Örebro universitet Örebro University
Institutionen för naturvetenskap och teknik School of Science and Technology
Examensarbete 15 högskolepoäng C-nivå
PSYKISK OHÄLSA
-
Ett arbete om arbetsmiljö
Felicia Hagsten Sjöberg och Beatrice Andersson Byggingenjörsprogrammet 180 högskolepoäng
Örebro vårterminen 2021
Examinator: Anders Lindén MENTAL ILLNESS
Örebro universitet Örebro University
FÖRORD
Detta examensarbete har skrivits av Felicia Hagsten Sjöberg och Beatrice Andersson som går tredje och sista året på Örebro Universitet, högskoleingenjörsprogrammet med inriktning byggteknik. Utbildningen omfattar 180 högskolepoäng och är det sista som görs på denna utbildning.
Idén att skriva om arbetsmiljö uppkom i samband med att en av oss skrivande studenter fick en traineetjänst hos mätteknikföretaget Exact. Att ha ett företag att luta sig tillbaka mot och kunna ta hjälp av har underlättat för oss. Vi vill därför tacka Exact och vår handledare från företaget som har hjälpt oss att bland annat komma fram till rapportens huvudsyfte. Vi vill även tacka de tre som har varit villiga att ställa upp på intervjuer.
Till sist vill vi tacka vår handledare Amir Sattari på Örebro Universitet. Han har gett oss värdefull hjälp och vägledning som tillslut resulterat i denna rapport.
SAMMANFATTNING
Syftet med denna rapport är att ta reda på hur företag arbetar med arbetsmiljö och vad de gör för att förebygga psykisk ohälsa. Det har utförts både en litteraturstudie och intervjuer för att få så bra och tydlig information som möjligt över hur företaget arbetar med arbetsmiljö, samt vilka lagar och regler som måste följas.
Vid genomförandet av resultatet beaktades två AFS:ar, Arbetsmiljöverkets
författningssamling, som skribenterna ansåg var bäst lämpade till psykisk ohälsa och företaget. AFS:arna heter “Systematiskt arbetsmiljöarbete” (SAM) och “Organisatorisk och social arbetsmiljö”. Företaget har åtta relevanta dokumentationer om psykisk ohälsa.
Resultatet visar en granskning mellan företagets dokumentation och arbetsmiljöverkets krav samt en överblick på respondenternas svar från intervjuerna.
Slutsatsen med rapporten efter granskning med företagets dokumentation, arbetsmiljöverkets krav och intervjuerna är att verksamheten uppfyller villkoren och arbetar med arbetsmiljö och psykisk ohälsa på ett bra sätt. Företagets vision om arbetet kring arbetsmiljö och ohälsa skulle kunna framföras tydligare för konsulterna men är i övrigt tydlig och bra.
Nyckelord: Arbetsmiljö, psykisk ohälsa, litteraturstudie, arbetsmiljöverkets
SUMMARY
The purpose of this report is to find out how companies work with the working environment and what they do to prevent mental illnesses. Both a literature study and interviews have been conducted to get as good and clear information as possible about how the company works with the work environment, as well as which laws and regulations that must be followed. In implementing the results, two AFSs were taken into account, the Swedish Work Environment Authority's statute book, which the writers considered to be best suited for mental illness and the company. The AFSs are called “Work with the systematic work environment” (SAM) and “Organizational and social work environment”. The company has eight relevant documentation on mental illness. The results show a review between the company's documentation and the Swedish Work Environment Authority's requirements, as well as an overview of the respondents' answers from the interviews.
The conclusion with the report after review with the company's documentation, the Swedish Work Environment Authority's requirements and the interviews is that the business meets the conditions and works with the work environment and mental illness in a good way. The company's vision of the work around the work environment and ill health could be presented more clearly to the consultants but is otherwise clear and good.
Keywords: Work environment, mental illness, literature study, the Swedish work environment authority´s statute book, work with the systematic work environment, organizational and work environment
BEGREPP OCH DEFINITIONER
Arbetsgivare - Personen som hyr in arbetskraftArbetsmiljö – Hur verksamheten är organiserat och ser ut samt hur medarbetarna trivs Arbetsmiljölagen – Regler som en arbetsgivare behöver följa för att motverka olyckor och ohälsa
Arbetsmiljöförordningen – Ett komplement till arbetsmiljölagen
Arbetsmiljöverkets författningssamling - Dokumentation på krav och riktlinjer för att uppnå en bra och säker arbetsmiljö
HR - Human Resources eller personalavdelningen som tar hand om de mänskliga resurserna HSQE – Står för Health & Safety, Quality and Environment där företaget utvärderar hälsa, säkerhet, kvalitet och miljö i verksamheten
Koncernchef - Annat ord för verkställande direktör
Ohälsosam arbetsbelastning – Negativ påverkan på grund av påfrestande uppgifter
Psykisk ohälsa – När välbefinnandet, de mentala besvären och tillståndet har påverkt negativt Skyddsombud – Även kallat arbetsmiljöombud arbeta mot en bra arbetsmiljö samt kontrollera om arbetsgivaren uppfyller arbetsmiljölagens krav
Tillbud - En händelse som kunde ha lett till skada eller olycka VD - Verkställande direktör som verkställer styrelsens beslut
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1 INLEDNING ... 1 1.1 Bakgrund ... 1 1.2 Syfte ... 2 1.3 Frågeställning ... 2 1.4 Avgränsning ... 2 2 METOD ... 2 3 TEORI ... 3 3.1 Arbetsmiljölagen ... 3 3.2 Arbetsmiljöförordningen ... 3 3.3 Arbetsmiljöverkets författningssamling ... 33.4 Exacts dokumentation om olyckor och tillbud ... 4
3.4.1 HSQE-Policy – 1027:1 ... 4
3.4.2 Rutin/Instruktion Konsekvensriskbedömning – 1061:1 ... 4
3.4.3 Olyckor, Tillbud och Arbetsmiljörisker – 1137:1 ... 5
3.4.4 Handlingsplan arbetsrelaterad stress – 1145:2 ... 5
3.4.5 Riskbedömning – 1148:2 ... 6
3.4.6 Handlingsplan kränkande särbehandling – 1146:3 ... 7
3.4.7 Handlingsplan rehabilitering – 1147:3 ... 7
3.4.8 Delegering av arbetsmiljöyppgifter – 1010:6 ... 8
4 RESULTAT ... 8
4.1 Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM ... 9
4.1.1 Berörda krav ... 9
4.2 Organisatorisk och social arbetsmiljö ... 10
4.2.1 Social arbetsmiljö ... 10
4.2.2 Organisatorisk arbetsmiljö ... 10
4.2.3 Berörda krav ... 10
4.3 Hur företaget förhåller sig till de valda AFS:arna ... 11
4.4 Sammanfattning av intervjuer ... 12
5 DISKUSSION ... 13
6 SLUTSATS ... 14
REFERENSLISTA ... 15
BILAGOR ... 17
Bilaga 1 – Telefonintervju med HR Chef ... 17
1 INLEDNING
För att läsaren ska få en bättre uppfattning av rapporten tar den inledande delen upp bakgrund, syfte, frågeställning och avgränsning. Bakgrunden beskriver problematiken kring psykisk ohälsa och varför alla företag behöver uppmärksamma arbetet kring arbetsmiljöfrågor. Avgränsningen tar upp varför rapporten är uppbyggd som den är.
1.1 Bakgrund
Alla företag och organisationer håller på med arbetsmiljöfrågor på olika sätt. De
dokumenterar, försöker minimera arbetsolyckor och se till att samtliga medarbetare har en bra och trygg arbetsplats.
Hur är det egentligen med psykisk ohälsa? Ibland uppstår det stor arbetsbelastning på
medarbetarna som kan leda till exempelvis psykisk ohälsa, vilket är viktigt att lyfta upp. Inget företag vill bli förknippat som det företag där alla medarbetare blir sjukskrivna. Av denna orsak är det viktigt att se till att det finns åtgärder för just detta. För att ett företag ska veta vad som gäller kring arbetsmiljö och psykisk ohälsa krävs information från
arbetsmiljöförordningen. Företagen måste även arbeta med att aktivt försöka förebygga psykisk ohälsa. Genom att skapa regler och krav som alla anställda måste följa kan företagen motverka detta.
För att alla medarbetare ska känna sig säkra och hörda på sin arbetsplats är det viktigt att de vet var och till vem de ska vända sig om något skulle inträffa. Ingen ska behöva känna sig som en börda oavsett vad det handlar om. Som arbetsgivare är det viktigt att se varje individ och anpassa arbetet för den personen. Vid större företag med flera hundra, eller kanske till och med flera tusen anställda, är det bra om det finns mindre team och att varje team har en chef eller någon som leder den gruppen. Den personen ska leda gruppen rätt i sitt arbete men även vad gäller psykisk ohälsa och hur det ska hanteras både för att förebygga men också vad som ska göras om det skulle inträffa. Att arbeta förebyggande mot psykisk ohälsa kallas för
systematiskt arbetsmiljöarbete och borde vara självklart för alla företag. Oavsett vad företaget arbetar med ska detta vara något som prioriteras av alla arbetsgivare. Det finns enstaka fall där psykisk ohälsa inte existerar men detta är ytterst ovanligt. Om någon mår psykiskt dåligt eller som till och med blir sjukskriven på grund av psykisk ohälsa måste den personen kunna känna sig trygg med att få hjälp. Det behöver inte endast vara en medarbetare som kan lida av psykisk ohälsa, utan det kan även handla om chefer som har samma problem.
Förr när det pratades om att någon var sjukskriven från sitt jobb var största orsaken på grund av för tungt arbete, problem med ryggen, höften, knäna och så vidare. Det var tabu att prata om sin psykiska hälsa. Idag ser det istället helt annorlunda ut. De flesta som är sjukskrivna från sina arbeten idag är sjukskrivna på grund av ångest, nedstämdhet, utbrändhet eller liknande. Detta kallas för psykisk ohälsa och är en stor del av dagens samhälle vilket gör denna fråga viktig att lyfta fram. [1]
År 1977 påbörjade riksdagen arbetet med arbetsmiljölagen, se 3.1, som togs i bruk 1 juli 1978 och har sedan dess ändrats ett antal gånger. Denna lag togs fram som ett hjälpmedel för att kunna bedriva ett arbetsmiljöarbete på ett bra sätt. Då arbetsmiljölagen inte är helt komplett har regeringen valt att ta fram något som kallas för arbetsmiljöförordningen, se 3.2. [2] Det finns även något som heter Arbetsmiljöverkets författningssamling, så kallade AFS:ar, och består av allmänna råd och föreskrifter från myndigheterna. Se 3.3 för tydligare
förklaring. [3] 1.2 Syfte
Syftet med denna rapport är att ta reda på hur företag arbetar med arbetsmiljö och vad de gör för att förebygga psykisk ohälsa.
1.3 Frågeställning
• Hur ser arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) ut i ett företag inom byggbranschen med inriktning psykisk ohälsa?
• Hur agerar ett företag om psykisk ohälsa inträffar?
• Hur skiljer arbetet sig åt mellan chef respektive medarbetare? 1.4 Avgränsning
Denna rapport fokuserar på hur ett företag inom mätbranchen i Örebro arbetar med
arbetsmiljö och psykisk ohälsa istället för olyckor generellt då slutresultatet skulle bli för brett samt att tiden inte räcker till. En annan orsak till att rapporten tar upp ett företag och inte flera är för att fördjupa sig i hur företaget arbetar.
Arbetsmiljöförordningen kommer gås igenom, men det är endast några föreskrifter som kommer användas vid jämförandet av hur företaget arbetar. Detta för att kunna gå lite djupare på några stycken istället för övergripande på flera föreskrifter.
Rapporten innefattar intervjuer då det ger en tydligare och djupare förståelse men som även ger möjlighet till följdfrågor vilket enkäter inte kan ge.
2 METOD
För att besvara frågeställningen görs en litteraturstudie och olika intervjuer. Först studeras arbetsmiljöförordningen för att ta reda på hur en arbetsgivare ska förhålla sig för att ge medarbetarna så bra förutsättningar som möjligt. Här kommer relevanta föreskrifter väljas ut, som i sin tur används vid det fortsatta arbetet i denna rapport. Rapporten kommer även studera och analysera hur företagets egen dokumentation om psykisk ohälsa förhåller sig till de utvalda föreskrifterna.
Efter litteraturstudien genomfördes intervjuer med företagets HR-chef, VD och en
mättekniker. Mätteknikerna går vid benämningen konsulter och det är ordet “konsult” som användas vidare i rapporten. Intervjuerna analyseras för att ge ett djupare och bredare
perspektiv på hur de olika rollerna arbetar med arbetsmiljö. För att ge bästa möjliga
förutsättningar för personerna som ska intervjuas mejlas frågorna till dem innan den planerade intervjun. Intervjun spelas in i samtycke med respondenterna.
3 TEORI
Som tidigare nämnts var det riksdagen som startade upp arbetet med arbetsmiljölagen och har sedan den började korrigerats några gånger. Varför den har justerats har att göra med att den alltid ska vara uppdaterad och gälla som ett bra hjälpmedel för att arbetsmiljöarbetet ska ske på bästa möjliga sätt. Denna lag tillsammans med arbetsmiljöförordningen och alla olika AFS:ar hjälper företag att hamna rätt på banan vad gäller arbetet med arbetsmiljö och framför allt psykisk ohälsa.
I 3.4 beskrivs företagets egen dokumentation om hur arbetsmiljöarbetet ska gå till och vad de tycker är viktigt att förhålla sig till som företag.
3.1 Arbetsmiljölagen
Arbetsmiljölagen innehåller 9 kapitel som alla på ett eller annat sätt handlar om hur
arbetsmiljön på ett företag ska bedrivas så bra som möjligt. Nedan visas namnen på de olika kapitlen. [2]
Kapitel 1 - Lagens ändamål och tillämpningsområde Kapitel 2 - Arbetsmiljöns beskaffenhet
Kapitel 3 - skyldigheter Kapitel 4 - Bemyndiganden Kapitel 5 - Minderåriga
Kapitel 6 - Samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare m.m. Kapitel 7 - Tillsyn
Kapitel 8 - Påföljder Kapitel 9 - Överklagande
Kapitel 1 är relevant för detta arbete då syftet är “att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå̊ en god arbetsmiljö”. [2]
3.2 Arbetsmiljöförordningen
Det är regeringen som skickar ut arbetsmiljöförordningen även förkortat AMF som ett komplement till arbetsmiljölagen. [4] Det är arbetsgivaren som ska se till att förordningarna upprätthålls och att alla medarbetare har tillgång till arbetsmiljöförordningen. [5]
3.3 Arbetsmiljöverkets författningssamling
Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) är till för att bibehålla en god arbetsmiljö och minimera risk för olyckor och ohälsa i företaget. Det är myndigheternas föreskrifter och allmänna råd som ges ut i AFS:arna. De allmänna råden är ett hjälpmedel och ett stöd på lösningar för att förhålla sig till föreskrifterna. Föreskrifterna är krav som måste lydas. Det är arbetsgivarens skyldighet att lagarna följs av organisationen och medarbetarna. [3]
Det finns flera olika AFS:ar som alla handlar om något specifikt. Alla olika områden som finns ute på arbetsmarknaden har mer eller mindre en egen AFS. Vid arbete med farliga ämnen finns en AFS för hur arbetet ska utföras, vid arbete med smittorisk finns en AFS som beskriver hur arbetet ska utföras. Det finns till och med en AFS som beskriver hur frisörer ska arbeta. Arbetsmiljöverkets författningssamling innehåller alltså det mesta, och lite till. [6] 3.4 Exacts dokumentation om olyckor och tillbud
Detta företag har egna dokumentationer som gäller tillbud, olyckor och arbetsmiljörisker, se nedan för utförligare beskrivning. Det är HSQE, som står för Health & Safety, Quality and Environment, som ser till att alla dokumentationer förutom 3.4.4, 3.4.6 - 3.4.7 är uppdaterade. 3.4.1 HSQE-Policy – 1027:1
Detta företag och hela dess koncern har en vision om att vara det företag både kunder och anställda vänder sig till vid valet av kartläggningsföretag. För att visionen ska kunna nås måste de se till att alltid arbeta utifrån sina tre kärnvärden, [7]:
Ansvar - Samarbete – Kompetens
HSQE-policyn finns för att vara ett hjälpmedel vid målsättning, för att visa företagets engagemang att uppfylla krav samt att det ska visa deras deltagande att hela tiden bli bättre och bättre. [7]
Health & Safety handlar om att dagligen arbeta med frågor som berör hälsa och säkerhet. Quality handlar om hur företaget ska ge sina kunder kvalitet, och detta görs via fem löften.
1. Vi underlättar kundernas dagar 2. Vi är en proaktiv rådgivande partner 3. Vi har passion för det vi gör
4. Vi håller våra löften 5. Vi skapar mervärde
Environment handlar om att företagets tjänster hjälper till att minska omarbete och att
resurserna används på ett bättre sätt. [7]
3.4.2 Rutin/Instruktion Konsekvensriskbedömning – 1061:1
Det är Chefen som ansvarar för arbetsmiljöns rutiner. Företaget har tagit fram en konsekvensriskbedömning för att notera de förändringar som kan komma vid en riskhantering. [8]
Arbetsmiljön finns och anpassas i arbetsmiljöverkets föreskrifter om SAM. Det är
arbetsgivaren som bestämmer hur företaget ska planera ändringar samt om förändringarna kan leda till ohälsa eller olycksfall. Ändringarna kan vara organisationsförändringar, arbetstider eller metoder. Det är den planerade ändringen och riskerna som en riskbedömning startar med. [8]
3.4.3 Olyckor, Tillbud och Arbetsmiljörisker – 1137:1
Denna dokumentation syftar till att alla som arbetar inom företaget ska rapportera in om det sker någon olycka, tillbud eller arbetsmiljörisk. Detta för att företaget ska kunna fortsätta sitt arbete på ett så säkert sätt som möjligt. Varje rapport som skickas in gås igenom och utreds för att ta till rätt åtgärder beroende på vad det handlar om. Vid inrapportering finns det även möjlighet att hitta var i verksamheten det finns arbetsmiljörisker. [9]
Visionen för detta företag handlar om att ingen medarbetare ska komma till skada under arbetets gång. Om det dock sker en olycka kommer en utredning ske, samt att relevanta åtgärder tas för att detta inte ska ske igen. Företaget har delat in detta i tre kategorier, [9]:
1. ”Olycka (AJ) - en händelse som lett till skada eller ohälsa
2. Tillbud (OJ) - en händelse som kunde ha lett till en skada eller ohälsa
3. Arbetsmiljörisk (Tänk om!) - en händelse där vi kan misstänka att en olycka eller tillbud skulle kunna ske. Genom att identifiera en arbetsmiljörisk kan vi förhindra att ett tillbud eller en olycka inträffar.” (9, s. 2)
Vid registrering av olycka, tillbud eller arbetsmiljörisk är det upp till var och en på företaget att rapportera in detta. Inrapporteringen sker genom ECO som är företagets
informationsportal. Där samlar de riktlinjer, policys, mallar, styrdokument och formulär som deras anställda och chefer måste ha tillgång till utifrån sina ansvarsområden och roller. När allt är klart är det regioncheferna som får dessa dokument. Dock får även HSQE-Manager och skyddsombudet veta när något har inträffat. Vid utredning är det den ansvariga chefen som utreder det som har inträffat och ser till att allting slutförs och avslutas på ett bra sätt. [9] 3.4.4 Handlingsplan arbetsrelaterad stress – 1145:2
Samtliga anställda i verksamheten ansvarar för att handlingsplanen om att ge en grund till en god arbetsmiljö upprätthålls både fysiska som organisatoriska och sociala förutsättningar att fullfölja arbetet. [10]
Det är den långvariga stressen som resulterar till ohälsa. Stress kan orsakas från arbetslivet, privatlivet och andra faktorer. Detta kan förebyggas genom att medarbetarna tar regelbundna pauser, semester och tala med medarbetarna eller chefen om personen upplever en hög
arbetsbelastning som resulterar att personen bli stressad eller känner sig ensam. Medarbetarna ansvarar för att prioritera vila återkoppling, be om hjälp vid otydligheter, arbeta tillsammans samt en struktur och planering i arbetet för att underlätta hög arbetsbelastning. [10]
Chefen har ett ansvar att kontrollera om medarbetarnas arbetsbelastning överskrider 200 timmar övertid under ett år, arbetsuppgifter går till personer som har tid och kompetens. Det är chefen som ser till så att medarbetarna tar ut sin semester, tala om för medarbetare att berätta om de har för mycket arbetsuppgifter samt stötta medarbetare som ber om det. [10] De metoder som används för att minimera arbetsstress är att genom
varje månad av övertidsbanken. Andra metoder som används är att medarbetarna och chefen har tillit och förtroende med varandra som får båda att känna sig trygg för samtliga
samtalsämnen och se till så att de nyanställda får en bra introduktion. [10] Om en kollega visar tecken på stress från arbetet:
● ”Lyssna
● Avlasta/prioritera ● Omfördela arbetet
● Riskbedömning & åtgärda ● Följa upp” (10, s. 3)
Vid stress från arbete är det chefen som samtalar med kollegan via orossamtal som följer samtalsmallen för att hitta och åtgärda orsaken bakom stressen. Detta ska följas upp för att undersöka om åtgärden givit önskat resultat, om inte ska nya åtgärder göras.
Undersökningarna från Winningtemp är anonyma men om ett svar ger stressrelaterade resultat ska en djupare kontroll göras. [10]
Företaget erbjuder även olika förmåner för hälsoförsäkring och för den privata
sjukförsäkringen. Hälsovården ger bland annat medarbetare tillgång till samtalsterapi, yrkeslivsplanering, arbetsterapi och en specialist som ger bedömning. [10]
3.4.5 Riskbedömning – 1148:2
Syftet med denna dokumentation är att verksamhetens alla anställda ska veta hur företaget bedömer, identifierar och undersöker möjliga riskerna. [11]
Den som ansvarar för bedömning av riskerna och regelbunden undersökning är arbetsgivaren. För att en riskbedömning ska vara giltig krävs det att den är skriftlig och ska innehålla förslag på hur riskerna kan minimeras eller hur riskerna kan försvinna helt. För att få den bästa systematiskt arbetsmiljöarbete som möjligt ska riskbedömningen kontrolleras regelbundet tillsammans med exempelvis några anställda och arbetsgivaren. För att enklast beskriva vad en riskbedömning är går den att dela in i fyra steg, [11]:
1. Undersöka - Insamling av information samt identifiera riskerna. 2. Riskbedöma - Uppsatta hur allvarliga riskerna är.
3. Åtgärda - Rekommendera olika förslag som prövas, efter avsett resultat formas en handlingsplan som åtgärdas.
4. Kontrollera - Granska och värdera att åtgärderna är utförda samt att verksamheten fått önskad resultat.
Varje steg handlar om precis vad orden står för. Verksamheten måste undersökas och samlas information som sedan bedömer risker. Därefter gäller det att göra om och göra rätt för att få ett nytt bättre resultat och till sist är det dags att kolla att det som skulle förbättras faktiskt har förbättrats och att resultatet har blivit bättre. [11]
Att göra en riskbedömning handlar inte bara om att undersöka de fysiska faktorerna, utan det gäller även att undersöka de sociala och organisatoriska förhållanden där psykisk ohälsa inkluderas. Undersökningarna för de olika delarna går till på olika sätt. För att undersöka det fysiska genomförs exempelvis skyddsronder och för att undersöka det sociala och
organisatoriska genomförs exempelvis medarbetarsamtal eller Winningtemp som är ett enkätverktyg. [11]
3.4.6 Handlingsplan kränkande särbehandling – 1146:3
Denna dokumentation handlar om att ge företaget bästa möjliga förutsättningar för att ge medarbetarna en bra arbetsmiljö. Företaget har nolltolerans kring kränkande särbehandling och alla anställda måste veta hur de ska agera om detta mot förmodan skulle uppstå. Kränkande särbehandling kan ske både på arbetstid och utanför, därför gäller det att som arbetsgivare/arbetskamrater vara uppmärksam på sådana signaler. Inom denna koncern definieras kränkande särbehandling som mobbing, trakasserier och diskriminering. [12] Det är både medarbetarna- och chefens ansvar att se till att det aldrig uppstår någon typ av kränkande särbehandling. Medarbetarna ska exempelvis informera sin chef om någon blir utsatt och chefen måste se till att det finns tydliga åtgärder och planer för att kunna förebygga att det inte sker igen. Den valda koncernens egna åtaganden, [12]:
● ”Löpande undersökningar av medarbetarnas trivsel och status på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
● Ta tag i destruktiva konflikter och problem direkt ● Ge god introduktion till nyanställda
● Arbeta gemensamt med bemötande och uppträdande och främja likabehandling och uppmuntra oliktänkande
● Arbeta för inkluderande medarbetarsamtal, teamträffar och personalaktiviteter” (12, s. 3)
Den valda koncernen har även hanteringsplan hur anmälan ska gå till vid kränkande
särbehandling. Den ser ut som så att det först ska ges stöd, sedan sker utredning, bedömning och kommunikation, riskbedömning och åtgärder och till sist ska det följas upp. [12]
3.4.7 Handlingsplan rehabilitering – 1147:3
1. Tidiga signaler - Det är viktig att samtliga arbetskamrater observerar om en medarbetare behöver hjälp för att i tidigt skede kunna stödja hen. Om det är nödvändigt kan närmaste chef tala med medarbetaren och använda samtalsmallen som ett hjälpmedel.
2. Sjukanmälan och försäkran - För en sjukanmälan ska närmaste chef kontaktas samt den arbetsplats som personen skulle vara med i. Chefen ska ta reda på orsaken till att personen inte kan arbeta och erbjuda annat arbete som hen kan göra under sjukdomen. Under sjukfrånvaron ska chefen ta kontakt med medarbetaren för att ta reda på personens
orsaken till att hen inte kan arbeta, utan sjukintyget finns ingen skyldighet till utbetalning för sjuklön.
3. Professionell medicinsk rådgivning och vård - Med hjälp av sjukvårdsförsäkringen kan personalen få rådgivning inom 4 h av en kompetent läkare via mejl eller telefon. Om det krävs mer information kan rådgivningen utföras via video eller meddelande. Om det behövs ger läkaren remiss eller recept. Om anmälan görs inom en vecka ger försäkringen möjligheten för specialvård. Det är företaget som står för sjukvårdsförsäkringen och självrisken för samtliga tillsvidareanställningar.
4. Rehabiliteringsutredning - Ett möte utförs senast efter 3 veckor för en
rehabiliteringsutredning på en sjukfrånvaro över 60 dagar. Det är viktigt att personen som rehabiliteras är aktiv och delaktig i planeringen, annars riskeras uppsägning. Det är
tystnadsplikt på utredningen och den ska tala om vilka arbetsförhållanden och åtgärder som har och behöver göras. Utredningen är sedan grunden för utförandet av lämpliga åtgärder. 5. Kontakt med Försäkringskassan - Arbetsgivaren och Försäkringskassan bestämmer ett avstämningsmöte. Avstämningsmötet tar plats 6 veckor inom insjuknandet där HR, närmaste chef, medarbetare, försäkringskassa och behandlande läkare är delaktiga. Om en sjukfrånvaro varar över 4 veckor kontaktar närmaste chef, HR som sedan kontaktar Försäkringskassan. 6. Rehabiliteringsplan - Vid behov ska en rehabiliteringsplan göras upp tillsammans med Försäkringskassan, medarbetaren och arbetsgivaren. Det är närmaste chef och HR som ansvarar för planen och verksamhetens policy att vara delaktig i arbetet.
7. Finansiering av rehabiliteringsåtgärder - Vid behov är det arbetsgivaren som ansvar att åtgärda och finansieras för att den rehabiliterade ska kunna återgå till arbetet. [13]
3.4.8 Delegering av arbetsmiljöyppgifter – 1010:6
Syftet med dokumentationen är att beskriva fördelningen av arbetsmiljöarbetet. Det är arbetsmiljölagen 3 kap 2§ som styr arbetsmiljön och arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Arbetsgivaren har en skyldighet att med åtgärder förebygga ohälsa och olyckor.
Dokumentationen tar upp AFS 2001:1 SAM som innebär att arbetsuppgifterna ska fördelas enligt arbetsgivaren och 3§ AF 2001:1 förklarar även att arbetsmiljöarbetet ska användas som en självklarhet och vardagligt i verksamheten. Fördelningen av arbetsuppgifterna går till personen med rätt befogenhet att styra och fördela arbetet. [14]
Det är företagets arbetsgivare som fördelas ansvaret för arbetsmiljö. Ansvaret sker i följande ordning VD, Vice VD, HR, HSQE och ekonomi. [14]
4 RESULTAT
I 4.1 och 4.2 framförs de två AFS:arna som skribenterna anser vara viktigast för arbetet med psykisk ohälsa och företagets arbete med arbetsmiljö. Vidare i 4.3 tas det upp hur företaget
förhåller sig till valda AFS:arna. Det viktigaste ur varje intervju finns sammanfattat under 4.4, men för att läsa hela intervjuerna se bilagorna 1–4.
4.1 Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM
Systematiskt arbetsmiljöarbete handlar om att förebygga olyckor och ohälsa i företaget för att skapa en bra arbetsmiljö för arbetstagarna. Arbetsgivaren ansvarar för att olyckor och ohälsa minimeras med hjälp av bland annat kontroller, undersökningar, åtgärder och uppföljningar. [15] Detta arbete fokuserar endast på psykisk ohälsa.
4.1.1 Berörda krav
Nedan beskrivs de berörda kraven gällande SAM.
➢ 3§ SAM ska vara en väntad och daglig del i verksamheten som har ett värde för arbetsmiljön. SAM ska handla om de psykologiska, sociala och fysiska.
➢ 4§ Arbetstagare, skyddsombud och elevskyddsombud ska kunna bidra till SAM och arbetsgivaren som ska se till att de har möjligheten.
➢ 5§ Det ska finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur verksamheten uppnår en god arbetsmiljö och motverkar olycksfall och ohälsa. Företagen talar även om SAM:s funktion med rutiner. Rutinerna och arbetsmiljöpolicyn ska vara skriftligt
dokumenterade.
➢ 6§ Arbetsuppgifterna ska delas ut av arbetsgivaren som minimerar risker och upprätthåller en god arbetsmiljö av chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare i verksamhet. Fördelningen av uppgifterna ska dokumenteras. Arbetsuppgifterna delas ut till medarbetare som har rätt kunskaper och tillräckligt med resurser. Medarbetarna ska vara kunniga om arbetsmiljöns regler och förhållandena som resulterar i ohälsa och olyckor. Arbetskamraterna ska veta om dess åtgärder och vilka arbetsförhållanden som är bidragande till en god arbetsmiljö. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att medarbetarna har denna kunskap.
➢ 7§ Arbetstagarna ska ha en acceptabel kunskap för att motverka ohälsa, olyckor samt uppnå en tillräcklig arbetsmiljö som kontrolleras av arbetsgivaren. Enligt AFS 2003:4 ska riskerna besittas av instruktioner för arbetet om risken är hög.
➢ 8§ Arbetsgivaren ska kontrollera hur stor risk ett arbete och arbetsförhållandena medför ohälsa och olyckor. Kontrolleringen sker i jämna mellanrum, vid förändringar kan åtgärder behövas vidtas utifrån undersökningar av arbetsgivaren. Riskbedömning är en skriftlig dokumentation som innehåller hur farligt riskerna är och vilka risker som förekommer.
➢ 9§ Vid ett olycksfall eller ohälsa under ett arbete är det arbetsgivarens uppgift att ta reda på orsakerna och förebygga detta till framtiden.
➢ 10§ Det är arbetsgivarens ansvar att vidta nödvändiga åtgärder för en god arbetsmiljö och snarast möjligt förebygga ohälsa och olyckor. Om en verksamhet inte utför åtgärderna direkt ska en skriftlig handlingsplan göras som talar om vem och när åtgärderna genomföras som sedan kontrolleras.
➢ 11§ En uppföljning av SAM ska inträffa varje år av arbetsgivaren som skriftligt dokumenteras vid en verksamhet på minst tio arbetstagare. Vid brister i uppföljningen ska detta förbättras.
➢ 12§ Vid ett inträffande om att verksamheten saknar kvalifikation för rehabilitering, arbetsanpassning eller SAM ansvarar arbetsgivaren för att anlita en kompetent hjälp utanför verksamheten. Personen som anlitas ska finnas i stor utsträckning, med rätt sakkunnighet och resurser. [15]
4.2 Organisatorisk och social arbetsmiljö
Syftet med denna AFS är att företag ska försöka undvika psykisk ohälsa på grund av förhållanden som är sociala och organisatoriska. [3]
4.2.1 Social arbetsmiljö
Social arbetsmiljö handlar om förutsättningar och villkor kring samarbete och samspel, samt att alla medarbetare ska få socialt stöd. Det sociala stödet kan komma från både kollegor och chefer, det viktiga är att det stödet finns. [3]
4.2.2 Organisatorisk arbetsmiljö
Organisatorisk arbetsmiljö handlar om de förutsättningar och villkor som innefattar, [3]: ● Styrning och ledning
● Kommunikation
● Handlingsutrymme, delaktighet ● Arbetsuppgifternas fördelning ● Ansvar, resurser och krav 4.2.3 Berörda krav
Samtliga företag har krav som de måste förhålla sig till. Det finns lagar för bland annat arbetsolyckor, arbetsmiljön och psykisk ohälsa. [6] I Arbetsmiljöverkets författningssamling om organisatorisk och social arbetsmiljö 2015:4 finns lämpliga krav mot psykisk ohälsa, se nedan. [3]
➢ 3§ Arbetsgivare kontrollerar att samtliga föreskrifter följs av arbetstagarna. ➢ 5§ Följa reglerna som står i AFS 2001:1.
➢ 6§ Chefer och arbetsledare ska veta hur man hanterar och förebygger ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandlingar samt använda olika arbetsmetoder. ➢ 7§ Sätta upp mål som hjälper hälsan och förhindrar ohälsa. Både arbetstagare och
givare ska kunna vara delaktiga vid framtagning av mål. Arbetstagarna ska ha vetskap om målen som ska uppnås.
➢ 8§ I verksamheter på minst 10 personer ska de uppnådda målen dokumenteras skriftligen.
➢ 9§ Arbetsuppgifterna och befogenheterna ska vara anpassad till arbetskravet utan att ge en för hög arbetsbelastning.
➢ 10§ Arbetstagarna ska ha vetskap om: 1. Arbetsuppgifter som ska utföras 2. Vad resultatet ska vara för uppgiften
3. Hur uppgiften ska utföras, vad som är viktigt att tänka på 4. Arbetsuppgifternas prioriteringar
5. Personen som kan hjälpa och ge stöd vid behov
➢ 11§ Arbetsuppgifter eller situationer som orsakar starkt psykisk påfrestande och därmed ohälsa ska åtgärdas.
➢ 12§ Om arbetstidens förläggning orsakar arbetstagarna ohälsa är det arbetsgivaren som ska motverka detta.
➢ 13§Arbetsgivaren ska motverka det som kan eller leder till kränkande särbehandling i arbetsmiljön.
➢ 14§ Det ska finnas rutiner för hur kränkande särbehandling hanteras. Rutinen ska vara bekant för samtliga arbetstagare och innehåller:
Vem som får ta del av information om kränkande särbehandling, vad mottagaren ska göra med informationen samt hur och var personen kan få hjälp. [3]
4.3 Hur företaget förhåller sig till de valda AFS:arna
Vid jämförelse med de valda AFS:arna syns det att företagets dokumentationer förhåller sig till dessa AFS:ar, då det är krav som måste följas. All dokumentation från företaget beskrivs i tidigare avsnitt.
För kraven mot kränkande särbehandling behandlar dokumentationen på ett tydligt sätt hur företaget gör för att minimera kränkande särbehandlingen samt de fem steg som personal bör göra om de inträffar eller lägger märke till kränkande särbehandling. Det otydliga är hur medarbetarna får kännedom om hur man hanterar kränkande särbehandling. Verksamhetens dokumentation beskriver även på ett ordentligt och tydligt sätt hantering av rehabilitering vilket uppfyller kraven.
Dokumentationen för riskbedömning visar processen med en bild. Bilden beskriver kortfattat hela processen som även beskrivs med ord för att lättare kunna uppfatta och förse
riskbedömningsprocessen. Deras vision är att ingen av företagets anställda ska skadas i arbetet. För dokumentationen gällande ohälsa beskrivs vad medarbetare och chefer har för ansvar i punktform. Dokumentet upplyser även hur personalen ska göra om en medarbetare är stressad. Det är svårt att uppfatta vad företaget har för mål mot ohälsa. Företaget är noga med att citera en av AFS 2001:1 3§ krav som handlar om att SAM ska vara något naturligt i verksamheten.
4.4 Sammanfattning av intervjuer
I detta arbete har det genomförts tre intervjuer. En intervju med företagets HR-chef, en intervju med företagets VD och en intervju med en av företagets mättekniker, se bilagor för fullständiga intervjuer.
Samtliga respondenter har gått en kurs inom arbetsmiljö men den kurs konsulten hade gått kom från ett tidigare företag där han var skyddsombud. Gällande företagets arbetsmiljöpolicy svarade HR att verksamhetens viktigaste punkt i arbetsmiljöpolicyn är att skapa en trygg och säker arbetsmiljö och med hjälp av riskanalyser kan företaget motverka skada. VD:n ansåg att verksamheten följer arbetsmiljöpolicyn på ett bra sätt genom rapporter och tydliga
ansvarsfördelningar. Konsulten svarade istället att han inte har så mycket kunskaper om just organisatorisk och social arbetsmiljö.
När frågor ställdes om hur företaget bedömer risker gällande psykisk ohälsa svarade HR-chefen att det finns flera faktorer som kan utspela sig och att de kan vara svåra att lägga märke till om personen inte berättar. Genom att arbeta med kulturfrågor och att medarbetarna talar med varandra tidigt försöker verksamheten motverka psykisk ohälsa. Psykisk ohälsa kontrolleras genom ett enkätsystem, Winningtemp, som skickas ut till alla i företaget varannan vecka. Konsulten kommenterade att Winningtemp är ett bra verktyg men att fritexten sällan blir ifylld. Han fortsatte och svarade även att stress är det största problemet som kan uppstå, speciellt under sommaren. Riskerna ska dokumenteras i ECO men han menar på att det nästan aldrig blir gjort på grund av bristande rutin eller vana. När de väl
dokumenterar handlar det om allvarliga olyckor. VD:n ansåg att riskerna är någorlunda små och att de dokumenteras genom månadsavstämningar som sedan dokumenteras och åtgärdas. I intervjun med konsulten framgick det att han har koll på systemet Winningtemp som används för att få reda på hur alla medarbetare har det på arbetsplatsen. Om det är något som inte är bra finns det möjlighet att försöka gå till botten med det eventuella problemet.
Konsulten berättade även att verksamheten lägger stor vikt på trivsel genom olika aktiviteter under både arbetstid och fritid. VD svarade att genom hjälp av HR och fokus på ledarskap kan åtgärder mot psykisk ohälsa göras. Gemensamt för dessa två svaranden var att båda anser att hög arbetsbelastning och kränkande handlingar kan komma på tal under planeringsmöten. VD fortsätter att förklara att ett annat sätt att motverka och förebygga psykisk ohälsa handlar om att ge alla personer individuella verktyg.
Samtliga hade liknande tankar och förklaringar om hög arbetsbelastning där det är viktigt att följa handlingsplanen som finns för detta ämne. Något konsulten tryckte på var att han tycker det är viktigt att hjälpa varandra och att om det märks av att någon har lite svårt att prata med sin chef själv kan det vara bra att gå till chefen att meddela att allting inte riktigt står helt rätt till. Konsulten beskriver svårigheter med att säga nej till kunder då de gärna vill att kunden ska vara nöjd, men att det beteendet även kan leda till stress. Samtliga som intervjuades talade om vikten att hjälpa och stötta varandra. Konsulten berättar även att arbetsgivaren har givit kunskap om de fysiska riskerna men att informationen och kunskapen om de psykologiska och sociala förhållandena är lite sämre.
När frågor ställdes om verksamhetens mål för organisatorisk och social arbetsmiljö svarade HR att sjukskrivningar som enbart beror på arbetsrelaterad stress inte ska existera medan VD svarade att bolaget ska vara ett val som både kunder och medarbetare väljer, med fokus på medarbetarna som bygger verksamheten. Med hjälp av verksamhetens tre värderingar ansvar, samverkan och kompetens hålls företaget ihop.
5 DISKUSSION
Intervjufrågorna baserades på krav från AFS:arna och blev grundläggande för att undersöka hur det valda företaget förhåller sig till just dessa krav. Om dokumentationerna från företaget varit tillgängliga tidigare hade frågorna kunnat anpassats och specificerats mer utifrån
dokumentationerna istället för AFS:arna. Det krävdes en de fundering för att komma på frågorna men när HR intervjuades ansåg hon att frågorna var relevanta. Två av intervjuerna skedde via telefon medan intervjun med VD:n blev lite annorlunda på grund av tidsbrist. Frågorna skickades till VD:n för att sedan få tillbaka ett skriftligt svar. Att intervjun med VD:n inte skedde via telefon var synd då det nu inte gick att ställa några följdfrågor till hans svar. Vissa av svaren var lite korta och för att få ut ett ännu bättre svar hade det behövts vissa följdfrågor. Utöver det var svaren tydliga och lätta att förstå.
Något som framkom tydligt under intervjuerna var att både HR-chefen och VD:n hade koll på alla olika dokumentationer medan det inte riktigt verkar ha framgått lika tydligt ut till
konsulterna. Detta är något företaget skulle behöva se över eller på något sätt göra en koll på hur många som har koll på arbetet kring psykisk ohälsa. Just nu kändes det mer som att konsulterna endast hade koll på de fysiska riskerna. Dock arbetar de aktivt med dessa frågor och ser till att ha ett möte två gånger om året gällande just detta.
Under dokumentationen var det svårt att förstå vad verksamheten hade för arbetsmiljöpolicy. Till en början fanns det likheter mellan HSQE-policyn och en arbetsmiljöpolicy men när en mer noggrann läsning gjordes blev vi lite osäkra på om den policyn faktiskt var deras
arbetsmiljöpolicy. En tanke som slog oss var att alla dessa olika policys tillsammans utgör det företaget måste följa för att uppnå en god arbetsmiljö. Dock står det i ett av kraven att företag måste ha en tydlig arbetsmiljöpolicy. Dokumentationerna förklara på ett tydligt sätt vad och hur olyckor, arbetsstress och rehabilitering ska hanteras. De beskriver även hur åtgärder ska göras. Dokumentationerna beskriver inte alltid hur informationen förmedlas till arbetstagarna gällande psykisk ohälsa, men efter intervjun med HR blev det tydligt att verksamheten får vetskap om psykisk ohälsa på arbetsplatsen genom Winningtemp-enkäterna. Detta är något som företaget sedan kan diskutera och åtgärda tillsammans.
Vid intervjun med företagets konsult framgick det att Winningtemp är ett bra system men att det är svårt att komma till skott att faktiskt fylla i frågorna. Ett förslag för att få bättre
svarsfrekvens är att cheferna kan bli bättre på att påminna konsulterna. De skulle även kunna avsätta lite tid en gång i varannan vecka där alla sätter sig ner för att svara på frågorna. Som konsulten svarade tar det inte så lång tid att svara så det borde räcka med 5–10 minuter.
Under detta arbete har det varit bra att studera AFS:ar, företagets dokumentation och att göra intervjuer. Detta har givit en bättre helhetssyn på verksamhetens kunskap och utförande. En sak vi anser att företaget kan göra bättre, eller i alla fall lite tydligare, är att informera sina konsuler om framförallt psykisk ohälsa. Det framförs bra i deras dokumentationer men någonstans på vägen känns det som att det inte alltid går fram till alla olika grenar inom företaget.
De felkällor och begränsningar som har eller kan uppkomma i denna rapport är hur företagets dokumentation och AFS:arna tolkas. AFS:arna är skrivna på ett akademiskt språk och
generellt kan det resultera i att AFS:arna tolkas på olika sätt. Det faktum att det är oerfarna studenter som skriver om psykisk ohälsa kan också begränsa rapporten. Rapporten är enbart 15 högskolepoäng vilket gör att det finns en begränsad tid för att forska, intervjua, analysera och diskutera. På grund av tidsbrist har arbetet specificerats samt att rapporten inte kan vara lika ingående. Valet och antalet personer som intervjuades har också en inverkan på
rapportens omfång.
6 SLUTSATS
Arbetet med arbetsmiljö på detta mätföretag kan efter denna rapport sammanfattas som bra. De högre uppsatta i företaget har bra koll på vad som ska göras för en god och bra ton inom företaget. Konsulterna har en god syn på arbetsmiljö vilket framträder i att de alltid ställer upp för varandra. Dokumentationerna är tydliga och pedagogiska vilket gör det lätt att förstå hur företaget arbetar för att motverka exempelvis psykisk ohälsa. Det enda som behöver förbättras är konsulternas arbete kring psykisk ohälsa.
Arbetet med SAM anser vi att Exact gör på ett bra sätt. De arbetar aktivt med att försöka förebygga psykisk ohälsa, men om det trots det skulle inträffa finns det en plan för hur arbetet ska gå till. Exempelvis ser företaget till att ha ett möte med den drabbade samt personens läkare för att ta fram en plan på hur personen ska kunna komma tillbaka.
Chefens roll och arbete kräver ett större ansvar för både projektet och med medarbetarna. Chefen ansvarar för kontroll av rutiner, att arbetsmiljön upprätthålls och han kontrollerar även medarbetarnas arbetsbelastning och välmående överlag. Medarbetarna har en skyldighet att ta hand om sig själva, utföra arbetsuppgifterna samt meddela vid svårigheter.
REFERENSLISTA
[1] Previa. Psykisk ohälsa på arbetsplatsen [Internet]. Stockholm: Previas psykologer, företagsläkare och företagssköterskor; 2021 [Uppdaterad; 2021]. Hämtad från:
https://www.previa.se/ett-hallbart-arbetsliv/halsa/psykisk-ohalsa/
[2] Arbetsmiljöverket. Arbetsmiljölagen - med kommentarer [Internet]. Stockholm:
Arbetsmiljöverket; 2018. ISBN; 978-7464-511-0. [Uppdaterad; 21 April 2018]. Hämtad från: https://www.av.se/globalassets/filer/publikationer/bocker/arbetsmiljolagen-bok-h008.pdf [3] Arbetsmiljöverket. Organisatorisk och social arbetsmiljö [Internet]. Stockholm: Anna Middelman; 2015. ISBN; 978-91-7930-625-0. [Uppdaterad; 1 Oktober 2015]. Hämtad från: Organisatorisk och social arbetsmiljö, föreskrifter, AFS 2015:4 (av.se)
[4] Arbetsförordning (SFS 1977:1166) [Internet]. Stockholm: Regeringskansliets rättsdatabaser [Uppdaterad; 2018]. Hämtad från: Arbetsmiljöförordning (1977:1166) | Lagen.nu
[5] Arbetsmiljöverket. Arbetsmiljöförordningen [Internet]. Solna: Arbetsmiljöverket; 2020 [Uppdaterad; 23 November 2020]. Hämtad från:
Arbetsmiljöförordningen - Arbetsmiljöverket (av.se)
[6] Arbetsmiljöverket. Föreskrifter (AFS) [Internet]. Solna: Arbetsmiljöverket; 2021. [Uppdaterad; 29 Mars 2021]. Hämtad från:
Föreskrifter - Arbetsmiljöverket (av.se)
[7] Exact Passion for precision. HSQE-Policy [Internet]. Örebro: Susanna Sundström; 2017 [Uppdaterad; 15 September 2017]. Hämtad från: 1027-1-HSQE-Policy[2099].pdf
[8] Exact Passion for precision. Rutin/Introduktion konsekvensriskbedömning [Internet]. Örebro: Susanna Sundström; 2018 [Uppdaterad; 12 Mars 2018]. Hämtad från: 1061-1-Rutin_Instruktion_konsekvensriskbedömning[2101].pdf
[9] Exact Passion for precision. Olyckor, Tillbud och Arbetsmiljörisker [Internet]. Örebro: Susanna Sundström; 2018 [Uppdaterad; 26 September 2018]. Hämtad från:
1137-1-Olyckor__Tillbud__och_Arbetsmiljörisker[2103].pdf
[10] Exact Passion for precision. Handlingsplan arbetsrelaterad stress [Internet]. Örebro: Eva Jonsborg; 2020 [Uppdaterad; 19 Maj 2020]. Hämtad från:
1145-2-Handlingsplan_arbetsrelaterad_stress[2104].pdf
[11] Exact Passion for precision. Riskbedömning [Internet]. Örebro: Susanna Sundström; 2018 [Uppdaterad; 6 November 2018]. Hämtad från: 1148-2-Riskbedömning[2105].pdf
[12] Exact Passion for precision. Handlingsplan kränkande särbehandling [Internet]. Örebro: Eva Jonsborg; 2018 [Uppdaterad; 18 December 2018]. Hämtad från:
1146-3-Handlingsplan_kränkande_särbehandling[2100].pdf
[13] Exact Passion for precision. Handlingsplan rehabilitering [Internet]. Örebro: Eva Jonsborg; 2020 [Uppdaterad; 18 Augusti 2020]. Hämtad från:
1147-3-Handlingsplan_rehabilitering[2102].pdf
[14] Exact Passion for precision. Delegering av arbetsmiljöuppgifter [Internet]. Örebro: Susanna Sundström; 2019 [Uppdaterad; 11 December 2019]. Hämtad från: 1010-6-Delegering_av_arbetsmiljöuppgifter[2098].pdf
[15] Arbetsmiljöverket. systematiskt arbetsmiljöarbete [Internet]. Stockholm: Arbetsmiljöverket; 2001. [Uppdaterad; 30 September 2008]. Hämtad från: Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1), föreskrifter (av.se)
BILAGOR
Bilaga 1 – Telefonintervju med HR Chef
Vilken är din roll i företaget och vad gör du?
- Min roll är HR manager och jobbar för HR inom hela koncernen där vi har bolag i fem länder. På pappret jobbar jag med HR i fem länder men i verkligheten är det mest i Sverige, Norge och lite i Finland. Jag har som uppdrag att utveckla och säkerställa att våra Hr processer är definierade och följs så att vi jobbar både utifrån vad
lagstiftningen kräver av oss men också utifrån vad företaget behöver. Många HR processer handlar om att man vill säkra att personalfrågor hantera på ett bra sätt så att det gynnar både medarbetare och företaget. Mycket handlar om att skapa struktur för våra chefer, som ansvarar för personalen, så att de vet hur de ska hantera olika frågor som kan dyka upp. Utöver det är jag rådgivare till cheferna. Det kan komma upp frågor som vi inte har policy eller riktlinjer kring eller att det är lite svårare ärenden som att säga upp personal eller om det är någon som är sjuk eller långtidssjukskriven. Då sitter jag med i de specifika frågorna och så hittar vi en lösning för det.
Får du någon utbildning inom arbetsmiljö? Vilken?
- Jag har gått en kurs som heter “Bättre arbetsmiljö” som anställd på Exact. Sen har jag gått utbildningar även innan om arbetsmiljö på andra arbetsplatser. Den andra
utbildningen som jag gick var skräddarsydd för det företaget, men det var även den vi köpte för Exact också. Den utgick från lagstiftningen och de allmänna föreskrifterna från arbetsmiljöverket med systematiskt arbetsmiljöarbete och andra föreskrifter som passade för det företaget som jag jobbade på då.
Hur förhåller ni er till Exacts arbetsmiljöpolicy?
- Det viktigaste med vår arbetsmiljöpolicy är att allt vi gör ska ge förutsättningar för en trygg och säker arbetsmiljö. Vi får inte jobba i projekt eller andra saker som utsätter medarbetarna för saker som är farliga. Nästa viktiga del är att man behöver göra riskanalyser speciellt när man jobbar i byggprojekt för att varje byggarbetsplats har olika förutsättningar, de ser olika ut och det finns olika risker. Grundtanken är att vi ska bedriva en verksamhet för våra medarbetare ska må bra och inte kommer till skada och metoden som vi använder för att skapa det är att vi jobbar med riskanalys.
Hur bedömer ni de risker som kan förekomma i verksamheten gällande psykisk ohälsa?
- Det är en riskanalys och bedömning som är som är svår att göra, dels för att det är riskfaktorer som vi inte ser. Det kan vara en hög arbetsbelastning och det ser man inte förrän personen i fråga berättar att den har för mycket att göra. Det kan vara
kränkande särbehandling, mobbning och andra saker som kan pågå när ingen annan ser. De frågorna är jättesvåra att förebygga mer än att där får man jobba med
kulturfrågor och så. På den här arbetsplatsen pratar vi med varandra på det här sättet. Vi säger till våra medarbetare: “Upplever du någonting som är svårt eller jobbigt så
pratar du med din chef, kollega eller HR”, så att man skapar en miljö där människor berättar innan det blir någonting som kommer till skada.
Har ni någon regelbunden kontroll?
- Vi har ett system som heter Winningtemp som är en snabbenkät som går ut till alla medarbetare varannan vecka. Då får varje medarbetare 6 frågor som de svarar med en jätteglad, glad, ledsen eller jätteledsen gubbe. De glada gubbarna är gröna och de ledsna gubbarna är röda. Då frågar vi både om arbetsbelastning, om arbetsplatsen är fri från kränkande särbehandling, mobbning och sådana saker. Där kommer det ibland svar som man behöver följa upp. Om någon svarat med någon av de ledsna gubbarna på frågorna så skriver jag alltid en fråga till den personen. Jag ser inte vem som svarat vad men om jag skriver en fråga så ser de att jag skrivit. Då ger vi en möjlighet för medarbetarna att berätta om situationen. Antingen kan de höra av sig för egen person eller fortsätta anonymt och säga till exempel att “det är det här teamet jag jobbar i men vill inte berätta mer”. Då kan man smalna av problemet och se hur vi kan jobba vidare för att lösa det.
Det är ett ganska bra sätt för det är svårt för de som utsätts ibland att berätta om det för de kanske känner att det är pinsamt och känslosamt och så vidare. Jag tycker det är ett väldigt bra system för att kunna fånga upp när saker händer och visa medarbetarna att vi vill lösa det. Jag har jobbat på andra arbetsplatser där det inte har funnits och då är det upp till medarbetaren att våga ta kontakt med någon och berätta. Då är man inte anonym och då är det någon som vet om att man är utsatt eller inblandad eller vad det nu kan vara. På så sätt tycker jag att Winningtemp är ett väldigt bra system för att se till att de frågorna hanteras och bevakas.
Har ni haft något tillfälle där någon har kryssat i en ledsen gubbe?
- Ja det har vi haft ett par gånger. I ena fallet skrev jag och frågade vad det gällde och då skrev personen att det gällde på arbetsplatsen och inga medarbetare hos oss. Utan det var från andra företag och personer som har ett bemötande som den personen tyckte var jobbigt. Då skrev jag “jättebra att du berättar, prata med din chef och se om det är någonting ni kan ta upp på projektet”. De situationerna är jättesvåra för vi styr ju inte över personer som är anställda hos andra arbetsgivare och vad de får och inte får göra så länge det inte är olagliga aktiviteter. Det är svårt att göra något om det är någon som upplevs vara otrevlig till exempel. Andra personer kanske inte alls upplever att de är otrevliga. Sådana dialoger har våra chefer ibland när det händer i projekten. Då får man försöka reda ut vad som har hänt och när det är utrett får man lägga det åt sidan och jobba konstruktivt framåt. Det har ofta löst sig på ett sådant sätt så det är jättebra. Sen har det varit någon som har kryssat i en halvglad gubbe och skrivit att de tycker att det förekommer mobbning eller kränkande särbehandling och jag ställer en fråga tillbaka men får inget svar. Då är det svårt att göra något för på de här frågorna kan man inte se var någonstans personen jobbar. Det går inte att gå vidare då mer än att man kan skriva igen och ställa frågan om det har gått över eller så. Det hänger på att
de personer som antingen ser att någon blir utsatt eller själva blir utsatta faktiskt berättar det. Annars är det jättesvårt att göra någonting åt det.
Vad gör ni om det visar sig att en medarbetare har fått för många arbetsuppgifter/för hög arbetsbelastning?
- Ofta är det en kombination. Man är olika där men många tycker att hög arbetsbelastning är när jag har mycket saker att göra och en del tycker att hög arbetsbelastning är när jag har svåra saker att göra. Ibland kan det även vara en kombination av att man har många svåra saker. Sen är ofta deadlines en del av det, att man har tidspress att man ska vara klar en viss tid. I byggprojekt hänger allting ihop. Vi ska göra våran del så att nästa kan komma in och göra sin del och sen är det våran tur igen och så vidare. Det handlar i grunden om god planering från början och att vi räknar på hur lång tid saker tar att göra och där har vi ett projektplaneringssystem som heter Float där vi lägger upp våra medarbetare på projekt i antal timmar per dag eller antal dagar per vecka och så vidare. Då vet medarbetarna vart de ska jobba och när. Det är även avstämt med projektet och den planeringen. Hur ser kundens önskemål ut och när ska vi vara där. Ju mer man är noga med sådant tidigt, desto mindre risk är det att det blir fel i planeringen och stress som inte behövs.
Om en person känner att det är jättestressigt och det är av de här olika anledningarna så är det upp till chefen att hjälpa medarbetaren att antingen prioritera eller ibland kan det handla om att man byter personer på projekt. Det kan hända att man kanske inte riktigt har den kompetensen som behövdes som vi trodde från början. Det blir sådana saker man får jobba med. Dels att hjälpa medarbetarna att tänka har du gjort det du ska och hitta sätt att checka av att man vet att man är färdig med det man skulle göra. Rena arbetsmetoder och ibland stuva om i projektmetoden så det är rätt person på rätt
projekt.
Ibland är det övertid och så och då är det så olika i att en del tycker det är kul att jobba övertid för då får man lite mer pengar. Medan andra känner att mer än 40h i veckan är stressigt för mig. Där är människors förmåga att klara av en hög belastning olika och det får man som chef försöka ta hänsyn till att man vet att visa personer är taggade på att jobba några extra timmar då och då.
Om en medarbetare har fått för hög arbetsbelastning under en längre tid som resulterat till att personen ”gått in i väggen”, vad för åtgärder kommer ni att göra och vilken hjälp får personen?
- Nu antar jag att personen har gått in i väggen och då jobbar vi med en rehabplan med personen. Att vi har möten med personen och bjuder in eventuellt personens fackliga företrädare om man är medlem i facket. Vi pratar med försäkringskassan och ibland pratar vi även med personen som är sjukskriven personliga läkare. Sen har vi ett möte om vad det är som har orsakat den här stressen och finns det saker som arbetsgivaren kan göra för att vi ska undvika att den här känslan uppstår igen eller finns det saker som medarbetaren kan göra och så vidare. Nu gissar jag lite men i 9 fall av 10, i alla
fall ofta, så har en sådan situation med hela personens livssituation att göra och inte bara jobbet. Man kanske känner sig stressad över andra saker i livet och när man kommer hem efter jobbet så kanske man har en livssituation där det händer andra saker som gör att man inte riktigt kan varva ner. Det är egentligen då man ska ta det lugnt och komma ner i varv.
Hur skulle ni agera om en person hamnar i en sådan situation men som inte är sjukskriven?
- Då är det de åtgärderna som jag pratade om att chefen måste hjälpa personen att prioritera. Du kan inte göra 20 grejer under en period som du bara har tid för 10 grejer. Då får man göra de grejer som är viktigast. Har du möjlighet att jobba över för i så fall kan vi prata med uppdragsgivaren om att vi behöver lägga fler timmar på det. Det gäller att hitta en lösning för situationen och det beror väldigt mycket på vad
problemet är. Är det mycket att göra, behöver vi sätta in fler personer i projektet eller är det otydliga instruktioner från chefen på projektet eller är det att det är andra aktörer på projektet som inte har gjort sina grejer på projektet när det är våran tur. Det finns så många olika skäl till att det kan vara stressigt.
När man pratar med våra konsulter kan de som har jobbat länge skratta åt att ett projekt är så rörigt och ingen har koll på vad någon annan gör och att ledning är väldigt snurrig och sådär. En sådan situation är ganska tuff för en person som är en ganska ny konsult. Den personen kan känna att det är den som måste skaffa sig koll på något annat sätt och hur. Det gäller att hitta roten till det onda. Vad är det som orsakar att det blir stressigt och sen får man försöka rätta till det.
Inrapporteringen går till alla chefer där varje chef får se sitt teams resultat. Ibland är det jag som ställer frågor i Winningtemp och ibland är det chefen som skriver om de har sett. Varje chef får en rapport och de flesta chefer går in ungefär en gång i
månaden och tar fram en rapport och tittar på hur har medarbetarna har svarat och om det är något de behöver titta på. Om man inte vill vända sig till sin chef kan man alltid vända sig till mig. Man kan också prata med en kollega om man hellre skulle vilja det. Det viktiga är att man tar upp det med någon man känner förtroende för och vågar prata med. Jag får samtal från medarbetare som ringer till mig och vill diskutera saker och det tycker jag är positivt att de gör så. Då har vi lyckats nå fram med att det är okej att ringa och berätta hur man har det.
Vad har verksamheten för mål gällande organisatorisk och sociala arbetsmiljö som förbättrar hälsan?
- Vi har ett övergripande mål som vi satte på vårt arbetsmiljökommittémöte där vi har som mål att vi ska ha noll sjukskrivningar som enbart beror på arbetsrelaterad stress. ENBART är ett viktigt ord, för vi har sjukskrivningar där folk är sjukskrivna på grund av stress men i alla de fallen är det även andra saker som spelar in. Vårt mål är att det aldrig ska finnas någon som är hemma från jobbet för att det är stökigt på jobbet. Vi hade mötet i februari tror jag det var och satte det målet, så vi har inte utvärderat det än men det är så vi jobbar. Om man tittar på våra rehabmöten så är en punk att
diskutera vad arbetsgivaren kan göra för att förbättra situationen och vad är orsaken till varför man känner stress. Där hittar man i så fall om det skulle vara så att mitt liv är perfekt i övrigt och det är bara mycket att göra på jobbet, ja då är det en situation där personen är stressad enbart på grund av jobbet. Men den situationen har vi inte haft än.
Vart kan man hitta de målen och vad finns det för strategi för att uppnå målen?
- Dels har vi vår grundläggande policy kring arbetsmiljö att hos oss ska man både trivas på jobbet och inte utsättas för saker som gör att man blir sjuk eller skadar sig. Det är grunden till hela vår syn på hur vi ska jobba med arbetsmiljö. Till hjälp har vi olika handlingsplaner och riktlinjer som jag har skickat till er. Där finns det handlingsplan för rehab och det gäller både fysiska skador och stressrelaterade skador. Sen har vi en handlingsplan om kränkande särbehandling. Vi har ett formulär för olycks- och
tillbudsanmälan som alla anställda kommer åt. Så fort det är något som händer i jobbet eller på väg till och från jobbet, antingen att man gör sig illa eller nästan gör sig illa så ska man anmäla det i det här formuläret. Sen tittar chefen på det och ska i sin tur skriva en åtgärd för vad som kan göras för att detta inte ska hända igen.
Det är precis det här som systematiskt arbetsmiljöarbete handlar om. Att man blir medveten om risker, analyserar situationen och funderar på vad man kan göra åt den här saken så att det inte blir en olycka. Sen gör man en åtgärd och till sist följer man upp det. Uppe i Norrland speciellt pratar de mycket om tillbud (en nästan olycka) just för att det är mycket vilt, det är halt och att det är mörkt. Då måste alla tänka på att köra försiktigare för att undvika olyckor eller tillbud för den delen. I jobbet har
arbetsgivaren en skyldighet att påminna om olika hjälpmedel och försiktighetsåtgärder så man inte gör sig illa i jobbet.
Är det några arbetstagare som har varit med i framtagandet av målen?
- Vi har ett arbetsmiljökommittémöte som vi har två gånger om året. Då är
skyddsombudet med i mötet då det är han som har varit med och tagit fram mål. Sen är även jag med och det ska alltid vara med en chef. Då har vi sagt att det ska vara olika chefer för varje möte och att de vandrar runt så alla blir involverade i
arbetsmiljöfrågorna. Ni ställde frågan om hur vet folk om vilka mål som gäller kring psykosocial arbetsmiljö, och där har jag skickat ut ett mejl med protokollet från vårt möte tillsammans med en film där skyddsombudet presenterar sig för alla anställda. Han berättar vad hans roll är och att man kan höra av sig till honom och så berättar han om hur företaget vill jobba med arbetsmiljö och att det är viktigt att göra tillbuds- och olycksrapportering.
Vad ingår i en uppföljning om SAM och hur ofta har ni uppföljningen?
- Dels ingår uppföljning när man tittar på de här tillbuds- och olycksrapporteringen. Då är det uppföljning i specifika fall där man tittar på vad som har hänt, varför, vad hade vi kunnat göra för att undvika det, behöver vi göra några åtgärder och sen se till att
åtgärderna genomförs. Sen har vi arbetsmiljö och kommittémötena och då går vi igenom alla tillbuds- och olycksrapporteringar.
Har du något du känner att du vill lägga till som vi inte har fått med i frågorna?
- Jag tror inte det, jag tyckte ni ställde bra frågor. En viktig del i arbetsmiljöarbetet är företaget inte bara säger att de inte vill att någon ska skada sig utan man måste skapa verktyg för cheferna och verktyg till medarbetarna. Där är det viktigt att man
kommunicerar instruktionerna, annars kan ingen veta hur de ska bete sig. Sen står det också i lagen att medarbetarna är skyldiga till att medverka till en god arbetsmiljö. Så länge man har gjort instruktioner och kommunicerat dem så har man skapat
Bilaga 2 – Skriftlig intervju med VD
Vilken är din roll i företaget?
- Min roll i företaget är koncernchef.
Får du någon utbildning inom arbetsmiljö? Vilken?
- Yes, den man måste ha om man sitter på en chefspost. Tyvärr kommer jag inte ihåg vad den heter.
Hur förhåller ni er till Exacts arbetsmiljöpolicy?
- Bra tycker jag. Bolaget har skapat bästa förutsättningar för att vi ska kunna efterleva den med; tekniska verktyg för att minska resandet, mindre miljöpåverkan vid
bilresande med elhybrider och gasbilar. System för att enkelt och snabbt rapportera dåliga arbetsförhållanden eller psykisk ohälsa. Tydlig ansvarsfördelning för alla parter i vår handlingsplan.
Hur bedömer du de risker som kan förekomma i verksamheten gällande psykisk ohälsa?
- Jag skulle säga att de är relativt små.
Dokumenteras riskerna? Hur?
- De fångas upp under personalpunkten månadsvis där koncernchef har
månadsavstämning med alla teamchefer och regionchefer. Risker dokumenteras och åtgärder initieras. Alla Dokumenteras även i vårt ledningssystem ECO, se “Olyckor, Tillbud och Arbetsmiljörisker - 1137:1”.
Vilka åtgärder finns för att motverka psykisk ohälsa?
- Bra och nära ledarskap med stöd av HR specialist inklusive flera sätt att identifiera potentiellt problem i tidigt stadium.
Hur förebygger chefer och arbetsledare ohälsosam arbetsbelastning och kränkande handlingar?
- Vi använder verktyg som fångar upp enskilda avvikelser och trender över tid. Varje team mäts minst 2 ggr i månaden. Vi följer upp beläggningsgrad varje vecka och uppdaterar planeringen för alla konsulter minst en gång i veckan i ett gemensamt system. Månadsvis följer vi upp övertid, sjukskrivningar och semester. Chefer har ett formellt ansvar och ett antal konkreta arbetsuppgifter i den delegering av
arbetsmiljöuppgifter som delegeras av VD, dvs mig i detta fall. Beroende på roll har man olika ansvar, se “Delegering av arbetsmiljöuppgifter - 1010:6”.
Vad har verksamheten för mål gällande organisatorisk och social arbetsmiljö som förbättrar hälsan?
- Vår vision är att vara det självklara valet av mätkonsultbolag för medarbetare och kunder. Viktigt att poängtera att medarbetare kommer först, det är de som bygger Exact. Målen kan skilja sig beroende på förutsättningar och landskultur. Det som
håller allt samman är bolagets tre värderingar, Ansvar, Samverkan och kompetens. Arbetsmiljökommittén tar fram de årliga specifika målen och följer upp desamma 2 gånger per år. För 2021 är det att vi ska ha 0% sjukskrivningar som endast är relaterat till arbetsrelaterad stress.
Vad för strategi finns det för att uppnå målen?
- Tillhandahålla rätt teknik och kopplad utbildning för densamma är en
grundförutsättning precis som att vi satsar mycket på skyddskläder och bilar. Vi stämmer kontinuerligt av ömsesidiga förväntningar mellan ledare och medarbetare, stab och avdelning. Vi är en platt organisation och justerar strategier om vi märker att det finns bättre vägar att gå. Skyddsombudet har kommunicerat att ännu bättre
tillgängliggöra rutiner samt att ombudet är ytterligare en supportfunktion förutom chefen och HR-chefen.
Vart kan man hitta målen?
- Skyddsombudet uppdaterar sina mål årligen och går att ses på video på vår streamingsite som skickats ut till alla anställda.
Har arbetstagarna varit med i framtagandet av målen?
- Ja, representerat av arbetsmiljökommittérådet.
Vad gör ni om det visar sig att en medarbetare har fått för många arbetsuppgifter/för hög arbetsbelastning?
- Hanterar det som en avvikelse och följer vår rapporteringsstruktur i vårt
ledningssystem som har en tydlig process och ansvarsfördelning. Se ”Handlingsplan arbetsrelaterad stress - 1145:2”.
Om en medarbetare har fått för hög arbetsbelastning under en längre tid som resulterat i att personen “gått in i väggen”, vad för åtgärder kommer ni att göra och vilken hjälp får personen?
- Vi har en fördefinierad rutin och process för detta tillgänglig för all i vårt
ledningssystem. Se ”Handlingsplan arbetsrelaterad stress - 1145:2”. Exempel på hjälp är; samtalsterapi, yrkeslivsplanering, bedömning av läkare,
sjukgymnastik/arbetsterapi, ergonomi.
Vad ingår i en uppföljning om SAM och hur ofta har ni uppföljningen?
- Innehåll SAM uppföljning;
• Arbetsmiljöpolicy, mål och rutiner
• Uppgiftsfördelning, det vill säga delegering av arbetsmiljöuppgifter • Kompetens • Rutiner för undersökning och riskbedömning
• Årlig uppföljning • Företagshälsovård.
Utförs minst en gång per år i arbetsmiljökommittén samt delvis i månatliga möten mellan VD och Team.
Gör du något speciellt för att dina medarbetare ska undvika att hamna i stressiga situationer?
- I vårt styrdokument ”Handlingsplan arbetsrelaterad stress - 1145:2” beskriver vi vilket ansvar medarbetaren, chefen och bolaget har för att förebygga detta.
Anser du att dina medarbetare hjälper och stöttar varandra?
