Några tips till dig
som handlägger
ärenden enligt
miljöbalken
Tillsyns- och föreskriftsrådet
samarbetsorgan för effektiv tillsyn enligt miljöbalken
Den här foldern har tagits fram av Tillsyns- och föreskriftsrådet. Den vänder sig i första hand till dig som handlägger klagomålsärenden enligt miljöbalken. Foldern är inte heltäckande utan innehåller några tips som kan vara till hjälp i det händelse- styrda arbetet.
Effektiv
likvärdig
rättssäker tillsyn
Tillsyns- ochföreskrifTsrådeT
Handlägga
När och hur iNleds ett äreNde?
Ett ärende kan påbörjas efter begäran eller på eget initiativ. När ett ärende har påbör-jats hos en myndighet ska det avslutas där. Alla påbörjade ärenden måste avslutas på ett formellt sätt med t.ex. ett beslut, en tjänsteanteckning eller en rapport.
diarieföriNg
Det är viktigt att diarieföra ärendet för att lättare kunna följa händelserna. Observera att alla handlingar är offentliga så länge de inte har belagts med sekretess. I sådana fall måste du först göra en sekretessprövning.
rätt myNdighet?
Undersök i tidigt skede om ärendet har hamnat hos rätt myndighet. Om någon en-skild av misstag vänder sig till fel myndig-het, bör myndigheten hjälpa honom eller henne till rätta.
haNteriNg av klagomål
När det gäller anmälan om klagomål ska du ta reda på så mycket som möjligt så fort som möjligt. Det underlättar arbetet att ha ett frågebatteri i beredskap, t.ex. med följande frågor:
• Har du pratat med grannen/grannarna/ fastighetsägaren? • Hur länge har störningen pågått? • Hur ofta? • Vilken tid på dygnet? • Vilken veckodag? • Har du fört dagbok? • Vilka konsekvenser har störningen? Du kan också be om en skriftlig
beskriv-ning av störbeskriv-ningen. Det kan vara bra att ha en färdig blankett för klagomål som du skickar till den som klagar.
aNoNyma klagomål
Anmälaren har rätt att vara anonym (men om namn eller telefonnummer syns tydligt på ett e-postmeddelande eller en nummer-presentation går anonymiteten inte längre att garantera). Det är svårt att utreda anonyma anmälningar. Det finns risk för att det blir en dålig utredning. Anmälaren har rätt att lämna muntliga uppgifter. Men myndigheten är i sin tur skyldig att anteck-na uppgifter enligt 15 § förvaltningslagen. Du bör också upplysa anmälaren om att han eller hon själv måste följa ärendet hos myndigheten.
obefogade klagomål
När det handlar om tillfälliga eller ringa störningar eller ett ärende där det redan finns en vägledande dom räcker det med att du lämnar en upplysning (brevsvar) om att ärendet inte kommer att utredas. Även om åtgärden i sig är enkel och billig ska myndigheten inte ingripa där det inte är någon olägenhet. Om klagomålen är ”luddiga” kan myndigheten ställa mot-krav, t.ex. att klaganden ska lämna in en skriftlig anmälan. I de fall där problemen har löst sig under ärendets gång kan du avsluta ärendet med en tjänsteanteckning. När det gäller klagomål är det bra att ha lättillgänglig information på webbplatsen!
utredNiNgsaNsvaret
Ansvaret för att initiera en utredning ligger
eNkelt, sNabbt, billigt, rättssäkert
ska vara vägledande genom hela ärendehan-teringen, 7 § förvalt-ningslagen (1986:223).
Tillsyns- ochföreskrifTsrådeT
på myndigheten. Det är också myndighe-ten som ska göra den slutliga bedömningen och det är viktigt att inte myndigheten låter sig styras av parterna. Huvudansvaret för att ta fram det material som behövs för utredningen ligger dock på den som orsakat störningen.
Det kan vara bra att ha en strategi för hanteringen av ärendet. Behövs det en inspektion, berörs någon annan myn-dighet, vilka ska höras och vad finns det för tillämpliga bestämmelser, rättsfall och liknande ärenden?
• Var formell, vänlig men bestämd, ha ömsesidig respekt och våga sätt gränser. • Håll mejlkontakterna korta (svara inte
omfattande varje gång). • Hänvisa till tidigare svar.
• Var saklig – inget personligt tyckande och ingen ovidkommande hänsyn. • Behandla lika fall lika.
• Hantera inte ärenden om du inte kan vara objektiv (jäv, förvaltningslagen).
• Vid delikatessjäv, anlita andra kommu-ner.
• Missbruka inte din ställning (mutor - att motta gåvor kan vara direkt olämpligt och olagligt, brottsbalken 20 kap. 2 §). • Dokumentera så att det går att följa ärendets gång. • Var noga med att göra tjänsteanteck-ningar. • Kommunicera underlaget innan beslut. kommuNiceriNg
Den som klagomålet eller beslutet gäller måste få möjlighet att ta del av beslutsun-derlaget. Krav på kommunicering gäller det material som tillförts ärendet av någon
annan än den beslutet riktas mot. Däremot är det inte lämpligt att kommunicera själva förslaget till beslut.
iNspektioN
En inspektionsrapport ska vara kort, tydlig och kan gärna kompletteras med bilder. Den ska innehålla uppgifter om: • vilka som har varit med, • vilka områden som har inspekterats samt • eventuella brister och åtgärder. Vid akuta brister bör myndigheten besluta om ett föreläggande.
Om det är mindre allvarliga brister kan du skriva att dessa ska följas upp vid nästa inspektion. Det ska tydligt framgå att myndigheten kan komma att förelägga om åtgärder vid nästa inspektion om bris-terna kvarstår.
Om verksamhetsutövaren frivilligt åtar sig att genomföra åtgärder bör detta framgå av inspektionsrapporten.
Lämplig formulering kan vara: ”Verk-samhetsutövaren har angett att åtgärder kommer att genomföras…”
Formuleringar som: ”Vi har kommit överens om…, eller vi har avtalat…” bör undvikas eftersom inspektionsrapporten inte är ett överklagbart beslut.
Om du vid ett tillsynsbesök misstän-ker miljöbrott är det viktigt att du snabbt kontaktar polisen och gör en åtalsanmä-lan. Om polisen snabbt kan vara på plats kan bevis säkras och en utredning påbörjas tidigt. Även inspektionsrapporter, fotogra-fier, provtagningsresultat m.m. kan lämnas till polisen.
Tillsyns- och föreskriftsrådet, 106 48 Stockholm. Besök: Naturvårdsverket, Valhallavägen 195. Tel: 010-698 10 00. D ESI g N : P ETE r Hö NI g / NV . B Il D : Ol O f S ENEST am / SXC. Jarl VON S CHEE lE / J OHN ér. Tr yC k: a rk ITE k Tk OPI a a B 13-03. rättspriNciper
Till offentligrätten brukar kopplas olika rättsprinciper. Rättsprinciperna är till för att garantera att relationerna mellan den offentliga förvaltningen och medborgarna utformas på ett sätt som tryggar rättssä-kerheten. Principernas innehåll utvecklas genom praxis och påverkar lagstiftningens innehåll. Några av dessa rättsprinciper är: Legalitetsprincipen: Handlingar och beslut måste ha stöd av lag/ha författningsstöd. (1 kap. 1 § regeringsformen).
Självständighetsprincipen: Ingen myndig-het, inte heller riksdagen eller en kommuns beslutande organ, får bestämma hur en förvaltningsmyndighet i ett särskilt fall ska besluta i ett ärende som rör myndighetsut-övning mot en enskild eller mot kommun eller som rör tillämpning av lag. (12 kap. 2 § regeringsformen).
Proportionalitetsprincipen: Åtgärder ska inte gå utöver det som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet. Enligt denna princip vägs olika intressen mot varandra, till
exempel samhällets krav på säkerhet mot individens rätt till integritet. Proportiona-litetsprincipen är en rättssäkerhetsprincip, som innebär att det skall råda balans mel-lan mål och medel. (26 kap. 9 § miljöbal-ken).
Objektivitets- och likhetsprincipen: Alla ska behandlas lika vilket till exempel bety-der att jäviga tjänstemän inte får handläg-ga ett ärende. (1 kap. 9 § regeringsformen). Officialprincipen: En förvaltningsmyn-dighet bär det yttersta ansvaret för att ett ärende blir ordentligt utrett. (8 § förvalt-ningsprocesslagen).
Rätten till partsinsyn: En part i en besluts-process har rätt till insyn i ärendet. (16 § förvaltningslagen).
Myndighetens motiveringsskyldighet: En förvaltningsmyndighet måste alltid motivera sina beslut (en del av skyddet för objektivitets- och likhetsprincipen). (20 § förvaltningslagen).
Tillsyns- och föreskriftsrådet (Tofr) är ett samråds- och samverkansorgan för myndigheternas arbete i frågor som rör tillsyn och föreskrifter enligt miljöbalken. I Tillsyns- och föreskriftsrådet ingår representanter för tillsynsvägledande centrala myn-digheter inom miljöbalksområdet, generalläkaren, länsstyrelserna och kommunerna. Detta innebär att såväl de föreskrivande myndigheterna som de tillsynsvägledande och de operativa tillsynsmyndigheterna är företrädda.