Kommunikationens roll inom den kommunala revisionen

(1)

Företagsekonomiska institutionen STOCKHOLMS UNIVERSITET Magisteruppsats 10 poäng HT 2005

Kommunikationens roll inom den kommunala revisionen

– En fallstudie inom Stockholms stad

Författare: Fredrik Bihl Handledare: Olle Högberg

Johan Sandström Roland Almqvist

(2)

Sammanfattning

Författare: Fredrik Bihl och Johan Sandström Handledare: Olle Högberg och Roland Almqvist

Titel: Kommunikationens roll inom den kommunala revisionen – En fallstudie inom Stockholms stad

Bakgrund och problem: Kommunal revision har en viktig funktion då den fungerar som medborgarnas demokratiska kontrollverktyg. Revision är att objektivt granska, bedöma och uttala sig om organisationens redovisning och förvaltning. Det finns indikationer på att de rapporter som den kommunala revisionen producerar i vissa fall inte behandlas på ett lämpligt sätt av fullmäktige, styrelser och nämnder inom kommunerna. Detta kan leda till att de anmärkningar som görs i revisionsrapporterna inte ges tillräcklig uppmärksamhet. Detta kan i sin tur leda till att syftet med den kommunala revisionen inte uppfylls.

Syfte: Syftet med uppsatsen är att undersöka vilken roll kommunikationen mellan den kommunala revisionens intressenter har för hur revisionsrapporterna behandlas av de reviderade. Vidare undersöker vi hur kommunikationen kan utformas för att påverka de reviderades behandling av revisionsrapporterna i en positiv riktning.

Avgränsningar: Vår studie är inriktad mot Stockolms stad. Vi har valt att avgränsa vår studie till att endast undersöka den kommunikation som sker mellan sakkunniga revisorer, förtroendevalda revisorer, handläggare och nämnder/styrelser. Därmed kommer kommunikationen av revisionsrapporterna med verksamhetsnivån inte att undersökas.

Metod: Uppsatsen är en kvalitativ fallstudie med en abduktiv ansats där vi både använder oss av primära och sekundära källor i form av intervjuer, vetenskapliga böcker och offentliga utredningar. Intervjuer har genomförts med sakkunniga revisorer, förtroendevalda revisorer, handläggare och nämnd/styrelse ledamöter. För att kunna besvara vårt syfte har informationen som insamlats sedan utvärderats med hjälp av vald teori.

Slutsatser: Uppsatsen har visat att kommunikationen av de undersökta projektrapporterna har skett på ett likartat sätt. Att utifrån detta klarlägga kommunikationens roll i hur projektrapporterna blivit behandlade av de reviderade är svårt. Det empiriska material som insamlats har emellertid legat till grund för en analys som visat på kommunikationens roll för hur projektrapporterna behandlas. Denna analys visar på vilket sätt kommunikationen påverkar hur projektrapporterna behandlas. Vi föreslår även förändringar i den befintliga kommunikationen för att påverka hur revisionsrapporterna behandlas. De förändringar som föreslås handlar främst om en utökad dialog angående hur de undersökta aktörerna ser på revisionens roll och möjligheter.

(3)

Förord

Denna magisteruppsats har skrivits som en del i våra studier på Företagsekonomiska institutionen vid Stockholms universitet.

Vi vill i detta förord tacka de personer som har varit oss till hjälp under vårt uppsatsskrivande.

Vi vill tacka våra handledare, Olle Högberg och Roland Almqvist, som varit till hjälp vad gäller relevant litteratur och allmänna tips som har underlättat arbetet med denna uppsats. Vi

vill även rikta ett stort tack till Gunnar Björkman på Stockholms stads revisionskontor som har hjälpt oss med intervjuer.

Stockholm

16 januari, 2006

Fredrik Bihl Johan Sandström

(4)

Begreppslista

Förtroendevald revisor: Politiker utsedda av kommunfullmäktige, ej utbildad revisor.

Granskningsplan: Bestämd plan för revisionsåret, av vilka områden som ska granskas.

Kommunfullmäktige: Kommunens högsta beslutande organ, består av valda politiker i Stockholms stad.

Remiss: Handling med begäran om yttrande som överlämnas till myndighet eller organisation.

Revisorsgrupp: Uppdelning av de förtroendevalda revisorerna, vilka ansvarar för olika områden.

Revisorsenhet: Består av sakkunniga revisorer som biträder revisorsgrupperna i granskningarna av de olika områdena.

Sakkunnig revisor: Utredare på Stockholms stads revisionskontor.

Tjänsteutlåtande: Skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett ärende.

(5)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1 INLEDNING...1

1.1 BAKGRUND...1

1.2 PROBLEMDISKUSSION...2

1.3 PROBLEMFORMULERING...3

1.4 SYFTE...3

1.5 AVGRÄNSNING...3

1.6 DISPOSITION...4

2 METOD ...5

2.1 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT...5

2.2 ANGREPPSSÄTT...5

2.3 KVALITATIV ELLER KVANTITATIV METOD...6

2.4 DATAINSAMLING...7

2.5 RELIABILITET OCH VALIDITET...8

3 TEORI...10

3.1 INTERN KOMMUNIKATION...10

3.1.1 Kommunikationsmodell ...11

3.1.2 Kriterier för effektiv kommunikation...12

3.1.3 Kanaler för intern kommunikation...13

3.1.4 Barriärer för intern kommunikation...13

3.2 KOMMUNIKATIONSPLANERING...15

3.3 TEORISYNTES...16

4 EMPIRI...17

4.1 INTRODUKTION AV REVISION INOM STOCKHOLMSSTAD...17

4.1.1 Politisk organisation...17

4.1.2 Tjänstemannaorganisation...18

4.2 SAKKUNNIGA REVISORER...18

4.2.1 Kommunikationsplanering ...19

4.2.2 Kommunikationens struktur och kanaler ...19

4.2.3 Projektrapporternas utformning och effekt ...20

4.2.4 De sakkunniga revisorernas tankar angående den interna kommunikationen...22

4.3 FÖRTROENDEVALDA REVISORER...22

4.3.3 Projektrapportens utformning och effekt ...23

4.3.4 De förtroendevalda revisorernas tankar angående den interna kommunikationen..23

4.4 NÄMNDE- OCH STYRELSELEDAMÖTER...24

4.4.3 Projektrapporternas utformning och effekt ...24

4.4.4 Nämnde- och styrelseledamöters tankar angående den interna kommunikationen.24 4.5 HANDLÄGGARE...25

4.5.3 Projektrapportens utformning och effekt ...26

4.5.4 Handläggarnas tankar angående den interna kommunikationen ...26

(6)

5 ANALYS ...27

5.1 KOMMUNIKATIONENS ROLL FÖR HUR REVISIONSRAPPORTERNA BEHANDLAS...27

5.2 HUR KAN KOMMUNIKATIONEN FÖRBÄTTRAS?...29

5.2.1 Sakkunniga revisorer...29

5.2.2 Förtroendevalda revisorer...30

5.2.3 Nämnder och styrelser...31

5.2.4 Handläggare...31

6 SLUTSATSER ...33

6.1 SYFTE DEL 1 ...33

6.2 SYFTE DEL 2 ...33

6.3 FÖRSLAG TILL FORTSATTA STUDIER...35

KÄLLFÖRTECKNING...36

BILAGA 1...38

BILAGA 2...41

BILAGA 3...42

(7)

FIGURFÖRTECKNING

FIGUR 1: KOMMUNIKATIONSMODELL...11

FIGUR 2: TEORISYNTES...16

FIGUR 3 : ORGANISATIONSSCHEMA...18

F^IGUR4: ILLUSTRATION ÖVER KOMMUNIKATIONEN MELLAN PROJEKTRAPPORTERNS AKTÖRER....27

(8)

1 INLEDNING

I detta kapitel presenteras först en allmän bakgrund till arbetet och sedan följer en diskussion kring den problematik som vi har valt att studera. Detta ger i sin tur grunden för vår problemformulering. Vad som kommer att studeras klargörs än tydligare i avgränsningar och syfte. Till sist redogör vi för uppsatsens disposition vilket ger läsaren en vägledning genom samtliga kapitel.

1.1 Bakgrund

Revision är att objektivt granska, bedöma och uttala sig om en organisations redovisning och förvaltning (Lundin, 1999). Revisionsverksamhet bedrivs i princip inom alla delar av samhället vilket visar att det finns ett behov av granskning och kontroll. Vad som ligger till grund för detta behov skiljer sig åt mellan offentlig och privat verksamhet. Något som leder till att revision i offentlig och privat verksamhet tar olika form (Lundin, 1999).

Revisionens syfte och form hör samman med revisionens intressenter. Om intressenten är erkänd av de relevanta lagarna formges revisionen utifrån intressentens behov (Lundin, 1999). I kommunallagen och dess förarbeten nämns endast kommunfullmäktige som intressent för den kommunala revisionen. Därmed är det inom den kommunala revisionen bara huvudmannen kommunfullmäktige som är erkänd av rättsordningen. Den kommunala revisionen har dock fler intressenter, främst medborgare och staten (SOU 2004:107).

Kommunfullmäktige har av medborgarna fått i uppdrag att styra kommunens verksamhet. För att utföra uppdraget så har kommunfullmäktige bland annat nämnder och en kommunal tjänstemannaorganisation till sitt förfogande. Dessa kan ses som kommunfullmäktiges verkställandeorgan. Av dessa organ utkräver kommunfullmäktige ansvar genom en process där det bedöms om de har bedrivit verksamhet i enlighet med kommunfullmäktiges mål och beslut.

Revisionen är det kontrollverktyg som används för att granska att den kommunala verksamheten bedrivs i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och mål (SOU 2004:107).

För medborgarna visar den kommunala revisionen vilken verksamhet som bedrivs och hur kommunfullmäktige ser på den genomförda verksamheten. Medborgarna har intresse av den

(9)

Stockholms universitet

Magisteruppsats 10p Inledning

information som den kommunala revisionen producerar. Detta på grund av att de finansierar kommunens verksamhet och därmed har ett intresse av att den är effektiv och fungerar. Även demokratiska och rättsliga aspekter är viktiga för medborgarnas intresse för kommunal revision (Lundin, 1999). Informationen som den kommunala revisionen ger har även slutligen betydelse för hur medborgarna bedömer kommunens situation vilket påverkar medborgarnas

ställningstagande i kommande val (SOU 2004:107).

Statens intresse för den kommunala revisionen kan delas in i tre delar. Kommunens verksamhet finansieras delvis genom statsbidrag och staten har därmed ett intresse av att kommunen har en effektiv verksamhet. Staten har även det yttersta ansvaret för att medborgarnas intressen tillgodoses. Det innebär att staten måste tillse att medborgarnas grundläggande rättigheter tillgodoses även i den kommunala verksamheten. Därmed så finns det även ett övergripande intresse från staten att kontrollera och följa upp kommunens verksamhet (Lundin, 1999).

1.2 Problemdiskussion

Det finns indikationer på att de rapporter som den kommunala revisionen producerar i vissa fall inte behandlas på ett lämpligt sätt av fullmäktige, styrelser och nämnder inom kommunerna (SOU 2004:107). Detta kan leda till att de anmärkningar som görs i revisionsrapporterna inte ges tillräcklig uppmärksamhet. Detta kan i sin tur leda till att syftet med den kommunala revisionen inte uppfylls.

Om de anmärkningar som görs i revisionsrapporterna inte behandlas i de verkställande organen, kommer verksamheten inte anpassas efter kommunfullmäktiges målsättningar. Den kommunala revisionen kan därmed delvis förlora sitt syfte som kontrollorgan för kommunfullmäktige. De verkställande organen blir bitvis bortkopplade från kommunfullmäktige och dess beslut.

För medborgarna är detta ett demokratiskt problem eftersom det i ett samhälle med demokratiska val förutsätts att de förtroendevaldas vilja genomförs av de verkställande organen. När detta inte sker kan den kommunala verksamhetens legitimitet ifrågasättas av medborgarna. Medborgarna är även intresserade av att den kommunala verksamheten bedrivs effektivt. Den kommunala revisionen är tänkt att identifiera bland annat effektivitetsproblem inom den kommunala verksamheten. Om de

(10)

anmärkningar som görs i revisionsrapporterna angående verksamhetens effektivitet inte behandlas och åtgärdas i de verkställandeorganen kan den kommunala verksamhetens effektivitet lätt ifrågasättas.

För staten utgör det ett problem att de anmärkningar som görs angående den kommunala verksamhetens effektivitet och grundläggande rättigheter inte behandlas och åtgärdas i lämplig omfattning. Detta på grund av att staten delvis finansierar kommunens verksamhet och är ytterst ansvarig för att medborgarnas rättigheter tillgodoses. Det finns även ett behov av att kunna genomföra fastställd politik i hela landet (Lundin, 1999). Ett behov som riskerar att inte bli uppfyllt på grund av att de verkställande organen inom kommunen emellanåt inte anpassar sin verksamhet efter kommunfullmäktiges beslut och mål.

1.3 Problemformulering

Inom den kommunala revisionen har det skett en omprioritering under de senaste årtiondena.

Revisionen har gått från att vara bakåtblickande till att bli mer framåtblickande (Coupland, 1993). Ett exempel på att den kommunala revisionen har blivit mer framåtblickande är att revisorerna numera arbetar med att utveckla kommunikationen med de reviderade. Trots detta arbete och att utvecklingen under senare tid har gått mot en allt öppnare dialog anses det fortfarande finnas ett behov av att utveckla kommunikationen inom den kommunala revisionen (SOU 2004:107).

1.4 Syfte

Syftet med uppsatsen är att undersöka vilken roll kommunikationen mellan den kommunala revisionens intressenter har för hur revisionsrapporterna behandlas av de reviderade. Vidare undersöker vi hur kommunikationen kan utformas för att påverka de reviderades behandling av revisionsrapporterna i en positiv riktning.

1.5 Avgränsning

Vår studie är inriktad mot Stockolms stad. Vi har valt att avgränsa vår studie till att endast undersöka den kommunikation som sker mellan sakkunniga revisorer, förtroendevalda revisorer, handläggare och nämnder/styrelser. Därmed kommer kommunikationen av revisionsrapporterna med verksamhetsnivån inte att undersökas.

(11)

Magisteruppsats 10p Inledning

1.6 Disposition

Kapitel 1 Inledning

Här redogör vi för uppsatsens bakgrund, problemdiskussion, problemformulering, syfte, avgränsningar och disposition.

Kapitel 2 Metod

Här beskriver vi det tillvägagångssätt som används för att genomföra undersökningen.

Kapitel 3 Teori

Här redogörs för det teorier som används i uppsatsen.

Kapitel 4 Empiri

I detta kapitel redovisar vi utfallet av den genomförda empiriska undersökningen.

Kapitel 5 Analys

Här sammanför vi teorin med empirin för att analysera problemområdet. Vi jämför teori och empiri för att se eventuella skillnader samt samband.

Kapitel 6 Slutsatser

I det avslutande kapitlet redogör vi för våra slutsatser och förslag till fortsatt forskning.

(12)

2 METOD

I detta kapitel beskriver vi hur vi har genomfört vår studie. Inledningsvis redogör vi för vårt angreppssätt som ligger till grund för arbetet och motiverar valet av detta. Vidare redogör vi för hur vi har gått tillväga vid insamlande av i uppsatsen använd data och hur vi har tolkat denna. Som avslutning diskuteras uppsatsens trovärdighet.

2.1 Tillvägagångssätt

Skrivandet av uppsatsen inleddes med en diskussion kring uppsatsämne och problemområde.

Problemområdet var delvis redan definierat eftersom vi valt att skriva uppsats för Stockholms stad. Diskussionen lede till en fastställd problemformulering med tillhörande syfte och metod.

Metoden utgörs av intervjuer och analys av sekundärdata. Därefter genomfördes en teoristudie för att identifiera teorier som var relevanta för problemområdet. Informationen från empirin kopplades sedan till de identifierade teorierna från teoristudien. Föreningen av teorin och empirin resulterade i en analys och en följande slutsats. Dock har vårt tillvägagångssätt inte varit en helt linjär process. Detta eftersom vi har pendlat mellan de olika momenten för att kontinuerligt anpassa uppsatsen till vår ökade förståelse för uppsatsämnet.

2.2 Angreppssätt

Det finns två olika angreppssätt för att kunna dra vetenskapliga slutsatser, induktion och deduktion. Valet av vilken av de två teoretiska ansatserna som uppsatsarbetet skall följa har en stor del i hur relationen mellan teori och empiri kommer att uppfattas. För att fastställa relationen och för att kunna dra konkreta slutsatser arbetar forskare utifrån dessa två olika metodansatser (Wallen, 1996).

Induktion innebär att kunna dra generella och teoretiska slutsatser från insamlat datamaterial och empiriska fakta (Wallen, 1996). Ansatsen utgår från en mängd enskilda fall och hävdar att det samband som observerats i samtliga fall också är det generellt giltiga, d v s förutsättningen är att utfallet blir det samma i samtliga fall (Holme & Solvang, 1997).

(13)

Magisteruppsats 10p Metod

Deduktion utgår från en teori och använder sig därmed av en klarare och tydligare ställningstagande än vid induktion. Arbetet börjar med att allmänna lagar undersöks för att därefter gå tillbaka till den allmänna teorin för att se om där kan göras logiska analyser.

Hypoteser härleds därmed ur teorin för att sedan prövas empiriskt. Det optimala för deduktion är om teorin bildar ett deduktivt system som har grundläggande teoriansatser och som följs av regler för härledning av nya ej tidigare prövade satser (Wallen, 1996).

Vår uppsats följer en mer induktiv ansats, beroende på att vi har valt göra en uppsats som till stora delar bygger på det empiriska materialet. Det empiriska materialet analyseras utifrån vårt insamlade teoretiska material för att leda oss fram till vad som kan vara en upptäckt. Det skulle också kunna ses som att uppsatsen även utgår från abduktion, vilket är en kombination av de båda ansatserna. Denna metod innebär att regelbundet gå från teori till empiri och tvärtom (Holme & Solvang, 1997). Genom detta angreppssätt kan vi använda oss av både tidigare kunskap i ämnet och den nya kunskapen som vi har fått genom intervjuerna

2.3 Kvalitativ eller kvantitativ metod

Undersökningar kan definieras som kvalitativa eller kvantitativa. Valet av metod bör göras utifrån den problemformulering och det syfte som ska undersökas.

Med den kvalitativa metoden försöker forskare överskrida subjekt-objekt förhållandet som finns i naturvetenskapen. Eftersom fenomenet som studeras inte har något förankrat resultat måste det dras egna slutsatser utifrån det material som samlats in under studiens gång (Holme

& Solvang, 1997). Vidare kännetecknas en kvalitativ metod av flexibilitet samt en närhet till det som undersöks. Närheten kan ses som att vi som undersökare har satt oss in i det som ska undersökas för att på så sätt kunna se saker och ting ur aktörens perspektiv.

Den kvantitativa metoden utgår från en mer formaliserad och strukturerad form, vars innebörd går ut på att informationen som samlas in kommer ifrån statistiska modeller som därefter analyseras (Jarl Backman, 1998). Starka sidan med metoden är att den möjliggör för forskaren att dra generella slutsatser vilket gäller för hela populationen och inte bara det urval som ingått i undersökningen (Holme & Solvang, 1997). Det är dock även möjligt att generalisera utifrån kvalitativa studier något som benämns analytisk generaliserbarhet. Detta kan ske

(14)

tillföljd av att de utvalda fallen inte är slumpmässigt utvalda utan valda därför att de anses intressanta. Dock ska fallstudien inte resultera i en ståndpunkt om andra fallstudier utan försöka att skapa en teori som förklarar de valda fallstudierna. Något som liknar vad de naturvetenskapliga forskarna gör när de producerar teorier utifrån utförda experiment (Yin, 1994).

Utifrån syftet med studien har vi valt att göra en kvalitativ undersökning eftersom vi med hjälp av personliga intervjuer vill få en djupare förståelse för vårt problemområde. Vi försöker se problemet inifrån istället för utifrån. Vi anser att vårt problem inte skulle kunnas uttryckas med statistiska modeller som i en kvantitativ undersökning. Den kvalitativa är mer flexibel och passade oss bättre eftersom vi under intervjuerna ville få fram respondenternas uppfattningar och åsikter om arbetssättet kring den interna kommunikationen samt lämna utrymme för följdfrågor.

2.4 Datainsamling

De källor som undersökningen hämtar information från kallas datakällor. Datakällor kan vara primära eller sekundära. Primära datakällor består av data som inte tidigare framställts och som forskaren själv producerat för att använda i undersökningen. Sekundära datakällor är data som framställts för andra syften och av andra än forskaren själv.

De sekundära datakällor som används i uppsatsen är litteratur och dokument från Stockholms stad. Litteraturen identifierades genom sökning i databasen Library Informations Systems (Libris). Litteraturstudien ökade vår förståelse för problemområdet och vi kunde identifiera teorier lämpliga för vårt uppsatsämne.

De dokument från Stockholms stad som används i uppsatsen är; projektrapporter, tjänsteutlåtanden och styrelse- samt nämndprotokoll. För att begränsa uppsatsen omfång och därmed skapa möjlighet till djupare studier har vi valt att utgå från 5 stycken projektrapporter.

Dessa projektrapporter behandlar en särskild fråga eller ett särskilt organ inom Stockholms stad och vad som revideras i dessa beror på vad som anses angeläget under det specifika året.

Utav de fem projektrapporterna var två positiva medan tre var negativa. De fem projektrapporterna utsågs från en grupp på 12 projektrapporter vilka producerades mellan

(15)

Magisteruppsats 10p Metod

oktober 2004 och mars 2005. Storleken på urvalsgruppen motiveras av att projektrapporterna producerats under en lämplig tidsperiod. Detta gör att projektrapporterna i urvalsgruppen har blivit behandlade av nämnd eller styrelse samtidigt som aktörerna fortfarande kan erinra sig dem. De fem rapporterna utsågs ur urvalsgruppen med hjälp av en modell som identifierar hur de blivit behandlade av nämnden eller styrelsen (se bilaga 3).

I uppsatsen har vi använt oss av en primär datakälla i form av intervjuer som genomförts med ett antal av projektrapporternas intressenter inom Stockholm stad. För att identifiera vilka vi borde intervjua har vi urskiljt vilka personer som har behandlat de utvalda projektrapporterna.

Dessa intervjuades sedan personligen eller över telefon i mellan 15 till 60 minuter. Vi önskade genomföra 20 intervjuer men genomförde 17 av dessa. De tre intervjupersoner som föll bort var nämnd eller styrelseledamöter. Bortfallet berodde på att de inte var anträffbara under undersökningsperioden. Intervjupersonerna redogörs för i bilaga 2.

2.5 Reliabilitet och validitet

I uppsatsen kan det infinna sig fel eller skevheter vilka påverkar uppsatsens reliabilitet och tillförlitlighet. Det är viktigt att under planeringen och genomförandet av uppsatsen vara medveten om dessa risker. Genom att kontinuerligt kritiskt pröva och noggrant bearbeta uppsatsen kan riskerna minskas, d v s att hela tiden gå igenom det material som samlats in för att se om den är relevant och inte innehåller felaktigheter. Reliabilitet handlar om att olika oberoende mätningar av samma fenomen bör ge ungefär samma resultat. Validitet handlar däremot om vi mäter vad vi vill mäta (Holme & Solvang, 1997).

Utmed hela uppsatsarbetet har vi varit medvetna om risken för att fel och skevheter innefinner sig. För att försäkra oss om att dessa fel inte uppkommer prövade vi fortlöpande uppsatsen och dess material, genom att kontrollera materialet och se om det som samlats in innehåller fel. Syfte var att identifiera samt motverka risken för försämrad reliabilitet och validitet.

I uppsatsen har vi använt oss av intervjuer som huvudsaklig datainsamlingsmetod. För att tillförsäkra att intervjumaterialet hade en godtagbar reliabilitet och validitet vidtog vi vissa åtgärder. Under intervjuerna antecknade båda uppsatsskrivarna och 6 av intervjuerna spelades in på band. Respondenterna kontaktades även för att få en återkoppling på om det material

(16)

som producerats under intervjun stämde med vad respondenten önskat förmedla. Förfarandet förhindrar sakfel i det producerade intervjumaterialet (Gustavsson, 1997).

(17)

Magisteruppsats 10p Teori

3 TEORI

I detta avsnitt beskriver vi de teorier som används i uppsatsen. Vi börjar med att beskriva begreppet intern kommunikation, för att sedan beskriva ett antal kommunikationsteorier. Vi avslutar kapitlet med att sammanställa en teorisyntes.

3.1 Intern kommunikation

I den litteratur som vi använt oss av beträffande intern kommunikation, har vi funnit ett antal definitioner som försöker att förklara fenomenet kommunikation. I Larssons bok definieras intern kommunikation som ett mönster av förståelse och mänsklig interaktion mellan individerna inom en organisation (Larsson, 1997). Fiske utgår mer ifrån den allmänna definitionen att kommunikation är en social interaktion som sker genom meddelanden. Vidare klargör han att det finns två framträdande skolor betträffande kommunikation. Den första skolan ser kommunikationen i form av överföring av meddelanden, hur sändare och mottagare kodar och avkodar dessa meddelanden. Den andra skolan ser kommunikationen som en process där meddelanden och människor samverkar för att skapa mening av en text (Fiske, 1990). Resonemanget kan ses hänga samman med vad Rogers anser, vilket är att definitionen av kommunikation är ”en process i vilken medverkarna skapar och delar information med varandra för att nå en gemensam förståelse” (Rogers, 1981).

För olika organisationer kan intern kommunikation betyda olika saker och samtidigt ha olika användningsområden. Larsson redovisar fyra grundläggande funktioner som intern kommunikation kan uppfylla i ett företag/organisation, dessa är:

! En förklarande funktion; koordinerar en organisations olika aktiviteter.

! En informativ funktion; ger verksamheten information om mål och regler.

! En social funktion; agerar för att få personal med i den organisatoriska kulturen.

! En kontrollfunktion; ledningen förses med information om organisationens tillstånd.

I vetskap av detta kan intern kommunikation ge en ökad stimulans till företag som medför och stärker anställdas förmåga att genomföra sina uppgifter (Larsson, 1997).

(18)

3.1.1 Kommunikationsmodell

En kommunikationsmodell som utvecklats av de två amerikanska akademikerna Shannon och Weaver ligger till grund för många av de existerande kommunikationsteorierna. Denna kommunikationsmodell utvecklades främst för att utvärdera kommunikation via telefonkablar och radiovågor men anses även tillämplig på all form av mänsklig kommunikation. I kommunikationsmodellen tar kommunikationen formen av en linjär process mellan sändare och mottagare där kodning och avkodning av meddelanden är i fokus. För att komplettera detta synsätt använder vi även andra kommunikationsteorier som ser kommunikation mer som ett sätt för människor att skapa mening genom samverkan.

Figur 1: Kommunikationsmodell (Larsson 2001)

Processen inleds med att sändaren sänder ett meddelande till mottagaren. För att meddelandet skall kunna sändas till mottagaren kodas meddelandet om till ett antal symboler. Det kodade meddelandet skickas sedan via en kanal till mottagaren. Meddelandet kan när det överförs störas av brus som försvårar mottagarens avkodning av meddelandet. Bruset kan bland annat bestå av missförstånd som beror på olika kunskapsnivå och kultur. Avkodningen är den process där mottagaren omvandlar symbolerna i meddelandet till något meningsfullt.

Meddelandet kan resultera i att mottagaren inte gör något alls eller inleder någon aktivitet.

Sändaren kan även motta återkoppling från mottagaren.

Sändare Budskap Medium Mottagare

Återkoppling

Avkodning Kodning

Brus

Effekt Kontext

(19)

3.1.2 Kriterier för effektiv kommunikation

För att utvärdera den interna kommunikationen inom en organisation är det viktigt att veta vad som utgör effektiv kommunikation. Vilka kriterierna är för effektiv kommunikation finns det en stor mängd åsikter om. För att internkommunikation skall bli effektiv bör kommunikationen uppfylla följande kriterier (Erikson 1992).

! Konkret: Kommunikationen bör vara tydlig så att mottagaren med sina specifika förutsättningar tycker att den är förstålig. Därmed bör sändaren anpassa meddelandet till mottagarens språk, kultur och kunskap.

! Koncentrerad: Fakta bör fokusera på det väsentliga vilket underlättar för mottagaren att ta till sig informationen.

! Koordinerad: För att kommunikationen skall vara effektiv bör kommunikationen koordineras så att samma meddelande ges till alla mottagare.

! Kontinuerlig: För att skapa trovärdighet är kontinuitet viktigt. Kommunikationen är inte en kort process som fortgår under några veckor utan en kontinuerlig aktivitet.

! Konsekvent: För att uppfattas som trovärdig är det viktigt att kommunikationen är konsekvent.

! Kontrastrik: I syfte att underlätta mottagarens möjligheter att minnas informationen bör den vara konstruerad på ett engagerande sätt.

! Kontaktskapande: Information bör skapa kontakter som en dialog kan växa ur. Ofta sker kommunikationen på sändarens villkor något som motverkar fortsatt kontakt.

Ovanstående kriterier kan användas vid utvärdering av organisationers internkommunikation.

Emellertid blir utvärderingar av internkommunikation en till stor del subjektiv aktivitet beroende på svårigheterna att kvantifiera och mäta mänsklig kommunikation (Enquist, 1994).

(20)

3.1.3 Kanaler för intern kommunikation

Det finns en mängd olika kanaler genom vilka intern kommunikation kan ske. Vilken kanal som bör användas och hur den används beror på organisationens specifika förutsättningar. Det finns tre övergripande kanaler; skriftliga, elektroniska och muntliga. Dessa kan utvärderas utifrån om de är informella eller formella.

Skriftliga kanaler har fördelen att mottagaren har något att gå tillbaka till om något är oklart.

Det minimerar risken för att misstag uppkommer, förutsatt att texten är korrekt. Nackdelen med skriftliga kanaler är att möjligheterna till en dialog mellan sändaren och mottagaren blir mindre. På grund av detta är skriftliga kanaler lämpliga för att överföra ren fakta och mindre lämpade när det krävs dubbelriktad kommunikation. När dubbelriktad kommunikation är passande kan muntliga kanaler användas. Elektroniska kanaler är ofta snabba och ger möjlighet till direkt lagring av den kommunikation som sker. Nackdelen med elektroniska kanaler är att de oftast inte medger dubbelriktad kommunikation (Eriksson, 1992).

Formella kommunikationskanaler är kanaler som har konstruerats av organisationen. Normalt sätt existerar det strikta regler för hur de formella kommunikationskanalerna får användas.

Detta gör att de informella kommunikationskanalerna utgör ett viktigt komplement till de formella kanalerna. De informella kommunikationskanalerna skapas till skillnad från de formella kanalerna av individerna inom organisationen och är inte lika starkt reglerade som de formella kommunikationskanalerna. För att utvärdera intern kommunikation bör både den formella och informella kommunikationen inom organisationen analyseras (Ludlow &

Panton, 1992).

3.1.4 Barriärer för intern kommunikation

För att kunna se bakomliggande orsaker till en ej fungerande intern kommunikation, bör de så kallade barriärerna som hindrar en effektiv intern kommunikation analyseras. Genom att använda Shannons och Weavers kommunikationsmodell (Fiske, 1990) är det möjligt att identifiera de olika barriärerna. Tidigare gjorda studier av intern kommunikation har klarlagt att det finns en rad olika barriärer som kan hindra kommunikation inom en organisation.

(21)

Problem som uppstår inom en organisation har ofta sitt ursprung i kommunikationssvårigheter. Brook skriver i sin bok att genom att koda och avkoda processer skapar individer den huvudsakliga barriären för en effektiv intern kommunikation. Detta kan både ses mellan individer och grupper samt olika nivåer inom en organisation (Brook, 1996).

Ludlow och Panton menar i sin bok att det alltid finns oljud eller barriärer för kommunikation varje gång processen pågår. En jämförelse kan göras till en radio som sänder FM där justeringer till rätt frekvens är avgörande för att kunna lyssna ordentligt på vad som sägs om det inte görs så hörs endast osammanhängande prat eller endast brus. Detta gäller även kommunikationen, och därför redogör författarna vad dom anser vara barriärer för en effektiv kommunikation (Ludlow & Panton, 1992). Nedan redogörs för dessa barriärer:

! Statuseffekt, uppkommer när en person är högre upp i hierarkin än den andre vad gäller kommunikationen. Olika personer i hierarkin kan uppfatta kommunikation på olika sätt. En nivå kan uppfatta ett uttalande på ett sätt medan på en lägre nivå kan de ha uppfattat det på ett totalt annat sätt.

! Semantiska problem, tillkommer antingen när folk använder samma ord på olika sätt eller olika ord på samma sätt. Exempel på detta är när personer använder ord endast dom själva förstår och förutsätter att även andra ska förstå.

! Dåligt val av kommunikationsmedel, om situationen kräver ett snabbt svar från mottagaren, så är valet att skriva ett långt och invecklat brev inte den bästa lösningen, utan valet bör vara att lyfta telefonen och ringa.

! Kulturella skillnader, har en effekt genom att påverka kommunikationen mellan personer på olika avdelningar inom en organisation. Som exempel kan det vara skillnader mellan utvecklings- och produktionsavdelning. Utvecklingsavdelningen kan jobba efter en lång tidsram medan produktionsavdelningen vill ha en ha en produktion som är konstant. Detta kan skapa konflikter.

! Avsaknad av återkoppling, att använda ensidig kommunikation kan ses som ett snabbare alternativ i vissa fall, trots det är tvåvägskommunikation att föredra eftersom den bättre tillvaratar noggrannheten i arbetet. I komplexa situationer är det bra om

(22)

sändare och mottagare hjälper varandra att mäta sin egen förståelse, både för att förbättra och korrigera sina egna roller i uppgiften. Detta för att göra ett så bra och utförligt jobb som möjligt.

Alla punkter kan ses som det brus som omringar kommunikationsprocessen vilket påverkar sändare och mottagares förmåga att ta till sig en effektiv kommunikation (Ludlow & Panton, 1992).

Ludlow och Panton redovisar en kategorisering av förekommandet av kommunikationsbarriärer. Indelningen kan göras i tre kategorier (Ludlow & Panton 1992):

! Barriärer för mottagning: påverkan från miljön, mottagarens attityd, värderingar, behov och förväntningar.

! Barriärer för förståelse: språk och semantiska problem, förmågan hos mottagaren att lyssna och motta, speciellt till sådant som motsäger det dom själva tror på, och till sist längden av kommunikationen och statuseffekten.

! Barriärer för acceptans: fördomar och mellanmänskliga konflikter mellan sändare och mottagare.

De redovisade barriärerna kan uppkomma i alla sorters organisationer där människor interagerar och är beroende av information från varandra. I större organisationer med ett stort antal individer ökar sannolikheten att den interna kommunikationen kommer att försvåras av kommunikationsbarriärer.

3.2 Kommunikationsplanering

En förutsättning för effektiv kommunikation är att den samordnas. Det bör finnas ett mål med kommunikationen och en tydlig plan för hur målet skall uppnås.

Fördelen med att planera kommunikationen är att det underlättar ett konsekvent agerande vid kontakter inom såväl som utom organisationen. Planeringen understödjer även organisationens möjligheter att lära sig av de kommunikationsmisstag som begås inom

(23)

organisationen. Om misstag uppkommer trots att planeringen har följts kan planeringen på ett enkelt sätt förbättras (Eriksson, 1992).

3.3 Teorisyntes

De teorier som redovisats i teorikapitlet förenas i en sammankopplad modell. Den kommunikationsmodell som ser kommunikation som en linjär process mellan sändare och mottagare utgör grunden för den sammankopplade modellen. Till denna modell kopplas sedan de andra teorierna vilka behandlar olika kommunikationsproblem.

Figur 2: Teorisyntes

Sändare Budskap Medium Mottagare

Återkoppling

Avkodning Kodning

Brus

Effekt Kontext

Problem i kommunikationsprocessen Status effekt

Semantiska problem

Dåligt val av kommunikations medel Kulturella skillnader

Ingen återkoppling Barriärer för mottagande Barriärer för förståelse Barriärer för acceptans

Kriterier för effektiv kommunikation Konkret Koncentrerad Koordinerad Kontinuerlig Konsekvent Kontrastrik

Kommunikationsplan

Kommunikationskanaler Skriftliga

Elektroniska Muntliga Formell Informell

(24)

4 EMPIRI

I detta kapitel kommer vi att redovisa de empiriska data som samlats in under arbetets gång.

Vi inleder med en introduktion av den kommunala revisionen inom Stockholms stad och sedan följer ett avsnitt för varje undersökt aktör inom organisationen. De undersökta aktörerna inom Stockholms stad är sakkunniga revisorer, förtroendevalda revisorer, nämnder/styrelser och handläggare. Intervjufrågorna redovisas i bilaga 1.

4.1 Introduktion av revision inom Stockholmsstad

Revisionen inom Stockholms stad kan delas in en politisk organisation, vilka leds av de förtroendevalda revisorerna och en tjänstemannaorganisation som leds av de sakkunniga revisorerna. Vi ger här en beskrivning av dessa två organisationer för att underlätta förståelsen för arbetsgången inom den kommunala revisionen.

4.1.1 Politisk organisation

Stockholms stads kommunala revision leds dels av de förtroendevalda vars område omfattar den kommunala verksamheten, samt lekmannarevisorerna vilka ansvarar för de kommunala bolagen. Dessa är valda av kommunfullmäktige och speglar den aktuella politiska mandatfördelningen inom Stockholms stad. Sammansättningen väger över till den politiska gren som sitter i majoritet. För de förtroendevalda revisorerna gäller inte den ordinarie mandatperioden utan vid ett nytt val sitter de kvar tills revisionsårets slut vilket innebär mars- april. Inte den första januari, när den nyvalda majoriteten tar över.

Den partipolitiska bindningen utövas inte i revisorsrollen utan de förtroendevalda revisorerna arbetar utan partibetäckning. Uppdelningen är gjord i fyra revisorsgrupper vilka leds av en ordförande, det finns tre ordföranden för de fyra olika grupperna. Ordföranden för grupp ett är även ordförande för grupp två. De olika grupperna ansvarar för olika områden inom den kommunala verksamheten. Den administrativa förvaltningen ansvarar revisorskollegiet för vilka även är revisionens styrelse. Kontakten med nämnder och styrelser ansvarar de förtroendevalda revisorerna för, kontakten ses som en kontakt mellan politiker (www.stockholm.se).

(25)

Magisteruppsats 10p Empiri

4.1.2 Tjänstemannaorganisation

De förtroendevalda revisorerna har till sin hjälp revisionskontoret, vilka biträder med tre stycken revisionsenheter. Dessa tre är uppdelade på de fyra olika revisorsgrupperna, vilket kan ses i schemat nedan. Även dessa är inriktade på olika ansvarsområden som följer den revisorsgrupp de biträder.

Utöver revisionsenheterna finns kansli och stab vilka jobbar med de administrativa uppgifterna. Det är inte alltid revisorerna tycker att granskningar skall göras inom staden utan externa revisionsbyråer anlitas emellanåt, när detta görs hjälper revisionskontoret till med upphandlingen. Benämningen på revisorerna inom revisionskontoret är sakkunniga revisorer, vilka är de som utför själva granskningsarbetet av det valda granskningsobjektet. De sakkunniga revisorerna ansvarar också för kontakten med handläggarna som skriver tjänsteutlåtandena (www.stockholm.se).

Figur 3 : Organisationsschema över revisionen i Stockholms stad (www.revision.stockholm.se)

4.2 Sakkunniga revisorer

Vi har intervjuat sex sakkunniga revisorer på Stockholms stads revisionskontor. Dessa sakkunniga revisorer ingår i kansliet och staben samt två av de tre revisionsenheter som finns på revisionskontoret. Ytterligare information om dessa intervjupersoner finns i bilaga 2.

REVISIONENS ORGANISATION Revisorskollegiet

Revisorsgrupp 4

Revisionsenhet 3 Revisorsgrupp 3

Revisionskontoret

Stadsrevisor Stab och kansli

KF

(26)

4.2.1 Kommunikationsplanering

Den normala gången för en särskild projektrapport är att de sakkunniga revisorerna, bl.a. efter synpunkter från de förtroendevalda revisorerna föreslår vad som ska revideras i ett utkast till granskningsplan i början av året. Granskningsplanen behandlas sedan av de förtroendevalda revisorerna vilka senare fastställer den slutgiltiga revisionsplanen för revisionsåret (1/4 – 31/3). Av revisionsplanen framgår vilken verksamhet som kommer att revideras. För varje revisionsprojekt som ingår i revisionsplanen utarbetas det som regel en projektplan som anger hur revisionen skall genomföras. Denna plan kan i vissa fall behandla formerna för kommunikation, även om de inte benämns som detta i projektplanen.

4.2.2 Kommunikationens struktur och kanaler

Arbetet startar med att de förtroendevalda revisorerna fattar ett beslut om årets revisionsplan.

De förtroendevalda revisorerna får sedan ta del av den av de sakkunniga revisorerna utarbetade projektplanen som skapats för den projektrapporten. Under granskningens gång informeras de förtroendevalda revisorerna om något anmärkningsvärt eller något som föranleder revidering av granskningens inriktning eller tidplan kommer fram. Under arbetet med de undersökta projektrapporterna togs ingen kontakt med de förtroendevalda revisorerna under arbetets gång. Den färdigställda projektrapporten behandlas sedan på ett möte med de förtroendevalda revisorerna, där de sakkunniga är föredragande. Mötet resulterar som regel i att projektrapporten tillsammans med en sammanfattning från de förtroendevalda revisorerna skickas för yttrande till berörda nämnder/styrelser.

Revisionskontorets arbete med projektrapporten inleds oftast med att de som skall revideras kontaktas. Denna kontakt sker antingen genom e-brev eller över telefon. Kontakten tas för att de reviderade bör veta att de revideras och för att de sakkunniga revisorerna inte skall missa att kontakta någon som de reviderade anser bör lämna uppgifter i granskningen. I de rapporter som använder intervjuer som datainsamlingsmetod görs en avstämning av det insamlade materialet, genom att de intervjuade får ta del av intervjumaterialet. Oftast sker också en avstämning av granskningsiakttagelserna med de som granskats. När rapporterna är färdigställda skickas de för faktagranskning till den aktuella förvaltningen. Dessa två steg tas för att säkerställa faktainnehållet i rapportern.

(27)

De två särskilda projektrapporterna 2004:12 ”Hanteringen av bristfällig ventilation i några gymnasieskolor” och 2005:4 ”Byggherrens syn på samverkan med Stockholms stad vid nyproduktion av bostäder”, utarbetades av konsult utanför revisionskontoret. Detta medförde att dessa revisionsrapporter fick en arbetsgång som avviker från det ovannämnda. Som en följd av detta förekom kommunikation med ytterligare en intressent, externa/interna konsulter. Förutom krav på granskningens syfte, d.v.s. vilka frågor som skulle besvaras ställde revisionskontoret krav på rapportens utformning. Projektrapporten 2005:4, producerades av utrednings- och statistikkontoret (USK) inom Stockholms stad. Som en följd av att den projektansvariga revisorn på revisionskontoret ansåg att USK hade en unik sakkunskap avseende undersökningsverksamhet och bostadssektorn. Projektrapportens disposition togs fram i dialog tillsammans med USK före undersökningens genomförande.

Ansvarig sakkunnig revisor hade kontinuerliga kontakter med USK under arbetets gång.

Avstämning av sakinnehållet i rapporten gjordes mot revisionskontoret när USK ansåg sig färdiga med ett utkast till rapport. Projektrapporten 2004:12 ”Hantering av bristfällig ventilation i några gymnasieskolor” utarbetades av revisionsbyrån BDO. Under produktionen av denna projektrapport fanns underhandskontakter mellan revisionskontoret och BDO. När BDO ansåg sig färdig med revisionsrapporten gjordes först en avstämning av rapporten mot revisionskontoret och därefter med den aktuella förvaltningen. Gemensamt för de båda projektrapporterna är att det inte utarbetades någon annan projektplan än den respektive konsult tog fram.

Efter att projektrapporten 2004:12 ”Hanteringen av bristfällig ventilation i några gymnasieskolor” godkänts av revisionskontoret skickades den på faktagranskning till den aktuella förvaltningen. Den rapport som skickades på faktagranskning från revisionskontoret innehöll revisionskontorets synpunkter utifrån konsultrapporten. Faktagranskningen resulterade i påpekanden från förvaltningens sida om att projektrapporten innehöll uppenbara faktafel och att viktiga uppgifter saknades. Det medförde att revisionskontoret kallade förvaltningschefen och berörd avdelningschef till ett möte där motsättningarna löstes.

4.2.3 Projektrapporternas utformning och effekt

För samtliga intervjupersoner var det viktigt att i princip alla ska kunna ta till sig och läsa rapporten. Uttrycket som de använde sig av var att ”personer som står nere vid

(28)

busshållplatsen” skulle kunna få rapporten och direkt förstå dess innebörd. Samtidigt som att rapporten ska vara lätt att förstå för den breda allmänheten och journalister, ska den även innehålla information som gör den användbar för förtroendevalda revisorer, nämndeledamöter och borgarråd. Det är en avvägning som revisionskontoret kontinuerligt jobbar med i det pågående arbetet med projektrapporterna.

Under BDO`s arbete med projektrapporten 2004:12 ”Hanteringen av bristfällig ventilation i några gymnasieskolor” tog revisionskontoret kontakt med BDO även angående språket i rapporten. Språkliga frågor anses särskilt viktiga och kräver ofta en hel del arbete när projektrapporterna produceras utanför revisionskontoret. Även upplägget och resultatet i den aktuella revisionsrapporten diskuterades med BDO.

Samtliga intervjuade anser att nämnden eller styrelsen oftast tar till sig projektrapporterna.

Alla de projektrapporter som ingår i urvalsgruppen behandlas i de nämnder och styrelser som avkrävts yttrande. Dock kan kritik mot de projektrapporterna förekomma, emellertid hindrar det inte projektrapporterna att i slutändan accepteras. Projektrapporten 2004:12 ”Hanteringen av bristfällig ventilation i några gymnasieskolor” fick kritik från förvaltningen men accepterades likväl.

De slutsatser som förs fram i en av de projektrapporter som ingick i urvalet, rapporten 2005:02 ”Mobbing och annan kränkande behandling i Stockholms skolor”, har dock lett till en politisk diskussion och delvis ifrågasatts av majoriteten. Detta trots att det finns ett enigt politiskt beslut från 2001 om att åtgärda de problem som behandlas i den nämnda projektrapporten, bl a bristen på övergripande politisk styrning av skolornas arbete mot mobbning. Efter valet 2002 skrinlades emellertid det fattade beslutet av den då tillträdande majoriteten, som ansåg att frågan var löst genom den nya skolplanen som kom under 2004.

De förtroendevalda revisorerna delar inte denna uppfattning och bestämde att frågan skulle följas upp under 2005, vilket resulterade i den ovan nämnda projektrapporten ”Mobbing och annan kränkande behandling i Stockholms skolor”. Rapporten är för närvarande ute på remiss till kommunstyrelsen och stadsdelsnämnderna.

(29)

4.2.4 De sakkunniga revisorernas tankar angående den interna kommunikationen

Samtliga intervjuade på revisionskontoret önskade tätare kontakter med de förtroendevalda revisorerna. Behovet av utökad kontakt med handläggarna var något som de intervjuade inte hade reflekterat över tidigare. Dock ställde sig ingen av intervjupersonerna negativ till utökad kontakt med handläggarna.

En av de intervjuade på revisionskontoret anser att en ökad kontakt med de förtroendevalda revisorerna bör innefatta en mer kontinuerlig kontakt under den period då revisionsrapporten produceras. Detta gör det möjligt att smidigare och under hand anpassa inriktning och omfång efter vad som kommer fram under granskningen.

Att de förtroendevalda revisorerna bör få egna ansvarsområden var något som föreslogs av en av intervjupersonerna och är något som diskuterats på revisionskontoret. Varje förtroendevald revisor skulle då få 3 till 4 nämnder eller styrelser att följa mera noga, samtidigt som revisorerna tillsammans fortfarande har det övergripande ansvaret för revisionen. Detta skulle förenkla kommunikationen både mellan de sakkunniga och de förtroendevalda revisorerna samt mellan de förtroendevalda revisorerna och nämnd/styrelse. En av de intervjuade ansåg även att de sakkunniga revisorerna bör ta kontakt med berörd förvaltning innan den revisionsrapporten överlämnas om den riskerar att bli negativt mottagen. Denna typ av förebyggande kontakt ansåg den intervjuade att även de förtroendevalda revisorerna skulle ta med den berörda nämnden eller styrelsen. I något fall har detta också prövats med positivt resultat.

4.3 Förtroendevalda revisorer

Vi har intervjuat tre förtroendevalda revisorer på Stockholms stads revisionskontor. Dessa förtroendevalda revisorer är samtliga ordföranden i var sin revisorsgrupp inom Stockolms stad. Ytterligare information om dessa intervjupersoner finns i bilaga 2.

(30)

Någon bestämd plan för hur överlämnandet av projektrapporterna skall ske finns inte. Dock finns en accepterad praxis för hur överlämnandet skall utformas. Den normala gången är att de förtroendevalda revisorerna skickar projektrapporten till berörd nämnd/styrelse i pappersform. Någon ytterligare kontakt med nämnden/styrelsen tas inte i normalfallet.

Som har nämnts ovan skickades alla rapporter i urvalsgruppen i pappersform till berörd nämnd/styrelse och någon ytterligare kontakt mellan de förtroendevalda och berörda parter togs inte.

4.3.3 Projektrapportens utformning och effekt

Projektrapporterna uppfattas inte som svåra att förstå av de intervjuade förtroendevalda revisorerna. En av de intervjuade förtroendevalda revisorerna tror att för de nyinvalda revisorerna i revisorsgruppen kan det vara svårt att förstå de särskilda projektrapporterna.

Detta som en följd av begränsad erfarenhet från Stockholms stads verksamhet och revision i allmänhet.

Som regel ansåg de intervjuade förtroendevalda revisorerna att de berörda nämnderna och styrelserna tar till sig projektrapporterna. En av de intervjuade ansåg att berörd nämnd/styrelse ofta delar den ståndpunkt som förmedlas i de särskilda revisionsrapporterna.

4.3.4 De förtroendevalda revisorernas tankar angående den interna kommunikationen

De intervjuade hade inte tidigare funderat kring den interna kommunikationen vilket begränsade deras åsikter i frågan. Dock uttryckte en av de intervjuade en önskan om att dialogen med alla parter som är involverade i behandlingen av projektrapporterna bör förbättras.

(31)

4.4 Nämnde- och styrelseledamöter

Vi har intervjuat fem nämnd/styrelse ledamöter inom Stockholms stad. Dessa ledamöter sitter samtliga i, för de undersökta projektrapporterna, relevanta nämnder och styrelser. Ytterligare information om dessa intervjupersoner finns i bilaga 2.

Någon bestämd plan för hur kommunikationen angående projektrapporterna och tjänsteutlåtandena skall ske finns inte. Dock finns en accepterad praxis för hur överlämnandet skall utformas. Den normala gången, är att nämnd/styrelse mottar projektrapporterna och tjänsteutlåtandena i pappersform från de förtroendevalda revisorerna respektive handläggarna.

Någon ytterligare kontakt mellan parterna tas inte i normalfallet.

Som nämnts ovan får de projektrapporterna i pappersform. De anser att de kan kontakta handläggarna om de har några frågor om tjänsteutlåtande och det samma gäller de förtroendevalda revisorerna vad det gäller revisionsrapportern. En av de intervjuade uppfattade kontakten med handläggarna som nära.

4.4.3 Projektrapporternas utformning och effekt

Ingen tycker att projektrapporterna är svår att ta till sig, eller att förstå. En av de intervjuade ledamöterna tyckte att det kunde vara fel fokus i rapporterna vilket resulterar i att det inte är så användbart i verksamheten. En av de intervjuade tyckte att förståelsen för rapportern kan bero på olika bakgrund, för henne som akademiker är det inga problem. Vidare tycket samma person att sammanfattningarna var bra eftersom man kom snabbt in i ämnet.

4.4.4 Nämnde- och styrelseledamöters tankar angående den interna kommunikationen Överlag var de intervjuade nöjda med den idag existerande kommunikationen. Det anses dock finnas en risk för att revisionen användas som ett politiskt slagträ för oliksinnade. Denna typ av användning av revisionen har ökat under senare tid. En av de intervjuade tyckte att projektrapporterna ska främja en mer konstruktiv attityd för att utveckla verksamheten.

(32)

4.5 Handläggare

Vi har intervjuat fem handläggare inom Stockholms stad. Dessa handläggare arbetar samtliga i, för de undersökta projektrapporterna, relevanta förvaltningar. Ytterligare information om dessa intervjupersoner finns i bilaga 2.

Någon bestämd plan för hur överlämnandet av tjänsteutlåtandet skall ske finns inte. Däremot finns en praxis för hur tjänsteutlåtandet skall överlämnas till nämnd eller styrelse. Den normala gången är att handläggarna skickar tjänsteutlåtandet till nämnd eller styrelse i pappersform. Vidare finns normalt ingen kontakt med de sakkunniga eller förtroendevalda revisorerna under det att tjänsteutlåtandet arbetas fram.

Som nämnts ovan överlämnas tjänsteutlåtandet till nämnd/styrelse i pappersform och någon ytterligare kontakt förekommer inte i normalfallet. Alla projektrapporter i urvalsgruppen behandlades på detta sätt. Det är dock inte uteslutet att handläggarna kan besöka nämnd eller styrelse personligen, om projektrapporten så kräver.

Kontakten mellan handläggarna och de sakkunniga revisorerna är sparsam. Vid handläggarnas hantering av de i urvalsgruppen ingående projektrapporterna togs inga kontakter med de sakkunniga revisorerna. Även i detta fall kan inte ytterligare kontakt uteslutas om det är så att den projektrapporten kräver det. En av de intervjuade nämnde att eventuella kontakter med de sakkunniga revisorerna skulle kunna tas via förvaltningschefen medan en annan av intervjupersonerna ansåg sig kunna ta denna kontakt själv.

Tre av de intervjuade berättade att de ofta skrev tjänstutlåtanden för projektrapporter som de tillsammans med förvaltningen varit med och sakgranskat under ett tidigare skede. Något som en av dessa två intervjupersoner ansåg gjorde det enklare att skriva tjänsteutlåtande på grund av att det vart lättare att ta till sig projektrapporten.

(33)

4.5.3 Projektrapportens utformning och effekt

Alla intervjuade handläggare uppfattar projektrapporterna som relativt lätta att ta till sig.

Följaktligen uppfattades ingen av de i urvalsgruppen ingående rapporterna som svåra att förstå. En av de intervjuade nämnde att som en följd av handläggarnas kunskap i de frågor som projektrapporterna behandlar får de det enklare att ta till sig informationen i rapporterna.

Samma intervjuperson ansåg att handläggarna som regel hade mer kunskaper om den reviderade verksamhet än de sakkunniga och förtroendevalda revisorerna själva.

4.5.4 Handläggarnas tankar angående den interna kommunikationen

Överlag ansåg de intervjuade att kommunikationen med alla relevanta aktörer var bra i dess nuvarande form.

(34)

5 ANALYS

I detta kapitel kommer vi att redovisa vår analys av det empiriska material och ställa det mot vår teori. Kapitlet är uppdelat efter vårt syfte, kommunikationens roll samt hur den kan förbättras. Under dessa kategorier kommer vi att redovisa skillnader, likheter som framkommit i vår jämförelse mellan empirin och teorin.

5.1 Kommunikationens roll för hur revisionsrapporterna behandlas

De undersökta projektrapporterna har kommunicerats på ett sätt som i all väsentlighet motsvarar hur projektrapporter vanligen kommuniceras mellan aktörerna. Emellertid finns mindre skillnader i hur kommunikationen har skett, vilka behandlas senare i kapitlet. Nedan illustreras hur projektrapporter vanligen kommuniceras mellan aktörerna.

Figur 4: Illustration över kommunikationen mellan projektrapporterns aktörer.

Kanal 2 - Revisionsrapporten skickas i pappersform till nämnder/styrelser Sakkunniga

revisorer

Nämnder/

Styrelser Förtroendevalda

revisorer Handläggare

Kanal 1 - Årets revisionsplan fastställs av de förtroendevalda revisorerna.

- Projektplan delges de förtroendevalda revisorerna.

- Underhands kontakt med de förtroendevalda revisorerna.

- Möte med

förtroendevalda revisorer där den färdiga revisionsrapporten behandlas och överlämnas.

Kanal 3 - Tjänsteutlåtande skickas i pappersform till nämner/styrelser Kanal 4

- Revisionsrapporten skickas i pappersform till relevant förvaltning,

vilka vidarebefordrar denna till handläggare.

- Revisionsrapporterna läggs ut på nätet varifrån handläggare även hämtar

dem.

(35)

Magisteruppsats 10p Analys

Kommunikationen av de undersökta projektrapporterna mellan aktörerna har varit sparsam.

Detta särskilt i kanalerna två, tre och fyra där kommunikationen endast bestod av att de undersökta projektrapporterna överlämnas i skriftlig form eller görs tillgängliga över Internet.

I dessa tre kanaler förekom därmed endast en enkelriktad kommunikation. Kommunikationen i kanal ett har haft en större omfattning och både skriftlig och muntlig kommunikation har använts. Det gör att där har kommunikationen varit dubbelriktade.

Det finns vissa skillnader i hur de undersökta projektrapporterna har kommunicerats mellan aktörerna. Skillnaderna är att för projektrapporterna 2005:06 ”Granskning av elevernas garanterade undervisningstid och lärarnas arbetstid” och 2004:12 ”Hantering av bristfällig ventilation i några gymnasieskolor” har det inte producerats någon projektplan. Projektrapporterna 2005:02

”Mobbning och annan kränkande behandling i Stockholms skolor” ingick vidare inte i årets revisionsplan. Att utifrån dessa skillnader utreda kommunikationens roll i hur projektrapporterna blivit behandlade av de reviderade är inte möjligt.

Det är trots detta möjligt att visa på att utökad kommunikation påverkar hur projektrapporterna behandlas. Detta genom att kommunikation möjliggör för aktörerna att kontinuerligt korrigera sina roller i produktionen och användandet av projektrapporterna.

Detta bör i sin tur resultera i att det produceras projektrapporter som kommer uppfattas som mer intressanta av de reviderade. Nästkommande stycke är en förklaring av hur detta hänger samman.

En god kommunikation mellan nämnder/styrelser och förtroendevalda revisorer och leder till att de förtroendevalda revisorerna får kunskap om vad nämnder/styrelser önskar få ut av projektrapporterna. Samtidigt får nämnder/styrelser kunskap om revisionens uppgift och vad projektrapporterna kan göra för deras verksamhet om de engagerar sig i kommunikationen med de andra aktörerna. Den kunskap de förtroendevalda revisorerna fått om vad nämnder/styrelser önskar ut av projektrapporterna kommunicerar sedan till de sakkunniga revisorerna samt utnyttjas när de förtroendevalda revisorerna fastställer revisionsårets granskningsplan. De sakkunniga revisorerna utnyttjar sedan denna kunskap tillsammans med den kunskap de får via kommunikationen med handläggarna för att producera revisionsrapporterna som är anpassade efter vad nämnder/styrelser och förvaltningarna önskar

(36)

av projektrapporterna. Denna kunskap kan även utnyttjas av de sakkunniga revisorerna när de lämnar förslag på granskningsplan för året.

Vid en god kommunikation mellan aktörerna skapas följaktligen en kedja mellan sakkunniga revisorer, förtroendevalda revisorer, handläggare och nämnder/styrelser. Genom denna kedja delar och skapar aktörerna information med varandra för att nå en gemensam förståelse. En gemensam förståelse som leder till att nämnder/styrelser får en kunskap om revisionens roll och möjligheter. Samtidigt som sakkunniga och förtroendevalda revisorer får kunskap om vad nämnder/styrelser önskar få ut av projektrapporterna. Båda dessa saker påverkar hur projektrapporterna behandlas i en positiv riktning.

5.2 Hur kan kommunikationen förbättras?

I teorikapitlet identifierar vi potentiella hinder vid kommunikation i allmänhet. Om dessa hinder hanteras och förebyggs på ett bra sätt kan kommunikationen mellan aktörerna förbättras. Många av dessa hinder hanteras redan nu på ett bra sätt samtidigt som andra kan hanteras bättre.

5.2.1 Sakkunniga revisorer

Kommunikationen mellan de sakkunniga revisorerna och de förtroendevalda revisorerna är mer omfattande än mellan de andra aktörerna. Trots detta kan kommunikationen mellan dessa aktörer förbättras. För närvarande får de sakkunniga revisorer som ansvarar för en projektrapport kommunicera med en hel revisorsgrupp bestående av tio förtroendevalda revisorer. Detta påverkar kommunikationens effektivitet negativt som en följd av att de sakkunniga revisorerna blir tvungna att på kort tid kommunicera sammansatta frågor med ett stort antal individer. För att lösa detta bör varje förtroendevald revisor inom revisorsgruppen ansvara för projektrappotter som behandlar vissa nämnder/styrelser verksamhet, samtidigt som huvudansvaret fortfarande ligger på hela revisorsgruppen. Detta är en tanke som en av de sakkunniga revisorerna framförde och är även något som har diskuterats på revisionskontoret.

Kommunikationen mellan sakkunniga revisorer och handläggarna är obefintlig. Handläggarna har fått tillgång till projektrapporterna i skriftlig form via förvaltningen eller laddar ner den

(37)

Magisteruppsats 10p Analys

från Internet. Någon ytterligare kontakt tas inte mellan aktörerna och det är handläggarna nöjda med. Eftersom handläggarna har ett stort inflytande över hur revisionsrapporterna behandlas på nämnd- och styrelsenivå genom att de tjänsteutlåtande som de producerar ligger tillgrund för de beslut som fattas. Det är följaktligen viktigt att handläggarna uppfattar projektrapporten korrekt och att de kan ställa frågor om denna när det behövs. För att göra detta bör kommunikationen mellan dessa aktörer förbättras och handläggarnas negativa inställning till utökad kontakt övervinnas. Detta bör uppnås genom att de sakkunniga revisorerna inleder en dialog om revisionens roll och möjligheter med handläggarna.

Dessutom bör de börja kommunicera på ett sätt som inbjuder till och förenklar fortsatt kontakt. Genom att regelbundet besöka förvaltningarna och träffa handläggarna personligen kan de sakkunniga revisorerna göra båda dessa saker. Vidare bör de sakkunniga revisorerna skicka revisionsrapporterna direkt till handläggarna. För närvarande har inte handläggare klart för sig vem de i första hand ska kontakta om de har frågor om projektrapporten.

Kontakten mellan de sakkunniga revisorerna och de reviderade förvaltningarna påverkar hur handläggarna uppfattar rapporten. Detta genom att det inom förvaltningen förs en diskussion mellan flera aktörer som sedan utmynnar i handläggarnas tjänsteutlåtande. De tjänsteutlåtanden som handläggarna producerar är därmed aggregat av förvaltningens åsikter om rapporten. Därför är det viktigt för de sakkunniga revisorerna att skapa en god kommunikation med hela den reviderade förvaltningen för att påverka hur handläggarna uppfattar projektrapporterna på ett positivt sätt.

5.2.2 Förtroendevalda revisorer

Kommunikationen mellan de förtroendevalda revisorerna och nämnder/styrelser är obefintlig.

De förtroendevalda revisorerna skickar rapporterna i pappersform till berörda nämnder/styrelser och någon ytterligare kontakt tas inte. För att förbättra kommunikationen bör nämnder/styrelser ovilja till ytterligare kontakt beträffande projektrapporterna övervinnas.

Detta bör uppnås genom att de förtroendevalda revisorerna inleder en dialog om revisionens roll och möjligheter med styrelser/nämnder. Målet med denna dialog bör vara att skapa en förståelse för att förbättrad kommunikation angående projektrapporterna kommer att gynna deras verksamhet. Det bör de förtroendevalda revisorerna åstadkomma genom att besöka dessa regelbundet och arrangera seminarier där de nämnda frågorna kan diskuteras. Dessutom