PM
2006-03-09
Dnr
0602-0137-53
Förfrågningsunderlag – upphandling avseende rekryteringstjänster till Arbetsgivarverket
Härmed inbjuds Ni att lämna anbud enligt nedan angivna förut- sättningar.
Upphandlande enhet
Arbetsgivarverket Box 3267
103 65 Stockholm Kontaktperson
Andrea Mesko
Jurist, administrativa enheten Tel. 08-700 13 51
E-post: andrea.mesko@arbetsgivarverket.se Presentation av Arbetsgivarverket
Arbetsgivarverket är en arbetsgivarorganisation för statliga myndigheter. I organisationen ingår också andra arbetsgivare med anknytning till det statliga området.
Arbetsgivarverkets uppgift är att ansvara för centrala för- handlingar med de fackliga organisationerna samt att utveckla och samordna den statliga arbetsgivarpolitiken.
Arbetsgivarverket har cirka 65 anställda. Mer information finns på Arbetsgivarverkets hemsida www.arbetsgivarverket.se.
Upphandlingens syfte och uppdragets omfattning
Arbetsgivarverket avser att teckna ramavtal med en eller flera leverantörer avseende rekryteringstjänster. Uppdraget kan
komma att omfatta hela eller delar av rekryteringsprocessen.
Avtalsperioden skall vara två år med möjlighet till förlängning med ett år.
Vissa rekryteringar kommer Arbetsgivarverket att hantera på egen hand. Behovet av konsultstöd varierar mellan olika år.
Under 2005 anlitade Arbetsgivarverket konsultstöd avseende hela eller delar av rekryteringsprocessen i samband med tillsättning av fyra tjänster. Antal tjänster för
avtalsperioden där behov och stöd kan bli aktuellt kan för närvarande inte anges. Arbetsgivarverket kan heller inte lämna några bindande utfästelser om avrop av viss volym.
Upphandlingsform
Detta är en förenklad upphandling enligt 6 kap. lagen
(1992:1528) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.
Prissättning
Pris skall anges i svenska kronor, SEK, exkl. moms. Samtliga med uppdraget förenade kostnader skall ingå i priset. Anbuds- givaren skall ange priser i de kommersiella villkoren (bilaga 2).
Ersättning för rese- och andra omkostnader i samband med upp- drag utgår endast efter särskild överenskommelse i varje en- skilt fall.
Formella krav på anbud
• Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare och innehålla företagsnamn, organisationsnummer, adress,
telefonnummer, faxnummer, e-postadress, kontaktperson under anbudstiden inklusive kontaktuppgifter, uppgift om behörig avtalstecknare samt adress till företagets hemsida om sådan finns.
• Anbud skall vara skrivna på svenska.
• Anbudet skall lämnas i ett original och två kopior.
• Om anbudet lämnas per fax skall det omgående bekräftas av anbudsgivaren med en egenhändigt undertecknad handling.
Detta innebär i princip att den egenhändigt undertecknade handlingen skall skickas samma dag som fax skickats.
• Anbud via e-post accepteras ej.
• Anbudet skall vara Arbetsgivarverket tillhanda senast den 10 april 2006. Anbudsgivare svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej.
• Anbud skall vara bindande t.o.m. 31 augusti 2006. Bekräftelse att anbudet gäller t.o.m. 31 augusti 2006 skall anges i anbudet.
• Om anbudsgivaren anser att anbudsuppgifter bör
sekretessbeläggas skall anges vilka uppgifter som avses samt skälet härtill.
Det skriftliga anbudet skall lämnas i dubbla kuvert varav det inre märks med ’’Anbud -- rekryteringstjänster -- Dnr 0602-0137- 53’’. Försändelsen bör inte ha någon företagsbeteckning.
Anbudet skall sändas till följande adress:
Arbetsgivarverket Box 3267
103 65 Stockholm Besöksadress:
Kungsgatan 12-14, plan 8
Observera att Arbetsgivarverkets öppettider är 08.00-17.00 vardagar och att det inte är möjligt att lämna anbud direkt på Arbetsgivarverkets gatuadress på andra tider.
Disposition av anbudet m.m.
För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombedes anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag. Samtliga ställda krav skall kommenteras.
Om ställt krav inte kommenterats äger Arbetsgivarverket rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt.
Tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget måste vara skriftliga för att vara gällande. Om detta blir aktuellt med- delas samtliga som har rekvirerat förfrågningsunderlaget från Arbetsgivarverket.
Observera att de leverantörer som erhåller förfrågningsunder- laget från annan än Arbetsgivarverket skall anmäla sig till Arbetsgivarverkets kontaktperson för att få del av informa- tion.
Frågor med anledning av upphandlingen som inte är av allmän karaktär, besvaras skriftligen av Arbetsgivarverket. Frågor och svar skickas samtidigt till samtliga som har fått förfråg- ningsunderlaget från Arbetsgivarverket.
Krav på leverantören
Beskrivning av företaget
Anbudsgivaren skall i anbudet lämna en kort beskrivning av fö- retagets affärsidé och antal anställda.
Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m.
Anbudsgivaren skall kunna dokumentera att denne uppfyller kra- ven enligt 6 kap. 9 § tredje stycket LOU avseende sina regi- strerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Arbetsgivarverket kommer att kontrollera att anbudsgivaren är:
• registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register
• registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och
arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger
• fri från skulder för svenska skatter och socialförsäkringsavgifter
Enligt ovan nämnda bestämmelse kan en leverantör uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne:
• är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
• är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,
• är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom,
• inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter
Som bevis för att ovan ställda krav uppfylls skall anbudsgiva- ren bifoga följande handlingar:
• Skatteverkets blankett ’’Begäran om upplysningar vid
offentlig upphandling’’ SKV 4820 ifylld och undertecknad av Skatteverket. Blanketten kan hämtas från Skatteverkets hemsida, www.skatteverket.se. Uppgifterna i blanketten får inte vara äldre än tre månader. Uppgifterna återspeglar förhållandena den dag då kontrollen äger rum hos
Skatteverket.
• Kopia av företagets registreringsbevis, utfärdat av behörig myndighet, (för svenska företag utfärdas bevis av
Bolagsverket)
• Sanningsförsäkran (bilaga 1) som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har
näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller gjort sig skyldiga till allvarligt fel i
yrkesutövningen. Intyget skall omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget är behörig att fatta beslut som berör företagets verksamhet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av företagets firmatecknare.
Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från myndigheter i det egna landet enligt följande:
• intyg om registrering i yrkes- och handelsregister i det land där leverantören är
etablerad
• intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar att leverantören där betalat föreskrivna sociala avgifter
• intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar att leverantören där betalat föreskrivna skatter och avgifter
Ekonomisk ställning
Anbudsgivarens riskklassificering enligt affärs- och kredit- upplysningsföretaget UC AB skall vara minst 3 enligt värden redovisade vid utgången av senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret.1
I det fall lägre riskklassificering redovisas kan anbudsgiva- ren ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. Sådan förklaring skall bifogas anbudet.
Som bevis för att ovan ställda krav uppfyllts skall anbudsgivaren bifoga:
• kopia av utdrag från UC som visar anbudsgivarens riskklass.
Uppgifterna får inte vara äldre än tre månader.
Anbudsgivaren skall ha bedrivit verksamhet inom området ’’re- kryteringstjänster’’ i minst två avslutade räkenskapsår. Som bevis för att detta krav uppfylls skall anbudsgivaren bifoga:
• årsredovisningar avseende de två senaste avslutade räkenskapsåren.
Kommersiella villkor
Anbudsgivaren skall acceptera de kommersiella villkoren för upphandlingen. Som bevis för detta krav skall anbudsgivaren bifoga:
• Kopia av det bifogade avtalsförslaget (bilaga 2)
kompletterat med offererade priser och undertecknat av behörig firmatecknare.
Ansvarig för uppdragets genomförande
Anbudsgivaren skall ha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra rekryteringstjänster.
En huvudkonsult skall anges i anbudet. Leverantören får använ- da annan konsult efter Arbetsgivarverkets godkännande under förutsättning att konsulten har likvärdig kompetens som huvud- konsulten.
1 Svenska företag och enskilda näringsverksamheter får av UC en riskklass från 1 till 5, där 1 anger högsta och 5 lägsta risk för obestånd (prognos för tolv månader).
Huvudkonsulten bör ha högskole- och/eller universitetsutbild- ning. Huvudkonsulten skall ha minst tre års erfarenhet av att självständigt hantera kompletta rekryteringsprocesser. Det är en fördel om huvudkonsulten har utfört uppdrag angående rekry- tering för statlig myndighets räkning.
Som bevis för huvudkonsultens kompetens skall anbudsgivaren bifoga:
• ett CV avseende aktuell huvudkonsult som ställs till förfogande för genomförande av uppdrag
Referensuppdrag
Anbudsgivaren skall redovisa minst två referenser avseende namngiven huvudkonsult som bevis för tidigare genomförda upp- drag av liknande art. Om konsulten har utfört uppdrag för statlig myndighets räkning skall minst ett av referensuppdra- gen avse ett sådant uppdrag. Av referenserna skall följande framgå:
• kort beskrivning av varje uppdrag
• en kontaktperson för varje uppdrag med uppgift om referentens befattning och telefonnummer. Uppgifterna avseende angivna kontaktpersoner skall vara aktuella.
Förstärkningsresurser
Anbudsgivaren skall kunna tillhandahålla flera konsulter med likvärdig kompetens. Förlust av enskild person får inte medfö- ra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas.
Anbudet skall innehålla:
• en bekräftelse på att ställda krav uppfylls
• en beskrivning över hur detta krav tillgodoses Ansvarsförsäkring
Anbudsgivaren skall inneha ansvarsförsäkring för sin verksam- het under hela avtalstiden. Anbudet skall innehålla:
• kopia av giltig ansvarsförsäkring, med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer
Kvalitetssäkring
Anbudsgivaren skall tillämpa dokumenterade kvalitetssäkrings- rutiner. Anbudet skall innehålla:
• bekräftelse på att detta krav uppfylls
Miljöarbete
Anbudsgivaren skall ha en dokumenterad miljöpolicy, som visar att miljöhänsyn tas i verksamheten. Anbudet skall innehålla:
• bekräftelse på att detta krav uppfylls
Krav på tjänsten
Uppdragets omfattning och innehåll
Anbudsgivaren skall lämna uppgifter om pris avseende komplett rekryteringsuppdrag och delar av rekryteringsuppdrag (punkt 2- 4) i bilaga 2 - ‘‘Kommersiella villkor -- förslag till avtal‘‘, sid. 2. För att säkerställa behovet av konsultstöd vid
rekrytering kan Arbetsgivarverket komma att anta anbud från flera leverantörer.
1. Komplett rekryteringsuppdrag
Ett komplett rekryteringsuppdrag för Arbetsgivarverkets räk- ning kan innehålla följande delar:
a) Behovsanalys
b) Ta fram kravprofil c) Annonsutformning d) Annonsering2
e) Systematisk sökning av kandidater f) Göra urval
g) Genomföra intervjuer
h) Genomföra tester och personbedömningar i) Referenstagning
j) Kandidatpresentation
k) Administration av ansökningshandlingar
l) Uppföljningsintervjuer efter sex månader (tillsatt kandi- dat och Arbetsgivarverket)
2. Sökning
Ett uppdrag som innebär att leverantören systematiskt skall söka igenom marknaden för att på ett professionellt sätt kunna hitta personer med kompetens i olika branscher, företag och organisationer, som kan söka utlysta tjänster hos Arbetsgivar- verket.
3. Tester och personbedömningar
Ett uppdrag som innebär att leverantören skall testa kandida- ter med valda test. Kandidaterna skall få en muntlig återkopp- ling av testresultatet och leverantören skall redovisa sin be- dömning till Arbetsgivarverket.
2 Mediakostnader kommer att betalas av Arbetsgivarverket.
4. Rekryteringsadministration
Ett uppdrag som innebär att leverantören, i anslutning till annonsering, skall arbeta med rekryteringsadministration. Med detta avses muntlig och skriftlig återkoppling till sökande.
Uppdraget innefattar att gå igenom och bedöma samtliga ansök- ningshandlingar som dels värderas gentemot kravprofilen, dels sinsemellan. En lista på mellan 10 och 15 kandidater som be- döms som kvalificerade skall presenteras för Arbetsgivarver- ket.
Samarbete
Anbudsgivaren skall lämna en kort beskrivning avseende hur samarbetet med Arbetsgivarverket kan utformas i samband med att uppdrag genomförs.
Garanti
Om leverantören inte presenterar någon kandidat som Arbetsgi- varverket kan anställa skall leverantören presentera nya kan- didater utan extra kostnad. Anbudet skall innehålla:
• bekräftelse på att detta krav uppfylls Avrop
Arbetsgivarverket skall kunna avropa rekryteringstjänster un- der hela avtalstiden till angivna priser. Verket förbehåller sig rätten att vid varje tillfälle bestämma vilka delar av re- kryteringsprocessen som leverantören skall medverka i samt om- fattningen av insatserna.
Avropsförfarandet innebär att innan ett uppdrag påbörjas skall ansvarig befattningshavare hos Arbetsgivarverket och leveran- tören bl.a. komma överens om uppdragets syfte, omfattning, tidplan inklusive leveransdatum, person/er som skall utföra uppdraget och samarbete/återrapportering.
Inställelsetid
Tiden som löper från det att uppdraget mottagits av leverantö- ren till dess att arbetet påbörjas skall inte överstiga tio arbetsdagar. Anbudet skall innehålla:
• bekräftelse på att detta krav uppfylls Personbedömning genom tester
Anbudsgivaren skall kunna genomföra arbetspsykologiska tester.
Test som används i rekryteringsprocessen skall ha en veten- skaplig grund.
Anbudet skall innehålla:
• bekräftelse på att dessa krav är uppfyllda
• redovisning av vilka arbetspsykologiska tester som kan komma att användas i samband med rekrytering till
Arbetsgivarverket Offentlighet och sekretess
Arbetsgivarverket är en statlig myndighet och omfattas därmed av reglerna om offentlighet och sekretess. Det är därför av vikt för Arbetsgivarverket att aktuell leverantör/er har ruti- ner för att tillgodose reglerna om offentlighet och sekretess.
Anbudsgivarens personal skall ha grundläggande kunskaper om reglerna om offentlighet och sekretess. Anbudet skall innehål- la:
• bekräftelse på att detta krav uppfylls
Leverantören skall utföra följande moment vid utförande av uppdrag:
• Inkomna ansökningshandlingar skall datummärkas och hållas ordnade hos leverantören.
• Leverantören skall upprätta en lista som innehåller namn på sökande samt ankomstdatum för ansökan. Listan skall skickas till Arbetsgivarverket efter slutfört rekryteringsuppdrag.
• Vid förfrågan om utlämnande av handlingar skall leverantören vidarebefordra sådan fråga till Arbetsgivarverket, som i sin tur tar ställning till utlämnande av handlingarna.
• De ansökningshandlingar som inte överlämnas till
Arbetsgivarverket skall arkiveras hos leverantören i två år efter att rekryteringsuppdraget är slutfört.
• En kopia på de mallbrev som leverantören skickat till sökande skall överlämnas till Arbetsgivarverket när rekryteringsuppdraget är slutfört.
Utvärderingskriterier
Vid prövning av anbud kommer Arbetsgivarverket att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet/de ekonomiskt mest för- delaktiga anbuden utifrån nedanstående utvärderingskriterier.
Samtliga skall-krav i förfrågningsunderlaget måste vara upp- fyllda för att ett anbud skall kunna antas.
Utvärderingskriterier Viktning A Kompetens och erfarenhet av
liknande uppdrag
50 procent
B Pris 50 procent
Kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag
Vid utvärdering av detta kriterium kommer hänsyn tas till hu- vudkonsultens kompetens och erfarenhet av liknande uppdrag.
Högsta poäng för detta utvärderingskriterium är 60. Poängen för de två delområdena summeras och därefter multipliceras summan med viktningsfaktorn 50 procent.
Huvudkonsultens kompetens
Arbetsgivarverket kommer att bedöma huvudkonsultens kompetens genom referenstagning utifrån nedanstående frågor. Högsta po- äng för denna del är 30. Varje fråga är värd högst 5 poäng en- ligt betygsskalan 1-5 där 1=lägst och 5=högst.
• Hur väl har konsulten kunnat anpassa uppdraget till era spe- cifika behov?
• Hur kompetent anser du att konsulten är?
• Hur väl har överenskommen tidplan kunnat hållas?
• Hur nöjd är du sammantaget med konsultens insats?
• Hur sannolikt är det att du kommer att anlita konsulten igen?
Huvudkonsultens erfarenhet av liknande uppdrag
Arbetsgivarverket kommer att bedöma huvudkonsultens erfarenhet utifrån den CV som bifogats anbudet. Högsta poäng för denna del är 30. Poäng tilldelas enligt skalan nedan.
• Flerårig erfarenhet av att självständigt hantera rekryte- ringsprocesser
3-6 års erfarenhet ger 15 poäng
7 eller fler års erfarenhet ger 20 poäng
• Erfarenhet av uppdrag angående rekrytering för statlig myn- dighets räkning
Erfarenhet ger 10 poäng Pris
Pris kommer att utvärderas utifrån anbudsgivarnas angivna pri- ser, som framgår av bilaga 2 ’’Kommersiella villkor -- förslag till avtal’’. Poäng kommer att tilldelas inom respektive område (se sid. 6). Högsta poäng för detta utvärderingskriterium är 60.
1. Komplett rekryteringsuppdrag 2. Sökning
3. Tester och personbedömningar per kandidat 4. Rekryteringsadministration per sökande
Det anbud som erbjudit det lägsta priset för komplett rekryte- ringsuppdrag kommer att erhålla 30 poäng. Det anbud som erbju- dit det lägsta priset inom ett eller flera av områdena 2-4 kommer att erhålla 10 poäng för resp. område. De övriga anbu- den erhåller en lägre poäng relaterat till den procentuella differensen till lägsta pris. Som exempel kommer den som er- bjuder ett 10 procent högre pris att erhålla 54,5 poäng och den som erbjuder ett 50 procent högre pris kommer att erhålla 40 poäng. Poängen för de fyra områdena summeras och därefter multipliceras summan med viktningsfaktorn 50 procent.
Summan av viktningspoängen för ovanstående utvärderingskrite- rier utgör grunden för jämförelse av inkomna anbud.
Upplysningar om tilldelningsbeslut
Arbetsgivarverket kommer att skicka upplysningar om tilldel- ningsbeslutet till anbudsgivarna så snart tilldelningsbeslut har fattats.
På Arbetsgivarverkets vägnar
Bernt Johnsson Administrativ chef
