Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kanslienheten
Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82
nadja.skog@trosa.se
Kallelse
Datum
2019-03-07
Tid: Torsdagen den 14 mars 2019, kl. 18:00
Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset
Gruppmöte: Majoriteten 17.30 Oppositionen (S) 17.30
Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden
Ärende Dnr
1. Godkännande av dagordningen
2. Information om fritidsgårdarna från fritidsgårdschef Anneli Bradley och om Kultur- och förening från Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros
(inga handlingar)
3. Ansökan om bidragsberättigande Lions Club Trosa KFN 2019/13 4. Ansökan om bidragsberättigande Somaliska ungdomsföreningen i
Sörmland
KFN 2019/15
5. Bokslut och verksamhetsberättelse 2018 för kultur- och fritidsnämnden
KFN 2019/20
6. Utförd internkontroll 2018 för Kultur- och fritidsnämnden KFN 2018/20 7. Internkontrollplan 2019 för Kultur- och fritidsnämnden KFN 2019/21 8. Uppföljning tjänstekoncession Safiren KFN 2019/22 9. Uppföljning tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad KFN 2019/23
10. Uppföljning tjänstekoncession Kråmö KFN 2019/24
11. Reviderad delegationsordning KFN 2019/8
12. Anmälan av delegationsbeslut KFN 2019/1
13. Övriga anmälningsärenden KFN 2019/2
14. Information om Konsttriangeln
(inga handlingar)
15. Övrigt
(inga handlingar)
Lena Isoz Nadja Furuberget Skog
Ordförande Nämndsekreterare
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur- och föreningsenheten Sara Fältskog Eldros
kultur- och föreningschef 0156-522 19
sara.faltskogeldros@trosa.se
Tjänsteskrivelse
Datum
2019-02-08
Diarie nr
KFN 2019/13
Ansökan om bidragsberättigande, Lions Club Trosa
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner föreningen Lions Club ansökan om bidragsberättigande.
Kultur- och fritidsnämnden bedömer att föreningen Lions Club klassas som social förening.
Ärendet
Föreningen Lions Club har varit verksam i Trosa kommun i över 60 år men ansöker först nu om bidragsberättigande. Klubben är ansluten till Lions Club International och följer moderorganisationens stadgar och arbetsordning. Klubbens verkar främst i en humanitär och samhällsnyttig anda. På lokal nivå omfattar detta bl.a.
arrangemang av Trosa Marknad, i samverkan med näringsliv, Trosa kommun och övrigt föreningsliv, aktiviteter för seniorer och utdelning av stipendier. Utöver det verkar föreningen även för humanitära insatser på internationell nivå.
Föreningen anses följa Trosa kommuns krav för bidragsberättigande genom att ha en demokratiskt vald styrelse, vara öppen för alla, politiskt och religiöst obunden samt verka för en meningsfull fritid i Trosa kommun. Samtliga medlemmar i
föreningen är idag över 18 år, men yngre medlemmar välkomnas. Det finns även en central strategi inom Lions Club International för att starta en ungdomssektion om intresset växer.
Sara Fältskog Eldros kultur- och föreningschef
Bilagor
1. Ansökan om bidragsberättigande Lions Club Trosa 2. Stadgar arbetsordning 2018
3. Protokoll medlemsmöte 2018-11-07 4. Verksamhetsberättelse 2017–2018
Beslut till
Lions Club Trosa
Normalstadgar för Lions Club i MD 101
Antagna av riksmötet 2015 och ändrade senast av Riksmötet 2018.
Överlägsenhet
Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb ska reglerar klubbens verksamhet och får inte stå i konflikt med multipeldistriktets stadgar och arbetsordning, internationella stadgar och arbetsordning samt Lions Clubs Internationals policy. Om det råder konflikt mellan klubbens stadgar och arbetsordning och internationella stadgar och arbetsordning ska bestämmelserna i internationella stadgar och arbetsordning samt Lions Clubs Internationals policy tillämpas.
Namn och verksamhet
§1 Klubbens namn är Lions Club ...
Klubben är ansluten till Lions Clubs International och är en ideell sammanslutning av personer, som gemensamt vill arbeta enligt Lions Clubs Internationals syften och etik.
Klubbens verksamhetsområde är normalt ...
Ändamål
§ 2 Klubbens ändamål är att främja och aktivt delta i samhällsnyttig verksamhet av humanitär, social och kulturell art samt att skapa och upprätthålla en anda av samförstånd mellan jordens folk.
Klubben får inte sätta som mål att den ska främja medlemmarnas ekonomiska intressen.
Klubben ska sträva efter att aktiviteter, resor, möten och administration genomförs med miljöhänsyn.
Medlemskap
§ 3 Varje myndig person med gott anseende i sitt lokala samhälle och som förklarat sig villig att följa Lions Clubs Internationals syften och etik kan bli medlem.
§ 4 En medlem kan i klubben vara aktiv medlem, allmän medlem, hedersmedlem, privilegierad medlem, ständig medlem, associerad medlem eller ansluten medlem.
Aktiv medlem
En medlem som har alla rättigheter och skyldigheter som ett medlemskap i en Lionklubb innebär.
Allmän medlem
En medlem som har flyttat från orten eller som av hälsoskäl eller annan giltig orsak inte regelbundet kan delta i klubbens sammanträden och som genom beslut av styrelsen har överförts till allmän medlem. Styrelsen ska ompröva sitt beslut var sjätte månad.
En allmän medlem saknar rösträtt vid distriktsmöten, riksmöten och internationella kongresser och får inte inneha någon befattning inom Lions Clubs International.
En allmän medlem ska, utöver de internationella och nationella avgifterna, betala den avgift som klubben fastställer.
Hedersmedlem
En person, som inte innehar annat medlemskap i klubben, men som gjort samhället eller klubben betydande tjänster och som klubben beslutat att hedra.
En hedersmedlem får delta i klubbens sammanträden men har inte rösträtt eller rätt att inneha någon befattning inom klubben.
Samtliga avgifter för en hedersmedlem ska betalas av klubben.
Privilegierad medlem
En medlem som varit medlem i organisationen under minst 15 år och som på grund av sjukdom, hög ålder eller annan orsak är nödgad att lämna sin ställning som aktiv medlem och som genom beslut av styrelsen har överförts till privilegierad medlem.
En privilegierad medlem behåller alla sina medlemsförmåner utom rätten att inneha någon befattning inom klubb, distrikt eller Lions Clubs International.
En privilegierad medlem ska, utöver de internationella och nationella avgifterna, betala den avgift som klubben fastställer.
Ständig medlem
En medlem som antingen varit aktiv medlem under minst 20 år och som gjort betydande insatser för klubben, orten eller Lions Clubs International eller som varit aktiv medlem i minst 15 år och som har fyllt 70 år eller som är allvarligt sjuk och som genom beslut av Lions Clubs Internationals styrelse beviljats ständigt medlemskap.
En ständig medlem har samma rättigheter som en aktiv medlem så länge medlemmen fullgör de skyldigheter som en aktiv medlem ska fullgöra.
En ständig medlem ska, i stället för framtida internationella avgifter, betala det belopp som vid varje tillfälle gäller enligt beslut av Lions Clubs International. Ständig medlem ska därutöver till klubben betala den skäliga avgift, inklusive den nationella avgiften, som fastställts av klubben.
Associerad medlem
Medlem som innehar aktivt medlemskap i en Lions Club, men som är bosatt eller arbetar på annan ort som har en Lions Club, kan erbjudas associerat medlemskap av styrelsen i den sistnämnda klubben. Denna ställning ska granskas av klubbstyrelsen varje år. Associerad medlem ska inte inrapporteras på sistnämnda klubbs medlems- och aktivitetsrapport.
Associerad medlem har rösträtt vid de klubbmöten i den nya klubben där hen är närvarande, men kan inte representera klubben som delegat vid distriktsmöte, riksmöte eller internationell kongress. Hen kan inte inneha uppdrag i klubbens namn på distrikts- eller
multipeldistriktsnivå eller på internationell nivå. Associerad medlem ska inte betala internationell avgift eller avgift till multipel- eller deldistrikt i den nya klubben, utan ska betala dessa avgifter i den klubb där hon eller han innehar det aktiva medlemskapet. En associerad medlem ska dock betala sådana medlemsavgifter som den nya klubben får fastställa.
Ansluten medlem
Kvalificerad person som för närvarande inte har möjlighet att delta som aktiv medlem i klubben, men som vill stödja denna och dess serviceinsatser och som vill vara ansluten till densamma. Anslutet medlemskap kan tilldelas på inbjudan av klubbstyrelsen. Ansluten medlem har rösträtt vid de klubbmöten han/hon är närvarande, men kan inte representera klubben som delegat vid distriktsmöte, riksmöte eller internationell kongress.
Ansluten medlem kan inte inneha klubb-, distrikts- eller internationella befattningar eller kommittéuppdrag i klubbens namn på distrikts-, multipeldistrikts- eller internationell nivå.
Ansluten medlem ska betala internationell avgift och multipel- och distriktsavgifter samt andra avgifter som klubben fastställer.
§ 5 Hedersmedlem och associerad medlem får samtidigt vara medlem i mer än en Lions Club.
§ 6 En medlem kan beviljas utträde ur klubben av styrelsen under förutsättning att alla avgifter, som har förfallit på utträdesdagen, är betalda.
§ 7 En medlem som trots krav inte har betalt de avgifter som har förfallit eller som, om det är fråga om en aktiv medlem, har varit frånvarande vid fyra på varandra följande
klubbsammanträden eller som visat sig ovärdig att vara medlem i en Lions Club får uteslutas genom beslut på ett klubbsammanträde.
Innan en fråga om uteslutning behandlas vid ett klubbsammanträde, ska styrelsen i god tid underrätta medlemmen om uteslutningsrisken.
En fråga om uteslutning måste delges samtliga medlemmar genom en skriftlig kallelse.
Minst 75 procent av de närvarande röstberättigade medlemmarna måste rösta för uteslutning för att beslutet ska bli giltigt.
Den medlem som berörs av beslutet får inte vara närvarande när frågan behandlas.
§ 8 En medlem som har ansökt om överflyttning (transfer) av sitt medlemskap från en annan Lions Club ska styrka att han eller hon fullgjort sina skyldigheter mot den klubben.
Styrelsen får bevilja en ansökan om medlemskap genom transfer efter att ha hört medlemskommittén.
Avgifter
§ 9 Årsavgiften för kommande verksamhetsår ska fastställas av ett klubbsammanträde före juni månads utgång.
Årsavgiften ska innefatta kostnaderna för klubbens administrativa verksamhet och avgift för LEO-klubb som klubben är fadder för, samt avgifterna till Lions Clubs International,
multipeldistriktet och det egna deldistriktet.
§ 10 Klubben får besluta att en ny medlem, en transfermedlem eller en återintagen medlem ska betala en inträdesavgift. Avgiften ska fastställas vid ett klubbsammanträde och bör inte vara högre än den inträdesavgift som klubben ska betala till Lions Clubs International. En återintagen medlem, som ansökt om återinträde senast tolv månader efter utträdet, ska betala högst halva inträdesavgiften. Medlemsavgift för familjer erläggs med hel avgift för den första familjemedlemmen och med halv avgift för de följande fyra. Även medlemmar under 30 år och studenter erlägger halva medlemsavgiften.
Styrelsen
§ 11 Styrelsen är klubbens verkställande organ.
Styrelsen är ansvarig för att arbetet inom klubben bedrivs i enlighet med multipeldistriktets stadgar och arbetsordning. Styrelsen ska före beslut bevaka att klubben inte sätts i skuld över sina tillgångar och att beslut inte tas om utgifter för ändamål som är främmande för Lions Clubs Internationals och klubbens syften.
Styrelsen ska bereda och yttra sig över de ärenden där beslut ska fattas av ett klubbsammanträde, om inte ärendet ska handläggas av en särskild kommitté.
Styrelsen får besluta om klubbens utgifter inom de budgetramar och övriga villkor som fastställts av ett klubbsammanträde och i övrigt inom de ramar som framgår av Lions Clubs Internationals stadgar och arbetsordning.
§ 12 Antalet ledamöter ska bestämmas av klubbsammanträdet senast i februari månad.
Styrelsen är beslutför när minst hälften av styrelseledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal ska den mening gälla som ordföranden biträder.
I styrelsen ska alltid ingå president, närmast föregående (past) president, vice president, som också är klubbens globala ledarskapsordförande om ingen annan valts, sekreterare, kassör, PR-/kommunikationsordförande och ordförandena för GMT och GST samt eventuell klubbfilials president. Därutöver kan klubbmästare, tail twister och valda direktorer ingå i styrelsen om klubbsammanträdet så beslutar.
I klubbens globala arbetsteam (GAT) ingår presidenten, som är teamets ordförande, klubbens globala ledarskapsordförande (GLT), klubbens globala medlemsordförande (GMT), klubbens globala serviceordförande (GST).
Presidenten ska säkerställa att de som ingår i GAT samarbetar och genomför planer för att utveckla kunniga ledare, stärka medlemmarna och utöka klubbens humanitära hjälpinsatser.
1:e vice presidenten ska se till att klubbens medlemmar utvecklar de färdigheter de behöver för att vara effektiva ledare som kan hjälpa både lokalt och globalt.
Medlemsordföranden (GMT) ska se till att klubben arbetar för att medlemmarna trivs i klubben och att klubben verkar för att rekrytera nya medlemmar
Serviceordföranden (GST) ska ansvara för att implementera betydelsefulla serviceprojekt och insamlingsaktiviteter, att öka engagemanget för serviceprojekt bland medlemmarna och att öka kännedomen om Lions Clubs Internationals kollektiva insatser för att tillgodose globala humanitära behov.
Kommittéer mm
§ 13 Varje klubb ska, utöver GLT, GMT och GST utse en nomineringskommitté.
Presidenten får utse de övriga kommittéer som behövs för att klubben ska kunna fullgöra sina uppgifter. Presidenten bör, när hen utser kommittéerna ta hänsyn till multipeldistriktets kommittéer och projektgrupper som utsetts av riksmötet eller guvernörsrådet.
§ 14 Nomineringskommittén ska bestå av minst tre ledamöter varav minst en vice president och två ledamöter som inte ingår i styrelsen.
§ 15 Medlemskommittén GMT ska bestå av tre ledamöter. Mandattiden ska vara tre år med val av en ledamot varje år. Omedelbart omval bör inte göras. Den medlem som fullgör sitt tredje år ska vara dess ordförande.
Val
§ 16 Styrelsen ska väljas på ett klubbsammanträde senast i mars månad (valsammanträdet).
Mandattiden för en styrelseledamot är ett år med tillträde den 1 juli. För sekreteraren och kassören får klubben dock besluta att mandattiden ska vara två år. Omedelbart omval bör inte göras. Om vakans uppstår på en post i styrelsen, ska fyllnadsval ske på ett klubbsammanträde snarast möjligt.
§ 17 Valet av styrelsen ska alltid förberedas av nomineringskommittén. Kommittén ska utses på ett klubbsammanträde senast i september månad.
Nomineringskommittén ska lägga fram sitt förslag till ny styrelse på ett klubbsammanträde senast i februari månad (nomineringssammanträdet).
§ 18 Medlemmarna har rätt att lägga fram förslag på kandidater till styrelsen.
Nominering får ske fram tills valet ska ske.
§ 19 Medlemmarna ska kallas skriftligen minst en vecka före såväl nomineringssammanträdet som valsammanträdet. Nomineringskommitténs förslag ska bifogas kallelsen.
Klubbsammanträde (allmänt sammanträde)
§ 20 Klubbsammanträdet är klubbens högsta beslutande organ.
Ett klubbsammanträde får besluta i alla typer av ärenden om inte annat framgår av stadgar eller arbetsordning.
Klubbsammanträdet är beslutsmässigt när minst en tredjedel av klubbens aktiva medlemmar är närvarande om inte något annat är särskilt föreskrivet.
§ 21 Klubben ska hålla klubbsammanträden regelbundet minst en gång i månaden på den dag i månaden som har rapporterats till Lions Clubs International.
Styrelsen får besluta att klubben inte ska hålla några sammanträden under två månader per verksamhetsår eller att, om särskilda skäl föreligger, tillfälligt ändra sammanträdesdag.
En tillfällig ändring av sammanträdesdag ska delges samtliga medlemmar skriftligen.
§ 22 Klubbsammanträdet får besluta att delegera beslutanderätten i vissa ärenden till styrelsen eller till en kommitté eller klubbmedlem.
Firma
§ 23 Klubbens firma tecknas, förutom av styrelsen, av presidenten tillsammans med en eller två andra styrelseledamöter enligt styrelsens beslut.
Ekonomi och revision
§ 24 Klubbens räkenskapsår omfattar tiden 1 juli till och med 30 juni.
§ 25 Klubbens aktivitetsmedel och avkastningen av dessa medel får inte användas för att betala klubbens administrativa kostnader.
Aktivitetsmedel ska hållas skilda från klubbens administrativa medel och ska sättas in på ett eller flera särskilda konton.
Om aktivitetsmedel och administrativa medel särredovisas i bokföring och bokslut får medlen sättas in på ett gemensamt bank- eller plusgirokonto. Räntan på ett gemensamt konto ska fördelas proportionellt.
§ 26 Klubben ska välja minst två revisorer och två ersättare. En av revisorerna och en av ersättarna kan får vara fristående i förhållande till Lions Clubs International.
Revisorer och ersättare ska väljas på valsammanträdet efter förslag från nomineringskommittén.
§ 27 Vid klubbsammanträdet i oktober månad ska den senast avgångna styrelsen presentera sin årsberättelse.
Vid samma sammanträde ska revisorerna presentera sin revisionsberättelse med förslag i fråga om ansvarsfrihet för föregående års förvaltning varefter klubben ska besluta om ansvarsfrihet för den senast avgångna styrelsen.
Delegater
§ 28 Klubben bör sända delegater till riksmötet och distriktsmötet enligt stadgarna för MD 101 Sverige och till Lions Clubs Internationals kongress enligt de internationella stadgarna.
Emblem och färger
§ 29 Klubben ska använda samma emblem och färger som Lions Clubs International.
Till Lions logotyper ska följande färger användas.
- enfärgs: PMS 287
- tvåfärgs: PMS 287 och PMS 7406 Ändring av klubbstadgarna mm
§ 30 Ändring av normalstadgarna för klubb i Multipeldistrikt 101 beslutas av riksmötet.
Beslut att anta eller ändra klubbstadgar ska fattas av ett klubbsammanträde. Ett förslag till ändring av klubbstadgar ska delges medlemmarna skriftligt tillsammans med kallelse till det sammanträde då förslaget ska behandlas.
Klubben har rätt att anta klubbstadgar som avviker från normalstadgarna. Om förslaget avviker från de av riksmötet antagna normalstadgarna ska guvernörsrådet beredas tillfälle att yttra sig före antagandet. En klubb får inte anta sådana delar av ett förslag till nya stadgar som avstyrkts av guvernörsrådet.
NORMALARBETSORDNING för Lions Club i MD 101
Antagna av Riksmötet 2015 och ändrad senast av Riksmötet 2018.
Inom ramarna för Lions Clubs Internationals arbetsordning gäller följande.
§ 1 Styrelseledamöternas arbetsuppgifter Presidenten
Presidenten ska
- leda klubbens verksamhet;
- leda förhandlingarna vid klubbens och styrelsens sammanträden;
- leda klubbens global arbetsteam (GAT)
- efter att ha hört den pågående styrelsen, tillsätta ständiga och särskilda kommittéer med undantag av nomineringskommittén och medlemskommittén;
- ansvara för att ordförandena får sina arbetsuppgifter klarlagda;
- ansvara för att aktivitetsmedel och avkastningen av dem inte används för att täcka klubbens administrativa kostnader;
- som medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i den zon som klubben tillhör, delta i zonmöten inom zonen
- delta i regionmöten inom zonen respektive regionen
- representera klubben om inte klubben har utsett någon annan.
Presidenten har rätt att vara närvarande vid samtliga kommittésammanträden.
Sekreteraren Sekreteraren ska
- utfärda kallelser till styrelse- och klubbsammanträden samt upprätta förslag till föredragningslista, om det inte uppdragits åt någon annan;
- föra protokoll över sammanträden och anteckna närvaron;
- ansvara för klubbens korrespondens;
- som medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i den zon som klubben tillhör, delta i zonmöten inom zonen;
- till Lions Clubs International (MyLCI) årligen rapportera ny styrelse och kommittéordföranden samt månatligen lämna medlemsrapport.
Kassören Kassören ska
- ansvara för klubbens räkenskaper;
- lämna en kassarapport vid varje klubbsammanträde;
- ansvara för att aktivitetsmedel och avkastningen av dem hålls åtskilda från administrativa medel
- som medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i den zon som klubben tillhör, delta i zonmöten inom zonen
Vice presidenten/presidenterna/GLT
Vice presidenten/presidenterna ska, i den ordning de är valda, ersätta presidenten vid förfall samt i övrigt utföra de uppgifter som klubbmötet eller presidenten ålägger dem.
Förste vice presidenten ska därutöver leda klubbens globala ledarskapsteam (GLT) om ingen annan utsetts.
Omedelbart föregående president
Omedelbart föregående president ska dels, tillsammans med övriga tidigare presidenter, vara mentorer till presidenten och vice presidenterna, dels var LCIF-koordinator om ingen annan utsetts.
LCIF-koordinatorn
LCIF-koordinatorn ska vara koordinator av klubbens insatser för Lions Clubs International Foundations (LCIF) och förväntas
- presentera LCIF:s program och anslag, - delta i distriktskoordinatorns utbildning
- främja LCIF på sociala medier, webbplatsen och i pressmeddelanden
- genomföra en årlig insamling för att uppmärksamma Melvin Jones Fellows och främja LCIF:s program i klubben,
- identifiera samarbetspartner i klubben och samhället som har kapacitet och intresse att stödja LCIF
Medlemsordförande/GMT Medlemsordföranden förväntas
- utarbeta ett tillväxtprogram som ska föreläggas styrelsen för godkännande
- sammanställa en plan för medlemstillväxt i klubben och presentera planen för klubbstyrelsen för godkännande
- ha kunskap om de olika medlemstyper och program som LCI tillhandahåller
- sammanställa en plan för att tillgodose klubbmedlemmarnas intressen och presentera planen för klubbstyrelsen för godkännande
- förstå och använda program för att tillgodose medlemmarnas intressen när klubben genomför insatser för medlemstillväxt
- uppmuntra rekrytering av nya medlemmar och främja utmärkelseprogram för klubbmedlemmarna
- bilda en medlemskapskommitté och arbeta med den under ämbetsperioden
- säkerställa att alla nya medlemmar deltar i ett informationsmöte och deltar i Lions mentorprogram
- vara en aktiv medlem i zonens medlemskommitté
- månatligen överlämna medlemsordförandens rekryteringsrapport samt en rapport över hur man har tillgodosett medlemmarnas intressen, till klubbens tjänstemän
- samarbeta med klubbens övriga kommittéer för att utföra postens uppgifter
- hjälpa klubbtjänstemännen att organisera en kurs om klubbens excellensprocess för att undersöka behoven i samhället, bedöma trivseln bland befintliga medlemmar och utveckla handlingsplaner
- genomföra intervjuer med de medlemmar som väljer att lämna klubben.
Ordföranden servicekommittén/GST
Ordföranden för servicekommittén (GST) förväntas
- utveckla och kommunicera klubbens mål gällande serviceaktiviteter och serviceprojekt - implementera mål och handlingsplaner
- rapportera serviceaktiviteter via MyLCI
- samarbeta med GMT och andra för att involvera icke-lionmedlemmar i serviceprojekt.
PR-/Kommunikationsordföranden
Kommunikationsordföranden ska vara ordförande i informationskommittén och förväntas - utveckla och implementera årliga kommunikationsplaner för en intern och extern publik
- publicera klubbens aktiviteter både internt och externt via nyhetsmedia, sociala medier, e- postmeddelanden med mera
- utveckla klubbens sociala medier
- tillhandahålla kommunikationsverktyg till medlemmarna
- hjälpa klubbpresidenten att kommunicera med klubbens medlemmar och dela information från distriktet, MD och LCI
- ha ett nära samarbete med GMT för att nå potentiella nya medlemmar Directorn/directorerna
Directorn/directorerna ska
- ersätta sekreteraren samt, presidenten och vice presidenterna om samtliga är frånvarande.
- i övrigt vara en allmän resurs i styrelsens arbete.
Klubbmästaren
Klubbmästaren ska ordna klubbaftnar och fester samt vara klubbens materialförvaltare.
Tail Twistern Tail Twistern
- ska verka för trivseln på sammanträdena,
- har rätt att utan omröstning besluta om ”böter” för en medlem om inte klubbmötet har beslutat annat. Denna rätt ska användas på ett smidigt och humoristiskt sätt.
§ 2 Fadderns uppgifter
En fadder bör utses för såväl nya medlemmar som transfermedlemmar och är i första hand ansvarig för att en person som ska väljas in i klubben är lämplig som medlem.
En fadder ska presentera den nye medlemmen på ett klubbsammanträde och har ansvaret för att medlemmen får information om Lions Clubs International, multipeldistriktet, det egna distriktet och klubben såväl före inträdet som därefter i den omfattning det är skäligt.
Om anmärkning i något avseende riktas mot en medlem bör rättelse i första hand sökas genom fadderns medverkan.
§ 3 Kommittéer
Utöver de obligatoriska kommittéerna får presidenten tillsätta lämpliga kommittéer.
Följande permanenta grupper och kommittéer bör dock tillsättas:
- Servicegrupp
- Informationskommitté - Internationell hjälpgrupp - Programkommitté
Grupper och kommittéers uppgifter Servicegruppen
Servicegruppen ska
- ansvara för aktiviteter vid nationella insamlingar - ta initiativ till lämpliga aktiviteter, och
- ansvara för genomförandet av klubbens aktiviteter.
Informationskommittén Informationskommittén ska
- svara för information om Lions och den egna klubbens verksamhet.
- i sitt arbete rikta sig mot såväl medlemmarna med särskild tonvikt på nya medlemmar som mot allmänheten.
Internationella hjälpgruppen
Internationella hjälpkommittén ska verka för att klubben aktivt arbetar med egna och Lions olika internationella aktiviteter och projekt som syftar till att lämna bistånd till
hjälpbehövande.
Programkommittén
Programkommittén ska arrangera underhållande och givande program för klubbens sammanträden och i övrig biträda klubbmästaren.
Ungdomskommittén
Ungdomskommittén ska verka för att klubben aktivt arbetar med Lions olika ungdomsfrågor som t ex Lions ungdomsläger och ungdomsutbyte, Tillsammans - Lions Quest, Lions kamp mot narkotika droger och Leo-aktiviteter.
Medlemskommittén Medlemskommittén ska
- förbereda ärenden som rör intagning av nya medlemmar samt - verka för att faddrarna fullgör sina åligganden.
Nomineringskommittén
Nomineringskommittén ska förbereda val inom klubben och kan förbereda val till poster inom deldistrikt och multipeldistrikt.
§ 4 Ändring av arbetsordningen
Klubben har rätt att anta en arbetsordning som avviker från normalarbetsordningen. Beslut att anta eller att ändra klubbens arbetsordning fattas av ett klubbsammanträde. Ett förslag till ändring av klubbens arbetsordning ska delges medlemmarna skriftligt tillsammans med kallelse till det sammanträde då förslaget ska behandlas.
Om klubbens förslag till ny arbetsordning avviker från den av riksmötet antagna
normalarbetsordningen ska guvernörsrådet beredas tillfälle att yttra sig före antagandet.
Klubben får inte anta sådana delar av ett förslag som avstyrkts av guvernörsrådet.
Ett beslut av guvernörsrådet att avstyrka en klubbs förslag till arbetsordning kan överklagas till Multipeldistriktets besvärskommitté.
Trosa den 24 oktober 2018
Verksamhetsberättelse Lions Club Trosa 20170701 - 20180630
Styrelsen har under året bestått av:
President Göran Hammarlund
Vice President Tomas Flock
Sekreterare Laila Nilsson
Kassör Bengt Larsson
Klubbmästare Jörgen Byström
Past President Mats Gernandt
Director utgått
Tail Twister Mia Westberg
Medlemskommittéordf. Bo Jerneren
Under verksamhetsåret har vi genomfört 9 medlemsmöten och 9 styrelsemöten.
På styrelsemötena har ärenden förberetts inför medlemsmötena.
Bidragsansökningar har beretts av den Lokala kommittén och av den Internationella kommittén inför medlemsmötena. Decembermötet med traditionellt julbord hölls och medföljande välkomnades i Pensionärernas Hus i Trosa.
Junimötet förlades som brukligt i år på Trosa golfrestaurang.
Övriga 7 möten har förlagts i vår ordinarie lokal.
Klubben har varit representerad vid alla zonmöten på Hotell Skogshöjd i Södertälje.
Klubben var representerad av Göran Hammarlund på Riksmötet i Ronneby.
ZO Ulla-Lena Lindqvist besökte oss på ett av mötena.
Medlemmar.
Som ny medlemmar har intagits Lasse Bengtsson, Ricken Svensson Nyqvist, Roger Ahnstrand och Louis Gernandt samt att Ann-Marie Hermansson valdes in som Hedersmedlem Bengt Hermansson har lämnat oss med saknad.
Medlemsantalet är 2017-06-30 = 34 st.
Trosa Marknad
Under ledning av marknadsgeneral Tomas Flock m.fl.anordnades Trosa Marknad för 59:e gången den 9 juni 2017. Marknaden var som vanlig välbesökt och lördagen bjöd på ett utmärkt marknadsväder.
De flesta platserna var i år fyllda. Utmärkt väder och gott arbete av områdesansvariga är möjliga förklaringar till detta.
Parkering anordnades i år liksom de senaste åren på ”cirkusplatsen, ” A-
parkeringen” och ”C-parkeringen. Conventor hade i år på ett mycket välvilligt och
generöst sätt upplåtits till sin tomt till oss för parkering. Ett stort tack till fastighetsägaren.
Arbetet med att dirigera på parkeringsplatserna har även i år skötts av Trosa Edanö Innebandyklubb enligt det avtal som sedan tidigare upprättats.
Efter marknaden bjöds det på samkväm.
Pensionärsaktiviteter
Grillbufféer på Trosagården, Häradsgården och Ängsgården anordnades även i år.
Christer Eklund stod för en mycket uppskattad underhållning på alla tre ställena.
Uppdraget från Elisabeths Stiftelse att anordna aktiviteter för kommunens
pensionärer har fortsatt även i år. Förutom de populära fredagsunderhållningarna har det anordnats en båttur i skärgården med mat och dryck, dessvärre blåste det för mycket så båtturen fick vara på Trosagården samt en sommarlunch på restaurang Fina Fisken i Trosa. Samtliga aktiviteterna uppskattades väldigt mycket.
Som tidigare år har vi till jul för de boendes trevnad pyntat med julblommor på kommunens äldreboenden.
Stipendier
Årets Lions Stipendium på 10 000 kr tilldelades Josefin Betschart.
Lions Kulturskolestipendium på 5 000 kr tilldelades Oliver Österlund.
Diplom och penningsumma utdelades vid 6 juni firandet på Garvargården.
Stadsloppet
Som tidigare år så medverkade Lions med att utse och kröna årets kranskulla. Vid en ceremoni vid målområdet erhöll kranskullan Ebba Ogden, Hubertus Ridsällskap, ett smycke som bevis på sin utmärkelse.
Ekonomi
Hänvisas till Bengt Larssons rapport.
På styrelsens vägnar
Göran Hammarlund
Lions President 2017-2018
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur- och föreningsenheten Sara Fältskog Eldros
kultur- och föreningschef 0156-522 19
sara.faltskogeldros@trosa.se
Tjänsteskrivelse
Datum
2019-02-21
Diarie nr
KFN 2019/15
Ansökan om bidragsberättigande: Somaliska ungdomsföreningen i Sörmland
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner Somaliska ungdomsföreningens ansökan om bidragsberättigande.
Kultur- och fritidsnämnden bedömer att föreningen klassas som social förening.
Sammanfattning
Somaliska ungdomsföreningen i Sörmland ansöker om att bli bidragsberättigade i Trosa kommun.
Ärendet
Föreningen har sitt huvudsakliga säte i Nyköpings kommun, men även
verksamheter och avdelningar i Gnesta, Eskilstuna och Trosa. Ambitionen är att ha verksamhet i hela regionen.
Föreningen verkar i huvudsak för att främja gemenskap mellan människor i olika åldrar och från olika social, etnisk och kulturell bakgrund, barns och ungas sociala och kulturella utveckling, särskilt barn och unga i utsatta situationer. Enligt
verksamhetsplanen ämnar föreningen under 2019 ägna sig åt olika utbildningsinsatser, kultur- och fritidsaktiviteter, samt insatser för att öka
sysselsättningen hos medlemmarna. I Trosa ämnar föreningen samarbeta med ABF.
Föreningen anses följa Trosa kommuns krav för bidragsberättigande genom att ha en demokratiskt vald styrelse, vara öppen för alla, politiskt och religiöst obunden samt verka för en meningsfull fritid i Trosa kommun.
Sara Fältskog Eldros kultur- och föreningschef
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)
Kultur- och föreningsenheten 2019-02-21
Bilagor
1. Ansökan om bidragsberättigande, Somaliska ungdomsföreningen i Sörmland 2. Stadgar
3. Verksamhetsplan 2019 4. Verksamhetsberättelse 2018 5. Beskrivning av verksamhet lokalt
Beslut till
Somaliska ungdomsföreningen i Sörmland
Om oss
Somaliska ungdomsförening i sörmlands har arbetat med integration och kulturell.
Vår verksamhet är koncentrerad till Sörmlands. Gnesta Trosa Eskilistuna Nyköping.
föreningen har som målsättning att:
Främja samverkan för integration i det svenska samhället Främja ungdomarnas delaktighet i samhället
Främja jämlikhet mellan kvinnor och män
Ordna fritidsverksamhet, idrott, motion och rekreation för barn och ungdomar Öka barns, ungdomars och vuxnas psykiska välbefinnande
Främja möjligheterna till delaktighet för personer med funktionshinder Samarbeta med svenska och andra etniska föreningar i Sörmlands
Företräda sina medlemmar inför myndigheter och kommuner och via dessa kontakter arbeta för att lösa sina medlemmars problem
Motverka alla slag av droger
Ordna kurser och studiecirklar genom studieförbund Abf sörmlands. Gnesta Trosa Eskilistuna Nyköping.
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur- och fritidskontoret Kerstin Tibbling
Produktionschef 0156-523 24
kerstin.tibbling@trosa.se
Tjänsteskrivelse
Datum
2019-03-05
Diarienummer
KFN 2019/20
Bokslut och verksamhetsberättelse 2018 för Kultur- och fritidsnämnden
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för 2018.
Ärendet
Verksamheterna redovisar ett positivt resultat om ca 1300 tkr.
Det är i första hand administration, samt kultur och förening som står för överskottet. Övriga verksamheter visar ett resultat i balans med sin budget.
Förvaltningen har genomfört ett stort antal uppdrag och aktiviteter inom verksamheterna under året. Målen har följts upp och måluppfyllelsen är god.
Kerstin Tibbling
Produktionschef
Bilagor
1. Verksamhetsberättelse 2018 för kultur- och fritidsnämnden
Beslut till
Kommunstyrelsen
Kultur- och fritidsnämnden
Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Kerstin Tibbling
Totalt, tkr 2018 2017 2016
Budget, netto 38 207 38 347 37 763 Resultat, netto 36 878 37 134 37 106
Avvikelse 1 329 1 213 657
Antal årsarbetare 20 20 20
Antal kvinnor 16 15 14
Antal män 9 8 9
Frisknärvaro*, % 75 82 78
*Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år.
VERKSAMHETSOMRÅDE
Bibliotek
Fritidsgårdar
Kulturskola
Allmänkultur
Avtal fritidsverksamhet
Föreningsstöd
Båtplatser
Idrottsanläggningar
Friluftsbad
Samlingslokaler
Elljusspår
Gästhamn
Kråmö
Inomhusbad
Camping
ÅRETS RESULTAT
Verksamheterna redovisar ett överskott om 1329 tkr. Det är framförallt administration samt föreningsbidragen som står för överskottet. Övriga verksamheter redovisar resultat kring budget eller något över.
MÅLUPPFYLLELSE
Verksamheten har en viktig roll i vår växande kommun genom att i samverkan med
civilsamhället erbjuda ett rikt och varierat utbud av kultur-, idrotts- och fritidsaktiviteter för barn och vuxna. Extra prioriterat är arbetet kring barn och unga, integration och
funktionsvariation.
Kommunfullmäktige har som mål att Trosa kommuns medborgare ska vara nöjda med kommunens verksamheter och att Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de kommuner som Trosa jämför sig med i SCB:s medborgar- undersökning. SCB:s medborgarundersökning genomförs vartannat år och resultaten som redovisas här är från 2017.
Det målet uppfylls inte när det gäller
kommunens idrotts- och motionsanläggningar där Trosa placerar sig på plats 26 av 131 kommuner.
Nämnden har ännu högre ambitioner avseende medborgarnas upplevelse och nöjdhet kring möjligheter att kunna utöva fritidsintressen samt att föreningar erbjuder ett rikt utbud för barn och unga. Målet är att Trosa ska tillhöra de 15 bästa kommunerna av jämförbar storlek i SCB medborgar-undersökning, som
genomförs vartannat år. 2017 års resultat är plats 11 jämfört med plats 12 2015.
MEDARBETARE
Totalt är antal årsarbetare oförändrad jämfört med 2017. Ny produktionschef sen våren 2018. Organisationen har även genomgått andra förändringar inför 2018 som inneburit att gruppchefer nu är enhetschefer. En ny kulturskolechef är tillsatt under våren.
Medarbetarna inom verksamheten har en god frisknärvaro och HME (Hållbart
medarbetarengagemang) ligger på 89 % för KFTS. (KF målet är 80 %). Detta tyder på en högt motiverad och engagerad personalgrupp.
VIKTIGA HÄNDELSER
Nämnden avslutade avtalet om
tjänstekoncession för Trosa Gästhamn i förtid och påbörjade upphandlingen av ny
entreprenör.
Förvaltningen utvecklade kommunikation och marknadsföring i samverkan med en
kommunikatör, i tätare samverkan med skolan och genom att erbjuda prova-på-aktiviteter.
Nytt webbaserat system för bokning av lokaler samt bidragsansökningar är implementerat.
Drift av Skärlagsvallen samt Häradsvallen ligger nu inom Trosa kommun.
Biblioteket och kulturskolan har samarbetat kring bland annat Astrid Lindgren-tema på Världsbokdagen.
En ungdomsfestival genomfördes helgen innan skolstart där många aktörer fanns på plats, bland annat arrangerade biblioteket ett författarbesök med Jenny Jägerfeld.
Årliga Kulturskolefestivalen genomfördes lyckosamt i maj, men även ett stort antal konserter och föreställningar utöver det.
Utökad öppen verksamhet inom Kulturskolan som förutom musik även inkluderade Öppen Ateljé, bildkonst.
FRAMTIDEN
Helhetsgrepp Vitalisskogen avseende friluftsmöjligheter, tillgänglighet för olika aktiviteter, information om leder mm.
Arbetet kring främjandet av kulturarvet fortsätter genom att stötta arbetet med att ta fram en teaterföreställning om Kristina Gyllenstierna.
Bidragsöversyn i samarbete med Utvärderingsringen.
Samverkan med skolornas kulturombud för att främja barns och ungas deltagande i kulturlivet och demokratiska processer.
Fortsatta satsningar på öppen Kulturskola.
Nyhetsbrev för att stärka kommunikationen med medborgare och intresset för kulturen i stort.
Ungdomsfestival i augusti blir en återkommande aktivitet.
Ny biblioteksplan 2020.
Fortsatt arbete med ny entreprenör inom gästhamnen och uppföljning samt utveckling av alla tjänstekoncessioner.
VERKSAMHETSMÅTT
Verksamhetsmått Redov Redov Redov
2018 2017 2016
Småbåtshamn
Antal platser 700 700 700
- varav stora platser 129 129 129 Antal uthyrda platser 570 642 650
Kö, stora platser 49 55 46
Föreningsstöd Antal föreningar som
erhåller stöd 30 34 32
Antal aktiviteter 9 537 6 994 7 094 Totalt antal deltagare 82 251 70 158 71 158
Allmän kultur
Antal kulturföreningar
som erhåller stöd 16 19 16
Antal kulturförenings-
aktiviteter 97 99
Antal kultur- arrangemang och
utställningar 82 72 59
Trosa kvarn och Skärborgarnas hus Antal publika
arrangemang 156 93
Antal uthyrningar till
slutna sällskap 271 219
Antal internkommunala
bokningar 140 106
Fritidsgårdarna Antal stora
arrangemang 15 15 15
Antal besökare på stora
arrangemang 1100 1595 1208 IRL, antal besökare
Vardagskvällar 18 19 19
Helgkvällar 48 54 44
UH, antal besökare
Vardagskvällar 23 18 30
Helgkvällar 20 26 36
Biblioteken
Antal besökare 109 063 93 603 100 593 Antal utlån 53 096 51 528 55 874 Antal e-lån 2 071 1 726 1 696 Kulturskolan
Antal debiterade elever 236 251 211 Antal ämneskurser 308 291 253
Kö 115 132 77
Öppen kulturskola 50
INTERN KONTROLL1
Verksamheterna arbetar löpande med att följa upp riskområden vid APT samt vid
uppföljningsmöten mellan chef och medarbetare.
En del internkontrollpunkterna härrör till organisation och arbetssätt. Vi arbetar för en bra struktur och utökat användande av modern teknik/digital utveckling för att förbättra våra arbetsflöden och effektivitet.
Ett ökat tryck på våra verksamheter i samband med en växande kommun innebär en ökad risk för stress. Vikten av gott ledarskap, god dialog inom resp. arbetsgrupp, samverkan inom kommunen och tydlighet avseende uppdrag, ansvar och befogenheter betonas för att minska upplevelsen av stress
1 Revisionen rekommenderar i granskningen av årsredovisning 2017 att kommunen förstärker sin beskrivning av arbetet med intern kontroll.
Mål Målprecisering Upp-
fyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar
1
Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen, exempelvis sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv
Trosa ska tillhöra de 15 bästa kommunerna av jämförbar storlek
11
Medborgar- undersökning var annat år, senaste mätningen 2017
Svag förbättring från plats 12 år 2015
2
Kultur- och
fritidsföreningarna erbjuder ett rikligt aktivitetsutbud för barn och unga
Större andel barn och unga ska ta del av
föreningslivets kulturutbud jmft föregående år
Mäts vid årets slut genom föreningarnas bokslut
Andelen kulturföreningar som arrangerar barn- och
ungdomsaktiviteter ligger stadigt på en låg nivå. Under 2018 har dock Trosabygdens konstförening arrangerat sommarlovsaktiviteter, vilket tidigare inte inträffat.
Föreningen Sparkstars arrangerade i år ingen showskola under sommaren, däremot både julgransplundring, Alla barns roliga dag och teaterföreställningar på Garvaregården, vilka samtliga dragit stor publik.
3
Kommunens
högstadieelever upplever att deras möjlighet till inflytande och delaktighet är bra
Högstadieelevernas upplevda inflytande ökar genom arbetet med och genom ungdomsrådet
76% Egen enkät
En ökning jmf med förra året.
Ungdomarna är med och beslutar kring lovaktiviteter samt kommer med förslag om resor och större arrangemamg.
Tillväxt & arbete
4 Verksamheterna bidrar till ett gott företagsklimat
Vi skapar och
tillhandahåller mötesplatser
Svenskt näringslivs rankning
Utbudet av mötesplatser har defacto ökat. Rankingen om service till företagen har ökat från 3,78 till 3,9
5 Våra verksamheter ska vara kostnadseffektiva
Kommunens nettokostnader för verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna
Jämför nettokostnad för fritids- respektive kulturverksamhet
Värden för 2018 saknas men sett till 2015, 2016, 2017 så märks de politiska prioriteringarna på fritidsområdet. Trosa kommun har inom länet näst högst kostnad per invånare efter Nyköping och då verksamheten har en ekonomi i balans samt god kvalitet enligt mätningar anses målet uppnått.
Inom kulturområdet ligger Trosa kommun på femte plats i länet och sett till ekonomi och kvalitet anses målet uppnått.
6
De som kontaktar Kultur och fritidsförvaltningen är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden
90 % ska vara nöjda med bemötande. 80% ska vara nöjda med hanteringen
91%
och 78%
Egen enkät
91 % är nöjda med bemötandet. 78
% är nöjda med hanteringen av ärenden. Målet anses delvis uppfyllt. Föregående år var resultat 93%
7
Vårt verksamhetsutbud anpassas till kommunens tillväxt
I SKL:s rankning av folkhälsoindex visas Trosa grönt, dvs. tillhör de 25%
bästa
SKL Öppna jämförelser
Den senaste mätningen avseende frågor rörande aktiv fritid visade att Trosa placerad sig väl i länet. Dock finns mycket att göra 66% av befolkningen i gruppen 16-84 år är fysiskt aktiva minst 30 minuter/dag.
Det innebär att 34% inte är det.
8
Våra verksamheter efterfrågar alltid ekologiska och miljövänliga alternativ vid inköp av varor och tjänster
Andelen ekologiska och miljövänliga inköp ökar årligen
Mäts vid årets slut genom statistik
Har ej redskap för att mäta inköp generellt utifrån denna parameter.
Mätning avseende eko utförs dock på livsmedelsinköp av grossist och där utgör eko/närprod. 57 %, vilket är en höjning från 2017.
9
Medarbetarna i Kultur och fritidsnämndens verksamheter upplever ett högt
medarbetarengagemang
80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget.
89%
Årlig HME enkät till kommunens medarbetare
Resultat är fortsatt högt på 89 %
10 Nämnden har en budget i balans
Kostnaderna överskrider
inte intäkterna Bokslut Ekonomin är under kontroll med ett
överskott
Kultur- och fritidsnämndens mål 2018
Medborgarnas kommun
Hälsa & miljö
Engagemang
God ekonomisk hushållning Verksamheter
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Kerstin Tibbling
Produktionschef 0156-52324
kerstin.tibbling@trosa.se
Tjänsteskrivelse
Datum
2018-03-05
Diarienummer
KFN 2018/20
Redovisning av utförd internkontroll 2018
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2018 års utförda internkontroll.
Ärendet
Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2018-03-15. Kontroll av 25 rutiner/ moment har genomförts och 4 kontroller redovisas med mindre
anmärkning. Åtgärder för att åtgärda anmärkningarna kommer att vidtas.
En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga ”Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2018”.
Kerstin Tibbling Produktionschef
Bilagor
1. Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2018
Resultat genomförd internkontroll enligt plan
Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid
För tidsperiod: 2018-01-01- 2018-12-31
Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.
Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.
Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar
Uppföljning Ansvarig Rapport
(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till
Kulturskolan Uppdraget
Uthyrda instrument återlämnas
inte 8 Kontroll av instrumentlista Lagerinventering 1 gång/år
(dec) Nytt
serienummersystem implementeras för att komma till rätta med problemet. Under året
h i i t t
1 gång/år
(dec) Kulturskolechef Prod chef
Stöld/ Skdegörelse
Vandalisering 8 Rapportering vid inbrott Kontroll rapporterad skadegörelse
Löpande Under året har ingen skadegörelse skett invändigt. Klotter har förekommit på Kulturskolans fasad.
Löpande Kulturskolechef Prod chef
Information och kommunikation
Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder
uppdatering av kontaktlistor, enkät
Löpande Flera insatser har gjorts för att förbättra
kommunikationen.
Maillistor har upprättats och nyhetsbrev införs under 2019. Övergång till fler e-tjänster har också varit en förbättrande åtgärd.
Bedömningen görs att infomationen når ut bättre.
Varje termin, vid
terminsstart och enkät varje höst
Kulturchef Prod chef
Arbetsmiljö fysisk
1
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar
Uppföljning Ansvarig Rapport
(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till
Hörselproblem 12 Ljudnivå Hörselskydd
Bullermätningar Stickprov av
användade av hörselskydd
Ok Vid förändrade
förutsättningar 2 ggr/år feb och sept
Kulturchef Prod chef
Arbetsmiljö psykisk Störande elever i
klassundervisning 8 lektionsrutiner, dialog med
grundskolan Dialog med lärare Har åtgärdats genom
dilaog varje vecka,
under APT Kulturchef Prod chef Biblioteken
Besökare
Hot och våld 8 Antal incidenter,
handlingsplan och rutiner Rapport vid incident, dialog om
handlingsplan och rutiner vid APT
Hela året Inga incidenter.
Handlingplan vid hot och våld har tagits fram och rutiner har
diskuterats vid APT.
Utbildning för personalen bokad.
Kontinuerligt Kulturchef Prod chef
Ingen separat publik skrivare, besökare bakom disken vid kopiering/utskrift, ev integritetsproblem
8 Rutiner, möblering,
utrustning Dialog vid APT Hela året Åtgärdat genom
skyltning "endast personal" vid disken under ord öppettid, samt nya separata skrivare för besökarna.
Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef
Sekretess, felhanterade
personuppgifter 10 Rutiner och riktlinjer Dialog vid APT och med
personuppgiftsombud /ambassadör
Hela året Rutiner och riktlinjer har setts över, arbetet fortsätter under 2019.
Kontinuerligt Bibliotekschef Prod chef
Arbetsmiljö fysisk Problem med värme och ventilation
16 Funktion Fatighetsskötare
kontrollerar vid upplevda problem
Hela året Större problem än vanligt p g a den varma sommaren. Trosa stadsbibliotek stängde tidigare 1 dag då personalen mådde dåligt. Trobo kontrollerade ventilationen, extra fläktar köptes, extra personal sattes in.
Trobo har ombetts ta fram förslag till åtgärder inför sommaren 2019.
Vid problem Bibliotekschef Prod chef
Arbetsmiljö psykisk
Information och kommunikation
2
