Rapportering
Intern kontroll - Socialnämnden
Hallstahammar kommun
www.pwc.com/se
Bakgrund
Granskning genomfördes av intern kontroll 2009 samt uppföljning av denna 2011. Resultatet var bl.a. att kommunen nu har antagit
reglemente för intern kontroll, att vissa nämnder utarbetat kontrollplaner men att arbetet behöver utvecklas.
För 2012 har kommunens revisorer har in sin väsentlighets- och riskbedömning för 2012 valt att följa en nämnds arbete med intern kontroll (Socialnämnden)
Detta som en del i revisorernas underlag för prövning av om nämndens interna kontroll är tillräcklig.
Uppföljning - kontrollmål
Uppföljning har skett av följande kontrollmål
• Finns antagen aktuell plan för socialnämnden i enlighet med reglemente?
• Väljs granskningsområdena i kontrollplanen utifrån en bedömning av väsentlighet och risk?
• Dokumenteras eventuellt genomförda kontroller på ett tillfredsställande sätt?
• Erhåller nämnden fortlöpande under året rapportering av intern kontroll i enlighet med reglemente och antagen kontrollplan?
• Vidtas åtgärder till följd av resultatet av genomförda kontroller?
Metod
• Löpande intervjuer med Socialchef – Lillemor Quist Ekonom – Natasha Arborelius
Genomgång av nämndens protokoll och handlingar 2012
Genomgång av nämndens antagna internkontrollplan för 2012 Genomgång av underlag för kontroller 2012
Genomgång av dokumenterad riskbedömning, kontroller och rapportering
Genomgång av erhållna riktlinjer för 2 rutiner
Granskningsresultat
Kontrollmål
• Finns antagen aktuell plan för socialnämnden i enlighet med reglemente?
Ja. Intern kontrollplan för socialnämnden 2012 är antagen 22/3 §40.
Något försenad. Enligt tillämpningsanvisningar skall plan antas senast december månad.
Innehåller kontroller avseende attester, läkemedelshantering, beslut gällande försörjningsstöd, boendes kontanta medel, debiteringsrutiner hemtjänst samt uppföljning av SN beslut.
Iakttagelser sedan föregående granskning
• Utbildning genomförd tjänstemän/förvaltningschefer
• Nya tillämpningsanvisningar antagna
• Roller och arbetsgång för framtagande av intern kontrollplan och riskbedömningar framtagen
• Mallar mm framtagna för planer och riskbedömningar
• Tidsangivelser och tidplan framtagen
Kontrollmål
• Väljs granskningsområdena i kontrollplanen utifrån en bedömning av väsentlighet och risk?
Delvis
Dokumentation finns i antagen kontrollplan men arbetet kan dock utvecklas och process pågår.
För hösten planerades att samtliga enhetschefer skulle inventera sina ansvarsområden, vilka rutiner och risker som finns mm.
Riskbedömning skulle sedan att ske för hela nämndens ansvarsområde Ej klart ännu
Kontrollmål
Dokumenteras eventuellt genomförda kontroller på ett tillfredsställande sätt?
Ja
Dels via
• Underlag i form av sammanställd rapport till nämnd
• Enkätunderlag för respektive kontroll
• Stickprovsammanställningar
• Sammanställningar över tagna beslut, återrapportering nämnd
• Några kontroller pågår för närvarande
Kontrollmål
Erhåller nämnden fortlöpande under året rapportering av intern kontroll i enlighet med reglemente och antagen kontrollplan?
JA delvis enligt protokoll och handlingar men ej klart för december
• Nämnden erhöll underlag i samband med antagande av plan i mars
• I september delvis uppföljning av IK-plan
• Slutsatser
• Stickprov attestrutiner – inga avvikelser
• Läkemedelsgranskning - Avvikelser – ny kontroll slutet av året
• Försörjningsstöds beslut – stickprov inga avvikelser
• Boendens kontanta medel – olika hantering – se över rutiner mm
Kontrollmål
Erhåller nämnden fortlöpande under året rapportering av intern kontroll i enlighet med reglemente och antagen kontrollplan?
• Debiteringsrutiner – fungerande rutiner men förbättringar antagna
• Uppföljning av beslut / återrapportering – ej klar i september eller december
• I december uppföljning av IK-plan
• Ej klar
Kontrollmål
Vidtas åtgärder till följd av resultatet av genomförda kontroller?
Ja
Av rapportering i september framgår vilka åtgärder man ämnar vidta med anledning av avvikelser
Rutiner – privata medel - omsorg
• I kvalitetshandboken finns dokumenterade riktlinjer för de olika verksamhetsområden såsom särskilt boende, hemtjänst, omsorg, psykiatri. Nivåer för medel och förvaring mm.
• Rutiner finns för olika boenden/enheter – ej enhetliga
• Inbyggda kontroller i form av flera personer som signerar, möjlighet till nycklar finns men egna kontroller bör göras löpande. Egenkontroll visar på problem där man arbetar ensam
• Riktlinjer bör ses över aktualiseras, enhetliggöras och tydliggöra
ansvar – framgår olika innehåll för samma verksamheter/enheter olika år.
• Överenskommelser– samrådsavtal måste finnas om hanteringen
• Förbättrad förvaring krävs – ej gemensamma lokaler
Rutiner – Uppföljning/återrapportering av beslut
SN har antagit mall och rutin för uppföljning av beslut – påbörjats under året - förbättrad intern kontroll.
Kontroller skall ske slutet av året och rapporteras till nämnd i samband med slutrapport.
Genomförd revisionsrapport 2012 anger att rutiner för bevakning för uppföljning/verkställighet av beslut finns hos KS. Samtliga
nämndsekreterare tillhör ett nämndkansli. Gemensamma rutiner för samtliga nämnder.
Sammanfattande intryck
• Bra utveckling inom Socialnämndens intern kontrollarbete. SN var en av nämnderna i tidigare granskningar som inte hade kontrollplan.
Det finns för 2012.
• Förvaltningschef pådrivande och har fått en sammanhållande funktion i kommunen vilket bedöms vara bra.
• Bra planerat arbete med riskbedömningar.
• Bra planerat arbete med rapportering, dokumentation mm
• Bra att utbildningar genomförts – samt info till nyanställda enligt tillämpningsanvisningar
• Behov finns för fortsatt arbete att utveckla dokumenterade rutiner
