Örebro universitet
Humanistiska institutionen Vt 2008
Klarspråk och tillgänglighet på nätet
- En analys av Länsstyrelsens webbtexter
Yrkesinriktat självständigt arbete
Medier, retorik och Pr – Avancerad nivå Handledare: Ulla Moberg, Örebro Universitet Handledare: Veronica Svahlin, Länsstyrelsen Författare: Susanna Jakobsson
1. Inledning ... 1
1.1 Uppdragets förutsättningar ... 1
1.1.1 Praktiska förutsättningar ... 1
1.1.2 Den inledande kontakten och uppdragets utformning ... 1
1.1.3 Kontakten till handledaren under och efter uppdragets genomförande ... 2
1.2 Uppdragets bakgrund ... 2
1.2.1 Länsstyrelsen som arbetsplats ... 2
1.2.2 Länsstyrelsen som organisation ... 3
1.2.2.1 De formella strukturerna ... 3 1.2.2.2 De informella strukturerna ... 4 1.2.2.3 Organisationskultur ... 5 1.2.3 Språkvård ... 5 1.2.3.1 Språkvårdarens roll ... 5 1.2.3.2 Ideologi ... 6
1.3 Syfte och frågeställningar ... 7
1.4 Avgränsningar ... 7
1.5 Disposition ... 7
2. Klarspråk på webben ... 8
2.1 Målgruppsanpassa texter ... 8
2.2 Stil och ton ... 9
2.3 Personligt tilltal ... 9
2.4 Synlig avsändare... 10
2.5 Ordval ... 11
2.6 Aktiva verb ... 11
2.7 Textens struktur ... 12
3. Arbetsfördelning för arbetet med webben ... 13
3.1 Informatörernas ansvar för webben ... 13
3.2 Enhetschefens och gruppledarens ansvar ... 13
3.3 Webbredaktörernas arbetssituation ... 14
3.4 Länsstyrelsens webbplats ... 14
3.4.1 Webbplatsens navigering och struktur ... 14
3.4.1.1 Den globala menyn ... 14
3.4.1.2 Valboxmenyn ... 15
4. Utgångspunkter, dokument och policys ... 16
4.1 Kommunikationshandbok, Länsstyrelsen i Örebro län ... 16
4.2 Länsstyrelsens Handikapplan ... 17
4.3 Riktlinjer för publicering på www.t.lst.se ... 17
4.3.1 Alternativ texter ... 18
4.3.1.2 Formatmallar ... 18
4.3.1.3 Högerboxar ... 18
4.3.1.4 Tooltip ... 18
5. Urval och material ... 18
5.1 Sökvägar ... 19 6. Metod ... 20 6.1 Klarspråksanalys ... 20 6.2 Tillgänglighet ... 20 7. Genomförande ... 21 8. Resultatredovisning ... 21 8.1 Enskilda analyser ... 21 8.2 Övergripande analysresultat ... 28
8.2.1 Ton och stil ... 28
8.2.2 Personligt tilltal ... 28
8.2.3 Aktiva verb ... 29
8.2.4 Struktur ... 29
8.2.5 Rubriker och ingresser ... 29
8.2.6 Tillgänglighet ... 30
8.3 Möten med medarbetarna ... 30
8.3.1 De inledande samtalen ... 30
8.3.2 Medarbetarnas reaktioner på mina textförslag ... 30
8.3.3 Hur benägna är medarbetare att göra förändringar i texterna ... 31
9. Slutsatser och diskussion ... 31
9.1 Råd för ökad målgruppsanpassning ... 31
9.2 Arbetet som språkvårdare ... 32
9.2.1 Utvärdering av mitt uppdrag ... 32
10. Sammanfattning ... 33
Innehållsförteckning bilagor
Bilaga 1 Screenshot över Länsstyrelsens webbplats Bilaga 2 Utdrag från textmaterial
1. Inledning
Den yrkesinriktade praktiken som ligger till grund för den här uppsatsen genomfördes på praktikplatsen, Länsstyrelsen i Örebro, under våren år 2008. Under praktiken genomfördes ett uppdrag som bestod av att granska ett urval av de texter som Länsstyrelsen tillhandahåller på sin hemsida, www.t.lst.se, utifrån teorier om klarspråk och tillgänglighet. De analysresultat som framkom i detta arbete presenteras i sammanfattad form och ligger till grund för de övergripande slutsatser som redovisas.
1.1 Uppdragets förutsättningar
I genomförandet av uppdraget fanns det olika förutsättningar som har haft betydelse för dess inriktning och som har påverkat dess resultat. Här nedan presenteras dessa.
1.1.1 Praktiska förutsättningar
Det fanns vissa praktiska förutsättningar som möjliggjorde genomförandet av uppdraget. Tillgången till ett eget skrivbord på Länsstyrelsens
informationsavdelning var en sådan. Denna förutsättning underlättade kontakten med Länsstyrelsens webbredaktörer och informatörer samt gav mig arbetsro under de 20 veckor som jag praktiserade på Länsstyrelsens
informationsavdelning. Möjligheten att dagligen befinna sig på Länsstyrelsen som arbetsplats samt delta i olika sociala sammanhang bidrog även i stort till att öka min förståelse för Länsstyrelsen som organisation. Under kapitel 1.2 i denna uppsats redogörs för Länsstyrelsen som arbetsplats mer ingående.
1.1.2 Den inledande kontakten och uppdragets utformning
För att de praktiska förutsättningarna som nämnts ovan skulle kunna tillgodoses var den inledande kontakten med Länsstyrelsen avgörande. Det var i de
inledande samtalen som strukturen för mitt uppdrag grundlades. Nedan redogörs för hur den inledande kontakten med uppdragsgivaren (informationschefen) såg ut samt hur inriktningen på själva uppdraget tog form.
Genom Informationschefen knöts den första kontakten med praktikplatsen
höstterminen år 2007 då hon kontaktades via ett telefonsamtal. Därefter besöktes Länsstyrelsen under december månad då de inledande samtalen mellan mig och uppdragsgivaren inleddes. Vid detta tillfälle hade informationschefen utformat ett förslag på hur upplägget för mitt uppdrag skulle se ut. Hon föreslog att uppdraget skulle bestå av att ett urval av de texter som Länsstyrelsen
tillhandahåller på sin hemsida www.t.lst.se skulle granskas utifrån teorier om klarspråk samt även att dessa skulle granskas ur ett tillgänglighetsperspektiv. Under praktikens början i januari månad år 2008 diskuterades uppdraget mer i detalj.
I ett möte med informationschefen uppmuntrades jag att tillgodogöra mig litteratur inom området klarspråk samt studera de riktlinjer och dokument som används av Länsstyrelsens medarbetare när texter publiceras på webben. Jag uppmanades även att ta kontakt med de webbredaktörer vars texter jag skulle analysera. Texturvalet var redan gjort då uppdraget påbörjades. Mer om hur urvalet gick till beskrivs under kapitel 5.
1.1.3 Kontakten till handledaren under och efter uppdragets genomförande
I genomförandet fanns handledaren, informatör på informationsavdelningen, tillgänglig för löpande kontakt. När hon inte var närvarande fanns hennes kollega tillgänglig för frågor, även hon informatör. Under genomförandet
förekom det aldrig att mina textförslag lästes igenom av handledaren. Sex av de texter som analyserats i uppdraget granskades däremot av hennes kollega. I slutet av praktiken avstämdes uppdragets resultat i en skriftlig rapport som lämnades in till handledaren. I ett avslutande möte lämnades även en muntlig rapport.
1.2 Uppdragets bakgrund
Här nedan beskrivs Länsstyrelsen som arbetsplats med betoning på de anställdas sammansättning och arbetsuppgifter. Sedan beskrivs Länsstyrelsen som
organisation. Därefter presenteras språkvårdarens roll övergripande och i en historisk kontext.
1.2.1 Länsstyrelsen som arbetsplats
Länsstyrelsen är en statlig myndighet som finns i alla Sveriges 21 län. Enligt regeringen och lagstiftning är det Länsstyrelsens roll att vara statens företrädare inom en mängd olika områden såsom jakt, fiske, jämställdhet, sociala frågor, krishantering, lantbruk med flera.1
Eftersom myndigheten arbetar med ett stort antal olika frågor finns det en mängd olika kompetenser representerade på Länsstyrelsen: jurister, biologer, arkitekter, agronomer, jägmästare, ingenjörer, informatörer, arkeologer,
socionomer, veterinärer, samhällsvetare, ekonomer med flera.2
Bland Länsstyrelsens arbetsuppgifter ingår det att utöva tillsyn över samt följa
upp och utvärdera arbetet i olika typer av verksamheter.3 För handläggare inom
exempelvis området sociala frågor innebär detta att de utövar tillsyn över socialtjänstens arbete.4
Länsstyrelserna har även allmänna förvaltningsuppgifter, som att handlägga
bidragsansökningar, ansökningar om körkort, jordbruksstöd med mera.5
1
Om Länsstyrelser, Regeringskansliets hemsida: www.regeringen.se/sb/d/1892/a/28959 (080505)
2 Om Länsstyrelsen, Länsstyrelsens hemsida: www.lst.se/lst/Om_Länsstyrelsen (080507)
3 Om Länsstyrelser, Regeringskansliets hemsida: www.regeringen.se/sb/d/1892/a/2859 (080507)
4
Sociala frågor, Länsstyrelsens hemsida: www.lst.se/lst/sv/amnen/Sociala_fragor (080507)
Övergripande ansvarar Länsstyrelsen för att fullfölja de nationella mål som
regeringen har satt upp inom olika områden.6 Myndigheten ska exempelvis
arbeta för jämställdhet utifrån regeringens nationella jämställdhetspolitik. Detta gör Länsstyrelsen bland annat genom att öka kunskapen om den betydelse jämställdheten har för samhället, via samhällsanalyser, seminarier och projektverksamhet.7
1.2.2 Länsstyrelsen som organisation
I en organisation som Länsstyrelsen bygger förutsättningarna för allt arbete på formella och informella strukturer. Dessa strukturer påverkar informatörernas arbete då de avgör var i organisationen informatörerna är placerade samt vilket
inflytande och vilka arbetsuppgifter informatörerna har.8 Här nedan beskrivs den
formella struktur som präglar Länsstyrelsen som organisation. Sedan beskrivs de informella strukturernas betydelse. Längre fram i arbetet har jag utgått ifrån det som avhandlas här nedan för att diskutera det bemötande som jag fick då jag språkgranskade texter och gav webbredaktörer allmänna råd och förslag till textförändringar.
1.2.2.1 De formella strukturerna
Den formella strukturen bygger på en viss arbetsfördelning, formella regler,
policys och standardiserade arbetsprocesser.9 Då Länsstyrelsen är uppdelad i
många olika områden så som stadsbyggnad, lantbruk, naturvård, fiske, jakt, krishantering med mera gör det Länsstyrelsen till en organisation med en hög
grad av horisontell differentiering.10 Det är inom dessa områden som
handläggningen av olika ärenden sker och här finns det specialkompetens att tillgå. Inom många områden finns det en chef som leder arbetet vilket även ger organisationen en viss grad av vertikal differentiering.11 I varje län finns även en
landshövding som innehar den högsta befattningen och som leder arbetet.12
Då Länsstyrelsen finns i alla län har den även en stor geografisk spridning. Att Länsstyrelsen är en decentraliserad organisation som präglas av en hög grad av specialisering gör organisationen komplex. För att samordningen av arbetet i organisationen ska fungera ställs därför höga krav på den interna
kommunikationen.13
6 Om Länsstyrelsen, Länsstyrelsens hemsida: www.lst.se/lst/Om_Länsstyrelsen (080506) 7 Jämställdhet, Länsstyrelsens hemsida: www.lst.se/lst/sv/amnen/Jamstalldhet/ (080507) 8 Heide, Johansson & Simonsson (2005) s.82
9
Ibid.
10 Heide, Johansson & Simonsson (2005), s.81 11 Ibid.
12
Landshövdingar, Regeringskansliets hemsida: www.regeringen.se/sb/d/1892/a/12383 (080508)
På Länsstyrelsen i Örebro var informatörerna under tiden för min praktik
organisatoriskt placerade i staben, tillsammans med bland annat personalchefen, personalvetare, försvarsdirektören, handläggare inom skydd och säkerhet med flera. Detta kan ses som problematiskt. Larsåke Larsson menar att det finns en viss risk att informationsfrågor nedprioriteras om informatörerna placeras i en
enhet tillsammans med till exempel personalvetare.14
Rent strukturellt hade informatörerna dock ett gynnat utgångsläge då informationsavdelningen var placerad centralt i organisationen.
Informationschefen deltog på ledningsmöten en gång varannan vecka vilket var en förutsättning för att informatörerna skulle få sina intressen tillgodosedda på ledningsnivå. Enligt Larsåke Larsson är det positivt att informationsenheten ligger nära ledningen.15
Att kompetensen finns representerad på denna nivå ska ses som ett
tecken på att organisationen har kommunikativ mognad och insikt.16
Larsson påpekar vidare att ledningens intresse för kommunikationsfrågor
påverkar informatörernas förutsättningar att arbeta med kommunikationsfrågor. Om ledningen förstår vilken betydelse kommunikation har och ger uttryck för detta sprids synsättet till övriga delar av organisationen. Detta skulle även bidra till att ge informatörernas arbete högre status.17 Utifrån ovanstående har jag slutit mig till att de synsätt Länsstyrelsens ledning utgår ifrån när det gäller kommunikationsfrågor påverkar informatörernas förutsättningar att arbeta med till exempel klarspråksfrågor.
1.2.2.2 De informella strukturerna
Den informella strukturen bygger på en ansvarsfördelning och uppdelning av arbetsuppgifter som görs spontant av organisationens medlemmar. Den hör ihop med organisationens eller avdelningens kultur och är inte synlig på samma sätt
som den formella.18 På Länsstyrelsen finns det en organisationskultur som
påverkar språkgranskaren eller informatörens förutsättningar i mötet med organisationens medarbetare, därför följer här nedan ett stycke där
organisationskultur beskrivs mer ingående.
14 Larsson, Larsåke (2005), s.271 15 Ibid, s.271 16 Ibid. 17 Larsson, Larsåke (2005), s.271-272
1.2.2.3 Organisationskultur
Organisationskultur kan beskrivas som gemensamma idéer, värderingar, uppfattningar och betydelser och den kommer till uttryck på olika sätt, dels genom fysiska förhållanden, byggnader, inredning, logotyper och så vidare men även genom sättet som organisationens medlemmar uppträder på, sättet de hälsar, umgås, klär sig och så vidare.19
På Länsstyrelsen i Örebro var informationsavdelningen, under tiden då jag praktiserade på myndigheten, placerad på den femte våningen av ett totalt nio våningar högt hus. Längst upp på översta våningen låg ett café där de anställda på Länsstyrelsen träffades och bland annat åt lunch tillsammans och längst ned låg receptionen. Detta innebar att informatörerna hade fysiskt goda
förutsättningar att arbeta ut mot de olika enheterna. Men utgångspunkten för
denna uppsats var att det kan finnas motstridiga såkallade subkulturer20 inom
Länsstyrelsen som organisation. Inom olika enheter kan det exempelvis finnas olika sätt att förhålla sig till betydelsen av begreppet information. Detta kan i sin tur skapa problem i mötet mellan språkgranskare (informatörer) och
webbredaktörer på Länsstyrelsens olika avdelningar. I stycket under rubriken ideologi problematiseras språkvårdarens uppdrag ytterligare.
1.2.3 Språkvård
Här beskrivs språkvårdarens roll övergripande. Denna bakgrund är relevant eftersom den kan sättas i relation till det språkvårdande uppdrag som jag utförde under min tid som praktikant på Länsstyrelsen i Örebro. Inledningsvis beskrivs språkvårdarens roll. Sedan problematiseras språkvårdarens uppdrag i förhållande till begreppet ideologi.
1.2.3.1 Språkvårdarens roll
Historiskt sett har språkvårdare diskuterat språket och dess status i förhållande till andra språk så som Latinet, Engelskan, Franskan och Tyskan. Men
språkvårdare har även diskuterat språket i sig själv med avseende på uttal,
stavning, grammatik, ordförråd och textkonventioner.21 Övergripande har
språkvårdare undersökt hur språket används av individer men även kollektivt i organisationer, myndigheter med mera och utifrån detta utformat förslag på hur
språket bör användas.22 Under andra hälften av 1900 talet arbetade svenska
språknämnden och andra språkvårdare med att förenkla myndighetsspråket. Syftet med detta arbete var att göra de anställda medvetna om sitt eget språkbruk samt ge råd om hur detta kunde förbättras.23
19
Heide, Johansson, Simonsson (2005), s.86
20Heide, Johansson, Simonsson (2005), s.88 21 Teleman (2003), s.224
22
Teleman (2003), s.47
Språkvård kan även utövas med hjälp av lagar och bestämmelser som ska följas
av medarbetarna inom en organisation eller myndighet.24 På Länsstyrelsen i
Örebro finns det riktlinjer och bestämmelser för hur en text ska skrivas och här
är ett tydligt och klart språkbruk det normgivande.25 Regeringskansliet har även
utfärdat riktlinjer för hur medarbetare ska skriva i skriften ”Myndigheternas skrivregler”. Trots detta är det inte alltid som medarbetarna i en organisation följer de förslag som språkvårdaren föreslår. I nästkommande stycke diskuteras andledningen till varför det är på det sättet.
1.2.3.2 Ideologi
Det är inte alltid helt enkelt för språkvårdare att få gehör för de råd och förslag som de för fram till verksamma språkbrukare på till exempel en myndighet. Det som är avgörande för om medarbetarna anpassar sig till de riktlinjer och råd som språkvårdarna ger är vilken inställning han eller hon har till dessa.26
Språkbrukare kan vara ovilliga att rätta sig efter förslag som språkvårdare ger på grund av ideologiska motsättningar, det vill säga att språkvårdare och
språkbrukare har olika uppfattningar om hur språket är och hur det borde vara.27
Dessa föreställningar är i sin tur kopplade till människors känsla av identitet eller grupptillhörighet. Det spelar således roll till vilken yrkesgrupp, åldersgrupp och social klass som personer hör. För medarbetarna på till exempel
Länsstyrelsen spelar faktorer så som utbildning och bakgrund en viss roll för de attityder som de har till språket. Medarbetare som arbetar på olika enheter som till exempel jurister, samhällsvetare, biologer med flera kan därför ha olika inställning till språket och därmed vara benägna att anpassa sig till de förslag som språkvårdare för fram i varierande grad.
Språkbrukare reagerar sammanfattningsvis på språkvårdares förslag utifrån vissa ideologier, som kan vara i strid med den öppet deklarerande ideologin. En del attityder kan även vara svåra att nå då de består av dolda omedvetna
värderingar.28 Även om regeringen lagstiftar kring frågor som rör klarspråk är
det således inte säkert att medarbetarna på Länsstyrelsen ställer sig positiva till att använda ett enklare och mer konkret språk när de författar texter för webben.
24
Teleman (2003), s.249
25 Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län (20070917), s.37 26 Teleman (2003), s.24
27
Teleman (2004), s.7-8
1.3 Syfte och frågeställningar
Det huvudsakliga syftet med uppdraget var att undersöka hur Länsstyrelsens webbtexter kunde göras mer tillgängliga för Länsstyrelsens målgrupper. Genom att följa råd, anvisningar och klarspråksregler skulle jag dels analysera befintliga texter samt formulera förslag på förändringar som skulle bidra till att göra
texterna mer tillgängliga. Följande frågeställning ställdes för att uppnå syftet: - I vilken utsträckning är de webbtexter som produceras av webbredaktörer på Länsstyrelsen i Örebro anpassade till regler om klarspråk och tillgänglighet? När denna uppsats författades tillkom även ett kompletterande syfte vilket
bestod av att diskutera medarbetarnas förmåga att bemöta mina ändringsförslag. Till grund för denna diskussion ställdes följande frågeställningar:
- Hur reagerar Länsstyrelsens medarbetare på mina textförslag?
- Hur benägna är medarbetarna att godta mina textförslag samt genomföra förändringar i texterna?
- Hur ser jag på min egen insats som språkvårdare?
1.4 Avgränsningar
I denna uppsats redovisas de huvudsakliga slutsatserna som textanalyserna har gett upphov till. Den totala omfattningen av analysmaterial är alltför stor och presenteras således inte i denna uppsats. Istället sammanställs analysresultaten från ett mindre urval av texter i resultatredovisningen. När texterna har
analyserats har denna analys begränsats utifrån ett antal frågor. Listan på dessa finns i uppsatsens metodkapitel. När det handlar om tillgängligheten har
analysen varit fokuserad kring hur webbredaktörerna behärskar de fyra
publiceringsverktygen som de använder för att lägga ut information på webben. Mer om dessa verktyg presenteras i uppsatsens teori och metodkapitel. Sådant som inte analyseras i uppsatsen är hemsidans design, val av färger, typsnitt och grafik. Eftersom det är svårt att överblicka vilka effekter mitt uppdrag har fått har inte heller detta analyseras i någon större utsträckning.
1.5 Disposition
Här nedan beskrivs uppsatsens disposition. Kapitel 2 handlar övergripande om hur tydliga texter skrivs för webben. I detta kapitel presenteras de olika
klarspråksregler som jag har följt i genomförandet av mitt uppdrag. I kapitel 3 beskrivs arbetsfördelningen för arbetet med webben. Här framgår det hur ansvaret var fördelat mellan informatörerna, enhetscheferna och
webbredaktörerna under våren år 2008. I detta kapitel beskrivs även webbplatsen kort med avseende på bland annat navigering och struktur.
I kapitel 4 introduceras de utgångspunkter, dokument och policys som Länsstyrelsens medarbetare hade att förhålla sig till i sitt arbete som
webbredaktörer. Därefter följer kapitel 5 där det dels framgår vilket textmaterial som valts ut för analys och dels hur detta urval genomfördes. I kapitel 6,
metodkapitlet framgår det vad som har analyserats i de olika texterna. I kapitel 7 diskuteras genomförandet, det vill säga hur jag gått till väga för att genomföra mitt uppdrag. Därefter följer kapitel 8 som består av resultatredovisning. I detta kapitel diskuteras analysresultat som rör enskilda texter inledningsvis. Därefter har jag samlat de övergripande analysresultaten och slutligen har jag lämnat utrymme för en diskussion kring de frågor som rör medarbetarnas förmåga att bemöta mina ändringsförslag. I kapitel 9 avhandlas slutsatser och diskussion. Detta kapitel innehåller även ett stycke där min egen insats som språkvårdare kritiseras. I kapitel 10 sammanfattas till sist innehållet i uppsatsen.
2. Klarspråk på webben
På webben är konkurrensen om läsarnas uppmärksamhet hög. Detta innebär att företag och organisationer som vill sprida information via webben måste
anpassa texterna för detta medium. Om texter uppfattas som tråkiga, opersonliga och krångliga riskerar organisationen eller företaget att förlora läsare.29 För att klargöra hur tydliga och begripliga texter skrivs för webben presenteras här nedan praktiska råd och anvisningar för hur sådana texter skrivs. Dessa är hämtade ur praktiska handböcker och har använts i analyserna av de texter som presenteras i denna uppsats. Konkreta exempel används för att manifestera hur råden har använts i analyserna av enskilda texter. En del av de resultat som framkom i uppdraget presenteras således redan här.
2.1 Målgruppsanpassa texter
Innan en text skrivs för webben är det viktigt att man som skribent funderar på vilken den tilltänkta målgruppen eller de tilltänkta målgrupperna är.
Målgruppen/målgrupperna har nämligen stor betydelse för hur texten bör utformas, vilken stil som bör användas och vad informationen ska innehålla. Därför är det viktigt att ställa sig följande frågor:
Vad vill målgruppen/målgrupperna veta eller göra?
Hur motiverad är målgruppen att söka information inom området? Vilka förkunskaper har målgruppen/målgrupperna inom området? Vilka förväntningar har målgruppen?
Hur mycket tid väntas målgruppen lägga ned på att läsa texten?30
29
Englund, Guldbrand (2004), s.63
För Länsstyrelsens webbredaktörer innebär ovanstående att det är viktigt att fundera över hur texter presenteras inom olika områden med hänsyn till
målgruppens/ målgruppernas behov och intressen. Det kan till exempel finnas personer som går in på Länsstyrelsens hemsida för att söka information om de regler som gäller vid älgjakt. I så fall måste Länsstyrelsens webbredaktör
fundera på hur denna information ska utformas i förhållande till målgruppens (i detta fall jägares) förkunskaper.
2.2 Stil och ton
För att den information som sprids på en webbplats ska vara till någon nytta för läsaren är det viktigt att ett ledigt och mindre formellt språk används av
skribenten. Detta leder nämligen till att textförståelsen ökar.31 För Länsstyrelsen finns det flera anledningar till att använda ett mindre formellt språk. För det första bidrar det till effektivare kommunikation då färre personer tvingas ringa till Länsstyrelsen för att ställa frågor om sådant de läst på webben men inte förstått. För det andra går det åt ekonomiska resurser för att driva hemsidan och då är det viktigt att webbplatsen fyller sitt ändamål. Här nedan följer användbara råd som kan följas av skribenten i syfte att undvika användningen av ett stelt och byråkratiskt språkbruk.
2.3 Personligt tilltal
För att skapa en känsla av dialog mellan avsändaren och mottagaren av ett budskap är det viktigt att skribenten vänder sig till specifika målgrupper med ett du-tilltal.32 Detta gäller särskilt när läsaren uppmanas att göra något.33 På
webbplatsen för Länsstyrelsen i Örebro uppmanas ofta målgruppen att söka tillstånd för olika ändamål och att skicka in olika typer av blanketter till
Länsstyrelsen. Nedanstående exempel hämtades från länsstyrelsens hemsida den 10 april 2008. Denna text fanns att hämta under området jakt och såg ut på följande sätt:
Den som ansöker om registrering av område för älgjakt skall normalt betala en avgift på 750 kr. Ansökan prövas inte förrän avgiften betalats in. Förnyad registrering orsakad av utbyte av företrädare för jaktlaget eller förlust av mark är undantagen från kravet på avgift. Detsamma gäller om ansökan avser
samregistrering av tidigare registrerade områden för att åstadkomma bättre samverkan. Inbetalning skall göras på plusgirokonto nr 35188-2. 31 Englund, Guldbrand (2004), s.67 32 Englund, Guldbrand (2004), s.68 33 Engund, Guldbrand (2004), s73
På talongen bör anges att det gäller "Registrering av
älgjaktsområde". Den som ansöker om registrering bör stå som avsändare på talongen. Ansökan ska skickas till Länsstyrelsen, 701
86 ÖREBRO, före utgången av februari månad. 34
Enligt de riktlinjer som Englund och Guldbrand ger när det gäller personligt tilltal har jag i min analys av denna text ändrat den på följande sätt:
Ansökningsavgift
Du som ansöker för att registrera ett område för älgjakt skall normalt betala en avgift på 750 kr. När du har betalat in avgiften prövar länsstyrelsen din
ansökan. Om du registrerar området på nytt på grund av att en företrädare för jaktlaget blivit utbytt eller om du har förlorat mark behöver du inte betala någon avgift. Detsamma gäller om du ansöker för att samregistrera tidigare registrerade områden för att åstadkomma bättre samverkan. Du betalar in pengarna på plusgirokonto nr 35188-2. På talongen bör du ange att det gäller "Registrering av älgjaktsområde". Du som ansöker om registrering bör stå som avsändare på talongen.
Skicka ansökan till Länsstyrelsen, 70186 ÖREBRO, före utgången av februari månad.
2.4 Synlig avsändare
För att ytterligare stärka känslan av dialog mellan avsändaren och mottagaren av ett budskap är det viktigt att låta avsändaren vara synlig i texten.35 Genom att byta ut ”Länsstyrelsen” mot ”vi” använder sig myndigheten av ett mer
personligt tilltal.36 Här nedan ges ett exempel hämtat från det analysmaterial som ligger till grund för denna uppsats.
Såhär stod det under området sociala frågor på Länsstyrelsen i Örebros hemsida under våren 2008:
Bred tillsyn – Genomförs vart fjärde år. Hela den kommunala
verksamheten som regleras i Lag om skydd mot olyckor granskas.37
34
Information om älgjakt, Länsstyrelsen i Örebros hemsida: www.t.lst.se/t/amnen/Jakt/alg (080410)
35 Englund, Guldbrand (2004), s.73 36 Englund, Sundin (2004), s.67 37
Tillsyn, Länsstyrelsen i Örebros hemsida:
Utifrån de riktlinjer som Englund och Sundin ger har jag ändrat texten på följande sätt:
Bred tillsyn - Vi genomför bred tillsyn vart fjärde år och då granskar vi hela den kommunala verksamheten som är reglerad i lagen om skydd mot olyckor.
2.5 Ordval
Ordvalen i texten påverkar hur läsaren upplever avsändaren. Om skribenten använder sig av ett alltför formellt språk skapar detta en känsla av distans mellan avsändaren och mottagaren vilket i sin tur leder till att mottagaren får svårt att ta till sig budskapet. Läsningen försvåras även om abstrakta ord används eftersom det tar längre tid för hjärnan att avkoda dessa.38 Ordet ”landskapselement” är ett sådant ord och detta förekommer på Länsstyrelsen Örebros hemsida under
området Lantbruk.39 Ett mer konkret ord för landskapselement är till exempel
träd.
Det är även viktigt att alltför ålderdomliga eller ungdomliga uttryck undviks eftersom detta kan leda till att vissa målgrupper utestängs. Vidare är det av
samma anledning lämpligt att avstå från att använda facktermer.40 Följande
facktermer användes i de texter som låg på Länsstyrelsens hemsida under
området sociala frågor den 15 april år 2008: ”besvärshänvisning”41 och
”vandelsprövning”. Särskilt svårt var det att förstå dessa begrepp eftersom det inte fanns någon förklaring till vad dessa ord betyder.
Vad det gäller ordval har medarbetarna på informationsenheten på Länsstyrelsen i Örebro länge arbetat för att webbredaktörer och andra medarbetare bör
använda ordet ”ska” istället för ”skall” i texter som de skriver. Eftersom ordet ”skall” används i formella sammanhang är detta ett ord som kan undvikas i texter som skrivs för webben.
2.6 Aktiva verb
Ett sätt att skriva tydligare texter är att använda aktiva verb istället för passiva verb så långt detta är möjligt. Förenklat sett är ett passivt verb ett verb som slutar på -s som till exempel ”granskas”, ”beslutas”, ”kontaktas” och så vidare. Eftersom det inte behövs något subjekt i en mening med ett passivt verb kan detta bidra till att läsaren blir osäker på vem det är som ska göra vad.42
38 Englund, Guldbrand (2004), s.74
39Skötsel av landskapselement med särskilda värden,
www.t.lst.se/t/amnen/Lantbruk/utvald+miljo/skotsel_faltskikt.htm (080411)
40 Englund, Guldbrand (2004), s.75 41 Försörjningsstöd/ Ekonomiskt bistånd,
www.t.lst.se/t/amnen/_Sociala_fragor/Försörjningsstöd_Ekonomiskt+bistånd (080413)
Nedanstående exempel är hämtat från de analysresultat som ligger till grund för denna uppsats.
På Länsstyrelsen i Örebros hemsida stod följande under området jakt den 10 april år 2008:
Älgavgiften beslutas varje år regionalt av varje länsstyrelse efter samråd med viltvårdsnämnden i länet. Avgiften ska betalas för varje fälld, vuxen älg i samband med anmälan av jaktresultatet efter avslutad jaktsäsong.”
Utifrån de riktlinjer som Englund och Guldbrand ger har jag ändrat passiva verb till aktiva verb på följande sätt:
Varje länsstyrelse beslutar hur stor älgjaktsavgiften ska vara inom regionen. Detta bestämmer länsstyrelsen i samråd med viltvårdsnämnden i länet. Att betala älgjaktsavgift innebär att alla jägare betalar en viss summa pengar för varje fälld, vuxen älg. Denna avgift ska jägaren betala i samband med att han/hon anmäler sina jaktresultat efter avslutad jaktsäsong.
2.7 Textens struktur
Övergripande är det viktigt att strukturera texten med den viktigaste informationen först för att sedan gå in på det mer specifika.43 När en
språkvårdare undersöker strukturen i en text är det viktigt att undersöka om texten är indelad på ett logiskt sätt med en tankegång per stycke. Bindeord så som men, eftersom, därför att, trots att, kan också stötta läsaren i läsningen då de
binder samman meningar och stycken.44
Rubriker och underrubriker är viktiga för att hjälpa läsaren att hitta det han eller hon letar efter i texten. Då läsaren ägnar sig åt såkallat cirkulärt läsande på webben innebär detta att rubriker även har en intresseväckande funktion. Med cirkulärt läsande menar Englund och Guldbrand att en besökare på en webbplats inte läser en text rakt uppifrån och ned på en sida utan kan börja läsa var som helst på sidan. Personen som läser en text på webben använder sig således inte av samma teknik som han/hon använder sig av när hon/han läser en text i en tryckt tidning. När en läsare tar del av information i en bok eller tidning läser hon eller han istället texten linjärt och här betraktas rubrikerna i relation till texten i övrigt.45
43 Verva (2007), s.171-172 44
Klarspråkstestet, språkrådets hemsida: www.sprakradet.se/testet/resources/fragor1.pdf, s.6 (080411)
På webben kan rubriken däremot läsas skiljd från den övriga texten, som till exempel en länk på en annan sida. Därför måste rubriker och underrubriker vara tydliga och informativa.46 Ingresser är också vikiga för strukturen då de
vanligtvis används för att sammanfatta innehållet i huvudtexten. Syften med ingresser är även att dessa ska locka till vidare läsning.47
Att annat råd som Englund och Sundin ger är att skribenten ska sträva efter att skriva meningar med högst 25 ord. Men de menar även att det är viktigt att skribenten växlar mellan längre och kortare meningar för att det skapar en bra läsrytm.48
3. Arbetsfördelning för arbetet med webben
Ansvaret för Länsstyrelsens webbplats var ett delat ansvar. Här nedan beskrivs arbetsfördelningen för arbetet med webben.
3.1 Informatörernas ansvar för webben
På informationsavdelningen tjänstgjorde fem personer under vårterminen 2008. En person arbetade med mediefrågor, en person tjänstgjorde som
informationschef medan de övriga tre var informatörer. Informationschefen ansvarade för övergripande policy, struktur och grafisk profil för webbplatsen samt för webbplatsens utveckling med avseende på dess innehåll och funktioner. De tre informatörerna ansvarade generellt sett för webbplatsens startsida. I deras ansvarsområde ingick även att utbilda webbredaktörerna. På Länsstyrelsen var det nämligen handläggare på olika enheter som ansvarade för att lägga ut texter, inom sitt område, på webben. Den ansvarige informatören höll i en
webbutbildning samt tillhandahöll material som webbredaktörerna kunde få stöd av i sitt arbete.49 Detta material bestod bland annat av en
kommunikationshandbok, en handikapplan, ett häfte med riktlinjer för webbpublicering på www.t.lst.se, samt råd om hur begripliga texter skrivs. I uppsatsens fjärde kapitel presenteras innehållet i detta material mer ingående. Förutom detta kunde webbredaktörerna löpande kontakta informatörerna via telefon, personliga besök eller mail för att erhålla råd och stöd.50
3.2 Enhetschefens och gruppledarens ansvar
Det var enhetscheferna som ansvarade för att webbplatsen användes som kommunikationskanal av enheterna samt att innehållet i informationen följde gällande lagar och policys. Enhetschefen utsåg även de webbredaktörer som skulle publicera och uppdatera enhetens information på webben.
En huvudansvarig webbredaktör blev även utvald att ingå i webbrådet.
46 Englund, Guldbrand (2004), s.101-102 47 Bergman, Bergman (2002), s.51-52 48 Englund, Sundin (2004), s.68 49
Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län (20070917), s.16
De personer som ingick i webbrådet stöttade och samordnade enhetens
webbredaktörer.51 Det var gruppledarnas ansvar att ge skrivuppdrag åt
medarbetarna på avdelningen och medarbetarna skulle i sin tur bidra med
information inom sitt område.52
3.3 Webbredaktörernas arbetssituation
På Länsstyrelsen ställdes det inte några krav på att webbredaktörerna skulle ha läst media och kommunikationsvetenskap eller motsvarande. Webbredaktörerna hade istället varierande ämnesbakgrund och således inte samma grundläggande kunskaper som en informatör. Det var således inte säkert att webbredaktörerna visste hur olika budskap skulle målgruppsanpassas eller hur texter skulle
utformas för att vara enkla att förstå. Det webbredaktörerna hade tillgång till var den information de fått från informationsavdelningen eller som de själva sökt reda på. Det fanns även ett annat problem med webbredaktörernas
arbetssituation och det var att dessa personer den största delen av arbetstiden arbetade som handläggare. Detta innebar att de hade begränsat med tid för sitt arbete som webbredaktörer.
3.4 Länsstyrelsens webbplats
Här nedan presenteras Länsstyrelsens webbplats kortfattat. Syftet är att beskriva hur webbplatsens struktur var uppbyggd under vårterminen år 2008 och att tydliggöra vilka navigeringsverktyg som användes.
3.4.1 Webbplatsens navigering och struktur
Länsstyrelsens Webbplats var strukturerad med en tematisk disposition vilket
innebar att det inte fanns någon generell information som gällde för alla sidor.53
Istället var varje tema/område, som till exempel djurskydd, integration, kampsport och så vidare, fristående från de andra. Information som rörde de olika ämnesområdena hittade besökaren främst via de olika menyer som fanns på webbplatsens startsida. Meny är egentligen ett samlingsbegrepp för länkar
som ligger bredvid varandra på en webbplats.54 För att förklara hur besökaren
navigerade sig på webbplatsen www.lst.se presenteras här två olika typer av menyer mer ingående.
3.4.1.1 Den globala menyn
På Länsstyrelsen i Örebros externa webbplats fanns det en global meny som användes för att söka information. En sådan meny är enligt Sundström oftast placerad på samma ställe på alla sidor, högt upp på sidan, och har samma
grundutseende på hela webbplatsen.55
51
Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län (20070917), s.17
52 Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län (20070917), s.17 53 Englund, Guldbrand (2004), s.30
54
Sundström (2005), s.128
Även på webbplatsen www.lst.se var den placerad längst upp på webbplatsens alla sidor. Hjälpmedelsinstitutet menar i ett utbildningsmaterial på nätet att en
menyfyller sin funktion när den är begränsad i storlek och innehåller länkar till
det som är mest väsentligt för kunden. Förutom detta ska menyn även bidra till
att besökaren får en övergripande uppfattning av webbplatsens innehåll.56 I den
globala meny som fanns på Länsstyrelsen i Örebros webbplats kunde användaren bland annat hitta kontaktuppgifter för att nå Länsstyrelsens medarbetare. Men förutom detta innehöll den globala menyn följande
information: en ”webbkarta”, med hjälp av vilken användaren kunde skapa sig en överblick över webbplatsens innehåll, menyrubriken ”other language”, under vilken läsaren kunde välja ett annat språk att tillgodogöra sig information på, menyrubriken ”lättläst”, där användaren kunde välja att läsa de lättlästa sidor som Länsstyrelsen i Örebro tillhandahöll på webbplatsen www.t.lst.se. Det fanns även möjligheter för användaren att under menyrubriken ”anpassa sidan” välja teckensnitt, radavstånd och så vidare i syfte att göra informationen mer
lättillgänglig. Förutom detta fanns det ytterligare några sökfunktioner i den globala menyn att välja mellan. Användaren kunde som ett alternativ söka information i alfabetisk ordning under webbrubriken A-Ö. I fältet längst till höger i menyn kunde även egna sökord skrivas in. Om kunden gjorde en sökning i detta fält länkades hon vidare till en ny sida där hon kunde välja mellan olika länkalternativ för att navigera sig vidare i länkstrukturen.
Användaren kunde som ett sista alternativ söka information genom och klicka på menyrubriken ”förslagssökning” i menyraden. Här länkades hon vidare till en sida där hon kunde skriva in sökord. När ett ord skrevs in i sökrutan visades ett antal förslag som var relaterade till sökordet. Läsaren kunde därefter välja
bland någon av dessa för att komma vidare i länkstrukturen.57
3.4.1.2 Valboxmenyn
Förutom den globala menyn fanns det även en så kallad valboxmeny på webbplatsen placerad långt upp till vänster på alla webbplatsens sidor. En så kallad valboxmeny utgörs av en rullista där besökaren kan välja mellan olika
alternativ.58 På webbplatsen www.t.lst.se hade valboxmenyn menyrubriken ”välj
ämnesområde” och genom att klicka på pilen intill menyrubriken kunde
besökaren välja mellan olika valbara teman/områden.
Syftet var här att kunden skulle välja bland dessa områden och sedan klicka på
knappen ”ok” för att komma vidare i länkstrukturen.59
56
Menyer, Hjälpmedelinstitutets hemsida:
www.hi.se/surfautanhinder/webbtillganglighet_navigation.htm (081201)
57 Se bilaga 2. 58
Sundström (2005), s.254
3.4.2 Menyrubriker, symboler och färger
Englund och Sundin menar att det är viktigt att använda tydliga menyrubriker i webbplatsens menyer för att användaren lättare ska kunna orientera sig på webbplatsen.60 Enligt hjälpmedelsinstitutet är det vidare viktigt att
menyrubriker, symboler och färger följer med från startsidan till underliggande sidor för att designen ska vara enhetlig samt för att användaren ska veta inom
vilket ämnesområde hon befinner sig.61 På webbplatsen www.t.lst.se användes
färgerna blått och vitt genomgående. Länsstyrelsens logotyp bestod av
länsvapnet samt texten Länsstyrelsen i Örebro län utformat under länsvapnet. Eftersom logotypen och färgerna återkom på alla webbplatsens sidor bidrog detta till att användaren lättare kunde orientera sig på webbplatsen.
4. Utgångspunkter, dokument och policys
Enligt Verva ,Verket för förvaltningsutveckling, är alla svenska myndigheter skyldiga att utforma all service på ett sätt som gör den tillgänglig för alla
medborgare oavsett ålder, kön, funktionshinder, etnisk och kulturell bakgrund.62
Detta innebär att offentliga webbplatser ska vara uppbyggda enligt en viss
standard.63 Myndigheter ska uppfylla kraven på god läsvänlighet64 samtidigt som
själva hemsidan ska vara strukturerad på ett begripligt sätt.65
På Länsstyrelsen ska webbredaktörer följa riktlinjer och policys i sitt arbete med att skriva samt lägga ut texter på webben. Följande dokument fanns tillgängliga för Länsstyrelsens medarbetare på den interna hemsidan under vårterminen år 2008:
Kommunikationshandbok Länsstyrelsen i Örebro Län, Länsstyrelsens handikapplan och Riktlinjer för publicering på www.t.lst.se. Här nedan
presenteras huvuddragen i dessa dokument.
4.1 Kommunikationshandbok, Länsstyrelsen i Örebro län
I dokumentet framgår det att Länsstyrelsen i det externa kommunikationsarbetet ska sträva efter att sprida information om samt väcka intresse för Länsstyrelsens
verksamhet.66 Länsstyrelsen har som syfte att dess målgrupper ska förstå den
information som de hittar på webbplatsen och här menar Länsstyrelsen att det är viktigt att webbredaktörerna har ett klart syfte med sina texter samt att
budskapet anpassas efter mottagarens behov, förkunskaper och situation.
60 Englund, Sundin (2004), s.108
61 Menyer Hjälpmedelinstitutets hemsida:
www.hi.se/surfautanhinder/webbtillganglighet_navigation.htm (081212) 62 Verva (2007), s.18 63 Verva (2007), s37 64 Verva (2007), s.50 65 Verva (2007), s.38
I kommunikationshandboken står det att Länsstyrelsen ska vända sig till följande målgrupper på webben: Allmänheten, företag, samarbetspartners, kommuner,
skolor, myndigheter, departement, olika organisationer, massmedia med flera.67
Webbredaktörerna ska även strukturera informationen pedagogiskt samt använda ett tydligt och begripligt språk.68
Enligt kommunikationshandboken ska medarbetarna bland annat använda sig av följande skrivtips:
Tonen ska vara saklig utan att vara stel och byråkratisk. Faktorer som
påverkar tonen är viktiga så som ordval, meningsbyggnad, innehåll och disposition.
Viktigt är även hur mottagaren tilltalas av den som skriver. Här ska
personligt tilltal användas.
Aktiv form är att föredra, annars upplevs språket som stelt och
opersonligt.
4.2 Länsstyrelsens Handikapplan
Våren 2000 godkände riksdagen den nya handlingsplanen för handikappolitiken.
Den kallas ”från patient till medborgare” och i huvudsak innebär denna
handlingsplan att samhället ska utformas så att människor med funktionshinder
kan vara fullt delaktiga.69 Som en del i detta arbete ska myndigheter så som
Länsstyrelsen utforma all information på ett sätt som gör den tillgänglig för personer med funktionshinder. En målsättning är att Länsstyrelsen i Örebro ska erbjuda information på webben som är utformad med ett klart och tydligt språk. Att göra webbplatser tillgängliga genom att använda verktygen för publicering på www.t.lst.se på rätt sätt är ett steg i rätt riktning för att nå ut till grupper med funktionshinder. Det finns även andra sätt på vilket information kan anpassas till
funktionshindrades behov70, men de är inte relevanta för denna uppsats.
4.3 Riktlinjer för publicering på www.t.lst.se
På Länsstyrelsen ska dokumentet Riktlinjer för publicering på www.t.lst.se användas för att alla sidor på webbplatsen ska se lika ut. I detta dokument finns riktlinjer för hur texter ska vara strukturerade. Här framgår det även hur
verktygen för webbpublicering ska användas i syfte att göra all information tillgänglig för personer med funktionshinder. Här nedan beskrivs dessa fyra verktyg.
67 Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län (20070917), s.17 68 Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län (20070917), s.7 69
Länsstyrelsens Handikapplan (20061218), s.1
4.3.1 Alternativ texter
I det program som används för publicering av texter på webben finns en
funktion (ett textfält) där webbredaktörerna ska fylla i så kallade alternativtexter för bilder. Detta är texter som syns när läsaren för muspekaren över bilden och de är viktiga för att funktionshindrade personer ska få möjlighet att ta till sig den information som finns på sidan.
Alternativtexten ska förklara vad en bild innehåller. Om det till exempel finns en bild på en ko som betar på en grön äng på sidan ska det stå ko som betar på en
grön äng i alternativfältet.71
4.3.1.2 Formatmallar
För att besökare med funktionshinder obehindrat ska kunna urskilja vad som är en rubrik och vad som är brödtext är det viktigt att formatmallarna används på rätt sätt när text skrivs. Med en formatmall bestäms om texten ska vara brödtext eller rubrik och det finns olika storlekar. De ska alltid komma i ordningen 1, 2, 3. Eftersom rubrik alltid är 1 är underrubriker 2 och så vidare.72
4.3.1.3 Högerboxar
Kontaktuppgifter samt länkar ska ligga i högerboxar längst upp på webbsidan till höger. Förekomsten av sådana högerboxar underlättar läsningen för vissa funktionshindrade då sidan blir mer strukturerad. Läsaren kan obehindrat följa med i brödtexten och störs inte av länkar som ligger instuckna här och där.73
4.3.1.4 Tooltip
När webbredaktören skapar en länkning ska hon/han även skriva in information i ett textfält som kallas tooltip. I Tooltip ska det stå vad länken innehåller, vilken typ av dokument det är (pdf eller word-dokument), hur stort dokumentet är (antal kb) samt hur dokumentet öppnas (i nytt fönster eller i samma fönster).74
5. Urval och material
Som underlag för denna uppsats har ett antal texter valts ut av informatörerna på informationsavdelningen på Länsstyrelsen i Örebro och analyserats av mig. Själva urvalsprocessen gick till på följande sätt: medarbetare på Länsstyrelsens informationsavdelning skickade ut en förfrågan via mail till webbredaktörer inom olika områden för att höra efter vilka som hade ett intresse av att få sina texter analyserade av mig. Ur de svar som medarbetarna fick valdes sedan ett antal olika områden ut. Detta urval motsvarade texter som informatörerna ansåg var i behov av analys.
71 Riktlinjer för publicering på www.t.lst.se (20051129), s.13 72 Riktlinjer för publicering på www.t.lst.se (20051129), s.13 73
Riktlinjer för publicering på www.t.lst.se (20051129), s.8
Som underlag för denna uppsats har följande antal texter analyserats inom varje område: 6 texter under rubriken Rådslag för ett bättre Örebro, 11 texter under rubriken ”sevärda kulturmiljöer”, 13 texter inom området ”miljöskydd”, 10 texter inom området ”lantbruk”, 16 texter under rubriken ”sociala frågor”, 10 texter inom området ”jakt” och 28 texter inom området ”krishantering”.
Totalt analyserades 88 texter av varierande längd. Av dessa redovisas textutdrag från fyra olika texter i resultatredovisningen. Alla texter förutom texterna inom området ”sevärda kulturmiljöer” och ”miljöskydd” fanns publicerade på
hemsidan för Länsstyrelsen i Örebro under tiden då analyserna av dessa genomfördes. De texter som inte fanns publicerade på Länsstyrelsens externa hemsida fanns endast tillgängliga för de anställda på Länsstyrelsen. För
resultaten är det viktigt att poängtera att det endast är medarbetare som anmält sitt intresse vars texter har blivit analyserade, det vill säga webbredaktörer från sju olika områden. Detta innebär att det kan finnas texter på Länsstyrelsens webbplats som är i större behov av analys. Detta innebär även att jag inte kan uttala mig om den totala mängden texter som ligger utlagda på webbplatsen. Jag kan endast uttala mig om de texter jag har analyserat.
5.1 Sökvägar
Här nedan beskrivs de sökvägar som har använts för att hämta de olika texter som har analyserats i denna uppsats.
De texter som har analyserats inom området ”rådslag för ett ännu bättre Örebro” hämtades via en länk som var placerad till vänster på förstasidan. Denna länk hade rubriken ”om Länsstyrelsen” ”Generell information om Läns-styrelsen och Rådslag i Örebro län”.
Texterna under det ”sociala området”, ”lantbruk”, ”jakt” och ”krishantering” har däremot valts ut via den valboxmeny som beskrevs under kapitel 3.4 i denna uppsats. Texterna under områdena ”sevärda kulturmiljöer” och ”miljöskydd” fanns dock endast tillgängliga på länsstyrelsens interna webbplats och var där sökbara som opublicerade texter.
6. Metod
Här nedan presenteras den metod som har använts i arbetet med att analysera Länsstyrelsens texter. Först presenteras metoden för klarspråksanalys och därefter beskrivs metoden för att analysera texterna ur ett
tillgänglighetsperspektiv.
6.1 Klarspråksanalys
I texterna har språket analyserats utifrån de klarspråksregler som har presenterats i kapitel 2. Sedan har jag skrivit förslag på hur skribenten kan förändra texterna i syfte att göra dessa mer lättillgängliga för allmänheten och för specifika målgrupper.
Följande har undersökts i varje enskild text:
1. Finns det en sammanfattning (Ingress) av det viktigaste först? 2. Finns det informativa rubriker?
3. Hur meningarna lagom långa?
4. Används aktiva verb i texten? (Framgår det vem som agerar i texten?) 5. Används nutida ord? (Någon ska istället för det åligger någon att) 6. Används konkreta ord? (träd istället för vegetationselement
7. Används ett personligt tilltal?
8. Bidrar textens struktur till att underlätta läsningen?
6.2 Tillgänglighet
När jag har analyserat hur tillgängliga texterna är har jag utgått ifrån de direktiv som redaktörerna hade att förhålla sig till i dokumentet Riktlinjer för publicering
på www.t.lst.se. Under kapitel 4.3 presenterades de fyra publiceringsverktyg
som webbredaktörerna dagligen använde sig av för att göra texterna tillgängliga för personer med funktionshinder. Följande har analyserats i uppsatsen:
1. Högerboxar – Samlar skribenten alla länkar i högerboxar eller ligger vissa länkar även i brödtexten?
2. Tooltip – Lägger skribenten in fullständig information i rutan Tooltip? 3. Alternativ text – Fyller skribenten i alternativ text varje gång han/hon lägger in en ny bild?
4. Formatmallar – Använder skribenten formatmallarna på rätt sätt när han/ hon skapar text?
7. Genomförande
Det är viktigt att dokumentera hur jag har arbetat i genomförandet av uppdraget eftersom det kan finnas vissa brister i mitt sätt att arbeta. Till att börja med valde jag att läsa igenom de texter som jag skulle analysera. Sedan kontaktade jag den ansvarige webbredaktören för att fråga denna person hur han eller hon
reflekterat kring sina egna texter. Jag frågade även webbredaktören vilka målgrupper han/hon har riktat sig till i texterna vid den tidpunkt då hon/han skrev dessa. Därpå analyserade jag texterna och kontaktade därefter
webbredaktören för att stämma en träff i syfte att diskutera ett par av texterna tillsammans med henne/honom. Jag valde att som språkvårdare lämna mer övergripande förslag muntligt och i dessa samlade jag det jag ansåg var de mest väsentliga synpunkterna. Andledningen till att jag gjorde på detta sätt var att jag inte ville ge webbredaktören alltför mycket information att tillgodogöra sig vid ett och samma tillfälle. Jag tog ofta upp ett par saker som jag ansåg var viktiga att arbeta vidare med. I de skriftliga omdömen som jag skickade till
webbredaktören via mail presenterade jag mer detaljerade förslag på hur
texterna kunde förbättras. Därefter gav jag medarbetaren tid att tillgodogöra sig informationen genom att läsa igenom mina textförslag i lugn och ro. Vid mer informella möten frågade jag därefter webbredaktörerna om de läst igenom mina textförlag samt om de ansåg att de kunde få någon användning av mina råd, jag stämde dock inte något formellt möte med webbredaktörerna för att diskutera texterna ytterligare. Detta innebär att mitt arbetssätt har varit begränsat då jag endast träffade webbredaktörerna ett fåtal gånger. I kapitel 9 utvärderas genomförandet ytterligare.
8. Resultatredovisning
Denna resultatredovisning är indelad i tre delar. I den första delen diskuteras analysresultat från analyser av enskilda texter utifrån klarspråk samt
tillgänglighetsaspekter. I den andra delen dokumenteras övergripande
analysresultat från analysen av samtliga texter utifrån regler om klarspråk samt tillgänglighet. I den tredje delen diskuteras medarbetarnas reaktioner och
bemötande.
8.1 Enskilda analyser
Här nedan presenteras analysresultat från analysen av fyra enskilda texter. Dessa texter valdes som exempel eftersom de mest frekventa problemen kommer till uttryck i dessa. Utdrag från de ursprungliga texterna finns bifogade som bilagor till denna uppsats.75 Till att börja med presenteras analysresultat som rör texten ”Företagsråd”.
Denna text var placerad under länken ”Rådslag för ett ännu bättre Örebro” på Länsstyrelsen i Örebros webbplats.
Därpå diskuteras analysresultat från analysen av texten ”Geografiskt områdesansvar” som var placerad under området ”Krishantering” i valboxmenyn på Länsstyrelsen i Örebros webbplats.
Sedan presenteras analysresultat från analysen av texten med rubriken
”Stiftelsen solstickan” som var sökbar under ”sociala frågor” i valboxmenyn. Slutligen presenteras analysresultat till texten ”Information om älgjakt” som var sökbar under området ”Jakt” i valboxmenyn.
De redigerade textexempel som används här nedan ska fungera som konkreta exempel på vad som har analyserats i texterna. Här framgår det även vilka förslag webbredaktörerna har fått i texterna med mina redigeringsförslag.
Text 1 Företagsråd
Den redigerade versionen av denna text ser ut på följande sätt:
Företagsråd
För att skapa förutsättningar för en positiv utveckling av företagandet i Örebro län bjuder Länsstyrelsen in olika representanter till ett Företagsråd. Rådet fungerar som en mötesplats där ledamöterna diskuterar hur förutsättningarna för företagandet i länet kan förbättras.
Rådets verksamhet
Företagsrådet samlar representanter från näringslivet, utbildningssektorn och övriga samhället för att diskutera olika frågor som rör företagandet i länet. Företagsrådet bidrar till att näringslivet på ett bättre sätt förankras i arbetet för regional utveckling.
Vad innebär arbetet för regional utveckling? Texten kan eventuellt
utvecklas något.
Företagsrådets ledamöter
Majoriteten av ledamöterna i Företagsrådet är företagare från små och stora företag från hela länet och från olika branscher. Dessutom deltar företrädare för företagarorganisationer, Örebro universitet, Almi och Forum för
småföretagsforskning som ledamöter. Ordförande för rådet är Landshövding Sören Gunnarsson.
Klicka på länken här i boxen till höger för att se en förteckning över rådets ledamöter.
I den ursprungliga texten saknades en ingress och rubriker och därför har detta tillkommit i den redigerade versionen. Ingressen sammanfattar innehållet i texten och syftet är att ingressen ska locka till vidare läsning. För att
Länsstyrelsen ska framstå som ett aktivt handlande subjekt används aktiva verb så långt detta är möjligt.
Istället för att skriva: företagsrådet ska ”kunna bidra till en bättre
näringslivsförankring av det regionala utvecklingsarbetet” står det i den
redigerade texten att ”företagsrådet bidrar till att näringslivet på ett bättre sätt
förankras i arbetet för regional utveckling”. Under stycket som följer under
rubriken rådets verksamhet har jag kommenterat innehållet genom att ställa en fråga. Vid analystillfället ansåg jag att innehållet i detta stycke kunde utvecklas något där av kommentaren.
Ur tillgänglighetssynpunkt har webbredaktören inte följt de riktlinjer som rekommenderas av Länsstyrelsen för publicering av texter på webben. Rutan tooltip fylldes inte i när webbredaktören skapade länkarna. Denna slutsats kan jag dra utifrån det faktum att det inte dök upp några textfält vid länkarna när jag förde muspekaren över dessa. På sidan fanns inga bilder och därför har inte några alternativfält blivit ifyllda. Eftersom det inte ska ligga några länkar i brödtexten uppmanades webbredaktören att flytta den länk som ursprungligen låg i brödtexten till en högerbox. Vad det gäller formatmallarna är dessa använts på rätt sätt.
Text 2 Geografiska områdesansvar
I den redigerade versionen av denna text finns det delar som är ofullständigt eller felaktigt skrivna. Detta beror på att den ursprungliga texten innehöll felaktigheter som lämpligast ändras av skribenten. Men när detta är fallet följs ett textstycke av en tillrättavisande kommentar. På följande sätt ser den
redigerande versionen ut:
Geografiskt områdesansvar
Länsstyrelsen har ett geografiskt områdesansvar vilket innebär att vi lämnar stöd åt, samverkar med och samordnar arbetet med berörda myndigheter och organisationer i det förebyggande arbetet och vid kriser.
Sveriges krishanteringssystem bygger på att samhällets resurser och beredskap byggs underifrån. Därför finns det geografiskt områdesansvar på tre nivåer: Lokal nivå -Kommunen
Regional nivå -Länsstyrelsen Central nivå -Regeringen
Länsstyrelsens ansvar
Eftersom Länsstyrelsen ansvarar för det geografiska området arbetar vi med att ge stöd åt, samordna arbetet med och samverka med alla berörda aktörer som finns inom det geografiska området. Men detta innebär inte att Länsstyrelsen tar över ansvar från någon annan.
Detta kan utvecklas något. Det vill säga: Vad innebär ovanstående? I detta
fall syftade jag på den sista meningen.
Områdesansvaret - ett komplement till sektorsansvaret
Sektorsansvaret - eller verksamhetsansvaret – kallas det ansvar som varje myndighet eller organisation har för sitt eget ansvarsområde. Det geografiska områdesansvaret är ett komplement vid en kris som berör flera sektorer
samtidigt. Områdesansvaret pekar ut en sammanhållande aktör för de gemensamma insatser som krävs för att hantera krisen.
Ovanstående stycke var oklart skrivet från början och eftersom en del av
ovanstående är grammatiskt felaktigt ombads skribenten själv ändra på detta. Med grammatiskt fel syftade jag på den sista meningen. Det är väl inte själva ansvaret som pekar ut en aktör? Det är väl snarare lagstiftning som klargör vem som är ansvarig? Här uppmanades skribenten att
tydliggöra detta?
Länsstyrelsens uppgifter
Länsstyrelsen bygger och upprätthåller nätverk
Vi gör regionala risk- och sårbarhetsanalyser
Vi informerar om….. (här ombads skribenten ange vad Länsstyrelsen
informerar om)
Vi verkar för effektivt resursutnyttjande vid en kris
Vi ger en enhetlig inriktning av krishanteringsförberedelserna
Vi stödjer arbetet med kommunal krishantering och
Vi följer upp beredskapsförberedelserna
I den redigerade texten har ett par rubriker tillkommit eller ändrats för att skapa tydligare struktur. Vidare har de passiva verben bytts ut till aktiva. Tidigare var texten otydlig då det inte framgick vilken myndighet som Länsstyrelsen syftade på i texten. I den redigerade versionen framstår Länsstyrelsen som ett handlande subjekt på ett tydligare sätt.
I den oredigerade texten förekom det att meningsbyggnaden var felaktig. Detta gällde i följande stycke:
Det geografiska områdesansvaret innebär att den myndighet som har detta ansvar ska arbeta för att stödja, samordna och samverka med alla berörda aktörer inom det geografiska området men tar inte över ansvar från någon annan.
Det är inte korrekt svenska eftersom det inte är möjligt att ”stödja med alla berörda aktörer”. I den respons som jag gav webbredaktören fick denne person följande råd:
Skriv: Vi arbetar för att ge stöd åt, samordna arbetet med och samverka med
alla berörda aktörer som finns inom det geografiska området. Men detta
innebär inte att vi tar över ansvar från någon annan. (Här ombads skribenten
utveckla vad hon menar med detta?)
Eftersom jag inte anser att webbredaktören gav tillräckligt med information bad jag henne att utveckla ovanstående stycke. Jag har även inflikat en sådan
kommentar på ytterligare ett ställe där jag har kommenterat ett fel i texten. Vidare har alla att-satser ändrats och här låter jag istället Länsstyrelsen framstå som ett handlande subjekt.
När det gäller tillgänglighetsaspekterna på webbsidan fanns det inga bilder och därför var inga alternativfält ifyllda. I rutan Tooltip hade webbredaktören lagt in bristfällig information då det endast framgick var länkarna leder. Det framgick inte hur stort dokumentet var, vilken typ av dokument det var eller om det öppnades i nytt fönster eller inte.
I den oredigerade texten var en rubrik i fel format. Det är den rubrik som jag döpt om till ”Länsstyrelsens ansvar”. När det gäller länkarna har
webbredaktören placerat dem där de hör hemma, i högerboxar.
Text 3 Stiftelsen solstickan
Ett textutdrag från den redigerade versionen av texten ”stiftelsen solstickan” presenteras här nedan:
Vem kan få bidrag
Länskommittén lämnar bidrag till ungdomar eller yngre vuxna med
funktionshinder eller svår sjukdom till stöd för hans eller hennes utveckling och välbefinnande. Kommittén beviljar även bidrag till organisationer som arbetar för barn, ungdomar och yngre vuxna med funktionshinder eller sjukdom.
Hur ansöker jag
Om du söker som privatperson… (I detta stycke föreslås redaktören beskriva hur
privatpersoner ska bära sig åt för att söka bidrag)
Om du söker för en organisation bifogar du en verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning med ansökan.
I ovanstående stycke föreslås redaktören mer utförligt beskriva hur
organisationer söker bidrag. Söks bidrag på en förtryckt blankett eller i brödtext som den sökande författar själv?
Var skickar jag ansökan?
Om du söker bidrag som privatperson eller för en organisation ska du skicka ansökan till Länskommittén.
Här föreslås redaktören skriva adressen dit ansökan ska skickas.
Tänk på att Länskommittén som regel sammanträder två gånger per år och tar ställning till ansökningarna - nästa gång i juni 2008. Ansökan måste därför vara hos Länskommittén senast den 15 maj 2008.
Länskommitténs styrelse
I Länskommitténs styrelse sitter landshövdingen, ordförande, och Inger
Wenngren från Länsstyrelsen, Irén Lejegren från Regionförbundet Örebro län och Martin Lind från Landstinget.
I den ursprungliga texten använde skribenten passiva verb och tilltalade läsaren på ett opersonligt sätt. I den redigerade texten har passiva verb ändrats till aktiva för att det tydligare ska framgå vem som gör vad. I texten har även det
opersonliga tilltalet ändrats till ett personligt du-tilltal.
Vidare var det i den ursprungliga texten otydligt hur privatpersoner och organisationer skulle bära sig åt rent praktiskt för att söka bidrag. I den redigerade texten bad jag därför skribenten att lägga till information som
tydliggör hur den sökande gör en ansökan. Rubriker har ändrats och lagts till för att det ska bli lättare för läsaren att tydligt urskilja vem som kan söka bidrag, hur man söker och var man skickar ansökan. Strukturen har således ändrats. I den redigerade texten bad jag även skribenten lägga till en adress dit den sökande kan skicka ansökan.
