• No results found

Scenarioplanering på distans

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Scenarioplanering på distans"

Copied!
61
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Examensarbete

15 högskolepoäng, grundnivå

Scenarioplanering på distans

En kvalitativ studie om scenarioplanering

Scenario planning from a distance

A qualitative study about scenario planning

Karl Feldt & Miltos Iakovidis

Examen: Kandidatexamen 180 hp Examinator: Fredrik Rutz

Huvudområde: Medieteknik Handledare: Henriette Lucander

(2)

Sammanfattning

Forskning visar att organisationer inom snabbt förändrade branscher behöver förutse och hantera förändringar. Scenarioplanering är en planeringsmetod som kan identifiera trender för att

organisationer ska lättare kunna ta strategiska val. Tidigare forskning visar även att scenarioplanering också genomförts virtuellt där intressenterna varit på olika geografiska platser. Studien syftar på att ge ökad förståelse om hur digitala kommunikationsverktyg som Zoom.us påverka arbetet med

scenarioplanering när arbetsprocessen genomförs virtuellt. Via kvalitativa metoder som fokusgrupper, enkäter och observationer samlades in data kring deltagarnas upplevelse av scenarioplanering och virtuell scenarioplanering. Materialet analyserades sedan via innehållsanalys. Studiens resultat visar att tidigare erfarenhet av scenarioplanering underlättade arbetsprocessen med virtuell

scenarioplanering. Slutsatser som dragit är att kommunikationen delvis påverkades negativt av det digitala kommunikationsverktyget Zoom.us vilket försvårade den virtuella scenarioplaneringen. Trots detta väljer deltagarna att hellre arbeta med virtuella samarbeten och virtuell scenarioplanering snarare än traditionell scenarioplanering igen i framtiden.

Nyckelord

Scenarioplanering, virtuell scenarioplanering, digitala kommunikationsverktyg, virtuella team, teknikutveckling.

(3)

Research shows that organizations in rapidly changing industries need to anticipate and manage change. Scenario planning is a planning method that can identify trends for organizations to make strategic choices more easily. Previous research also shows that scenario planning has also been carried out in a virtual way where the stakeholders vary in different geographical locations. The study aims to increase understanding of how digital communication tools such as Zoom.us affect the scenario planning work when the work process is carried out in a virtual way. Through qualitative methods such as focus groups, surveys and observations, data were collected about the participants experience of scenario planning and virtual scenario planning. The material was then analyzed via content analysis. The study's results show that previous experience of scenario planning facilitated the work process with virtual scenario planning. Conclusions drawn are that communication was partially negatively affected by the digital communication tool Zoom.us, which made the virtual scenario planning more difficult. Despite this, participants choose to work with virtual collaborations and virtual scenario planning rather than traditional scenario planning again in the future.

Keywords

Scenario planning, virtual scenario planning, digital communication tools, virtual teams, technology development.

(4)

Denna studie är resultatet av ett examensarbete i ämnet Medieteknik, skrivet och genomfört vid fakulteten för Teknik och Samhälle på Malmö universitet. Inledande kapitlet är skriven av båda författarna. Karl ansvarat för studiens teorikapitel och diskussion samt slutsats. Miltos har varit ansvarig för skrivandet av metod och analyskapitlet. Resterande delar av studien har genomförts gemensamt och i samråd med varandra.

Författarna vill inledningsvis tacka alla deltagare som har bidragit med tid, kunskap och hjälpt oss genomföra denna studie. Vi vill även ägna ett stort tack till vår handledare Henriette Lucander som har hjälp oss under hela processen men även under hela vår utbildning på programmet Produktionsledare: Media på Malmö universitet.

(5)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 1

1.1 Bakgrund och problematisering ... 1

1.2 Syfte ... 2 1.3 Frågeställning ... 2 1.4 Avgränsningar ... 3 1.5 Målgrupp ... 3 1.6 Disposition ... 3 2 Teori ... 4 2.1 Scenarioplanering... 4 2.2 Metoder för Scenarioplanering... 5

2.2.1 Scenario plannings workshop ... 8

2.3 Olika roller som scenarioplanerare ... 9

2.4 Teknologier i samband med SP ... 10

2.5 Virtuella team i VSP... 11 2.6 Virtuell Scenarioplanering ... 12 3 Metod ... 13 3.1 Forskningsansats ... 13 3.2 Datainsamling ... 13 3.2.1 Enkät ... 14

3.2.2 Kvalitativt experiment med observation ... 17

3.2.3 Fokusgrupp ... 21 3.3 Urval ... 22 3.4 Analys av data ... 23 3.5 Forskningsetik ... 23 3.6 Metoddiskussion ... 24 3.6.1 Källkritik ... 25

3.6.2 Validitet och reliabilitet ... 26

4 Analys ... 28

4.1 Tidigare erfarenheter av scenarioplanering och digitala kommunikationsverktyg ... 28

(6)

4.1.1 Enkät ... 28 4.1.2 Fokusgrupp ... 31 4.1.3 Observation ... 31 4.2 Upplevelser av VSP och SP ... 32 4.2.1 Enkät ... 32 4.2.2 Fokusgrupp ... 33 4.2.3 Observation ... 34 4.3 Samarbetsförmåga via VSP ... 34 4.3.1 Enkät ... 35 4.3.2 Fokusgrupp ... 36 4.3.3 Observation ... 37 4.4 SP jämfört med VSP ... 37 4.4.1 Enkät ... 37 4.4.2 Fokusgrupp ... 39 4.4.3 Observation ... 39 5 Diskussion ... 41

5.1 Påverkandet av det digitala kommunikationsverktyget Zoom.us på scenarioplanering ... 41

5.2 Deltagarnas upplevelse av VSP, jämfört med traditionellt SP ... 43

6 Slutsats ... 46

6.1 Vidare forskning ... 46

Referensförteckning ... 47

BILAGA 1 – Instruktioner till experimentet ... 54

(7)

1

1

Inledning

Följande kapitel presenterar studiens bakgrund, problembeskrivning, syfte, frågeställningar, avgränsningar, målgrupp och slutligen studiens disposition.

1.1

Bakgrund och problematisering

Det senaste årtiondet har det blivit allt svårare att förutse framtiden. I och med att branscher förändras allt snabbare, blir allt mer komplicerade och med ökad generell förändring minskar säkerheten av traditionell prognostisering (Ralston & Wilson, 2006). Lindgren och Bandhold (2009) beskriver att organisationer som arbetar inom snabbt förändrade branscher har ett speciellt behov av att snabbt anpassa sig. I en snabbt förändrande bransch krävs det att organisationer anpassar sig för att överleva och för att utvecklas. Förmågan att skapa framtida möjliga scenarios har visat sig ge flera positiva effekter hos organisationer. Främst gällande att kunna anpassa sig till teknikens förbättring och att öka beslutsförmågan för att kunna utvecklas (Schwartz, 1991; Van der Merwe, 2005; Lindgren &

Bandhold, 2009).

Enligt Lindgren (1996) är ett scenario inte en prognos eller en vision av önskad framtid, utan ett scenario är ett kvalificerat svar på frågan ’vad kan tänkas inträffa?’ eller ’vad händer om…?’. Begreppet Scenarioplanering (SP) introducerades av Chermack (2004) och definieras som en stimulerande ledningsprocess som underlättar beslutstagandet inför en osäker framtid (Lindgren & Bandhold, 2009). SP definieras som en planeringsmetod som används av företag för att kunna förutse och hantera förändringar på industri- eller miljönivå. SP är en av många verktyg ledare kan använda sig av för strategiskt planerande, men det som gör SP unikt är möjligheten att få en större variation i olika möjliga strategiska val (Schoemaker, 1995). Scenarioplanering hjälper till att identifiera trender och framtida konsekvenser, positiva som negativa. Detta kan underlätta för ledaren i en organisation att planera företagets framtid och undvika vanliga misstag som tunnelseende eller övermod. Även fast begreppet Scenarioplanering inte myntades förrän 2004 enligt Chermack (2004), så analyserade Schoemaker (1995) energiföretaget Shell som redan under 60-talet använde sig av vad vi idag kallar för SP. Organisationer som använder sig av SP har generellt presterat bättre än organisationer som inte använder sig av SP (Hart & Banbury, 1994). Välkända organisationer såsom IBM, Shell, och Google använder idag SP som en del av deras strategi (McWhorter, Lynham, 2014).

I studien An Initial Conceptualization of Virtual Scenario Planning av McWhorter och Lynham (2014) undersöks huruvida digitala kommunikationsverktyg skulle möjliggöra virtuell

scenarioplanering (VSP), för att kunna sänka kostnaden och öka tillgängligheten. Trots att SP anses effektivt är det en dyr process i förhållande till det resande och tid som krävs för att samla alla intressenter under flera dagar som arbetet med SP ofta kräver (Johnston, Gilmore, & Carson, 2008). I

(8)

2

jämförelse med virtuella möten anses traditionella fysiska träffar vara mer kostsamma och även ha större påverkan på miljön (Fazarro & McWhorter, 2011). Cascio (2007) dokumenterade det första fallet av VSP där syftet var att göra scenarioplanering i realtid trots att intressenterna var på helt olika platser i världen. Cascio (2007) ansåg att trots att fallet med VSP var framgångsrikt, så kunde det inte helt ersätta den traditionella ansikte-mot-ansikte SP, utan VSP och SP skulle båda användas beroende på behov.

Många arbetsplatser har idag helt omvandlats till enbart virtuella arbetsplatser (Chalofsky, 2010). Idag anser McWhorter (2011) att organisationer är mer utvecklade och har tillgång till antingen datorer eller mobila enheter som möjliggör ett virtuellt arbete. Medarbetarna har även tillgång till olika digitala kommunikationsverktyg för att samarbeta virtuellt. (Bennett, 2014; Thomas, 2014). Zoom.us är ett kommunikationsverktyg som erbjuder videotelefoni- och chatt-tjänster och som används i samband med videokonferenser, distansarbete eller distansundervisning (Ausburn & Ausburn, 2014; Fagan, 2014; Mancuso, Chlup, & McWhorter, 2010; McWhorter & Lindhjem, 2013). VSP kan idag utnyttja dessa redan existerande digitala kommunikationsverktyg som Zoom.us vilket möjliggör VSP mellan olika intressenter på olika geografiska platser. Detta på grund av att studien undersöker ett kommunikationsverktyg som tidigare har använts av deltagarna i studier. Att studera hur VSP skiljer sig från SP utifrån deltagare som använt sig av både VSP och SP ligger i vårt intresse att studera för att skapa en djupare förståelse hur tekniska hjälpmedel som Zoom.us påverkar framtidens VSP och SP.

1.2

Syfte

Studiens syfte är att bidra med ökad kunskap om hur digitala kommunikationsverktyget Zoom.us kan påverka arbetet med traditionell scenarioplanering och virtuell scenarioplanering. Förhoppningen är att studiens slutsatser kan medföra att organisationer som idag använder SP ska kunna se möjligheterna med att använda VSP samt att organisationer som valt bort SP på grund av kostnader kan se ett relevant alternativ.

1.3

Frågeställning

Följande eventuella frågeställningar för studien:

• Hur påverkar användandet av det digitala kommunikationsverktyget Zoom.us scenarioplanering?

• Hur upplever deltagarna virtuell scenarioplanering VSP, jämfört med traditionell scenarioplanering SP?

(9)

3

1.4

Avgränsningar

I scenarioplanering deltar oftast intressenter i form av experter och ledare inom en organisation, denna studie berör enbart fiktiva intressenter. Studien utfördes under pandemi COVID-19 och på grund av smittspridning blev deltagandet i studien begränsad. Undersökningar utfördes av studenter från olika fakulteter av Malmö universitet som blev tilldelade fiktiva roller.

1.5

Målgrupp

Studien riktar sig huvudsakligen till företag som använder sig av scenarioplanering eller vill skapa sig en bättre förståelse för VSP med hjälp av aktuell kommunikationsteknologi. Studien utgör ett bidrag till forskning inom VSP.

1.6

Disposition

Uppsatsen är inleds med teorikapitel som berör studiens teoretiska ramverk. Teorikapitlet följs av metodkapitlet där metodval diskuteras kritiskt, beskrivning om tillvägagångssätt vid insamling av data, genomförandet av analys, sammanställning och om hur etiska perspektiven reflekteras presenteras. Efter metodkapitlet presenteras analysen från insamlad data och tillsammans med teorin sedan diskuteras detta vidare i diskussionskapitlet. Avslutningsvis följer slutsatsen av studien som föreslår framtida forskning.

(10)

4

2

Teori

I följande kapitel redogörs det för de teoretiska referensramar som ligger till grund för studien. De teoretiska perspektiven inleds med att beskriva SP samt dess metoder och den tekniska utvecklingen i samband med SP. Därefter presenteras relevant litteratur för virtuella team. Slutligen avslutas kapitlet med virtuell scenarioplanering.

2.1

Scenarioplanering

Scenarioplanering (SP) kan enligt Heijden (2005) betraktas som när en förare ska köra en biltur genom en storm där föraren försöker identifiera risker och ta sig så säkert fram som möjligt till sin

destination. Heijden (2005) menar att föraren har en begränsad syn under bilturen och att

scenarioplanering blir som ett verktyg under bilfärden, där scenarioplanering är billamporna i stormen som hjälper föraren att se något bättre än att vara utan lampor.

Scenarier definieras enligt Joseph (2000) som en sammanfattning av en alternativ situation i

framtiden. Enligt Lindgren och Bandhold (2009) kan scenario definieras som en önskad framtid, där även riskhantering är inkluderat. Lindgren (1996) menar att genom att tänka oss in i olika scenarier kan det bli lättare att förstå utvecklingens logik och förstå människans egen möjlighet att påverka. Skillnaden mellan en prognos och scenario är främst att prognoser beskriver olika sannolika framtider för enskilda sammanhang. Medan scenario beskriver möjliga helhetsbilder av framtiden. Scenarier tydliggör även risker, något som brukar döljas i prognoser.

Scenarioplanering är en planeringsmetod som används av organisationer för att kunna förutse och hantera förändringar på industri- eller miljönivå (Lindgren & Bandhold, 2009). Att ta hjälp av verktyg för att skapa scenarier anses enligt Hiltunen (2009) vara värdefullt för organisationer för att förbereda sig på eventuella förändringar. Vidare anser Lindgren och Bandhold (2009) att strategiskt tänkande är primärt för att kunna utföra SP i dagens turbulenta arbetsmiljöer. Varför scenarioplanering behövs är enligt Lindgren & Bandhold (2009) för att besvara på frågan hur företag ska konkurrera i en allt mer förändrande värld.

Scenarioplanering är något människan gör dagligen, då det ligger i vår natur att fantisera fram olika scenarier i våra tankar (Lindgren & Bandhold, 2009). Det finns olika verktyg som kan användas för strategisk planering och enligt Schoemaker (1995) är SP en av dessa verktyg som kan användas av organisationer för att göra klokare beslut. Av de olika kommunikationsverktyg skiljer sig SP enligt Schoemaker (1995) för metodens möjligheter att få en sammanfattning av alternativa risker samt möjligheter. Metoden hjälper till att identifiera trender samt dess framtida konsekvenser, positiva som negativa. Detta kan underlätta för beslutfattaren att planera företagets framtid och undvika vanliga

(11)

5

misstag som tunnelseende eller övermod (Schoemaker, 1995). Enligt Ralston och Wilson (2006) är det viktigt att ha en klar förståelse för vad scenarier försöker uppnå innan förändringsarbetet påbörjas, eftersom det kan påverka i anmärkningsvärd grad hur organisationen planerar för framtiden. SP gör det möjligt för företaget att utvärdera effekten av förändringar i flera variabler och de osäkerheter som var och en håller, vilket gör att företaget kan överväga strategiska åtgärder (Morgan & Hunt, 2002). Trots att det finns flertal olika metoder för scenarioplanering som bygger på både kvalitativ och kvantitativ datainsamling är många av metoderna för scenarioplanering opålitliga och aldrig testade (Schnaars, 1987; van Notten, Rotmans, van Asselt, & Rothman, 2003). Vissa forskare beskriver scenarioplanering som ”methodological chaos” (Esaiasson, 2001, stycke fem; Bradfield, Burt, Van Der Heijden, Wright, & Cairns, 2005, s.796). Verity (2003) antyder att SP är en metodologi som inte används ofta för att den kan anses förvirrande för den nya användaren. Det finns olika metoder för arbetet med SP, vilket verkar vara komplicerat för en ny användare att matcha metodiken till syftet med övningen. Verity (2003) indikerar även att det kan också beror på mängden resurser SP kräver, med avseende på människor och ekonomi.

2.2

Metoder för Scenarioplanering

För att vidare kunna praktiskt använda SP behövs strategier. En av arbetsmodell för scenarioplanering är TAIDA (Lindgren & Jegers, 1993; Lindgren & Bandhold, 2009; Lindgren 1996). Denna

arbetsmodell kan användas för arbete med omvärldsanalys, scenariobeskrivning, visioner och strategier. scenarioplanering och har utförts i hundratals olika scenario planeringsprojekt. Många av dessa projekt har gjorts i sammanhang med workshops. Ramverket TAIDA består totalt av fem steg. (Lindgren & Jegers, 1993; Lindgren & Bandhold, 2009; Lindgren, 1996)

Figur 1. TAIDA’s fem steg. (baserad på Lindgren, 1996)

1. Tracking. Första steget i processarbetet är tracking och syftet är att spåra förändringar i omvärlden

2. Analysing. Andra steget är analysing, där förändringarna som hittas analyseras för att skapa scenarier.

3. Imaging. Tredje steget är imaging, här skapas bilder av de önskvärda visionerna.

4. Deciding. Det fjärde steget är deciding och syftet är att identifiera utvecklingsområden och strategier för nå de visioner och mål som efterfrågas.

5. Acting. Det sista steget är acting och målet är att handla och följa upp de åtgärder som implementeras.

(12)

6

En företagsstrategi för SP skulle enligt Lindgren (1996) kunna delas upp i två delsystem, liknande människans två hjärnhalvor. Högra delsystemet är fokuserat på utveckling och lärande. Systemet är kvalitativt vilket innebär att det handlar om lust, engagemang och energi. Det högra och vänstra systemet är motpoler till varandra, därmed är det vänstra fokuserat på produktion, effektivitet och resultat. Enligt Lindgren (1996) är det tydligt att scenarioplanering behöver ha en ledare som fokuserar främst på det högra delsystemet, men även på en integration mellan de båda. För att kunna

implementera SP behövs dock den vänstra hjärnhalvan användas och där växte TAIDA-metoden fram (Lindgren, 1996; Lindgren & Bandhold, 2009).

En annan arbetsmodell för scenarioplanering är enligt Inayatullah (2002, 2008) The Futures Triangle. Där metoden istället för att betona alternativa scenarier använder begreppet framtider för samma innebörd. Metoden har enligt Inayatullah (2002, 2008) tre olika dimensioner, den första kallas för ”The pulls of the future”, som står för olika visioner och bilder av framtiden. Den andra dimensionen är ”The pushes of the present”, som innefattar nutida trender eller drivande krafter som påverkar framtiden, och den sista dimensionen ”The weights of the past” innebär olika hinder som är i vägen för att uppnå olika framtidsscenarios. Dessa dimensioner används som brainstorming metod för att underlätta diskussioner gällande scenarioplanering (Inayatullah, 2002, 2008). Metoden kan användas inför genomförandet av SP samt i kombination med scenarier (Inayatullah, Ahmed, Alam, Davis, Hashemi, 2013; Sheraz. Inayatullah, Shah, 2013).

Sarpong, Batsakis och Eyres (2019) menar att ”Futures Triangle” misslyckas med att fånga in alla möjliga scenarier. Trots detta är metoden ett effektivt sätt att kartlägga alternativa scenarier. För att försöka minimera nackdelarna med metoden har ”Futures Triangle 2.0” introduceras. Där SP tydligare är integrerat med ”Futures Triangle” samt de tre dimensionerna ska visualiseras på ett mer

(13)

7

Figur 2. The Futures Triangle (baserad på Inayatullah, 2013)

”The Futures Triangle” ska vidare verka som ett ”ifrågasatt utrymme” där de tre dimensionerna verkar tillsammans. På detta sätt utmanas och skapas ständigt olika alternativa framtider (Inayatullah, 2013). Metoden kan användas på tre separata sätt;

1. Metoden kan användas till brainstorming eftersom varje dimension i triangeln kan användas till att få fram olika bilder av möjliga framtider (Cowan och Hoffman, 2013).

2. Metoden kan användas för att endast få fram tre olika scenarier eftersom de olika

dimensionerna skiljer sig markant från varandra. Där ”Pull” scenariot är radikal, ”Push” är det anpassningsbara scenariot och ”Weights” är utan förändring (Fergnani, 2020).

3. Metoden kan användas för att visualisera förändring i en organisation. Detta kräver att

organisationen fastställer en vision (Pull), en stödjande drivkraft (Push) samt olika hinder som organisationen kommer stöta på (Weights). På detta sätt representerar de olika dimensionerna den gynnsamma förändringen, drivkraften för förändringen och barriären som står i vägen för förändringen (Fan & Khang, 2014).

Knappt någon annan metod än den förstnämnda använts (Inayatullah, 2003a). Detta beror troligtvis på att ”The Futures Triangle” sällan används ensam, utan ofta i kombination till andra komplexa metoder såsom scenarioplanering. På det sättet så gynnar det SP att före utförandet använda sig av ”The Futures Triangle” och brainstorma fram alternativa framtider (Fergnani, 2020). Trots att triangeln är grundläggande för att skapa scenarier finns det en brist i hur SP och ”Futures Triangle” ska

kombineras i praktiken (Inayatullah, 2002; Inayatullah, 2003b; Inayatullah & Milojevic, 2014). En tydligare förklaring av de tre dimensionerna hade enligt Fergnani (2020) visat bland annat hur

(14)

8

”Futures Triangle” är sammanflätad med SP, samt hur de tre dimensionerna ska kunna praktiskt användas med SP.

2.2.1

Scenario plannings workshop

Scenarios i workshop är utvecklad av Coates och Jarratt Inc (1986). Grupperna kan vara små eller stora upp till 100 deltagare under en workshop, i sådana fall bör det dock finnas en eller flera moderatorer. En moderators roll ska enligt Ralston och Wilson (2006) vara att maximera fördelarna, underlätta i diskussioner och vägleda deltagarna framåt under SP. Den första uppgift som moderatorn har är att förklara att målet med workshopen är att få så många idéer som möjligt för var

organisationen ska göra i framtiden. Workshops ska enligt Ralston och Wilson (2006) kräva cirka två till tre timmar för att få ihop ett team till varje scenario och utveckla deltagarna tankar om möjligheter och hot. Metoden bygger på följande 12 steg enligt Lindgren (1996):

1. Det första som ska ske är att bestämma ett årtal för scenariot cirka fem - tio år fram i tiden. Desto närmare i tiden desto mer konkret blir det för deltagarna.

2. Brainstorma fram olika variabler som kan påverka framtiden, dela sedan upp gruppen i olika scenarioämnen som kommer upp. Alternativt bestämma ämne för scenariot tidigare för att sedan brainstorma kring allt som kan påverka ämnet i framtiden.

3. Dela in den stora gruppen i smågrupper. För varje grupp ska en övningsledare, sekreterare och en presentatör utses. Varje grupp ska även besluta hur många scenarier de kommer välja att sträva efter.

4. Varje grupp definierar olika nyckelfaktorer som är avgörande för scenariot. ”Wild Cards” som kan förändra scenarier ska även definieras, samt vilka grundläggande antagande om framtiden som gruppen ska arbeta efter.

5. Fyra olika utgångspunkter bör definieras för scenariot. Ett som bygger på dagens utveckling utan förändringar, en med en positiv utveckling, en med en negativ samt det fjärde där ”Wild Cards” är inkluderade som totalt förändrar förutsättningarna för scenariot.

6. Fastställ vilka händelser som har avgörande betydelse för varje scenario. 7. Hitta på en bra titel för varje scenario, titeln ska vara levande.

8. Utse en person till scenarioförfattare som får i uppdrag att sammanfatta scenariot utifrån de diskussioner som varit.

9. Scenarioförfattaren presenterar i gruppen var personen skrivit och diskuterar om gruppen anser att scenariot överensstämmer med deras syn.

10. Om det behövs, korrigera scenariot efter presentationen. 11. Bestäm hur gruppen ska presentera scenariot.

(15)

9

2.3

Olika roller som scenarioplanerare

Enligt Lindgren (1996) finns det främst tre olika modeller som förändrar ledarens roll beroende på vilken modell som används, dessa kallas expertmodellen, deltagandemodellen och

organisationsmodellen.

I expertmodellen så agerar scenarioplaneraren både som expert och ensamutredare enligt Lindgren (1996). Företaget överlämnar ansvaret till scenarioplaneraren som är experten och som vidare för fram sitt resultat för diskussion och beslut. I den deltagandemodell arbetar experten tillsammans med en grupp människor på en organisation. Därmed äger också gruppen resultatet och inte endast experten (Lindgren, 1996). I Organisationsmodellen utbildar experten en grupp människor i en organisation. Denna grupp kommer sedan på egen hand få genomföra scenarioarbetet. Resultatet kommer vidare antingen ägas av organisationen eller den grupp inom organisationen som arbetat med fråga (Lindgren, 1996).

När SP ska genomföras är det centralt enligt Van De Heijden (2005) att förstå de olika strategier som kan finnas på lika företag. Genom åren har det utvecklats olika tankeskolor som skiljer sig i hur chefer och företagare ska tänka i deras dagliga verksamhet. Dessa anses viktiga för att kunna sätta SP i kontext (Van De Heijden, 2005). De tankeskolor som utvecklas kallas enligt Van De Heijden (2005) för rationalistiska, evolutionära och processuella skolor.

Den rationalistiska skolan ser separat på tankar och handlingar. Den underliggande tanken är att det inte finns någon bästa lösning, men strategens uppgift är att komma så nära den bästa lösningen som möjligt. Strategen ska tänka på hela organisationen och arbeta fram en optimal strategi (Van De Heijden, 2005).

Evolutionsskolan fokuserar på den komplexa karaktären som en organisation är. En vinnande strategi kan därmed endast definieras i efterhand där det också går att tolka olika beteenden. I detta

sammanhang syftar evolution till de framväxande system som kan urskilja och lagra tidigare framgångsrika strategier. Detta gör att strategierna som återanvänds är de som är bäst lämpade att också göra det. Tanken om strategi är i evolutionsskolan en process av slumpmässiga experiment där misslyckanden filtreras ut (Van De Heijden, 2005).

Den processuella skolan menar att det inte är möjligt att arbeta fram en optimal strategi. Däremot kan chefer skapa processer och organisationer som gör de mer anpassningsbara och mer kapabla att lära sig av sina misstag. Tanken är att leta efter framgångsrika evolutionärt beteende som det ultimata testet för en lyckad process. Den processuella skolan har en mittposition emellan de övriga skolorna (Van De Heijden, 2005). De tre skolorna ska inte föredras över den andra. På så sätt är det mer

(16)

10

produktivt att skapa kompetenta och anpassningsbara organisationer. Strategier ska därmed implementeras med de tre skolorna enligt Van De Heijden (2005).

2.4

Teknologier i samband med SP

Med dagens teknologi har användaren inte bara möjlighet att arbeta med och genom teknologi, utan också vara sammankopplade via teknologin (Kapp & O’Driscoll, 2009; McWhorter, 2010). Detta ger möjligheten för VSP att kunna utföras när som helst och varsomhelst, då organisationer kan samarbeta utan att vara bundna till en specifik plats (Ardichvili, 2008; Bell, 2011; Bennett & Bierema, 2010; Chapman & Stone, 2010; Fagan, 2014; Thomas, 2014). Enligt Chalofsky (2010) har många

arbetsplatser idag omvandlats helt till enbart virtuella arbetsplatser. Nya digitala kameror och datorer tillsammans med applikationer kan nu skapa och förenkla virtuella miljöer (Ausburn & Ausburn, 2014). Skapandet av nya avancerade applikationer som fungerar som arbetsplattformar, har gjort att allt fler stora och mindre verksamheter börjat använda sig av virtuella samarbeten (Bennett, 2009, 2010; Fagan, 2014; Fazarro & McWhorter, 2011; Germain & McGuire, 2014; McWhorter, 2010, 2011, 2014; McWhorter et al., 2013). Att samarbeta virtuellt ökar möjligheten att delta, viktiga intressenter och scenario planerings experter kan delta utan att behöva vara på samma geografiska plats (McWhorter & Lynham, 2014). Idag finns det också möjlighet att få direkt tillgång till digitala dokument och inspelade möten som kan sparas i datormolnet. Lättillgängliga data som dokument och inspelade möten underlättar arbetet med VSP (Fazarro & McWhorter, 2011; McWhorter et al., 2013). Dagens tekniska verktyg gör det möjlig att ansluta sig genom flera enheter och på så sätt underlätta för digitala samarbeten och dela idéer mellan varandra (Sreedhar, 2014).

Medarbetarna har idag många olika verktyg att välja på för att samarbeta med andra i en virtuell miljö. Verktyg som email, textmeddelande, röstöverföring via datornätverk (Bennett, 2014; Thomas, 2014), videokonferens (exempelvis GoToMeeting.com eller Zoom.us), webinar, virtuell verklighet (Ausburn & Ausburn, 2014; Fagan, 2014; Mancuso, Chlup, McWhorter, 2010; McWhorter & Lindhjem, 2013), och sociala medier (Delello & McWhorter, 2014). Medarbetarna kan använda sig av sina egna mobila enheter, exempelvis laptops, smarttelefoner och surfplattor i en virtuell arbetsmiljö. Detta betyder att det inte är ett krav att arbetsgivaren behöver tilldela en enhet för arbetet ska kunna genomföras. Detta ökar möjligheten och tillgängligheten för att fler ska kunna använda sig av en virtuell arbetsmiljö eftersom kostnaden för tekniker blir mindre eller obefintlig. (Gruman, 2012; Marks, 2013)

Traditionella möten som sker ansikte-mot-ansikte är dyrare jämfört med virtuella samarbeten. Det är dyrare att träffas fysiskt då det krävs resurser i form av tid att transportera sig och det kräver även mer naturresurser att samarbeta traditionellt jämfört med ett virtuellt samarbete (Johnston, Gilmore, & Carson, 2008; McWhorter, Lynham, & Porter, 2008). Därför är det mer troligt att välja VSP framför

(17)

11

traditionella SP (Fazarro & McWhorter, 2011). Samtidigt som möjligheten att delta med VSP ökar menar Fazarro och McWhorther (2011) att risken för distraktioner för virtuella deltagare ökar jämfört med traditionella samarbeten, därför rekommenderas alla virtuella deltagare att avstå från deras dagliga sysslor.

Teknologiutveckling har ett tydligt samband till digital teknik vid kommunikation eller informationsspridning, då ny teknik blir alltmer komplex och används oftast till flera ändamål (Bennett, 2014). Vid teknikens förbättring behöver människor anpassa och använda aktuella samarbetsmetoder för att underhålla livskraft på den globala marknaden och hållbarhet för miljön (Fazarro & McWhorter, 2011). Däremot implementeringen av ny teknologi kan vara kostsam för organisationer av den orsaken att det kommer krävas resurser och planering inför förändringsarbetet (McWhorter, 2014). Med den ökade tillgången till ny teknologi som sänker kostnaden för virtuella samarbeten, kräver det idag att organisationer använder nya teknologier för att vara

konkurrenskraftiga. Därmed blir det även mer tillgängligt att utöva VSP via virtuella kanaler (McWhorter & Lynham, 2014).

2.5

Virtuella team i VSP

VSP deltagare som ansluter sig digitalt bildar en grupp av människor som deltar virtuellt. En grupp av människor som arbetar virtuellt med varandra kan beskrivas som ett virtuellt team (McWhorter & Lynham, 2014). McWhorter (2010) beskrev virtuella team som en grupp av medarbetare som ansluter sig virtuellt för att utföra ett mål eller ett syfte tillsammans med sitt team.

För att organisationer ska överväga att utföra virtuella team, fann Dewey och Carter (2003) fyra huvudteman som anses centrala. Första huvudtemat är (a) vikten av energigivande och högt effektivt ledarskap; andra (b) förekomsten av belöningar som motiverar medlemmarna; tredje (c)

nödvändigheten av en tillförlitlig miljö för samarbete; och (d) skapande av specifika ”möjliggörande” virtuella kommunikationstekniker och protokoll. Workman (2005) har också studerat virtuella team, har funnit att virtuella team som är hårt kontrollerade i den virtuella miljön presterar bättre än virtuella team som arbetar mindre kontrollerade. Ett kontrollerat team har enligt Workman (2005) strikta och tydliga hierarkier där det är tydligt vem som tar besluten. Förtroende, uppmuntran och övervakning är viktigt när virtuella team arbetar. Virtuella team har också potentiellt svårare att få förtroende för varandra jämfört med en ansikte-mot-ansikte miljö. Traditionella synsätt om förtroende, uppmuntran och övervakning behöver inte gälla i virtuella team. När virtuella team skapas för att genomföra VSP är det viktigt att överväga de viktiga faktorerna för virtuella team då det kan påverka arbetet med VSP (Bennet & Bierema, 2010; McWhorter & Lynham, 2014).

(18)

12

2.6

Virtuell Scenarioplanering

McWhorter och Lynham (2011) menar att ny teknologi som möjliggör digitala videosamtal, digitala mjukvaror och sociala medier har ansetts vara rimlig teknik för utförandet av VSP arbetet. Dessa är bland annat digitala videosamtal via verktyg såsom Zoom.us, mjukvaror som exempelvis Google Docs som är skapade för att underlätta arbetet med dokumentdelning, och sociala medier har ansetts vara rimlig teknik för utförandet av SP arbetet.

Första VSP dokumenterades av Cascio (2007) och samlade då flera intressenter över hela världen. Under Cascios (2007) VSP användes enbart digital kommunikation genom samtalsystem för röst, email för privata meddelanden och delade dokument genom Google Docs. Cascio (2007) ansåg efteråt att VSP var ett värdefullt verktyg, men ansåg det inte vara en ersättning av traditionella möten som sker ansikte-mot-ansikte. Utan rekommenderade en blandning av virtuella och traditionella möten när arbete med SP genomförs. Rekommendationen var att först ha ett introduktionsmöte online för att informera viktiga intressenter, men att sedan träffas traditionell ansikte-mot-ansikte för att öka den sociala kontakten mellan intressenterna. Sedan skulle flera möten med deltagarna följas upp virtuellt eftersom deltagarna då redan byggt upp en arbetsrelation till varandra från första mötet (Cascio, 2007). Även Raford (2011) har utfört VSP genom sociala medier teknologier för urbana projekt och fann att ju fler intressenter som deltar, desto bättre blir SP resultatet. Raford (2011) fann begränsningar med traditionella ansikte-mot-ansikte SP metoder: (a) traditionell SP kräver mycket tidskrävande arbete för samla in data, utföra intervjuer, arbetsseminarium och andra ansikte-mot-ansikte aktiviteter; (b) antalet intressenter som deltar är begränsade i form av tid och kostnader; och (c) vanligtvis brukar deltagarna vara ämnesexperter på högre nivå vilken kan begränsa perspektivet från olika informationskällor. I VSP är det lättare att få deltagarna att delta, men det är också färre som är engagerade i processen när den sker virtuellt (McWhorter & Lynham, 2014). Raford (2011) fann att av 237 deltagare var det färre än 20% (48 av 237) av deltagarna som skapade mer än 70% av innehållet. VSP kräver mindre tid för deltagarna att samla in nödvändiga data jämfört med traditionell SP. Internetbaserade verktyg är också användbara då de kan automatisera eller förenkla fördelningen av arbetet till många deltagare, vilket möjliggör flera avancerade SP analyser inom en kortare tidsperiod. Deltagarna som deltar virtuellt får också ökat intresse för ämnet och tycker upplevelsen är bättre jämfört med ett traditionellt SP

(19)

13

3

Metod

I följande kapitel presenteras den metod som studien har använt sig av. Detta förs utifrån rubrikerna forskningsansats, datainsamling, enkät, kvalitativt experiment med observation, fokusgrupp, urval, analys av data, forskningsetik och metoddiskussion där metodval, källkritik, validitet och reliabilitet diskuteras.

3.1

Forskningsansats

Forskningsansatser grundar sig på två val i varje undersökning, deduktiv eller induktiv ansats (Bryman, 2011). Svenning (2003) menar på att i deduktivt angreppssätt styr teorin vad som behöver samlas in i datainsamlingen. Däremot i ett induktivt angreppssätt avgör resultatet av empirin den teorin som kommer användas (Bryman, 2011). Alvesson och Sköldberg (2008) nämner ett tredje angreppssätt, så kallad abduktion, som den metod som används i verkligheten. Abduktion innefattar drag från både den deduktiva och den induktiva ansatsen utan att ge förtur till en av dem. Studiens följer ett abduktiv angreppssätt där tidigare forskning ledde till en ökad förståelse för ämnet innan insamlingen av empiri. Vår studie baseras på det abduktiva synsättet då teori relateras på olika sätt med empirin. Experimentet som utfördes baserats på scenarioplaneringsmetoden som Coates och Jarratt (1989) utvecklade, vilket indikerar på att studiens datainsamlingsmetod har påverkats av teorin. Efter genomförandet av datainsamlingen har empirin undersöktes med hjälp av teorin för att

undersöka nya aspekter av empirin. Data som samlades genererade ny information och därför ansågs det nödvändigt att utveckla och finna ytterligare teoretiskt stöd.

3.2

Datainsamling

Beroende på forskningsfrågan som ska besvaras i en studie finns det olika metoder som kan

implementeras. Enligt Bryman (2011) kategoriseras forskningsstudier i två huvudspår, den kvalitativa och den kvantitativa. Kvalitativa metoder är mer inriktad till ord och har framtagits för att utforska fenomen som inte kan skildras i siffror (Bryman, 2011). Forskning som följer kvalitativ ansats bygger på datainsamlingsmetoder som intervjuer, fokusgrupper och observationer. Kvantitativ forskning bygger på enkäter eller liknande metoder som resulterar i mätbara data (Johannessen & Tufte, 2003). Studien bygger på flera olika datainsamlingsmetoder för att ge en nyanserad bild av fenomenet. Ahrne och Svensson (2015) betonar styrkan i kombination av insamlingsmetoder där kvalitativa och

kvantitativa data samlas för att kunna måla en klarare bild av forskningsämnet. Kvalitativa studier baseras på svår kvantifierbara data såsom attityder, värderingar, föreställningar, så kallad mjukdata. Hårddata uttrycks oftast i siffror och utgör grundstommen i kvantitativa studier (Svenning, 2003).

(20)

14

Svenning (2003) menar på att metodtriangulering där hårddata och mjukdata blandas höjer tillförlitligheten genom att ringa in en frågeställning från olika håll.

Datainsamlingen genomfördes vid två olika tillfällen med två olika grupper av fyra deltagare. Under varje tillfälle genomfördes tre datainsamlingsmetoder i samma ordning: först delades ut en enkät, sedan genomfördes ett experiment som observerades och därefter delades andra delen av enkäten ut där frågorna diskuterades vidare i en fokusgrupp (se figur 3). Enkäten delades ut i två delar, första delen innan experimentet och andra delen efter genomförandet av experimentet, eftersom den avser att undersöka olika aspekter av SP och VSP. Figur 3 nedan ger en överblick vad varje

datainsamlingsmetod avser att mäta samt i vilken ordning de olika metoder genomfördes

Figur 3 Metodval översikt

Studien undersöker djupgående ett specifikt ämne och därav användes kvalitativa

datainsamlingsmetoder. Vid observation av experimentet utforskas olika förklaringsfaktorer som kan påverka SP och VSP. Den kvalitativa enkäten tillämpats i detta fall före experimentet för att undersöka användarens tidigare upplevelse av SP och VSP. Innan genomförandet av experimentet tilldelades ett nummer till varje deltagare för att undvika använda deltagarnas namn. Mötet inleddes med att varje deltagare fick första delen av enkäten som fylldes in innan alla började med scenarioplanering. Totalt var det fyra deltagare i varje experimenttillfälle och samtliga åtta deltagarna fick besvara en identisk enkät innan experimentet påbörjades för att finna eventuella mönster vid analysen av data som samlades in. Efter genomförandet av experimentet mäter den andra delen av enkäten hur deltagarna upplevde skillnaden mellan SP och VSP. Andra delen av enkäten ligger också som grund till fokusgruppen där olika aspekter av SP diskuteras i grupp.

3.2.1

Enkät

För att få fram information om deltagarnas upplevelser av digitala kommunikationsverktyg och SP delades ut en enkät till samtliga deltagare av varje experiment. Fråga 1 till 3 av enkäten (se Tabell 1)

(21)

15

består av kvantitativa frågor för att mäta hur många deltagare känner till begreppet SP och hur många deltagare har använt digitala kommunikationsverktyg sedan tidigare. Resten av frågorna var öppna där deltagarna behövde besvara utförligt. Enligt Trost och Hultåker (2016) kan en enkät med öppna frågorna utan fasta svarsalternativ kategoriseras som kvalitativ enkät. Öppna enkätfrågor kan

deltagarna beskriva exakt vad de tycker om ett ämne vilket kan leda i kvalitativa data där möjligheter och problem kan identifieras. Genom att kombinera kvantitativa och kvalitativa frågor skapas det möjlighet att analysera hårddata och mjukdata för att för att besvara frågeställningen från olika håll. Enkäter har mest värde för studien när den används tillsammans med andra datainsamlingsmetoder. Genom att kombinera olika datainsamlingsmetoder skapas goda förutsättningar för en kvalitativ analys (Svenning, 2003). En nackdel med enkäter är de enbart ger svar på de frågor som ställts i enkäten och därmed kan annan viktig information från respondenterna gå förlorad (Gillham, 2007). Till följd av detta kompletterades enkätdata av ytterligare datainsamling i form av två fokusgrupper som nämndes tidigare, där svaren från enkäterna kunde diskuteras vidare.

Enkäten som samtliga deltagare fick fylla in delades upp i två delar. Första delen av enkäten bestod av fråga 1–5 och delades ut till alla deltagare i början av experimentet och andra delen av enkäten bestod av fråga 6–11 och delades ut efter genomförandet av experimentet. Enkäten delades upp eftersom första delen handlade om deltagarnas tidigare erfarenheter kring SP samt deras förväntningar. Andra delen av enkäten handlade om deltagarnas upplevelse av experimentet och kunde därför inte besvaras i förhand. Följande tabell redovisar frågorna från enkäten samt teorin som är kopplad till varje fråga.

Tabell 1 Teoretisk underbyggnad av enkätfrågorna

Fråga 1. Känner du till scenarioplanering begreppet sedan tidigare?

2. Har du arbetat med digitala konferensverktyg innan? (Zoom, Skype, Facebook Messenger)

3. Har du någon erfarenhet av scenarioplanering eller omvärldsanalys sedan tidigare? Avser

att mäta

Fråga 1, 2 och 3 avser att mäta tidigare erfarenheter av SP och digitala konferensverktyg.

Teori Verity (2003) antyder att SP är en metodologi som inte används ofta för att den kan anses förvirrande för en ny användare. Det finns olika metoder för arbetet med SP, vilket verkar vara komplicerad för en ny användare att matcha metodiken till syftet med övningen.

(22)

16

Fråga 4. Vilka förväntningar har du från dagens arbetsseminarium? 5. Vad tror du kommer vara största utmaningen idag?

Avser att undersöka

Fråga 4 och 5 avser att undersöka ifall deltagarna har en positiv inställning till arbetet med digitala kommunikationsverktyg.

Teori Dagens teknologi möjliggör enligt Bennett (2014) I allt större utsträckning portaler för arbete inom virtuella miljöer. Kapp och O’Driscoll (2010) betonar värdet av möjligheten som arbetarna har att anslutna i en virtuell miljö i realtid.

Fråga 6. Hur upplevde du scenarioplaneringen? 9. Vad var din största utmaning idag?

10. Skulle du kunna tänka dig göra scenarioplanering virtuellt igen? Avser att

undersöka

Fråga 6, 9 och 10 avser att undersöka hur VSP och SP upplevdes.

Teori Generellt är virtuella teknologier för SP till en fördel då det ökar effektiviteten och hastigheten att genomföra SP. VSP kräver mindre tid för deltagarna att samla in nödvändiga data jämfört med traditionell SP. Deltagarna som deltar virtuellt får också ökat intresse för ämnet och tycker upplevelsen är till större glädje. (McWhorter & Lynham, 2014; Raford, 2011)

Fråga 7. Hur skulle du beskriva teamets samarbetsförmåga? 8. Hur skulle ni öka samarbetsförmågan?

(23)

17 Avser att

undersöka

Fråga 7 och 8 avser att undersöka samarbetsförmågan via VSP.

Teori Dagens tekniska plattformar gör det möjlig att integrera i flera enheter,

användarvänlig, designade för att underlätta digitala samarbeten och dela idéer mellan varandra (Sreedhar, 2014). Traditionella möten som sker ansikte mot ansikte är dyrare jämfört med virtuella samarbeten.

Fråga 11. Tror du scenarioplanering virtuellt skulle vara bättre eller sämre än att genomföra traditionell scenarioplanering? Varför, varför inte?

Avser att undersöka

Fråga 11 avser att undersöka hur deltagarna upplevde skillnaden mellan SP och VSP.

Teori I VSP är det lättare att få deltagarna att delta, men det är också färre som är

engagerade i processen när den sker virtuellt (McWhorter & Lynham, 2014). Raford (2011) fann att av 237 deltagare var det mindre än 20% (48 av 237) som skapade mer än 70% av innehållet.

3.2.2

Kvalitativt experiment med observation

För att säkerställa att samtliga deltagare har samma utgångspunkt i diskussionen har ett experiment genomförts där deltagarna fick pröva SP och VSP. Metoden möjliggör utforskande av flera

förklaringsfaktorer som påverkar den beroende variabeln enligt Esaiasson, Gilljam, Oscarsson, Towns och Wängnerud (2017). Den beroende variabeln i detta fall är deltagarnas upplevelse av SP. Samtidigt gör experimentet det möjligt att mäta effekterna av undersökningsvariabeln. Principen med ett

experiment är att försöka kontrollera det så mycket som möjligt för att senare kunna uttala sig om åtgärden orsakar en förändring av värdet på undersökningsvariabeln eller inte (Svenning, 2003). Dahmström (2011) menar på att sambandet mellan experimentet och resultatet kan annars ifrågasättas när det finns andra förklaringar till en förändring. Däremot kontrollen som medförs vid utförandet av ett experiment kan minimera oklarheter kring resultatets trovärdighet. Ett experiment kan minimera

(24)

18

oklarheter kring resultatets trovärdighet genom att avgränsa variabler som kan påverka resultatet (Dahmström, 2011).

Undersökningsvariabeln i studien är påverkan av digitala kommunikationsverktyg under VSP. Deltagarna hade möjligtvis varierande definitioner av SP sedan tidigare samt olika tidigare

erfarenheter. Detta skulle påverka deras syn på undersökningsvariabeln och därav resultatet. Därför var det viktigt att genomföra ett experiment där samtliga deltagare skulle få testa samma metod av SP och VSP, på så sätt skapa en gemensam grund för alla deltagare. Det betyder att experimentet inte användes för insamling av kvantitativa data utan det låg till grund för en kvalitativ observation och därefter diskussion i en fokusgrupp. Identiska experiment genomfördes med de båda deltagare grupperna. Under vardera tillfälle observerades deltagarna för att undersöka hur samarbetsförmågan påverkas under SP gentemot VSP.

Båda grupper utförde först SP och sen VSP för att senare kunna uttrycka sig om fördelar och nackdelar med båda samt hur digitala kommunikationsverktyg påverkade processen. Grupperna arbetade först med SP på plats och fick därefter utföra VSP via webbkonferens plattformen Zoom.us. För att genomföra VSP fick två deltagare samt en av moderatorerna åka till en annan plats och delta via Zoom.us från samma enhet. Anledningen till att bara en enhet användes, var för att lättare kunna observera alla deltagare samtidigt. VSP spelades in på Zoom.us för att senare kunna spelas upp och analyseras. Det avsattes en timme för SP och en timme för VSP för båda grupperna. För att kunna minimera risken att deltagarnas upplevelse av SP påverkas av andra variabler, har följande faktorer beaktats; att ljudutrustningen fungerar felfritt, att tiden, strukturen och ämnet inte ändras mellan SP och VSP.

Experimentet baserades på scenarioplaneringsmetoden som Coates och Jarratt (1989) utvecklade som kallas Scenarioplanering workshop. Metoden valdes för att den kan användas av både små och stora grupper för att identifiera flera scenarier för valt ämne. Den valda metoden har inte genomförts virtuellt sedan tidigare, vilket i detta fall var nödvändigt för att analysera hur digitala

kommunikationsverktyg påverkar processen. För att tydliggöra alla steg och experimentets upplägg skrevs även instruktionerna ut på papper för att samtliga deltagare skulle utgå från samma dokument (se bilaga 1). Malmö universitet valdes som ämne för SP och VSP eftersom organisationen var känd bland samtliga deltagare. Listan med alla steg som finns under rubrik 2.2.1 har fungerat som

utgångspunkt för instruktionerna som deltagarna fick. På grund av tidsbegränsning var årtal för metoden förbestämd när deltagarna fick instruktioner och alla steg fick konkretiseras för att tydliggöra för deltagarna vad som behöver göras. Gruppen fick inte heller skriva om scenariot efter

(25)

19

Experimentet började med en kort presentation av alla deltagare och därefter en genomgång av experimentets upplägg. Med tanke på urvalet av deltagarna valdes Malmö universitet som huvudämne för vårt experiment eftersom samtliga deltagare kände till universitetet. Deltagarna blev tilldelade fiktiva roller; rektor, prorektor och två inhyrda konsulter. Detta för att uppmuntra deltagarna att tänka från olika synvinklar.

Första steget i scenarioplaneringsmetoden som valdes är att i storgrupp resonera fram variabler som kan påverka organisationens framtid inom tio år. Därefter delades storgruppen i par för att försöka definiera nyckelfaktorer inför framtiden. Varje par skapade scenarier utifrån nyckelfaktorer som diskuterades fram. En person i varje grupp skrev ner scenariot utifrån gruppdiskussionen och skapade en titel för scenariot. Slutligen presenterade varje par scenariot de kom fram till inför stora gruppen. Efter genomfört experiment fick deltagarna besvara andra delen av enkäten.

I samband med varje experiment utfördes även en observation för att fånga händelser som till exempel deltagarnas reaktioner. Studiens synsätt är kvalitativt och därav är det intressant att analysera

deltagarnas beteende istället för att redovisa statistik med kvantitativa data. Enligt Denscombe (2018) hjälper observationer forskaren att förstå vad deltagarna känner istället för vad de säger. Svenning (2003) menar på att observation kan kategoriseras utifrån grad av systematik. I systematiska observationer fastställs vilken typ av beteende som är intressant att observera. Osystematiska

observationer används när en grupp personer ska studeras förutsättningslöst (Svenning, 2003). Vidare kategoriserar Lalander (2015) observationer som passiva eller deltagande. En passiv observation innebär att forskaren avstår från att påverka miljön medan forskaren vid deltagande observationer ingår i den grupp som ska observeras. Deltagande observationer innebär ständiga växlingar mellan att iaktta, lyssna, fråga och anteckna (Svenning, 2003).

Författarna av denna studie agerade som moderator för experimentet samtidigt som gruppen observerades. Alla deltagare i studien hade inte erfarenhet av SP och behövde ibland vägledning. Därav var respektive moderator en del av den observerade gruppen och påverkade miljön genom att interagera med deltagarna. Därmed kategoriseras observationerna som deltagande. I senare steg av scenarioplaneringsmetoden (se bilaga 1) delades varje grupp i par där varje par observerades av en moderator. Huvudfokus för observationerna låg på att identifiera hur deltagarnas samarbetsförmåga påverkades av digitala kommunikationsverktyg under VSP. Observationen var systematisk eftersom den strukturerades genom att skapa en plan över vad som skall observeras. Data kring deltagarnas upplevelser och åsikter samlas in via enkäten och fokusgruppen därav skapades en observationslista med aspekter som inte framkommer via andra metoder. Det var även viktigt att observera aspekter av experimentet som deltagarna möjligtvis inte ha en objektiv syn på. Detta innebär delar av experimentet som deltagarna vill möjligtvis föreställa som positiva framför resten av gruppen även om de var utmanande. Observationslistan bestod av följande kategorier: deltagarnas navigation i Zoom.us,

(26)

20

användningen av andra digitala verktyg som Google eller Google Docs och gruppens

samarbetsförmåga under SP och VSP. Tabell 2 underbygger observationslistan utifrån tidigare forskning och beskriver utförligt vad som observerades.

Tabell 2 Teoretisk underbyggnad för observationslistan

Observation Deltagarnas navigation i Zoom.us. Avser att

undersöka

Avser att undersöka deltagarnas eventuella svårigheter med Zoom. Är Zoom.us ett passande digitalt kommunikationsverktyg för VSP?

Teori Medarbetarna har idag många olika verktyg att välja på för att samarbeta med andra i en virtuell miljö. Verktyg som email, textmeddelande, röstöverföring via

datornätverk (Bennett, 2014; Thomas, 2014), videokonferens (exempelvis GoToMeeting.com eller Zoom.us), webinar, virtuell verklighet (Ausburn & Ausburn, 2014; Fagan, 2014; Mancuso, Chlup, McWhorter, 2010; McWhorter & Lindhjem, 2013), och sociala medier (Delello & McWhorter, 2014).

Observation Användning av andra digitala verktyg som Google eller Goodle Docs.

Avser att undersöka

Vilka verktyg väljer deltagarna att använda under VSP.

Teori Idag finns det också möjlighet att få direkt tillgång till digitala dokument och inspelade möten som kan sparas i datormolnet. Lättillgängliga data som dokument och inspelade möten underlättar arbetet med VSP (Fazarro & McWhorter, 2011; McWhorter et al., 2013).

(27)

21 Avser att

undersöka

Avser att undersöka hur deltagarna samarbetade under SP jämfört VSP.

Teori Dagens tekniska verktyg gör det möjlig att ansluta sig genom flera enheter och på så sätt underlätta för digitala samarbeten och dela idéer mellan varandra

(Sreedhar, 2014).

3.2.3

Fokusgrupp

Eftersom djupgående diskussion kring SP inte är en del av metoden, genomfördes en

fokusgruppsdiskussion efter experimentet. Fokusgruppmetoden beskrivs som ett sätt att samla in data genom att diskutera olika aspekter av ett ämne med en grupp människor (Denscombe, 2018).

Denscombe (2018) menar att fördelen med fokusgruppen ligger i gruppens dynamik vid hög grad av interaktion som kan leda till information genom att skapa nya reflektioner kring deltagarna.

Diskussioner från en fokusgrupp leder till en bredare förståelse för hur målgruppen upplever eller resonerar kring ett ämne (Wibeck 2010; Ahrne & Svensson, 2011).

Fokusgrupper är en lämplig metod för att samla in data från en grupp om deras tankar kring ett valt ämne (Wibeck, 2010). Syftet med studien är att undersöka olika uppfattningar av hur digitala kommunikationsverktyg påverkar SP och därav är fokusgrupp en lämplig metod. Wibeck (2010) rekommenderar att en fokusgrupp består av minst fyra personer men inte mer än sex personer. Enligt Ahrne och Svensson (2015) används metoden även för idégenerering och problemlösning.

Harboe (2013) skriver att fokusgruppsintervjuer styrs av en moderator som har som uppgift i att leda diskussionen. Enligt Wibeck (2010) är det moderatorns uppgift att säkerställa att deltagarna av fokusgruppen diskuterar kring ett ämne och på så sätt svara på frågorna utan att sväva ifrån ämnet. Till följd av varje experiment genomfördes en fokusgruppsdiskussion. Två av deltagarna samlades i hemmamiljö samtidigt som två deltagare deltog i fokusgruppen via Zoom.us eftersom de befann sig redan på en annan plats efter genomförandet av VSP. Båda fokusgrupper diskuterade i en timme och sedan fick moderatorn avbryta för att påminna om tiden. Rummet som fokusgrupperna genomfördes i var utrustad med skärm och mikrofon som alla kunde använda för att säkerställa att alla kunde höras och synas. Vid starten av varje tillfälle godkände även samtliga deltagare att diskussionen spelas in. Samma deltagare som deltog i experimentet deltog i fokusgruppen för att diskutera vidare arbetet med SP med hjälp av digitala kommunikationsverktyg. Fokusgruppsdiskussionen utgick från frågorna som

(28)

22

ställdes i andra delen av enkäten. På så sätt hade samtliga deltagare besvarat frågorna individuellt först och kunde förklara sin respektive ståndpunkt vid fokusgruppsdiskussionen.

Vid fokusgrupper finns även risken för grupptryck samt dominerade deltagare som inte låter övriga deltagare uttrycka sina tankar, det är därför viktigt att moderatorn säkerställer att alla deltar i samtalet (Harboe, 2013). En av författarna till denna studie valdes till moderator för fokusgrupperna och introducerade först ämnet samt förklarade att samtalet skulle ske mellan deltagarna. I övrigt förberedde vi oss genom att läsa på om SP och VSP för att kunna besvara eventuella frågor.

3.3

Urval

Begreppet urval beskriver de metoder som är lämpliga att använda då deltagarna för en undersökning väljs ut. Studiens datainsamlingsmetoder var planerad att genomföras i ett mediaföretag tillsammans med en grupp medarbetare som skulle delta i experimentet och fokusgruppen. Två mediaföretag kontaktades via e-post och bekräftade att en grupp medarbetare från varje företag var tillgängliga för att delta i experimentet. Med anledning av utbrottet av viruset COVID-19 under 2020 har samtliga organisationer som valde att ställa upp, avstått från att delta i vår undersökning och inte medverka i studien. Företagen valde att stänga kontoret och medarbetarna arbetade hemifrån enligt

rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten (2020) att hålla avstånd och undvika kontakt med andra människor. Därefter var inga andra företag tillgängliga för att delta i studien. Därför har studien använt sig av ett bekvämlighetsurval som innebär att undersökning består av personer som är lättast att nå (Bryman, 2002). Fördelen med bekvämlighetsurval kan ses för småskaliga forskningsprojekt med begränsade resurser (Denscombe, 2018). Tolv anhöriga studenter från Malmö universitet kontaktades för att delta i undersökningen utifrån författarnas personliga kontakter. Enbart åtta av dem valde att delta i studien. Fyra studenter valde att avstå från att delta i experimentet på grund av att de ansåg sig vara utsatta för COVID-19 och undvek kontakt med människor för att minska eventuell smittorisk. Enligt Bryman (2002) borde deltagarna för en fokusgrupp vara antigen okända för varandra eller naturliga grupper som består av vänner eller klasskamrater. Därför bestod urvalsgruppen av åtta studenter från olika fakulteter (Kultur och samhälle och Teknik och samhälle) från Malmö universitet. Sex av åtta deltagarna hade tidigare erfarenhet av SP men två deltaga kände inte till begreppet sedan innan. Genom att göra ett heterogent urval där deltagarnas tidigare erfarenheter kring SP varierar skapas det en grund för diskussion från olika perspektiv.

Bryman (2011) menar på att problematiken med bekvämlighetsurval är att det inte är representativt för populationen eftersom det endast är ett stickprov från forskarens närhet. Studien påverkas inte av detta eftersom studien syftar på att undersöka användarnas beteende. Att studien har undersökt enbart studenter kan vara problematisk eftersom studenter inte kan bidra med samma information som

(29)

23

eventuell medarbetare i ett företag. Detta leder till att studien inte längre tilltalar företag som använder SP som är en del av målgruppen, på samma sätt.

3.4

Analys av data

Vid analys av data från en kvalitativ studie är det viktigt att sortera och reducera material som samlas in för att sen kunna förenkla och sammanfatta innehållet (Larsen, 2009). Det empiriska materialet från fokusgruppen har därför transkriberats utifrån det som varit användbart som underlag till studien. Bryman (2011) förklarar att allt material behöver inte transkriberas, dock ska inspelningarna återuppspelas för att undvika att väsentligt material förloras. Data reducerades genom att ta bort irrelevanta samtalsämne samt talspråkliga ord av mindre betydelse från transkriberingen.

Vidare genomfördes en innehållsanalys för att kunna sortera och sammanfatta resultatet. Enligt Larsen (2009) används innehållsanalys ofta i kvalitativa undersökningar för att kunna skapa en grund för argumentation mot tidigare forskning. Processen inleddes med läsning av det transkriberade fokusgrupperna samt svaren från enkäterna för att få en överblick över materialets innehåll. Andra steget i analysen är att sortera den insamlade data för att skapa överskådlighet. Data som samlades in tematiserades utifrån olika identifierade kategorier (Jacobsen, 2017). Kategorierna som identifierades var följande: tidigare erfarenhet av SP, tidigare upplevelser av digitala kommunikationsverktyg,

upplevelse av SP, samarbetsförmåga via VSP och SP jämfört med VSP. För att skapa en överblick har

varje kategori markerats med en färg. Vidare fylldes varje kategori med citerat innehåll från

transkriberingen och enkäten. Avslutningsvis sammanställdes materialet utifrån dessa kategorier för att kunna utgöra en grund för redovisning av resultatet av datainsamlingen.

3.5

Forskningsetik

Under datainsamling och vid hantering av insamlat material har hänsyn tagits till forskningsetiska principer. Bryman (2011) presenterar fyra olika forskningsetiska principer som borde uppmärksammas av forskare. Den första principen, informationskravet, innebär att forskaren redovisar syftet med studien för samtliga deltagare. Andra principen, samtyckeskravet, redogör hur deltagarna får bestämma hur inblandade de vill vara i studien. Vid första kontakt med samtliga deltagare blev samtliga

informerade om studiens syfte och att deras medverkan var frivillig. Deltagarna godkände även att fokusgruppen spelades in för senare återuppspelning. Konfidentialitetskravet innefattar vikten av att deltagarnas personuppgifter skyddas från utomstående personer. Varje deltagare blev tilldelad en siffra för att undvika att skriva ut deras namn och att deras personuppgifter sprids vidare. Den fjärde och sista principen, nyttjandekravet, förtydligar att det insamlade materialet endast får användas till den aktuella studien.

(30)

24

3.6

Metoddiskussion

Som tidigare nämnt har studiens tillvägagångssätt påverkats negativt av en pågående pandemi av viruset COVID-19. Datainsamlingen planerades att genomföras hos ett mediaföretag som tyvärr stängde sitt kontor på grund av viruset. Ytterligare företag kontaktades men inte heller de kunde delta på grund av samma orsak. Detta ledde till att studien utgick från ett bekvämlighetsurval av deltagare som tilldelades fiktiva roller inom en organisation för att kunna besvara frågeställning. Således har resultat granskat kritiskt av författarna till denna studie men även besvarat studiens frågeställning utifrån användarnas perspektiv istället för medarbetarnas.

Studien bygger på metoder som oftast används för att samla in kvantitativa data men som studien använder istället för insamling av kvalitativa data. Detta genom att skapa en enkät som består för det mesta av kvalitativa frågor och en svarsruta där deltagaren kan skriva fritt istället för förbestämda svarsalternativ. Experimentet har inte heller genomförts för att samla in kvantitativa data utan den observerades för att samla in kvalitativa data kring deltagarnas beteende. Observationen av

experimentet skapade möjligheter att undersöka hur deltagarna samarbetade under SP och VSP samt notera hur digitala konferensverktyg användes, vilket inte var möjligt via enkäten. Sist använder sig studien av en fokusgrupp eftersom datainsamlingen krävde en djupare diskussion med öppna frågor, där deltagarna kunde dela med sig erfarenheter och åsikter kring SP och VSP. Problematiken som uppkommer vid genomförandet av flera olika metodval under samma tillfälle är tidsbristen. Det fanns inte möjlighet att samla deltagarna ytterligare en gång vilket resulterade till att datainsamlingen genomfördes under två timmar. Detta är problematisk för att det fanns inte lika mycket tid att ägna åt varje metod vilket resulterade i att experimentet tog mer tid än fokusgruppen. Två timmar spenderades totalt för SP och VSP och därför var det orimligt att spendera ytterligare två timmar för fokusgruppen. Om det fanns mer tid att ägna åt fokusgruppen skulle mer data samlas in och studien hade kunnat undersöka VSP djupare.

Efter experimentet framgick det att ordningen som deltagarna fick genomföra SP och sen VSP har påverkat resultatet negativt. Eftersom ämnet för både SP och VSP var Malmö universitet har SP fungerat som inlärning inför VSP vilket inte var planerat. Deltagarna för båda grupperna fick testa SP först vilket ökar risken att de anser SP vara mer komplicerad i jämförelse med VSP där de var redan bekanta med processen. Att byta ordningen på SP och VSP inför andra gruppen hade det varit lättare att analysera hur ordningen för metoderna påverkade deltagarnas upplevelse. Detta uppmärksammades efter andra experiment tillfället och därav fanns det inte möjlighet att åtgärda problemet.

Vid insamling av data genom fokusgrupp minimeras risken att generalisera resultatet enligt Wibeck (2010) och har därför använts i denna kvalitativa studie. Enligt Harboe (2003) är det möjligt att underbygga data som insamlad genom en kvalitativ metod med insamlade data från kvantitativa

(31)

25

metoder vilket kan också styrka sin studie. Med tanke på studiens syfte ansågs fokusgrupper ett passande val av metod. Samtliga deltagare i fokusgrupperna deltog även i experimentet och var därför insatta i diskussionsämnet. Det är viktigt att notera att fokusgruppen genomfördes delvis virtuellt eftersom två personer befann sig på en annan plats efter genomförandet av VSP. Detta kan ha påverkat diskussionen negativt, att deltagarna som deltog via Zoom hade svårare att inflika med åsikter för att inte avbryta samtalet. Det finns också en risk att kommunikationen inte var lika tydlig och att alla inte kunde höra diskussionen lika bra vilket skulle också påverka diskussionen negativt.

Diskussionen hade som utgångspunkt öppna frågor som hade tidigare ställts i enkäten. Även om alla som deltog i fokusgruppen kom till tals var det tydligt att vissa av deltagarna diskuterade mer än andra. Resultatet kan därför ha påverkats av de deltagare som delade med sig mer men även från de som inte diskuteras lika mycket. Detta fenomen uppkommer när individer som deltar i fokusgrupper har dominerade roller (Wibeck, 2010). Detta togs hänsyn till genom att basera diskussionerna på frågorna från enkäten som samtliga deltagare fick fylla in efter experimentet. På så sätt deltagarna fick tid att besvara frågorna individuellt först utan att påverkas av varandras åsikter. Däremot om

moderatorn skulle styra samtalet mer finns det risk att diskussionen inte flyter på naturligt och åsikter uteblir. Moderator hade i åtanke att inte avbryta en deltagare för att bibehålla öppna samtalsklimatet. Varje forskningsmetod erbjuder en mångfald av både möjligheter men även risker. Användarens uppgift är att vara införstådd med metodens teoretiska principer och praktiska tillämpningsområden, för att kunna utnyttja möjligheterna för att minska metodens potentiella brister. Detta är något som tagits i beaktning under hela studien för att uppnå en kvalitativ undersökning. Datainsamlingen består inte av kvantitativa metoder eftersom studien inte syftar till att presentera statistik om skillnader och likheter mellan SP och VSP. Kvalitativa metoder bidrar till en nyanserad bild av användarnas upplevelse av digitala kommunikationsverktyg. Experimentet har fungerat som en grund till de kvalitativa undersökningarna. Upplevelse och tankar från experimentet har observerats och har lagts till grund för fokusgruppen. Det som möjligtvis saknas från studien är en intervju med en expert inom SP och VSP. En expertintervju hade kunnat bidragit till ökad kunskap inom ämnet och bättre

planering av experimentet. Experten hade kunnat upplysa om relevanta aspekter av SP och VSP som borde undersökas. Detta hade kunnat varit av stor betydelse eftersom intervjun hade utvecklat studiens teoretiska referensram.

3.6.1

Källkritik

Vid hantering av teoretiska källor har studien utgått ifrån Thuréns (2013) källkritiska principer som innefattar äkthet, tidssamband, oberoende och tendensfrihet. Äktheten syftar på att källan inte är förfalskad med andra ord att källan är vad den utger sig för att vara. Liknande källor har jämförts med varandra för att kontrollera att informationen överensstämmer och därav säkerställa källorna äkthet.

Figure

Figur 2. The Futures Triangle (baserad på Inayatullah, 2013)
Figur 3 Metodval översikt
Tabell 1 Teoretisk underbyggnad av enkätfrågorna
Tabell 2 Teoretisk underbyggnad för observationslistan
+5

References

Related documents

Vi hade för avsikt att med denna studie kunna bidra med kunskap kring vilka åsikter, attityder och känslor som kan kopplas till normbrytande reklam. I likhet med deltagarna

Tidigare har man trott att arvet mest hade betydelse för utvecklingen av kog- nitiva förmågor hos unga, men Boo Johansson har tillsammans med en forskargrupp visat att generna har

Detta syns bland annat genom att kommunen har gått med på att låna ut en del av sin mark till skolan för att eleverna ska ha en möjlighet att utvecklas inom ämnet friluftsliv

Tallvid (2015) sammanfattar forskningsläget genom att ge exempel på forskare som skapat företrädelsevis enkäter för att mäta de olika komponenterna i TPaCK. Forskningen mäter

Alla föräldrar ges också möjlighet till samma information, även när barnen är frånvarande, samt att föräldrarna kan läsa informationen när de själva har tid och möjlighet..

Resultatet kan leda till en ökad kunskap av hantering av andningssvikt och dess symptom dyspné, vilket leder till en förbättrad omvårdnad och ett lindrat lidande hos

Men när texten tar sig längre och längre bort från författaren, »de­ cennier bortom Revolutionen», framstår före­ ställningen att verkligheten skulle rätta sig efter

Men samtidigt som hon vill uppmuntra företag att använda sig av sociala medier betonar hon hur viktigt det är att företagen har någon slags guidelines kring hur användandet ska