Digitalisering i svenska kommuner : En kvalitativ studie om postbyråkratins utveckling i offentliga organisationer

Digitalisering i svenska kommuner

MALLE, DANIELLA OHANIAN SAKI, TANYA

Akademin för Ekonomi, Samhälle & Teknik

Kurs: Magisteruppsats i Företagsekonomi Kurskod: FOA400
15 hp

Handledare: Magnus Linderström Datum: 2020-06-03

ABSTRACT

Date: 2020-06-03

Level: Master thesis in Business Administration, 15 cr

Institution: School of Business, Society and Engineering, Mälardalen University Authors: Daniella Malle Tanya Ohanian Saki

(980727) (940828)

Title: Digitalization in Swedish municipalities - A qualitative study about the

development of post bureaucracy in public organizations

Tutor: Magnus Linderström

Keywords: Digitalization, Municipality, Post-bureaucracy, Public sector Questions: - How are organizational structures in the municipal affected by

digitalization?

- How do employees’ in the municipalities experience that digitalization affect their work?

- What challenges are the municipalities facing based on the employees’ perceived impact of digitalization?

Purpose: The aim of this study is to examine employees’ experiences of

digitalization in municipalities. This is to obtain a deeper understanding of digitalization as a part of post-bureaucratic development in public organizations.

Method: The study is based on a qualitative research method. Nine semi-structured

interviews were conducted in three different municipalities. The material from the interviews are analyze through thematic analysis.

Conclusion: Swedish municipalities are moving towards becoming more post-

bureaucratic by implementing digitalization in their daily work. However, there are still traces of bureaucracy that are difficult for municipalities to avoid in certain aspects.

SAMMANFATTNING

Datum: 2020-06-03

Nivå: Magisteruppsats i företagsekonomi, 15hp

Institution: Akademin för Ekonomi, samhälle och teknik, Mälardalens Högskola Författare: Daniella Malle Tanya Ohanian Saki

(980727) (940828)

Titel: Digitalisering i svenska kommuner – en kvantitativ studie om

postbyråkratins utveckling i offentliga organisationer

Handledare: Magnus Linderström

Nyckelord: Digitalisering, Kommun, Offentliga sektorn, Postbyråkrati

Frågeställning: - Hur påverkas organisationsstrukturen i kommunerna av digitalisering?

- Hur upplever medarbetare i kommunerna att digitalisering påverkar deras arbete?

- Vilka utmaningar ställs kommunerna inför med utgångspunkt i medarbetares upplevda påverkan av digitalisering?

Syfte: Syftet med denna studie ämnar undersöka medarbetares upplevelser

av digitalisering i kommuner. Detta För att få en djupare förståelse kring digitalisering som en del av postbyråkratisk utveckling i offentliga

organisationer.

Metod: Studien baseras på en kvalitativ forskningsmetod. Nio semistrukturerade

intervjuer genomfördes inom tre olika kommunen. Materialet analyserades genom en tematisk analysmetod.

Slutsats: Svenska kommuner går mot att bli mer postbyråkratiska genom

implementering av digitalisering i det dagliga arbetet. Det finns dock fortfarande spår av byråkratin som är svår att undvika i vissa aspekter.

Förord

Denna studie är ett resultat av ett år som magisterstudenter på Mälardalens Högskola. Den är en summering av all den utveckling och kunskap som vi fått i samband med utbildningen.

Processen har varit tuff men samtidigt väldigt givande och lärorik, då vi fått möjlighet att utmana oss själva.

Vi vill rikta ett innerligt tack till vår handledare Magnus Linderström för hans goda råd och vägledning genom hela studiens gång. Ett stort tack även till våra respondenter som tagit sig tid att medverka i studien. Slutligen vill vi tacka våra familjer, nära och kära, som pushat och

motiverat oss till att fortsätta kämpa även under de svårare stunderna.

Med mycket lycka och stolthet avslutar vi nu vår utbildning som två företagsekonomer med magisterexamen.

Innehållsförteckning

2.1 Från byråkrati till postbyråkrati ... 5

2.2 Digitalisering ... 7

2.3 Digitalisering i organisationer ... 7

2.4 Digitalisering i offentliga organisationer ... 9

2.4.1 E-governance ... 10

2.5 Digitaliseringens påverkan på medarbetare ... 11

2.6 Sammanfattning av teoretisk referensram ... 12

3. Metod ... 13 3.1 Forskningsstrategi ... 13 3.2 Urval ... 14 3.2.1 Respondenter ... 14 3.3 Litteraturstudie ... 15 3.4 Datainsamling ... 15 3.5 Genomförande ... 16 3.5.1 Etiska överväganden ... 17 3.6 Operationalisering ... 18 3.7 Analysmetod ... 19 3.8 Metoddiskussion ... 19 4. Empiri ... 21 4.1 Digitala medel ... 21

4.2 Utbildning och kompetens ... 22

4.3 Arbetsmiljö ... 23

4.4 Roller och maktförhållanden ... 24

4.5 Kommunikation och sociala interaktioner ... 25

5. Analys ... 27

5.1 Digitala medel ... 27

5.2 Utbildning och kompetens ... 28

5.3 Arbetsmiljö ... 29

5.5 Kommunikation och sociala interaktioner ... 31

5.6 Diskussion kring postbyråkratins utveckling i kommunerna ... 32

6. Slutsats ... 33 6.1 Forskningsfrågor ... 33 6.2 Slutreflektion ... 34 Bilagor ... 42 Bilaga 1 – Missivbrev ... 42 Bilaga 2 - Intervjuguide ... 43 Bilaga 3 - Operationalisering ... 44 Bilaga 4 – Litteraturstudie ... 45

Tabellförteckning

Tabell 2: Egen framtagen tabell över deltagande respondenter i studien. ... 15

1. Inledning

Det inledande avsnittet kommer att presentera en bakgrund till det som studien främst kommer att fokusera på. Utifrån en litteraturstudie identifierades och formulerades ett problem vilket vidare bidrog till valet av studiens syfte och forskningsfrågor.

1.1 Bakgrund

Under början av 1970-talet framkom de första teorier som syftade till att industrisamhället var under utveckling (Hage & Powers, 1992). Den amerikanske sociologen Daniel Bell var en av de första personerna att använda sig utav begreppet ”postindustrialism”. I boken The Coming

of Post-Industrial Society illustrerar Bell genom ett exempel i staters maktutövande hur

industrisamhället övergått till ett postindustriellt samhälle (Bell, 1974). När det

postindustriella samhället utvecklades fick världen under denna tid genomgå en omfattande förändring (Hage & Powers, 1992).

Vikten av kunskap växte i samband med att forskning, utveckling och högre utbildningsnivåer kom att stå i fokus. De monotona arbetsuppgifter som tidigare präglade det industriella arbetet förändrades då arbetsförhållandena transformerades i det postindustriella samhället. Med utveckling av ny teknologi har människans plats vid det löpande bandet i stor utsträckning ersatts av maskiner i en automatiseringsprocess. I det postindustriella samhället karaktäriseras arbetsuppgifter som utförs av människor i högre grad av informationsinsamling,

problemlösning, skapandet av kreativa idéer och flexibelt agerande utefter behov, snarare än fysiska aktiviteter. De förändrade arbetsförhållandena i det postindustriella samhället innebär odefinierbara och bredare arbetsuppgifter samt brist på̊ tydliga avgränsningar för när och var arbetet kan utföras. (Hage & Powers, 1992) Den tilltagande globaliseringen och

informationssamhället har lett till den höga förändringstakten för organisationer och omvärldens allt snabbare skiftande krav (Alvesson & Thompson, 2005). Fortsättningsvis förklarar de att detta resulterat i framväxten av en ny typ av organisation, den

postbyråkratiska organisationen, och dessutom ett behov av en förändrad styrning inom organisationer.

För att få en förståelse för postbyråkratin behövs därmed först en förståelse för byråkratin. Byråkratin som organisationsform betraktas som en modell som eliminerar orättvisor och dysfunktioner och som även gör anspråk på̊ rationalitet (Weber, 1947). Webers idealtyp av byråkrati är befriad från fördomar och är således opartisk. Styrkan med byråkratin är dess objektivitet som utgår ifrån rationella grunder och att den är förutsägbar (Weber, 1947). Alla individer blir behandlade lika samtidigt som det ses som ett effektivt styrmedel (Du Gay, 2000). Organisationer behöver snabbt kunna anpassa sig till föränderliga miljöer, trender och nya regler för att vara konkurrenskraftiga (Bolin & Härnestam, 2008). En förändring bland organisationer var den teknologiska utvecklingen, vilket ledde till att det inte längre var

möjligt med ett byråkratiskt organisationsstyre (Gill, Levine & Pitt, 1998). Därför uppstår behovet av en ny typ av organisationsform, den så kallade postbyråkratiska organisationen. Postbyråkratin är en organisationsform som skall lösa byråkratins svårigheter när det kommer till effektivitet och flexibilitet (Bolin & Härnestam, 2008; Gill m.fl., 1998). Till skillnad från regler, som är det centrala i en byråkrati, är istället medarbetarnas frihet, motivation och kreativitet kärnan i postbyråkratiska organisationer. I svenska organisationer strävas det efter att ha platta, decentraliserade organisationer där medarbetare får tänka mer kreativt och känna mening med sitt arbete. (Bolin & Härenstam, 2008) Harris (2006) förklarar att

digitaliseringens utveckling är en av anledningarna till att organisationer går från en

byråkratisk organisationsform mot mer flexibel och postbyråkratisk. Digitaliseringen är enligt Kalimullah, Alam och Nour (2015) en av kärnfunktionerna i postbyråkratin. I debatterna om postbyråkratins utveckling bli teknikens roll framträdande (Budd, 2007).

Digitalisering är en av de viktigaste pågående förändringarna och omfattar många delar av affärs- och vardagslivet (Hagberg, Sundstrom och Egels-Zandén, 2016). Strax innan millennieskiftet började organisationer att använda sig av webbplatser och mobiltelefoner samtidigt som mejl blev ett självklart kommunikationsverktyg (Cöster & Westelius, 2016). Vidare förklaras att informationssamhället som vi lever i baseras på att människor har tillgång till information i allt större utsträckning. Vi lever i nuläget i en värld där de flesta människor har tillgång till smartphones och där mycket är datoriserat (Cöster & Westelius, 2016).

Digitaliseringen är enligt Hagberg och Jonsson (2016) bland de främsta omvandlingarna inom både människors vardagsliv men även i organisationer. Digitaliseringen ses som arbetssätt, beteende och processer som utvecklas i samband med eller på grund av datadriven eller teknologisk utveckling (Sveriges Kommuner och Landsting, 2018). Inom samhällsdebatten är både de humana och tekniska faktorerna av digitaliseringen ett relevant ämne (Hagberg & Jonsson, 2016). Hagberg och Jonsson (2016) förklarar vidare att det finns ett behov av att utveckla digital kompetens då organisationer behöver kunna anpassa arbetskraften för att följa med i förändringstakten. Verksamheter har insett att det är nödvändigt att både ha en vilja men också en förmåga att utnyttja ny teknik och kunskap (Hagberg & Jonsson 2016). 1.2 Problemdiskussion

Organisationer står inför många komplexa förändringar då förändringstakten ständigt ökar (Boyne & Meier, 2009). Enligt Schwartz (2014) utvecklas tekniken i hög takt samtidigt som omvärlden förändras. Digitalisering, teknologi och innovation är centrala faktorer som bidrar till organisationsförändring (Abernathy & Clark, 1985; Sveriges Kommuner och Landsting, 2018). Till följd av teknologins utveckling sker på så sätt omstrukturering i organisationer (Howard, Vidgen & Powell, 2003). Organisatoriska förändringar sker med ökad frekvens och omfattning i både den offentliga och privata sektorn. Trots det fokuserar de flesta studier kring förändring i den privata sektorn. Från en granskning av litteraturen hävdas det att det inte finns något optimalt sätt att hantera organisatoriska förändringar på, utan att den offentliga sektorns organisationer måste tillämpa ett tillvägagångsätt som matchar deras behov och situation. (Coram och Burnes, 2001)

Eftersom att digitaliseringens utveckling enlig tidigare forskning kan ses som en bidragande faktor till organisationsförändring har det i denna studie valts att fokusera på förändringar specifikt i organisationsformen. Därför blir det relevant att se hur offentliga organisationer utvecklas och övergår från en byråkratisk- till postbyråkratisk organisationsform. I en studie

av Parker och Bradley från 2004 diskuterades den offentliga sektorns övergång från byråkrati till postbyråkrati. Enligt studien kunde den offentliga sektorns organisationer inte uppfattas bli mer postbyråkratiska (Parker & Bradley, 2004). Det ansågs därför vara relevant att se om det skett någon förändring i den aspekten sedan år 2004.

Teknologin behövs för att se till att organisationer inom den offentliga sektorn i framtiden kan bidra till en välfärd som levereras i hög kvalitet (Wihlborg, 2019). Efter en utförd

litteraturstudie identifierades ett forskningsgap gällande digitalisering inom offentliga organisationer, specifikt inom kommuner. Den forskning som finns behandlar mestadels kommuner utanför Sverige (Dündar & Sungur, 2012; Mohelská & Sokolová, 2017; Roblek, Bach, Meško & Bertoncel, 2020). Denna studie kommer därför att bidra till forskningen genom att undersöka digitaliseringen i svenska kommuner. Kommuner är konkurrensutsatta verksamheter samtidigt som den snabba förändringstakten påverkar premissen att utveckla och leda dem. En digitaliserad omvärld är ett incitament som resulterar i förändrade förväntningar, nya beteenden samt krav från kommunens näringsidkare, medarbetare och medborgare. (Esri, u.å.)

I organisationer står individen i fokus och deras bidrag till att bygga upp

organisationsstrukturen samt utformning av arbetsrutiner ställs i centrum (Hodgson, 2004). Tidigare forskning visar att teknologins utveckling påverkar och förändrar individers arbetssätt och att digitaliseringen på så vis är en revolutionerande process för medarbetare (Hallin, 2017; Larjovuori, Bordi, Mäkiniemi, & Heikkilä-Tammi, 2016) Att organisationer blir mer digitaliserade resulterar i att medarbetare nyttjar mer digitala medel i sitt dagliga arbete (Larjovuori, m.fl. 2016.) I samband med den nya teknologin ökar även effektiviteten och produktiviteten bland medarbetarna samtidigt som den också kan försämra arbete för dem (Rintala, 2005). Medarbetares upplevelse och uppfattning av teknologin ses som en

avgörande faktor i digitaliseringens utveckling och framgång (Mahmood, Burn, Gemoets, & Jacquez, 2000). Inom den offentliga sektorn har medarbetare genom digitaliseringen mer tillgång till relevant information för att kunna ägna större del av sitt arbete åt medborgarna. Däremot behöver kommuner stärka förmågan att följa med i den snabba och digitala utvecklingen. (Sveriges Kommuner och Landsting, 2018)

Sveriges Regering har ställt mål om att landet ska bli ledande i världen på att utnyttja alla möjligheter som digitaliseringen medför. Studien Digital mognad i offentlig förvaltning (2019) påvisar dock att organisationer inom den offentliga sektorn har svårigheter med att dra nytta av den. För att kommuner ska bli mer effektiva på att anpassa sig digitalt behöver de se över både sitt interna men också det externa arbetet av digitaliseringen. Många kommuner försöker idag koncentrera sig på att förbättra de interna processerna så att de effektiviseras, vilket exempelvis kan vara genom digitalisering av en del arbetsprocesser. (Digital

förvaltning, 2019) Den digitala utvecklingen har enligt Cöster och Wastelius (2016) bidragit till nya möjligheter samtidigt som den orsakar en del utmaningar. Dessa utmaningar anses vara viktiga att identifiera för att bidra till en effektivare användning av digitalisering och även för den postbyråkratiska utvecklingen i kommuner.

Utifrån ovanstående problemdiskussion kan det konstateras att det finns ett tydligt samband mellan digitaliseringens utveckling och förändring i organisationsstrukturer. Det blir därmed relevant för denna studie att närmare studera postbyråkratin som en följd av digitaliseringens utveckling i kommuner. Eftersom medarbetares upplevelser är avgörande för digitaliseringens framgång anses det nödvändigt att undersöka fenomenet ur deras perspektiv.

1.3 Syfte

Syftet med denna studie är relativt komplext. Den ämnar undersöka medarbetares upplevelser av digitalisering i kommuner. Detta för att få en djupare förståelse kring digitalisering som en del av postbyråkratisk utveckling i offentliga organisationer. Syftet anses vara relevant och viktigt då det genom tidigare forskning går att se ett samband mellan digitalisering och postbyråkratisk utveckling.

1.4 Forskningsfrågor

• Hur påverkas organisationsstrukturen i kommunerna av digitalisering?

• Hur upplever medarbetare i kommunerna att digitalisering påverkar deras arbete? • Vilka utmaningar ställs kommuner inför med utgångspunkt i medarbetares upplevda

2. Teoretisk referensram

I detta kapitel redogörs de teorier och den tidigare forskningen som anses vara mest relevant för studiens syfte och ändamål. Det har till denna studie valts att redogöra för tidigare forskning inom både postbyråkratin men även digitalisering.

2.1 Från byråkrati till postbyråkrati

Parker och Bradley (2004) menar att de mest kännetecknande för byråkratin är hierarkisk struktur, centraliserat beslutsfattande, regler och kontroll. Detta styrks av Senigaglia (2011) som menar att fasta hierarkier, disciplin och övervakning är några av byråkratins viktigaste aspekter. Morris och Farrell förklarar i sin studie att organisationer inom den offentliga sektorn passar in under vad som kännetecknar en byråkrati. De diskuterar att offentliga organisationer baseras på byråkratiska hierarkier, övervakning, centraliserad kontroll och bristande kommunikation. För att offentliga organisationer ska kunna anpassa sig till den rådande konkurrenskraftiga miljön anses inte den byråkratiska organisations formen inte längre vara lämplig (Parker & Bradley, 2004; Morris & Farrell, 2007). Organisationer behöver nu istället vara decentraliserade och flexibla, vilket är någonting som postbyråkratin kännetecknas av (Parker & Bradley, 2004). Vidare förklaras att istället för hierarkiska strukturer och beslutsfattande utgörs postbyråkratin av nätverk och relationer där kommunikationen sker mer horisontellt.

Postbyråkratin syftar till en organisationsstruktur med en minskad hierarkisk kontroll och regelstyrning samt en ökad flexibilitet, tillit, decentraliserat beslutsfattande och

självorganiserade enheter (Vie, 2009). Grey och Garsten (2001) menar att fokus i

postbyråkratiska organisationer ligger på tilliten mellan ledningen och medarbetare då tilliten gör organisationsformen möjlig. Forskare menar att om medarbetare tar till sig och delar organisationens värderingar kan förtroende, för att medarbetare utför sitt arbete på ett korrekt sätt skapas, vilket i sin tur minskar nödvändigheten av kontroll från ledningen (McKenna, Garcia-Lorenzo & Bridgman, 2010). Johnson, Wood, Brewster och Brookes (2009) menar att postbyråkratin leds av delaktighet, konsensus och gemensamma riktlinjer.

Organisationsformen framställs ofta som ett nätverk med enheter eller grupper som är självstyrande och som anpassar sig till föränderliga arbetsplatser med varierande behov (Eriksson-Zetterquist, Kalling & Styhre, 2006; Hales, 2002; Vie, 2009). Detta möjliggörs enligt Johnson m.fl. (2009) genom befrielsen från hierarkiska begränsningar samt en ökad utsträckning av eget ansvar bland medarbetarna.

Den postbyråkratiska organisationsformen kännetecknas av en platt organisationsstruktur (Johnson, m.fl., 2009; Vie, 2009). Informationsdelningen sker genom horisontell

kommunikation och samarbete mellan organisationsmedlemmarna (Hales, 2002). Den horisontella kommunikationen är vid detta skede avgörande och beslutsfattandet blir i

samband med det mer effektivt då det inte längre behöver genomgå flera led av chefer innan det godkänns. Detta leder till att de anställda upplever att de är mer behövda och att deras arbete är betydelsefullt, värderat och uppmärksammat av organisationen Karaktäriserande för en platt organisation är decentraliserat beslutsfattande med underordnade och få chefer. Denna organisationsstruktur anses ha en bredare och mer adaptiv form där

organisationsmedlemmarna uppmuntras och förväntas vara mer kreativa, nyskapande samt ta mer initiativ. (Zubair & Kamal, 2016)

Enligt Mintzberg (1982) syftar decentralisering till att klargöra var makten är placerad i beslutsprocessen. Vidare menar han att befogenhet och ansvar flyttas ner till de lägre nivåerna i hierarkin, vilket ger medarbetarna möjlighet att påverka beslutsfattandet mer självständigt. Decentraliserat beslutsfattande framhävs när medarbetarna får vara involverade i

beslutsprocessen och delaktiga i organisationens utformning och utveckling (Johnson m.fl., 2009; Vie, 2009). Organisationsmedlemmarna får även möjlighet att reglera och manövrera sin egen arbetssituation, vilket resulterar i att mer ansvar tillkommer varje medarbetare. Detta kan leda till att organisationsmedlemmarna blir mer inspirerade och att motivationen ökar. (Mintzberg, 1982)

Byråkrati Postbyråkrati

Hierarkisk struktur Platt struktur

Centraliserad Decentralisering

Kontroll Tillit

Struktur Flexibilitet

Regler Eget ansvar

Tabell 1: Egen bearbetad tabell över utmärkande begrepp från byråkrati och postbyråkrati

Många faktorer som ingår i postbyråkratins organisationsform kritiserats av forskare över åren. Kritiken riktar sig bland annat mot oklarheten gällande riktlinjerna för arbetsuppgifter som ska genomföras, de höga krav som sätts på medarbetarna i samband med prestation och ansvar samt deras engagemang och delaktighet vid beslutsfattande. (Kashefi, 2009) Enligt kritiker uppträder den postbyråkratiska organisationen som hybrid med inslag och stöd från byråkratin (Hales, 2002; Maravelias, 2003; Thompson & Alvesson, 2005). Trots

att organisationsformen syftar till att lämna över mer ansvar och makt till de anställda, finns det mycket underlag på att styrningssättet från byråkratin ännu bibehålls (Hales, 2002;

Johnson m.fl., 2009). Gränsdragning mellan arbete och privatliv, som inom byråkratin tydligt differentieras, ligger i de anställdas händer att manövrera. Individen tvingas istället ständigt vara närvarande i och med den otydlighet som råder gällande arbetsuppgifter och

förväntningar. Detta tenderar att göra de ännu mer uppmärksamma på sitt beteende samt att arbeta hårdare. (Maravelias, 2003)

En bidragande faktor till att organisationer, specifikt inom den offentliga sektorn, övergår från en byråkratisk till en mer flexibel organisationsform grundar sig i digitaliseringens spridning. Detta då teknologin resulterar i förändringar inom offentliga organisationer. Teknologin har en betydande roll i postbyråkratins framväxt då digitaliseringen möjliggör flera faktorer i utvecklingen. (Harris, 2006)

2.2 Digitalisering

Även om digitaliseringen haft en framfart i organisationer, är det många som ännu inte kan definiera innebörden av begreppet (Hagberg & Jansson, 2016). Det är svårdefinierat och kan förklaras och användas på flera olika sätt (Hagberg m.fl., 2016) Hagberg och Jansson (2016) menar att det går att se digitaliseringen med utgångspunkt i två olika perspektiv;

informationsdigitalisering och samhällelig digitalisering. Informationsdigitalisering beskrivs fortsättningsvis som den process som konverterar analogdata till digitaldata medan

samhällelig digitalisering associeras med ökning i användningen av informationsteknik. (Hagberg & Jansson, 2016) Vidare menar de att den samhälleliga digitaliseringen medför möjligheter för individer och organisationer att kommunicera samt utväxla information med varandra. I samband med att digitaliseringen utvecklats till att bli ett allmänt använt fenomen inom många olika områden har allt fler branscher uppmärksammat användningen av den samt skapat nya digitala produkter och tjänster (Yoo, 2010). Vidare mynnar detta ut i att

utvecklingen av organisationer ökar samt att de har möjlighet att tillhandahålla fler tjänster och produkter till sina kunder.

Brennen och Kreiss (2014) förklarar istället att digitalisering i det sociala livet omstruktureras kring digital kommunikation. Forskarna baserar således sin definition av digitalisering på det sociala livet och hur människor interagerar med varandra. Vidare beskrivs att interaktioner förflyttar sig från analoga teknologier som brev och telefonsamtal till digitala teknologier som mejl, chattar och sociala medier. Muro, Liu, Whiton och Kulkarni (2017) fokuserar i sin rapport Digitalization and the American workface på hur digitaliseringen påverkar människor. De menar att digitaliseringen förändrar arbeten samtidigt som förvärvet av digitala färdigheter har blivit en förutsättning för enskilda, organisatoriska och regionala framgångar. Vidare menar de att implementeringen av digital teknik, så som datorer och surfplattor, i

organisationer förändrar individens arbete. Dessa förändringar förklarar fortsättningsvis som kärnan i digitaliseringen.

2.3 Digitalisering i organisationer

Organisationsförändringar sker ständigt i form av ny teknologi, vilket i sin tur påverkar organisationers förmåga att förutse framtiden (Caballero & Kingston, 2009). I en

undersökning av Woodward (1980) kunde det konstateras att det finns en korrelation mellan framgångsrika organisationer och teknologin. Den nya teknologin ställer krav både på organisationen men även den enskilde individen. På grund av detta är det viktigt att

sin egna, unika organisationsform för att därefter kunna bemöta olika behov som finns. Framgångsrika verksamheter erhåller en positiv balans mellan digitaliseringen och

organisationsstrukturen där denna relation i stora drag påverkar verksamhetens strategiska beslut. (Woodward, 1980)

Digitalisering har identifierats som en pågående trend i samhället som orsakar förändring av organisationer som antar användning av digital teknik i sin verksamhet (Parviainen,

Kääriäinen, Tihinen & Teppola, 2017). I och med att digitaliseringen övergått till att bli en del av navet i organisationer menar Cöster och Westelius (2016) att det är utmanande och

praktiskt taget otänkbart att undvara den. Det innebär i sin tur att digitaliseringen utgör en strategiskt betydelsefull roll inom alla organisationer. I samband med den ökande användning av datorer i organisationer framkom ett behov av att datorer skulle vara lättdisponibla. Utfallet av detta blev framväxten av bärbara datorer. Kommunikationen förändrades i anknytning till den bärbara datorn eftersom den gav möjlighet att arbeta oberoende av plats och det

etablerade olika alternativ till att sprida data med varandra. Skräddarsydda affärssystem blev allt mer förekommande bland organisationer under 1990-talet. Detta resulterade i att

arbetsprocesserna underlättades och det var inte länge lika komplicerat att manövrera diverse system, administration och planering. Bland de flesta organisationer, oavsett bransch eller storlek, har administration som stöds av datorer kommit att bli en självklar del av

organisationen. (Cöster & Westelius, 2016)

Digitalisering är någonting som påverkar organisationen ur många olika aspekter (Parviainen m.fl., 2017). Trots att betydelsen av digitalisering är välkänd kämpar organisationer ofta för att förstå de potentiella effekterna och fördelarna med digitaliseringen. Hur digitaliseringen påverkar en organisation kan identifieras utifrån tre olika aspekter som på svenska översätts till; intern effektivitet, externa möjligheter och störande förändringar. Intern effektivitet syftar till de förbättringar i arbetsprocessen som uppkommer i en organisation i samband med digitalisering samt genom användning av nya digitala medel. Dessa förbättringar kan i sin tur resultera i ökad effektivitet samt bättre kvalité och trivsel på arbetsplatsen när tidigare

rutinbaserat arbete istället automatiseras. Externa möjligheter handlar om de möjligheter som uppkommer då organisationen utökas i relation till den digitala tekniken. De externa

möjligheterna i detta fall syftar till nya affärsmöjligheter inom den rådande affärsdomänen, vilket exempelvis kan vara nya tjänster. Den sista aspekten syftar till de störande

förändringar som organisationen genomgår i samband med digitalisering. Förändringen som

orsakas av den nya digitala tekniken kan påverka affärsrollerna helt. Detta genom att rollerna som tidigare existerat blir inaktuella och byts istället ut mot tekniken. Implementeringen av digitala medel blir som stöd för affärsmodellförändringar som påverkar hela verksamheten. Det blir på grund av digitaliseringen en förändring i medarbetares rutiner och arbetssätt. (Parviainen m.fl., 2017) Enligt Hagberg m.fl. (2016) har även roller, relationer och

maktförhållanden förändrats till följd av digitaliseringen. De menar vidare att digitaliseringen skapar nya möjligheter till sammankoppling av organisationer, medarbetare och kan bidra till utsuddade gränser mellan dem. Detta gör det i sin tur svårare att skilja olika aktörers roller.

2.4 Digitalisering i offentliga organisationer

Under de senaste två decennierna har snabbt utvecklad digitalisering genomsyrat nästan alla aspekter av regering, organisationer och vardagsliv. Digital information har expanderat i volym och mångfald. Det skapas, delas och används på många sätt som kan generera både offentligt och privat värde. Kommunikationsnätverk används över hela världen, vilket gör att individer, grupper och organisationer kan interagera oavsett tid eller plats. Nätverkssamhället är dock full av komplexitet och sårbar för nya hot. Hot mot stabilitet, integritet, säkerhet och förvaltarskap. Denna miljö med risker och möjligheter utgör ständiga utmaningar för offentlig service. (Dawes, 2008) Offentliga organisationer världen över använder digital teknik för att stödja samspelet mellan medborgare och offentliga tjänstemän (Lindgren, Madsen, Hofmann & Melin, 2019).

De nya digitala teknologierna kan uppfylla de primära målen för digital förvaltning, som inkluderar förbättrad effektivitet och servicekvalitet genom att minska väntetiderna och öka tillgängligheten i organisationer. En av kärnidéerna som driver digitaliseringen av offentliga tjänster är självbetjäning. Behovet av att effektivisera interna processer i offentliga

organisationer för att förbättra deras effektivitet är en annan drivkraft bakom digitalisering av offentliga tjänster. Därför drivs denna utveckling med avsikt att skapa enklare möten för medborgarna och mer effektiva möten för offentliga organisationer. Den mest uppenbara effekten av digitala offentliga tjänster på medborgarna är att internetbaserad teknik möjliggör nya kommunikationskanaler. Före introduktionen av digitala offentliga tjänster utfördes denna interaktion främst personligen, via brev eller telefon. Datorer och digital teknik behandlades som en del av de interna administrativa processerna. Sedan 1960-talet har den offentliga sektorns organisationer varit angelägna om att anta ny teknik för att organisera sitt arbete på ett mer produktivt och effektivt sätt. Ytterligare funktioner har lagts till över tid och idag kan internetbaserad teknik underlätta kommunikation samt interaktion. Detta genom olika kanaler som exempelvis digital post, e-post, digitala formulär, chatt och mobilapplikationer.

Dessutom kan medborgare skicka information via online formulär till en offentlig

organisation. Information om olika offentliga tjänster är nu tillgängliga från de flesta enheter med internetuppkoppling och medborgarna kan söka efter information utan att interagera med offentliga tjänstemän eller besöka en fysisk plats. Således har digitaliseringen av

tillhandahållandet av offentliga tjänster förändrat formerna för medborgare och offentlig kommunikation. (Lindgren m.fl., 2019)

En av de största utmaningarna som digitaliseringen medför hos offentliga organisationer är att utrusta sina medarbetare med digital kompetens (Hofmann & Ogonek, 2016). Digitaliseringen av kommunikationen med medborgare och företag är en av hörnstenarna i digitaliseringen av offentliga organisationer. Under de senaste decennierna har massiva investeringar från regeringar världen över riktats för utformning, implementering och hantering av

informationssystem i offentliga myndigheter. Dessa ger en möjlighet för online-interaktion mellan medborgare och organisationer. Allt fler regeringar har upprättat ett register över nationella strategier för antagande av e-förvaltningslösningar, som syftar till att uppnå mål om ökad effektivitet gentemot företag, medborgare och civilsamhällets organisationer. (Andersen,

Medaglia, Vatrapu, Henriksen & Gauld, 2011) Det visar att e-förvaltningen innebär digitalisering av den offentliga sektorns arbete genom omstrukturering av arbetet,

omorganisering av offentlig information och kunskap samt omorientering av relation mellan tjänstemän och medborgare. (Petrakaki, 2018)

2.4.1 E-governance

Digital regering är en term som erbjuder en bredare syn, med fokus på användningen av information och teknik, för att stödja och förbättra den offentliga politiken och offentliga organisationer. Detta för att engagera medborgarna och samtidigt tillhandahålla omfattande och snabba tjänster. Världsbanken definierar begreppet som en medborgarrörelse genom tillgång till information. Sammantaget inkluderar detta inte bara tjänster och administration utan också demokratiska processer och förhållandena mellan medborgare, civilsamhället, den privata sektorn och staten. Detta utgör sammanfattningsvis vad som kommer att förstås som e-governance. (Dawes, 2008).

Under de senaste två decennierna har uppkomsten av en utbredd praxis att placera bokstaven "e" framför ord som regering, demokrati, handel, företag och politik uppkommit. En central aspekt när man prefixerar ett fenomen med ”e-” är ifall effekterna av digitaliseringen förändrar och / eller förbättrar fenomenet eller om det endast är ett annat fall av ”cow path pavin”. Cow path pavin syftar, i IT-världen, till automatisering av en affärsprocess som den är, utan att beakta om processen är effektiv eller ineffektiv. E-governance är ett sådant fenomen som likt digital och transformativ regering, används som ersättare för termen "e-government". (Bannister & Connolly, 2012). Dawes (2008) definierar e-governance som följande; "E-governance innefattar användning av informations- och

kommunikationsteknologi (IKT) för att stödja offentliga tjänster, myndighetsadministration, demokratiska processer och relationer mellan medborgare, civila samhället, den privata sektorn och staten.” (s. 36). E-governance syftar således till att offentliga tjänster utvecklas

och förbättras genom att allt fler medborgare blir digitaliserade i samband med att även myndigheter blir det (Suri, 2017). Fortsättningsvis förklarade att detta även innebär relationsbygge mellan medborgarna och myndigheterna

E- governance syftar till digitalisering av byråkrati och innebär nya ledarstilar, nya sätt att lyssna på sina medborgare samt nya sätt att organisera och leverera både information och tjänster. E-govenance är ett koncept som handlar om hela spektrumet av förhållanden och nätverk av myndigheter i samband med ökad användning och tillämpning av digitalisering. Medborgarna är de ultimata mottagarna av offentliga tjänster inom postbyråkratin då e-governance är en symbolisk relation som kännetecknas av både formella och informella sociala system snarare än av byråkratiska strukturer. Kärnmålen för tillämpningen av e-governance är att främja effektivitet samt effektiv samordning och kommunikation mellan de berörda aktörerna. Detta genom att tillhandahålla offentliga tjänster av hög kvalité i samband med att både mänskliga och tekniska resurser blir mer tillgängliga. Kommuner och

administrativa statliga organisationer på alla nivåer är kopplade till datornätverk i en gemensam regeringsorganisation. Denna typ av regering står inför de gemensamma

uppgifterna för e-governance. (Kalimullah m.fl., 2015) Teknisk utveckling och

beslutsfattarnas drivande mot automatisering och digital självbetjäning gör det nödvändigt för forskare inom e-governance att förstå hur digitalisering påverkar samspelet mellan

medborgare och offentliga myndigheter i samband med tillhandahållandet av offentliga tjänster. (Lindgren m.fl., 2019)

2.5 Digitaliseringens påverkan på medarbetare

Att organisationer har blivit allt mer digitaliserade innebär att medarbetare utnyttjar mer digitala medel i sitt arbete vilket kan upplevas som svårt på grund av komplexiteten som det medför. Digitalisering av en organisation förändrar i princip alla medarbetares sätt att arbeta.

Digitaliseringen gör även arbetet för organisationen mer intensivt inom informationsaspekten, vilket innebär att medarbetarna behöver kunna hantera och använda den ständigt ökande informations- och kommunikationsteknologi. Att organisationer upplever ett större behov och har större förväntningar på att organisationsmedlemmarna ska kunna utnyttja den komplexa teknologin kan öka medarbetarnas arbetsbelastning. (Larjovuori, Bordi, Mäkiniemi, & Heikkilä-Tammi, 2016)

Nivån på tillfredsställelsen hos de som använder digitalisering är en påverkande faktor till digitaliserings framgång (Mahmood m.fl., 2000). Rintala (2005) och Mahmood m.fl., (2000) påstår att attityden hos de anställda påverkar hur väl organisationen lyckas med de digitala förändringarna. Här blir det därför viktigt att medarbetarnas förväntningar gentemot

digitaliseringen förblir realistiska, inte för negativa men heller inte allt för positiva, då detta har inverkan på förändringsarbetet (Rintala, 2005). Vidare förklaras att en av anledningarna till varför implementering av ny teknologi misslyckas beror på̊ att anställda inte är tillräckligt delaktiga i förändringsprocessen. På grund av att digitaliseringen enligt Rintala (2005) i vissa fall kan försämra arbetet för medarbetarna, blir det enligt Larjovuori m.fl., (2016) viktigt för organisationen att skaffa sig vishet om hur en förändring kan påverka medarbetarnas

arbetsuppgifter, roller samt hur de kommunicerar. Det blir även betydelsefullt att ledningen förklarar för medarbetarna hur organisationen ska arbeta mot digitaliseringen (Larjovuori m.fl., 2016).

Många medarbetare kan uppleva organisatorisk förändring som stressande då den i vissa fall kan resultera i osäkerhet i arbetet. Däremot blir de medarbetare som blir uppmuntrade till att utnyttja digitaliseringen positiva till förändringar, samtidigt som det ökar deras trivsel. Det blir på grund av detta grundläggande för ledningen att bidra med det stöd som

organisationsmedlemmarna behöver för att få mer kunskap och motivation. (Rintala, 2005). Vid digitalisering i en organisation förändras även de förväntningar som finns på

medarbetarna. I samband med ökad användning av digitala medel kan det även resultera i att medarbetarna arbetar övertid eller att de tar med sig arbetet hem. Detta i sin tur kan leda till en utsuddad gräns mellan arbete och fritid som för medarbetarna blir svår att särskilja. Vidare kan detta bidra till en negativ påverkan av dessa personers privatliv vilket även ökar stress. (Larjovuori m.fl., 2016).

2.6 Sammanfattning av teoretisk referensram

En teoretisk referensram har använts till syfte att skapa en förståelse för hur digitalisering är en del av tesen för den postbyråkratiska utvecklingen i offentliga organisationer. Teorierna ska ge en ökad kunskap om hur digitalisering påverkar förhållandena och arbetet för medarbetare i offentliga organisationer.

Teorin om postbyråkrati har fungerat som en lins som digitalisering har studerats genom. Den tidigare forskningen om Digitalisering har använts i syfte att tolka och analysera digitalisering som fenomen. Digitalisering i organisationer finns till för att skapa en bredare förståelse för hur organisationer tillämpar digitaliseringen i sin verksamhet. Digitalisering i offentliga

organisationer och e-governace framställdes för att skapa en förståelse för hur offentliga

organisationer tillämpar och använder digitalisering i de offentliga tjänsterna.

Digitaliseringens påverkan på medarbetarna användes som utgångspunkt för att ta reda på

hur medarbetare påverkas av digitaliseringen enligt tidigare forskning. Dessa teorier användes för att vidare kunna analysera medarbetarnas upplevelser av digitaliseringens påverkan på arbetet samt förhållandet mellan organisationsmedlemmarna.

Utifrån de teorier som framtagits i detta kapitel har en intervjuguide framställts. Detta med syfte att utifrån tidigare forskning skapa en egen uppfattning av hur postbyråkratins

utveckling genom digitalisering tar form i offentliga organisationer, närmare bestämt kommuner. En operationalisering har även framställts (se bilaga 3) för att tydliggöra kopplingen mellan den teoretiska referensramen och intervjuguiden.

3. Metod

I följande avsnitt redogörs studiens tillvägagångssätt. Till en början presenteras valen för forskningsstrategi och metod. Vidare beskrivs studiens genomförande och bearbetning för att avslutningsvis diskutera studiens kvalitetskriterier samt de etiska aspekterna.

3.1 Forskningsstrategi

Med avsikt att besvara studiens syfte och forskningsfrågor bedömdes en kvalitativ metod vara mest lämplig. En kvalitativ metod tillämpades för att skapa en djupare förståelse av

postbyråkratins utveckling och påverkan på organisationer. Bryman och Bell (2017) samt Denscombe (2018) beskriver att en kvalitativ forskning är en forskningsstrategi som vid både insamling och analys av data sätter ord och visuella bilder i fokus istället för fastställning av kvantitet och siffror. Alvesson och Sköldberg (2017) menar att kvalitativ forskning är förankrad i kontexten och fokuserar på betraktarens tolkning. Vidare menar Alvesson och Sköldberg (2017) att de forskare som tillämpar en kvalitativ forskningsmetod studerar saker i deras naturliga miljö och försöker förstå, alternativt tolka, fenomen baserat på det budskap som respondenterna ger. I och med att organisationernas egen förståelse av den miljö de alstrat och verkar i är betydelsefull i för denna kvalitativa forskning (Bryman & Bell, 2017), har det lagts tyngd på respondenternas uppfattning samt tolkning av sin sociala verklighet. Att fokusera på medarbetarnas upplevelser av digitalisering har bidragit med en djupare förståelse om dess påverkan på organisationerna och den postbyråkratiska utveckling.

Två synsätt som varit relevanta för studien har varit konstruktionistisk ontologi samt

interpretativistisk epistemologi. Konstruktionistisk ontologi har varit väsentligt för studien då en strävan efter att förstå respondenternas upplevelse och tolkning av deras verklighet har varit centralt. Det eftersträvades således en subjektiv syn av digitaliseringen och dess påverkan på organisationerna. Enligt Bryman och Bell (2017) innebär synsättet att sociala aktörer kontinuerligt skapar sociala företeelser och dess mening. Det betyder således att människors agerande och uppfattningar ligger till grund för verklighetens konstruktion (Bryman & Bell, 2017). I samband med att respondenterna och författarna tillsammans kunde alstra den verklighet som studerades, var det svårt att anta att den version av världen som presenterades i studien var slutgiltig. Däremot fanns förhoppning om att studien skulle bidra med en förståelse för hur offentliga organisationer påverkats av digitaliseringen och hur de går mot att bli mer postbyråkratiska. I och med att studien baserades på medarbetarnas subjektiva upplevelser och perspektiv av digitaliseringen i kommunerna var synsättet

interpretativistisk epistemologi betydelsefullt. Genom att fånga upp och tolka medarbetarnas upplevelser kunde en djupare förståelse om fenomenet alstras. Denscombe (2018) menar att det interpretivistiska paradigmet avser att utveckla kunskap och insikt om människors övertygelse och egna erfarenheter genom användning av kvalitativa data.

Denna studie kan betraktas som en fallinspirerad studie. Då studien studerade diverse organisationsaktörer inom samma sektor och även samma enhet, ansåg den inspireras av en fallstudie. Det fördelaktiga med att genomförandet var att det kunde resultera i att en förståelse gällande digitaliseringens påverkan inom just den kommunala sektorn och den specifika enheten kunde skapas. En fallstudie avser enligt Denscombe (2018) att förstå och tolka det komplexa förhållandet mellan komponenter när de är verksamma inom en särskild social omgivning.

3.2 Urval

Eftersom studiens forskningsfrågor syftar till att undersöka hur digitaliseringen har påverkat organisationsstrukturen i kommuner samt medarbetarnas arbete, ansågs det vara lämpligt att basera undersökningen på medarbetarnas upplevelser av digitaliseringen (Bryman & Bell, 2017; Denscombe, 2018; Trost, 2005; Yin & Retzlaff, 2013). Inför avgränsningen av studien gjordes en sökning kring tidigare forskning gällande postbyråkrati och digitalisering.

Antagandet att digitala medel är en del av det dagliga arbetet i offentliga organisationer och närmare bestämt kommuner medförde att författarna hade ett brett spektrum av offentliga organisationer att basera studien på. De organisationer som valdes för studien utsågs genom ett bekvämlighetsurval då båda författarna hade kontakter i respektive kommuner (Bryman & Bell, 2017; Denscombe, 2018; Trost, 2005; Yin & Retzlaff, 2013). De kommuner som valdes att studera var Botkyrka kommun, Södertälje kommun och Uppsala kommun.

Inledningsvis var tanken att studera medarbetare från olika förvaltningar och nämnder i kommunerna för att få ett brett urval av upplevelser och perspektiv. Efter mycket diskussion insåg däremot författarna att det skulle bli utmanande att undersöka postbyråkratins

utveckling genom att undersöka medarbetare från olika delar av kommunerna. För att få en djupare förståelse valdes det därför att studera medarbetare inom en specifik enhet. Den valda enheten blev socialtjänsten då den utgör en av de största delarna i det kommunala arbetet.

3.2.1 Respondenter

För att finna respondenter tillämpades till en början bekvämlighetsurvalet då båda författarna hade kontakter i respektive kommun som ansågs vara lämpliga att delta i studien. Ett

snöbollsurval tillämpades då de fyra respondenterna i sin tur rekommenderade ytterligare kollegor och anställda för att studiens omfattning skulle bli bredare (Bryman & Bell, 2017; Denscombe, 2018; Trost, 2005; Yin & Retzlaff, 2013). Fördelen med att få intervjuer med fler respondenter från varje organisation var att det på så sätt gick att få en djupare

sammanställning av upplevelser från varje kommun. Avslutningsvis fick författarna ihop totalt nio lämpliga respondenter, tre från varje kommun, där alla hade en tydlig förankring till studiens syfte och forskningsfrågor.

Nedan presenteras de nio respondenter som deltog i studien. Namnen på alla respondenter är fiktiva och oberoende av respondenternas kön för att bevara deras anonymitet.

Respondent Kommun Intervjumetod Datum Intervjulängd (cirka) Johanna Botkyrka kommun Fysiskt samtal 2020-04-24 60 min

Lisa Botkyrka kommun Videosamtal 2020-04-24 50 min

Robert Botkyrka kommun Fysiskt samtal 2020-04-22 70 min

Frida Uppsala kommun Videosamtal 2020-04-22 70 min

Miriam Uppsala kommun Videosamtal 2020-04-23 50 min

Noa Uppsala kommun Fysiskt samtal 2020-04-21 80 min

Chanel Södertälje kommun Videosamtal 2020-04-23 60 min

David Södertälje kommun Videosamtal 2020-04-20 50 min

Simona Södertälje kommun Fysiskt samtal 2020-04-21 70 min

Tabell 2: Egen framtagen tabell över deltagande respondenter i studien.

3.3 Litteraturstudie

Studien inleddes med att bestämma vad som skulle studeras, vilket utgjorde studiens utgångspunkt. Med ett intresse för organisationers transformering från den byråkratiska till den postbyråkratiska organisationsformen samt digitalisering börjades insamlingen av inspiration och förförståelse. En litteraturstudie genomfördes genom sökningar bland vetenskapliga artiklar och andra studier (se bilaga 4). Sökningar efter vetenskapliga artiklar gjordes på databaserna Primo och Google Schoolar. Ett par centrala sökord som användes var

organizational change, organization structure, post-bureaucracy, digitalization och public sector. I samband med dessa sökningar kunde författarna identifiera ett brett engagemang

inom organisationsforskning gällande den postbyråkratiska utvecklingen och digitalisering. Sökningarna ledde till att författarna kunde skapa en förståelse om digitaliseringen och att dess påverkan varit betydelsefull för den postbyråkratiska utvecklingen. Det utmynnade i att sökandet vidare fokuserade på digitalisering och dess påverkan på kommuner. De sökord som då användes var bland annat municipalities, e-government, e-govenance, workprocess och

employees. Dessa sökningar resulterade i en förståelse för hur digitalisering påverkar

offentliga organisationer. Efter en djupgående genomgång av tidigare forskning kunde en teoretisk referensram framställas.

3.4 Datainsamling

Insamling av studiens primärdata genomfördes i form av intervjuer. Genom att höra respondenterna berätta, reflektera, resonera och diskutera fenomenet, skapades en ökad kunskap samt en djupare förståelse om deras omvärld och tillvaro. Denscombe (2018) menar att forskningsintervjuerna fokuserar på respondenternas åsikter, uppfattningar, känslor och erfarenheter. Intervjuerna resulterade även i att författarna kunde detektera olika situationer och samband som tidigare inte dokumenterats gällande digitaliseringens påverkan på postbyråkratins utveckling inom kommuner.

3.5 Genomförande

Kontakten med samtliga respondenterna skedde inledningsvis via telefon för att uppskatta om det fanns ett intresse för alla att delta i studien. Under samtalet gavs en kort presentation av författarna och studiens syfte. När alla respondenter hade bekräftat sitt deltagande skickades ett missivbrev ut per mejl för att förklara studiens syfte och forskningsfrågor mer detaljerat. Missivbrevet (se bilaga 1) innehöll även några etiska överväganden samt kontaktuppgifter till författarna för inbokning av intervjuer. I och med den rådande pandemin var författarna flexibla och överlämnade beslutet till deltagarna att själva besluta hur de ville att intervjuerna skulle utföras. Fem av respondenterna föredrog att genomföra intervjuerna via videosamtal, medan resterande fyra föredrog fysiska träffar. Enligt Bryman och Bell (2017) betraktas telefonintervjuer vara lika passande och användbara som de intervjuer som sker fysiskt, trots att de allra helst bör undvikas.

Intervjuerna som genomfördes liknade till formen vanliga samtal där det skapades en social relation mellan intervjuaren och respondenten. Samtalet var beroende av varje enskild respondent vilket medförde att ingen intervju var den andre lik. I och med att studien eftersträvade respondenternas egna upplevelser och åsikter samt detaljrika och omfattande svar, var det viktigt med betoning gentemot det generella när intervjufrågorna formulerades (Bryman & Bell, 2017). Till denna studie utformades därmed semistrukturerade

intervjufrågor. Tillämpandet av semistrukturerade intervjuer skapade förutsättningar för deltagarna att fundera och sedan alstra egna, mer djupa åsikter gällande deras sociala tillstånd som diskuterades (Lincoln & Guba, 2016). Denna intervjumetod gav även respondenterna möjlighet att tala fritt utan att uppleva sig begränsade på något vis. Intervjuguiden som skapades innehöll frågor som var öppet formulerade för att frambringa djupare svar från respondenterna. Intervjuguiden användes som ett manus och hjälpmedel vid varje intervju, där ordningen på frågorna inte alltid var väsentliga vilket medförde mer flexibilitet under samtalen. Semistrukturerade intervjuer gav utrymme att kunna ställa följdfrågor (Bryman & Bell, 2017), vilket var nödvändigt för att få djupare inblick i respondenternas upplevelser och åsikter samt för att locka fram mer detaljerade och nyanserade svar. Det var även till hjälp i de fall där respondenterna upplevdes frångå ämnet.

Att vara engagerad och aktivt integrera med respondenterna vid varje intervju var betydelsefullt, både för att uppvisa närvaro och för att inte gå miste om lägen att ställa

nödvändiga följdfrågor. Därmed beslutades att varje intervju skulle spelas in för att författarna inte skulle behöva lägga fokus på att föra anteckningar på allt som sades. Däremot antecknade författarna sådant som var extra utmärkande vilket bland annat var sådant som betonades något starkare eller kroppsspråk som ljudinspelningarna inte kunde fånga upp. Genom att spela in intervjuerna minskade även risken för misstolkningar och det medförde att

betydelsefull information inte utelämnades. Enligt Bryman och Bell (2017) samt Trost (2005) möjliggör inspelningar att forskare i efterhand kan lyssna och tolka respondenternas svar. Efter varje intervju utfördes transkriberingar av det insamlade materialet. Med syfte att säkerställa att varje transkribering genomfördes ordagrant togs beslutet att dela in det

inspelade materialet i ett flertal sekvenser som i sin tur noga lyssnades igenom av bägge författarna tillsammans. Precis som Denscombe (2018) skriver så förenklar transkriberingarna genomförandet av detaljerade sökningar. Strävan var att skildra en så rättvis och riktig bild som möjligt av respondenternas förklaringar och utlåtanden (Lincoln & Guba, 2016). Det inspelade materialet från intervjuerna och de detaljerade transkriberingar som gjordes, var viktiga medel för att kunna säkerställa att de olika delar i empirin presenterades så korrekt och äkta som det gick. För att illustrera vad respondenterna uttalade sig om på ett explicit sätt, delades empiriavsnittet upp efter olika teman. Detta har även gjorts för att underlätta läsningen för läsarna och för att minska förvirring eller vilseledning.

Alla respondenter har även erbjudits tillhandahålla slutversionen av studien för att bidra till den ökade förståelsen av kollegors och andra kommunarbetares kontext och upplevelse av digitalisering. Det gör det även möjligt för studien att spridas vidare till övriga i den

gemensamma miljön, till bland annat kollegor och chefer, för att observera om de instämmer eller ser på digitaliseringens påverkan på ett annat sätt. Genom att erbjuda samtliga

respondenter att ta del av studiens resultat och slutversion kunde författarna även säkerställa att studien skildrats på rätt sätt. Detta bidrog till att öka studiens tillförlitlighet (Lincoln & Guba, 1985).

I syfte att förstärka och öka studiens pålitlighet har varje del av forskningsprocessen

beskrivits så noggrant som möjligt i kapitel tre för att möjliggöra och underlätta för läsarna att följa hela processen (Lincoln & Guba, 1985). Under genomförandets gång tilläts utomstående personer kontrollera och verifiera forskningsprocessen samt de delar som studien består av. Dessa utomstående personer var dels författarnas handledare och dels andra författare i samma handledningsgrupp. Genom att andra författare granskade studiens olika delar kunde utomstående tankar, åsikter och aspekter rörande studien tillhandahållas och bidra till att förstärka studiens pålitlighet. Det eftersträvades att illustrera studiens tillvägagångssätt på ett metodiskt och konsekvent sätt för att tillåta läsarna att själva avgöra möjligheten att återskapa studien. Även det insamlade materialet redogjordes i resultatkapitlet på ett strukturerat och detaljerat sätt för att bidra till överförbarheten av studien (Lincoln & Guba, 1985). I och med att det inte går att nå full objektivitet i denna kvalitativa studie har det varit betydelsefullt att inte influera det empiriskt insamlade materialet samt det uppnådda resultatet med personligt vinklade värderingar och åsikter (Lincoln & Guba, 1985). För att verifiera att författarna handlande i god tro lästes även allt igenom ett flertal gånger för att garantera att det som skrivits kommit från de medverkande respondenterna.

3.5.1 Etiska överväganden

För att säkerställa att studien utfördes i god tro var det viktigt att samtala om de etiska övervägandena tidigt i studien. I början av varje intervju tydliggjordes det som beskrivits i missivbrevet mer detaljerat. Inledningsvis informerades alla deltagare om studiens syfte och forskningsfrågor för att klargöra avsikten med att de blivit kontaktade. I samband med detta gavs även en gedigen redogörelse av de olika delarna som studien skulle omfatta, däribland förklararades hur intervjuprocessen skulle se ut samt hur alla svaren skulle redovisas.

Informationskravet handlar enligt Bryman och Bell (2017) om att upplysa deltagarna om studiens syfte samt dess olika faser. Då deltagarna hade blivit kontaktade samt mottagit informationen gällande studiens syfte, var det viktigt att få samtycke av varje enskild respondent. Detta för att de skulle förstå att allt var frivillig och för att undvika att någon skulle uppleva att de deltog i något som de egentligen inte ville. Även deltagarnas rättigheter om att avbryta och hoppa av studien förtydligades. Bryman och Bell (2017) beskriver att samtyckeskravet innebär att tydliggöra för deltagarna att deras medverkande är frivillig och att de när som helst under studien har befogenhet att avbryta deras medverkning. I samband med att deltagarna fick ta del av information gällande anonymitetskravet föredrog majoriteten att vara anonyma. Dessa val respekterades av författarna och beslutet togs då att hålla

samtliga deltagare anonyma, genom användning av fiktiva namn. Att erbjuda full anonymitet till deltagarna gjordes för att skapa tryggare och mer avslappnade intervjuer då de inte längre behövde oroa sig för vad de delade med sig av. Författarna fick godkännande av samtliga deltagare att presentera deras åsikter och upplevelser av digitaliseringens påverkan då det var väsentligt för studiens syfte och forskningsfrågor. Anonymitetskravet enligt Bryman och Bell (2017) menar att all information som deltagarna delar med sig av ska hanteras på ett

konfidentiellt sätt och det ger dessutom var och en rätten att förbli anonym om så önskas. Samtliga respondenter informerades även om att alla data som samlats in enbart skulle brukas i ändamål för studien. Det var betydelsefull att klargöra detta på ett tydligt och noggrant sätt för att skapa tillit mellan båda parterna. Efter att intervjuerna hade genomförts och bearbetats raderades all det inspelade materialet för att säkerställa att de inte nyttjades i andra ändamål. Detta krav benämner Bryman och Bell (2017) för nyttjandekravet.

3.6 Operationalisering

En operationalisering har framställts i syfte att bibehålla studiens röda tråd och för att knyta samman teori med det empiriska material som samlats in via intervjuerna. Betydelsefulla begrepp plockades ut från teorin med avsikt att framställa frågor som skulle utforma studiens intervjuguide (se bilaga 3). Genom att knyta an intervjufrågorna med den teoretiska

referensramen tillförsäkrades att intervjufrågorna som ställdes var relevanta för studien. Det skapades en möjlighet att besvara syftet och forskningsfrågorna i relation till det empiriska materialet samt teoretiska referensramen.

Intervjufrågor Teori Referens

14 2.4 Digitalisering i offentliga organisationer

Hofmann & Ogonek (2016)

15 2.3 Digitalisering i organisationer Cöster & Westelius (2016)

16 2.5 Digitaliseringens påverkan på medarbetare

Larjovuori m.fl. (2016)

3.7 Analysmetod

Efter att alla intervjuer var genomförda och det insamlade materialet hade bearbetats från tal till text, genom transkriberingar, påbörjades arbetet med analysen. Den analysmetod som valdes för att strukturera upp och analysera materialet benämns tematisk analys. Den tematiska analysmetoden syftar till att identifiera, presentera och analysera olika teman och mönster som upptäcks i det insamlade materialet (Braun & Clarke, 2006; Bryman & Bell, 2017; Merriam, 1994).

Inledningsvis granskades transkriberingarna upprepande gånger för att alstra en större förståelse för allt material som samlats in. I samband med detta kunde författarna komma närmre materialet och upptäcka olika mönster och samband inför den kommande kodningen. Syftet med bearbetningen av materialet var att lyfta fram de essentiella delarna för studiens syfte och forskningsfrågor. Det betydelsefulla för författarna var att hitta och placera materialet i ett sammanhang då det medförde att inga värdefulla detaljer utelämnades. Varje intervju granskades detaljerat där varje mening eller stycke fick en specifik

färgkodning. Meningarna som färgkodades hade alla en relevans till studien och varje färg baserades på dess innehåll. Efter en genomgång av alla färgkoder kunde de grupperas under de eventuella teman som skulle användas i analysen. Mycket diskussion och omarbetning gjordes kring varje tema för att se till att alla koder passade under de valda teman. I vissa fall fick teman struktureras om, tas bort och andra mer relevanta teman togs fram. De teman som slutligen identifierades var digitala medel, utbildning och kompetens, arbetsmiljö, roller och

maktförhållanden samt kommunikation och sociala interaktioner. Arbetet med analysen var

ingen rak eller enkelriktad process då det krävde att författarna gick fram och tillbaka mellan de olika stegen. Avslutningsvis utfördes arbetet med analysen baserat på en kombination mellan det empiriskt insamlade materialet och den teoretiska referensramen. För att

upprätthålla den röda tråden i studien var det betydelsefullt att frekvent analysera materialet med teorin. Med analysen till förfogande kunde slutligen en slutsats formuleras baserat på studiens syfte och forskningsfrågor.

3.8 Metoddiskussion

Valet att välja en kvalitativ metod baserades på studiens problemområde och

forskningsfrågor. I och med att studiens forskningsfrågor syftar till att undersöka upplevelser och åsikter kring digitaliseringens påverkan ansågs en kvalitativ metod vara mest lämplig för att få mer djupgående och förklarande åsikter och tankar. En nackdel med intervjuer som kan förekomma är enligt Eriksson och Hultman (2014) intervjueffekten, vilket innebär att det kan uppstå en typ av interaktion mellan båda parterna som kan ge utslag på resultatet på ett oönskat sätt. För att respondenterna inte skulle svara på intervjufrågorna utifrån det de trodde författarna förväntade sig höra, var det viktigt att författarna var så objektiva som möjligt och inte påverkade respondenternas svar på något sätt.

Beslutet att tillämpa ett snöbollsurval, var på gott och ont. Med tanke på den begränsade tid studien skulle genomföras under, var det gynnsamt att tillämpa ett snöbollsurval då processen

att finna respondenter var snabb och effektiv. Däremot menar Bryman och Bell (2017) att det kan vara problematiskt att tillämpa ett snöbollsurval då det är ytterst osannolikt för urvalet att vara representativt för hela populationen. Detta har påverkat möjligheten att generalisera studien. Emellertid kan studien tillföra en ökad förståelse för digitaliseringen i kommuner och postbyråkratin utveckling i offentliga organisationer.

Antalet respondenter som utsågs bedömdes vara tillräckliga och uppfyllde den teoretiska mättnaden för studien. Detta då det längre inte ansågs framkomma ny eller relevant data (Bryman & Bell, 2017). Beslutet att inte ha fler än nio respondenter baserades även på att det hade påverkat och försvårat genomförandet av en djupgående analys, i och med att tiden var begränsad.

4. Empiri

I detta kapitel presenteras den insamlade empirin baserat på intervjuer med nio olika respondenter. Materialet är uppdelat i de tre olika kommunerna som studerats och utifrån dessa har fem teman identifierats.

4.1 Digitala medel

Digitala medel är väldigt viktiga i alla medarbetarnas dagliga arbete. Användningen av datorer, smartphones och surfplattor är en stor del av vardagen och det är någonting som alla känner sig beroende av. De används till syfte att kunna utföra ett rättssäkert arbete.

Medarbetarna känner att de, utan dessa verktyg, inte skulle kunna utföra sina arbetsuppgifter i samma utsträckning som de gör idag. Någonting som alla medarbetarna kunde hålla med om var att arbetet blir mer effektivt i samband med digitaliseringen och att de inte skulle kunna vara lika produktiva utan den. Medarbetarna har tillgång till olika system, program och applikationer som används dagligen. ”De digitala verktygen har förenklat mitt arbete. Jag

tycker det har blivit mycket enklare, effektivare och snabbare.” (Chanel, videosamtal, 23 april

2020). Förutom att underlätta arbetet effektiviserar dessa program och system processerna mellan olika parter. Istället för att posta ett ärende och vänta på att pappret hamnar hos rätt person, för att sedan vänta svar på liknande sätt, är det mesta väldigt nära till hands. Nu är medarbetarna inte lika beroende av posten längre vilket anses vara en fördel. Att använda datorn eller mobiltelefonen istället för papper och penna främjar arbetet då det inte tar lika lång tid. Att exempelvis anteckna på en dator innebär att medarbetarna upplever att de inte utsätts för dubbelarbete, då allt som skrivs ned i ett dokument enkelt kan överföras till de olika programmen som används. ”Det positiva är att det byråkratiska i beslutsprocesserna,

som annars tar lång tid, nu går mycket fortare. Kommunen i sig utvecklas och blir mer innovativ. Lösningen på problem finns oftast bara ett klick bort. Det behöver inte vara komplicerat.” (Robert, fysiskt samtal, 22 april 2020).

Arbetsbelastningen för medarbetarna både ökar och minskar beroende på vilken aspekt det ses ur. Det som minskar arbetsbelastningen är exempelvis att medborgarna kan göra mycket på egen hand, exempelvis att söka information, skicka in olika handlingar samt ansökningar via kommunernas hemsidor. Det gör att medarbetarna inte behöver svara på mängder av

telefonsamtal och personligen boka in alla klienter. Det är tidssparande och upplevs mer effektivt. Däremot känner medarbetarna att det i samband med digitaliseringen har blivit mer administrativt arbete vilket ökar arbetsbelastningen. Medarbetarna journalför och

dokumenterar allt de gör vilket tar tid. En tid som de annars skulle kunna lägga ned på möten med klienterna. Det leder till att medarbetarna inte alltid hinner med det de har planerat, vilket innebär att vissa ärenden behöver ombokas.

Däremot upplever medarbetarna att administrationen och planeringen blir mycket smidigare i samband med de digitala verktygen. Fördelen är att arbetsuppgifterna går fortare att utföra