Riktlinjer och Rutiner för
Handläggning och Dokumentation inom LSS-verksamheten
Avdelningen för LSS-verksamhet
2009-10-01
Riktlinjer och Rutiner för Handläggning och Dokumentation inom LSS-verksamheten
Inledning
Kravet på rutiner för handläggning och dokumentation styrs av olika lagar och föreskrifter.
• Förvaltningslagen (FL) – allmänna bestämmelser om handläggning, kontakter, beslut och överklagande.
• Lag om Stöd och Service (LSS) – bestämmelser om rätt till insatser, ansökan och dokumentation.
• Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS), främst SOSFS 2006:5 om
dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS, och SOSFS 2006:11 om Ledningssystem för kvalitet i
verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS.
• Socialstyrelsens handbok Handläggning och Dokumentation inom Socialtjänsten.
Syftet med dessa riktlinjer och rutiner är komplettera lagstiftning och författningar med lokala tillämpningar för LSS-verksamheten i Ystads kommun.
Handläggning
Handläggningen av ett ärende enligt LSS är myndighetsutövning och innehåller följande delar.
• Ett ärende uppkommer.
• Utredning och bedömning.
• Kommunicering
• Beslut
• Delgivning av beslut
• Överklagande
• Överlämnande till verkställighet
• Uppföljning
Hela myndighetsutövningen ska dokumenteras. Vad som gäller för dokumentation finns utförligare beskrivet nedan under rubriken Dokumentation.
Ärende enligt LSS
Ett ärende kan bara uppkomma genom ansökan.
Insatser enligt LSS skall ges den enskilde endast om han begär det. Om den enskilde är under 15 år eller uppenbart saknar förmåga att på egen hand ta ställning i frågan kan
vårdnadshavare, god man, förmyndare eller förvaltare begära insatser för honom (8 § LSS).
Det finns inga formkrav för ansökan. Ansökan kan ske skriftligt via brev eller mail, muntligt via besök eller telefon och via SMS. SMS-ansökan behandlas som en muntlig ansökan.
En person som fyllt 15 år och kan uttrycka en självständig viljeyttring, dvs. förstår vad saken gäller, kan inte beredas insatser enligt LSS enbart på grund av vårdnadshavares eller legal företrädares ansökan.
Vid ny ansökan är det önskvärt att en muntlig ansökan bekräftas skriftligt, genom att den sökande undertecknar blankett ”Ansökan om insatser enligt LSS”. Ansökan ska
dokumenteras.
Utredning och bedömning
Socialtjänstlagens bestämmelser i 11 kap 1 § om inledande av utredning och
förhandsbedömning gäller inte ärenden enligt LSS, utan dessa styrs av förvaltningslagen § 7:
”Varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts.”
Enligt socialnämndens tjänstegarantier för LSS-verksamheten gäller följande.
”Vi garanterar att vi påbörjar behandlingen av Din ansökan om insatser inom 14 dagar efter det att ansökan lämnats in. Vi förväntar oss att Du medverkar genom att lämna de uppgifter som behövs för att fatta beslut om och planera Dina insatser.”
Av utredningen ska framgå:
• Vem som initierat utredningen – ansökan.
• Vad den enskilde ansöker om
• Om samtycke att inhämta information från andra som behövs för utredningen
• Kartläggning av den enskildes fysiska, psykiska, existentiella och sociala behov, egna och omgivningens resurser, livsstil och vanor.
• Bedömning av om den enskilde tillhör personkretsen. Funktionsnedsättningen ska, om det inte är obehövligt, styrkas med intyg från läkare, psykolog, psykiatriker eller annan profession som har kunskaper om funktionsnedsättningens art och omfattning. För personkrets 1 och 2 krävs intyg som klart anger diagnosen. För personkrets 3 ska klart framgå om alla kriterierna för att omfattas av personkretsen, är uppfyllda.
• Barnperspektivet om den enskilde är under 18 år. Även om inte barnperspektivet är inskrivet i LSS, kommer så att ske när lagen omarbetas. Barnkonventionen gäller.
Barnperspektivet innebär att bedöma vad som i situationen är bäst för barnet, och att låta barnets egen inställning komma fram med beaktande av ålder, mognad och funktionsnedsättningens art.
Kommunicering
Enligt Förvaltningslagen 17 § får en myndighet inte fatta slutligt beslut utan att den som är sökande, klagande eller annan part, har underrättats om uppgifter som tillförts ärendet av någon annan, och fåt möjlighet att yttra sig över dem.
Man behöver rent formellt inte kommunicera uppgifter som den enskilde själv har lämnat, men eftersom uppgifterna för det mesta lämnas muntligt och vår utredning därför blir en tolkning av vad den enskilde, eller dess företrädare har sagt, tillämpas rutinen att
kommunicera hela utredningen plus de bilagor som läkar- och psykologutlåtanden, vilka ligger till grund för beslutet. Genom detta får den enskilde möjlighet att korrigera uppgifter som vi inte har uppfattat så som menat.
Kommunicering kan underlåtas om det är obehövligt om beslutet inte går den enskilde emot, dvs. han får precis det han har ansökt om, eller om uppgifter som annan har lämnat är kända av den enskilde eller helt saknar betydelse för beslutet.
Kommunicering före beslut ska alltid ske om beslutet är avsett att bli Avslag – fullständigt avslag på hela ansökan, eller
Delavslag – endast en del av ansökan beviljas eller vad som beviljas överensstämmer inte helt med vad den enskilde ansökt om.
Kommunicering sker normalt med post, genom att kopior av utredning och beslutsunderlag skickas till den enskilde. Om det råder osäkerhet om handlingarna kommer fram kan man överväga att skicka med mottagningsbevis eller överlämna handlingarna vid personligt besök, alternativt att den enskilde läser igenom handlingarna vid besök på kontoret.
Av kommuniceringshandlingarna ska framgå hur lång tid den enskilde har att komma med invändningar eller synpunkter. Normalt tillämpar vi 7 dagar, och anger i
kommuniceringsbrevet det sista datum den enskilde ska ha hört av sig.
De synpunkter som den enskilde lämnar vid kommuniceringen ska tillföras utredningen/beslutsunderlaget.
Vem ska kommuniceras?
Enligt Förvaltningslagen ska den som är part i ärendet kommuniceras. Med part menas den person ärendet gäller. Om den enskilde är under 15 år eller uppenbart saknar förmåga att på egen hand ta ställning i frågan är vårdnadshavare, god man, förmyndare eller förvaltare part i ärendet. Om barnet är omyndigt, dvs. under 18 år är vårdnadshavaren också part i ärendet.
Om någon är utsedd som ombud för den enskilde genom fullmakt, ska denne också kommuniceras.
Beslut
Det ska klart framgå av beslutet
• Vad ansökan eller begäran gäller
• Vad som bifallits
• Vad som avslagits i förhållande till vad som begärts
• Vilket lagrum beslutet hänförs till
• Beslut om den enskilde tillhör eller inte tillhör personkretsen
• Motivering av beslutet – särskilt viktigt vid avslag eller delavslag.
• Eventuella förbehåll, till exempel tidsbegränsning
Delgivning av beslut
Bifallsbeslut som innebär helt bifall till ansökan, kan meddelas muntligen och skickas per post till den enskilde, eller dess företrädare.
Beslut som innebär avslag eller delavslag skickas som regel med post. Är man osäker på om den enskilde eller dess företrädare kan ta del av beslutet ska man överväga att skicka det med mottagningsbevis, eller överlämna det personligen vid besök eller hembesök. Det är viktigt att kunna fastställa när den enskilde tagit del av beslutet, eftersom detta har med beräkning av besvärstiden att göra, om den enskilde vill överklaga beslutet.
Vem ska beslutet delges?
Beslutet ska delges den som är part i ärendet – se kommunicering.
Överklagande av beslut
Myndighetsbeslut som gäller insatser till enskild kan överklagas genom förvaltningsbesvär.
Om beslutet innebär avslag eller delavslag ska alltid medfölja en Besvärshänvisning, som talar om hur det går till att överklaga. Besvärstiden är tre veckor, dvs. den enskilde har tre veckor på sig att lämna in en besvärsskrivelse från och med den dag han har fått del av beslutet.
Vem får överklaga ett beslut?
Enligt förvaltningslagen § 22 framgår, att ett beslut får överklagas av den som beslutet angår, om beslutet gått den enskilde emot och beslutet går att överklaga. Ett sådant beslut kan bara överklagas av den enskilde själv eller av ett ombud enligt fullmakt. Om barnet är omyndigt, dvs. under 18 år kan vårdnadshavaren överklaga beslutet. Om den enskilde är under 15 år eller uppenbart saknar förmåga att på egen hand ta ställning i frågan, kan vårdnadshavare, god man, förmyndare eller förvaltare överklaga beslutet i hans ställe.
Vilka beslut går att överklaga?
Följande beslut får enligt 27 § LSS överklagas till förvaltningsdomstol:
• Insatser för enskild enligt 9 §
• Utbetalning av ekonomiskt stöd för personlig assistans till annan enligt 11 §
• Återbetalning av ekonomiskt stöd för personlig assistans enligt 12 §
• Förhandsbesked om insatser enligt 16 § andra stycket
• Tillstånd till enskild verksamhet enligt 23 §
• Föreläggande eller återkallande av tillstånd till enskild verksamhet enligt 24 §
Handläggning av överklagande.
Om socialnämnden/eller tjänsteman hos socialnämnden har fattat beslutet ska
besvärsskrivelsen adresseras till Länsrätten, men skickas till socialnämnden/beslutande tjänsteman.
Besvärsskrivelsen ska omgående datumstämplas och diarieföras samt överlämnas till handläggande tjänsteman.
Handläggaren ska först avgöra om det finns förutsättningar att ompröva beslutet. Detta kan göras om beslutet är uppenbart felaktigt eller oriktigt. Om beslutet genom detta ändras så att det helt går den enskilde till mötes behöver besvärsskrivelsen inte skickas vidare till
Länsrätten.
Om det överklagade beslutet inte ska ändras alls eller bara till viss del, ska det skickas vidare till Länsrätten för avgörande. Innan detta sker ska följande åtgärder vidtas.
Handläggaren ska först avgöra om besvärsskrivelsen kommit in i rätt tid, dvs. inom 3 veckor från den dag beslutet kommit den berörde tillhanda. Om besvärsskrivelsen kommit in för sent ska besvären avvisas. Avvisningsbeslutet är skriftligt och ska ges med besvärshänvisning.
Om överklagandet kommit in i rätt tid ska det skickas till Länsrätten tillsammans med kopior av nämndens handlingar i ärendet. Om det anses nödvändigt ska det skickas med ett yttrande från nämnden som innehåller motiveringar till varför nämnden anser att dess beslut inte ska ändras. Yttrande ska också innehålla uppgifter om eventuella omprövningar gjorts av ursprungsbeslutet och kopia av detta omprövningsbeslut ska skickas med.
Vem som ska bedöma och besluta om omprövning av beslut eller yttra sig till domstol i besvärsärenden framgår av socialnämndens delegationsförteckning. I normalfallet är det den tjänsteman som på delegation fattat beslutet som även gör omprövningen och/eller handlägger besvärsärendet till Länsrätten. Om socialnämnden eller dess arbetsutskott fattat beslutet, är det också denna instans som ska besluta om att skicka yttrande till domstolen.
Individuell Plan
I samband med att en person beviljas insatser enligt LSS kan denne enligt 10 § begära att en Individuell Plan med beslutade och planerade insatser upprättas i samråd med honom. I planen ska även redovisas åtgärder som vidtas av andra än kommunen och landstinget. Planen ska omprövas fortlöpande och minst en gång om året. Handläggaren ansvarar för att den individuella planen enligt LSS § 10 upprättas och följs upp.
Överlämnande till verkställighet
När beslut har fattats om insatser enligt 9 § LSS överlämnas ärendet till ansvarig enhetschef för verkställighet och genomförande.
Detta sker dels genom muntlig kommunikation, dels genom att en beställning skickas via verksamhetssystemet PROCAPITA.
Det är enhetschefens uppgift att bekräfta beställningen i PROCAPITA. Härigenom registreras ärendet som verkställt, vilket har betydelse för att senare kunna ta fram statistikunderlag till den årliga rapporteringen av verkställda LSS-beslut till Socialstyrelsen. Med enhetschef menas även fritidskonsulent vad gäller verkställighet av ledsagning.
Registreringen av ett ärende som verkställt är också förutsättningen för att kunna göra fortlöpande dokumentation under verkställighet. Vad som gäller för dokumentation finns utförligare beskrivet nedan under rubriken Dokumentation.
Vissa ärendetyper verkställs för närvarande av LSS-handläggare och inte av enhetschef:
• Kontaktperson/kontaktfamilj
• Korttidsvistelse i stödfamilj
• Boende i form av platsköp hos annan vårdgivare
Genomförandeplan
När ett ärende överlämnas för verkställighet ska handläggaren se till att enhetschefen får tillgång till allt relevant besluts- och utredningsmaterial för att kunna planera för hur
insatserna ska genomföras. Enhetschefen ansvarar för att en Genomförandeplan upprättas för var och en som har insatser, och att denna plan fortlöpande följs upp och vid behov revideras.
En genomförandeplan upprättas alltid tillsammans med brukaren och/eller dennes företrädare.
När planen upprättas deltar även handläggare, baspersonal, och andra professioner som är involverade i verkställigheten, t ex arbetsterapeut, sjukgymnast, sjuksköterska eller praktiksamordnare.
Uppföljning
Ett ärende enligt LSS ska fortlöpande följas upp. I genomförandeplanen ska vara inskrivet när uppföljning ska ske. Om brukaren har en Individuell Plan enligt 10 § LSS finns här angivet när planen ska följas upp.
• Uppföljningsansvaret för genomförandeplanen ligger på enhetschef.
• Uppföljningsansvaret för Individuell Plan enligt LSS § 10 ligger på LSS-handläggare.
Löpande uppföljning sker även genom att ärenden fortlöpande diskuteras i samband med arbetsplatsträffarna, eller vid Team-möten där även sjuksköterska/arbetsterapeut/sjukgymnast, m fl, deltar.
Dokumentation
Syftet med dokumentationen är att tillförsäkra den enskildes rättsäkerhet eftersom utredning, beslut och genomförande av insatser är myndighetsutövning.
Socialstyrelsen har givit ut föreskrifter och allmänna råd i sin författningssamling SOSFS:2006:5
I föreskrifterna skiljer man på dokumentation under handläggning (myndighetsutövning) och dokumentation under genomförande av insatser (verkställighet).
Gemensamma bestämmelser om dokumentation.
De gemensamma bestämmelserna framgår av 4 kapitlet i SOSFS 2006:5.
Tydlighet
Här sägs bland annat att alla handlingar som upprättas inom socialtjänsten och som rör en enskild person ska vara välstrukturerade och tydliga, skilja mellan fakta och bedömningar, varifrån uppgifter hämtas och uppgift om vem som upprättat handlingen och när det är gjort (§ 1-2).
Respekt
Dokumentation om den enskilde skall utformas med respekt för den enskildes integritet och får inte innehålla ovidkommande värdeomdömen av allmänt nedsättande eller kränkande karaktär (§ 3-4).
Säkerhet
Handlingar som rör den enskilde ska förvaras på ett sådant sätt att endast den person som har legitim anledning att ta del av handlingarna för att fullgöra sina arbetsuppgifter kan få tillgång till dem (§ 5).
Handlingar i pappersform ska förvaras i låst skåp. Lösenord till PROCAPITA är personligt och får inte lämnas ut till någon annan.
Ordning och struktur - Personakt
Handlingar som rör den enskilde skall hållas ordnade på ett sådant sätt att det enkelt och överskådligt går att följa och granska handläggningen av ett ärende och genomföra en insats.
Handlingarna bör hållas samman i en Personakt som endast bör avse en person. I personakten bör det på ett försättsblad eller på annat sätt tydligt framgå:
• Person- och adressuppgifter
• Uppgift om god man, förvaltare, förmyndare eller vårdnadshavare
• Uppgift om sekretessmarkering (skyddad identitet eller skyddad adress) eller kvarskrivning (skriven på församlingen) enligt 16 § folkbokföringslagen.
Alla uppgifter av betydelse för handläggning av ett ärende eller genomförande av en insats bör utan oskäligt dröjsmål dokumenteras och föras till personakten (§ 6).
Personakten inbegriper alla handlingar om den enskilde oavsett om de finns i pappersform eller i elektronisk form. De uppgifter om en person som skrivs in i PROCAPITA, oavsett om de förs in av LSS-handläggaren under myndighetsutövning eller av enhetschef eller
baspersonal under verkställighet, ingår i samma personakt. Personakten är oftast delad,
eftersom vissa handlingar förvaras hos handläggaren och vissa inom verkställigheten, t ex på ett boende. När en insats upphör eller avslutas, t ex genom indragning, flyttning eller att den enskilde avlider, ska samtliga handlingar sammanföras till den del av personakten som förvaras hos handläggaren. Om arkivering och gallring – se särskilt avsnitt.
Dokumentation i samband med handläggning av ärenden - myndighetsutövning.
I 5 kapitlet SOSFS 2006:5 föreskrivs att handläggningen av ett ärende skall dokumenteras fortlöpande. Dokumentationen bör hållas samman i personakten. Handläggningen bör dokumenteras i en journal som tillhör personakten. Alla delar och moment i
handläggningsprocessen ska dokumenteras i form av daganteckningar.
Handläggningsjournalen bör bland annat innehålla uppgifter om:
• Vad ärendet gäller och när och hur det har uppkommit.
• När en handling har kommit in eller upprättats
• När och på vilket sätt kontakter har förekommit med den enskilde och andra som lämnat uppgifter i ärendet.
• Hur barnperspektivet har beaktats
• Kommunicering, när och vad
• Beslut, underrättelse om beslut och om besvärshänvisning
• Överklagande, rättelse, omprövning, översändande till förvaltningsdomstol
• Förvaltningsdomstols beslut
• När och på vilket sätt beslutet verkställts
• Skäl till att beslut inte har verkställts
• Om tillsynsmyndighet begärt yttrande
• Om den enskilde berörts av ett ärende som gäller utlämnande av handling eller uppgift ur handling.
Om uppgifterna inte dokumenterats på annat sätt i personakten bör det vidare ur journalen framgå:
• Om ställföreträdare, ombud, biträde, stödperson, tolk, etc. har medverkat under handläggningen
• Vad som framkommit i kontakterna med den enskilde eller andra som har lämnat uppgifter i ärendet
• Om systematiska bedömningsinstrument har använts och i så fall vilka
• Om det upprättats någon form av plan för insatserna
• Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är felaktig
• Vad som framförts från den enskilde i samband med kommunicering
• När och hur den enskilde informerats om rätten att överklaga beslut.
Dokumentation i samband med genomförandet av insatser – verkställighet
I 6 kapitlet SOSFS 2006:5 föreskrivs att genomförandet av ett beslut om insats skall dokumenteras fortlöpande. Dokumentationen ingår i den enskildes personakt – se rubriken Gemensamma bestämmelser om dokumentation.
Hur en insats praktiskt skall genomföras bör dokumenteras i en genomförandeplan.
Genomförandeplanen bör upprättas i den verksamhet som svarar för det praktiska
genomförandet och med utgångspunkt i ett beslut om en insats och målet för insatsen beskriva hur den praktiskt ska genomföras.
Av genomförandeplanen bör det bl a framgå
• Om det ingår flera delar i insatser och i så vall vilka
• Vilka mål som gäller för insatsen eller delar av den
• När och hur insatsen eller delar av den skall genomföras
• På vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över planeringen
• Vilka personer som har deltagit i planeringen
• När planen har fastställts
• När och hur planen ska följas upp
Genomförandet av ett beslut om en insats bör dokumenteras i en journal. Av journalen bör bland annat framgå
• När insatsen eller olika delar av den har påbörjats
• När genomförandeplanen har upprättats
• På vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över det praktiska genomförandet
• Om det har hänt något som medfört att insatsen inte kunnat genomföras som planerat
• När genomförandeplanen följts upp och reviderats
• Vad som framkommit av betydelse i kontakterna med den enskilde eller andra som har lämnat uppgifter i samband med genomförandet
• Om den som genomför insatsen gjort en anmälan enligt 14 kap 1 § SoL (missförhållanden som rör barn)
• När en handling har kommit in eller upprättats
• När insatsen har avslutats och av vilka skäl
Om följande inte dokumenterats på annat sätt i personakten, bör det av journalen bl.a. framgå Vad som har uppnåtts i förhållande till de uppsatta målen för insatsen
• Om den enskildes behov har förändrats
• Om systematiska bedömningsinstrument har använts och i så fall vilka
• Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är felaktig
• Om klagomål har förts fram mot genomförandet av en beslutad insats och i så fall vilka eventuella åtgärder som vidtagits
• Om den enskilde berörts av ett individuellt tillsynsärende eller anmälan enligt Lex Sarah
• Om den enskilde berörts av ett ärende som gäller utlämnande av handling eller uppgift ur handling.
Verkställighetsdokumentationen görs i första hand elektroniskt i PROCAPITA. I
verksamheter som inte har tillgång till PROCAPITA ska dokumentationen ske skriftligt i pappersform.
För att underlätta hur dokumentationen ska ske har fastställts 8 olika rubriker, eller sökord under vilka relevant information skrivs in:
Sökord i Procapitas verkställighetsdokumentation – LSS
Det övergripande kravet är att ”händelser av vikt” ska dokumenteras.
1. AKTUELLT HÄLSOTILLSTÅND
(Tid och datum för särskilda händelser som insjuknande/tillfrisknande, kontakter med/besök hos hälso- och sjukvården, vid-behovs-medicinering, tandvård, mm.)
2. BETEENDEINFORMATION
(Tid och datum för avvikande situationer som har att göra med humörsvängningar, oro, aggressivitet, hot, självskadebeteende, drogpåverkan, mm. Kommentarer om vad som kan ha utlöst respektive balanserat situationen)
3. EKONOMI
(Tid och datum för avvikande situationer som rör handhavandet av egna medel, kontakter med god man/förvaltare och eventuella överenskommelser med denne.)
4. HABILITERING/REHABILITERING
(Instruktioner om träning, handhavande av hjälpmedel, mm från arbetsterapeut och sjukgymnast.)
5. PERSONLIG OMVÅRDNAD/ADL
(Tid och datum för förändringar i behovet av hjälp i det dagliga livet inklusive personlig hygien och kostintag. Kan gälla såväl försämringar som förbättringar.)
6 .PERSONLIG UTVECKLING
(Tid och datum för deltagande i särskilda aktiviteter, nya intressen/hobbies, byte av jobb/sysselsättning. Förändringar av vikt i förhållande till Genomförandeplanen)
7 SOCIALA KONTAKTER
(Tid och datum för kontakter/besök hos/av närstående, vänner, kontaktperson, etc. och särskilda händelser i samband med detta)
8. ÖVRIGA ANTECKNINGAR
(Tid och datum för händelser eller information som inte passar in under något av sökorden 1- 7.)
Gallring och Arkivering
Gallring
Gallringsskyldighet - LSS § 21 c:
• Anteckningar och andra uppgifter i en personakt ska gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten, alternativt
• Gallras fem år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört.
• Gallringen ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde.
Undantag 1 - LSS § 21 d första stycket:
Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats lämnas enligt 9 § 8 får inte gallras (familjehem eller bostad med särskild service för barn och ungdom).
Undantag 2 – LSS § 21 d andra stycket:
Handlingar skall vidare undantas från gallring av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av kommuner och landsting och i övriga kommuner och landsting beträffande ett representativt urval av personer.
För Ystads kommun gäller att handlingar som rör personer födda den femte, femtonde och tjugofemte varje månad inte skall gallras.
Arkivering
När ett ärende avslutats ska de olika delarna av personakten (handlingar från handläggning och verkställighet) samlas ihop och rensas från arbetsanteckningar och sådant som inte behöver finnas i akten. Personakten förses med uppgift om gallringsdatum, eller uppgift om att den inte ska gallras. Förvaring av personakten sker enligt gällande arkivplan.
