ISO 14001 - Hinder eller möjligheter ISO 14001 - Obstacles or oppotunities

MALMÖ HÖGSKOLA EXAMENSARBETE

Teknik och Samhälle C-uppsats (10 p)

Miljövetenskap (120 p) Vt 2003

Människa, Miljö och Samhälle

ISO 14001

- Hinder eller möjligheter? -

ISO 14001

- Obstacles or opportunities? -

Författare: Handledare:

Charlotte Fingal Kjell Mårtensson

Sammandrag

Vi är alla beroende av naturen för att överleva och vårt levnadssätt hotar oss. Miljöfrågan är inte längre förknippad med tvång och högljudda aktivister, den tiden är förbi. Nu kommer kraven från marknaden, från kunderna och konsumenterna. De ekologiska problemen är på väg att förändra företagens verksamhetsmiljö. I dagens samhälle är det viktigt att företag ser förändringar som framgång och förnyelse.

Få frågor har så stor betydelse för allas tillvaro som just hur vi ska lösa miljöfrågorna. Arbetet med miljöfrågor är svårt att strukturera och därför har olika internationella miljöstandarder skapats. SS-EN ISO 14000 är en serie internationella miljöstandarder, som i dagligt tal brukar kallas ISO 14000 och i denna standard ingår bland annat ISO 14001. Denna standard kan användas som grund vid uppbyggandet av ett miljöledningssystem och det är införandet av denna som analysen vilar på. Med ett miljöledningssystem blir det lättare för ett företag att kontrollera den egna verksamhetens miljöpåverkan.

Vid implementering av ett miljöledningssystem kan det uppstå vissa hinder med personal, leverantörer och kunder. Även organisationsstrukturen kan ses som en barriär. Vårt syfte är att undersöka vilka hinder som kan uppstå vid införandet av ISO 14001-standarden. Analysen redogör även för vilka lösningar som finns att tillgå för att minska dessa hinder. Det finns olika incitament som driver företag och organisationer till att vilja integrera miljöfrågor. Därför redovisas i begränsad utsträckning vilka de olika drivkrafterna är och vilka fördelar som finns med införandet av ett miljöledningssystem.

Vår undersökning grundar sig på fyra intervjuer enligt en kvalitativ undersökningsmetod samt litteraturstudier. I studien analyseras vilka erfarenheter ett privat företag, en offentlig organisation och två konsulter har på området. Ambitionen är att beskriva informanternas erfarenheter i samband med olika teorier såsom organisationskultur, livsstil, handlingar, motivation och attityder. Några av förutsättningarna är resurser, motivering och utbildning. Dessutom undersöks olika begrepp och modeller inom ISO 14001 för att utveckla problemområdet. De olika begreppen anknyts till intervjuerna i analysen. Uppsatsen redogör även för vilka lösningar som finns att tillgå utifrån informanternas erfarenheter och teoretisk litteratur.

Arbetet har visat att viktiga delar för att lyckas med införandet av ett miljöledningssystem, är att använda avsatta resurser och utbildning för förståelse. Trots att systemet anses vara väldigt komplext så finns det fördelar som leder till bättre kontroll i verksamheten och vissa ekonomiska fördelar.

Abstract

We all depend on nature to exist and live. But our way of living is threatening nature and thereby ourselves. Environmental issues are no longer associated only with violence and vocal activists, that time has past. We have realised that we have to change our lifestyles in order to attain an environmentally sustainable development. The main reason why companies are showing an increased interested in environmental issues is that they are starting to understand that an environmental profile actually can win new customers and thereby be profitable.

Few questions have had such an impact on our existence as how we are going to solve environmental issues. There are tools to handle and make environmental work easier and communicate for business. One of the tools is ISO 14001 an international environmental standard. This standard makes it easier for companies to better understand and control the environmental impact of their business activities.

Companies can run into a number of obstacles while introducting and implementing an environmental management system. Problems can range from issues such as intra company personal barriers, the current organisational structure and suppliers. Our ambition is to describe these obstacles and draw conclusions from them.

We have interviewed four persons from different organisations, a private firm-, a municipal service company and two independent consultants who have previous experience in environmental issues. We have studied environmental literature and tried to cross analyse theories with interview data. We have found literature that confirms our interview results. Our theories are built upon different concepts like lifestyle, motivation and attitudes. Our conclusions are that it is important to have allocated adequate financial and educational resources. Even if a system is very complex there are future benefits like better control of your organisation, some economic benefits and a better-motivated and educated labour force.

Our work shows that you need to allocate considerable resources in order to be successful in implementing environmental issues in a company. Even if the ISO 14001 system is considered a very complex system there are benefits. For example; better control of different types of activities within the company and certain economical benefits.

Innehåll

MILJÖHISTORIA OCH UPPRINNELSEN TILL MILJÖHÄNSYN...7

ANSVARSFÄLLAN...10 PROBLEMFORMULERING...11 SYFTE...12 FRÅGESTÄLLNINGAR...12 AVGRÄNSNING...12 MÅLGRUPP...13 DISPOSITION...13 2. METOD ...14 URVAL...15 VÅRT TILLVÄGAGÅNGSSÄTT...16

HUR FÅNGAS KUNSKAP?...19

ETISKA ÖVERVÄGANDEN...20

3. UTVECKLING AV PROBLEMOMRÅDET...21

VAD ÄR MILJÖLEDNINGSSYSTEM OCH ISO 14001?...21

VARFÖR ETT MILJÖLEDNINGSSYSTEM?...23

RÄTT ATTITYD HOS PERSONALEN LEDER TILL HA NDLING...24

ORGANISATIONSKULTUR...27

SUMMERING AV TEORIERNA...29

4. INFÖRANDET AV MILJÖLEDNINGSSYSTEM ...30

OM INFORMANTERNA...30

YTTRE OCH INRE DRIVKRAFTER...32

HINDER, PROBLEM OCH LÖSNINGAR...34

Resurser ...34

Komplexitet och helhetstänkande ...36

Organisering av ansvar ...38

Attityder och fördomar ...40

Förståelse och motivation ...41

FÖRDELAR...44

Bättre kontroll och ordning...45

Ekonomiska fördelar ...47

5. SLUTSATS ...49

VILKEN FÖRÄNDRING KRÄVS?...49

DRIVKRAFTER...50

HINDER OCH LÖSNINGAR...51

Resurser ...52

Kunskap och kompetens ...53

Attityder och fördomar ...55

Motivation och kommunikation...55

Organisering och ansvar...57

KONKURRENSFÖRDELAR OCH EFFEKTIVITET...58

AVSLUTNING...59

KÄLLFÖRTECKNING...61

BILAGOR ...63

INTERVJUMALL FÖR FALLSTUDIER...63

Förord

De senaste åren har implementering av miljöledningssystem fått ökad aktualitet. Drivkraften till implementeringen av ISO 14001-standarden varierar, likaså vilka hinder som kan uppstå och hur dessa bäst går att lösa. Därför har vi kartlagt vilka drivkrafterna är och vilka hinder som kan uppstå vid införandet av ISO 14001-standarden och även vilka lösningar som finns att tillgå.

Efter att ha avslutat vår uppsats vill vi tacka de personer som har varit till stor betydelse för vårt arbete. I första hand vill vi tacka alla informanter för att de var villiga att dela med sig av sina erfarenheter. Utan dem skulle vårt arbete varit omöjligt att genomföra.

Vi vill även tacka vår handledare Kjell Mårtensson för den uppmärksamhet och inspiration vi fått av honom under arbetets gång.

Malmö 2003-09-10

1.

Inledning

I detta avsnitt presenteras den bakomliggande orsaken till undersökningsämnet, problemformuleringen samt syftet och de övergripande frågeställningarna som ligger till grund för detta arbete. Dessutom redogörs för vilken avgränsning som valts, vilken målgrupp vi riktar oss till och dispositionen i uppsatsen.

Miljöhistoria och upprinnelsen till miljöhänsyn

Miljöproblem har alltid funnits och för att få en bild av hur miljöhistorien sett ut gör vi en historisk tillbakablick. Enligt Bennulf (1994) argumenterade filosofen Platon redan på antiken för lagar med syftet att hindra människor från att förgifta vatten och därmed förstöra skörderesultatet. Långt senare under 1800-talets industrialisering uppfattades rök från skorstenar som tecken på framgång och välstånd eftersom man inte kände till skadeverkningarna. (Sörlin 1998) Det fanns på den tiden ekonomiska intressen och natursynen som dominerade var att naturen är välvillig. De ansåg då att naturen inte hade några gränser. För 150 år sedan var stanken av exkrementer från människor och djur ett stort miljöproblem inne i städerna. Det byggdes till exempel avlopp i syfte till att leda bort restprodukterna ut i sjöar och vattendrag. Sättet att definiera miljöproblem har förändrats. I historiskt perspektiv har miljöproblem övergått från att betraktas som jordbrukssamhällets regionala till ett globalt miljöproblem. (Lidskog 1997)

Efter andra världskriget var ekonomerna oroliga för att tillväxten inte skulle komma igång. De försökte att arbeta för en ökad tillväxt och en stark framtidstro. I GATT-avtalet från 1949 finns tankegångar där målsättningarna var att höja levnadsstandarden, öka sysselsättningen samt att effektivisera efterfrågan på varor. (Bolin m.fl. 1995) Men under 1960-talet tog miljödebatten fart och vi började bli medvetna om att vi lever i en värld med stora miljöproblem. När Rachel Carson kom ut med boken Tyst Vår år 1962 avslöjades att jordbrukens bekämpningsmedel innehöll kvicksilverföreningar som dödade fåglarna. Ytterligare bekämpningsmedel som uppmärksammades under denna tid var DDT som visade sig vara ett nervgift som anrikas i näringskedjorna. I samma tidsperiod uppmärksammades att förbränning av olja och kol ger upphov till sura ämnen som kommer ner i form av surt regn och ger skador på fiskar,

vattenlevande djur, växter och skogens tillväxt. Även PCB uppmärksammades vid denna tidsperiod som ett miljögift. (Lidskog 1997) Denna kemikalie användes vid tillverkning i olika industriprodukter och anrikas i näringskedjor, vilket ger reproduktionsstörningar sist i kedjan, till exempel i sälar. (Sterner 2003) Alla dessa upptäckter gav orsak till olika debatter som tog fart angående industrisamhällets problematik och en opin ion skapades för att rädda miljön. Tack vare detta nya miljömedvetande skapades Statens naturvårdsverk och en övergripande miljölag. Mellan åren 1967-1971 bildades även miljövårdsorganisationer i de flesta industriländer. (Lidskog 1997) Även arbetsmiljön började uppmärksammas genom bland annat asbestens farlighet.

Sedan 1960-1970 talet har miljöhoten blivit alltmer diffusa och svårgripbara. Det är inte längre specifika företag eller ämne som utgör ett miljöproblem utan snarare hela samhällets utformning som är problemet. Miljöproblem har övergått från att vara lokala till att bli globala. Samtidigt som det har skett en globalisering av miljöproblemen finns det även en motsatt riktning inom miljöarbetet. Miljöfrågorna har gjorts till individuella frågor om människors konsumtion, livsstil och moral. (Lidskog 1997)

Trots att miljöfrågorna numera även ses som individuella frågor krävs det samarbete länder emellan eftersom de utgör såväl globala som gemensamma problemområden. Ett samarbete skedde, år 1991, när den Internationella Handelskammaren (ICC) publicerade 16 principer för miljömedvetet ledarskap. Dessa anger att företag ska arbeta för att även deras leverantörer arbetar med att bygga in miljöhänsyn i det dagliga arbetet. (Termén 1996) Ytterligare samarbete har skett genom Agenda 21 som är ett handlingsprogram som antogs av FN: s konferens i Rio 1992. Handlingsprogrammet handlar om att uppnå en hållbar utveckling genom att undanröja hoten mot miljön och fattigdom. Agenda 21 är ett program med politiska och moraliska förpliktelser som ska genomföras nationellt i respektive land. En samlad insats från världens länder, företag och medborgare är nödvändig för att vända utvecklingen. Ett exempel på detta är konsumtionen av produkter och råvaror som idag är ojämlikt fördelade. De rikaste som motsvarar 20 % av befolkningen använder 80 % av jordens resurser. Eftersom uttaget av resurser är för stora krymper hela tiden resursbasen. Om vi ska uppnå en hållbar utveckling måste alla vara beredda att göra nödvändiga förändringar i sin livsstil. (Naturvårdsverket 1997)

Men hur skall företag kunna bidra och medverka till hållbar utveckling? Ett steg i rätt riktning kan vara att företag upprättar ett miljöledningssystem för att få struktur i sitt miljöarbete och kontroll över sin miljöpåverkan. Genom att använda sig av ett miljöledningssystem kan företag minimerar sin miljöpåverkan eftersom detta är ett verktyg som underlättar att få en överblick över den egna miljöpåverkan. Syftet med ett sådant är enligt Termén (1996) att anpassa verksamheten mot en uthållig utveckling, genom att steg för steg arbeta sig ifrån behovet av exempelvis ändliga resurser eller att hindra onaturliga ämnen att sprida sig i miljön.

Miljöledningssystem har inte funnits så länge. Den första standarden för miljöledningssystem (BS 7750) utgavs år 1992 av ”British Standards Institution” (BSI). (Brorson m.fl. 1998) Baserad på kretsloppsprincipen utformades därefter år 1993 i EG ”Eco Management and Audit Scheme” (EMAS). Detta är ett frivilligt förfaringssätt som riktar sig på industrin, för att aktivt arbeta inom sin verksamhet för att uppnå minskad miljöbelastning och för att i framtiden uppnå uthållig utveckling. I januari 1995 trädde EMAS i kraft i alla medlemsländer. Den Internationella Standardiseringsorganisationen (ISO) presenterade 1995 de första standardtexterna inom ISO 14 000 serien. Den mest betydelsefulla är ISO 14001, som är en del av en samling miljöstandarder, som man kan certifiera sig emot. ISO 14001 etablerades under år 1996. Inom ISO 14000-gruppen finns även regler för bland annat miljömärkning och miljörevision. ISO 14001 är skriven för att kunna användas av alla typer av verksamheter som vill säkerställa ett miljöriktigt sätt att arbeta. Frågorna som berörs i standardtexten inom såväl EMAS som ISO 14001 handlar om den yttre miljön. Samma år beslutade Sveriges riksdag, genom kretsloppspropositionen, om ett producentansvar för produkter under och efter deras livstid på vissa områden. Genom dessa dokument drivs numera miljöarbetet framåt i ett raskt tempo och blir på detta sätt allas angelägenhet att säkerställa vår framtida livsmiljö. (Termén 1996)

Faktum är att 36 000 företag i världen har infört miljöledningssystem enligt antingen ISO 14001 eller EMAS i början av år 2002. Japan har flest företag i världen som är certifierade och är främst i området med över 8000. Sverige ligger på fjärde plats med drygt 2000 företag med miljöledningssystem. Sverige är det landet i världen som har flest företag med certifierade

miljöledningssystem om hänsyn tas till ländernas ekonomiska storlek, enligt BNP. (Bingel m.fl. 2002)

Ansvarsfällan

Det är viktigt att alla känner och tar ett ansvar så att vi inte vållar problem för framtidens generationer. Enligt Kretsloppsdelegationens rapport (1997:13) känner de flesta människor sig maktlösa till att kunna förändra och dessutom anses ansvaret ligga hos någon annan trots att ansvaret ligger hos oss alla. Morgondagens problem kan vara rubbad fortplantningsförmåga hos människor och djur på grund av allt utsläpp av hormonpåverkande ämnen. Problem som resistenta bakterier och insekter som är sjukdomsalstrande kan dyka upp. Dagens diffusa miljöproblem försvårar för beslutsfattarna att sätta igång kraftfulla åtgärder som behövs redan idag. (Kretsloppsdelegationens rapport 1997:13) Företag däremot som tar ansvar för sin del genom att ha kontroll, genom exempelvis ett miljöledningssystem, underlättar detta arbetet med miljöproblem som måste minska i omfattning.

Våra miljöhot är till stor del ett resultat av att materialflödena är för stora men även att vissa giftiga ämnen ingår och förstör det naturliga kretsloppet. Genom att använda materialet effektivare går det att begränsa miljöproblemen. Två begrepp som är centrala för att minska miljöpåverkan är dematerialisering och avgiftning. Med dematerialisering kan man minska resursanvändningen genom att använda energi- och materialsnåla produkter eller genom återvinning. Med avgiftning menas att man ersätter skadliga ämnen med mindre skadliga. (Kretsloppsdelegationens rapport 1997:13) Ett av ISO 14001 syfte är att man använder energisnåla resurser och även att man använder sig av mindre skadliga ämnen. Förhoppningen är att fler företag använder sig av miljöledningssystem eftersom att detta bidrar till bättre kontroll över den egna verksamheten och på detta vis visar de även att de tar sitt ansvar för miljön.

Problemformulering

Hållbar utveckling innebär att man tillfredsställer och tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov. Agenda 21 är ett handlingsprogram som handlar om att uppnå en hållbar utveckling genom att undanröja bland annat hot mot miljön. Programmet har politiska och moraliska förpliktelser som ska genomföras nationellt i respektive land. För detta krävs kraftfulla åtgärder som kräver insatser från företag, kommuner, organisationer och medborgare för att vända på utvecklingen och minska vårt resursutnyttjande för att säkerställa kommande generationers behov. Därför måste alla vara beredda på at t ändra sin livsstil. Ett sätt att underlätta för företag och organisationer att medverka till en hållbar utveckling kan vara genom att införa miljöledningssystem med miljöförbättrande åtgärder som följd. Arbetet med miljöfrågor kan vara svåra att struktur era och organisera inom en verksamhet eftersom flera barriärer måste överbryggas. ISO 14001-standarden är ett komplext system och för att underlätta för dem som vill införa ett miljöledningssystem vill vi synliggöra vilka hinder som finns vid införandet och hur dessa kan överbryggas. Vi vill även utforska vilka drivkrafter som ligger till grund för integreringen av miljöfrågor i en verksamhet och vilka fördelar är med ett införande av miljöledningssystemet ISO 14001.

Syfte

Huvudsyftet är att undersöka vilka hinder som kan uppstå vid införandet av ISO 14001-standarden. Vi vill även identifiera vilka lösningar som finns att tillgå gällande hindren. Dessutom utforskas vilka de olika incitamenten är som driver en verksamhet till att vilja integrera miljöfrågor bland övriga beslut. Slutligen granskas fördelar med att införa miljöledningssystemet ISO 14001.

Frågeställningar

För att uppfylla syftet med uppsatsen har ett antal frågeställningar formulerats: Huvudfrågor:

1. Vilka hinder kan uppstå vid införandet av ISO 14001-systemet? 2. Vad anser de olika aktörerna om hindren?

3. Vilka förutsättningar krävs för att lösa och överbrygga hindren i praktiken? Delfrågor:

4. Vad är drivkraften bakom införandet av ett miljöledningssystem i en verksamhet? 5. Vilka är fördelarna med att ha infört ISO 14001-systemet?

Frågorna besvaras genom litteraturstudier och kvalitativ empirisk undersökning genom djupintervjuer.

Avgränsning

I uppsatsen kommer vi endast i stora drag att beskriva vad ISO 14001 innebär och hur det kan användas som verktyg vid implementering av ett miljöledningssystem. Vi har inte heller någon ambition att redogöra för vilken miljöpåverkan informanternas verksamheter har bidragit med. Vi kommer inte att analysera företagens miljöprestanda.

Målgrupp

Vi riktar oss till lekmän, miljöstudenter och verksamheter som vill få en inblick i vilka hinder som kan uppstå vid införandet av miljöledningssystemet ISO 14001 och hur dessa problem kan lösas. Uppsatsen kan vara till hjälp för myndigheter, organisationer eller företag som vill utföra ett förändringsarbete. Vår ambition är att läsaren inte ska behöva ha omfattande förkunskaper inom miljöområdet eller miljöledningssystemet ISO 14001 för att förstå innehållet.

Disposition

Uppsatsens disposition är upplagd enligt följande. I avsnitt 1 ges en beskrivning av vår miljöhistoria och upprinnelsen till miljöledningssystem, vem som har ansvar i samhället och vilka förändringar som krävs för förändrad miljöhänsyn. Därefter följer problemformulering, syftet med uppsatsen och frågeställning. Till sist redogörs för avgränsning, vilken målgrupp vi vänder oss till samt dispositionen.

I avsnitt 2 beskrivs vilken metod som använts, tillvägagångssätt och etiska överväganden.

Avsnitt 3 behandlar utveckling av problemområdet. Här redogörs vad ett miljöledningssystem är och fördelarna med ett miljöledningssystem. Andra begrepp som tas upp är värderingar, attityder och handlingar. Här tas även upp begreppet organisationskultur och dess påverkan på förändringsarbetet.

I avsnitt 4 redovisas och analyseras informanternas synpunkter och relateras till litteraturen. Det ges även en beskrivning av drivkraften till att vilja upprätta ett miljöledningssystem. I detta avsnitt redovisas även olika hinder som företag kan bemötas av när de inför miljöledningssystemet ISO 14001. Detta avsnitt behandlar även vad som borde förändras för att underlätta implementeringen och det fortsatta miljöarbetet. Slutligen beskrivs de olika fördelarna med att införa miljöledningssystemet ISO 14001.

2. Metod

Metodavsnittet presenterar vetenskapsteorin och de undersökningsmetoder som vi använt oss av i syfte att besvara de övergripande frågorna. Dessutom redogörs för urval och tillväga gångssätt med undersökningen, hur kunskap fångas och etiska överväganden.

I det vetenskapliga arbetet behövs redskap för att samla in information för att på ett systematiskt genomtänkt och disciplinerat sätt kunna undersöka verkligheten (Halvorsen 1992). Utifrån vårt syfte har vi i vår undersökning valt att använda oss av den kvalitativa forskningsmetoden med djupintervjuer. Intervjuer är särskilt lämpliga när man vill studera och beskriva människors upplevelser och självuppfattningar för att klargöra oc h utveckla deras perspektiv på sin livsvärld. Vi valde därför att vår forskning skulle utgå från kvalitativa forskningsintervjuer.

Genom den kvalitativa intervjumetoden blir i regel bortfallet mindre, enligt Halvorsen (1992), eftersom intervjun sker ansikte mot ansikte. För att undvika eventuella missförstånd kan intervjuarens närvaro underlätta och tydliggöra vissa frågor som annars skulle kunna uppstå vid en enkätundersökning. Övrig informationsinsamling kommer att baseras på litteraturstudier och forskningsrapporter. Rapporten kommer även att bygga på diskussioner och egna analyser.

Forskningsintervjun är ett samtal där två människor för ett samtal kring ett ämne som intresserar båda. Enligt Kvale (1997), bygger både forskningsintervjun och den filosofiska diskursen kring temat på ett samtal som är på väg till kunskap. Det är genom samtal vi lär känna andra människor, vi får veta något om deras livserfarenhet, känslor och kanske förhoppningar som de har om den värld de lever i. Intervjun är ett samtal som har en struktur och ett syfte. Forskningsintervjun är inte ett samtal mellan jämställda parter, eftersom det är forskaren som bestämmer och kontrollerar situationen. Syftet, med denna metod, är att tolka och beskriva intervjupersonens livsvärld.

Tillvägagångssättet är att intervjuaren ställer frågor, medan intervjupersonen har rätt att berätta utifrån sina synpunkter och erfarenheter. Det man ska tänka på när man gör en kvalitativ intervju är att man ställer enkla och raka frågor. Frågorna ska struk tureras, läsas exakt såsom de är

formulerade och inte ges förklaringar. En fråga ska ha flera svarsmöjligheter, eftersom chansen då är större att svaren blir mer innehållsrika och intressanta. Verkligheten ska kunna ses ur intervjupersonens synvinkel och försöka förstå och hitta mönster utifrån dennes utgångspunkter. (Trost 1997)

Urval

I studien undersöker vi olika verksamheter, såväl privat som offentlig, som har infört ISO 14001-systemetet. I vår kvalitativa undersökning valde vi att tillskansa oss information från tre olika verksamhetsområden. Dessa var Malmö Brandkår, ett saneringsföretag och två konsultföretag som arbetar med att hjälpa företag och organisationer med att implementera miljöledningssystem.

Anledningen till valet att intervjua Malmö Brandkår är att vi vill klargöra hur införandet av ISO 14001-standarden gått tillväga i en offentlig organisation. Av samma anledning vill vi ge en bild av hur det gått till att införa systemet i ett privat företag, varpå valet blev ett företag som intresserar sig för miljöfrågor inom saneringsbranschen.

Valet att intervjua konsultföretag är för att ge en heltäckande bild i förhållande till vår frågeställning. Konsultföretag hjälper andra företag att certifiera sig och på detta vis kan vi få en bild av hur förloppet utspelar sig i olika verksamheter. Risken att få missvisande resultat är större ju färre intervjuer som görs och för att komma ifrån det problemet tror vi att konsultföretag, som är specialister på området, är en bra komplettering till vår undersökning.

Hur många intervjupersoner som behövs beror på undersökningens syfte. Om det är ett för litet antal är det bland annat omöjligt att testa hypoteser om skillnader mellan grupper. Om antalet är för stort går det inte att göra ingående tolkningar av intervjuerna (Kvale 1997). Vi valde att se olika ställningstaganden utifrån fyra intervjupersoner som speglar olika grupper och synsätt i samhället. Undersökningen grundar sig dessutom på litteraturstudier såsom organisationskultur, livsstil, handlingar, motivation och attityder. Det redogörs även för begrepp och modeller inom ISO 14001.

Vårt tillvägagångssätt

Innan vi intervjuade skaffade vi oss förkunskaper om själva ämnet som visat sig haft stor betydelse. Litteraturstudier om miljöledning och ISO 14001 standandarden underlättade förståelsen mellan oss och våra informanter under intervjuernas gång. Detta underlättade att tolka deras ord när vi lyssnade på bandet och granskade våra anteckningar. För vår förståelse och undersökningssätt hittar vi stöd hos Kvale (1997), där han diskuterar det centrala för den hermeneutiska förståelsen.

Det centrala för en hermeneutisk förståelse är tolkningen av en specificerbar mening och de frågor som i detta syfte ställs till en text. Begreppen samtal och text är här väsentliga, och uttolkarens förkunskap om textens ämne får stor betydelse. (Kvale, s.42, 1997)

Inför vårt arbete diskuterade vi vad som kan vara intressant att forska och skriva om i vår uppsats. Diskussionen ledde till att vi ville undersöka vilka hinder som kan uppstå vid införandet av ISO 14001-standarden. Dessutom ville vi undersöka vilka lösningar som finns eller vad som borde förändras för att underlätta hindren. Vi ville även undersöka vilka de olika incitamenten är som driver en verksamhet till att vilja integrera miljöfrågorna. Slutligen ville vi granska fördelarna med att införa ett miljöledningssystemet enligt ISO 14001.

För att kunna göra detta ville vi undersöka de olika aktörernas uppfattning om detta ämne. Vi kontaktade intervjupersonerna via telefon varpå vi bestämde tid och plats. Intervjuerna genomfördes på respektive informants arbetsplats. Intervjuerna spelades in och antecknades för att senare kunna redigeras och nedtecknas. Intervjupersonerna blev informerade om syftet och att vi använde oss av denna metod och de godkände förfaringssättet vilket är brukligt, enligt Kvale (1997).

Man kan säga att vi byggt upp vår uppsats med hjälp av tolkningar av olika texter och informanternas beskrivningar genom empirin. Man måste dock visa en dos försiktighet, när det gäller tolkningen av själva resultatet av en kvalitativ undersökning. Som vi redan nämnt har vi skaffat oss förkunskap med hjälp av litteratur innan vi intervjuade våra informanter. Därför finns

det en stor risk, enligt Bryman (1997), att den tidigare litteraturen har påverkat våra frågeställningar och resultat.

Undersökningen byggde på öppna intervjufrågor. Detta för att intervjupersonerna skulle få prata fritt och för att kunna fånga in det övergripande syftet. De kvalitativa intervjuerna kompletterades med delfrågor som stöd för en öppen debatt mellan intervjuaren och den intervjuade. Det är en fördel att kombinera delfrågor med öppna frågor eftersom delfrågorna underlättar intervjuarbetet och frågorna får en klarare struktur, de var även en säkerhet ifall vi känt att vi inte fick svar på våra frågor. Fördelen med öppna frågor, enligt Halvorsen (1992), är att intervjupersonen inte känner sig påtvingad till att formulera sig eller använda sig av ord som känns främmande.

Enligt Kvale (1997) bygger forskningsintervjun på vardagliga samtal och är ett samtal som har en struktur och ett syfte. Den går ut på att omsorgsfullt ställa frågor och lyhört lyssna och erhålla grundligt prövade kunskaper. Svårigheter vi upplevde var när någon av intervjupersonerna var väldigt tystlåten. Det är, trots vissa svårigheter, forskaren som definierar och kontrollerar situationen då forskaren kritiskt följer upp den intervjuades svar på frågorna. Inför våra intervjuer utvecklade vi en intervjuguide för att tematiskt relatera frågorna till ämnet (se bilaga s. 63). Här anges de ämnen som är föremål för undersökningen och i vilken ordning de ställdes. Vi fick vidareutvecklade intervjuguiden efterhand som nya infallsvinklar blev synliga.

För att få en förståelse för hur kvalitativ forskningsintervju går till redovisas här några sätt, ur Kvale (1997), om hur man utformar en intervjuundersökning. Dessa skisseras i sju stadier vilka visar hur vår undersökning gick till, det vill säga dess förlopp, från de urspr ungliga idéerna till slutrapporten.

Tematisering. I detta stadium är det den teoretiska analysen av temat som ska undersökas och formuleringen av forskningsfrågorna. Det vill säga att formulera undersökningens syfte och beskriva ämnet för undersökningen innan intervjuandet börjar. Varför och vad bör klargöras innan frågan om hur ställs (ibid). Vi undersökte vad som skulle undersökas det vill säga vilka hinder, lösningar, drivkrafter och fördelar med ISO 14001 och varför vi ville fördjupa oss i detta ämne. Syftet var att få en inblick i ämnet och för att se hur dessa problem kan lösas.

Syftet bör, enligt Kvale (1997), inte enbart gälla det vetenskapliga värdet av kunskapen som efterfrågas utan även vara att förbättra den undersökta mänskliga situationen.

Planering. Detta görs genom att planera för alla undersökningens sju stadier, med hänsyn till vilken kunskap som eftersträvas och med beaktande av de moraliska konsekvenserna av undersökningen. För att undersöka vilka hinder, lösningar, drivkrafter och fördelar med ISO 14001 valde vi att intervjua fyra individer om deras erfarenhet och åsikter om ämnet. Vårt antal var en kompromiss mellan att göra ett representativt urval och de resurser som stod till buds. För att uppväga risken för att få ett ensidigt perspektiv från företag valde vi att intervjua fyra olika aktörer från såväl näringslivet som den offentliga sektorn. Därav två konsulter som vi förmodade såg annorlunda på ämnet i fråga för att få en bredd i analysen. Under planeringens gång har vi funderat över de etiska sidorna. Även Kvale (1997) påstår att det är svårt att få undersökningspersonerna till att delta i undersökningen och samtidigt förvissa dem om anonymitet och överväga konsekvenserna för intervjupersonernas del.

Intervju. Här ska man genomföra intervjuerna enligt en intervjuguide och med ett reflekterande förhållningssätt till den eftersökta kunskapen och till den mellanmänskliga relationen i intervjusituationen (ibid). Vi använde oss av en detaljerad intervjuguide för de enskilda intervjue rna (se bilaga s. 63), som var och en varade i drygt 60 minuter och dessa spelades in på band. Enligt Kvale (1997) måste man här bevara anonymiteten och vad konsekvenserna av samspelet i intervjun blir.

Utskrift. För att klara detta förbereds intervjumaterialet för analys, vilket oftast innebär en överföring från talspråk till skriftspråk (ibid). Våra fyra intervjuer skrevs ut ordagrant, vilket ledde till tjugo sidor av utskriven text. Även här ska, enligt Kvale (1997), anonymiteten säkras.

Analys. Utifrån undersökningens syfte och ämne och på grundval av intervjumaterialets karaktär avgörs vilka analysmetoder som är lämpliga för intervjuerna (ibid). De fyra intervjuerna kategoriserades med hänsyn till hur svaren skulle redovisas i analysen. Hur djupt oc h kritiskt intervjuerna kan analyseras kan vara ett etiskt problem, anser Kvale (1997), även huruvida intervjupersonerna ska ha inflytande eller inte över hur deras uttalanden ska tolkas.

Verifiering. Här fastställs intervjuresultatens generaliserbarhet, reliabilitet och validitet. Under hela projektet testas såväl reliabiliteten, vilket hänför sig till resultatets konsistens, och validiteten, som anger om en intervjuundersökning undersöker vad som var avsett att undersökas. Forskaren har ett etiskt ansvar över att verifiera den kunskap han förmedlar i sina rapporter. (ibid)

Rapportering. I detta slutskede ska man rapportera resultatet av undersökningen och de använda metoderna i en form som motsvarar vetenskapliga kriterier. De etiska aspekterna av undersökningen ska beaktas. Detta stadium leder till en läsbar produkt Även här aktualiseras problemet med anonymitet, liksom frågan om vilka konsekvenser som den publicerade rapporten kan få både för informanterna och för den grupp som de representerar. (ibid)

Hur fångas kunskap?

Hur är det möjligt att uppnå och fånga andras kunskap? Ett sätt är att bejaka andras beteenden eller lyssna till vad de har att säga. Vid en undersökning av andras livsvärld finns det två olika sätt för forskaren att tolka och resonera. Det finns ett induktivt sätt och ett deduktiv sätt att gå problemet till mötes. Genom det induktiva sättet så skall forskaren inte styras av någon teori eller förutfattad mening eftersom forskaren skall vara opartisk när denna observerar verkligheten. Forskaren kommer då att komma fram till generella hypoteser vid dennes tolkning av det som undersöks. Det deduktiva sättet bygger däremot på tanken att forskaren omöjligt kan vara opartisk eftersom denna formar generella hypoteser vilka sedan styr undersökningen. Om forskaren låter det gå till på det deduktiva sättet vet denna redan på förväg vad han/hon är ute efter. Med andra ord krävs det en viss kunskap redan innan forskningen tar fart för att över huvud taget kunna tolka det undersökta. (Hartman 1998) Det är på detta vis som vi har gått tillväga med vår undersökning eftersom vi ansett att det krävts en viss förkunskap inom ämnet innan djupintervjuerna kunnat påbörjas.

Etiska överväganden

Informanterna blev tillfrågade och erbjudna att läsa igenom uppsatsen innan vi använde oss av deras information. Vi har valt att hålla saneringsföretaget och konsulternas namn och företag anonyma med hänsyn till deras verksamheter. Malmö Brandkår har vi däremot valt att offentliggöra, eftersom vi har fått tillåtelse till detta, trots godkännande väljer vi att hålla informantens namn anonymt.

3. Utveckling av problemområdet

Detta avsnitt redogör för begreppsförklaringarna och den teoretiska ramen för att senare kunna utröna vilka drivkrafter, hinder och fördelar som finns med ISO 14001 standarden. Inledningsvis presenteras miljöledningssystemet enligt ISO 14001 standarden och olika begrepp. Därefter redogörs för individers sätt att tänka och hur deras attityder påverkar handlingar. Till sist skildras förståelsen för kulturen i en verksamhet.

Vad är miljöledningssystem och ISO 14001?

Ett miljöledningssystem är till för att etablera rutiner för ett systematiskt miljöarbete i såväl företag som andra verksamheter. Vad innebär egentligen miljöledningssystem? Enligt Brorson (m.fl. 1998) innebär det att verksamheter kan, genom sitt miljöarbete, minimera sin miljöpåverkan från såväl processer, produkter som tjänster. Genom ett korrekt miljöarbete hittas även affärsmässiga möjligheter. När ett miljöledningssystem fungerar som det ska finns en systematisk granskning av verksamhetens miljöpåverkan, vilket gör det möjlig en utarbeta mål och riktlinjer på miljöarbetet. Detta är bra för att kunna uppfylla de krävande lagstiftningarna och för att ha en möjlighet till ett kostnadseffektivt arbete. Genom ett miljöledningssystem så integreras miljöarbetet med det dagliga arbetet.(ibid)

Det är en bra åtgärd att införa ett standardiserat miljöledningssystem för att vidareutveckla ett företags eller en organisations miljöarbete. Ett sådant system kan integreras med företagets övriga styrsystem och inriktas mot alla former av miljöpåverkan (se. begreppsförklaringar s. 64). Fördelarna med ett standardiserat system är att revisionerna kan göras strukturerat och granskningen kan göras av en utomstående revisor, vilket kan leda till större förtroende för företagets miljöarbete. I Sverige så är det SWEDAC (Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll) som godkänner dessa behöriga certifieringsorgan som i sin tur kontrollerar att företag eller organisationer uppfyller kraven i miljöledningsstandarden. (ibid)

Det övergripande syftet med ett miljöledningssystem är att förbättra företagets miljöprestanda. Det är helt enkelt ett verktyg för att strukturera organisationens miljöarbete och få en överblick

över verksamhetens miljöpåverkan. Därefter är det lättare för organisationen att skapa en god kontroll och begränsa sin miljöpåverkan. Genom ett sådant system blir det enklare att genomföra en miljöpolicy för företaget. (ibid)

Enligt Brorson m.fl. (1998) finns det vissa grundprinciper för ett miljöledningssystem som i kort beskrivning anger:

1. Hur påverkar vi miljön och vilka krav måste uppfyllas? – Här genomförs en miljöutredning där företagets påverkan på miljön undersöks. Här identifieras äve n lagar och andra krav. 2. Hur ser vi på miljön? – I detta skede utreds hur miljöpolicyn skall formuleras. Denne skall

spegla företagets synsätt på miljöfrågorna och anger hur lagar skall uppfyllas liksom andra lagkrav.

3. Vad ska förbättras? - Konkreta miljömå l utformas för kommande tidsperiod.

4. Hur ska vi gå till väga? - Ett miljöprogram och handlingsplaner som anger hur lagstiftning, policy och mål ska uppfyllas skall här upprättas.

5. Vem gör vad? – Anger vem som har ansvar för vad. I detta skede skall även resurser fördelas så att miljöprogrammet kan genomföras.

6. Hur går miljöarbetet? - För att se utvecklingen av miljöledningssystemet och miljösituationen genomförs det i detta skede miljörevisioner.

7. Hur ska vi förbättra oss? - I slutskedet utvärderas resultatet av miljöarbetet och förbättringar planeras.

Strukturen i ISO 14001 talar om arbetsgången vid införandet av standarden, men även vad som krävs för att underhålla och vidareutveckla miljöarbetet. Det finns fastställda principer i miljöledningssystemet såsom rutiner, fördelning av ansvar och korrektionsmekanismer, vilka bidrar till ständig förbättring av miljöarbetet. Företaget gör detta genom att ställa upp konkreta miljömål, organisera resurserna, som är till exempel personal, kapital och teknik, och ta fram tydliga instruktioner för hur aktiviteter skall bedrivas. Slutligen utvärderas miljösituationen med en jämförelse av målen och korrigeringar sker utefter detta. (Ibid)

Varför ett miljöledningssystem?

Eftersom omvärlden har ett ökande krav på ett seriöst miljöarbete så är det viktigt att anpassa affärsstrategin efter detta. Företagsledningen måste ha i beaktande att miljökraven är en del av utvärderingen vid val av leverantör. Det är ofta som den offentliga upphandlingen ställer krav på produkternas miljöprestanda och de kan även ha synpunkter på såväl leverantörernas processer som miljöledningssystem. Även större företag kan ställa liknande krav gentemot leverantörer vilket har skapat affärsmöjligheter hos insiktsfulla företag. (ibid)

De myndighetsstyrda kraven har under årtionden varit drivkraften för miljöarbetet för industrin, men detta har inte varit tillräckligt eftersom stora miljöhot kvarstår. Därför måste en utveckling av denna lagstiftning ske så att en helhetsbild skapas av totalmiljön. Vid en uppbyggnad av ett miljöstyrningssystem måste helhetsbilden från råvara till avfall tas med, även alla delarna i en verksamhet såsom kontor och personalutrymmen. (Termén 1996) Även om arbetsmiljöfrågorna har fått en undanskymd roll gällande utformningen av ISO 14001 kan det vara fördelaktigt att låta dessa ingå som en aspekt i miljöledningssystemet. Detta eftersom god säkerhet är en förutsättning för såväl god hälsa som miljö. Många komponenter kan nämligen integreras i miljöledningssystemet. (Brorson m.fl. 1998)

Enligt Termén (1996) måste en verksamhet inhämta kunskap om den egna organisationen och om omvärlden, för att kunna genomföra planering och målstyrning som baseras på följande frågor och steg:

1. Var står vi i dag – nulägesanalys 2. Vart vill vi nå – målet

3. Hur ska vi komma dit – som är en planering av de aktiviteter som ska leda från nuläget till målet.

Även i ett miljöstyrningssystem sker detsamma för att kunna styra arbetet mot ett bestämt mål. Då kallas de olika stegen för miljöutredning, miljöpolicy och miljöprogram.

1. Miljöutredningen beskriver hur verksamheten påverkar miljön idag. Här skall även beskrivas vilka lagar som reglerar denna verksamhet och även visa hur kraven från myndigheter uppfylls.

2. Miljöpolicyn anger de övergripande målen för miljö arbetet.

3. Miljöprogrammet beskriver konkreta mål som verksamheten avser att nå, vilka aktiviteter som planerats för att nå dessa samt vilka åtgärder som krävs avseende organisation, ansvarsfördelning, personalutveckling, information och arbetsrutiner. Med andra ord innebär detta att formulera vad som skall göras och verksamhetens förmåga att genomföra det. (Termén 1996)

Det finns vissa begrepp som används och för att få en klarare bild ges en beskrivning av dessa (se begreppsförklaringar s. 64).

Vid en certifiering av ett miljöledningssystem skall dessa frågor kunna besvaras, enligt Brorson m.fl. (1998):

• Vilka är företagets miljöaspekter och vilka av dessa kan anses som betydande? • Hur kom ni fram till det?

• Hur styr och kontrollerar ni de betydande miljöaspekterna?

• Vilka mål och program har ni för att på ett konstruktivt sätt minska miljöpåverkan från de betydande miljöaspekterna?

Rätt attityd hos personalen leder till handling

Vi påverkas av många faktorer när det gäller våra värderingar, det vi lärt oss under vår uppväxt och att vår omgivning påverkar våra attityder och våra värderingar. Attityder anger vårt tänkande och handlande kring olika företeelser. Förändringar i attityder och värderingar tar oftast lång tid. Miljö är ett attitydobjekt vilket är svårt att påverka både när det gäller känslomässigt och handlingsmässigt. (Lindén m.fl. 1998) Attityder är en produkt av tidigare erfarenheter, de är ofta

knutna till känslomässiga engagemang. För att ändra beteenden krävs förbättring av de vanligaste verktygen som kunskap, information och fakta. (Skåne i utveckling (1998:14)

Den attityd människor har beror på tre olika saker nämligen kunskap, känslor och handlingsberedskap. Sambandet som finns mellan handling och kunskap leder till handlingsberedskap. Även om en attityd innehåller handlingsberedskap behöver det inte innebära att detta utlöser handlingar. I dagens samhälle utsätts vi ständigt för dubbla budskap genom så kallade "korstryck", vilket gör det svårare för människor att ändra attityder. (Lindén 1994) Eftersom anledningen till att vilja ha ett miljöledningssystem beror på kunskap och rätt attityd är det därför viktigt med utbildning för personalen i ett företag så att de får förståelse för vilka miljöhandlingar och förändringar de själva kan bidra med. Förvisso säger de flesta individer att de vill utföra bra miljöhandlingar. Enligt Lindén (1994) visar de flesta undersökningar att de befinner sig på en lägre nivå än vad de flesta säger sig vilja göra. Hinder som finns kan bland annat vara brist på tid, förståelse eller stödjande resurser.

Bakom människors attityder och handlingar finns grundläggande värden. Lindén (1994) menar att det finns en motsättning mellan vad individen är villig att göra och vad hon faktiskt gör. Handlingsberedskapen bygger på två olika informationskanaler, den ena är kopplad till kunskap och känslokomponenter och den andra är kopplad till samhällets normer och värderingar. Utifrån detta beslutar sig människor om vilka miljöhandlingar de faktiskt utför. Även inom företagsvärld en påverkas personalens handlingar av grundläggande värderingar och sociala omgivningar. Det är utifrån dessa som individer tar sina beslut och utför sina miljöhandlingar.

Värderingar är personliga och kan bara tolkas och förstås genom människors attityder och handlingar. Vad som utförs av människan i slutändan beror på vilka värderingar man har i grund och botten. Vårt handlingsmönster styrs av överensstämmelsen med våra värderingar. Genom information och kunskap kan man påverka och lära människor inom ett område att leva på ett miljöanpassat sätt. Normalt sett tror man att det ska finnas ett samband mellan värderingar och handling. Men på vägen från värderingar till handling bemöts människor av olika slags överväganden som leder till att det blir skillnad mellan det man tycker och det man beslutar sig för att göra. (ibid) För att få någon till att handla miljöriktigt på ett företag så krävs rätt

värderingar hos individen. En av de första faktorerna som påverkar våra handlingsmönster har att göra med kunskap och drivkrafter och dessa kan vara egna eller samhälleliga. Den andra faktorn är vilka stora konsekvenser en handling kräver i vardagssituationer. Den tredje faktorn har att göra med varje individs förutsättningar och den egna livsvärlden. Andra drivkrafter bakom miljöhandlingar kan vara lagar, normer, påverkan och kontroll uppifrån i företaget eller organisationen. Denna typ av process är i många teorier grunden till samhällets utveckling och förändringar. (ibid) Ytterligare drivkrafter för att få människor att agera miljövänligt kan vara ekonomiska incitament.(Radetzki 2001)

Förutom individers värderingar och syn på världen krävs rätt inställning till miljöfrågor även inom organisationer som stödjer och främjar miljöriktiga handlingar. Men även den mest energiska individen kan snabbt avtrubbas om han vistas en längre tid inom en kultur vars värderingar, traditioner och struktur är fientligt inställda. Därför är det viktigt att organisationer arbetar för att påverka våra värderingar och ger utrymme för handlingsberedskap.

Organisationskultur

Organisationer har olika kulturer vilket innebär att arbetet på företagen utförs på olika sätt eftersom umgängesformerna är olika och arbetsinsatserna varierar. När människor arbetar på ett företag skapas det olika företagskulturer. Det skapas en sorts mönster på en arbetsplats med gemensamma mål och de anställda lär sig att hitta lösningar till olika hinder som företaget stöter på. De lär sig att tänka och handla på ett gemensamt sätt. Det skapas olika värdenormer om vad som är rätt eller fel, vilket påverkar de anställdas beteende och olika beslut. Med andra ord står organisationskulturer för företagets gemensamma uppfattningar. (Abrahamsson m.fl. 1996)

Företagskulturen har stor betydelse för organisationer. Det externa trycket på miljöskyddet förutsätter att företagets värderingar stämmer överens med det som de representerar. Det är svårt att förändra företagskulturen om målvärderingarna inte stämmer överens med de traditionella värderingarna. För att kunna lägga en fungerande strategi måste man förstå företagskulturen. (ibid) Det är viktigt att miljöarbetet blir en naturlig del i företagets vardagliga arbetsrutiner så att detta inte känns som något extra arbete. Det är bra att ha en målsättning från företagets sida att vilja sprida kunskapen om miljötänkande på jobbet och även till det vardagliga livet. Detta för att ha möjlighet till att påverka personalens grundvärderingar till att vilja utföra miljövänliga handlingar. (Linnanen m.fl. 1996)

Kunskap är nyckeln till förändring och det behövs starka människor som har framåtanda för att integrera förändringsarbete. För att förverkliga ett hållbart samhälle räcker det inte med tekniska innovationer, det krävs även värderingsförändring. De företag som lär sig att le va på miljöns villkor och anpassar sig är de som klarar sig bäst i framtiden. Affärsverksamheten handlar inte längre om den ekonomiska vinsten, utan även om att säkra verksamhetens framtid långsiktigt. Man måste bedöma företaget i sin helhet gällande miljö, ekonomi och teknik och ta beslut utifrån det. (ibid ) Det räcker inte heller med visioner för ett bra miljöarbete inom ett företag. För att lyckas med miljöarbetet måste ledningen vara aktiv och visa att de står bakom sina ord. Dessutom är det viktigt att personalen är med och deltar i förändringsarbetet. För om personalen får delta i strategiplaneringen och i beslutsfattandet kommer företaget inte att ha några betydande

problem med hur de tar till sig miljöpolitiken. Om de inte får delta så kan beslut stöta på motstånd, då ordern kommer uppifrån. Därför kan deltagande i beslutsfattande minska motståndet. (ibid)

Som nämnts är ledningens engagemang och intresse viktigt för att visa personalen att miljöarbete prioriteras högt. Ledningen måste därför fördela ansvaret bland personalen så att alla på företaget känner sig engagerade. Vilket i sin tur underlättar att miljöarbetet integreras naturligt i det vardagliga arbetet och att det inte känns som något extra. (ibid) För att kunna påverka personalen är det vik tigt att man diskuterar olika värderingar. Det måste ges tillfälle för samtal så de anställda kan föra fram sin mening. För att ändra människors negativa miljöattityd måste man även påverka deras grundvärdering. Enligt Linnanen (m.fl. 1996) måste man försöka få människor att förstå varför det är viktigt med förändring. Dessa förändringar måste förstås eftersom de är viktiga för att ett företag skall kunna överleva i dagens samhälle. Idag tvingas många att göra snabba förändringar, vilket innebär snabbt beslutsfattande och sociala risker på arbetsplatserna. Förändringsarbetet kräver engagemang och information som tar tid. (ibid)

Motivation handlar om att det finns ett motiv vilket påverkar människors beteende till att handla på ett visst sätt. Grupper och organisationer har i sig ingen motivation, utan den uppstår som ett samspel mellan individer. Faktorer som ökar de anställdas motivation kan vara bra arbetsförhållanden, utbildning och ekonomiska fördelar. (Abrahamsson m.fl. 1996)

De förändringar som sker i organisationskulturen är medvetna val för att nå nya kunder, nå effektivitet, utveckla personalen och kanske göra ekonomiska besparingar. (ibid) Enligt Linnanen m.fl. (1996) ses dessa förändringar som viktiga konkurrensfördelar. Vid ett införande av ISO14001 kan hinder uppstå eftersom varje organisation har sina egna traditioner där personalen oftast fogar sig efter sin verklighet. För att kunna lägga en fungerande strategi måste det finnas en förståelse för kulturen i en verksamhet. Utåt sett presenterar ett företag sina seder, traditioner och symboler. I företaget finns olika attityder, värderingar och föreställningar som ofta omedvetet styr beteendet och beslutsfattande. För att kunna påverka dessa grundvärderingar krävs det resurser bland annat för att utbilda personalen. (ibid)

Summering av teorierna

I detta avsnitt framgår det att ISO 14001 är ett verktyg som alla typer av verksamheter kan använda sig av för att vidareutveckla sitt miljöarbete. De yttre drivkrafterna bakom införandet är det externa trycket från marknaden, såsom kunder och myndighetsstyrda krav och de inre drivkrafterna är oftast ägaren eller ledningen men kan även innefatta personalen. Systemet ska integreras i verksamheten och bli en del av det vardagliga arbetet. Syftet med ett miljöledningssystem är att företaget eller organisationen ska förbättra sin miljöprestanda och få en överblick över verksamhetens miljöpåverkan. Med hjälp av verktyget kan de etablera rutiner och minimera sin miljöpåverkan. De kan även skapa affärsmässiga möjligheter.

Vid införandet av detta system kan verksamheter stöta på en del hinder, såsom systemets komplexitet, ekonomiska barriärer och personal barriärer. För att lyckas med miljöarbetet måste ibland personalens attityder påverkas eftersom att dessa är en produkt av tidigare erfarenheter. Det är sambandet mellan bättre miljöattityd och kunskap som leder till miljöriktig handling. Och de olika drivkrafterna till handlingen kommer från såväl den sociala omgivningen som den egna kunskapen. Drivkraften till miljöhandlingen påverkas av vilken konsekvens det får i vårt dagliga liv. För att öka människors engagemang måste de förstå vilken miljöpåverkan de bidrar med och vad de kan göra för att förbättra detta.

Organisationer har olika kulturer som skapas av de anställda i verksamheten. Ett mönster bildas där de lär sig att tänka och handla på ett gemensamt sätt. Normer och gemensamma värderingar påverkar de anställdas beteende i olika företagsbeslut. Företagskulturen har stor betydelse för en verksamhets framgång eftersom att marknaden kräver förändringar. För att lyckas med miljöarbetet måste en fungerande strategi läggas fram så att miljöarbetet blir en naturlig del av företagets arbetsrutiner. Ledningens måste vara engagerad och personalen bör vara med i beslutsfattandet. Det är frivilligt att använda sig av denna rådgivande standard men den är till hjälp för de företag och organisationer som valt att vidareutveckla sitt miljöarbete.

4. Införandet av miljöledningssystem

I detta avsnitt ges en kort presentation av informanterna därefter analyseras djupintervjuerna för att undersöka vilka erfarenheter och uppfattningar olika verksamhet har på området. Med hjälp av föregående avsnitts begreppsförklaringar och teorier bekräftas och tolkas informanternas erfarenheter. Vi inleder analysen med att klargöra drivkrafterna för att få en förförståelse för viljan till att införa ISO-14001. Därefter analyseras vilka hinder som kan uppstå vid införandet av ISO 14001-standarden. Lösningar och vad som borde förändras för att underlätta införandet tas även upp i analysen. Slutligen granskas fördelar med att införa miljöledningssystemet.

Om informanterna

Samtliga informanter och verksamheter vill vara anonyma förutom Malmö Brandkår. Informanten har läst igenom sina uttalanden och därefter gett oss tillåtelse att använda oss av materialet i sin helhet. Informanten inom Malmö Brandkår var dåvarande miljösamordnare. Räddningstjänsten har cirka 360 anställda. Denna består av den traditionella räddningstjänstverksamheten, det vill säga den utryckande verksamheten, ambulans och färdtjänstverksamheten och en skyddsavdelning av förebyggande verksamhet, säkerhets och beredskapsverksamheten och administrativ verksamhet. De miljöcertifierades i februari år 2000 enligt den internatio nella standarden ISO 14001 samt EU:s motsvarighet EMAS. Trots samtycke till publicering har vi valt att hålla informantens namn anonymt. Vi väljer i analysen att kalla honom för Henrik Brand.

Den andra informanten är, bland annat, miljösamordnare för ett mindre privat saneringsföretag, som vi i analysen kallar för Anders Rehn. Med hänsyn till företagets anonymitet kan vi inte redogöra i detalj för verksamhetens arbetsområde. Företaget fick sitt ISO 14001-certifikat år 1999. Det är ett företag med tjugo ans tällda som befinner sig någonstans i Sverige. Företaget namnges som Sanering AB.

Tredje informanten är anställd som konsult på ett stort privat företag, som har 3000 anställda i 80 olika länder. Det är ett konsult företag som jobbar med kvalitetsledning och integrerar miljöledningssystem. I analysen namnges företaget Globalkonsult AB. Den intervjuade har

jobbat med managementfrågor, utbildning i miljöledningsfrågor och utbildning i kvalitetssystem. I analysen kallar vi honom för Johan Ek.

Den fjärde informanten är även denna en konsult, men från ett mindre företag som inriktar sig på införande av miljöledningssystem och kvalitetsledningssystem. Företaget har namngivits som Grönkonsult AB. På detta företag arbetar informanten med integrering av miljöledningssystem och kvalitetsledningssystem. Vi kallar konsulten för Bert Gröhn i analysen.

Yttre och inre drivkrafter

Nu för tiden kan det krävas av företag att de kan visa att deras produkter och tjänster är skonsamma för miljön. De måste visa det på ett sådant sätt att kunden uppfattar det miljövänligt. De företag som inte uppfyller detta riskerar att kunderna vänder sig till leverantörer som gör detta. (Henricsson m.fl. 2000) Förändringsarbetet ses som en nyckel till förnyelse, framgång och till en av de viktigaste konkurrensfördelarna. (Linnanen m.fl. 1996) Allt fler organisationer upplever att det finns intresse för att veta hur företaget hanterar miljöfrågorna, både inom och utanför organisationen. Vissa organisationer har haft erfarenhet av att det finns en koppling mellan miljöarbete och framtida affärer. Intresset för miljöfrågorna har vuxit och samhället kräver att organisationer redovisar om det finns någon koppling mellan kända miljöproblem och deras verksamhet. Miljöeffekterna är inte begränsade till ett enda problem utan är ofta en kombination av flera typer av miljöpåverkan. Den här osäkerheten gör att effekten av miljöproblem, med konkreta mätbara och vetenskapligt korrekta diskussioner, har gått över till att handla om diskussioner om känslor och värderingar som är svåra att påverka. (Henricson m.fl. 2000)

Drivkrafterna kan således vara kravet från kunderna och för att tillmötesgå dessa bör ett företag visa en miljöriktig framförhållning för att säkerställa sin position på marknaden. Men för att lyckas med ett förändringsarbete med miljöfrågorna i fokus krävs det att grundvärderingarna är riktiga. I ett förändringsarbete så är även drivkraften inom företaget viktigt för att kunna genomföra ett miljöarbete inom en verksamhet. Det är även väsentligt att ledningen är aktiv och engagerad och detta bekräftas av Johan Ek från Globalkonsult AB som säger:

I organisationer får miljöarbete ett bra genomslag om högsta chefen och ledningen är väldigt engagerad och ser till att det blir en del av verksamheten. Faktum är att ofta så leder miljöarbetet till bra saker som besparingar av resurser och mycket kvalitetstänkande. Vilket är en av anledningarna till att vilja implementera ISO 14001. Det handlar även om att få ordning och reda på allt i organisationen. Det är även en fördel att få bra koll på miljöarbetet, vilket leder till att man vill ha lika bra koll på allt annat också.

Den främsta orsaken till att vilja upprätta ett miljöstyrningssystem, enligt Termén (1996), är den egna ledningens engagemang. Och eftersom det finns krav från viktiga kunder kan det vara en

avgörande konkurrensfördel att ligga steget före genom att ha infört ett miljöledningssystem. De inre drivkrafterna kan variera och på frågan varför Sanering AB certifierade sig svarar Anders Rehn att:

Ägaren såg att detta är något som ligger i tiden och det gäller att vara bland de första för att få ett försprång bland konkurrenterna. Anledningen är även kunders krav och att hålla koll på lagar och förordningar vilket är viktigt i denna bransch. Myndigheters krav och kunder är det viktiga.

Försprång i förhållande till konkurrenterna kan vara nog så viktigt men kundernas och myndigheternas krav verkar vara en stor bidragande orsak till att ett privat företag vill miljöanpassa sin verksamhet. Enligt Brorson (m.fl. 1998), finns det flera orsaker till att olika verksamheter vill vara miljöanpassade. Några av dessa är den ökande miljömedvetenheten hos konsumenter, långivare, försäkringsbolag, medarbetare, övriga affärsförbindelser och inte minst genom lagstiftare. Enligt Johan Ek på Globalkonsult AB är drivkrafterna till att vilja upprätta ett miljöledningssystem såväl inre drivkrafter som yttre tryck från marknaden. Enligt honom är några av drivkrafterna följande:

Syftet är att få bättre kontroll och kvitto på ett bra miljöarbete och bättre koll på vad som behöver utvecklas eftersom marknaden kräver det. Den viktigaste drivkraften är dock ledningen, hur engagerad ledningen är i arbetet.

Återigen kommer vikten med ledningens engagemang som en drivkraft fram, men vad menas med att marknaden kräver det? För att tydliggöra detta säger han:

För att företag ska kunna sälja sina produkter till krävande upphandlare finns som tur är upphandlare som kräver miljöcertifikat från det företag de köper av. Tack vare detta så är det marknaden som säger att företag måste kompetenshöja sig genom att skaffa sig ett miljöcertfikat. För offentliga företag handlar det om att de tar miljön på allvar och försöker göra så gott de kan. De vill ha bevis för hur bra de jobbar med miljön. Det handlar i grund och botten om att marknadsföra sig och vinna förtroende från medborgare.

För att kunna uppfylla kraven för en certifiering krävs det även att andra samarbetspartners är med och utvecklar ett miljöstyrningssystem, vilket innebär att entreprenörer och underleverantörer får press på sig att göra detsamma. Det negativa är att om det inte sker av fri vilja så kan engagemanget och långsiktigheten komma att bli lidande. (Termén 1996)

Hinder, problem och lösningar

Vi ville ta reda på vilka hinder och problem som kan uppstå vid införandet av ISO 14001-standarden. För att komma tillrätta med de hinder som kan uppstå måste dessa överbryggas. För att synliggöra hur det kan göras redovisas informanternas tillvägagångssätt och modeller för att visa vilka lösningar som finns och vad som borde förändras för att underlätta införandet. Nedanstående delar har utgjort de största hindren, svårigheterna och lösningar till problemen utifrån våra informanters erfarenheter. Dessa innefattas av resurser, komplexitet och helhetstänkande, organisationer och ansvar, attityder och fördomar och till sist förståelse och motivation.

Resurser

I initialskedet vid införandet av ett miljöledningssystem måste man ta reda på hur grundförutsättningarna är inom verksamheten. Enligt Rasmusson (1998) krävs det resurser som är både personella och ekonomiska. För att kunna satsa på miljöarbetet måste man bedöma hur mycket resurser som krävs. De frågor som kan ställas är hur resurserna bör fördelas för att uppnå målet. Viktiga frågor att ställa är om ledningen har tänkt miljöanpassa delar av eller rent av hela verksamheten.

Hur mycket pengar det får lov att kosta varierar säkerligen beroende på verksamhetens storlek. Ekonomiska resurser behövs för att kunna satsa på ett miljöarbete och vid frågan hur mycket det totalt har kostat att införa miljöledningssystemet med såväl certifieringen inräknad som de löpande kostnader fick vi till svar av Sanering AB:

Det kostade cirka 150 000 kronor att certifiera oss inledningsvis, det vill säga genom att bygga systemet, därefter kostar det ungefär 50 000 kronor per år. Dels kostar revisionerna som är 2 gånger per år och kostnaden för det är ungefär 20 000 kronor. Därtill tillkommer min arbetsinsats, det vill säga de mantimmarna som läggs ner årligen för att uppdatera, söka nya aspekter, hålla sig ajour med lagstiftning och hålla igång systemet, som även den är en kostnad. Alla tycker däremot att det är bra att vi är certifierade, men kostnaden är däremot för hög.

Personalkostnaden är svårare att veta exakt hur mycket den slutar på årligen men är inte att förringa. Miljösamordnaren på Sanering AB anser att totalkostnaden är för hög för deras del men säger att det finns vissa positiva aspekter:

Där finns även en del inkomster med miljöledningssystemet. Det är svårt att mäta och jämföra vad det kostar och vad man tjänar på det. Vi tjänar på det eftersom vi gör av med mindre drivmedel, kemikalier och avfall.

Med tanke på att saneringsföretaget är ett litet företag finns det andra möjligheter och vägar att minska kostnaden. För enligt Rasmusson (1998), kan ett företag gå med i ett nätverk för att dela på en del kostnader. På köpet får de möjlighet att utbyta erfarenheter, diskutera och hitta lösningar på praktiska problem. Detta är ingenting som saneringsföretaget har gjort eftersom de ville sköta det själva. Till skillnad från saneringsföretaget såg det annorlunda ut för Malmö Brandkår eftersom de fått extra ekonomiska resurser för att kunna genomföra projektet. Däremot ser även de att införandet har fört med sig vissa ekonomiska fördelar. Malmö Brandkår uttalar sig nämligen på samma fråga:

Vi har inte gjort någon kalkyl av projektet. Detta var ett EU projekt och under dess gång hade vi kontroll men efter det vet jag inte kostnaden. Men ekonomin är ett hinder, eftersom att man måste motivera varför man lägger så stor mängd resurser, som man måste göra för att lyckas med projektet och prioritera denna framför det som normalt måste göras. Detta gällde framför allt de i ledningen men överbryggdes dock ganska snabbt. I vissa upphandlingar har vi sett att det är ett plus att ha infört det, än om det inte är helt avgörande. Med andra ord så ser vi att det har vissa konkurrensfördelar.

Ekonomin anses, av båda informanterna, vara ett hinder beroende på att personalens resurser inte räcker till mer än till det normala arbetet. Extra tid måste läggas till denna extra arbetsbörda som även denna måste avlönas. Hur mycket tid tar det i anspråk för den som vill införa ett miljöledningssystem? För att få en förståelse för om tiden kunde vara ett hinder och vilka problem som kan uppstå, ville vi veta hur lång tid införandet av miljöledningssystemet tog. På frågan hur många mantimmar det tog för dem att ISO certifiera sig svarade Anders på Sanering AB:

Först skall man bygga upp systemet och ha igång det, vilket tog cirka 3 månader, sen skall det löpa. Därefter har man en förrevision, en slutrevision och slutligen blir det en certifiering. Detta tog ungefär 8 månader.

Med tanke på att de är ett litet företag och inte så många anställda ansåg han även att detta troligtvis har varit en av anledningarna till att det inte har varit lika tidskrävande, vilket många andra företag får erfara. Inom Malmö Brandkår, som är en större verksamhet, upplevde man att det tog längre tid. Henrik Brand svarade att:

Vi började med att deltidsanställa en miljökonsult som gick in som projektsamordnade. Jag var själv projektledare varpå jag inledningsvis lade ca. 20 % av min tid till projektet. Därefter utsågs en grupp som var representativ för förvaltningen vilket innefattande åtta personer. Sammanlagt har ett antal 100 timmar lagts ner i projektet. Från uppdrag till certifiering tog det cirka 1,5 år, varpå startsträckan varade i ungefär ett halvår. Men när vi väl kom igång gick det ganska snabbt.

Eftersom Johan Ek, från Globalkonsult AB, har stor erfarenhet av liknande projekt anser han att tiden är det största hindret. Han säger:

Största hindret är tiden, alla människor är så stressade i dagens samhälle. Det finns mycket att göra på arbetsplatserna. Man är anställd för att göra en viss sak på en arbetsplats, den saken vill man göra på det bästa möjliga sättet. Så kommer någon vid sidan av ens arbete och säger att det är viktigt med miljöfrågor. Ett av största hindren är att få människor att ha tid med att sätta sig in frågorna. Det ska skriva ner rutiner om hur man ska sköta det i framtiden med organisationens fortsatta miljöarbete. Det tar tid att konkretisera rutinerna. Det är viktigt att ledningen är stark och säger att detta skall prioriteras. Att man är villig i organisationen att stödja de personer som vill jobba med det här projektet och frigöra resurser för det.

Vid utvecklingen och införandet av miljöledningssystemet måste en tid fastställas genom utarbetning av en projektplan. En grupp bör tillsättas och medlemmarna i denna bör utses bland företagets nuvarande medarbetare. Det är helt beroende på hur stor anläggningen är och på vilka personalresurser som kan avsättas för projektet men en realistisk tidsram omfattar i de flesta fall mellan 1 – 2 år. En miljöutredning brukar kunna vara klar på några veckor medan en sammanställning av skriftliga instruktioner och inte minst utbildningen av personalen är mer tidskrävande. (Brorson m.fl. 1998) Problemet är att tid är kostnad och denna får inte bli för hög eftersom det måste löna sig att införa systemet för att kunna se den som en resurs.

Komplexitet och helhetstänkande

Syftet med ett miljöledningssystem är att förbättra företagets miljöprestanda. Det är till för att kunna få ett verktyg för att kunna få en överblick över verksamhetens miljöpåverkan. Därefter blir det lättare för organisationen att skapa en god kontroll och begränsa miljöpåverkan. (ibid) För att formellt kunna upprätta ett miljöstyrningssystem måste vissa krav uppfyllas och betas av efterhand, för att senare få det reviderat och till slut få det godkänt. I ISO 14001 finns det 52 olika delar som måste uppfyllas, varpå dessa kan delas upp i ytterligare delkrav. Sammanlagt är det ett