Internredovisning : Paradisverkstaden Design AB

(1)

Internredovisning

Paradisverkstaden Design AB

Författare:

Tobias Berglund

Handledare:

Petter Boye

Program:

Fristående kurs

Ämne:

Företagsekonomi

Nivå och termin: C-nivå, VT-09

Handelshögskolan BBS

(2)

Förord

Jag vill härmed passa på att tacka Er som på något sätt hjälpt till och möjliggjort det för mig att genomföra denna kandidatuppsats.

Ett stort tack till Paradisverkstan Design AB och Eva Paradis för att hon ställde upp på de frågor som legat till grund för studien.

Jag vill även rikta ett tack till min handledare Petter Boye för de råd och tips han gett mig under resans gång.

Avslutningsvis vill jag tacka Per-Olof Johansson för hans kunskap, tankar och idéer som har varit av stor hjälp och vikt för uppsatsens utformning.

Kalmar den 27 maj 2009

(3)

Sammanfattning

Titel: Internredovisning – Paradisverkstaden Design AB

Författare: Tobias Berglund

E-mail: tb22bv@student.hik.se alt. tobias.berglund@spray.se

Datum: 2009-05-27

Handledare: Petter Boye, Handelshögskolan BBS, Högskolan i Kalmar

Nivå: Kandidatuppsats i Företagsekonomi, 15hp.

Institution: Handelshögskolan BBS, Högskolan i Kalmar

Bakgrund: Ekonomistyrning är något som behövs för att en verksamhet ska fungera och styrning sker i första hand inifrån organisationen. För att styrningen ska fungera på ett tillfredställande sätt så är det viktigt att ha ett informationssystem som kan generar rätt information som ska ligga till grund för beslut, planering och uppföljning av verksamheten.

Problem: Det problem som uppstått i Paradisverkstan Design AB och som ligger till grund för uppsatsen är att det finns någon löpande kontrollen av företagets ekonomi. Företagets ekonomistyrning är i behov av förbättringar då verksamheten under de senaste åren vuxit i omfattning. Informationsflödet i företaget är inte tillräckligt i förhållande till dess storlek och för att lösa detta krävs ett fungerande system för internredovisning.

Syfte: Syftet med uppsatsen är att identifiera kriterierna för ett bra internredovisningssystem för framtagning av rapporter åt Paradisverkstaden Design AB och finna utgångspunkter för vidare utveckling av systemet.

Metod: Tillvägagångssättet i studien är en abduktiv forskningsansats med en kvalitativ undersökningsmetod. En fallstudie har gjorts på ett företag där semi-strukturerade intervjuer användes för datainsamlingen.

Slutsats: Slutsatserna av studien är de att jag har kommit fram till ett förslag om en affärsredovisning utbyggd med objektskoder vilket gör att Paradisverkstan Design AB kan få en internredovisning i flera dimensioner. Vidar så har jag tagit fram en matris för olika kombinationer av objektskoder som underlag till framtagning av rapporter för internredovisning i företaget.

Nyckelord: Internredovisning, Internredovisningsmodeller, Ekonomistyrning Informationsbehov

(4)

Innehållsförteckning

DISPOSITION ... 1 1 INLEDNING... 2 1.1 BAKGRUND/PROBLEMOMRÅDE ... 2 1.2 PROBLEMDISKUSSION ... 3 1.3 FORSKNINGSFRÅGOR ... 5 1.4 SYFTE ... 5 1.5 AVGRÄNSNINGAR ... 5 1.6 BEGREPP ... 5 2 METODKAPITEL ... 6 2.1 FORSKNINGSANSATS ... 6 2.2 FORSKNINGSSTRATEGI ... 7 2.3 FALLSTUDIE ... 8 2.4 DATAINSAMLING ... 9

2.4.1 Primär och sekundär data ... 9

2.4.2 Urval ... 10 2.4.3 Intervjumetodik ... 10 2.5 TILLFÖRLITLIGHET ... 11 2.6 METODDISKUSSION ... 12 3 TEORETISK REFERENSRAM ... 13 3.1 EKONOMISTYRNING ... 13 3.1.1 Ekonomisystemet ... 13 Budgetsystemet... 14 Kalkylsystemet ... 15 Redovisningssystemet ... 15 3.1.2 Informationssystemet ... 15 3.2 INTERNREDOVISNING ... 16 3.2.1 Internredovisningens syfte ... 16

3.2.2 Extern kontra intern redovisning ... 17

3.2.3 Historik kring internredovisning ... 18

3.2.4 Internredovisningens process... 19

3.2.5 Informationsbehov ... 20

3.2.6 Utformning av rapporter för internredovisning ... 20

3.2.7 Utformning av internredovisning ... 22

3.2.8 Fristående modeller för interredovisning ... 24

Upplysningsmodeller ... 24

Kretsloppsmodeller ... 25

(5)

M-planen ... 27

Internredovisning i BAS-planen ... 27

ABC-baserade modeller ... 28

3.2.9 Internredovisning i olika branscher ... 28

Internredovisning i tillverkande företag ... 28

Internredovisning i handelsföretag ... 29

Internredovisning i tjänsteföretag ... 29

3.3 BEGRÄNSANDE FAKTORER ... 30

3.3.1 Kostnad vs. Nytta ... 30

3.3.2 Övriga begränsande faktorer ... 30

4 EMPIRI ... 31

4.1 FÖRETAGSPRESENTATION -PARADISVERKSTADEN DESIGN AB ... 31

4.2 INTERVJU MED EVA PARADIS,PARADISVERKSTADEN DESIGN AB ... 33

4.3 INTERVJU MED PER-OLOF JOHANSSON,HANDELSHÖGSKOLAN BBS ... 35

5 ANALYS ... 37

5.1 ANALYSMODELL ... 37

5.2 ANALYS AV FRISTÅENDE MODELLER FÖR INTERNREDOVISNING ... 38

5.3 ANALYS AV UTFORMNING AV INTERNREDOVISNING ... 40

5.4 UTVÄRDERING AV MODELLERNA ... 41

5.5 UTFORMNING AV RAPPORTER FÖR INTERNREDOVISNING ... 42

5.6 BEGRÄNSANDE FAKTORER ... 43

6 SLUTSATS ... 45

6.1 FÖRSLAG TILL MODELL/METOD FÖR INTERNREDOVISNING... 45

6.2 UTFORMNING AV RAPPORTER ... 46

6.3 FORSKNINGSFRÅGOR ... 46

6.4 FÖRSLAG TILL VIDARE STUDIER ... 47

REFERENSER ... 49

LITTERATUR ... 49

ELEKTRONISKA KÄLLOR ... 50

(6)

Figurförteckning

FIGUR 1:EKONOMISYSTEMETS OLIKA DELAR. ... 14

FIGUR 2:EXTERN OCH INTERN REDOVISNING ... 18

FIGUR 3:EXEMPEL PÅ EN UPPLYSNINGSMODELL ... 25

FIGUR 4:EN PRINCIPSKISS ÖVER EN KRETSLOPPSMODELL ... 26

FIGUR 5:ORGANISATIONSSCHEMA PARADISVERKSTAN ... 31

FIGUR 6:PRODUKTIONSPROCESSEN I PARADISVERKSTAN ... 32

FIGUR 7:FÖRSÄLJNINGSSTRUKTUREN I PARADISVERKSTAN ... 33

FIGUR 8:ANALYSMODELL... 38

FIGUR 9:MATRIS FÖR ANALYS AV INTERNREDOVISNINGSMODELLER ... 38

FIGUR 10:EXEMPEL PÅ AFFÄRSSREDOVISNING MED OBJEKTSKODER ... 45

FIGUR 11:MATRIS ÖVER OBJEKTSKODER FÖR PRODUKTGRUPPER OCH AFFÄRSOMRÅDEN ... 46

Bilagor

BILAGA I:INTERVJUGUIDE

BILAGA II:PRODUKTER

(7)

1

Disposition

Kapitel 1 Inledning: Uppsatsens inledande kapitel kommer att ge läsaren en introduktion till det problemområde som ligger till grund för uppsatsen. Sedan följer en kortare bakgrund och förklaring av ekonomistyrning, informationsbehov och internredovisning. Kapitlet avslutas med att uppsatsens problemformulering, forskningsfrågor, syfte samt de avgränsningar som gäller för studien läggs fram. Kapitel 2 Metod: Det andra kapitlet behandlar uppsatsens tillvägagångssätt i form av val av forskningsansats, forskningsstrategi och undersökningsdesign. Dessa val motiveras utifrån uppsatsens problemformulering och syfte.

Kapitel 3 Teoretisk referensram: Kapitlet redogör för den teoretiska referensram som ligger till grund för den här uppsatsen. Inledningsvis ges en inblick i ekonomistyrning och ekonomisystemets olika delar. Därefter kommer en utförlig redogörelse kring internredovisningens syfte, utformning och modeller, samt hur rapporter för internredovisning kan utformas. Avslutningsvis ges det en inblick i förhållandet mellan nyttan och kostnaden med internredovisning. Kapitel 4 Empiri: Detta kapitel presenterar de resultat som införskaffats genom de valda

metoderna för datainsamling. Empirikapitlet ger även en mer utförlig inblick i hur strukturen och processen ser ut i Paradisverkstaden Design AB.

Kapitel 5 Analys: Här analyseras och tolkas den empiriska undersökningens resultat utifrån den teoretiska referensram som ligger till grund för uppsatsen. Kapitlet ger en utvärdering av hur de olika modellerna och metoderna för internredovisning passar in på det behov som finns för Paradisverkstan idag. Kapitel 6 Slutsats: Uppsatsens avslutande kapitel kommer att presentera de slutsatser som

undersökningen renderat i och de förslag jag kommit fram till. Kapitlet och uppsatsen i helhet avslutas med några reflektioner över olika uppslag till framtida studier.

(8)

-Inledning-

2

1 Inledning

Det inledande kapitlet kommer att ge en bakgrund följt av en problemdiskussion kring uppsatsens forskningsområde. Detta kommer sedan att övergå i en problemformulering som utmynnar i ett syfte med tillhörande forskningsfrågor och avgränsningar. Några grundläggande begrepp och uppsatsens fortsatta disposition kommer att avsluta kapitlet.

1.1 Bakgrund/problemområde

Varje organisation har uppställda mål som man vill uppnå, antingen som mer eller mindre definierade mål av verksamheten. För att uppnå dessa mål är det viktigt att aktiviteterna inom organisationens olika delar samordnas och styrs mot målen. De verktyg man har till hjälp för att uppnå detta är planering, kommunikation, koordination och utvärdering av organisationens arbete. För att uppnå målkongruens som är målet med styrning så gäller det att både organisationen och dess medarbetare strävar mot samma mål.1 Det viktiga är att verksamheten drivs så ekonomiskt som möjligt, dvs. att företagets resurser utnyttjas på bästa tänkbara sätt med hänsyn till företagets mål2.

Ett samhälle i ständig förändring kräver att företag har en väl fungerande ekonomistyrning för att kunna överleva på lång sikt. Organisationens övergripande filosofi kommer att påverka synen på produktivitet, effektivitet och lönsamhet, vilket i sin tur har en inverkan på valet av ekonomisystem.3En organisationsfilosofi karakteriseras av affärsiden och de övergripande mål och riktlinjer som präglar verksamheten. Det gäller med andra ord att välja ett ekonomisystem som är anpassat efter de behov företaget har. Eftersom ekonomisystemet registrerar och rapporterar verksamhetens transaktioner så gäller det att bestämma vilket informationsbehov företaget har för att kunna ta fram lämpliga rapporter.

Varje företag behöver styras och behovet av styrning ser självklart olika ut beroende på vilken verksamhet som bedrivs och ju mer komplext ett företag är desto större krav ställs på den ekonomiska styrningen.4 Styrning sker i första hand inifrån organisationen och det är då

1_{Anthony, R. N. & Govindarajan, V. (2007)} 2_{Karlsson, I. (1998)}

3

Adolphson, J. (1998)

(9)

-Inledning-

3

viktigt att ekonomi- och informationssystemet kan ta fram information som ska ligga till grund för beslutsunderlag, planering och uppföljning av verksamheten.

Ekonomisystemet kan ses som en del av det totala informationssystemet och spelar därmed en central roll i det informationsbehov som uppstår i en organisation. Det finns en rad olika faktorer som påverkar och producerar information i en organisation. För att uppnå en så effektiv verksamhet som möjligt så gäller det att beslutstagarna i organisationen har tillgång till utförlig och tillförlitlig information. Informationsbehovet finns i alla organisationer men om inte informationsflödet genererar rätt information kommer detta få följder på styrningen av verksamheten.

Mindre företag som drivs av ett fåtal personer har kanske inte den kunskap och tid som krävs till att utveckla eller förändra delar kring styrningen av företagets verksamhet. Detta kan vara en anledning till att företag helt enkelt bara fortsätter att och köra på i gamla banor som man alltid gjort. Risken kan då bli att ekonomistyrningen blir förlegad istället för att utvecklas och förnyas. Detta är ett problem som har uppstått i det företag som ligger till grund för denna uppsats och forskarstudenten har fått möjligheten att ta sig an.

1.2 Problemdiskussion

Paradisverkstaden Design AB är ett familjeföretag som grundades på 1970-talet av konstnärerna Eva och Olof Paradis. Företaget tillverkar och säljer ett brett sortiment av egendesignade keramik- och glasprodukter. Under årens lopp har verksamheten växt och utvecklats till skillnad från ekonomistyrningen i företaget. Detta har medfört att det uppkommit ett behov av åtgärder som kan förbättra ekonomistyrning av verksamheten. Idag saknas det rutiner kring ett affärssystem att ta fram rapporter med som kan ligga till grund för styrningen och därmed utveckla verksamheten i Paradisverkstan. Ett större och bredare sortiment med bland annat uppkomsten av nya varugrupper har fått till följd att det behövs ett ökat informationsflöde och därigenom kommer det att ställas större krav på internredovisningen i företaget.

En del av ett företags ekonomisystem och dess totala informationssystem utgörs av redovisningssystemet och är ett viktigt hjälpmedel i styrningen av verksamheten. Redovisningssystemet avser rapportering för externt respektive internt bruk, och det är avseende det interna bruket som internredovisningen kommer in i bilden. Det är

(10)

-Inledning-

4

internredovisningen som ska se till att uppfylla det informationsbehov som ska vara till hjälp och stödja organisationen i styrningen av verksamheten.

När en verksamhet växer så växer även kraven på styrningen i företaget och därmed behövs det ett ekonomisystem som klarar av sådana förändringar. En anledning till att problem uppstår skulle kunna vara att företag har en struktur som är följsam och inte passar verksamheten när den börjar expandera. Det gäller att välja ett affärssystem som klarar de krav som man har som kravställare, samtidigt så kan inte ett system ge ut den information som önskas om inte rätt data matas in i systemet från början.

Efter att internredovisningen utvecklades som ett instrument för att möjliggöra den interna styrningen har den kommit att bli ett viktigt redskap för ledningen vid påverkan, mätning och uppföljning av resurser i verksamheten5. Detta har gjort att man inte bara är intresserad av helheten utan det är delarna i verksamheten som man vill ha information om så att man kan börja styra redan på detaljnivå. Internredovisningen har ökat möjligheterna till att utnyttja informationen av verksamhetens resurser.

Internredovisningens syfte är att lämna information om företagets olika delar, det kan exempelvis vara om produkter, projekt, avdelningar och marknader.6 Vidare så ska internredovisningen ge upplysning om produkters lönsamhet, vilka kunder som är värda att satsa på, hur priser på produkter och tjänsterna ska sättas etc. Detta är information som säkerligen inget företag oavsett storlek skulle vilja vara utan. På något vis måste ett företag få dessa frågor besvarade genom att ha någon form av system för intern kommunikation. Det handlar om att ställa sig frågan om vilka utgångspunkter som krävs för att utveckla ett bra system som kan bidra till en användbar internredovisning.

Det finns en rad olika sysätt på hur ett system för internredovisning kan se ut, men eftersom internredovisning till skillnad från den externa redovisningen är frivillig så kan den utformas helt på egna premisser. Internredovisningens utformning och framtagande av lämpliga rapporter leder oss vidare till uppsatsens syfte och forskningsfrågor.

5

Adolphson, J. (1998)

(11)

-Inledning-

5

1.3 Forskningsfrågor

Den ovanstående problemdiskussionen har lett fram till följande forskningsfrågor kring internredovisningen.

Vilka behov av informationsflöde har ett företag som Paradisverkstan Design AB? Vad är det som har gjort att dagens system för internredovisning inte fungerar

tillfredställande i Paradisverkstaden Design AB?

Hur bör internredovisningen generellt sett se ut i ett mindre tillverkande företag? Hur kan internredovisningen formas på ett bra sätt för att ge ledningen lämplig

information?

1.4 Syfte

Uppsatsens övergripande syfte är att identifiera kriterierna för ett bra internredovisningssystem för framtagning av rapporter åt Paradisverkstaden Design AB och finna utgångspunkter för vidare utveckling av systemet.

1.5 Avgränsningar

Uppsatsen kommer att vara avgränsad till problemformuleringar kring internredovisningen i Paradisverkstaden Design AB. Eftersom att det är det interna informationsflödet som behöver ses över och utvecklas så kommer uppsatsens fokus att ligga på dessa delar inom ekonomistyrningen. Därmed kommer inte uppsatsen att behandla ekonomisystemets övriga delar, det vill säga kalkylsystemet, budgetsystemet och den extern rapportering (affärsredovisningen). Inte heller internprissättning kommer att belysas i uppsatsen.

1.6 Begrepp

Kostnadsslag – är kopplad till de resursslag som förbrukningen avser, t.ex. material, löner, hyror etc.

Kostnadsställen – ett företags olika funktioner, avdelningar eller enheter som förbrukar resurser och på vilka man fördelar kostnaderna.

Kostnadsbärare – motsvarar de produkter (varor eller tjänster) som företaget tillverkar och/eller säljer och som därmed ska bära de kostnader som de orsakar.

(12)

-Metod-

6

2 Metodkapitel

Följande kapitel kommer att redogöra för och motivera de metodval som jag har gjort i samband med uppsatsen. Metodkapitlet kommer att visa det tillvägagångssätt som använts för att uppnå uppsatsens syfte och svara på de forskningsfrågor som ställts. Kapitlet avslutas med en diskussion kring studiens tillförlitlighet.

”I forskningsprocessen ägnar vi oss åt empiriskt arbete och datainsamling som antingen genererar, vederlägger eller strukturerar våra teorier och gör det möjligt för oss att förstå eller förklara våra observationer.” 7

2.1 Forskningsansats

Det finns tre forskningsansatser som inom den samhällsvetenskapliga forskningsprocessen, nämligen deduktiv, induktiv och abduktiv ansats.8 Denna uppsats bygger på en abduktiv ansats, vilket är en kombination av den deduktiva och den induktiva ansatsen. Den abduktiva ansatsen går ut på att utifrån ett enskilt fall ta fram en preliminär teori (induktiv ansats) och för att sedan testa denna teori på nya fall (deduktiv ansats) och avslutningsvis bearbetas teorin för att bli mer generell.9

Efter att ha varit i kontakt med Per-Olof Johansson, Universitetsadjunkt vid Handelshögskolan BBS, Högskolan i Kalmar, så valde jag att ta mig an den uppkomna situationen kring internredovisningen på Paradisverkstan. Utifrån detta fall formulerades ett antal forskningsfrågor och en teoretisk bakgrund för internredovisning upprättades. Detta tillvägagångssätt påminner om den process som sker vid användandet av en induktiv ansats (från empiri till teori).

Efterföljande steg i studien blev att använda de valda teorierna som underlag till insamlingen av det empiriska materialet. Empirin användes sedan till att styrka de befintliga teoretiska referensramar som används i uppsatsen. Det här steget i forskningsprocessen kan liknas vid den deduktiva ansatsen (från teori till empiri).

7_{May, T. (2001, s 47)}

8

Grønmo, S. (2006)

(13)

-Metod-

7

Att använda sig av abduktiv ansats kan liknas vid en rörelse som går fram och tillbaka mellan empiri och teori.10 Fördelen med den abduktiva ansatsen ser jag i att den inte låser forskaren som fallet kan bli om man endast använder ett induktivt alternativ deduktivt synsätt. Möjligheten att kunna växla mellan empiri och teori var lämpligt för denna uppsats då idéer och tankar bollades mellan mig som forskare, Per-Olof Johansson och Paradisverkstan i förhållande till de teoretiska referensramarna.

Nackdelarna med abduktion är att forskaren oftast har någon form av erfarenhet eller kunskap med sig sedan tidigare gällande den tänkta forskningen. Följden av detta är att ingen forskning startar förutsättningslöst och risken är att forskaren inte är tillräckligt objektiv och att teorin/hypotesen verifieras redan i den deduktiva fasen.11 En parallell till detta skulle kunna kopplas till den kunskap jag haft med mig från tidigare kurser under utbildningen i företagsekonomi och därmed så startade inte studien förutsättningslöst. Medvetenheten kring detta har gjort att jag försökt att kringgå det genom att känna till problemet.

2.2 Forskningsstrategi

Inom samhällsvetenskapen finns det två olika forskningsstrategier att välja mellan vid insamling av data, nämligen kvantitativ respektive kvalitativ metod. Beroende på vilken roll teorin spelar, kunskapssynen den rymmer och vilka ontologiska ståndpunkter som ingår så skiljer sig kvantitativ och kvalitativ forskning åt. Med ontologiska frågeställningar menas frågor som rör objektivism kontra subjektivism.12

Den här uppsatsen bygger på en kvalitativ forskningsstrategi som har sin grund i samhällsvetenskapen och ser omvärlden subjektivt, det vill säga hur människan uppfattar och tolkar den omgivande verkligheten13. En kvalitativ metod kännetecknas av att vikten läggs vid verbala formuleringar som uppkommer genom att olika faktorer studeras i förhållande till ett holistiskt synsätt, dvs. den person vi är inombords måste också få vara den vi visar upp utåt14. Anledningen till att valet föll på den här undersökningsmetoden var att en närhet skapades till det som studeras i uppsatsen. Forskare som använder sig av kvalitativa undersökningsmetoder eftersträvar djup och inte bredd till skillnad från den kvantitativa forskningen.15 Ett

10_{Bryman, A. & Bell, E. (2005)} 11

Patel, R. & Davidson, B. (2003)

12_{Bryman, A. & Bell, E. (2005)} 13_{Backman, J. (1998)}

14

Bryman, A. & Bell, E. (2005) & Denscombe, M. (2009)

(14)

-Metod-

8

kvantitativt tillvägagångssätt hade därmed inte kunnat ge det informationsunderlag som krävdes för att uppnå uppsatsens syfte och svara på dess forskningsfrågor.

Forskarens roll vid en kvalitativ undersökningsmetod är av stor inverkan då dennes ”jag” har en viktig påverkan på datainsamlingen och tolkningen av den16. Samtidigt så har den kvalitativa forskningen fördelen i att den innehåller ett stort mått av flexibilitet och dynamik vilket inte gör den lika standardiserad som den kvantitativa forskningen17. Detta tillsammans med den större påverkan av forskaren kan skapa förutsättningar för en bredare och rikare beskrivning av studien. Flexibiliteten och möjligheten att kunna påverka tolkningen av datainsamlingen var aspekter som vägde in vid valet av en kvalitativ undersökningsmetod. Som beskrivits ovan så skiljer sig metoderna mycket från varandra och den metod forskaren väljer kommer att sätta sin prägel på undersökningen. Därför är det som forskare viktig att noga tänka igenom och överväga vilken metod som är mest lämpad för det forskningsprojekt man har för avsikt att genomföra. Den metod som har valts ut till den här studien ser forskarstudenten som relevant för att kunna genomföra uppsatsen på ett tillförlitligt sätt.

2.3 Fallstudie

En fallstudie är ett av många angreppssätt vid genomförandet av undersökningar och den kan komma till användning vid en rad olika uppkomna situationer. Syftet med fallstudien som undersökningsdesign är att bidra med en samlad kunskap om individuella, gruppmässiga, organisatoriska och sociala företeelser.18 Anledningen till att valet föll på en fallstudie som undersökningsdesign var att det går att studera mer detaljerat och ingående om ett särskilt fall. Det är forskarens intresse om att belysa unika drag för ett specifikt fall, t.ex. en individ eller organisation, som skiljer fallstudier från andra undersökningsmetoder19. Dessutom lämpar sig en fallstudie bra då avsikten med uppsatsen är att endast studera Paradisverkstaden AB. Fallstudien erbjuder fler möjligheter då den går mer på djupet för att kunna reda ut komplexiteten i en bestämd situation20.

Generellt sett är fallstudier som metod användbar då frågor som ”hur” eller ”varför” ställs. Fallstudiens för- och nackdelar styrs av problemformuleringen eller forskningsfrågan, den

16

Denscombe, M. (2009)

17_{Alvesson, M. & Deetz, S. (2000)} 18_{Robert K. Yin. (2007)}

19

Bryman, A. & Bell, E. (2003)

(15)

-Metod-

9

kontroll forskaren har över det beteende som ska studeras, samt om fokus ligger på nuvarande faktorer eller historiska företeelser.21

Fallstudier kan tillämpas på både kvantitativa och kvalitativa metoder men förekommer oftast i samband med kvalitativa metoder. Vid en kvalitativ forskningsstrategi tenderar en fallstudie att vara av induktiv art medan den tendera att vara deduktiv vid en kvantitativ forskningsstrategi.22 Till fallstudiens starkare sidor hör att den tillåter och uppmuntrar forskaren att använda och kombinera flera olika forskningsmetoder beroende på omständigheterna och kraven som ställs på undersökningen.23 Detta gör det möjligt att i denna uppsats kunna kombinera intervjuer med att granska dokument framtagna ur Paradisverkstans bokföringsprogram.

Fallstudier är vanligt förekommande vid forskning inom ämnesområdet beteendevetenskap, främst psykologi och sociologi, men inom det företagsekonomiska området förekommer fallstudier då man exempelvis avser studera en verksamhets struktur. Detta passar in på uppsatsen då företagets struktur kring interredovisning kommer att studeras närmare.

2.4 Datainsamling

2.4.1 Primär och sekundär data

Oberoende av vilket val av studie som görs så är datainsamlingen en viktig del i forskningsprocessen. Datainsamlingen består oftast av två metoder, nämligen primärdata och sekundärdata. Data som inte varit publicerad eller insamlad tidigare kallas primärdata, alltså ny data som forskaren själv samlat in.24 Uppsatsens insamling av empiri består av primärdata i form av intervjuer och möten med representanter från Paradisverkstaden Design AB. Vid insamlandet av primärdata så användes en intervjuguide som underlag för intervjun, intervjuguiden grundar sig i uppsatsen syfte, forskningsfrågor och teoretiska utgångspunkter. När det gäller sekundärdata så handlar det om data och information som inte är primärt insamlad, analyserad, sammanställd och nedskriven för den egna studien utan är avsedd för annat ändamål.25 Sekundärdata återfinns i bland annat böcker, årsberättelser, statistik och rapporter. Under kapitlet teoretisk referensram har forskarstudenten valt att ge en ganska

21

Robert K. Yin. (2007)

22_{Bryman, A. & Bell, E. (2003)} 23_{Denscombe, M. (2009)} 24

Andersen, I. (1998)

(16)

-Metod-

10

omfattande beskrivning av ekonomistyrning i allmänhet och internredovisning i synnerhet för på så vis få en allmän förförståelse. Uppsatsens sekundärdata har främst bestått av facklitteratur kring ekonomistyrning och internredovisning, men även resultatrapporter från Paradisverkstan har använts för att få en inblick i företagets situation och problemområde. Användandet av sekundärdata bör ske utifrån ett kritisk synsätt eftersom data kan var insamlad i ett annat syfte, samt så kan rapporter och statistik ha påverkats av det ursprungliga syftet.26

2.4.2 Urval

Urvalet av undersökningspersoner brukar ofta vara en central roll i en forskningsprocess och fel urval kan få till följd att undersökningen blir värdelös i förhållande till frågeställning och syfte. Vid en kvalitativ inriktning är det därför viktigt att urvalet består av individer som har kunskap och erfarenhet inom det problemområde undersökningen avser.27 Vid urvalet av intervjupersoner till uppsatsen föll valet ganska enkelt på ägaren av Paradisverkstan eftersom det är hon som driver företaget och sköter verksamheten. Det höga informationsvärde en sådan intervju kan generera var av väsentligt värde för det fortsatta uppsatsarbetet. Vid det första mötet deltog även en medarbetare som sköter administrationen och bokföringsprogrammet.

Per-Olof Johansson har som ekonomisk konsult för Paradisverkstan varit länken mellan mig som forskarstudent och företaget. Den kunskap inom området för ekonomistyrning som Per-Olof Johansson besitter har varit av stort värde för uppsatsarbetet och samtal har löpande ägt rum under studiens gång.

2.4.3 Intervjumetodik

Tillvägagångssättet i uppsatsen kommer bland annat att utgå från kvalitativa intervjuer eftersom att det är respondentens tankar och ståndpunkter som ska poängteras. Intervjun var av semi-strukturerad karaktär vilket innebär att forskaren har en lista (intervjuguide) med specifika teman som ska behandlas.28 Denna struktur motiveras av att den gett respondenten ett större utrymme att formulera sina egna svar och tankar, detta såg forskarstudenten som viktigt för att kunna få en så bra bild som möjligt av Paradisverkstans informationsbehov. Men även möjligheten till mer djupa och detaljerade svar är ett skäl till den valda strukturen.

26_Ibid

27

Holme, I. M. & Solvang, B. K. (1997)

(17)

-Metod-

11

Vid intervjun har trattmetoden använts vilket innebär att intervjuaren börjar med allmänna frågor för att sedan ställa mer konkreta frågor.29 Detta har gjort att jag som intervjuare först kunde få en allmän bild av ett visst frågetema för att sedan mer detaljerat få svar på de frågeställningar som var av vikt för undersökningen.

2.5 Tillförlitlighet

För att bedöma om en studie har gjorts på ett korrekt och tillförlitligt sätt så använder sig forskaren av validitet och reliabilitet. Validitet innebär att forskaren undersöker det område forskaren faktiskt ska utforska medan reliabilitet syftar till undersökningens pålitlighet.30 Begreppen validitet och reliabilitet har inte samma innebörd i en kvalitativ studie som i en kvantitativ studie. Vid kvalitativa studier genomsyrar dessa två begrepp hela forskningsprocessen istället för att bara betrakta forskningsområdet eller undersökningens tillförlitlighet. Den här filosofin förstärks genom att många kvalitativt inriktade forskare har ifrågasatt begreppens existens inom området.31

Professorerna Dr. Egon G. Guba och Dr. Yvonna Lincoln har lagt fram alternativa kriterier för bedömning av kvalitativa undersökningar i form av begreppen trovärdighet och äkthet32.

Under trovärdighet diskuteras tillförlitlighet och överförbarhet vilket motsvarar intern respektive extern validitet, medan pålitlighet blir reliabilitetens motsvarighet. Även möjligheten att styrka och konfirmera nämns i sammanhanget och motsvarar objektivitet vilket innebär att forskarna under hela processen ska agera i god tro och inte låta personliga värderingar påverka forskningsresultatet. Dessa alternativa kriterier för bedömning av en kvalitativ metod kommer att tas i beaktning även i denna uppsats.

Pålitlighet, som Guba och Lincoln också tar upp som ett kriterium, kan uppvisas genom att

forskaren redogör för samtliga delar i forskningsprocessen33. Under forskningsprocessen kommer en rad granskningar att successivt ske av kollegor då de får tillfälle att ifrågasätta forskningens trovärdighet. Detta scenario har jag som forskarstudent genomgått med denna uppsats då deltidsseminarium med opponering har förekommit under forskningsprocessens gång. Under dessa deltidsseminarier har uppsatsstudenter tillsammans med handledaren opponerat och diskuterat varandras uppsatser. Genom att uppsatsarbetet objektivt granskats

29

Patel, R. & Davidson, B. (2003)

30_Ibid

31_{Bryman, A. & Bell, E. (2005)} 32

Ibid

(18)

-Metod-

12

med ett kritiskt förhållningssätt så har jag blivit uppmärksammad på både större och mindre detaljer i forskningsprocessen som jag inte varit medveten om eller upptäckt tidigare.

Äkthet kan uppnås genom bland annat rättvisande bild och olika kriterier av autenticitet.

Rättvisande bild visar huruvida intervjupersonernas åsikter och tankar har återspeglats på ett uppriktigt sätt i studien.34 Detta begrepp har kommit till användning i uppsatsen då det gäller att ta till respondentens åsikter kring informationsbehov och internredovisningen då det är hon som jobbar med det.

2.6 Metoddiskussion

Sedan första mötet med Paradisverkstan så har jag haft möjligheten att återkomma om det uppkom några frågor eller funderingar som behövde komplettera eller förtydliga insamlade data. Detta är till stor fördel för forskaren ifall det skulle ha uppkommit några oklarheter kring det empiriska materialet.

En nackdel som kan uppkomma vid kvalitativ metod är att intervjuaren omedvetet kan påverka respondenten genom att ställa frågorna på ett ledande sätt så att det finns en föraning om vilket svar som önskas. För att undvika detta så har frågorna varit av mer övergripande karaktär i början av intervjuerna för få ett bredare perspektiv på respondentens svar.

Att vara källkritisk vid sina val av litteratur är viktigt för att man forskare ska vara så objektiv som möjligt. Under uppsatsarbetet har jag försökt att ha ett kritiskt förhållningssätt till det som skrivits, vilket en forskare bör ha i åtanke när denne ställs inför nya utmaningar. Det måste belysas att mycket av litteraturen kring internredovisning är utgiven i slutet på 1990-talet och arbetet med nya utgåvor har varit tämligen stillastående.

34_{Bryman, A. & Bell, E. (2005)}

(19)

-Teoretisk referensram-

13

3 Teoretisk referensram

Kapitlet inleds med att ge läsaren en inblick i ekonomisystemets utformning och innehåll. Sedan kommer en redogörelse för internredovisningens syfte, utformning och process, samt hur rapporter och olika modeller för internredovisning kan vara uppbyggda. En diskussion kring begränsande faktorer för internredovisning kommer att avsluta kapitlet.

3.1 Ekonomistyrning

Ekonomistyrning har till syfte att styra verksamheten mot dess ekonomiska mål av såväl finansiell som icke-finansiell karaktär. Traditionellt sett definieras ekonomistyrningen som all den planering och uppföljning som bedrivs i ett företag där måttenheten är pengar, medan en mer modern definition av begreppet avser den avsiktliga påverkan på verksamheten mot vissa ekonomiska mål.35 Ekonomistyrningen kan helt och hållet anpassas efter varje företags egna behov då dess innehåll inte regleras av lagar eller regler.

För att kunna styra verksamheten mot de ekonomiska mål som är ekonomistyrningens syfte så använder man sig av hjälpmedel i form av olika styrmedel. Dessa styrmedel delas upp i formella styrmedel (resultatplanering, kalkylering, budgetering, internprissättning), organisationsstruktur (organisationsform, ansvarsfördelning, belöningssystem) och mindre formaliserad styrning (företagskultur, ledningsstöd, kompetensutveckling).36

Styrning kan delas in i huvudområdena strategisk-, administrativ- och operativ styrning. Strategisk styrning avser verksamhetens inriktning i stort och företagets målsättning. Den administrativ styrning även kallad taktisk styrning avser anskaffning och användning av resurser. Den operativa styrningen däremot syftar på den löpande verksamheten.37

3.1.1 Ekonomisystemet

Ekonomisystemet är ekonomistyrningens formaliserade och rutinbundna delar och består av olika sammansättningar av budgetering, kalkylering och redovisning38. Dessa processer går in

35_{Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005)} 36_Ibid

37

Karlsson, I. (1998)

(20)

14

i och påverkar varandra vilket illustreras av figur 1 nedan. Redovisningen är det centrala i ekonomisystemet och förutom den interna redovisningen som ges av samspelet med de övriga delarna svarar den även för den externa rapporteringen.

Kalkylering Budgetering Budgetuppställande Efterkalkyler Budgetuppföljning Förkalkyler Analyser Extern rapportering Redovisning

Figur 1: Ekonomisystemets olika delar.

(Källa: Olve, N-G (red) & Samuelson, L A (red), 2008, s. 52)

Begreppet ekonomisystem kan definieras som ett system för insamling, bearbetning, lagring och rapportering av data om det som sker i en verksamhet, med andra ord verksamhetens transaktioner39. Utformningen av ekonomisystemet är en viktig angelägenhet för att företaget ska kunna stå sig i ett ständigt föränderligt samhälle.

Budgetsystemet

Inom budgetsystemet upprättar man olika budgetar för företaget, vilket kan uttryckas som förväntningar för en verksamhet och dess ekonomiska konsekvenser för en kommande period40. Ekonomiska konsekvenser behöver nödvändigtvis inte betyda att en budget måste vara uttryckt i monetära enheter. Budgetarna kan ses som handlingsplaner för verksamheten och är ett styrmedel för företagsledningen. En budget visar inte vad som faktiskt kommer att inträffa utan vad vi tror kommer att inträffa eftersom vi inte kan styra framtiden.

Budgetuppföljning är en del inom budgetsystemet där de budgeterade värdena jämförs med det verkliga utfallet. Därmed kan ledningen utreda de avvikelser som föreligger vilket ger en möjlighet till att upptäcka om det finns brister i företaget. Uppföljningen kan leda till att tidigare budgetplaner måste revideras eller så kan de utgöra underlag för kommande budgetar.41

39_{Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005)} 40

Ibid

(21)

15

Kalkylsystemet

Kalkylsystemet behandlar beräkningar av kostnader och intäkter för en rad olika kalkylobjekt och kan delas in i för- och efterkalkyler.42 Förkalkyler utgör ett beslutsunderlag för företaget och bygger på förutberäknade kostnader. Kalkylerna upprättas före tillverkningen och kan på så vis styra tillverkningen och försäljningen.

Efterkalkyler i sin tur upprättas efter genomförandet och bygger på konstaterade kostnader enligt redovisningen. Dessa efterkalkyler är ett hjälpmedel till att följa upp förkalkylerna och därmed visa utfallet av de verkliga kostnaderna. Efterkalkyleringen kan ses som ett underlag för framtida planering och beslut.

Redovisningssystemet

Från redovisningssystemet tillhandahåller berörda personer rapporter som möjliggör en uppföljning av budgetar och kalkyler. Redovisningssystemet registrerar systematiskt alla ekonomiska händelser, bearbetningar av dessa händelser samt så upprättar systemet rapporter över vad som registrerats.43 Denna information ligger till grund för styrningen av företagets verksamhet. Redovisningens andra huvuduppgift avser rapporter innehållande information kring verksamhetens ekonomiska ställning och resultat för de externa intressenterna.

3.1.2 Informationssystemet

Ekonomisystemet är en del av företagets totala informationssystem och internredovisningen utgör i många fall en viktig del i detta informationssystem. Det finns en rad olika sätt att utforma internredovisningen på för att möta de krav som ställs på verksamheten. Ett sätt att utforma internredovisningen är att skapa ett separat system jämte den externa redovisningen, en så kallad dualistisk ansats44. Inom ett företag finns en rad olika faktorer och system som producerar information om verksamheten och för att styrningen ska bli så effektiv som möjligt så krävs det tillgång till utförlig och tillförlitlig information. Beroende på vilken typ av företag det handlar om så kan behoven av information variera en del.

42_{Karlsson, I. (1998)}

43

Ibid

(22)

16

3.2 Internredovisning

”Intern redovisning syftar till att ge den eller de bilder av de ekonomiska

konsekvenserna, preciserade för företagets olika delar (objekt), indelade efter företagets av bransch eller verksamhet betingade struktur (slutprodukter, organisation, löpande drift kontra olika anläggningsaktiviteter, rörelsegrenar eller funktioner mm.), och/eller den organisation med olika arbetsuppgifter och ansvarindelning som företaget har, som behövs för att passa informationsbehovet hos personer eller grupper i första hand inom företaget.”45

3.2.1 Internredovisningens syfte

Syftet med internredovisningen är att ge intressenter inom företaget ett informationsunderlag som ska ligga till grund för bedömningar av resultat för delar av verksamheten samt underlätta till uppföljning av budgetar och kalkyler. En annan huvuduppgift som internredovisningen har är att på ett strukturerat sätt ge svar om verksamhetens resultat för den föregående perioden.46

Internredovisningen avser att ta fram detaljerade uppgifter kring verksamhetens produktivitet och effektivitet samt ligga till grund för kontrollaspekter, alternativval, prissättning och beteendepåverkan47. Förutom att informationen hjälper till att planera, koordinera och/eller kontrollera verksamheten så ska den även motivera medarbetarna till att nå de uppsatta målen för verksamheten48. Internredovisning har alltså även en beteendepåverkande funktion, detta återkommer vi till längre fram i detta kapitel.

Internredovisningen går till skillnad från affärsredovisningen mer in i verksamhetens beståndsdelar och detta har lett till tre syften som fångar upp dessa delar49. Det första handlar om möjligheten till en bättre styrning genom att följa upp verksamhetens objekt. Genom att följa upp resultat och ställning för olika produkter, marknader, regioner och kunder så kommer internredovisningen att vara länken mellan alla dessa olika delar.

45

Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005, s 456)

46_{Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2005)} 47_{Adolphson, J. (1998)}

48

Ibid

(23)

17

Det andra handlar om att kunna styra ansvaret för olika enheter i företaget, t.ex. resultatansvar eller kostnadsansvar. Genom interna debiteringar så flyttas kostnaderna från levererande enhet till köpande enhet.

Det tredje har fokus på beståndsdelarna i verksamheten och består i att hantera interna händelser, vilket kan sammanfattas med att följa upp uttag av material från förråd till respektive enhet och produkt.

3.2.2 Extern kontra intern redovisning

Redovisningens övergripande syfte är att ta fram relevant information om verksamhetens ekonomiska ställning och resultat vid viss tidpunkt50. Olika intressenter kräver olika information och oavsett om det är externa eller interna intressenter så måste redovisningen tillgodose deras behov.

Den externa redovisningen, eller affärsredovisningen som den också benämns, är obligatorisk för alla företag och är reglerad i lagar, rekommendationer och anvisningar51. Den externa redovisningen avser att tillgodose intressenter utanför företaget med information om dess ekonomiska resultat och ställning för en given tidsperiod. Affärsredovisningen redovisar i huvudsak transaktioner med omvärlden i form av exempelvis köp och försäljning. Till skillnad från internredovisningen har affärsredovisningen en intention att visa upp helheten, alltså hela företagets verksamhet istället för delarna52.

Den interna redovisningen finns inte reglerad i någon lagstiftning utan är således frivillig och kan utformas helt efter företagets egna behov. Internredovisningen ska ge underlag till beslutsfattande, uppföljning och planering av verksamheten och dess information är viktig för företagsledningen, divisionschefer, resultatansvariga avdelningschefer etc. En huvudsaklig uppgift med internredovisningen är att den avser att registrera transaktioner och händelser som sker inne i företaget, till följd av detta kan ledningen få ut en mer detaljrik information ända ut i verksamhetens olika beståndsdelar53. Oftast hanteras det fler transaktioner internt än extern vilket gör att affärsredovisningen kan ses som en förenklad version av den interna.

52

Ibid

(24)

18

En annan viktig skillnad är att affärsredovisningen innehåller bokföringsmässiga och konstaterade kostnader medan internredovisningen använder sig av kalkylmässiga kostnader och standardkostnader.

Det finns ingen direkt skarp gräns mellan affärsredovisningen och internredovisningen, t.ex. så kan årsredovisning och bokslut vara av intresse både internt och externt. Detta går att se i figur 2 nedan som visar hur affärsredovisningen och internredovisningen går in i varandra. Internredovisningen registrerar även i viss mån transaktioner med omvärlden då försäljning är uppdelad på olika produkter.

Figur 2: Extern och intern redovisning (Källa: Lönnqvist, 1998 s 11, omarbetad version)

3.2.3 Historik kring internredovisning

I början av 1920-talet la den tyske professorn Eugen Schmalenbach grunden till den europeiska kontoplansutvecklingen genom ”Der Kontenrahmen”. Schmalenbachs idéer ligger bakom den svenska M-planen (Mekanförbundets normalkontoplan) som hade stor betydelse för utvecklingen av internredovisningen i svenska företag.54 M-planen var en form av kretslopp där man kunde följa kostnaderna från kostnadsslagen via kostnadsställen till kostnadsbärarna. Från början var M-planen ett sammanhängande system för både affärsredovisning och internredovisning. En dubbel bokföring användes för att sedan föra samman dem i ett gemensamt bokslut.

BAS-kontoplanen utvecklades ursprungligen av en arbetsgrupp tillsatt av Svenska Arbetsgivareföreningen (SAF) och Sveriges Industriförbund (SI) och kom ut i sin första version i samband med införandet av en ny bokföringslag 1976 (BAS 76). Den nya kontoplanen fick ett stort genomslag och kom 1980 att fastställas som standard av Sveriges

54_{Karlsson, I. (1998)}

(25)

19

Standardiseringskommission (SIS). BAS-planen har i och med nya redovisningslagar och rekommendationer kommit att uppdateras för att kunna vara anpassad för dagens krav på redovisning. Från och med 2003 uppdateras BAS-kontoplanen årligen. Det uppstod även ett behov av att använda BAS-planen för internredovisningen och BAS-plan kompletterades med ett system för internredovisning. BAS-kontoplanen är en generell plan för systematisering och kontering av affärshändelser och kan användas av alla typer av företag oavsett bransch. Den är anpassad till årsredovisningslagen, skattelagstiftningen och gällande redovisningsrekommendationer. BAS-planen omfattar också generella anvisningar för utformningen av intern information för företagets styrning

3.2.4 Internredovisningens process

Internredovisningen består liksom affärsredovisningen av historiska händelser och utifrån detta material kan företaget genom en systematiserad process i fyra steg ta fram kvantitativ ekonomisk data.55

1. Det första steget är datainsamlingen som ska fånga in den data som ska bearbetas för internredovisningen. Det mesta av denna data är redan insamlad genom affärsredovisningen men den behöver dock bearbetas och kompletteras med bland annat objektskoder.

2. Andra steget består av registrering, vilket innebär att kontera och föra in datamaterialet. Förutom redovisningsinformation så finns det möjligheter att finna information kring exempelvis löner i lönesystemet och produktionsuppgifter i system för produktionsstyrning.

3. Bearbetning som är det tredje steget i processen innebär att redovisningssystemet utför viss behandling av det datamaterial som inrapporteras, t.ex. så kan uttag från förråd registreras i kvantitet för att sedan kompletteras med uppgifter om pris per kvantitet av systemet.

4. Slutligen så sker själva rapporteringen och presentationen som är syftet med internredovisningen. Det är rapporteringen tillsammans med datainsamlingen som styr vilka rapporter som är möjliga att ta fram utifrån det informationsbehov som föreligger.

(26)

20

Denna process i fyra steg kan utgöra en datakälla för resultatberäkningar, prissättningar, prestationsmätning, uppföljningar mot budget, kalkyleringar samt som underlag för internprissättning och lagervärdering.

3.2.5 Informationsbehov

För att möta de krav företagen ställer så kan internredovisningen utformas på en rad olika sätt. Ett centralt begrepp som dyker upp i samband med internredovisning är informationsbehov och syftet med denna är att kunna ta fram rapporter för olika personer inom företaget.56 Dessa rapporter ska vara innehållsrika så att de kan användas som beslutsunderlag och för uppföljning i form av efterkalkyler och budgetuppföljningar. Kravet på information ökar ju mer komplext ett företag är och informationen behövs inte bara för att se om företaget går bra eller dåligt utan vilka delar i verksamheten som går bra respektive dåligt.57

Beslutsfattarna i företagen önskar information om olika objekt som rapporterna bör innehålla, t.ex. avdelningar, produkter, projekt, kundkategorier eller försäljningsdistrikt. Produkt- eller tillverkningsorderna ses som de viktigaste objekten att få rapporter kring och dessa bör innehålla någon form av produktredovisning.58 Ett sätt att kartlägga dessa objekt kan vara att precisera dem i en objektmatris för att på så vis få en generell bild av informationsbehovet i företaget. Beroende på vilken verksamhet som bedrivs så kommer informationsbehovet att se mycket olika ut.

Beroende av vilket informationsbehov företaget har så kan man använda sig av dualistisk eller monistisk ansats. Med en dualistisk ansats menas att man har internredovisningen som ett separat system vid sidan av affärsredovisningen medan den monistiska ansatsen utgör en integrerad lösning mellan affärsredovisning och internredovisning.59 Den monistiska ansatsen måste ske enligt den dubbla bokföringens princip med lika stora krediteringar som debiteringar och är frekvent förekommande idag.

3.2.6 Utformning av rapporter för internredovisning

Det som kommer att ingå i företagets internredovisning beror på verksamhetens inriktning, teknologi, marknadsposition, storlek etc. Som sagt så finns det en rad faktorer som påverkar informationsbehovet och det kan därför vara lämpligt att börja med att utforma rapporter

58

Karlsson, I. (1998)

(27)

21

utifrån de frågeställningar man önskar få svar på. En kartläggning och utformning av rapporter för internredovisning kan lämpligen göras i följande fem steg60:

Steg 1 Att utforma rapportformulär

En bra början kan vara att gemensamt med de berörda personer utforma rapporterna utifrån vad man anser sig behöva få ut av redovisning. Ofta så har de personer som ska ta del av rapporterna synpunkter på dess struktur och hur detaljerad informationen ska vara. Det är dock inte lämpligt att lämna utformningen av rapportformuläret helt i rapportmottagarens händer då det kan finnas risk att denne inte har tillräckliga kunskaper om vad som kan tas fram i rapporter och dels av att risken för att viss information kan döljas. Allt som oftast har överordnade chefer synpunkter på vad underordnade chefer ska uppmärksamma på i rapporterna och detta visar på att det är förnuftigt att alla berörda personer är med och utformar rapportformulären. Att utforma ett rapportformulär kan sammanställas av; vilka rapporter ska tas fram, vilka personer ska få vilka rapporter och hur ofta ska rapporterna framställas. Ju kortare tidsintervall mellan rapporterna desto aktuellare data kan rapporteras och därmed ges bättre underlag för beslutsfattning. Det gäller dock att beakta kostnaderna med att ta fram rapporter då korta rapportperioder ger ökade kostnader. En utförligare diskussion kring detta ämne återkommer längre fram under rubriken informationsekonomi.

Steg 2 Att strukturera rapportens tänkta innehåll

Nästa steg efter att ett rapportformulär skapats handlar om att strukturera upp den information som rapporterna ska innehålla genom att sätta lämpliga rubriker och kolumner. Målet med strukturering som görs under detta steg är att den sedan ska resultera i en kod/kontoplan och transaktionsplan.

Steg 3 Att upprätta en kod/kontoplan

Struktureringen i föregående steg ledde fram till hur informationen ska registreras och nu handlar det om i vilken utsträckning koder och konton ska användas för att registrera den efterfrågade informationen. Frågan är också vilka konkreta koder och konton som kan vara lämpligast att arbeta med och hur konton och koder ska grupperas och betecknas är något som beslutas om i detta steg. Att gruppera konton och koder gör att risken för feltolkningar minskar och att användaren får en bättre överblick.

60_{Lönnqvist, R & Lind, J. (1998)}

(28)

22

Konto är i huvudsak kopplat till de fyra ekonomiska grundbegreppen tillgångar, skulder, intäkter och kostnader och utifrån reglerna om dubbel bokföring så krediters och debiteras förändringar i dessa normalt på konton.

Koder används som komplement för att ge ytterligare information kring en affärshändelse och är fristående från debet/kreditsystemet. En kod ger exempelvis svar på vem som är ansvarig, vilket segment kunden tillhör. Koder har inga lika självklara grupperingar som konton men ett tillvägagångssätt kan vara att använda sig av dimensionerna produkter, kundregioner och ansvarsområden som grund.

Steg 4 Att upprätta en transaktionsplan

Bland det första man bör göra vid upprättandet av en transaktionsplan är att bestämma vad som ska vara redovisningens affärshändelse annars kan antalet transaktioner bli oändligt många och redovisningen dyrbar. För att ge en klar och tydlig bild över redovisningen så ska en transaktionsplan innehålla en sammanfattning över hur olika affärshändelser konteras. Kvaliteten i rapporterna står och faller med om affärshändelserna har redovisats på ett konsekvent och enhetligt sätt och transaktionsplanen ses därmed som ett verktyg för att kunna förbättra kvaliteten.

Steg 5 Att informera och dokumentera redovisningssystemet

Att dokumentera hur systemet är uppbyggt och fungerar är en förutsättning för att det ska kunna utnyttjas på bästa sätt. Hur välkomponerat systemet än är så är det värdelöst om inte användarna kan förstå och utnyttja det fullt ut. Information och utbildning är viktigt för att det underlättar även introduktionen för nyanställda. Den ständigt pågående utvecklingen av teknik och produkter, samt organisatoriska förändringar gör att ett redovisningssystem kontinuerligt måste anpassas efter nya behov och problem med följdeffekter kan uppstå om det inte finns ett väl dokumenterat system.

3.2.7 Utformning av internredovisning

Eftersom det inte finns några lagar för hur internredovisningen ska se ut så finns det möjlighet att fritt utforma den utifrån företagets behov och önskemål. Det finns tre principiella metoder

(29)

23

för internredovisning på konton, de första två använder sig av monoistiska system medan den tredje metoden är av ett dualistiskt system:61

Den första metoden, ett utbyggt affärsredovisningssystem med fler konton, visar på att det inte finns någon skarp gräns mellan affärsredovisning och internredovisning. Genom att utöka affärsredovisningen med fler koder kan företaget erhålla den information som behövs för internt bruk. Metoden har en nackdel i att internredovisningen måste acceptera de värderingar och belopp som används i affärsredovisningen. En annan nackdel är att antalet konton snabbt kan bli ofantlig stort när informationskravet ökar, t.ex. om man vill ha reda på vilken av företagets 10 säljare som sålt en viss vara av 50 olika varor, samt i vilket av 5 distrikt så skulle detta kräva 50 x 10 x 5 = 2500 försäljningskonton.

Den andra metoden, affärsredovisning med objektskoder (flerdimensionell redovisning), ger företaget möjligheten till en flerdimensionell redovisning genom att använda sig av en utbyggd kodplan med objektskoder. På samma sätt som ett kontonummer är en kod för ett visst konto så är objektskoden en kod för ett visst objekt dock med skillnaden att objektskoderna inte har debet- och kreditsidor. Fördelen med att kunna redovisa i flera dimensioner samtidigt är t.ex. att en viss kostnad eller resursförbrukning kan härledas till ett visst objekt och därmed kan man få betydligt utförligare rapporter som inte begränsas till det ena eller det andra. En flerdimensionell är en bra metod att använda när man vill öka detaljeringsgraden och den kräver inte heller särskilt mycket merarbete vare sig innan systemet tas i bruk eller under själva användandet. Kopplas denna flerdimensionella metod samman med affärsredovisningen så uppkommer samma nackdelar som i föregående metod. Den tredje metoden, registrering av interna händelser och beräkningar på speciella konton, handlar om när internredovisningen är frikopplad från affärsredovisningen. Detta gör att man kan undvika sådant som berör affärsredovisningen och istället få med kalkylmässiga kostnader vilket inte de två tidigare metoderna tar upp. Omfattningen av denna metod kan variera stort mellan företag och kan omfatta allt ifrån alla interna händelser till bara ta upp några enstaka händelser. Metoden utesluter inte att internredovisningen och affärsredovisningen fortfarande kan ingå i samma kontoplan trots att de är fristående från varandra.

61_{Karlsson, I. (1998)}

(30)

24

3.2.8 Fristående modeller för interredovisning

Upplysningsmodeller

Denna modell består av att internredovisningen utgörs av en informationsbank där väsentlig information kan hämtas för olika behov och ändamål62. Redovisningens viktigaste syfte är upplysningsuppgiften, detta ansåg Professor Vagn Madsen som under 1950- och 60-talet kritiserade redovisningssystemet och istället la fram nya idéer kring dess utformning. Bland annat så ansåg Madsen att det inte gick att lösa alla redovisningens uppgifter med kretsloppsmodellen samtidigt på grund av att schablonmässiga fördelningar orsakade förvrängningar av data63. Istället drog han slutsatsen att bara oförvanskad data lagras och all kalkylering skulle läggas utanför redovisningen.

Vagn Madsen framhöll att all resursförbrukning kan ses som direkt och att händelsen därför ska registreras på de objekt som kostnaden förorsakades av eller samverkade med, vilket kallas variabilitetsprincipen64. Vidare så föreslog även Madsen att all resursförbrukning skulle registreras i tre dimensioner, nämligen kostnadsslag, kostnadsställe och kostnadsändamål (aktivitet) för att på så vis undvika informationsförlust. Madsen hade ett eget förslag till kontoplan, V-planen, vilken inte fick något vidare genomslag.

Figur 3 nedan visar hur upplysningsmodellerna använder sig av klass 9 i BAS-planen. Kännetecken ges av att pålägg beräknas först i samband med framtagning av rapporter. Schablonmässiga fördelningar undviks genom specificering med hjälp av objektkoder. Likt affärsredovisningen så används kostnadskonton som debetkonton och intäktskonton som kreditkonton.65 62_{Karlsson, I. (1998)} 63_{Prenkert, T. (1998)} 64 Ibid 65_Ibid

(31)

-Teoretisk referensram- 25 9300 Intern försäljning 9010 Internköp 9400 Material-förbrukning 9490 Kostnad sålda varor 9145 Färdigvaru-lager 9700 Arbetskostnad 9780 Kalkylmässig avskrivning 9840 Kalkylmässig ränta 9900 Avstämning

Figur 3: Exempel på en upplysningsmodell

(Källa: Prenkert, 1998, s. 79)

Resursförbrukning (kostnad) registreras i kontoklass 4-8 tillsammans med en specifikation av kostnader i objektskoder. Kontoklass 9 används enbart för de resurser där man vill använda standardvärden eller kalkylmässiga merkostnader.66

Kretsloppsmodeller

En modell av detta slag följer kostnaderna från kostnadsslag till kostnadsställen och kostnadsbärare. Det innebär att redovisningen följer värdekretsloppet i företaget genom alla led från förbrukningen av material och resurser till avlämning till färdigvarulager67. Vid användandet av dessa modeller skapas särskilda konton för kostnadsställen och kostnadsbärare på vilka man sedan hanterar direkta och indirekta kostnader samt pålägg och avlämning från produktionen. Modeller av detta slag syftar främst till att klara uppgiften med att ta fram kalkylrapporter och rapporter för mätning av för- och efterkalkyler, men även produkter i arbete (PIA)68.

66_{Prenkert, T. (1998)}

67

Karlsson, I. (1998) & Prenkert, T. (1998)

(32)

26

Modellen i figur 4 visar på hur de direkta kostnaderna hänförs direkt till kostnadsbärarna medan de indirekta kostnaderna fördelas på olika kostnadsställen för att därefter påföras på kostnadsbärarna. Kostnadsställena kan exempelvis vara material- (MO), tillverknings- (TO), administrations- (AO) och försäljningsomkostnader (FO). Linjer på vänstersidan innebär debiteringar och linjer på högersidan betyder krediteringar, linjerna nertill och upptill innebär att det kan vara debiteringar eller krediteringar.69

Figur 4: En principskiss över en kretsloppsmodell

(Källa: Prenkert, 1998, s 61)

Kretsloppsmodellen kan utifrån BAS-planen utformas till ett eget system genom att använda kontoklass 9, den så kallade klass 9-modellen. Vid användandet av denna modell så läggs speciella konton upp i klass 9 som i sin tur kompletteras med koder för olika objekt för att få en mer specificerad redovisning70. Modellen kan även integreras med 48-metoden vilket beskrivs nedan.

48-metoden

En alternativ användning av kretsloppsmodellen där både intern och extern redovisningen integreras med varandra är 48-metoden. Denna metod används vid periodisk styrning och vid uppföljning av budgetutfall och är ett bra underlag för förbättring kring överensstämmelser mellan för- och efterkalkyler71. Vid användandet av denna metod så använder man sig inte av

69_{Prenkert, T. (1998)}

70

Karlsson, I. (1998)

(33)

27

konton för kostnadsslag. Såväl affärsredovisningen som internredovisningen redovisas inom ramen för konton i klass 1-872.

Kontogrupperna 10-39, 48 och 77-89 är de enda som används som konton i 48-metoden. Kostnaderna krediteras ett tillgångs- eller skuldkonto och debiteringen sker på ett kostnadsbärar- eller kostnadsställekonto. Pålägg krediteras kostnadsställekontona. Det framgår inte av kontona vilka slags resurser som förbrukas utan istället införs en objektkod för resursslag, de ”lediga” kontonumren kan utnyttjas som objektkoder.73

Utöver kontona används också objektkoder för produkter, tillverkningsorder och kostnadsställen. För tillverkande företag är 48-metoden relativt fungerande så länge som omkostnadernas andel i procent är rimliga (< 30 %).74

M-planen

M-planen, Mekanförbundets normalkontoplan, är den mest kända kontoplanen för redovisning i Sverige. Den utarbetades under 1940-talet och har haft stor betydelse för utvecklingen av internredovisningen i svenska företag. M-planen är ett exempel på en kretsloppsmodell som använder standardkostnader och förkalkylerade pålägg. Metoden delar in bokföringen i konton för både affärsredovisning och internredovisning.

En fördel med M-planen är att konton för kostnadsställen och kostnadsbärare delas upp på två olika konton vardera. Det ena används för debitering av omkostnader i affärsredovisningen och det andra för kreditering av pålägg i internredovisningen. Detta underlättar framtagningen av periodens omkostnader eftersom saldona på kontona man är intresserade att ta fram rapporter på och inte bara vissa poster. Dessutom förekommer det inga transaktioner annat än vid bokslutet, affärsredovisningen och internredovisningen kan alltså hållas helt separerade i den löpande redovisningen.75

Internredovisning i BAS-planen

BAS-planen kom ut i sin första version 1976 (BAS 76) och sedan dess har nya omarbetade versioner kontinuerligt utgivits anpassade efter dagens behov, senaste versionen är BAS 200976. Idag är BAS-planen helt dominerande bland svenska företag. Kontoplanen består av

72 Prenkert, T. (1998) 73_Ibid 74_{Adolphson, J. (1998)} 75 Ibid 76_Bas.se

(34)

28

tio klasser, klass 0-9, där kontoklass 9 används till internredovisning. Klass 1-8 används till affärsredovisningen och kontoklass 0 avser icke-finansiell information.77

ABC-baserade modeller

Idag har många företag gått från den traditionella typen av kalkyler till aktivitetsbaserade kalkyler (ABC-kalkyler). De innebär ingen större skillnad mellan aktivitetsbaserad internredovisning och övriga system. Det går att fritt välja den teknik man önskar dock med vissa justeringar som följd, t.ex. så står aktivitetskoden i fokus istället avdelningskoden, resurser placeras därmed på de aktiviteter för vilka de anskaffades. Den information som därefter kan tas fram i rapporter är t.ex. kostnad per drivare, aktivitetskostnad på olika nivåer.78

3.2.9 Internredovisning i olika branscher

Internredovisning i tillverkande företag

Verksamheten i tillverkningsföretag är ofta mer komplicerade än i handels- och tjänsteföretag eftersom man köper in råvaror eller halvfabrikat som omvandlas till en slutprodukt. I dessa företag är ofta lagren och det fysiska flödet som är centralt och det kan ibland vara svårt och komplext att överblicka. Det är i första hand kostnadsbärare som internredovisningen ska ge information om79. Även avdelningar ett vanligt förekommande objekt och med tanke på budgetuppföljning vill man ha information om avdelningarna.

Tillverkningsföretag brukar delas in i två olika huvudtyper när det handlar om internredovisning, masstillverkande företag och företag som arbetar med objekt80. I masstillverkande företag är man ute efter att bestämma kostnaderna för respektive delar i processen för att på så sätt kunna förbättra produktiviteten. Gällande företag som arbetar med objekt så kan de delas in i två grupper, kundordertillverkning och lagertillverkning. Vid kundordertillverkning följer man intäkter och kostnader i internredovisningen och vid lagertillverkning får man följa matchningsprincipen.

Traditionellt sett har tillverkningsföretag haft en väl utbyggd internredovisning i och med M-planen. Eftersom denna var inriktad mot tillverkningsindustrin och företagens interna behov

79

Karlsson, I. (1998)