Lönenämnden
2014-05-19
MUNKEDALS KOMMUN – SOTENÄS KOMMUN – LYSEKILS KOMMUN Lönenämnden
Mandattid: 2014-01-01 - 2014-12-31
Ordinarie
Said Lundin (S)
Munkedals kommun Jupitergatan 1 45561 Dingle Tel: 0524-40868 Mobil: 076-83 71 251
E-post: saidlundin@hotmail.com Christer Börjesson (M)
Munkedals Kommun Orrebergs gård 19 45598 Dingle Tel: 0706-322 154
E-post: christer@orreberg.com Helene Stranne (M)
Sotenäs Kommun Jänkegården 3 45632 Kungshamn Tel: 070-563 15 07 E-post: helene@ericon.se Birgitta Albertsson (S)
Sotenäs kommun Heljeröd 1
45694 Hunnebostrand Tel: 070-235 96 61
E-post: birgitta.albertsson@sotenas.se Christina Gustafson (S)
Lysekils kommun Badvägen 3 45491 Brastad Tel: 0523-44025 Mobil: 070-584 41 10
E-post: christinagstfsn97@gmail.com Camilla Carlsson (FP)
Lysekils kommun Torpgatan 91 45340 Lysekil Tel: 0523-12108 Mobil: 070-942 25 99
E-post: millanp92-@hotmail.com
Ersättare
Carina Torstensson (C)
Munkedals kommun Smedbergs gård 22 45591 Munkedal Tel:
E-post: carina@smedgard.se Kasper Gustafsson (V)
Munkedals Kommun Dinglevägen 22 45541 Hedekas Tel: 070-62 63 278
E-post: kasper_gustafsson@hotmail.com Karl Ove Reimer (M)
Sotenäs kommun Kaptensgatan 6 45650 Smögen Tel: 070-304 63 43
E-post: ko.reimer@gmail.com Elving Claesson (S)
Sotenäs kommun Gåsedammsgatan 8 45660 Hunnebostrand Tel: 076-113 73 03
E-post: elvingclaesson@live.se Richard Åkerman (M)
Lysekils kommun
Klubbans väg 20 45178 Fiskebäckskil Tel: 0523-222 06 Mobil: 072-300 79 40
E-post: richard.akerman@moderat.se Christer Hammarqvist (C)
Lysekils kommun
Vrångebäck 415 45494 Brastad Tel: 0523-42176 Mobil: 070-316 34 23
E-post: hammarqvist.m@telia.com Revisorer Lysekil:
Leif Bergius Hökvägen 72 453 40 Lysekil. leifbergius@hotmail.com
Arne Lundqvist Ingalsröd Strand 350 454 92 Brastad. lysekilsmaklaren@gmail.com
KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA
Tid: Måndagen den 19 maj kl 09.00
Plats: Löneenheten, Munkedal
Ordförande: Said Lundin (S)
Sekreterare: Linda Andersson
Utses att justera:
Justeringens tid och plats: 2014-05-19, kl
Ledamot med förhinder att delta på sammanträdet ansvarar själv för att kalla in ersättare.
Nr
Ärenden
Sida455 80 MUNKEDAL ● Telefon växel 0524-180 00 ● Fax 0524-181 10 ●www.munkedal.se●munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro 549-6260 ● Postgiro 11 54 40-0 ● Organisationsnummer 21 20 00-1330
1 Delårsbokslut, april 2014
Dnr: LNSML 2014-6 7
2 Internkontrollplan 2014
Dnr: LNSML 2014-7 15
3 Val av ordförande och vice ordförande för Lönenämnden
Dnr: LNSML 2014-2 19
4 Information om tjänster inom löneenheten -
455 80 MUNKEDA
DEL
Löne Prog
Sär
1. Ek Drifts
Löne Det e ramb Löne samv det f Enhe påbö året.
kostn De v mån belas 2. M Inge 3. Fo Inge 4. Fa Ej ak
För
Löne över
AL • Telefon Bankgiro
LÅRSBO
enämnden h nosen för h
skilda ko
konomi tsredovisnin
enämnden r ekonomiska budget med eenheten ha verkanskom förväntade eten har en örjats vilket . Dock behö nader som verkliga utfa
ad. Kostna sta budget Miljö
n påverkan olkhälsa
n påverkan acklig sam ktuellt
slag till
enämnden b lämna den
växel 0524-180 o 549-6260
OKSLUT
har upprätt hela 2014 ä
onsekve
ng
redovisar e a utfallet fö d god marg ar inte kom mmunerna
utifrån sam n vakans mo t innebär at över man in inte kunna allen för ko der för Sup i högre gra
n
n
mverkan e
beslut
beslutar att till kommu
0 00 • Fax 05
• Postgiro 1
T, APRI
tat förslag t är ett 0 res
nsbeskr
tt överskot ör perioden ginal.
mmit igång Sotenäs oc mverkansav otsvarande tt dessa ko nom ramen at förutses v ostnaderna
pport och k ad än fram
nligt FAS
t godkänna unstyrelsen
524-181 10 • 1 54 40-0 •
2014-05
TJÄNST
IL 2014
till delårsbo ultat.
ivningar
tt för period n visar på a
med all fak ch Lysekil ä vtalet.
e 1,0 årsarb ostnader int n få använd vid flytten är inte per konsultarvod
till nu!
a upprättat
www.munke Organisation
5-09
TESKRIVE
4, FÖR L
okslut april
r
den på + 9 tt löneenhe
kturering til ännu så intä
betare där r te belastar da en del av
till de nya riodiserade
den komme
delårsboks
edal.se • m nsnummer 21
Dnr
LSE
LÖNENÄ
2014.
73 tkr.
eten ligger
l
äkterna gru
rekrytering verksamhe v dessa me lokalerna.
i lika stora er under år
slut för apri
munkedal.kom 1 20 00-1330
: LNSML 20
ÄMNDEN
inom
undar sig p
g nyligen eten hela edel till
delar per ret att
il 2014 sam
mun@munked
014-6
N
å
mt
dal.se
7
4555 80 MUNKEDAL
Beslu Munk Sote Lyse Lenn Löne Löne
L • Telefon vä Bankgiro 5
utet expedi kedals kom näs komm kils kommu nart Ekman echef eenheten
äxel 0524-180 0 549-6260 •
ieras till:
mmun un un
00 • Fax 052 Postgiro 11
24-181 10 • w
54 40-0 • www.munked
Organisationsal.se • mun
nummer 21 2nkedal.komm
20 00-1330 un@munkedaal.se
8
1
Lönenämnd
Bokslut jan-april 2014
Diarienr: LNSML 2014-6
9
2
Innehållsförteckning
1. REDOVISNING LÖNENÄMNDEN ... 3
1.1 VERKSAMHETSBESKRIVNING ... 3
1.2 VIKTIGA HÄNDELSER ... 3
1.3 EKONOMI ... 3
1.5. ÖVRIGA NYCKELTAL ... 4
1.6. ÖVRIG UPPFÖLJNING ... 5
10
3 Hållbart
Medarbetare
Ekonomi
Arbetssätt
Kund/Brukare
1. Redovisning Lönenämnden 1.1 Verksamhetsbeskrivning
Löneneheten är en sammanslagning av SML kommunernas löneneheter och skall ansvara för de arbetsuppgifter som åläggs löpande av lönenämnden i Munkedals kommun. Enheten leds av lönechef som politiskt är underställd lönenämnden samt i tjänstemannaledet direkt underställd kommunchef. De samverkande kommunerna har också en arbetsgrupp bestående av respektive kommuns personalchef samt lönechef med uppdrag att samverka omkring de frågor som har beröringspunkter med löneenhetens uppdrag.
1.2 Viktiga händelser
Löneneheten flyttar in i nya lokaler, Gamla posthuset Munkedal, 5 maj 2014 och då är alla medarbetare från respektive SML kommun på plats i Munkedals kommun. Fram till detta datum arbetar medarbetarna kvar i respektive kommun men är underställda lönechef från 140101.
1.3 Ekonomi
1.3.1 Driftsredovisning Resultaträkning
(tkr)
Lönenämnd Utfall
201404
Per. Budget
201404 Årsbudget 2014
Verksamhetens intäkter 1 963 1 914 5 741
Verksamhetens kostnader ‐1 692 ‐2 697 ‐8 413
Nettokostnader 271 ‐784 ‐2 672
Kommunbidrag 891 891 2 672
Res efter kommunbidrag 1 161 107 0
Kapitalkostnad ‐188 0 0
Årets resultat 973 107 0
Kommentar:
Det ekonomisk utfallet för perioden 140101 – 140431 visar på att löneenheten ligger inom rambudget med god marginal. Vi har inte kommit igång med all fakturering till
samverkanskommunerna Sotenäs och Lysekil ännu så, intäkterna grundar sig på det förväntade
11
4 utifrån samverkansavtalet. Enheten har vakans motsvarande 1,0 årsarbetare som nyligen
påbörjas för rekrytering vilket innebär att dessa kostnader inte belastar verksamheten hela året.
Dock behöver vi inom ramen få använda en del av dessa medel till kostnader som vi inte kunnat förutse vid flytten till de nya lokalerna.
1.4. Framtid
Löneenheten arbetar kontinuerligt med effektiviseringsåtgärder med ambitionen att leverera en hög kvalitet på den interna servicen. Enheten har vakant tjänst som rekryteras klart efter sommaren.
Rekryteringen ligger inom ramen för föreslagen neddragning av årsarbetstiden i budget 2015.
1.5. Övriga nyckeltal
Samverkansavtalet mellan SML kommunerna reglerar att:
Fördelningstalen gäller den totala budgeten exklusive lön till lönechef, gemensamma system‐ och konsultkostnader samt lönenämnd.
Lön till lönechef fördelas med 1/3 per kommun.
Gemensamma system‐ och konsultkostnader fördelas med 1/3 per kommun.
Arvoden och kostnader för förlorad arbetsinkomst till lönenämndens förtroendevalda belastar respektive kommuns egen budget.
Fördelningstal
Effektivitetsmål mäts genom hur många löner som administreras per månad/årsarbetare.
Kommun Antal löner/år (120401-130331)
Andel i % 2014
Sotenäs 14364 26,7
Munkedal 16524 30,7
Lysekil 22896 42,6
Löneenheten Antal löner/mån (120401-130331)
Åa/
2014
Löner/mån/
Åa/2014
SML (lönehandläggare) 4482 10,1 444
12
5
1.6. Övrig uppföljning
Uppföljning av ständiga förbättringar
Uppföljning av intern kontroll
13
14
455 80 MUNKEDA
Int
Enlig inter hur k Rapp kom Återr försla omg Inter Löne
Sär
1. Ek Bättr
För
Löne
Beslu Löne Cont Verk Ulrik Verk Kom
AL • Telefon Bankgiro
ternkon
gt Regleme rnkontrollpl kontrollen u portering av munstyrels rapporterin ag på åtgä ående åter rnkontrollp enämnden f
skilda ko
konomi re kontroll
slag till
enämnden g
utet expedi echef
troller ksamhetsutv ka Gellerste ksamhetsutv
munledning
växel 0524-180 o 549-6260
ntrollpla
nte för inte an för sin v utförs och f v genomför sen, och en ng sker ocks
rder för att rrapportera unkter har föreslås följ
onsekve
beslut
godkänner
ieras till:
vecklare edt
vecklare gskontoret
0 00 • Fax 05
• Postgiro 1
an 2014
ern kontroll verksamhet följas upp.
rd internko kopia skal så i årsredo t förbättra k s till styrels antagits fö ja motsvara
nsbeskr
upprättade
524-181 10 • 1 54 40-0 •
2014-05
TJÄNST
4
, har varje t. I planen Planen ska ntroll skall l också läm ovisningen.
kontrollen.
sen.
ör Löneenhe ande punkt
ivningar
e förslag til
Lenn Löne Kom
www.munke Organisation
5-02
TESKRIVE
nämnd sky ska anges a revideras göras i slu mnas till kom
. Vid upptä Allvarligare
eten av Kom ter för 2014
r
l internkon
nart Ekman echef mmunlednin
edal.se • m nsnummer 21
Dnr
LSE
yldighet att vad som sk
årligen.
tet av året mmunrevis
ckta brister e brott elle
mmunstyre 4.
trollplan fö
gskontoret
munkedal.kom 1 20 00-1330
: LNSML 20
t upprätta e ka kontrolle
till sionen.
r lämnas r brister sk
elsen.
ör 2014.
t
mun@munked
014-7
en eras,
kall
dal.se
15
16
Intern kontrollplan Munkedals kommun 2014 Tidsperiod: 2014-01-01--2014-12-31 Dnr KS 2013-438 Fastställd av Kommunstyrelsen 2013-12-11
Fastställd av Lönenämnden:
Intern kontrollplan Munkedals kommun 2014 Tidsperiod: 2014-01-01--2014-12-31 Dnr KS 2013-438 Fastställd av Kommunstyrelsen 2013-12-11
Upprättad av: Maria Strömberg sid 1
Enhet Kontrollområde Rutin/system
Risk/
prio Dokument Kontrollmoment Metod Frekvens Rapportering
till Lön Löneutbetalning
16
Används upprättad rutin för granskning av
löneutbetalning, dvs rätt person, ansvar och lön.
Välja 2 enheters utbetalning i aug och sept. Kontrollera med chef att samtliga personer har arbetat den perioden på det ansvaret och rätt lön utbetalas
stickprov- för aug och sept 2014
Lönechef
Lön Löneutbetalning
12
Kontrollera alla
nettoutbetalningar som överstiger 20000:- per person.
Gå igenom bankfilen, där nettolön summeras per person.
Varje månad Lönechef
Tillväxt Kontroll av
säkerhetshanteringspärm och organisation för krisinformation
16
Se till att pärm/rutin är uppdaterad och känd
Stabspärmen gällande krisinformation uppdateras och en
krisinformationsövning ska genomföras för att identifiera eventuella brister
klart oktober 2014
Kommunchef Lönenämnden
Kommunledningskontor -ekonomi, personal, lön, adm, tillväxt och kultur
17
Kontrollsamordnare ansvarar för enhetens/områdets/sektorns sammanställning av rapport senast 31 okt. Rapporten skall innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och ev förslag på åtgärder och skickas till FC/övergripande kontrollsamordnare.
Förvaltningschef och övergripande kontollsamordnare sammanställer och utvärderar kommunens samlade system för Intern kontroll och ev.
förbättringar och åtgärder. Den samlade rapporten skickas till KS i december månad.
18
4555 80 MUNKEDAL
Val Lön
Löne Said Hele att e Löne Kom
Sär
1. Ek Inge 2. M Inge 3. Fo Inge 4. Fa Kräv
För
Beslu Akte Linda Näm Adm Kom
L • Telefon vä Bankgiro 5
l av ord nenämn
enämnden b Lundin (S) ne Stranne en represen enämnden n
munfullmä
skilda ko
konomi n påverkan Miljö
n påverkan olkhälsa
n påverkan acklig sam vs ej
slag till
Lönenä
utet expedi n
a Andersso ndsekreter inistrativa munledning
äxel 0524-180 0 549-6260 •
dförand nden
beslutade 2 ) som ordfö e (M) som v ntant från M nästa mand ktige beslu
onsekve
n
n
n
mverkan e
beslut
ämnden no
ieras till:
n rare
enheten gskontoret
00 • Fax 052 Postgiro 11
e och v
2014-04-23 örande för L vice ordföra Munkedals k datperiod.
tade 2014-
nsbeskr
nligt FAS
terar inform
24-181 10 • w 54 40-0 •
2014-05
TJÄNST
vice ord
3 § 1 att fö Lönenämnd ande för Lö kommun be
-04-24 § 37
ivningar
mationen
Lenn Enhe Löne Kom
www.munked Organisations
5-09
TESKRIVE
dförand
reslå till ko den manda nenämnde ehåller ordf
7 enligt lön
r
nart Ekman etschef eenheten mmunlednin
al.se • mun nummer 21 2
Dnr
LSE
e till
mmunfullm tperioden u n mandatpe förandeska
nenämnden
gskontoret
nkedal.komm 20 00-1330
: LN 2014-
mäktige att ut, att utse erioden ut pet i
ns förslag.
t
un@munkeda
2
utse samt
al.se
