETENSKAPLIGA KRITERIER ... 11
3.4.1 Validitet ... 11
3.4.2 Reliabilitet ... 12
3.4.3 Etik inom företagsekonomisk forskning ... 12
3.5 INSAMLING AV EMPIRISKA DATA ... 13
3.5.1 Urval av respondenter ... 13
3.5.2 Den webbaserade enkäten ... 14
3.5.3 Utformningen av enkäten ... 14
3.5.4 Pilotundersökning... 15
3.6 KONSTRUKTION AV VARIABLER ... 16
3.6.1 Organisation och kommunikation ... 16
3.6.2 Avskildhet och koncentration ... 16
3.6.3 Arkitektur och layout ... 16
3.6.4 Implementering ... 17
3.6.5 Kontrollvariabler ... 17
3.7 OPERATIONALISERING... 17
3.7.1 Kodning ... 19
4. EMPIRI OCH ANALYS ... 20
4.1 HISTOGRAM... 20 4.2 SCATTERPLOTS ... 21 4.3 CRONBACH’S ALPHA ... 21 4.4 SPEARMAN’S KORRELATIONSMATRIS ... 22 4.5 LINJÄR REGRESSIONSANALYS ... 23 4.5.1 Regression 1 ... 24 4.5.2 Regression 2 ... 25
4.5.3 Regression 3 ... 26
4.6 SAMMANFATTNING EFTER FÖRKLARINGSGRAD ... 27
4.6.1 Implementeringens effekt på Organisation & Kommunikation ... 27
4.6.2 Implementeringens effekt på Arkitektur & Layout ... 28
4.6.3 Implementeringens effekt på Avskildhet & Koncentration ... 28
5. DISKUSSION ... 29
6. SLUTSATS ... 32
6.1 IMPLIKATIONER FÖR MANAGEMENT ... 32
7. FÖRSLAG PÅ VIDARE FORSKNING ... 33
KÄLLFÖRTECKNING ... 34
BILAGA 1 ... 1
Figurförteckning Figur 1 Utdrag Histogram ... 20
Figur 2 Utdrag Scatterplot ... 21
Tabellförteckning Tabell 1 Operationaliseringstabell ... 18
Tabell 2 Cronbach's Alpha ... 22
Tabell 3 Spearman’s korrelationsmatris ... 23
Tabell 4 Effekten av Implementering på Organisation & Kommunikation ... 25
Tabell 5 Effekten av Implementering på Avskildhet & Koncentration ... 26
Tabell 6 Effekten av Implementering på Arkitektur & Layout ... 27
1. Inledande kapitel
I det första kapitlet presenteras studiens forskningsområde, varför det studeras och i vilket syfte.
1.1 Inledning
Aktivitetsbaserade arbetsplatser eller activity-based workplaces (ABW), är ett alltmer utbrett fenomen på svenska arbetsplatser (Zetterblom, 2019). Övergången till ABW motiveras med att det ska underlätta för ett aktivitetsbaserat arbetssätt. ABW ämnar stödja det aktivitetsbaserade arbetssättet genom att arbetsplatsen delas upp i sektioner utformade för varierande arbetsuppgifter (Rosengren & Ottosson, 2019; Arundell., et al, 2018). Eftersom arbetsplatskonceptet grundar sig på att medarbetare arbetar aktivitetsbaserat minskar behovet av kontorsyta då arbetet ska kunna utföras oberoende av plats (Ekstrand & Hansen, 2016). Således skapas möjligheter för organisationer att flytta till mindre lokaler och skära ner på hyreskostnader (Appel-Meulenbroek, Groenen & Janssen, 2011). Ett konkret exempel på en organisation som implementerat en aktivitetsbaserad arbetsplats är Microsoft Sverige som tog steget att flytta sina 600 medarbetare från en lokal på 8 000 kvadratmeter till en på 3 000 kvadratmeter (Delaryd, 2019). Konceptet med kontor utan fasta platser är att de anses skapa möjlighet för interaktion och kunskapsspridning genom variationen av bordsgrannar (Wohlers & Hertel, 2017).
Det ökande användandet av kontorskonceptet (Jacobsson-Höckert, 2018; Zetterblom, 2019) resulterar i en ökad efterfrågan på kunskap om hur konceptet ska implementeras och fungera i praktiken. Skogland (2017), Ekstrand & Damman (2017) och Ekstrand & Hansen (2016) redogör för att det finns en stor brist på forskning om implementeringsprocessen och involveringen av medarbetare. Om forskningen inte kompletteras kan det resultera i att organisationer inte får rätt kunskap om hur konceptet ska implementeras och upprätthållas, vilket i förlängningen gör att konceptet inte fungerar ändamålsenligt (Babapour, Karlsson & Osvalder, 2018).
1.2 Bakgrund
1.2.1 Definitioner av flexibla arbetsplatskoncept
Flexkontor är enkla arbetsplatskoncept med grundfundamentet att medarbetarna delar kontorsplatser i ett öppet landskap (Leesman, 2017). Det kan definieras som en kontorsdesign som tillåter de anställda att välja arbetsplats utifrån deras egna preferenser eller nuvarande arbetsuppgifter (Babapour, 2019).
Aktivitetsbaserade arbetsplatser, activity-based workplaces (ABW) och activity-based flexible offices (A-FO) är synonymer och samlingsnamn för kontorskoncept med grundfundamentet att arbetsplatsen utformas i syfte att stödja det aktivitetsbaserade arbetssättet (Babapour Chafi & Rolfö, 2019). Det aktivitetsbaserade arbetssättet utgörs av en stark tillit till medarbetarnas kompetens och eget ansvar över när och var deras arbete ska utföras (Appel-Meulenbroek,
Groenen & Janssen, 2011). Det aktivitetsbaserade kontoret utgörs av olika sektioner lämpade för varierande typer av arbetsuppgifter och ljudnivåer för att på bästa sätt tillgodose medarbetarnas behov (Babapour Chafi & Rolfö, 2019; Rosengren & Ottosson, 2019; Arundell., et al 2018). ABW kan generellt ses som en vidareutveckling av flexkontor.
Integrated workplace concepts (IWC) är ett arbetsplatskoncept med idéen att kontor, teknik och strukturella nivåer är sammanlänkade och tillsammans utgör möjligheter för ett flexibelt arbetssätt och organisationers anpassningsbarhet (Ekstrand & Hansen, 2016; Skogland, 2017). Vad som skiljer IWC från ABW är svårt att urskilja rent definitionsmässigt. IWC kan ses som ett tillvägagångssätt att forma arbetsplatsen utifrån organisatoriska strategier och att stödja aktivitetsbaserat arbete kan vara en strategi (Skogland, 2017).
1.2.2 Arbetsplatskonceptets uppkomst
För många organisationer har den traditionella arbetsplatsen blivit föråldrad eftersom den är kostsam och inflexibel (Ekstrand & Hansen, 2016). Digitaliseringen har öppnat nya marknader genom att organisationer kan sprida information globalt (Patrutiu-Baltes, 2016). Det har lett till att naturen av arbetssätt förändrats avsevärt både på individuell och kollektiv nivå, på ett ibland oförutsägbart sätt (Timonen & Vuori, 2018). Den digitala utvecklingen har möjliggjort en mer flexibel arbetsplats att existera vilket gett upphov till nya moderna former av arbetsplatser. Många moderna koncept av arbetsplatser implementeras i syfte att anpassa den rumsliga strukturen utifrån organisatoriska problem, vilket Ekstrand & Hansen (2016) benämner kan åstadkommas genom ett integrerat triangulärt system för yta, sammansättningar, processer och möjliggörandet av teknologi.
1.3 Problematisering
Den traditionella arbetsplatsen har för många organisationer blivit föråldrad till följd av digitaliseringens framfart (Ekstrand & Hansen, 2016). De teknologiska landvinningarna har möjliggjort ett nytt sorts arbetssätt som inte styrs av tid och rum utan kan utföras på valfri plats utanför traditionella arbetstider (Mosselman, Gosselink & Beijer, 2011). Det har även gett organisationer möjligheten att kommunicera globalt vilket öppnat för nya marknader och arbetssätt (Patrutiu-Baltes, 2016; Timonen & Vuori, 2018). Utvecklingen har möjliggjort att den växande äldre arbetsstyrkan hos kunskapsföretag kan arbeta längre till följd av ett flexibelt arbetssätt som är mer förstående för ålderns inverkan (Myerson, Bichard & Erlich, 2010). Sett till den demografiska trenden är det en absolut nödvändighet för organisationer i Europa om utvecklingen fortgår.
En återkommande brist på många aktivitetsbaserade arbetsplatser är avsaknaden av utrymmen ämnade för koncentrerat och individuellt arbete (Brunia, de Been & van der Voordt, 2016; Appel-Meulenbroek, Groenen & Janssen, 2011; Mosselman, Gosselink & Beijer, 2011). Bristen kan bero på avsaknaden av tillräckligt mycket ljuddämpande material eller en missbedömning av platser
ämnade för individuellt arbete i avskildhet. Mosselman, Gosselink & Beijer (2011) redogör att 50 procent av medarbetarna alltid kan hitta en lämplig kontorsplats för sitt arbete vilket återspeglar en tydlig brist i uppbyggnaden av kontoret i förhållande till platser per medarbetare som uppgår till 0,8. Tidigare forskning pekar på att öppna kontorsytor med omkring 15 medarbetare bör undvikas till följd av problem med koncentration och integritet (Brunia, De Been & van der Voordt, 2016).
Arbetskulturen har en stor inverkan på hur aktivitetsbaserade arbetsplatser uppfattas och används vilket kräver medarbetarnas involvering i implementeringen på arbetsplatsen (Skogland, 2017; Ekstrand & Damman, 2017; Ekstrand & Hansen, 2016). En bristande involvering av medarbetare vid implementering riskerar att resultera i att arbetsplatsen inte utformas utefter de faktiska behoven hos de anställda (Babapour, Karlsson & Osvalder, 2018). Vid bristande utformning av arbetsplatsen kan en bieffekt bli att upprätthållandet av policys minskar och får negativa konsekvenser. Aktivitetsbaserade arbetsplatser måste därför utvärderas kontinuerligt för att säkerställa att det fungerar som ett stöd för medarbetarna och det flexibla arbetssättet. Att etablera en standard för konceptet anses inte lämpligt eftersom konceptet är under ständig utveckling (Mosselman, Gosselink & Beijer, 2011; Babapour, Karlsson & Osvalder, 2018; Ekstrand & Hansen, 2016). Skräddarsydda lösningar måste därför tas fram och underhållas i samröre med medarbetare och managers för att säkerställa dess funktion.
1.4 Syfte
Syftet med studien är att utvärdera medarbetarnas uppfattning av ett aktivitetsbaserat arbetsplatskoncept utifrån implementeringen och dess inverkan på arbetsmiljön.
1.5 Frågeställning
Hur påverkar medarbetarnas tillfredsställelse av implementeringen deras uppfattning av det aktivitetsbaserade arbetsplatskonceptet och dess inverkan på arbetsmiljön?
2. Teoretisk referensram
I kommande kapitel beskrivs de teoretiska grunderna för fenomenet ABW och resultaten från tidigare empiriska studier som ligger till grund för den fortsatta utvecklingen. Kapitlet redogör även för vilka beståndsdelar som är av relevant karaktär i förhållande till studiens frågeställning.
2.1 Organizational behaviour management
Historiskt sett har organisationers möjlighet till anpassning legat till grund för överlevnad vilket Ozmen & Öner (2018) beskriver är målet för både organisation och medarbetare. Dock beskrivs vetskapen om att förändring är oundviklig inte resultera i att motståndet till förändringen minskar. Anledningen till det fortsatta motståndet är att både organisationer och medarbetare har en självbild som inte överensstämmer med verkligheten, vilket resulterar i att deras agerande inte återspeglar planeringen och utförandet av förändringar (Ozmen & Öner, 2018). En ökad kunskap om olika personlighetstyper underlättar för initiativtagarna att få samtliga medarbetare involverade i förändringsprocessen (Ozmen & Öner, 2018). Teorin överensstämmer med vad Skogland (2017) och Ekstrand & Hansen (2017) pekar ut som absoluta framgångsfaktorer för att en implementeringsprocess ska fungera enligt plan. Ledarskapet i organisationen ligger till grund för förändringsprocessen vilket bör understrykas i planeringen av implementeringen av ABW. Management-teoretikern Edward Hallowell tog fram en femstegsmodell, som en del av organizational behaviour management (OBM), som managers ska kunna använda sig av för att få sina medarbetare att prestera och respondera på förändring på bästa möjliga sätt (Srinivasan, 2011). Stegen lyder enligt följande “Välja ut, skapa kontakt, leka, brottas, växa och skina” (Srinivasan, 2011. s. 76). Modellen går ut på att managers applicerar ett praktiskt ledarskap och aktivt arbetar för att involvera medarbetarna i såväl det dagliga arbetet som vid förändringsprocesser. Ozmen & Öner (2018) benämner involvering av medarbetare som en framgångsfaktor eftersom det resulterar i att förändringar inte blir lika toppstyrda. Det leder till att medarbetarna känner sig mer involverade och att de blir en del av förändringsprocessen.
2.2 General Systems Theory
Von Bertalanffy (1972), en av grundarna av General Systems Theory (GST) beskriver att för att teorin ska kunna appliceras på ett modernt tillvägagångssätt bör systemet ses utifrån en historisk kontext. Konceptet med teorin är att se organisationer som system uppbyggda av flera delsystem och komponenter som interagerar med varandra (Kast & Rosenzweig, 1972). System kan ses ur olika perspektiv, det öppna systemet utbyter information, energi och material med deras omgivning till skillnad från stängda som inte gör det. Att definiera om ett system är stängt eller öppet kan vara svårt och har därmed resulterat i att en dimension av öppen-stängd bildats som kännetecknas av båda systemen (Kast & Rosenzweig, 1972). Ett konkret exempel på ett öppen-stängda system är företag, som ofta lägger delar av sin organisation under sekretess vilket gör att det inte råder total transparens. Ett koncept som används inom GST är att det finns en hierarkisk relation mellan system men också inom systemen i form av delsystem och komponenter.
Johnson, Kast & Rosenzweig (1964) beskriver GST som ett system som täcker ett behov av en kontrollerad arbetsform där fokus kan läggas på organisationens helhet snarare än detaljer. Organisationen ses som en integrerad del i respektive bransch som i sin tur är en del av samhällets ekonomiska system. Genom att bryta ner systemet i mindre pusselbitar av helheten blir det enklare att se förutsättningarna för varje enskild del av organisationen, som att ta vara på mänskliga resurser eller utveckla maskiner (Johnson, Kast & Rosenzweig, 1964). Att i implementeringsprocessen bryta ner och identifiera delsystem och komponenter i organisationer för att identifiera nyckelkomponenter är nödvändigt för att ABW ska fungera ändamålsenligt och stödja ett flexibelt arbetssätt. Implementeringen kännetecknas av en förståelse för nyttan av att använda delsystem som i sin tur behöver tas i beaktning och involveras i uppbyggnaden av arbetsplatskonceptet. Johnson, Kast & Rosenzweig (1964) menar att systemkonceptet även kännetecknas av att bidra med större kontroll och förståelse för delsystem och komponenter bland medarbetarna, vilket resulterar i större flexibilitet eftersom planering av uppgifter med okända variabler minskar. Därav har det en inverkan på arbetssättet då medarbetarnas nya perspektiv appliceras genom identifiering av nyckelfaktorer som har en stark inverkan på konceptet som stödjer eller stjälper ett flexibelt arbetssätt.
2.3 Aktivitetsbaserade arbetsplatsens inverkan på arbetssättet
2.3.1 Förutsättningar för ett aktivitetsbaserat arbetssätt
Aktivitetsbaserade arbetsplatser har utformats och utvecklats för att stödja ett aktivitetsbaserat arbetssätt som grundar sig på tillit till medarbetarnas kompetens och ansvar (Appel-Meulenbroek, Groenen & Janssen, 2011). Varje enskild medarbetare bestämmer själv över när, hur och var arbetet ska utföras i samverkan med team-tillhörigheten (de Been, Beijer & den Hollander, 2015). Som en bieffekt av gemensamma kontorsplatser kan det möjliggöra bildandet av relationer till medarbetare utanför de direkta kollegorna i teamet vilket öppnar för nya samarbeten (Wohlers & Hertel, 2017).
En fundamental förutsättning för en arbetsplats är att det finns tillräckligt med kontorsplatser för medarbetarna, trots det redogör Mosselman, Gosselink & Beijer (2011) att enbart 50 procent av medarbetarna i deras fallstudie alltid hittar en lämplig kontorsplats. Problematiken kan uppkomma till följd av att ration mellan medarbetare och kontorsplatser vid övergången till ABW ofta minskar (Mosselman, Gosselink & Beijer, 2011). Det kan resultera i att medarbetarna inte får den kontorsplats som lämpar sig för arbetsuppgiften i anknytning till sina direkta kollegor (Rolfö, Eklund & Jahncke, 2017). Det kan också bero på brister i bedömningen av hur stor del av kontorsytan som avsätts för ett specifikt arbetssätt, med vissa krav på ljudnivå och avskildhet eller team (Brunia, De Been & van der Voordt, 2016). Haapakangas., et al (2018) beskriver att tillfredsställelsen med avskildhet, kommunikation och den generella miljön är de viktigaste faktorerna för att medarbetare ska prestera och trivas på en aktivitetsbaserad arbetsplats.
Möjligheten att individuellt arbeta koncentrerat belyses ofta vara ett problem som uppkommit till följd av att för stor del av kontorsytan utformats som möteslokaler och att lokalerna inte utrustats med tillräckligt mycket ljuddämpande material (Appel-Meulenbroek, Groenen & Janssen, 2011; Mosselman, Gosselink & Beijer, 2011; Brunia, de Been & van der Voordt, 2016). Ett sätt att behandla problematiken kring ljudnivån kan vara att införa “tal-policies” för vilken ljudnivå som accepteras inom olika sektioner av kontoret (Babapour Chafi & Rolfö, 2019).
2.3.2 Avskildhet och koncentration
En aspekt på brister i kommunikation och relation till kollegor är att det öppna kontorslandskapet inte lämpar sig för privata samtal om värderingar, känslor och tankar (de Been, Beijer & den Hollander, 2015). Avsaknaden av privata samtal kan också bidra till förlusten av identitet (Appel-Meulenbroek, Groenen & Janssen, 2011) som uppkommer till följd av att medarbetarna ständigt måste plocka undan sina tillhörigheter vid skifte av arbetsplats (De Been & Beijer, 2014). Resultatet blir att privata ägodelar som skulle kunna bidra till stärkt identitet inte lämpar sig att tas med till arbetsplatsen. Att det på många arbetsplatser är förbjudet att på något sätt personifiera en arbetsplats innebär således ett hot mot individens känsla av identitet och tillhörighet (De Been & Beijer, 2014). Nackdelarna med att inte kunna personifiera en arbetsplats överröstas inte av fördelen med att fritt kunna välja arbetsplats utefter sina egna preferenser (De Been & Beijer, 2014). Bristen av en fast yta att identifiera sig med kan även påverka team i och med att de delas upp vilket kan resultera i att team-tillhörigheten inte tydliggörs och i att informationsspridning drabbas negativt (Rolfö, Eklund & Jahncke, 2017; Wohlers & Hertel, 2017). Arbete på långväga avstånd anses inte vara problematiskt på ledningsnivå utan snarare för medarbetare längre ner i hierarkin då medarbetare i större utsträckning är i behov av samhörighet och stöd från kollegor och chefer (Michielsens, Bingham & Clarke, 2014). Även om det behövs mer forskning på området tenderar karriärsutvecklingen att påverkas negativt av distansarbete då sammanhanget är viktigt för arbetsmoralen (Michielsens, Bingham & Clarke, 2014). En undersökning utförd av De Been & Beijer (2014) visar dock att variansen mellan arbetsplatskoncept är låg gällande tillfredsställelsen av kommunikation och snarare påverkas av organisationen, kön, utbildningsnivå och behov av koncentrerad kommunikation.
2.3.3 Hot mot arbetssätt
Förutsättningar för ett aktivitetsbaserat arbetssätt är att arbetet sköts digitalt och att medarbetarna har stor kontroll över sitt arbete och kan utföra det självständigt (Harris, 2016; Ekstrand & Hansen 2016). Flexibiliteten kan påverkas negativt av långsamma IT-system genom att byten av kontorsplats blir tidsmässigt krävande, vilket kan leda till ett minskat nyttjande av ytor (de Been, Beijer & den Hollander, 2015; Haapakangas., et al, 2018). Konsekvensen av ett minskat antal byten av kontorsplats kan bli att medarbetare inte väljer den plats som faktiskt är anpassad för det aktuella arbetssättet. Hoendervanger., et al (2016) tar i sin studie fram att de fyra procent som i studien ofta bytte kontorsplats visade en större uppskattning för konceptet än övriga delar av medarbetarna. Hoendervanger., et al (2016) fann även att de fyra procent som bytte kontorsplats
ofta hade ett positivt samband till heterogeniteten hos sektionerna, att de vara mer delaktiga i kommunikativt arbete och var mer mobila än övriga medarbetare.
En bristande frekvens av byten mellan kontorsplatser kan leda till att medarbetare gör vissa kontorsplatser till “sin egen” (de Been, Beijer & den Hollander, 2015). Det kan i sin tur resultera i att andra medarbetare gör ett aktivt val att undvika den specifika platsen, vilket motverkar syftet med konceptet. Undersökningen av Mosselman, Gosselink & Beijer (2011) återspeglar att det finns vissa kontorsplatser med en högre attraktionskraft än andra och trots att ration mellan medarbetare och kontorsplatser är 0,8 i fallstudien uppger endast 50 procent av respondenterna att de alltid hittar en lämplig kontorsplats. Problematiken med friheten som ett aktivitetsbaserat arbetssätt resulterar i är att alla kollegor inte är anträffbara under samma tid vilket kan resultera i att kommunikationen påverkas negativt (de Been, Beijer & den Hollander, 2015). Policys bör därför upprättas utefter behov av samarbete inom team eller generellt för hela arbetsplatsen (Babapour, Karlsson & Osvalder, 2018).
2.3.4 Kritik av konceptets inverkan
Viss forskning ställer sig direkt negativ till aktivitetsbaserade arbetsplatser. Parker (2016) ställer sig frågande till den faktiska betydelsen av övergången till en aktivitetsbaserad arbetsplats och liknar den med en hägring för vad en samtida arbetsplats bör vara. Medan den faktiska agendan
med implementeringen är att dra ner på hyreskostnader (Parker, 2016).Leesman (2017) förklarar
att kritiken kan bero på misstaget att ABW förknippas med “flex-offices” och “hot desking” som är enkla kontorskoncept medan ABW är ett integrerat koncept som involverar hela organisationen (Ekstrand & Damman, 2017). Kritiken och den eventuella förklaringen till missförståndet kan bero på att organisationer marknadsför övergången till ett simpelt kontorskoncept som en övergång till ABW, fast syftet egentligen är att spara in på hyreskostnader. Konsekvensen riskerar bli att ABW får ett sämre rykte än vad det eventuellt förtjänar.
2.4 Implementering, skapandet av aktivitetsbaserade arbetsplatser
2.4.1 Plan för implementering
Implementeringen av aktivitetsbaserade arbetsplatser kommer ofta till följd av att medarbetare och organisation identifierat problem med tidigare arbetsmiljö (Babapour, 2019). Det kan även komma till följd av att organisationen har en vision som inte delas eller efterlevs av medarbetarna (Babapour, 2019). Eftersom ABW är förankrat i arbetssätt och organisationskultur, som det inte
finns en generell standard för, måste varje organisation genomgå en längre
implementeringsprocess som de själva får utveckla efter sin verksamhet (Ekstrand & Hansen, 2016; Ekstrand & Damman, 2017). Därav råder det inga tvivel om att receptet för en lyckad implementering av aktivitetsbaserade arbetsplatser kräver ledningens fulla engagemang (Parker, 2016).
2.4.2 Kommunikation och tillhörighet
Kok, van Zwieten & Helms (2016) tar i resultatet av sin fallstudie upp den negativa aspekten av implementeringsprocessen där grupperingar motsätter sig förändringen och vikten av att fånga upp och bemöta motsättningar i tid. Resultatet av Skoglands (2017) fallstudie är att ledningens involvering i implementeringen är avgörande för hur lång tid implementeringen kommer ta. Pateman (2014) beskriver att motsättningar kan bero på en bristande kommunikation från ledningens sida som resulterar i att medarbetarna inte känner sig inkluderade i processen. Väletablerade medel för kommunikation är väldigt eftertraktade under stora förändringar för att stärka moral och få alla medarbetare involverade i övergången (Pateman, 2014; Candido, Thomas, Haddad, Zhang, Mackey & Ye, 2018). Att aktivt kommunicera och uppdatera medarbetarna om vad som händer, med stor transparens, bidrar till ett ökat förtroende (Kok, van Zwieten & Helms, 2016; Brunia, De Been & van der Voordt, 2016). Ett förtroende som ledningen är beroende av för att undvika onödiga konflikter angående implementeringen bland oliktänkande medarbetare (Skogland 2017). En studie av Arif, Zahid, Kashif & Ilyas Sindhu (2017) visar att det finns ett betydande och positivt samband mellan Leader-member exchange theory (LMX) och Organizational change management vid organisatoriska förändringar. LMX utgörs av ett relationsskapande ledarskap där chefer och medarbetare utbyter information, resurser, tid och emotionellt stöd vilket resulterar i att följaren blir mer självständig i sitt arbete.
2.4.3 Arbetsmiljö och arbetsytor
Ekstrand & Damman (2017) och Mosselman, Gosselink & Beijer (2011) konstaterar i sina fallstudier att ett integrerat arbetsplatskoncept är i ständig förändring och det krävs således kontinuerlig utvärdering och uppdatering av arbetsytor för att stödja det aktivitetsbaserade arbetssättet. Implementeringsprocessen bör utifrån det ses som ett första test om arbetsplatskonceptet kommer att fungera, på så sätt belyses vikten av att etablera metoder och policys redan i övergångsfasen (Babapour, Karlsson & Osvalder, 2018). I forskningen om aktivitetsbaserade arbetsplatser finns det en påtaglig brist gällande utvärderingen av effekterna (Mosselman, Gosselink & Beijer, 2011; Ekstrand & Hansen, 2016). I fallanalyser har dock ett återkommande mönster uppkommit. Vid övergången till ABW har ytor ämnade för individuellt arbete minimerats och det öppna kontorslandskapet har som en naturlig effekt bidragit till fler störningsmoment (Mosselman, Gosselink & Beijer, 2011; Babapour, Karlsson & Osvalder, 2018). Det bristande utrymmet för individuellt arbete är ett återkommande problem (Mosselman, Gosselink & Beijer, 2011). Det återspeglar en brist i uppbyggnaden av den rumsliga gestaltningen som en effekt av nedskärningen av kontorsyta (Mosselman, Gosselink & Beijer, 2011).
2.4.4 Arkitektur och layout
De nya behoven av rumslig gestaltning som uppstår till följd av implementeringen av ABW kan tillgodoses genom att kontoret delas upp i olika sektioner för att främja en mer effektiv användning av tillgängliga utrymmen (Ekstrand & Damman, 2016). Genom att dela in kontoret i sektioner skapas ytor för specifika uppgifter som i sin tur ska underlätta för det aktivitetsbaserade
arbetssättet, oavsett om sektionen är lämpad för arbete av individuell karaktär eller större sammanträden (Rosengren & Ottosson, 2019; Arundell., et al, 2018). Som en del av förändringen av det materiella kontoret kan de sektionsspecifika ytorna bidra till att skillnader mellan grupperingar inom organisationen växer sig starkare vilket tenderar att skapa starka team (Rosengren & Ottosson, 2019). Det är lätt att förstå syftet med sektionsuppdelningen även om det inte alltid är självklart var gränserna går, men med tiden ökar de anställdas medvetenhet och förmåga att utnyttja sektionerna till sin fördel (Ekstrand & Damman, 2016). En positiv aspekt av konceptet utifrån medarbetarnas perspektiv pekas ut att vara den nya arkitekturen och inredningsdesignen (de Been, Beijer, den Hollander, 2015; De Been & Beijer, 2014).
2.5 Teorisammanfattning
Skogland (2017) belyser ett stort behov av mer forskning gällande implementeringen av aktivitetsbaserade arbetsplatser. Således bör framtida forskning undersöka inverkan av sociala, kulturella och organisatoriska aspekter på implementeringen. Ekstrand & Damman (2016) och Wohlers & Hertel (2015) tillägger ett behov av forskning om hur individer och grupper anammar övergången och dess påverkan på social interaktion och arbetsprocesser. Majoriteten av medarbetarna kan anpassa sig till konceptet inom givna tidsramar även om många ser övergången som väldigt påfrestande och som en bidragande orsak till otrygghet (Babapour, Karlsson & Osvalder, 2018).
Genom att skapa en större förståelse om arbetsplatskoncept kan organisationer anpassa uppbyggnaden utefter önskad effekt för organisation gällande såväl hållbarhet som kommunikation. Appel-Meulenbroek, Groenen & Janssen (2011) understryker ett behov att förstå medarbetarnas reaktion på förändring och vad som driver dem till att agera på ett visst sätt för att komplettera uppbyggnaden av arbetsplatskoncept. Ett sätt att underlätta medarbetarnas övergångsfas är att kommunicera och upprätthålla policys (Babapour Chafi, Rolfö, 2019). Brister i upprätthållandet av policys kan leda till att sektioner används på fel sätt och att kontorsplatser görs personliga, vilket strider mot det avsedda användandet (Babapour Chafi, Rolfö, 2019; Mosselman, Gosselink & Beijer, 2011).
Ekstrand & Damman (2017) tillägger att sambandet mellan rumslig gestaltning, teknologi och arbetsprocesser i relation till organisation och managementstrategier behöver utvecklas. Genom en större förståelse av samband kan modeller tas fram utifrån påverkan av interna och externa aspekter som påverkar organisationen och hur de används som en del av strategin (Ekstrand & Damman, 2017; Ekstrand & Hansen, 2016). Forskningen skulle även kunna kompletteras med jämförelser av olika arbetsplatskoncept eller kontorslösningar för att förstå vad inverkan kan bli eller om den är aktuell för den specifika organisationen (Wohlers & Hertel, 2017; De Been & Beijer, 2014).
3. Metod
För att säkerställa att studiens syfte och frågeställningar uppfylls och besvaras presenteras studiens tillvägagångssätt i kommande kapitel. Val av metoder för samtliga genomgångna moment motiveras och beskrivs i detalj.
3.1 Den kvantitativa forskningsmetoden
Studien ämnar undersöka implementeringen av aktivitetsbaserade arbetsplatser, det vill säga hur implementering gick till och vilka konsekvenser övergången fick. Således undersöks sambandet mellan orsak och verkan. För en sådan typ av studie lämpar sig kvantitativ forskningsmetod bäst då metoden bygger på att statistiskt analysera, förklara och redogöra för olika samband (Thrane, 2019; Trost & Hultåker, 2016). Kvantitativa undersökningar sätter siffror på företeelser i syfte att kunna kartlägga, jämföra och dra objektiva generella slutsatser av analysresultatet (Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020; Bryman & Bell, 2017). En förutsättning för att det ska kunna dras generella slutsatser utifrån studiens resultat, är att relationen mellan den teoretiska referensramen och undersökningen är av deduktiv ansats (Bryman & Bell, 2017). Därav har en deduktiv ansats applicerats på studien vilket innebär att den teoretiska referensramen används som grund för utformningen av undersökningen (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016).
Den kvantitativa forskningsmetoden valdes för att skapa en generell bild av medarbetarnas åsikter om ämnet. Genom användandet av en kvantitativ metod är de möjligt att med ett representativt urval uppnå resultat som kan generaliseras (Thrane, 2019). Metoden valdes också i syfte att få konkreta svar som kan bidra till en ökad objektivitet i undersökningen. Ett exempel på en vidtagen åtgärd för ökad objektivitet är att exakt samma tillvägagångssätt användes för varje enskild respondent. Det minskar risken för att personliga värderingar påverkar tolkningen av svaren (Trost & Hultåker 2016).
3.2 Framställan av teoretisk referensram
Den teoretiska referensramen framställdes genom en omfattande genomgång av tidigare forskning inom ämnet aktivitetsbaserade arbetsplatser och andra typer av flexibla arbetsplatser med aktivitetsbaserade arbetssätt. Genomgången gjordes med hjälp av sökmotorerna Google Scholar och ABI/INFORM med olika kombinationer av följande sökord: ABW, Activity-based workplace, flexible workplace, implement ABW, implement flexible workplace, flex office, activity-based office, A-FO och activity-based flexible office. Samtliga använda forskningsartiklar är granskade av oberoende ämnesexperter, även kallat “peer-reviewed”, vilket ger dem större legitimitet (Mälardalens Högskola, 2020). Valet av artiklarna baserades i första hand på respektive artikels sammanfattning där det avgjordes om den var lämplig att använda sig av i förhållande till studiens ändamål. Den mest relevanta forskningen som hittades summerades, analyserades och jämfördes. På så sätt byggdes grunden för den teoretiska referensramen som så småningom kunde sammanställas när mönster i forskningen identifierades. I avsnitt 3.6 “Konstruktion av variabler”
och 3.7 “Operationalisering” presenteras studiens undersökningsvariabler och enkätfrågor som tagits fram med hjälp av den teoretiska referensramen.
3.3 Primärdata
Frågeformulär lämpar sig användas inom förklarande och analytisk forskning eftersom det ämnar förklara sambandet mellan olika variabler i syfte att förtydliga orsak och verkan (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016). Frågeformuläret som konstruerades bestod av standardiserade frågor för att säkerställa att tolkningssvårigheter inte skulle förekomma (Johannessen, Tufte & Christofferssen, 2020; Saunders, Lewis & Thornhill, 2016). För att samtliga respondenter skulle få samma förutsättningar att svara på frågorna användes samma frågeformulär. Vid framställandet av enkätfrågorna togs även objektivitet och konkretisering av komplexa ursprungsfrågor i beaktande eftersom det vid insamling med frågeformulär är viktigt att planera vilken data som ska hämtas och hur den ska analyseras (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016). Eftersom det är svårt att gå tillbaka och komplettera datainsamlingen togs en plan för kodning ut tidigt. Planen utgick från likertskalan 1–5 och bedömdes kunna underlätta tolkningen av datan och införandet i SPSS (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016). För att säkerställa att rätt data samlades in togs det fram en operationaliseringstabell (se avsnitt 3.7) där frågor hämtades från tidigare forskning på området. Således är frågorna redan beprövade vilket ger högre reliabilitet (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016; Johannessen, Tufte & Christofferssen, 2020).
3.4 Vetenskapliga kriterier
3.4.1 Validitet
Validitet eller giltighet avser förmågan att mäta det som studien är avsedd att mäta (Thrane, 2019; Trost & Hultåker, 2016; Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020). Validitet bygger på hur tillförlitlig och betydelsefull insamlad data är för fenomenet som ska undersökas (Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020). Den interna validiteten och reliabiliteten bygger på den insamlade datan och svarsfrekvensen, vilket påverkades av framställandet av enkäten genom operationaliseringstabellen (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016). Som ett sätt att säkerställa validiteten har en pilotstudie om ett tiotal respondenter genomförts där enkäten som tagits fram prövats i syfte att belysa eventuella brister. På så sätt kunde det säkerställas att enkätundersökningen skulle komma att samla in den data som undersökningen ämnar mäta. Resultatet av pilotstudien kom att granskas utifrån tre metoder, innehållsvaliditet, kriterierelaterad validitet och konstruktionsvaliditet. Innehållsvaliditet mäter om innebörden av frågan är tillräckligt tydlig i kontext till det den ämnar mäta (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016). Kriterierelaterad validitet mäts genom att jämföra data som samlats in med det specifika kriteriet konstruktionsvaliditet som bedömer till vilken grad frågeformuläret faktiskt undersöker det den ämnar undersöka (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016).
3.4.2 Reliabilitet
Reliabilitet eller tillförlitlighet avser att en mätning vid en viss tidpunkt ska kunna ge samma resultat vid ett annat tillfälle under förutsättning att undersökningen genomförs på exakt samma sätt (Trost & Hultåker, 2016; Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020). Det kan även beskrivas som precision i operationaliseringen, som mätfel eller tillförlitlighet i en variabel (Thrane, 2019). Eftersom undersökningen gjordes utifrån ett kvantitativt tillvägagångssätt var det extra viktigt att reliabiliteten togs i noga beaktande då ett kvantitativt tillvägagångssätt är en förutsättning för att det ska vara någon vits att mäta reliabilitet (Trost & Hultåker, 2016). I kvantitativa studier är reliabiliteten av kritisk betydelse då tillförlitlighet är starkt sammankopplat med noggrannheten och precisionen i undersökningen (Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020). Reliabiliteten påverkas av hur specifik data samlats in och hur den har bearbetats (Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020). Reliabiliteten gällande frågeformulär handlar om att respondenterna konsistent ska uppfatta frågorna på det vis de konstruerats att uppfattas (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016). För att säkerställa det genomfördes en pilotundersökning. Ett annat tillvägagångssätt att säkerställa reliabiliteten är att utformningen av frågor hämtats från tidigare forskning eftersom de då redan är beprövade (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016) vilket också har anammats.
3.4.3 Etik inom företagsekonomisk forskning
Då etik i grund och botten handlar om relationer mellan människor uppkommer etiska frågor så fort en studie direkt rör andra människor (Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020). Etik inom företagsekonomisk forskning anses behöva uppfylla några grundläggande och ämnesövergripande principer (Bryman & Bell, 2017; Bell & Waters (2016), vilka även den här studien tillämpat i största möjliga mån.
Informationskravet som bygger på att respondenten ska informeras om avsikterna med undersökningen är en princip och samtyckeskravet, där respondenterna ska vara upplysta om att delaktigheten är helt frivilligt och att de när som helst kan avbryta sitt medverkande, är en annan (Bryman & Bell, 2017). Anonymitet och säkerställande av konfidentialitet vid behandling av personuppgifter, speciellt online, definieras av Bell & Waters (2016) som en grundläggande princip under förutsättning att det vid undersökningen framkommer vad konfidentialitet betyder i det aktuella sammanhanget. Nyttjandekravet går ut på att de uppgifter som under studien samlas in av enskilda individer endast ska användas för dess ändamål och en forskare får heller inte ge respondenterna falsk information om undersökningen (Bryman & Bell, 2017). Den sista huvudprincipen som berörs av Bryman & Bell (2017) är att ingen skada får åstadkommas på deltagande respondenter. Johannessen, Tufte & Christoffersen (2020) trycker hårt på att det är den aktuella forskarens ansvar att se till att ingen, varken direkt eller indirekt, skada åstadkommer respondenten. Således bör forskarna i en undersökning tydliggöra sin roll som just forskare för att minska risken att av respondenten uppfattas som en hjälpande hand när forskaren utvärderar problem på respondentens arbetsplats (Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020).
Samtliga etiska principer har i första hand tillämpats genom tydlighet i kommunikationen med respondenter där det i mailet till varje enskild respondent framgick på vilka premisser de medverkar i undersökningen. För att säkerställa att ingen respondent gått miste om villkoren presenterades samma information i introduktionen till formuläret. Då större delen av enkätfrågorna är direkt tagna från tidigare studier och redan är beprövade gjordes bedömningen att de inte behöver korrigeras för att uppnå eftertraktad grad av tydlighet. Det senare säkerställdes senare med hjälp av pilotundersökningen. Utformningen av de få enkätfrågorna som inte är direkt tagna har bearbetats flertalet gånger i syfte att undvika otydlighet eller oavsiktlig påverkan på svaret samt i syfte upprätthålla formulärets objektivitet. För att skapa en enhetlig helhetsbild av formuläret formulerades de eget framtagna frågorna på liknande sätt som övriga redan beprövade frågor.
3.5 Insamling av empiriska data
3.5.1 Urval av respondenter
För att öka sannolikheten att få ett urval som är så representativt för populationen som möjligt krävs ett så stort urval som möjligt (Trost & Hultåker, 2016). I den bästa av världar skulle svar från samtliga i populationen utgöra forskningsunderlaget men med andra mer komplexa aspekter som tid i åtanke görs vanligen ett urval av svaren för undersökningens analys (Trost & Hultåker, 2016; Bryman & Bell, 2017). Att samla in svar från hela populationen för studiens ändamål torde vara väldigt resurskrävande och därför använde studien sig av ett representativt urval. Representativt urval beskrivs av Trost & Hultåker (2016) som ett urval där varje individ motsvarar en större grupp individer i populationen i syfte att kunna dra trovärdiga slutsatser som är representativt för populationen som helhet.
Via e-post kontaktades 17 organisationer som under de senaste åren övergått till ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Organisationerna identifierades med hjälp av att det i allmänna tidskrifter och på sociala medier fanns information om att de gjort en övergång till ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Det har inte tagits ställning till vilken bransch som respektive organisation är verksam inom, hur stor organisationen är eller hur många som svarat från respektive organisation. Kravet har endast varit att de kontaktade organisationerna arbetat aktivitetsbaserat.
Vid första kontakt presenterades endast studiens ändamål i syfte att se huruvida intresse för deltagande fanns. När kontakt etablerats skickades därefter enkätundersökningen ut. I samband med utskick av enkäten informerades respondenterna om premisserna för enkätundersökningen i enlighet med forskningsetiken (se avsnitt 3.4.3). För att undvika avslöjande av andra respondenter användes funktionen dold kopia vid utskicket. Totalt tackade fem organisationer ja till deltagande. Dock framkom det, efter att enkäten skickats ut, att en av organisationerna missuppfattat konceptet med ABW och endast använde sig av öppna kontorslandskap. Således svarade de inte på enkäten
men det indikerar att det kan vara lätt att blanda ihop de olika varianterna av flexibla kontorslösningar. Tre organisationer tackade nej till medverkan varav en med motiveringen att de varit med i liknande undersökningar flertalet gånger förut. Då många av de kontaktade organisationerna identifierades just genom att de medverkat i tidigare studier och därav kom det inte som någon större överraskning att ett sådant svar skulle inkomma. Övriga organisationer mottogs det aldrig någon återkoppling från.
Totalt kom det i enkätundersökningen in 40 svar från fyra olika organisationer. Enkäten skickades via mail direkt till ett 120-tal anställda från tre av de medverkande organisationerna. Den största av de medverkande organisationerna ville dock hellre skicka vidare enkäten internt vilket gör det svårt att säga exakt hur många som totalt har haft möjlighet att besvara enkäten.
3.5.2 Den webbaserade enkäten
Valet att använda en webbaserad enkätundersökning för insamling av empiriska data motiveras med att det enligt Thrane (2019) är ett kostnadseffektivt sätt att samla in mycket information från många människor. Dessutom underlättar en webbaserad enkätundersökning när det kommer till sammanställning av svaren och när de ska föras in i statistiska analyssystem (Trost & Hultåker, 2016). Med det som utgångspunkt ansågs webbaserad enkätundersökning vara en lämplig metod för att på ett tidseffektivt sätt både kunna samla in och sammanställa så mycket information som möjligt. En annan given fördel med webb-enkät är enligt Bryman & Bell (2017) att den så kallade intervjuareffekten, när forskaren har en indirekt påverkan på respondenten, helt uteblir. En förutsättning för att metoden för insamling ska fungera och upprätthålla en god svarsfrekvens är att respondenten ska ha tillgång till dator eller telefon med internetanslutning (Trost & Hultåker, 2016). Eftersom en förutsättning för att vara respondent i studien är att de arbetar med ett aktivitetsbaserat arbetssätt är det ställt utom rimligt tvivel att samtliga respondenter har tillgång till dator eller telefon med nätverk och därav har möjlighet att rent tekniskt kunna besvara undersökningsformuläret.
En annan faktor som ökar risken för lägre svarsfrekvens är om webbenkäten inte går att skicka in utan att besvara en eller flera specifika frågor (Trost & Hultåker, 2016). För att maximera antalet svar och upprätthålla forskningsetiken om frivilligt deltagande var således ingen av enkätfrågorna obligatorisk att besvara.
3.5.3 Utformningen av enkäten
Enkätfrågorna för de fyra första variablerna (se avsnitt 3.7 Operationsliseringstabell) är hämtade och ordagrant översatta från tidigare kvantitativ forskning på området. Fördelen med att hämta frågor från tidigare forskning är att de redan är beprövade och visat sig vara välfungerande för forskningsområdet (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016), och då även för studiens ändamål. I både pilotundersökningen och i det riktiga formuläret ombads respondenterna att besvara frågorna
utifrån hur det i normala fall ser ut på deras respektive arbetsplats, med andra ord före pågående pandemi.
Variabeln Implementering med tillhörande fyra frågor, är egen bearbetning baserad på den forskning som beskrivits i den teoretiska referensramen. Ekstrand & Hansen, (2016) och Ekstrand & Damman, (2016) nämner i sin forskning att det saknas information om implementeringen av ABW och hur processen påverkar medarbetarna. Enligt tidigare forskning saknas det även kunskap om medarbetarnas involvering i implementeringen och därav anammar den här studien en ny obeprövad variabel som ämnar bidra med en ny inriktning till forskningen.
Samtliga frågor har fasta svarsalternativ, bortsett från frågan om vilken typ av tjänst respondenten besitter. Fasta svarsalternativ definieras av Trost & Hultåker (2016) som svarsalternativ där respondenten inte kan skriva ett eget svar. Nackdelen med fasta svarsalternativ är att respondenter ofta reagerar på frågor med “det beror på” (Trost & Hultåker, 2016). Jämfört med svar i fritext ansågs fasta svar dock enklare att analysera då svaret redan är definitivt och därav inte behöver tolkas. Således användes fasta svarsalternativ för att tiden, som kodningen av fritextsvar skulle kräva, inte fanns. Vid utformning och översättning av frågor har givetvis också faktorer som tydlighet och konsekventhet i frågorna beaktats för att i största möjliga mån undvika att frågorna är ledande eller mångtydiga.
3.5.4 Pilotundersökning
Innan utskick av den färdigställda enkäten genomfördes en pilotundersökning med ett tiotal respondenter. Respondenterna kom från en organisation som tidigare konsulterats gällande ämnet flexibilitet med anknytning till arbetsmiljö och som arbetar aktivitetsbaserat. En motivering till varför organisationen kontaktades var att det fanns kännedom om att organisationen arbetar aktivitetsbaserat och att kontakt redan etablerats. Organisationen erbjuder konsulttjänster inom teknik, miljö och arkitektur och har uppdrag i över 70 länder.
Pilotundersökningen genomfördes i syfte att säkerställa att de framtagna enkätfrågorna var enkla att tolka och besvara och därav gavs respondenterna möjlighet att lämna synpunkter. Både på formuläret som helhet och efter varje specifik frågesektion. Resultatet av pilotstudien tydliggjorde vissa tolkningssvårigheter av frågesektioner vilket ledde till att åtgärder togs för att minska risken för tolkningsfel. En åtgärd som vidtogs var att frågorna om populationsstatistik lades sist i formuläret. Ett annat exempel var att det, för varje frågesektion, lades till förtydligande text om hur frågorna skulle besvaras och i vilket syfte som frågorna ställdes. Anledningen till att det inte av pilotundersökningen framkom några större brister gällande tolkningen av frågorna i sig kan förklaras med att frågorna hämtats från tidigare forskningen och därmed redan beprövats.
3.6 Konstruktion av variabler
3.6.1 Organisation och kommunikation
Variabeln för organisation och kommunikation konstruerades utifrån behovet att etablera en generell uppfattning av organisationen och kommunikationen på den aktuella arbetsplatsen. Avsnitt 2.1 “Organizational behaviour management” ligger till grund för variabeln eftersom det är en stor organisatorisk förändring att byta kontorskoncept. Teorin om OBM beskriver hur en felaktig självbild ligger till grund för missbedömningar av behov som i förlängningen kan resultera i att felaktiga beslut fattas (Ozmen & Öner, 2018).
Variabeln består även av inslag från avsnitt 2.3.1 “Förutsättningar för ett aktivitetsbaserat arbetssätt” som etablerar grundläggande förutsättningar för att en övergång till en aktivitetsbaserad arbetsplats ska vara möjlig och vilka effekter den kan förväntas få. Avsnitt 2.3.4 “Kritik av konceptets inverkan” används som ett komplement till avsnitt 2.3.1 genom att undersöka om konceptet har någon faktiskt effekt. Avsnitt 2.4.3 “Hot mot arbetssätt” tillsammans med avsnitt 2.4.1 “Plan för implementering” används för att undersöka om organisationen har haft tillräcklig information kring behovet av IT-funktioner och variationen av sektioner vid implementeringen av kontorskonceptet. Frågorna som sammansattes för att bilda variabeln och variabelnamnet adopterades från De Been & Beijer (2014), Hoendervanger., et al (2016) och Haapakangas., et al (2018).
3.6.2 Avskildhet och koncentration
En återkommande kritik mot ABW som uppmärksammades under litteraturgenomgången var den bristande möjligheten till avskildhet och koncentrerat arbete. Utifrån kritiken etablerades ett behov av att mäta den generella uppskattningen av arbetsmiljön och funktionaliteter av sektioner på kontoret. Avsnitt 2.3.1 “Förutsättningar för ett aktivitetsbaserat arbetssätt” ligger till grund för mätningen eftersom förutsättningarna bestämmer vilket behov av avskildhet och koncentration som är nödvändigt för varje organisation. Avsnitt 2.4.3 “Arbetsmiljö och arbetsytor” och avsnitt 2.3.2 “Avskildhet och koncentration” används därefter för att mäta om en korrekt bedömning av medarbetarnas behov utförts. Frågorna som sammansattes för att bilda variabeln och variabelnamnet adopterades från De Been & Beijer (2014) och Haapakangas., et al (2018). 3.6.3 Arkitektur och layout
För att ABW ska fungera ändamålsenligt är det, som det genomgående beskrivs i avsnitt 2.4.3 “Arbetsmiljö och arbetsytor” och avsnitt 2.4.4 “Arkitektur och layout”, viktigt att det finns ett brett utbud av olika kontorsplatser uppdelade i sektioner och lämpade för olika arbetsuppgifter. Det bidrar till att olika grupperingar inom organisationen kan växa sig starka vilket, som beskrivet i avsnitt 2.1 “Organizational behaviour management”, kan ses som en positiv del av förändringen. Variabeln används således i syfte att se hur tillfredsställda medarbetarna är med arkitektur och layout på arbetsplatsen och hur stort samband den tillfredsställelsen har med förändringen av det
till följd av implementeringen av ABW. Frågorna som sammansattes för att bilda variabeln och variabelnamnet adopterades från De Been & Beijer (2014), de Been., et al (2015) och Haapakangas., et al (2018).
3.6.4 Implementering
Under litteraturgenomgången identifierades avsaknaden av tidigare forskning om
implementeringen av ABW tämligen omgående. Således blev studiens uppgift att bidra med ny information gällande implementeringen av ABW. Implementeringens inverkan på medarbetarnas övergripande tillfredsställelse av arbetsplatsen är onekligen högst relevant att ta hänsyn till om målet är att uppnå konceptets fulla effekt. I avsnitt 2.2 “General Systems Theory” beskrivs vikten av att bryta ner organisationen i olika komponenter för att underlätta implementeringen av ABW, vilket senare i avsnitt 2.4 “Implementering, skapandet av aktivitetsbaserade arbetsplatser” är gjort i detalj. Det som återstår, och som studien undersöker, är att se hur stor effekt de tidigare definierade faktorerna faktiskt har på implementeringen. Att först se om det faktiskt finns ett samband och sedan se hur starkt det eventuella sambandet är. Frågorna för undersökningen av variabeln togs fram baserat på de faktorer som tidigare forskning identifierat.
3.6.5 Kontrollvariabler
I syfte att undersöka huruvida effekten på de beroende variablerna kan förklaras med andra oberoende variabler än Implementering utfördes regressionsanalyserna tillsammans med kontrollvariablerna kön, ålder och utbildningsnivå. Det är variabler som ofta förekommer som just kontrollvariabler eftersom åldersskillnader eller utbildningsnivå kan spela en avgörande roll för hur saker och ting upplevs (Fields, 2013). Kontrollvariablerna användes i syfte att undersöka om det faktiskt var Implementeringen som hade inverkan på de övriga variablerna.
3.7 Operationalisering
För att kunna konkretisera generella frågeställningar används operationalisering som ett verktyg för att avgränsa forskningsområdet och specificera målinriktningen (Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020). Operationalisering innebär alltså att klassificera och kategorisera oberoende variabler för att kunna mäta händelser, vilket är av yttersta betydelse när det gäller kvantitativ forskning (Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020). I operationaliseringsprocessen och i tabellen nedan identifieras variabler som ligger till grund för den kommande analysen där sambandet mellan variablerna är avgörande för resultatet av undersökningen (Thran, 2019; Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020; Bryman & Bell, 2017). Sambanden mellan variablerna redovisas i kapitel 4.
Tabell 1 Operationaliseringstabell
Variabel Frågor Kopierade från Svarsalternativ
Organisation & Kommunikation
1. Tillfredsställelse med organisationen 2. Tillfredsställelse med det egna
arbetet 3. Tillfredsställelse med kommunikation inom organisationen
4. Tillfredsställelse av utbudet av aktivitetsprofiler 5. Tillfredsställelse med IT-funktioner
Fråga 1–3 och variabeln: De Been & Beijer (2014)
Fråga 4: Hoendervanger, De Been, Van Yperen, Mobach & Alber (2016)
Fråga 5: Haapakangas, Hallman, Mathiassen & Jahncke (2018) 1= mycket negativ, 2= negativ 3= neutral 4= positiv 5= mycket positiv
Variabel Frågor Kopierade från Svarsalternativ
Avskildhet & Koncentration
6. Övergripande uppskattning av ABW som kontorskoncept
7. Tillfredsställelse med funktionaliteter och komfort på
arbetsplatsen 8. Tillfredsställelse av avskildhet på
kontoret
9. Tillfredsställelse med möjligheten till koncentrerat arbete 10. Tillfredsställelse med möjligheten
att personifiera arbetsplatser 11. Övergripande uppskattning av
kontoret
Fråga 6–9 och variabeln: De Been & Beijer (2014)
Fråga 10: Haapakangas, Hallman, Mathiassen & Jahncke (2018)
Fråga 11: De Been & Beijer (2014)
1= mycket negativ, 2= negativ 3= neutral 4= positiv 5= mycket positiv
Variabel Frågor Kopierade från Svarsalternativ
Arkitektur & Layout 12. Tillfredsställelse med arkitektur och inredningens utseende 13. Tillfredsställelse med antalet, mångfalden och funktionaliteten av
kontorsplatser 14. Antalet byten av kontorsplats per
dag
15. Tillfredsställelse med öppenhet och transparens på kontoret 16. Tillfredsställelse med personliga
förvaringsutrymmen
Fråga 12, 13 och variabeln: De Been & Beijer (2014) Fråga 15: de Been, Beijer, den Hollander (2015) Fråga 14 och 16: Haapakangas, Hallman, Mathiassen &
Jahncke (2018) 1= mycket negativ, 2= negativ 3= neutral 4= positiv 5= mycket positiv
Variabel Frågor Baserat på Svarsalternativ
Implementering 17. Hur länge sedan var det ni implementerade ABW på kontoret?
18. Tillfredsställelse med implementeringsprocessen av ABW
19. Min involvering i implementeringen av ABW 20. Tillfredsställelse med ledningens
engagemang i implementeringsprocessen 21. Tillfredsställelse med utvärdering
och uppdatering av kontorsytor
Egen bearbetning baserat på tidigare forskning från: Ekstrand & Hansen, 2016; Ekstrand & Damman, 2017; Parker, 2016; Skogland (2017); Kok, van Zwieten & Helms (2016); Brunia, De Been & van der Voordt (2016); Pateman,
(2014); Candido, Thomas, Haddad, Zhang, Mackey & Ye (2018) 1= mycket negativ, 2= negativ 3= neutral 4= positiv 5= mycket positiv
Variabel Frågor Kopierade från Svarsalternativ
Populationsstatistik 22. Kön 23. Ålder 24. Utbildning 25. Vad har du för tjänst? 26. Hur många års erfarenhet har du
inom organisationen?
Fråga 22, 23 och variabeln: Haapakangas, Hallman, Mathiassen & Jahncke (2018) Fråga 24, 25 och 26: Bryman & Bell (2017)
22. 0.Man, 1. Kvinna 2. Icke-binär 23. 1. 21–30, 2. 31–40, 3. 41–50, 4. 51–60, 5. 61–70 24. 1. Gymnasium, 2. Yrkeshögskola, 3. Kandidatexamen, 4. Magister/Masterexaman, 5. Övrig 25. Fritextsvar 26. Mindre än ett år, 1, 2, 4, 5,6, 7, 8, 9, 10, Fler än 10 år
3.7.1 Kodning
Kodning användes vid bearbetning av insamlade data för att underlätta jämförelser och skapandet av jämförbara variabler (Saunders, Lewis & Thornhill, 2016). Kodning underlättar jämförandet av variabler och möjliggör omkodning vid behov av skapande av nya variabler. Kodningen har utformats utifrån en numrering av frågor anknutna till ett tema eller kategori av frågor och numrerats utifrån antalet svarsalternativ som gavs för varje enskild fråga (Bryman & Bell, 2017). Då majoriteten av frågorna i formuläret hade fasta svarsalternativ, i numreringen 1=mycket negativ, 2=negativ, 3=neutral, 4=positiv och 5=mycket positiv, fanns det en naturlig kodning av svaren. Däremot behövde frågorna om kön, ålder och utbildning kodas för att kunna tolkas och
4. Empiri och analys
I kommande kapitel redovisas och analyseras studiens insamlade empiriska material utifrån lämpliga analysmodeller och tabeller. Det fjärde kapitlet ligger till grund för studiens kommande diskussion och slutsats.
4.1 Histogram
Histogram studerades i syfte att se frekvensdistributionen hos datan, uppmärksamma extremer och “user missing data”. “User missing data” är frågor som respondenterna missat att svara på eller aktivt avstått från att besvara (Fields, 2013). För att SPSS ska behandla den saknade datan korrekt måste den ges ett värde utanför de naturliga svarsalternativen. Värdet som valdes var -1 eftersom den naturliga skalan var mellan 1 och 5. Värdet fördes in som “Discrete missing values” i fliken för “Missing Values” och ett värde bedömdes vara tillräckligt eftersom samma skala genomgående användes i enkäten. Ett utdrag från granskningen av histogram följer.
Figur 1 Utdrag Histogram
I histogrammet kan det urskiljas att populationen är 37, vilket är ett bortfall med tre respondenter. Histogrammet återspeglar också en bild av respondenternas svar utifrån storleken av kolumnerna. Utifrån normalfördelningskurvan kan det urskiljas att det empiriska materialet för variabeln Organisation & Kommunikation är relativt normalfördelad bortsett från svarsalternativ 5 som sticker ut i förhållande till övriga alternativ.
4.2 Scatterplots
Scatterplots, eller spridningsdiagram, har använts för att mäta samband mellan studiens variabler genom att jämföra resultatet för en beroende variabel i förhållande till en annan i syfte att se om det finns ett linjärt samband. Scatterplots tydliggör inte bara att eller om det finns ett samband utan visar också av vilken karaktär sambandet är (Fields, 2013), därav var det ytterst relevant för studien att använda. Ett av de spridningsdiagram som inspekterades beskrev sambandet mellan variablerna Implementering och Organisation & Kommunikation. Det aktuella spridningsdiagrammet tydliggjorde ett relativt tydligt linjärt samband som tydde på att den generella uppskattningen av Organisation & Kommunikation ökar i takt med tillfredsställelsen av Implementering.
Figur 2 Utdrag Scatterplot
Undersökningen av scatterplots fungerade även som ett sätt att uppmärksamma spridningen av residualerna och extremer som eventuellt behöver undersökas och exkluderas för att konkretisera sambanden. Residualer kallas de svar som tydligt avviker från det linjära mönstret (Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020). Att en linje kan urskiljas i diagrammet indikerar att det finns förklaring till hur variablerna hänger ihop, således är den linjära regressionsmodellen ett lämpligt analysverktyg för att vidareutveckla sambandet mellan variablerna vilket återspeglas i utdraget ovan (Johannessen, Tufte & Christoffersen, 2020).
4.3 Cronbach’s Alpha
Det empiriska materialet undersöktes genom applicering av Cronbach’s Alpha som mäter korrelationen mellan svar på olika frågor inom olika kategorier i SPSS (Fields, 2013). Metoden
