BESLUT 1 (2)
2018-10-30 Dnr RA 231-2018/2782
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, SMHI
Riksarkivet inspekterade den 17 september 2018 arkivvården vid Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, SMHI. Med hänvisning till de brister som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga SMHI följande:
• Komplettera strategi för bevarande så att den omfattar samtliga elektroniska handlingar, i enlighet med RA-FS 2009:1, 3 kap 1-2 §§
• Komplettera plan för informationssäkerhet så att samtliga delar som denna ska innehålla framgår, i enlighet med RA-FS 2009:1, 6 kap 2 §
• Komplettera arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat så att samtliga elektroniska handlingar som tillkommit t o m 2012 är återsökningsbara, i enlighet med övergångsbestämmelserna i RA-FS 2008:4, punkt 2
• Komplettera myndighetens arkivbeskrivning, i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap 5 § samt upprätta dokumentation om arkivredovisningen.
• Komplettera klassificeringsstruktur och processbeskrivningar så att samtliga processer som genererar handlingar finns representerade i enlighet med 2008:4, 6 kap 9 § och 15 §
• Komplettera redovisning av handlingsslag och handlingstyper så att myndighetens hela handlingsbestånd omfattas samt kopplingen till
handlingarnas förvar framgår, i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap 16-17 §§
• Redovisa samtliga förvaringsenheter, i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap 18 §
Vi bifogar den inspektionsrapport som upprättades vid inspektionen, där skälen för föreläggandena redovisas.
2 (2)
2018-10-30 Dnr RA 231-2018/2782
Myndighetens återrapportering
SMHI ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 10 maj 2019.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av arkivarie Sofia Särdquist. Detta beslut kan i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446) inte överklagas.
Petra Dornbusch Enhetschef
Sofia Särdquist Arkivarie Föredragande
