Föreläsning 4 - Motivation och ledarskap (Ledarskapscentrum) File

Mikael Östberg

micke@ledarskapscentrum.se 070 639 67 98

Vilken forskning ska man lita på?

•

Systematiska forskningsöversikter och meta-analyser: Den röda tråden, medelvärde av många studier.

•

Randomiserade kontrollerade studier. Experiment.

•

Kvasi-experimentella studier: Befintliga riktiga grupper som får olika behandling.

•

Korrelationsstudier: Insamling av kvantitativa data hos en eller flera organisationer för att se samband mellan olika variabler (ex. enkätundersökningar)

•

Fallstudier: Systematiska observationer och beskrivningar av enstaka personer, grupper eller observationer.

Evidens

styr

ka

Stark

Bruce J. Avolio

Avraham N. Kluger

Anders K Ericsson

Edward L. Deci

Ledarskapscentrums forskarnätverk

Michael West

Francesca Gino

Farida Rasulzada

Definition ledarskap

Social påverkan i en given riktning

•

Social påverkan. Du måste på ett eller annat sätt höras eller synas.

•

Given riktning. Du ska få andra att göra (prestera), tycka och/eller tänka det du vill.

Att fungera och prestera i arbetet?

• Tänk tillbaka på ditt arbetsliv och alla du arbetat med.

• Försök att hitta någon du arbetat med som har

fungerat mycket bra i sitt arbete.

• Vad gjorde hon eller han rent konkret som får dig att tycka att han eller hon

Kommer i tid

_{Färdigställer sådant han/hon tagit sig för}

Ställer upp

Delar med sig av

information

Arbetar effektivt

Samarbetar väl

Är lojal mot organisationen

Stöttar sina kollegor

Presterar goda resultat

Kommer med kloka förslag

Tar egna initiativ

Är noggrann

Fullföljer åtaganden

Är pålitlig

Är vänlig Är produktiv Humoristisk Problemlösare

Att fungera och prestera i arbetet?

• Tänk nu på någon du arbetat med som inte funkade särskilt bra på arbetsplatsen.

Kommer aldrig i

tid

Arbetar ineffektivt

Dålig på att samarbeta

Hamnar i konflikter

Är inte lojal mot

organisationen

Presterar dåliga resultat

Fuskar

Tar inga egna

initiativ

Fullföljer aldrig åtaganden

Är opålitlig

Är elak

Är ohövlig

Slarvar

Är frånvarande

Tar långa raster Slösar med organisationens resurser

Prestation

Uppgift

Medarbetarskap

Förutsättningar _Arbete Prestation

Tankar Känslor

Beteenden

Före/Efter Under Mellan personer Uppgift Medarbetarskap Egoistiska beteenden Uppdrag/Mål Person Organisation

Prestation

Uppgift

Medarbetarskap

Prestation – Uppgift

•

Arbetsuppgifter genomförs i rätt tid och med rätt kvalitet

•

Medarbetaren/teamet visar intresse för att bli bättre på sina uppgifter och i den mån det är möjligt/rimligt också visar

Prestation – Medarbetarskap

•

Hjälpsam mot andra

•

Lojala mot teamet och organisationen

•

Tar egna initiativ

•

Positiv inställning till andra inom/utom teamet samt organisationen

Prestation – Egoistiska beteenden

•

Ägnar arbetstid åt annat än förväntat

•

Är frånvarande från arbetet utan giltiga skäl

•

”Maskar” eller arbetar överdrivet långsamt

•

Bryter medvetet mot rutiner, policys, regler m.m.

•

Slösar med organisationens resurser

•

Uppträder oförskämt och talar illa om andra

•

Lätt för att brusa upp och hamna i destruktiva konflikter

Generell målsättning med ledarskapet

•

Medarbetarna presterar det som förväntas eller mer

(samtliga tre kategorier av prestation) med en hög grad av engagemang och uthållighet.

•

Medarbetarna vet vilka mandat de har och ber inte om lov i onödan.

Arbete

Tankar Känslor

Motivation att prestera och fungera väl

Motivation

Motivation… en enkel definition

Drivkraften som får oss att agera. Det som

avgör vad vi gör, hur mycket eller länge vi gör

Motivation… en bättre definition

Drivkraften som får oss att agera. Det som

avgör vad vi gör, hur mycket vi gör det och hur

intensivt vi gör det…

och anledningen till att vi

gör det!

För att göra min

chef glad

Det ser bra ut i mitt CV

För att det är kul

För att utvecklas och lära

mig nya saker

Jag skulle känna mig misslyckad

annars

För att ingen annan ställde

upp

För att det är viktigt

att ställa upp

För att det ingår i

arbetsbeskrivningen

Jag skulle få dåligt samvete om jag inte gjorde det

För att tjäna pengar

För att det krävs om jag vill

kunna få vissa fördelar på

jobbet

För att få känna mig duktig

Jag vill bidra med något viktigt

För att ge mig status

För att det känns rätt, helt enkelt.

För att mina kollegor inte ska bli besvikna

Viktigt Kul Piska/morot Dåligt

samvete

Viktigt Kul

Piska/morot:

För att få en belöning

För att undvika en bestraffning För att få beröm

För att undvika att min omgivning blir besviken på mig

Dåligt samvete

Viktigt

Dåligt

samvete:

Slippa dåligt samvete och skuldkänslor. Slippa känna mig misslyckad.

För att känna mig godkänd i mina egna ögon

Kul Piska/morot

Dåligt samvete

Viktigt:

Det känns viktigt Det känns rätt Det känns meningsfullt

Det ligger i linje med vem jag är och vad jag står för

Det fyller ett syfte som är värdefullt för mig

Kul

Viktigt

Kul:

För att det är kul För att jag är nyfiken För att jag är intresserad

För att jag mår bra

Dåligt samvete Piska/morot

Viktigt Kul

Piska/morot Dåligt

samvete

Viktigt Kul

Piska/morot Dåligt samvete

Måste Vill

måste

Prestation Trivsel Kreativitet Samarbete Hälsa

vill

Men med risk för negativa konsekvenser!

Några effekter…

Prestation

Autonom motivation (Vill) har betydelse för…

• Sjukfrånvaro (Flade, 2003; Gallup, 2004)

• Personalomsättning (Harter, Schmidt och Keyes, 2002)

• Arbetsprestation (Barber m fl.,1999; Corporate Leadership Council, 2004) • Kvalitet (DDI, 2005)

• Vinst (Harter m fl., 2002)

• Kundnöjdhet (Harter m fl,. 2002; Stairs & Galpin, 2010) • Trivsel (Flade, 2003; Gallup, 2004)

• Inlärning (Ryan & Weinstein, 2009) • Kreativitet (Amabile, 1985)

• Samarbete (Corporate Leadership Council, 2004) • Uthållighet (Stairs och Galpin, 2010)

måste

Personlighet Arbetsuppgift

Social miljö

vill

Diskussion…

Psykologiska behov

Ledarskap

Psykologiska

Kompetens

Att känna sig duktig, att behärska det

man tar sig för och att utvecklas och lära

Samhörighet

Att uppleva ömsesidigt goda, trygga och

stabila relationer till andra människor

Autonomi

Att få uppleva psykologisk frihet. Att inte

behöva göra våld på sina åsikter och

Se till att medarbetarna känner sig kompetenta

•

Ge beröm (för både slit och resultat)

•

För de som är nya. Gör det enkelt att komma igång och lyckas direkt.

Se till att medarbetarna känner samhörighet

•

Visa uppskattning för person (och inte bara prestation)

•

Visa tacksamhet

•

Hitta möjligheter till samvaro så att så många som möjligt lär känna varandra.

Se till att medarbetarna känner sig autonoma

•

Tryck hårt på allt som kan tas emot som något meningsfullt, viktigt och inspirerande. (Till exempel Syfte, mål och vision med

verksamheten.)

•

Var tydlig med även allt annat som kanske inte har potential att landa lika positivt, men förklara syftet med varför det behöver göras.

•

Bjud in till så mycket delaktighet som är möjligt och som tas emot positivt

Att dämpa känslan av Vill

•

Aldrig visa tacksamhet eller ge beröm

•

En allmänt negativ ton i kommunikationen

•

Otydlighet i syfte, mening, mål och policys

Förutsättningar

Uppdrag/Mål Person Organisation

Förutsättningar – Uppdrag/mål

•

Varför finns detta team/denna funktion/roll? Vad är vi/jag satta att göra?

•

Vilka är de primära arbetsuppgifterna?

•

Vilka är de övergripande målen? Ledarskap

•

Förmedla/förklara (ibland formulera) från organisation till team/individ.

•

Förmedla (ibland påverka eller korrigera) frågor/synpunkter från team/individ till organisation.

Förutsättningar – Person

•

Vilka personer med tillhörande personligheter, kompetenser, erfarenheter är jag satt att leda och hur matchar det

uppdrag och mål? Ledarskap

•

Ibland rekrytering/sätta ihop team.

Förutsättningar – Organisation

•

Struktur. Hur är man organiserad? T.ex. team, avdelningar, projektgrupper m.m.

•

Resurser, material, utrustning

•

Internkommunikation. Får teamet/individer relevant information i rätt tid?

Ledarskap

•

Förmedla/förklara (ibland formulera) från organisation till team/individ.

•

Förmedla (ibland påverka eller korrigera) frågor/synpunkter från team/individ till organisation.

forts. Förutsättningar – Organisation

•

Strategier, Principer, Rutiner, Vision, Mission, Värderingar, Normer, Kultur t.ex. kostnadsmedvetenhet eller alltid leverera i tid eller obligatoriska

morgonmöten med uppföljning och målnedbrytning Ledarskap

Arbete

Beteenden

Beteenden – Före/Efter

•

Målnedbrytning (alternativt sätta kortsiktiga mål)

•

Formulera och prioritera aktiviteter

•

Uppföljning

Ledarskap

•

Se till att ovanstående genomförs med mer eller mindre

delaktighet beroende på uppgift, person, team, tidsplan

Genomföra uppföljningsmöten

•

Hur har senaste arbetsperioden gått utifrån kortsiktiga mål, deadlines och samarbete? Mer eller mindre delaktighet.

Feedback och lärdomar. Beröm och fira.

•

Planering av närmaste arbetsperiod med tillhörande

prioritering av arbetsuppgifter samt delegering/korrigering i arbetsuppgifter, ansvar, beslutsmandat, information,

rollfördelning m.m. Mer eller mindre delaktighet. Utmana till förändring/förbättring.

Trafikpolisen Örebro

• Tydliggjorde uppdraget. “Vi ska se till att folk följer

reglerna i trafiken, vilket ska leda till färre trafikolyckor

.”

• De enades om att de ska vara ute i trafiken på farliga

sträckor och farliga tider.

• Exempel på en indikator var “Andel

nykterhetskontroller på helger”

• Andel billister som håller hastighetsbegränsningar. • Andel kontroller som sker under kritiska tider

• Andel fortkörningar mer än 15 km/h över hastighetsbegränsning.

• Andel tid av trafikkontrollering som ägnas åt effektiv kontroll av fortkörning.

Minimera fortkörningar

• Antal motorister som ”åker dit” i alkohol/drogkontroller. • Antal alkohol-/drogkontroller per månad.

• Andel kontroller som genomförs mellan Fredag 09.00 och Söndag 12.00.

• Andel kontroller som genomförs på högriskplatser och riktas mot högriskpersoner. • Andel kontroller som genomförs i samband med annat trafikbrott.

Förhindra rattfylleri

• Antal rapporterade fall av vårdslöshet i trafik. • Tid ägnad åt specifik kontroll av farlig omkörning.

• Tid ägnad åt specifik kontroll av avstånd till framförliggande fordon. • Tid ägnad åt specifik kontroll av riskabel korsning av väg.

Förhindra annat riskabelt beteende i

trafik

• Andel korrekt formulerade rapporter om trafikbrott.

• Andel tid ägnad åt intern administration i relation till tillgänglig tid. • Andel förundersökningar som avklaras inom 30 dagar.

Effektiv administration

-80 -60 -40 -20 0 20 40 60 80 A 96 J 97 J 97 N 97 A 98 S 98 F 99 J 99 D 99 M 00 O 00 M 01 A 01

När man sätter mål

•

Tydlighet. Det ska framgå när målet ska vara uppnått och

hur vi/jag ligger till i förhållande till målet. Inte så många mål att mängden mål skapar otydlighet.

•

Svårighetsgrad. Målet ska kräva en ordentlig ansträngning

för att uppnås. Man ska inte känna sig säker på att nå målet, men inte heller helt säker på att man inte kommer att nå

målet.

•

Meningsfullhet. Målet ska kännas meningsfullt och

engagerande. Det ska vara tydligt på vilket sätt målet främjar teamets och organisationens bästa.

Arbete

Beteenden

Beteenden – Under

•

Hur ligger vi till i våra prioriterade aktiviteter för dagen. Kontinuerlig anpassning.

•

Vi utför arbetsuppgifter och samarbetar på det sätt vi kommit överens om.

•

Löpande råd, tips instruktioner, stöd, avlastning. Kan vara både från kollegor och ledare.

•

Tydlig kommunikation. Exempelvis vad vi behöver av varandra (kollegor och ledare).

•

Säkra att inget hamnar mellan stolarna. Ledarskap

•

Se till att ovanstående sker genom t.ex. bollplank, avlastning, råd, feedback, beröm, lösa problem, fatta beslut.

Arbete

Beteenden

Mellan personer

Beteenden – Mellan personer

•

Hanterar konflikter/meningsskiljaktigheter konstruktivt.

•

Öppna för varandras åsikter och låter alla komma till tals.

•

Uppmuntrar varandra.

•

Omtanke om varandra. Säkerställer att alla mår bra och att ingen hamnar utanför.

•

Säger ifrån om någon beter sig olämpligt mot någon annan. Ledarskap

Olika grad av samarbete

•

Ömsesidigt beroende – arbetsuppgifter där en persons prestation omedelbart påverkar de andras prestation

•

Jobba i serie – man jobbar individuellt och när man är klar är det nästa

persons tur att ta vid

•

Jobba parallellt – alla jobbar individuellt med sina arbetsuppgifter och en

persons individuella prestation påverkar inte de andras prestation

Beroende/Tillhöra

Oberoende/Konflikt

Tillit/Struktur

Konflikthantering – några tips

•

Agera inte i affekt. Ilska är sällan bästa knepet att lösa en konflikt. Undvik personangrepp.

•

Lyssna på allas perspektiv. Hur ser de på situationen? Vilka behov har de?

•

Ta tag i oenigheten direkt. Vänta inte på att det blossar upp eller blir en surdeg.

•

Ta inte över andras konflikter. Var dock beredd på att medla och höra allas perspektiv.

•

Leta vinn-vinn-lösningar. Lösningsfokus, istället för fokus på problemet och syndabockar.

Förutsättningar _Arbete Prestation

Tankar Känslor

Beteenden

Före/Efter Under Mellan personer Uppgift Medarbetarskap Egoistiska beteenden Uppdrag/Mål Person Organisation

Sammanfattning

Någon skillnad när det gäller projektledarskap?

•

Mekanismerna för hur människor fungerar skiljer sig inte.

•

Vissa förutsättningar gör att det oftare är lättare att lyckas.

-

Tydligare uppdrag

-

Tydligare roller

-

Start- och slutdatum

-

Enklare att sätta mål och följa målprogress

Mikael Östberg

micke@ledarskapscentrum.se 070 639 67 98