• No results found

Hur vet man att det blir rätt?

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Hur vet man att det blir rätt?"

Copied!
53
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Hur vet man att det blir rätt?

Josefin Andersson

Huvudområde: Arkiv- och informationsvetenskap Högskolepoäng: 30hp

Termin/år: VT 2020 Handledare: Erik Borglund Examinator: Karen Anderson

Kurskod/registreringsnummer: AK021A

(2)

Title: How does one know if it gets right?

Abstract

This study examined the regulations that guide archivists in appraisal work in Sweden. The study is centred on interviews with eight different archivists working for swedish

municipalities, regions, and public authorities. Lawrence Lessigs’ ”pathetic dot theory” with four modularities (the law, social norms, the market and architecture) were used to in the analysis to explain the interview results. Parallels were drawn between previous literature and the result from the interviews to contextualise and create a better understanding of the

responses. The study showed that there are several factors other than laws and regulations that can affect archivists in appraisal work of public records. These factors included norms and social structures. Another factor were a simple lack of understanding on the meaning of appraisal and how it should be performed. Yet another factor were inadequacies in archivists’ work conditions which may hinder them to use their expertise in the workplace.

(3)

Abstract

Studien undersökte regleringar som vägleder arkivarier Sverige, vilket omfattade intervjuer med åtta olika arkivarier som arbetar för svenska kommuner, regioner och statliga

myndigheter. Studiens teoretiska utgångspunkt omfattade Lawrence Lessigs ”pathetic dot theory” med fyra modaliteter (lagar, sociala normer, marknad och arkitektur) som användes vid analysen för att förklara intervjuresultaten. Paralleller drogs mellan tidigare litteratur och resultatet från intervjuerna för att kontextualisera och skapa en bättre förståelse av svaren. Studien visade att det finns annat än lagar och föreskrifter som kan påverka arkivarier vid gallring av allmänna handlingar. Dessa faktorer inkluderade normer och sociala strukturer, samt brist på förståelse för gallringens innebörd och hur det ska utföras. En ytterligare faktor var arkivariens förutsättningar för att använda sin kompetens för att nå ut i verksamheten.

(4)

Innehållsförteckning

1. Inledning………...1

1.1 Ämnesval……….………...1

1.2 Syfte och frågeställning………...3

1.3 Avgränsningar………..3 1.4 Begrepp…….………..….3 1.5 Disposition………..….3 2. Teori…...………..……..4 3. Metod………..……...6 3.1 Kvalitativ metod………..……....6 3.2 Tillvägagångssätt………..…....…...6 3.3 Urval………..………...7 3.4 Intervjuer………..………...7 3.5 Etiska överväganden……...………..………..8 4. Relaterad forskning………..…………...10 5. Arkivteoretisk bakgrund………..……….12

5.1 Inledande arkivteoretiska tankar……….………..12

5.2 Gallringens innebörd i Sverige……….………...14

5.3 Utvecklingen av gallring i Sverige……….………...15

5.4 Informationsvärdering……….………...19

5.5 Demokrati och insyn………....22

5.6 Kulturarv och arkiv………...24

6. Resultat och analys………...27

6.1 Normer och lagar……….…....27

6.2 Marknad och arkitektur……….…...34

7. Diskussion……….……....40

7.1 Slutsats………....43

7.2 Självkritik och möjligheter för vidare forskning………....43

Källhänvisning……….……....45

(5)

1

1.Inledning

1.1 Ämnesval

Arkivariers arbetsuppgifter idag består till största del av att ordna arkivhandlingar och göra de sökbara, samtidigt som de bevaras både kortsiktigt och långsiktigt (Edquist, 2019, s.11). I en myndighet finns det ett ansvar att vårda sitt arkiv enligt Arkivlag (1990: 782)6§. Arkivariens uppgift är enligt arkivlagen att organisera arkivet, upprätta en redogörelse för arkivet, skydda arkivet, avgränsa arkivet, samt utföra föreskriven gallring (Riksdagen, 2020). Detta innefattar olika principer och riktlinjer vilka ska fungera som vägledning för arkivarier i sitt arbete, men även kriterier för hur arbetet ska utföras. Detta kan underlätta vid en myndighets

gallringsutredning där avsikten är att få en översikt om arkivmaterialets innehåll och värde (Riksarkivet 1999, s. 9). Gallring är nödvändigt för att arkivmaterialet, vilket kan vara i form av allmänna handlingar, ska bli hanterbart och därmed bidra till insyn, forskning, samt rättskipning och förvaltning. Detta innebär att det material som finns i arkivet innefattar information som är väsentligt nu och för framtiden, men det kan även vara en ekonomisk fråga om att spara pengar (Geijer & Lövblad 2018, s. 200–201).

Återgår man till arkivlagen och dess innebörd att myndigheter ska bevara, ordna och vårda arkiv så att de bidrar till insyn, forskning, samt rättskipning och förvaltning, är det kanske inte helt självklart för alla vad för typ av information det skulle kunna handla om. Arkivlagen kan på det sättet ge tolkningsutrymme för vad detta innebär (Geijer & Lövblad 2018, s. 200–201). Samtidigt kan arkivlagens syfte förändras över tid. Vissa uppgifter eller information kan mista sin aktualitet ur ett insyns-och informationsperspektiv, men även gällande vad som bedöms vara viktigt att bevara för forskning (Gränström, Lundquist & Fredriksson, 2000, s. 137). I tryckfrihetsförordningens föreskrifter 2 kap. skulle det kunna tolkas som att det finns ett krav på att samtliga allmänna handlingar ska bevaras, samtidigt som det framförs i 3 § att myndigheters arkiv ska bevaras (Geijer & Lövblad 2018, s. 201). Därför har vissa hänvisande föreskrifter från Riksarkivet behövt komplettera detta på lägre nivå (ibid). Det finns även vägledningar som ska fungera som ett stöd och underlätta för arkivarier och andra arkivbildare i arbetet med värdering och gallring av arkivmaterial. Sveriges Kommuner och Regioner har publicerat gallringsråd för kommuner och regioner som kan fungera som stöd vid gallring angående patientjournaler etc. (SKR, 2020).

Eftersommeningen med arkiv är att de ska innehålla information som har värde, blir det viktigt att ha gemensamma utgångspunkter vid gallring. Gallras informationen för hårt kan det innebära att möjlighet till insyn riskeras och värdefull kunskap försvinner (Geijer &

(6)

2

Lövblad, 2018, s.201). Med det i åtanke finns det också ofta ett fokus på bevarandet gällande arkiv, och de val och beslut som fattas mellan vad som ska bevaras och gallras påverkar framtidens historieskrivning om tiden vi lever i (Edquist, 2019, s. 14). Vid gallring sker en bedömning av vad som ska bevaras och vad som ska gallras. Detta kräver en kompetens av informationsvärdering, vilket handlar om värdesättande av informationen som hanteras (Cook, 2011). Då det genomförs en utvärdering, görs val utifrån vilken information som bör bevaras respektive gallras, vilket är en del av hur arkivarier tillämpar befintliga lagar och regler som finns gällande gallring. Samuel Edquist menar att det finns annat som påverkar vad som bevaras och gallras än lagar och regler (Edquist, 2019, s.269). Riktlinjer kan fungera som en vägledande grund i arbetet med gallring men även andra omständigheter kan påverka arkivarier vid gallring. Detta gör det intressant att undersöka för att få en fördjupad kunskap om hur verkligheten ser ut på olika svenska arkivinstitutioner och det som sker vid gallring.

(7)

3 1.2 Syfte och frågeställning

Studiens syfte är att undersöka vilka grunder som vägleder arkivarier vid gallring, och få en uppfattning av det som påverkar gallring. Det är relevant för att få kunskap om det som sker vid gallring utifrån befintlig lagstiftning, och vad gallringsutredningar grundas på. För att göra studiens syfte mer begriplig används frågeställningen: Hur regleras gallring av allmänna handlingar?

1.3 Avgränsningar

Uppsatsen avser att undersöka regleringar i arkivsammanhang gällande gallring i Sverige. En avgränsning kring antalet intervjuer var väsentligt på grund av uppsatsens tidsram.

Uppsatsens resultat kan inte ge generella svar kring vilka regleringar som styr arkivarier vid gallring på alla arkivinstitutioner i Sverige. Det kan dock ge en uppfattning av hur det kan se ut på vissa arkiv i Sverige.

1.4 Begreppsförklaring

Begreppet reglering avser i uppsatsen inte enbart lagstiftning och föreskrifter utan det kan bestå av flera dimensioner, vilket är hämtat från Lawrence Lessigs (2006) teori som kommer presenteras i nästkommande avsnitt. Detta kan omfatta annat som kan påverka mänskliga handlingar eller beteenden.

1.4 Disposition

Uppsatsen är disponerad genom att det först ges en introduktion till ämnesvalet, för att sedan presentera syfte och frågeställning och avgränsning. Följt av en teoretisk utgångspunkt i Lawrence Lessigs ”pathetic dot theory”. Därefter omfattas metod och hur undersökningen genomförts. Sedan följer avsnittet Relaterad forskning som behandlar liknande forskning som genomförts gällande arkivariens roll och dess makt över arkiv. Vidare redogörs det för den arkivteoretiska bakgrunden som belyser tidigare relevant litteratur och lagstiftning som fungerar genom att kontextualisera ämnet. Detta följs sedan av resultat och analys, för att slutligen utmynna i en diskussion om uppsatsen, med slutsatser och möjligheter för vidare forskning.

(8)

4

2. Teori

Uppsatsens teoretiska utgångspunkt omfattas av Lawrence Lessigs” pathetic dot theory”, vilket kommer användas i analysen av intervjuerna. Lawrence Lessig har i boken Code:

version 2.0 (2006) behandlat att det finns mer än lagar som reglerar, att regleringar är

komplext och omfattar fler dimensioner. Teorin omfattar (sociala) normer, lagar, marknad och arkitektur, vilka alla påverkar varandra, samt individers liv och samhället. Ifall det görs

ändringar inom en modalitet påverkar det helheten, där vissa begränsningar kan stödja en del och tvärtom. Detta kan leda till både direkta och indirekta effekter (Lessig, 2006, s. 123; Lessig, 1999). ”The pathetic dot” representerar den individen eller de individerna det påverkar (Lessig, 2006, s. 121–122).

Enligt Lessig kan de fyra modaliteterna fungera tillsammans för att stödja varandra eller begränsa. Sociala normer influeras av samhället och gemensamma bestämmelser över hur något ska vara eller hur vi ska uppträda. Normer kan vara så vardagliga att vi inte ens tänker på att de finns där, vilket kan handla om allmänna attityder, synsätt eller beteenden inom en grupp eller i samhället i stort (Lessig, 2006, s. 11; Lessig 1995). Marknaden finns genom de spelregler som sätts där behovet efter ting påverkar det utbud som existerar. Ett behov

framhålls där tillgång och efterfrågan är tydliga markörer. Marknad handlar om begränsningar som sätts genom pris eller värde på varor eller tjänster, vilket kan användas i arbetet (Lessig, 2006, s. 72, 124). Priset reglerar människors handlingar på olika sätt. Det kan handla om att priset på kollektivtrafik påverkar hur många som åker buss eller tåg (Lessig, 1999). Följt av lagar som leder till sanktion ifall de inte efterföljs, vilket kan påverka människors beteende i hög grad. Detta kan handla om lagstiftning för att öka användning av bilbälte (Lessig, 2006, s. 131). Arkitektur handlar om hur ting är uppbyggda eller är, vilket kan fungera i ett

sammanhang men vara en begränsning i ett annat sammanhang (Lessig, 2006, s. 132, 135). Det handlar om hur den fysiska världen är, eller den omgivningen man befinner sig i (Lessig, 1999). Detta kan handla om en arkivverksamhet.

Lessig lyfter fram olika exempel på hur att lagar kan påverka marknaden genom att bestämma begränsningar kring beskatta alkohol för att minska konsumtionen, vilket sedan kan påverka normer kring alkoholkonsumtion. Det kan även handla om lagar som påverkar arkitekturen, att möjliggöra för människor att röra sig fritt och ta sig fram. Hus som enbart byggs med trappor påverkar människor som är rullstolsburna eftersom det påverkar framkomligheten. Lagar kan på det sättet påverka arkitekturen genom att inkludera eller exkludera människor utefter hur byggnader är utformade (Lessig, 2006, s. 127). Annat som

(9)

5

lagar kan påverka handlar om sociala normer, det kan innefatta utbildning och kunskap, vad som bedöms vara viktigt att kunna (Lessig, 2006, s. 129). Sociala normer kan fungera likadant som lagar men det handlar mer om oskrivna regler för hur något ska vara. Samtidigt är inte bestraffningsdelen i centrum vid normer som det är vid lagar. Normer realiseras genom gemensamma bestämmelser i ett samhälle, till skillnad från lagar som regleras genom regeringar (Lessig, 1999). Det handlar om att förstå att individer påverkas av befintliga regleringar och hur de påverkar varandra eller begränsar varandra (Lessig, 2006, s. 338).

Denna teori används ofta med koppling till reglering av internet men här kommer det användas för att förklara befintliga regleringar vid gallring. Det innebär det som framgår i analysen och effekterna av regleringar. De fyra modaliteterna – lagar, marknad, arkitektur, och normer (figur 1), ska fungera som ett analysverktyg och som en utgångspunkt och grund för att förklara det som framgått vid intervjuerna och hur det står i relation till tidigare litteratur.

(10)

6

3. Metod

3.1 Kvalitativ metod

Studien har en kvalitativ ansats och utfördes genom intervjuer där en semistrukturerad intervjuguide användes som stöd. Detta eftersom jag är intresserad av arkivariers uppfattningar kring vad som styr dem när de tar beslut om vad som ska gallras. Den kvalitativa forskningen utgår till skillnad från kvantitativ forskning utifrån individens perspektiv i ett avseende (Bryman, 2011, s. 371). Därmed är inte avsikten att generalisera resultatet och återge det i en annan situation. Utan det kan handla om att skapa förståelse för en individs situation eller ett händelseförlopp i ett sammanhang för att försöka förklara ett problem (Creswell, 2007, s. 40). Enligt Bryman är kvalitativ ansats lämplig att använda då avsikten är att undersöka informantens åsikt för att därigenom kunna erhålla kunskaper kring informantens upplevelser kring ämnet som undersöks (Bryman, 2011, s. 413). För att kunna uppnå studiens syfte att undersöka det som styr arkivarier vid gallring och få en uppfattning av det som påverkar gallring valde jag att använda en kvalitativ intervjumetod för att erhålla empiri om ämnet studien behandlar. Detta för att försöka få en uppfattning av synsätt och tillvägagångssätt av det uppsatsen ämnar undersöka (Bryman, 2011, s. 372).

3.2 Tillvägagångssätt

Inledningsvis genomfördes en litteratursökning i Mittuniversitetets söktjänst Primo, och Google Scholar för att undersöka vad som fanns tillgängligt gällande gallring. Detta innefattade även en sökning på Riksarkivets hemsida för att få en uppfattning av deras riktlinjer kring gallring. Materialet omfattades av befintlig litteratur gällande bevaring och gallring, lagstiftning och föreskrifter kopplat till arkiv, samt åtta intervjuer som genomfördes med arkivarier. Att läsa på om ämnet var en viktig förberedelse för att kunna utforma en intervjuguide och sedan genomföra intervjuerna. Det gav mig insikter i vad som skulle kunna vara intressant att fråga arkivarierna om för att uppnå studiens syfte. Det inledande stadiet i analysen var att få en helhetsbild och en uppfattning av det insamlade materialet. Direkt efter varje intervjutillfälle gjordes en genomlyssning av det inspelade materialet, samtidigt

transkriberades intervjuerna och skrevs ned ordagrant. Vissa meningar från intervjuerna formulerades senare om i analysen för att förenkla läsning. Ifall något verkat oklart har jag återgått till den ursprungliga texten. Empirin analyserades med hjälp Lessigs teori (normer, lagar, marknad och arkitektur), vilket fungerade genom att förklara att regleringar kan

(11)

7

materialet i två grupper – normer och lagar, samt marknad och arkitektur, vilket genomfördes eftersom det visade sig att det fanns kopplingar däremellan i vissa fall och för att få en

överblick av resultaten. Paralleller dras även till tidigare litteratur för att se hur det står i relation till empirin. Slutligen så sammanfattades och diskuterades resultatet som framkom i linje med det teorin och tidigare litteratur, samt annat intressant som framkom i studien.

3.3 Urval

För att få ett vidare urval av arkivarier i studien intervjuades arkivarier från olika

verksamheter. Detta omfattade arkivarier som arbetade inom kommun, region, samt statlig myndighet. Detta genomfördes för att få perspektiv av arkivariers arbete med gallring på skilda verksamheter. Förfrågningar skickades ut slumpmässigt till regioner, kommuner och statliga myndigheter. Förfrågningar till regioner omfattade sju förfrågningar, varav en arkivarie från en region var intresserad av att medverka i en intervju. Förfrågningar till

kommuner bestod av fyra kommuner, varav tre kommuner med fem arkivarier hade möjlighet att medverka i en intervju. Angående statliga myndigheter skickades tre förfrågningar ut varav två statliga myndigheter med två arkivarier hade möjlighet att medverka i en intervju.

Förfrågan innehöll en intervjuguide så att arkivarierna skulle få möjlighet att tänka efter kring frågorna.Eftersom avsikten med studien var att undersöka vilka grunder som vägleder

arkivarier i gallringsutredningar och det som kan påverka gallring, ville jag därför prata med de som är involverade i arbetet med gallring. En av arkivarierna arbetade inom region, fem inom kommunal verksamhet, samt två inom statlig myndighet.

3.4 Intervjuer

Den kvalitativa intervjumetoden undersöker intervjupersonens åsikter eller uppfattningar om ett ämne. Därför användes en semistrukturerad intervju där en intervjuguide utformades innan intervjuerna genomfördes för att fungera som ett stöd vid intervjutillfällena. Vid intervjuerna ledde detta till skilda följdfrågor vilket anpassades efter informantens svar. Enligt Bryman är det även möjligt att frångå intervjuguiden eftersom tanken är att intervjupersonen ska ha frihet att formulera svar själv, frågorna i guiden behöver inte heller ställas i en specifik ordning (Bryman, 2011, s. 415). Det gör intervjun mer flexibel där intervjupersonen får frihet att besvara frågorna på sitt sätt, samtidigt som det ger forskaren möjlighet att ställa följdfrågor beroende av intervjupersonens svar. Samma intervjuguide användes till samtliga arkivarier. Eftersom rådande omständigheter (covid-19) gjorde att jag inte kunde träffa informanterna i

(12)

8

sin vardagliga miljö kan detta ha påverkat intervjuerna. Samtidigt möjliggjorde intervjuerna per telefonsamtal och Skype att jag fick chans att intervjua arkivarier från flera områden i Sverige. Fyra intervjuer genomfördes per telefon och två intervjuer genomfördes via Skype, där en av informanterna kontaktades igen för att utveckla en oklarhet i svaren. Två av intervjuerna utfördes skriftligen per email efter önskemål om det, vid oklarheter kunde informanten kontaktas igen för en vidare redogörelse men det var inget som genomfördes eftersom svaren uppfattades som tydliga.

Intervjuerna som gjordes per telefon och Skype spelades in och transkriberades sedan. Efter transkriberingen valde jag att formulera om vissa svar eller resonemang som framkom så att de ska bli enklare att läsa. Informanterna var anonyma och det kommer inte nämnas specifikt var de arbetar, utan varje informant får en siffra. Detta eftersom fokus inte bör riktas mot vilken arkivarien är och på vilken arbetsplats det rör sig om specifikt, utan det väsentliga handlar om att få ta del av flera perspektiv för därmed att få en uppfattning av hur arkivariers arbete med gallring inom olika verksamheter kan vara.

3.5 Etiska överväganden

I studien har hänsyn tagits till befintliga forskningsetiska aspekter i enlighet med Vetenskapsrådets principer (Vetenskapsrådet, 2017). Detta omfattar informationskrav, samtyckeskrav, konfidentialitetskrav, samt nyttjandekrav. Informationskravet omfattar att de personer som omnämns i studien ska förstå forskningens syfte. Samtidigt ska de informeras om att det är frivilligt att ställa upp i studien och att de har rätt att avbryta när de önskar det. Samtyckeskravet innebär att den medverkande har rätt att bestämma över sin medverkan i studien och om den medverkande vill avbryta ska det inte resultera i negativa följder.

Konfidentialitetskravet betyder att obehöriga ej ska få tillgång till materialet. Nyttjandekravet innefattar att uppgifter som insamlats endast får användas i forskningssyfte (Vetenskapsrådet, 2017; CODEX, 2020).

Vid förfrågan om medverkan har ett intervjubrev skickats ut via email vilket omfattade en presentation av mig själv och studien jag planerat att genomföra. Där informerade jag även om att intervjun spelas in för att sedan transkriberas. Samtidigt har jag tagit i beaktning att informera medverkande om dess rättigheter, att det är frivilligt att ställa upp i studien och att uppgifterna enbart används till studien, att det går att avbryta när som helst, samt att värna om medverkandes anonymitet i enlighet med god forskningssed (Vetenskapsrådet, 2017).

(13)

9

refererades till en siffra eller det könsneutrala pronomen hen. Materialet förvarades på ett USB-minne som enbart jag hade tillgång till, och behandlades konfidentiellt. Då uppsatsen är godkänd av examinator kommer det insamlade materialet att raderas (ibid).

(14)

10

4. Relaterad forskning

Diskussionen kring arkivariens roll och den makt de besitter har förekommit under en längre period. Där har det betonats att arkivarien inte är neutral eller objektiv. Under 2000-talets början var det vanligt förekommande att ha ett postmodernistiskt perspektiv inom

arkivvetenskapen. Internationellt har diskussionen kring arkiv och makt behandlats av arkivteoretikern Terry Cook från Kanada som har en postmodern ansats (Edquist, 2019, s. 22).I artikeln Archives, Records, and Power: From (Postmodern) Theory to (Archival)

Performance (2002) av Joan M. Schwartz och Terry Cook synliggjorde författarna att

arkivariens roll påverkas av sin tids samhälle och sociala konstruktioner. De anser att arkiv ständigt omformas och styrs av olika intressen som är förenade med makt. Detta behandlades även i artikeln Archives, Records, and Power: The Making of Modern Memory från 2002. Schwartz & Cook ansåg att arkivinstitutioner inte alls är platser med arkivarier som förvaltar dokument och beslutar kring bevaring och gallring objektivt. Utan istället kontrollerar arkivarier det förflutna och vad som kommer att uppmärksammas från den tidsperioden (Schwartz & Cook, 2002).

Liknande tankar framfördes i Randal C. Jimersons artikel Archives for All: Professional

Responsibility and Social Justice (2007). Artikeln behandlar att arkivarien kan ha nytta av sin

position genom att ta tillvara på den så att samhället får nytta av arkiven, både för

forskningens skull och för allmänheten. Jimerson ansåg att arkivarien inte är neutral och bör använda makten de besitter, och de möjligheter som följer med arkivarierollen för att

allmänheten ska få nytta av arkiven och dess värden (Jimerson, 2007). Även Terry Eastwood framförde likartade idéer om att arkiv är en social konstruktion eftersom det är en del av ett mänskligt samhälle, och de tankar som finns i den tidseran (Eastwood, 2010). I kapitlet A

Contested Realm: The Nature of Archives and the Orientation of Archival Science, vilket

innefattas i antologin Currents of Archival Thinking (2010) framfördes det hur synen på arkiv sett ut förr och förändrats med tiden, metoder och synsätt har utvecklats. Cook menade att det nutida sättet att behandla arkiv handlar om hur information hanteras i organisationer, till skillnad från förr när det var ett fokus på funktionen i arkiv, och där arkiv användes för att bevara historiska skeenden (MacNeil & Cook, red, 2010, s. 8, 15).

Det finns även andra som behandlar makt kopplat till arkiv, där det har framförts att

flera omständigheter kan påverka gallring. Det kan innebära att människan påverkas av de normer och strukturer som finns i samhället, vilket kan återspeglas hos arkivarier i arbetet med arkiv, både gällande bevaring och gallring. Tidigare har det inte funnits särskilt mycket

(15)

11

forskning i Sverige specifikt inom uppsatsens ämnesval men det börjar bli vanligare. I Att

spara eller inte spara (2019) av Samuel Edquist behandlades ämnet bevaring och gallring och

vad som bevarats för vem och varför det har bevarats, samt betydelsen av gallring och de urvalsprocesser som genomförts i Sverige mellan 1970 - 2010. Författaren analyserade även de utvärderingsmetoder som finns kopplat till arkivlagen (Edquist, 2019). Edquist ansåg att de olika grundförutsättningar som funnits gällande bevaring och gallring under tidsperioden som undersökts har omfattats av ideologiska, juridiska, organisatoriska och ekonomiska perspektiv (Edquist, 2019, s. 262).

Elisabeth Klett försökte i avhandlingen Creating value in archives: Overcoming

obstacles to digital records appraisal (2019) undersöka på vilket sätt och på vilka grunder det

skapas värde i samtida arkiv, och hur digitaliseringen påverkar arbetet inom arkiv, samt hur det skulle kunna se ut i framtiden (Klett, 2019a). Klett menade att den digitala utvecklingen kan påverka arkiven och att det därmed bör utvecklas modeller för att hantera de problem som kan uppstå. Därför blir det väsentligt att förändra terminologin vid informationsvärdering och hur värde i information ska klargöras. Samtidigt framförde Klett att det inte är helt klart vad värdet av informationen som finns i arkiv är utifrån de riktlinjer som finns i regleringar och policydokument. Detta kan resultera i att det finns skilda bedömningar vid

informationsvärdering (Klett, 2019a, s. 57–58). Eva Agenius magisteruppsats Handläggares

praktiska makt över bevarande och gallring: En studie hos svenska statliga myndigheter

(2016), avhandlade handläggares praktiska makt på svenska statliga myndigheter och i vilken omfattning de kan påverka vid bevaring och gallring. Agenius diskuterade viktiga

komponenter i myndigheters egen verksamhet som påverkar resultatet av hur handläggana behandlar bevaring och gallring (Agenius, 2016). Agenius (2016) menade i uppsatsen att handläggarens position får olika resultat beroende av omfattningen på verksamheten. Arkivarien kan få svårt att nå ut med information kring riktlinjer gällande bevaring och gallring i en stor myndighet med ett större informationsflöde, där handläggaren därmed får ett större inflytande. Detta jämfört med en mindre myndighet där det är ett mindre

informationsflöde och där arkivarien istället får den praktiska makten (Agenius, 2016, s. 31). Det framgick även att det är viktigt med utbildning i myndigheter i form av rutiner och regler för att öka kunskap kring hur medarbetare ska hantera allmänna handlingar (Agenius, 2016, s. 32).

(16)

12

5. Arkivteoretisk bakgrund

5.1 Inledande arkivteoretiska tankar

Arkivteori har förändrats genom historien och fortsätter att förändras i takt med att samhället förändras på olika sätt. Uppfattningen av arkivariens roll och hur arkivarien uppmanas agera är något som förändrats över tid, och även den digitala utvecklingen är något som har påverkat arkiven (Ridener, 2009, s. 143).

Arkivarien Hilary Jenkinson inledde arkivteoretiska tankar i Storbritannien 1927 när A

Manual of Archive Administration publicerades. Jenkinssons idéer handlade om att det både

är arkivbildaren som framställer handlingar och bestämmer över vad som ska bevaras inför framtiden (Jenkinson, 1965, s. 22). Jenkinson hade ett synsätt om att arkivbildaren skulle bevara och gallra handlingar från ett objektivt perspektiv. Vilket innebar att verksamheten som skapade arkivet själva skulle bedöma och göra urval av handlingar utifrån de behov av dokumentation som förvaltningen hade (Geijer & Lövblad, 2018, s. 34–35). Den amerikanska arkivarien Theodore R. Schellenberg utgick utifrån arkivbildarens perspektiv men med

skillnaden att arkivarien (records manager) involverades i arkivbildningen från början för att ta bort handlingar som inte ansågs väsentliga (Geijer & Lövblad, 2018, s. 35).I boken

Modern Archives. Techniques and Principles från 1956 diskuterade Schellenberg skillnader

mellan olika länders metoder kring att hantera arkiv (Schellenberg, 2003). Han utvecklade därefter principer som utgick ifrån att arkiven har ett primärt värde och ett sekundärt värde. Det primära värdet behandlar värdet som ett arkiv har som informationsmässig utgångspunkt för en verksamhet. Vidare handlar det sekundära värdet om arkivets värde för andra som använder arkivet, vilket kan utgöras av allmänheten, forskningen och myndigheter

(Schellenberg, 2003, s. 59). När gallring ska utföras bör det begrundas utifrån handlingars bevisvärde samt dess sakinnehåll (Schellenberg, 2003). Gallringen handlar i det fallet om att identifiera vilka handlingar som bör bevaras av arkivarien (Geijer & Lövblad, 2018, s. 35).

Den tyske arkivarien Hans Booms tankar kring värdering och urval behandlas i boken

Gesellschaftsordnung und Überlieferungsbildung: Zur Problematik archivarischer Quellenbewertung från 1972. I boken avhandlades det att värde behöver ha stöd av en

arkivarie eftersom handlingar inte innehar någon form av värde. Detta ska inte genomföras helt subjektivt från arkivarien men arkivarien bör ha understöd i en dokumenthanteringsplan. Det är tänkt att fungera som en uppfattning av de mest väsentliga händelser som bör bevaras med de främsta källorna till historisk forskning (Geijer & Lövblad, 2018, s. 36). Det går enligt den idén inte att utgå från sakinnehållet i varje enskilt arkiv. Informationen i ett arkiv bör

(17)

13

istället utgå från det samhället som arkivarien agerar i, där den mest väsentliga informationen omfattas i arkiv. På detta sätt skiljer sig hans idéer från Jenkinsons och Schellenbergs

(Fredriksson, 2004, s. 27). Den amerikanska arkivarien Helen W. Samuels framhöll i Who

controls the past (1986) att strategier för att hantera dokument och handlingar grundas på

erfarenhet från arkivarien. Vidare ansåg Samuels att dokumentationsstrategier är en form av subjektiv analys där arkivariens tilldelas en roll som bygger på grunder och normer i form av makt gällande att ta beslut över sociala och ekonomiska perspektiv inom olika arkiv

(Samuels, 1986). Ett annat resonemang kring hur utvärderingen i arkiv ska utföras i och med den tekniska utvecklingen inleddes under 1990-talet när den kanadensiska arkivarien Terry Cook introducerade macroappraisal. Macroappraisal är en analys som består av ett antal frågeställningar. Frågorna omfattar hur handlingen skapats, av vem och varför den har skapats, hur handlingarna används av de som skapat den. Vidare handlar de resterande frågorna om vad för funktioner och processer de stödjer, samt tankar kring vad som bör dokumenteras (Cook, 1992, s. 47). Detta innebär att det behöver finnas ett bredare perspektiv angående detta i en organisation där det till skillnad från tidigare, används en ”top-down”-ansats (uppifrån och ned) där funktion kontrolleras först för att sedan se till arkivhandlingen. Förr var det vanligare att använda sig av en ”bottom-up” -ansats (nedifrån och upp) (ibid). Macroappraisal koncentreras på samhället och därmed de funktioner och strukturer som finns i en organisation (Cook, 1992, s. 41). När detta är gjort kan en microappraisal verkställas, vilket betyder ett beslut gällande informationsvärderingen vid genomförandet (Cook, 1992, s. 52).

(18)

14

5.2 Gallringens innebörd i Sverige

Gallring innebär att information av ett händelseförlopp förstörs och inte kan återfås. De val som görs inom en arkivverksamhet gällande gallring och bevaring ses som väsentliga delar av framtidens historieskapande av samtiden (Edquist, 2019, s. 14). Bevarande är grunden i arkivlagen. Edquist menar att detta till största del bottnar i att den svenska kommunala och statliga sektorn har en nära koppling till offentlighetsprincipen, där allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar (Edquist, 2019, s. 17). Samtidigt är alla handlingar är inte

allmänna. I Sverige handlar gallring om att allmänna handlingar eller uppgifter förstörs (Riksarkivet, 1999, s. 6). Myndigheter får gallra handlingar ifall det finns stöd för det i arkivlagen, föreskrifter eller från beslut från ansvarig arkivmyndighet. Riksarkivet har det huvudsakliga ansvaret när det avser statliga myndigheter (Geijer & Lövblad 2018, s. 188). Samtidigt är det myndigheten själv som bestämmer hur arkivverksamheten ska organiseras och hur ansvarsfördelningen ska se ut för att följa de föreskrifter som finns (Riksarkivet, 2020c). Riksarkivet uppger i sin rapport Om gallring – från utredning till beslut (1999) att gallring utgörs genom en utvärdering av handlingarnas eller uppgifternas informations- eller bevisvärde över en tidsperiod där dokumentation genomförts. Det innebär även att det sker en förlust av överföring från en databärare till en annan där det resulterar i bortfall av

information, bortfall av sökmöjligheter och eventuella översikter av information, eller förlust av att kunna bestämma informationens tillförlitlighet. Anledningen till att gallring genomförs är kopplat till arkivlagen som innebär att arkiv ska bli hanterbara och medverka till insyn, forskning, och rättskipning och förvaltning (Geijer & Lövblad 2018, s. 200–201). Allt kan enligt denna tanke inte sparas om arkiven ska vara sökbara och lättöverskådliga. Detta innebär samtidigt inte att det är helt enkelt att avgöra vad som gallras (Cook, 2011). Enligt Edquist brukar det oftast finnas tre anledningar till att arkiv bör gallras (Edquist, 2019, s. 16). Detta omfattar ekonomiska grunder, ideologiska grunder, samt ordningsskäl. Ekonomiska grunder kan handla om att det kan bli en kostnadsfråga att bevara allt. Ordningsskäl gäller avsikten är att få en översikt av arkivmaterialet och vilken information som är viktigast. Grundtanken i det handlar om att inte skapa ett överflöd av information i arkivet. Ideologiska grunder uppges också vara en av anledningarna, där vissa former av handlingar kan bedömas vara

ofördelaktigt att bevara. Detta kan handla om personuppgifter och skydd av personlig integritet (Riksarkivet, 1999, s. 7). Rensning innebär till skillnad från gallring att handlingar som inte är allmänna tas bort. Det kan vara i form av minnesanteckningar som uppstått under

(19)

15

handläggningsprocessen som inte berikat ärendet och inte anses tillföra något värde till handlingen (Riksarkivet, 1999, s. 6).

5.3 Utvecklingen av gallring i Sverige

Berndt Fredriksson skrev i uppsatsen Vad skall vi bevara? (2004) att proveniensprincipens tillkomst i slutet av 1800-talet var en väsentlig del av att utveckla de behov som fanns vid den stora ökningen av arkivhandlingar (Fredriksson, 2004, s. 25). Proveniensprincipen omfattas av informationens ursprung, där form, struktur och kontext är viktiga delar för att kunna uppskatta värdet (Thomassen, 2001). Fredriksson menar att detta skulle kunna innebära att proveniensprincipen ledde till ett teoretiskt tankesätt inom arkivvetenskap som kom att påverka utvecklingen av gallring och tankarna kring det (Fredriksson, 2004, s. 25). Den svenska modellen för gallring inleddes med utredningen Sakkunniga för centrala arkiv som utgavs 1910. Fredriksson framhäver att tankarna i den svenska gallringsmodellen omfattades av en ambition efter praktiska och pragmatiska lösningar efter då rådande ideal. Detta

innefattade att utöka möjligheterna med gallring genom att fokusera på ett stort omfång av material, och det var meningen att arkivarien därmed skulle bestämma över gallringen. Denna idé var de svenska arkivarierna först med och det dröjde ett tag innan arkivarier i Tyskland och i den engelskspråkiga världen tog sig an detta tankesätt (Fredriksson, 2004, s. 26). Under 1930-och 1940-talet växte den offentliga förvaltningen och därmed ökade

informationsmängden (ibid). Detta ledde under 1940-talet att urval var mer väsentliga och att gallring fick en större betydelse i Sverige. En kommitté utsågs som hade till uppdrag att se över gallringen och utforma ett antal principer (Fredriksson, 2004, s. 26–27).

Det Svenska Arkivsamfundet bildades 1952 med en tanke om att utveckla arkivvården, handha arkiv – både enskilda och organisationers, samt att sprida information om arkivens möjligheter. Det var även viktigt att forskningen skulle omfatta mer än den politiska historien. Kulturhistoria, ekonomisk historia och socialhistoria blev viktigt för att bredda perspektiven i den moderna tiden (Lönnroth, 2002). Under 1960-talet utvecklades detta vidare, där det fanns en strävan att främja enskilda arkiv gällande folkrörelser, föreningar, personarkiv etc. (ibid). Detta förändrades på 1970-talet när det inleddes en debatt kring utformningen av objektiva urval vid bevaring och gallring handlade om både statistik och geografiskt läge (Lönnroth, 2002). Fredriksson menar att debatten grundades i de tekniska möjligheter som uppstod vid den tiden, där det fanns en tillit till att stora mängder massdata kunde analyseras (Fredriksson, 2004, s. 28). Under 1970-talet fanns det även andra diskussioner i samhället som påverkade

(20)

16

arkiven. Detta omfattade både miljöförstöring, och viss samhälls-och medicinsk forskning, vilka uppmärksammade ett behov av att bevara större mängder data. Detta kunde vara i form av socialakter och patientjournaler för forskningens skull men det fanns även en strävan att utforma urvalen på vetenskaplig grund där arkivinstitutioner i samråd med forskare från flera fält var inräknade. Detta omfattade kulturgeografer, samhällsvetare, historiker, samt

representanter från Forskningsrådsnämnden (ibid).

När teknologin förändrades och datorer började användas allt mer var detta en del av en förändrad syn på arkiv. Under 1980-talet och framåt började det föregående sättet att se på arkivbildning att ifrågasättas. När samhället förändrades digitalt påverkade detta även arkiven (Ridener, 2009, s. 102). Detta ledde till att människor var tvungna att tänka på gallring på ett helt annat sätt än tidigare. Edquist framhäver att det varit distinkta motsättningar mellan olika kretsar och deras intressen, där det humanistiska mot det samhällsvetenskapliga var

framträdande (Edquist, 2019, s. 121-122). Det kunde omfatta att det fanns en ambition att bevara uppgifter av individer för att kunna följa dem, respektive att se individer som en del av ett samhälle. De som ansvarade för urvalsbevaring hade ett omfattande förtroende till

vetenskaplig precision, och avsade sig den tyckande och instinktiva uppfattningen som fanns gällande bevaring (ibid). I Riksarkivets rapport Bevarande- och gallringspolicy från 1991 framgår det att:

Forskningens behov av information betraktas allmänt som huvudorsak att bevara arkivmaterial. När alla andra behov av information har avklingat finns forskningen kvar. Trots många diskussioner har man dock ej kunnat få en enhetlig definition på forskning i detta sammanhang (Edvardsson & Svedberg (red), 1991, s. 18).

Edquist menar vidare att det har funnits vissa motsättningar gällande gallring av

integritetsskäl och bevaring av forskningsskäl (Edquist, 2019, s. 50). Detta har inneburit att vissa menat att allmänna handlingar bör bevaras för forskningens skull medan andra haft åsikten att detta kan skada personers integritet. Därför blir det viktigt att ha bestämda rutiner för gallring för att kunna uppnå meningen med arkivlagen och de föreskrifter som finns (Rosengren, 2017).

1995 publicerades Bevarandet av nutiden: Riksarkivets gallrings- & bevarandepolicy, vilken fastlade bestämmelser och kriterier kring hur handlingar ska gallras och bevaras. Samtidigt framfördes det även direktiv för hur myndigheter ska utföra gallringsutredningar. Rapporten framhäver att myndigheter och andra arkivbildare själva vet bäst och kan göra bedömningar över vad som blir väsentligt att bevara av den informationen de hanterar

(21)

17

(Riksarkivet, 1995). Det behandlas även att ”Forskning ska tolkas i mycket vid mening”, där forskning omfattar både yrkesmässig forskning, privat forskning eller annan användning av arkiven där det finns ett intresse av kunskap och upplevelser från förr (ibid). Detta menar Edquist kan associeras med att få kunskap genom arkiven (Edquist, 2019, s. 265). 2012 utkom en revidering av Bevarandet av nutiden: Riksarkivets gallrings- & bevarandepolicy. Denna slutrapport kallades Förband och fungerar som ett förarbete till en ny bevarande-och gallringspolicy. Rapporten behandlar att riktlinjer kring bevaring och gallring behöver bli tydligare och uppdateras i enlighet med den förändringen som har skett i och med tekniken och i verksamheter. Innan slutrapporten utkom en förstudie 2009, samt en delrapport 2011, vilka tillsammans med slutrapporten skulle fungera som förarbete till en ny policy. Edquist lyfter fram att detta utmynnade i en tanke om att bevaring skulle sättas i fokus framför gallring, där det sker ett val kring vad som ska bevaras istället för vad det är som ska gallras (Edquist, 2019, s.234). Detta är något som även Reine Rydén har behandlat (Rydén, 2014). Enligt Rydén har den svenska synen på bevaring och gallring fått konsekvensen att det tidigare varit ett stort fokus på vad som bör gallras, och att bevarandedelen därmed glömts bort (Rydén, 2014).Samtidigt har Elisabeth Klett framfört att 1980-talets normer i Sverige bidrog till den befintliga arkivlagen som kom 1990, och de föreskrifter och metoder som finns nu angående handlingar och informationsvärdering kopplat till arkiv (Klett, 2019b).Detta innebär att befintliga samhällsnormer återges i de arkivregleringar som finns och tillämpas (ibid).

Rydén skriver i Hur ska nutiden bevaras? att policyn från 1995 är uppbyggd på Schellenbergs tankar kring arkivbildning utan att nämna att dessa idéer hämtas från honom. Utöver det anser Rydén att det saknas internationella perspektiv i policyn, den utgår istället från lagstiftning och praxis i Sverige (Rydén, 2014). Principer för bevaring och gallring har sett olika ut genom tiden, det har även varit skillnader mellan olika länder. Rydén menar att det beror på vetenskapssyn, ideologi och synsätt (ibid). Fredriksson anser att den svenska förvaltningsstrukturen inte är lik andra länder gällande gallring. Detta eftersom flera

myndigheter innehar ansvar över likadant sakinnehåll, vilket i praktiken innebär att det finns många versioner av en handling (Fredriksson, 2004, s.27). Vidare menar Rydén att det kan vara svårt att i förhand veta om de metoder vilket används till olika medium, exempelvis pappershandlingar respektive elektroniska handlingar, fungerar lika bra. Det kan vara svårt att avgöra hur framtiden ska bevaras när det inte går att veta hur den kommer se ut eller vilka behov som kommer finnas (Rydén, 2014). Detta blir som en del av utmaningen. Samtidigt finns det idag en större medvetenhet inom arkiv i Sverige. Rydén menar att Sverige numera är

(22)

18

en del av arkivvärlden till skillnad från förr (ibid). I Sveriges Arkivutredning från 2019

Härifrån till evigheten. En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv, framgår det

att arkivariens roll förändras över tid likt samhället. Det har till viss del sitt ursprung från Terry Cooks tankar kring bevis, minne, identitet och samhälle i artikeln Evidence, memory,

identity, and community: four shifting archival paradigms (2013). Cook anser att varje

tidsperiod tolkar bevis och minnen på olika sätt, och därmed påverkar arkividentiteten och dess påverkan på samhället. Det medför nya riktningar (eller trender) till hur företeelser ska hanteras, vilket kan vara ”det nya” digitala samhället (Cook, 2013). Detta är något Edquist (2019) behandlar närmare, han menar att:

Arkivarierna har ofta endast begränsat inflytande över den faktiska arkivbildningen, exempelvis vad som över huvud dokumenteras, och vad som faktiskt blir kvar i en akt efter ett ärende. Det sker också en hel del oreglerad gallring, något som torde ha ökat i och med övergången till digitala arkiv, där arkivarier och lagstiftning sällan har möjlighet att reglera vad som faktiskt sker (Edquist, 2019, s. 45).

Ann-Sofie Klareld anser att utmaningarna gällande den nya digitala utvecklingen är utbrett internationellt. Förvaltningar runt om i världen försöker gå över från pappersbaserat till ett digitalt tillvägagångssätt, vilket innebär att det krävs en utvärdering av föregående metoder kring hantering av arkiv. För att sedan vidare kunna revidera befintliga rättsliga,

administrativa och teoretiska grunder (Klareld, 2015). Maria Kallberg menar att informationsteknologi har påverkat hur offentliga verksamheter tillämpar och värderar information (Kallberg, 2013). Kallberg anser att förändringen som skett kring arkivens innebörd, från historia till företag, även har påverkat arkivariens roll och hur information hanteras i arkiv. Därför blir det viktigt att arkivarier följer med i utvecklingen gällande detta skifte och kommande informationsteknologi (Kallberg, 2013, s. 119–120).

Tankar kring vad det är som påverkar arkiv och de urval som genomförs är något arkivarien Torbjörn Kjölstad har behandlat. Kjölstad betonar att vi är en del av vår samtid och att vi därmed kommer göra urval utifrån det vi anser vara viktigt just nu. Detta menar han, är något som förändras genom olika tidsperioder (Kjölstad, 1996, s.59). Vad som är väsentligt just nu, påverkas därmed av samtiden vi lever i. Anna Rosengren behandlar i sin artikel

Offentlighetsprincipen i teori och praktik (2017) vilka grunder som avgjort hur gallring har

skett utöver lagar och regler. Befintlig teknik har medfört att det blivit enklare att bevara ett större omfång handlingar än förr, parallellt har det visat sig vara mer ekonomiskt kostsamt vilket också kan vara ett perspektiv att beakta (Rosengren, 2017). Riksarkivet har riktlinjer som framhäver att den ekonomiska aspekten inte bör vara den främsta orsaken till gallring.

(23)

19

Detta eftersom det är viktigt att ta hänsyn till informationsvärde och relevant lagstiftning (Riksarkivet, 1999, s. 7). Samtidigt blir svårt att bevara allting eftersom det krävs mycket utrymme (både pappershandlingar och elektroniska handlingar), vilket därmed blir en

kostnadsfråga, men också en fråga om att skapa översikt av information (Fredriksson, 2004, s. 22).

5.4 Informationsvärdering

Informationsvärdering är i ett avseende nära sammankopplat med gallring som presenterades i ett tidigare avsnitt. Detta eftersom värdering av information blir nära besläktat med det urval som genomförs i arkivsammanhang när det handlar om gallring. Det behandlar de val som görs av vad som ska bevaras och gallras inför framtiden. Vad blir egentligen viktigt att spara och på vilka grunder? Informationsvärdering är därmed en del av att skapa någon form av avtryck från samtiden (Edquist, 2019, s. 16). Det finns olika metoder att använda sig av vid informationsvärdering, eller appraisal som det även kallas i den engelskspråkiga världen. Det fungerar som ett ramverk för att kunna genomföra urval. Informationsvärdering och de urval som det omfattar kan vara kopplat till land, traditioner, trender, teorier etc. (McKemmish, Reed & Piggott, red, et. al, 2005, s. 177). I Sverige är informationsvärdering inte likvärdig med många andra länder, eftersom bevarandet är i centrum enligt lag (Edquist, 2019, s. 17). Där ska informationsvärderingen fungera genom att arkivhandlingar ska bevaras i enlighet med Arkivlagen (1990: 782)för forskningens skull, juridiska skäl, samt förvaltning och allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar.

John Ridener menar att arkivväsendet och dess teorier och metoder är utformat i ett samhälleligt och kulturellt sammanhang. Detta innebär att det finns olika värde av information beroende av kultur, vilket påverkar arkivarier både direkt och indirekt. Det finns även andra aspekter som påverkar värdeskapande. Det kan omfatta historia och teknisk utveckling (Ridener, 2009, s. 153). Samtidigt är värde något som kan förändras över tid. Ciaran B. Trace framhäver att värdeskapande påverkas av sociala, politiska och kulturella sammanhang. Eftersom människan ständigt är i förändring sker påverkar det även informationsvärdering i arkiv, både teoretiskt och praktiskt (Trace, 2010, s. 63).

Begreppet appraisal i en arkivkontext behandlar det intellektuella beslutsfattandet gällande urvalet, som sedan följs av selection, vilket är det praktiska urvalet som följer vissa principer (Harrison, 1997, s. 126). Appraisal therefore provides the intellectual framework in which the activity of selection takes place” (Trace, 2010, s. 47). Trace menar alltså att

(24)

20

appraisal handlar om den intellektuella bedömningen som gäller inför det praktiska urvalet (ibid). Ifall man ska definiera begreppet närmreinnebär appraisal den urvalsprocessen som görs vid bevaring och gallring (Shepherd & Yeo, 2003, s. 146). Den process och det urval som genomförs handlar om att följa olika former av modeller som omfattar föreskrifter och riktlinjer kring hur det ska utföras (Trace, 2010, s. 48). Det har diskuterats en del kring hur begreppet appraisal ska översättas till svenska. Ofta definieras appraisal som

informationsvärdering (Rydén, 2014). Edquist väljer att använda sig av det mer sällan använda begreppet arkivvärdering eftersom han anser att det är mer lämplig då begreppet syftar till arkiv, och inte information i allmänhet (Edquist, 2019, s. 16). Informationsvärdering kan också fungera om det framgår att det gäller arkiv när det sätts i ett arkivsammanhang, alltså att det handlar om information kopplat till arkiv. Det handlar således om någon form av värdering, så länge värderingen förstås i sin kontext. I slutändan har begreppen samma innebörd sett till kontexten.

Samtidigt kan det vara väsentligt attskilja på begreppen informationsvärdering och informationsvärde. Där värdering redogör för processen över hur informationen värderas, medan informationsvärde handlar om värdet på informationen (Klett, 2018b). Klett anser att arkivteorier som behandlar värde kan yttras i regleringar, normer och i den rådande

arkivdiskursen. Det blir därför viktigt att skapa ett gemensamt värde, och skapa en förståelse för att värderingen av informationen påverkar det som omfattas i arkiven (Klett, 2018a, s. 55). Vidare lyfter Elizabteh Shepherd & Geoffrey Yeo fram att denna värdering kan ske även om det inte finns någon kontroll. Om det inte sker några formella kontroller eller beslut kring informationsvärdering på arkiv kommer det resultera i egna initiativ. Därför är det viktigt att ha gemensamma riktlinjer kring detta (Shepherd & Yeo, 2003, s. 146). Edquist har framfört att det ute i myndigheterna förekommer arkivbildning utan hänsyn till befintliga regler som finns kopplat bevaring och gallring. Detta gör att det blir svårt för arkivarier att kunna påverka detta på grund av brist på tid eller resurser (Edquist, 2019, s. 264). Det är arkivarien som hanterar arkivbildningen på ett övergripande plan och har därmed en viktig del av de val som görs. Arkivariens roll är på det sättet tillskrivet ett ansvar över att skapa så tillförlitliga och fullständiga arkiv som möjligt (Shepherd & Yeo, 2003, s. 243).

Richard J. Cox anser att det är viktigt att skriva ned hur informationsvärdering

genomförs för att framtida generationer ska ha möjlighet att förstå samtida arkivariers val vid informationsvärdering i arkiv (Cox, 2002). Författaren menar även att arkivinstitutioner ska förstå sin maktposition och bör därför tänka igenom beslut vid informationsvärdering. De beslut som genomförs bör omfatta frågorna för vem, hur och varför det utförs (ibid). Vidare

(25)

21

anser Luciana Duranti att det arkivmaterial som överlämnas till kommande generation bör vara genomtänkt och ge en god uppfattning om dess samtids samhälle. Det blir väsentligt för att kunna använda det som källa och utgångspunkt till de val som behöver genomföras i framtiden, därför är det viktigt att vara transparant med de val som genomförs (Duranti, 1994).

Eftersom informationsvärdering kan skilja sig åt internationellt är det heller inte enkelt att påstå att det bara finns ett rätt tillvägagångssätt vid informationsvärdering. De olika traditioner som finns påverkar arkivbildningen och de val som genomförs. Carol Couture anser att det är en utmaning att bedöma vad som ska bevaras och gallras. Samtidigt är värderingen en central del i arkivarbetet och bör därför vara genomtänkt (Couture, 2005). Därför är det viktigt att lära sig från det arbetet som gjorts förr för att kunna utveckla det vidare och ta fram vägledande riktlinjer kring hur informationsvärderingen ska utföras (ibid). Det skulle även kunna vara möjligt att lära sig från andra fält för att få bredare kunskaper gällande värde och urval (Trace, 2010, s. 64). I artikeln Automating the appraisal of digital

materials (2010) av Ross Harvey & David Thompson försöker författarna behandla

informationsvärdering av digitala arkiv genom att använda sig av automatiserade system som värderar information. Harvey & Thompson framhäver att utforma ett sådant system kan vara svårt, eftersom det krävs komplexa system som är kostsamma och att det inte sker en

mänsklig värdering kan också uppfattas som en risk. Därför är det väsentligt att se både nackdelar och fördelar där värdet av materialet framkommer men även se till effektivitet och kostnader (Harvey & Thompson, 2010). Harvey & Thompson ser svårigheter i att utveckla teknologiska system som ska genomföra informationsvärderingar som kanske inte alltid heller fungerar analogt, och anser att detta kräver vidare reflektion och forskning. Samtidigt kanske dessa system inte fyller en funktion i en verksamhet beroende på dess storlek och omfattning av information som inkommer (ibid). Att informationsvärdering uppfattas och har uppfattats som en utmaning med svårigheter kring hur det ska genomföras, och vilka riktlinjer som blir väsentliga att följa kan vara en del i varför gamla metoder har vidhållits. Detta eftersom det funnits en försiktighet kring vilka risker och svårigheter det skulle kunna medföra (Edquist, 2019, s. 242). Samtidigt kan det vara svårt att utforma generella riktlinjer för urval vid

gallring som ska gälla alla arkiv eftersom information är unik och kan ha olika värde beroende av verksamhet (Fredriksson, 2004, s. 27).

(26)

22

5.5 Demokrati och insyn

Rätten att ta del av allmänna handlingar är en grundläggande del av att det demokratiska samhället i Sverige. Detta framkommer i offentlighetsprincipen genom bestämmelser av rätten till insyn i statliga och kommunala verksamheter, för privatpersoner, samt massmedia. Detta betyder att det ska gynna en fri diskussion och kunna utgöras som en generell

upplysning till allmänheten. Det kan både innefatta insyn i myndigheters och kommuners arbete eftersom de är skattefinansierade verksamheter, men också för kunskap i form av historia eller annat (Geijer & Lövblad, 2018, s. 119–120). Inga-Britt Ahlenius anser att öppenhet och insyn inte är synonymt. ”En öppen förvaltning, med ett öppet arkiv men utan dokument, ger ingen insyn” (Ahlenius, 2004, s. 17). Vidare tror Ahlenius att

offentlighetsprincipen är för vid, vilket därmed gör den svårtolkad. Detta kan resultera i mindre dokumentation, samt att viktiga beslut behandlas i slutna rum som indirekt innebär att insyn uteblir (Ahlenius, 2004, s. 18).

Det demokratiska värdet i allmänna handlingar och vilken nytta det kan ha för samhället i framtiden är något Fredriksson behandlar i Vad skall vi bevara? (2004). Fredriksson anser att vi bör förhålla oss till de konsekvenser som blir av vårt handlande, att det vi gör nu kommer att påverka framtiden. Det är omöjligt att med exakthet veta allmänhetens behov i framtiden, men att vi måste skapa en överblick av arkivmaterialet vi har idag efter de förväntningar som finns nu (Fredriksson, 2004, s. 54). Samtidigt lyfter Fredriksson fram att arkiven fyller en funktion för samhällsnyttan, både för vetenskapligt underlag för att skapa förståelse för verkligheten och hur den kan förändras. Det är också väsentligt att tillgodose arkiv på individnivå för släktforskning och andra självändamål (ibid). Offentlighets- och sekretesslagen är en lag i tryckfrihetsförordningen vilken ska praktiseras av alla myndigheter. Det finns bestämmelser gällande sekretess och att yttra uppgifter – både muntligt och

skriftligt, som kan vara till skada för enskilda personer (Geijer & Lövblad, 2018, s. 126–128). Lagen styr även tystnadsplikt vid offentligt arbete och förbud att lämna ut vissa allmänna handlingar (Geijer & Lövblad, 2018, s. 127). Detta för att skydda privatpersoner och värna rikets säkerhet. Rosengren menar att offentlighetsprincipen kan ha en vid betydelse eftersom det är möjligt att tolka den på flera sätt. Begreppet har ingen fast betydelse utan kan på det sättet vara rörligt beroende av sammanhang (Rosengren, 2017).

Gallring behandlas i arkivlagen under 10 §, där det framgår att ifall det förekommer särskilda beslut gällande en viss typ av allmän handling i en annan lag eller förordning gäller de bestämmelser som anges där (Riksdagen, 2020). Bestämmelserna omfattar

(27)

23

tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen, samt föreskrifter från Riksarkivet. Riksarkivets har ansvar över arkivvården i Sverige och fungerar som

arkivmyndighet för statliga myndigheter och som ett verktyg för vid beslut om gallring, samt förvaring av allmänna handlingar från statliga arkiv. Riksarkivets föreskrifter omfattar RA-FS och RA-MS som har stöd i arkivlagen och arkivförordningen. RA-FS syftar till generella föreskrifter och allmänna anvisningar från Riksarkivet som publiceras i deras

författningssamling. Detta ska fungera som stöd vid arbete med gallring, arkivredovisning, skydd etc. (Riksarkivet, 2020a). RA-MS behandlar myndighetsspecifika föreskrifter och bestämmelser för en särskild myndighet. Det kan röra sig om när de generella föreskrifterna ej går att praktisera eller vid särskilda tillfällen (Riksarkivet, 2020b). Hos myndigheter finns det gallring som avser handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS:1991, 6, senare ändrad i 1997: 1), vilket omfattar handlingar som har en mindre relevans för en verksamhet. Det kan handla om kopior av handlingar, oförståeliga handlingar etc. (Geijer & Lövblad, 2018, s. 206). Handlingarna av tillfällig eller ringa betydelse kan vara det genom funktion, informationsinnehåll etc. (ibid). Edquist menar att det möjligtvis funnits oklarheter kring dessa föreskrifter och dess innebörd tidigare. Enligt författaren är det sannolikt att

myndigheter har tolkat RA-FS 1991:6, 2 § (senare ändrad till RA-FS 1997: 1, 7 §) felaktigt om den som arbetade med gallring ej var arkivarie (Edquist, 2019, s. 256). Riksarkivet har utformat en allmän föreskrift för statliga förvaltningar, vilket behandlar handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Föreskriften RA-FS1991:6 reviderades till RA-FS 1997: 1, för att sedan ändras 2012 till RA-FS 2012:2. Föreskriften ska endast användas ifall det inte finns

myndighetsspecifika gallringsbestämmelser där gallring inte är tillåtet. Annat som ej är tillåtet handlar om gallring av handlingar som är skapade före 1980. Detta måste ske i samråd med Riksarkivet (Geijer & Lövblad, 2018, s. 206).

Det är Riksarkivet som bestämmer över gallringsbeslut, samtidigt är det de statliga myndigheterna som efterfrågar dessa beslut genom en framställan till Riksarkivet (Geijer & Lövblad, 2018, s. 205). Angående kommuner och regioner framgår det inte i arkivlagen vem som styr gallring utan det är nämnden eller styrelsen i den verksamhet där handlingen uppförts som beslutar kring gallring. Samtidigt kan dock fullmäktige bestämma att arkivmyndigheten ska ha ansvar för gallring, vilket kan vara ett kommunarkiv eller ett regionarkiv (ibid). De funktioner arkiv har i enlighet med arkivlagen handlar delvis om egen förvaltning för verksamheter men också för rättsväsendet. Gällande förvaltning kan det avse en resurs till verksamhetens arbete genom att fungera som ett verktyg för att ordna och vårda information som allmänheten kan ha nytta av (Geijer & Lövblad, 2018, s. 68–69). Angående

(28)

24

rättsväsendet kan det handla om olika slags avtal, åtkomstdokument, dokumentation av omständigheter som omfattar någon form av ägandeskap etc. (Fredriksson, 2004, s. 53).

5.6 Kulturarv och arkiv

Arkivväsendet har en betydelse i hur kulturarvet konstant utformas och reproduceras. Det är en del i de beslut som avgör vad som blir väsentligt för framtiden att återberätta om det förflutna (Edquist, 2019, s. 11). Detta betonas i arkivlagen (1990: 782) § 3: ”Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet”. Vidare är kulturarv inte enbart kopplat till arkiv, utan bibliotek och museum brukar också innefattas när det talas om kulturarv. Kulturvetaren Anna Marlene Karlsson undersöker i artikeln Kulturarvspolitik (2019) kulturarvspolitiken som var aktuell 2017. Artikeln behandlar kulturarvet som samhällsresurs och hur allmänheten kan ha nytta av och ta del av kulturarv. Karlsson framhäver att inom den svenska staten finns en lång historia av att bevara och skydda historiska objekt (Karlsson, 2019). Där kulturarv idag ofta förenas med ekonomi, vilket kan gälla både museibesök och turism (Karlsson, 2019). Karlsson menar att begreppet kulturarv i Sverige är väldigt brett och kan få oss att tänka på dess mycket vida betydelse (Karlsson, 2019). Edquist har likande tankar om

kulturarv och anser att begreppet ofta är kopplat till minne med skildringar eller skeenden från det förflutna. Där arkivet har fått rollen av att bevara detta kulturarv (Edquist, 2019, s. 14). Just nu utformas samlingarna av tiden vi lever i, vilket kommer att påverka framtiden på något sätt (Smith, 2019). Därför är möjligheterna med kunskap och tillgängliggörandet väsentliga skäl i de kulturpolitiska målen som finns gällande kulturarvsverksamheter. Det framgår även att gynna ett levande kulturarv som används, bevaras, samt utvecklas (prop. 2009/10: 3).

Edquist framhäver att arkivväsendet inte behandlat kulturarvsbegreppet särskilt

ingående jämfört med museerna (Edquist, 2019, s. 264). Karlsson nämner också detta, och det framgår att under 1990-talet fokuserades det på allmänhetens delaktighet och tillgängligheten till kulturarv. Detta förändras senare i den kulturpolitiska propositionen 2009 där det i stället framförs att kulturarvet är rörligt och levande (Karlsson, 2009). Edquist nämner att det

gjordes försök till att förnya policyn genom ett projekt 2010. Där framfördes det att det var en utmaning att tillämpa kulturarvsbegreppet i verkligheten (Edquist, 2019, s. 265). Detta kan skapa viss eftertanke kring vad begreppet kulturarv egentligen innebär. I Sveriges

Arkivutredning Härifrån till evigheten. En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och

(29)

25

beskrivning genom att relatera till andra fält - museum och bibliotek där begreppet är mer utbrett. Där sker det ett samarbete för att utforma vad begreppet innebär. I utredningen framförs det att begreppet är svårt att definiera eftersom det kan innefatta mycket (SOU: 2019, s.187). Samtidigt framgår det även att det finns en eftersträvan om att utarbeta en ny arkivlag som är mer anpassad till samtiden, eftersom den är nuvarande arkivlagen är 30 år gammal (SOU: 2019, s. 188). Det görs ett försök att illustrera syftet med arkivet, vad det kan användas till, släktforskning och historiska kunskaper om exempelvis kvinnlig rösträtt etc. (SOU: 2019, s. 191). På ett sätt förenas kulturarv genom arkiv, bibliotek och museer eftersom de behandlar minnen på något sätt, men även att de är sammankopplade eftersom de stödjer varandras arbete (Cox, 1993).

Shepherd & Yeo anser att minnen som finns i arkiv och olika artefakter omfattar någon form av makt. Den makten tillskrivs ofta arkivarien, frågan blir då i vilken omfattning den makten handlar om (Shepherd & Yeo, 2003, s. 293). Eric Ketelaar anser att handlingar avser någon form av innehåll som i sin tur har en berättelse. Likt föremål på ett museum tillskrivs varje arkivhandling någon form av mening. Detta kommunicerar något till användaren, något som skaparen, arkivarien och användaren tar del av, tolkar och reproducerar (Ketelaar, 2001). Detta lämnar spår i arkivhandlingen i förlängningen. Samtidigt kan olika syner på vad

innehållet i arkiv innebär utgöras utifrån betraktarens bakgrund. Ketelaar menar att historiker kan ha en uppfattning av att arkiv enbart är ett förvar av historia, och att arkivarier därmed har en neutral funktion. Sociologer och antropologer har ett annat perspektiv gällande arkiv, och anser att det kan fungera som ett system för att lagra och kategorisera innehåll som sedan kan utnyttjas i form av minnen av en händelse (ibid).

De olika perspektiven som finns kan ha en betydande roll i hur den information som finns i arkiv hanteras men också hur detta påverkar yrkesrollen arkivarie. Edquist anser att arkivariens funktion har förskjutits från att vara en person som tar hand om historiskt material till någon form av informationshanterare eller informationsförvaltare. Det är något som skett genom den tekniska utvecklingen där arkivarien blir någon som sköter en verksamhets dokumenthantering och kvalitetsarbete kopplat till information. Detta skifte innebär att det blir viktigare att arbeta proaktivt på grund av den tekniska förändringen som skett inom arkivområdet (Edquist, 2019, s. 242-243). Denna förändring är även något som Kallberg behandlar i sin avhandling The Emperor's New Clothes' Recordkeeping in a New Context (2013). Kallberg anser att det har skett ett skifte gällande arkivariens roll, från ett historiskt perspektiv där arkiv sågs som en källa till historia och kulturarv, till ett verksamhetsperspektiv som koncentreras på effektivitet. Det har därmed blivit ett större fokus på informationsdelen

(30)

26

än arkivdelen (Kallberg, 2013, s. 119). Nutidens arkivarier arbetar till största delen med att organisera information och göra den sökbar för kortsiktig och långsiktig bevaring. Viss vård av gamla arkivhandlingar förekommer fortfarande men det är inte längre arbete i en källare som är den huvudsakliga arbetsplatsen (Edquist, 2019, s. 11).

(31)

27

6. Resultat och analys

I detta avsnitt är resultat och analys sammankopplat. Vidare kommer resultatet av de intervjuer som genomfördes med åtta olika arkivarier presenteras, vilket sedan kommer relateras till tidigare litteratur. Lessigs teoretiska perspektiv med de fyra modaliteterna - lagar, normer, marknad och arkitektur används som ett analysverktyg och är uppdelat i två

delavsnitt – normer och lagar, samt arkitektur och marknad. I varje delavsnitt kommer det inledningsvis en kort sammanfattning av vad de olika begreppen innebär för att sedan användas som analysverktyg för att förklara resultatet.

6.1 Normer och lagar

Normer och lagar är inte alltid sammanhängande men kan vara det. Enligt Lessig handlar normer om individers allmänna regler över hur något ska vara eller hur vi ska bete oss. Det är som osynliga regler över hur något bör vara (Lessig, 2006, s. 11; Lessig 1995).Lessig anser att lagar har en innebörd av bestraffning ifall de inte efterföljs, vilket kan påverka människors beteende i hög grad. (Lessig, 2006, s. 131). Lagar är upprättade av regeringar och används för att ändra beteenden eller handlingar (Lessig, 1999). Lessig menar att lagar inte alltid följs men att de kan höra samman med normer eftersom de kan fungera som riktlinjer som sedan

övergår till en gemensam bestämmelse över hur något ska vara (Lessig, 2006, s. 11).

Utefter det som framkommit i intervjuerna så skiljer sig metoderna åt kring hur arbetet med informationsvärdering och gallring utförs. Detta beroende på arbetsplats och hur den är uppbyggd men målet i slutändan är detsamma, att uppfylla de lagkrav och regler som finns kring gallring (Lessig, 1995; Lessig, 2006, s.11). Enligt Riksarkivet är det myndigheten själv som avgör hur arkivverksamheten ska organiseras, samt hur ansvarsfördelningen ska vara för att följa befintliga föreskrifter (Riksarkivet, 2020c). Det är väsentligt att ta lärdom från föregående arbete för att utveckla det och utforma vägledande riktlinjer för

informationsvärderingen och hur det ska genomföras (Couture, 2005). Gallring innebär att skapa överblick i arkiven och göra de tillgängliga, både efter verksamhetens behov men också för allmänheten i enlighet med lagstiftning (Geijer & Lövblad 2018, s. 200–201). Arbetet med gallring av allmänna handlingar kan genomföras på olika sätt utifrån styrdokument

(informationshanteringsplaner eller dokumenthanteringsplaner) och lagstiftning. Lagar och normer kan fungera i symbios genom att arkivarier följer befintlig lagstiftning som sedan blir en social norm kring hur arkivarbete ska hanteras (Lessig, 1999). Informant 5 fick frågan om

References

Related documents

Utgifterna för offentlig konsumtion och transfereringar som andel av BNP förblir lägre fram till och med 2040 i årets rapport jämfört med förra årets rapport, även om

The finding that male sex and younger age were associ- ated with non-participation were in accordance with pre- vious studies [ 11 , 13 ]. However, the highest participation of

Sedan 90-talet har lean production, time based management, business process engineering och new public management fått spridning som arbetsorganisations- och styrmodeller. De tre

Romer har uttryckt att strängt hållna levnadsregler tycks förändras genom nödvändighet och vana, vilket inte motsäger att man inom sjukvår- den liksom inom andra myndigheter

Bolton anser även att drama har en viktig funktion att fylla när det gäller att hjälpa barn att komma till förståelse för sina värderingar och när det gäller att

Syftet med den här undersökningen har varit att undersöka hur sexåringar uttrycker tankar och föreställningar om skolstart och skola samt var de säger att de har lärt sig detta. Min

Patrik Brännström ekonomidirektör. Dokumentet är

Resultatet visar också att närmare åtta av tio elever anser att skolan har betydelse när de lär sig språket och en stor majoritet av eleverna tycker det är viktigt att