hållbar utveckling
Miljöledningssystem i myndigheter 2008
Miljöledningssystem i myndigheter 2008
Beställningar Ordertel: 08-505 933 40 Orderfax: 08-505 933 99 E-post: natur@cm.se
Postadress: CM Gruppen AB, Box 110 93, 161 11 Bromma Internet: www.naturvardsverket.se/bokhandeln
Naturvårdsverket Tel: 08-698 10 00, fax 08-20 29 25 E-post: registrator@naturvardsverket.se Postadress: Naturvårdsverket, SE-106 48 Stockholm
Internet: www.naturvardsverket.se ISBN 978-91-620-5962-0.pdf
ISSN 0282-7298 © Naturvårdsverket 2009
1 Förord
Miljöledningssystem är ett verktyg för att få till stånd ett systematiskt miljöarbete i en organisation. Regeringen har därför beslutat att statliga myndigheter ska in-föra miljöledningssystem. Miljöarbetet i myndigheterna ska bidra till att uppnå de nationella miljökvalitetsmålen och framhålla staten som ett föredöme.
Naturvårdsverket har regeringens uppdrag att ge myndigheterna stöd i deras miljö-ledningsarbete. I uppdraget ingår även att årligen redovisa en sammanfattning av myndigheternas miljöledningsarbete. Denna rapport är Naturvårdsverkets redovis-ning av uppdraget år 2008. Förhoppredovis-ningen är även att rapporten ska ge stöd till de deltagande myndigheterna och bidra till en ökad kunskap om miljöledningssystem i myndigheter.
Rapporten är författad av Agneta Jordaan och Kerstin Backman Hannerz på Naturvårdsverket.
Stockholm i april 2009 Naturvårdsverket
Innehåll
1 FÖRORD 3 INNEHÅLL 5 2 SAMMANFATTNING 7 3 SUMMARY 9 4 INLEDNING 11 4.1 Bakgrund 114.2 Myndigheternas årliga redovisning 11 4.3 Myndigheter som omfattas 12
4.4 Svarsfrekvens 12
4.5 Rapporten 12
4.6 Nya riktlinjer från 2009 12
5 GRUNDLÄGGANDE ELEMENT I MILJÖLEDNINGSSYSTEMET 14
5.1 Miljöcertifiering 14
5.2 Systematisk ständig förbättring 14
5.3 Miljöutredning 15
5.4 Miljöpolicy 16
5.5 Övergripande miljömål 17
5.6 Detaljerade mål 18
5.7 Uppföljning med nyckeltal 18 5.8 Integrering av miljömål i verksamheten 21 5.9 Åtgärder som gett positiva effekter 22
5.10Miljöutbildning 23
5.11Revision av miljöledningssystemet 24
5.12Nedlagd arbetstid 26
5.13Återkoppling från departementen 27 5.14En jämförelse med tidigare år 27
6 MER AVANCERADE DELAR I MILJÖLEDNINGSSYSTEMET 29
6.1 Senaste revisionen av miljöledningssystemet 29 6.2 Indirekt miljöpåverkan 30 6.3 Övriga miljörapporteringar 32 6.4 Miljökrav i upphandling 32 6.5 Ledningens genomgång 33 6.6 Bieffekter av miljöledningssystemet 34 7 MILJÖPRESTANDA 35 7.1 Miljöeffekter av miljöledningsarbetet 35 7.2 Verifiering av miljöeffekterna 35
7.3 Metoder för att verifiera miljöeffekter 35
8 UPPFÖLJNING AV MILJÖLEDNINGSSYSTEMETS EFFEKTER 36
8.1 Tjänsteresor och övrig bränsleförbrukning 36
8.2 Energiförbrukning 37 8.3 Miljökrav i upphandling 37 9 RANKINGRESULTAT 38 9.1 Kriterier för rankinglistan 38 9.2 Rankinglistan 38 9.3 Årets resultat 45
9.4 Årets special: Länsstyrelserna 47
10SAMMANFATTANDE DISKUSSION 48
10.1Utvecklingen har avstannat inom några områden 48 10.2Uppföljningen ökar men har förbättringspotential 48 10.3Färre revisioner men fler som gör både intern och extern revision 49 10.4Allt fler säkerställer den indirekta miljöpåverkan 49 10.5Respons från departementen bör utvecklas 50 10.6Svagare utveckling på rankinglistan 50 10.7Inför nästa års redovisning 51
11BILAGOR 53
Bilaga 1: Modell för redovisning av miljöledningssystemet 2008 53 Bilaga 2: Miljöledningssystemets miljöeffekter 56 Bilaga 3: Myndigheter med uppdrag att redovisa sitt miljöledningsarbete 2008 60 Bilaga 4: Miljöcertifierade myndigheter 64 Bilaga 5: Myndigheter som frivilligt skickat in effektredovisning 65
2 Sammanfattning
För att stimulera miljöarbetet i staten har regeringen beslutat att statliga myndighe-ter ska införa miljöledningssystem. Naturvårdsverket har regeringens uppdrag att stödja myndigheterna i detta arbete. I uppdraget ingår att årligen redovisa en sam-manställning av miljöledningsarbetet baserat på myndigheternas rapporteringar. Miljöledningsarbetet går både framåt och bakåt
Det statliga miljöarbetet har fortsatt framåt på flera områden under 2008 jämfört med tidigare år. De flesta myndigheterna har nu gjort en miljöutredning och formu-lerat sin miljöpolicy. Ytterligare positiva resultat är bland annat att allt fler myn-digheter följer upp arbetet med nyckeltal och att fler mynmyn-digheter integrerar sina miljömål i verksamhetsplanen. Men i år syns också att arbetet inom vissa områden har stannat av eller till och med försämrats jämfört med föregående år. Därför finns det fortfarande en del områden med stor förbättringspotential, där många myndig-heter har goda möjligmyndig-heter att göra ett ännu bättre miljöarbete.
Uppföljningen ökar men har fortfarande förbättringspotential
Att följa upp miljöarbetet och kunna utvärdera måluppfyllelse är nödvändigt för att få reda på om miljöarbetet har rätt inriktning. I år redovisar drygt två tredjedelar av myndigheterna att de följer upp miljöarbetet med nyckeltal. Allt fler använder ock-så nyckeltal inom de områden som från 2009 ska följas upp enligt nya riktlinjer. Fortfarande är det många av myndigheterna som inte följer upp sitt miljöarbete, men förhoppningsvis bättras detta till nästa års redovisning enligt de nya riktlinjer-na för uppföljning av miljöeffekter.
Färre revisioner under året men fler som gör både intern och extern revision
Miljörevision är ett redskap som visar om miljöarbetet överrensstämmer med de kriterier som fastställts. Antalet myndigheter som genomfört miljörevision under det gångna året har minskat något. Men vid en granskning av hur många myndig-heter som genomfört revision i grupperna 1 och 2 ser man att revisionerna där har ökat. Antalet myndigheter som gjort både extern och intern miljörevision har ökat ordentligt. Det är ett gott tecken att myndigheter med centrala miljörelaterade upp-gifter och med stor betydelse för miljöfrågor jobbar aktivt med att säkerställa att den egna verksamheten tar ansvar för att minska sin miljöpåverkan.
Återkopplingen från departementen bör fortfarande utvecklas
Återkoppling av miljöledningsarbetet från myndigheternas respektive departement är önskvärd och ger ofta arbetet en välkommen skjuts. Andelen myndigheter som fått återkoppling har i år ökat från 20 till 24 procent. Ökningen är glädjande, men återkopplingen bör bli ännu bättre. En granskning av myndigheter som fått respons från sitt departement visar att dessa ofta ligger bra till i Naturvårdsverkets ranking-lista över myndigheter med miljöledningsuppdrag.
Förväntningar inför nästa års redovisning
För redovisningsåret 2009 ska alla myndigheter med miljöledningsuppdrag redovi-sa enligt nya riktlinjer som omfattar uppföljning av miljöeffekter. Målsättningen med uppföljningen är att miljöledningssystemen i slutändan ska leda till att minska den samlade negativa miljöpåverkan från statliga myndigheter. Redan idag arbetar som tidigare nämnts två tredjedelar av myndigheterna med nyckeltalsuppföljning inom olika områden. Förutsättningarna är alltså lovande inför den kommande upp-följningen. Naturvårdsverket ser fram emot redovisningarna med förväntan.
3 Summary
In 1996 the Swedish government decided that agencies should implement envi-ronmental management systems and submit annual progress reports. The environ-mental performance of these agencies is intended to contribute to the achievement of the national environmental quality objectives. The Swedish Environmental Pro-tection Agency (EPA) has been commissioned by the government to support agen-cies in these efforts. The commission includes making an annual compilation of environmental management efforts based on the agencies’ progress reports. Such a compilation follows in this report.
Environmental management work reports mixed results
Environmental management in government agencies has progressed in several areas during 2008 compared to previous years. Most agencies have now conducted environmental reviews and have formulated their environmental policies. Further positive results include more and more agencies monitoring their efforts with the use of key indicators and more agencies are integrating their environmental objec-tives in their operational planning. But it can also be seen that this year’s work in some areas has come to a standstill or has even deteriorated compared to the previ-ous year. Therefore there are still a few areas with considerable potential for im-provement where many agencies have good opportunities to produce even better environmental work.
Monitoring is increasing but there is still room for improvement Monitoring environmental performance and being able to evaluate whether targets are being met is necessary in order to determine whether environmental efforts are moving in the right direction. This year, more than two thirds of the agencies report that they are monitoring environmental efforts with key indicators. An increasing number of agencies are also starting to use key indicators within those areas which from 2009 must be monitored according to new guidelines. There are still many agencies that do not monitor their environmental progress, hopefully this will im-prove by next year’s reports in accordance with the new guidelines for monitoring environmental impact.
Fewer audits during the year but more agencies are carrying out in-ternal and exin-ternal audits
An environmental audit is a tool which indicates whether environmental efforts are consistent with the criteria that have been established. A slight decrease has taken place in the number of agencies that have carried out an environmental audit during the past year. However, following a review of how many agencies had carried out an audit in groups 1 and 2, it can be seen that the number of audits there has in-creased. A large increase has occurred in the number of agencies that have carried out both external and internal environmental audits. This is a good sign that the agencies with central environmentally-related commissions are working actively to
ensure that their own operations are assuming responsibility to reduce environ-mental impact.
Feedback from the ministries needs further development
Feedback on environmental management efforts from the agency’s ministry is desirable and often provides a welcome lift to work. The share of agencies that have received feedback this year has increased from 20 to 24 per cent. The increase is gratifying, but feedback should be even better. A review of agencies that have received a response from their ministry shows that they are often well placed in the Swedish EPA’s ranking of agencies with environmental management commissions. Expectations for next year's report
For the reporting year 2009, all agencies with environmental management commis-sions must report in accordance with the new guidelines which include the moni-toring of environmental effects. The objective of conducting monimoni-toring work is that the environmental management systems will finally lead to a reduction of the total negative environmental impact of government agencies. As previously men-tioned, two thirds of the agencies are already working with the monitoring of key indicators within various areas. The prospects are promising for future monitoring efforts and the EPA looks forward to the new reports with high expectations.
4 Inledning
4.1 Bakgrund
Alla verksamheter påverkar miljön på något vis. Därför är det nödvändigt att säker-ställa ett systematiskt och målinriktat miljöarbete. Miljöledningssystem är ett verk-tyg som systematiserar och effektiviserar miljöarbetet så att det leder till ständigt förbättrade resultat. Metoden ger struktur åt arbetet, ser verksamheten i ett helhets-perspektiv och riktar de miljöförbättrande åtgärderna dit där de bäst behövs. Staten utformar och driver miljöpolitik och statsförvaltningen har ett stort miljöan-svar genom exempelvis resor, upphandling, regler och beslut. Därför är det särskilt angeläget att de statliga myndigheterna är föregångare inom miljöarbetet. Med detta i åtanke beslutade regeringen 1996 att statliga myndigheter ska införa miljö-ledningssystem och årligen rapportera till regeringen om hur arbetet går.
Naturvårdsverket har sedan 2000 regeringens uppdrag att ge statliga myndigheter stöd i deras miljöledningsarbete. I uppdraget ingår även att årligen redovisa en sammanfattning av myndigheternas miljöledningsarbete. Sammanfattningen byg-ger på de redovisningar som myndigheterna skickat in till sina departement med kopia till Naturvårdsverket.
4.2 Myndigheternas årliga redovisning
De myndigheter som har i uppdrag att införa miljöledningssystem ska årligen re-dovisa till regeringen hur arbetet fortskrider. Redovisningen ska göras enligt fast-lagda riktlinjer beslutade av Miljödepartementet (Bilaga 1). Redovisningen ska skickas både till myndigheternas respektive departement och till Naturvårdsverket. Myndigheterna är indelade i tre grupper beroende på hur stor deras miljöpåverkan bedöms vara. I grupp 1 finns myndigheter med centrala miljörelaterade uppgifter. Grupp 2 innehåller övriga myndigheter med stor betydelse för miljöfrågor och grupp 3 är myndigheter med i huvudsak direkt miljöpåverkan.
Riktlinjerna för myndigheternas redovisning av miljöledningsarbetet är för närva-rande indelade i tre delar. Den första delen innehåller frågor om miljöledningssy-stemets grundelement och ska besvaras av alla grupper. Den andra delen innehåller frågor om mer avancerade delar i miljöledningssystemet och ska besvaras av grup-perna 1 och 2. Den tredje delen innehåller frågor om miljöprestanda och besvaras av grupp 1, obligatoriskt vart tredje år. I år var denna del frivillig. I år var det dess-utom frivilligt att redovisa en uppföljning av miljöledningssystemets effekter. Den-na bifogades riktlinjerDen-na.
4.3 Myndigheter som omfattas
Enligt regeringens riktlinjer för redovisning (M2008/2746/H) omfattas 178 myn-digheter av uppdraget att redovisa sitt miljöledningsarbete. Av dessa finns 43 i grupp 1, 52 i grupp 2 och 83 i grupp 3. Myndigheterna listas i bilaga 3.
4.4 Svarsfrekvens
På grund av regeringens omstrukturering bland myndigheterna under det gångna året har vissa myndigheter med redovisningsuppdrag avvecklats eller slagits ihop till nya myndigheter. Det har gett utslag i antalet inkomna redovisningar. Tolv myndigheter som avvecklats eller omvandlats har inte lämnat någon redovisning. Det trots att de haft ansvar att arbeta med miljöledning och redovisa för detta till det datum då de upphör. Av de resterande myndigheterna är det två myndigheter som inte lämnat någon redovisning i år, nämligen Brottsförebyggande rådet och
Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd. Två myndigheter, Folke Bernadotteakade-mien och Räddningsverket inkom så sent att den inte kunde tas med i
sammanställ-ningen. Det innebär en svarsfrekvens på 92 procent, en minskning sedan förra året (95 procent) och året innan dess (97 procent). Positivt är att två myndigheter med nya uppdrag redovisat frivilligt. Dessutom har även fem högskolor skickat in redo-visningar frivilligt. En myndighet har inkommit med fyra redoredo-visningar för olika verksamhetsområden. Det totala underlaget för årets rapport är således 171 myn-digheter. 20 myndigheter inkom sent med sina redovisningar. Myndigheter som inte svarat enligt riktlinjerna har inte tagits med i rankinglistan.
4.5 Rapporten
Rapporten är som vanligt disponerad så att den följer riktlinjerna för myndigheter-nas redovisning. I kapitel 5 redovisas svaren på frågorna i del ett, vilka besvarats av samtliga myndigheter. Här finns den mesta statistiken. Därefter, i kapitel 6 presen-teras svaren på frågorna i del två, vilka har besvarats av myndigheter i grupperna 1 och 2. I kapitel 7 finns sammanställningen av svaren för del tre. I år var det frivil-ligt för grupp 1 att besvara dessa frågor. Del två och tre innehåller mest öppna frågor, och resultaten presenteras i diskuterande form. I kapitel 8 redogörs för den i år frivilliga redovisningen av miljöeffekter. Kapitel 9 innehåller rankinglistan, och dess resultat. Slutligen finns en sammanfattande diskussion i kapitel 10 där viktiga iakttagelser och rekommendationer till det fortsatta arbetet tas upp.
Där det är möjligt och relevant jämförs resultatet med tidigare år. Eftersom riktlin-jerna för redovisningen ändrats är det inte möjligt att jämföra med tidigare år än 2005.
4.6 Nya riktlinjer från 2009
beslu-ra för såväl miljöledningssystemet som effekterna av myndigheternas arbete med miljöledning.
5 Grundläggande element i
miljö-ledningssystemet
Den första delen i redovisningen som myndigheterna besvarar berör de grundlägg-ande komponenterna i ett miljöledningssystem. Frågorna ska besvaras av samtliga myndigheter. Underlaget för denna del är alltså 171 myndigheter.
5.1 Miljöcertifiering
I år har 15 myndigheter angivit att de är miljöcertifierade enligt ISO 14001, varav tre dessutom är registrerade enligt EMAS (se bilaga 4). Viss omflyttning har före-kommit bland de miljöcertifierade myndigheterna. En myndighet har sedan förra året blivit av med sin certifiering och två nya myndigheter har certifierats enligt ISO 14001. En myndighet som varit ISO-certifierad har sedan förra året omvand-lats, och har behållit sin certifiering i den nya organisationen.
5.2 Systematisk ständig förbättring
En organisation som har åtagit sig att arbeta med miljöledningssystem ska arbeta med ständiga förbättringar av verksamhetens miljöpåverkan. Förbättringar av själ-va ledningssystemet, till exempel förbättrande rutiner, är alltså inte ständiga för-bättringar. Ansvaret för ständig förbättring ligger ytterst på verksamhetens chefer. Medarbetarna ansvarar för att ta hänsyn till de rutiner som krävs för att miljöarbetet ska fungera.
Av myndigheterna som redovisat uppger i år 86 procent att de arbetar med att sys-tematiskt förbättra miljöledningssystemet och 13 procent att de inte jobbar med ständig förbättring. Ej svarat 1% Systematisk förbättring 86% Ej systematisk förbättring 13%
Figur 1: Andel myndigheter som arbetar med systematisk förbättring av miljöledningssystemet 2008. Totala underlaget är 171 myndigheter.
Precis som förra året är det många myndigheter som uppger att de åstadkommer systematisk ständig förbättring genom en kontinuerlig uppföljning, utvärdering och översyn av rutiner, miljömål och handlingsprogram. Revidering av miljöutredning och miljöpolicy nämns också som förbättringsarbete. Andra myndigheter beskriver däremot ett förbättringsarbete som är inriktat mot att minska deras miljöpåverkan. Det kan exempelvis ske med hjälp av webbaserade system för avvikelsehantering och förbättringsförslag, eller genom miljögrupper och nätverk som möts med jäm-na mellanrum för att diskutera hur miljöledningssystemet fungerar och för att före-slå förbättringar. Allt fler myndigheter har också rapporterat att personalen blir mer och mer delaktig i miljöarbetet, genom informationsinsatser och utbildning och att det förbättrar miljöledningen. Nyckeltal för att följa upp resultat och måluppfyllel-se blir allt vanligare. Förbättringsinsatmåluppfyllel-ser förekommer ofta i samband med verk-samhetsplanering, med regelbundna revisioner och med förankring hos ledningen. I år är det slående många myndigheter som anger att myndigheten har eller ska genomföra en nystart för hela miljöledningssystemet. Det är möjligt är att detta har ett samband med de nya riktlinjerna för redovisning.
De myndigheter som inte arbetar med att systematiskt förbättra sitt miljölednings-system anger i stor utsträckning att det beror på resursbrist. Andra orsaker för bristande förbättringsarbete är att de inte anser sig ha någon miljöpåverkande verk-samhet eller att det inte finns någon miljösamordnare. Ett fåtal myndigheter svarar att de inte har något miljöledningssystem.
5.3 Miljöutredning
Miljöutredningen är en kartläggning och utvärdering av sambandet mellan myn-dighetens verksamhet och miljöpåverkan, där de betydande miljöaspekterna identi-fieras. Den är ett beslutsunderlag för myndighetens fortsatta miljöarbete och lägger grunden för miljöpolicy, miljömål och handlingsplan. Miljöutredningen bör uppda-teras kontinuerligt. Vid uppdateringen undersöks om de identifierade miljöaspek-terna och värderingen av dem fortfarande är aktuella. Det är lämpligt att uppdatera miljöutredningen var tredje år, helst i samband med att nya miljömål ska fastställas. Av myndigheterna har 97 procent redovisat att de har en miljöutredning. Siffran är oförändrad sedan två år tillbaka. Av alla myndigheter har 55 procent miljöutred-ningar gjorda 2004 eller senare, varav drygt hälften är från 2008-2009. 40 procent av alla myndigheter har utredningar från 2003 eller tidigare och 2 procent av myn-digheterna har inte angivit vilket årtal utredningen är från.
Har miljöutredning från 2003 eller tidigare 40% Har miljöutredning från 2004 eller senare 55% Ej svarat 2% Har ej miljöutredning 3%
Figur 2: Andel myndigheter som har en miljöutredning 2008. Totala underlaget är 171 myndighe-ter.
5.4 Miljöpolicy
Miljöpolicyn uttrycker myndighetens vilja och ambition med miljöarbetet och pekar ut riktningen för miljöledningsarbetet. Miljöpolicyn bör vara aktuell och välkänd av alla medarbetare. En miljöpolicy bör vara giltig fem till tio år framåt, men kan givetvis revideras vid behov.
Av myndigheterna anger 97 procent att de har en miljöpolicy, en minskning med 1 procentenhet sedan förra året. 68 procent av myndigheterna har en miljöpolicy från 2004 eller senare, varav drygt hälften är från 2008 – 2009, medan 27 procent har en miljöpolicy som är från 2003 eller tidigare. Myndigheter som ännu inte har någon miljöpolicy är Arbetsgivarverket, Dramatiska institutet, Myndigheten för utländska investeringar i Sverige, Strålsäkerhetsmyndigheten och Verket för inno-vationssystem. Har inte miljöpolicy 3% Har miljöpolicy 97%
5.5 Övergripande
miljömål
Övergripande miljömål är baserade på de betydande miljöaspekterna och fastställer riktningen på miljöarbetet och vad miljöledningsarbetet ska uppnå. Målen är oftast långsiktiga och bör kopplas till åtagandena i miljöpolicyn. De bör vara begripliga, realistiska, tidsatta och i möjligaste mån mätbara.
I år uppger 92 procent av myndigheterna att de har övergripande miljömål, en minskning med 4 procentenheter från föregående år medan 8 procent uppger att de inte har några övergripande mål.
Har inte övergripande mål 8% Har övergripande mål 92%
Figur 4: Andel myndigheter med övergripande miljömål 2008. Totala underlaget är 171 myndigheter.
Av myndigheterna har i år 63 procent tidsbestämt sina övergripande mål och 18 procent har mål som gäller tills vidare, en minskning med 9 procentenheter. Grup-pen som inte svarat på frågan om tidsbegränsning vuxit från 6 till 12 procent i år. Det innebär att minskningen av myndigheter som angivit att målen gäller tills vida-re helt enkelt kan bero på att en del myndigheter låtit bli att svara på frågan.
0% 1% 8% 63% 18% 12% 3% 6% 27% 63% 0% 20% 40% 60% 80% Ha r tids be stä m da må l Ha r m ål s om gä lle r t ills v id are H ar må l me n i nte an gi vit tid sbe gr äns nin g Ha r e j m ål Ej s va ra t 2008 2007 Andel, %
Figur 5. Andel myndigheter som har tidsbestämda övergripande mål 2008 jämfört med 2007. Totala underlaget för 2008 är 171 myndigheter.
5.6 Detaljerade
mål
De detaljerade målen kan ses som hjälpmedel för att uppnå de övergripande målen. Detaljmålen ska vara realistiska och de ska helst gå att mäta och kontrollera. Precis som de övergripande målen är det viktigt att de detaljerade målen är tidsatta. Allt fler myndigheter använder detaljerade mål. Av myndigheterna uppger 77 pro-cent att de arbetar med miljömål, en ökning med 4 propro-centenheter sedan förra året. Vidare uppger 14 procent av myndigheterna att de inte har några detaljerade mål, vilket innebär en minskning med 6 procentenheter sedan förra året. Av de myndig-heter som har detaljerade miljömål uppger 76 procent att målen uppfylls helt eller till mer än hälften.
Figur 6. Andel myndigheter med detaljerade mål 2008 jämfört med 2007. Totala underlaget för 2008 är 171 myndigheter.
5.7 Uppföljning med nyckeltal
Nyckeltal används för att följa utvecklingen av ett miljömål eller en miljöaspekt. Användning av nyckeltal tydliggör mätningen av förbättringar i miljöarbetet och hjälper till att kontrollera att miljöarbetet utvecklas i enlighet med de utsatta mil-jömålen. Nyckeltal gör miljöarbetet tydligare och det ökar möjligheten att väcka intresse för arbetet bland personalen.
Av myndigheterna anger 71 procent att de använder nyckeltal, en ökning med 2 procentenheter från förra året. Den positiva trenden för nyckeltalsanvändningen som noterats de senaste åren fortsätter således att öka, även om den branta ökning-en börjat mattas av i år. 8% 14% 77% 1% 73% 20% 7% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Har detaljmål Har inte detaljmål Ej svarat Vet ej/kan ej svara
2008 2007
Figur 7. Myndigheters användning av nyckeltal för de tre grupperna 2008 jämfört med 2007 och 2006. Totala underlaget för 2008 är 171 myndigheter. För beskrivning av grupperna, se avsnitt ”Myndigheternas årliga redovisning”.
Det är framförallt i grupp 2 som användandet av nyckeltal har ökat, med 6 procent-enheter. I grupp 1 har användningen däremot minskat med 7 procentenheter medan grupp 3 uppvisar en blygsam ökning med 1 procentenhet.
Av myndigheterna uppger 61 procent att de arbetar med både detaljerade mål och nyckeltal och 15 procent att de bara arbetar med detaljerade mål, medan 9 procent bara använder nyckeltal. 14 procent uppger att de varken använder detaljerade mål eller nyckeltal. 79% 76% 62% 71% 86% 69% 70% 61% 56% 78% 57% 44% 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Totalt Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3
2008 2007 2006
Har varken detaljmål eller nyckeltal 14% Har enbart nyckeltal 9% Har både detaljmål och nyckeltal 62% Har enbart detaljmål 15%
Figur 8. Andel myndigheter med nyckeltal och detaljmål 2008. Totala underlaget är 171 myndig-heter.
De vanligaste områdena för nyckeltal är inom pappersförbrukning, resor/tjänste-resor och energiförbrukning. Inom ett flertal områden har dock antalet myndigheter som använder nyckeltal för uppföljning minskat.
Figur 9. Antal myndigheter som använder nyckeltal inom olika områden 2008 jämfört med 2007 (för att jämföra med exakta uppgifter från 2007 hänvisas till föregående års sammanställning).
87 88 82 48 28 33 30 24 10 7 7 10 5 7 24 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 P apper sfö rb ru kni ng R es or /tjän ster es or E ner gi fö rb ru kni ng Av fa ll A nnat Uts läpp U pp handl ing N ati one lla mi ljöm ål U tb ild ni ng Lev er an tör er U pp föl jni ng/ ut vä rd er ing B es lu t/ti lls tå nd /ti lls yn In fo rm ati on Ledni ngs sy stem et F or skn in g 2008 2007 Antal myndigheter
5.8 Integrering av miljömål i verksamheten
Ett fungerande miljöarbete är nästan alltid integrerat i verksamheten. Det innebär bland annat att miljömål och handlingsplaner är inordnade i myndighetens ordina-rie verksamhetsplan, handlingsplaner och projekt.
Av myndigheterna svarar 70 procent att miljömål har integrerats i verksamhetspla-nen, en ökning med 4 procentenheter från förra året. 27 procent uppger att målen inte integreras, jämfört med 29 procent förra året. Grupp 2 utmärker sig med en markant ökning. I år svarar nämligen 82 procent av myndigheterna i denna grupp att de integrerat målen i verksamhetsplanen, jämfört med 69 procent förra året.
Figur 10. Andel myndigheter, för varje grupp, som integrerat miljömålen i verksamheten 2008. Totala underlaget är 171 myndigheter. För beskrivning av grupperna, se avsnitt ”Myndigheternas årliga redovisning”.
Många myndigheter beskriver att miljömål och handlingsplaner för miljöarbetet integreras i verksamhetsplanen och följs upp i budget- och verksamhetsplanering-en. Miljöchefen eller en miljöarbetsgrupp kan till exempel bistå ledningen med att prioritera vilka miljömål som ska tas med och hur handlingsplanerna för dessa ska utformas. Det är också vanligt att myndigheten har övergripande miljömål/strateg-iska mål, som inkluderas i verksamhetsplanen för att sedan brytas ner och anpassas till berörda avdelningar och enheter där personalen utarbetar lämpliga handlings-planer. En del myndigheter beskriver att miljömål finns som separat handlingsplan eller som styrande dokument vid sidan av verksamhetsplanen.
59% 70% 79% 82% 36% 18% 21% 27% 5% 3% 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Totalt Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3 Har integrerat målen Har ej integrerat målen Ej svarat Andel, %
De myndigheter som inte integrerat miljömål i verksamhetsplanen uppger ofta som skäl att deras verksamhet inte är av sådan karaktär att de anser att det finns behov för integrering. Att myndigheten är liten anges också som skäl av flera. Somliga myndigheter menar att miljöarbetet fungerar väl utan att integreras i verksamhets-planen. Ytterligare skäl kan vara att verksamheten håller på att förändras och att det inte funnits resurser för miljöledningsarbetet. Vissa myndigheter uppger att de inte har några miljömål. En grupp myndigheter som inte integrerat miljömålen i årets verksamhetsplan avser att göra det i kommande planeringsarbete.
5.9 Åtgärder som gett positiva effekter
För att kunna bekräfta effekten av olika satsningar inom ramen för miljölednings-systemet är det viktigt att myndigheterna kan kartlägga och redovisa vilka åtgärder som vidtagits samt visa om de gett upphov till positiva miljöeffekter. Av myndig-heterna har i år 85 procent redovisat vilka åtgärder som har gett upphov till positiva miljöeffekter, vilket är en ökning med 22 procentenheter jämfört med förra årets redovisning. Liksom förra året berör större delen av åtgärderna direkta miljöaspek-ter. Dessa åtgärder omfattar huvudsakligen minskat utsläpp från resande och ener-giförbrukning samt pappersförbrukning.
Exempel på åtgärder som innebär minskade utsläpp från resande är möten via tele-fon, video och webbkamera, ökat antal resor med tåg och miljöbil, kurser i ecodri-ving och bilpoolstjänst för tjänsteresor. Redovisade åtgärder för att minska utsläpp från energiförbrukning är exempelvis införande av ljussensorer och rörelsedetekto-rer, energispartävlingar, övergång till miljömärkt el och byte till virtuella dataserv-rar. När det gäller åtgärder för att minska pappersförbrukning nämns dubbelsidiga utskrifter och kopior, e-fakturering och digitala ärendehanteringssystem. Även införande av källsortering och översyn av kemikaliehantering tas upp av flera myndigheter.
Ett 30-tal myndigheter har också redovisat åtgärder som berör indirekta miljö-aspekter. De är oftast kopplade till myndigheternas kärnverksamhet och därmed mycket specifika. Exempelvis kan det handla om forskning och utvecklingsarbete och miljöbedömningar som görs för planerade insatser och för projektmedel. Rik-tad miljöinformation och utveckling av annat kunskapsunderlag inom myndighe-terna för att de ska kunna ta hänsyn till miljön är en annan typ av åtgärder som nämns. Andra åtgärder är exempelvis insatser inom det regionala miljömålsarbetet
Gott exempel från Vägverket
Vägverkets detaljerade miljömål tas fram utifrån Vägverkets strategiska plan och genomsyrar hela verksamhetsplaneringen. De har bland annat utgångspunkt från miljökvalitetsmålen och regleringsbrevet. I den strategiska planen finns fördjup-ningsdokument för de betydande miljöaspekterna framtagna. Uppföljning sker löpande via mått i Vägverkets mål- och måttdatabas.
såväl som utbildnings och informationsinsatser om miljö och klimat, både interna och externa. En mycket stor del av de åtgärder som nämns handlar om att förbättra miljökraven vid upphandlingar.
Ett fåtal myndigheter har uppgett att inga specifika åtgärder har vidtagits eller att åtgärderna inte följts upp. Några myndigheter har angivit olika skäl till varför de inte svarat på frågan. För flertalet av dem som inte besvarat frågan är det oklart om det innebär att de inte har vidtagit några åtgärder som gett upphov till positiva effekter eller om de av andra skäl inte besvarat frågan.
5.10 Miljöutbildning
Miljöutbildning är ett viktigt verktyg för att integrera och förankra miljöarbetet som en naturlig del i den ordinarie verksamheten, så att medarbetarna börjar väga in miljöhänsyn i sina dagliga beslut.
Av myndigheterna anger 54 procent att en andel av personalen genomgått miljöut-bildning. Siffran går inte att jämföra med tidigare år eftersom frågan ändrats från att efterfråga andel miljöutbildad personal under det gångna årets till att i år efter-fråga andel miljöutbildad personal totalt, oavsett vilket år utbildningen hölls.
Ej svar 5% Har regelbunden miljöutbildning 33% Har inte regelbunden miljöutbildning 62%
Figur 11. Andel myndigheter som anordnar regelbunden miljöutbildning 2008. Totala underlaget är 171 myndigheter.
Även frågan om regelbunden miljöutbildning har förändrats sedan förra året. Tidi-gare löd frågan ”Genomförs miljöutbildning regelbundet, exempelvis till nyanställ-da?”. I år har denna fråga delats upp i två, en gällande regelbunden utbildning, och en gällande utbildning till nyanställda. Det skulle kunna vara en anledning till att resultatet på frågan om regelbunden miljöutbildning försämrats nämnvärt sedan föregående år. Av myndigheterna uppger i år 33 procent att regelbunden miljöut-bildning genomförs, en minskning med 7 procentenheter jämfört med föregående år. Sedan svarar 62 procent att de inte genomför regelbunden miljöutbildning,
jäm-fört med 58 procent förra året. På frågan om miljöutbildning erbjuds nyanställda svarar däremot 44 procent att de gör det, medan 55 procent svarar att de inte gör det.
Av myndigheterna uppger 39 procent att personal har genomgått miljöutbildning anpassad för den uppgift de ansvarar för. En jämförelse mellan de olika grupperna visar att fördelningen mellan dem är relativt jämn. Av myndigheterna i grupperna 1 och 3 har 37 procent miljöutbildat sin personal inom deras respektive ansvarsom-råden. I grupp 2 är motsvarande siffra 42 procent. Hur många inom varje myndig-het som erhållit sådan utbildning framgår inte av frågan. Funktionsanpassade ut-bildningar vänder sig ofta till miljösamordnare, men i stor utsträckning också till inköpare och upphandlare samt till resesamordnare. En del myndigheter nämner också miljöutbildningar för serviceenheten och vaktmästeri.
Många myndigheter har kommenterat att regelbunden miljöutbildning ska införas, exempelvis webbaserad eller genom en punktinsats för alla anställda. En del myn-digheter motiverar utebliven miljöutbildning med att de anställda redan har tillräck-lig miljökunskap i grunden, att de anställda är intresserade av miljöfrågor och att det anses tillräckligt, eller att myndigheten inte har någon särskild miljöpåverkan och att det därför inte anses nödvändigt.
5.11 Revision av miljöledningssystemet
Miljörevision är ett ledningsinstrument som innebär en granskning och bedömning av hur miljöorganisation, ledningsrutiner och utrustning fungerar med syfte att skydda miljön. Revisionen är en systematisk och dokumenterad process för en objektiv uppföljning av om miljöarbetet överensstämmer med de kriterier som fastställts.
Gott exempel från Livrustkammaren, Skoklosters slott och Hallwylska museet
97 procent av tillsvidareanställd och projektanställd personal involverades i processen att ta fram nya miljörutiner och utbildades i samband med detta.
Ej svar 1% Genomfört revision 40% Ej genomfört revision 59%
Figur 12. Andel myndigheter som genomfört revision av miljöledningssystemet under året. Totala underlaget är 171 myndigheter.
Av myndigheterna har 40 procent reviderat sitt miljöledningssystem, en liten minskning med 2 procentenheter sedan föregående år. Däremot uppger 59 procent att de inte har genomfört någon revision, jämfört med 56 procent förra året. Förra året redovisade en avsevärt mycket större andel i grupp 1 än de andra grupperna att de genomgått revision. I år visar sammanställningen att den gruppvisa skillnaden planat ut. Andelen som genomfört revision i grupp 1 har minskat från 58 till 44 procent. I grupperna 2 och 3 har myndigheterna däremot blivit bättre på att revide-ra. I grupp 2 har andelen ökat med 6 procentenheter, och i grupp 3 har den ökat med 2 procentenheter.
Figur 13. Andel myndigheter inom respektive grupp som har genomfört revision under 2008 jämfört med 2007 och 2006. Totala underlaget för 2008 är 171 myndigheter. För beskrivning av grupperna, se avsnitt ”Myndigheternas årliga redovisning.
40% 44% 43%37% 37% 58% 42% 35% 31% 40% 37% 23% 0% 20% 40% 60% 80%
Totalt Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3 2008 2007 2006
Flera myndigheter anger som vanliga orsaker till att revision inte genomförts att de inte prioriterat eller haft resurser att lägga på miljörevision. En del myndigheter anger att deras verksamhet inte är särskilt miljöbelastande och att man därför inte ansett revision nödvändig. Andra skäl som uppges är att myndigheten inte har nå-gon miljösamordnare eller överhuvudtaget något miljöledningssystem och att mil-jöledningsuppdraget är så nytt att det ännu inte funnits anledning att revidera det. Flera myndigheter anger att en miljörevision är planerad för det kommande året.
5.12 Nedlagd arbetstid
Frågan om hur mycket tid myndigheterna lagt ner på miljöledningsarbetet vänder sig bara till grupp 3. Trots det är svarsfrekvensen på frågan 90 procent av alla sva-rande myndigheter. Därför redovisas här en total sammanställning av nedlagd ar-betstid. Av de svarande lade 60 procent ner mellan 1-5 personveckor på miljöled-ningssystemet, 10 procent lade 6-16 veckor och hela 21 procent angav att de lagt mer än 16 personveckor på miljöledning.
Figur 14. Andel myndigheter, totalt och för grupp 3, som har uppgett nedlagd arbetstid på miljö-ledningssystemet 2008. Jämförelse görs med grupp 3 för 2007. För beskrivning av grupperna, se avsnitt ”Myndighetens årliga redovisning”. Totala underlaget för 2008 är 154 myndigheter.
Sammanställningen visar att grupp 3 lägger ner allt mer tid på miljöledning. Av de svarande myndigheterna i grupp 3 har 95 procent redovisat nedlagd arbetstid. Av dessa lägger 72 procent mellan 1-5 personveckor, en ökning med 10 procentenheter sedan förra året. Värt att notera är också att allt fler myndigheter i grupp 3 lägger 6 -16 veckor på miljöledningsarbetet. Två myndigheter i grupp 3 rapporterar i år att de lägger mer än 16 veckor på miljöledningen.
60% 4% 5% 10% 21% 23% 9% 72% 7%5% 3% 26% 8% 62% 0% 20% 40% 60% 80%
Ingen tid Mindre än 1 vecka
1-5 veckor 6-16* veckor Mer än 16 veckor Totalt (2008) grupp 3, 2008 grupp 3 (2007)
5.13 Återkoppling från departementen
Återkopplingen från departementen är fortfarande låg, men har förbättrats ytterliga-re något enligt åytterliga-rets ytterliga-redovisning. Av myndigheterna uppger 24 procent att de fått respons på sitt miljöledningsarbete. Det innebär en ökning med 4 procentenheter från föregående år. Liksom förra året svarar 75 procent att de inte fått någon åter-koppling. Jordbruksdepartementet utmärker sig med att ha givit återkoppling till 6 av 7 myndigheter, medan Kulturdepartementet bara återkopplat till 2 av 23 myn-digheter.
Figur 15. Antal myndigheter som fått återkoppling från respektive departement år 2008.
5.14 En jämförelse med tidigare år
Vid en jämförelse mellan årets redovisning och de tre föregående åren märks att den framåtgående trenden nu mattats av en aning. Inom ett par områden beror detta på att nästan alla myndigheter uppfyller kraven. En absolut majoritet av myndighe-terna har nu gjort miljöutredningar och tagit fram en miljöpolicy. Många av dem är också nya eller reviderade. Inom andra områden syns en liten nedgång i årets sam-manställning. Färre myndigheter redovisar att de har övergripande mål, och något färre myndigheter har gjort revision under det gångna året. Men det är positivt att miljöledningen gått framåt inom några viktiga områden; Myndigheternas ambitio-ner att ständigt förbättra sina miljöledningssystem fortsätter att utvecklas. Likaså arbetar allt fler myndigheter i grupperna 2 och 3 med nyckeltalsuppföljning. Åter-kopplingen från departementen har också bättrats sedan föregående år.
30 10 4 17 8 1 7 5 18 21 4 3 2 1 4 5 2 6 1 2 6 2 7 3 0 5 10 15 20 25 30 35 F inan s Ku ltu r Nä rin g U tbi ld ni ng Ju sti tie So cia l Ut rik es M iljö Förs va r A rbe ts m ar kna d In te gr ati on Jor dbr uk Ej återkoppling Återkoppling Antal svarande
Figur 16. Jämförelse av vissa områden i miljöledningsarbetet från 2005 till 2008 (där data för 2008 uppges i procent). För att få data för 2005, 2006 och 2007 hänvisas till föregående års samman-ställningar. Totala underlaget för 2008 är 171 myndigheter.
97% 97% 24% 40% 63% 71% 86% 92% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Mi ljöpol ic y M iljö utr ed nin g Ö ver gr ipande mi ljömål S tä ndi ga för bä ttr ingar N ycke lta l T ids bes tämda m ål R evi si on Å ter ko ppl ing 2008 2007 2006 2005 Andel, %
6 Mer avancerade delar i
miljöled-ningssystemet
Den andra delen i redovisningen ska besvaras av myndigheterna i grupp 1 och 2. Det innebär att underlaget för denna del är 93 myndigheter, varav 44 tillhör grupp 1 och 49 tillhör grupp 2. Det var frivilligt att besvara de tre sista frågorna i den här delen i år.
6.1 Senaste revisionen av
miljölednings-systemet
Denna fråga skiljer sig från den tidigare frågan (se avsnitt ”Revision av miljöled-ningssystemet”) om huruvida myndigheten har genomfört revision under året som gått. I denna fråga ska myndigheten ange datum och typ (intern eller extern) för senaste revision.
Figur 17. Andel myndigheter som genomfört revision 2008 jämfört med 2007 och 2006. Totala underlaget för 2008 är 93 myndigheter.
Allt fler myndigheter genomför revision av sitt miljöledningssystem. Av de 93 redovisande myndigheterna i grupperna 1 och 2 uppger i år 74 procent (69 myn-digheter) att de gjort en intern och/eller extern revision. Det innebär en ökning med 12 procentenheter sedan föregående år. Den stora förändringen sedan förra året är att allt fler myndigheter svarat att de vid senaste revisionstillfälle gjort både extern och intern revision. Denna andel har ökat från 4 till 16 procent. Andelen som
en-74% 6% 19% 7% 32% 62% 54% 39% 7% 0% 20% 40% 60% 80%
Har genomfört revision Aldrig genomfört revision
Ej svar
2008 2007 2006
bart gjort intern eller extern revision har i sin tur minskat. Av de som gjort extern revision är över hälften myndigheter som inte är miljöcertifierade.
Figur 18. Andelen myndigheter som genomfört antingen interna respektive externa revisioner vid senaste revision 2008 jämfört med 2007 och 2006. Totala underlaget för 2008 är 69 myndigheter.
Många myndigheter beskriver en strukturerad revisionsaktivitet där externa eller interna revisorer systematiskt granskar delar av eller hela myndighetens miljöled-ningsverksamhet. Flera myndigheter har haft extern revision för att förbereda för möjligheten att certifiera sig. Som föregående år beskrivs i flera fall revisionen som en genomgång av aktuella dokument, exempelvis av miljöpolicyn, miljöutredning-en eller handlingsplanmiljöutredning-en. Oavsett revisionmiljöutredning-ens omfattning och inriktning beskrivs den ofta som ett bra hjälpmedel för att rikta in miljöarbetet på de viktiga områdena och för att få mer fart i arbetet.
6.2 Indirekt miljöpåverkan
Den indirekta miljöpåverkan består av de aktiviteter hos myndigheten som påver-64% 20% 16% 4% 25% 72% 29% 71% 0% 0% 20% 40% 60% 80%
Intern revision Extern revision Både intern och extern revision 2008 2007 2006
Andel, %
Gott exempel från Länsstyrelsen i Skåne
Revision av miljöledningssystemet har utförts under december månad av extern konsult. Revisionen gjordes utifrån det regeringsuppdrag som har givits till Länssty-relsen i december 1998. Under revisionen granskade revisorn bland annat policy, mål, handlingsplan, rutiner och uppfyllelse av dessa. Revisorn utförde revisionen genom att granska dokument, intervjua medarbetare och syna anläggningar. Inga rutiner för hur revision ska utföras finns för tillfället. Att ta fram en sådan rutin finns med som åtgärd i handlingsplanen för 2009.
Ej svarat 2% Säkerställer indirekt miljöpåverkan 89% Säkerställer ej indirekt miljöpåverkan 9%
produkter och tjänster förändras. Aktiviteter som kan ha en indirekt miljöpåverkan kan exempelvis vara bidrag, remissbehandlingar, tillsyn, utbildning, forskning och utredningar samt upphandling.
Av de 93 redovisande myndigheterna i grupperna 1 och 2 redovisar 89 procent (83 myndigheter) att de har en metod för att säkerställa att den indirekta miljöpåverkan beaktas. Det innebär en ökning på 7 procentenheter från föregående år. Av myn-digheterna uppger 9 procent att de inte säkerställer indirekt miljöpåverkan och 2 procent har inte svarat på frågan.
Figur 19. Andel myndigheter som säkerställer indirekt miljöpåverkan. Totala underlaget är 93 myndigheter.
Hälften av myndigheterna använder flera metoder för att säkerställa den indirekta miljöpåverkan, oftast med hjälp av sakkunskap och rutiner/checklistor. Den enskilt vanligaste metoden att säkra att myndighetens indirekta miljöpåverkan behandlas är att ta hjälp av personer med sakkunskap. I de fall den indirekta miljöpåverkan beaktas på annat sätt än att ta hjälp från personer med sakkunskap eller av rutiner och checklistor handlar det ofta om att göra miljöbedömningar av verksamheter utifrån påverkan på de nationella miljömålen. Det kan exempelvis innebära att stämma av yttranden, utredningar, forskningsförslag eller verksamhetsplanen mot berörda miljömål. Flera myndigheter beskriver ett tvärsektoriellt samarbete för att försäkra att olika indirekta aspekter upptäcks och tas om hand. För att bredda kun-skapen om miljöpåverkan, och se till att hänsyn tas till indirekta miljöaspekter, jobbar många med informationsinsatser för att göra personalen uppmärksam på hur olika verksamheter påverkar miljön.
Gott exempel från Länsstyrelsen i Uppsala
Länsstyrelsen har ett internt miljömålssamarbete, där handläggare löpande diskute-rar hur Länsstyrelsen kan agera för att minska påverkan på miljön och närma sig miljömålen i ärendehantering och initiativärenden.
Precis som förra året har en del myndigheter kommenterat att de beaktar att indi-rekt miljöpåverkan finns, men att det inte finns några vidare planer för hur den ska säkerställas. En del myndigheter uppger att verksamheten inte ger upphov till nå-gon indirekt miljöpåverkan.
6.3 Övriga
miljörapporteringar
Av de 93 redovisande myndigheterna i grupperna 1 och 2 svarar 59 procent (55 myndigheter) att de lämnat in övriga miljörapporteringar till Naturvårdsverket, Miljömålsrådet eller Regeringskansliet under det gångna året. I grupp 1 uppger 86 procent (38 myndigheter) att övrig miljörapportering gjorts, i grupp 2 är motsva-rande siffra 35 procent (16 myndigheter). Myndigheterna i grupp 1 har antingen särskilt sektorsansvar för miljömålsarbetet eller är miljömålsansvariga. Det är där-för naturligt att majoriteten av de myndigheter som lämnat miljörapporter finns i den gruppen. Majoriteten av rapporteringarna var underlag till miljömålsuppfölj-ningen samt verksamhetsspecifika rapporter, men även remisser och årsredovis-ningar förekom.
6.4 Miljökrav i upphandling
En stor del av vår miljöpåverkan härrör från produktion och konsumtion av pro-dukter och tjänster. Genom att ställa miljökrav vid upphandling kan marknaden stimuleras för varor och tjänster med hög miljöprestanda. Miljöledningsuppdraget föreskriver därför att myndigheterna särskilt ska arbeta för att miljöanpassa sin upphandling. Frågan om miljöhänsyn i upphandling var frivillig att besvara i år. Av de 93 redovisande myndigheterna i grupperna 1 och 2 har 63 myndigheter svarat på frågan. Någon jämförelse med föregående år görs inte.
Av myndigheterna uppger 39 stycken att de använder någon form av praktiskt verktyg för att ställa krav på miljöhänsyn i upphandlingar. Exempel på verktyg kan vara checklistor, rutiner eller miljöstyrningsrådets kriterier för miljöhänsyn vid upphandling. Det kan också innebära att en myndighet använder ett förfrågnings-underlag som säkrar att leverantören arbetar ändamålsenligt med miljöhänsyn. Av de svarande kommenterar 13 myndigheter enbart att det står i miljöpolicyn eller upphandlingspolicyn att miljöhänsyn ska beaktas i upphandling. 16 myndigheter uppger att de avropar från ramavtal, och att det förutsätts att relevanta miljökrav har ställts i upphandlingen av dessa. 10 myndigheter nämner att
inköpa-re/upphandlare eller miljösamordnare har fått utbildning i att ställa relevanta miljö-krav, eller att man integrerar miljökompetens i upphandlingsprocessen. Endast 5 myndigheter beskriver att de följer upp och utvärderar de ställda miljökraven.
Använder prak-tiska verktyg för miljökrav Har miljökrav i upphandlings-policy Avropar från ramavtal Utbildar personal i miljöanpassad upphandling
Följer upp och utvärderar miljökrav 39 myndigheter 13 myndigheter 16 myndigheter 10 myndigheter 5 myndigheter
6.5 Ledningens
genomgång
Ledningens genomgång är ett instrument för att följa upp effektiviteten i miljöled-ningssystemet och sätta upp riktlinjer för kommande arbete inom systemet. Myn-dighetens högsta ledning ska regelbundet gå igenom miljöledningssystemet för att tillförsäkra att det är effektivitet och uppfyller sitt syfte. Det bör finnas en rutin för genomgången som beskriver hur ofta den hålls och dess omfattning. Genomgången bör dokumenteras och kan leda till i att miljöledningssystemets delar förändras. Frågan om ledningens genomgång var i år frivillig att besvara. Av de 93 redovi-sande myndigheterna i grupperna 1 och 2 har 51 myndigheter svarat på frågan. Någon jämförelse med föregående år görs inte.
Ungefär en tredjedel av de svarande myndigheterna uppger att ledningens genom-gång av miljöledningssystemet genomförs en eller flera genom-gånger om året, ofta i sam-band med den årliga miljöledningsredovisningen. Ett tiotal myndigheter svarar att de inte gör någon särskild genomgång med ledningen. Istället har de kontinuerliga möten då information förmedlas och beslut om miljöledningssystemet fattas. Som tidigare år visar svaren att rutinerna för ledningens genomgång hos somliga myn-digheter är väl etablerade och fungerar ändamålsenligt. I många fall antyder där-emot svaren att det inte finns några tydliga rutiner för ledningens genomgång, och att syftet med och innehåll i processen varierar kraftigt. Av de myndigheter som svarat på frågan säger 5 stycken att de inte haft någon genomgång med ledningen under året.
Gott exempel från Svenska Kraftnät
Enligt Svenska Kraftnäts miljöpolicy ska myndigheten ta hänsyn till miljöaspekter i vår upphandling genom att ställa miljökrav på leverantörer och entreprenörer. Huvuddelen av Svenska Kraftnäts upphandling gäller investeringar i och under-håll av anläggningarna i stamnätet. I miljöledningssystemet finns rutiner för upp-handling både inom investerings- och underhållsverksamhet. Särskilda kravdo-kument med tillhörande checklistor finns utarbetade och ingår alltid i upphand-lingarna. Uppföljning av att miljökraven följs sker enligt rutiner i miljöledningssy-stemet på bland annat byggmöten och genom revisioner. Under åren 2007 och 2008 har Svenska kraftnät genomfört ett större antal miljörevisioner av bygg- och under-hållsentreprenader för att kontrollera att miljökraven följs. Miljökraven har nyligen reviderats i syfte att skärpa kraven och föra in nya krav som vi med erfa-renhet från revisionerna bedömer är rimliga. Under år 2008 har myndigheten dessutom arbetat konsekvent med att ställa miljökrav vid all upphandling som gäller pågående bygge av Svenska Kraftnäts nya huvudkontor.
6.6 Bieffekter av miljöledningssystemet
Frågan om bieffekter av miljöledningssystemet var i år frivillig att besvara. Av de 93 redovisande myndigheterna i grupperna 1 och 2 har 39 myndigheter svarat på frågan. Någon jämförelse med föregående år görs inte.
Den vanligaste bieffekten som nästan hälften av de svarande nämner är att det strukturerade arbetssättet spridit sig till andra delar av verksamheten. Många rap-porterar helt enkelt att de fått mer ordning, effektivitet och bättre uppföljning i miljöarbetet och i resten av organisationen. Nästan lika många svarar att miljöled-ningssystemet ökat medvetenhet om och intresse för miljöfrågor hos medarbetarna, både i yrket och privat. Det har gjort arbetet med miljöfrågor enklare inom myn-digheten. Hos 17 myndigheter anses att arbetet lett till bättre resurshushållning med ekonomiska medel såväl som till minskad energianvändning, pappersanvändning och färre resor. Dessutom påpekade 4 myndigheter att arbetet med miljöledning ger större trovärdighet och goodwill. 2 myndigheter ansåg att systemet givit negativa bieffekter i form av merarbete och extra kostnader.
Ger strukture-rat arbetssätt
ökar medveten-het och intresse för miljöfrågor
Bättre resurs-hushållning
Ger ökad trovär-dighet/goodwill
Negativa bieffekter 19 myndigheter 17 myndigheter 17 myndigheter 4 myndigheter 2 myndigheter Tabell 2. Bieffekter av miljöledningsarbetet i den övriga verksamheten.
Gott exempel från Luftfartsverket
Ledningens genomgång utförs för att utvärdera om Luftfartsverkets (LFV) miljö-arbete har lett till bättre miljöprestanda och om det behövs ändringar i arbetssät-tet för att det ska bli mer effektivt och uppfylla koncernens behov bättre. Ledning-ens genomgång äger rum en gång per år i samband med affärsplaneringsdirek-tivets utarbetande. Om det finns anledning kan ytterligare genomgångar genom-föras. Deltagare är LFV:s ledningsgrupp inklusive ledningens representant, mil-jöstrategen samt eventuellt andra berörda.
Underlag till ledningens genomgång kan vara:
• Sammanfattning av genomförda revisioner och hur de fungerar
• Sammanfattning av hur miljöhänsyn har beaktats vid beslut (investeringar). • Redovisning av efterlevnaden av lagar och andra krav
• Synpunkter/klagomål från olika intressenter
• Redovisning av genomförda eller pågående åtgärder • Förslag till nya eller förändrade övergripande miljömål
Ledningens genomfång omfattar en diskussion huruvida det finns behov av att ändra miljöpolicyn och /eller miljömålen samt en diskussion och utvärdering kring efterlevnaden av lagar och andra krav. Frågor som ställs vid genomgången är: Har vi nått våra miljömål? Om inte – varför?
7 Miljöprestanda
Del 3 i riktlinjerna för myndigheternas redovisning rör ständiga förbättringar av miljöprestanda. Denna del var i år frivillig för myndigheter i grupp 1. Av de 44 redovisande myndigheterna i grupp 1 har 19 svarat på en eller flera av frågorna. Några myndigheter från de andra grupperna har också besvarat dessa frågor, vilket är positivt. Dessa myndigheter har emellertid inte inkluderats i sammanställningen.
7.1 Miljöeffekter av miljöledningsarbetet
I grupp 1 har 19 myndigheter svarat på frågan om miljöeffekter. Av dessa rapporte-rar 13 stycken att arbetet lett till miljöeffekter vad gäller verksamhetens direkta miljöpåverkan. Åtgärder har vidtagits som har lett till bättre resursanvändning, exempelvis för bränsle, papper, elektricitet och vatten. Av de svarande säger 7 stycken att åtgärder som lett till miljöeffekter vidtagits inom den indirekt miljöpå-verkande kärnverksamheten. En vanlig kommentar är att kompetensen inom miljö-frågor höjts bland personalen, vilket ger indirekta miljöeffekter då miljöhänsyn vägs in i exempelvis beslut och tillsynsarbete. Några av myndigheterna redovisar att arbetet lett till både direkta och indirekta miljöeffekter. Hos 2 myndigheter an-ses att det är svårt att påvisa om, eller i hur stor grad, arbetet faktiskt lett till några miljöeffekter. En myndighet påpekar att de miljöeffekter som uppnåtts inte kan tillskrivas miljöledningsarbetet.
7.2 Verifiering av miljöeffekterna
I grupp 1 har 14 myndigheter svarat på frågan om vilka miljöeffekter som kan verifieras. Av dessa svarar 8 stycken att de direkta miljöeffekterna kan verifieras. Framförallt är det effekterna av minskade koldioxidutsläpp och minskad elförbruk-ning som är möjlig att verifiera. Av de svarande säger sig 3 myndigheter kunna verifiera indirekta miljöeffekter till följd av åtgärder i kärnverksamheten. En myn-dighet menar att det inte går att verifiera miljöeffekterna, men att de kan uppskat-tas. Ytterligare en säger att det går att följa upp och verifiera de vidtagna åtgärder-na, men att det är svårare att påvisa faktiska miljöeffekter. Två myndigheter svarar att de inte kan verifiera några miljöeffekter.
7.3 Metoder för att verifiera miljöeffekter
I grupp 1 har 14 myndigheter svarat på frågan om vilka metoder som används för att verifiera miljöeffekter. Av de som givit exempel på metoder har 12 myndigheter svarat att de använder kvantitativa uppföljningsmetoder såsom nyckeltal, leveran-törsuppgifter, beräkningar och annan statistik för att verifiera miljöeffekter. Dess-utom berättar 4 myndigheter att de verifierar miljöeffekterna med kvalitativ upp-följning. Exempel på detta är utvärderingar av rapporter och insatser samt uppfölj-ning av beslut.
8 Uppföljning av
miljölednings-systemets effekter
Från och med redovisningsåret 2009 ska myndigheter med miljöledningsuppdrag redovisa uppföljning av miljöledningsarbetets effekter. De nya riktlinjerna stärker uppföljningen av miljöledningssystemens effekter och konsekvenser, bland annat för att kunna redovisa resultat inom myndigheten samt till regering och riksdag. Frågorna var frivilliga att besvara för 2008, och 24 myndigheter har redovisat upp-gifter för ett eller flera av de tre uppföljningsområdena. I anslutning till frågorna finns möjlighet att beskriva vad som påverkat resultaten, om det funnits problem med att samla in uppgifterna och hur dessa problem ska åtgärdas. I grupperna 1 och 2 har 10 myndigheter i vardera gruppen svarat, i grupp 3 har 3 myndigheter svarat och dessutom har ett universitet svarat. (De myndigheter som svarat anges i bilaga 5.) Eftersom svarsunderlaget är litet, och eftersom de som svarat har redovisat inom olika områden och olika delar inom de olika områdena görs ingen samman-ställning av de redovisade siffrorna i år.
8.1 Tjänsteresor och övrig
bränsle-förbrukning
Frågorna inom detta område följer upp hur mycket koldioxid som genererats till följd av tjänsteresor och övrig bränsleförbrukning. Myndigheterna ska redovisa koldioxidutsläpp från flyg, bil, tåg, buss samt från eventuella maskiner och övriga fordon som används i myndighetsverksamheten. Utsläppen ska redovisas totalt och uppdelat per årsarbetskraft. Dessutom ska myndigheterna redovisa andel inköpta eller leasade miljöbilar1, och andel förnybart drivmedel för miljöbilarna. Av myndigheterna har 20 stycken redovisat uppgifter om hur mycket koldioxid som släppts ut till följd av verksamhetens tjänsteresor. Många myndigheter beskri-ver att dagens ekonomisystem ännu inte är anpassat för uppföljningen, men att en översyn av systemet därför ska göras för att få bättre kontroll på tjänsteresorna. Flera myndigheter nämner också att det är svårt att påverka tjänsteresorna då de ingår i verksamhetens uppdrag. Byte av transportslag, samt ökad användning av telefonmöten beskrivs som positiva åtgärder för att ändå kunna påverka myndighe-tens koldioxidutsläpp.
För att få fram uppgifter om tjänsteresor och dess koldioxidutsläpp anger 19 myn-digheter att uppgifter baseras på information från leverantör, exempelvis resebyrån, 14 stycken säger att man har eget uppföljningssystem och 6 stycken har gjort upp-skattningar för att ta fram uppgifterna. Flertalet myndigheter använder flera olika metoder för att få fram de efterfrågade uppgifterna.
8.2 Energiförbrukning
Frågorna inom detta område följer upp hur mycket energi myndighetens verksam-het förbrukar årligen. Förbrukningen är uppdelad i verksamverksam-hetselektricitet och övrig energiförbrukning. Förbrukningen ska redovisas i kWh totalt, per årsarbets-kraft och per kvadratmeter. Myndigheterna ska också svara på hur stor andel av den totala energiförbrukningen som består av förnybar energi.
Av myndigheterna har 19 stycken lämnat uppgifter om sin energiförbrukning, och 12 stycken har svarat på frågan om andel förnybar energi. En del svarande beskri-ver att det varit komplicerat att få in uppgifter om energiförbrukning, i synnerhet för de som har geografiskt spridd verksamhet eller som delar lokaler med andra verksamheter. Flera som nämnt detta nämner också att uppföljningen blir allt bätt-re, eller att den kan förbättras, exempelvis genom att ställa krav på fastighetsägare eller installera fler elmätare. En del myndigheter menar att det till följd av verk-samhetens uppdrag är svårt att minska på energiförbrukning utan satsar på energi-effektiviseringar istället.
För att ta fram uppgifter om energiförbrukning har 5 myndigheter använt sig av ett eget uppföljningssystem, 15 myndigheter har fått uppgifterna från leverantören och 6 stycken har fått fram siffrorna med hjälp av uppskattningar. Ofta används flera olika metoder för att ta fram uppgifterna.
8.3 Miljökrav i upphandling
Frågorna inom detta område följer upp hur myndigheterna ställer miljökrav i sina upphandlingar och anskaffningar. Uppföljningen är uppdelad i andel anskaffningar med miljökrav av det totala antalet anskaffningar, och totalt ekonomiskt värde av anskaffningarna med miljökrav av det totala ekonomiska värdet av myndighetens anskaffningar.
Uppgifter om miljökrav i upphandling har lämnats av 18 myndigheter och 9 av dessa svarar att miljökrav har ställts i en del av deras registrerade anskaffningar. Flera myndigheter har svarat att de inte haft några stora problem med att ta fram uppgifterna. Ungefär en tredjedel av de svarande säger att de kommer ta fram ett system för att följa upp upphandlingar med miljökrav under 2009. En myndighet kommenterar att: Upplever inga direkta problem med insamlande av uppgifter.
Dock krävs att kompetensen hos upphandlarna höjs för att kunna ställa relevanta miljökrav.
Av myndigheterna svarar 6 stycken att de uppskattat andel och värde av upphand-lingar med miljökrav, till exempel genom att granska ett antal upphandupphand-lingar och därifrån ta ut ett snitt. Ett fåtal har använt ett eget uppföljningssystem för att ta fram uppgifterna.
9 Rankingresultat
För tredje året i rad rankar naturvårdsverket myndigheterna efter hur långt de kommit med miljöledningsarbetet. För att komma med på rankinglistan måste man ha rapporterat enligt Miljödepartementets riktlinjer (M2008/2746/H).
9.1 Kriterier för rankinglistan
Nedan visas vilka frågor som tagits med i rankingen.
Fråga Kriterium Poäng
1a Certifierad enligt ISO 14001 eller registrerad enligt EMAS 1
2a Arbetar med systematisk ständig förbättring 1
3a Har miljöutredning (måste besvaras med ett årtal) 1
3b Har miljöpolicy (måste besvaras med ett årtal) 1
3c Har övergripande miljömål (måste besvaras med ett årtal) 1
3c Har tidsbestämt de övergripande miljömålen (måste besvaras med
antal år) 1
4 Har uppnått minst 50 procent måluppfyllelse 1
5ab Använder nyckeltal 1
6 Har integrerat miljömål i verksamhetsplan 1
8b Har regelbunden miljöutbildning 1
9a Har gjort revision under det senaste året 1
Totalt max 11
9.2
Rankinglistan
På de följande sidorna presenteras resultatet för de myndigheter som redovisat sitt miljöledningsarbete. Två myndigheter2 har inte svarat enligt de givna riktlinjerna
och har därför inte tagits med i rankinglistan. Om myndigheten har förändrat sin poäng sedan föregående år märks detta ut inom parentes (+/- ”siffra”) intill myndighe-tens namn. Nya myndigheter, myndigheter med nytt miljöledningsuppdrag och myndigheter som inte var med på listan förra året märks med (ny). Tre av myndig-heter på rankinglistan har nya uppdrag, nämligen Arbetsförmedlingen, Kronofog-demyndigheten och Strålsäkerhetsmyndigheten.
Poäng Myndighet Grupp Kemikalieinspektionen (+1) Skogsstyrelsen (+1) 1 11 p Fortifikationsverket (+2) Lantmäteriverket Luftfartsverket Statens fastighetsverk 2 Banverket (-1) Jordbruksverket (+1) Länsstyrelsen i Jönköpings län (+1) Naturvårdsverket (-1) Vägverket (-1) 1
Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande (Formas)
Livrustkammaren, Skoklosters slott och Hallwylska museet (+3) Naturhistoriska riksmuseet
Skatteverket (+1) SMHI (-1)
Statens geotekniska institut (+3)
Statens Veterinärmedicinska Anstalt (+5)
Statens väg- och transportforskningsinstitut (VTI) Svenska Kraftnät
Totalförsvarets forskningsinstitut, FOI
2
Myndigheter med förenklat uppdrag Lotteriinspektionen
Premiepensionsmyndigheten (PPM) (+5)
3 10 p
Göteborgs universitet (-1) -
Tabellförklaring: Siffrorna inom parentes i anslutning till myndighetens namn visar förändring i placering jämfört med förra året. Myndigheter utan sådan anmärkning har oförändrad poäng jämfört med förra året.
Poäng Myndighet Grupp Fiskeriverket Livsmedelsverket (+1) Läkemedelsverket Länsstyrelsen Gävleborg (-1) Länsstyrelsen i Skåne län
Sveriges geologiska undersökning (-2)
1
Arkitekturmuseet (+4)
Statens institutionsstyrelse (+3) Statens maritima museer
2 9 p
Bolagsverket (+1) CSN (+1)
Exportkreditnämnden Post- och telestyrelsen
Myndigheter med förenklat uppdrag Allmänna reklamationsnämnden (-1)
Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap (ny) Handisam (+1)
Inspektionen för strategiska produkter (+1)
Institutet för arbetsmarknadspolitisk utvärdering (IFAU) (+2) Statens bostadskreditnämnd (+3)
Talboks- och punktskriftsbiblioteket (+1) Verket för högskoleservice (+5) 3 8 p Boverket Energimyndigheten Konsumentverket (+1) Länsstyrelsen Dalarnas län Länsstyrelsen Hallands län (+1) Länsstyrelsen Västerbotten (-1) Länsstyrelsen Västmanlands län Sida Sjöfartsverket 1
Poäng Myndighet Grupp Arbetsförmedlingen (ny) Försäkringskassan (+3) Moderna museet Rikspolisstyrelsen Riksutställningar (-1) Skolverket (+1) Statistiska centralbyrån
Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll (-2) Tullverket (-1)
2
Radio- och TV-verket (+1) Statskontoret (+2) Åklagarmyndigheten (+1)
Myndigheter med förenklat uppdrag Barnombudsmannen
Brottsoffermyndigheten (+2) Institutet för språk och folkminnen
Myndigheten för internationella adoptionsfrågor (MIA) Nordiska Afrikainstitutet (+1)
Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige (+4) Statens Beredning För Medicinsk Utvärdering Statens kulturråd (+4) Överklagandenämnden för studiestöd (+3) 3 forts. 8 p
Lunds universitet (ny) -
7 p
Länsstyrelsen Västernorrland (-2) Länsstyrelsen Västra Götalands län (+1) Länsstyrelsen Örebro län (-3)
Riksantikvarieämbetet (+2) Socialstyrelsen
1
Tabellförklaring: Siffrorna inom parentes i anslutning till myndighetens namn visar förändring i placering jämfört med förra året. Myndigheter utan sådan anmärkning har oförändrad poäng jämfört med förra året.
Poäng Myndighet Grupp Arbetsmiljöverket
Konjunkturinstitutet (-1) Kustbevakningen (+1) Migrationsverket (+2)
Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde (+1) Nordiska museet (-1)
Skansen (-2)
Smittskyddsinstitutet (-1)
Statens försvarshistoriska museer Tekniska museet (-1) 2 Domstolsverket (-1) Kammarkollegiet Kommerskollegium (+1) Konkurrensverket (-1)
Patent- och registreringsverket (-1) Rymdstyrelsen (+3)
Svenska institutet
Myndigheter med förenklat uppdrag Finansinspektionen (-1)
Institutet för tillväxtpolitiska studier (-2) Livsmedelsekonomiska institutet (-1)
Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning (+1) Ombudsmannen mot etnisk diskriminering Sameskolstyrelsen (-2)
Statens konstråd (+2)
Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket (ny) Valmyndigheten
3 forts.
7 p
Umeå universitet (ny) -
6 p Länsstyrelsen i Norrbottens län (-2) Länsstyrelsen i Stockholms län (-3) Länsstyrelsen Uppsala län (-2) Länsstyrelsen Södermanlands län (-3) 1
Tabellförklaring: Siffrorna inom parentes i anslutning till myndighetens namn visar förändring i placering jämfört med förra året. Myndigheter utan sådan anmärkning har oförändrad poäng jämfört med förra året.
