B E S Ö K: S T O C K H O L M - V A L H A L L A V Ä G E N 195 Ö S T E R S U N D - F O R S K A R E N S V Ä G 5, H U S U B K I R U N A - K A S E R N G A T A N 14 P O S T:106 48 S T O C K H O L M T E L:08-6981000 F A X:08-2029 25 E-P O S T: R E G I S T R A T O R@N A T U R V A R D S V E R K E T.S E I N T E R N E T: W W W.N A T U R V A R D S V E R K E T.S E Anders Bergquist Tel: 08-698 14 18 anders.bergquist @naturvardsverket.se 2009-03-12 Dnr 350-2039-09 No
Genomförande av investeringar på Naturvårdsverkets fastigheter, komplettering av vägledning för förvaltning av Naturvårdsverkets fastigheter, rapport 5790
Inledning
Enligt fastighetsförvaltningsförordningen ska fastighetsförvaltande myndigheter upprätta investeringsplaner. Naturvårdsverket inför därför från och med 2009 treåriga rullande investeringsplaner, vilket innebär något ändrade rutiner för uppdragstagarnas hanteringen av investeringsprojekten.
Detta dokument ersätter relevanta delar i kapitel 12, investeringsplan, i befintlig Vägledning för förvaltning av Naturvårdsverkets fastigheter (rapport 5790, januari 2008).
Naturvårdsverket vill särskilt trycka på två viktiga delar i investeringsprojekten, nämligen miljöaspekten och tillgänglighetsfrågorna (se nedan).
Bakgrund
Naturvårdsverket är en av de statliga fastighetsförvaltande myndigheterna enligt 3 § i fastighetsförvaltningsförordningen (1993:527). Naturvårdsverket har
fastställt vägledning för fastighetsförvaltningen, Naturvårdsverkets rapport 5790. Naturvårdsverket förvaltar mer är 1 000 fastigheter. På dessa fastigheter finns cirka 400 bostadshus och ett stort antal övriga byggnader och anläggningar samt 12 jordbruksarrenden i form av gårdsarrenden.
På fastigheterna krävs utöver löpande drift och underhåll också emellanåt investeringar. Naturvårdsverket bygger nya byggnader och anläggningar, såsom ekonomibyggnader, naturum, parkeringsplatser, fågeltorn, utsiktstorn samt investeringar i miljöförbättrande åtgärder i befintliga byggnader och anläggningar, m.m.
Eftersom det är Naturvårdsverket som ansvarar för investeringarna är det viktigt att genomförandet sker på ett korrekt sätt när det gäller såväl upphandling (LOU), miljöaspekter, tillgänglighet m.m. Verket har därför valt att i denna promemoria detaljerat beskriva hur en investering ska genomföras på verkets fastigheter.
I normalfallet är länsstyrelsen uppdragstagare för viss fastighetsförvaltning av verkets fastigheter. I detta uppdrag ingår att ta initiativ till och efter
Naturvårdsverkets beslut genomföra erforderliga investeringar på fastigheterna. Naturvårdsverket tar också egna initiativ till investeringar.
Denna promemoria ger en kortfattad handledning i hur en investering ska genomföras på Naturvårdsverkets fastigheter och ersätter i tillämpliga delar motsvarande avsnitt i vägledningen.
Definition av investering
En ny- om- eller tillbyggnad av en byggnad eller anläggning är att betrakta som en investering om kostnaden överstiger 100 000 kr. (tidigare 50 000 kr). I övriga fall bör åtgärden betraktas som reparation eller underhåll. Investeringen ska också ha en viss varaktighet och tillhöra berörd fastighet för att betraktas som investering.
Exempel:
Ny- om- och tillbyggnad av byggnad är lätt att förstå som investering, medan det kan vara svårare att förstå att omfattande reparations- och underhållsåtgärder, som ibland kan kosta åtskilliga hundra tusen kronor inte är att betrakta som investering. Utbyte av ett gammalt tegeltak till ett nytt tegeltak är således en reparation, inte investering, medan utbyte av direktverkande el till vattenburen värme från en pelletsanläggning är en investering förutsatt att kostnaden överstiger 100 000 kr. Man brukar tala om värdehöjande åtgärder för investeringar medan underhåll är värdebevarande.
Anledningen till att Naturvårdsverket måste skilja mellan investeringar och reparationer/underhåll är reglerna i bokföringslagstiftningen. Investeringar bokförs som en materiell anläggningstillgång och skrivs av enligt särskilda regler, medan reparationer och underhåll av fastigheter kostnadsförs direkt när betalningen sker.
Initiativ till investering
I normalfallet tar uppdragstagaren initiativ till en investering. Det kan avse byte av värmesystem i byggnad, tillbyggnad, ombyggnad till annat ändamål, ny byggnad, ny anläggning, miljöförbättrande åtgärder, etc. Oftast sker ett tidigt samråd mellan uppdragstagaren och Naturvårdsverket. Verket kan själv ta initiativ och i vissa fall själv genomföra en investering.
Uppdragstagaren föreslår i samband med den årliga ansökningen av bidrag till förvaltning och skötsel av skyddade områden vilka investeringar som bör genomföras under kommande treårsperiod. Ansökan ska omfatta syftet med projektet, en kortfattade beskrivning och en uppskattning av kostnaden för investeringen.
Preliminär anvisning om investering
Naturvårdsverket gör en preliminär anvisning i samband med fördelningen av bidragen till länsstyrelserna i slutet av januari vilka investeringar som kan genomföras under den kommande treårsperioden och vem som ska svara för genomförandet av investeringen. Uppdragstagaren ska därefter inom överens-kommen tid redovisa en genomförandeplan som består av en tidsplan med följande moment redovisade med tider:
Objektets fastighetsbeteckning Projektering
Bygglov och andra lov Upphandling
Byggstart, byggtid
Tid för slutbesiktning, färdigställande av projektet Slutrekvisition av använda medel.
Uppdragstagaren ska också redovisa hur projektet ska genomföras, vilka personella resurser (tid och kostnader för uppdragstagarens egen del och för externa resurser) man avser att avsätta för projektet.
Slutligt beslut om investering
När uppdragstagaren har redovisat ovanstående genomförandeplan fattar Naturvårdsverket slutligt beslut om att investeringen kan påbörjas. Det är därefter angeläget att den redovisade genomförandeplanen följs och att uppdragstagaren noga har tänkt igenom hur projektet ska genomföras och att erforderliga resurser avsätts för projektets genomförande.
Under genomförandetiden ska uppdragstagaren redovisa till Naturvårdsverket när respektive moment har genomförts. Smärre justeringar av tidsplanen kan då göras vid dessa tillfällen.
Enligt fastighetsförvaltningsförordningen ska regeringen ge sitt medgivande till investeringar överstigande 10 miljoner. Regeringen har i Naturvårdsverkets regleringsbrev för 2009 ändrat detta belopp till 20 miljoner kr. under förutsättning att investeringen är upptagen i investeringsplanen. I de fall en investering överstiger 20 milj. kr ska således Naturvårdsverket inhämta regeringens medgivande till investeringen innan denna får påbörjas.
Entreprenadform
Det finns två olika entreprenadformer, nämligen totalentreprenad alternativt utförandeentreprenad (f.d. generalentreprenad). Projekteringen genomförs olika beroende på entreprenadform. Valet av entreprenadform är beroende av hur mycket beställaren vill bestämma i projektet. I en utförandeentreprenad
projekteras allt och inget överlämnas till byggentreprenören att bestämma. I en totalentreprenad överlåter beställaren till byggentreprenören att bestämma hur olika delar ska genomföras i projektet. Mellanting kan förekomma, så kallad styrd totalentreprenad. För nybyggnad av t.ex naturum förordar verket att utförandeentreprenad väljs.
Miljöval
Naturvårdsverket har under många år betonat vikten av att i fråga om ny- till- och ombyggnad av byggnader och anläggningar alltid använda för varje tidpunkt
bästa miljöval. Det ankommer på uppdragstagaren i egenskap av beställare att
alltid uppmärksamma konsulter, projektörer och entreprenörer att det är bästa miljöval som gäller. Det är uppdragstagarens ansvar att avvikelser dokumenteras och motiveras och medgivande inhämtas från Naturvårdsverket när bästa
miljöval bedöms inte kunna användas. Denna dokumentation och motivering ska bifogas redovisningen till Naturvårdsverket (se nedan). Observera att bästa miljöval omfattar inte bara material utan även helheten, dvs transporter, tillverkningsmoment, hållbarhet och underhållsaspekter. Långsiktigt hållbara lösningar ska eftersträvas, detta gäller förutom material även utformning och utförande. Bästa miljöval innebar bl a att inte använda tryckimpregnerat virke.
Projektering
När uppdragstagaren fått besked om att investeringen kan genomföras ska upphandling enligt LOU av projektering av projektet ske. Upphandlingen kan genomföras som direktupphandling om kostnaden bedöms ligga under det antal basbelopp som gäller för respektive uppdragstagare. Ligger kostnaden över detta, men under tröskelvärdet ska förenklad upphandling användas. Beräknas kostnaden överstiga tröskelvärdet ska en EU-upphandling genomföras. Vid tävlingar, t.ex. arkitekttävlingar kan andra regler gälla.
Innan upphandlingen genomförs måste uppdragstagaren noga tänka igenom vilken typ av entreprenad som bör väljas. I direktivet till projekteringen ska klart anges att bästa miljöval alltid ska väljas.
Om bästa miljöval av någon särskild anledning inte kan uppnås ska detta motiveras i varje särskilt fall och medgivande ska inhämtas från
Naturvårdsverket innan projektet får fortsätta.
I samband med projekteringen av projektet ska erforderliga lov sökas, såsom bygglov, strandskyddsdispens liksom upprättande av ev. detaljplan och ansökan vattendom etc. Det är uppdragstagarens ansvar att erforderliga lov mm inhämtas och att projektet inte påbörjas innan alla erforderliga lov erhållits.
Projekteringen ska avslutas med att färdiga handlingar levereras till
uppdragstagaren. Handlingarna ska bestå av ritningar och beskrivningar samt ett avsnitt om administrativa föreskrifter för entreprenaden. Handlingarna benämns
Förfrågningsunderlag.
Om projektet är omfattande bör uppdragstagaren före upphandlingen enligt LOU av projektet, låta utföra en granskning av handlingarna av en oberoende konsult. Vid denna granskning ska särskilt uppmärksammas och redovisas hur projektets miljöval och tillgänglighetsfrågor som är relevanta för projektet har tillgodosetts.
Innan upphandlingen av entreprenaden genomförs bör också en kostnadsanalys göras av projektet av en oberoende konsult. Med resultatet som grund ska uppdragstagaren samråda med Naturvårdsverket om projektet ska fullföljas beroende på den uppskattade kostnaden. Detta samråd ska dokumenteras.
Tillgänglighet
Statliga myndigheter har ett särskilt ansvar för genomförande av handikap-politiken och ska agera som ett föredöme när det gäller tillgänglighet för alla. Detta innebär att det vid t.ex. ny- till- och ombyggnad av naturum och andra byggnader för allmänt ändamål ska full tillgänglighet för alla gälla.
Tillgängligheten gäller även arbetsmiljö och information.
När det gäller utomhusanläggningar och tillgängliggörande av natur, t.ex. entréer till skyddade områden gäller att anläggningarna ska vara tillgängliga för alla under förutsättning att den aktuella platsen rimligen kan nås från en
parkeringsplats eller plats för kollektiva transportmedel. Detta innebär att anläggningar långt från sådana angöringsplatser inte kräver full tillgänglighet. Exempelvis ska en utsiktsplats kunna nås för en rullstolsbunden om avståndet till angöringsplatsen bedöms rimligt. Här får lutningen inte överstiga 1:20. Ett nytt fågeltorn som kan nås av rullstolsbunden ska konstrueras så att även den rullstolsbundna kan nå en ansenlig höjd i fågeltornet.
Tillgänglighet gäller också för dem som ska arbeta i anläggningen. Här ska tillgängligheten göras komplett så att t.ex. rörelsehindrade kan arbeta i reception (lägre disk). Toaletter för rörelsehindrade ska finnas i nära anslutning till
offentlig arbetsplats liksom vilrum. Dessa frågor är också arbetsmiljörelaterade. Full tillgänglighet gäller även för personer med andra funktionshinder, såsom nedsatt syn och hörsel. Här gäller t ex att anpassa färgsättning så att synskadade kan klara av att röra sig i lokalerna och att möbleringen görs framkomlig. Exempelvis kan man inte ha samma kulör (t.ex. rent trä) på både väggar och golv. Ytorna måste brytas minst 40 %, t.ex. genom annan färg på golv/vägg eller brytande rand vid gränsen golv/vägg.
Tillgänglighet gäller också det skrivna ordet. I all information, på
informationstavlor, broschyrer och i utställningar i naturum ska texterna vara utformade på sådant sätt att alla kan förstå vad som avses med texten. Självklart ska erforderliga anordningar göras för hörselskadade personer..
För att få hjälp i dessa frågor finns tillgänglighetskonsulter och i varje kommun finns också expertis på sådana frågor.
Anser uppdragstagaren att det i något undantagsfall inte är rimligt att skapa tillgänglighet för alla och byggnaden eller anläggningen ändå bör utföras, skall
medgivande till avsteg från reglerna inhämtas av Naturvårdsverket.
För ytterligare information kan uppdragstagaren vända sig till Handisam - Myndigheten för handikappolitisk samordning. www.handisam.se. Se även Boverkets ByggRegler (BBR) och Handisams Riktlinjer för Tillgänglighet - Riv Hindren, ISBN 978-91-976601-0-5.
Byggentreprenör/genomförande
När handlingarna bedöms klara ska en upphandling enligt LOU genomföras av byggprojektet. Vanligen sker detta genom en förenklad upphandling.
Tröskelvärdena för byggentreprenader ligger mycket högt och torde sällan bli aktuella för Naturvårdsverkets investeringar (undantag större naturum projekt). Upphandlingen sker genom annonsering i elektronisk databas och annons i Anbudsjournalen.
För bygglovpliktiga projekt ska kvalitetsansvarig upphandlas med erforderlig kompetens för beställarens (uppdragstagarens) egenkontroll. Innan avtal skrivs med konsult ska kommunen godkänna den som väljs som kvalitetsansvarig. Den som utses att vara kvalitetsansvarig kan också hålla i byggmöten och i vissa fall företräda beställaren(uppdragstagaren). Ibland kan det vara värdefullt att redan i projekteringsstadiet ha med kvalitetsansvarige som då lättare kan sätta sig in i projektet.
Vid upphandling av en entreprenad är det viktigt att i förväg tänka igenom vilka kriterier som ska gälla vid utvärderingen av entreprenaden.
Obligatoriska uppgifter för en anbudsgivare är att lämna in bevis på att denne har F-skatt
att denne betalar moms och arbetsgivaravgifter (se nedan under omvänd skattskyldighet)
att denne har en miljöpolicy
att ange vem som är ombud för entreprenaden att redovisa vem som föreslås som platschef.
att det framgår att anbudsgivare ska kunna lämna bankgaranti
att denne har erforderliga försäkringar för sig, projektet och tredje man att det framgår av anbudshandlingarna att anbudsgivare ska följa svensk
lagstiftning inom arbetsmiljöområdet samt följa svenska avtal inom sin bransch
en jämställdhetsklausul
att det framgår av anbudshandlingarna att anbudsgivare bör ha erfarenhet av liknande projekt.
att uppdragstagaren har omvänd momsredovisning
För en utförandeentreprenad är det allra enklast att enbart låta priset vara avgörande för val av entreprenör. Handlingarna bestämmer ändå allt som ska göras. För en totalentreprenad kan andra faktorer vara viktiga såsom erfarenhet av liknande uppdrag, erfarenhet av miljöbyggen etc. Ju fler kriterier man väljer desto svårare blir det att utvärdera. Tänk noga igenom urvalskriterierna och deras eventuella viktning innan beslut tas om hur upphandlingen ska utvärderas. Var noga med att följa regelverket kring upphandlingar. Det är uppdragstagarens ansvar att regelverket kring upphandlingen följs. Det tar ofta längre tid med utvärdering och avtalsskrivning än man räknar med. Tilldelningsbeslut ska översändas till alla anbudsgivare, där det anges vem som fått entreprenaden och när kontrakt avses att tecknas (minst 10 dagar).
När avtal är tecknat med vald entreprenör ska denne inom viss tid komma in med säkerhet, tidsplan, arbetsmiljöplan mm. Byggsamråd ska ske med
kommunen tre veckor innan byggprojektet får påbörjas. Vid byggsamrådet ska vald entreprenör och beställarens kvalitetsansvarige delta.
Under entreprenadtiden ska byggmöten hållas. Vid byggmötena ska protokoll föras. Beställaren eller kvalitetsansvarig eller annan av beställaren utsedd person för protokoll vid byggmötena.
När entreprenör är utsedd och ev. bearbetning är slutförd ska ritningar och övriga handlingar stämplas som bygghandlingar och överlämnas till
entreprenören i ett visst antal exemplar. Av anbudshandlingarna ska framgå att entreprenören ansvarar för och bekostar framtagande och överlämnande av relationsritningar när entreprenaden är slutförd. Relationsritningarna ska normalt överlämnas vid slutbesiktningstillfället.
Slutbesiktning
Det är viktigt att entreprenader avslutas genom en slutbesiktning. I normalfallet handlar beställaren upp en besiktningsman som ska vara en helt oberoende person. Vid mindre entreprenader kan kvalitetsansvarige genomföra slut-besiktningen. Observera att entreprenören bör godkänna valet av besiktnings-man.
När slutbesiktningen är genomförd och entreprenaden är godkänd överlämnas den omedelbart till uppdragstagaren som nu får hela ansvaret för projektet. Då upphör entreprenörens försäkringar att gälla. Vid slutbesiktningen ska
entreprenören överlämna relationsritningar, samtliga drift- och
underhållsbeskrivningar samt de olika varugarantier som lämnats. Dessa är en förutsättning för godkänd entreprenad. I vissa fall ska beställaren återlämna säkerhet om dessa inte är tidsbestämda.
När entreprenaden är godkänd ska resterande kostnader regleras liksom innestående belopp betalas ut till entreprenören.
Garantibesiktning
Före garantitidens utgång ska garantibesiktning genomföras. Det är viktigt att redan vid slutbesiktningen bestämma vem som håller reda på och kallar till garantibesiktning. Ofta kan denna uppgift läggas på besiktningsmannen. Observera att garantibesiktningen är viktig, då ska alla fel och brister som
upptäckts under garantitiden rättas till på entreprenörens bekostnad. Det är också viktigt att garantibesiktningen hålls inom garantitiden. En dags försening räcker för att entreprenörens ansvar för garantin inte gäller. Garantitidens längd ska fastställas vid upphandlingen och framgå av kontraktet.
Eventuella bidrag, EU-bidrag mm
I många fall kan olika former av externa bidrag ingå i finansieringen av investeringen. Ofta är det bidrag från kommuner, EU:s olika fonder,
Sparbanksstiftelser och i enstaka fall sponsring. Uppdragstagarna bör eftersträva olika former av externa bidrag, men vad gäller sponsring bör försiktighet iakttas och den eventuella sponsorns verksamhet granskas så att den överensstämmer med syftet med byggprojektet och såväl med uppdragstagarens som
gåvan/sponsringen krävas. Hur externa bidrag hanteras, se nedan.
Ekonomihantering
Uppdragstagaren, som också i normalfallet är beställare av investeringen, ska betala samtliga fakturor från de olika konsulterna för projektering,
kvalitetsansvarig, besiktningsman samt från entreprenören. Omvänd
skattskyldighet för byggtjänster gäller vilket innebär att moms inte ska tas
upp på fakturan. Beställaren betalar in mervärdesskatten. På fakturorna ska anges: ”Omvänd skattskyldighet för byggtjänster gäller. Beställarens
organisationsnummer : xxxxxx-xxxx”. Betalningarna ska följa en i förväg
uppgjord tidsplan och betalningar får inte göras i förskott.
Uppdragstagaren ska i normalfallet rekvirera pengarna från Naturvårdsverket när projektet är slutfört och slutbetalat. För stora projekt kan uppdragstagaren
rekvirera medel från Naturvårdsverket flera gånger. Särskilt överenskommelse om detta träffas för varje enskilt fall. När uppdragstagaren rekvirerar medlen från Naturvårdsverket ska den totala kostnaden rekvireras samtidigt som eventuella bidrag (EU-medel, sponsring etc) betalas in till Naturvårdsverket. Rekvisitionen av medel för projektet ska åtföljas av en kort beskrivning av:
hur projektet har genomförts, hur upphandlingen gick till
den totala kostnaden för projektet, inkl projektering, entreprenaden, konsulter, bygglov, detaljplan, slutbesiktning, foto etc.
Uppdragstagaren ska också till Naturvårdsverket överlämna relationsritningarna för projektet dels som papperskopior, dels som CD. Däremot bör drift- och underhållshandlingar samt varugarantierna bevaras hos uppdragstagaren och i objektet (om byggnad eller anläggning).
