PANORAMAHANDLEDNING GENERELL FUNKTIONALITET

PANORAMAHANDLEDNING

GENERELL FUNKTIONALITET

Innehållsförteckning Sida

Startsidan 3

Tänk på följande 7

Uppgiftsinkorgen 8

Funktioner i uppgifter 17

Sammanställningsrapport 24

Funktioner i rapporter 26

Skicka tillbaka uppgift 30

Snabbkommandon 35

Integrationer 36

Felmeddelanden 37

Observera 38

Innehåll

Överst till höger i det orange fältet finns fyra ikoner

Startsidan

Knappen Logga ut. Automatisk utloggning sker efter två timmars inaktivitet.

Sökfunktion för de olika rapporter du har tillgång till.

Flaggan indikerar antalet uppgifter som du har Bokmärket används till att spara

• I det vita fältet högst upp till höger finns de rundade pilarna för omladdning/uppdatering till startläget. När du klickar på pilarna tas alla val du har gjort bort och du kommer tillbaka till ursprungsläget.

• På vissa ställen t.ex. i uppgiftsinkorgen ser du frågetecknet som tar fram en hjälptext. Fler hjälptexter kommer att fyllas på efterhand.

• De fyra pilarna tar fram presentationsläge på sidan. Ta bort presentationsläge genom att klicka på Esc.

Startsidan

Startsidan

Bokmärket används för att favoritmarkera en specifik rapport eller förval som du exempelvis använder ofta. När du favoritmarkerat en rapport hittar du den under ikonen. För att göra detta klicka på Hantera Bokmärken.

Markera med ett klick för att få rapporten valbar under ikonen Bokmärken. Avmarkera med ett klick.

En lista över alla rapporter som du har tillgång till

• Du har möjlighet att ändra till högkontrastläge för skarpare bild på ex. grafer.

Startsidan

Klicka på ditt namn överst i det orange fältet för att få upp verktygsfältet.

Bocka i rutan för Högkontrastläge.

Klicka på Verkställ och Stäng. Ta bort Högkontrastläge på samma sätt.

• Alla rapporter och uppgifter som öppnas lägger sig som flikar överst. För ett smidigare arbete rekommenderas att stänga de flikar som inte används genom att klicka på krysset vid fliken.

• Om du märker att dina inmatade värden inte syns i t.ex. resultaträkningen kan du ladda om så att systemet uppdateras. Alternativt högerklicka och välj Ladda om.

• Du kan arbeta i flera uppgifter samtidigt men glöm inte att spara löpande. En varningsruta kommer upp om du byter flik utan att ha sparat.

• Intäkter registreras utan tecken och kostnader registreras med minustecken vilket också framgår på respektive flik.

• Bara de blå fälten är öppna för inmatning, vita fält är låsta.

• Kom ihåg att Klarmarkera när du är helt klar med din uppgift. När du har klarmarkerat kan du titta men inte längre registrera och uppgiften går då vidare till nästa nivå. Du hittar din klarmarkerade uppgift i fliken Mina avklarade uppgifter i din uppgiftsinkorg.

Tänk på följande:

Uppgiftsinkorgen

I listan ser du de 15 första uppgifterna. Klicka på Visa alla för få lista över alla dina uppgifter och för att komma till Uppgiftsinkorgen.

Uppgiftsinkorgen – kolumner

I kolumnen Titel ser du namnet på uppgiften.

Kolumnen Aktivitet visar vilken institution eller fakultet uppgiften tillhör.

I fliken Process ser du vilken process uppgiften tillhör.

I kolumnen Notering ser du t.ex. om du har delat uppgiften till någon.

Uppgiftsinkorgen – kolumner

Att göra visar vad som ska göras i uppgiften.

Startdatum för när du kan börja registrera och Slutdatum visar hur länge du har tillgång till dina uppgifter. Observera dock att du kan behöva vara klar med dina uppgifter tidigare än slutdatum eftersom varje fakultet sätter en lokal tidplan för budget och uppföljning.

I Status syns om uppgiften är påbörjad eller ej.

Uppgiftsinkorgen – kolumner

Sista kolumnen i Uppgiftsinkorgen finns

informationssymbolen. Klickar du här kan du få fram översiktsinformation om uppgiften, skriva

kommentar som skickas till nästa nivå samt se flödesinformation.

Även i varje uppgift finns knappen

Kommentera uppgift. Klickar du här får du upp samma dialogruta som i bilden till vänster men hamnar direkt i fliken Kommentarer.

Uppgiftsinkorgen – flikar

Första fliken i Uppgiftsinkorgen är Mina uppgifter. Den visar alla pågående och ej påbörjade uppgifter som du har tilldelats.

Uppgifter som du har tilldelats som vikarie hittar du i fliken Mina uppgifter som vikarie.

Uppgiftsinkorgen – flikar

I Mina kommande uppgifter ser du uppgifter som du får i nästa steg om du är granskare/godkännare. Uppgiften kan dock inte godkännas förrän alla underliggande uppgifter är klarmarkerade. När de på underliggande nivå påbörjat arbetet i sin uppgift kan du som godkännare följa arbetet genom att öppna uppgiften.

Uppgiftsinkorgen – flikar

I fliken Uppgifter undernivå ser du uppgifter på

underliggande nivå som ska utföras och klarmarkeras av en kollega. När alla dessa uppgifter är klarmarkerade på undernivå får personen på nästa nivå en uppgift att godkänna i fliken Mina uppgifter.

De uppgifter som du har klarmarkerat syns i fliken Mina avklarade uppgifter. Här kan du öppna och titta, men inte redigera, uppgifterna efter

klarmarkering så länge som processen är öppen.

Uppgiftsinkorgen – dela en uppgift

Dela en uppgift genom att bocka i rutan framför uppgiften i fliken Mina uppgifter.

Tryck på knappen Dela och du får upp en ruta där du kan söka på namn alternativt klicka på den runda ikonen bredvid sökrutan för att få upp en lista med

namn. Klicka på personen och tryck på Dela. Eller dela en uppgift genom ta fram den, klicka

Uppgiftsinkorgen – vikariehantering

I uppgiftsinkorgen finns knappen Vikarie. Klicka på den för att ange din ersättare genom att börja skriva namnet i rutan för att få upp förslag. Alternativt klicka på ikonen med tre pelare till höger om rutan för att få upp en lista. Sätt Från och Till datum och klicka på Spara.

Både du och vikarien har nu tillgång till alla uppgifter i din Uppgiftsinkorg och kan se och utföra uppgifterna. När den ena klarmarkerar en uppgift så flyttas uppgiften till Mina avklarade uppgifter för er båda.

Funktioner i uppgifter – hjälpknappar

Knappen Ångra används för att ångra senaste inmatningarna.

När du har tryckt på Spara kan inte denna knapp användas.

Lägger till en rad längst ner i tabellen Kopierar en markerad rad och lägger den

Funktioner i uppgifter – hjälpknappar

Underlättar vid inmatning per månad exempelvis.

Fyller ut resten av raden med samma innehåll som den markerade. Alternativt använd Ctrl + R.

Här får du en Excel eller PDF-fil på allt som är inmatat i tabellen.

Alla inmatningar måste sparas för att de ska finnas kvar. Försöker du lämna fliken utan att ha sparat dina ändringar får du upp en varningsruta.

Funktioner i uppgifter – kommentera, dela och klarmarkera en uppgift

Här kan du kommentera på uppgiften

till den som ska godkänna.

Här delar du uppgiften till en vald användare, båda ser och kan utföra uppgiften. Texten ändras då till Ta bort delning som du klickar på när du vill ta bort delningen.

Här klarmarkerar du uppgiften, när du gjort detta har du inte längre åtkomst att ändra i den och den går vidare till nästa nivå. Du kan dock gå in och titta i uppgiften via fliken Mina avklarade

uppgifter i din uppgiftsinkorg.

Funktioner i uppgifter – budgetkälla

Budgetkällan anger på vilket sätt budgetvärdena kommit in i rapporten, det kan vara från en annan uppgift eller flik, via inläsning från ett annat system eller genom direkt registrering av värden.

• Anläggning hämtar värden från anläggningsuppgiften (inklusive simulerade avskrivningar)

• Automatkonteringar projekt visar de transaktioner som följer av periodisering pågående projekt i kontouppgiften.

• Extern budget är inläst personaldata från Primula

• Kontoinmatning är de värden som du har registrerat i kontouppgiften

• Personal visar de värden som du har registrerat i personaluppgiften

• SUHF hämtar värden ur SUHF-uppgifterna för aktuell institution

• Övriga personalkostnader samma som Andra personalkostnader

• STP visar värden som har förts över från STP m h a uppgiften STP till budet/prognos

Högst upp i uppgiften finns möjlighet att välja Budgetkälla. Som standard visas alla

budgetkällor (budgettransaktioner) men du kan också göra urval på vilka du vill visa.

Funktioner i uppgifter – lägga till verksamhet eller fritt fält

Du kan börja att skriva direkt i sökrutan gärna med minst fem positioner för att få relevanta förslag. Eller sök i

verksamhetsstrukturen genom att klicka på ikonen . Klicka på pil för att expandera. Markera önskad verksamhet.

Tryck sedan på knappen Lägg till vald verksamhet.

Om du vill mata in värden på en ny verksamhet ska den På samma sätt lägger du till fritt fält. Skriv i sökrutan och klicka på knappen Lägg till valt fritt fält.

Verksamhetsöversikt

Fliken Verksamhetsöversikt i uppgift Konto visas resultatet per verksamhet för det ansvar som uppgiften gäller^.

Begränsningar av verksamhetsurval kan göras genom att markera den rad som det ska budgeteras på. På det sättet begränsas urvalet till verksamheten som markerats på flikarna Resultaträkning,

Inmatning kontogrupp och Inmatning konto.

För att ta bort den valda verksamheten gå till fliken resultaträkning och bocka ur För att återställa använd .

Pilen kan användas för att gå tillbaka till föregående val

Funktioner i uppgifter – filtrera

Alternativt högerklicka på ett värde som du vill filtrera på och klicka Filtrera på detta värde.

Ta bort din filtrering genom att åter högerklicka och Du kan söka önskat värde i listan till

vänster eller söka värdet i rutan till höger för Fritextsökning. Bocka i och börja skriva. Klicka på Verkställ. Ta bort filtrering genom att klicka på Rensa.

Filtrera för att underlätta inmatning. För markören över kolumnrubriken och klicka på tratten som visas.

Sammanställningsrapport

I varje uppgift finns en

sammanställställningsrapport i första fliken.

Klicka på länken för att få upp rapporten.

Inmatad budget och prognos som är sparad syns direkt i rapporten även när uppgiften inte är klarmarkerad.

I flikenBudgettransaktioner har du kolumnen Budgetkälla där du ser hur transaktionerna har skapats.

Sammanställningsrapport – budgetkälla

Precis som i uppgifterna har du högst upp i rapporten Budgetsammanställning möjlighet att välja

Budgetkälla. Som standard visas alla budgetkällor men du kan också göra urval på vilka du vill visa.

Budgetkällan anger på vilket sätt budgetvärdena kommit in i rapporten, det kan vara från en annan uppgift eller flik, via inläsning från ett annat system eller genom direkt registrering av värden.

• Anläggning hämtar värden från anläggningsuppgiften (inklusive simulerade avskrivningar)

• Automatkonteringar projekt visar de transaktioner som följer av periodisering pågående projekt i kontouppgiften.

• Extern budget är inläst personaldata från Primula

• Kontoinmatning är de värden som du har registrerat i kontouppgiften

• Personal visar de värden som du har registrerat i personaluppgiften

• SUHF hämtar värden ur SUHF-uppgifterna för aktuell institution

• Övriga personalkostnader samma som Andra personalkostnader

Funktioner i rapporter

Eller återställ alla dina val genom att klicka på de rundade pilarna överst till höger i bild.

Under rubriken visas alla urval som gjorts i rapporten.

Backa till föregående val genom att klicka på pilen.

Ta bort urval genom att klicka på krysset.

Funktioner i rapporter - filtrera

Filtrera transaktioner på önskad variabel genom att klicka på tratten. Klicka på någon av valen i rutan som dyker upp.

Du har även möjlighet till flerval, bocka i Enstaka värden och gör sedan dina val i listan. Klicka på Verkställ.

Funktioner i rapporter – inställningar för tabell

Klicka på frågetecknet i högra hörnet för att få mer

information om variablerna.

Klicka på kugghjulet för att välja inställningar för tabellen.

I rutan som dyker upp när du tryckt på kugghjulet lägg till genom att klicka, ta bort eller dra till önskat ställe. Klicka på Verkställ. Du kan även spara

filtreringen som Förval om så önskas.

Funktioner i rapporter – dölj detaljrader

Om du bockar i rutan för Dölj detaljrader och klickar på Verkställ så visas endast totalsummor på variabeln du grupperat på.

Skicka tillbaka uppgift – från institutionsnivå

Börja med att ta fram uppgiften för institutionen.

Om inte alla ansvar är klarmarkerade så hittar du uppgiften i fliken Mina Kommande uppgifter.

Klicka upp uppgiften.

Skicka tillbaka uppgift – från institutionsnivå

När du tagit fram uppgiften klicka på den svarta flaggan och sedan Skicka tillbaka.

Skicka tillbaka uppgift – från institutionsnivå

I rutan som dyker upp bocka i de godkända uppgifter som du vill skicka tillbaka, skriv en kommentar för att aktivera knappen (räcker med t.ex. en punkt) och klicka på knappen Skicka tillbaka.

Skicka tillbaka uppgift – från fakultetsnivå

Klicka på svarta flaggan, bocka i rutan för den godkända institutionen som ska åter och klicka sedan på Skicka tillbaka. För att aktivera knappen behöver du skriva minst ett tecken i rutan.

På samma sätt, som för institutionsnivå, gör du som har behörighet att godkänna för fakultet. Ta fram uppgiften för fakulteten. Om inte alla

institutioner för fakulteten är godkända så finns uppgiften i fliken Mina kommande uppgifter.

• Du kan bara skicka tillbaka uppgifter från den nivå som du har behörighet att godkänna, antingen från fakultets- eller institutionsnivån. T.ex. om du har uppgiften på fakultetsnivå kan du bara skicka tillbaka uppgifter på institutionsnivå.

• Personen som har uppgiften på institutionsnivå kan i sin tur skicka tillbaka uppgifterna på ansvarsnivå. Detta kan göras även om inte alla uppgifter på nivån är klara.

• Obs! Personen på institutionsnivå kan inte skicka tillbaka uppgifter på ansvarsnivå om denne redan har godkänt sin uppgift på institutionsnivån.

Då måste personen på fakultetsnivå först skicka tillbaka uppgiften på institutionsnivå innan denne i sin tur kan skicka tillbaka uppgifter på ansvarsnivå.

Skicka tillbaka uppgift - observera

• F11 Panorama i helskärmsläge, tryck åter F11 för att ta bort.

• Använd tabb för att hoppa till nästa fält i en inmatning.

• Du kan även använda ctrl och +/- för att förstora resp. förminska bilden.

• F2 ger användaren möjlighet att redigera direkt i texten i ett fält.

• Backspace tömmer fältet.

• Ctrl och R fyller ut till höger vid inmatning.

• Shift och tabb kan användas för att hoppa bakåt till föregående fält vid inmatning.

• Pil-tangenterna kan användas för att flytta markören fram eller bak vid inmatning (dock inte om man har redigerat i en ruta och vill gå vidare).

Snabbkommandon

Agresso

• Transaktioner och begrepp läses in varje natt

• Förändringar görs i Agresso och Panorama uppdateras baserat på detta

• Budgetvärden och SUHF-triggrar kommer att läsas tillbaka till Agresso

• Budgetvärden läses dessutom över från Agresso till datalagret

Primula

• Personaldata läses in från datalagret inför ny budgetprocess en gång om året efter att augustilönen har körts

• Data som läses in är org. hemvist, konteringar, lön, tjänsteomfattning, in- och utlåning och planerad frånvaro

• Baserat på information från Primula samt personalparametrarna, skapas ett budgetförslag för personalkostnaderna

Integrationer

• Ett vanligt felmeddelande som kan dyka upp är liknande den på bilden.

Felmeddelanden

Felmeddelandet kan t.ex. bero på att du registrerar på en ny verksamhet som inte är giltig hela året. Använd då Periodinmatning istället för Helår och blanka ut (kolumnerna ska vara helt tomma) de månader då verksamheten inte är giltig.

Klicka Ok i rutan och högerklicka sedan på den rödmarkerade raden och för att få en förklaring på felmeddelandet.

• Det är inte möjligt att radera rader i systemet, utan endast att ändra beloppet till noll. Om du felregistrerar och sparar kommer raden att ligga kvar.

• För att rätta, nolla beloppet och Spara.

Observera!